HOVEDUTSKRIFT. Formannskapet. Møtested: Rådhusets nye møterom Møtedato: Fra: 12:20-14:30 (sak 40/11 avsluttet kl

Transkript

1 Båtsfjord kommune HOVEDUTSKRIFT Formannskapet Møtested: Rådhusets nye møterom Møtedato: Fra: 12:20-14:30 (sak 40/11 avsluttet kl ) Tilstede: Gunn Marit Nilsen, Anne Grethe Strandheim, Bjørn Harald Fagerli, Geir Knutsen, Anne Olavson Fra administrasjonen (evt. andre): Øyvind Hauken (ikke sak 37/11) Innkalling: Godkjent Saksliste: Godkjent, men sak 37/11 behandles til slutt Referater: Ingen referatsaker. I forkant av møtet fikk Elfinn Pedersen overrakt gavesjekk på kr ,- på Radioservice som vinner av lotteri på kommunens stand på Båtsfjordmessa Delegerte vedtak: Behandlede saker: Ingen Sak 37/11 40/11 Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Båtsfjord, den Underskrifter: Postadresse: Besøksadresse: Postboks 610 Hindberggata 18 Telefon: BÅTSFJORD BÅTSFJORD Telefaks:

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 37/11 11/388 ARBEIDSAVTALE RÅDMANN 38/11 11/224 RUSFOREBYGGENDE PROSJEKT /11 11/387 SØKNAD OM NY OPPDRETTSLOKALITET VILLA ARTIC AS 40/11 11/380 Unntatt offentlig ofl 13 Ofl 13 LØNNSPLASSERING - LEDER FOR HJEMMESYKEPLEIEN møteleder sekretær Side 2

3 Sak nr.: 37/11 Emnekode: 411 Saksbehandler: Tove Godtvassli ARBEIDSAVTALE RÅDMANN Innstilling: Øyvind Hauken ansettes i stillingen som rådmann. Det delegeres til Formannskapet å gå i forhandlinger med Hauken. Behandling: Forslag til arbeidsavtale fra Høyre og Senterpartiet: 1. Stilling: Rådmann, stillingskode Det vises til vedlagte lederavtale. 2. Arbeidssted for tiden: Eget kontor på Båtsfjord rådhus. 3. Tilsettingsforhold: Åremål for perioden Det avklares senest ett år før åremålets slutt om åremålet skal forlenges. Ved åremålets avslutning er det avtalt fast retrettstilling. 4. Oppsigelsesfrist: 3 måneders gjensidig oppsigelsesfrist. 5. Lønn m.m.: - Årslønn er kr ,-. Pr hvert år reguleres årslønn opp minimum tilsvarende %-vis økning for hele landet i KS HTA kap.4 året før, avrundet oppover til nærmeste hele tusen kr. - Årlig åremålstillegg er på kr ,-. - Årlig personlig kompetansepott på inntil kr pr. år som skal brukes til stillingsrelevant kurs/opplæring. Om dette ikke benyttes skal det ikke til utbetaling. - Inntil 10 arbeidsdager pr. år på hjemmekontor, etter avtale med ordfører. Dagene bør ikke være sammenhengende. - Som kompensasjon for møtevirksomhet på kveldstid: 7 ekstra fridager med lønn pr. år. Dersom registrert overtid utgjør mer enn 300 timer, skal rådmannen ha en/1 dag ekstra pr 50 timer, inntil totalt 10 dager. - Dekning av ny mobiltelefon ved tiltredelse og senest etter 2 og 4 år, samt mobiltelefonutgifter (Båtsfjord kommunes abonnement) og fasttelefon/ bredbånd hjemme (privat abonnement). - Ny bærbar PC med docking og skriver ved tiltredelse og senest etter 3 år. - Dekket abonnement på en dagsavis (Finnmarken) og to ukeaviser (Kommunal rapport og Ukeavisen ledelse). 6. Ferie: Ferie og feriepenger i henhold til ferieloven og Hovedtariffavtalen. møteleder sekretær Side 3

