Møteinnkalling. Fellesnemnd nye Lyngdal. Kommunestyresalen, Lyngdal Rådhus. Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd nye Lyngdal Kommunestyresalen, Lyngdal Rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes til Fellestjenesten / som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. ANNET: Orientering om Fellesnemdas arbeid og mandat jfr. intensjonsavtalen mellom Audnedal og Lyngdal v/rådmann Kjell Olav Hæåk Orientering om organisasjonskulturprosjektet i samarbeid med Universitetet i Agder v/morten Øgård (UiA) Informasjon om den «rådhusløse kommunen» i Nederland v/rådmann Norman Udland Oppsummering og veien videre v/ordfører Jan Kristensen og ordfører Reidun Bakken -1-

2 Saksliste Saksnr Innhold Politiske saker PS 1/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Politiske saker PS 2/17 Valg av leder og nestleder til Interimnemnd / Fellesnemnd Nye Lyngdal PS 3/17 Møteplan for Interimnemnd våren 2017 PS 4/17 Møtegodtgjørelse for Interimnemnd PS 5/17 Referater RS 1/17 Å bygge en ny kommune - råd fra tidligere sammenslåinger, KMD RS 2/17 Forslag om forenkling av regelverket for kommunevåpen RS 3/17 Informasjon om seminarrekke for kommuner som har gjort gjensidig vedtak om sammenslåing RS 4/17 Oversikt interkommunale samarbeid Audnedal/Lyngdal RS 5/17 Møtereferat om infrastrukturmidler ved kommunesammenslåing Audnedal-Lyngdal -2-

3 Politiskesaker -3-

4 PS1/17Godkjenningavinnkallingogsaksliste -4-

5 Politiskesaker -5-

6 Politiskesaker -6-

7 Arkiv: 033 Saksmappe: 2016/ /2017 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Valg av leder og nestleder til Interimnemnd / Fellesnemnd Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd nye Lyngdal /17 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Administrasjonens forslag til vedtak: Som leder til Interimnemd/Fellesnemd Nye Lyngdal velges: Som nestleder til Interimnemd/Fellesnemd Nye Lyngdal velges:.... SAKSORIENTERING I intensjonsavtalen til Lyngdal 2 er organiseringen av Fellesnemda beskrevet på side 7: Fellesnemda består av sentrale politikere fra hver kommune, henholdsvis 6 fra Audnedal og 6 fra Lyngdal. Det skal velges varamedlemmer fra hver kommune til fellesnemda. Både Lyngdal og Audnedal valgte sine representanter til Fellesnemda i kommunestyremøter Blant disse representantene skal det velges leder og nestleder. Intensjonsavtalen tydeliggjør at det er Fellesnemda selv som velger ledere. VURDERING Fram til kommunesammenslåingen er godkjent av Stortinget, fungerer Fellesnemda som Interimnemd. Dette betyr at vedtak i Interimnemda fattes med forbehold om Stortingets godkjennelse av kommunesammenslåing mellom Audnedal og Lyngdal. -7-

8 Side 2 Siden begge kommunene nå har gjort sine valg av representanter til Fellesnemda, så er det ønskelig å få på plass både leder og nestleder slik at man innehar et organ som kan gjøre vedtak vedrørende kommunereformprosessen i tråd med intensjonsavtalen og mandatet som Fellesnemda er gitt. Vedlegg 1 Oversikt valgte representanter Audnedal kommune 2 Oversikt valgte representanter Lyngdal kommune 3 Intensjonsavtalen Lyngdal 2 - Audnedal og Lyngdal Norman Udland Rådmann, Lyngdal Kjell Olav Hæåk Rådmann, Audnedal -8-

9 Audnedal kommune -9-

10 Kommunereformprosjektet «Lyngdal 2» Intensjonsavtale Bygging av ny kommune bestående av Audnedal og Lyngdal kommuner Innledning Kommunene Audnedal og Lyngdal danner én kommune fra Den nye kommunens navn skal være Lyngdal og intensjonen er at kommunen skal ha bystatus. Kommunesenteret er Lyngdal. Denne intensjonsavtalen danner selve grunnlaget for en ny og større kommune basert på sammenslåing av kommunene Audnedal og Lyngdal. Den nye kommunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellom kommunene Audnedal og Lyngdal. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Den nye kommunen skal ivareta følgende statlige målsettinger Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati I tillegg skal den nye kommunen ivareta Behov for mer kompetanse og kapasitet i kommunene i fremtiden Kommuner som i større grad sammenfaller med samfunnsutfordringene Intensjonsavtale Side 1-10-

11 Den nye kommunen vil være en kommune på noe over innbyggere basert på folketall pr og foreløpig befolkningsprognose tilsier at den nye kommunen vil ha over innbyggere i 2040 Kommunen vil dermed kommer over grensen for innbyggertall som regjeringen har satt for å kunne få regionsentertilskudd. Begge kommunene har de siste årene hadde befolkningsvekst og Lyngdal kommune er den kommunen i Vest-Agder som de siste årene har hatt prosentvis høyest befolkningsvekst. Lyngdal innehar i dag regionsenterfunksjon særlig i forhold til handel og samferdsel. Mål for den nye kommunen Det viktigste for en kommune er å sikre vekst og utvikling. For å lykkes med dette må man yte tjenester av god kvalitet til innbyggerne og legge til rette for gode vilkår for næringslivet. Hovedmål: Etablere en livskraftig og attraktiv kommune Sikre og videreutvikle kvalitet i tjenestene til innbyggerne Etablere en økonomisk solid kommune De viktigste målsettingene er: Kommunen skal vektlegge å gi et helhetlig, likeverdig og tverrfaglig tilbud til alle innbyggere i den nye kommunen. Kommunal tjenesteyting som barnehager, skoler, helse og omsorgstjenester og så videre skal fortsatt lokaliseres i nærheten av der folk bor. Lokalisering av tjenester som for eksempel barnehager, skoler og institusjonsplasser, beholdes som i dag. Kommunen prioriterer forebygging, folkehelse og tidlig innsats for å skape gode lokalsamfunn, levekår og livskvalitet. Innbyggerrettede tjenester skal være desentraliserte. Kommunen skal opprettholde kommunale veier der det er fast bosetting. Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog. Intensjonsavtale Side 2-11-

