Muligheter og utfordringer knyttet til skytjenester og porteføljen av programvare på UiO

Transkript

1 Arnstein: Dette er en presentasjon jeg har stjålet, den het opprinnelig: Muligheter og utfordringer knyttet til skytjenester og porteføljen av programvare på UiO Anders Vinger, Seksjonsleder, USIT Märtha Felton, Juridisk rådgiver, USIT

2 Adobe Alle produktene er programvare som kjøpes via innkjøpssystemet hos UiOs distributør Crayon Det kjøpes lisenser med eller uten oppgradering til neste versjon, det kjøpes av og til i «klassesett», eller det kjøpes som enkeltlisenser Tilgang styres ved at man meldes inn i en gruppe, som gir tilgang til å installere applikasjonen I tillegg har vi noen «samtidig bruk lisenser» som gjør at vi kan kjøre Adobeprodukter til alle brukere via Windows terminalservere En del administrasjon, det brukes ganske mye penger og alle variasjonene gjør det komplisert men det fungerer Så kommer dette 2

3 3

4 4

5 Hvordan ser så dette ut? Adobe leverer for de viktigste applikasjonene sine nå kun leie-lisenser og de kan kun kjøres om du har en innlogget Adobe-ID i applikasjonen Unntak er produkter som Acrobat Pro og Adobe Lightroom som fortsatt kan kjøpes og kjøres uten en Adobe-ID Det finnes ikke lenger noen lisenser for samtidig bruk UiO står derfor fortsatt på Adobe Creative Suite 6.x, men disse er ikke lenger mulig å kjøpe Skal du ha tak i Photoshop nå, må du altså enten få overført en CS6-lisens fra en annen bruker på UiO eller ha en personlig konto hos Adobe så du kan leie en ny Om vi ser bort fra databehandleravtaler og personvern (mer om det senere) så burde vi vel i det minste lage en løsning for å få UiO-brukeren koblet til dette da?... 5

6 Dette betyr altså at det er mulig å lage et oppsett for å bruke en UiO-konto i det minste? (Ignorer personvern og databehandleravtale) 6

7 Ikke helt Adobe krever at du skal være en «Enterprise-kunde» for å sette opp en føderasjon Det betyr at vi må slå til på et minimumstilbud: Acrobat Pro + Photoshop Elements + Premiere Elements til samtlige ansatte på UiO Ansatte måles med FTE-tall (Full Time Employee), i underkant av 6000 for UiO Kan ikke publisere detaljer i tilbudet, men dette tilsvarer ~2,5 ganger den estimert totale årlige kostnaden ved UiO på Adobe-produkter (Vi har tross alt ikke 6000 brukere av disse produktene) På toppen av denne kostnaden vil vi få de som kjøper de dyrere Adobe-produktene i form av enkeltlisenser Og disse produktene kan kun kjøres på en «device» eid av Universitetet i Oslo Studentene må klare seg selv Men de sier de omfavner «BYOD» 7

8 Dette har jeg skrevet: Så: Det er umulig for oss å levere Adobes programvare til studentene våre. Heller ikke via kiosk.uio.no eller liknende tjenester. Vi kan ikke bruke disse produktene i undervisning Vi kan hjelpe deg å kjøpe et personlig, løpende abonnement på Adobe CC, finansiert med prosjektpenger eller tilsvarende Vi anbefaler å vurdere alternativer

9 Noen aktuelle alternativer kan være: Illustrator: Corel Draw (windows) SVG-edit (web; free) Inkscape (win, mac, linux; free) Serif DrawPlus (windows; free or paid) Sketch (Mac) Photoshop: Gimp (win, mac, linux) Affinity Photo (mac) Sketch (mac) Corel Paint Shop Pro (win) Paint.net (win; free)

10 Verktøy for håndtering av referanser UiO har produktene Procite, RefMan og Endnote. I praksis er det Endnote som er det store verktøyet Endnote har UiO en site-avtale på, og den kan installeres på OSX og Windows. Det gjøres en del arbeide i forbindelse med integrasjon med Office-pakken Forskerne sitter på store referansebiblioteker, og kompabilitetsproblematikk er noe som dukker opp i overgang til nye versjoner av Office eller nye versjoner av Endnote Det fungerer greit, men er kanskje litt traust og umoderne. Ikke veldig dynamisk og enkelt å komme i gang med Så kommer dette 10

11 11

12 Moderne verktøy for referansehåndtering Deling av referansebiblioteker på tvers i sosiale nettverk Plattformuavhengighet Gratis Men du er jo i skyen 12