4 7. Arbeidstid: Normalarbeidstid er mandag fredag kl Det ytes ikke overtidsgodtgjøring eller tillegg for ubekvem arbeidstid. 8. Tariffavtale: Arbeidsforholdet reguleres av Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. Avstemning: Vedtaket ble vedtatt med 3 stemmer for og 2 stemmer mot. Felles forslag til lederavtale som ble enstemmig vedtatt: Kommunestyret skal snarest behandle endringsforslagene som gjør seg gjeldende i rådmannens forslag til ny lederavtale nedenfor (endringene er understreket): Lederavtale 1. Generelt Lederavtalen er et tillegg til arbeidsavtalen mellom rådmannen og Båtsfjord kommune v/ ordføreren, se arbeidsavtalens pkt.1. Den refereres i kommunestyre og formannskap ved første anledning. Lederavtalen regulerer følgende forhold mellom rådmannen og Båtsfjord kommune: o Oppgave- og rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå o Gjensidige forventninger o Konkretiserte resultatkrav/ forventninger o Prosedyrer for definering av resultatkrav/ forventninger og resultatvurderinger o Prosedyrer for drøfting av manglende samsvar mellom krav/ forventninger og innfridde resultater 2. Oppgave- og rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå Kommunen er både en samfunnsaktør og tjenesteyter. I Båtsfjord kommune er vi enige om at: o Politisk nivå, i det daglige ledet av ordfører, har et hovedfokus på rollen som samfunnsaktør. o Administrativt nivå, i det daglige ledet av rådmann, har et hovedfokus på rollen som tjenesteyter. o Dette krever samtidig at politisk og administrativt nivå aktivt samarbeider og samhandler ved gjensidig informasjonsutveksling og drøftinger. 3. Krav og forventninger til rådmannen fra Båtsfjord kommune Ansvar For den samlede administrasjon og tjenesteyting i Båtsfjord kommune er rådmannen: o Øverste administrative og faglige leder (formelt ansvar) o Leder og overordnet for alle ansatte (personalansvar). Dette betyr bl.a. at: - For alle øvrige stillinger gis rådmannen tilsettingsmyndighet, samt myndighet til å opprette, nedlegge og omgjøre stillinger innenfor vedtatte budsjettramme. o Ansvarlig for en effektiv organisasjon med et godt arbeidsmiljø og et lavest mulig sykefravær (organisasjonsansvar) o Ansvarlig for å få utført de arbeidsoppgaver kommunen har, slik de framgår av kommunens vedtatte planer og andre styringsdokumenter (resultatansvar) o Ansvar for en effektiv bruk og forvaltning av tildelte økonomiske ressurser i henhold til budsjett og økonomireglementer (økonomiansvar). Dette betyr bl.a. at: møteleder sekretær Side 4

5 - Rådmannen delegeres å budsjettregulere innenfor driftsbudsjettets rammer, dvs. innenfor de enkelte og mellom forskjellige budsjettansvar. o Ansvarlig for en bruker-og serviceorientert utvikling av kommunens tjenester (serviceansvar) o Samarbeide med politisk nivå om Båtsfjord kommunes eierstyring i henhold til prinsipper i vedtatt eiermelding. Dette betyr bl.a. at herunder: - Rådmannen er sekretær og medlem av Båtsfjord kommunes eiersekretariat Forventninger til lederatferd Båtsfjord kommune, representert ved ordfører, formannskap og kommunestyre, forventer at rådmannen: o Opptrer på en lojal måte overfor kommunen og de folkevalgte organer o Opptrer profesjonelt og faglig o Opptrer med respekt overfor folkevalgte og klarer å oppfatte og videreutvikle de vedtak og signaler som gis o Klarer å skape tillit innad i organisasjonen samtidig som nødvendige organisasjonsmessige utviklingstiltak gjennomføres o Er bevisst på at innbyggerne er de kommunalt ansattes kunder og at de folkevalgte er de kommunalt ansattes oppdragsgivere o Gir offentlige kommentarer til administrative og faglige saker innenfor sitt ansvarsområde med nødvendig hensyn til spillereglene for lojalitet og gjensidig respekt i forhold til de folkevalgte og politiske beslutninger 4. Krav og forventninger fra rådmannen til Båtsfjord kommune Rådmannen, som leder for kommunens samlede administrasjon og tjenesteyting, forventer at Båtsfjord kommune, representert ved sine folkevalgte: o Opptrer som en tydelig, synlig og forutsigbar arbeidsgiver for rådmannen o Gir aktiv støtte til rådmannens utøvelse av sin lederrolle o Er lojal overfor rådmannen o Holder rådmannen orientert om viktige saker som er under utvikling slik at rådmannen kan bidra til en sunn og god utvikling av kommunen o Lojalt følger opp planer og vedtak fattet i folkevalgte organer o Arbeider for at de prinsipper og retningslinjer for samarbeid, åpenhet og felles målsettinger som er nedfelt i denne avtalen, også blir lagt til grunn i kommunens øvrige folkevalgte organer og deres samarbeid med administrasjonen Det er naturlig at ordføreren i det daglige representerer de folkevalgte og således har et særskilt ansvar for å oppfylle disse kravene og forventningene. Rådmannen forventer i tillegg at ordføreren, som daglig leder for kommunens politiske virksomhet: o Gjennomfører faste møter (ukentlige) med rådmannen der de drøfter og gjensidig informerer hverandre om aktuelle saker o Er tilgjengelig når rådmannen trenger råd, veiledning eller samtalepartner o Gjennomfører halvårlige ledersamtaler med rådmannen 5. Årlige resultat- og utviklingsplaner Hvert år innen 15. januar skal ordfører og rådmann i fellesskap utarbeide en resultat-og utviklingsplan for dette kalenderåret. Planen skal inneholde 3-5 konkrete resultatmål og/ eller møteleder sekretær Side 5