12 Næringsutviklingen skal bygge på eksisterende satsinger og naturlige fortrinn (eksempelvis primærnæring, prosessindustri, treklynge, handel, turisme). Næringsutviklingen skal baseres på vekst i alle deler av kommunen. Kommunen skal utnytte ny E-39 som en mulighet for videre vekst. Det må prioriteres å bygge ut tilførselsveiene til E-39 og styrke havneanleggene. Det arbeides for at følgende veistrekninger blir oppgradert (ikke prioritert rekkefølge) o Fv 460 Vigeland Hålandskrysset o Fv 512 Byremo - Tingvatn o Fv 461 Konsmo Kvås o Fv 43 og 552 Kvås - Korshavn Den nye kommunen skal arbeide for å styrke jernbanen ved Audnedal stasjon. Det skal jobbes for å etablere tilfredsstillende kollektiv transport mellom de to kommunene. Etablering av gang- og sykkelstier er et prioritert område for kommunen. Kommunen skal arbeide for full dekning med fiberkabel. Kommunen skal framstå som et naturlig senter mellom Kristiansand og Stavanger. Befolkningsveksten skal være høyest i Agder og over landsgjennomsnittet. Kommunen skal være en attraktiv kommune for etablering av nye arbeidsplasser. Kommunen skal arbeide aktivt for etablering av private og offentlige (statlige og fylkeskommunale) virksomheter. Besøks- og bostedsattraktiviteten skal markedsføres med fokus på å kunne tilby et variert og spennende tilbud for alle. Kommunen vil videreutvikle satsingen på frivillig sektor. Det arbeides for å etablere felles kulturelle møteplasser for hele den nye kommunen. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold på Agder ( ) legges til grunn for arbeid med levekårsutfordringer. Byremo og Lyngdal skal være sentre for offentlig videregående opplæring i kommunen. Byremo skal videreutvikles til å bli et naturlig senter for videregående Intensjonsavtale Side 3-12-

13 opplæring og kvalifisering av voksne i indre Agder. Byremo skal også være et senter for desentraliserte høgskoletilbud. Den nye kommunen vil arbeide for å øke antallet lærlingeplasser i kommunen. Det arbeides for at det skal være ingen eller lavest mulig eiendomsskatt i den nye kommunen. Innsparinger i stab-, støtte- og forvaltningsfunksjoner gjennomføres fra første stund. Den nye kommunen etableres med virkning fra 1. januar 2020, etter kommunevalget Det nye kommunestyret konstitueres innen oktober Det bør vurderes administrative sammenslåinger der det er hensiktsmessig så tidlig som mulig etter vedtak. Den nye kommunen tilrettelegger for det grønne skiftet med et aktivt jordvern, matproduksjon og med vekt på klima- og energivennlige løsninger. Kommunen ønsker å legge til rette for spredt bosetting. Kommunesenter Rådhuset lokaliseres til kommunesenteret og politisk og administrativ ledelse etableres her. Fagområder som ikke trenger en umiddelbar nærhet til kommunens toppledelse, kan lokaliseres desentralt. Det tilstrebes en forholdsmessig fordeling ut fra dagens bemanning mellom rådhusene. Prinsipper for organisering av den nye kommunen Den nye kommunen skal være svært åpen for innovasjon og nytenkning. Det er ønskelig å etablere både en administrativ og politisk organisasjon som er løsrevet fra slik kommunene er organisert i dag. Det betyr at man legger opp til en prosess for å etablere en organisasjon som både er tilpasset framtidens oppgaveløsning og framtidens forventninger fra innbyggerne. Politisk organisering I Lyngdal kommune skal den politiske modellen organiseres etter formannskapsmodellen. Det skal være følgende antall folkevalgte Intensjonsavtale Side 4-13-

14 Kommunestyret Formannskapet 35 representanter 7 representanter Det tas sikte på 29 kommunestyrerepresentanter i senere kommunestyreperioder Den nye kommunen skal arbeide for å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom kommunen og innbyggerne. Partiene oppfordres til å bruke nominasjonsprosessene til å sikre at alle delene av kommunen er tilfredsstillende representert i styrer, råd og utvalg. Interkommunale samarbeid Nye kommunegrenser vil medføre en grundig gjennomgang av alle interkommunale samarbeid. Enkelte samarbeid vil det være naturlig å videreføre uansett kommunestruktur. Forholdet til nabokommunene i Lindesnes- og Listerregionen blir viktig å videreutvikle i en ny kommunestruktur. Kommunene er enige om å søke videreføring/utvidelse av Audnedals avtale med legevakt og lokalmedisinsk senter i Mandal. Samtidig er det viktig å videreføre samarbeidet til Flekkefjord sykehus og legevakten. Økonomi Inndelingstilskudd Regjeringen har lagt fram nytt forslag til finansiering av kommunene med virkning fra Kommunene mottar i dagens opplegg bl.a. følgende tilskudd Audnedal Lyngdal Småkommunetilskudd 5,4 mill 0 Basistilskudd 13,2 mil 13,2 mill Intensjonsavtale Side 5-14-

15 Dersom kommunene slår seg frivillig sammen før , vil den nye kommunen sikres å beholde 1 småkommunetilskudd og 1 basistilskudd ekstra i 15 år+ 5 år nedtrapping etter sammenslåing. (Dette utgjør totalt ca. kr. 320 mill. ) Engangsstøtte og reformstøtte Kommunen vil motta kr. 20 mill. i engangsstøtte og kr. 5 mill. i reformstøtte. Ansatte Det er svært viktig at prosessen med kommunesammenslåing ivaretar de ansatte på en god måte for å kunne gi gode tjenester. Kommunen vil ha stort behov for folk og kompetanse, og det er viktig å legge forholdene til rette slik at arbeidstakerne ønsker å fortsette å jobbe i den nye kommuneorganisasjonen. Ansatte som berøres av kommunesammenslåingen gis en ansettelsesgaranti. Det vil si at ingen av disse skal sies opp i forbindelse med sammenslåingen. Eventuelt overtallige skal tilbys nye oppgaver i den nye kommunen. Nye oppgaver og arbeidssted kan være aktuelt (endringsoppsigelser). Effektiviseringstiltak gjennomføres i størst mulig omfang ved naturlig avgang. Nærmere mandat og innhold overlates til fellesnemda/partssammensatt utvalg i tråd med Hovedavtalen og inndelingslovens 26. Det etableres i samarbeid med de tillitsvalgte et partssammensatt utvalg fram til Utvalget består av: 2 representanter for fellesnemnda (begge kommunene skal ha en representant hver) 2 tillitsvalgte (begge kommunene skal ha en representant hver) Utvalget innstiller overfor fellesnemnda i arbeidsgiverpolitiske spørsmål. Verneombud tas med i spørsmål som gjelder arbeidsmiljøet for de ansatte. Fellesnemnd I kommunesammenslåingsprosessen skal det opprettes ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av etableringen av ny kommune. Det overordnede målet for fellesnemda er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Intensjonsavtale Side 6-15-

16 Fellesnemda består av sentrale politikere fra hver kommune, henholdsvis 6 fra Audnedal og 6 fra Lyngdal. Det skal velges varamedlemmer fra hver kommune til fellesnemda. Mandatet til fellesnemda er beskrevet i eget dokument. Nemnda konstituerer seg innen september 2016 og velger selv leder og nestleder. Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Vedtak i interimnemnda fattes med forbehold om Stortingets godkjennelse Intensjonsavtale Side 7-16-

17 Vedlegg Fellesnemd I kommunesammenslåingsprosessen skal det opprettes ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåinga. Leder av fellesnemda velges av fellesnemda, og ved stemmelikhet så har leder dobbeltstemme. Fellesnemda disponerer de økonomiske midlene som staten stiller til disposisjon for engangsstøtte, til sammen kr. 20 mill. Fellesnemdas oppdrag og mandat Det overordnede målet for fellesnemda er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. 1. Nemdas hovedoppgave, sammensetning og funksjonsperiode Fellesnemda består av sentrale politikere fra hver kommune, henholdsvis 6 fra Audnedal og 6 fra Lyngdal. Det skal velges varamedlemmer fra hver kommune til fellesnemda. Fellesnemda skal søke å oppnå enighet i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder av fellesnemda dobbeltstemme. Fellesnemda opphører når det nye kommunestyret er konstituert. 2. Arbeidsutvalg og -grupper under nemda Fellesnemda skal opprette et politisk arbeidsutvalg og et partssammensatt utvalg. Fellesnemda kan opprette andre utvalg og arbeidsgrupper etter behov. Fellesnemda kan gi politisk arbeidsutvalg, ulike arbeidsgrupper og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Intensjonsavtale Side 8-17-

18 3. Forholdet mellom nemda og kommunestyrene Kommunene har i perioden fram til ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemda. Fellesnemda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg. Fellesnemda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Det utarbeides et felles styringsdokument for økonomi- og investeringer i interimperioden. Styringsdokumentet behandles i fellesnemda. Det er likevel formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til kommunestyret. 5. Prosesser og prosedyrer i perioden fram til a) Inntil den nye kommunen er etablert er det behov for en koordinert styring av overordnede samfunns- og økonomiplaner. Fellesnemda gis i oppdrag å sikre koordinering gjennom å uttale seg om de to kommunenes kommune-, økonomi- og handlingsplaner. b) Det legges opp til et koordinert arbeid med en felles kommunal planstrategi og planprogram for kommuneplanen i den nye kommunen. Intensjonsavtale Side 9 4. Nemdas konkrete oppgaver og fullmakter Fellesnemda skal ansette prosjektleder i den nye kommunen innen høsten Stillingen som rådmann i den nye kommunen skal utlyses eksternt i Fellesnemda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/- bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene, blir ivaretatt. Fellesnemda skal ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de to kommunene. Fellesnemda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Fellesnemda nedsetter en komite som skal utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. Fellesnemnda skal foreslå hvilke interkommunale samarbeid (i vid forstand) som kan/bør fortsette eller hvilke som kan/bør opphøre. Fellesnemda avgjør plassering av fagområder som ikke trenger en umiddelbar nærhet til kommunens toppledelse. Samordning av arbeidet med ny kommuneplan Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda. -18-

19 Lyngdal kommune Lyngdal kommunestyres vedtak : Lyngdal kommunestyre velger følgende medlemmer til Fellesnemd / Interimnemd for Nye Lyngdal: 1. KrF Sten Sørensen 2. AP Johan Ekeland 3. SP Karsten Fidjeland 4. Venstre Torunn Tjomsland 5. FrP Mikal Stene 6. Høyre Jan Kristensen Som varamedlemmer velges følgende: 1. KrF Knut Foss 2. AP Tordis Alice Blørstad 3. SP Ådne Fardal Klev 4. Venstre Steinar Bjørnstøl 5. FrP Siv Aavik 6. Høyre Kirsti Tønnessen -19-

20 Arkiv: 033 Saksmappe: 2016/ /2017 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Møteplan for Interimnemnd våren 2017 Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd nye Lyngdal /17 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Interimnemda vedtar følgende videre møteplan for våren Torsdag , i Audnedal Torsdag , i Lyngdal 2. Ved behov kan det innkalles til møtetidspunkter utover disse datoene. SAKSORIENTERING Møtedatoene er lagt til samme dag som både Audnedal og Lyngdal kommune har formannskapsmøter. Som et utgangspunkt vil møtestart være klokka VURDERING I forslaget til møtedatoer har det vært ønskelig å sikre størst mulig forutsigbarhet og kontinuitet i interimnemda. Formannskapets møtetidspunkter er allerede fastlagt for våren Ved å legge interimnemdas møter på samme dag som formannskapets møter, så antar man at dette kan bidra til at flest mulig av de valgte representantene kan stille på de foreslåtte tidspunktene. Samtidig er det noe usikkert hvor mange møter som bør påregnes før Stortingets endelige vedtak om en eventuell kommunesammenslåing foreligger. Ved behov legges det derfor opp til supplerende møter dersom dette anses som nødvendig for prosessen. Norman Udland Rådmann, Lyngdal Kjell Olav Hæåk Rådmann, Audnedal -20-

21 Arkiv: 082 Saksmappe: 2016/ /2017 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Møtegodtgjørelse for Interimnemnd Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd nye Lyngdal /17 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemd settes til kr 1000,- per møte per representant. 2. Ordfører mottar ikke møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemd, da dette regnes som godtgjort innenfor den fastsatte godtgjørelsen. Varaordfører mottar godtgjørelse på lik linje med øvrige representanter. 3. Andre forhold som eksempelvis tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse og øvrige bestemmelser følger den enkelte kommunes vedtatte retningslinjer for dette. SAKSORIENTERING Møtende representanter til Interimnemd foreslås en godtgjøring på lik linje med møter i kommunens egne kommunestyremøter, formannskap eller andre utvalg/organer. Både Audnedal og Lyngdal kommuner har nylig vedtatte retningslinjer for økonomiske vilkår for de folkevalgte. Nivået på godtgjørelser og øvrig reglement er relativt like, og administrasjonen har foreslått en møtegodtgjørelse for Interimnemda som er i tråd med gjeldende satser for kommunene. Administrasjonen har imidlertid satt som utgangspunkt at møtegodtgjørelsen for de som møter i Interimnemda er lik for begge kommunene. I forhold til kommunestyremøter i de respektive kommunene vil imidlertid Audnedals representanter få en liten økning, mens Lyngdal kommunes representanter vil få noe mindre. I Audnedal er satsen kr 820,- per kommunestyremøte, mens satsen i Lyngdal er 1,25 av ordførers lønn. Noe som tilsvarer rett i overkant av kr 1100,- per møte. Forslag til vedtak er således noenlunde midt i mellom det som representantene får dersom de møter i lokalt kommunestyre. -21-

