Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune"

Transkript

1 Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert på adresser i Rosenholmveien Rapportdato: Utarbeidet av: Jon Sandven

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon Gjennomføring Oslo kommune - Bydel Søndre Nordstrand Tilsynsområder Arkivansvar, organisering og arkivplan Journalføring og dokumentfangst Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Tapt arkivmateriale Oppsummering

3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Oslo gjennomførte stedlig tilsyn i Bydel Søndre Nordstrand i Oslo kommune Fylkesmannen i Oslo og Akershus var på forhånd varslet om tilsynet. Hjemmel for Riksarkivets og statsarkivenes tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. 1 Hensikten med tilsynet er å kontrollere at gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver blir oppfylt. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivloven og arkivforskriften krever blant annet at kommunene skal ha en depotordning for eldre arkiver, oppbevare dem i sikre lokaler og gjøre arkivene tilgjengelige for publikum. 2 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor understreket nødvendigheten av at statsarkivene har tilsyn med kommunene og fylkeskommunene. 3 Undersøkelsen viste manglende sikring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir økt risiko for at bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Videre viste undersøkelsen at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for fremtiden. Særlig er situasjonen kritisk for fagsystemene. Mye arkivmateriale er også utilgjengelig for publikum. Riksarkivaren har siden 2010 hatt et økt fokus på tilsyn med arkivene i kommunal sektor. I stortingsmeldingen om arkiv fra 2012 blir også effektivt tilsyn med kommunal sektor beskrevet som en av de viktigste utfordringene for Arkivverket. 4 Statsarkivene gjennomfører nå tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommuner over hele landet. I Oslo gjennomføres tilsyn med samtlige bydeler, etater og virksomheter som er egne organer i henhold til arkivforskriften 1-1. Bydel Søndre Nordstrand er den 12. bydelen i Oslo kommune som får tilsyn. 1 LOV nr 126: Lov om arkiv [arkivlova]: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/ FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv: https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/ Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Dokument 3:13 ( ): 4 Meld. St. 7 ( ) Arkiv: https://www.regjeringen.no/contentassets/8c6e9a91aa6d488580c8f1f76563fb52/nnno/pdfs/stm dddpdfs.pdf 3

4 1.2. Dokumentasjon I forkant av tilsynet mottok vi en liste over fagsystemene som er i bruk i bydelen, arkivplan, statistikk over journalførte dokumenter, innsynsrutiner, saksbehandlerrutiner, organisasjonskart, oversikt over arkivlokalene, samt en rekke dokumenter under utarbeidelse som tillegg til arkivplanen. Bydelen oversendte også resultat av kontrollsøk i journalen. I tillegg har vi benyttet bydelens svar på Riksarkivarens årlige undersøkelser (arkivstatistikken) 5, diverse informasjon på Oslo kommunes nettsider 6 samt bydelens internettsider 7 til å forberede tilsynet. Under og i etterkant av tilsynet mottok Statsarkivet en del tilleggsinformasjon som ble etterspurt, bl.a. stillingsinstruks for arkivleder Gjennomføring Tilsynet ble gjennomført i bydelsadministrasjonen i Rosenholmveien, i tillegg til møter og befaring hos barnevernet og fjernarkivet. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Oslo møtte seniorrådgiverne Marcus Liebold og Jon Sandven. Fra Bydel Søndre Nordstrand møtte: Hans Reidar Ness, bydelsdirektør. Lillian E. Aakervik, assisterende bydelsdirektør. Elisabeth Mürer, HR-sjef. Tora M. Johnsen, seksjonsleder lønn/arkiv. Svein Brøyn, arkivleder. Unn Nicolaysen, jurist. Kristin Klokkervold, spesialkonsulent, operative enheter. Liv A. Diesen, barnevernleder. Vibeke Sandøy, familiekoordinator, barnevernet. Liv Porsvik, arkivansvarlig, barnevernet. Ellen Trulssen, enhetsleder, NAV kommune. Hege Halvorsen, seksjonsleder økonomi og personal, NAV. Ellen Beate Elvrum, teamleder, merkantile tjenester, NAV. Ness, Aakervik, Mürer, Nicolaysen og Klokkervold deltok på et oppstartsmøte samt et avsluttende møte. Trulssen deltok på oppstartsmøtet samt en del om arkivrutiner i NAV. Diesen, Sandøy og Porsvik deltok på oppstarts- og avslutningsmøtene samt en egen del om arkivrutiner innen barnevernet. Halvorsen og Elvrum deltok på møte om arkivrutiner i NAV. Johnsen deltok på oppstarts- og avslutningsmøtene, samt i intervju om dagligarkiv og arkivdanning sammen med arkivleder Svein Brøyn. Brøyn deltok under alle deler av tilsynet. 5 Resultatene fra spørreundersøkelsene er tilgjengelig på:

