Alarm for personer med demens - Funksjonskrav og tildelingskriterier

Transkript

1 Alarm for personer med demens - Funksjonskrav og tildelingskriterier Innhold Bakgrunn... 1 Formål: Verktøy for anskaffelse av alarmsystem for personer med demens... 2 Innovasjonsrettet utforming av konkurransedokumenter... 2 Anvendelsesområde for det beskrevne alarmsystemet... 2 Minstekrav og tildelingskriterier... 3 Valg av anskaffelsesprosedyre... 3 Bruk av kontraktsstandard... 3 Kravspesifikasjon... 5 Bakgrunn Bergen kommune har gjennomført et pilotprosjekt for anskaffelse av alarmsystemer for personer med demens. Prosjektet som hadde som formål å få oversikt over aktuell teknologi, og stimulere markedet til å utvikle løsninger som treffer brukerens og kommunenes behov godt. I prosjektet hadde Bergen kommune kontakt med brukerorganisasjoner og andre fagmiljø. Formålet var todelt: a) Utvikle og utprøve en hensiktsmessig metodikk for å fremme innovasjon i anskaffelsesprosesser b) Utarbeide et verktøy for anskaffelse av alarmsystemer for demente, i form av en kravspesifikasjon Prosjektet ble gjennomført i samarbeid mellom BH/Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester og BFEE/Innkjøpsseksjonen. På det tidspunktet da Bergen kommune vedtok å gjennomføre et pilotprosjekt innenfor programmet var det uavklart om kommunen ville foreta en konkret anskaffelse. Derfor ble det bestemt at pilotprosjektet skulle føre frem til utarbeidelse av en kravspesifikasjon som ved behov kan danne grunnlag for en konkret anskaffelse. Dette dokumentet er resultatet til ovennevnte pilotprosjekt. 1

2 Formål: Verktøy for anskaffelse av alarmsystem for personer med demens Dokumentet skal kunne tjene som verktøy i anskaffelse av et alarmsystem for personer med demens. Ved en konkret anskaffelse skal dokumentet kunne gi viktige stikkord for valg som anskaffende enhet må ta. Dokumentet skal således ikke leses som en ferdig kravspesifikasjon. Når det ikke foreligger et konkret beskrevet behov for en anskaffelse, må et verktøy være utformet slik at det kan tilpasses behovet på et senere tidspunkt. Det må da blant annet tas stilling til om enkelte elementer skal være gjenstand for en kravspesifikasjon, dvs absolutte krav til leveransen, eller om man ønsker å gjøre disse elementene til gjenstand for tildelingskriteriene, dvs rangere innkommende tilbud etter deres kvalitet. Slike avveininger må tas i den konkrete anskaffelsen. Innovasjonsrettet utforming av konkurransedokumenter Generelt er det viktig at kravspesifikasjon og konkurranse blir utformet på en måte som fremmer innovasjon. Dette ekskluderer et konkurranseformat som baserer seg på detaljert beskrevne tekniske krav til et alarmsystem for personer med demens. En slik detaljspesifikasjon ville ikke gitt rom for at leverandørmarkedet kan tilby innovative løsninger. En konkurranseinnretning som fremmer innovative løsninger behøver ikke nødvendigvis å være i veien for at man stiller klare minstekrav til et alarmsystem for personer med demens. Det vil være behov for å sette opp minstekrav. Dette dokumentet inneholder forslag for slike minstekrav. Kravene er stort sett formulert som funksjonskrav, og ikke som tekniske detaljkrav. Dette skal sikre at leverandørmarkedet får tilstrekkelig rom for å tilby innovative metoder og løsninger. Anvendelsesområde for det beskrevne alarmsystemet Alarmsystemer for personer med demens kan tenkes brukt i forskjellige situasjoner. De kan være fastinstallerte eller mobile. De kan tenkes brukt i brukerens hjem eller i en institusjon hvor brukeren bor. Brukerens livssituasjon vil kunne være forskjellig: Noen brukere bor sammen med andre, f eks livsledsagere/ektefeller/familie, andre har pårørende i geografisk nærhet (f eks i nabolaget), mens enda andre bor alene i en leilighet eller enebolig, og har ikke noen pårørende i nærheten. Alarmutløsing kan skje aktivt, ved at brukeren selv «trykker på en knapp» når hun eller han befinner seg i en situasjon som oppleves utrygt. Utløsingen kan også skje passivt, ved at alarmsystemet varsler når bruker beveger seg utenfor et predefinert og trygt område. Det kan også tenkes at alarmsystemet ikke bare varsler, men også lokaliserer brukeren, f eks ved hjelp av GPS-teknologi. 2

3 Kravspesifikasjon og konkurransegrunnlaget må tilpasses det konkrete behovet, og beskrive ønskete funksjoner. Ved utarbeidelsen av dette dokumentet har man tenkt både på målgruppen hjemmeboende demente, og de som bor i omsorgsboliger, og de som bor på institusjoner. På institusjoner er det aktuelt å supplere alarmer for demente i forhold til eksisterende alarmanlegg/sykesignalanlegg. På institusjoner er det personale tilgjengelig hele tiden, men for de hjemmeboende kan en ikke regne med at det alltid er noen tilstede. Videre har man hatt fokus på alarmer som utløses passivt, det vil si ved på forhånd definerte situasjoner. Man forutsetter at de aktuelle brukerne av denne teknologien ikke alltid selv er i stand til å forstå situasjonen, og derved selv ikke kan utløse alarm eller anmode om hjelp. Man har videre lagt til grunn at alarmsystemene skal kunne varsle utrygge situasjoner både innendørs og utendørs. Et eksempel på en utrygg situasjon utendørs er at brukeren beveger seg i et område uten å vite hvor hun/han er, og hvor han kan være utsatt for forskjellige faremomenter (trafikk, nedkjøling etc). Minstekrav og tildelingskriterier Minstekravene som stilles til et alarmsystem inngår i en kravspesifikasjon, mens kvaliteter utover minstekrav vil bli gjenstand for et tildelingskriterium, og dermed for evaluering som differensierer mellom gode og mindre gode systemer. I tabelldelen nedenfor er minstekravene merket med for obligatorisk, mens ønskete kvaliteter er merket med «Ø». De sistnevnte skal inngå i tildelingskriterier og evalueres i tildelingen. I en konkret anskaffelse må tildelingskriteriene tilpasses kravspesifikasjonen. Valg av anskaffelsesprosedyre Et alarmsystem for personer med demens inkludert drift og vedlikehold må antas å ha en anskaffelsesverdi over EØS-terskelverdi på NK 1,6 mill (februar 2012). Dette utelukker bruk av forhandlinger i anskaffelsen (jf. Forskrift om offentlige anskaffelser, FA 2-2, 1. ledd smh. 14-1, 1. ledd), med mindre man kan påberope seg unntaksbestemmelsene i FA Unntaksbestemmelsene skal fortolkes meget strengt, og i dette dokumentet legges det til grunn at anskaffelsesprosedyren er en åpen anbudskonkurranse. Dette betyr at konkurransedokumentene må utformes slik at innkommende tilbud kan evalueres med hensyn til av kravspesifikasjon og med hensyn til grad av av tildelingskriteriene, uten at det er adgang til å avklare innholdet i tilbudene nærmere. Bruk av kontraktsstandard Anskaffelsen gjelder et datastyrt alarmsystem. Det vil være naturlig å bruke Statens Standardavtale for kjøp av IT-tjenester, f. eks. den store eller den lille kjøpsavtalen. Det kan være behov for å tilpasse avtalene slik at også relevante momenter innen drift, vedlikehold og service inngår. Andre relevante standardavtaler kan danne grunnlag for tilpasninger. Alle 3

4 aktuelle standardavtalene er samlet på nettsiden til Direktoratet for Forvaltning og IKT (DiFi) under følgende adresse: 4

5 Kravspesifikasjon Tabellen nedenfor lister opp kravene til alarmsystemet og dets enheter. Det skilles mellom absolutte krav som skal være oppfylt (obligatoriske krav merket ), og e funksjoner og egenskaper (merket «Ø»). Funksjonene som er vil være gjenstand for evaluering i forhold til relevante tildelingskriterier, for eksempel tildelingskriteriet «Funksjonalitet». Her vil den tilbudte løsningen bli vurdert, og det gis poeng i forhold til graden av. Utfyllingsinstruks for tabellen nedenfor: Det skal krysses av i alle rader som krever et kryss (hvite avkryssingsfelt i høyre del av tabellen). Ved avkryssing i feltene gjelder følgende: Det skal ikke krysses av i grått markerte felt. Ved avkryssing i feltet «Delvis» skal det gå entydig frem av tilbudet hvilke funksjoner som er oppfylt, og i hvor stor grad de er oppfylt. Dette kan presiseres i leverandørens løsningsbeskrivelse, med entydig henvisning til nummereringen i dette dokumentet. Nr. bligatorisk krav ()/ 1 Funksjonalitet 1.1 Alarmene skal inneholde både preventiv varsling for å unngå farlige situasjoner, og varsel om vandring utenfor definert område. 1.2 Alarmene skal kunne anvendes for flere typer situasjoner (fra bruker til varslingsmottaker): Utendørs "vandring" utenfor områder som er definert på forhånd. Følgende data skal oppgies; nøyaktighet, responstid (tid fra observasjon til varsel) pålitelighet, sikkerhet Fall Temperatursvingninger i miljøet (rommet) utenfor definerte grenser. Det skal kunne differensieres mellom dag/natt/ukedager Vann/fuktighet utenfor definerte grenser Unaturlig inaktivitet utenfor definerte grenser. Det skal kunne differensieres mellom dag/natt/ukedager. 5

6 Nr. bligatorisk krav ()/ Unaturlig fravær av bruk av lys, i forhold til definerte grenser. Det skal kunne differensieres mellom dag/natt/ukedager Dører og vinduersom ikke åpnes eller lukkes, i forhold til definerte grenser. Det skal kunne differensieres mellom dag/natt/ukedager For utendørs bevegelse skal det angis brukerens med maksimalt 10 meter avvik. 1.3 Systemet skal ikke kunne spore personer, dvs rekonstruere deres ferdsel og gjøremål tilbake i tid, men kun inneholde funksjon for posisjonsbestemmelse ved avvik/ definerte grenser i nåtid. 1.4 Ø Bredde i anvendelighet av systemet - i forskjellige sykdomsfaser og omgivelser, både hjemme og på institusjon 1.5 Ø Mulighet for toveis-kommunikasjon mellom bruker og operatør Toveis kommunikasjon gjennomspråk Toveis kommunikasjon gjennom varsling i kombinasjon med display 1.6 Ø Supplering av andre funksjoner: Andre hendelser som en ønsker å få varsel om Potensiale for utbygging av funksjoner 1.7 Ø Mulighet for vanlig "Trygghetsalarmfunksjon" - alarm utløst av bruker 1.8 Testalarmer skal kunne utføres 1.9 Mulighet for sikker og pålitelig programmering av enhet via internett 1.10 Krav til mottak av alarmer Mottak skal kunne skje til PC og mobiltelefon Mulighet for å varsle flere mottakere samtidig (pårørende, mottakssentral, personale på institusjon) Mottak skal kunne skje til flere enheter etter på forhånd definert ruting og prioritering i prioritert rekkefølge Kvittering/loggføring av mottatt alarm Avstilling av alarmsignal skal først være 6

7 Nr. bligatorisk krav ()/ mulig etter kvittering for mottak Ø For mobile mottaksenheter: varsel valgfritt eller kombinert via lyd, lys og vibrering 2 Utløserenhetenes beskaffenhet 2.1 Innendørs sensorer for omgivelseskontroll Ø Mulig å plasseres slik at de er mest mulig diskret Ø Fysisk robusthet. Ikke lett å fjerne/ødelegge Mulighet for manuell avstilling (kun autorisert personell) Ø Lang levetid for batteri (kapasitet skal oppgis) Ingen lyd på selve sensoren skal utløses ved alarm Ø Det er lett å skifte batteri. 2.2 Krav til sensor/utløserenhet på bruker Tåler slag/støt uten driftsforstyrrelse Er vanntette Tåler større og raske bevegelser uten driftsforstyrrelse Tåler sterkt lys uten driftsforstyrrelse Tåler sterk kulde/varme uten driftsforstyrrelse Ø Har lang batterilevetid (levetid skal oppgis) Ø Det er lett å skifte batteri. 2.3 «Hverdagsfunksjonalitet» for utløserenhet på bruker: Denne funksjonaliteten skal kunne gjøre det attraktivt å bruke enheten i tidlig fase av sykdommen og dermed bli fortrolig med systemet Ø Klokkefunksjon Ø Alarmklokkefunksjon Ø "Huskelappfunksjon" 7

8 Nr. bligatorisk krav ()/ Ø Termometer Ø GPS-kartfunksjon Ø verfallsalarm Ø Andre funksjonaliteter (beskriv funksjonene entydig) 3 Brukervennlighet, betjeningssikkerhet, driftssikkerhet 3.1 Alarmen skal være aktiv hele tiden, og en skal ikke være avhengig av at noen skal skru av/på funksjonen. 3.2 Driftssikkerhet gjennom redundans ved driftsstans av signaloverføring skal annen signaloverføring automatisk overta, og signalstans skal varsles. 3.3 Kun pårørende eller offentlig hjelpeapparat skal kunne ha tilgang til å foreta endringer i funksjonene. 3.4 Det skal være sikkerhet for at personen har alarmen på seg. Det er ikke noe en kan forvente at vedkommende selv tar på, eller at andre personer skal sørge for at det er på. Det innebærer derfor at alarmen må kunne festes forsvarlig på personen på et eller annet vis, og på en slik måte at det ikke uten videre kan fjernes eller demonteres, eller settes ut av drift på annen måte. 3.5 Ø Enkel betjening: Det skal være enkelt å programmere/omprogrammer alarmer. Pårørende/hjemmetjenesten eller andre definerte personer skal kunne gjøre det etter enkel instruksjon. 3.6 Ø Skal ikke kreve omfattende opplæring intuitive betjeningselementer 3.7 Feilvarslingsfunksjon feilsignal til mottakssentral 3.8 Forhåndsvarsling av tomt batteri 3.9 Ø Få og store knapper 3.10 God synlighet og lesbarhet av skrift/påtrykk påført utløserenheten, herunder også kontrast 8

9 Nr. bligatorisk krav ()/ 3.11 Gjelder for evt display/skjermflate: Ø God synlighet under forskjellige lysforhold Ø Klare kontraster Ø Minst mulig refleks på displayoverflaten Ø Høy oppløsing 3.10 Ø Lav vekt 3.11 Ø Hensiktsmessig størrelse og ytre form: Ikke for liten for å kunne betjene og avlese, og ikke så stor at enheten hemmer bevegelsesfriheten 3.12 Ø Diskret design og farge 3.13 Alarmsystemet og signaloverføringen må ikke kunne påvirkes uønsket, f eks av andre signaler. Ved installering skal leverandør sikre og teste dette. For prosjektering og installering i nye bygg gjelder kravene i Norsk Standard NS 3935:2011: Integrerte tekniske bygningsinstallasjoner. 4. Integrasjon med andre datasystemer: (Dette punktet må detaljeres ytterligere ved å beskrive systemene som skal være tilknyttet/integrert.) 4.1 Alarmsystemet skal leveres fullintegrert og fullt operativt i datasystem for pleie- og omsorstjenester og pasientjournal. Nødvendige sikkerhetskrav knyttet til nevnte datasystem må også ivaretas i alarmsystemet. 4.2 Systemet skal kunne integreres mot andre systemer ved hjelp av web-tjenester. Systemet skal støtte de databaseløsninger som kommunen har driftsstøtte for. (Dette må detaljeres ytterligere: I Bergen kommune er dette i hovedsak racle og/eller MS SQL databaser) 5. Drift, service og vedlikehold 5.1 Leveransen skal omfatte nødvendig service og vedlikehold i 5 år, med ytterligere opp til 5 års opsjon. Leverandør skal utarbeide 9

10 Nr. bligatorisk krav ()/ drifts-, service- og vedlikeholdsplan som viser nødvendige tiltak/aktiviteter, hyppighet, og eventuelle forutsetninger. 6. Dokumentasjon 6.1 Alle deler av leveransen skal være dokumenter slik at de kan gjenskapes ved tap. All dokumentasjon skal leveres senest ved idriftsettelse av systemet. Endringer skal leveres fortløpende og umiddelbart. 7. Support Telefonsupport skal være tilgjengelig døgnet rundt, både på hverdager, søn- og helligdager. All support skal inngå i leveransen. 8. pplæring pplæring må kunne utføres i kommunens lokaler. Det skal leveres et opplæringsprogram for selvstudie på internett eller CD. Leveransen inkluderer opplæring ved oppstart pluss inntil 3 ganger per år. 9. Annet Systemet skal være basert på anerkjente teknologier og internasjonale standarder. Bergen,