22 Side 2 Ordførerne mottar fast lønn fra kommunene og deltakelse i Interimnemd anses som dekket gjennom lønnsinntekten. Det foreslås ikke å lage et særegent reglement for forhold utover møtegodtgjørelsen. Det vil si at forhold vedrørende tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse og øvrige bestemmelser anses som dekket av den enkelte kommunens øvrige reglement. VURDERING Det vurderes som rimelig at representanter, uavhengig av den kommunen de representerer, får lik møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemd. Slik forslaget foreligger legger man seg på et nivå noenlunde midt mellom det representantene mottar når de møter i kommunestyrene i henholdsvis Audnedal og Lyngdal kommuner. Det vurderes som unødvendig å lage et eget reglement for Interimnemda som omhandler øvrige forhold omkring de økonomiske vilkårene for folkevalgte. For det første så er reglementene nivåmessig relativt like og for det andre så er begge reglementene revidert lokalt høsten Ved behov for ytterligere avklaringer så forholder den enkelte kommune seg til egne bestemmelser på dette området. KONKLUSJON Administrasjonen forslår å vedta en møtegodtgjørelse på kr 1000,- per møte i Interimnemda uavhengig om det er fast representant eller vararepresentant som møter. Øvrige forhold som kan ha betydning for møtegodtgjørelsen så som tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse eller øvrige bestemmelser anses som dekket innenfor den enkelte kommunes retningslinjer. Ved uklarheter regnes kommunens eget reglement som retningsgivende. Vedlegg 1 Reglement godtgjørelser folkevalgte Audnedal kommune 2 Reglement godtgjørelser folkevalgte Lyngdal kommune Norman Udland Rådmann, Lyngdal Kjell Olav Hæåk Rådmann, Audnedal -22-

23 Vedtatt av kommunestyret sak 11/2015 Revidert av kommunestyret sak 121/15 Revidert av kommunestyret sak 82/16 Audnedal kommune REGLEMENT FOR GODTGJØRELSER FOR VALGPERIODEN

24 1. Hvem reglementet gjelder for Vedtatt av kommunestyret sak 11/2015 Revidert av kommunestyret sak 121/15 Revidert av kommunestyret sak 82/16 Reglementet gjelder for kommunalt folkevalgte i Audnedal kommune som etter kommuneloven har krav på godtgjørelse, refusjon av økonomisk tap og dekning av utgifter som vervet medfører. Med kommunalt tillitsverv mener en i dette reglementet politisk valgte medlemmer av permanente utvalg som er valgt for valgperioden eller ad-hoc utvalg (utvalgene skal være valgt av kommunestyret, etter vedtak i kommunestyret eller som følge av lov.), kommunal representasjon i styrer/andre utvalg i og utenfor kommunen. Medlemmer til statlige nemnder kommer ikke inn under dette reglementet. 2. Faste godtgjørelser 2.1 Ordfører Godtgjørelse til ordfører følger stortingsrepresentanters grunnlønn. Godtgjørelsen settes tilsvarende 90% av stortingsrepresentanters grunnlønn. Ordfører skal gis tilbud om etterlønn i 1 måned etter fratredelse. Denne perioden kan forlenges til 3 måneder etter søknad som avgjøres av formannskapet. Avtroppende ordfører må inngå en midlertidig arbeidsavtale med kommunen. I perioden med etterlønn godkjenner formannskapet midlertidig arbeidsavtale. Ordfører mottar ikke møtegodtgjørelse for deltakelse i kommunestyremøter, formannskapsmøter og de utvalg/nemnder ordfører møter i som medlem, da dette forutsettes å være godtgjort innenfor den fastsatte godtgjørelsen. 2.2 Varaordfører Godtgjørelse til varaordfører settes til 10% av stortingsrepresentanters lønn. Varaordfører mottar møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste på lik linje med utvalgsmedlemmer. Varaordfører har også krav på tapt arbeidsfortjeneste ved oppdrag for kommunen som ordførers stedfortreder. Dersom ordfører har sykefravær utover arbeidsgiverperioden (16 dager) trer varaordfører inn i stillingen med tilhørende lønn og myndighet. I denne perioden utbetales ikke møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. Dersom ordfører ikke har 100% sykefravær avgjør formannskapet varaordførers stedfortredertjeneste og godtgjørelse. 3. Møtegodtgjørelser 3.1 Kommunestyret Det gis en møtegodtgjørelse på kr. 820,- pr. kommunestyremøte. Dette gjelder faste medlemmer. Varamedlemmer gis samme møtegodtgjørelse som faste medlemmer dersom de møter i hele møtet. Dersom varamedlemmer kun møter i enkeltsaker eller deler av møtet, gis halv møtegodtgjørelse. -24-

25 Vedtatt av kommunestyret sak 11/2015 Revidert av kommunestyret sak 121/15 Revidert av kommunestyret sak 82/ Formannskapet Det gis en møtegodtgjørelse på kr. 820,- pr. formannskapsmøte. Dette gjelder faste medlemmer. Varamedlemmer gis samme møtegodtgjørelse som faste medlemmer dersom de møter i hele møtet. Dersom varamedlemmer kun møter i enkeltsaker eller deler av møtet, gis halv møtegodtgjørelse. 3.3 Andre utvalg/nemnder (F.eks. Ad-hoc utvalg, Takstnemnd for eiendomsskatt, Klagenemnd, Forhandlingsutvalg, Sektorutvalg, Administrasjonsutvalg, Styringsgruppe for investeringsprosjekter, Kontrollutvalg, Stemmestyrer, Valgstyre, Valgnemnd, Strategisk plangruppe) Leder gis en møtegodtgjørelse på kr ,- pr. møte. Utvalgenes nestledere utbetales leders møtegodtgjørelse for de møtene der de fungerer som leder i hele møtet. Andre faste medlemmer gis en møtegodtgjørelse på kr. 820,-. Varamedlemmer gis samme møtegodtgjørelse som faste medlemmer dersom de møter i hele møtet. Dersom varamedlemmer kun møter i enkeltsaker eller deler av møtet, gis halv møtegodtgjørelse. 3.4 Andre representasjoner Denne bestemmelsen gjelder kommunale representanter i andre utvalg i og utenfor kommunen f.eks. samarbeidsutvalg, styrer for stiftelser, interkommunale organer/styringsgrupper. Møtegodtgjørelse gis til representanter som blir valgt av formannskapet eller kommunestyret til verv der det ikke blir gitt annen godtgjørelse. Medlemmer og varamedlemmer som møter gis en godtgjørelse på kr. 820,- pr. møte. 3.5 Annet Dersom et medlem møter i to eller flere utvalg/nemnder fortløpende etter hverandre (mindre enn 1 time mellom møtene) utbetales det kun en møtegodtgjørelse for et av møtene. 4. Tapt arbeidsfortjeneste Kommunale ombudsmenn/ombudskvinner har rett til følgende kompensasjon for tap av inntekt: 4.1 Legitimerte krav Tapt arbeidsfortjeneste (jfr. kommuneloven 41) blir dekket fullt ut for arbeidstakere som sender legitimerte krav, men oppad begrenset til 3 ganger ulegitimert sats inkl. feriepenger. For at tapt arbeidsfortjeneste skal bli utbetalt må det legges fram legitimasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiveren med dokumentasjon på tapt arbeidsinntekt i form av : -25-