5 2. Oslo kommune - Bydel Søndre Nordstrand Oslo kommune utgjør både en kommune og et fylke. Oslo kommune har innbyggere og over ansatte. Oslo kommune innførte i 1986 et parlamentarisk system der byrådet står ansvarlig overfor bystyret. Ved innføringen av det parlamentariske systemet avløste byrådet den tidligere rådmannsfunksjonen og overtok ledelsen av kommunens administrasjon. Byrådet leder kommunens administrasjon, innstiller til bystyret og er ansvarlig for gjennomføringen av bystyrets vedtak. Bystyret på sin side handler på kommunens vegne i alle saker som ikke er delegert til andre kommunale organer og fører det overordnete tilsynet med kommunens samlede virksomhet. Bystyret vedtar budsjett for alle kommunale virksomheter, delegerer myndighet til byrådet og andre utvalg og behandler bl.a. saker som fremlegges av byrådet. Under bystyret sorterer kommunens 15 bydelsutvalg med sine respektive administrative enheter. Det er bydelsdirektøren som administrativt leder bydelen. Vedkommende er underlagt byrådet med kommunaldirektøren i Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester som sin nærmeste overordnede. Bydelsutvalget, som består av 15 direkte valgte medlemmer, er bydelens øverste politiske organ. Bydelsutvalget har ansvar for de desentraliserte kommunale oppgavene, og skal føre tilsyn og kontroll med bydelsadministrasjonen og tjenestene som utføres der. Bydelene har ansvar for å organisere et tjenestetilbud på sine arbeidsområder innenfor den budsjettrammen som fastsettes av bystyret. Arbeidsområdene er knyttet til lov om barnehager, lov om barneverntjenester, lov om helsetjeneste i kommunene, lov om sosiale tjenester, lov om vern mot smittsomme sykdommer, samt kommunale oppgaver etter andre lover og frivillige kommunale ordninger som bystyret delegerer. Bydelsorganiseringen ble introdusert i 1988, etter at enkelte områder i Oslo hadde deltatt i et treårig prøveprosjekt fra Bydel Søndre Nordstrand var en av fire prøvebydeler. I 1988 ble det etablert 25 bydeler med ansvar for hver sin del av byen. Bystyret vedtok senere å redusere antall bydeler fra 25 til 15 med virkning fra For Bydel Søndre Nordstrand medførte reformen i 2004 ingen endringer. Bydel Søndre Nordstrand ligger sørøst i Oslo og har og har ca innbyggere og 1200 ansatte (ca 850 årsverk). Bydelen grenser til kommunene Ski og Oppegård. Bydelsadministrasjonen er plassert ved Rosenholm stasjon. Oslo kommune har definert samtlige av kommunens rundt 50 virksomheter, inkludert hver bydel, som egne organer henhold til arkivforskriften 1-1, jf. også Oslo kommunes arkivinstruks pkt Bydel Søndre Nordstrands arkivtjeneste er en del av seksjon for lønn og arkiv, som igjen tilhører HR- 8 8 I henhold til Riksarkivarens rundskriv nr. 1/1999 angående rapportering om organer og arkivlokaler, sendte Byrådsavdeling for kultur og utdanning en oversikt over kommunens organer til Statsarkivet den Ifølge Byrådsavdeling for kultur og næring sine oppdateringer av , regnes følgende virksomheter som eget organ i henhold til arkivforskriften 1-1: Byrådsavdelingene (samlet), foretak, etater, bydeler, Bystyret (samlet inkludert bystyrets sekretariat, komiteene, Forretningsutvalget og Oslo kommunes klagenemnd), Kommunerevisjonen og Kontrollutvalget. 5

