MØTEINNKALLING. Offentlig spørretime før møtet settes, jfr. reglementets 10. Ved behov for grupperom, bestilles dette av gruppeledere

Transkript

1 Ringerike kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: Kl. 16:00 Offentlig spørretime før møtet settes, jfr. reglementets 10. Ved behov for grupperom, bestilles dette av gruppeledere TEMAMØTE: Tiltak for økt gjennomføring i videregående skole (1 time) E 16 Skaret Hønefoss (30 min) Gyldig forfall meldes til sekretariatet, tlf , Kari e-post sek@ringerike.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksfremlegg med vedlegg i farger er tilgjengelig på kommunens internettsider. Vedlegg merket med (*) og lenker er tilleggsinformasjon og trykkes ikke i papirversjon. De foreligger på Ipad og kommunens internettsider. SAKSLISTE NR 9 Saksnr. 110/13 111/13 112/13 113/13 114/13 Arkivsaksnr. Tittel 13/3755 INTERPELLASJON FRA EINAR ZWAIG (SOL) - VENTILASJONSANLEGG PÅ TYRIBO 13/91 REFERATSAKER 13/1328 RÅDMANNENS MUNTLIGE ORIENTERING OM ØKONOMISTATUS OG MULIGE TILTAK FOR 2013 Side / TERTIALRAPPORT /3451 FINANSRAPPORT 2. TERTIAL

2 115/13 13/756 BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS - NY SELKAPSAVTALE /13 13/579 KONTROLLUTVALGET - PROTOKOLL NR. 6/ /13 13/3412 EVALUERING HELSE OG OMSORG /13 13/775 UTREDNING AV RINGERIKE KOMMUNES BYGNINGSAREAL (AREALPROSJEKTET) 119/13 13/322 OPPFØLGING AV ARBEIDET FRA TVERRPOLITISK KOMITE PROSESS, ARBEIDSFORM OG OPPFØLGING 120/13 13/3262 KOMMUNENS INNSATS FOR Å ØKE GJENNOMFØRING I VIDEREGÅENDE SKOLE /13 11/438 E16 SKARET - HØNEFOSS /13 13/113 RIDDERGÅRDEN /13 13/880 TONE BRÅTEN-ELLINGSEN - SØKNAD OM FRITAK FRA VERV /13 13/1708 HANNE LIEN - SØKNAD OM FRITAK FRA VERV /13 13/2722 ASBJØRN HOLTH - SØKNAD OM FRITAK FRA VERV /13 13/2916 PERMISJON FRA POLITISKE VERV ISABELLA TANGEN /13 13/3608 TOVE LØNNE - SØKNAD OM FRITAK FRA VERV 331 Ringerike kommune, KJELL B. HANSEN ORDFØRER

3 INTERPELLASJON FRA EINAR ZWAIG (SOL) - VENTILASJONSANLEGG PÅ TYRIBO Arkivsaksnr.: 13/3755 Saksnr.: 110/13 Arkiv: 614 H31 &29 Utvalg Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Vedlegg Interpellasjon fra Einar Zwaig, mottatt Side 3 av 332

4 Side 4 av 332

5 REFERATSAKER Arkivsaksnr.: 13/91 Saksnr.: 111/13 Arkiv: 033 &17 Utvalg Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Følgende saker tas til orientering: A KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL Brev til fylkesmannen, dat B «SAMMEN OM EN BEDRE KOMMUNE» - OMDØMMEDAG Notat fra rådmannen, dat C KLAGE PÅ REG.PLAN NR RV 7 SOKNA ØRGENVIKA Brev fra fylkesmannen, dat D TAKKEKORT FRA TROND HJERPSETH Side 5 av 332

6 Side 6 av 332

7 Side 7 av 332

8 Side 8 av 332

9 Side 9 av 332

10 RRef. B RINGERIKE KOMMUNE REF. B Notat Til: Fra: Kommunestyret rådmannen Kopi: Saknr. Løpenr. Arkivkode Dato 11/ / OMDØMMEDAG I FORBINDELSE MED PROSJEKTET "SAMMEN OM EN BEDRE KOMMUNE" I forbindelse med at Ringerike kommune deltar i prosjektet «Saman om ein betre kommune», arrangeres det en «omdømmedag» for de ansatte. Deltakere er enhetsledere og minst én ansatt fra hver enhet. Denne dagen skal være en inspirasjon for oss som jobber i, med og for kommunen. Det gjelder å fortelle de gode historiene om det å jobbe i kommunen. Så mye vi får til hver dag til tross for stram økonomi! Kommunestyret er hjertelig velkommen til å delta! Påmelding skjer via kompetanseportalen, som er en digital påmeldingstjeneste på kommunens intranett eller direkte til prosjektleder Astrid Ehrlinger, epost: astrid.ehrlinger@ringerike.kommune.no Deltagelse for kommunestyret er valgfritt. Ingen deltageravgift. Bakgrunn Prosjektet er et samarbeid mellom Kommunal- og regionaldepartementet, KS, LO kommune, YS kommune, Unio og Akademikerne. Det gis støtte til de lokale prosjektene som tar for seg noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren innenfor følgende hovedtemaer: Sykefravær, Kompetanse, Rekruttering, Heltid/deltid og Omdømme. Ringerike deltar i prosjektet under temaet omdømme, og bygger sitt prosjekt under den paraplyen. Prosjektet er et trepartssamarbeid, og både hovedtillitsvalgte, politikere og administrativ ledelse skal delta konstruktivt i utformingen av prosjektet og rapporteringen fra dette. Astrid Ehrlingern (miljøvernrådgiver) er prosjektleder. Økonomi/ressurser Rådmannen har satt av en 30% stilling som prosjektleder. Ringerike kommune får kr årlig i tre år fra Kommunal og regiondepartementet til prosjektet. Side 10 av 332

11 Side 11 av 332

12 Side 12 av 332

13 Side 13 av 332

14 Side 14 av 332

15 Side 15 av 332

16 KS sak /13 RÅDMANNENS MUNTLIGE ORIENTERING OM ØKONOMISTATUS OG MULIGE TILTAK FOR 2013 Vedtak: Rådmannens muntlige orientering om økonomistatus og mulige tiltak for 2013 tas til orientering. Behandling: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak: Rådmannens muntlige orientering om økonomistatus og mulige tiltak for 2013 tas til orientering. Side 16 av 332 Side 6 av 25

17 RÅDMANNENS MUNTLIGE ORIENTERING OM ØKONOMISTATUS OG MULIGE TILTAK FOR 2013 Arkivsaksnr.: 13/1328 Saksnr.: 125/13 112/13 Arkiv: 210 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Rådmannens muntlige orientering om økonomistatus tas til orientering. Side 17 av 332

18 KS sak /13 2. TERTIALRAPPORT 2013 Vedtak: Tertialrapport 2013 tas til orientering 2. Det foretas følgende budsjettregulering av investeringsmidler som utsettes til 2014: Redusert bruk av lån i 2013 kr : debet kr ,Utsettelse samlokalisering tekniske tjenester kr : kredit kr ,Utsettelse nytt SD-system vann kr : kredit kr ,Utsettelse nytt SD-system avløp kr : kredit kr ,Utsettelse Hovedplan vann kr : kredit kr ,Utsettelse Hovedplan avløp kr : kredit kr ,Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,- Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,3. Det foretas omdisponering av investeringsmidler som følger: a. Prosjekt 0005 Hallingby skole utbygging tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0040 Oppgradering skoler: debet kr , kredit kr ,81 b. Fra prosjekt 0167 Storløkka nye hovedvannledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0321 Hovedplan vann.: debet kr , kredit kr ,c. Prosjekt 0173 Elvekryssing Tippen tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0321 Hovedplan vann: Side 18 av 332 Side 7 av 25

19 debet kr , kredit kr ,57 d. Fra prosjekt 0181 Valhallveien omlegging avløpsledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr , kredit kr ,e. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0184 Krokenveien etappe 1 overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr 6 054, kredit kr 6 054,f. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0190 Utbedring akuttiltak kommunikasjon overføres til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr 3 484, kredit kr 3 484,g. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0203 Krokenveien etappe 2 VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,h. Prosjekt 0223 Gjenoppbygging Hønefoss kirke tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0141 Kirkebygg: debet kr 6 375, kredit kr 6 375,i. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0233 Øvre Hønengata VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,20 j. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0399 Basseng Sokna basseng nr 2 overføres til prosjekt 0321 Hovedplan vann: debet kr , kredit kr ,Behandling: Ordfører foreslo voteringsrekkefølge som ble enstemmig vedtatt. Avstemming: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Forslag til vedtak: Tertialrapport 2013 tas til orientering 2. Det foretas følgende budsjettregulering av investeringsmidler som utsettes til 2014: Side 19 av 332 Side 8 av 25

20 Redusert bruk av lån i 2013 kr : debet kr ,- Utsettelse samlokalisering tekniske tjenester kr : kredit kr ,- Utsettelse nytt SD-system vann kr : kredit kr ,- Utsettelse nytt SD-system avløp kr : kredit kr ,- Utsettelse Hovedplan vann kr : kredit kr ,- Utsettelse Hovedplan avløp kr : kredit kr ,- Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,- Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,- 3. Det foretas omdisponering av investeringsmidler som følger: a. Prosjekt 0005 Hallingby skole utbygging tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0040 Oppgradering skoler: debet kr , kredit kr ,81 b. Fra prosjekt 0167 Storløkka nye hovedvannledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0321 Hovedplan vann.: debet kr , kredit kr ,- c. Prosjekt 0173 Elvekryssing Tippen tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0321 Hovedplan vann: debet kr , kredit kr ,57 d. Fra prosjekt 0181 Valhallveien omlegging avløpsledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr , kredit kr ,- e. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0184 Krokenveien etappe 1 overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr 6 054, kredit kr 6 054,- Side 20 av 332 Side 9 av 25

21 f. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0190 Utbedring akuttiltak kommunikasjon overføres til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr 3 484, kredit kr 3 484,- g. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0203 Krokenveien etappe 2 VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,- h. Prosjekt 0223 Gjenoppbygging Hønefoss kirke tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0141 Kirkebygg: debet kr 6 375, kredit kr 6 375,- i. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0233 Øvre Hønengata VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,20 j. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0399 Basseng Sokna basseng nr 2 overføres til prosjekt 0321 Hovedplan vann: debet kr , kredit kr ,- Side 21 av 332 Side 10 av 25

22 2. TERTIALRAPPORT 2013 Arkivsaksnr.: 13/3450 Saksnr.: 126/13 113/13 Arkiv: 210 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Tertialrapport 2013 tas til orientering 2. Det foretas følgende budsjettregulering av investeringsmidler som utsettes til 2014: Redusert bruk av lån i 2013 kr : debet kr ,Utsettelse samlokalisering tekniske tjenester kr : kredit kr ,Utsettelse nytt SD-system vann kr : kredit kr ,Utsettelse nytt SD-system avløp kr : kredit kr ,Utsettelse Hovedplan vann kr : kredit kr ,Utsettelse Hovedplan avløp kr : kredit kr ,Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,- Utsettelse Fellesprosjekter VA Hønefoss kr : kredit kr ,3. Det foretas omdisponering av investeringsmidler som følger: a. Prosjekt 0005 Hallingby skole utbygging tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0040 Oppgradering skoler: debet kr , kredit kr ,81 b. Fra prosjekt 0167 Storløkka nye hovedvannledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0321 Hovedplan vann.: debet kr , kredit kr ,- Side 22 av 332

23 Sak 113/13 s. 2 c. Prosjekt 0173 Elvekryssing Tippen tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0321 Hovedplan vann: debet kr , kredit kr ,57 d. Fra prosjekt 0181 Valhallveien omlegging avløpsledninger overføres gjenstående budsjettmidler til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr , kredit kr ,e. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0184 Krokenveien etappe 1 overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr 6 054, kredit kr 6 054,f. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0190 Utbedring akuttiltak kommunikasjon overføres til prosjekt 0364 Hovedplan avløp: debet kr 3 484, kredit kr 3 484,g. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0203 Krokenveien etappe 2 VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,h. Prosjekt 0223 Gjenoppbygging Hønefoss kirke tilføres budsjettmidler fra prosjekt 0141 Kirkebygg: debet kr 6 375, kredit kr 6 375,i. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0233 Øvre Hønengata VA-ledninger overføres til prosjekt 0199 Fellesprosjekter VA Hønefoss: debet kr , kredit kr ,20 j. Gjenstående bevilgning for prosjekt 0399 Basseng Sokna basseng nr 2 overføres til prosjekt 0321 Hovedplan vann: debet kr , kredit kr ,- Sammendrag Saken gjelder fremleggelse av rapport for 2. tertial 2013 og forslag til budsjettreguleringer som følge av økonomisk stilling per 2.tertial og oppståtte saker. Hovedfunn i rapporten er at prognosen tilsier at kommunen vil bruke om lag 29 mill. kroner mer enn budsjett i Side 23 av 332

24 Sak 113/13 s. 3 Innledning / bakgrunn Det rapporteres månedlig til Formannskap og Kommunestyret om den økonomiske utviklingen i Månedsrapportene er kortere sammenfatning av status, mens det etter hvert tertial skal fremlegges en mer omfattende rapport. Beskrivelse av saken Prognosen 2. tertial indikerer at kommunen vil bruke rundt 29,3 mill. kroner mer enn budsjettert i Det er en negativ endring på 17 mill. kroner fra forrige månedsrapport. Det er lagt inn en forventning om 10 mill. kroner mindre skatteinntekter enn budsjettert og et anslag på sosialhjelpsutbetalinger som ligger 4 mill. kroner høyere enn i forrige rapport. Beløp i hele tusen kroner Sum frie disponible inntekter (Rammeområde 8) Sum nettofinansutgifter (Rammeområde 9) Sum til fordeling drift til rammeområdene 0-7 Sum forbruk drift rammeområdene 0-7 Mer /mindreforbruk Regnskap til og med aug 2012 Årsavvik Regnskap Prognose Prognose Avvik i Årsbudsjett forrige rapport hittil 2013 Årsregnskap Årsavvik % (pr juli) % % % % Driftsområdene (rammeområdene 0 7) som melder om merforbruk i forhold til budsjett på 12,6 mill. kroner som er en forverring på ca 7 mill. kroner fra forrige månedsrapport, knyttet til de to største områdene helse og omsorg og oppvekst og kultur. De største avvikene finner vi nå innenfor følgende områder: Helse og omsorg melder om et merforbruk på 12 mill. kroner knyttet til kjøp av institusjonsplasser, utfordringer med å oppnå ønsket økonomisk effekt på vedtatte tiltak og økende utbetalinger til sosialhjelp. Oppvekst og kultur har tidligere meldt om mindreforbruk på 1-2 mill. kroner. Dette er nå snudd til et merforbruk på 0,6 mill. kroner i denne prognosen. Skolene melder om større utgifter inn i nytt skoleår enn først antatt, men det er igangsatt arbeid for å søke å redusere avviket som nå har oppstått for å komme i balanse. Noen av tiltakene som gjennomføres for å komme i budsjettbalanse er: Målrettet arbeid for lavere sykefravær Stillinger holdes vakante så lange det er forsvarlig ved langtidsfravær og permisjoner Forsiktig bruk av vikarer ved sykdom i arbeidsgiverperioden Fortløpende gjennomgang av turnusplaner Kommunens regnskap viser at det gjenstår 21,2 mill. kroner å nedbetale av tidligere års underskudd. Gitt denne prognosen vil det ikke være mulig å nedbetale akkumulert underskudd i Side 24 av 332

25 Sak 113/13 s. 4 Budsjett 2013 inneholder definerte innsparingskrav på 20 mill. kroner. Mange av tiltakene er gjennomført og vil gi varige reduksjoner i driftsutgiftene i tiden fremover. Det er imidlertid avdekket utfordringer med å oppnå de økonomiske målene for enkelte av tiltakene innenfor helsesektoren spesielt. Nærmere status om de enkelte tiltakene presenteres i vedlagt rapport. Beløp i hele tusen kroner Regnskap til og med aug Folkev. styringsorg 1. Rådm. strat. tiltak 2. Støtteenheter adm. 3. Oppvekst og kultur 4. Helse og omsorg 5. Tekniske områder 7. Avsetninger Sum forbruk rammeområdene 0-7 Årsavvik Regnskap Prognose Prognose Avvik i Årsbudsjett forrige rapport hittil 2013 Årsregnskap Årsavvik % (pr juli) % -2 % 0% 0% -2 % 0% 0% % Driftsoversikten viser avvik hovedsakelig innenfor helse og omsorg, og kun mindre avvik hos de øvrige driftsområdene. Økonomiske forhold Tertialrapporten har ingen økonomiske konsekvenser i seg selv. Det foreslås korrigering av investeringsbudsjettet som ikke endrer budsjettert resultat, men som endrer budsjettert investeringstakt og bruk av lånemidler. Rådmannens vurdering Det leveres mange gode tjenester til Ringerikes befolkning. Kommunen har ansvaret for å forvalte et budsjett på nesten 1,9 milliarder kroner. Det er mange forutsetninger og valg som er gjort når planer ble lagt høsten Det driftes godt ute i enhetene og rammer som er gitt overholdes i stor grad. Rådmannen ser imidlertid med bekymring på årsprognosen som legges frem i rapporten for 2. tertial. Vi har møtt på store utfordringer både på utgifts- og inntektssiden som ikke er tatt høyde for i årets budsjett. Dette vises nå med et sannsynlig merforbruk i år på rundt 29 mill. kroner. Det tilsvarer et avvik på ca 1,5 % i forhold til driftsinntektene våre, og vil gjøre det vanskelig å nedbetale tidligere års akkumulerte underskudd. Det krever nå hardt arbeid og stort økonomisk fokus resten av året for å endre på kostnadsbilde i prognosen og komme så nær budsjettbalanse som mulig. Et bevisst arbeid med reduksjon av sykefravær ser ut til å bære frukter. Sammenlignet med 2012 har vi et fallende sykefravær i 2. kvartal, og det opprettholdes fortsatt stort fokus på økt nærvær og mindre fravær. I tillegg konstaterer vi at lønnsoppgjøret i år ble moderat og noe lavere enn antatt i budsjettet for Etter flere år med stramme budsjetter og gjennomførte innsparingstiltak ser vi nå at Ringerike kommune har mindre forskjeller mot gjennomsnittstall i KOSTRA. Det antyder at det nå er mer utfordrende å finne enkle tiltak for å få ned kostnadene, og at det i større grad må tenkes nytt og langsiktig for å få en strømlinjet organisasjon som kan levere kvalitet Side 25 av 332

26 Sak 113/13 s. 5 i tjenestene til kommunens innbyggere innenfor de økonomiske rammer som finnes. Også i 2013 gjennomføres det innsparingstiltak som er beskrevet i handlingsprogrammet/ budsjettdokumentet. Enkelte av tiltakene har vist seg å få forsinket eller mindre økonomisk effekt enn først antatt. Noe av utfordringene kommer av sykdom i nøkkelstillinger og at det nå er en slankere organisasjon enn tidligere som skal håndtere mange prosjekter på en gang. Dette, kombinert med et sterkt press og fokus på nedskjæringer over flere år, gjør noe med gjennomføringskraften i alle ledd av organisasjonen. Det skjer mye positivt i Ringerike og det må vi bygge videre på. Velge å ha fokus på det vi gjør bra for å få mer av det. Det vil føre oss til forbedringer på alle felt og sørge for at innbyggerne fremdeles opplever et godt tjenestetilbud. Vedlegg 2. Tertialrapport 2013 Lenker Vedlegg med stjerne og lenker er tilleggsinformasjon og trykkes ikke i papirversjon. De foreligger på Ipad og kommunens internettsider. Kontakt servicetorget ved behov for papirutskrift. Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann saksbehandler: Roger Mathiesen Side 26 av 332

27 Ringerike kommune 2. Tertialrapport august 2013 Side 27 av 332

28 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Innhold 1. Innledning Samlet økonomisk oversikt med hovedtrekk i utviklingen... 3 Interkommunalt samarbeid... 4 Lønnsoppgjøret Usikkerhet rundt pensjonsutgiftene til KLP... 4 Sentrale inntekter RiK (RingeriksKraft AS) utbyttetildeling... 5 Usikkerhetsfaktorer ved årets slutt Mål og delmål for Handlingsprogramperioden og budsjettåret Økonomisk oversikt rammeområdene... 9 Økonomiske oversikter med kommentarer for de enkelte områdene: Status innsparingstiltak Bemanningsoversikt pr måned Utvikling i sykefravær Status investeringsprosjekter Side 28 av 332

29 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Innledning Tertialrapporten skal gi et overordnet bilde av kommunens drift i forhold til de planer og rammer som er satt for driftsåret. Mye dreier seg om økonomiske nøkkeltall, men også status på nærvær/ sykefravær, bemanningsutvikling, investeringsprosjekter og tjenesteproduksjon blir beskrevet i denne rapporten. Ringerike kommune har et budsjett i 2013 med mill. kroner i driftsinntekter. Det er mange valg som skal tas i bygging av et budsjett, og det vil alltid oppstå uforutsette hendelser i løpet av driftsåret både positivt og negativt. Et avvik på 1 % vil utgjøre 19 mill. kroner og svingninger innenfor +/- 1 % vil ikke være unormalt. Årsprognosen som her legges frem er utarbeidet på grunnlag av regnskapstall pr samt den viten man i dag har om fremtidig utvikling og utfordringer frem til Samtlige enhetsleder i kommunen med budsjettansvar, har sammen med sine ledere og økonomirådgivere, utviklet en velfundert prognose som tar høyde for de forventninger man har til driften fremover og effekten av iverksatte tiltak. Endelig prognose er fremlagt og godkjent av økonomisjef og rådmannen. Det må imidlertid tas høyde for at uforutsette hendelser og regnskapstekniske disposisjoner ved årets slutt kan få uforutsett resultateffekt både positivt og negativt i forhold til prognosen. 2. Samlet økonomisk oversikt med hovedtrekk i utviklingen Prognosen 2. tertial indikerer at kommunen vil bruke rundt 29,3 mill. kroner mer enn budsjettert i Det er en negativ endring på 17 mill. kroner fra forrige månedsrapport. Det er lagt inn en forventning om 10 mill. kroner mindre skatteinntekter enn budsjettert og et anslag på sosialhjelpsutbetalinger som ligger 4 mill. kroner høyere enn i forrige rapport. Beløp i hele tusen kroner Sum frie disponible inntekter (Rammeområde 8) Sum nettofinansutgifter (Rammeområde 9) Sum til fordeling drift til rammeområdene 0-7 Sum forbruk drift rammeområdene 0-7 Mer /mindreforbruk Regnskap til og med aug 2012 Årsavvik Regnskap Prognose Prognose Avvik i Årsbudsjett forrige rapport hittil 2013 Årsregnskap Årsavvik % (pr juli) % % % % Driftsområdene (rammeområdene 0 7) som melder om merforbruk i forhold til budsjett på 12,6 mill. kroner som er en forverring på ca 7 mill. kroner fra forrige månedsrapport, knyttet til de to største områdene helse og omsorg og oppvekst og kultur. De største avvikene finner vi nå innenfor følgende områder: 3 Side 29 av 332

30 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Helse og omsorg melder om et merforbruk på 12 mill. kroner knyttet til kjøp av institusjonsplasser, utfordringer med å oppnå ønsket økonomisk effekt på vedtatte tiltak og økende utbetalinger til sosialhjelp. Oppvekst og kultur har tidligere meldt om mindreforbruk på 1-2 mill. kroner. Dette er nå snudd til et merforbruk på 0,6 mill. kroner i denne prognosen. Skolene melder om større utgifter inn i nytt skoleår enn først antatt, men det er igangsatt arbeid for å søke å redusere avviket som nå har oppstått for å komme i balanse. Noen av tiltakene som gjennomføres for å komme i budsjettbalanse er: Målrettet arbeid for lavere sykefravær Stillinger holdes vakante så lange det er forsvarlig ved langtidsfravær og permisjoner Forsiktig bruk av vikarer ved sykdom i arbeidsgiverperioden Fortløpende gjennomgang av turnusplaner Kommunens regnskap viser at det gjenstår 21,2 mill. kroner å nedbetale av tidligere års underskudd. Gitt denne prognosen vil det ikke være mulig å nedbetale akkumulert underskudd i Budsjett 2013 inneholder definerte innsparingskrav på 20 mill. kroner. Mange av tiltakene er gjennomført og vil gi varige reduksjoner i driftsutgiftene i tiden fremover. Det er imidlertid avdekket utfordringer med å oppnå de økonomiske målene for enkelte av tiltakene innenfor helsesektoren spesielt. Nærmere status om de enkelte tiltakene presenteres lenger ut i denne rapporten. Interkommunalt samarbeid Rådmannen har startet en dialog med nabokommuner om mulig interkommunalt samarbeid innen IT. Bakgrunnen er i første omgang felles drift av nytt økonomisystem og samarbeid om døgnvakt knyttet til elektronisk meldingsutveksling. Et samarbeid kan i tillegg til økonomiske effekter også bidra til større og mer robuste fagmiljøer (positivt ved rekruttering) og at kommunene står sterkere ved nyanskaffelser og dialog med leverandører. Et økt IT-samarbeid legger også til rette for mulig samarbeid inne for eksempel fellesadministrative tjenester (fakturaflyt, økonomi/regnskap mv) hvor tjenestene kan håndteres ett sted på vegne av alle kommunene. Lønnsoppgjøret 2013 Partene i lønnsoppgjøret ble enige om en moderat lønnsvekst i Budsjettet til Ringerike kommune legger opp til en høyere lønnsvekst enn det som er fremforhandlet. Effekten av dette (ca 15 mill. kroner) er innbakt i årsprognosen som legges frem i denne rapporten. Usikkerhet rundt pensjonsutgiftene til KLP Ringerike kommune mottar i september hvert år reguleringspremien fra KLP. Størrelsen på denne avhenger av utfallet på årets lønnsoppgjør og reguleringen av grunnbeløpet i folketrygden (G). Etter nyttår kommer aktuarberegningen som viser pensjonskostnaden som skal regnskapsføres. Det vil alltid knytte seg noe usikkerhet til tallene frem til denne beregningen foreligger. 4 Side 30 av 332

31 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Sentrale inntekter 2013 Budsjett 2013 legger opp til noe høyere skatteinntekter og effekt av skatteutgjevning enn det departementet og KS har antydet i sine prognoser. Tidligere års erfaringer tilsier at prognosene fra disse aktørene har vært noe forsiktige. Ringerike kommune har budsjettert med 646 mill. kroner i skatt på inntekt og formue, og skattetall til og med juli antyder at det vil bli et negativt avvik på mill. kroner. Rammetilskudd og skatteutjevning er budsjettert med 687 mill. kroner og beregningsmodellen til KS viser foreløpig at kommunens anslag vil treffe godt. Årsprognosen for sentrale inntekter legges med et negativt avvik på 10 mill. kroner i denne rapporten. Det er fremdeles to store skattemåneder igjen (september og november) før vi kan konkludere endelig på et eventuelt avvik. I tillegg vil kommunen ikke få svar på endelige inntekter gjennom skatteutgjevningen før i januar Det er imidlertid en sterk tendens som viser at Ringerike må forberede seg på at skatteinntektene blir noe lavere enn budsjettert dette året. RiK (RingeriksKraft AS) utbyttetildeling Generalforsamlingen i RiK har vedtatt et utbytte som sikrer Ringerike kommune en inntekt på 8,8 mill. kroner i år. Kommunens budsjett legger opp til en inntekt på 15 mill. kroner. Det gir et negativt avvik på 6,2 mill. kroner som er hensyntatt i årsprognosen som her legges frem. Usikkerhetsfaktorer ved årets slutt Det må tas høyde for følgende usikkerhetsfaktorer ved årets slutt som ikke kan fanges opp i en prognose som nå er laget. Disse faktorene kan påvirke det regnskapsmessige resultatet for 2013 både positivt og negativt: Årsavslutningen Regnskapstekniske disposisjoner kan få uforutsett resultateffekt både positivt og negativt i forhold til prognosen. Oppgjør prosjektmidler Overføring av prosjektmidler innen drift til bundne fond. Enkelte utgifter og inntekter kan være utelatt fra prognosen. Aktuarberegning pensjon januar. Endelige tall for skatteinntekter m/ skatteutgjevning foreligger ikke før i januar. 5 Side 31 av 332

32 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Mål og delmål for Handlingsprogramperioden og budsjettåret 2013 Det er vedtatt overordnede mål som skal prege perioden frem mot Delmål er skissert for budsjettåret Det er ingen tvil om at budsjettmålet er det viktigste målet, og alle andre mål må ses i lys av dette. Rådmannen er av den oppfatning at det er viktig å ha noen kvalitative og kvantitative mål som viser retning på arbeidet. Det arbeidet som skal gjøres er et langsiktig arbeid, og full måloppnåelse kommer først i slutten av perioden. Mål innen En økonomi i balanse og økonomisk handlefrihet. Ut av ROBEK. 2. Tilrettelegge for økt befolkningsvekst Delmål 2013 Tilbakebetale 21,2 mill. kroner av tidligere års akkumulerte merforbruk, og sette av 9,3 mill. kroner til disposisjonsfond. Ha nok barnehageplasser til å oppfylle barnehagelovens krav, og på sikt øke antallet ut over dette. Arbeide med kommuneplanen for å legge til rette for: - Effektiv arealplanlegging - Befolkningsvekst - Styrket næringsgrunnlag 3. Bedret folkehelse - Samsvar mellom antall mobbesaker som skolene jobber med og forekomsten av mobbing i elevrapportene - System for tidlig å oppdage barn med spesielle behov og risiko for skjevutvikling er etablert - Antall hoftebrudd reduseres med 30 % innen 2016 Status 2. tertial Økonomisk prognose for 2013 viser at det vil bli utfordrende å nå målet om 30,5 millioner i år. - Ringerike kommune gir alle som har rett til barnehageplass, etter 12a i Barnehageloven, plass i barnehage. - Oppstart av Prosjekt barnehageutbygging starter høst 2013, prosjektet vil utrede behov og plassering på kort og lang sikt. - Kommunal planstrategi er vedtatt. - Planprogram er vedtatt. - Frist for innspill til kommuneplanen var Forekomst av mobbing i elevundersøkelsen er redusert og antall enkeltvedtak øker skoleåret Systemrutinen for å oppdage barn med spesielle behov og risiko for skjevutvikling er under etablering. Det arbeides parallelt med prosjekter for tidlig intervensjon både i form av fagteam i barnehager og 4 år Trygg og klar og 4 årskontrollen. - Barnehager og SFO vil fortsette å arbeide med LØFT, og det vil gjennomføres LØFT- kurs for foreldre. Ringerike kommune samarbeider med Adferd sentret 6 Side 32 av 332

33 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Ringerike kommune skal bli en av de 3 beste kommunene i Norge på omdømme, service og kommunikasjon Få status på befolkningens oppfatning av Ringerikes tjeneste- og samfunnstilbud, innbyggerundersøkelsen. Være blant de 10 beste kommunene på service og omdømme for å sertifisere TIBIR veiledere(tidlig innsats for barn i risiko). -Tiltak «strøsand» iverksettes også denne vinteren. Det deles ut strøsand til eldre, og hjemmetjenesten bidrar til å unngå glatte inngangspartier. - Det foregår rydding på kommunens hjemmesider slik at informasjonen skal bli lettere tilgjengelig for brukerne. - Gjennom lørdagsannonsen i Ringerikes Blad fokuseres det ukentlig på en positiv nyhet «Ukas Opptur». - Kulturendring gjennom etablering av TÆL hvor det er fokus på at den enkelte ansatte skal være Tydelig, Ærlig og Løsningsvillig overfor den enkelte innbygger. Langsiktige strategier som skal legges til grunn for å nå målene Full måloppnåelse kan først nås i slutten av perioden. For å holde trykk og fokus på omstillingsarbeidet er det viktig at det er noen langsiktige strategier som ligger fast og som ikke fravikes. Alle innsparingstiltak som gjennomføres i denne perioden skal forankres i en eller flere strategier. Merkevarebygging og identitetsbygging Et godt omdømme er en forutsetning for å nå de målene vi har satt oss. Det blir viktig å markedsføre og selge «varen» Ringerike kommune. Denne strategien er en forutsetning for å nå mange av målene som er satt for perioden. Ringerike kommune er deltakere i KS sitt prosjekt Saman om ein betre kommune, der service og omdømme står sentralt. Ringerike kommune har søkt om å bli den neste kommunen som huser en SOS barneby i Norge. Det er stort behov for kvalifiserte fosterhjem som vedvarer. SOS barnebyer står for et tilbud til barnas beste og er spesielt utviklet for å ta imot søsken. Vårt mål er å ivareta barn med særlige behov i egen kommune og etablere et kompetansesenter for foreldreveiledning. I tillegg til å være et godt barnevernfaglig tilbud vil etablering gi kommunen nye arbeidsplasser og godt omdømme. 7 Side 33 av 332

34 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Økonomisk prioritering og prosessgjennomgang av alle tjenestene Det må kontinuerlig foretas en stram prioritering mellom de ulike tjenestene, og hvilket nivå de skal ligge på. Lovpålagte/ikke lovpålagte tjenester vurderes. Arbeidsprosesser gjennomgås med tanke på at ressursene skal brukes mest mulig optimalt og gi best mulig resultatutnyttelse. Det er viktig å kartlegge prosessene fremfor den enkelte tjeneste. Prosessene involverer ofte flere tjenester, og det er ofte i overgangen mellom ulike tjenester at rutiner kan svikte og effekten reduseres. I 2013 har vi startet med en systematisk gjennomgang av arbeidsprosesser knyttet til sykelønnsrefusjon og fakturabehandling med den hensikt å redusere lønnskostnadene knyttet til dette. Uønsket deltid er en annen problemstilling som er trukket frem. Vi starter med Pleie- og omsorgstjenesten, der dette er mest vanlig. Reduksjon av uønsket deltid vil kunne resultere i redusert sykefravær og bedre kvalitet på tjenestetilbudet. Redusert volum og kvalitet gjennom nedbemanning er ett av de viktigste verktøyene innenfor denne strategien. Arealbruk og struktur Tjenester gjennomgås med tanke på å oppnå en best mulig utnyttelse av ressursene. Dette innebærer en gjennomgang av struktur og arealbruk av alle kommunens tjenesteområder og bygninger med tanke på å finne en struktur og en arealbruk som er mest mulig effektiv, men som samtidig ivaretar innbyggernes behov. Det foreligger en rapport fra Holthe consulting og KPMG med anbefalinger. Rapporten behandles politisk oktober Frivillighet Frivillighet kan aldri erstatte kommunale tjenester, men det kan være et godt supplement til de kommunale tjenestene. Det tilstrebes økt bruk av frivillighet i løpet av handlingsprogram-perioden. Det er opprettet en frivillighetskontakt i hver sektor som har ansvaret for å koordinere og utvikle samspillet med de frivillige. Inntektssiden Det må sikres at kommunen utnytter eksisterende inntektsmuligheter maksimalt. Interkommunale avtaler gjennomgås og reforhandles. Refusjonsordninger som refusjon for ressurskrevende brukere og sykelønn må kontinuerlig være i fokus med tanke på full måloppnåelse i forhold til hva vi har krav på. 8 Side 34 av 332