13 Juridisk spillerom ofte omtalt som begrensninger 13

14 NÅ: Forvaltningen generelt. Regjeringen er opptatt av å rydde opp i uklarheter, slik at vi kan få en sikker og forutsigbar bruk av skytjenester, sier statssekretær i kulturdepartementet Bjørgulv Vinje Borgundvaag høsten-14 Kommunal- og moderniseringsdepartementet satt høsten 2014 ned en interdepartemental arbeidsgruppe, som blant annet skal kartlegge juridiske hindringer for bruk av skytjenester UH-sektoren: «Regjeringen vil vurdere hvordan sikre skytjenester kan gi en mer effektiv universitets- og høyskolesektor i tråd med studentenes og de ansattes behov.» 14

15 Datatilsynet om Skytjenester: Helge Veum, avdelingsdirektør Datatilsynet på seminar om skyteknologi på Kongsvinger 10. mars 2015: «Det er Datatilsynets utgangspunkt at det er mulig å oppnå godt personvern også i nettskyen så: Ja! Men det er alltid et "men" «15

16 Personopplysningsloven: Personopplysningsloven Basert på et EU-direktiv fra mao. dette direktivets minimumsregler gjelder i hele EU Behandlingsansvarlig (vi) MÅ ha reell kontroll med dataene som behandles i skyen Ingen sensitive personopplysninger i skyen Men dette betyr IKKE nei til skytjenester det betyr at vi må foreta konkrete og reelle vurderinger på riktig tidspunkt i prosessen 16

17 Tjenesteleverandør USA? Sverige? Sett med persondata: - navn - brukerid - epost - tilknytning - kjønn Hva skjer dersom vi legger til et par nye sett med opplysninger? Karakterer? Sykdomshistorikk? Irland? Norge? Underleverandør? Romania? Risikovurdering! India? Norge? Filippinene? Sverige? 17

18 Arkivloven: Saksdokumenter i forvaltningen skal arkiveres. Dette reguleres av Arkivlova av 1992 Formålet med loven er: 1) å ta vare på, og 2) gjøre tilgjengelig for ettertida (evigheten) Riksarkivet kom med uttalelse sept. -14 der de konkluderer at arkiv iht. arkivlova ikke kan lagres på servere som befinner seg utenfor Norges grenser. Setter begrensninger på valg av leverandør av arkivløsninger i det de må garantere lagre på norsk jord. 18

19 Patentloven Oppfinnelse søke patent: forskningsresultater Pl. 2 første ledd oppfinnelsen «er nye i forhold til hva som var kjent før patentsøknadens inngivelsesdag» Strenge krav til hemmelighold Har vi tilstrekkelig kontroll i skyen? «Forretningshemmeligheter»: Selvstendig vern i hemmelighold behov for sikre løsninger. «...Coca-Cola blandes ut i fra en hemmelig oppskrift som oppbevares i et godt sikret bankhvelv i Atlanta. Oppskriften er verdifull eiendom for The Coca-Cola Company» Annet? 19

20 Hvorfor engstelse? 1. Opplysninger om en person tilhører den enkelte! Grunnprinsippet er at vi bestemmer over oss selv og egne opplysninger! 20

21 21

22 2. Forskningsresultater. Vi forvalter verdier for samfunnet og fremtiden! 22

23 Konklusjon Skytjenester kan brukes men hver tjeneste må vurderes konkret! 23

24 Et eksempel på noe som ser ut til å gå bra IFI er iferd med å anskaffe en CRM-løsning via SuperOffice Her er det gjort arbeide i samråd med juristene på USIT Sannsynligvis kan det gjenbrukes en del herfra. Sikkert mest i.f.t. liknende løsninger men også mer generelt USIT har startet et fokus på gjenbruk og «organisatorisk læring» via seksjon for bruker- og oppdragsoppfølging 24

25 Hva med Office 365? MS Office på UiO i dag, er med som en del av en avtale som omfatter Windowslisenser og et knippe småprodukter. Vi har lisens på alt sammen for maskiner UiO eier, og ansatte kan også benytte dette på 1-2 private maskiner dersom de lover å bruke det til jobb Studenter kan benytte produktene dersom de bruker utstyr UiO eier (I hovedsak terminalstuer), eller ved å koble seg til de sentrale Windows terminalserverne. Sistnevnte betaler vi for på månedlig basis, basert på hvor mye studentene bruker det. Denne modellen har vi hatt gående i årevis og den fungerer ganske bra for de ansatte, men studentene vil gjerne ha dette på sitt eget utstyr Så lanserer Microsoft dette: 25

