Eierskapskontroll. Frosta Vassverk A/L. Et selskap hvor Frosta Kommune er medeier

Transkript

1 Eierskapskontroll Frosta Vassverk A/L Et selskap hvor Frosta Kommune er medeier 2011

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Framgangsmåte Om selskapet Selskapsforhold... 4 Organisasjon Avtalemessige forhold Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Juridiske forhold Miljø Fremtidsutsikter... 7 Grunnlaget for fortsatt drift Selskapets økonomiske utvikling Styret Revisor Eierstyring Høring Konklusjon Vedlegg Eierskapskontroll selskapsnavn 2

3 1 Innledning Bakgrunn I henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført eierskapskontroll av Frosta Vassverk A/L i henhold til kommunelovens 77 nr. 5. Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret den i Frosta kommune. Formål Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse i selskapet, herunder om de gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger 1. For Frosta Vassverk sin del vil kommunens eierinteresser i selskapet ivaretas via kommunens representant i årsmøtet. Eierskapskontroll er en avgrenset kontroll. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Kontrollen omfatter ikke kvaliteten på tjenestene selskapet leverer eller selskapets måloppnåelse. Dette er forhold som kan kontrolleres gjennom forvaltningsrevisjon. 1.1 Framgangsmåte Rapporten bygger på informasjon fra selskapets eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder som søk i databasene Foretaksregisteret, Proff.no., Ravninfo.com, m.v. Ordfører som kommunens eierrepresentant har svart skriftlig på tilsendte spørsmål. Det samme har styret gjort. Daglig leder ble intervjuet av og han har verifisert referatet fra intervjuet. Kontrollen har en bred tilnærming, og vi vil på denne bakgrunn ikke gå i dybden med hensyn til videre undersøkelser av mulige funn. Funnene vurderes opp mot Selskapsvedtektene Anbefalinger fra KS Eierforum Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter Offentlighetsloven Kommunens og selskapets egne planer/rutiner Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden ikke vil være gjenstand for nærmere omtale. 2 Om selskapet Frosta Vassverk AL ble etablert i 1971 og er lokalisert i Frosta kommune. Etableringen kom som en følge av at landbruket på Frosta hadde opplevd flere år med tørke og hadde behov for bedre vanningsmuligheter. Daglig leder peker på at dette er en av årsakene til at hensynet til 1 Jf 14 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Eierskapskontroll selskapsnavn 3

4 landbruket har preget virksomheten. Statlige midler ble investert i prosjektet. Et vilkår for investeringene var at vannverket skulle organiseres som andelslag de første 20 årene. I følge vedtektenes 2 er formålet med vassverket å skaffe vann til husholdninger, næringsliv, jordvanning, vann i branntilfelle og annet så langt det forsvarlig kan skje ut fra vassverkets kapasitet. Selskapet dekker en stadig større del av Frosta og forsyner i dag over 90 % av befolkningen i Frosta med drikkevann. Selskapet består av andelseiere som kjøper vann fra vassverket. Ved utgangen av 2010 var den totale andelskapitalen på kr Frosta kommune har bokført kr som kommunens andel i sitt regnskap for Dette utgjør 3,42 % av Vassverkets andelskapital. Frosta Vassverk er i dag det nest største vannbehandlingsanlegget i de to trøndelagsfylkene. Daglig leder sier at med de siste utbyggingene er det kun få, større tiltak som gjenstår. Bygging av fullrenseanlegg kom i gang i 2003, og i 2009 ble det investert i et UV-anlegget for å sikre rensingen av vannet for virus og lignende. 2.1 Selskapsforhold Ved dannelsen av Frosta Vassverk var det en klar oppfatning i kommunestyret om at det ikke skulle være et heleid kommunalt selskap. I tillegg til myndighetenes krav om selskapsform er også valg av selskapsform knyttet til tanken om at vann skal være offentlig eid. Selskapsformen må som følge av endringer i lovverket endres innen utganen av I følge daglig leder tilsier dette ingen vesentlige realitetsendringer for driften. Daglig leder opplyser at driften er innrettet etter vedtektene og at det er ikke vedtaksfestede begrensninger i driften. I følge vedtektene er hovedoppgaven til Vassverket å forsyne andelseierne med drikkevann og dekke behov for jordbruksvanning. I regnskapene som er avgitt, opplyses det at aktiviteten er av ikke-økonomisk karakter i skattelovens forstand. Dette bekreftes av forhåndsuttalelse fra ligningskontoret at Frosta Vassverk blir å betrakte som en skattefri innretning. Daglig leder sier at samarbeidet vedrørende avløp mellom Frosta kommune og Frosta Vassverk fungerer bra. Det er i dag en felles driftsenhet, og det er samarbeid om digitalisering av rørnettet. Eierskapskontroll selskapsnavn 4