35 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Eiermelding og eierstrategi utarbeides slik at vi sikrer at vi er profesjonelle eiere som forvalter ressursene til beste for innbyggerne. 4. Økonomisk oversikt rammeområdene Beløp i hele tusen kroner Regnskap til og med aug Folkev. styringsorg 1. Rådm. strat. tiltak 2. Støtteenheter adm. 3. Oppvekst og kultur 4. Helse og omsorg 5. Tekniske områder 7. Avsetninger Sum forbruk rammeområdene 0-7 Årsavvik Regnskap Prognose Prognose Avvik i Årsbudsjett forrige rapport hittil 2013 Årsregnskap Årsavvik % (pr juli) % -2 % 0% 0% -2 % 0% 0% % Hovedoversikten viser avvik hovedsakelig innenfor helse og omsorg, og kun mindre avvik hos de øvrige driftsområdene. Økonomiske oversikter med kommentarer for de enkelte områdene: (alle tall i 1000) 0 Folkevalgte styringsorganer Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % 0 Driftsresultat % 0 Driftsutgifter % -26 Driftsinntekter % 27 Finansresultat % 0 Finansutgifter Finansinntekter Rammeområde 0, folkevalgte styringsorganer, viser ingen avvik i forhold til budsjett. Det foreligger ingen opplysninger pr 2. tertial som skulle tilsi store avvik på dette området. 9 Side 35 av 332

36 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Rådm ann, strategiske tiltak Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % % -169 Driftsutgifter % -375 Driftsinntekter % % 0 Driftsresultat Finansresultat Finansutgifter Finansinntekter Område 1, rådmann/ strategiske tiltak, melder om et merforbruk på 0,3 mill. kroner. Det ligger et innsparingskrav på 1,35 mill. kroner i budsjettet for rådmannens område, og størstedelen av dette vil håndteres i 2013 blant annet ved at to stillinger holdes vakante. Rammeområde 1 og 2 er samlet pålagt et omstillingskrav på til sammen 4,5 mill. kroner i budsjettet for Det jobbes med å finne gode løsninger for en varig reduksjon i stab og støtteenhetene og mye er allerede gjennomført. Konsulenttjenester og kjøp fra eksterne i forbindelse med utredningsoppdrag har blitt noe høyere enn budsjettert. Ubrukte budsjettmidler til kompetanseutvikling holdes tilbake og dekker mesteparten av dette merforbruket. 2 Støtteenheter adm Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % -583 Driftsresultat % -81 Driftsutgifter % Driftsinntekter % % % % -500 Finansresultat Finansutgifter Finansinntekter Rammeområde 2, støtteenheter administrasjon, antyder denne gangen et mindreforbruk på 0,2 mill. kroner. Det er en positiv endring på 0,8 mill. kroner fra forrige rapport og skyldes i hovedsak endringer hos IT-avdelingen og Kommuneadvokatkontoret. Tiltak for å redusere 10 årsverk (innenfor område 1 og 2) er langt på vei gjennomført, og det jobbes for å finne gode varige løsninger. Økonomienheten Økonomienheten omfatter avdelingene for regnskap, budsjett og analyse og skatt og avgift. Enheten melder om et mindreforbruk i forhold til budsjett på 0,8 mill. kroner ved at vakante stillinger ikke besettes. 10 Side 36 av 332

37 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Forvaltning og drift Forvaltning og drift omfatter utgifter til administrasjon av folkevalgte, fellesutgifter og fellesadministrasjon. Enheten melder om et merforbruk på 1,4 mill. kroner. Det meste av dette er knyttet til høyere pasientskadeerstatninger enn budsjettert og merutgifter i forbindelse med valget. Organisasjon- og personalenheten Organisasjon- og personalenheten omfatter personalavdelingen, HMS-arbeid og frikjøp av tillitsvalgte. Enheten melder en prognose med merforbruk på 1 mill. kroner i forhold til budsjett. Det har vist seg utfordrende å gjennomføre innsparingstiltak, men noe er løst ved å ikke sette inn vikarer ved langtidsfravær. IT-enheten IT Enheten melder et positivt avvik på om lag 0,5 mill. kroner som følge av at en stilling er holdt vakant. Enheten har flere store prosjekter på gang og har bland annet det tekniske ansvaret for innføring av nytt virksomhetsstyringssystem for Ringerike, Hole, Modum, Krødsherad og Sigdal kommuner. Kommuneadvokaten og overformynderiet Kommuneadvokatkontoret antyder en forbedring fra forrige rapport på om lag 0,5 mill. kroner som skyldes vakante stillinger og at man har brukt mindre ekstern bistand enn antatt. 3 Oppvekst og kultur Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % Driftsresultat % Driftsutgifter % -337 Driftsinntekter % % % % 0 Finansresultat Finansutgifter Finansinntekter Område 3, oppvekst og kultur, viser et merforbruk på 0,6 mill. kroner i forhold til budsjett. Det er en negativ endring på 2,3 mill. kroner fra forrige månedsrapport innenfor skole, SFO og Læringssenteret for voksne. Skole og SFO Skoleåret 2013/2014 startet i august og kostnadene ser ut til å bli noe høyere enn tidligere antatt. Utgifter til vikarer ved kortidsfravær, behovet for lærere og utgifter til forsterkede tiltak påvirker alle prognosen som nå er laget. Et moderat lønnsoppgjør må brukes til å dekke inn dette. 11 Side 37 av 332

38 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Det er færre barn som benytter SFO tilbudet enn antatt og inntektene er dermed noe lavere enn budsjettert. Noen tilpasninger blir gjort i forhold til bemanning, innenfor de normer som er satt, for å redusere kostnadene. Læringssenteret for voksne Læringssenteret for voksne har noe høyere inntekter enn budsjettert knyttet til norsk for fremmedspråklige og viser et mindreforbruk på 1,4 mill. kroner. Det er 0,6 mill. kroner lavere enn antatt i forrige månedsrapport. Kommunale barnehager Prognosen viser noe mindreforbruk knyttet til et moderat lønnsoppgjør, men ingen store utslag, og driften ser ut til å stemme godt med budsjettplanene. Utfordringene de siste par årene har knyttet seg til spesielle tiltak for barn med spesielle behov, og det ble i budsjett 2013 lagt inn noe økning i midler til dette. Ikke- kommunale barnehager Tilskudd til private barnehager vil bli noe høyere enn budsjettert. Avregning av tilskudd 2012 viser at det må etterbetales ca 2,8 mill. kroner til de private barnehagene, og 1,6 mill. kroner vil ikke kunne dekkes fra avsatte budsjettmidler. Kulturtjenesten Kulturtjenesten meler om et sannsynlig merforbruk på 0,2 mill knyttet til budsjetterte inntekter ved kulturskolen som viser seg vanskelige å oppnå. Biliotek, tilskudd til lag og foreninger og andre poster melder om små eller ingen avvik i forhold til budsjett. PPT Melder om et mindreforbruk på 0,4 mill. kroner. Oppdragsmengden har vært stor i løpet av året og en vakant stilling ble først besatt etter sommeren. Det har ført til lavere lønnsutgifter enn budsjettert, men også noe ekstra kostnader knyttet til kjøp av tjenester. Også vært noe langtidssykdom som ikke har vært erstattet fullt ut med vikar. 4 Helse og om sorg Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % Driftsresultat % Driftsutgifter % Driftsinntekter % % % % 69 Finansresultat Finansutgifter Finansinntekter 12 Side 38 av 332

39 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Helse og omsorg, område 4, melder om et merforbruk på 12 mill. kroner. Det er 5,5 mill. kroner mer enn det som ble meldt i forrige månedsrapport. Økningen skyldes oppjustert prognose på sosialhjelpsutbetalinger, økte utgifter til tiltak innenfor barnevern og fortsatt stort behov for kjøp av eksterne institusjonsplasser. Dette er det største driftsområdet i kommunen. Mange av sparetiltakene i årets budsjett treffer naturlig nok dette området. Tiltak spesielt innen tildelingspraksis og praktisk bistand viser seg å være utfordrende å hente kortsiktige økonomiske effekter på, og dette er noe av grunnen til at det antydes et merforbruk. Ringerike kommune har i det interkommunale legevaktsamarbeidet søkt Helsedirektoratet og fått innvilget penger til etablering av øyeblikkelig hjelpplasser i løpet av høsten Dette er korttidsplasser som skal redusere sykehusinnleggelser. Plassene vil sannsynligvis også bidra til å redusere presset på kommunale institusjonsplasser. Helse og velferd Det leveres tjenester til rus og psykiatri, barnevern, krisesenter, transittmottak, helsestasjonstjenester og tiltak for barn og unge. Så langt i år har det vært noen vakante stillinger som ikke har blitt fylt på grunn av mangel på søkere eller for å innfri sparetiltak. I tillegg er det forsiktig bruk av vikarer ved langtids sykefravær. Dette kombinert med høyere tilskudd til transittmottaket og en noe lavere aktivitet på flere områder enn budsjettert, bidrar til at tjenesten totalt melder om et mindreforbruk på 4,9 mill. kroner i sine prognoser. Barnevernet melder om økt aktivitet i 2013 og prognosen viser nå et merforbruk på 1,8 mill. kroner til igangsatte nødvendige tiltak. Noe av dette dekkes inn ved at noen stillinger har stått vakant deler av året på grunn av sykdom eller mangel på kvalifiserte søkere. I tillegg er det mottatt inntekt gjennom statsstøtte som ikke er budsjettert. Institusjon Starten av året har vist et stort behov for institusjonsplasser hvor også noen må kjøpes fra andre kommuner/ private institusjoner. Budsjettet tar høyde for kjøp av noen eksterne plasser, men behovet i år har vært betydelig større og prognosen viser et merforbruk på 10 mill. kroner. Noe av dette oppveies ved refusjon knyttet til ressurskrevende tjenester som ser ut til å bli 4 mill. kroner høyere enn budsjettert. Drift av kommunale institusjonsplasser ser i hovedsak ut til å gå som planlagt med unntak av Hønefoss omsorgssenter og Austjord Hospice/kortidsavdeling som melder om merforbruk på henholdsvis 1,9 mill. kroner og 1,3 mill. kroner. Merforbruk på Austjord knytter seg hovedsakelig til ressurskrevende brukere som er kommet til i løpet av året. Gjennomgang av turnusplaner og fokus på lavere sykefravær er noen av tiltakene som igangsatt. Hjemmetjenester og TTF (Tjenester til funksjonshemmede) TTF melder om en drift i balanse. Prognosen viser imidlertid at 3 av 5 hjemmetjenestesoner viser samlet merforbruk på 3,5 mill. kroner. Det meldes om økt press på ansatte i hjemmetjenesten og 13 Side 39 av 332

40 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 årsaken til avvikene begrunnes med sykefravær og behov for oppbemanning i perioder. I tillegg er innkjøpsbudsjettene i noen tilfeller satt noe lavt. Det er et høyt fokus på at innbyggerne skal få bo hjemme så lenge som mulig, og at ferdigbehandlede sykehuspasienter skal komme raskt ut fra sykehuset jfr samhandlingsreformen. Ressursene er sterkt presset og fokuset fremover vil være å få inn økt kompetanse fremfor oppbemanning for å holde budsjettrammene. Sykefraværet i sektoren har økt, og dette gir ytterligere utfordringer i oppgaven med å gjennomføre innvilgede vedtak hos brukerne. TTF var nylig gjennom et tilsyn og fikk noen avvik som må rettes opp i nær fremtid. Det innebærer noen endringer i bemanning på enkelte steder som vil føre til noe økte kostnader. NAV Prognosen viser et samlet merforbruk på 6 mill. kroner. Den største enkeltposten i budsjettene til NAV (kommunal drift) er sosialhjelpsutbetalinger. Budsjett 2013 legger til grunn at nivået fra 2012 ikke skal øke. Så langt i år ser vi imidlertid en klar økning i antall mottakere av sosialhjelp og en klar økning av støtte til boutgifter. Det er igangsatt tiltak «Aktiv-kommune» som retter seg spesielt mot yngre arbeidsledige for å aktivisere og forberede for arbeidslivet. Dette har hatt en positiv effekt. Litt mer om økonomisk sosialhjelp: Generelt kan man si at Ringerike kommunes folkehelseutfordringer avspeiler seg i sosialhjelpsutbetalingene. Lav inntekt, lav utdanning, mange enslig forsørgere, stort skolefrafall og høye boutgifter gjør at en større andel innbyggere trenger bistand til å få et forsvarlig livsopphold. Nytt lovverk fra I dette lovverket er føringene at Lov om sosiale tjenester i NAV (STL)skal brukes i større grad som et springbrett enn som tidligere- være et sikkerhetsnett. Formålsbestemmelsen skal vises i all forvaltning av lovverket og det er spesielt fokus på barn og unges behov og i å forebygge barnefattigdom. Dette innebærer at kommunen innvilger utgifter til bl.a barnehage/sfo, internett, tv-lisens, fritidsutgifter og fritidsutstyr i langt større grad enn før nytt lovverk. Bilutgifter dekkes også oftere enn tidligere for å ivareta behovet for å følge opp barna ifht skole og fritid. Økning i antall mottakere av økonomisk sosialhjelp. Antallet mottakere av økonomisk sosialhjelp har økt jevnt de siste årene. Man mener å se at terskelen for å søke er lavere enn før NAV reformen. NAV Ringerike har fortsatt det samme antallet veiledere til å følge opp et økende antall brukere, det innebærer at man ikke får fulgt opp så tett som mange i denne gruppen har behov for. I neste omgang gjør dette at våre brukere blir avhengig av sosialhjelp over lengre perioder. Arbeidsmarkedet på Ringerike har vært presset de siste årene med nedskjæringer og nedleggelser, dette gjør det ekstra utfordrende for våre brukere å komme seg inn på arbeidsmarkedet. 14 Side 40 av 332

41 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Det er utfordringer knyttet til elever som faller ut av den videregående skolen, disse unge havner ofte på sosialhjelp hos NAV. Økte boutgifter Husleier i både kommunale og private boliger har økt, og boligmarkedet er presset bl.a på grunn av at det mangler studenthybler. NAV Ringerike har også sett at strømutgiftene har økt etter at Ringerikskraft begynte å bruke Lindorff som inndriver. Der man tidligere kun måtte betale hovedkrav ved stengt strøm, må man nå dekke både strøm og alle gebyrer til Lindorff før strømmen kan skrus på igjen. Endringer i husleieloven ved at man ved utleie kan fakturere vannavgift/forbruk i tillegg til husleie gjør at utbetalingene på sosialhjelp øker også her. Lave ytelser Satsene på arbeidsavklaringspenger(aap) er lave det samme gjelder de som lever av uførepensjon. Dette gjør at få enslige/enslige forsørgere klarer seg uten supplering. Vi mener også at vi begynner å se resultatet av at alle gamle konverterte AAP(arbeidsavklaringspenger) saker skal avsluttes før mars 2014, flere av disse er allerede søkere av økonomisk sosialhjelp, og det er forventet at antallet vil øke frem til mars. Tiltak for å få ned utgiftene: Ungdomstiltak Ung-Zone. Snu-i-døra tiltak med møteplikt for alle unge som søker sosialhjelp Arbeidslag i kommunen bygge ut dette videre slik at de som søker sosialhjelp har krav om å møte på jobb i kommunen fra første dag. Tiltaket sysselsetter, kvalifiserer og avklarer arbeidsevne og utfordringer hos brukerne. Aktiv mot læreplass Hvert år står flere ungdommer uten tilbud om læreplass. NAV har fått finansiert 15 plasser(sammen med Hole) til teoriundervisning og oppfølging av praksisplass til denne gruppen ungdom. Prosjekt selvstendige barnefamilier utarbeide god metodikk for å lage familieplaner slik at foreldre kommer seg i arbeid og aktivitet. Økt bruk av kvalifiseringsprogram for brukergruppen Ringerike kommune har periodevis store utgifter til nyetablering og supplering for brukere som er plassert på krisesenteret fra andre kommuner. Dette har man ikke hjemmel for å kreve refusjon for. Ved inngåelse av ny interkommunal avtale bør dette forhandles inn. For øvrig er tidlig forebygging i alle ledd det beste tiltaket for å få færre inn på sosialhjelp. 15 Side 41 av 332

42 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Tabell utvikling: 2012 Antall sosialhjelps mottakere pr måned Antall med sosialhjelp som hovedinntekt (over 50% av inntekten sosialhjelp) Unge under 25 år med sosialhjelp som hovedinntekt 2013 Antall sosialhjelpsmottakere pr måned Antall sosialhjelpsmottakere med hovedinntekt (over 50% av inntekten sosialhjelp) Unge under 25 år med sosialhjelp som hovedinntekt Jan Febr Mars April Mai Juni juli August Jan Febr Mars April Mai Juni Juli August Tabellen viser antall sosialhjelpsmottakere pr måned fra januar til august i 2012 og Også supplert med hvor mange av disse om har sosialhjelp som hovedinntekt og hvor mange som er under 25 år Antall mottagere av sosialhjelp Antall m/sosialhjelp som hovedinntekt Tabellen viser hvor mange forskjellige personer som i tidsrommet januar til juni har mottatt en eller annen form for sosialhjelp over kortere eller lengre perioder. Viser årene 2010 til Tekniske om råder Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % % Driftsutgifter % Driftsinntekter % % % X 0 Driftsresultat Finansresultat Finansutgifter Finansinntekter Tekniske områder melder en samlet prognose lik budsjett per 2.tertial. I budsjettet for 2013 er det innarbeidet et innsparingskrav på 3,5 mill. kroner for dette rammeområdet. Et moderat lønnsoppgjør og god kostnadskontroll bidrar til at dette innsparingskravet realiseres i 2013, på tross av uforutsette utgifter knyttet til flommen tidligere i år. For tekniske områder er det en utfordring at vedlikeholdsmidler må kuttes når sektoren skal spare penger. Dette forplanter seg over år og medfører at nødvendig vedlikehold av kommunale bygg, 16 Side 42 av 332

43 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 anlegg og veier ikke utføres. Det er også en utfordring å sikre nødvendig gjennomføringskraft i en organisasjon med knappe rammer. Dette gjelder særlig prosjektering av investeringstiltak og generell saksbehandling innen de ulike områdene. Når bemanningen er på et minimum faller ledernes kapasitet til å lede og tiden må brukes på driftsutfordringer og såkalt «brannslukking». Vann, avløp og rens Vann, avløp og rens er selvkostområder, og prognosen settes lik budsjett. Endelig selvkostregnskap lages i forbindelse med årsavslutningen, og det er først da det vil fremgå om man har truffet godt slik at inntektene dekker selvkostutgiftene. Det forutsettes at eventuelle negative avvik ikke blir større enn at de vil kunne dekkes av selvkostfondene. Året startet normalt, men flommen i vår gjorde at vi fikk en ekstraordinær situasjon i Begnavassdraget. Vannkilden på Nes i Ådal ble oversvømmet og Vannverket på Ringmoen måtte gis provisorisk strømforsyning da vannet kortsluttet strøminntaket på stasjonen. Flommen resulterte også i oversvømmelse av noen av våre pumpestasjoner som ligger nærmest elven. For å unngå utslipp av kloakk til vassdraget ble pumpene valgt å drifte videre. Dette har igjen ført til utskifting av en del pumper som ikke tålte belastingen. Flommen resulterte i en del uventet oppfølging og overtid. Normal drift er status pr i dag, men med ekstra fokus på lekkasjesøk og utbedring av disse. Fra lokalmiljøet har det kommet klager på lukt ifra renseanlegget og driftspersonellet har jobbet med løsning på dette. Det er montert filtre på ventilasjonsanlegget for å bedre situasjonen. Det har også vært mye problemer rundt slambehandlingen og avvanningen av slammet. Dette har også medført en del ekstra innsats. Vei, park og idrett Samlet melder vei, park og idrett en prognose for året lik budsjett. Et vesentlig negativt avvik på drift av idrettsparkens utearealer og de kommunale veilysene, oppveies av høyere inntekt enn budsjettert fra kommunale parkeringsplasser. I forbindelse med vårens flom og ras fikk vi en vesentlig uforutsett utgiftspost. Utgiftene bestod i ekstern bistand fra entreprenører, kjøp av masser, rørmateriell, fiberduk samt transport og maskinleie. Vi brukte også egne maskiner og personell mest mulig, og det påløp en del overtid på lønn. Vi har gitt nytt asfaltdekke på noen av våre veier i år, til sammen ca. 2 km av en samlet veilengde på om lag 200 km i asfalterte veier. Vi har bidratt økonomisk og med mannskap/utstyr i forbindelse med nytt lekeapparat på S. torg, prosjekt Busker og kratt på Petersøya, Hovsenga. Har også opprettet lager for gratis utlevering av strøsingel. De viktigste utfordringene fremover er å hente inn etterslepet på veier, gatelys og parkanlegg som har oppstått. Det være seg grøfting, asfaltering, hogst og oppgradering av vårt gatelysnett. Bedre opprusting av lekeplasser, friområder, idrettsanlegg og badeplasser. 17 Side 43 av 332

44 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Utbygging Virksomheten prosjekterer investeringsaktiviteten innen vann, avløp og rens, vei og byggeprosjekter og besørger også en del annen saksbehandling innenfor tekniske områder. Virksomheten har for tiden stor arbeidsmengde. Det er under gjennomføring avløpssanering på Ask Muggerud, Ledningsanlegg Flattum Hov som større ledningsprosjekter samt vegprosjekter. Viktigste utfordringene fremover blir å bygge nytt vannverk på Nes i Ådal og Sokna samt utvidelse av Ringerike vannverk, utvidelse av Monserud renseanlegg og avløpssanering av Hen Nymoen. Eiendomsdrift Eiendomsdrift omfatter renhold, vaktmestere og vedlikehold for hele kommunen, samt betjening av hjelpemiddellageret. Prognosen per 2. tertial settes lik budsjett for dette området. Dette innebærer at det holdes igjen på vedlikehold i forhold til nødvendig nivå for å klare å overholde budsjettrammene. Miljø og areal Miljø og areal omfatter areal, regulerings- og byplaner, byggesak, oppmåling og jord- og skogbruksavdelingen. Prognosen for virksomheten er satt lik budsjett per 2.tertial. Det er ventet vesentlig lavere gebyrinntekter enn forutsatt i budsjettet, men dette oppveies av lavere lønnsutgifter fordi stillinger er vakante og en ventet redusert overføring til fond i forhold til budsjett. For Miljø- og areal er det nå høy servicegrad og god produksjon for alle avdelinger. Bemanningen ser ut til å være stort sett i tråd med behovet. Brann og redning Brann og redning melder samlet sett prognose lik budsjett per 2. tertial. Hittil i år har det ikke vært skogbranner og kun én meget ressurskrevende brann. Prognosen er laget under forutsetning av at dette bildet holder seg ut året. Eiendomsutvikling Her meldes prognose lik budsjett per 2.tertial. De største postene på dette området er leieutgifter til Boligstiftelsen og andre som kommunen leier arealer av, samt leieinntekter fra beboere som kommunen leier ut til. Årsbudsjettet for leieutgifter er 63,5 mill. kroner og årsbudsjettet for leieinntekter er 32,5 mill. kroner. 18 Side 44 av 332

45 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Avsetninger, overføringer Driftsregnskap Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % -0 Driftsresultat % -29 Driftsutgifter % Driftsinntekter % Finansresultat X % % 44 Finansutgifter Finansinntekter Innenfor rammeområde 7 ligger blant annet avsetningen til årets reguleringspremie fra KLP og andre pensjonsberegninger. Det er usikkerhets-momenter på dette området som virker både i positiv og negativ retning, og en del forhold vil ikke være kjent før årsoppgjøret er ferdig. Per 2.tertial ser det totalt sett ut som budsjettet er på et fornuftig nivå. 8 Skatt og ram m etilsk Driftsregnskap Driftsresultat Driftsutgifter Driftsinntekter Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % % % % -104 Finansresultat 0 Finansutgifter 0 Finansinntekter Område 8, skatt og rammetilskudd, melder om en mindreinntekt på 14 mill. kroner i forhold til budsjett. Det er budsjettert med noe høyere inntekter på skatt og rammetilskudd enn modellene til KS og KRD tilsier. Skatt på inntekt og formue I denne prognosen er det lagt inn en forventning om 10 mill. kroner mindre i skatteinntekter enn budsjettert. Det er i tidligere rapporter og muntlige presentasjoner antydet at avviket kan komme opp mot 20 mill. kroner. Skatteinngangen i september og november vil langt på vei avdekke det endelige resultatet. Eiendomsskatt Prognose meldes lik budsjett for eiendomsskatt. Det jobbes med å fastsette riktig takst for Follum, og det vil trolig komme en reduksjon i kommunens skatteinntekter fra dette området i 3.termin og fremover. 19 Side 45 av 332

46 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Rammetilskudd og inntektsutjevning Prognose er satt lik budsjett for rammetilskudd og inntektsutjevning. Imidlertid avhenger dette av skatteinngangen lokalt versus nasjonalt i årets siste måneder. For at budsjettet skal holde må veksten i skatteinngangen lokalt være stor nok til å innfri målet for skatteinntekter, samtidig som veksten i skatteinngangen nasjonalt må være enda sterkere, slik at kommunen samtidig får en stor inntektsutjevning. MVA-refusjon fra investeringer Et annet moment som trekker i negativ retning på dette rammeområdet er MVA-refusjonen kommunen får som følge av sin investeringsaktivitet. Som tidligere år er denne inntekten hittil i år vesentlig lavere enn budsjett. Det er nå tatt inn en forventning om 4 mill. kroner mindre i MVArefusjon enn budsjettert. Av dette skulle 80 % tilbakeføres til investeringsregnskapet (som ligger budsjettert på område 9), slik at netto effekt i driftsregnskapet blir et «tap» på 0,8 mill. kroner i forhold til budsjett. 9 Renter, avdrag og finansposter Driftsregnskap Driftsresultat Driftsutgifter Regnskap til og m ed aug 2012 Regnskap hittil 2013 Årsbudsjett Årsavvik Prognose Prognose Avvik i % forrige rapport Årsregnskap Årsavvik (pr juli) % X X X -6 Finansresultat % Finansutgifter % % Driftsinntekter Finansinntekter Prognosen for område 9 viser et merforbruk på 2,7 mill. kroner som skyldes lavere utbytte fra RiK og noe høyere avdragsutgifter enn budsjettert. Forbedringen fra forrige rapport skyldes en forventning om 3,2 mill. kroner mindre i overførsel til investeringsregnskapet pga MVA-refusjon (se kommentar under område 8) og at rentenivået på kommunens lån fortsetter å holde seg lavt. Det ventes noe lavere innskuddsrenter enn budsjettert, men dette oppveies av fortsatt lave lånerenter. Husbanken har i år utbetalt Startlånene på et litt senere tidspunkt enn forutsatt i budsjettet, det forventes derfor noe reduserte renteutgifter vedrørende Startlån. Det blir fortløpende vurdert bruk av fastrentelån på en noe større andel enn det kommunen har i dag siden de «lange» rentene også ligger lavt. Dette for å sikre forutsigbarhet i finansutgiftene i årene som kommer. En utstrakt bruk av fastrente vil bidra til negativt avvik i forhold til budsjett dersom fastrentene ligger høyere enn budsjettgrunnlaget. 20 Side 46 av 332

47 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Status innsparingstiltak 2013 Strategi 1 - Merkevarebygging og identitetsbygging. Et godt omdømme er en forutsetning for å nå de målene vi har satt oss. Det blir viktig å markedsføre og selge» varen» Ringerike kommune. Denne strategien er en forutsetning for å lykkes med de andre strategiene Status/ kommentar pr 2. tertial: Vertskommune for SOS barnebyer Tilrettelegge for at kommunen tar vare på egne barn med særlige behov i egen kommune (fosterhjem). Dette vil bli et lite kompetansesenter for foreldreveiledning. SOS barnebyer har valgt å samarbeide videre med Ringerike som eneste kommune om detaljutredning av et prosjekt hvor målet er å realisere en barneby i 2014/15. Gamle Ullerål skole er en av flere aktuelle tomter for felleshus. Utredning pågår. Oppvekstkonferansen Vise frem gode eksempler på tiltak som bidrar til gode oppvekstsvilkår fra egen kommune Helsekonferansen Vise frem gode eksempler på godt arbeid fra egen kommune som bidrar til god helse. Ringerike best for barn og unge! 25. september ble den årlige oppvekstkonferansen arrangert for tredje gang. 420 deltakere fikk mange eksempler på arbeid som gir gode oppvekstvilkår i kommunen vår. Konferansen ble avholdt på Byscenen, Ringerike kultursenter og målgruppen for konferansen er ansatte i Oppvekstsektoren og andre som arbeider med barn og unge. Gjennomført for første gang i april Målgruppen er medarbeidere, folkevalgte, samarbeidspartnere. Et spennende program, med deltakelse fra frivilligsentralen og videregående skole. Alle innslagene ble filmet. Filmen kan brukes av enhetene for de ansatte som ikke hadde mulighet for å være tilstede. Vellykket konferanse med mye god omtale. Bransjedag byggesak Den lokale byggebransjen ble invitert til bransjeseminar i Bysalen Amfi 13.februar 2013 med gode tilbakemeldinger. «Saman om ein Ringerike kommune deltar i KS sitt prosjekt der service og omdømme blir sentralt betre kommune» For 2014 vurderer rådmannen å utvide seminaret til også å omfatte plansaker og samarbeide med nabokommunene. Ringerike kommune deltar i prosjektet «Saman om ein betre kommune». Det er et samarbeid 21 Side 47 av 332

48 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Strategi 2 - Tjenestetilbud- økonomisk prioritering og prosessgjennomgang mellom Kommunal- og regionaldepartementet, KS, LO kommune, YS kommune, Unio og Akademikerne. Utviklingsprosjektet foregår Ringerike deltar i prosjektet under temaet omdømme. Prosjektet er et trepartssamarbeid hvor både hovedtillitsvalgte, politikere og administrativ ledelse deltar. Prosjektplanen ble vedtatt i styrings-gruppemøte i april. Første rapportering til departementet ble levert 1. mai. Det har vært to prosjektledermøter og et styringsgruppemøte. Flere tiltak er i gang og noen er under planlegging. Temadag omdømme arrangeres Alle tjenester må kartlegges med tanke på at vi finner rett nivå på de ulike tjenestene, og at arbeidsprosessene er så optimale som mulig. Sykefraværet skal reduseres gjennom blant annet å redusere uønskede deltidsstillinger. Tiltak Etablering av nedbemannings prosjekt, hvor følgende tiltak inngår Redusere bemanningsnorm i Helsetjenestene Forbedring i prosesser for Beskrivelse, vurdering og konsekvenser Nedbemanningsprosjektet ledes fra støtteenheten organisasjon og personal Tjenesten er effektivisert tilsvarende 0,3 årsverk i 2012, og vil ha tilsvarende effektivisering i Hvis tjenesten skulle presses ytterligere, vil det være vanskelig å forsvare lovpålagte tjenester. Både fysioterapeuter, ergoterapeut og psykologer har ventelister. Bemanningsfaktoren for helsesøstrene baseres på normtall, og utfra helsedirektoratets anbefalinger ligger Ringerike kommune lavere på samtlige anbefalinger ift. bemanningstetthet (bemanningstettheten vurderes utfra antall fødsler og elever). Forbedring av prosesser og pasientforløp innen psykisk helse: Side 48 av 332 Økonomisk beregning Kostnader tilsvarende +/-40 årsverk Status/ kommentar pr 2. tertial: Er løst midlertidig ved innvilgelse av permisjon. Arbeid med å finne varige løsninger pågår Gjennomført 22

49 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 psykisk helse og rus Gjennomgang av Tekniske tjenester Nedbemanning fellesadministrasjon 7 årsverk Nedbemanning fellesadministrasjon ytterligere 3 årsverk Endre tildelingspraksis redusere med et halvt til ett årsverk. Totalgjennomgang av tekniske områder avsluttes desember Reorganisering av område vil føre til mer effektiv drift og nedprioritering av enkelte oppgaver. Kutt i kostnader kommer gjennom bemanningsreduksjon. Konsekvens: Reduserte tjenester til publikum og internt. Innebærer en mulighet for omorganisering av dagens organisasjon innenfor administrasjon og støtteenheter. Konsekvenser kan bli at færre oppgaver løses sentralt, og at sentrale arbeidsoppgaver må prioriteres annerledes. Kan også føre til noe tregere saksgang og utfordringer med ajourhold. Eget prosjekt opprettes. Anbefaling klar før årsskiftet. Kan bli vanskelig å få årseffekt. Fører til mindre utredning / lederstøtte Helse- og omsorgstjenesten Ringerike kommune gir omfattende tjenester til yngre funksjonshemmede, dette viser kostra-tall og analyser som er gjort av praksis de siste årene. Forvaltningsrettslig e forhold gjør det vanskelig å endre/redusere enkeltvedtak som er iverksatt, men en endring av tildelingspraksis overfor nye brukere kan gi Gjennomgang avsluttet og tiltak besluttet i januar Tiltakene er under gjennomføring. Omstillingskrav forventes oppnådd Økonomisk innsparing vil oppnås i 2013 ved naturlig avgang og permisjoner. Det jobbes med å finne varige løsninger inn i driftsåret ,35 mill. kroner i ca. 2 millioner fra 2014 Økonomisk innsparing vil oppnås i 2013 ved naturlig avgang og permisjoner. Det jobbes med å finne varige løsninger inn i driftsåret Prosjektet har analysert kostnads drivere og overlappende tjenester mellom sektorer. Det er ikke identifisert kostnadsreduserende tiltak som gir effekt inneværende år. Det er igangsatt arbeid med endret modell for fordeling av ressursene innenfor budsjettrammene. Det pågår arbeid med kartlegging av forbedringsområder for tildeling, utførelse og evaluering av tjenester til brukere med sammensatte behov. Målet med arbeidet er å identifisere områder hvor tjenestetildelingen kan bli mer nøktern og brukerens egne ressurser står sentralt i utformingen av tiltakene. 23 Side 49 av 332

