Gjennomsyn og forbedring av leverandørytelse

Transkript

1 Gjennomsyn og forbedring av leverandørytelse I tillegg til vårt verktøysett for prekvalifisering og risikostyring ved søk etter mulige leverandører, leverer vi også løsninger for styring av eksisterende leverandørrelasjoner. Vår evalueringsmodul (Performance Feedback) gir deg et nettbasert rammeverk og en prosess som hjelper deg med gjennomsyn, evaluering og utvikling av ytelsen til eksisterende leverandører: Programmer for kontinuerlig forbedring av leverandører Problemløsning for leverandører Planlegging av fremtidige kontrakter Vi har utarbeidet et velprøvd sett av kriterier som leverandørenes ytelse vurderes opp mot. Modulen produserer en detaljert rapport som er ment kun for deg og din virksomhet, og en generell vurdering av leverandøren som kan deles med alle brukere. Som medlem av Achilles-nettverket kan du også vise potensielle leverandører på bakgrunn av evalueringer av leverandørens ytelse gjort av andre innkjøpere i nettverket. Reduser risiko. Reduser kostnader. Hev ytelsesnivået. Vi reduserer kostnader og innsats slik at innkjøpsteamene kan fokusere på verdiskapende og strategiske innkjøpsaktiviteter. Redusert innsats i validering av leverandørdata 1 6 Fulltidsansatte som er involvert i validering Reduced effort in supplier data validation FTEs engaged in validation Energiselskap i Storbritannia Energiselskap i Storbritannia 5 Hos kunden Hos kunden 80% 83% 1 Med Achilles 1 Med Achilles Vi bruker Achilles for å redusere tiden det tar å prekvalifisere leverandører. I Achilles kan vi velge en kategori, og være trygg på at alle leverandører i kategorien allerede er prekvalifisert. Prosessen går dermed mye raskere. Innkjøper i energiselskap i Storbritannia Min hovedgrunn for å bruke Achilles var ikke kostnadsrelatert, jeg brukte Achilles for å redusere risikoen ved innkjøp. Jeg ville ha en ferdig kvalifisert leverandør. Sikkerhet var den viktigste faktoren for meg. IT-innkjøpssjef, transportbedrift Achilles hjelper oss med å operere i samsvar med relevant lovgivning for vår bransje, dette er den tjenesten vi har størst behov for. 1 1 Kilde: 2012 kundeintervjuer Innkjøper i energiselskap i Storbritannia 04

2 Achilles Group Limited 30 Western Avenue, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4SH UK T: +44 (0) F: +44 (0) E: /2014

3 Reduser risiko. Reduser kostnader. Hev ytelsesnivået. Tjenester for profesjonelle innkjøpere. Få bedre informasjon, ta bedre beslutninger. Achilles procurement toolkit Støtter søk og styring av leverandører

4 Støtter anskaffelser og innkjøp Som innkjøper står du overfor et økende antall utfordringer rundt søk etter og styring av leverandører, og andre innkjøpsrelaterte aktiviteter. For å administrere leverandørdata, etterlevelse og risiko, og samtidig handle i henhold til bedriftens innkjøpsregler, trenger du et system som er designet rundt dine daglige rutiner og aktiviteter. Achilles støtter deg ved å redusere kostnader, innsats og risiko ved søk etter og styring av leverandører, gjennom bruken av systematisk prekvalifisering og kraftige nettbaserte verktøy. Omfattende prekvalifisering av leverandører Vår løsning brukes av rundt 800 av verdens største innkjøpsorganisasjoner til å finne og velge leverandører som tilbyr de produktene og tjenestene de har behov for. Kjernen i vår løsning er et systematisk prekvalifiseringsprogram for leverandørene, hvor vi samler inn data gjennom sikre nettbaserte spørreskjemaer, støttet av grundig validering utført av våre evalueringsteam og kvalifiserte revisorer. Vi gjenspeiler dine retningslinjer og standarder i prekvalifiseringsprosessen, og på den måten understøtter etterlevelse på tvers av innkjøpsarbeidet. Våre kvalifikasjonsordninger (og revisjonsprogrammer) er konfigurert rundt risikostyringsbehovene i din virksomhet, sektor og ditt geografiske område. De dekker vanligvis validering av følgende leverandørinformasjon: Generell virksomhetsinformasjon Vi kan legge til ytterligere moduler slik at prekvalifiseringen blir enda mer detaljert i områder du er spesielt interessert i: Ytterligere moduler Produkter og tjenester Økonomi Miljøhensyn Kvalitet Bærekraft og samfunnsansvar Forsikring og juridiske forhold Helse, miljø og sikkerhet Revisjoner Mange innkjøpsorganisasjoner inkluderer også revisjoner utført av Achilles som en del av kvalifiseringsprosessen for leverandører. Revisjonsprogrammene retter seg inn etter og utdyper informasjonen på kvalifikasjonsordningen, og utføres på stedet hos leverandøren, av kvalifiserte revisorer fra Achilles. Kandidater for revisjon av Achilles Quality Health Safety Environment Sustainability / CSR Carbon Reduction Achilles en del av innkjøpsøkosystemet ditt Så snart leverandørene har oppfylt dine kvalifiseringskrav, publiserer vi leverandørinformasjonen på nett og gir deg en rekke verktøy og moduler, samt funksjonalitet til å bearbeide informasjonen. Oppdragsgivere bruker våre løsninger for å sikre nøyaktige leverandørdataoverføringer til sine ERP-systemer, og for å vise nøkkelinformasjon vedrørende risikostyring gjennom leverandørens livssyklus. Vi støtter dette ved å tilby en rekke alternativer for dataoverføring fra Achilles til ditt ERP-, kostnadsanalyse-, eller kontraktstyringssystem. Risikostyringsinformasjon for flere i din organisasjon In addition to procurement teams other organisational stakeholders can access Achilles data online: Finansiell analyse Bærekraft og samfunnsansvar CO2-reduksjon Kartlegging av forsyningskjeden HMS-team Miljøteam Økonomiteam Team som jobber med bærekraft og samfunnsansvar Team som jobber med etikk og etterlevelse Kontraktstyringsteam 01

5 Verktøy for søk etter og styring av leverandører Med vår sikre, skybaserte plattform kan du søke etter produkter og tjenester, og vise validert informasjon om etterlevelse og risikovurdering for relevante leverandører. En rekke verktøy er tilgjengelige, enten som standard eller som tilleggsmoduler, for å hjelpe deg å bearbeide informasjonen. Søk, filtrér, sammenlign og rapportér Du kan søke etter leverandører basert på navn, eller på hvilken produkttype eller tjeneste du trenger. Du har tilgang til en rekke filtreringskriterier som kan brukes til å rette inn søket, eller begrense søkeresultatene til leverandører som møter dine spesifikke krav: Produkter og tjenester Miljøhensyn Geografisk område Revisjon og evaluering Du kan lagre søkekriterier slik at de kan brukes om igjen neste gang du leter etter leverandører, og bruke søkeresultatene for ytterligere kvalifiserings- og RFI-aktiviteter fra Achilles-plattformen. Ved hjelp av et sammenligningsverktøy kan du vurdere utvalgte leverandører opp mot viktige kriterier for å prioritere, korte ned listen over mulige kandidater og eksportere listen til andre formater. Systemet lagrer og registrerer resultater slik at du bygger en historikk over etterlevelse av retningslinjer og rutiner. Du kan konfigurere dine egne rapporter ved å velge de kriteriene og parameterne du trenger fra vårt omfattende datasett. Så snart du har kjørt en rapport, kan du dele den med kolleger gjennom Achilles-plattformen, eller eksportere den for bruk i andre systemer. Overvåk spesifikke produkter, tjenester og leverandører Vår varselfunksjon for innkjøpere gjør det mulig å overvåke oppdateringer og statusendringer for angitte leverandører og produktkoder. Dette kan støtte deg ved spesifikke innkjøpsaktiviteter eller dersom du er ansvarlig for å følge opp en gruppe leverandører eller produkter. Evaluering av leverandører Kvalitet Status for etterlevelse Helse, miljø og sikkerhet Dine interne standarder Vår modell bruker algoritmer for å vurdere leverandørene objektivt opp mot utvalgte kriterier. Evalueringsmodellen kan konfigureres og vektes i henhold til hvilke kriterier som er viktigst for din virksomhet. Evalueringsresultatet for hver leverandør kan vises i søkeresultatene, og brukes til å prioritere, prekvalifisere, sammenligne og referansemåle leverandørene. Legg til dine egne kvalifiseringskriterier og retningslinjer Du kan supplere informasjonen i Achilles ved å registrere, evaluere og vurdere individuelle leverandører mot dine egne kriterier i den interne kvalifiseringsmodulen (IQ), og dele resultatet innenfor din organisasjon. Du kan legge til dokumenter, data og kommentarer fra flere kilder (inkludert Achilles), og gi leverandører en kvalifiseringspoengsum eller -status. Du kan vise dine egne IQ-vurderinger og regler i søkeresultater, og du kan begrense eller filtrere søk slik at resultatene bare viser leverandører som tilfredsstiller dine IQ-standarder. Evaluer leverandører for spesifikke kontrakter Vår informasjonsinnsamlingsmodul (RFI) er et nettbasert RFIverktøy som evaluerer leverandørers evne til å levere spesifikke produkter eller tjenester. Etter at du har opprettet en liste av mulige leverandører ved hjelp av våre søke- og filtreringsverktøy, kan du utarbeide ytterligere kvalifiseringsspørsmål vedrørende den relevante kontrakten, som leverandører må besvare før de inviteres til anbud. Denne prosessen lar deg behandle leverandørlisten ytterligere, slik at du sitter igjen med et overkommelig antall grundig kvalifiserte leverandører i den endelige anbudsprosessen. Du definerer spørsmål og svartyper, hvilke leverandører som skal være med og hvilke tidsfrister de må holde seg til. Modulen sporer, vurderer og sammenligner svarene, og gjør det mulig å kvalifisere eller diskvalifisere leverandører i en eller flere runder. RFI-modulen lagrer spørsmålene og svarene for hver runde, slik at de kan brukes om igjen. Ved senere anskaffelser eller brukes som dokumentasjon for ettertiden. Sikker kommunikasjon Innkjøpere og leverandører kan kommunisere gjennom en sikker og privat nettbasert tilleggsfunksjon. Dette gir også en effektiv arkivløsning slik at du enklere kan etterleve forskrifter eller virksomhetens retningslinjer. 02

6 Effektive løsninger for innkjøpsteam Vår sikre, nettbaserte plattform gir innkjøpere tilgang til å finne produkter og tjenester når som helst og hvor som helst, vise validerte leverandøropplysninger og kontrollere leverandørenes etterlevelse gjennom en rekke effektive, brukervennlige verktøy. Vi har utformet disse verktøyene rundt innkjøperens viktigste oppgaver, slik at de hjelper til med å forbedre ytelse og spare tid i de daglige innkjøps- og leverandørstyringsaktivitetene. Nøkkelindikatorer (KPI) Et instrumentpanel som viser nøkkelindikatorer og målingsdata leverer viktig informasjon hver gang du logger på. Ytterligere moduler Menyen viser hvilke moduler og funksjonalitet som er tilgjengelig Sammenlign leverandører Filtrerer, sammenligner og prioriter på bakgrunn av nøkkelkriteriene. Opprett liste over mulige leverandører og eksporter til andre formater. Varsler Omgående varsling om endringer til produkter eller leverandører du overvåker. Avansert søkemotor Finn produkter, tjenester og leverandører som møter dine kriterier. Lagre søk og resultater Lagre søkekriterier for søk du foretar ofte. Lagre resultatene som del av revisjonssporet for etterlevelse av interne retningslinjer eller lovgivning. Nye og eksisterende leverandører Alle leverandører går gjennom kvalifiserings- og valideringsprosessen. Status for spørreskjema Vi viser et varsel hvis dataene på skjemaet ikke er fullstendige, eller hvis de er utgått. Intern kvalifikasjon En privat oppføring om leverandører, som kan omfatte interne dokumenter, revisjoner, evalueringer eller kommentarer. Oppføringen er begrenset til den relevante innkjøperen. Revisjon Vis leverandørens revisjonsstatus hvis dette er en del av kvalifiseringsmodellen for den leverandøren. Overvåk leverandører Følg utvalgte leverandører og bli varslet hvis data eller status endres. Registrer handlinger og kommunikasjon Revisjonsspor med RFI-anmodninger og kommunikasjoner er bevis for etterlevelse av lovgivning eller interne retningslinjer. Evaluer leverandører Sortér, filtrér og prioritér leverandører ved hjelp av en evalueringsmodell som tar utgangspunkt i leverandørdata og svar fra spørreskjema. Data fra tredjepart Tilgang til spesialisert data fra pålitelige datafeeder fra tredjeparter. Du kan konfigurere språk, innholdslayout, visningspreferanser og rapportformater slik at de gjenspeiler dine aktiviteter. Ubegrensede brukerlisenser betyr at innkjøpere og andre brukere på tvers av organisasjonen kan bruke plattformen, noe som gir økt prosessetterlevelse i hele innkjøpsorganisasjonen. 03