UA er UiO s hovedarena som benyttes til å nå ut til befolkningen eller til å knytte kontakter i profilerende øyemed.

Transkript

1 Universitetet i Oslo Prinsipper, priser og reglement ved bruk av Universitetets aula Universitetets aula (nedenfor betegnet som UA) er den tradisjonsrike arrangements- og konsertsal ved Universitetet i Oslo (UiO). Denne benyttes også til større faglige og kulturelle arrangementer som profilerer UiO. UA er UiO s hovedarena som benyttes til å nå ut til befolkningen eller til å knytte kontakter i profilerende øyemed. Aulaen med Edvard Munch s aulamalerier gjøres tilgjengelig for et allment publikum til faste tider i løpet av året. UA skal være med å fremme Oslo som Norges ledende musikk- og kulturby. Målgruppe Arrangementer i UA retter som mot ansatte og studenter ved UiO, befolkningen for øvrig og/eller spesielt inviterte. Aktører kan være UiO s egne ansatte, viktige vitenskapsformidlere, kulturaktører fra inn- og utland og/eller andre spesielle grupperinger som UiO i profileringsøyemed ønsker at skal ha arrangementer i UA. Egnethet Arrangementer i UA skal være akustiske eller kreve svært enkel teknikk. Arrangementer som krever omfattende tilrettelegging eller rigging av ekstra teknisk utstyr ansees uegnede. UA skal ikke brukes som øvingslokale utover prøver til konserter i UA. Arrangementer i UA skal holde et høyt profesjonelt og/eller kunstnerisk nivå eller presentere unge talenter. Arrangører i UA må respektere at lokalet er fredet etter lov om kulturminner. Arrangementstyper Det skilles mellom UiO-interne arrangementer, arrangementer i regi av samarbeidspartnere og øvrige arrangementer. UiO-interne arrangementer: Årsfest 2.september Doktorkreeringer Årlige musikkfestdager første helgen i november Adventskonsert i forbindelse med tenning av julegran på universitetsplassen Teknisk avdeling Administrasjon og stab Postadr.: Postboks 1077 Blindern, 0316 Oslo Kontoradr.: Lucy Smiths hus, 8. et., Problemveien 7, 0313 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@admin.uio.no Org.nr.:

2 2 Andre arrangementer i regi av UiO I tillegg får følgende av UiO s interne kor og orkestre avholde en årlig gratis konsert: o Universitetets Symfoniorkester o Schola Cantorum o Akademisk korforening o Kvindelige studenters sangforening o Den norske studentersangforening Samarbeidspartnere Det er anledning til å søke om å bli samarbeidspartner. Listen over samarbeidspartnere revideres en gang årlig av en gruppe bestående av representanter for Universitetsdirektøren, Teknisk avdeling og Kommunikasjonsavdelingen med UiO s Kulturkonsulent som sekretær. I utgangspunktet inviteres følgende aktører til å bli samarbeidspartnere: Oslo-Filharmonien Kringkastingsorkesteret Det Norske Kammerorkester Barrat Dues Musikkinstiutt Norges musikkhøgskole Oslo Kammermusikkfestival Ultimafestivalen Oslo Jazzfestival Oslo Griegfestival Oslo World Music Festival Oslo Internasjonale Kirkemusikkfestival Det Norske Solistkor Alle samarbeidspartnere skal i markedsføringen av enkeltarrangementer vise at de samarbeider med UiO på trykksaker, hjemmesider og lignende.

3 3 Booking og priser Booking av Aulaen kan tidligst skje 1 ½ år før arrangementsdato for eksterne. For UiO-interne arrangementer og samarbeidspartnere er booking mulig 2 år før arrangementsdato. Seneste booking er i alle tilfeller 4 uker før aktuelt arrangement. Det er ikke aktuelt å booke UA tidligere enn disse fristene ettersom de interne og faste arrangementene må på plass først. Allikevel må man kunne gjøre unntak ved særlig viktige begivenheter. For booking og priser ta kontakt med Teknisk avdeling: booking-sentrum@admin.uio.no Dato: Med hilsen Gunn-Elin Aa.Bjørneboe Universitetsdirektør (Sign.) Tove Kristin Karlsen Assisterende universitetsdirekør (Sign.) Saksbehandler: Gjøril Songvoll , gjoril.songvoll@admin.uio.no