50 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Praktisk bistand - effektivisering: Spesialundervisningstiltak i skole og spesialpedagogiske tiltak i barnehage Avlastningstjenesten Alt. 1 reduksjon av utgifter på sikt. Omfanget av spesialundervisning /spesialpedagogisk e tiltak har økt de siste årene og økningen har vært høyere i Ringerike enn i landet for øvrig. Det er fokus på denne problemstillingen i hele oppvekstsektoren. Vi regner med at satsingen på dette feltet, med fokus på tilpasset opplæring, rutiner og samordning av tiltak skal få en effekt som fører til noe reduserte utgifter i Døgnavlastning i institusjon koster kr 4.500,- pr døgn, mens privat avlastning koster 1000,- pr. døgn + noe kjøregodtgjøring. Ved å etablere flere gruppeaktiviteter/fr itidsaktiviteter antar vi at behovet avtar. Tiltakene er avhengig av at vi får nok private avlastere og samarbeid med andre om aktiviteten. Overføre praktisk bistand renhold og handling til teknisk sektor. Dette for å oppnå samdriftsfordeler Fokuset på området tilpasset opplæring /spesialundervisning i skolene har ført til at veksten har flatet ut og vi ser en svak nedgang i ressursbruken. Det blir og satt i gang en prosess for å utvikle en ny ressursfordelingsmodell til skolene Innsparingskravet på dette området blir innfridd i Arbeidet er igangsatt. Full effekt forventes i 2013 med 0,8 mill. kroner Prosjektet har kartlagt forbedringsområder internt og jobber med å standardisere arbeidsprosesser. Det er ikke identifisert kostnadsreduserende tiltak for inneværende år. Det har vært sykdom blant sentrale ledere 24 Side 50 av 332

51 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Alternative måter å levere lavterskeltilbud til eldre. Tilpasse tjenestene dagopphold i institusjon og dag/aktivitetstil bud både i forhold til beliggenhet og innhold. TTF. Generelt kutt i årsverk NAV - Aktiv kommune Alt. 2 Overføre tjenesten til private aktører. Rådmannen vil fremme egen sak om dette. Alle som har slikt vedtak, vil få dette endret eller at tilbudet gis i tilknytning til en institusjon. Dagsenteret i Heradsbygda skal være et dag-/aktivitetstilbud. Det er startet en prosess for å få flere unge seniorer aktiv på dag. Det vil virke forebyggende å legge til rette for frivillig arbeid. Konsekvenser: Dette kan gi reduserte kostnader til transport fordi kommunen ikke er pliktig til å gi fri transport. Det må kartlegges hvor mange som i dag har dagopphold som kan tilpasse den tjenesten til dagsenter. Dette gir kommunen anledning til å ta i bruk egenandel - "Aktiv på dag" som vil være et selvkost tilbud. Tjenester til funksjonshemmede, TTF, har i dag 9 enheter. Et flatt kutt betyr at hver enhet tar ned 0,3 årsverk. På noen enheter har vi allerede lagt inn kutt. Konsekvens er at enhetene ikke lenger klarer å innfri krav i forhold til IA-avtalen og at det må settes inn vikar ved sykefravær. Sykefravær og overtidsbruk kan øke for at brukerne skal få tjenesten de har vedtak på. Kommunalt lavterskeltiltak som har som formål å avklare samt bistå ut mot arbeid og aktivitet for arbeidsledige. Dette tiltaket vil ha et særlig fokus på ungdom og vil gi en mulighet til å følge opp brukerne tettere for å unngå at de får behov for sosialhjelp og for raskt å få nye brukere ut i inntektsgivende aktivitet. Mål om lavere utbetaling av sosialstønad. av prosjektet, arbeidet har tatt lengre tid enn planlagt. Analyse av mulige kostnadsreduksjoner ved å overføre tjenesten til Teknisk tjeneste pågår (alternativ 1). Å sette ut tjenesten til andre skal vurderes når alternativ 1 er utredet Aktiv på dag er iverksatt med to dager pr. uke. Budsjettkravet vil ikke bli innfridd i Under arbeid. Full effekt forventes i Prosjektet er startet opp. Det fungerer best i Helse- og Omsorg. Vi har nå et arbeidslag på Hønefoss sykehjem og et på Norderhovhjemmet. I september 2013 ble det også startet opp et arbeidslag i den nye kantinen på Treklyngen. Tiltakene fungerer som planlagt og gir ønsket økonomisk effekt. 25 Side 51 av 332

52 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Strategi 3 Kommuneplanen- økt befolkningsvekst og tilrettelegging for næringsutvikling Arbeidet med kommuneplanen har startet opp og vedtatt kommuneplanstrategi trekker frem 3 satsingsområder: Befolkningsvekst Styrket næringsgrunnlag Effektiv arealplanlegging Status/ kommentar pr 2. tertial: Kommunepl anarbeid Revisjon av areal- og samfunnsdel. Frist for innspill var Strategi 4 - Arealbruk og struktur Tjenester skal gjennomgås med tanke på å oppnå en best mulig utnyttelse av ressursene. Dette innebærer en gjennomgang av struktur og arealbruk av alle kommunens tjenesteområder med tanke på å finne en struktur og en arealbruk som er mest mulig effektiv, men som samtidig ivaretar innbyggernes behov. Legges ut på anbud. Tiltak Beskrivelse, vurdering og konsekvenser Økonomisk beregning Energiøkonomisering Sentral drift og styring av varme og ventilasjon Følere som slår av/på lys Samhandlingsreformen. Det er behov for å øke kapasiteten ved Austjord knyttet til utskrivningsklare pasienter. Dette for å gi lovpålagte kommunale tjenester og redusere dagbøtene fra helseforetaket. For å oppnå bedre resultater fremlegges 2 alternativer: Status/ kommentar pr 2. tertial: Installeres i Innsparing forventes senest fra Det ble også installert en del varmepumper i 2012 som forventes å gi noe økonomisk effekt fra Færre dagbøter fra sykehuset. Alternativ 1 er iverksatt. Det forventes full effekt av dette tiltaket. 1. Det spesialiserte tilbudet består, men det er mulig å redusere antall plasser ved disse enheter med 4 rom og gjøre plassene tilgjengelig for utskrivningsklare pasienter 2. Etablere 8 to sengs rom/dobbeltrom ved korttidsenheten. Begge alternativene kan gi en kapasitetsøkning til utskrivningsklare pasienter med 4 senger. 26 Side 52 av 332

53 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Oppsummering og planlagte utredninger Rådmannen ser behov for å utrede følgende tiltak nærmere med tanke på fremtidige økonomiske effekter og kvalitet i tjenestene: Tiltak Beskrivelse, vurdering og konsekvenser Status/ kommentar pr 2. tertial: Samle det boligsosiale arbeidet Samling eller styrket koordinering på dette fagområdet vil gjøre det boligsosiale arbeidet mer effektivt. Utredes i Positive endringer iverksettes fortløpende. Status er at vi har startet opp arbeidet og er på god vei med de første delmålene. Kartlegging og analyse på flere områder er gjennomført. Eiermelding Er noe forsinket. Ferdigstilles tidlig Arbeidet er påbegynt og fullført på noen områder. 27 Side 53 av 332

54 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Bemanningsoversikt pr måned Måned januar februar mars april mai juni juli august september oktober november desember Gj.snitt årsverk Bemanning 2013 Fast utlønning Variabel Sum årsverk utlønning hittil 2013 (timelønnede) Fast utlønning Sum årsverk I tabellen vises utviklingen i bemanningen i 2013 sammenlignet med Bemanningstallene, som har vært brukt i forbindelse med økonomirapportering siden 2008, viser medarbeidere som mottar fast lønn i antall årsverk og medarbeidere som mottar variabel lønn omregnet til antall årsverk. Antall årsverk med fast utlønning ligger lavere enn i 2012 som en naturlig konsekvens av de sparetiltak som er gjennomført. I tallet for medarbeidere som mottar fast lønn inngår medarbeidere med fast stilling, faste vikarer og engasjementer. I tallet på medarbeidere som mottar variabel lønn inngår lønn til tilkallingsvikarer (som kun mottar timelønn) samt ekstravakter til medarbeidere i deltidsstillinger som er fast tilsatt, har fast vikariat eller engasjement. All variabel lønn er timebasert, og omregningen til variable årsverk er kun basert på antall ordinære timer som er jobbet. Kostnader til tilleggslønn, som for eksempel overtid og helligdagstillegg, inngår ikke i beregningen av antall årsverk, men synliggjøres i de totale lønnskostnadene. Kjøp av vikarer fra vikarbyråer er heller ikke med i bemanningsoversikten. Tabellen nedenfor viser utviklingen i faste årsverk og antall ansatte i deltidsstillinger fra 2009 til : Utviklingen i deltidsstillinger ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Antall årsverk Antall ansatte i deltidsstillinger Side 54 av 332

55 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Utvikling i sykefravær Det er satt i gang et stort arbeid med forberedelse til et prosjekt som skal bedre nærværet i Ringerike kommune. Kommunens egne tall skal analyseres sammen med øvrige relevante parametere som påvirker nærværet. Samarbeidspartnere i dette prosjektet blir: NAV, KS, BHT, KLP, andre kommuner, organisasjoner og bedrifter for innhenting av best praksis på området. I tillegg blir forskningsmiljøet sparringpartnere. Mål med prosjektet er ny strategi for nærværs- og sykefraværsarbeid i Ringerike kommune. Resultater etter samling av alle MKS-grupper 30. august. Som en del av kartleggingsfasen i «Prosjekt nærværsstrategi» ble nærværs og fraværsfaktorer kartlagt. Innspillene ble oppsummert og kategorisert og sortert på individ og gruppenivå. Nedenfor følger topplister i forhold til fremme nærvær og redusere sykefravær i tillegg en overordnet toppliste. FREMME NÆRVÆR Godt miljø og gode holdninger. God kommunikasjon, fremsnakking. Sett og hørt. Sosiale tiltak/aktiviteter. Samarbeid, tilhørighet, samhandling. Arbeidsglede og engasjement. God leder. Gode relasjoner, Medbestemmelse/inkludere ansatte, Nok ressurser/kompetanse. 9. Få ansvar/tillit, Rom for møter, Forutsigbarhet, God opplæring/kurs, Humor/Glede. 10. Fellestrim/fysisk aktivitet, Mulighetsorientering, Føle seg verdsatt/fokus nærværende, Håndterbare arbeidsoppgaver, Gode turnuser/vikarordninger, Imøtekommende lønningskontor, Samarbeid NAV/IA/BHT, Tilrettelegge REDUSERE FRAVÆR 1. Godt arbeidsmiljø. 2. Gode holdninger. 3. God leder. 4. Tilrettelegging, finne gode løsninger. 5. God kommunikasjon, tid til samtale. 6. Inkludering og medbestemmelse. 7. Sett og hørt. 8. Felles trim, fysisk aktivitet. 9. Nok ressurser, nok bemanning. 10. Sosiale tiltak, Se muligheter, Føle mestring og mening, Fokus på de nærværende, Føle seg verdsatt og betydningsfull. 29 Side 55 av 332

56 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Kompetanse, Turnus, Konflikthåndtering, Forutsigbarhet, Samarbeid NAV, Imøtekommende lønningskontor, Tap av inntekt, Gradert sykemelding, Endre permisjonsreglementet. TOPPLISTE 1. Godt arbeidsmiljø og gode holdninger. 2. God kommunikasjon. 3. God leder. 4. Sett og hørt. 5. Inkludering og medbestemmelse. 6. Tilrettelegging. 7. Sosiale aktiviteter og Nok ressurser/kompetanse/bemanning. 8. Fellestrim/fysisk aktivitet. 9. Samarbeid, samhandling, tilhørighet. 10. Mulighetsorientering, fokus på nærvær, føle seg verdsatt. Gjennomført kartlegging legges til grunn for utarbeidelsen av ny nærværsstrategi for Ringerike kommune og håndteres i «Prosjekt nærværsstrategi». Status sykefravær januar tom august 2013 Egenmeldt sykefravær Sykefravær, 1-16 dager Sykefravær, > 16 dager Totalt sykefravær % % % % Januar 1,71 4,17 7,56 11,73 Februar 1,14 3,56 8,26 11,82 Mars 0,81 2,59 6,38 8,97 April 0,88 2,80 6,57 9,38 Mai 0,62 1,88 5,15 7,02 Juni 0,51 2,00 6,36 8,37 Juli 0,29 1,89 7,01 8,90 August 0,32 1,41 3,54 4,94 0,82 2,58 6,31 8, Kalendermåned Ringerike kommune Samlet resultat Tabell 1. Kommunens egne tall sykefravær fra januar tom august Egenmeldt sykefravær Sykefravær, 1-16 dager Sykefravær, > 16 dager Totalt sykefravær % % % % Personalområde Kalenderår/måned Helse og omsorg Januar 1,50 4,53 9,95 14,48 Februar 0,83 3,60 10,43 14,03 Mars 0,71 2,62 8,50 11,12 30 Side 56 av 332

57 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Oppvekst og kultur Tekniske områder April 0,80 3,06 8,13 11,19 Mai 0,66 2,31 5,98 8,29 Juni 0,52 2,53 7,92 10,44 Juli 0,33 1,79 6,89 8,67 August 0,35 2,12 4,23 6,36 Januar 2,00 4,13 5,68 9,80 Februar 1,30 3,99 6,37 10,36 Mars 0,71 2,46 4,30 6,76 April 0,97 2,61 4,95 7,56 Mai 0,71 1,60 4,16 5,76 Juni 0,58 1,70 5,02 6,72 Juli 0,08 2,36 8,43 10,80 August 0,32 0,78 2,54 3,32 Januar 1,57 2,68 5,88 8,57 Februar 1,55 2,55 6,85 9,41 Mars 1,15 2,25 5,94 8,19 April 0,89 2,02 7,02 9,04 Mai 0,40 1,41 5,76 7,17 Juni 0,19 1,26 5,62 6,88 Juli 0,29 1,93 5,91 7,85 August 0,29 1,34 4,63 5,96 Tabell 2. Kommunens egne tall sykefravær per sektor månedsvis januar tom august 2013 Statistikk fra NAV Nav presenterte tall fra 2. kvartal sept. Ringerike kommunes fravær er redusert med 0,3 % sammenlignet med 2. kvartal Samlet for 1. halvår ligger fraværet noe høyere i 2013 enn Det er nedgang i sykefraværet i 2. kvartal 2013 sammenlignet med 2. kvartal 2012 innenfor oppvekst og kultur og helse og omsorg. Vi ser en liten økning innenfor tekniske tjenester. År kvartal 8,6 % (2736) 8,4 % (2729) 9,5 % (2730) 10,1 % (2718) 2. kvartal 7,3 % (2764) 8,6 % (2822) 8,2 % (2734) 3. kvartal 7,6 % (2650) 8,1 % (2843) 8,7 % (2596) 4. kvartal 8,5 % (2617) 8,9 % (2826) 9,6 % (2752) 7,9 % (2789) Tabellen viser legemeldt sykefravær registrert hos NAV for hele Ringerike kommune i % og antall arbeidsforhold. Inkluderer alle aldersgrupper og begge kjønn. 31 Side 57 av 332

58 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 Analyse av fraværsstatistikk Ringerike kommunes fraværsstatistikk er sendt til flere eksterne samarbeidspartnere for analyse. Dette vil være utgangspunkt for arbeidet i prosjekt nærværsstrategi. 32 Side 58 av 332

59 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport Status investeringsprosjekter Her følger en detaljert oversikt over de prosjekter som er under utførelse, igangsatt eller planlagt igangsatt i Viser budsjett 2013 og regnskap så langt i år. Kolonnen «dekning» henviser til prosjektnummeret hvor midlene er budsjettert. PROSJ TEKST PÅ PROSJEKT HALLINGBY SKOLE UTBYGGING OPPGRADERING - FELLES (0040) OPPGRADERING EIKLI (0040) OPPGRADERING HALLINGBY (0040) OPPGRADERING HAUGSBYGD (0040) OPPGRADERING HELGERUD (0040) OPPGRADERING HOV (0040) OPPGRADERING HØNEFOSS (0040) OPPGRADERING KIRKESKOLEN (0040) OPPGRADERING NES (0040) OPPGRADERING SOKNA (0040) OPPGRADERING STRANDEN (0040) OPPGRADERING TYRISTRAND (0040) OPPGRADERING ULLERÅL (0040) OPPGRADERING VANG (0040) OPPGRADERING VEGÅRD (0040) OPPGRADERING VEIEN (0040) OPPGRADERING VEIENMARKA (0040) OPPGRADERING ÅSBYGDA (0040) OPPGRADERING VOKSENOPPL. (0040) OPPGRADERING SKOLER (BUDSJ.) REF. ANL.LEIE HFS BALLKLUBB UTVIDELSE/OPPGRAD BARNEHAGER OPPGRAD.-GML.ULLERÅL (0040) OPPGR DATAUTST SKOLER (INSTAL) NÆRMILJØANL.HAUGSB/VANG (0040) NÆRMILJØANL.KIRKESKOLEN (0040) NÆRMILJØANL.VEIEN SKOLE (0040) NÆRMILJØANLEGG STRANDEN (0040) NÆRMILJØANLEGG HØNEFOSS (0040) NÆRMILJØANLEGG ULLERÅL (0040) PROSJEKTERINGSUTGIFTER GL NY GRESSMATTE FOTBALLSTADION OMKOSTN V/KJØP/SALG TOMT/EIEND NÆRMILJØANLEGG SOKNA (0040) IDRETTSHALL TYRISTRAND NÆRMILJØANLEGG TYRISTRAND 1 NÆRMILJØANLEGG TYRISTRAND 2 NÆRMILJØANLEGG HEGGEN SKOLE TILSTANDSRAPPORT KULTURHUS TYRISTRAND NÆRMILJØANLEGG HELGERUD UTSKIFTING PCB-ARMATURER ENØK OMSORGSBOLIGER SLETTÅKERVN 12 HØNEFOSS BARNEHAGE KIRKEBYGG OPPGRADERING KOMMUNENS HYTTER HERADSBYGDA IDRETTSANLEGG MONSERUD SENTRIFUGE OG GASSMOTOR NY SLAMFORTYKKER MONSERUD SANERING FLATTUM - HOV NY INFILTRASJON RINGMOEN FDV PROGRAMVARE ET-TT PARKERING TORGGATA-NYGATA REGULERT BUDSJETT REGNSKAP 2. TERTIAL 2013 RESTBEV , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 - DEKNING Side 59 av 332

60 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 PROSJ TEKST PÅ PROSJEKT REGULERT BUDSJETT 2013 REGNSKAP 2. TERTIAL 2013 RESTBEV DEKNING 0167 STORLØKKA NYE HOVEDV LED , OPPSTART PLANL SKOLE HFS SYD , , OPPGRADERING KOMMUNALE BOLIGER MILJØGATE TYRISTRAND , , ELVEKRYSSING , , UTSKIFTING AVLØPSLEDNINGER , , VALHALLV OMLEGG AVL LED , KROKENV VANN/OVERVANN LEDN , HØNENGT AVLØP RINGERIKE VANNV GRUNNERVERV/KLAUSULER , , RINGERIKE VANNV HØYDEBASS/MANGAN FJ , , UTBEDRING AKUTTILTAK KOMMUNIKASJ , STORLØKKA AVLØPSLEDNINGER RAMSRUD/KJELDSBERGSVINGENE VANN SKILT OG FARTSHEMMENDE TILTAK , SAMLOKALISERING TEKNISK , , MUSLIMSK GRAVFELT , , FELLESPROSJEKTER VA HØNEFOSS , , ASK-MUGGERUD VANNLEDN (0321) , , ASK-MUGGERUD AVLØPSLEDN (0364) ,47 0, KROKENV ETAPPE 2 V/A LEDN , , EIKLI SØR NÆRINGSOMRÅDE VA INFRASTRUKTUR ÅDALSFJELLA/VIKERFJELL (0364) VA INFRASTRUKTUR SPREDT AVLØP RING KOMM (0364) URNELUND HØNEFOSS KIRKEGÅRD , BALLBINGE TYRISTRAND HEIS TYRIBO FLERBRUKSHALL , , UNIVERSELL UTFORMING ULLERÅL SKOLE , , UNIVERSELL UTFORMING KIRKESKOLEN , , RALLERUD SIKRING AV JERNBANEOVERGANG , , FORTAU DRONNINGENSGATE , FLERBRUKSHALL STØYSKJERMING , , UTBEDRING TYRISTRANDGATA , , UTSKIFTING HEISER , GJENOPPBYGGING HØNEFOSS KIRKE , , NYTT SD-SYSTEM VANN (0321) , , FELLESRÅDET - OPPGRADERE VARMEKILDE , , FELLESRÅDET - SPRINKLING , , KREMATORIET - FRYSECELLE FOR KISTER , VANNRENSING OG UTV HB KIHLE , NYTT SD-SYSTEM AVLØP (0364) , , BALLBINGE NES , , BALLBINGE VANG , ØVRE HØNENGATA VA-LEDNINGER , HOV ALLE VA-LEDNINGER , RANDSONETILTAK AVLØP , MIDLERTIDIG BARNEHAGE HEGGEN SKOLE , , HFS SYKEHJEM GAVEMIDL SØRLIE, INV/UTSTYR EIENDOM - ENERGIMERKING , EIENDOM - SENTRAL DRIFTSSTYRING , EIENDOM - REHABILITERING SCHJONGSHALLEN , NØDSTRØMAGGREGATER VANNFORSYNING , , BALLBINGE ULLERÅL SKOLE KIRKEMOEN BOLIGFELT , , SALG AV GRUNN , , SALG AV BYGNINGER/ANLEGG , , ELVEFORBYGNING STORELVA , , HOVEDPLAN VANN , GODKJ. VEME VANNVERK (0321) GODKJ. HEGGEN VANNVERK (0321) GODKJ. ÅSBYGDA VANNVERK (0321) Side 60 av

61 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 PROSJ TEKST PÅ PROSJEKT REGULERT BUDSJETT 2013 REGNSKAP 2. TERTIAL 2013 RESTBEV DEKNING 0326 GODKJ. NES VANNVERK (0321) GODKJ. BORGLUND VANNVERK(0321) GODKJ. RINGMOEN VANNVERK(0321) AKSJON STEINSFJORDEN/KUR , RULLERING HOVEDPLAN VANN (0321) HOVEDLEDNING AVLØP SOKNA (0364) VANN INDUSTRIGATA - ASBJØRNSENS GATE (0199) AVLØP INDUSTRIGATA - ASBJØRNSENS GATE (0199) , SANERING NYMOEN - HEN , , FORDRØYNINGSBASSENG SLAM , UTVIDELSE AV MONSERUD RENSEANLEGG , RENSEANLEGG NES I ÅDAL , SOKNA VANNVERK - OPPGRADERING , HOVEDPLAN AVLØP , HOVEDPLAN AVLØP UTREDNING VANNVERK NES I ÅDAL , , UTSKIFTING VANNLEDNINGER , , BASSENG SOKNA BASSENG , RAMSRUD/KJELDSBERGSV AVLØP KOMMUNALE VEIER - OPPGRADERING , , GATELYS - OPPGRADERING , , KRAGSTADMARKA , , VEILØSNINGER SENTRUM , NYTT KRYSS OSLOVEIEN-EIKLIVEIEN , , BYFORNYELSE/INFRASTRUKTUR , , AVLØPSSANERING FEGRI (0364) FOTBALLBANE HAUG , , OPPGRADERING POTTEMAKERBAKKEN , , REHAB AVL LEDN M/STRØMPE (0364) FRIIDRETTSBANE HFS OPPRUSTNING , UTSKIFTING VANNKUMMER (0321) UTSKIFT DIV AVLØPSLEDN (0364) OSLOVEIEN-RABATTER (0432) STORGT-BLOMSGT-NORDERHOVSGT (0432) GRUNNV BRØNN DØDISGROPA , RENSEANLEGG MONSERUD , , KOLLEKTIVTRAFIKKPLAN - ANDEL , HØNENGT VANN MASKINPARK , , BRR - STIGEBIL NY , , KJØPE UT TRE LEASINGBILER DATAUTSTYR , , DATAUTATYR OPPVEKSTTJ.(0700) BEREDSKAP, VERKTØY/MATERIELL , UTSKIFTING RØYKDYKKERUTSTYR DIGITAL PLANDIALOG , HELSE - AUSTJORD BEREDSKAP , PERSIENNER HVELVEN OMSORGSSENTER , HELSEOMRÅDENE PÅKOSTNING OG UTSTYR , , PAKKEMASKIN RINGERIKSKJØKKEN , , BREDBÅND UTSTYR (0700) , IT-SIKKERHET (0700) SERVERE (0700) , EFFEKTIVISERING (0700) SYSTEMINTEGRASJON (0700) GERICA (0700) , ESA (0700) UTSKIFTING UTSTYR ADM (0700) MS OFFICELISENSER (0700) JAVA PORTAL (0700) , PC TIL ELEVER I UNGD SKOLEN , , E-POST PROSJEKT (0700) Side 61 av

62 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 PROSJ TOTALT TEKST PÅ PROSJEKT TELEFONI OPPGRADERING (0700) KOMMUNIKASJ V/FLYTTING (0700) E-SKATT (0700) IKT - NETTBRETT POLITIKERE ERV (0700) KIRKEVERGE (0700) IT - PROSJEKT SKRIVERE IT - ELEKTRONISK MELDINGSUTVEKSLING STØTTE - NYTT ØK.-/ LØNNS- OG PERSONALSYSTEM ANSKAFFELSE INNKJØPSLØSNING UTSTYR RENHOLD OG VAKTMESTERE PARKERINGSAUTOMATER OMBYGGING TEKNISK PROGRAMVARE REGULERT BUDSJETT REGNSKAP 2. TERTIAL 2013 RESTBEV , , , , , , , , , , , , , DEKNING Nedenfor følger noen kommentarer til prosjekter med relativt store restbevilgninger pr 2. tertial. Samlokalisering teknisk - prosjekt 0197 Det er usikkerhet om kommunen skal bære investeringen eller om Follum drift skal investere og kommunen belastes årlig husleie. I hvilken grad flytting av hjelpemiddellager skal finansieres over denne bevilgningen er heller ikke besluttet, men blir vurdert. Det bør i alle fall være en politisk behandling på en slik flytting (som nå antas å bli til Austjord). Noen av midlene er også tenkt benyttet til ombygging av lager/verksted på Follum. Mesteparten av prosjektmidlene kommer uansett ikke til anvendelse i år, og det foreslås derfor at 14 mill. kroner kan skyves ut til Nytt SD-system vann og avløp - prosjekt 0224 og 0229 Det pågår en rettssak vedrørende anbudskonkurransen i forbindelse med anskaffelse av nytt styresystem for vann og avløp. Det er en reell mulighet for at konkurransen må kanselleres, og da vil ikke midlene bli benyttet i år. Det foreslås derfor å skyve totalt 8 mill. kroner til Hovedplan vann og hovedplan avløp - prosjekt 0321 og 0364 Forsinket fremdrift medfører at drøyt halvparten av bevilgningene kan utsettes til Det betyr at 5 mill. kroner av budsjettmidlene på hovedplan vann kan utsettes til 2014, og tilsvarende kan 7 mill. kroner av budsjettmidlene på hovedplan avløp forskyves til neste år. Vann- og avløpsprosjekter er i prosjekteringsfase, og mesteparten av utførelse forventes ikke før neste år. Fellesprosjekter VA Hønefoss - prosjekt 0199 Fremdriften er avhengig av andre parters planer, men snaut halvparten av restbevilgningen pr 2. tertial kan skyves til 2014, dvs. 2 mill. kroner. Oppgradering skoler - prosjekt 0040 Budsjettet er fordelt på tiltak som vil bli gjennomført inneværende år. Ask-Muggerud vannledninger - prosjekt 0201 Prosjektet vil bli fullført i sin helhet i høst. 36 Side 62 av 332

63 RINGERIKE KOMMUNE 2. Tertialrapport 2013 BRR Ny stigebil - prosjekt 0507 Stigebilen vil bli levert i månedsskiftet november/desember og vil bli betalt i år. Fotballbane Haug - prosjekt 0436 Dette er et spillemiddelprosjekt. Ved første øyekast kan det se ut som det er udisponerte budsjettmidler på prosjektet, men midlene er oppbrukt tidligere år. Tidligere finansieringsvedtak må undersøkes for å finne ut hvordan spillemidlene fra fylkeskommunen i 2012 og anleggsbidraget fra Haugsbygd IF i 2013 skal bokføres. Restbevilgningen på 3,1 mill. kroner er altså ikke disponibel, men må besluttes om skal anvendes til å redusere bruk av lån eller avsettes til ubundne investeringsfond, eventuelt begge deler. 37 Side 63 av 332

64 KS sak /13 FINANSRAPPORT 2. TERTIAL 2013 Vedtak: Finansrapport per 2. tertial 2013 tas til orientering. Behandling: Ordfører foreslo voteringsrekkefølge som ble enstemmig vedtatt. Avstemming: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Forslag til vedtak: Finansrapport per 2. tertial 2013 tas til orientering. Side 64 av 332 Side 11 av 25

65 FINANSRAPPORT 2. TERTIAL 2013 Arkivsaksnr.: 13/3451 Saksnr.: 127/13 114/13 Arkiv: 210 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Finansrapport per 2. tertial 2013 tas til orientering. Innledning / bakgrunn Kommunestyret er ansvarlig for kommunens finansforvaltning. I tråd med finansreglementet skal det rapporteres hvert tertial, samt utarbeides en årsrapport for finansområdet. Beskrivelse av saken Netto finansutgifter per 2. tertial 2013 er høyere enn på samme tidspunkt i Årsaken er høyere rente- og avdragsutgifter som følge av økt gjeldsnivå og 6,2 mill. kr i lavere utbytte enn budsjettert fra Ringerikskraft AS. Det gjennomsnittlige rentenivået er lavere i år enn i 2012, men på tross av dette blir netto finansutgifter høyere i Det lave rentenivået kan ikke forventes å vedvare. Gjeldsporteføljen er forvaltet i tråd med finansreglementet, og det er inngått fastrenteavtale for årets låneopptak til finansiering av budsjetterte investeringer. Ringerike kommune har til enhver tid i 2. tertial 2013 hatt likviditet til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall, og den faktiske likviditetsutviklingen har vært om lag i tråd med budsjett. Likviditetsgrafen viser faktisk en positiv tendens i september da rammetilskudd og skatt på formue og inntekt er høyere enn periodisert budsjett. Likevel er det grunn til å minne om likviditetsutfordringen som slår tilbake i 2014 da utsatte investeringsprosjekter som allerede er lånefinansiert, etter planen skal utføres. Fylkesmannen har godkjent kommunens søknad om 150 mill. kroner i trekkrettighet for 2013, men anmoder kommunen om å bruke trekkrettigheten i svært begrenset grad. Trekkrettigheten er ikke benyttet hittil i Etter flere år med driftsunderskudd er kommunens finansielle stilling krevende. Inntektsførte og aktiverte premieavvik har gitt betydelig forbedret resultat og høyere balanseverdier, og de har blitt brukt til å redusere tidligere års underskudd. Men mesteparten av inntektsføringen av det høye premeieavviket i 2012 har ikke noe med kommunens drift å gjøre, og det økonomiske handlingsrommet er ikke forbedret i samme størrelsesorden som driftsresultatet skulle tilsi. Se nærmere om dette under kommentar til premieavviksordningen merket med grå bakgrunn i finansrapporten. Fylkesmannen har godkjent låneopptak til finansiering av investeringer på 98,853 mill. kroner i Årets lån til investeringsformål er tatt opp i 1.tertial. Fylkesmannen har også godkjent opptak av til sammen 35 mill. kroner i Startlån i Husbanken har hittil bevilget ¾ av de omsøkte lånemidlene, men ¼ av midlene ble ikke utbetalt før i september og er derfor ikke med i periodens startlånsopptak. Side 65 av 332

66 Sak 114/13 s. 2 For å redusere risikoen knyttet til svingninger i rentenivået, samt å sikre forutsigbare tjenester for kommunens innbyggere, skal kommunen ha en fastrenteandel på minst 25 prosent. Årets låneopptak til budsjetterte investeringer ble inngått som et fastrentelån i Kommunalbanken med 10 års bindingstid til 3,86 prosent rente. I 2. tertial er det inngått fastrenteavtale på to startlån i Husbanken til 1,985 prosent rente og 5 års bindingstid. Som en følge av betingelsene i årets låneopptak til investeringer og to nye fastrenteavtaler på startlån har fastrenteandelen økt og er ved utgangen av 2. tertial om lag 38 prosent. Rådmannens vurdering Rådmannen konstaterer at netto finansutgifter er omtrent på forventet nivå per 2. tertial Lavere utbytte enn budsjettert fra Ringerikskraft AS er årsaken til at netto finansutgifter likevel ikke vil balansere ved årets slutt. Rådmannen konstaterer at likviditetsutviklingen fortsatt er bekymringsfull, særlig med tanke på at noen av lånemidlene til vedtatte investeringsprosjekter ikke lenger er likvide. Likevel har likviditeten vært tilfredsstillende i 2. tertial. Det er fremdeles ønskelig med bedre likviditet og mindre avhengighet av lånte midler. Kommunen har en stor utfordring med å gjenvinne økonomisk handlingsfrihet. Med bakgrunn i at mesteparten av inntektsførte premieavvik ikke er driftsrelaterte, er utfordringen enda større enn først antatt. Bokføring av premieavvik er heldigvis ikke enestående for Ringerike, da totale inntektsførte premieavvik i landets kommuner utgjør så mye som 28 mrd. kroner. Rådmannen er tilfreds med graden av rentesikring i kommunens gjeldsportefølje. Til tross for at dette gir noe økte renteutgifter på kort sikt, vil det samtidig gi økt forutsigbarhet i utgiftsnivået på lengre sikt. Ringerike kommune må tilpasse driften slik at det er mulig å betale høyere avdrag enn minimumsavdraget. Rentenivået har gjennom de siste år vært veldig lavt, og det kan ikke forventes at et slikt lavt nivå vil fortsette. Kommunen bør planlegge for et høyere rentenivå på sikt. Økt rentenivå betyr økte renteutgifter for kommunen, noe som slår rett inn i driftsbudsjettet og påvirker handlingsrommet i det enkelte budsjettår. Som eksempel kan nevnes at en økning av renten med 1,5 prosent, vil føre til en økt driftsutgift med nesten 10 mill. kroner ved en fastrenteandel på 38 prosent. Det er derfor viktig å ta tilstrekkelig høyde for økt rentenivå i budsjett og handlingsplaner i årene fremover. Vedlegg Finansrapport 2. tertial 2013 Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann økonomisjef: Torbjørn Hansen saksbehandler: Anette Skjolden Side 66 av 332