26 Vedtatt av kommunestyret sak 11/2015 Revidert av kommunestyret sak 121/15 Revidert av kommunestyret sak 82/16 Synliggjort trekk på lønnsslipp Attestasjonen skal spesifiseres med trekk i lønn og tapte feriepenger. Alternativt kan kommunen og politikerens arbeidsgiver gjøre avtale om at kommunen refunderer utbetalt lønn under fravær for politisk arbeid til politikerens arbeidsgiver etter mottatt oppgave. 4.2 Ulegitimert krav Ulegitimert tap skal godtgjøres med kr. 200,- pr. time, maksimalt kr ,- pr. dag. Påbegynt time = hel time. Godtgjørelse blir gitt time for time opp til max dagsats. 4.3 Pensjonister Pensjonister har rett til godtgjørelse etter pkt Ulegitimerte krav for møter godtgjøres med kr. 130,- pr. time, maksimalt kr. 975,- pr. dag. 4.4 Selvstendig næringsdrivende Selvstendig næringsdrivende får etter egenerklæring erstattet tapt arbeidsfortjeneste etter ulegitimert sats. Tap utover dette må dokumenteres, enten med ligningsattest fra siste år, autorisert regnskapsfører eller revisor. Høyeste refusjonsbeløp er tre ganger ulegitimert sats. 4.5 Annet Det blir utbetalt godtgjørelse etter pkt. 4.2 dersom den folkevalgte må møte på fridager og feriedager. Reglene om godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste gjelder på dagtid i tidsrommet Skift-/turnusarbeidere o.a. som kan legitimere tap av inntekt på andre tidspunkt har likevel rett til godtgjørelse etter pkt Andre bestemmelser vedrørende dekning av tapt arbeidsfortjeneste for skiftarbeid / turnus: i. Ved møter på dagtid hvor vedkommende folkevalgt har ordinært arbeid ettermiddags/kveldstid samme dag, gis erstatning for tapt arbeidsfortjeneste for den påfølgende vakt. iht. pkt ii. Det gjelder også for nattevakter i forkant av et møte og nattevakter i etterkant av møte på kveldstid. Som dokumentasjon kreves en godkjent skiftplan/turnus samt dokumentasjon på trekk i lønn. Dokumenterte utgifter til barnepass og andre nødvendige utgifter som er en følge av at vedkommende utfører sine ombudsplikter, har rett på dekning av de faktiske utgiftene. Faktisk reisetid kan regnes med i møtetida. Det er den enkelte representant som selv har ansvaret for å sende inn krav om tapt arbeidsfortjeneste. Krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste bør minimum sendes -26-

27 Vedtatt av kommunestyret sak 11/2015 Revidert av kommunestyret sak 121/15 Revidert av kommunestyret sak 82/16 inn to ganger pr. år. Det blir ikke utbetalt tapt arbeidsfortjeneste for møter som er blitt holdt mer enn et år tilbake. 5. Skyssgodtgjørelse Skyssgodtgjørelse blir utbetalt til alle medlemmer av styrer, råd og utvalg som reglementet gjelder for. Satsene i det kommunale regulativ blir lagt til grunn. Det er den enkelte representant som selv har ansvaret for å sende inn krav om skyssgodtgjørelse. 6. Øvrige bestemmelser Rådmannen delegeres myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål knyttet til dette reglementet Møtegodtgjørelse utbetales to ganger pr. år, henholdsvis i juli og desember Ordfører og varaordfører får utbetalt fast godtgjørelse hver måned. -27-

28 REGLEMENT - ØKONOMISKE VILKÅR FOR FOLKEVALGTE Kommunestyrets vedtaksdato og saksnummer: , sak 106/16 Gjeldende fra Lyngdal.kommune.no -28-

29 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 2-29-

30 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger Innhold REGLEMENT - ØKONOMISKE VILKÅR FOR FOLKEVALGTE... 6 DEL A: ARBEIDSGODTGJØRING (Kommuneloven 42) GENERELLE BESTEMMELSER ORDFØRER VARAORDFØRER FORMANNSKAPET MEDLEMMER: VARAMEDLEMMER: PLANUTVALGET OG VALGSTYRET NÅR PLANUTVALGET HAR MØTE SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET: NÅR VALGSTYRET HAR MØTE SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET NÅR PLANUTVALGETS/ VALGSTYRETS MØTER IKKE ER PÅ SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET:

31 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 6. KONTROLLUTVALGET LEDER: MEDLEMMER: VARAMEDLEMMER: HOVEDUTVALG FOR MILJØ, PLAN OG DRIFT LEDER: MEDLEMMER: VARAMEDLEMMER: EKSTRAORDINÆRE HOVEDUTVALGSMØTER: OMSORGSKOMITE, OPPVEKSTKOMITE, ADMINISTRASJONSUTVALG OG PLAN- OG BYGGEKOMITE LEDER: MEDLEMMER: VARAMEDLEMMER: EKSTRAORDINÆRE MØTER: SPESIELT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET: FORLIKSRÅDET KOMMUNESTYRET MØTEGODTGJØRING ANDRE UTVALG/ KOMITEER O.L. VALGT AV KOMMUNALE ORGAN LEDER: MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER: INFOMØTER, OPPLÆRING, KONFERANSER, TEMAMØTER M.M UTBETALING AV FAST MØTEGODTGJØRING REGISTRERING OG UTBETALING AV VARIABEL MØTEGODTGJØRELSE UTVALG KNYTTET TIL ENHET: UTVALG UTEN TILKNYTNING TIL ENHET: UTBETALING: DEL B: DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISK TAP (Kommuneloven 41) GENERELLE BESTEMMELSER LEGITIMERT TAP AV INNTEKT ULEGITIMERT TAP AV INNTEKT REISEGODTGJØRELSE GODTGJØRING/ REFUSJON AV UTGIFTER TIL STEDFORTREDER OG OMSORGSARBEID