6 avdelingen. Bydelen har elektronisk journalføring og papirarkiv. 9 Bydelen har brukt ephorte siden Det er kun arkivleder som jobber i arkivtjenesten. Vedkommende har vært i stillingen siden slutten av 1990-tallet. Det har vært perioder der det har vært tilknyttet ytterligere en person til arkivet, men dette er ikke permanent. Bydelen er imidlertid nå i prosess for å ansette en medarbeider til, i full stilling. Arkivleder har ansvar for personalarkiver, sakarkivet, post, journalføring og er systemansvarlig for ephorte. Bydelen har arkivlokaler i bydelsadministrasjonen samt hos barneverntjenesten og i et fjernarkiv noen hundre meter fra bydelsadministrasjonen. 3. Tilsynsområder Blant tilsynsområdene var arkivorganisering og arkivdanning, herunder arkivplan, journalføring og fagsystemer. I tillegg ble det ført tilsyn med kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre, avsluttede og bortsatte arkiver Arkivansvar, organisering og arkivplan Arkivforskriften 1-1 slår fast at Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. Kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at undeliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Dette innebærer at det er bydelsdirektøren som administrasjonssjef i bydelen som har det øverste arkivansvaret i en bydel. Dette er definert i Bydel Søndre Nordstrands arkivplan. Planen sier videre at «bydelsdirektør skal utpeke en arkivansvarlig samt nødvendig kvalifisert bemanning til utføring av de daglige arkivoppgavene.» Det foreligger dog ikke noe delegasjonsskriv, som sier hvilken myndighet som er tillagt arkivleder. Arkivleders ansvarsområder er nærmere beskrevet i stillingsinstruksen. Arkivplanen sier at «Arkivansvarlig skal påse at alt daglig arkivarbeid i Bydel Søndre Nordstrand fungerer i samsvar med arkivplanen og Retningslinjene for arkivarbeid i Oslo kommune.» Bydelen må dermed sies å ha definert arkivansvaret formelt, selv om det hadde vært en fordel om forholdet var beskrevet enda tydeligere. Dette gjelder særlig med hensyn til fagsystemer og desentraliserte arkiver, der ansvaret ikke er definert verken i arkivplan eller arkivleders stillingsinstruks. Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. I henhold til arkivforskriften 2-4 skal daglig arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. I dagligarkivet inngår sakarkivet med tilhørende databaser som journaler, journalregistre og 9 Dagligarkivet utgjør 120 hyllemeter. 6

7 kopibøker osv. I tillegg kommer møtebøker, fagsystemer, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til den virksomheten organet driver. Arkivleder har ikke reelt ansvar for arkivarbeidet i de ulike enhetene, som for eksempel barnevernet. Den rådende oppfatningen i administrasjonen er at arkivleder kun har en rådgivende rolle overfor de desentraliserte tjenestestedene. Det er intet formalisert samarbeid mellom arkivtjenesten og tjenestestedene. Tjenestestedene tar kun sporadisk kontakt med arkivtjenesten, for eksempel når de ønsker å overføre materiale til fjernarkivet. Arkivtjenesten i Bydel Søndre Nordstrand har ikke fullmakter og ressurser ut over daglig drift av sakarkiv og fagsystemene er ikke oppfattet som arkiv og arkivtjenestens ansvar. Dermed har bydelen i praksis desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. I praksis har arkivleder kun ansvar for sak- og arkivsystemet ephorte og (de fleste) papirarkivene i bydelsadministrasjonens lokaler, samt fjernarkivet. Fagsystemene er svært knapt omtalt i arkivplanen og fagsystemene er i praksis ikke oppfattet som arkivleders ansvarsområde. Desentraliseringen vises når det i arkivplanen heter at: «Bydelen har en rekke fagsystemer, som benyttes til saker som omhandler enkeltpersoner (brukere, klienter osv.). Beskrivelsen av de enkelte systemene vil utgjøre en del av tjenestestedenes arkivplaner, som etter utarbeidelse/oppdatering vil bli vedlegg til bydelens arkivplan.» I følge arkivforskriften 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer osv. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen skal bidra til at organet har god styring på hele arkivfeltet. I arkivforskriften 2-6 tredje ledd heter det at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir brukt til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte. Riksarkivaren har utarbeidet en mal for arkivplaner, som viser hva som må være med i en slik plan. 10 Man trenger ikke å følge dette oppsettet, det viktige er at organet har en arkivplan som er oppdatert og som kan brukes. Bydel Søndre Nordstrands arkivplan ble sist oppdatert i Den er ikke behandlet av bydelsutvalget eller av ledergruppa. Planen inneholder mange av punktene som er nevnt i Riksarkivarens mal for arkivplan, men en del av punktene er noe knappe og generelle. Som nevnt omtaler den så vidt fagsystemene, selv om det meste av den dokumentasjonen bydelen skaper skapes i fagsystemene. Planen har en grei oversikt over bydelens organisering og endringer i denne. Den er likevel mangelfull på noen punkter, blant annet på beskrivelsen av elektronisk skapt dokumentasjon og langtidsbevaring av denne. Videre mangler en detaljert funksjons- og oppgavebeskrivelse av de enkelte fagarkivene og fagsystemene som bydelen benytter seg av, samt en redegjørelse for hvilket materiale som skapes i disse systemene og hvordan dette blir vurdert med tanke på bevaring og 10 7