67 Ringerike kommune Finansrapport 2. tertial 2013 Side 67 av 332

68 Innholdsfortegnelse Innledning...2 Overordnet finansiell strategi og stilling...2 Utviklingen i netto finansutgifter...2 Samlet oversikt over kortsiktig plassering, langsiktig plassering og gjeld...3 Utviklingen i markedet...4 Forvaltningen av finansielle aktiva...5 Kortsiktige finansielle aktiva...5 Langsiktige finansielle aktiva...9 Forvaltningen av finansielle passiva...10 Innledning Kommunestyret er ansvarlig for kommunens finansforvaltning. Nytt reglement, som følge av ny forskrift om kommuners finansforvaltning, ble vedtatt av kommunestyret , sak 61/10. I tråd med finansreglementet skal det rapporteres hvert tertial, samt utarbeides en årsrapport for finansområdet. Årsrapporten skal inneholde en egen redegjørelse for hvordan kommunens finansportefølje har blitt forvaltet i det aktuelle regnskapsår. Herunder skal vesentlige endringer i finansporteføljens sammensetning og risikoprofil presiseres særskilt. Overordnet finansiell strategi og stilling Følgende finansielle strategi er lagt til grunn 2. tertial 2013, i tråd med finansreglementet: Med utgangspunkt i kommunelovens grunnprinsipper om optimal utnyttelse av tilgjengelige ressurser og med sikte på å kunne gi et best mulig stabilt tjenestetilbud, skal finansforvaltningen: Sikre stor grad av forutsigbarhet i kommunens finansielle stilling. Strategien skal bidra til stabilitet og langsiktig finansforvaltning. Finansforvaltningen skal forvaltes som en helhet hvor en søker å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansutgifter innenfor definerte risikorammer. Kommunen skal ikke investere i kompliserte produkter som krever daglig oppfølging. Etter flere år med driftsunderskudd er kommunens finansielle stilling krevende. Netto finansutgifter ligger på et relativt lavt nivå, men det skyldes lave renteutgifter og kan ikke forventes å vedvare. I forbindelse med årets låneopptak har forutsigbarhet og risikorammer ligget til grunn for vurderingene. Kommunen har ikke investert i kompliserte produkter. Utviklingen i netto finansutgifter Ved å bruke den overordnede finansielle strategien skal kommunens finansportefølje forvaltes slik at en søker å oppnå lavest mulig netto Side 68 av 332 2

69 finansutgifter over tid med en akseptabel risiko. Målsettingen for avkastningen og kommunens netto finansutgifter fastsettes av kommunestyret gjennom den årlige budsjettbehandlingen. Finansinntektene består av renteinntekter på bankinnskudd, utbytte fra selskaper og mottatte avdrag på utlån som inntektsføres i investeringsregnskapet. Finansutgiftene består av renteutgifter og avdrag på investeringslån samt avdrag på startlån og etableringslån som utgiftsføres i investeringsregnskapet. Tabellen nedenfor viser utviklingen i netto finansutgifter i perioden : (Inntekter har negativt fortegn, utgifter har positivt fortegn) Mill. kr Regnskap tertial tertial 2013 Revidert årsbudsjett 2013 Renteinntekter og utbytte -29,3-16,7-13,3-24,3 Gevinst fin.instrumenter Sum finansinntekter -29,3-16,7-13,3-24,3 Renteutg., provisjoner m.m 30,1 9,7 11,3 33,6 Tap finansielle instrumenter Avdrag på lån 41 20,5 22,5 42 Sum finansutgifter 71,1 30,2 33,8 75,6 Netto finansutgifter 41,8 13,5 20,5 51,3 Netto finansutgifter per 2.tertial 2013 er høyere enn på samme tidspunkt i Økningen skyldes i hovedsak at investeringsgjelden vokste med om lag 40 mill. kroner i løpet av I tillegg økte rente- og avdragsutgifter som følge av terminforfall i august på det nye låneopptaket i Lavere utbytte reduserer finansinntektene og medfører også økte netto finansutgifter. For den delen av låneporteføljen som ikke har fastrente gjelder flytende rentebetingelser. Gjennomsnittlig vektet flytende rente har vært 2,25 prosent både i 1. og 2. tertial Budsjettert gjennomsnittlig flytende rente i 2013 er 2,9 prosent. Renteutgiftene blir derfor lavere enn budsjettert, selv om årets låneopptak ble inngått til en fastrente på 3,86 prosent (budsjettert til 3,2 prosent). Samlet oversikt over kortsiktig plassering, langsiktig plassering og gjeld I følge finansreglementet skal det rapporteres på beløp samlet og for henholdsvis kortsiktig plassering, langsiktig plassering og gjeld. Tabellen nedenfor gir en oversikt over dette. (Beløp i mill. kroner) Regnskap tertial tertial 2013 Kortsiktig plassering (kasse, bankinnskudd og obligasjoner) 118,4 199,2 182,0 Langsiktig plassering (aksjer og andeler i selskaper og kommunale samarbeid) 199,7 196,5 204,3 Gjeld -960,9-966, ,2 Samlet nettoverdi -642,8-570,5-664,9 Side 69 av 332 3

70 Samlet nettoverdi er mer negativ per 2.tertial 2013 i forhold til 2. tertial Gjeldsnivået er økt fra samme periode i fjor som en følge av nytt låneopptak til investeringer i 2013 og nye startlån fra Husbanken. Så lenge låneopptakene er høyere enn avdragsnivået det enkelte år, vil gjelden stige. Selv med ekstraordinære avdrag på startlån, er disse som regel for lave i forhold til nye startlånsopptak. Utviklingen i markedet Figuren nedenfor viser utviklingen i styringsrenten og pengemarkedsrenten fra januar 2008 til august Renteutviklingen ,00 Styringsrente Nominell 1 mnd NIBOR (pengemarkedsrente) 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 Norges Banks hovedstyre besluttet på sitt rentemøte den 19. september å holde styringsrenten uendret på 1,5 prosent. Styringsrenten er lavere enn normalt fordi det lenge har vært utsikter til lav prisvekst og fordi rentene ute er svært lave. Det er anslått at styringsrenten vil holde seg på dagens nivå frem til sommeren før den gradvis vil øke til et mer normalt nivå. Den senere tiden har det vært stigende forventninger til økt rentenivå fordi veksten i flere industriland har tiltatt. Konsumprisveksten har vært høyere enn forventet, men Norges Bank mener at utsiktene for prisveksten er at den vil være i underkant av 2,5 prosent også de neste årene. De lange rentene i USA har steget i løpet av sommeren. Det har vært usikkerhet om såkalte oppkjøpsprogrammer skulle fortsette, men inntil videre fortsetter USA støttekjøpene. Det er derfor flere forhold som har motsatt effekt til stigende renteforventninger. Veksten i norsk økonomi har også vært lavere enn tidligere antatt. Grafen nedenfor viser hvilke forventninger Norges Bank, DNB og markedet generelt har til utviklingen i rentenivået frem i tid. Kurvene viser de norske rentebanene frem i tid (FRA). Side 70 av 332 4

71 Grafen er fra 11. september, dagen etter at det kom overraskende høye inflasjonstall for Norge. Reaksjonen ble en stor bevegelse i rentene, mest i fronten av kurven, mens det er små utslag lenger ut. I følge denne grafen priset markedet inn første renteheving i 1. kvartal Situasjonen har roet seg noe siden den gang, jf. Norges Banks rentemøte 19. september. Tendensen er likevel at både norske og utenlandske renter trekker oppover. Nivået på rentene viser nå at det er lite potensiale for nedgang, men store muligheter for renteoppgang. Forvaltningen av finansielle aktiva Aktiva betegner kommunens finansielle eierandeler som inngår i en investerings portefølje. Det kan for eksempel være kontantinnskudd, verdipapirer, aksjer, obligasjoner mv. Det skilles mellom langsiktige og kortsiktige aktiva. I kommunens finansreglement er kortsiktige finansielle aktiva definert som ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål. Langsiktige finansielle aktiva er midler adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål, og skiller seg fra sistnevnte ved at forvaltningen av disse midlene ikke er utslagsgivende for kommunens tjenesteproduksjon på kort sikt. I det følgende blir det rapportert på kortsiktige og langsiktige finansielle aktiva hver for seg. Kortsiktige finansielle aktiva Etter Kommunelovens 52 nr. 3 skal kommunen ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser til forfall. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Kommunens likvide midler vil bestå av følgende deler: Driftslikviditeten: skal sikre det behov for likviditet som oppstår som følge av tidsforskjell mellom inn- og utbetalinger. Driftslikviditeten inkluderer trekkrettighet i konsernkontosystemet. Overskuddslikviditet: kortsiktig likviditetsoverskudd bestående av likvide midler utover den nødvendige driftslikviditet. 5 Side 71 av 332

72 Driftslikviditeten skal som hovedregel plasseres innenfor konsernkonto hos hovedbankforbindelsen. Plassering av kommunens overskuddslikviditet kan gjøres innenfor den investeringshorisont som avdekkes via likviditetsprognosen. Overskuddslikviditet plasseres på høyrentekonti eller papirer med tilsvarende sikkerhet. Ringerike kommune har til enhver tid i 2. tertial 2013 hatt likviditet til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Det er vanlig at store virksomheter, som kommunen, har en trekkrettighet hos sin hovedbankforbindelse som kan brukes ved behov for likviditet, dvs. når kommunen periodevis ikke har nok penger til å betale regninger og lønn. Siden Ringerike kommune er i ROBEK registeret, må en trekkrettighet godkjennes av Fylkesmannen. Det er søkt om 150 mill. kroner i trekkrettighet for Fylkesmannen har godkjent dette, men anmoder kommunen om å bruke trekkrettigheten i svært begrenset grad. Trekkrettigheten er ikke benyttet hittil i 2013, men det kan oppstå behov som gjør at den må benyttes. Tendensen er at likviditeten ofte er dårligere mot slutten av et år. Forholdet mellom omløpsmidler (kontanter, bankinnskudd og kortsiktige fordringer) og kortsiktig gjeld indikerer kommunens betalingsevne/likviditet: Side 72 av 332 6

73 (Beløp i hele kroner) Omløpsmidler Regnskap tertial tertial 2013 Kortsiktige fordringer Premieavvik Kasse, bankinnskudd Obligasjoner Sertifikater Aksjer og andeler Sum omløpsmidler Kortsiktig gjeld Kassakredittlån Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 1,57 1,91 2,26 Likviditetsgrad 2 0,51 1,27 1,10 Likviditetsgrad 1 viser forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Likviditetsgrad1 bør ikke være lavere enn tallet 2. Det betyr at omløpsmidlene bør utgjøre mer enn dobbelt så mye som den kortsiktige gjelden. Likviditetsgrad 2viser forholdet mellom de mest likvide omløpsmidleneog kortsiktig gjeld. Bør ikke være lavere enn tallet 1. Det betyr at de mest likvide omløpsmidlene i sum bør være større enn den kortsiktige gjelden. Som det fremkommer av oversikten over, er likviditeten for de mest likvide omløpsmidlene omtrent på samme nivå i 2. tertial 2013 i forhold til samme tid i Den er på et tilfredsstillende nivå da forholdstallet er større enn 1. Når det gjelder likviditetsgrad 1 ser det ut som den er styrket, men dette avhenger av hvorvidt man medregner premieavviket eller ikke. Dersom premieavviket hadde blitt redusert med for eksempel 100 mill. kroner, ville likviditetsgrad 1 blitt redusert til 1,66 ved utgangen av 2. tertial (fra 2,26). Likviditetsgrad 1 ville da vært under anbefalt nivå. Kommentar til premieavviksordningen Budsjett- og analyseavdelingen har stilt spørsmål til KS, Nkkf og KLP vedrørende det høye premieavviket, men avventer fortsatt svar på våre spørsmål. Vi har stilt spørsmålet om det kan være en årsakssammenheng mellom høyt premieavvik og arbeidstakers andel av pensjonsforsikringspremien som blir medregnet i premieavviket. I tillegg har vi bemerket at premieavviket «pynter på» likviditetsgrad 1 og stilt spørsmål ved riktigheten av dette. Nok et underlig fenomen med premieavviket er at det øker dersom forventet avkastning på pensjonsmidlene øker, isolert sett. Økt avkastning medfører lavere netto pensjonskostnad som igjen medfører høyere premieavvik. I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 13-1 bokstav D defineres årets premieavvik som differansen mellom årets pensjonspremie og årets netto pensjonskostnad. Begrepet årets pensjonspremie Side 73 av 332 7

74 kan tolkes på minst 2 ulike måter; enten den totale pensjonspremien som innbetales til KLP, eller kommunens andel av pensjonsforsikringspremien eksklusive arbeidstakers andel. Premieavviket blir betydelig høyere når arbeidstakers andel av pensjonspremien medregnes. Ettersom samlet premieavvik i landets kommuner utgjør om lag 28 mrd. kroner, tyder det på at kommunene har anvendt førstnevnte tolkning av regelverket. KLPs beregningsmodeller baseres på bruttoverdier, det vil si at utregningene ikke tar hensyn til hvordan premieinnbetalingene finansieres fra kommunenes side. Hensikten med premieavviksordningen har ikke vært at arbeidstakers andel skal påvirke kommunens driftsresultat det enkelte regnskapsår. Ifølge KLP er hensikten med ordningen at det ikke skulle bli så store resultatsvingninger for kommunene i år med hovedoppgjør og mellomoppgjør. Mesteparten av inntektsføringen av det høye premieavviket i årsavslutningen 2012 har ikke noe med kommunens drift å gjøre, men ga et betydelig forbedret resultat som ble brukt til å redusere tidligere års underskudd. Det økonomiske handlingsrommet er således ikke forbedret i den størrelsesorden driftsresultatet skulle tilsi. Balanseført og aktivert premieavvik må på et eller annet tidspunkt reverseres. Forskriftens 13-5 bokstav D sier blant annet at beregningsforutsetningene vedrørende årets netto pensjonsforpliktelse og netto pensjonskostnad skal fastsettes slik at de akkumulerte årlige premieavvik over tid går mot null. Ved utgangen av 2012 var akkumulert premieavvik inkludert arbeidsgiveravgift 140,6 mill. kroner. Det vil si at premieavviket økte med hele 72,8 mill. kroner i løpet av Figuren nedenfor viser den faktiske saldoen på kommunens konsernkonto hittil i 2013 og likviditetsbudsjettet. Konsernkontoen omfatter samtlige tilgjengelige kontanter (bortsett fra mindre kontantkasser i enkelte virksomheterog en Side 74 av 332 8

75 mindre buffer hos gammel hovedbank). Midlene inkluderer også bundne fond, men ikke midler på skattetrekkskonto ,00 Likviditetsutvikling , , ,00 Kroner ,00 Periodisert likviditetsbudsjett Faktisk saldo , , ,00 Den faktiske likviditetsutviklingen har vært om lag i tråd med budsjett i 2. tertial. Årets lån til investeringer ble tatt opp i slutten av februar, og derfor er faktisk saldo høyere enn budsjett i mars og april frem til budsjettert låneopptak i april. Den faktiske saldoen ligger over budsjett i juni da halvparten av årets startlånsøknad ble utbetalt fra Husbanken. I likviditetsbudsjettet for 2013 er det ikke tatt høyde for investeringer som ikke er utført og betalt i Nå ser det ut til at flere investeringsprosjekter blir skjøvet frem i tid slik at det ikke blir så stort press på likviditeten som det kunne ha blitt hvis alle vedtatte investeringer skulle gjennomføres inneværende år (drøyt 200 mill. kroner). Likviditeten ser bra ut for 2013, men utfordringen kommer tilbake i 2014 da utsatte investeringsprosjekter som allerede er lånefinansiert, kommer til utførelse. Likviditetsutviklingen er på bakgrunn av dette fortsatt bekymringsfull. Et lyspunkt i likviditetsutviklingen er de to «hoppene» i september (grafen viser faktisk saldo til og med 24. september) som viser styrket likviditet i forhold til budsjett. Rammetilskuddet ble større enn periodisert budsjett og 3. delutbetaling av startlånsmidlene ble godskrevet bank i begynnelsen av september. Det andre hoppet omkring 18. september skyldes høyere skatt på formue og inntekt enn det som ligger til grunn i periodisert likviditetsbudsjett. Risikoen i nåværende plassering av driftslikviditeten vurderes som meget lav, da midlene er plassert som innskudd i bank. Langsiktige finansielle aktiva Ringerike kommune har som formål å forvalte de langsiktige finansielle aktiva på en slik måte at kommunen over tid får en god avkastning som skal komme både dagens og fremtidige innbyggere til gode. Side 75 av 332 9

76 Ringerike kommune har i 2. tertial 2013 ikke hatt langsiktige finansielle plasseringer i form av kompliserte instrumenter. Kommunen har imidlertid en rekke eierandeler i selskaper. Av disse er eierandelen på 88 prosent i Ringerikskraft AS den vesentligste. Denne eierandelen er oppført i kommunens balanse til en verdi av 140,6 mill. kroner (880 aksjer). Aksjer har ikke noe avtalt avkastning, men gir rett til utbytte fra foretaket når slikt blir besluttet utbetalt. Ringerike kommune har budsjettert med en andel av utbytte fra Ringerikskraft med 15 mill. kroner i Et lavere utbytte for 2012 ble besluttet på det ordinære eiermøtet. Utbyttet er fastsatt til 8,8 mill. kroner, eller 6,2 mill. kroner lavere enn budsjett. Forvaltningen av finansielle passiva Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til gunstigst mulig betingelser, uten at den påføres vesentlig finansiell risiko. Med finansiell risiko menes i denne sammenheng usikkerhet mht. fremtidig lånekostnad for kommunens gjeldsportefølje. Det skal vurderes å bygge en låneportefølje med ulike rentebindingsperioder og forfall, slik at kommunen ikke opplever et refinansieringsproblem dersom rentenivået endres eller det er manglende kreditt i markedet. Låneporteføljen bør ha en sammensetning av lån med ulik rentebinding. Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatning om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå gitt et overordnet ønske om forutsigbarhet og stabilitet i lånekostnader. Forvaltningen legges opp i henhold til følgende: Refinansieringsrisiko skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall. Gjennomsnittlig rentebinding (durasjon vektet rentebindingstid) på samlet rentebærende gjeld skal til enhver tid være mellom 1 og 5 år. Gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 25 % (lån med rentebinding 1 år frem i tid og over). Enkeltlån bør normalt ikke utgjøre mer enn 30 % av den samlede låneporteføljen. Lån med forfall inntil 1 år frem i tid skal maksimalt utgjøre 40 % av den samlede låneporteføljen. Tabellen nedenfor gir en oversikt over utviklingen i kommunens gjeldsportefølje i 2. tertial 2013: (Beløp i mill. kroner) Investeringsgjeld Startlån Samlet gjeldsportefølje Per ,1 131, ,3 Periodens avdrag 14,9 1,7 16,6 Ekstraordinære avdrag Periodens låneopptak - 17,5 17,5 Per ,2 147, ,2 (Startlån fra Husbanken er lån til videreformidling til kommunens innbyggere.) Side 76 av

77 Fylkesmannen har godkjent låneopptak til finansiering av investeringer på 98,853 mill. kroner i Årets lån til investeringsformål ble tatt opp i 1.tertial og inngått som et fastrentelån i Kommunalbanken med 10 års bindingstid til 3,86 prosent rente. Fylkesmannen har også godkjent opptak av til sammen 35 mill. kroner i Startlån i I brev fra Husbanken av 25. mars 2013 tas det forbehold om kommunens lånesøknad kan imøtekommes fullt ut da det er stor etterspørsel etter lån i Husbanken som kan medføre at det må foretas ytterligere prioriteringer innenfor årets låneramme. Rammen vil derfor ikke bevilges og utbetales under ett, men i stedet vil startlånsmidler fra Husbanken normalt tildeles fire ganger per år. Kommunen er hittil bevilget 3/4 av det omsøkte årsbeløpet på 35 mill. kroner. Halvparten av årsbeløpet på 17,500 mill. kroner ble utbetalt fra Husbanken i begynnelsen av juni og utgjør periodens låneopptak av Startlån. Resterende innvilgede lånemidler på kr 8,750 mill. kroner ble utbetalt til kommunen i begynnelsen av september. I henhold til kommunens finansreglement skal gjeldsporteføljen ha en fastrenteandel på minimum 25 prosent. Fastrenteandeleni kommunens gjeldsportefølje var ved inngangen til 2013 om lag 28 prosent og ved utgangen av 1. tertial om lag 35 prosent. I 2. tertial er det inngått fastrenteavtale på to eksisterende startlån i Husbanken. De nye rentevilkårene lyder på en nominell fastrente til 1,985 prosent i 5 år med virkning fra 1. juni Som en følge av disse betingelsene er fastrenteandelen ved utgangen av 2. tertial om lag 38 prosent. Økt fastrenteandel gir, med dagens rentenivå, høyere renteutgifter på kort sikt enn flytende rente, men bidrar også til å redusere usikkerheten rundt fremtidige finansutgifter og derigjennom sikre forutsigbare tjenester for innbyggerne. En renteøkning på 1 prosentpoeng vil ved en fastrenteandel på 38 prosent øke årlige renteutgifter med om lag 6,5 mill. kroner gitt kommunens gjeldsportefølje per 2. tertial. I henhold til finansreglementet skal kommunens gjennomsnittlige rentebinding ha en durasjon på mellom 1 og 5 år. Graden av rentebinding ved inngangen til 2013 ga en durasjon på om lag 1,25 år. I 1. tertial økte durasjonen i porteføljen som følge av økt fastrenteandel og lengre bindingstid. Ved utgangen av 2. tertial er durasjonen snaut 1,8 år. Kommunens beregninger av durasjon er grove anslag basert på regneark. Dagens rentebinding har følgende forfall: Side 77 av

78 (Beløp i mill. kroner) Utestående pr Forfall neste renteregulering Fastrentesats KLP Kommunekreditt 133, ,48 % 46, ,98 % 46, ,27 % Kommunalbanken 149, ,76 % 96, ,86 % Husbanken 8, ,60 % 9, ,40 % 9, ,99 % 22, ,99 % 23, ,20 % Ingen lån utgjør mer enn 30 prosent av låneporteføljen. Fastrentelånet med rentereguleringsforfall i november 2013 utgjør 14 prosent av den samlede låneporteføljen. 12 Side 78 av 332

79 BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS - NY SELKAPSAVTALE Arkivsaksnr.: 13/756 Saksnr.: / 115/13 Arkiv: 216 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Ringerike kommune godkjenner ny selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS. Sammendrag Representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) behandlet sak om ny selskapsavtale i møte Representantskapet vedtok å tilrå den foreslåtte selskapsavtalen med noen endringer. Saksfremlegget nedenfor er identisk med utkast til saksfremlegg fra Buskerud Kommunerevisjon IKS. 1. Bakgrunn Representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) behandlet sak om ny selskapsavtale i møte Representantskapet vedtok å tilrå den foreslåtte selskapsavtalen med noen endringer. Saken oversendes herved den enkelte deltaker for godkjenning i fylkestinget eller kommunestyret. Forut for representantskapets behandling har det vært eierprosess om revisjonsordningen, sett i lys av at tre deltakere har trådt ut av selskapet. Saken er videre inndelt som følger: - Om eierstrategier og (punkt 2) - Forslag til endringer i selskapsavtalen (punkt 3) - Andre forhold (punkt 4) 2. Om eierstrategier Ved etableringen av BKR i 2003 sluttet eierne seg til følgende: 1. Selskapet skal inneha tilstrekkelig faglig tyngde til å utvikle en fremtidsrettet kommunal revisjonsfunksjon på høyt nasjonalt nivå. 2. Selskapet skal være konkurransedyktig gjennom høyt fokus på både kvalitet og kostnader ut fra eiernes krav om høyere kostnadseffektivitet. 3. Gjennom eierskap fra fylkeskommunen og kommunene skal selskapet legge vekt på å tilby gode lokale løsninger. Side 79 av 332

80 Sak 115/13 s. 2 Ut fra den prosessen som har funnet sted i forbindelse med ny selskapsavtale, så har det ikke vært innvendinger til nåværende eierstrategier. BKR må forholde seg til disse eierstrategiene inntil nye eller andre eierstrategier foreligger. 3. Forslag til endringer i selskapsavtalen Nedenfor følger kommentarer og forslag til endringer i selskapsavtalen. (I overskriften er aktuell paragraf fra selskapsavtalen nevnt i parentes). I vedlegg fremgår eksisterende og forslag til ny selskapsavtale. 3.1 Om selskapet ( 1) I forslag til ny selskapsavtale selskapets deltakere listet opp. 3.2 Formål og ansvarsområde ( 3) Eksisterende bestemmelse om formål og ansvarsområde lyder: Selskapets formål er å dekke deltakernes behov for: 1. Revisjonstjenester. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelser og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon. Selskapet har ikke erverv til formål. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal dekke deltakernes felles behov for en revisjonsløsning. Dette gjelder: 1. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelse og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. 3. Rådgivningstjenester Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre enn selskapets deltakere så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon og annen lovgivning. Selskapet har ikke erverv til formål. Siktemålet med endringene er å fremheve grunnlaget for fellesskapets revisjonsløsning. Det skal være en god revisjonsløsning som felles dekker deltakernes behov for tjenester på en billigere og bedre måte enn hver for seg. Side 80 av 332

81 Sak 115/13 s. 3 Det er videre ønskelig å presisere hva som ligger i revisjonstjenester, og videre å fremheve selskapets mulighet til å kunne påta seg oppgaver for administrasjonen. I revisjonsforskriften 14 om rådgivningstjenester m.v. fremgår at revisor kan ikke utføre rådgivningstjenester eller andre tjenester dersom dette er egnet til påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet. Det må således gjøres en vurdering i det aktuelle tilfelle og her vil god (kommunal) revisjonsskikk kunne gi veiledning. BKR har siden etableringen påtatt seg flere oppdrag/bestillinger direkte fra administrasjonen. Tidsbruken på slike rådgivningstjenester har variert fra noen timeverk til månedsverk, med størst omfang av mindre bestillinger. Type oppdrag har variert fra undersøkelser (eksempelvis årsaker til kostnadsoverskridelser) til vurderinger knyttet til merverdiavgiftsbehandling eller tolkninger av regelverket innen regnskap/god kommunal regnskapsskikk. BKR kan tilby god kompetanse til konkurransedyktige priser. Det vil være en merverdi for deltakerne at selskapet kan påta seg oppgaver for administrasjonen uten at dette skal gå på bekostning av andre oppgaver. Oppdrag for andre enn selskapets deltakere vil eksempelvis være kirkelig fellesråd, menigheter og stiftelser/legater. 3.3 Innskuddsplikt ( 4) Avtalen endres i tråd med at totalt deltakerinnskudd nå er kr Eierandeler og ansvar ( 5) Etter uttreden av tre deltakere er det behov for å øke eierandelene for flere av deltakerne. Det er naturlig at de største eierne får en økning i sine eiendeler. Økning i eierandeler blir (med nye eierandeler i parentes): - Buskerud fylkeskommune, 3 % (27 %) Drammen kommune, 3 % (20 %) Ringerike kommune, 2 % (13 %) Kongsberg kommune, 2 % (11 %) Nedre Eiker kommune, 2 % (8 %) 3.5 Representantskapet ( 6) Som følge av reduksjonen i antall deltakere, gjøres det en endring i antall representanter i selskapsavtalen. Det foreslås å endre avtalens 6 første ledd slik: Side 81 av 332

82 Sak 115/13 s. 4 Representantskapet er selskapets øverste myndighet og består av 15 representanter med to personlige vararepresentanter, én representant med to vararepresentanter for hver deltaker. 3.6 Styret ( 8) Eksisterende bestemmelse om styret ( 8 første ledd) lyder: Selskapets styre består av fem medlemmer med tre varamedlemmer. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. Etter lov om interkommunale selskaper er det ikke krav om varamedlemmer til styret. Styrets møter har vanligvis vært fulltallige. Det har vært avholdt svært få styremøter i BKR der styremedlem har vært forhindret i å møte og varamedlem har møtt. Årsaken til dette har vært at styret har vært bevisste på å ha styremøter som passer for alle medlemmene og at forfall, i de få tilfelle dette har skjedd, har kommet på kort varsel. Behovet for å innkalle varamedlemmer har derfor vært sjeldent. Det som mest taler for å ikke ha varamedlemmer, er ønsket om å fremheve styrets ansvar/myndighet og at kontinuitet er viktig for å løse oppgavene. Det som kanskje taler mest for å ha varamedlemmer til styret, vil være i de tilfellene det oppstår et langt sykefravær hos et styremedlem. I slike tilfelle bør det vurderes om nytt styremedlem bør velges av representantskapet. Ut fra en samlet vurdering foreslås det ikke å ha varamedlemmer for styremedlemmene, med ett unntak. Ett av styremedlemmene skal velges av og blant de ansatte i selskapet. I møte i selskapets arbeidsmiljøutvalg har det vært et ønske om å opprettholde muligheten for de ansatte å ha et varamedlem. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapets styre består av fem medlemmer og ett varamedlem. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. 3.7 Valgkomité ( 9) Eksisterende bestemmelse om valgkomité sier intet om komiteens funksjonstid. Det er nærliggende å tenke to eller fire år når det gjelder funksjontid. Med henblikk på å involvere flere personer i løpet av kommunevalgperioden, så kan det være hensiktsmessig med to års funksjonstid. Hensynet til kontinuitet vil også telle her, slik at nødvendigvis ikke hele komiteen bør skiftes ut i forbindelse med valg. Imidlertid behøver ikke dette forholdet å vedtektsfestes. Det anses ikke som nødvendig å ha varamedlemmer til valgkomiteen. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Side 82 av 332

83 Sak 115/13 s. 5 Selskapet skal ha en valgkomité på tre medlemmer. Representantskapet velger komiteens leder og medlemmer. Valgkomiteens funksjonstid er to år. 3.8 Arbeidsgivertilknytning ( 11) Ifølge selskapsavtalen skal BKR være medlem av Kommunenes Sentralforbund. BKRs arbeidsgivertilknytning er KS Bedrift og bør derfor endres. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal være medlem av KS Bedrift. 3.9 Uttreden ( 12) Eksisterende bestemmelse lyder: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. Det foreslås at en presisering av at en eventuell oppsigelse av deltakerforholdet også innebærer en oppsigelse av revisjonstjenestene fra uttredendato. At det er deltakerens øverste myndighet som skal vedta en eventuell oppsigelse av selskapsavtalen, inntas også i forslaget nedenfor. Det foreslås å supplere bestemmelsen slik: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel, på grunnlag av vedtak i kommunestyret eller fylkestinget, si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. En oppsigelse av deltakerforholdet innebærer også en oppsigelse av revisjonstjenestene og andre tjenester fra uttredendato. 4. Andre forhold Under dette punktet følger to forhold som BKR arbeider aktivt med. Dette gjelder kvalitet på utført arbeid og prising av tjenester. Selskapet skal levere tjenester av høy kvalitet og samtidig være konkurransedyktig på pris. Side 83 av 332

84 Sak 115/13 s. 6 Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund er selskapet omfattet av ekstern kvalitetskontroll. BKR har hatt flere kontroller de siste årene, og resultatene har ifølge selskapet vært tilfredsstillende. Selskapet sammenligner årlig sine priser med andre revisjonsaktører, både interkommunale revisjonsvirksomheter og private revisjonsselskaper. Siste års sammenligning viser ifølge selskapet at BKR er blant de rimeligste sammenlignet med interkommunale revisjonsvirksomheter og på lik linje med de private revisjonsselskapene. Vedlegg Oversendelsesbrev Protokoll fra representantskapet Buskerud Kommunerevisjon IKS Eksisterende selskapsavtale Forslag til ny selskapsavtale Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann saksbehandler: Knut E. Helland Side 84 av 332

85 Side 85 av 332

86 Side 86 av 332

87 Side 87 av 332

88 Side 88 av 332

89 Side 89 av 332

90 Side 90 av 332

91 Side 91 av 332

92 Side 92 av 332

93 Side 93 av 332

94 Side 94 av 332

95 Side 95 av 332

96 Side 96 av 332

97 Side 97 av 332

98 Side 98 av 332

99 Side 99 av 332

100 KONTROLLUTVALGET - PROTOKOLL NR. 6/13 Arkivsaksnr.: 13/579 Saksnr.: 116/13 Arkiv: 216 &17 Utvalg Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg Protokoll nr. 6 fra kontrollutvalgets møte Side 100 av 332

101 Side 101 av 332

102 Side 102 av 332

103 Side 103 av 332

104 Side 104 av 332

105 KS sak /13 EVALUERING HELSE OG OMSORG Vedtak: Formannskapet tar evalueringsrapporten og rådmannens forslag til etterretning. Behandling: Ordfører foreslo voteringsrekkefølge som ble enstemmig vedtatt. Avstemming: Hovedkomiteens innstilling (HOV), som er i samsvar med rådmannens forslag, ble enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Forslag til vedtak: Kommunestyret tar evalueringsrapporten og rådmannens forslag til etterretning. Side 105 av 332 Side 12 av 25

106 EVALUERING HELSE OG OMSORG Arkivsaksnr.: 13/3412 Saksnr.: 47/13 51/13 128/13 117/13 Arkiv: F00 &34 Utvalg Eldrerådet Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd Formannskapet Kommunestyret Møtedato Forslag til vedtak: Kommunestyre tar evalueringsrapporten og rådmannens forslag til etterretning Bakgrunn: Ordfører anmodet i notat av 1. mars 2013 rådmannen om å vurdere gjennomføring av en evaluering, hvor fokuset skulle være hvordan helse og omsorgstjenesten reelt fungerer i forhold til brukerne. I tillegg skulle evaluering ta for seg tilstanden i organisasjonen, herunder virkningene av mulig slitasje blant ansatte som følge av omstillingene. Grunnlaget for anmodningen lå i de mange henvendelser ordfører hadde mottatt erfaringer og påstander, både fra egne ansatte og pårørende, om at situasjonen i helse og omsorg oppleves som uholdbar. Dette er også påstander det har vært fokusert på i forbindelse med politiske møter. Et samlet kommunestyre stilte seg bak ordførers initiativ. Rådmannen har hatt klare oppdrag om å skaffe Ringerike kommune økonomisk handlingsrom. Dette har ført til stort press på organisasjonene, deriblant helse og omsorgstjenesten. Slikt press på grunn av et langvarige økonomisk fokus, kan skape situasjoner som har uheldig innvirkning på tjenestenes innhold og hensynet til enkelt brukere. Det hjelper lite om man mener tjenestene i det store og hele er gode og forsvarlige, dersom man samtidig er i en situasjon hvor helsefaglig personell ut fra egne erfaringer og faglige kunnskaper ikke deler den oppfatningen. Saksframstilling Rådmannen har valgt å legge evalueringen opp svært bredt, basert på følgende kartlegginger: 1. «På rett spor?». En kartlegging av helse og omsorgstjenesten i Ringerike kommune gjennom MKS1-gruppene v/konsulentfirma KPMG. 2. Møtereferat fra møter mellom pårørende og brukere i Krokenveien, Hov/Sentrum og Hønefoss omsorgssenter og ledelsen i helse og omsorgstjenesten. 1 Miljø og KvalitetsSikringsgrupper. Består av stedlig ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Side 106 av 332