6 utviklingsmål som det lar seg etterprøve om rådmannen har sørget for er nådd ved årets slutt. Båtsfjord kommunes krav til resultater/ utvikling må stå i rimelig forhold til ressurs- og bemanningssituasjonen i kommunen og ta hensyn til uforutsette hendelser. 6. Evaluering av resultatsoppnåelse Ordfører gjennomfører halvårlige ledersamtaler med rådmannen der kommunens oppnådde resultater i forhold til de vedtatte resultat- og utviklingsmålene evalueres. Referat fra disse samtalene refereres i formannskap og kommunestyre ved første anledning. 7. Prosedyrer for drøfting og oppfølging av manglende samsvar mellom forventninger/ krav til rådmannen og oppnådde resultater Dersom en situasjon med manglende resultatoppnåelse fra rådmannens side oppstår, og det ikke kan ses på som et engangstilfelle, skal drøfting av dette skje i følgende to faser: Fase 1: o Rådmannen blir i en ledersamtale med ordføreren gjort oppmerksom på kommunens vurdering av resultatoppnåelsen og av situasjonen som følger av dette o Det avtales en konkret tids- og resultatplan for gjennomføring av forbedringstiltak o Det iverksettes månedlige oppfølgingssamtaler mellom rådmannen og ordføreren slik at forbedringstiltakene kan vurderes fortløpende Fase 2: Dersom fase 1 ikke fører til at rådmannens resultater blir tilfredsstillende, gjelder bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven Rådmannen kan ikke stilles til ansvar for manglende resultater som objektivt sett ligger utenfor rådmannens ansvars- og myndighetsområde. 8. Gyldighet og reforhandling Avtalen gjelder for tidsrommet Den kan årlig reforhandles ved årsskiftet dersom en av partene ønsker det. Avtalens pkt. 9 skal reforhandles for hvert år. Vedtak: Arbeidsavtale for rådmannen 1. Stilling: Rådmann, stillingskode Det vises til vedlagte lederavtale. 2. Arbeidssted for tiden: Eget kontor på Båtsfjord rådhus. 3. Tilsettingsforhold: Åremål for perioden Det avklares senest ett år før åremålets slutt om åremålet skal forlenges. Ved åremålets avslutning er det avtalt fast retrettstilling. 4. Oppsigelsesfrist: 3 måneders gjensidig oppsigelsesfrist. 5. Lønn m.m.: - Årslønn er kr ,-. Pr hvert år reguleres årslønn opp minimum tilsvarende %-vis økning for hele landet i KS HTA kap.4 året før, avrundet oppover til nærmeste hele tusen kr. møteleder sekretær Side 6