8 kassasjon. 11 Det foreligger ingen informasjon om avsluttede elektroniske systemer, utenom journalføringssystemene. Mangelfull dokumentasjon i forhold til fagsystemene gjelder samtlige bydeler som Statsarkivet i Oslo har ført tilsyn med. Bruk av fagsystemene koordineres sentralt i Oslo kommune. Det er fagetatene som er ansvarlig for anskaffelse og drift av, samt brukerstøtte i systemene. Bydelen har ingen innflytelse på valg av systemer til oppgaveløsning. Bydelen har lagt frem flere vedlegg til arkivplanen, som delvis gir utfyllende opplysninger. Det dreier seg dels om beskrivelser av praksis på tjenestestedene og dels mer generelle regler som gjelder for eksempel barneverntjenesten i hele kommunen. Det er uheldig at flere rutiner ikke er oppdatert og dette er ikke i tråd med kravene i arkivforskriftens 2-2. Bydel Søndre Nordstrand innfrir bare delvis arkivforskriftens krav til arkivansvar, arkivorganisering og arkivplan Journalføring og dokumentfangst Arkivforskriften 2-6 til 2-9 fastslår at en offentlig virksomhet skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene som opprettes. I journalen skal det registreres alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for organet. Dersom det benyttes elektronisk journal, skal denne følge Noark-standarden. Bydel Søndre Nordstrand har elektronisk journalføring og papirarkiv. Bydelen har benyttet det Noarkgodkjente saksbehandlings- og arkiveringssystemet ephorte siden I 1990 tok bydelen i bruk journalsystemet ND-Noark og fra 1996 On-file/Jass. Den første perioden er kun tilgjengelig på papir. Perioden fra er tilgjengelig som historisk base i ephorte, jf. arkivforskriften 3-15 og Det er ikke deponert uttrekk til Oslo byarkiv, jf. arkivforskriften Det er ikke foretatt periodisering siden man innførte ephorte. Det kan være risikofylt med en så lang arkivperiode, men bydelen har avventet innføring av fullelektronisk arkiv. Dette har blitt utsatt da Oslo kommune har satt i gang et prosjekt for fellesløsninger i alle kommunens virksomheter. Antallet journalførte dokumenter var i , i og i Av bydelene i Oslo er dette blant de laveste målt etter antall journalførte dokumenter per innbygger. Statistikken viser at bydelen har sendt ut brev årlig de siste tre årene. 13 Dette innebærer at bydelen sender ut 6-7 brev per virkedag. I en virksomhet med 1200 ansatte, som betjener innbyggere er det usannsynlig at dette tallet reflekterer den reelle arkivdanningen i organisasjonen. Innen tunge tjenesteområder som barnevern og NAV/sosialtjenesten er det henholdsvis én og fem brukere av ephorte 14. Innen disse områdene foregår det aller meste av dokumentasjonen i fagsystemer. 11 Bydelen har ikke fastsatt kassasjonsfrister for noe av sitt arkivmateriale. 12 Bydelen har kun rapportert tall for inn- og utgående brev, ikke notater. 13 Antallet har sunket fra 1815 brev i 2013, 1679 i 2014 til 1619 i Både i barnevernet og den kommunale delen av NAV er det rundt 80 ansatte. 8