107 Sak 117/13 s KS sin brukerundersøkelse «BedreKommune.no» som gjennomføres annet hvert år, der kommunen kan måle sine resultater opp i mot forrige egen undersøkelse samt tilsvarende undersøkelser i andre kommuner. 4. Referat fra møtet med politiet om utfordringer når det gjelder problemstillinger som ligger i grenseland mellom politiets oppgaver og kommunens ansvarsområde. 5. Brev/evaluering fra Norsk Sykepleierforbund (NSF) vedr. situasjonen i Helse og omsorg. 6. «Åpen HØRING» om tjenestetilbudet og arbeidsforhold innen sektoren 19. september Kartleggingsresultater: Administrativ kartlegging gjennom MKS-gruppene Konsulentfirma KPMG har gjennomført en administrativ kartlegging av helse og omsorgstjenestene2 i Ringerike kommune, med fokus på følgende spørsmål: 1. Hvordan brukere og tjenesteytere oppfatter kvaliteten på tjenestene innenfor rammen av de fastsatte mål. 2. I hvilken grad og på hvilken måte de ulike omstillingsprosesser har påvirket kvaliteten på tjenestetilbudet og arbeidsmiljø innen tjenesteområdene. 3. Forslag til tiltak som kan gi retning og energi til forbedringsarbeidet. Kartleggingen er gjennomført ved fokusgruppemøter med samtlige MKS-grupper (30 grupper). Til sammen 113 personer har deltatt. Hele rapporten «På rett spor», kan lastes ned fra Kartleggingen som konsulentforma KPMG har gjennomført initierer følgende forbedringsområder: a. Kommunikasjon og informasjon må bli bedre, særlig når det gjelder overordnede rammer og mål. b. Det er behov for lederopplæring, særlig innen endringsledelse og å styrke lederne på kommunikasjon og informasjon i omstillingsprosesser. c. Ansatte er bekymret for kvaliteten på tjenestene, spesielt innen hjemmetjenesten. Kommunen mangler et omforent/samstemmig syn på hva som skal være kvalitetskrav til tjenestene i kommunen og hva som skal defineres som faglig forsvarlig eller ikke. Særlig innen deler av hjemmesykepleien mener mange at mangelen på kvalitet nå er så kritisk at det dreier seg om manglende faglig forsvarlighet. d. Avvikssystemet fungerer ikke. Meldekulturen er ikke god nok (begge veier) og det må etableres gode rutiner for oppfølging. Et elektronisk avvikssystem savnes. e. Ansatte innen hjemmetjenesten, og spesielt i bynære områder opplever stor slitasje. Dette er relatert spesielt til effekten av samhandlingsreformen med økt antall 2 Målgruppen har vært alle virksomhetene i Helse og omsorg; dvs. Helse og velferd, Tjenester til Funksjonshemmede (TTF), hjemmebaserte tjenester (både hjemmesykepleie og praktisk bistand), institusjoner og NAV Ringerike. Side 107 av 332

108 Sak 117/13 s. 3 brukere med komplekse problemstillinger/tilstander (mye demens og psykiatri), tidligere utskrevet fra sykehusene. I stedet for at bemanningen økes, oppleves nedskjæringer. Denne problemstillingen forsterkes ved høyt sykefravær og lite ressurser til vikarer. Vikarene har også ofte ikke riktig kompetanse. f. Det er gode tverrfaglige samarbeidsforhold i kommunen, men en del frustrasjon vedrørende bestillerenhetens funksjon og om denne fungerer etter intensjonene, som både er å sikre likeverdige tilbud, brukernes rettigheter og at kommunen yter nødvendig helsehjelp. g. Nye utfordringer krever ny kompetanse, og behovet for kompetanseutvikling rapporteres å være stort innen alle yrkesgrupper. Dette må få større fokus og ressurser i fortsettelsen. h. Det framkommer store betenkeligheter med å gjennomføre nye store endringsprosesser, men behov for å la pågående prosesser nå få tid og ro til å gjennomføres. Organisasjonen oppleves som sliten, og har lite å stille opp med i forhold til nye krevende tiltak. Møter mellom pårørende og brukere i Krokenveien, Hov/Sentrum og Hønefoss omsorgssenter Følgende synspunkt, innspill og merknader framkom under møtene: a. Flere ga uttrykk for frustrasjon i forhold til trygghetsalarmen som de fleste beboerne har. Det kom tydelig frem at mange hadde uheldige opplevelser med hvordan de blir møtt av alarmsentralen «Hjelp 24». Noen hadde opplevd svært lang ventetid på bakgrunn av at ikke «Hjelp 24» videreformidler alle alarmene til Hjemmetjenesten, eller at de bruker lang tid på dette. Noen hadde opplevd lite hyggelig opptreden av personalet ved «Hjelp 24». b. Enkelte beboere føler seg utrygge. Det kom frem at det kan skyldes flere ting, blant annet at kun Krokenveien 17 er bemannet på natt, mens Krokenveien 19 betjenes at nattjenesten. c. Noen har opplevd at vedtakene som fattes av Bestillerenheten ikke blir utført. Det kom frem at man var blitt lovet at det skal være felles bespisning i Krokenveien 17, noe som ikke er tilfellet. Det ble videre opplyst at personalet har forsøkt å få til dette, men at dette ikke lot seg gjennomføre da det ikke var bemanning for slike tiltak. d. Mange bemerker at hjemmetjenesten er for dårlig bemannet. Noen mener tjenesten ikke tar seg god nok tid til å snakke med/ta seg av den enkelte beboer. Men, - mange kom også med mye ros til hjemmetjenesten for god omsorg og pleie. Flere forteller om en god dialog og et bra samarbeid. e. Hvor kvalifisert er personalet som gir/håndterer medikamenter? Opplevelse av at endringer ble tatt tak i alt for sent. f. Flere gir uttrykk for at institusjonene er for lavt bemannet. Enkelte har opplevd at deres mor/far blir liggende timer i sengen før de blir tatt opp. Man har et inntrykk av at pasienten selv må be om hjelp til negleklipp og annen personlig hygiene, og stiller spørsmål om ikke personalet bør se og forstå dette behovet selv. Side 108 av 332

109 Sak 117/13 s. 4 g. Mange opplever uklare ansvarsforhold når pasienter skrives ut av sykehus. Pårørende har erfaring med at deres mor/far skrives ut for tidlig og at lite/ingen planlegging foreligger. Pårørende har en opplevelse av å måtte krangle for å få plass i institusjon, og stiller spørsmål ved sikkerheten til de som ikke har pårørende. Flere uttrykker de opplever usikkerhet når det gjelder framtiden for deres kjære. h. Pleiere av utenlandsk opprinnelse får veldig gode skussmål. i. Det stilles spørsmål til årsaksforholdene til det relativt høye sykefraværet. j. Dagavdelingene får svært mye ros for tilbudet og det arbeidet som utføres. Men det uttrykkes bekymring for aktivitetstilbudet til de som er for dårlige til å frekventere dagavdelingen. Besultater fra brukerundersøkelsen «Bedre kommune.no», gjennomført i perioden august 2013 «Bedre kommune.no» er en standardisert brukerundersøkelse i KS 3 regi, som benyttes av samtlige norske kommuner. Dette gir sammenlignbare kommuner mulighet for å sammenligne egne resultater med andre, og ikke minst sine egne resultater opp i mot hvilke resultater man hadde forrige gang undersøkelsen ble gjennomført. Brukerundersøkelsen baserer seg på spørreskjema til et tilfeldig utvalg brukere av hjemmetjenesten og innlagte pasienter på institusjon og pårørende. Demente pasienter og psykisk utviklingshemmede4 er holdt utenfor, og alle skjema fra pasienter på institusjon er utfylt ved intervju av pasienten ved en intervjuer fra Frivilligsentralen. Brukere av hjemmesykepleien og pårørende ved institusjonen har svart på en rekke spørsmål innenfor seks og sju «hoveddimensjoner», og gradert sin oppfatning av tilbudet fra 1 (dårligste) til 6 (beste). Sammenligner vi resultatet innen hoveddimensjonene fra undersøkelsen i 2011 ser vi følgende utvikling: Hjemmetjenestens brukere (svarprosent: 38 % ) 3 Kommunenes Sentralforbund KS har en egen undersøkelse når det gjelder psykisk utviklingshemmede under utarbeidelse, slik at denne gruppen vil bli med ved neste gjennomføring. 4 Side 109 av 332

110 Sak 117/13 s. 5 Pårørende til institusjonsbeboere (svarprosent: 46 % ) Dette tyder på at det har blitt arbeidet godt med det forbedringspotensialet som ble definert forrige gang, eller at forventningene har endret seg. Pasienter innlagt på institusjon leverte også i 2011 et svar basert på en gradering fra 1 til 6. Denne gang (2013) er det brukt en forenklet utgave av skjemaet (svarprosent 79 %), som baserer seg på Ja/nei/vet ikke svar, og en direkte sammenligning er vanskelig. Men vi kan allikevel lese mye ut i fra svarene: Spørsmål Jeg får den hjelpen jeg har behov for Jeg er fornøyd med maten jeg får Jeg benytter meg av aktivitetstilbudet Jeg trives på rommet Jeg trives sammen med de ansatte Jeg blir hørt når jeg gir uttrykk for hvordan jeg vil ha det De ansatte behandler meg med respekt Jeg er trygg på at de ansatte kommer når jeg trenger det De ansatte snakker klart og tydelig slik at jeg forstår dem Alt i alt, jeg er fornøyd med sykehjemmet Side 110 av 332 % Ja 74,1 92,6 44,4 96,3 92,6 80,8 92,3 85,2 88,9 96,3 % Nei 18,5 3,7 51,9 3,7 3,7 19,2 0,0 7,4 3,7 0,0 % Vet ikke 7,4 3,7 3,7 0,0 3,7 0,0 7,7 7,4 7,4 3,7

111 Sak 117/13 s. 6 Alle demente som ikke var i stand til å svare for seg, var utelatt fra undersøkelsen.5,9 % av utvalget som var i stand til å delta, utgjør en pasient. Det skal bemerkes at den framgangen Ringerike kommune demonstrerer har vært gjeldende i hele landet5, og oppfattelsen av tjenestene i Ringerike kommune ligger fortsatt litt under landsgjennomsnitt. Detaljerte sammenligninger med oversikt over respons på enkeltspørsmål i undersøkelsen følger saken som vedlegg. Møte med Nordre Buskerud politidistrikt vedr mulige utfordringer når det gjelder problemstillinger som ligger i grenseland mellom politiets oppgaver og kommunens ansvarsområde. Det ble på initiativ fra ordfører avholdt et møte mellom politiet og Ringerike kommune den 7. mars 2013, etter at det i et avisintervju ble etterlatt et inntrykk av at politiet måtte håndtere oppgaver i et visst omfang som nødvendigvis ikke er politiets oppgaver eller ansvar. Dette gjaldt innenfor psykiatri/demensproblematikk. Rådmannen har i eget notat til kommunestyret redegjort for problemstillingene. I utgangspunktet er det mange slike oppgaver som politiet blir involvert i, og som ikke nødvendigvis krever politikompetanse. Dette er forhold som behørig er kommentert i den nye politireformen (NOU 2013:9) Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Møte den 7. mars konkluderte i hovedsak slik: a. Politiet får mange telefonhenvendelser fra innbyggerne i alle 13 kommunene i Nordre Buskerud politidistrikt. Dette er telefoner med ulik type henvendelser. Mange har bakgrunn i ensomhet og isolasjon. Det bekreftes også at disse telefonene økes i høytidene. Imidlertid viser statistikk at dette tallet er ganske stabilt, og det var en marginal nedgang i 2013 sammenlignet med samme periode i I snitt mottar politiet ca slike henvendelser/mnd. b. Frivilligsentralen er positive til å gjenopprette en kontakttelefon for innbyggere som ønsker en telefonvenn. Denne ordningen har eksistert tidligere, men ble nedlagt fordi denne ikke ble benyttet. Når denne ordningen gjenopprettes, er dette et telefonnummer politiet kan henvise publikum til, dersom det er åpenbart at henvendelsene ikke har noe hos politiet å gjøre. c. Politiet observerer også «vandrere»/senil demente som enten er for tynt kledd eller av ulik årsak har vanskeligheter med å orientere seg. Politiet sier at dette er enkelttilfeller, og at dette antallet etter deres oppfatning ikke har endret seg vesentlig siste året. d. I tillegg ble generelle samarbeidsformer mellom kommunen og politiet drøftet. Det er enighet om at det forebyggende arbeidet for barn og unge fungerer godt. Her er det faste temaer og faste rutiner. Politiet er synlig på ungdomsskoletrinnet, de besøker alle 9. klassene i kommunen. SLT koordinator er kontaktperson mot politiet. Politiet deltar i tverrfaglig team på skolene, og de deltar i rektormøter der det er formålstjenlig å belyse spesielle utfordringer. e. Det konstateres at det er etablert gode samarbeidsforhold mellom politi og kommune som begge parter vil bidra til å vedlikeholde og videreutvikle i kommende år. 5 OBS: Kun 32 kommuner i Norge har gjennomført undersøkelsen så langt i år. Side 111 av 332

112 Sak 117/13 s. 7 Brev/evaluering fra Norsk Sykepleierforbund (NSF) vedr. situasjonen i Helse og omsorg. Rådmannen mottok et brev fra Norsk sykepleierforbund den 25. april 2013 med en rekke betenkninger i forhold til den situasjon tjenesteområdet opplever i forbindelse med de omorganiseringer og innsparingstiltak som foregår. Forbundet presiserer følgende: a. Flere av de tillitsvalgte melder om behov for flere institusjonsplasser. Korttidsplasser blir fylt opp med pasienter som skulle vært på langtidsplass. Pasienter blir sendt hjem i påvente av langtidsplass, selv om sykepleieren noen ganger sier: Han eller hun kan ikke hjem; er for dårlig. b. Presset på hjemmetjenesten er stort. Der er antall hender det samme selv om de har fått tyngre og mer pleiekrevende pasienter, som krever økt kompetanse og oppfølging. Antall vedtakstimer står ikke i forhold til bemanningen på den enkelte enhet. Samhandlingsreformen har medført at dårligere pasienter enn før skrives ut av sykehuset og blir i noen tilfeller sendt tilbake igjen til sykehuset. c. Er vi i Ringerike kommune fornøyd med at de pleietrengende får mat, medisiner og tørr bleie? Hva med opptrening og gjenvinning av egen mestring? d. Hva med følelsen av angst og utrygghet som flere pasienter kjenner på? e. Har vi tid nok til å bistå pasienten i et måltid, slik at vedkommende får i seg tilstrekkelig mengde drikke og mat? f. Er det slik at pasienter med sterke pårørende, får et bedre tilbud enn den som ikke har det? g. Sykepleierne har allerede en stor arbeidsmengde og NSF har i forbindelse med Samhandlingsreformen etterlyst behovet for flere sykepleiere ute i kommunen uten å få gehør på dette h. Personalgruppa er sliten av stadige omorganiseringer, økt arbeidspress og stadig dårlig samvittighet fordi kvaliteten på tjenestene har gått ned. Det medfører et stort sykefravær på noen avdelinger. i. Det er en underrapportering på antall avvik. Mange unnlater å skrive disse. Vi hører ofte ansatte som formidler usikkerhet på om noen ser på avvikene, tar dem på alvor, om de blir registrert, rapportert videre.. Dette gjør at mange ikke bruker tid på å skrive avvik. Et stort skritt i riktig retning kunne vært å få et kvalitetssystem opp å gå, der avvik ble elektronisk registrert og der både ledelsen vernetjenesten og tillitsvalgtapparatet kunne ha tilgang til tallene der. Da vil avvik blir registrert og måtte tas tak i, samtidig som en oversikt over utviklingen blir mer synlig. «Åpen Høring» om helse og omsorgstjenestene 19. august 2013 Høringen ble initiert av ordfører etter mange henvendelser fra pårørende og ansatte som beskrev en virkelighet som ikke uten videre var forenlig med det inntrykket ordfører og kommunestyret hadde når det gjaldt forhold og tilbud innen helse og omsorgtjenestene. Høringen ble gjennomført i Store Auditorium på HiBu, med kommunestyret til stede. Fra pårørende og pasienter/brukere kom det fram følgende: Side 112 av 332

113 Sak 117/13 s. 8 Hjemmetjenesten gjør en god og uvurderlig innsats. Det registreres allikevel noen «skjønnhetsflekker» grunnet enkeltpersoners påståtte manglende egnethet, samt kommunikative evner og empati. For få alarmer. Alarmer går på rundgang til de som trenger det mest. Rehabiliteringstilbudet på Austjord er meget godt, og kan tydeligvis ikke fullroses. Vedtak om tjenester bærer i stor grad preg av «stoppeklokkeomsorg». Liten fleksibilitet og åpninger for faglige tilpasninger ute hos bruker. Ansatte i enkelte enheter har så mange oppdrag at de ikke rekker å spise eller avlevere nødvendig og lovpålagt dokumentasjon. Dette fører til at man ofte avslutter arbeidsdagen lenge etter at arbeidstiden er slutt. Går ut over familieliv og andre forpliktelser. «Brukermedvirkning» oppfattes som fraværende i Ringerike kommune. Demensomsorgen må prioriteres. Mange pårørende sliter tungt. Med det effektivitetskravet som i dag foreligger tar det for lang tid å tilpasse boliger og skaffe tilveienødvendige hjelpemidler for å kunne bo hjemme. Dette øker presset mot langtidsplassene på sykehjem. Avlastning gis som tilbud på alt for små rom, uten plass til nødvendige hjelpemidler. Kommunen må ta inn over seg at tilkoblingsmulighet for TV og bredbånd i dag ikke defineres som luksus, men som en nødvendighet, også for eldre mennesker. Saksbehandlingstid, og spesielt saksbehandlingstid ved klager oppleves som unødvendig lang. Mange rutiner i kommunen bør kunne effektiviseres. Språkproblemer i forhold til utenlandske vikarer. Fra samarbeidspartnere og ansatte ble følgende poengtert: Helsevesenet står ovenfor store utfordringer, og krav til oppgaveløsning og kompetanse i kommunen vil øke. Dette gjelder ikke bare i forhold til samhandlingsformen, men også i forhold til befolkningsøkning og det økte innslaget av gamle og syke i årene som kommer. Hjemmetjenesten oppleves som svært operativ og dyktige, men vil ikke kunne møte morgendagens krav med eksiterende ressurser og kompetanse. Forbruket av helsetjenester øker dramatisk fra fylte 70 år. Sykehusoppholdene blir stadig kortere, og pasientene kommer tilbake til kommunen med store pleiebehov men også med behandlingsbehov som må løses i kommunen. En pasient/bruker er kommunens ansvar, men i korte perioder er vedkommende «midlertidig utskrevet» til sykehuset. Kommunikasjon er «alfa og omega». Ringerike kommune og Ringerike sykehus samarbeider godt. Nettopp derfor ligger det til rette for at samarbeidet kan bli enda bedre! Framtidig fokus må være på kompetanse og kvalitet, også i de små detaljene. Det er behov for at man organisatorisk legger til rette for at ensomme letter kan få kontakt i vanskelige perioder. I dag opplever politiet å bli brukt som en kanal i forhold til noen å snakke med, likeens «Hjelp 24» gjennom betjening av trygghetsalarmene. Frivillighetssentralens kontakttelefon/eldretelefon blir ikke benyttet. Side 113 av 332

114 Sak 117/13 s. 9 Ansatte er ikke flinke nok til å melde i fra ved uverdige eller uforsvarlige forhold. Manglende rutiner og oppfølging i forhold til et elektronisk avvikssystem oppleves som vanskelig. Grunnbemanningen må styrkes, og det må etableres rett kompetanse også ved sykdom og/eller annet fravær. Hjemmeboende er godt fornøyd med mat og tilbringertjeneste. Kommunen har for få sykehjemssenger disponible. Mye arbeidstid går med til å skaffe vikarer for sykemeldte. Alltid usikkert om det er bil tilgjengelig for de som arbeider i hjemmetjenesten. Tar lang tid når du må gå. Mange ansatte føler seg slitne. Det er vanskelig å få tak på om det snakkes om fysisk slitenhet eller psykisk slitne. Mange omorganiseringer «sliter på». Store forskjeller fra enhet til enhet. Det etterlyses et helhetlig tilbud for rusavhengige og psykiatriske pasienter som utskrives fra spesialisthelsetjenesten, med både bolig, arbeid og aktivitetstilbud. Ideelle organisasjoner av avhengig av økonomisk støtte fra det offentlige for å kunne bidra. Slike tilbud kan også overflødiggjøre innleggelse i spesialisthelsetjenesten. Det stilles spørsmålstegn ved om kommunen faktisk har beregnet alle kostnader ved et sykehjemsopphold når man definerer private tilbud som mer kostbare enn kommunale. Private sykehjem kan være en «buffer» mot topper i etterspørselen. Bruk et enklere språk. Definisjonen på en god leder bør ikke utbroderes i mange setninger; kun: «Får jobben gjort»! Kommunen er for ivrig med å kartlegge. Bruk tiden til noe nyttig! Rådmannens vurdering: Kartleggingen indikerer følgende hovedfunn: 1. De innsparinger som er iverksatt de siste 5 år har gitt en betydelig økonomisk gevinst. 2. Fokus på nedskjæringer og innsparinger kan ha endret befolkningens forventninger til tjenestetilbudet. 3. Driftsorganisasjonen har maktet å gjennomføre store deler av innsparingene uten at det har gått ut over pasienter/brukere/pårørendes oppfatning av tjenestetilbudet, som faktisk viser at brukere og pårørende er mer fornøyd enn for to år siden. De prioriteringer som her er gjort står det stor respekt av, og ansatte har gjort en formidabel innsats for at dette har vært mulig. 4. Kartleggingene gir kun svar på «opplevd kvalitet», og ikke på «faglig forsvarlig kvalitet». 5. Tiltak og fokus rettet mot forbedringspotensialer etter forrige undersøkelse har hatt god effekt. 6. Opprettholdelse av tjenestetilbud har ført til en viss «slitasje» på driftsorganisasjonen. Et høyt arbeidstempo og færre ansatte på jobb merkes både av ansatte, pasienter og pårørende. 7. Opprettholdelse av tjenestetilbud har i ulik grad ført til nedprioritering/nedtoning av «ikke direkte pasientrelaterte oppgaver» som: Side 114 av 332

115 Sak 117/13 s Avviksrapportering Avviksbehandling Kompetanseutvikling Kvalitetsutvikling Organisering og oppgaveplanlegging Ajourføring/vedlikehold av pasientadministrative systemer Rapportering og kontroll Intern kommunikasjon/informasjon Personaloppfølging Fokus på trivselsfaktorer, interne og eksterne Langsiktig planlegging Rekruttering Utvikling/implementering av nødvendige og ressurssparende IT-verktøy. Rådmannen finner ikke grunn til å kritisere de interne prioriteringer som er gjort fra helsetjenestens side. «Pasienten/brukeren først» vil alltid være en riktig prioritering, men rådmannen finner grunn til å poengtere at nedprioritering av de områder som er omtalt under pkt. 7 kan få svært alvorlige følger på sikt. Det er likevel betryggende å vite at personalets lojalitet til pasienter og brukere er sterk. Ringerike kommune har i mange år hatt et høyere økonomisk driftsnivå på sin helse og omsorgstjenester enn sammenlignbare kommuner (j.fr KOSTRA-sammenligninger i kommunegruppe 13). Dette har vært spesielt markant innen pleie og omsorgstjenestene. De siste 5 årene har Ringerike kommune redusert kostnadene innen pleie og omsorgstjenestene med 50 mill. kroner6 (40 mill. kroner er tatt de siste tre år). Selvsagt merkes dette i stor grad, både fra pasienter/brukeres side, pårørende og ansatte. Det oppleves stor slitasje i organisasjonen, kvalitativ nedgang/reduksjoner innen tjenestetilbudet og store endringer. Det har vært krevende, men det virker. Dersom vi sammenligner driftsnivået med andre kommuner basert på driftsutgifter til pleie og omsorg pr. innbygger, justert for behov ut i fra kriterier for behov for pleie og omsorgstjenester og effekten av vertskommunetilskuddet (Agendas analyse av KOSTRA-tallene ved årsskiftet 2012/2013, se vedlegg), ser situasjonen nå slik ut: - Nedre Eiker kommune: Modum kommune: Ringsaker kommune: Gjøvik kommune: Sandefjord kommune: Ringerike kommune: kr ,-/innbygger kr ,-/innbygger kr ,-/innbygger kr ,-/innbygger kr ,-/innbygger kr ,-/innbygger På landsgjennomsnitt bruker kommunene i kommunegruppe 13 kr ,-/innbygger til pleie og omsorgstjenester. Dette utgjør for Ringerike kommunes vedkommende ca. 20 mill. kroner i mindreforbruk. Dersom feilførte administrative kostnader overføres, vil Ringerike kommune nå ligge på landsgjennomsnitt for kommunegruppe 13, noe som var en uttrykt målsetting for de prosesser som er gjennomført. 6 J.fr. rapport fra AGENDA 2012 Side 115 av 332

116 Sak 117/13 s. 11 Teoretisk bør Ringerike kommune kunne levere tjenester av samme kvalitet og i samme volum som de andre kommunene, i og med at kostnadsbildet nå er harmonisert. Antagelig gjør kommunen også dette, men det vil ta noe tid før organisasjonen greier å tilpasse seg de endrede økonomiske driftsforutsetningene, eller «går seg til». Når en organisasjon mister et driftsgrunnlag på 50 mill. kroner, er det en rekke endringer som må tre i kraft. Dette kan være organisatoriske endringer, kompetansesammensetning/teambygging, arbeidstidsjustering, håndtering av overtallige (kan være tidkrevende prosesser) og nye måter å arbeide på/rasjonalisering osv. Dette tar tid, sliter på organisasjonen og skaper frustrasjoner og uro. Likeens vil brukere, pasienter og pårørende merke de endrede driftsforutsetningene både på tilbud om tjenester og kvaliteten på det tjenestetilbudet som blir gitt. Disse endringene er gjort parallelt med innføring av samhandlingsreformen, som gir kommunen større utfordringer ved at pasientene skrives raskere ut fra sykehus i en tilstand der de fortsatt trenger behandling og oppfølging i kommunen. Men dette har skjedd i like stor grad i sammenligningskommunene. I en slik sammenheng skulle man tro at driftsituasjonen gir seg utslag i sykefraværer. Så er ikke tilfellet. Sykefraværet innen helse og omsorg har ligget stabilt over siste 5-års periode, og framstår slik: Helse og omsorg , , , , , ,3 Når er stor og «tung» organisasjon går igjennom slike endringer, krever det optimalt av lederne. Det kan i mange sammenhenger være fristende å si: «Dette går seg til». Men virksomhetens art tillater ikke slike eksperimenter. For mange vil omsorgstjenesten utgjøre forskjellen på liv og død. Andre er helt avhengig av faglig, kvalitativ god hjelp for å unngå et liv i utrygghet og smerter. Likeens å unngå de uverdige situasjoner som oppstår når en ikke har kontroll på urin og avføring, og være sikret nødvendig stell, pleie, rehabilitering og aktivisering for å leve et verdig liv. Her er ikke rom for og «prøve og feile». Det er definert en klar politisk forventning om at evalueringsrapporten skal ledsages av klare endringsforslag som kan bedre den beskrevne situasjonen. Mange tiltak behøver ikke kreve mye ressurser, men bemanningsspørsmål vil alltid være kostnadskrevende. Rådmannen står ovenfor krav om relativt massive kostnadskutt både inneværende år og i Skal noe prioriteres, betyr det nødvendigvis at noe annet må nedprioriteres. Det er således viktig at slike forslag blir politisk behandlet og også initiert. Rådmannen ser, etter en helhetlig gjennomgang av samtlige kartlegginger, utsagn og utredninger, at følgende forbedringsområder utkrystalliserer seg, og må bli gjenstand for administrativ og politisk vurdering: Forbedringsområde: Informasjon Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Selv om det har vært stort fokus på informasjon fra ledelsens side, er det tydelige signaler om at informasjonen til ansatte allikevel er for dårlig. At enkelte finner det nødvendig å informere «utenfor linja» er også Gjennomgå dagens kommunikasjonsmetoder og systemer med fokus på: Hvem informerer? Side 116 av 332

117 Sak 117/13 s. 12 et signal om at dette ikke fungerer. Hvorfor kjenner et flertall ikke til vedtatt handlingsprogram eller at det er utarbeidet en helhetlig plan for kompetanseutvikling? Forbedringsområde: Lederutvikling Problemstilling: Hvordan informeres det? Hvilken informasjon trenger ansatte? Hvilken informasjon etterspør ansatte? Hvordan nå alle ansatte? Mulig løsning/tiltak: Det er iverksatt et lederutviklingsprogram, men det kan virke som om innholdet ikke er det mest riktige eller hensiktsmessige. Kartleggingen peker på følgende konkrete behov: Ledelsesutvikling vil være en kontinuerlig prosess. Opplæring av lederne i etter-lyste tema, både for å sikre kompetanse og felles forståelse/ -praksis, gjennomføres. a. Ledernes ansvar og rolle når det gjelder forbedring av meldekultur (uønskede hendelser/avvik) og rutiner for å lukke avvik. b. Ledernes ansvar og rolle når det gjelder informasjon og forankring av overordnede planer og handlingsprogram. c. Ledernes ansvar og rolle når det gjelder kompetanseutvikling av eget personell. d. Endringsledelse e. Behovet for trygghet og kompetanse når det gjelder «de vanskelige samtalene» f. Konflikthåndtering Det gjennomføres en strukturgjennomgang av de administrative oppgavene og lederoppgaver. Det må etableres rom for en «synlig ledelse» og langsiktig strategisk planlegging. Administrative oppgaver som rapporteringer, deltagelse i arbeids/prosjektgrupper, møter i ulike fora, skaffe vikarer, syke-fraværsoppfølging osv. må i større grad vurderes ivaretatt av merkantilt/-økonomipersonell i støtte/stabs-funksjoner. Slik organisering endrer ikke ansvarsforholdene, men frigjør tid til ledelse. Rådmannen vurderer å foreslå styrking av personalområdet for å sikre endringsprosesser, lederopplæring mv. Forbedringsområde: Kontortekniske hjelpemidler Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Innenfor de personellintensive oppgaver er det viktig at ledere og ansatte har god nok tilgang på tekniske hjelpemidler, - IT-verktøy i særdeleshet. All investering i tidsbesparende og kvalitetshevende hjelpemidler vil være rentabel i en så personellkrevende organisasjon som helse og omsorg. Dette gjelder både når det gjelder stabil og driftssikker infrastruktur på nettet og programvare. Avtalene med operatørselskap i forhold til trygghetsalarmer gjennomgås og korrigeres slik at de avvik som er omtalt lukkes. Kartleggingen demonstrerer også misnøye med forhold rundt bruk av trygghetsalarmer Rådmannen vil initiere en gjennomgang av bilparken med tanke på dimensjonering og Systemer som er kostnadsineffektive må skiftes ut, og prosessene må framskyndes. Kostnadseffektive tilleggsmoduler til etablerte systemer må prioriteres. Side 117 av 332

118 Sak 117/13 s. 13 og operatørselskap. Likeens tilgang til transport. Ansatte signaliserer at det i enkelte enheter er uvisshet om man kan disponere bil eller om man må gå. lokalisering. Bilkostnader er relativt marginale når i forhold til hva det koster å la ansatte gå til fots, så dersom gjennomgangen viser at tjenesten mangler biler, vil dette bli ordnet. Forbedringsområde: Bemanning Problemstilling: Bemanningen oppleves som lav, både fra ansatte, pasienter/brukere og pårørendes side. Dette kan skyldes to ting: 1. Bemanningen er for lavt dimensjonert. 2. Antall brukere/pasienter er for stort. Tjenesten tildeles i tråd med lovverk og forskrifter, samt de kriterier kommunestyret har vedtatt. Dersom brukerne fyller kriteriene har de rett på tjenester, og kommunen har en korresponderende plikt til å yte eller skaffe tjenestetilbudet. Rådmannen har ingen indikasjoner på at kommunen har brukere som ikke er i behov for de tjenester de får. Derimot kan det være brukere i hjemmetjenesten som heller burde ha et tilbud i bemannet omsorgsbolig eller institusjon. Dersom antall slike plasser økes, vil arbeidsmengden innen hjemmetjenesten reduserer, under forutsetning av at ikke ressurser konverteres til det alternative tilbudet. 3. Tjenestene er ikke godt nok organisert. - Kan arbeidsprosesser endres slik man unngår «plunder og heft»? - Kan arbeidsgrupper/team settes sammen på en mer riktig måte? - Kan fagfolk få frigjort mer tid til brukerne? - Kan turnusmodellene bli enda bedre? - Er «tidstyvene» identifisert? - Kan arbeidstiden justeres innenfor avtaleverket/lovverket? - Kan ressurser utnyttes på tvers av virksomhets- og tjenesteområdene? - Har ansatte riktig kompetanse? - Har de ansatte nok og riktige hjelpemidler? - Kan nærværsfrekvensen økes ytterligere? Kartleggingen indikerer at «trivsel» er et nøkkelord i denne sammenheng. Mulig løsning/tiltak: Dersom påstand 1 er riktig, vil en økning grunnbemanningen med fokus på de hjemmebaserte tjenestene kunne være en løsning. Dette krever relativt store omprioriteringer, og rådmannen ser ikke hvordan dette skal kunne gjennomføres innenfor sektorens rammer. Side 118 av 332

119 Sak 117/13 s. 14 Ringerike kommune har begynt arbeidet med å planlegge et nytt sykehjem som vil kunne gi kommunen langt bedre kapasitet innen institusjonsomsorgen. Politisk er det antydet at dette vil kunne realiseres innen Disse plassene løser ikke de utfordringer vi har i dag, og kommune-styret har bedt rådmannen (i sak 89/13 den ) om en vurdering av mulig «hurtigetablering» av slike plasser. Det er to alternative realistiske måter å gjøre dette på. 1. Ta i bruk utrangerte rom enten på Hønefoss sykehjem eller Norderhovhjemmet. 2. Leie plasser eksternt/privat. Ad. Pkt. 1: Dersom 5 senger kan realiseres på Hønefoss sykehjem for pasienter som venter på kommunal sykehjemsplass, vil disse representere en relativ stor innsparing sett i forhold til å kjøpe de samme plassene eksternt. Tilbudet vil aldri kunne bli et fullverdig tilbud, men sett i relasjon til at vi her kun snakker om kortvarige opphold i påvente av en permanent sykehjemsplass, vil tilbudet kunne forsvares. Dersom utrangerte rom ved Norderhov-hjemmet skal tas i bruk, må det en omfattende rehabilitering til samt massive utstyrsanskaffelser. Norderhovhjemmet vil også kreve 2 nattevakter, da det ikke er andre nattjenester tilstede her. Både Hønefoss sykehjem og Norderhovhjemmet er planlagt omdisponert til andre formål når nytt sykehjem står ferdig, og rådmannen vil advare mot å legge ned større investeringer i slike prosjekt av midlertidig karakter. Rådmannen hadde selvsagt vært mer positiv dersom tjenesten opplevde en krise innen område, f.eks. som etter en større brann eller andre forhold der kommunen bare måtte skaffe plass. Men undersøkelsen «Bedrekommune.no» indikerer ikke at krisebegrepet er forsvarlig å bruke innen omsorgstjenestene i dag. Slik etablering av plasser vil ha en kostnad som det ikke er tatt høyde for i handlingsprogrammet. Netto driftskostnader for f.eks. 16 senger på Norderhovhjemmet vil være kapitalkostnader + lønninger. For 16 senger vil behovet være 4 dagvakter, 4 kveldsvakter, 2 nattevakter og en leder. Dersom plassene forsynes med mat fra RingeriksKjøkken, vil det antagelig holde med 0,5 kjøkkenassistent. På årsbasis vil dette utgjøre 17,5 årsverk, eller 9 mill. kroner/år i fastlønnskostnader. Ad. Pkt. 2: Kjøp av plasser vil ha kostnad i samme størrelsesorden, men vil være mer fleksibelt og langt mindre forpliktende dersom pasienttilgangen varierer. Bemanningssituasjonen må analyseres og belyses i forhold til dette. Kostnadsbildet indikerer at kommunen ikke bruker vesentlig mindre personalressurser enn sammenlignbare kommuner. Det er her viktig å huske på at store organisasjoner eller driftsenheter er mindre sårbare enn små personalgrupper når det gjelder bemanningsreduksjoner. I en mindre gruppe kan ett årsverk fra eller til utgjøre all verdens forskjell! Rådmannen vil fokusere på den gevinst (både økonomisk og kvalitativt) som kan forventes av en bedre pasientsammensetning (strukturendringer) i noe større omsorgsboligenheter når det gjelder psykisk utviklingshemmede og også for demente. Dette krever at kommunen tar opp igjen spørsmålet om etablering av flere omsorgsboliger, som i prinsippet er selvfinansierende. Dersom dette kan la seg gjennomføre, vil vi kunne avhende Side 119 av 332

120 Sak 117/13 s. 15 gammel bygningsmasse samt oppnå bedre kvalitet og mer rasjonell drift innen nåværende eller reduserte ressurser. Likeens vil rådmannen sørge for at effektivitetsdempende forhold blir identifisert og komme tilbake til politisk behandling av eventuelle forhold som ligger utenfor rådmannens myndighet å avklare. Forbedringsområde: Kvalitet og faglig forsvarlighet Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Undersøkelsene peker på behovet for aksepterte felles/omforente definisjoner av kvalitet og faglig forsvarlighet på tjenesteproduksjonen i Ringerike kommune. Kartleggingen peker spesielt på behovet for kvalitetssikringssystemer, meldesystemer og avvikshåndtering. Disse må være tilgjengelige for kontroll fra tillitsvalgte/verneombud. Brukermedvirkning og forventningsavklaringer fremholdes også om viktige punkter. Formannskapet har 4/ bedt om å svare ut hva organisasjonen legger i faglig forsvarlige tjenester i de ulike sektorer, herunder også behov for kompetanse og grunn-bemanning. Dette arbeidet er påbegynt. Det er satt ned en arbeidsgruppe som gjennom-fører en ledersamling for å reflektere/drøfte og komme med innspill for videre arbeid. Anskaffelse av elektronisk avvikssystem har stått i bero på grunn av kapasitetsproblemer. Rådmannen håper å komme i gang med prosessen når ny innkjøpsleder begynner rett før jul. Sammen med de største brukerorganisasjonene legges det fram et konsept for hvordan optimal brukermedvirkning kan realiseres innen Helse og omsorg. Forbedringsområde: Settes der begrensning i faglig utfoldelse og kreativitet gjennom dagens vedtakssystem? Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Kartleggingen tyder på at det oppleves slik. Vedtakene fra bestillerenheten oppleves som rigide og absolutte. Formannskapet har bestilt, og rådmannen har iverksatt en grundig evaluering av «Bestiller utførermodellen» med fokus på om den fungerer etter intensjonene om både å sikre likeverdige tilbud, brukernes rettigheter og at kommunen yter nødvendig helsehjelp i tråd med lovverkets bestemmelser. Evalueringen gjøres av konsulentfirma KPMG, som også har utarbeidet rapporten «På rett spor» som er ett av grunnlagene Side 120 av 332

121 Sak 117/13 s. 16 for denne evalueringen. Rådmannen vil vurdere eventuelle endringer i Bestillerenhetens organisasjon og sammensetning når rapporten foreligger i løpet av oktober Rapporten m/evt. forslag til tiltak legges fram for formann-skap og kommunestyre. Forbedringsområde: Demensomsorgen må prioriteres Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Kommunen har utarbeidet en demensplan i 2013 som er vedtatt av kommunestyret Forslag til etablering av «demenskoordinator» og gradvis etablering av et kompetansesenter for demens på Hvelven, må fremmes i forbindelse med budsjett-behandlingen. Forbedringsområde: Det oppfattes at det tar for lang tid å etablere nødvendige hjelpemidler i brukers hjem Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Ansvaret for «langtidshjelpemidler» er et statlig ansvar, og kommunen har ansvaret for utlån av «korttidshjelpemidler». En økning av lager for «korttidshjelpemidler» som kan lånes ut inntil det permanente hjelpemiddel er på plass vil kunne avhjelpe problemet. Rådmannen vil utrede det faktiske behov, og komme tilbake med et overslag over mulig manglende ressurser på kommunalt hjelpemiddellager sammen med et kostnadsoverslag. Forbedringsområde: Bedre kontaktmuligheter for de som opplever ensomhet Problemstilling: Mulig løsning/tiltak: Fortsatt mange som ringer politiet og «Alarm 24»/eller bruker trygghetsalarmen for å ha noen å snakke med. Dette utløser unødig ressursbruk både hos politiet og hos hjemmetjenestene. Rådmannen vil ta initiativ til at «Eldretelefon» i Frivillighetssentralens regi gjøres kjent og markedsføres. Ser man de resultater som er framkommet i kartleggingen i relasjon til dagens KOSTRA tall (korrigert for behov og vertskommunetilskuddet), kan man ikke uten videre konkludere med at Side 121 av 332

122 Sak 117/13 s. 17 økte rammer til bemanning ensidig vil endre situasjonen positivt. Slik den økonomiske situasjonen er i kommunen, vil en økt ressurstilgang innen ett område nødvendigvis føre til reduserte ressurser på et annet. Agendas analyse av KOSTRA tallene ved årsskiftet 2012/ viser at: Helse og omsorg har redusert kostnadene i størrelsesorden 50 mill. kroner de siste 5 år. Agendas konklusjon er at her er det ikke stort mer å hente. Kommunen bruker ca. 20 mill. kroner mindre på omsorgstjenestene relatert til innbyggertall i forhold til sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 13). Korrigerer man for administrasjonskostnader (som føres ulikt i mange kommuner), ligger forbruket antagelig litt under gjennomsnitt, noe som harmoniserer med kommunens inntektsgrunnlag/inntekter. Målsetting er dermed oppfylt. Men, - kostnadene til sosialhjelp og barnevern er økende! Oppvekstsektoren drives kostnadseffektivt og billig i Ringerike kommune, men, kostnadene er økende. Agenda konkluderer med at det fortsatt finnes et teoretisk innsparingspotensial i kommunen, men da innen andre sektorer enn Helse og omsorg og oppvekst. Men det er kjent at det innen flere områder her har blitt akkumulert store udekkede behov, spesielt innen vedlikehold og bygg/anlegg. Rådmannen konkluderer med at tjenesteområdet nå må få nødvendig tid til å konsolidere tjenesten på dagens nivå. De tiltak rådmannen vil gjennomføre i oppfølgingen av denne evalueringen (inkl. høringen) vil derfor i første omgang konsentreres om kommunikasjon og organisasjonsutvikling, og ikke forslag om omprioriteringer for å øke personellressursene på nåværende tidspunkt. Vedlegg: «På rett spor», en kartlegging av helse og omsorgstjenesten i Ringerike kommune gjennom MKS-gruppene v/konsulentfirma KPMG Brev/evaluering fra Norsk Sykepleierforbund (NSF) vedr. situasjonen i Helse og omsorg. Agendas analyse av KOSTRA tallene ved årsskiftet 2012/2013 «Bedrekommune.no», - oppsummering Knut Helland konstituert rådmann Kommunalsjef: Kirsten Orebråten Saksbehandler: Sveinung Homme, spesialrådgiver tlf Vedlagt Side 122 av 332

123 På rett spor? En kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike, MKS-gruppene 14. juni 2013 Side 123 av 332

124 Innhold Forord 2 Sammendrag 3 1 Innledning Bakgrunn og formål med kartleggingen Problemstillinger og avgrensninger Vår tilnærming 10 2 Faktabeskrivelse Kvalitet på arbeidsmiljø og tjenester Ledelse 25 3 Vurderinger og anbefalinger KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 124 entity. av 332 All rights reserved. 1

125 Forord Ved brev fra 26. april 2013 er KPMG tildelt oppdraget På rett spor? En administrativ kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike kommune, ved MKS-gruppene. Denne rapporten er resultatet av denne kartleggingen. Oppbygging av rapporten Rapporten starter med et sammendrag, hvor de viktigste funn, vurderinger og anbefalinger fremgår. Kapittel 1 er en innledning til rapporten, hvor vi presenterer bakgrunn og formål med kartleggingen, problemstillinger og avgrensninger og vår tilnærming til dette. Kapittel 2 viser faktabeskrivelse, det vil si den informasjon og de innspill som kom frem i møter med MKS gruppene. I kapittel 3 gir vi KPMGs vurderinger og anbefalinger i forhold til de opplysninger som kom frem i møtene Kartleggingen er gjennomført og rapporten utarbeidet av Linn Rålien Westersø, Bente Brandvik og Silje Westgaard. KPMG vil takke alle som har medvirket under gjennomføringen av kartleggingen. Oslo, 14. juni 2013 Linn Rålien Westersø Senior Manager 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 125 entity. av 332 All rights reserved. 2

126 Sammendrag Nedenfor følger et sammendrag av rapporten På rett spor? En administrativ kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike kommune, ved MKS-gruppene. Bakgrunn og metode Rådmannen er i notat fra ordfører av 1.mars 2013, anmodet om å vurdere gjennomføring av evaluering av Helse og omsorg. I tråd med bestillingen fra ordfører har rådmannen bedt konstituert kommunalsjef om å følge opp anbefalingen. Ledelsen i Helse og omsorg har konkludert med at det i første omgang gjøres en administrativ kartlegging og har utarbeidet en plan med flere aktiviteter for dette. Følgende spørsmål har vært i fokus i kartleggingen: 1. Hvordan brukere og tjenesteytere oppfatter kvaliteten på tjenestene innenfor rammen av de fastsatte mål 2. I hvilken grad og på hvilken måte de ulike omstillingsprosesser har påvirket kvaliteten på tjenestetilbudet og arbeidsmiljø innen tjenesteområdene 3. Forslag til tiltak som kan gi retning og energi til forbedringsarbeidet I tillegg ønsket konstituert kommunalsjef å vite hvilken kjennskap de ansatte, ved MKS-gruppene har til eksisterende handlingsprogram for Helse og omsorg i kommunen. Dette for å kunne vurdere om kommunen er på rett spor i forhold til mål og tiltak i handlingsprogrammet. Målgruppen for kartleggingen har vært alle virksomhetene i Helse og Omsorg; dvs. Helse og velferd Tjenester til funksjonshemmede Hjemmebaserte tjenester (både hjemmesykepleie og praktisk bistand) Institusjoner NAV Ringerike KPMG har bistått konstituert Kommunalsjef i den delen av kartleggingen som berører de ansatte, representert ved MKS gruppene. Kartleggingen er gjort ved å gjennomføre fokusgruppemøter med alle MKS gruppene. Til sammen 113 personer deltok i møtene og alle 30 MKS gruppene var representert. I alle møtene har følgende spørsmål hatt fokus: I hvilken grad har dere kjennskap til kommunens Handlingsprogram for Helse og omsorg? Nevn de tre viktigste fokusområdene knyttet til kvalitet på arbeidsmiljø fremover Nevn de tre viktigste fokusområdene knyttet til kvalitet på tjenestene fremover? Hvorfor er de prioriterte områdene viktige? Hvilke forbedringstiltak vil dere foreslå for at kommunen skal komme på rett spor i forhold til Helse og omsorg og Handlingsprogrammet ? For å strukturere informasjonen fra møtene med MKS-gruppene på en god måte, har vi funnet det formålstjenlig å bygge på samme rammeverk som Effektiviseringsnettverkene for kommunene, i regi av KS, benytter. Kvalitetsindikatorene i KOSTRA tar også utgangspunkt i det samme. I dette 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 126 entity. av 332 All rights reserved. 3

127 rammeverket defineres de ulike typene kvalitet som: Strukturkvalitet, prosesskvalitet, produktkvalitet og resultatkvalitet. Funn, vurderinger og anbefalinger Kjennskap til Handlingsprogram for Helse og omsorg % av gruppedeltagerne hadde kun i noen grad eller i liten grad kjennskap til handlingsplanen. Til tross for at handlingsprogrammet synes å være lite kjent i MKS-gruppene, ser det ut til at de tiltak som er foreslått i dette, samsvarer godt med de som MKS-gruppene mener bør være i fokus videre for å komme på rett spor. Handlingsprogrammet gir således en god retning, men det kan være behov for at dette kommuniseres og forankres enda bedre i virksomheten og enhetene. Vi anbefaler at det legges en plan for hvordan Handlingsprogrammet kan kommuniseres og forankres godt i virksomheten og enhetene, hos de enkelte ansatte og hos brukerne De mest aktuelle fokusområder videre, sett fra MKS-gruppenes ståsted Det var stort engasjement og kom mange innspill i samtlige møter vi hadde. Selv om mange ga uttrykk for slitasje etter de siste års omstillinger, fikk vi inntrykk av at mange er innstilt på å kontinuerlig forbedre seg og tilpasse seg de endringer som vil komme også i fremtiden. Vi får et klart inntrykk av at det i kommunen er mange ressurssterke og dedikerte personer i Helse og omsorg, som er opptatt av å gi tjenester av høy kvalitet. På bakgrunn av alle innspillene tegnet det seg ganske raskt et mønster for hva MKS -gruppene mente det var viktigst å fokuser på i det videre arbeid. Dette er fremstilt i figuren under. Fokusområder: Bemanning Kompetanse Organisering Struktur kvalitet Resultat kvalitet Prosess kvalitet Fokusområder: Tid Kvalitet på tjenesten Trivsel Fokusområder: Samarbeid Kommunikasjon Rutiner Brukermedvirkning Ledelsen i Helse og omsorg bør se nærmere på tiltak i forhold til alle disse områdene, men basert på aktiviteten i gruppene og våre vurderinger, anbefaler vi at det rettes spesielt fokus mot noen områder. Disse fremgår av punktene nedenfor. Innen hvert punkt gir vi våre anbefalinger. Kommunikasjon og informasjon Det er fremhevet i de fleste møtene at kommunikasjon og informasjon er områder som bør få mer fokus fremover. Generelt har alle et ansvar for god kommunikasjon og informasjon, men ledere har et spesielt ansvar for dette, og da særlig når det gjelder kommunikasjon av overordnede rammer og mål KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 127 entity. av 332 All rights reserved. 4

128 Dette inngår i lederansvaret på alle nivå. Gode ledere i virksomhetene en avgjørende faktor for resultatkvaliteten, forstått som kvaliteten på både arbeidsmiljø og tjenester. De ansatte ga også uttrykk for at de kan trenge mer opplæring og veiledning i kommunikasjon, og da spesielt i forhold til de vanskelige samtalene de av og til må ha med brukere og deres pårørende. Vi anbefaler: - at det rettes sterkere fokus på opplæring, veiledning og utvikling av ledere og at det etableres et helhetlig program for lederutvikling, med spesielt fokus på endringsledelse og å styrke lederne på kommunikasjon og informasjon i omstillingsprosesser - at ansatte som får ansvar for krevende kommunikasjonsoppgaver mot brukere og pårørende får opplæring og veiledning slik at de styrker sine kommunikasjonsferdigheter Kvalitet på tjenestene Med hensyn til ordførerens spørsmål om Hvordan tjenesten reelt fungerer i forhold til brukerne, gir møtene med MKS-gruppene og utsagnene som kom i disse møtene grunn til å tro at mange ansatte, spesielt innen hjemmetjenesten, er bekymret for kvaliteten på tjenestene innen denne virksomheten. Det var et gjennomgående tema i alle møtene. Mange ga uttrykk for at det var manglende samstemmighet i kommunen på hva som skal være kvalitet på tjenestene i kommunen, og at det ville være lettere for alle om man hadde et omforent syn på dette. Vi anbefaler at det settes i gang en dialog med både ansatte, brukere og politikere for å komme frem til et sett av felles kriterier for hvilken kvalitet man ønsker på tjenestene i Helse og omsorg. Avvikshåndtering I møtene med MKS-gruppene fremkommer det at mange ikke skriver avviksmeldinger, både på grunn av mangel på tid, men også grunnet usikkerhet om hva som skal meldes (kriterier for å melde avvik.) Mange stiller også spørsmål ved om det har noen hensikt å melde avvik (videre håndtering av avvikene). En del fremmet i tillegg ønske om å få et elektronisk avvikshåndteringssystem. Slik vi forstår det, inngår det i kommunens planer å anskaffe dette. I påvente av et slikt system og for å sikre at et elektronisk system fungerer må man uansett jobbe med å etablere en god meldekultur og gode rutiner for meldinger og oppfølging av disse. Det må gjøres enkelt å melde og rapporterte hendelser må gis en betydning og brukes for læring og forbedring. Ledere har et spesielt ansvar for dette. Det kan være en god investering for kommunen å begynne med dette i god tid før et avvikshåndteringssystem anskaffes. Vi anbefaler at det igangsettes et prosjekt for å forbedre meldekultur og rutiner i forbindelse med melding av uønskede hendelser i Helse og omsorg og at ledernes ansvar og rolle i dette inngår i kommunens lederutviklingsprogram. Bemanning Når det gjelder spørsmålet om Tilstanden i organisasjonen herunder virkningene av mulig slitasje blant ansatte som følge av omstillingene, synes det ganske åpenbart at spesielt de ansatte innen hjemmetjenesten, og kanskje spesielt de bynære sonene opplever stor slitasje. Dette blir relatert spesielt til effekten av samhandlingsreformen med økt antall brukere med mer komplekse tilstander, tidligere utskrevet fra sykehuset. Vi anbefaler at kommunen gjør en bemanningsgjennomgang, spesielt av hjemmetjenesten og med spesielt fokus på om bemanningssituasjonen kan bedres ved eventuelt andre måter å organisere tjenestene på. Arbeidsprosesser bør også gjennomgås med henblikk på å redusere plunder og heft og frigi mer tid til brukerne og ulike turnusmodeller bør vurderes. Vi anbefaler også at man ser på muligheten for ressursutnyttelse på tvers av virksomhets- og tjenesteområdene 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 128 entity. av 332 All rights reserved. 5

129 Samarbeid Generelt synes det å være gode samarbeidsforhold i kommunen, bade mellom enkeltpersoner, enheter og tjenesteområder. Allikevel kan det være grunnlag for å se nærmere på Bestiller- utfører modellen og om den fungerer i henhold til intensjonene, som både er å sikre likeverdig tilbud, brukernes rettighet og at kommunen yter nødvendig helsehjelp. Vi anbefaler at det gjøres en grundig evaluering av Bestiller- utfører modellen med fokus på om den fungerer etter intensjonene og eventuelt om det kan være andre modeller som er mer formålstjenlig for kommunen. Kompetanse Behovet for kompetanseutvikling synes å være stort for alle grupper av ansatte. Vi har imidlertid inntrykk av at det jobbes ulikt med dette i virksomhetene og at det kan være behov for økt fokus på dette fremover. Kompetanseutvikling er ett av fokusområdene i handlingsprogrammet, men en helhetlig plan for kompetanseutvikling er så langt vi kan se ikke utarbeidet Vi anbefaler at det utarbeides en helhetlig plan for kompetanseutvikling for alle virksomhetsområder i Helse og omsorg KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 129 entity. av 332 All rights reserved. 6

130 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål med kartleggingen Rådmannen er i notat fra ordfører av 1.mars 2013, anmodet om å vurdere gjennomføring av evaluering av Helse og omsorg, hvor fokuset er Hvordan tjenesten reelt fungerer i forhold til brukerne Tilstanden i organisasjonen herunder virkningene av mulig slitasje blant ansatte som følge av omstillingene Formålet med evalueringen er at den skal gi retning og energi til forbedringsarbeidet Rådmannen anbefales å ta med fagforeningene og Arbeidsmiljøutvalget i en slik evaluering og å vurdere om evalueringen bør gjennomføres med bistand fra ekstern prosessveileder med erfaring og kunnskap fra virksomheten Helse og omsorg. Det legges til grunn at rådmannen vurderer og eventuelt gjennomfører en slik evaluering og at rapport fra denne fremlegges politiske organer. Ordfører vurderer også å foreslå en høring hva gjelder situasjonen, status og utvikling innen virksomheten Helse og omsorg, men hvorvidt dette skal gjøres er enda ikke besluttet. I tråd med bestillingen fra ordfører har rådmannen bedt konstituert kommunalsjef om å følge opp anbefalingen om en evaluering. Ledelsen i Helse og omsorg har utarbeidet en plan for flere aktiviteter for en slik evaluering. 1.2 Problemstillinger og avgrensninger Avgrensning av problemstilling Konstituert kommunalsjef har sett behov for en klargjøring av mandatet for evalueringen, og har konkludert med at det i denne omgang skal gjøres en administrativ kartlegging og vurdering av status, om man er på rett spor i forhold til kvalitet på tjenestetilbud og arbeidsmiljø i Helse, omsorg og velferd i Ringerike kommune. Dette basert på at en administrativ kartlegging anses grundig nok for å finne ut av rikets tilstand i tillegg til at tiden har vært for knapp tid til å gjøre en fullverdig evaluering eller kvalitetsmåling. Det stilles mer omfattende krav og forventninger til tilnærming og metodikk til en evaluering eller kvalitetsmåling enn til en administrativ kartlegging. Det som skal kartlegges og vurderes er: 1. Hvordan brukere og tjenesteytere oppfatter kvaliteten på tjenestene innenfor rammen av de fastsatte mål 2. I hvilken grad og på hvilken måte de ulike omstillingsprosesser har påvirket kvaliteten på tjenestetilbudet og arbeidsmiljø innen tjenesteområdene 3. Forslag til tiltak som kan gi retning og energi til forbedringsarbeidet I tillegg ønsket konstituert kommunalsjef å vite hvilken kjennskap de ansatte, ved MKS-gruppene har til eksisterende handlingsprogram for Helse og omsorg i kommunen KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 130 entity. av 332 All rights reserved. 7

131 Målgrupper for kartleggingen Virksomheten Helse, omsorg og velferd i Ringerike kommune omfatter fem tjenesteområder: Helse og velferd Tjenester til funksjonshemmede Hjemmebaserte tjenester (både hjemmesykepleie og praktisk bistand) Institusjoner NAV Ringerike Administrasjonens kartlegging og vurdering er gjort i forhold til alle fem områdene. Dette etter ønske fra konstituert kommunalsjef, som ønsker en samlet oversikt over virksomheten. KPMG er bedt om å bistå konstituert kommunalsjef i den delen av kartleggingen som skal gjøres mot Miljø- og kvalitetssikringsgruppene (heretter omtalt som MKS-gruppene). MKS-gruppene fungerer som lokale arbeidsmiljøutvalg, og skal behandle arbeidsmiljø- og kvalitetssaker for sin del av virksomheten. MKS-gruppene består av enhetens leder, verneombud, tillitsvalgte og andre ansatt - representanter. Det er ca 5-7 deltakere per gruppe. Det er opprettet MKS-grupper på alle arbeidsplasser/enheter i Helse og omsorg, til sammen 30 grupper. Definisjon av kvalitet Det foreligger en rekke definisjoner på kvalitet i Helse og omsorg og overordnede lov- og myndighetskrav og føringer hva gjelder kvalitet og kvalitetsarbeid i helse og omsorgssektoren som skal støtte virksomhetene i arbeidet med å utøve tjenester med god kvalitet Vi går ikke nærmere inn på disse her, utover å nevne den nyeste føringen på dette området, som er stortingsmeldingen som kom i desember Dette er den første stortingsmeldingen om kvalitet og pasientsikkerhet som dekker hele helse- og omsorgstjenesten. Meldingen vektlegger at det skal utvikles mer brukerorienterte tjenester, og at arbeid med kvalitetsforbedring skal vektlegges mer på alle nivåer i helse- og omsorgstjeneste og være integrert i den daglige virksomheten. Enda mer enn før er det nå også vektlagt at systemene for kvalitetsmåling skal forbedres og at lederne skal etterspørre og følge opp resultatene. Vi har i denne kartleggingen tatt utgangspunkt i at kvalitet er: "Helhet av egenskaper og kjennetegn et produkt eller en tjeneste har, og som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte krav eller uttalte og underforståtte behov" 8. Utvikling og vurdering av tjenestekvalitet må med andre ord sees i sammenheng med omkringliggende prosesser og strukturer, herunder forhold vedrørende arbeidsmiljø. Denne tilnærmingen til kvalitet har sin opprinnelse i arbeidet til Avedis Donabedian, som er en av guruene innen kvalitetsarbeid. Vi ser at også Ringerike kommune refererer til hans arbeider i sitt Handlingsprogram for Helse og omsorg og bedre skal det bli! Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i Sosial- og helsetjenesten , Sosial- og helsedirektoratet (2005). 2 Fra visjon til handling. Sosial og helsedirektoratets anbefalinger for å oppnå god kvalitet på tjenestene. Implementering av...og bedre skal det bli! (2007). 3 Nasjonal Helse- og omsorgsplan , St melding 16 ( ). 4 St.meld. nr. 25 ( ), Mestring, muligheter og mening, Framtidas omsorgsutfordringer. 5 LOV nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) 6 God kvalitet- trygge tjenester, Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten St. melding 10 ( ). 7 Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten, Statens Helsetilsyn (Rapport 5/2002) 8 NS-ISO Kvalitetsledelse og kvalitetssystemelementer 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 131 entity. av 332 All rights reserved. 8

132 Innenfor offentlig helse- og sosiale tjenester er det økende aksept for denne forståelsen. I et veiledningshefte utgitt av Statens helsetilsyn står det: "det er å oppnå et godt resultat for brukeren det hele handler om. Men resultatene kan ikke sees uavhengig av prosessene som skaper dem, eller av strukturforholdene som definerer rammen for prosessene 9. For å få en best mulig struktur på informasjonen vi har fått i møtene med MKS-gruppene, har vi funnet det formålstjenlig å bygge på dette rammeverket. Dette er også i tråd med anbefalingene i den første nasjonale strategien for kvalitetsutvikling i helsetjenesten, som ble utgitt av Sosial- og helsedepartementet og Statens helsetilsyn i Strategien, som ble avsluttet i 2001, bidro til å synliggjøre at kvalitet og kvalitetsforbedring både handler om prosesser og strukturer som omgir helsearbeiderne (blant annet forhold i arbeidsmiljøet) og om resultatet (kvaliteten på tjenester). Dette kan skisseres på følgende måte: Struktur Resultat Prosess Effektiviseringsnettverkene for kommunene, i regi av KS 10 og kvalitetsindikatorene i KOSTRA 11 tar også utgangspunkt i dette rammeverket og definerer de ulike typene kvalitet på følgende måte: Strukturkvalitet omfatter forhold som kan knyttes til institusjonen (strukturen) som produserer tjenesten, og defineres ved den standard som finnes på innsatsfaktorene. Dette er for eksempel økonomiske rammebetingelser, personalets kompetanse og utdanning. Prosesskvalitet er knyttet til produksjonsprosessene, og defineres som den smidighet og effektivitet som ligger til grunn for tjenesteproduksjonen. Det kan dreie seg om organiseringen av arbeidet, oversiktlige rutiner, metodebruk og klare ansvarsforhold. Produktkvalitet er egenskaper ved tjenesten som er viktig for brukeren, og defineres ved tjenestens innhold og service Resultatkvalitet er den virkning eller det resultat leveransen av tjenesten har for brukeren. Resultatkvalitet defineres gjerne ved den behovsdekningen som er oppnådd ved hjelp av tjenesten. De ulike typer kvalitet har ulik «avstand» til brukeren. Resultat- og produktkvalitet er av direkte betydning for brukeren, mens struktur- og prosesskvalitet ikke sier noe om tjenesten som leveres eller hvilken effekt den har for brukeren. Indikatorer for struktur- og prosesskvalitet vil likevel være relevant for brukeren dersom de påvirker produkt- og resultatkvalitet, og spesielt dersom det ikke finnes gode indikatorer for produkt- og resultatkvalitet. Ofte kan det være vanskelig å trekke et skarpt skille mellom de ulike typer kvalitet. 9 Kvalitetsutvikling i helsetjenesten: analyse - tiltak - evaluering. Statens helsetilsyns veiledningsserie; 1994:3, IK Furst og Høverstad: Kvalitetsindikatorer i KOSTRA-rapporteringen. Problemnotat KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 132 entity. av 332 All rights reserved. 9

133 1.3 Vår tilnærming Det ble vurdert tre alternative tilnærminger for å få belyst de spørsmål som skal kartlegges og vurderes: En kvantitativ metode, for eksempel elektronisk spørreundersøkelse En kvalitativ metode; for eksempel samtale/intervju av personer eller i grupper En kombinasjon av ovennevnte Det er fordeler og ulemper knyttet til de ulike metodene for datainnsamling. For dette formålet konkluderte vi sammen med ledelsen i Helse og omsorg at det var mest hensiktsmessig å bruke en kvalitativ metode, ved å intervjue MKS-gruppene. Dette basert på en antagelse og erfaring om at kommunen med dette vil få mer informasjon i forhold til problemstillingene samtidig som kartleggingen i seg selv kan være et positivt bidrag til forbedringene og for å forankre behovene. For å gjøre kartleggingen så ressurseffektiv og kostnadseffektiv som mulig ble MKS-gruppene delt inn i 10 fokusgrupper. Dette med utgangspunkt i erfaring på at grupper på ca 15 personer er gjennomførbart i forhold til å få troverdige innspill og dynamikk i grupper. En fokusgruppe er en blanding av gruppeintervju og gruppearbeid. Ved hjelp av arbeid i fokusgrupper kan arbeidsgiver få oversikt, definere områder en vil se nærmere på og formulere problemstillinger. Metodikken er egnet til å få fram hvilke følelser, tanker og virkelighetsoppfattelse de ansatte har rundt et/flere tema. Gruppen besvarer spørsmål og diskuterer tema som er fastsatt på forhånd. Gruppeinteraksjonen gir data og kunnskap. Målet med fokusgrupper er å fremskaffe informasjon og ikke å komme fram til enighet, slik tilfellet er med andre grupper. Fokusgruppen ledes av en gruppeleder med erfaring i gruppeledelse. Det må også være med en referent. Det er viktig at det ikke legges opp til diskusjon av for mange temaer. På forhånd må man ha laget en spørsmålsguide. I tillegg er det viktig at gruppeleder gjør seg nytte av gruppedynamikken og følger opp assosiasjoner og avsporinger som måtte komme opp. I alle møtene har følgende spørsmål hatt fokus: I hvilken grad har dere kjennskap til kommunens Handlingsprogram for Helse og omsorg? Nevn de tre viktigste fokusområdene knyttet til kvalitet på arbeidsmiljø fremover - brainstorming og prioritering Nevn de tre viktigste fokusområdene knyttet til kvalitet på tjenestene fremover? - brainstorming og prioritering Hvorfor er de prioriterte områdene viktige? Hvilke forbedringstiltak vil dere foreslå for at kommunen skal komme på rett spor i forhold til Helse og omsorg og Handlingsprogrammet ? 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 133 entity. av 332 All rights reserved. 10