5 Organisasjon Årsmøtet i Frosta Vassverk AL Styre Daglig leder Årsmøtet fastsetter satser for andelskapital. Vannavgiften fastesettes av styret (endret fra 2009). Det er to ansatte i Frosta Vassverk. De ansatte har 26 vaktuker hver pr år. Ansatte har ingen bonusordninger. Styret har utarbeidet stillingsinstruks for daglig leder, og det er ifølge styret utarbeidet rutiner for avvikshåndtering. Daglig leder opplyser at habilitet i forhold til nærstående personer ikke utgjør noe problem for driften. Styret sier at slike forhold tas opp om det er grunn til dette. Frosta Vassverk benytter HMS-systemet ARCUS. Daglig leder beskriver systemet som enkelt og bra. Styret påpeker at ansvaret for å overholde bestemmelsene for helse, miljø og sikkerhet ligger hos daglig leder, og har en forventning om at regelverket overholdes. I 2010 var det 0 % sykefravær i selskapet. 2.2 Avtalemessige forhold Frosta Vassverk eier anlegget og vannledningene sine selv. Det er to pumpestasjoner som ligger på festet tomt, mens den tredje pumpestasjonen ligger på selveid tomt. Selskapet eier driftsløsøre, med unntak av enkelte mindre leasingkontrakter. Frosta Vassverk har årlige økonomiske forpliktelser overfor Hovdalsvannets grunneiere. Forpliktelsen gjelder ulempesgodgjørelse for restriksjoner vedrørende beiting og gjødsling, og for å holde gjerder i hevd. Daglig leder opplyser at Frosta Vassverk er forsikret i forhold til drifta og at forsikringsbehovet vurderes jevnlig. Eierskapskontroll selskapsnavn 5

