DRAMMEN KJØKKEN KF ÅRSBERETNING 2014 OG ÅRSREGNSKAP 2014

Transkript

1 Sak. 09/15 DRAMMEN KJØKKEN KF ÅRSBERETNING 2014 OG ÅRSREGNSKAP 2014

2 Innhold 1 Generelt om driften Økonomi Inntekter: Utgifter Personale HMS HELSE, MILJØ, SIKKERHET: Mengdetall, aktiviteter Produksjonstall Kundetilfredshet: IK- mat: Nybygg status Årsregnskap Vedtak: Side 2 av 22

3 1 Generelt om driften Drammen Kjøkken KF har i 2014 hatt fokus på å opprettholde en høy servicegrad til eksisterende kunder. Samtidig er det lagt ned mye arbeid i å utnytte og videreføre det potensialet som ligger i foretakets fagkompetanse, innenfor det som er mulig med dagens lokaliteter. Foretaket er miljøfyrtårnsertifisert. All produksjon og utkjøring av måltider foretas ved/fra sentralkjøkkenet, Landfalløya 80 i Drammen. Foretakets primæroppgave er totalleveranser av måltider til sykehjem og dagsentra knyttet til Drammen Kommune. I tillegg har Drammen Kjøkken KF i 2014 levert tjenester knyttet opp mot matlevering til: - Hjemmeboende (varm/frossen middag og kolonialvarer) - Drift av 8 kafeteriaer - Bragernes Behandlingssenter - Drammen Kommune; Omsorgstjenesten, skoler, barnehager og andre virksomheter - Drammensregionens Brannvesen IKS - Olaf Bergers vei 24, Skavlen A og E, Ingeniør Rybergsgate 20, Schwarzgate, Blentenborg - Rådhuset i Drammen - Diverse industri og private bedrifter, idrettsarrangementer og private arrangementer (bryllup, konfirmasjoner osv.) Drammen Kjøkken KF fungerer også som beredskapskjøkken for Drammen Kommune. Hovedmålsetningen har vært å levere primærtjenestene til riktig pris, service og kvalitet samtidig som det har vært viktig å utvikle videre strategi for foretaket. Delmål har bestått i utvikling av strategi for kafeteriadrift og økning av cateringvirksomhet innenfor eksisterende rammer. Ved overgang til egen virksomhet i 2003 og til eget foretak i 2007 har antall årsverk blitt redusert fra ca 70 til 49,7 og ytterligere redusert til 34,0 ved utgangen av Dette er en personalsituasjon som er tilpasset dagens produksjon i dagens lokaliteter. Foretaket har i 2014 leid inn personell tilsvarende ca 3 årsverk fra vikarbyrå med bakgrunn i naturlig avgang. Dette som en tilpasning av personalmassen ved overgang til nye produksjonsmetoder og nytt kjøkken. Drammen Kjøkken KF har en høy gjennomsnittsalder og et stabilt personale med høy fagkompetanse både i ledelsesleddet og i den øvrige personalmassen. Side 3 av 22

4 Foretaket har gjennomført OU-prosess i 2014 i tråd med Drammen kommunes prosjekt innenfor arbeidskultur. Våren 2014: - OU-samling: fellesmøte med gruppearbeid. - Tema: Arbeidsmiljø - Kommunikasjon, relasjoner, informasjon, holdninger, ansvar, roller, bemanning, forandring og omstilling. Høsten 2014: - fortsettelse av prosessen med de samme temaer. - fokus på nytt produksjonskjøkken, metoder og rutiner. - BMS-arbeid, gruppearbeid i forbindelse med nytt kjøkken og nye produksjonsmetoder. Bygningsmassen i form av produksjons- og lagerlokaler er gammel, lite tidsmessig og skaper utfordringer knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet. Lokalenes utforming medfører mye løft og manuell varetransport. Dette krever fokus på arbeids- og løfteteknikk og kan ha innvirkning på høyt sykefravær. Foretaket har behov for markedsføring og profilering. Dette har pågått kontinuerlig gjennom de siste år. Arbeidet har vært ressurskrevende og nødvendig, for å oppnå en synlighet i markedet utover det som regnes som foretakets primæroppgaver. Foretaket står i dag frem som en tydelig aktør i markedet, et direkte resultat av det arbeidet som er nedlagt på området. I tillegg viser brukerundersøkelser at det ligger mye god markedsføring i å levere et godt produkt. I løpet av 2014 er det utarbeidet avtaler både til intern og ekstern kundemasse der det har vært behov for dette. Side 4 av 22