26 Office 365 for utdanning og Office Pro Plus Benefit for staff and students

27 Office 365 for utdanning i skole-norge så langt Universitetet i Tromsø Høgskolen i Narvik Høgskolen i Harstad Universitetet i Nordland Høgskolen i Nord-Trøndelag NTNU Høgskolen i Molde Høgskolen i Ålesund Høgskolen i Volda Høgskolen i Bergen Norges Handelshøyskole + AFF Universitetet i Stavanger Universitetet i Agder Høgskolen i Telemark Høgskolen i Buskerud/Vestfold Høgskolen i Oslo og Akershus Handelshøyskolen BI Norges Musikkhøgskole Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (ÅS inkl Vet høyskolen) Høyskolen på Lillehammer NLA høgskolene kommuner Over halvparten av fylkeskommunene Bedt om lisenser ikke i gang ennå: Samisk høyskole Høgskolen Stord Haugesund DMM Norges idrettshøyskole Høgskolen i Østfold Hærens krigsskole Hærens våpenskole Politihøyskolen Hva tas ibruk? 90% tar i bruk Exchange, Lync, Onedrive og Office. Sharepoint krever noe mer planlegging typisk brukt som hub, portal, nav etter pålogging

28 Hvorfor velges Office 365 i skole og utdanning?

29 29

30 30

31 Hva tenker vi så om dette? Gratis Office på inntil 5 egne enheter for både studenter og ansatte? Vanskelig å si nei takk Gratis ubegrenset lagring? Også vanskelig å si nei takk 70% av UH-sektoren har allerede koblet seg på. Faktisk er det bare UiO og UiB som ikke er over. UiB har annonsert at de skal, og har målsetning om lansering 1.juni. Hos oss vurderer vi nå dette for både studenter og ansatte. Det er da snakk om Office på inntil 5 egne enheter pluss OneDrive. Vi ser også på muligheten for å integrere online-versjonen av Office som en editor i UiOs publiseringsløsning Vortex. Om vi får det til betyr det at Office-filer kan redigeres direkte i nettleseren uten at man må bruke den «tykke klienten» man har installert på sin maskin. 31

32 Endelig beslutning er ikke tatt.. Men vi har uansett satt i gang en del aktiviteter for å kunne komme raskt opp om det blir besluttet å gå for dette Vi bygger noe felles understøttende infrastruktur i samarbeide med UiB i.f.m. føderasjonen som må settes opp med O365. De har målsetning om 1. juni, så den biten kommer forholdsvis raskt. Vi har på trappene et prosjekt for det hele som ledes av Gyda Kjekshus Problemstillinger vi vet om og må jobbe med: Med O365 får du alltid siste versjon av Office. Det betyr at integrasjoner med andre applikasjoner på UiO kan skape problemer. Mest sannsynlig må vi også kjøre parallellt med våre klassiske «lokale» installasjoner av Office for å ivareta dette Personvern, databehandleravtaler, reservasjonsrett/samtykkeerklæring er også temaer det jobbes med Men vi håper og tror at når en så stor del av UH-Norge allerede har koblet seg til, at det skal være mulig for UiO også. 32

33 Litt om «exit-strategi» Man liker å si at dersom noe er gratis på internett, så er det du som er produktet Hva gjør vi dersom de ulike «gratis» skyleverandørene konkluderer med at de nå sitter bredt nok i markedet til at de kan begynne å kreve penger? Det jobbes også aktivt med å bygge «vår sky» innenfor UH-Sektoren. Vi ser for oss en fremtid hvor en del tjenester er i den offentlige skyen, «public cloud», og en del er i sektorens sky, «community cloud». En kan da se for seg at dersom O365 skulle begynne å koste masse penger, så flytter vi alt sammen tilbake til UH-Skyen. Det er ikke sikkert vi klarer å levere en tjeneste som er helt lik O365 der, tross alt vanskelig å konkurrere med gigantiske multinasjonale selskaper, men vi kan likevel få til mye bra. Men en del leverandører vil rett og slett ikke tilby sine produkter på en slik måte at vi kan levere dem via vår sky. Adobe er foreløpig en av disse leverandørene. Da må vi tenke Foxit og Gimp.. IT-direktøren har en sesjon i morgen, hvor det gis mer informasjon om status på de ulike satsningene innenfor «UH-Skyen» 33

34 Spørsmål? Husk evaluering: 34