6 2.3 Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Frosta Vassverk har konsesjoner fra NVE på vannuttaket fra Hovdalsvannet og er pålagt minstevannsføring i tilstøtende bekk. Det foreligger et uinnfridd pålegg fra NVE mot Frosta Vassverk. Dette gjelder minimumsvannføring på 20 liter pr. sekund i Staursbekken og system for å overvåke dette. Dette er et krav som skulle ha vært utbedret til Daglig leder opplyser at det pr. mars 2011 er tatt kontakt med leverandør av sikringsmåleutstyr for å lukke avviket. Selskapet har i følge daglig leder ikke uoppgjorte skatte- eller avgiftskrav. Selskapet har ikke betalingsanmerkninger, jfr. undersøkelse hos Ravn-info. Mattilsynet har lovpålagt tilsynsansvar. Det gjennomføres forholdsvis hyppige kontroller, noe som i henhold til daglig leder oppleves som positivt. 2.4 Juridiske forhold Frosta Vassverk har ifølge daglig leder et forhold knyttet til UV-anlegget som kan munne ut i et mangelskrav. Likedan opplyser daglig leder at Vassverket pr har en ikke rettskraftig dom i en tvistesak med naboer til Hovdalsvannet. Styret er av den oppfatning at Frosta Vassverk ikke omfattes av Offentleglova fordi kommunen har en liten eierandel. Vi er enig i styrets vurdering. Det bør imidlertid vurderes om selskapet bør følge Offentleglova ut fra det store omfanget Vassverket har med forsyning av drikkevann. Drikkevann er et grunnleggende behov for kommunens innbyggere, Det opplyses også at det har blitt brukt store ressurser på juridisk bistand i prosessen med sikring av vannkilden de siste 10 årene. Anskaffelser Både styret og daglig leder er av den oppfatning at virksomheten ikke er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser. Dette begrunnes med at Frosta Vassverk ikke er et offentlig eid selskap. Daglig leder fortalte at deres erfaring var at det blir billigere om de gjennomfører innhenting av tilbud selv i stedet for å sette det ut på anbud. Anskaffelser kan i følge daglig leder gjøres på tre ulike måter: 1. Full anbudsrunde 2. Prisforespørsel (3 eller flere tilbydere) 3. Snakke med lokal entreprenør Når det gjelder omfang av oppdrag, så opplyses det at det gjennomføres full anbudsrunde (1) ved de største oppdragene, mens i antall oppdrag er det flest som blir gjennomført ved å snakke med en lokal entreprenør (3). Opplysningene gitt av daglig leder og styret, bør ses i forhold til Lov om offentlige anskaffelser og dens egen forskrift om innkjøp i forsyningssektoren (vann, energi, transport og post). Eierskapskontroll selskapsnavn 6

7 Forskriftens 1-2 definerer hvem som er omfattet av forskriften, mens 1-3 beskriver aktiviteter som er omfattet av forskriften. 1-4 og 1-5 omhandler unntak for visse aktiviteter og en presisering av aktiviteter i tilknytning til drikkevann. Bestemmelsen oppfattes som uklar. Frosta Vassverk bør få klarlagt om de er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og dermed forskriften om innkjøp i forsyningssektoren. 2.5 Miljø Når det gjelder miljøbelastning, svarte daglig leder at de reduserer miljøbelastningen ved at de renser vann. For øvrig går avløp fra Vassverkets anlegg inn på kommunens kloakknett og renses der. Med unntak av noen beholdere med kjemisk innhold som i en krisesituasjon vil kunne være problematisk å håndtere for brannvesenet, mener daglig leder at selskapets drift ikke utgjør en potensiell risiko for miljøet. 2.6 Fremtidsutsikter Grunnlaget for fortsatt drift Daglig leder opplyser i intervjuet at ingenting tilsier at det ikke skal være fortsatt drift av vassverket; behovet for vann sier seg selv. Frosta Vassverk ivaretar en viktig og essensiell samfunnsoppgave for å sikre andelshaverne drikkevann som oppfyller lov- og forskriftsmessige. I tillegg sørger Frosta Vassverk for at andelshavere som har behov for jordbruksvanning kan få det. Frosta Vassverk AL har inngått avtale om fastrente. Renta er bundet på (viser det seg i ettertid) et høyt nivå. Det er likevel slik at virksomheten klarer å betjene sine forpliktelser, og daglig leder ser ingen grunn til at ikke dette skal være tilfellet i tiden som kommer. Frosta Vassverk har hatt to tilsyn fra Mattilsynet. Dette gjaldt krisevannforsyning og sikring av høydebassengene. I intervjuet med daglig leder ble det nevnt at Frosta Vassverk fram til 1997 hadde mottatt totalt ca 20 millioner i driftstilskudd fra kommunen siden oppstart. De siste årene har Frosta Vassverk gått for egen maskin uten slikt tilskudd. Regnskapet for 2010 viser at akkumulert underskudd er nedbetalt og selskapets langsiktige gjeld er sikret ved kommunal garanti. Arealet som er innmeldt som vanningsareal varierer sett over år. Det er 5 års binding. Tidligere var det 20 års binding. Daglig leder opplyste at inntektene fra jordbruksvanning i dag er mindre viktig enn tidligere for Frosta vannverk. Det henger sammen med vekst i antall boliger som har blitt knyttet til vannverket. Ved utgangen av 2010 ble akkumulert underskudd dekket opp fullt ut. All langsiktig gjeld er sikret ved kommunal garanti. Styret opplyser at alt overskudd holdes tilbake i andelslaget. Eierskapskontroll selskapsnavn 7

