Innkalling var utsendt Det fremkom ingen merknader.

Transkript

1 Hitra kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Ordførers kontor, Hitra Rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 16:20 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Eldbjørg Broholm Medlem AP Ole L. Haugen Ordfører AP Astrid Lovise Mortensvik Medlem AP Dag Willmann Medlem H Per Johannes Ervik Varaordfører PP Fra administrasjonen møtte: Navn Laila Eide Hjertø May Hårstad Lian Ann-Vigdis Risnes Cowburn Stilling Rådmann Økonomisjef Politisk sekretær/protokollfører Innkalling var utsendt Det fremkom ingen merknader. Kl. 09:00 10:00 Møte med Brønnøy kommune Omdelt i møtet: Økonomisk rapport pr. juni 2014 Økonomisk statusrapport, Låneoversikt 2014 og Folkemengde og befolkningsendringar Sykefravær 1. halvår 2014 PS 109/14 4A Tildeling av kultur-/idrettsstipend 2014 Lukket behandling PS 110/14 Søknad om betalingsutsettelse Lukket behandling PS 111/14 Bevilgning til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og uteområder ved hurtigbåtterminalen på Sandstad E-post fra Ordfører til Rådmann datert Investeringer/vedlikehold kirker, kirkegårder mm. og e-post til Varaordfører Per J. Ervik datert Om kirka og kirkene.

2 Orienteringer: Ordføreren ønsket Rådmann Laila Eide Hjertø velkommen til første møte i Formannskapet. Ordføreren orienterte om at de eneste som har sendt formell takk for jubileumsboka «Endring» er kongehuset. Eldbjørg Broholm informerte om at det er kommet veldig gode tilbakemeldinger på at kommunene gir boka til Hitras innbyggere. Den 29. august er det 10-års jubileum for vindmølleparken, og at det er åpen dag i parken den 30. august. Ordføreren ønsket orientering i følgende tema: Skilting Fillan, videre arbeid med veinavn på Hitra og tømmestasjon for bobiler. Skilting i Fillan sentrum er nesten ferdig. Når det gjelder skilting av veinavn i Fillan, så er ikke dette arbeidet satt i gang ennå. Tømmestasjon på Kalvøya fungerer ikke. Det er diskutert om ny tømmestasjon og hvor den skal ligge. Det er tatt kontakt med Falkenberg som driver i Lervågen for å få anlagt en tømmestasjon der. Dag Willmann orienterte om at han var eneste deltaker fra Hitra på Kystkonferansen på Frøya. Ordføreren informerte om at grunnen til at han ikke møtte var at den kolliderte med andre gjøremål. Resten av Formannskapet kan ikke se å ha fått invitasjon. Rådmannen orienterte om at hun, Næringssjefen og Plansjefen var til stede. Økonomisk rapport pr. juni 2014 Økonomisjef May Hårstad Lian orienterte. Formannskapet tar orienteringen til etterretning. Sykefravær 1. halvår 2014 Rådmann Laila Eide Hjertø orienterte. Formannskapet registrerer at trenden er positiv, og tar orienteringen til orientering. PS 111/14 - Bevilgning til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og uteområder ved hurtigbåtterminalen på Sandstad. Saken sto ikke på opprinnelig sakliste med Formannskapet vedtok å behandle den i dagens møte. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: PS 98/14, PS 99/14, PS 100/14, PS 101/14, PS 102/14, PS 103/14, PS 104/14, PS 105/14, PS 106/14, PS 107/14, PS 108/14, PS 111/14, PS 109/14 og PS 110/14.

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 98/14 Godkjenning av protokoll fra møtene den og PS 99/14 Ekstra tilskudd investeringer i Nordbotn kirke 2014 PS 100/14 PS 101/14 PS 102/14 PS 103/14 PS 104/14 Mayors of Peace - forespørsel om medlemskap Søknad om økonomisk støtte til HC-adkomst til Misjons- og Nærmiljøsenteret og frivilligsentralen. Reglement for politiske organ Økonomireglement Delegeringsreglement PS 105/14 Eierskapsmelding 2014 PS 106/14 Kommunalt eierskap - Regnskaper 2013 PS 107/14 PS 108/14 Forskuttering gang- og sykkelveg - Hitra kommune 2A Tilskudd til kulturformål Driftsstøtte PS 109/14 4A Tildeling av kultur-/idrettsstipend 2014 X PS 110/14 Søknad om betalingsutsettelse X PS 111/14 RS 13/14 RS 14/14 RS 15/14 RS 16/14 Bevilgning til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og uteområder ved hurtigbåtterminalen på Sandstad Referatsaker Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hitra kommune 2013 Samfunnssikkerhet og beredskap - et felles ansvar Varsel om endringer i inntekstforutsetningene for 2014 Bussruter fra Hitra og til Trondheim og St. Olavs Hospital PS 98/14 Godkjenning av protokoll fra møtene den og Vedtak: Protokoll fra møtene og godkjennes som framlagt.

4 PS 99/14 Ekstra tilskudd investeringer i Nordbotn kirke 2014 Hitra kirkelige fellesråd gis et økt tilskudd til investeringer på kr i Investeringen finansieres med økt låneopptak. Det økte tilskuddet på kr tas inn som en revidering av budsjett 2014, økonomiplan Investeringstilskuddet i 2015 til Hitra kirkelige fellesråd reduseres tilsvarende. Ordføreren Ole L. Haugen fremmet følgende nytt pkt. 2 vedtak: Før ytterligere investeringer kontraktfestes eller iverksettes for kirkebygg/-anlegg, så ber formannskapet om at det utarbeides og framlegges en plan for prioriteringer i økonomiplanperioden. Slik plan framlegges før kommende budsjettbehandling, og den skal behandles og godkjennes av formannskapet før investeringer blir iverksatt. Det vises forøvrig, i denne sammenheng, til e-post fra ordfører til rådmann datert 20.august Ved votering ble Rådmannens innstilling samt nytt pkt. 2 fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Hitra kirkelige fellesråd gis et økt tilskudd til investeringer på kr i Investeringen finansieres med økt låneopptak. Det økte tilskuddet på kr tas inn som en revidering av budsjett 2014, økonomiplan Investeringstilskuddet i 2015 til Hitra kirkelige fellesråd reduseres tilsvarende. 2. Før ytterligere investeringer kontraktfestes eller iverksettes for kirkebygg/-anlegg, så ber formannskapet om at det utarbeides og framlegges en plan for prioriteringer i økonomiplanperioden. Slik plan framlegges før kommende budsjettbehandling, og den skal behandles og godkjennes av formannskapet før investeringer blir iverksatt. Det vises forøvrig, i denne sammenheng, til e-post fra ordfører til rådmann datert 20.august PS 100/14 Mayors of Peace - forespørsel om medlemskap Saken legges frem uten innstilling. Det ble fremmet følgende omforent forslag: Hitra kommune slutter seg til medlemskap i Mayors for Peace Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt.

5 Vedtak: Hitra kommune slutter seg til medlemskap i Mayors for Peace PS 101/14 Søknad om økonomisk støtte til HC-adkomst til Misjonsog Nærmiljøsenteret og frivilligsentralen. Søknaden legges fram uten innstilling. Eldbjørg Broholm ba om å få vurdert sin habilitet som daglig leder for Frivilligsentralen. Hun ble erklært inhabil jfr. Forvaltningsloven 6 første ledd pkt. 2, og forlot møtet under behandling av saken. Formannskapet teller nå 4 medlemmer. Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende forslag: Søknaden innvilges, og finansieres gjennom disposisjonsfond Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Søknaden innvilges, og finansieres gjennom disposisjonsfond PS 102/14 Reglement for politiske organ Hitra kommunestyre vedtar reglement for politiske organer slik de foreligger. Eldbjørg Broholm tiltrådte møtet igjen, og Formannskapet er dermed fulltallig. Tilrådning: Hitra kommunestyre vedtar reglement for politiske organer slik de foreligger.

6 PS 103/14 Økonomireglement 1. Hitra kommunestyret vedtar økonomireglement slik det foreligger. 2. Økonomireglementet tilpasses nye lover og forskrifter fortløpende, og revideres hvert 4. år. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre vedtar økonomireglement slik det foreligger. 2. Økonomireglementet tilpasses nye lover og forskrifter fortløpende, og revideres hvert 4. år. PS 104/14 Delegeringsreglement 1. Hitra kommunestyre vedtar delegeringsreglement slik det foreligger. 2. Delegeringsreglementet revideres hvert 4. år ved slutten av kommunestyreperioden. Ordføreren Ole L. Haugen fremmet følgende nytt pkt. 3: Kommunestyret ber rådmann foreta en kritisk gjennomgang av organiseringen av og ansvaret for barnevernet, herunder også foreta en vurdering av om det kan være hensiktsmessig å opprette en egen barnevernsnemnd eller tilsvarende. Kommunestyret ber om egen sak på dette innen utgangen av Ved votering ble forslag nytt pkt. 3 fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre vedtar delegeringsreglement slik det foreligger. 2. Delegeringsreglementet revideres hvert 4. år ved slutten av kommunestyreperioden. 3. Kommunestyret ber rådmann foreta en kritisk gjennomgang av organiseringen av og ansvaret for barnevernet, herunder også foreta en vurdering av om det kan være hensiktsmessig å opprette en egen barnevernsnemnd eller tilsvarende. Kommunestyret ber om egen sak på dette innen utgangen av 2014.