134 2 Faktabeskrivelse I dette kapittelet redegjør vi for faktagrunnlaget i kartleggingen slik det har fremkommet gjennom møtene med MKS-gruppene. MKS-gruppenes svar på spørsmålene i kartleggingen er strukturert i henhold til den valgte definisjon på kvalitet (jf pkt 1.2). Vi hadde i alt 10 møter med MKS-gruppene, fordelt på 5 dager i perioden mai Alle møtene hadde en varighet på 2 timer og var lagt opp som fokusgruppemøter. Det møtte i alt 113 personer, og samtlige MKS-grupper var representert. Det vil også si at samtlige enheter i virksomheten var representert Kjennskap til Handlingsprogram Helse og omsorg i Ringerike Kommune Ringerike kommune må tilpasse seg de rettslige, økonomiske, faglige og organisatoriske føringene på nasjonalt nivå, blant annet i henhold til samhandlingsreformen og nasjonal helse- og omsorgsplan. I tillegg må kommunen tilpasse sine tjenester til sine egne mål og rammer. Ringerike Kommune har utarbeidet et Handlingsprogram for Helse og omsorg for perioden som gjenspeiler mye av dette. Handlingsprogrammet er her presentert i form av en enkel skisse som viser mål og tiltak: Mål Opprettholde og utvikle kvalitet på tilbudet for innbyggere med reduserte kostnadsrammer Tiltak 1. Boligsosial handlingsplan 2. BEON prinsippet 3. Frivillighet 4. Fra økonomisk sosialhjelp til aktivitet og arbeid 5.Kompetanseutvikling 6. Standardisering 7. Mulig effektivisering av praktisk bistand Vi leser av Handlingsprogrammet at utviklingen i den eldre del av befolkningen i kommunen, gruppen over 80 år, vil være rimelig stabil eller ha en svak nedgang i perioden. Gruppen over 90 år vil ha en vekst, og er den gruppen som i størst grad vil etterspørre tyngre kommunale tjenester. Dette må sammenholdes med det faktum at tilgangen på helsepersonell vil reduseres i årene som kommer. I følge en global rapport 14 vil antall arbeidstakere pr eldre over 65+ reduseres fra 11,75 i 1950, 8,5 i 2012 til 3,9 i Denne trenden ser vi også i norske kommuner. Vi leser også at Helse og omsorgssektoren har redusert kostnader 3 år på rad, men at dekningsgrad og tjenestenivå i stor grad er opprettholdt. Kostnadsreduksjonene har skjedd i parallell med at samhandlingsreformen har slått inn i driften av tjenestene. Flere pasienter med mer omfattende behov skrives ut tidligere enn før, og dette presset er spesielt merkbart i institusjonene og i hjemmetjenestene. Alle disse forholdene innvirker på tjenestetilbudet i kommunen og muligheten til å realisere målet om å opprettholde og utvikle kvalitet på tilbudet innenfor redusert kostnadsrammer. I samtlige møter ble gruppene innledningsvis stilt spørsmålet: I hvilken grad har dere kjennskap til kommunens Handlingsprogram for Helse og omsorg? Deltagerne ble bedt om å vurdere sin kjennskap ut fra skalaen: I stor grad I noen grad I liten grad, og besvare spørsmålet anonymt 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 134 entity. av 332 All rights reserved. 11

135 ved å notere dette ned på post-it lapper. Etter en opptelling av svar fra alle gruppene, fordeler kjennskap til kommunens Handlingsprogram for Helse og omsorg seg som følger: 18 % 42 % 40 % I liten grad I noen grad I stor grad Fordelingen viser at 82 % av gruppedeltagerne hadde kun i noen grad eller i liten grad kjennskap til handlingsplanen Datagrunnlag fra MKS-gruppene Innhenting av deltakernes svar på hovedspørsmålene (jfr. kapittel 1.3) ble gjort ved at hver deltaker ble bedt om å gi innspill til viktige fokusområder ved å notere disse på post-it lapper, ett innspill per lapp. I løpet av 10 møter ble det samlet inn totalt 587 innspill på områder som deltakerne selv mente var viktig å sette fokus på innen kvalitet på arbeidsmiljø og kvalitet på tjenester fremover. Etter opptelling viste det seg raskt et mønster på tvers av gruppene, med bestemte områder som gjentatte ganger pekte seg ut som viktige for gruppene å sette fokus på. En oversikt over områdene med flest innspill er vist under: Fordeling av innspill på viktige fokusområder Samarbeid Kompetanse Bemanning Struktur/rutiner Øvrig Kommunikasjon Trivsel Brukermedvirkning Tid Fokusområdene som ble tatt opp i MKS-gruppene kan kategoriseres ut fra de ulike typene kvalitet, som beskrevet i kapittel 1.2. Likevel ga diskusjonene et noe mer sammensatt bilde, hvor det var tydelig at mange områder henger sammen, og har tydelig påvirkningskraft på hverandre. Ut fra denne observasjonen, er det nærliggende å sette de ulike typene kvalitet i et mer dynamisk perspektiv. Ved å kategorisere områdene med størst oppslutning ut fra struktur-, prosess- og resultatkvalitet, danner 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 135 entity. av 332 All rights reserved. 12

136 det resulterende bildet strukturen for kartleggingen av kvalitet på arbeidsmiljø og tjenester i kapittel 2.2: Fokusområder: Bemanning Kompetanse Organisering Struktur kvalitet Resultat kvalitet Prosess kvalitet Fokusområder: Tid Kvalitet på tjenesten Trivsel Fokusområder: Samarbeid Kommunikasjon Rutiner Brukermedvirkning 2.2 Kvalitet på arbeidsmiljø og tjenester Fokusområder i forhold til strukturkvalitet: Som nevnt i kapittel 2, omfatter strukturkvalitet de forhold som kan knyttes til institusjonen (strukturen) som produserer tjenesten, og defineres ved den standard som finnes på innsatsfaktorene. Dette er for eksempel økonomiske rammebetingelser, personalets kompetanse og utdanning. De tre områdene i forhold til strukturkvalitet som MKS-gruppene mener bør få mest fokus fremover for å kunne opprettholde og utvikle kvalitet på tjenestene (inkludert arbeidsmiljøet) innen reduserte kostnadsrammer er bemanning, kompetanse og organisering: Fokusområder: Bemanning Kompetanse Organisering Struktur kvalitet 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 136 entity. av 332 All rights reserved. 13

137 Bemanning Et fokusområde som gikk igjen i 6 av 10 grupper, og som ble gitt som 77 enkeltinnspill på tvers av diskusjonene rundt kvalitet på arbeidsmiljø og tjenester, er bemanning. Hoveddiskusjonene knyttet til bemanning dreide seg rundt bemanningssituasjonen i hjemmetjenesten og utforming av turnus. Bemanningssituasjonen i hjemmetjenesten Majoriteten av enhetene tilkjennegir at de er tilfredse med bemanningen, men i samtlige møter fremkom stor bekymring i forhold til bemanningen i hjemmetjenesten. Det ble uttrykt og opplevd et stadig økende arbeidspress i hjemmetjenesten som følge av innføringen av samhandlingsreformen. Det var bred enighet blant gruppene om at årsaken til arbeidspresset ligger i økt antall pasienter som overføres til egne hjem og dermed faller inn under hjemmesykepleiens ansvarsområde. Det oppleves derimot ikke at det økte pasientantallet har blitt møtt med tilstrekkelig bevilgning av ressurser fra kommunen sin side. I tillegg oppleves pasientene som bor hjemme å inneha et stadig mer komplekst somatisk sykdomsbilde, og det er flere med psykiatrisk problematikk og demens. Sykehjemsplasser blir lagt ned og alle somatiske pasienter skal hjem. I tillegg er også demente hjemme. Det blir ikke satt inn ekstra mennesker i forhold til arbeidsmengden som kommer og alt går nå på minutter. Ledere, spesielt i hjemmesykepleien, som var tilstede på møtene beskriver at de bruker mye tid i hverdagen på å håndtere manglende bemanning som følge av sykefravær, og opplever mangel på tid til å prioritere tiltak for å sikre et godt arbeidsmiljø. Det leies ofte inn vikarer for å dekke opp fravær. Derimot innehar vikarene som er tilgjengelige ofte variabel grad av helsefaglig kompetanse. I tillegg blir høy bruk av vikarer nevnt å ha en negativ innvirkning på arbeidsmiljøet, i form av manglende kontinuitet og trygghet for de faste ansatte. I flere grupper ble det forklart at dersom det ikke er tilgjengelighet på vikarer, fordeles de udekkede pasientene på de øvrige ansatte, som må fordele de ekstra pasientene mellom seg, i tillegg til å besøke egne pasienter. Flere grupper mente at dette fører til en ond sirkel i forbindelse med sykefravær, da en ytterligere økning i arbeidspress på de gjenværende friske ansatte resulterer i ytterligere sykemeldinger. Utforming av turnus I forhold til organiseringen av turnus, var det flere grupper som uttrykte at de ønsket større medbestemmelse i planleggingsprosessen. Videre var det flere enheter som kunne vise til suksess ved innføring av lange vakter på timer i helgene. Erfaring blant gruppene viser at innføring av denne typen vakter har ført til økt stabilitet og forutsigbarhet for både de ansatte og brukere. Dette gjaldt særlig for sykehjem og TTF enheter, men ikke for hjemmetjenesten, som var klar på at vakter av denne lengden var uegnet for deres arbeidshverdag. Det er lange vakter med timers vakter. Men personalet er stort sett veldig fornøyd med dette. Det er mulig å reise på tur og ikke nødvendigvis være tilbake til kl.3. Disse lange vaktene er frivillige, for det er noen som ikke kan ta så lange vakter på grunn av helsen Man kan jobbe i team og fordele oppå grunn av vene utover dagene. Det reduserer stress. Dette er også godt for brukeren som opplever en stabil situasjon. Opplevelsen for de på jobb blir annerledes selv om det i utgangspunktet høres veldig ille ut. Kompetanse Et annet fokusområde som var en hyppig gjenganger både innen kvalitet på arbeidsmiljø og kvalitet på tjenester, var kompetanse. Det ble gitt 85 enkeltinnspill på dette temaet. Diskusjonen i gruppene knyttet til kompetanse, delte seg inn i tre nært relaterte tema: kompetansesammensetning, kompetanseutvikling internt i enhetene, og kunnskapsdeling på tvers av enhetene innad i kommunen KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 137 entity. av 332 All rights reserved. 14

138 Kompetansesammensetning Riktig kompetansesammensetning innad i en enhet ble av mange grupper ansett som svært viktig for kvaliteten på tjenesten den enkelte enhet leverer. I denne sammenhengen ble det foreslått at enhetslederne i større grad bør foreta kartlegging av kompetansebehov i egen enhet. Flere grupper diskuterte viktigheten av rett folk på jobb, eksempelvis ved behov for nyansettelse. Mange var enige i at terskelen bør senkes for at enhetsledere kan lyse ut stillinger eksternt dersom man trenger en annen kompetanse enn hva som er tilgjengelig internt i kommunen. Det handler om tillit til lederne og at de har kjennskap til sin enhet og hva som trengs Ved diskusjon av kompetansesammensetning i hjemmetjenesten, ble mangelen på faglært kompetanse trukket fram som et bekymringspunkt. Som følge av bemanningssituasjonen, risikerer ufaglærte assistenter å håndtere arbeidsoppgaver som går utover sin egen kompetanse. Flere eksempler ble gitt i gruppene på at dette leder til uforsvarlige situasjoner, eksempelvis ved medisintildeling, da mange ufaglærte ikke har tilstrekkelig kunnskap om dosering, virkninger og bivirkninger ved medisintildeling. I tillegg oppleves brukerne å ha et stadig mer komplekst sykdomsbilde, hvilket skjerper kravene til kompetanse blant alle ansatte i hjemmesykepleien. Flere grupper påpekte at 2-3 opplæringsvakter (som er praksis i dag) for assistenter i hjemmetjenesten ikke er nok ut fra dagens situasjon. Videre var det flere som ønsket at opplæringstilbudet for assistenter burde formaliseres på tvers av enhetene i kommunen, og at opplæringen burde bestå av både en praktisk og teoretisk del. Vi må gjøre noe med assistentene og gi de en grundig opplæring, ikke bare 2 dager og vær så god nå skal du jobbe Både praktisk og teoretisk opplæring må til. Man burde ta med seg assistentene i Ringerike kommune, samle de i en klasse og gi de opplæring Kompetanseutvikling internt i enhetene Kompetanseutvikling internt i enhetene ble nevnt som en viktig bidragsyter til et godt arbeidsmiljø og et viktig ledd i å beholde dyktige folk i kommunen: La folk gjøre det de er best på og få utvikle seg Et uttrykt ønske i mange av gruppene var nettopp å få større mulighet til å utøve og utvikle faget sitt, og dermed etablere større eierskap til jobben som utføres. Flere grupper etterlyste også en overordnet kompetanseplan for ansatte innen Helse og omsorg i kommunen. Utfordringen ligger derimot i å få tid til dette i det daglige. Få enheter hevdet å ha tid og ressurser til å kunne sende sine ansatte på eksterne kurs. Interne kompetansehevingsaktiviteter blir oppgitt å være til dels personavhengig i form av initiativ fra enkeltansatte eller fagansvarlige, omtalt som ressurspersoner. Imidlertid ble det gitt enkelte gode eksempler på hvordan man kan involvere hele enheten ved intern kompetanseutvikling. Eksempelvis har en sykehjemsenhet satt i gang et nytt prosjekt hvor man benyttet teambasert arbeid som en måte å oppnå kompetanseutvikling, samtidig som arbeidet blir mer strukturert og brukerrettet: Hos oss på [enhetsnavn] samarbeider vernepleierne på tvers. Vi jobber veldig brukerrettet der det brenner mest. Man får den tverrfagligheten. Det er veldig spennende å følge med på. Jeg har troen på innad i enhetene å samle og lage grupperinger rundt en bruker. Å lage faggrupper og lære av hverandre Kunnskapsdeling på tvers av enhetene Flere grupper påpekte at det burde igangsettes aktiviteter for å oppnå kompetanseutvikling via kunnskapsdeling på tvers av enhetene i kommunen. Det var bred enighet i gruppene at den totale kompetansen innen Helse og omsorg i Ringerike kommune er svært høy, og at det ligger et stort uutnyttet potensial i å dele denne, både internt i de ulike enhetene og på tvers i kommunen KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 138 entity. av 332 All rights reserved. 15

139 Organisering Et tredje fokusområde innen strukturkvalitet som ble mye omtalt blant MKS-gruppene, var organisering. Dette området mottok 64 enkeltinnspill på tvers av gruppene. Hoveddiskusjonen rundt organisering knyttet seg til organisering av de enkelte enhetene. Organisering av de enkelte enhetene Mange grupper ytret ønske om en sterkere bevissthet rundt organisering av hver enkelt enhet; både i forhold til type brukere, egnede lokaler og ansattes kompetanse. Hvis man hadde tydeliggjort hvilke boliger som finnes, hvilken kompetanse som eksisterer og hvem som skal hvor, hadde dette hjulpet. Det er noen boliger som ikke har innlagt vann. Da setter man ikke noen der som har problemer med hygiene. Problemet er prioriteringen: man setter en psykisk utviklingshemmet inn i et bofellesskap med eldre. Hvis ikke boligen er egnet så går det utover arbeidsmiljøet igjen. Videre var det et klart ønske blant gruppene om mer forutsigbarhet og struktur å forholde seg til innad i sine respektive enheter. Dette ble særlig fremhevet av enheter med høyt sykefravær og hyppig utskiftning av personale. Flere mente at en viktig faktor for å oppnå dette er definerte roller og ansvar, herunder en oversiktig fordeling av arbeidsoppgaver: Med mye utskiftning i hjemmetjenesten er det viktig med gode rutiner, klare roller og felles forståelse av kvalitet. Fordeling av arbeidsoppgaver i løpet av hele døgnet på vakt kan bli bedre. Dette går på hvem som skal gjøre hva, hvordan sette av en arbeidsfordeling. Vi opplevde på [enhetsnavn] at hjelpepleiere ikke delte ut medisiner fordi man har 27 sykepleiere. Er noe med å bruke kompetansen rett, man kan ha for mange 3-åringer også. Det er noe med rollefordeling. Er det en sykepleier på jobb og resten hjelpepleiere, går det mye mer radig på jobb enn hvis man har mange sykepleiere, for da er ansvarsoppgavene mye tydeligere Områder i forhold til prosesskvalitet: Prosesskvalitet er knyttet til produksjonsprosessene, og defineres som den smidighet og effektivitet som ligger til grunn for tjenesteproduksjonen. Jamfør beskrivelse i kapittel 2 kan det blant annet dreie seg om organiseringen av arbeidet, oversiktlige rutiner, metodebruk og klare ansvarsforhold. De fire områdene som MKS-gruppene mener bør få mest fokus fremover i forhold til prosesskvalitet og som må til for å kunne opprettholde og utvikle kvalitet på tjenestene og arbeidsmiljøet innen reduserte kostnadsrammer er samarbeid, kommunikasjon, rutiner og brukermedvirkning: 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 139 entity. av 332 All rights reserved. 16

140 Prosess kvalitet Fokusområder: Samarbeid Kommunikasjon Rutiner Brukermedvirkning Samarbeid I de10 møtene vi hadde, kom samarbeid opp som et viktig område å se nærmere på i hele 7 av 10 grupper. Dette var også det fokusområdet som ble innspilt flest ganger, med totalt 107 enkeltinnspill. Med samarbeid mente gruppene: mellom enkeltpersoner innen og mellom enheter/virksomheter innen Helse og omsorg mellom Helse og omsorg og andre virksomheter/enheter i og utenfor kommunen Samarbeid med spesialisthelsetjenesten Dett ble ikke problematisert spesielt, utover at det i noen tilfeller ble stilt spørsmål om for tidlig hjemsendelse av pasienter til hjemmetjenesten. Samarbeid mellom enkeltpersoner Vi har fått inntrykk av at dette gjennomgående er godt og at dette er i fokus på mange enheter. Arbeidstakerne virker bevisste på betydningen av dette, og trakk spesielt frem hvor viktig dette er fordi et eventuelt dårlig samarbeid mellom enkeltpersoner vil ha negativ effekt på brukere. Det ble av flere fremhevet betydningen av at de aksepterer hverandre som enkeltpersoner med sine svakheter og sterke sider og at det er viktig å ha god kommunikasjon og gi hverandre feedback. Gi tilbakemelding. Skape motivasjon og engasjement til å skape et godt arbeidsmiljø Bli bedre på feedback til hverandre, ros/ris Teamarbeid For å få til et best mulig samarbeid mellom enkeltpersoner, ble det påpekt at det har stor betydning å sette sammen gode arbeidsteam. Det ble fremhevet at godt sammensatte team jobber mer effektivt sammen og takler stress og utfordringer i hverdagen på en god måte. Flere ga uttrykk for at de hadde slike team og at det var veldig merkbart når teamene ikke hadde den gode sammensetningen. Gode team leser hverandre Gjøre hverandre gode Godt arbeidsmiljø felles ansvar 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 140 entity. av 332 All rights reserved. 17

141 Samarbeid mellom enheter/tjenesteområder Dette synes å være en noe større utfordring. I enkelte av gruppene ble det spesielt fremhevet at hjemmetjenesten må samhandle med institusjonene, men også at det kan være mye å hente på et styrket samarbeid mellom NAV, hjemmetjenester og institusjoner. Flere ga uttrykk for at en strukturell endring med integrerte tjenester, hjemmetjenester og institusjon var en ordning med mange fordeler. Blant annet gir dette mindre sårbarhet i forhold til sykefravær. Det å ha mulighetene for en slik variasjon og å bruke ressurser på tvers, noen ganger inne andre ganger ute ble av noen også fremhevet som et tiltak som kan forebygge utbrenthet og sykefravær. For noen brukere, som både får tjenester hjemme og i institusjon, kan dette også bidra til trygghet og kontinuitet. Flere mente også at man burde se nærmere på samarbeide på tvers mellom for eksempel hjemmetjenesten og TTF, og at dette kunne bidra til bedre ressursutnyttelse. Mange som jobber i boliger kan utføre oppgaver i hjemmetjenesten og vice versa. Personale må jobbe mer fleksibelt, nå er vi overalt. Det er ikke min bruker, det er vår bruker Må ta en offensiv rolle ut mot våre samarbeidspartnere, da blir det godt samarbeid (heller enn å sitte på hver sin tue). Må bestemme seg selv for hvilket samarbeid man vil ha. Samarbeidet mellom bestillerkontor og de ulike virksomhetene/enhetene Dette var et gjennomgående tema i alle møtene. Det organisatoriske skillet mellom bestiller og utfører ble spesielt problematisert i forhold til hjemmetjenester - både praktisk bistand og hjemmesykepleie, men var også til en viss grad i fokus med hensyn til boliger og institusjoner, rus og psykiatri. Generelt fremstår det som det er for liten grad av konsensus mellom kommunen som bestiller i stort og som legger rammene for aktivitetene i Helse og omsorg, Bestillerenheten som bestiller i smått og utførerne som skal iverksette vedtakene som er fattet. Samarbeidsutfordringene som spesielt ble fremhevet var utformingen av vedtak og ofte uenighet om hva som er forsvarlig tilbud. Vi oppfatter det slik at både bestiller og utfører var opptatt av å sette bruker i fokus og på best mulig måte imøtekomme brukernes behov, men at utførere mener bestiller er mer opptatt av hva som er brukernes rettigheter enn de helsemessige behov. Bestiller på sin side mener de ser hen til begge forhold, og noen gir uttrykk for at dette ofte er vanskelig å balansere.. Dette medfører mange diskusjoner om hva som er beste effektive omsorgsnivå og faglig forsvarlig. Når slik uenighet oppstår, påpeker flere at det ikke er en arena for å drøfte dette. Noen mener dette må håndteres i linjen mens andre mener dette kan bli for mye byråkrati og heller ønsker egne fora/rutiner for dette som ikke er forsinkende ledd. Det var et klart inntrykk at samhandlingsreformen har forsterket denne utfordringen, da flere pasienter sendes hjem med komplekse omsorgsbehov. Mange av utførerne ga uttrykk for at vedtakene av og til kan bli for rigide og gi for lite rom for faglig skjønn og handlingsrom ute hos brukerne og at man burde gå fra tidfestede vedtak til tjenestebeskrivende vedtak. Noen mente også at vedtakene er litt saksbehandleravhengig. Det kom opp i flere av møtene og fra begge parter at Bestiller og Utfører i langt større grad bør samhandle før vedtak fattes. Noen stiller spørsmål ved om alle enhetene har ressurser til dette. Det påpekes fra flere at dette må prioriteres, ikke minst for å kunne møte brukerne med en samlet innstilling. Slik det er i dag, oppleves at man flere ganger gir brukerne ulike forventninger og at brukerne kan bli buffere for uenighet mellom kommunens ansatte. Syns ikke det fungerer. Liker ikke utforming av vedtak, blir så statisk. Er ikke holdbart ift denne typen pasienter. Ville ha hatt et vedtak som sier at man har visse behov som man har krav på å få hjelp til å løse. At det er behovet man får vedtak på ihht lovverket. At det er vår enhet som setter inn det tiltaket som vi mener må til for at vi skal løse det. Kan innad si hvem som skal ta seg av det, at et blir helhetlig KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 141 entity. av 332 All rights reserved. 18

142 Er ikke samarbeid med bestiller, men er utforming av vedtakene. Kommunikasjonen har blitt bra. Men er selve utformingen og handlerommet i et vedtak Hvordan kan man lovlig kunne fatte vedtak som er gode for brukeren? Handlerommet for utøver, hvis vedkommende er innlagt en periode så har man tomrom. Hadde man hatt andre vedtak hadde man kunne sagt vi gjør det. Tror på kreativitet og fleksibilitet ift vedtakene vi har og de pasientene vi har. Hva kan vi gjøre for å bedre dette? Når dere i BE tilbyr timer har dere møter med pårørende eller brukeren det gjelder. Da er BE alene om det. Tenker at dersom vi som enhet er involvert og snakker om hvilke tjenester de kan vente å få, ha en nøktern samtale og fortelle hva vi kan gi blir vedtakene bedre Viktig at vi er enige om hvilken tjeneste vi skal gi. Konflikt ute hos bruker er et problem vi er kjent med. En ting er uenighet og hvordan vi håndterer det innad, noe annet er kommunikasjon ut til bruker. Kommer som et tema. Må løfte oss og se hvordan vi skal få til dette bedre.er i den prosessen, men å komme seg fra a til b er jo en utfordring Er en utfordring for oss i enhetene med de lave budsjettene vi har. Når rammene er så lave og det er økte behov, så skvises vi i hverdagen. Er ikke lett å innfri og gjøre de beste ute av det lille vi har. Det med kvalitet, ift hva man kan forvente..det må være samsvar ift hva vi kan gi : dette er et kjempeproblem. Hvis vi skal si at det er forsvarlig at noen er hjemme, da må jo vi fatte vedtak som også er forsvarlig. F.eks 4 tilsyn per natt, så tas det ned etter to dager. Da blir vi i skvisen igjen er dette nå forsvarlig? Mens dere ute har ikke ressurser til noe mer. Hvis vi skal ha hjemmetjeneste må vi jo ha en kraftig nok bemanning til at dette er forsvarlig. Kommunikasjon Forutsetningen for godt samarbeid, er god kommunikasjon. 6 av 10 grupper hadde dette som et fokusområde, der diskusjonene dreide seg rundt både kommunikasjon mellom tjenesteområdene og enheter, kommunikasjon mellom ansatte, og kommunikasjon med brukere Kommunikasjon mellom tjenesteområder og enheter Det kom frem i majoriteten av møtene at det er viktig å styrke kommunikasjonen mellom tjenesteområder og enheter, spesielt med tanke på felles forståelse av brukerbehov, fastsettelse av tjenestenivå og eventuelt utnyttelse av ressurser på tvers i virksomheten. Dette er i dag en utfordring både mellom tjenesteområdene, for eksempel Bestillerenheten og utøverne, hjemmetjenester og institusjoner - spesielt der de ikke er integrerte. For noen brukere er det særdeles viktig at det kommuniseres godt mellom tjenesteområder og enheter, og det er de brukerne som er innom flere av tjenesteområdene i sitt forløp, som for eksempel etter sykehusinnleggelse først er på korttidsopphold på sykehjem, for deretter å få tjenester hjemme- og samtidig kan ha problemer som involverer rus og psykiatri og NAV. Gode samarbeidsrutiner er essensielt for å styrke denne kommunikasjonen, og noen fremhevet også mer bruk av IKT, bedre IKT systemer. God kommunikasjon gjør at man: fanger opp ting tidlig, styrker partssamarbeidet, plukker vekk negativ energi 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 142 entity. av 332 All rights reserved. 19

143 Kommunikasjon mellom ansatte For å få til et godt samarbeid mellom enkeltpersoner, må det etableres gode holdninger og felles verdigrunnlag i forhold til arbeidsmiljøet. Mange var opptatt av, og var allerede i gang med mange tiltak på dette området. Vi må prate med og ikke om Hvordan kan man starte en vakt/hva er en god start på dagen? At alt ligger klart, ha en positiv kommunikasjon med hverandre, klarer å fordele arbeidsoppgavene på en god måte, at alle prøver å hjelpe hverandre. At noen tar ansvar, begynner å ringe, sette i gang en vakt, roer ned hvis det er noen som kommer og er frustrert, få oversikt og tar ledelsen. At man hilser, normal høflighet, sier hallo! At man sier hei under rapport når noen setter seg, dette gir en bedre start på dagen. Ha en positiv holdning, være bevisst på hvordan man ordlegger seg, tenke før man snakker, gi positive tilbakemeldinger Er man gode på positive tilbakemeldinger i dag? Både og, har et forbedringspotensial Ha en whiteboard-tavle der man henger opp kort fra pårørende etc. eller hvis man har fått annen ros, en skrytetavle Kommunikasjon med brukere Dette ble fremhevet som viktig fordi god dialog med bruker gjør at forventningsavklaringen blir enklere og det kan bli lettere å bli enige om hva som er god kvalitet sett fra den enkelte bruker/pårørendes ståsted. Når det blir for stort gap mellom hva bruker/pårørende mener er god nok kvalitet og de ressurser/rammer man har er det krevende å ha dialogen. Mange fremhevet at for å kunne gå inn i slike problemstillinger, ta eventuelle vanskelige samtaler, kreves at medarbeiderne har den riktige kompetansen. Det ble av flere påpekt at dette var mer knyttet til personlige egenskaper enn utdanningsnivå, men andre ga uttrykk for at utdanningsnivå var viktig- ikke alene, men sammenholdt med personlige egenskaper. Kommunikasjon og samarbeid i forhold til pårørende og brukere, mye ligger der. Må jobbe tett. Opplever at når vi er gode på kommunikasjon og informasjon så går jobben enklere Uten dialog og en opplevelse av at de er med så tror jeg ikke brukerne kommer til å gjøre det Rutiner Et annet fokusområde som ble tatt opp av flere grupper er rutiner. To rutiner som var særlig gjenstand for diskusjon blant gruppene er rutiner for håndtering av langtidssykemeldte og avvikshåndtering. Rutiner for håndtering av langtidssykemeldte Håndteringen av langtidssykemeldte var også noe som flere av gruppene ønsket å sette fokus på. Da sykefravær er et problem for mange enheter i kommunen, ytret flere enheter ønske om større bevissthet og rutiner knyttet til håndteringen av denne gruppen, og hvordan man kan sikre en god tilbakeføringsprosess til arbeidslivet. En enhet som hadde satt fokus på nettopp dette kunne vise til gode resultater: Det ble mye snakking i gangene i forbindelse med sykemeldte, men det ble satt fokus på og vi opprettet en gruppe for sykemeldte som kunne komme på jobb og avlaste, virkelig avlastet oss andre i hverdagen. Stemningen ble annerledes. De som jobbet i denne gruppen fikk et stort mål om å 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 143 entity. av 332 All rights reserved. 20

144 komme tilbake på arbeidsplassen for å bli tilknyttet sin gruppe igjen. Å få ting opp på bordet gjorde at atmosfæren ble annerledes, ble lettere. Avvikshåndtering En rutine som mange grupper var enige om at ikke fungerer optimalt, er avvikshåndteringen. Dette virker å være et kjent problem blant de fleste enheter. Det virket også å være kjent blant gruppene at mange avvik ikke blir rapportert som følge av faktorer som mangel på tid, mangel på kunnskap om hvordan avvikene skal rapporteres, og liten tiltro til at rapporteringen fører fram. Vi får ikke dokumentert nok avvik. Det er et behov for opplæring i hvordan man skal dokumentere avvik. Det er ikke elektronisk i dag, men det ville ført til lettere sporbarhet. Vi opplever at avvikssystemet i Ringerike kommune ikke fungerer. Vi har skrevet en bunke med avvik og det har ikke skjedd noe Brukermedvirkning Brukermedvirkning var et fokusområde som ble spilt inn totalt 49 ganger, og et sentralt tema i diskusjonene knyttet til kvalitet på tjenesten. Brukermedvirkning, dialogen med brukeren Med brukermedvirkning forstås både samarbeidet med brukere/beboere og deres pårørende når det gjelder avklaringer mellom behov og tilbud og samarbeid i det daglige om omsorgen/tjenesten. Inntrykket fra alle møtene er at de ansatte er veldig opptatt av akkurat dette punktet og å bidra til at brukermedvirkning i kommunen får enda større fokus. Det ble understreket av flere at dette er en utfordring når gapet mellom behov og tilgang på tjenester blir for stort. Det er mange sterke brukere og pårørende som har høye krav og store forventninger til hva Helse og omsorg skal gjøre for dem. Brukere og pårørende definerer også kvalitet ut fra hva de forventer, noe som kan komme i konflikt med hva bestiller og utfører definerer som faglig forsvarlig og rettigheter. Forventningene øker, mens ressursene reduseres, og de ansatte opplever det tøft å stå i dette. En måte å møte dette på, som flere påpekte er å være gode på forventningsavklaring. Noen praktiserer allerede i dag å sende ut informasjonsskriv til brukere om hva de kan forvente. Andre påpekte betydningen av å være ærlig på hva som kan tilbys og det å styrke brukeres /pårørendes ressurser i forhold til å ha mulighet for å kunne bidra mest mulig selv i sin egen situasjon (empowerment), men at dette må balanseres da pårørende ikke har omsorgsplikt og kommunen har plikt til å sørge for nødvendig helsehjelp. De vet jo selv hva de har behov for og hvor skoen trykker. Hvis vi skal fortelle hvordan det skal være så genererer dette motstand. Er jo dialog med brukeren hver eneste dag Mer fokus på brukermedvirkning: forventningsavklaring. Å ta dette med pårørende og brukere, sette foten ned. Det er store sprik på hvor mye pårørende stiller opp, men å tørre å ta de tøffe samtalene. Hvordan kan man bli bedre på forventningsavklaringen? Ha et realistisk bilde på hva man kan tilby i Ringerike kommune. At vi verken lover mer eller mindre enn det vi kan stå for. Rammene må tydelig ut, at vi alle snakker samme språk og at brukerne blir trygge Hvor klart er det hva som kan tilbys og hva brukerne kan forvente? - Hvis omsorgstrappa som er definert oppleves forskjellig har vi en kjempeutfordring når vi skal definere ovenfor brukeren hva som kan forventes KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 144 entity. av 332 All rights reserved. 21

145 2.2.3 Fokusområder i forhold til resultatkvalitet Innledningsvis, i kapittel 2 skilles det mellom produktkvalitet og resultatkvalitet. Vi ser dette som to sider av samme sak og definerer dette både som egenskaper ved tjenestene og arbeidsmiljøet og som oppleves som viktige sett fra de ansatte og den virkning eller det resultat leveransen av tjenesten har for brukeren (den behovsdekningen som er oppnådd ved hjelp av tjenesten). De tre områdene som MKS-gruppene mener bør få mest fokus fremover i forhold til resultatkvalitet og som må til for å kunne opprettholde og utvikle kvalitet på tjenestene og arbeidsmiljøet innen reduserte kostnadsrammer er tid, kvalitet på tjenesten og trivsel: Resultat kvalitet Fokusområder: Tid Kvalitet på tjenesten Trivsel Tid Totalt 42 innspill fra MKS-gruppene omhandlet mangel på tid. De fleste gruppene som satt fokus på dette, så mangel på tid som et resultat av fokusområder som bemanning, kompetanse og struktur. Stoppeklokkeomsorg Bemanningssituasjonen innen mange virksomheter, men spesielt innen hjemmetjenesten (som beskrevet i kapittel 2.2.1), har ført til hva en gruppedeltaker omtalte som stoppeklokkeomsorg : pasientene mottar kun det mest nødvendige av tilsyn og pleie, som for eksempel medisintildeling og direkte fysisk pasientarbeid, også omtalt i flere grupper som brannslukkingsarbeid. Deltakerne oppå grunn av at denne måten å jobbe på har en negativ påvirkning på arbeidsmiljøet i form av stress, dårlig samvittighet og lav følelse av mestring i jobben for den enkelte ansatte. Dette ble videre påpekt av flere grupper som en sterk bidragsyter til sykefravær i hjemmetjenesten. Man skal jo se hele mennesket, men vi har på en måte ikke tid til det. Vi har ikke engang tid til å spørre hvordan de har det. Vi sitter noen ganger på slutten av vakten og har dårlig samvittighet, for du har ikke følelsen av at du har gjort det du skal. Flyr ut og inn av døren overalt, men gjør bare hele tiden akkurat det man skal. Det er nok det som sliter aller mest nå Folk gjør en kjempeinnsats faglært eller ei, men til og med pårørende ser at det burde være flere på jobb ( ) Det er om å gjøre å drikke fortest mulig, spise fortest mulig. Hvis eldre, demente skjønner at de må følge ditt bevegelsesmønster så sier det stopp KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 145 entity. av 332 All rights reserved. 22

146 Kvalitet på tjenesten Flere grupper viste høyt engasjement ved diskusjon av kvaliteten på tjenestene som ytes innen Helse og omsorg i kommunen. Statistisk var ikke dette et område som utmerket seg, men likevel et område det var sterkt engasjement om. Dette området ble i likhet med tid satt i sammenheng med- og sett som en følge av- andre fokusområder som eksempelvis bemanning og kompetanse. Ønske om en felles forståelse av kvalitet En utfordring for mange ansatte innen Helse og omsorg er å opprettholde kvalitet i tjenesten de yter mot brukerne, ut fra den tiden og de ressursene som er til rådighet. Flere grupper påpekte derfor viktigheten av å ha en felles forståelse av hva som er et realistisk og godt nok helsetilbud ut fra dagens rammebetingelser. Denne diskusjonen mente mange bør tas på et kommunalt nivå, for å sikre en felles forståelse og unngå et ulikt behandlingstilbud av brukere med samme behov på tvers av enhetene. Rådmannen har vært ærlig på at kvaliteten går ned. Men er noe helt annet når man ikke kjenner til hva det vil si at kvaliteten går ned. Det er noe med den forståelsen av hva det vil si, hva betyr det at det smerter Vi har hatt politikere som har gått ut i avisa og sagt: sånn skal vi ikke ha det. Vi tenker at dette er dagligdagse tilfeller som vi hele tiden står i bresjen for og lurer på om dette går bra eller ikke. Det bør ikke være overraskende når de har vært med på bestemmelsesprosessen. Kvalitet kan sees opp mot kvalitetsgarantien, det vil si verdighetsstandarden. Kommunen har en trapp, der man har lavest mulig omsorgsnivå. Men hva er det? En pasient som burde vært på en heldøgnsplass kjenner vi på at vi burde dekket opp, men er bare innom nå og da, det oppleves ikke som kvalitet. Faglig forsvarlighet I de enhetene hvor tidspresset er som høyest, fortrinnsvis hjemmetjenesten, forklarte deltagere at mangel på kvalitet nå er så kritisk at diskusjonen dreier seg om faglig forsvarlighet. I likhet med diskusjonen rundt kvalitet, ble det etterlyst en diskusjon rundt dette for å sikre en felles forståelse av begrepet. Godt nok blir for individuelt hvor går grensen for uforsvarlighet? Vi må være enige om hva som er faglig forsvarlighet, for det tror jeg ikke vi er. Vi har ikke en norm om hva som er forsvarlig Folk skal være hjemme så lenge det er faglig forsvarlig. Når vi da er uenige om når det er greit å være hjemme fungerer det ikke. Diskusjonene må opp i kommunen heller enn å ta diskusjonen mellom Bestillerenheten og hjemmesykepleien Trivsel I gruppenes diskusjoner rundt arbeidsmiljø var trivsel et gjennomgangstema, og totalt 42 innspill omhandlet trivsel på arbeidsplassen. De fleste enhetene hevder å ha et godt arbeidsmiljø med ansatte som trives i jobben. Likevel utfordres trivselen på jobb av en rekke interne og eksterne faktorer KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 146 entity. av 332 All rights reserved. 23

147 Interne trivselsfaktorer Av interne faktorer nevnte mange grupper at samarbeid og holdninger har en sterk påvirkningskraft. Gjennom diskusjon blant gruppene ble det synliggjort store forskjeller på disse områdene. I enheter hvor samarbeidet fungerer godt, er trivselen høy. I motsatt fall opplever enheter med dårligere samarbeid og holdningsproblemer blant de ansatte, også lavere trivsel. Vi har mye fokus på arbeidsmiljø om dagen og samarbeid på tvers. Det gjøres mye bra. Jeg blir stolt av alt vi får til. Å se på det vi klarer å løse i dag heller enn det vi ikke får gjort. Ha et løsningsfokus hjelper veldig. Vi vet vi vil være i dette presset. Viktig at vi investerer i dette hvis vi skal ivareta hverandre i tiden fremover. Hva gjør dere konkret for å komme dit? - Vi deler de gode historiene i stedet for hva vi ikke har rukket. Tar ansvar, bevisstgjøre hver og en. Det blir mye lettere, jeg gleder meg nå til å gå på jobb. Vi har problemer med dårlige holdninger. Eierskapet er ikke grunnfestet. Vi har TÆL, men har det ikke ned på et nivå hvor det er konsekvenser for den enkelte. Vi må oppdra hverandre og si at dette faktisk ikke er greit. For eksempel å skrive ting opp i boka og la kveldsvakta ta det, ikke bestille opp bleier..det er mye småplukk. Eksterne trivselsfaktorer Av eksterne faktorer ble begrensede ressurser og høy endringstakt i kommunen trukket fram som en sterk påvirkningskraft på trivsel. Det var få grupper som la skjul på at de siste års innsparinger i Helse og omsorgssektoren har vært krevende. Det fremkom blant flere grupper at ansatte nå er betenkelige i forhold til å gjennomføre flere store endringsprosesser innen Helse og omsorg i kommunen. Det ble uttrykt et klart ønske om å gi pågående prosesser tid og ro til å gjennomføres, og unngå at nye politikere setter i gang nye, store endringstiltak.. men mange begynner å bli slitne. På tide å sette på bremsene nå. Nå kommer det en ny rådmann, skaff en rådmann som ønsker å ta det litt med ro, som ikke ønsker omstilling med en gang Dette er nå en sliten organisasjon. Hvis det da kommer nye omstillinger har man ikke så mye å stille opp med Hjertet for jobben blir bare mindre og mindre når man har situasjonen som man har nå 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 147 entity. av 332 All rights reserved. 24

148 2.3 Ledelse Ledelsen på alle nivå i Helse og omsorg er en nøkkelfaktor for alle de tre kvalitetsområdene. I samtlige møter vi hadde med MKS-gruppene kom nettopp dette samspillet frem. Forventninger til ledere Det kom mange synspunkt om hva arbeidstakerne forventer av sine ledere og hva lederne forventer av seg selv. Flere ledere ga uttrykk for at de ikke følte de strakk til som ledere på grunn av ressursmangel og at de måtte prioritere direkte pleierettet arbeid i stedet for lederoppgaver. Mange ledere, men også ansatte, var tydelige på at de måtte akseptere at omstillinger har kommet for å bli og at alle, men spesielt ledere, har et ansvar for å sørge for gode holdninger i forhold til dette. Noen ga mer eller mindre uttrykk for at deres leder hadde et forbedringspotensial. Siden de fleste MKS-gruppene hadde med seg sin leder, er sannsynligheten stor for at ikke alle var like åpne og ærlige på dette punktet, men noe av det som kom frem var at problemer med kontinuitet i ledelsen er/har vært et stort problem. Mange påpekte at det er viktig at kommunen ansetter ledere som vil lede og at det gjøres grundige ansettelsesprosesser. Vårt inntrykk er at kommunen har ansatt mange dyktige, engasjerte ledere som på linje med de ansatte opplever at de ikke får gjort jobben slik de selv ønsker. Flere av lederne vi møtte ga klart uttrykk for at de vil lede, men som på grunn av situasjonen mener de ikke får tilstrekkelig tid og rom for dette. Leder: jeg driver brannslukking, har ikke tid til å gjøre de tiltakene som skal hjelpe oss langsiktig. Det er sjeldent at min dag blir sånn som jeg har tenkt at den skal bli Synlige ledere Synlige ledere var et gjennomgående tema, men det var ulike syn på hva dette i praksis er. Noen ville at lederne skulle være med ute i det daglige arbeidet mens andre mente lederne måtte prioritere å lede, jobbe strategisk, forebygge og sørge for tilfredsstillende struktur, rutiner og rammer for utøvelse av tjenester med god kvalitet. Flere ledere ga uttrykk for at det er en utfordring å være synlig for alle, både fordi man ikke er geografisk samlet på ett sted, mange ansatte går i turnus eller jobber mye ute hos brukerne. Mange påpekte at noen av enhetene er for store og at å redusere disse kan gjøre det lettere for ledere å være synlig. Det kom mange innspill på hvordan man kan være en synlig leder på andre måter enn rent fysisk som person. Noen hadde faste, elektroniske informasjons- /nyhetsbrev. Noen var opptatt av å gi positive tilbakemeldinger der medarbeidere hadde utmerket seg/fått ros av brukere. Flere fremhevet hvor viktig det er at ledere gjør seg synlig gjennom å jobbe med strukturene, legge til rette, jobbe med forebyggende tiltak for et bedre arbeidsmiljø. Hvordan blir dere hørt og sett? For det første så ser vi lederen. Var mye sladder hos oss, vi trodde vi hørte ting osv. nå er det informasjonsmøter, mer tilstedeværelse. Hvordan skjer den informasjonen? Kommer og forteller oss, blir tatt med. Lederen er synlig Ledelse viktig bli hørt og sett, at man kan ha en diskusjon Viktig at lederen er ute og ser hvordan vi har det og er ute og jobber. De får et annet innblikk i arbeidssituasjonen. I stedet for å gi folk enda mer å gjøre, ta i et tak selv Tror lederen vår ser vi har mye å gjøre uten å være med ut og kjøre. Mye god ledelse i enhetene Det kom flere tilbakemeldinger som gir inntrykk av at det mange steder er god ledelse. Det kom tydelig frem at de som opplevde god ledelse mente de håndterte omstillingene bra og at dette hadde 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 148 entity. av 332 All rights reserved. 25

149 stor betydning for trivsel på jobb og økte nærværet blant da ansatte. De som ga uttrykk for dette, viste også generelt mer løsningsorientert fokus i diskusjonene og ga eksempler på hvordan de hadde dette også i hverdagen. Viktig å ha fokus på det man får til. Dette endret når vi byttet leder. Man får til mer etter hvert. F.eks før var det mye fokus på målekort med mye røde piler på tavla når man kom på kontoret. Nå er det mer fokus på hva vi gjør bra. Unngår negativ spiral. Synlig ledelse, tydelig. Nå har vi fått oss ny leder og ser veldig positivt på situasjonen fremover. Mye er avhengig av hvilken leder du har. Hvilke forventninger har dere til den nye lederen? Har i hvert fall blitt hørt og sett, og om vi ikke er enige så kan vi i hvert fall ha en god diskusjon. Alle har blitt mer positive, du kan se det på folk som jobber der. Lederen kom med en blomsterbukett til to medarbeidere på et møte for innsatsen i en vanskelig periode. Handler om at de ansatte blir sett. At man plutselig nå får et påskeegg med litt godt i, har vinlotteri på fredager, fårikål kveld. Det er det småtteriet som gjør den lille forskjellen. Gjør at vi yter det vi kan. Alle har det travelt, men folk står på KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 149 entity. av 332 All rights reserved. 26

150 3 Vurderinger og anbefalinger I dette kapittelet vil vi gjøre vurderinger av innspillene fra MKS-gruppene opp mot bestillingen fra ordfører og rådmann, med konstituert kommunalsjefs presiseringer og avgrensninger. Kjennskap til kommunens Handlingsprogram for Til tross for at handlingsprogrammet synes å være lite kjent i MKS-gruppene, ser det ut til at de tiltak som er foreslått i dette, samsvarer godt med de som MKS-gruppene mener bør være i fokus videre for å komme på rett spor. Handlingsprogrammet gir således en god retning, men det kan være behov for at dette kommuniseres og forankres enda bedre i virksomheten og enhetene. Vi anbefaler at det legges en plan for hvordan Handlingsprogrammet kan kommuniseres og forankres godt i virksomheten og enhetene, hos de enkelte ansatte og hos brukerne. Kommunikasjon og informasjon Det er fremhevet i de fleste møtene at kommunikasjon og informasjon er områder som bør få mer fokus fremover. Generelt har alle et ansvar for god kommunikasjon og informasjon, men ledere har et spesielt ansvar for dette, og da særlig når det gjelder kommunikasjon av overordnede rammer og mål. Dette inngår i lederansvaret på alle nivå. Gode ledere har solid kjennskap til strukturer og rammer som er satt for tjenestene i kommunen, og evner å benytte det handlingsrommet som finnes innenfor eksisterende rammer i dialog med de ansatte. God utnyttelse av handlingsrommet er avgjørende for prosesskvaliteten og skaper entusiasme i arbeidet med den daglige driften og utviklingen i virksomhetene. På denne måten blir gode ledere i virksomhetene en avgjørende faktor for resultatkvaliteten, forstått som kvaliteten på både arbeidsmiljø og tjenester. De ansatte ga også uttrykk for at de kan trenge mer opplæring og veiledning i kommunikasjon, og da spesielt i forhold til de vanskelige samtalene de av og til må ha med brukere og deres pårørende. Vi anbefaler: at det rettes sterkere fokus på opplæring, veiledning og utvikling av ledere og at det etableres et helhetlig program for lederutvikling, hvor det spesielt er fokus på endringsledelse og å styrke lederne på kommunikasjon og informasjon i omstillingsprosesser -at ansatte som får ansvar for krevende kommunikasjonsoppgaver mot brukere og pårørende får opplæring og veiledning slik at de styrker sine kommunikasjonsferdigheter Kvalitet på tjenestene Med hensyn til ordførerens spørsmål om Hvordan tjenesten reelt fungerer i forhold til brukerne, gir møtene med MKS-gruppene og utsagnene som kom i disse møtene grunn til å tro at mange ansatte, spesielt innen hjemmetjenesten, er bekymret for kvaliteten på tjenestene innen denne virksomheten. Det var et gjennomgående tema i alle møtene. Mange ga uttrykk for at det var manglende 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 150 entity. av 332 All rights reserved. 27

151 samstemmighet i kommunen på hva som skal være kvalitet på tjenestene i kommunen, og at det ville være lettere for alle om man hadde et omforent syn på dette. Vi anbefaler at det settes i gang dialog med både ansatte, brukere og politikere for å komme frem til et sett av felles kriterier for hvilken kvalitet man ønsker på tjenestene i Helse og omsorg. Avvikshåndtering Et viktig ledd i å forbedre kvaliteten på tjenester og sikre et godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i Helse og omsorg, er god meldekultur og gode rutiner for rapportering av uønskede hendelser/avvik og håndtering av disse. På denne måten kan organisasjonen lære av avvik, og sette i gang tiltak for å forbedre tilstanden i virksomheten. Dette betyr at det ikke er selve avviksmeldingene som hindrer at de samme avvikene skjer igjen, det er det responsen på meldingene som gjør. I møtene med MKS-gruppene fremkommer det at mange ikke skriver avviksmeldinger, både på grunn av mangel på tid, men også grunnet usikkerhet om hva som skal meldes (kriterier for å melde avvik). Mange stiller også spørsmål ved om det har noen hensikt å melde avvik (videre håndtering av avvikene). En del fremmet i tillegg ønske om å få et elektronisk avvikshåndteringssystem. Slik vi forstår det, inngår det i kommunens planer å anskaffe dette. I påvente av et slikt system og for å sikre at et elektronisk system fungerer må man uansett jobbe med å etablere en god meldekultur og gode rutiner for meldinger og oppfølging av disse. Det må gjøres enkelt å melde og rapporterte hendelser må gis en betydning og brukes for læring og forbedring. Ledere har et spesielt ansvar for dette. Det kan være en god investering for kommunen å begynne med dette i god tid før et avvikshåndteringssystem anskaffes. Vi anbefaler at det igangsettes et prosjekt for å forbedre meldekultur og rutiner i forbindelse med melding av uønskede hendelser i Helse og omsorg og at ledernes ansvar og rolle i dette inngår i kommunens lederutviklingsprogram. Bemanning Når det gjelder spørsmålet om Tilstanden i organisasjonen herunder virkningene av mulig slitasje blant ansatte som følge av omstillingene, synes det ganske åpenbart at spesielt de ansatte innen hjemmetjenesten, og kanskje spesielt de bynære sonene opplever stor slitasje. Dette blir relatert spesielt til effekten av samhandlingsreformen med økt antall brukere med mer komplekse tilstander, tidligere utskrevet fra sykehuset. Vi anbefaler at kommunen gjør en bemanningsgjennomgang, spesielt av hjemmetjenesten, og med spesielt fokus på om bemanningssituasjonen kan bedres ved eventuelt andre måter å organisere tjenestene på. Arbeidsprosesser bør også gjennomgås med henblikk på å redusere plunder og heft og frigi mer tid til brukerne og ulike turnusmodeller bør vurderes. Vi anbefaler også at man ser på muligheten for ressursutnyttelse på tvers av virksomhets- og tjenesteområdene KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 151 entity. av 332 All rights reserved. 28

152 Samarbeid Generelt synes det å være gode samarbeidsforhold i kommunen, både mellom enkeltpersoner, enheter og tjenesteområder. Allikevel kan det være grunnlag for å se nærmere på Bestiller- utfører modellen og om den fungerer i henhold til intensjonene, som både er å sikre likeverdig tilbud, brukernes rettighet og at kommunen yter nødvendig helsehjelp. Vi anbefaler at det gjøres en grundig evaluering av Bestiller- utfører modellen med fokus på om den fungerer etter intensjonene og eventuelt om det kan være andre modeller som er mer formålstjenlig for kommunen. Kompetanse Behovet for kompetanseutvikling synes å være stort for alle grupper av ansatte. Vi har imidlertid inntrykk av at det jobbes ulikt med dette i virksomhetene og at det kan være behov for økt fokus på dette fremover. Kompetanseutvikling er ett av fokusområdene i handlingsprogrammet, men en helhetlig plan for kompetanseutvikling er så langt vi kan se ikke utarbeidet Vi anbefaler at det utarbeides en helhetlig plan for kompetanseutvikling for alle virksomhetsområder i Helse og omsorg KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Side a Swiss 152 entity. av 332 All rights reserved. 29

153 Kontakt oss Linn Rålien Westersø Senior Manager T E linn.westerso@kpmg.no Bente Brandvik Senior Manager T E Silje Westgaard Associate T E kpmg.no 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ). Side 153 av 332

154 Ordfører Kjell Børre Hansen Rådmann Wenche Grinderud Kommunalsjef Wenche Orebråthen Hønefoss, den 25. april 2013 Evaluering av nedskjæringene i Pleie og omsorg Ordføreren gikk for en tid tilbake ut i avisen der han ønsket en evaluering av nedskjæringene i Pleie og omsorg i Ringerike kommune. Bakgrunnen for dette var at flere ansatte hadde meldt at arbeidspresset var så stort at de opplevde ikke å få gjort den jobben de ønsket ovenfor pasientene. Ordføreren formidlet også at organisasjonene skulle bli hørt i denne evalueringen. På de månedlige kontaktmøtene med Rådmann har er mulig å ta opp det man måtte ønske. Medbestemmelsesmøtene i Pleie og omsorg gir også mulighet til å ta opp saker. På bakgrunn av ordførerens utspill og signaler fra mine medlemmer har jeg allikevel lyst til å skrive dette brevet som HTV i Norsk sykepleierforbund i Ringerike kommune. Det gjøres også mye godt arbeid i pleie og omsorg i vår kommune. NSF har et godt tillitsvalgtapparat i kommunen vår. Flere av de tillitsvalgte melder om behov for flere institusjonsplasser. Korttidsplasser blir fylt opp med pasienter som skulle vært på langtidsplass. Pasienter blir sendt hjem i påvente av langtidsplass, selv om sykepleieren noen ganger sier: Han eller hun kan ikke hjem; er for dårlig. Tøffere vedtakstimer fra Bestillerenheten som gjør at pasienter får et dårligere tilbud. Bestillerenheten er også underlagt sparekrav. Tall herfra den 25. april er at 18 pasienter venter på langtidsplass, noen av disse er hjemme. Det jeg ser er at presset på hjemmetjenesten er stort. Der er antall hender det samme selv om de har fått tyngre og mer pleiekrevende pasienter, som krever økt kompetanse og oppfølging. Antall vedtakstimer må stå i forhold til bemanningen på den enkelte enhet. Samhandlingsreformen har medført at dårligere pasienter enn før skrives ut av sykehuset og blir i noen tilfeller sendt tilbake igjen til sykehuset. Det er visst ingen som vil ha meg, er et utsagn jeg i blant hører den gamle kan si. Her spiller også sykehusets vurderinger en rolle. Jeg har etterlyst tallmateriale på denne svingdørsproblematikken, uten å ha fått det. Er vi i Ringerike kommune fornøyd med at de pleietrengende får mat, medisiner og tørr bleie? Hva med opptrening og gjenvinning av egen mestring? Hva med følelsen av angst og utrygghet som flere pasienter kjenner på? Har vi tid nok til å bistå pasienten i et måltid, slik at vedkommende får i seg tilstrekkelig mengde drikke og mat? Jeg får noen signaler om at har vi gamle som sitter delvis dehydrerte og underernærte i sine hjem. Jeg vet samtidig at det pågår et viktig ernæringsprosjekt vedrørende dette. Hjemmetjenesten har ikke alltid tid til å ivareta og holde mage/ tarmfunksjonen hos pasientene. Noen blir lagt inn på sykehuset med magesmerter fordi de egentlig er obstiperte og skulle hatt hjelp til å få tømt tarmen. Slike unødvendige sykehusinnleggesler forekommer. Her må sykepleierne være flinke til å rapportere om slike behov til Bestillerenheten. Norsk Sykepleierforbund Telefon: Organisasjonsnr: NO MVA Buskerud Telefaks: Bankgiro: Nedre Storgt. 35 e-post: buskerud@sykepleierforbundet.no 3015 Drammen Side 154 av 332

155 2 Skikkelig rapportering tar også tid. Sykepleierne har allerede en stor arbeidsmengde og som HTV i NSF har jeg i forbindelse med Samhandlingsreformen etterlyst behovet for flere sykepleiere ute i kommunen uten å få gehør på dette. Personalgruppa er slitne av stadige omorganiseringer, økt arbeidspress og stadig dårlig samvittighet fordi kvaliteten på tjenestene har gått ned. Det medfører et stort sykefravær på noen avdelinger. Tidligere kommunalsjef Vennevold konstaterte ovenfor meg at de store nedskjæringene ville gå på kvaliteten løs. Er det slik at pasienter med sterke pårørende, får et bedre tilbud enn den som ikke har det? Det er viktig at sykepleierne som skal være de svakes advokat, oppmuntres til å melde fra når ting ikke er som det skal. Det er fint at tas MKS gruppene med inn i evalueringsprosessen. Jeg vil berømme vår Rådmann som gikk ut på intranett og oppfordret alle til å være våkne for avvik og rapportere disse videre. Nettopp her kan vi finne nøkkelen til noe av omfanget av det jeg ovenfor har beskrevet. Allikevel tror jeg at det er en underrapportering på antall avvik. Mange unnlater å skrive disse. Jeg hører ofte ansatte som formidler usikkerhet på om noen ser på avvikene, tar dem på alvor, om de blir registrert, rapportert videre.. Dette gjør at mange ikke bruker tid på å skrive avvik Her har vi alle en jobb å gjøre! Et stort skritt i riktig retning kunne vært å få et kvalitetssystem opp å gå, der avvik ble elektronisk registrert og der både ledelsen vernetjenesten og tillitsvalgtapparatet kunne ha tilgang til tallene der. Da vil avvik blir registrert og måtte tas tak i, samtidig som en oversikt over utviklingen blir mer synlig.verdighetsgarantien og Kvalietsforskriften gir føringer for god standard til våre innbyggere. Burde noe av innsparingene vi foretok i 2012 brukes til å imøtekomme behovet i Pleie og omsorg? NSF mener det. Med vennlig hilsen NORSK SYKEPLEIERFORBUND Sølvi Bergerud, HTV i Ringerike kommune Side 155 av 332

156 3 Side 156 av 332

157 4 Side 157 av 332

158 Side 158 av 332

159 Side 159 av 332

160 Side 160 av 332

161 Side 161 av 332

162 Side 162 av 332

163 Side 163 av 332

164 Side 164 av 332

165 Side 165 av 332

166 Notat som vedlegg til evalueringsrapport; kommunestyre BRUKERUNDERSØKELSEN «BEDRE KOMMUNE. NO» «Bedre kommune.no» er en standardisert brukerundersøkelse i KS 1 regi, som benyttes av samtlige norske kommuner. Dette gir sammenlignbare kommuner mulighet for å sammenligne egne resultater med andre, og ikke minst sine egne resultater opp i mot hvilke resultater man hadde forrige gang undersøkelsen ble gjennomført. Brukerundersøkelsen baserer seg på spørreskjema til et tilfeldig utvalg brukere av hjemmetjenesten og innlagte pasienter på institusjon og pårørende. Demente pasienter og psykisk utviklingshemmede 2 er holdt utenfor, og alle skjema fra pasienter på institusjon er utfylt ved intervju av pasienten ved en intervjuer fra Frivilligsentralen. Brukere av hjemmesykepleien og pårørende ved institusjonen har svart på en rekke spørsmål innenfor seks og sju «hoveddimensjoner», og gradert sin oppfatning av tilbudet fra 1 (dårligste) til 6 (beste). Sammenligner vi resultatet innen hoveddimensjonene fra undersøkelsen i 2011 ser vi følgende utvikling: Hjemmetjenestens brukere (svarprosent 2011: 39 %, svarprosent 2013: 38 %) Gjennomsnittscore Helhetsvurdering Informasjon Tilgjengelighet Trygghet/respektfull behandling Brukeredvirkning Resulat for brukerne De enkelte spørsmål innenfor hver hoveddimensjon har vært gjenstand for noen endringer fra 2011 til 2013, og en direkte sammenligning er derfor ikke mulig. Men noen spørsmål er like, og kan sammenlignes. Spørsmål Vurdering 3 1 Kommunenes Sentralforbund 2 KS har en egen undersøkelse når det gjelder psykisk utviklingshemmede under utarbeidelse, slik at denne gruppen vil bli med ved neste gjennomføring. 3 Fra 1 til 6 Side 166 av 332

167 De ansatte vet hva de skal gjøre når de kommer hjem til meg 5,2 De ansatte utfører arbeidsoppgavene på en god måte 5,2 De ansatte har nok tid til oppgavene de skal gjøre hos meg 4,4 De ansatte er omsorgsfulle 5,3 Jeg får den hjelpen jeg trenger slik at jeg kan bo hjemme 5,1 Jeg er fornøyd med den hjelpen jeg får til personlig hygiene 4,8 Jeg er fornøyd med den hjelpen jeg får til å ta medisiner 5,1 Jeg er fornøyd med den hjelpen jeg får til matlaging 4,2 Jeg er fornøyd med den hjelpen jeg får til rengjøring av boligen 4,3 Jeg får være med å bestemme hvilken hjelp jeg skal motta 4,6 2,8 Jeg får være med å bestemme når (til hvilket tidspunkt) jeg 4,0 2,8 skal motta Jeg får være med å bestemme hvordan hjelpen skal utføres 4,7 Jeg er med når det utarbeides planer som angår meg. 3,5 De ansatte behandler meg med respekt 5,6 3,7 Nye, ukjente ansatte viser legitimasjon når de kommer 2,7 De ansatte hører på meg hvis jeg har noe å klage på 5,0 3,3 Det tok kort tid fra jeg søkte om hjelp til jeg fikk det 5,3 Jeg er fornøyd med antall timer jeg får hjelp 4,7 3,1 De ansatte kommer til avtalt tid 4,3 3,0 De ansatte gir beskjed dersom det blir forsinkelser 3,8 2,6 Jeg er fornøyd med muligheten for å få kontakt med tjenesten 5,3 3,3 over telefonen Tjenesten jeg får hjemme, gjør at jeg føler meg trygg 5,0 Jeg får god informasjon om tjenesten jeg får 4,7 Jeg vet hva som står i vedtaket mitt 5,4 Jeg får god informasjon om hva de ansatte skal gjøre 4,7 De ansatte snakker klart og tydelig slik at jeg forstår dem 5,3 3,5 Jeg er kjent med hvordan jeg skal gå fram hvis jeg har noe å 4,8 klage på Alt i alt, jeg er fornøyd med den hjemmesykepleien jeg får 5,1 Alt i alt, jeg er fornøyd med den praktiske bistanden 4,8 Sammenligner vi resultatet innen hoveddimensjonene fra undersøkelsen i 2011 når det gjelder pårørende til institusjonsbeboere, ser vi følgende utvikling: Pårørende til institusjonsbeboere (svarprosent 2011: 37 %, svarprosent 2013: 46 %) Side 167 av 332

168 Gjennomsnittscore Helhetsvurdering Informasjon Tilgjengelighet Trygghet/respektfull behandling Brukeredvirkning Trivsel Resulat for brukerne De enkelte spørsmål innenfor hver hoveddimensjon har vært gjenstand for noen endringer fra 2011 til 2013, og en direkte sammenligning er derfor ikke mulig. Men noen spørsmål er like, og kan sammenlignes. Spørsmål Vurdering I hvor stor grad er du fornøyd med maten som serveres 4,6 3,2 beboeren? I hvor stor grad er du fornøyd med den sosiale rammen rundt 4,2 beboerens måltid? I hvor stor grad er du fornøyd med tilbudet om matservering til 4,0 beboeren på kveld/natt? I hvor stor grad er du fornøyd med hjelpen beboeren får til 4,6 3,2 personlig hygiene? I hvor stor grad er du fornøyd med muligheten beboeren har til 4,9 privatliv? I hvor stor grad er du fornøyd med muligheten beboeren har til 3,6 å komme ut i frisk luft? I hvor stor grad er du fornøyd med legehjelpen beboeren får 4,7 når det er behov for det? I hvor stor grad er du fornøyd med fysioterapitjenesten 2,6 beboeren får når det er behov for det? I hvor stor grad er du fornøyd med beboerens mulighet til å 4,3 3,0 komme til tannlege? I hvor stor grad er du fornøyd med smertelindringen beboeren 4,6 får når det er behov for det? I hvor stor grad er du fornøyd med beboerens deltakelse i 3,4 aktiviteter? I hvor stor grad er du fornøyd med 3,9 kultur/underholdningstilbudet som blir tilbudt beboeren? I hvor stor grad opplever du at beboeren trives på rommet/i 4,4 3,2 4 Fra 1 til 6 Side 168 av 332

169 leiligheten? I hvor stor grad opplever du at beboeren føler seg trygg? 4,6 I hvor stor grad opplever du at beboeren trives sammen med de 5,0 3,5 ansatte? I hvor stor grad opplever du at beboeren trives sammen med de 3,6 2,6 andre beboerne? I hvor stor grad opplever du at baderommet er tilrettelagt for 5,3 beboeren? I hvor stor grad opplever du at beboeren får stå opp når 4,7 3,0 han/hun vil? I hvor stor grad opplever du at beboeren får legge seg når 4,9 3,0 han/hun vil? I hvor stor grad opplever du at det legges til rette for beboeren 4,3 2,6 slik at han/hun får spise når han/hun ønsker det? I hvor stor grad opplever du at beboeren får være med når det 2,3 1,5 utarbeides planer? I hvor stor grad opplever du at du er med når det utarbeides 2,3 3,0 planer som angår beboeren? Hvis du har svart ja, i hvor stor grad opplevde du at samtalen 5,2 3,2 var nyttig? I hvor stor grad opplever du at de ansatte behandler beboeren 5,1 3,5 med respekt? I hvor stor grad opplever du at beboeren opplever at 4,8 hans/hennes verdighet blir ivaretatt? I hvor stor grad opplever du at de ansatte hører på beboeren 4,4 hvis det er noe å klage på? I hvor stor grad opplever du at beboeren fikk plass på 4,3 sykehjemmet/ i omsorgsboligen da han/hun trengte det? I hvor stor grad opplever du at beboeren er trygg på at de 4,6 ansatte kommer når han/hun trenger det? I hvor stor grad opplever du at beboeren vet hvem som er 2,7 5 hans/hennes kontaktperson? I hvor stor grad opplever du at beboeren har mulighet til å 4,6 3,4 snakke med pleiepersonalet? I hvor stor grad opplever du at beboeren har mulighet til å 4,3 snakke med noen om det som er viktig for han/henne? I hvor stor grad opplever du at beboeren får god informasjon 3,5 om tjenesten han/hun får? I hvor stor grad opplever du at beboeren får god informasjon 3,8 2,4 om aktivitets- og kulturtilbud? I hvor stor grad opplever du at de ansatte snakker klart og 4,8 3,3 tydelig med beboeren? I hvor stor grad opplever du at beboeren er kjent med 3,3 3,0 muligheten til å klage når han/hun har behov for det? Alt i alt, opplever du at beboeren er fornøyd med sykehjemmet/omsorgsboligen 4,6 3,3 5 Ca. 78 % av pasientene er demente i en slik grad at de ikke har muligheter til å identifisere en spesiell kontaktperson. Side 169 av 332

170 Pasienter innlagt på institusjon leverte også i 2011 (svarprosent: 60 %) et svar basert på en gradering fra 1 til 6. Denne gang (2013) er det brukt en forenklet utgave av skjemaet (svarprosent 79 %), som baserer seg på Ja/nei/vet ikke svar, og en direkte sammenligning er vanskelig. Men vi kan allikevel lese mye ut i fra svarene: 2011 Gjennomsnittscore Helhetsvurdering Informasjon Tilgjengelighet 2011 Trygghet/respektfull behandling Brukeredvirkning Trivsel Resulat for brukerne Spørsmål 2013 Jeg får den hjelpen jeg har behov for Jeg er fornøyd med maten jeg får Jeg benytter meg av aktivitetstilbudet Jeg trives på rommet Jeg trives sammen med de ansatte Jeg blir hørt når jeg gir uttrykk for hvordan jeg vil ha det De ansatte behandler meg med respekt Jeg er trygg på at de ansatte kommer når jeg trenger det De ansatte snakker klart og tydelig slik at jeg forstår dem Alt i alt, jeg er fornøyd med sykehjemmet % Ja 74,1 92,6 44,4 96,3 92,6 80,8 % Nei 18,5 3,7 51,9 3,7 3,7 19,2 % Vet ikke 7,4 3,7 3,7 0,0 3,7 0,0 92,3 85,2 0,0 7,4 7,7 7,4 88,9 3,7 7,4 96,3 0,0 3,7 Alle demente som ikke var i stand til å svare for seg, var utelatt fra undersøkelsen. Ut i fra de svar undersøkelsen gir, kan vi trygt konkludere med at brukere/pasienter og pårørende i hovedsak er fornøyd med tjenestetilbudet. Utviklingen fra undersøkelsen i 2011 er svært positiv, noe som tyder på at det har blitt arbeidet godt med det forbedringspotensialet som ble definert den gang, eller at forventningene har endret seg. Det er svært positivt å merke seg at brukere/pasienter behandles med respekt og verdighet, de opplever å bli hørt, de trives sammen med personalet og opplever trygghet. Side 170 av 332