8 2.7 Selskapets økonomiske utvikling Fra årsberetningen 2010 er følgende hentet: Vassverkets likviditetsgrad er 3,27. Det vil si god evne til å betale sine regninger. 3 Styret Frosta Vassverk AL er et andelslag der årsmøtet velger styremedlemmer for to-års perioder. Ett av styrets medlemmer velges av kommunestyret for en valgperiode på fire år. Styrets leder velges av årsmøtet hvert år. Dette er i henhold til vedtektenes 8. Av styrets egenmelding kommer det frem at det ikke er utarbeidet faste rapporteringsrutiner fra styret til eierne utover årsmelding og regnskap. Det er ikke utarbeidet egne målformuleringer, verdidokumenter og etiske retningslinjer, men styret forholder seg til andelslagets vedtekter, retningslinjer fra Mattilsynet og forskrift om drikkevann setter for virksomheten. Styret oppfatter at risikoevaluering mht drift ivaretas av årlig revisjon fra Mattilsynet, og at selskapets revisor følger opp økonomisk risikoevaluering. Det er ikke foretatt risikoevaluering mht misligheter. Styret opplyser at oppfølging av daglig leder skjer gjennom gjennomgang av saker i styremøtene, samt jevnlig kontakt mellom styreleder og daglig leder. Det gjøres ikke Eierskapskontroll selskapsnavn 8

9 evalueringer av styrets arbeid utenom enkelte møteevalueringer. Daglig leder opplyser at han har hyppig kontakt med styreleder, og at samarbeidet med styrets leder fungerer utmerket. Styret opplyser at retningslinjer for styret er definert i vedtektene, men at det ikke er utarbeidet retningslinjer for administrasjonen. Det er likevel slik at det er styret som legger premissene for administrasjonens arbeid. Eier opplyser at det er utarbeidet instruks for styret og for daglig leder. Det utarbeides ikke prosjektregnskaper som presenteres for styret, men i forbindelse med utbygging og større rehabiliteringsprosjekter blir styret forelagt både forhåndskalkyler og regnskap. Det er ikke utarbeidet finansiell strategi. Det er ikke etablert styreansvarsforsikring. Kommunens representant i Vassverkets styre er registrert i Styrevervregisteret. 4 Revisor Revisor opplyser at det ikke er gitt nummererte brev siste 5 år, og at rådgiving kun skjer ved budsjett- og regnskapsavleggelse. Styret opplyser at revisor ved behov nyttes for å gjennomgå punkter i forhold til avtaler. Bytte av selskapsform fra AL til Samvirke vil bli tatt opp med revisor for selskapet. 5 Eierstyring Dagfinn Tingstad er kommunens eierrepresentant i Frosta Vassverk AL. Kommunens rådmann har ingen spesiell rolle i forhold til virksomheten, og styret peker på at man forholder seg til den representanten som kommunestyret velger. Rapportering til eierne skjer gjennom medlemsmøtets behandling av årsmelding og regnskap. Kommunens eierrepresentant er i følge ordfører kommunens særskilt valgte styrerepresentant. KS anbefaling nr. 14 om habilitetsvurdering og politisk representasjon i styret er kritisk til bruk av ledende politikere i et selskaps styre. Kommunen anbefales å gjøre en nærmere vurdering av eierrepresentasjon og styrerepresentasjon. Det har ifølge daglig leder, med visse mellomrom, vært diskutert kommunalt overtakelse av selskapet, uten at det har skjedd. Daglig leder oppfatter dette som at kommunen er fornøyd med dagens drift og organisering. I og med at Frosta Vassverk ivaretar mesteparten av kommunens drikkekvannsforsyning utøver de på vegne av kommunen et betydelig samfunnsansvar. Fra kommunens side synliggjøres det gjennom vedtatt Hovedplan for vann, plan for krisevann og betydelige kommunale garantier for utbygging av vannrensing og ledningsnett. Kommunestyret har ut fra dette en viktig funksjon i og med at en sentral del av innbyggernes behov dekkes av et selskap hvor kommunen er medeier. Kommunen har ikke utarbeidet eierskapsmelding, men henviser til Hovedplan for vann. Dette er ikke i henhold til KS sine Eierskapskontroll selskapsnavn 9

10 anbefalinger. Det har ikke har vært gjennomført opplæring om eierstyring i kommunestyret. KS` eierforum har utarbeidet anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Det er ikke utarbeidet målformuleringer, verdidokumenter og etiske retningslinjer ut over det som er fastsatt i vedtekter og selskapets årsmelding. Eierne har definert kriterier for valg og sammensetning av styret, og Frosta kommune har i henhold til dette en representant i styret. Når det gjelder eiers oppfølging utover medlemsmøtet, opplyser ordfører at kommunens faste styrerepresentant orienterer kommunen som eier ved behov. Vedkommende sitter også i formannskap og kommunestyre. Dette gir kommunen som en sentral eier, muligheten til å ta saker direkte opp i styret. Imidlertid kan en slik representasjon være problematisk, jfr. KS` anbefaling nr. 14, jfr. kap. 5 foran. Slik vi ser det, og ut fra selskapets viktige samfunnsoppgave, bør det gjøres en vurdering om selskapet bør gi årlige orienteringer i kommunestyret. Frosta kommune har ikke kjennskap til om det gjøres evalueringer av styret. Som en sentral eier bør kommunen vurdere om det skal tas initiativ til slike evalueringer. 6 Høring Utkast til rapport ble oversendt styret, daglig leder, selskapets revisor samt ordfører og rådmann i eierkommunene ved brev av Det har kommet 3 svar. Ett innen høringsfristen den Styret sin høringsuttalelse er i sin helhet gjengitt nedenfor. Høringsuttalelse fra rådmann og ordfører er vedlagt. Styret i Frosta Vassverk AL har avgitt slik uttalelse til høringsutkastet: Eierskapskontroll selskapsnavn 10

11 I forhold til denne uttalelsen vil vi igjen vise til våre anbefalinger i kapittel 7. Eierskapskontroll selskapsnavn 11

12 7 Konklusjon På bakgrunn av den gjennomførte eierskapskontroll anbefales følgende: Frosta Vassverk bør vurdere om de er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser sin forsyningsforskrift Frosta Vassverk bør vurdere om Offentleglova skal følges Kommunen bør lage eierskapsmelding i tråd med anbefalingene fra KS` Eierskapsforum Kommunen bør gjennomføre opplæring av folkevalgte i eierskapsfunksjonen Kommunen bør vurdere skille mellom eierskaps- og styrefunksjonen Kommunen bør vurdere om Frosta Vassverk skal ha årlige orienteringsmøter med kommunestyret pga. dets viktige samfunnsmessige oppgave Steinkjer Tove Melgård/s/ Oppdragsansvarlig revisor Einar Sandlund Prosjektleder Vedlegg: Eieranbefalingene fra KS` Eierforum Høringssvar Eierskapskontroll selskapsnavn 12

13 Eierskapskontroll selskapsnavn 13

14 KS ` ANBEFALINGENE KOMMUNALT EIERSKAP Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. Nr 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Eierskapskontroll selskapsnavn 14

15 Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Nr 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes, men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenforvalgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Eierskapskontroll selskapsnavn 15

16 Nr 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkesog kommunalråd. Eierskapskontroll selskapsnavn 16