7 PS 105/14 Eierskapsmelding 2014 Eierskapsmelding vedtas slik den foreligger. Tilrådning: Eierskapsmelding vedtas slik den foreligger. PS 106/14 Kommunalt eierskap - Regnskaper 2013 Hitra kommunestyre tar regnskap og årsberetninger fra selskaper med kommunalt eierskap til orientering. Det ble fremmet følgende omforent nye pkt.: 2. Selskapet Hitra golfbane AS tilbys å overta kommunens aksjepost for kr 1,-. 3. Rådmannen delegeres myndighet til å avhende aksjene til Torghatten ASA. Ved votering ble Rådmannens innstilling samt forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre tar regnskap og årsberetninger fra selskaper med kommunalt eierskap til orientering. 2. Selskapet Hitra golfbane AS tilbys å overta kommunens aksjepost for kr 1,-. 3. Rådmannen delegeres myndighet til å avhende aksjene til Torghatten ASA. PS 107/14 Forskuttering gang- og sykkelveg - Hitra kommune Hitra kommune vedtok å prioritere strekningen Lervågen Smevika/Olalia langs FV-714 for utbygging av ny gang- og sykkelveg. Hitra kommune har gjennom de siste år brukt betydelige ressurser på trafikksikkerhet langs det fylkeskommunale veinettet gjennom kommunen. Dette synliggjort gjennom kommunalt

8 utarbeidelse av reguleringsplaner langs de 4 mest belastede strekningene samt etablering av 17 nye busslommer/ snuplasser/ busstopp i løpet av de siste 3 årene. Prioritert i den nærmeste fremtiden er etablering av gang- og sykkelveger i kommunens mer tettbebygde bostedsområder hvor gang- og sykkelvegene ønskes knyttet opp i mot kommunens oppvekstsentra. Dette er sentra som benyttes aktivt både i og utenfor skoletiden. Bakgrunnen for denne prioriteringen er konflikten mellom den registrerte trafikkmengden/ tungtrafikkandelen/ ulykkesbildet og den betydelige trafikken av myke trafikanter. Gang- og sykkelvegstrekningen Lervågen Smevika/Olalia langs FV-714 er den strekningen på Hitra som har desidert største trafikkbelastning og som samtidig er svært uoversiktlig. Området har i tillegg fått økt belastning som følge av at Boreal har etablert parkerings og serviceplass for sine busser samtidig som renovasjonsselskapet Hamos etablerer ny miljøstasjon. Hitra kommunes kommunesenter Fillan opplever som en konsekvens av å være en vekstkommune innen bosetning og næringsaktivitet stor etterspørsel etter boligtomter, mulige og attraktive arealer for ny boligbebyggelse i selve senteret er svært begrenset. Gang- og sykkelveg på nevnte strekning vil avhjelpe denne situasjonen og åpne nye områder som kan benyttes til videreutvikling av kommunesenteret. Krav om gang- og sykkelveg på strekningen før utbygging av arealet forhindrer for tiden denne ønskede utviklingen. Hitra kommune ønsker derfor snarest etablert gang- og sykkelveg på strekningen Lervågen/ Smevikalangs Fv-714, en strekning på 480 lengdemeter fra vegreferanse Fv-714 HP10 m14804 til vegreferanse Fv-714 HP10 m Hitra kommune er villig til å inngå en forpliktende avtale om finansiering av gang- og sykkelvegen eventuelt via forskuttering / bruk av skoleskysspenger for de neste 20 år som medfinansiering/ andre finansieringskonsept dersom dette betinger snarlig fysisk utførelse av anlegget. Dette fordrer forhandlinger med fylkeskommunen etter at byggeplan/ endelig kostnadsbilde er kjent. Forhandlingsresultatet fremlegges kommunestyret for nærmere behandling og eventuell finansiell medvirkning finansieres via bruk av kommunale fondsmidler. Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende alternativt forslag (med konsekvens at saken ikke går videre til Kommunestyret, i denne omgang): 1. I tråd med saksframlegget bes rådmann om å avklare med fylkeskommunen en finansieringsavtale som muliggjør en snarlig realisering av gang-/sykkelvei for strekningen Lervågen - Smevika/Olalia. 2. Avtalen framlegges deretter Formannskapet og Kommunestyret for endelig godkjenning. Ved votering ble alternativt forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1. I tråd med saksframlegget bes rådmann om å avklare med fylkeskommunen en finansieringsavtale som muliggjør en snarlig realisering av gang-/sykkelvei for strekningen Lervågen - Smevika/Olalia. 2. Avtalen framlegges deretter Formannskapet og Kommunestyret for endelig godkjenning.

