Hjartdal kommune. Beredskapsplan. Del II Operativ plan

Transkript

1 Hjartdal kommune Beredskapsplan Del II Operativ plan November 2015

2 Innhald: 1. Kriseleiing organisering og etablering Målsetting Definisjon på ei krise Innkalling av kriseleiinga Deltakarar i kommunal kriseleiing Kriseleiinga har følgjande oppgåver Roller og rolledefinisjon Ansvarsfordeling Politi / Kommune Kven gjer kva? Praktisk tilrettelegging Rutinar for rapportering / logg Fullmakt Omsorg for ramma og berørte Kriseteam POSOM (psykososial støttetjeneste) Evakuerte og Pårørande Senter - EPS Evakuering inneber følgjande oppgåver Oppfølging av eigne tilsette Kommunikasjonsstrategi for kriseleiinga Ansvar Organisering av informasjonsarbeidet under ei krise Aktuelle media i nærområdet Telen Epost: telen@telen.no Telefon: / Telefaks: NRK som samarbeidspartnar under ei krise Informasjonskanalar Publikumstenesta sine oppgåver er som følgjer Interne rutinar for informasjon Forholdet til Kriseutvalet ved atomulukker - tiltakskort Nedtoning av krisen, evaluering og øving Nedtrappingsfase / etterbehandling Evaluering Oppdatering av kriseplanen Ajourføring og kvalitetssikring av planen Fordelingsliste av kriseplan November 2015 Side 2

3 Vedlegg Vedlegg Tekst Varslingsliste Kriseleiing, støttepersonar for kriseleiinga og Ikkje- kommunale instansar 1.2 Beredskapsråd 1.3 Varslingsliste, Kriseteam (POSOM) 2 Tiltakskort 3 Liste over nødvendig utstyr/personell 3.1 Nødvendig utstyr for etablering av kriseleiing 3.2 Nøkkelpersonell og nødvendig utstyr ved alternativ lokalisering 3.3 Personelloversikt sentralbord 3.4 Ressursoversikt, Hjartdal Røde Kors 4 Oversikt over kommunen sine mannskap og køyrety ved evakuering. EPS Ressursoversikt - andre aktørar 5 Rutinar for loggføring av innkomne og utgåande meldingar 6 Logg for den kommunalekriseleiinga 7 Romdisponeringsplan 8 Kvalitetssikring 8.1 Revisjonsliste 8.2 Sjekkliste for årleg kontroll av planverket 9 Varslingsplan ved viltulukker 10 Beredskapsplan ved atomulukker 11 Utdrag ROS Hjartdal kommune 2015 November 2015 Side 3

4 1. Kriseleiing organisering og etablering 1.1 Målsetting Kriseleiinga i Hjartdal kommune skal koordinere og leie alle kommunale tiltak når ei krise oppstår. Leiing og innsats skal skje på lågast mogeleg nivå. Nødvendig tiltak skal normalt gjennomførast i samsvar med gjeldene fagplanar for beredskapen i dei forskjellige utøvande einingane. 1.2 Definisjon på ei krise Ein kommune er i ei krise når det oppstår ein situasjon som truar eller kan true kommune sin kjerneaktivitet og / eller omdømme og tillit. Ei krise kan vere ei større ulukke eller katastrofe som går ut over det omfanget kommunen normalt er i stand til å handtere. Fellestrekk for dei fleste kriser: Krisen kjem overraskande Mangel på kontroll Vitale interesser står på spel Mange aktørar er involverte Stort tidspress Samanbrot i den regulære avgjerdsprosessen Fokus på kortsiktige løysingar Stor grad av uvisse Mangel på informasjon Intens oppfølging frå eksterne aktørar Panikk 1.3 Innkalling av kriseleiinga Beslutning om etablering av kriseleiing: Rådmann evt. Assisterande rådmann. Planen blir sett i verk ved ulykker, eller overhengande fare for ulykker og katastrofar som i omfang overgår kva det lokale brannvernet, helsevesenet og anna hjelpeapparat er dimensjonert for. I praksis vil det sei ulykker med meir enn 3 omkomne, ved stor utslepp av kjemikalie, farleg gods og langvarige skogbrannar. Om tilsette i Hjartdal kommune eller deira familie blir råka alvorlege ulykker skal alltid rådmann og ordførar bli varsla. Brannsjef, vakthavande lege eller den eininga som blir råka av hendinga/ulykka varslar ordførar og rådmann. November 2015 Side 4