32 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger 20. UTBETALING AV GODTGJØRELSER, ERSTATNING AV TAPT ARBEIDSINNTEKT OG PÅFØRTE UTGIFTER DEL C: FRI FRA ARBEID PGA. MØTEPLIKT I FOLKEVALGTE ORGANER (Kommuneloven 40) MØTEPLIKT OG KRAV PÅ FRI FRA ARBEID PRAKTISERING AV FRI FOR POLITISKE MØTER POLITIKERE SOM JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE OG SOM ER POLITIKERE I LYNGDAL KOMMUNE POLITIKERE SOM JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE OG SOM ER POLITIKERE I ANDRE KOMMUNER POLITIKERE SOM IKKE JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE, MEN SOM ER POLITIKERE I LYNGDAL KOMMUNE DEL D: DIVERSE BESTEMMELSER FORTOLKNING, SAKSBEHANDLING VED KLAGESAKER IKRAFTTREDEN OG REVISJON

33 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune REGLEMENT - ØKONOMISKE VILKÅR FOR FOLKEVALGTE Kommunelovens kapittel 7 omhandler de folkevalgtes rettigheter og plikter. Kommunestyret fastsetter i medhold av kommunelovens 41 og 42 nærmere regler for arbeidsgodtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk tap. Arbeidsgodtgjøring innbefatter godtgjøring pr. møte og fast godtgjøring. 42. Arbeidsgodtgjøring. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. 41. Dekning av utgifter og økonomisk tap. 1. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. 2. Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap. 40. Rett og plikt til å delta i møter i kommunale og fylkeskommunale organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn. 1. Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltids kommunalt eller fylkeskommunalt verv

34 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger DEL A: ARBEIDSGODTGJØRING (Kommuneloven 42) 1. GENERELLE BESTEMMELSER Utvalg, nemnder og komiteer henstilles om å organisere sin møtevirksomhet slik at så mange som mulig av møtene legges etter ordinær arbeidstid. Reglementet del A gjelder de kommunalt folkevalgte i Lyngdal kommune som etter 42 i Kommuneloven har krav på godtgjørelse. For folkevalgte til interkommunale styrer/råd, foretak, private selskaper, og andre ikkekommunale nemnder, gjelder reglementet kun i de tilfeller hvor den folkevalgte ikke oppebærer godtgjørelse, dekning av tap m.m. fra aktuelt styre, råd og utvalg. Godtgjøring i hht til dette avsnittet følger pkt. 11 i dette reglementet. Krav om møtegodtgjøring må fremsettes av folkevalgt representant. Medlemmer til statlige nemnder er ikke å anse som kommunale tillitsmenn og omfattes ikke av dette reglement. Dersom et medlem som tilkommer fast godtgjørelse deltar i mindre enn 2/3 av det antall møter utvalget har i kalenderåret, reduseres den faste godtgjøringen med 50 %. Dersom et varamedlem deltar i minst 1/3 av utvalgets møter, har vedkommende rett til 50 % av den faste godtgjøringen. Et varamedlem som deltar i minst 2/3 av møtene, har rett til full fast godtgjøring. Har et medlem permisjon i minst tre kalendermåneder i sammenheng, stoppes den faste godgjøringen i samme periode. 2. ORDFØRER Ordførerens godtgjøring settes til 100 % av godtgjøringen til stortingsrepresentantene. Godtgjørelsen delutbetales hver måned. Denne godtgjøringen dekker ordførerens deltakelse i alle styrer, råd og utvalg. Følgende gjelder for ordfører i Lyngdal kommune: Medlemskap i KLP En beholder den ordinære godtgjørelsen de 16 første dagene ved sykdom, jfr. folketrygdlovens regler

35 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune Ved sykdom utover 16 dager og ved ulike permisjoner, får ordføreren sykepenger, omsorgspenger og foreldrepenger direkte fra NAV. Ved sykefravær og permisjoner utbetaler kommunen evt. differanse mellom full godtgjøring og 6G. Hovedtariffavtalens kapt Ytelser ved dødsfall/gruppelivsforsikring Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i 1,5 måneder fra fratredelse (og inntil 3 måneder dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse) 3. VARAORDFØRER Varaordførerens godtgjøring settes til 12 % av ordførerens godtgjøring. Dette inkluderer deltakelse i formannskapet. Eventuelle øvrige styrer, råd og utvalg gir ordinær godtgjørelse. 4. FORMANNSKAPET 4.1. MEDLEMMER: Formannskapets medlemmer får en fast godtgjøring tilsvarende 4 % av ordførerens godtgjøring VARAMEDLEMMER: Møtende vararepresentanter får utbetalt kr. 300 pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på tilstedeværelsen. 5. PLANUTVALGET OG VALGSTYRET 5.1. NÅR PLANUTVALGET HAR MØTE SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET: Formannskapets faste medlemmer gis ikke ekstra godtgjørelse Leder i hovedutvalg for plan og drift gis ikke ekstra godtgjørelse Faste representanter valgt av kommunestyret fra partier som ikke er representert i Formannskapet og møtende vararepresentanter i Planutvalget, utbetales godtgjøring pr møte i hht. pkt NÅR VALGSTYRET HAR MØTE SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET Valgstyrerepresentanter som er faste medlemmer av Formannskapet gis ikke ekstra godtgjørelse Faste representanter (pga. kjønnskvotering) og møtende vararepresentanter i Valgstyret, utbetales godtgjørelse pr. møte i hht. pkt NÅR PLANUTVALGETS/ VALGSTYRETS MØTER IKKE ER PÅ SAMME DAG SOM FORMANNSKAPET: Alle representanter som er til stede, unntatt ordfører/varaordfører, gis godtgjørelse pr møte i hht. pkt

36 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger 6. KONTROLLUTVALGET 6.1. LEDER: Lederen får en fast godtgjøring tilsvarende 4 % av ordførerens godtgjøring MEDLEMMER: Kontrollutvalgets medlemmer gis en fast godtgjøring tilsvarende 2 % av ordførerens godtgjøring VARAMEDLEMMER: Møtende vararepresentanter får utbetalt kr. 300 pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på tilstedeværelsen. 7. HOVEDUTVALG FOR MILJØ, PLAN OG DRIFT 7.1. LEDER: Leder for Hovedutvalg for miljø, plan og drift godtgjøres tilsvarende 6 % av ordførerens godtgjøring MEDLEMMER: Medlemmer av hovedutvalg for miljø, plan og drift skal godtgjøres 4 % av ordførerens godtgjøring VARAMEDLEMMER: Møtende vararepresentanter får utbetalt kr. 300 pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på tilstedeværelsen EKSTRAORDINÆRE HOVEDUTVALGSMØTER: Møter utenom oppsatt møteplan (ekstraordinære møter) godtgjøres med kr. 300,- pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på møte 8. OMSORGSKOMITE, OPPVEKSTKOMITE, ADMINISTRASJONSUTVALG OG PLAN- OG BYGGEKOMITE 8.1. LEDER: Leder for komite får en fast godtgjørelse tilsvarende 4 % av ordførerens godtgjøring MEDLEMMER: Medlemmer får en godtgjøring på 2 % av ordførerens godtgjøring VARAMEDLEMMER: Møtende vararepresentanter får utbetalt kr. 300 pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på tilstedeværelsen 9-36-

37 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 8.4. EKSTRAORDINÆRE MØTER: Møter utenom oppsatt møteplan (ekstraordinære møter) godtgjøres med kr. 300,- pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på møte 8.5. SPESIELT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET: Godtgjøringen som formannskapsmedlem omfatter også godtgjøring som medlem av Administrasjonsutvalget. Medlemmer/ varamedlemmer av Administrasjonsutvalget som ikke er politisk valgt skal ha utbetalt godtgjøring i hht. pkt Valgte medlemmer til Administrasjonsutvalget som ikke er Formannskapsmedlem godtgjøres etter punkt FORLIKSRÅDET Det er staten som fastsetter og utbetaler møtegodtgjøring til medlemmene av forliksrådet. 10. KOMMUNESTYRET Møtende representanter (faste og eventuelt innkalte vararepresentanter), utbetales en godtgjøring på 1,25 av ordførerens godtgjørelse pr. møte. Møtende vararepresentanter i enkeltsak(er) får utbetalt kr. 300 pr. møte. Gjelder uavhengig av lengden på tilstedeværelsen. 11. MØTEGODTGJØRING ANDRE UTVALG/ KOMITEER O.L. VALGT AV KOMMUNALE ORGAN Med utvalg menes her permanente eller midlertidige utvalg oppnevnt av kommunestyre, formannskap, hovedutvalg, administrasjonsutvalg eller undervalg. Gjelder også for folkevalgte til interkommunale styrer/ råd, foretak, private selskaper og andre ikke- kommunale nemder i de tilfeller hvor den folkevalgte ikke oppebærer godtgjørelse, dekning av tap m.m. fra aktuelt styre, råd og utvalg LEDER: Leder får kr. 300 pr. møte av under 2 timers varighet. For møter av over 2 timers varighet får leder kr. 600,-pr. møte

38 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER: Medlemmer og møtende varamedlemmer får kr. 225,- pr. møte av under 2 timers varighet. For møter av over 2 timers varighet får medlemmer og møtende varamedlemmer kr. 450,- pr. møte

39 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 12. INFOMØTER, OPPLÆRING, KONFERANSER, TEMAMØTER M.M. Folkevalgte som etter innkalling deltar på møter i kommunal regi (infomøter, opplæring, konferanser, temamøter m. m.) utbetales en godtgjøring på kr. 300,- pr møte. Krav om møtegodtgjøring fremsettes av den folkevalgte dersom ikke en representant fra administrasjonen er til stede og foretar registrering. 13. UTBETALING AV FAST MØTEGODTGJØRING Organisasjonsavdelingen er ansvarlig for månedlig utbetaling av fast årlig godtgjøring. 14. REGISTRERING OG UTBETALING AV VARIABEL MØTEGODTGJØRELSE UTVALG KNYTTET TIL ENHET: Den enkelte enhet har ansvar for registrering og attestasjon av møtegodtgjørelsen til de respektive utvalgene og videre forsendelse til rådmannen for anvisning enten løpende - eller innen og hvert år UTVALG UTEN TILKNYTNING TIL ENHET: Den enkelte leder i de kommunale utvalg som ikke er tilknyttet en egen enhet, har ansvaret for registrering av antall møter for de enkelte medlemmer og varamedlemmer og videre forsendelse til rådmannen for anvisning innen og hvert år UTBETALING: Organisasjonsavdelingen er ansvarlig for utbetalingen. Utgiftsføringen skjer i h.h.t. godkjent budsjett

40 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger DEL B: DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISK TAP (Kommuneloven 41) 15. GENERELLE BESTEMMELSER Utvalg, nemnder og komiteer henstilles om å organisere sin møtevirksomhet slik at så mye som mulig av møtene legges til etter ordinær arbeidstid. Reglementet del B gjelder for folkevalgte i Lyngdal kommune, herunder kommunestyrerepresentanter, medlemmer av hovedutvalg andre kommunale utvalg, samt kommunens valgte representanter i andre fora, for eksempel representasjon i felleskommunale, interkommunale og private foretak, jfr. kommuneloven 41. Ved krav om godtgjørelser, erstatning av tapt arbeidsinntekt og påførte utgifter brukes skjema: Dekning av utgifter og økonomisk tap Ved krav om skyss-, kost- og oppholdsgodtgjørelser brukes skjema: Reiseregning 16.LEGITIMERT TAP AV INNTEKT Mot legitimasjon godtgjøres lønnstrekk og/eller tap i næring. Som legitimasjon kreves: Erklæring fra arbeidsgiver på lønnstapets størrelse, inkl. feriepenger. Arbeidsgiver bekrefter lønnstap ved å signere utfylt skjema for dekning av utgifter og økonomisk tap. Attest fra ligningsmyndighet over siste lignings pensjonsgivende inntekt. Dagsatsen beregnes ved å dividere beløpet med 230 og timesatsen beregnes ut fra 7,5 timers dag. Maksimal utbetaling av legitimert tapt arbeidsinntekt settes til kr ,- pr. dag og kr. 300 pr. time, inkl. feriepenger og eks. arbeidsgiveravgift og pensjon

41 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 17. ULEGITIMERT TAP AV INNTEKT Dersom det synliggjøres at det foreligger inntektstap, kan dette dekkes som ulegitimert tapt arbeidsinntekt. Som dokumentasjon kreves det at en fyller ut skjema for dekning av utgifter og økonomisk tap, inkl. begrunnelse for tapet. Ulegitimert tapt arbeidsinntekt dekkes pr. møtedag ut fra protokollert møtetid. Maksimal utbetaling av ulegitimert tapt arbeidsinntekt settes til kr. 1200,- pr. dag og kr. 150,- pr. time. Beregningen etter denne bestemmelsen beregnes fram til kl på hverdager. 18.REISEGODTGJØRELSE Alle folkevalgte har rett til skyss-, kost- og oppholdsgodtgjørelser etter reglene i det til enhver gjeldende kommunale reiseregulativet. Den enkelte reise må overstige 5 km t/r, og det godtgjøres da for hele kjørelengden. Kommunale ombud som er funksjonshemmede får dekket utgiftene til drosje dersom det er behov for slik transport. 19. GODTGJØRING/ REFUSJON AV UTGIFTER TIL STEDFORTREDER OG OMSORGSARBEID Dokumenterte utgifter til stedfortreder og omsorgsarbeid (barnepass, stell av syke og eldre, o.l.) i forbindelse med møter på kveldstid dekkes inntil ulegitimert sats, jfr. pkt.17. Udokumenterte utgifter til omsorgsarbeid kan refunderes med inntil kr. 300,- mot egenoppgave. På dagtid inngår omsorgsutgifter og utgifter til stedfortreder i erstatning for tapt arbeidsinntekt, legitimert eller ulegitimert, jfr. pkt. 16 og 17. Omsorgsutgifter og utlegg til stedfortreder kan ikke kreves dersom det er utført av ektefelle/ samboer eller egne barn

42 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger 20. UTBETALING AV GODTGJØRELSER, ERSTATNING AV TAPT ARBEIDSINNTEKT OG PÅFØRTE UTGIFTER Krav om reisegodtgjøring, bekreftelse på tilstedeværelse ved møter, befaringer og lignende som gir rett til tapt arbeidsinntekt og /eller refusjon av påførte utgifter, skal attesteres av vedkommende utvalgsleder, sekretær eller vedkommende administrative leder. Krav oversendes fellestjenesten innen og hvert år for anvisning. Krav som ikke er fremmet innen året etter, faller bort

43 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune DEL C: FRI FRA ARBEID PGA. MØTEPLIKT I FOLKEVALGTE ORGANER (Kommuneloven 40) 21.MØTEPLIKT OG KRAV PÅ FRI FRA ARBEID Politisk virksomhet fører ofte til fravær fra det ordinære arbeidet. Kommunelovens 40 omhandler blant annet at en som arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Dette kan medføre utfordringer for den enkelte arbeidsgiver, arbeidstaker og selvstendig næringsdrivende. Det er derfor viktig at det gjøres klare avtaler med arbeidsgiver for hvordan man skal forholde seg gjennom perioden som folkevalgt. 22.PRAKTISERING AV FRI FOR POLITISKE MØTER 22.1.POLITIKERE SOM JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE OG SOM ER POLITIKERE I LYNGDAL KOMMUNE Det innvilges permisjon med lønn for møtets varighet, inkludert nødvendig reisetid fra og til arbeidsstedet. Gjenværende arbeidstid utføres som vanlig, evt. med tilpassede arbeidsoppgaver. Alternativt kan det avtales avspasering dersom dette er mulig for tjenesten. Belastning for permisjon med lønn dekkes av tjenesten hvor politiker er tilsatt. Dersom det medfører en urimelig belastning på tjenesten, kan det vurderes en sentral belastning av kostnadene. Det forutsetter minimum 10 dagers permisjon pr år, for at en slik vurdering av sentral kostnadsdekning skal vurderes POLITIKERE SOM JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE OG SOM ER POLITIKERE I ANDRE KOMMUNER Det innvilges permisjon med lønn for møtets varighet, inkludert nødvendig reisetid fra og til arbeidsstedet. Gjenværende arbeidstid utføres som vanlig, evt. med tilpassede arbeidsoppgaver. Alternativt kan det avtales avspasering dersom dette er mulig for tjenesten. Belastning for permisjon med lønn dekkes av tjenesten hvor politiker er tilsatt. Dersom det medfører mer enn 10 dagers permisjon pr år, sendes belastning for permisjonskostnad til den kommunen der vedkommende er politiker

44 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger 22.3.POLITIKERE SOM IKKE JOBBER I LYNGDAL KOMMUNE, MEN SOM ER POLITIKERE I LYNGDAL KOMMUNE Ved behov for permisjon til politiske møter som krever delvis fravær fra arbeidet, avklarer Fellestjenesten med aktuell arbeidsgiver om det er praktisk mulig å tilrettelegge slik at deler av arbeidstiden kan utføres

45 Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune DEL D: DIVERSE BESTEMMELSER 23. FORTOLKNING, SAKSBEHANDLING VED KLAGESAKER Formannskapet er tillagt avgjørelse omkring tolkning eller klagesaker i forhold til dette reglementet. Ved fortolkning av reglementet legges Kommunelovens 41 og 42 til grunn. Rådmannen v/organisasjonsavdelingen forestår saksbehandlingen ved klagesaker og spørsmål om fortolkning. Disse sakene forutsettes lagt fram for formannskapet så raskt som mulig etter at de er oppstått. 24. IKRAFTTREDEN OG REVISJON Reglementet for økonomiske vilkår for folkevalgte trer i kraft fra Reglementet revideres det 4. året i hver kommunestyreperiode og gjelder for ny valgperiode

46 Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger

47 PS5/17Referater -47-

48 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Veileder Å bygge en ny kommune - råd fra tidligere sammenslåinger Veileder del

49 Innhold 1. Innledning Den nye kommunen Prosjektorganisering... 3 Formell organisering... 4 Politisk organisering fellesnemnda... 4 Fullmakter... 4 Arbeidsutvalg... 5 Partssammensatt utvalg (PSU)... 5 Administrativ organisering prosjektleder... 6 Delprosjekt... 8 Prosjektstyring Hvordan oppnå målene med sammenslåingen Ansatte arbeidsgiveransvar Formelle krav virksomhetsoverdragelse, arbeidsmiljøloven Arbeidsgiverpolitikk Omstillingsavtale Overtallighet og innplassering Involvering og medvirkning Informasjon til ansatte Kulturbygging blant ansatte Økonomi og systemer Økonomireglene i kommuneloven og sammenslåing av kommuner Interkommunalt samarbeid Anskaffelser IKT Arkiv Innbyggerne Informasjon Identitet og kultur anbefalinger om gode grep på veien til ny kommune