9 Det skal være 80 registrerte brukere av ephorte i bydelen. Det er sannsynlig at dokumentfangsten svekkes når en så liten andel av de ansatte bruker det felles sak-/arkivsystemet. Den reelle arkivdanningen i bydelen gjenspeiles dermed ikke i bydelens postlister. Bydelen har sentralisert postmottak og e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, jf. arkivforskriften 3-1. Bydelen har rutiner for kvalitetssikring av journalen, jf. arkivforskriften Postlister publiseres på bydelens nettside flere ganger i uka. Man har ikke skriftlige rutiner for kontroll av postlistene før publisering. Bydelen har rutiner for e-post og de saksbehandlerne som bruker ephorte kan selv importere dokumenter fra e-postklieneten til ephorte. Statsarkivet i Oslo ba i forkant av tilsynet om at bydelen gjennomførte noen kontrollsøk i sak- /arkivsystemet. Kontrollen viste blant annet at bydelen hadde hele 6561 journalposter med status R som var eldre enn tre måneder. Status R betyr at dokumentene ikke er ferdigstilt og journalført. Videre hadde bydelen 2062 dokumenter med status F som var eldre enn tre uker. Status F betyr at dokumentet er ferdigstilt fra saksbehandler, men ikke ferdig journalført. Journalposter i status R og F betyr manglende journalføring og det framstår som usikkert om dokumentene er blitt sendt til mottakerne. Dette er et høyt tall og et alvorlig avvik. Dokumenter med status R og F vil ikke havne på bydelens postlister. Deler av bydelens informasjon fremstår følgelig som utilgjengelig for offentligheten, og publikums innsynsrett blir svekket. Dette er svært høye tall som viser at bydelens rutiner ikke blir fulgt. Det er sannsynlig at lav bemanning er en del av årsaken. Bydelen har egen Facebookside 15 som betjenes av en ansatt i operative enheter (stab). Bydelsdirektøren har lagt føringer på at det ikke skal drives saksbehandling her, men det foreligger ingen skriftlige rutiner for hvordan man skal behandler eventuelle henvendelser fra publikum. Bydelen har ingen rutiner eller praksis for journalføring av SMS. Det er opplyst at bydelen ikke har tatt i bruk samhandlingsløsninger som for eksempel Sharepoint. Bydel Søndre Nordstrand hadde på forhånd rapportert at det brukes åtte fagsystemer i bydelen. 16 Under tilsynet opplyste NAV/sosialtjenesten å ha tatt i bruk fagsystemet Fasit i februar 2016 samtidig som det benyttes ytterligere tre fagsystemer, driftet av den statlige delen av NAV. 17 Ingen av fagsystemene, utenom Fasit, er godkjent for elektronisk arkiv eller integrert med ephorte. Bydelen har hatt problemer med å importere dokumentasjon fra Agresso til ephorte. Fasit er et fullelektronisk arkiv og versjon har fått midlertidig godkjenning av Riksarkivaren som Noark-5 løsning. 18 Det ble opplyst at innføring av Fasit som fullelektronisk arkiv var blitt utsatt til oktober Bydelen har ikke framlagt noen egen dokumentasjon for Fasit som tilfredsstiller kravene i Riksarkivarens forskrift kapittel IX. 19 Arkivleder i bydelen har ikke vært involvert i arbeidet med Fasit Gerica, Familia, Oscar/Efas, Winmed, Socio, Sapo, Gobo, Agresso 17 Arena, Gosys og Movia. 18 Jf. Riksarkivarens brev til Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester av Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver: 9

10 Det er papirversjonen som gjelder som arkiv for all dokumentasjon i fagsystemene. Bydelen har ikke egne rutiner for bruk av fagsystemene, eller planer for langtidsbevaring av systemene eller dokumentasjon herfra. Det er likevel framlagt diverse saksbehandlingsregler knyttet til klientinformasjon i fagsystemene. Dette er fragmentariske framstillinger som ikke er integrert med eller knyttet til bydelens arkivplan. Barnevernet har brukt fagsystemet Familia siden ca Tidligere brukte man BV Pro og dokumentasjon fra dette systemet skal være konvertert til Familia. Det er planer om at man skal gå over til fullelektronisk arkiv i oktober Innen NAV/sosialtjenesten bruker man nevnte Fasit samt flere andre systemer innen spesialiserte oppgaver. De ansatte i den kommunale delen av NAV bruker statlige systemer og de statlig ansatte bruker kommunens system Fasit. 20 Det er ikke framlagt noe dokumentasjon på grenseganger mellom statlig og kommunal del av NAV med hensyn til ansvars- og eierforhold til informasjon og systemer. 21 Selv om inntrykket fra intervjuer med ansatte i NAV/sosialtjenesten og barnevernet er at det er god forståelse og praksis for egen dokumentasjonsforvaltning, er det likevel store mangler med hensyn til styringsdokumentasjon og ansvarsfordeling. Med den organisering Oslo kommune har, kan dette ikke løses av den enkelte tjeneste eller bydel alene. Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester har i forbindelse med Statsarkivets tilsyn med bydelene igangsatt et arbeid for å avklare ansvarsforholdene knyttet til arkivmateriale i bydelene. 22 Oslo kommune har opprettet et earkiv-prosjekt der elektroniske tjenester skal erstatte manuelle prosesser og papirbaserte rutiner. 23 De fleste virksomheter i Oslo kommune har elektronisk journal, men papirbasert arkiv. Slik er det også for Bydel Søndre Nordstrand. Riksarkivarens forskrift kapittel IX inneholder bestemmelser om hvilke instrukser som må være på plass for at virksomheten skal ha et godkjent elektronisk system. Bestemmelsene gjelder også for systemer som ikke følger Noarkstandarden, så langt de er relevante. Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. Disse kravene gjelder bl.a. kvalitetssikring av skannede dokumenter, retningslinjer for kassasjon, periodisering og beskrivelse av ansvarsforhold og brukerrettigheter. Et konfigurasjonsdokument kan være avgjørende for at digitalt skapt arkivmateriale kan overføres til depot med autentisitet og integritet i behold. Bydel Søndre Nordstrand har ikke framlagt dokumentasjon som tilfredsstiller disse bestemmelsene, og vil dermed ha et omfattende arbeid foran seg før bydelen kan gå over til elektronisk arkiv. https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/ #kapittel_9 20 I hovedsak er det de kommunalt ansatte som bruker de statlige systemene. 21 Dette gjelder alle bydeler og kommuner der Statsarkivet har tatt opp problemstillingen ved tilsyn. 22 Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester i brev til Statsarkivet i Oslo Arkivverkets saksnr. 2016/ Se omtale for eksempel i Arkheion nr 1/2015: 10

11 Bydelen har store utfordringer med hensyn til dokumentfangst og journalføring. Det kan stilles spørsmål ved om Bydel Søndre Nordstrand oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Dette innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivforskriftens 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Bydel Søndre Nordstrand skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver til Oslo byarkiv. Oslo byarkiv ble opprettet i 1992, som en videreføring av kommunearkivet fra Ifølge Vedtekter for Oslo byarkiv (1992) og Arkivinstruks for Oslo kommune (1999) har Byarkivet det løpende ansvaret for kommunens eldre arkiver og alle kommunale virksomheter skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver dit. Det er kun barneverntjenesten som har overført arkivmateriale til byarkivet. Det overføres avsluttede klientmapper en gang i året. 24 Bydelens arkivtjeneste er ikke involvert i dette. Det er ikke overført elektronisk arkivmateriale. Bydel Søndre Nordstrand har ikke rutiner for overføring av arkivmateriale til depot Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Arkivforskriften stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver. I arkivforskriften 4-1 heter det: Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivmaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. Kravene er nærmere spesifisert i de påfølgende paragrafer. Arkivforskriftens 4-11 krever at arkivlokaler i eksisterende bygninger skulle i løpet av en gitt tidsperiode oppfylle bestemmelsene i Ifølge byrådets vedtatte instruks om plan for sikring av kommunens arkivrom, Byrådssak 1472/02, skulle alle kommunens virksomheter innen utløpet av 2003 utarbeide egne tiltaksplaner for sin virksomhets arkivlokaler. Instruksen skulle sørge for at alle virksomhetene oppfylte kravene i arkivforskriften kapittel IV innen utgangen av Bydel Søndre Nordstrand har ikke fremlagt dokumentasjon på hvilke bygningsmessige tiltak det er blitt foretatt for sine arkivlokaler. Bydel Søndre Nordstrand har lokaler for bortsettingsarkiver i et sidebygg til barneverntjenesten i Rosenholmveien. I hovedsak så lokalet ut til å tilfredsstille kravene i arkivforskriften kapittel IV. Men det var flere trehyller og arkivmateriale var plassert tett inntil tak, noe som er i strid med kravene i arkivforskriften 4-4. Bydelen har etablerte rutiner for adgang til lokalene, men har ikke formalisert disse skriftlig. 24 Det året klienten fyller 30 år. 11

12 3.5. Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avsluttede arkiver skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer. Kravet stilles også til bortsettingsarkiver, jf. arkivforskriften I Riksarkivarens årlige spørreundersøkelser har Bydel Søndre Nordstrand oppgitt å ha 550 hyllemeter bortsettingsarkiv, hvorav kun 100 hyllemeter er ordnet og listeført. Dette hindrer bydelens egen fremfinning, og svekker publikums muligheter til å orientere seg i arkivene. Det eksisterer ikke rutiner for overføring av arkiver fra virksomhetene til bortsettingsarkivet i Rosenholmveien. Tjenestestedene har overført materiale ved plassmangel og lignende. Det foreligger ingen arkivlister eller overordnede bestandsoversikter. Bydelen har heller ingen lister over barnevernsarkivene som er overført til Oslo byarkiv. I hovedsak så de bortsatte arkivene likevel ut til å være oppstilt i sammenheng, og journaler og møteprotokoller var innbundet i henhold til arkivforskriftens Bydel Søndre Nordstrand oppfyller ikke kravene i arkivforskriftens 3-14 og 5-4 om at arkivene skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført Tapt arkivmateriale Under tilsynet ble det opplyst at Klemetsrud barnevernkontor brant ned i Alt papirmateriale brant, men man klarte å gjenskape noe av det elektroniske materialet. Noe var helt tapt, mens noe delvis ble gjenskapt. Bydelen var ikke i kontakt med Oslo byarkiv i forbindelse med brannen. Det finnes ingen opplysninger om dette i bydelens arkivplan. En arkivplan skal inneholde en bestandsoversikt, som også skal gi en oversikt over arkivmateriale som er blitt ødelagt eller har forsvunnet, materiale som er kassert 26 etter godkjente kassasjonsregler og materiale som er tapt gjennom uhjemlet kassasjon. Statsarkivet i Oslo har etterlyst skriftlig dokumentasjon på hvilke konsekvenser brannen hadde for barnevernsarkivene og hvilket tiltak man gjorde for å minimere skadene. Bydel Søndre Nordstrand har ikke klart å legge fram noe skriftlig dokumentasjon vedrørende brannen og tiltakene man gjorde for å bevare dokumentasjon i etterkant. 25 Andre kilder angir tidspunktet til Fra arkivforskriften 3-18: «Med kassasjon er meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Med bevaring er meint at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem inn under føresegner om bevaring, kan såleis ikkje kasserast.» 12