5 1.4 Deltakarar i kommunal kriseleiing Titel Rådmann Assisterande rådmann Rådgjevar Ordførar Varaordførar Fagsjef Kommuneoverlege Leiar, samf.utv.avdelinga Organisasjonssjef Økonomisjef Rolle Leiar Nestleiar, kontakt til driftseiningar Beredskapskoordinator Mediakontakt Stedfortr.for ordførar, liaison Driftsansvarleg Helsefagleg ansvarleg Loggførar Informasjon/service Liaison Følgjande er rådgivarar (liaison), ein ekstra ressurs, og trer i funksjon etter behov: Politi/lensmannsetaten Fylkesmannen Konsbergregionen IKT-drift ( K-IKT) Brannsjef Leiar av kriseteam ( POSOM ) Prest Sivilforsvaret Heimevernet Mattilsynet Hjartdal Røde Kors Andre frivillige organisasjonar: Idrettslag, Helselag, Bygdekvinnelag o.a) Kriseledelsen reduserast eller aukast etter krisenes art og storleik. Dei som er faglege stedfortredere er også stedfortredere i ein krisesituasjon. 1.5 Kriseleiinga har følgjande oppgåver Avklare ansvarsforholdet til politiet skaffe oversikt over hendinga og kva konsekvensar det kan ha for kommunen og kommunen sine innbyggjarar varsle fylkesmannen nytte gjeldande (og normale) kommandolinjer i størst mogeleg grad halde løpande kontakt med fylkesmannen og politiet kalle inn nødvendige leiarar av faginstansar sette i verk informasjonstiltak, og evt. nødvendige tiltak med evakuering og forpleining og innsats frå Kriseteamet (POSOM) ivareta det overordna informasjonsarbeidet overfor publikum og tilsette sette i verk aktuelle kommunale fagplanar leie, koordinere og prioritere kommunen sin totale innsats og utnytte alle tilgjengelege kommunale ressursar loggføre alle aktivitetar i DSB-CIM eller på eige skjema rapportere jamnleg til fylkesmannen og eventuelle andre samarbeidande/nabokommunar Kommunal kriseleiing er ein overordna funksjon og kriseleiinga skal ikkje delta på skadestaden. November 2015 Side 5

6 2. Roller og rolledefinisjon 2.1 Ansvarsfordeling Ordførar har det formelle ansvaret for kriseleiinga Rådmannen leier arbeidet i kriseleiinga Ordføraren er kommunen sitt ansikt utad og skal gi innbyggjarane faktainformasjon om hendinga og kva tiltak kommunen set i verk. Ordføraren er talsperson for kriseleiinga. Dette ansvaret kan delegerast til informasjonsansvarleg i gitte situasjonar. Dei som til dagleg tek dei politiske og administrative avgjerdene skal også gjere det under ei krise. 2.2 Politi / Kommune Politiet sin operasjonssentral i Skien har det operative samordningsansvaret for heile Telemark. Kontakt mellom Politi og kommune i samband med krisehandtering skjer gjennom operasjonssentralen / lokal redningssentral (LRS). I den akutte fasen av ei ulukke eller katastrofe er det politiet som leier innsatsen ved skade/ulukkesstad, og som har det overordna ansvar for redningsarbeidet. Lokal redningssentral blir oppretta av lensmannen i Hjartdal. Kommunen sin innsats må i denne fasen koordinerast nøye med politiet/ LRS sin innsats. Det er politiet/ LRS som har ansvar og kontroll på det som blir sendt ut av informasjon i akuttfasen (Dette for å unngå at motstridande informasjon går ut til publikum). Kommunen må derfor klarere utsending av informasjon med politiet/lrs. Brannsjef og kommunelege blir innkalla til LSR direkte av politiet. Desse representerer Hjartdal kommune innan fagfelta sine, og kan såleis ikkje representere kommunen si leiing. Følgjande funksjonar representerer kommunen si leiing i LRS: Rådmannen m/ assisterande rådmann som avløysar. Hovudredningssentralen for Sør-Noreg telefonnr: / Melding om ulukker: Politiet har ansvar for å leie aksjonar der det er fare for liv og helse til menneske og dyr. Politiet kan i samråd med kommunen overdra delar av ansvaret for krisehandteringa til den kommunale kriseleiinga. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseleiing for hendingar som strekkjer seg over lengre tid og der den faren for menneskeliv er låg, eksempelvis flaum, frost, skogbrann og liknande. Kommunen sitt hovudfokus er å syte for ve og vel - husrom, varme, mat, omsorg, informasjon. Fylkesmannen skal utøve samordningsansvaret sitt i samband med krisehandtering på regionalt nivå, for å sikre optimale og koordinerte løysingar mellom alle aktørar. November 2015 Side 6

7 2.3 Kven gjer kva? Det er laga ei eiga oversikt med Kven gjer kva? under ei krise, med oppgåvefordeling i staben. Sentrale oppgåver er bl.a.: Beredskapskoordinator er Politiets kontaktperson undervegs beredskapskoordinator skal halde kontakten med Fylkesmannen og andre eksterne samarbeidspartnerar loggføring for avgjersler i kriseleiinga K-IKT riggar utstyr i kommadosentralen kommunestyresalen. 3. Praktisk tilrettelegging Kriseleiinga blir etablert i følgjande lokale: Kommunestyresalen Kriseleiinga nyttar følgjande nummer: - telefon (Kommunehuset) - telefaks: (Kommunehuset) - mobiltelefon: (ordførar) - mobiltelefon: (rådmann) Dersom kommunehuset ikkje kan nyttast, blir følgjande lokalisering nytta: Sauland: 2. etasje, Helsekontoret tlf , Hjartdal Elverk, 2. etasje, tlf Tuddal: Tuddal Oppvekstsenter, adm/personalrom Telefon Hjartdal: Hjartdal Oppvekstsenter, Gvammen Telefon Ved etablering på alternative lokalar nyttar kriseleiinga også følgjande nummer: - mobiltelefon: (ordførar) - mobiltelefon: (rådmann) - mobiltelefon: (beredskapskoordinator) For å kunne oppretthalde aktivitet i kriseleiinga sine lokale ved straumbrot er det nødvendig å ha tilgjengelege nødstraumsaggregat (lys, varme, datautstyr, samband med meir). Kommunen har aggregat til nødstraum, 115 Kva (Gentech). Dette er mobilt og kan fraktast rundt. Det finst også nokre små aggregat på hhv 18,5 og 1 Kva. Ansvarleg for å skaffe nødvendig utstyr: Fagsjef Morten Sæther, Leiande vaktmeister Leif Thorsen og Kongsbergregionen IKT-drift Kjøkkenet på Hjartdal Sjukeheim kan traktere opp til 100 personar ved behov. I tillegg kan det vere nødvendig å etablere avtale om matlevering frå cateringfirma/matvareforretning. Pressekonferansar haldast på hensiktsmessig stad jfr tilgang på trådløst nett o.l. Det er trådløs nettilgang i kommunale bygg, med felles tilgangsnøkkel: Kontakt: K-IKT November 2015 Side 7

