Forhandlinger fallgruver og suksesskriterier Anskaffelseskonferansen 2016 Kristian J. Trygstad

Transkript

1 Forhandlinger fallgruver og suksesskriterier Anskaffelseskonferansen 2016 Kristian J. Trygstad

2 Agenda 1. Temaet 2. Forbedring av tilbudene 4. Gjennomføring av konkurransen 5. Oppsummering

3 Økt adgang til å forhandle I dag skal anskaffelser etter del III som hovedregel gjennomføres som anbudskonkurranser Ønske om å begrense bruken av forhandlinger for å sikre likebehandling og unngå styring av tildelinger Det er også hevdet at anbudskonkurranser gir best innkjøp Den nye forskriften åpner for økt bruk av forhandlinger Oppdragsgivere ønsker mer fleksible prosedyrer Det er antatt at forhandlinger gir bedre innkjøp Hvem har rett?

4 Overordnet om forhandlinger Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver skal legge til rette for forbedringer av tilbudene Samtidig skal oppdragsgiver gjennomføre og etter hvert avslutte en konkurranse De grunnleggende kravene gjelder Konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Etterprøvbarhet

5 Krav til reelle forhandlinger LB Oppdragsgiver skal gjøre tilbyderne kjent med forhold som vil bli tillagt vesentlig eller avgjørende betydning i den etterfølgende tildelingsevalueringen Oppdragsgiver plikter ikke å påpeke alle sider ved leverandørens tilbud som kan forbedres Veiledningsplikten kan rekke lengre når det er jevn konkurranse og lite som skiller tilbyderne Veiledningsplikten skjerpes ikke etter hvert som forhandlingene skrider fram

6 Agenda 1. Temaet 2. Forbedring av tilbudene 3. Gjennomføring av konkurransen 4. Oppsummering

7 Hvordan gjøres tilbudene bedre? Oppdragsgiver må bruke forhandlingene til å fremforhandle leverandørenes beste tilbud Forhandlinger kan også brukes til å fjerne uklarheter og rette opp misforståelser Tilbudene blir bedre etter forhandlinger naturligvis siden tilbyderne alltid legger inn en forhandlingsmargin Gode forhandlinger krever planlegging i forkant og innsats underveis

8 Planlegging utgangspunkter Konkurransegrunnlaget må legge til rette for forhandlinger Handlingsrom for tilbyderne er samtidig en mulighet til å skille seg ut med gode løsninger Før forhandlingene må oppdragsgiver finne ut hva man kan og bør forhandle om Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, se 23-7 (2) Hvor kan tilbudene forbedres (mest)? Hvilke forbedringer er viktigst for oppdragsgiver?

9 Planlegging begrensninger Alle tilbydere må få like muligheter til å forbedre tilbudene sine Men det innebærer ikke (nødvendigvis) at de skal få samme informasjon Gode løsninger i et tilbud kan ikke uten videre brukes til å utfordre en konkurrent Forskriften (2): Under forhandlingene eller dialogen skal oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt.

10 Innsats under forhandlingene Informasjon som gis og mottas i forhandlingsmøtet er naturligvis sentral Forhandlinger er også kommunikasjon Klare og tydelige beskjeder reduserer risikoen for misforståelser Dialogen i forhandlingsmøtet bør følges opp med et dekkende referat Referatet bør sendes tidsnok til at tilbyderne har tilgang til det når de arbeider med reviderte tilbud Kort frist for revidert tilbud gjør det vanskeligere å følge opp utfordringer fra forhandlingsmøtet

11 Forhandlinger i faser Utfasing av tilbud underveis kan lette arbeidsbyrden (for oppdragsgiver og tilbydere) Forskriften 23-7 (2) sammenholdt med Muligheten til utfasing skal gjøres kjent i forkant Reduksjonen av tilbud skal foretas på grunnlag av tildelingskriteriene Det skal alltid være tilstrekkelige tilbud igjen til å sikre reell konkurranse

12 Agenda 1. Temaet 2. Forbedring av tilbudene 3. Gjennomføring av konkurransen 4. Oppsummering

13 Forholdet til avvisningsregler Forhandlingene kan brukes til å avklare uklarheter i tilbudene Sparer oppdragsgiver for vanskelige avvisningsvurderinger Skal eller kan vesentlige avvik og forbehold forhandles bort? KOFA 2012/47 plikt til å påpeke vesentlige avvik og forbehold med frist for å fjerne EU-domstolens avgjørelse i sak C-561/12 ikke tillatt å føre forhandlinger om tilbud «som ikke opfylder de bindende krav, der er fastsat i udbuddets tekniske specifikationer.»

14 Endring av konkurransegrunnlagets rammer Det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav, se forskriften 23-7 (2) EU-domstolens avgjørelse i sak C-561/12 Hva med endringer som ikke er et utslag av forhandlinger? LB Åpning for andre endringer av konkurransegrunnlaget i 27-3 (3) Forutsetter likebehandling og forutberegnelighet

15 Avslutning av konkurransen Endelige tilbud forskriften 23-7 (4) Felles frist for endelige tilbud Ingen forhandlinger etter denne fristen Tildeling uten forhandling forskriften 23-7 (5) Forutsetter at muligheten er gjort kjent NB: De endelige tilbudene må være sammenlignbare Oppdragsgiver må ha fokus på dette underveis

16 Agenda 1. Temaet 2. Forbedring av tilbudene 3. Gjennomføring av konkurransen 4. Oppsummering

17 Forsøk på oppsummering Hvem har rett? Kanskje begge? Gode oppdragsgiverne vil kanskje gjennomføre bedre konkurranser med forhandling men de vil også gjennomføre gode anbudskonkurranser De andre vil få noen nye verktøy, men vil også møte noen nye utfordringer.

18 Takk for oppmerksomheten! Kristian Jåtog Trygstad Tlf: