Konstituerende styremøte i S/E Tananger Brygge.

Transkript

1 Knstituerende styremøte i S/E Tananger Brygge. Møtedat Møtetidspunkt Etter sameiermøtets avslutning Møtested Hummeren Htel Tilstede Gr H. Bjelland, David Cke, Kåre Eikli, Kjell Watne, Per Ott Selnes Fra frretningsfører møtte Helene Vaaland Eriksen Saksversikt 01/11 Knstituering av styret 02/11 Elektrnisk kmmunikasjn med frretningsfører 03/11 Fullmakt fr elektrnisk ppgaveinnlevering 04/11 Frdeling av styrehnrar fr /11 Melding m endring til Brønnøysundregisteret 06/11 F@kturabehandling - Attestasjn 07/11 Retningslinjer fr styrearbeid 08/11 HMS Internkntrll 09/11 Infrmasjn m hjemmesideløsningen Herbrvi.n 10/11 Infrmasjn fra frretningsfører 01/11 Knstituering av styret Styrets sammensetning: mer g varamedlemmer må ppgi sitt fødselsnummer med 11 siffer fr å få registrert selskapet i Enhetsregisteret. Ved bruk av elektrnisk fakturabehandling må adresse g mbiltelefn-nummer ppgis. Påse at alle pplysninger sm navn, persnnummer, mailadresse g mbilnr. Er krrekt skrevet. Leder Varamedlem Varamedlem : Per Ott Selnes : Gr H. Bjelland : Reidar Lund : Rune Hldhus : Kjell Inge Watne : David Cke : Kåre Eikli 02/11 Elektrnisk kmmunikasjn med frretningsfører Saksinfrmasjn Det freslås at styret aksepterer at kmmunikasjn mellm OBOS g styret kan skje elektrnisk i frm av e-pst, g at bligselskapets e-pstadresse bligselskapetsnavn@styrermmet.net benyttes sm bligselskapets e-pstadresse. Elektrnisk pst innkmmet til nevnte e-pstkasse anses å ha kmmet frem til bligselskapet.

2 Sm en service vil OBOS i tillegg, etter styrets ønske, sende e- pst til styrelederes e-pstadresse, g/eller til den eller de i styret sm håndterer den aktuelle saken. Pstkassen på er likevel å anse sm den ffisielle elektrniske pstadressen, g pstkassen der må kntrlleres av styret jevnlig. Pst i papirfrmat innkmmet til OBOS fra andre blir videresendt til styret i rdinær pst. Det samme gjelder pst fra OBOS, der OBOS finner det riktig å sende dkumentet/dkumentene i rdinær pst. 03/11 Fullmakt fr elektrnisk ppgaveinnlevering Saksinfrmasjn S/E Tananger Brygge gir herved OBOS Hetland Eiendmsfrv. AS fullmakt til å benytte utfyller- g innsendingsrettigheter i Altinn sm er relevante i frhld til utførelsen av ppgavene angitt i kntrakt eller bestilte tilleggstjenester. Fullmakten er gjeldende så lenge OBOS Hetland Eiendmsfrv. AS er frretningsfører g/eller regnskapsfører fr S/E Tananger Brygge. er Altinn en internettprtal sm frenkler innsending av dkumenter til det ffentlige. 04/11 Frdeling av styrehnrar fr 2010 Frslag til vedtak På sameiermøtet ble det bevilget kr ,- sm frdeles i henhld til tidligere styrevedtak. Navn David Geffrey Cke Gr Hjrtland Bjelland Kjell Inge Watne Rune Hldhus Liv Anita Cayced %-andel 50 % Kr 05/11 Melding m endring til Brønnøysundregisteret Saksinfrmasjn Selskapet må melde endring av styresammensetningen til Fretakregisteret/Enhetsregisteret. Endringsmeldingen sendes selv m hele styret blir gjenvalgt. Skjemaet skal kun undertegnes av styreleder g de valgte styremedlemmer (varamedlemmer skal ikke undertegne), jf. side 6 punkt 28. Styrets leder g ett styremedlem tegner lagets firma sammen. Det vil si at disse kan frplikte laget på styrets vegne. Styret må ppnevne en kntaktpersn mt Brønnøysundregisteret, jf. side 2 punkt 12. Denne kan være styreleder eller annet styremedlem. Frretningsfører sender meldingen til Brønnøysundregisteret. Frslag til vedtak Styret undertegner pkt. 28 på skjemaet. Styreleder ppnevnes sm kntaktpersn. Frretningsfører sender meldingen til

3 Brønnøysundregisteret. 06/11 - Attestasjn Saksinfrmasjn Ved endring i styrets sammensetning eller bytte av bruker til elektrnisk fakturabehandling, må dette meldes til frvaltningsknsulenten. I tillegg til navn g adresse, må det ppgis vedkmmendes adresse g mbilnummer. Attestasjn er en bekreftelse av at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en gdkjennelse av at kstnaden gjelder selskapet g kan utbetales. Ved elektrnisk fakturabehandling må det være minst 2 styremedlemmer fr å kunne behandle fakturaer. De nye styremedlemmene sm skal ta i bruk elektrnisk fakturabehandling vil få versendt sitt eget passrd, brukerprfil g brukerveiledning fra frretningsfører pr. e-pst. 07/11 Retningslinjer fr styrearbeid Saksinfrmasjn Med det frmål å være hjelpemiddel i utøvelsen av tillitsvervet har frretningsfører utarbeidet retningslinjer fr styrearbeid. Retningslinjene behandler blant annet habilitetskrav, frvalteransvar, bruk av anbud, taushetsplikt, attestasjns- g anvisningsrett. Frretningsfører freslår at styret i første rdinære styremøte går gjennm retningslinjene g gjør beslutning m å følge de anvisninger sm her er gitt, eventuelt med endringer der dette er hensiktsmessig, uten å bryte med øvrig regelverk fr styreansvar. 08/11 HMS Internkntrll Saksinfrmasjn Frskrift m systematisk helse, miljø- g sikkerhetsarbeid (internkntrllfrskriften av ) trådte i kraft 1. januar Frskriften stiller krav m at den enkelte virksmhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lver g frskrifter gitt av det ffentlige. Under virksmheter regnes alle typer bligselskap uavhengig av størrelse. Fr å leve pp til dette ansvaret, kreves det at alle bligselskap minst har internkntrllsystemer innen: Brannvern Byggherrefrskriften ved bygge- g anleggsarbeid Lekeplassutstyr Egenkntrll av det elektriske anlegget i bligselskapet g i leilighetene Jevnlige aktiviteter, sm vernerunder g inspeksjner fr å ivareta dette kravet. Styret har et særskilt ansvar fr at det innføres/utøves internkntrll g at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte.

4 OBOS Kmpetanse har i den frbindelse utarbeidet en håndbk (med mulighet fr å tegne abnnement på ajurhld) fr å ivareta sameienes behv fr å starte pp en HMS-prsess. Det tilbys gså kurs sm gir en enkel innføring i et internkntrllsystem basert på håndbken. I tillegg kan gså OBOS Prsjekt A/S bistå styret i å utvikle en plan g et system fr ivaretakelse av internkntrllfrskriften. (Infrmasjn m HMS g frskrifter finnes gså på Styrermmet). Styrets leder vil være HMS-ansvarlig. Den særlige ppgaven å påse at sameiet har de nødvendige aktiviteter g systemer fr å ivareta kravene i henhld til HMSlvgivningen kan delegeres til en annen i styret. Styret går inn fr at Gr H. Bjelland fungerer sm HMS-kntakt i sameiet. Følgende er gjrt i vårt sameie: 09/11 Infrmasjn m hjemmesideløsningen Herbrvi.n Saksinfrmasjn OBOS ønsker at alle bligselskaper skal kunne lage sine egne hjemmesider. Med verktøyet Herbrvi.n tilrettelegger vi fr det. I løsningen får en blant annet verført g ppdatert infrmasjn direkte fra OBOS sm fr eksempel styret, kntaktpersner, vaktmester, rganisasjnsnummer, frsikring, vedtekter, husrdensregler, årsberetninger med mer. Kstnader fr hjemmesideløsningen er en etableringsavgift g et løpende abnnement pr måned. Abnnementet inkluderer serverleie g subdmene. Ved behv fr brukestøtte vil det bli fakturert etter medgått tid. Priser jfr etter den til enhver tid gjeldende prislister. Fr mer infrmasjn se Styret ønsker å etablere egen hjemmeside g frvaltningsknsulenten følger pp bestilling med styret. 10/11 Infrmasjn fra frretningsfører Saksinfrmasjn OBOS Hetland Eiendmsfrv. AS representant rienterte m samarbeidsfrmer g rutiner mellm frretningsfører g sameiet. Kpi av frretningsførerkntrakten g infrmasjnsmateriell m.m. fra frretningsfører ble delt ut. Det ble rientert m Internettløsningen : Adresse: Sameiets nye brukernavn g passrd til Styrermmet vil bli ettersendt til alle styremedlemmene fra frretningsfører.

5 Frvaltningsknsulent vil ta kntakt med styreleder fr gjennmgang av kntraktsfrhld g samarbeidsfrmer Prtkllen gdkjennes av undertegnede: Gr H. Bjelland /s/ David Cke /s/ Kåre Eikli /s/ Kjell Watne /s/ Per Ott Selnes

6 OPPGJØRSSKJEMA FOR HÅNDKASSE ELLER REFUSJON ANDRE UTLEGG. SELSKAP: 1530 S/E Tananger Brygge Alle bilagene må være riginaler Bilag nr. Hva bilaget gjelder kr SUM ========================================================= Pengene bes verført til: Navn: Adresse: Pstnummer: Kntnummer: Dat: Anvist av: Styreleder eller annen persn med anvisningsmyndighet