5 2 Økonomi I 2014 var Drammen Kjøkken KF sin samlede driftsinntekt på 48,9 mill. kroner.( 49,2 mill. kroner. i 2013). En reduksjon på 0,7%. Årsresultatet endte på 2,8 mill. kroner (2,6 mill. kroner i 2013). Sammenlignet med budsjett for 2014 var årsresultatet 0,5 mill. kroner bedre og forklares av lavere driftskostnader. Årsresultatet utgjorde 5,6% av driftsinntektene. Den bokførte egenkapitalen for foretaket viste 3,4 mill. kroner ved utgangen av 2014, mot 2,9 mill. kroner i Egenkapitalandelen i foretaket er 25,9% (26,8% per. 31. desember Med bakgrunn i tidligere års fokus på prissetting av matleveranser blir institusjonene fakturert etter normerte sengeplasser per institusjon/avdeling. Prissetting gjenspeiler reelle kostnader knyttet til totalleveranse 365 dager per år av disse tjenestene. Matleveranser til hjemmeboende viser en nedgang i forhold til Som tidligere år fremstår foretaket som en betydelig cateringleverandør. Bystyret vedtok for 2014 en netto budsjettramme for foretaket med kr. 4,1 mill som driftstilskudd til kafeteria og kr. 0,155 mill til dekning av renter og avdrag. Dette tilsvarer faktisk dekning av betaling til lånefondet. Tilskuddene finnes igjen i budsjettet som egne inntektsposter. Eieruttak i 2014 er satt til 2,2 mill kr - tilsvarende nivå 2013 tillagt deflator på 3%. Regnskapet for 2014 er avlagt etter gjeldende lover og regler og viser selskapets resultat og stilling. Selskapets regnskapsførte resultat er ikke forbundet med vesentlig usikkerhet. Regnskapet er utarbeidet med forutsetning om fortsatt drift, og styret bekrefter at denne forutsetningen fortsatt er tilstede. Til grunn for antagelsen ligger budsjett for året 2015 og økonomiplan for perioden Side 5 av 22

6 Side 6 av 22

7 2.1 Inntekter: - Kafeteria (ansvar 110): Omfatter inntekter fra kafeteriaer: - Landfalløya kafeteria - Losjeplassen kafeteria - Strømsø kafeteria - Schultz kafeteria - Fjell kafeteria - Fjordparken kafeteria - Konnerud kafeteria - Rådhuskantina Kafeteriadrift går med underskudd totalt sett og dette dekkes av Drammen kommune som driftstilskudd. Driftstilskuddet ble redusert med kr 2 mill for 2009 og ytterligere kr 1 mill i Redusert tilskudd har medført at enkelte kafeteriaer er ubetjent, med tilbud om forhåndsbestilling av middag, i ferier, ved høytider og ved sykdom. Inntekter fra kafeteriadrift er i 2014 på 0,729 mill. kroner lavere enn budsjett. - Internsalg (ansvar 120): Omfatter inntekter fra salg til institusjonstjenesten i Drammen Kommune heldøgnsforpleining. Inntektsposten er avhengig av at avtalen med Drammen Kommune fungerer som forutsatt. Posten går i balanse. - Hjemmeboende m/vedtak (ansvar 130): Omfatter inntekter knyttet til hjemmeboende som har vedtak om matleveranser gjennom avdeling for Tjenestetildeling og Samordning. Regnskapet viser et negativt avvik på 0,181 mill kroner i forhold til budsjett. Omsetning hjemmeboende: År Inntekter Merknader Inkl egenbetaling dagsenterbrukere, varmmat hjemmeboende, frosne porsjonsmiddager, aftens og kolonialvarer til hjemmeboende. - Catering (ansvar 140,150, 160): Har et stort potensial, men er avhengig av aktiv markedsføring. Det er mange aktører i markedet. Vi ser at profilering og markedsføring av foretaket har gitt resultater. Det har vært en økning spesielt innen møtemat til bedrifter og internt i kommunen som f.eks. møtevirksomhet innenfor de forskjellige virksomhetene. Negativt avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak at foretaket mistet leveranser til Rådhuset politisk. Ekstern catering (ansvar 140): Negativt avvik på 0,354 mill. kroner i forhold til budsjett. Side 7 av 22

8 Ekstern kafeteria (ansvar 150): Positivt avvik på 0,178 mill. kroner i forhold til budsjett. Intern catering (ansvar 160): Går i balanse Totalt så har disse postene ett regnskapsmessig overskudd på 1,628 mill. kroner. 2.2 Utgifter På linje med inntektsposter er også alle utgiftsposter i 2014 splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder for å gi en riktig oversikt over faktiske kostnader knyttet til hvert enkelt ansvarsområde. (Utgifter i forhold til budsjett) - Kafeteria (ansvar 110): Viser et positivt avvik mot budsjett på 0,393 mill kroner. Personalsituasjonen er nå strømlinjeformet i forhold til foretatte reduksjoner i tilskudd til kafeteriadrift. Dette bidrar til lavere personalkostnader. Lavere salgsinntekter har medført lavere varekostnader. - Internsalg (ansvar 120): har et negativt avvik mot budsjett på 0,914 mill. kroner. I dette ligger også innleie av personell fra vikarbyrå. - Hjemmeboende (ansvar 130): har et negativt avvik mot budsjett på 0,151 mill. kroner. Årsrapportstallene viser en nedgang i omsetning av varmmat og en økning i omsetning av frossen porsjonsmiddag. - Ekstern catering (ansvar 140): har et negativt avvik mot budsjett på 0,294 mill. kroner. - Kafeteria ekstern (ansvar 150): har et positivt avvik mot budsjett på 0,211 mill. kroner. - Intern catering (ansvar 160): har et positivt avvik mot budsjett på 0,068 mill. kroner. - Mat/drikke: Dette er en post som står i forhold til all omsetningsaktivitet. Utgifter i denne posten skal gjenspeile tendensen i foretakets inntekter, men påvirkes også sterkt av forhøyede markedspriser. Foretaket har innført 4 % økologisk andel av varesortimentet. Økologiske matvarer har en innkjøpskostnad som ligger 10 til 35 % høyere enn ordinære varer. Innføring av 4 % økologisk andel matvarer har vært gjennomført uten at dette har vært gjenspeilet i prissetting i løpende matleveringsavtale med institusjonstjenesten. Til tross for dette viser regnskapet positivt avvik sammenlignet med budsjett på 1,1 mill. kroner. Side 8 av 22

9 - Personal: Foretaket har hatt som målsetting å kvalitetssikre leveringer selv om det har vært en nedgang i personalmassen. Foretaket har samtidig oppfylt bystyrets vedtak om å opprettholde et tilbud i kafeteriaene. Personalutgiftene er 1,455 mill. kroner lavere enn budsjett. Dette gjenspeiles i høyere kostnader til vikarbyrå. Budsjettforslaget for 2014 var satt opp i samsvar med de forutsetninger som bystyret hadde vedtatt for Drammen Kjøkken KF. 3 Personale SYKEFRAVÆR i prosent: 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 16,9 16,0 16,4 14,2 14,5 12,1 12,1 11,8 12,0 10,5 7,7 8,0 7,4 7,7 7,4 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Sum pr år 2012 i % 2013 i % 2014 i % Side 9 av 22

10 KORTTID OG LANGTIDS SYKEFRAVÆR i prosent 50,0 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 14,6 16,0 13,8 11,6 13,7 11,3 Egenmeldt fravær Legemeldt fravær < 16 dager 32, ,4 30,5 Legemeldt fravær > 16 dager 38,9 33,0 44,5 Fravær > 8 uker Drammen Kjøkken KF har et stabilt personale med høy gjennomsnittsalder på ca 50 år. Noe av fraværsprosenten kan skyldes dette, sammen med mulighet for at lokalenes utforming også kan påvirke sykefraværet negativt. Samtidig har mange sykemeldinger vært langvarige som følge av muskel- og skjelettplager og en stor andel av disse har gjennomgått operasjoner med lang rekonvalesenstid. Det forefinnes også sykemeldingsperioder som følge av mer eller mindre kroniske plager. Det gjennomføres oppfølging av den enkelte i sykemeldingsperioden med stor grad av tilrettelegging når muligheten for dette er til stede og i samarbeid med Nav Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten. Drammen Kjøkken KF følger retningslinjer for IA- bedrifter i forhold til oppfølging av sykmeldte. Gjennomsnittlig ansettelsestid for fast ansatte var i 2014 på ca 17,5 år. Sammensetning av fast ansatte. Kvinner: 76,8 % Menn : 23,2 % Ansatte med vestlig opprinnelse: 68,6 % Ansatte med ikke-vestlig opprinnelse: 31,4 % Medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i oktober 2014, med en svarprosent på 78. Undersøkelsen viser gode resultater både i form av: - Arbeidsglede - Tillit - Fellesskap - Ansvarlighet - Samspill - Arbeidsinnsats Side 10 av 22

11 Undersøkelsen blir styrebehandlet i sin helhet våren Resultatet av undersøkelsen bearbeides i samarbeid med personalgruppen i januar til mai HMS HELSE, MILJØ, SIKKERHET: Drammen Kjøkken KF har forankret sine HMS mål i samsvar med Drammen kommunes vedtatte mål for dette. Prinsippet om inkluderende arbeidsliv, samt en ansvarliggjøring av de ansatte, er viktig for å bidra til å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø. HMS arbeidet følger fastsatt rutine, med basis i kontinuerlige erfaringer som gjøres i det daglige arbeidet, vernerunder, registrerte skader, medarbeidersamtaler, oppfølging av nyansatte og personalmøter. Dette gir grunnlaget for utarbeidelse av handlingsplan. HMS gruppen består av verneombud, HMS systemansvarlig samt to representanter fra de ansatte. HMS saker tas opp fortløpende via tilbakemeldinger i vanlig drift og mandags- og fredagsmøtene med personalet. I tillegg har dette vært koordinert opp mot OU prosessen i 2014 med hensyn til psykososialt HMS arbeid. Foretaket har eget verneombud / brannvernleder og plasstillitsvalgte fra aktuelle fagorganisasjoner. Det ble avholdt 4 møter i I tillegg til dette har daglig leder gjennomført månedlige møter med plasstillitsvalgte og verneombud. Bygningsmassen er fra 1967, og med en betydelig økning i tjenester og vareflyt de senere år er det driftsmessige utfordringer i dagens lokaler. Langtidsfraværet er i noen grad preget av slitasjerelaterte plager. Korttidsfraværet kan i stor grad knyttes opp mot vanlige og årstidsrelaterte plager som forkjølelse, influensa m.m. Kjøkkendrift har flere arbeidsmiljømessige risikofaktorer bl.a. varme, kulde, tunge løft, kuttskader, klemskader, omgang med kjemikalier, biltransport for å nevne noen. Foretaket har utarbeidet et omfattende og tilpasset HMS - internkontrollsystem. Vi har sterkt fokus på medarbeideroppfølging i HMS - arbeidet og jobber kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre våre internkontrollsystemer. Det er registrert 5 skader i 2014 som har fordret legebehandling eller ført til kortere og lengre fravær. Skadene har oppstått i forbindelse med klem, fall og stikkskader. Små kutt med videre som krever plaster registreres ikke. Ved klemskade måtte det tilkalles ambulanse og brannvesen for hjelp. Saken ble varslet Arbeidstilsynet og politiet foretok avhør i saken. Arbeidstilsynet konkluderte med at det ikke var nødvendig med varsel om pålegg. Side 11 av 22

12 Foretaket er miljøfyrtårnsertifisert fra november 2010 og ble resertifisert den Årlig rapport leveres innen 1. april. Personalmøte gjennomføres hver fredag. Dette er en viktig møteplass mellom ansatte og ledelse. Her formidles all viktig informasjon som er nødvendig for drift. Personale og tillitsvalgte kan ta opp problemstillinger. Informasjon om HMS og brannvern tas opp etter behov. Det skrives referat fra møtet som alle har plikt til å sette seg inn i. Personalmøtet har også en sosial funksjon sett i forhold til spesielle markeringer som bursdager, eller andre markeringer. Brannvern inngår som en vesentlig del av vernerundene. Det er gjennomført 2 stk vernerunder i Saker på rundene er løst fortløpende av Drammen Eiendom KF og av aktuelle firma ved behov for reparasjon. Nytt kjøleaggregat for meierikjøl medførte høye temperaturer i varemottaket. Ekstra ventilasjonsavsug ble montert i Dette bedret varmeforholdene en del, men har økt støynivået. Side 12 av 22

13 4 Mengdetall, aktiviteter 4.1 Produksjonstall Totale tall viser en nedgang i antall måltider fra 2013 til Dette skyldes i hovedsak mindre leveranser til Rådhuset. Det har i 2014 vært satt fokus på uttak av kolonialvarer fra institusjonstjenesten. Dette har gitt resultater og uttak av kolonialvarer til institusjonstjenesten har hatt en nedgang tilsvarende prisøkning i Kundetilfredshet: Brukerundersøkelse for eksterne kunder ble foretatt i perioden 1. november til og med 15.desember. Snittskår på 5,7 av total 6 mulige poeng er meget bra. Brukerundersøkelse i kafeteria er gjennomført i perioden 17. november til og med 4. desember resultat/snittskår på 4,8 med 6 som høyeste skår som foretaket ser seg fornøyd med. Side 13 av 22

14 4.3 IK- mat: Det gjennomføres fortløpende revisjon av IK-mat for kjøkken og kafeteria. Videreutvikling av kafeteriadrift med hensyn til tilbud, åpningstider og daglige arbeidsrutiner har også vært en viktig oppgave som er videreført fra tidligere år. Dette foregår gjennom intern opplæring av kafeteriapersonale, med gjennomgang av eksterne og interne krav som settes i forhold til internkontroll, regelverk m. m. Det avholdes månedlige møter med kafeteriapersonale og direkteoppfølging på hver enkelt kafeteria av fagkonsulent med ansvar for kafeteriadriften. Siste besøk av Mattilsynet på kjøkkenet er per med godkjent tilsynsrapport. Det er innført samarbeid med Vestfoldlabs om renholdskontroll, listeriakontroll og næringsmiddelprøver. Samarbeidet fungerer godt og resultatene er tilfredsstillende. Gjennomføring av bakterieprøvene gjør at personalet holder oppe fokus på riktig bruk av kjemi og renholdsmetoder. Det er ikke påvist listeria på kjøkkenet i noen av prøvene. 4.4 Nybygg status Bystyret vedtok våren 2011 at Drammen Kjøkken KF skal være framtidig leverandør av nedkjølt middag til Pleie og omsorg i Drammen kommune. Arbeidet med nytt sentralkjøkken ble igangsatt høsten 2011, med Drammen Eiendom KF som byggherre. Det ble opprettet en styringsgruppe og prosjektgruppe. Tomt til nye produksjonslokaler ble anskaffet høsten Det ble budsjettert kr 10 mill. til videreføring av arbeidet med nye produksjonslokaler i Desember 2012 ble det første forprosjektmøtet med arkitekt og formell prosjektleder avholdt. Det var hyppig møteaktivitet fra januar til mai 2013 både lokalt og sentralt i forbindelse med byggeprosjektet. Første kalkulasjon på bygget i april 2013 ble for dyrt. Dette førte til omtegninger og arealkutt. Nye tegninger og kostnadsanalyse ble presentert i juni. I september ble et prosjektnotat om totaløkonomi oversendt Rådmannens styringsgruppe for behandling. Avsetningene i økonomiplan kom senere på høsten 2013, med en totalramme på 90mill. Side 14 av 22

15 Konkurranse på nytt sentralkjøkken ble avgjort i slutten juni 2014 og på utstyr til kjøkkenet 5.september Byggemøter med Asker Entreprenør AS ble startet i august 2014, med faste møter hver 14. dag i de første månedene. Når byggingen nå er godt i gang holdes avklarende møter fortløpende med byggherre og entreprenør når det er behov. Gulvet til 1.etg stod ferdig støpt 22.desember Stålkonstruksjoner for vegg og 2.etg startes i januar Bilde tatt uke Side 15 av 22

16 5 Årsregnskap 2014 Side 16 av 22

17 Side 17 av 22

18 Side 18 av 22

19 Side 19 av 22

20 Side 20 av 22

21 Side 21 av 22

22 6 Vedtak: Styret godkjenner Årsberetning og Årsregnskap for Styret vedtar at årets overskudd på kroner overføres til annen egenkapital. Side 22 av 22