4 4 Priser ved bruk av Universitetet i Oslo (Mars 2011) Grupper som ikke har tilhørighet til Universitetet i Oslo betaler eksterne priser. Grupper som har blitt tilbudt og akseptert å være kulturell samarbeidspartner med Universitetet i Oslo betaler priser som angitt for samarbeidspartnere. Fakulteter, sentre og andre enheter ved UiO som har arrangement i Uio regi betaler interne priser. EKSTERNE PRISER Hverdager Lørdag/søndag ARRANGEMENT Fire-timers arrangement med betjening Mertid arrangement per påbegynt time( med publikum) per time per time PRØVER MM Prøver, rigging og rydding (min. fire timers leie) Mertid prøver mm ut over fire timer per time per time SAMARBEIDSPARTNERE Hverdager Lørdag/søndag ARRANGEMENT Fire-timers arrangement med betjening Mertid arrangement per påbegynt time (med publikum) per time per time PRØVER MM Prøver, rigging og rydding (min. fire timers leie) Mertid prøver mm ut over fire timer per time per time INTERNE PRISER Hverdager Lørdag/søndag ARRANGEMENT Fire-timers arrangement med betjening Mertid arrangement per påbegynt time (med publikum) PRØVER MM Prøver, rigging og rydding (min. fire timers leie) Mertid prøver mm ut over 4 timer Prisene reguleres per 1.1. annet hvert år, første gang i 2013.

5 5 Reglement ved bruk av Universitetes aula(mars 2011) Universitetets aula (nedenfor betegnet som Aulaen) er den tradisjonsrike arrangements- og konsertsal ved Universitetet i Oslo (UiO). Denne benyttes også til større faglige og kulturelle arrangementer som profilerer UiO. Bruk og utleie av Aulaen administrereres av Teknisk avdeling ved UiO. Booking skjer gjennom Teknisk avdelings område Sentrum. Beslutninger om utleie fattes av Teknisk direktør eller Driftssjef. 1. Arrangementstyper Det skilles mellom UiO-interne arrangementer, arrangementer i regi av samarbeidspartnere og øvrige arrangementer. 2. Målgruppe Arrangementer i Aulaen retter seg mot ansatte og studenter ved UiO, befolkningen forøvrig og spesielt inviterte. Aktører kan være UiOs egne ansatte, viktige vitenskapsformidlere, kulturaktører fra inn- og utland eller andre som UiO i profileringsøyemed ønsker skal ha arrangementer i Aulaen. 3. Profilering Alle samarbeidspartnere skal i markedsføringen av enkeltarrangementer vise at de samarbeider med UiO på trykksaker, hjemmesider og lignende. 4. Bestillingsordningen 4.1. Forespørsel, forhåndsreservasjoner og booking, samt korrespondanse vedrørende dette rettes til Teknisk avdelings område Sentrum med e-postadresse booking-sentrum@admin.uio.no 4.2. Booking av Aulaen kan tidligst skje 1 ½ år før arrangementsdato for eksterne. For UiO-interne arrangementer og samarbeidspartnere er booking mulig 2 år før arrangementsdato. Seneste booking er i alle tilfeller 4 uker før aktuelt arrangement Ved reservering av Aulaen får man tilsendt søknadsskjema, reglement og prisoversikt. Søknadsskjema skal returneres med opplysninger om type arrangement, varighet, behov for øving, antall deltakere, ansvarlig kontaktperson, samt fullstendig fakturaadresse. Alle arrangementsansvarlige, også interne, skal fylle ut søknadsskjema.

6 Om søknaden blir godkjent, mottar leietaker en bekreftelse og en avtale som skal fylles ut og returneres. I tillegg til det som fremgår av avtalen, forplikter leietaker seg å følge dette reglementet. Avtalen vil inneholde krav om depositum på 50 % av grunnleiebeløpet. Avtalen anses ikke som inngått før depositum er betalt Etter gjennomføring av arrangementet foretas en avregning og gjenstående beløp blir fakturert. Her vil leietaker bli fakturert for riggetid, prøver og mertid som ikke er medtatt i grunnbeløpet. Leietaker vil også bli belastet for utbedring av eventuelle skader på innredning, utrustning eller selve lokalet som er oppstått som følge av arrangementet Alle leietakere må møte til en befaring i Aulaen for å avtale konkret bruk med Teknisk avdeling. Dato for befaring skal avtales med Teknisk avdeling umiddelbart etter godkjent søknad. Befaringen holdes senest 3 uker før arrangementet. Leietaker orienteres under befaringen om utstyr og bruk av Aulaen. Alt som medbringes av løst utstyr, skal på forhånd være godkjent av Teknisk avdeling Senest én uke før arrangement eller forestilling skal leietaker kontakte Teknisk avdeling ved driftsområde Sentrum for å bekrefte at alt er i orden Ved omstendigheter som UiO ikke rår over, kan bestillinger bli kansellert. UiO plikter uten forsinkelse å informere leietaker om slike hendelser. UiO tar ikke ansvar for eventuelle merkostnader eller andre ulemper som oppstår for leietaker ved slike tilfeller av force majeure Avbestilling må gjøres senest 8 uker før avtalt leiedato, i så fall returneres depositumet. Ved avbestilling mellom 4 og 8 uker før arrangementsdato returneres 50 % av depositumet. Ved avbestilling senere enn 4 uker før arrangementsdato tilbakebetales ikke depositumet. 5. Sikkerhets- og ordensregler 5.1. Ved arrangementer i Aulaen kreves det vakthold for at forskrifter om brannsikkerhet og beredskap skal overholdes. Omfang bestemmes av Teknisk avdeling med utgangspunkt i arrangementets utforming, publikumsantall m.m. Det må være egen vakt på galleriet når dette er i bruk Aulaen har en maksimal kapasitet på 600 personer. Det maksimale antall billetter som tillates solgt er billetter stilles vederlagsfritt til rådighet for UiO Det er ikke tillatt med noen form for spising eller drikking i Aulaen. Servering i foajé vil bare unntaksvis tillates, og da etter nærmere avtale med Teknisk avdeling.

7 Arealene i forværelser og garderober kan bare disponeres til utstilling av program- og informasjonsmateriell etter avtale med Teknisk avdeling. Oppslag utenom oppslagstavler er ikke tillatt uten godkjenning UiO tar ikke ansvar for verdisaker som oppbevares i lokalene under arrangementet. Garderoben er ubetjent Uhell eller skade på personer eller interiør må umiddelbart meldes fra til Teknisk avdelings personale Kostnader for eventuelle alarmutrykninger (brann eller innbrudd) forårsaket av brudd på reglement og avtale faktureres leietaker om denne eller hans medarbeidere er ansvarlig for feil bruk UiO er en røykfri institusjon, og heller ikke bruk av åpen flamme er tillatt. All form for levende lys er forbudt både inne og ute. Teknisk avdeling kan etter avtale stille med fakler til bruk ute. Disse må betjenes av vekter. 6. Teknisk infrastruktur 6.1. Endringer i Aulaens faste utstyr og inventar må på forhånd godkjennes av Teknisk avdeling. Dette kan bare skje unntaksvis og skal i så fall utføres av Teknisk avdeling, for leietakers regning Aulaens lydanlegg er tilpasset tale. Eventuelle egne anlegg må kobles inn etter anvisninger fra Teknisk avdelings personale. Arrangør må selv betjene medbrakt audio-, video- og datautstyr Det faste lydanlegget som er installert må ikke bortmonteres Aulaen er utstyrt med automatisk brannalarm (røykdetektor). Aktiviteter i Aulaen som kan utløse brannalarm, f. eks. scenerøyk, må ikke forekomme uten forhåndsavtale med Teknisk avdeling. Brannvakthold og rømningsforhold skal gjennomgås med Teknisk avdeling før alle arrangementer og forestillinger Aulaens benker og øvrig inventar er fast innredning. Bortmontering kan bare skje unntaksvis og skal i så fall utføres av Teknisk avdeling, for leietagers regning Eventuell tilslutning av forgreningskontakter og skjøteledninger skal skje etter anvisninger fra Teknisk avdelings personale. Ved eventuelle midlertidige lednings- og kabeldragninger for teleog datauttak må ikke tape/limbånd eller stifter/spiker o l. anvendes på gulv, vegger og inventar.

8 Komplettering av den faste belysningen i lokalene får bare skje etter avtale med Teknisk avdeling Flygelet i Aulaen kan bare benyttes etter avtale. Det anbefales bestilling av stemming av flygel i forkant av arrangementet. Kostnaden for stemming må dekkes av arrangør. 7. Omvisninger 7.1. Ved omvisninger i Aulaen bør gruppene ikke bestå av mer enn 15 personer Alle omvisninger skal avtales skriftlig i god tid før arrangementet Større grupper kan mottas etter særskilt avtale. Teknisk avdeling vil fakturere besøkende for utgifter til vakt- og renhold 8. Adkomst 8.1. Deltakere, opptredere, kunstnere må benytte sceneinngangen fra Kristian IV s gate Det er forbudt å parkere bak Aulaen og inne i hagen. Inn- og utlastning av rekvisita og utstyr skal skje etter anvisning fra Teknisk avdelings personale Kjøretøy skal flyttes snarest mulig etter inn- og utlastning Ved særskilte behov kan vi være behjelpelige med et mindre antall parkeringsplasser ved Historisk museum For publikumsparkering henvises det til betalingsplasser eller parkeringshus. Oslo 8.april 2011 Frode Meinich Teknisk direktør (Sign.) Astri Ottesen Driftssjef (Sign.)