8 4. Rutinar for rapportering / logg Informasjons- og rapporteringsmøte for kriseleiinga haldast når rådmannen/leiar bestemmer det. Hjartdal kommune nyttar krisestøtteverktøyet DSB-CIM det blir ført logg over alle dei avgjerdene kriseleiinga tek i DSB-CIM eller (mal) standard rapport basert på logg blir send fylkesmannen via DSB-CIM umiddelbart etter møteslutt servicekontoret registrerar spørsmål frå publikum i eigen logg og kva tema dei spør om (mal) 5. Fullmakt Rådmannen har fullmakt til å etablere kriseleiing, herunder iverksette varsling, beordre ekstraovertid/avvike frå Arbeidsmiljølov osb. i samband med kriser. Rådmannen har mynde til å avvike frå vedteke budsjett for å gjennomføre nødvendige tiltak i samband med ein krisesituasjon. Øvrige fullmakter er i høve til ordinært delegasjonsreglement. 6. Omsorg for ramma og berørte 6.1 Kriseteam POSOM (psykososial støttetjeneste) Hjartdal kommune sitt POSOM team skal gi profesjonell hjelp til dei ulike behova som personar i krise kan ha. Kriseleiinga innkallar kriseteamet som etablerer seg på eigna stad. Følgjande funksjonar er med i gruppa psykiatrikoordinator helsesyster ein fastlege NAV (Sosial) Politiet vil i samband med redningsaksjonar og liknande kunne ha behov for støtte av kriseteamet, uavhengig av om kommunen si kriseleiing er etablert. 6.2 Evakuerte og Pårørande Senter - EPS Kommunen kan ta avgjerd om å opprette og drifte EPS. Politiet vil også i akutte tilfelle kunne oppmode kommunen om å opprette og drifte ein EPS. Kommunen vil då få ansvar for å ta hand om berørde og pårørande. EPS blir oppretta ved større kriser og katastrofar. Kommunen sin kriseleiing samarbeider med politiet/ LRS og evnt. Sivilforsvaret. Det er etablert samarbeidsavtale* med Hjartdal Røde Kors (HRK). Som del av avtala har HRK fått ansvaret for evakuering / flytting av berørte og pårørande i Hjartdal kommune og drift av EPS. * Samarbeidsavtale med HRK skal behandlast politisk vinteren 2016 Lokalisering; Avhengig av konkret behov - Hjartdal sjukeheim, Røde-Kors-huset i Tuddal, Hjartdal Oppvekstsenter, Tuddal Oppvekstsenter, Sauland skule, Sauland Barnehage. November 2015 Side 8

9 Oversikt over transportmiddel og personar som kan effektuere transport er eige vedlegg. 6.3 Evakuering inneber følgjande oppgåver Skaffe oversikt over befolkninga i det aktuelle området. Informere befolkninga i evakueringsområdet om kva dei skal ta med seg, td. varme klede, teppe, nødvendige medisinar, noko mat og drikke med meir. Skaffe eigna transportmiddel avhengig av kva menneske som skal flyttast. Samle personar i eigna lokale når ikkje innkvartering kan skje direkte. Gjennomføre registrering av kven som blir innkvartert kor, kven som flytter på eiga hand, kor desse bur, og andre nødvendige opplysningar etter behov. Kontrollere at evakueringsområdet er tomt, og setje ut vaktmannskap. Gi omsorg og sørgje for forpleining til evakuerte personar. Gjere avtale med prest og frivillige organisasjonar som Kvinners Frivillige Beredskap, bygdekvinnelag og kommunen sitt kriseteam om psykisk og praktisk hjelp. Gi løpande informasjon til dei evakuerte. Alle overnemnde oppgåver blir utførde evnt. på oppdrag frå, eller i nært samarbeid med LRS/skadestadsleiinga. 6.4 Oppfølging av eigne tilsette Kriseleiinga leier arbeidet med oppfølging av eigne tilsette. Kriseleiinga vel ut ein ansvarleg person for oppfølging og kontakt med kriseteamet, vanlegvis vil dette vere assisterande rådmann. Hjartdal kommune har eigen avtale med Stamina, bedriftshelseteneste. Kontaktperson: Irene Johanne Førde, irene.j.forde@staminagroup.no, (mob) 7. Kommunikasjonsstrategi for kriseleiinga Målsetjing med informasjon i ein krisesituasjon: Redde liv og helse Vise omsorg Bevare tillit 7.1 Ansvar Politiet har eit sjølvstendig ansvar for å informere om ulukka, redningsarbeidet og etterforskinga. Kommunen skal informere om dei tiltaka kommunen har sett i verk og har ansvar for, for eksempel oppretting av EPS og aktuelle telefonnummer. Dersom kommunen er i tvil om kva informasjon den kan gå ut med, blir dette avklart med politiet. Ordførar er alltid ansvarleg for informasjon som går ut frå kommunen. Det er ordførar eller varaordførar som uttaler seg på vegne av kommunen. I ein krisesituasjon er behovet for hurtig og korrekt informasjonen til befolkninga, tilsette og media svært stort. Kommunen må i slike situasjonar rekne med stor pågang både frå enkeltpersonar og media. Det vil vere behov for mange personar og kommunikasjonslinjer for å møte dette behovet. November 2015 Side 9

10 7.2 Organisering av informasjonsarbeidet under ei krise Hjartdal kommune etablerer informasjonskontor på kommunehuset (Hjartdalssalen) Kommunen opprettar eigne telefonlinjer for publikum med svarteneste. Organisasjonssjefen er ansvarleg for at svartenesta og informasjonen får nødvendig og korrekt informasjon for vidareformidling til publikum og presse. Informasjon til publikum vil også skje fortløpande på Hjartdal kommune si heimeside og sosiale medier. Kommunen vil nytte digitalt varslingssystem via SMS og talemelding til fasttelefoni for å nå innbyggjarane. Kriseleiinga vurderar fortløpande behov for utvida opning av servicekontoret Følgjande person(er) er ansvarleg for informasjons- og publikumstenesta i Hjartdal kommune: Ordførar (informasjonsansvarleg) Organisasjonssjef Torleif Nordskog Økonomisjef Oddvar Nygård Tilsette ved servicekontoret Tenesta blir tilpassa den aktuelle situasjon, og blir bemanna etter behov. Ansvarleg for å skaffe nødvendig utstyr: fagsjef Morten Sæther, Leiande vaktmeister Leif Thorsen og Kongsbergregionen IKT-drift 7.3 Aktuelle media i nærområdet Telen Epost: telen@telen.no Telefon: / Telefaks: Varden Epost: redaksjonen@varden.no Telefon: / Telefaks: Telemarksavisa Epost: desken@ta.no Telefon: / Telefaks: NRK som samarbeidspartnar under ei krise Kriseleiinga og politiet samarbeider tett med NRK distriktsradio ved større hendingar og kriser. NRK kan splitte sitt sendenett og sende nyheiter under ei krise berre for distriktet vårt. Organisasjonssjef opprettar kontakt og samarbeid med NRK umiddelbart ved krise. Radiosendingar med informasjon er til stor nytte i krisesituasjonar. NRK Telemark Epost: telemark@nrk.no Telefon: / Faks: Informasjonskanalar Inn til kommunen: - Telefonnr: E-post: postmottak@hjartdal.kommune.no eller beredskap@hjartdal.kommune.no - Faks: November 2015 Side 10

11 - Oppmøte på kommunehuset - Overvaking av media og sosiale medier - Hjartdal kommune sine facebooksider Ut frå kommunen: - Hjartdal kommune sine heimesider (aktivere beredskapsmodus) - Hjartdal kommune sine facebooksider Via postkasse - Via skular og barnehagar (informasjon til barn og pårørande) - Informasjonsmøte i forsamlingslokale - Plakatar og løpesetlar - Oppsøkje berørde husstandar - Meldingar via SMS og fastttelefon 7.6 Publikumstenesta sine oppgåver er som følgjer Å gje publikum informasjon på eit tidlegast mogeleg tidspunkt under krisen og formidle kontakt med Kriseteam, eller andre instansar for dei som måtte trenge dette. Tenesta blir avgrensa til telefonsvarteneste og er ikkje påtenkt noka aktiv informasjonsleiande rolle. Relevant informasjon som kjem til publikumstenesta skal umiddelbart formidlast vidare til kriseleiing og leiar av informasjonstenesta. Frigitt informasjon frå Kriseleiinga formidlast ut frå publikumstenesta. 7.7 Interne rutinar for informasjon Det må etablerast gode rutinar for informasjonsflyt mellom informasjons-og publikumstenesta og kriseleiinga. Relevant informasjon frå publikum, media og andre kanalar som kjem til informasjons-og publikumstenesta må formidlast raskt til kriseleiinga. Inngåande informasjon Meldingar skal førast på eige skjema. Sekretariatet tar kopi til kriseleiinga og arkiv og leverar til dei respektive. Loggførar i kriseleiinga førar relevant informasjon via DSB-CIM eller på tavle og oppdaterer kart. Meldingar, spørsmål og anna informasjon som ein kan svare på med ja eller nei bør ein ikkje loggføre Utgåande informasjon Godkjent informasjon skal leggast ut på Internett og gjerast tilgjengeleg for sentralbordet. Når det kjem ny informasjon, må dei som sit på sentralbordet blir gjort merksame på det slik at dei kan bringe informasjonen vidare Kriseleiinga skal rapportere til einingar og fylkesmannen etter nærare oppmoding. Kriseleiinga delar situasjonsrapportar (DSB-CIM) med nabokommunar og andre fortløpande Pressemeldingar og annan skriftleg informasjon blir ikkje send ut før det er godkjend av kriseleiinga. November 2015 Side 11

12 8. Forholdet til Kriseutvalet ved atomulukker - tiltakskort 11. Dersom Kriseutvalet ved atomulukker trer saman vil melding om iverksetjing av tiltak komme frå Kriseutvalet, via Fylkesmannen til kommunen. Kommunen sitt ansvar er å sørgje for at pålagte oppgåver utførast. Kommunen sine oppgåver vil vere: Etablere kommunen si kriseleiing Sjå til at dei tiltaka som ein har sagt skal iverksettast blir gjennomført lokalt Sjå til nødvendig samordning av fagetatane sine tiltak lokalt, til dømes landbruk, helse, næringsmiddeltilsyn, miljø og fiskeri. Vidare bringe relevant informasjon frå ansvarlege sentrale og regionale styresmakter Leggje til rette for effektiv informasjonsutveksling mellom dei respektive fagetatar Sørgje for at relevante opplysningar blir gjorde kjende for ABU v/fylkesmannen sin krisestab Hjelpe politiet med evakuering og sikring eller anna etter behov 9. Nedtoning av krisen, evaluering og øving 9.1 Nedtrappingsfase / etterbehandling Kriseleiinga vedtek: at krisen er over og at kommunen går tilbake til vanleg drift om (og eventuelt kor lenge) opplegg for kriseinformasjon skal haldast ved lag etter at kriseleiinga sine andre oppgåver er fullførde. igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell 9.2 Evaluering Vurdering/ gjennomgang av hendingsgang av krise blir så vurdert snart som mogeleg etter at krise er avslutta. Gjeld alle oppgåver og aktivitetar som ligger til kommunal kriseleiing. Det skal utarbeidast ein rapport etter evaluering. Ved vesentlege avvik frå planen skal denne endrast umiddelbart. Avhengig av den aktuelle hendinga vurderast omfanget av debriefing og evalueringsarbeidet. 10. Oppdatering av kriseplanen Hjartdal kommune sin plan for kriseleiing er revidert og oppdatert. Dei einskilde verksemdene (der dette er aktuelt) har utarbeidd eigne beredskapsplanar for si verksemd Ajourføring og kvalitetssikring av planen Det skal vere ein årleg hovudgjennomgang av planen innan 1.mai Varslingsliste blir gjennomgått og ajourførd kvart kvartal. Revisjonar og ajourføring skal meldast på vedlagde revisjonsliste. Årleg revisjon skal kvalitetssikrast ved hjelp av eiga sjekkliste. Det skal årleg haldast møte med kriseleiing, nødvendige støttepersonar og andre aktuelle personar/instansar for å gjennomgå planen og gjere nødvendige justeringar i planverket. November 2015 Side 12

13 Etter kvar gong planverket har vore nytta anten i reell hending eller i øving skal det gjennomførast ei evaluering av planen for å finne forbetringspunkt. Alle revisjonar og oppdateringar blir utførde/kontrollerast av beredskapsansvarleg. Det gjennomførast ein hovudrevisjon kvart 4. år der resultatet skal inngå som eit grunnlag for arbeidet med revisjon av kommuneplanen. Risiko- og sårbarheitsutvalet skal gjennomgå og revidere ROSanalysa på bakgrunn av endra påverknader utanfrå (fysiske eller samfunnsmessige føresetnader, lovar, forskrifter, vedtak m.m), og innanfrå (målsetjingar, vedtak, planar, årsmeldingar m.m) 10.2 Fordelingsliste av kriseplan Kriseleiinga Servicekontoret Leiar av Kriseteam/POSOM Lensmannen i Hjartdal Kongsbergregionen IKT-drift Fylkesmannen Sivilforsvaret Hjartdal Røde Kors Når årleg revisjon medfører endring i planen skal alle innehavarar av denne planen få tilsendt melding om at ny versjon leggjast i K-losen/Compilo. November 2015 Side 13