9 PS 108/14 2A Tilskudd til kulturformål Driftsstøtte Formannskap vedtar følgende fordeling av 2A - Tilskudd til kulturformål Driftsstøtte for 2014: Lag 2014 Nattseilerne Carpe Diem Hitra trekkspillklubb Hitterklang Kvenvær teaterlag Strand Seniorbrass Strand Skolekorps Innsia kulturverksted for ungdom Innsia kulturkafe Hitra kunst- og håndverksforening SUM Per Johannes Ervik fremmet følgende alternativt forslag: Kr 3000 omfordeles fra Innsia kulturkafe til Kvenvær teaterlag. Det ble votert slik: Forslag fremmet i møtet fikk 1 stemme for og 4 stemmer mot, og falt. Rådmannens innstilling fikk 4 stemmer for og 1 stemme mot, og ble dermed vedtatt. Vedtak: Formannskap vedtar følgende fordeling av 2A - Tilskudd til kulturformål Driftsstøtte for 2014: Lag 2014 Nattseilerne Carpe Diem Hitra trekkspillklubb Hitterklang Kvenvær teaterlag Strand Seniorbrass Strand Skolekorps Innsia kulturverksted for ungdom Innsia kulturkafe Hitra kunst- og håndverksforening SUM

10 PS 109/14 4A Tildeling av kultur-/idrettsstipend 2014 PS 110/14 Søknad om betalingsutsettelse PS 111/14 Bevilgning til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og uteområder ved hurtigbåtterminalen på Sandstad Hitra kommune bevilger følgende beløp til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og oppgradert terminalområde ved hurtigbåten: 1. I henhold til beskrivelse i saksfremlegget og fremlagt kostnadsoppsett bevilges kr ,- til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn 2. I henhold til beskrivelse i saksfremlegget og fremlagt kostnadsoppsett bevilges kr ,- til oppgradering av området for hurtigbåtterminalen. 3. Tiltakene finansieres slik: - Tidligere avsatte midler kr ,- - Momskompensasjon: kr ,- - Låneopptak: kr ,- 4) Tiltakene gjennomføres så langt det er relevant etter kommunens vedtatte retningslinjer for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Administrasjonen v/ byggherren foretar fortløpende anleggstekniske vurderinger og nødvendige endringer av anleggets utførelse. 5) Vedtaket fattes i medhold av kommunelovens 13 (hasteparagrafen). 6) Saken går som melding til første kommunestyremøte Ordføreren fremmet følgende alternative forslag: Pkt. 1. I henhold til beskrivelse i saksfremlegget og fremlagt kostnadsoppsett bevilges kr ,- til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn Pkt. 3. Tiltakene finansieres slik: - Tidligere avsatte midler kr ,- - Momskompensasjon: kr ,- - Låneopptak: kr ,- Nytt pkt. 4. Det forutsettes at investeringene inngår i kalkylegrunnlaget for leieavtalen med Bachke og Co, slik at tiltaket forrentes med basis i full selvkost. Innstillingens pkt. 4, 5 og 6 forskyves og blir nå pkt. 5, 6 og 7. Ved votering ble Rådmannens innstilling med forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Hitra kommune bevilger følgende beløp til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn og oppgradert terminalområde ved hurtigbåten:

11 1. I henhold til beskrivelse i saksfremlegget og fremlagt kostnadsoppsett bevilges kr ,- til ferdigstillelse av Hitra Kysthavn 2. I henhold til beskrivelse i saksfremlegget og fremlagt kostnadsoppsett bevilges kr ,- til oppgradering av området for hurtigbåtterminalen. 3. Tiltakene finansieres slik: - Tidligere avsatte midler kr ,- - Momskompensasjon: kr ,- - Låneopptak: kr ,- 4. Det forutsettes at investeringene inngår i kalkylegrunnlaget for leieavtalen med Bachke og Co, slik at tiltaket forrentes med basis i full selvkost. 5. Tiltakene gjennomføres så langt det er relevant etter kommunens vedtatte retningslinjer for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Administrasjonen v/ byggherren foretar fortløpende anleggstekniske vurderinger og nødvendige endringer av anleggets utførelse. 6. Vedtaket fattes i medhold av kommunelovens 13 (hasteparagrafen). 7. Saken går som melding til første kommunestyremøte.

12 Referatsaker RS 13/14 Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hitra kommune 2013 RS 14/14 Samfunnssikkerhet og beredskap - et felles ansvar RS 15/14 Varsel om endringer i inntekstforutsetningene for 2014 RS 16/14 Bussruter fra Hitra og til Trondheim og St. Olavs Hospital