7 - Årlig åremålstillegg er på kr ,-. - Årlig personlig kompetansepott på inntil kr pr. år som skal brukes til stillingsrelevant kurs/opplæring. Om dette ikke benyttes skal det ikke til utbetaling. - Inntil 10 arbeidsdager pr. år på hjemmekontor, etter avtale med ordfører. Dagene bør ikke være sammenhengende. - Som kompensasjon for møtevirksomhet på kveldstid: 7 ekstra fridager med lønn pr. år. Dersom registrert overtid utgjør mer enn 300 timer, skal rådmannen ha en/1 dag ekstra pr 50 timer, inntil totalt 10 dager. - Dekning av ny mobiltelefon ved tiltredelse og senest etter 2 og 4 år, samt mobiltelefonutgifter (Båtsfjord kommunes abonnement) og fasttelefon/ bredbånd hjemme (privat abonnement). - Ny bærbar PC med docking og skriver ved tiltredelse og senest etter 3 år. - Dekket abonnement på en dagsavis (Finnmarken) og to ukeaviser (Kommunal rapport og Ukeavisen ledelse). 6. Ferie: Ferie og feriepenger i henhold til ferieloven og Hovedtariffavtalen. 7. Arbeidstid: Normalarbeidstid er mandag fredag kl Det ytes ikke overtidsgodtgjøring eller tillegg for ubekvem arbeidstid. 8. Tariffavtale: Arbeidsforholdet reguleres av Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. Lederavtale Kommunestyret skal snarest behandle endringsforslagene som gjør seg gjeldende i rådmannens forslag til ny lederavtale nedenfor (endringene er understreket): 1. Generelt Lederavtalen er et tillegg til arbeidsavtalen mellom rådmannen og Båtsfjord kommune v/ ordføreren, se arbeidsavtalens pkt.1. Den refereres i kommunestyre og formannskap ved første anledning. Lederavtalen regulerer følgende forhold mellom rådmannen og Båtsfjord kommune: o Oppgave- og rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå o Gjensidige forventninger o Konkretiserte resultatkrav/ forventninger o Prosedyrer for definering av resultatkrav/ forventninger og resultatvurderinger o Prosedyrer for drøfting av manglende samsvar mellom krav/ forventninger og innfridde resultater 2. Oppgave- og rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå Kommunen er både en samfunnsaktør og tjenesteyter. I Båtsfjord kommune er vi enige om at: o Politisk nivå, i det daglige ledet av ordfører, har et hovedfokus på rollen som samfunnsaktør. o Administrativt nivå, i det daglige ledet av rådmann, har et hovedfokus på rollen som tjenesteyter. o Dette krever samtidig at politisk og administrativt nivå aktivt samarbeider og samhandler ved gjensidig informasjonsutveksling og drøftinger. møteleder sekretær Side 7

8 3. Krav og forventninger til rådmannen fra Båtsfjord kommune Ansvar For den samlede administrasjon og tjenesteyting i Båtsfjord kommune er rådmannen: o Øverste administrative og faglige leder (formelt ansvar) o Leder og overordnet for alle ansatte (personalansvar). Dette betyr bl.a. at: - For alle øvrige stillinger gis rådmannen tilsettingsmyndighet, samt myndighet til å opprette, nedlegge og omgjøre stillinger innenfor vedtatte budsjettramme. o Ansvarlig for en effektiv organisasjon med et godt arbeidsmiljø og et lavest mulig sykefravær (organisasjonsansvar) o Ansvarlig for å få utført de arbeidsoppgaver kommunen har, slik de framgår av kommunens vedtatte planer og andre styringsdokumenter (resultatansvar) o Ansvar for en effektiv bruk og forvaltning av tildelte økonomiske ressurser i henhold til budsjett og økonomireglementer (økonomiansvar). Dette betyr bl.a. at: - Rådmannen delegeres å budsjettregulere innenfor driftsbudsjettets rammer, dvs. innenfor de enkelte og mellom forskjellige budsjettansvar. o Ansvarlig for en bruker-og serviceorientert utvikling av kommunens tjenester (serviceansvar) o Samarbeide med politisk nivå om Båtsfjord kommunes eierstyring i henhold til prinsipper i vedtatt eiermelding. Dette betyr bl.a. at herunder: - Rådmannen er sekretær og medlem av Båtsfjord kommunes eiersekretariat Forventninger til lederatferd Båtsfjord kommune, representert ved ordfører, formannskap og kommunestyre, forventer at rådmannen: o Opptrer på en lojal måte overfor kommunen og de folkevalgte organer o Opptrer profesjonelt og faglig o Opptrer med respekt overfor folkevalgte og klarer å oppfatte og videreutvikle de vedtak og signaler som gis o Klarer å skape tillit innad i organisasjonen samtidig som nødvendige organisasjonsmessige utviklingstiltak gjennomføres o Er bevisst på at innbyggerne er de kommunalt ansattes kunder og at de folkevalgte er de kommunalt ansattes oppdragsgivere o Gir offentlige kommentarer til administrative og faglige saker innenfor sitt ansvarsområde med nødvendig hensyn til spillereglene for lojalitet og gjensidig respekt i forhold til de folkevalgte og politiske beslutninger 4. Krav og forventninger fra rådmannen til Båtsfjord kommune Rådmannen, som leder for kommunens samlede administrasjon og tjenesteyting, forventer at Båtsfjord kommune, representert ved sine folkevalgte: o Opptrer som en tydelig, synlig og forutsigbar arbeidsgiver for rådmannen o Gir aktiv støtte til rådmannens utøvelse av sin lederrolle o Er lojal overfor rådmannen o Holder rådmannen orientert om viktige saker som er under utvikling slik at rådmannen kan bidra til en sunn og god utvikling av kommunen o Lojalt følger opp planer og vedtak fattet i folkevalgte organer møteleder sekretær Side 8

9 o Arbeider for at de prinsipper og retningslinjer for samarbeid, åpenhet og felles målsettinger som er nedfelt i denne avtalen, også blir lagt til grunn i kommunens øvrige folkevalgte organer og deres samarbeid med administrasjonen Det er naturlig at ordføreren i det daglige representerer de folkevalgte og således har et særskilt ansvar for å oppfylle disse kravene og forventningene. Rådmannen forventer i tillegg at ordføreren, som daglig leder for kommunens politiske virksomhet: o Gjennomfører faste møter (ukentlige) med rådmannen der de drøfter og gjensidig informerer hverandre om aktuelle saker o Er tilgjengelig når rådmannen trenger råd, veiledning eller samtalepartner o Gjennomfører halvårlige ledersamtaler med rådmannen 5. Årlige resultat- og utviklingsplaner Hvert år innen 15. januar skal ordfører og rådmann i fellesskap utarbeide en resultat-og utviklingsplan for dette kalenderåret. Planen skal inneholde 3-5 konkrete resultatmål og/ eller utviklingsmål som det lar seg etterprøve om rådmannen har sørget for er nådd ved årets slutt. Båtsfjord kommunes krav til resultater/ utvikling må stå i rimelig forhold til ressurs- og bemanningssituasjonen i kommunen og ta hensyn til uforutsette hendelser. 6. Evaluering av resultatsoppnåelse Ordfører gjennomfører halvårlige ledersamtaler med rådmannen der kommunens oppnådde resultater i forhold til de vedtatte resultat- og utviklingsmålene evalueres. Referat fra disse samtalene refereres i formannskap og kommunestyre ved første anledning. 7. Prosedyrer for drøfting og oppfølging av manglende samsvar mellom forventninger/ krav til rådmannen og oppnådde resultater Dersom en situasjon med manglende resultatoppnåelse fra rådmannens side oppstår, og det ikke kan ses på som et engangstilfelle, skal drøfting av dette skje i følgende to faser: Fase 1: o Rådmannen blir i en ledersamtale med ordføreren gjort oppmerksom på kommunens vurdering av resultatoppnåelsen og av situasjonen som følger av dette o Det avtales en konkret tids- og resultatplan for gjennomføring av forbedringstiltak o Det iverksettes månedlige oppfølgingssamtaler mellom rådmannen og ordføreren slik at forbedringstiltakene kan vurderes fortløpende Fase 2: Dersom fase 1 ikke fører til at rådmannens resultater blir tilfredsstillende, gjelder bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven Rådmannen kan ikke stilles til ansvar for manglende resultater som objektivt sett ligger utenfor rådmannens ansvars- og myndighetsområde. 8. Gyldighet og reforhandling Avtalen gjelder for tidsrommet Den kan årlig reforhandles ved årsskiftet dersom en av partene ønsker det. Avtalens pkt. 9 skal reforhandles for hvert år. møteleder sekretær Side 9

10 Sak nr.: 38/11 Emnekode: C11 &21 Saksbehandler: May Bente Eriksen RUSFOREBYGGENDE PROSJEKT Innstilling: Vedlagte reviderte forslag til leieavtale mellom Båtsfjord kommune og John Rainer Hanssen godkjennes. Behandling: Det ble gjort følgende endringer i det foreliggende reviderte forslaget: - Pkt. 6.1 skal med - Pkt. 12.2, 1. setning skal med Disse ble enstemmig vedtatt. &&& Fyll inn behandlingen av saken over denne linjen Vedtak: Vedlagte sist reviderte forslag til leieavtale mellom Båtsfjord kommune og John Rainer Hanssen godkjennes. Sak nr.: 39/11 Emnekode: U43 Saksbehandler: Odd Magnus Rasmussen SØKNAD OM NY OPPDRETTSLOKALITET VILLA ARTIC AS Innstilling: Båtsfjord kommune har ingen innsigelser til det tiltenkte anlegget for flytende anlegg av matfisk ved Veidnes i Nordfjorden. Tiltaket er ikke i strid med gjeldende reguleringsplan for området. Geir Knutsen, Pål Forbergskog, ordfører og rådmann lager i fellesskap et forslag som tas opp i Formannskapet. Behandling: Følgende forslag fra Geir Knutsen, Pål Forbergskog, ordfører og rådmann ble lagt fram: 1. Båtsfjord kommune har ingen innsigelser til det tiltenkte anlegget for flytende anlegg av matfisk ved Veidnes i Nordfjorden. Tiltaket er ikke i strid med gjeldende reguleringsplan for området. 2. Båtsfjord kommune vil oppfordre Villa Arctic til å forplikte seg i en utvikling i Båtsfjord som vil innebære aktivering av de 2 konsesjonene som ligger tilgjengelig slik at det øker verdiskapningen lokalt i Båtsfjord 3. I tillegg vil Båtsfjord kommune presisere at: møteleder sekretær Side 10

11 o Det er ønskelig at det først og fremst brukes lokal arbeidskraft og lokalt næringsliv o Vi ser for oss en gradvis opptrapping av Villa Arctic sin aktivitet i kommunen ut fra tilgjengelige konsesjoner 4. Båtsfjord kommune ønsker å bli gjort kjent med Finnmark fylke sin innstilling overfor statlige sektormyndigheter så snart den foreligger Forslaget ble enstemmig vedtatt som Båtsfjord kommunes uttalelse i saken. Vedtak: 1. Båtsfjord kommune har ingen innsigelser til det tiltenkte anlegget for flytende anlegg av matfisk ved Veidnes i Nordfjorden. Tiltaket er ikke i strid med gjeldende reguleringsplan for området. 2. Båtsfjord kommune vil oppfordre Villa Arctic til å forplikte seg i en utvikling i Båtsfjord som vil innebære aktivering av de 2 konsesjonene som ligger tilgjengelig slik at det øker verdiskapningen lokalt i Båtsfjord 3. I tillegg vil Båtsfjord kommune presisere at: o Det er ønskelig at det først og fremst brukes lokal arbeidskraft og lokalt næringsliv o Vi ser for oss en gradvis opptrapping av Villa Arctic sin aktivitet i kommunen ut fra tilgjengelige konsesjoner 4. Båtsfjord kommune ønsker å bli gjort kjent med Finnmark fylke sin innstilling overfor statlige sektormyndigheter så snart den foreligger Sak nr.: 40/11 Unntatt offentlig ofl 13 Ofl 13 Emnekode: 411 Saksbehandler: Anne Marte Libakken LØNNSPLASSERING - LEDER FOR HJEMMESYKEPLEIEN møteleder sekretær Side 11