Overhalla kommune. Vår ref: Deres ref Saksbehandler Dato 2010/ Stig Moum

Transkript

1 Overhalla kommune - Positiv, frisk og framsynt - Teknisk avdeling i Overhalla DSB Postboks TØNSBERG Vår ref: Deres ref Saksbehandler Dato 2010/ Stig Moum Rapport fra tilsyn med brannvesenet i Overhalla kommune. Viser til rapport fra tilsyn med brannvesenet i Overhalla kommune datert Rapporten er basert på innsendt dokumentasjon, besvarelse av elektronisk spørreskjema samt melding om brannvernet. Rapporten har en beskrivelse av bakenforliggende årsaker til avvik. Det gis her en punktvis redegjørelse med sikte på lukking avvik. 1. Plan for brannforebyggende tiltak. Overhalla kommune utarbeider årlige planer for brannforebyggende tiltak. For at arbeidet skal bli prioritert og vektlagt har det i mange år blitt behandlet som en egen sak i kommunestyret. Historikken siste 10 år viser følgende: Dato Behandling Innhold Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Kommunestyret Plan over aktuelle brannverntiltak for Administrativt Plan over aktuelle brannverntiltak for Administrativt Plan for forebyggende brannverntiltak Kommunestyret Plan for forebyggende brannverntiltak I kommunestyrets sak ønsket kommunestyret at detaljplaner for årene skulle behandles administrativt. Kommunestyret ga under denne behandlingen tydelige signaler til rådmannen om at dette ble delegert fordi historikken og dokumentasjon viste at det brannforebyggende arbeidet var gjennomført på en god måte. I 2012 blir det forebyggende arbeidet tatt opp som egen sak til kommunestyret med revidert status og vurderinger knyttet til det brannforebyggende arbeidet. Postadresse Besøksadresse Telefon Kontonr Postmottak Administrasjonsbygget Administrasjonsbygget Bank: Overhalla Telefaks Skatt: E-post: Org.nr postmottak@overhalla.kommune.no

2 Side 2 av 5 Planene for det brannforebyggende arbeidet har årlig drøftet og vurdert tiltak for å innfri krav i brann- og eksplosjonsloven med forskrifter. Det er foretatt vurderinger av særskilte brannobjekter og definert tilsynsbehov. Eget opplegg for feiing og tilsyn med boliger og det er avklart hvordan kommunen vektlegger arbeidet med informasjon, motiveringstiltak og annet forebyggende arbeid. I 2011 er det gjennomført tilsyn i 35 særskilte brannobjekter som er alle planlagte. Denne listen viser at Overhalla kommune fører tilsyn med en del bygninger som etter gjeldende lovverk kan unntas fra tilsyn. Dette har vært en bevist holdning for å prioritere innsats på dette området fram til dags dato. Fra 2012 blir denne listen revidert slik at det føres tilsyn kun på de objekter som lovverket stiller krav om. 2. Myndighetsutøvelse av tilsyn, personell og kompetanse. Både teknisk sjef/brannsjef og leder av forebyggende avdeling har mange års erfaring fra brannvesen i flere kommuner. Leder forebyggende avdeling har gjennomført forebyggende kurset i Brannsjef gjennomførte brannsjefkurset/befalskurs 3 i 1995 og skal etter planen gjennomføre forebyggende kurset i Samlet kompetanse er god og myndighetsutøvelsen ved tilsyn anses tilfredsstillende. 3. Informasjonstiltak. I rapporten framgår at det ikke er utført tilfredsstillende informasjonstiltak. Dette tilbakevises med den begrunnelse at dette er sterkt vektlagt i den daglige drift. Følgende målsettinger er gjeldende: a)ved feiing vektlegges også tilsyn med pipe og ildsted og det skal gis veiledning og informasjon til eier. Det samme ved tilsyn. b)ved saksbehandling av byggesaker skal det innarbeides rutiner som sikrer at det brannforebyggende arbeidet ivaretas. Det avholdes ofte forhåndskonferanser i byggesaker og her skal også vurdering av brannsikkerheten inngå. c)gjennom daglig drift skal brannforebyggende arbeid på kommunal bygningsmasse ivaretas. (Ansatte ved avdelinga, vaktmestre/driftspersonell, har sentrale oppgaver(brannvernledere) knyttet til de viktigste kommunale byggene som sykeheim og skoler/barnehager.) d)andre informasjonstiltak. Dette vil variere mellom årene, men kan være generell opplysningsvirksomhet ved bruk av kommunes informasjonskanaler som hjemmeside osv. Eller mer spesifikt som informasjon av bestemte grupper eller bygninger og bidra med øvelser på særskilte brannobjekter. 4. Samarbeid med andre kommuner om forebyggende oppgaver. Rapporten viser til liten grad av samarbeid med andre kommuner om brannvesenets forebyggende oppgaver. Overhalla kommune har deltatt i 2 forskjellige utredninger om interkommunal løsning for brannog redningsvesenet. Første gangen i 2003 og siste gangen i I begge tilfeller er det vedtatt av kommunestyret at ordninga skal driftes i egenregi. Planlagt samarbeid/konkurranseutsetting: Feiinga har i mange år vært konkurranseutsatt, mens tilsyn av boliger fram til nå har vært utført i egenregi. Fra 2012 er både feiing og tilsyn av boliger konkurranseutsatt(anbudsåpning ved årsskiftet). Tilsyn av 13 bygg er utført av egen bemanning hittil og det samme planlegges i Det vil i framtida være en avveining om det skal kjøpes tjenester på dette området sett i forhold til totalt bemanningsbehov. En avklaring av dette vil skje ved neste års budsjettbehandling.

3 Side 3 av 5 5. Kartlegging av lov, forskriftskrav og risiko, sårbarhet. Gjennom systemet for internkontroll skal lov og forskriftskrav til enhver tid være kartlagt. I tillegg oppdaterer rådmannen delegasjonsreglementet, senest utført i 2011, og lov og forskriftskrav blir gjennomgått. Når det gjelder risiko og sårbarhetsanalyser er det i Midtre Namdal Samkommune oppprettet en ny prosjektstilling som beredskapskoordinator. Målsettingen med denne stillingen er at kommunene blant annet skal få nødvendig bistand i å utføre risiko og sårbarhetsanalyser og dermed anses dette punktet som godt ivaretatt. 6. Internkontroll. Teknisk avdeling i kommunen omfatter blant annet drift av kommunaltekniske tjenester, planoppgaver, kart og byggesaksbehandling og drift av brann og redningsvesenet. Avdelinga har en samlet virksomhetsplan og det er utarbeidet et system for internkontroll. Nedenfor gjengis ett kapitel fra virksomhetsplan som definerer internkontrollsystemet. INTERNKONTROLL VED TEKNISK AVDELING Det er utarbeidet et internkontrollsystem i henhold til forskrift av Internkontrollsystemet er oppbygd som angitt nedenfor: Virksomhets - plan Avløp Vannforsynin Slambehandlin Brann- og feiervesen Bygg/ eiendom 1. Overordnet del virksomhetsplan for teknisk avdeling Består av denne virksomhetsplanen. Revideres ved hvert årsskifte ved at tilbakelagt periode evalueres og det utarbeides ny plan for kommende år. I enkelte år gjennomføres planlagte medarbeider samtaler. 2. Internkontroll for drift av renseanlegg (forurensningsloven.) Det er et eget internkontrollsystem for drift av renseanleggene. Systemet skal gjennomgås ved hvert årsskifte. Skriftlig dokumentere hovedgjennomgang. 3. Internkontroll for drift av vannforsyningsanlegg Det er et eget internkontrollsystem for drift av vassanleggene. Systemet skal gjennomgås ved hvert årsskifte. Skriftlig dokumentere hovedgjennomgang. 4. Internkontroll for drift av slam Egen driftsavtale med slamtømmer. Rapporter fra slamtømmer skal vise registrerte avvik(utslipp, forurensning) som oppfølges. 5. Internkontroll for drift av brannvesenet Det er et eget internkontrollsystem for drift av brannvesenet. Systemet skal gjennomgås ved hvert årsskifte. Rapporter fra øvelser og utrykninger hvor avvik registreres. Rapporter fra kontroll av utstyr/biler hvor avvik registreres. 6. Internkontroll for drift av bygg Internkontrollen vil bestå av en vedlikeholds, investerings og HMS plan som revideres ved hvert årsskifte. Videre vil det foreligge en strukturert oversikt og rutiner vedrørende serviceavtaler på byggene for ventilasjon, heiser, oljefyrer, bioanlegg, el-kjeler, brannvarslingsanlegg, brannslokningsapparater og

4 Side 4 av 5 varmestyringsanlegg. I tillegg skal den enkelte ansvarlige vaktmester ha en internkontrollperm på sitt kontor med nødvendig dokumentasjon for drifta av bygget. 7. Ansvar for oppfølging av internkontrollen/ avviksrapportering Teknisk sjef/brannsjef er ansvarlig for virksomheten og vil føre tilsyn med internkontrollsystemet. Tilsynet vil foregå i samarbeid med representanter for de ansatte. Avdelingsingeniøren (Nils) skal sørge for at del 2, 3 og 4, internkontrollen ved renseanleggene, vannforsyningsanlegg og slambehandling, oppfølges og ajourføres. Varabrannsjefen (Terje) skal sørge for at del 5, internkontrollen for brannvesenet oppfølges og ajourføres. Ansvarlige vaktmestere skal sørge for at del 6, internkontrollen ved byggene oppfølges og ajourføres. 8. Avviksbehandling Med avvik menes feil eller mangler. Alle små og store avvik fra lov, forskrift, interne regler/rutiner/instrukser er avvik. Kritiske avvik: Alle forhold som meldes eksternt Feil/brudd på etablerte rutiner som direkte berører sikkerheten til ansatte eller fører til vesentlige merutgifter eller tidsforsinkelser for kommunen Forhold som anses som ikke kritiske forsøkes løst på et så lavt nivå som mulig. Kritiske avvik rapporteres snarest til teknisk sjef/brannsjef. 9. Kartlegging av arbeidsmiljø Kartleggingen skal omfatte alle arbeidsplasser i etaten og omfatte både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljø samt forhold som dekkes av gjeldende lovverk. I tillegg skal det regelmessig foretas inspeksjon av alle arbeidsplasser gjennom årlige vernerunder. Innenfor pkt.2, 3 og 5 skal det gjennomføres årlig vernerunde i mai/juni. Innenfor pkt. 6 skal ansvarlig vaktmester, en gang pr. år, delta i vernerunde på byggene i sitt ansvarsområde. Det gjennomføres et opplegg for medarbeidersamtaler. 10. Opplæring Det skal foretas opplæring/kursing i en slik grad at samtlige medarbeidere kan utføre sin jobb tilfredsstillende og i tråd med gjeldende regelverk. 11. Oppdatering av internkontrollsystemet Oppdatering skal utføres ved hvert årsskifte. Trengs ytterligere redegjørelse og/eller dokumentasjon kan undertegnede kontaktes på tlf Med hilsen Stig Moum Teknisk sjef Vedlegg: Plan for tilsyn i 2011.

5 Side 5 av 5