13 4. Oppsummering Bydel Søndre Nordstrand har flere mangler med hensyn til kravene i lov og forskrifter om danning, sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Bydel Søndre Nordstrand mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkiv og dokumentasjon i bydelen. Fagsystemene er utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. I praksis får da Bydel Søndre Nordstrand desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. Svak organisering og styringsdokumentasjon vurderes som en viktig årsak til øvrige avvik. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst. Bydelen har et alvorlig journalføringsetterslep. Flere tusen dokumenter er ikke ferdigstilt i i ephorte og har dermed aldri havnet på bydelens postliste. Manglende kvalitetskontroll av journalen utgjør en risiko for bevaring av dokumentasjon og hindrer publikums innsynsrett. Det kan stilles spørsmål ved om bydelen innfrir kravene til journalføringsplikt i arkivforskriften 2-6. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. Bydelens arkivplan mangler planer for vedlikehold og langtidsbevaring av elektronisk skapt arkivmateriale. Det mangler videre en funksjons- og oppgavebeskrivelse for de elektroniske systemene, en redegjørelse for hvilket materiale som skapes i disse. Det mangler en samlet vurdering av bydelens arkiver for bevaring og kassasjon. Oslo kommune planlegger overgang til elektronisk arkiv for samtlige virksomheter i løpet av de nærmeste årene. Riksarkivarens forskrift inneholder bestemmelser om hvilke instrukser som må være på plass for at en virksomhet skal ha et godkjent elektronisk system. Bydel Søndre Nordstrand har et omfattende arbeid foran seg før kravene til elektronisk arkiv er tilfredsstilt. Bydel Søndre Nordstrand har mangelfulle rutiner for overføring av arkiver til bortsetting, og for overføring til depot. Bydelen har et betydelig etterslep med hensyn til ordning og katalogisering. Deler av bydelens barnevernsarkiver gikk tapt i en brann i Dette er ikke nærmere dokumentert i bydelens arkivplan eller i andre dokumenter. Det finnes ingen oversikt over hvilket materiale som er tapt. Manglende dokumentasjon begrenser klientenes mulighet til innsyn i dokumentasjon som angår en selv. 13

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern

Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern Tilsyn med arkivene i Oslo kommune, Bydel Ullern Endelig tilsynsrapport Sak 2015/9421 Dato for tilsyn: 26.5.2015 Sted: Bydelsadministrasjonen, Hoffsveien 48 Rapportdato: 14.10.2015 Utarbeidet av: Jon Sandven

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune

Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune Tilsyn med arkiva i Gloppen kommune Endeleg tilsynsrapport Sak 2017/5884 Dato for tilsyn: 31.5.2017 Stad: Kommunehuset på Søreide samt lokala til NAV og barnevernet i Sandane sentrum Rapportdato: 7.9.2017

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet. 2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

Tilsyn med arkiva i Førde kommune

Tilsyn med arkiva i Førde kommune Tilsyn med arkiva i Førde kommune Endeleg tilsynsrapport Sak 2017/2841 Dato for tilsyn: 28.3.2017 Sted: Rådhuset i Hafstadvegen samt arkivlokale i Hafstadgården (Fjellvegen 11) Rapportdato: 22.6.2017 Utarbeidd

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014 I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato: STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Geir Magnus Walderhaug

Geir Magnus Walderhaug Geir Magnus Walderhaug g.m.walderhaug@admin.uio.no Leder Region øst, Norsk Arkivråd Rådgiver, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, UiO 15. februar 2011 Kilder De neste

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Rapporten er utgitt 15. november 2012 Innhold Innledning...3 Oppsummering av funnene...4 Metodikk

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet

Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Forvaltningsrevisjonen - sett fra Arkivverkets ståsted Det

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2015 For andre året på rad er svarprosenten på Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester (også kalt «Kommuneundersøkelsen») svært god, noe som tyder

Detaljer

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Notat til strategigruppen for Samdok-kommunale arkiv Fra: Ingrid Nøstberg og Torleif Lind Dato: 26.01.2016 Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Sammendrag Dette notatet er en del av SAMDOK-prosjektets

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014 Side 1 a tjl)17cum-jpnip Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014 -ges Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014..CSCCI Riksarkivarens årlige undersøkelse retter

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T 1. Hva er gjort så langt? 1 av 4 September August Juni-Juli Mai April Mars Februar Januar Ca. 15.09 Prosjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-konferansen

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer