Grunnkurs i Felles Studentsystem

Transkript

1 Grunnkurs i Felles Studentsystem 1. INNLEDNING STARTE OPP FS. LOGGE INN MED BRUKERNAVN OG PASSORD GENERELT OM FS BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER HOVEDMENYEN HOVEDMENYEN GENERELT OM BILDER, RAPPORTER OG RUTINER BOKMERKER SKREDDERSY DIN EGEN HOVEDMENY BILDER SØKEMODUS REGISTRERINGSMODUS REGISTRERING OG ENDRING AV INFORMASJON REGISTRERING AUTOMATIKK FOR REGISTRERING AV NYE DATA I BILDER - FORHÅNDSVERDIER ENDRING AV INFORMASJON SLETTING AV INFORMASJON PERSONER OG STUDENTER I FS PERSON/STUDENT STUDENT SAMLEBILDE RAPPORTER KJØRING AV RAPPORTER FORHÅNDSUTFYLTE VERDIER I RAPPORTER SORTERING I BILDER OG RAPPORTER DATAFILER LAGRE DATAFIL LAGRE FLETTEFIL ADRESSELAPPER SENDE E-POST OG SMS TIL STUDENTER VIA FS SENDE E-POST VIA FS SENDE SMS VIA FS RETNINGSLINJER FOR BRUK AV SMS-TJENESTEN FRAMGANGSMÅTE FOR Å SENDE SMS FRA EN RAPPORT FRAMGANGSMÅTE FOR Å SENDE SMS FRA BILDER FEILMELDINGER... 27

2

3 1. Innledning Grunnkurset tar for seg generelle egenskaper ved universitetets studieadministrative system, Felles Studentsystem (FS). Generelle egenskaper vil her si funksjonalitet som er lik uansett hvor en arbeider i FS. Kurset tar sikte på å gi grunnleggende innsikt i bruk av systemet, men ikke grundig kjennskap til spesielle deler av FS. 1.1 Starte opp FS. Logge inn med brukernavn og passord For å få tilgang til FS må du ha en aktiv IT-brukerkonto ved UiT. For å få tildelt brukernavn og passord til FS må du fylle ut brukerskjema. Skjemaet består av en taushetserklæring som skal underskrives av deg, samt et valideringsskjema som skal bekreftes med underskrift av din nærmeste overordnede. Skjemaet sendes til Avdeling for utdanning som oppretter brukere og tildeler rettigheter. Dersom du ikke har brukt FS tidligere, må du starte med å legge til FS i Citrix Dazzle på følgende måte: 1. Gå til (Start) -> Programfiler -> "Dazzle Apps" -> Select more apps (NB! Det kan ta noe tid før vinduet åpner seg.) 2. Klikk på "Get started" hvis bildet "Welcome to Dazzle" dukker opp, hvis ikke gå direkte til Søk etter "FS" i Dazzle 4. Trykk på "add" bak FS. FS skal da ha lagt seg til i katalogen Dazzle apps i startmenyen nederst i venstre hjørne på skjermen. Du kan enkelt lage en snarvei til skrivebordet ved å høyreklikke på FS i Dazzle apps og velge Send til skrivebord. Åpne FS fra startmenyen eller ved å dobbeltklikk på FS-ikonet på skrivebordet. Bildet for pålogging åpner seg etter få sekunder. Ved førstegangs pålogging skal du endre passordet du har fått tildelt. Av sikkerhetsmessige årsaker vil du få krav om passordendring et par ganger i året. Passordet endres ved å skrive inn brukernavnet ditt og deretter trykke på knappen "Endre passord. I en ny boks som kommer opp vil du bli bedt om å oppgi gammelt og nytt passord. Deretter logger man på som vanlig, med brukernavn og det nye passordet. Figur 1: Innlogging 1

4 Figur 2: Endring av passord 1.2 Generelt om FS FS er et studieadministrativt system - utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. FS er et samarbeidstiltak som er administrativt tilknyttet UiO, utviklet ved USIT/UiO, men med et eget styre som ikke er underlagt UiOs styringsordninger. To ganger i året arrangeres det brukerforum hvor alle institusjonene er representert. I tillegg opprettes det nasjonale arbeidsgrupper/spesialgrupper ved behov. FS er et klient-/tjenersystem. Databasen (eller tjeneren) inneholder en lang rekke tabeller som inneholder alle data om studentene, og studietilbudene. For eksempel emner, eksamenstidspunkt, kulltilhørighet, karakterer, personopplysninger, osv. Klienten er et program som henter ut data fra databasen (gjennom et søk) og deretter transporterer data tilbake igjen til databasen (gjennom oppdatering) slik at de kan lagres. På denne måten er alle data samlet på en plass og alle brukerne har en klient som de leser og lagrer data i databasen med. FS ved UiT Fakultetene/avdelingene er ansvarlig for å vedlikeholde og oppdatere informasjon på ulike nivå innen følgende områder: Studieinformasjon (emnebeskrivelser, studieprograminformasjon) Undervisningsinformasjon (undervisningsterminer/enheter, undervisningsaktiviteter) Student (utdanningsplaner, studieretter, permisjoner, kull etc.) Godkjenningssaker (godkjenning/innpassing av ekstern utdanning) Vitnemål/eksamen Doktorgrad Oppdatering og vedlikehold av data innen andre områder (opptak, semesterregistrering, m.m.) gjøres av Avdeling for utdanning (UTA). UTA oppdaterer for øvrig informasjon i alle moduler på nivå som ikke er tilgjengelig for avdelingene (f.eks. oppretting av emner) Vi har et lokalt FS-forum ved UiT som består av representanter fra fakultetene, IT-avdelinga og UTA. Forumet skal koordinere FS-arbeidet ved universitetet, og fungere som et kontaktpunkt mellom avdelingene og universitetsdirektøren. Ny funksjonalitet, opplæring og problemer tas opp i forumet, og medlemmene er ansvarlige for å formidle dette videre til alle brukerne på sine respektive avdelinger. 2

5 Hvert fakultet har oppnevnt en eller flere FS-superbrukere. Disse skal kontaktes når man har spørsmål. I tillegg er det mulig å sende spørsmål til vår RT-tjeneste. Adressen er adm-uta@orakel.uit.no. Brukerdokumentasjon Avdeling for utdanning utarbeider brukerdokumentasjon og rutinebeskrivelser som er tilpasset UiTs bruk av systemet, dokumentasjonen finner du på Avdeling for utdanning sin hjemmeside. Generell brukerdokumentasjon for hele systemet kan hentes fra nettsidene til FS Du kommer direkte til siden ved å klikke på FS-logoen til høyre i hovedmenyen. En del av dokumentasjonen som ligger der er passordbeskyttet. Som ansatt ved UiT kan du logge inn ved bruk av FEIDE. 1.3 Behandling av personopplysninger Personopplysninger i FS er kun til bruk for studieadministrative formål internt ved UiT. Eksterne forespørsler om personopplysninger (fra Nav, Vernepliktsverket eller andre) skal rettes til Avdeling for utdanning. Kvalitetssystemet del 5, kapittel 17 Behandling av studentopplysninger ved Universitetet i Tromsø er utarbeidet for å sikre at all elektronisk administrativ behandling av studentopplysninger skjer i tråd med personopplysningsloven. Det er svært viktig at ansatte gjør seg kjent med dette og tilhørende dokumenter. 3

6 2. Hovedmenyen 2.1 Hovedmenyen Hovedmenyen i FS er viktig å gjøre seg kjent med. Figur 3: Hovedmenyen i FS Innholdet i FS er gruppert i moduler, som vist i hovedmenyen. En modul er en samling av bilder, rapporter og rutiner som hører naturlig sammen. For å kunne hente fram bilder, rapporter eller rutiner som er plassert under en modul må denne modulen være valgt i hovedmenyen, via punktmarkering. I tillegg må hovedmenyen være aktivert (dvs. at hovedmenyen må være det aktive vinduet). Man kan ha mange bilder åpne samtidig, men bare ett er til enhver tid aktiv. Senere skal vi se hvordan vi kan tilpasse hovedmenyen med personlige innstillinger. 2.2 Generelt om Bilder, Rapporter og Rutiner I FS-klienten arbeider man altså enten i et bilde, en rutine eller en rapport. Meny-radens innhold under Bilder, Rutiner og Rapporter varierer fra modul til modul. Innhold under fil, rediger, person osv. er fast og ikke knyttet til modulene. Kode-modulen er spesiell ved at den inneholder kodebilder for alle de andre modulene. Denne brukes kun av UTA. I bilder kan brukeren endre, slette og legge til nye data/ny informasjon. Hva den enkelte bruker har lov til å gjøre i bildene, avhenger av hvilke rettigheter (roller) han eller hun har fått tildelt. Bildene brukes også til å søke frem ulike mengder informasjon, f.eks. om en student eller et emne. Rapporter er programmer som henter ut og bearbeider data og presenterer disse som en liste, tabell eller lignende (navnelister, opptakslister osv.). Rapportene kan skrives ut og eksporteres til for eksempel Excel. Som hovedregel endres ingen data ved kjøring av rapporter. Rutiner er programmer som henter og bearbeider data. Ved hjelp av rutiner kan det gjøres større oppdateringer mot databasen. Eksempler på rutiner kan være innlasting av søkerdata fra Samordna Opptak (SO) og tildeling av studierett ved opptak. Svært få brukere vil ha behov for å kjøre rutiner i FS og dette er 4

7 forbeholdt enkelte personer med spesielle arbeidsoppgaver. Rutiner blir derfor ikke omtalt nærmere i grunnkurset. 2.3 Bokmerker skreddersy din egen hovedmeny Ved hjelp av bokmerker kan man skreddersy sin egen hovedmeny. Klikk på Bokmerker i knapperaden eller foreta menyvalget Verktøy > Bokmerker Figur 4: Bokmerkemeny Figur 5: Bilde for administrering av modulvalg og bokmerker Her kan man angi hvilke moduler som skal vises og kan da velge bort moduler man sjelden eller aldri bruker. Hvis man likevel ønsker å se andre moduler enn dem man nytter til daglig kan man hake av i feltet Vis alle i hovedmenyen. Til høyre for modulvalgene er det satt av plass til bokmerker. I alle bilder og rapporter kan man velge om man ønsker bokmerke for bildet eller rapporten/rutinen. Dette gjøres ved menyvalg Fil > Legg til bokmerke når aktuelt bilde/rapport er åpent og aktivt. Bokmerket kommer da frem i hovedmenyen, og neste gang kan bildet/rapporten åpnes ved å dobbeltklikke på bokmerket. 5

8 Figur 6: Legg til bokmerke Figur 7: Hovedmeny med bokmerker Hvis man ønsker å slette et bokmerke går man til bildet Bokmerker via kanapperaden eller via menyvalget Verktøy > Bokmerker Her markerer man bokmerket man ikke lenger ønsker og velger Slett bokmerke. Her kan man også endre rekkefølgen på bokmerkene (flyttes ved å dra på bokmerkene) eller gruppere dem (klikk på Lag gruppe og gi gruppen navn). 6

9 3. Bilder Bilder hentes frem ved å punktmarkere riktig modul og trykke på Bilder fra menyen oppe. Du får opp en liste over de tilgjengelige bildene i den aktuelle modulen. Velg aktuelt bilde. Figur 8: Henting av bildet Undervisningsenhet samlebilde fra hovedmeny Person-bilder/rapporter hentes fra menyvalget Person: Figur 9: Henting av bilder fra Person-menyen Henting av bilder fra Person-menyen er uavhengig av hvilken modul som er aktiv i hovedmenyen. 7

10 Student samlebilde ligger i person-menyen, men bildet åpnes enklest ved å trykke på knappen Student. Denne er kun synlig når hovedmenyen er aktivert. Vi skal se nærmere på Student samlebilde senere i kurset. Først skal vi se på forskjellen mellom søkemodus og registrere. 3.1 Søkemodus Et bilde åpnes alltid i søkemodus. Legg merke til at bildet har grå bakgrunn. Nå kan du angi hva du ønsker å søke fram. Avhengig av bildet du søker i kan det for eksempel være en person ved hjelp av et fødsels- og personnummer eller navn (Student samlebilde) eller det kan være et emne ved hjelp av emnekode (Emne samlebilde). Figur 10: Student samlebilde i søkemodus I eksempelet ovenfor er det angitt at vi vil hente fram en person som heter Olsen til etternavn og Nils til fornavn. Ved hjelp av knapperaden som du finner øverst i FS kan vi utføre søket ved å trykke på knappen Hent eller hurtigtast enter etter at søkekriteriene er på plass. Figur 11: Knapperaden i søkemodus Ved hjelp av pilknappene kan man bla seg gjennom søket dersom det resulterte i flere treff. Når knappen Hent trykkes vil FS hente alle rader som passer til søkekriteriene og automatisk gå over til registreringsmodus. 8

11 Trykk på knappen Søk for å gjøre et nytt søk. Trykk Ctrl + l for å slette alle gamle søkekriterier dersom de ikke skal brukes igjen i det nye søket. Dersom bare et eller noen få av søkekriteriene skal endres, kan man gå i det aktuelle feltet å legge inn ny verdi. Søking i numeriske felter: For eksempel fødsels- og personnummer, enkeltvis eller i kombinasjon. Man kan ikke søke på en del av et tallfelt (kan f.eks. ikke søke frem alle studenter som er født et bestemt år). Søking i tekstfelter: For eksempel et navn eller deler av et navn. I navnefelt vil det som regel ikke skilles mellom små og store bokstaver, men det kan finnes unntak!! I de fleste andre tekstfelt skilles det mellom små og store bokstaver (for eksempel emnenavn i emne-bildet). %-tegnet kan brukes som et jokertegn, dvs. som erstatning for ett eller flere (evt. ingen) tegn. Man kan søke på alle felt i et bilde, ikke bare nøkkelfelt eller påkrevde felt. Får man flere enn ett treff på søket kan man bla ved hjelp av pilene på knapperadmenyen. Hvor mange treff man får vil kunne ses nederst i venstre billedramme (i noen bilder må man flytte musepekeren inn i bildet etter at man har trykt på hent ). Et vidt søk gir flere treff. Slike søk foretas gjerne hvis man har mangelfulle data om forekomsten man ønsker å søke frem. Fyller man ut flere felt i et søk, fanger man bare opp de forekomstene som oppfyller alle kriterier (både/og). Fyller man ut ett felt i en søkeforekomst, blar til neste og fyller ut et annet felt, fanger man opp alle som oppfyller det ene og/eller det andre kriteriet (og/eller). Hvis det ikke oppgis noen søkekriterier og man trykker Hent på verktøylinjen (evt. trykker enter) vil alle forekomster hentes fra basen. Dette vil i mange tilfeller generere svært mange forekomster og søket kan ta lang tid. Før søket starter, vil klienten derfor spørre om du virkelig vil utføre søket uten noen søkekriterier. Hvis det finnes over 2000 forekomster som oppfyller søkekriteriene, får man spørsmål om man nøyer seg med de første Hvis man svarer nei hentes alle forekomster. TIPS: Tekstfelt i bildene er ofte for trange i forhold til teksten de inneholder (f.eks. merknadsfelt). Da kan man åpne en dialogboks hvor hele tekstfeltet presenteres med feltnavn, max antall tegn og tekstinnholdet. Dialogen startes ved å taste Ctrl+t når markøren står i det aktuelle tekstfeltet. Teksten kan leses og oppdateres i denne tekstruten. Hvis man er usikker på hva som er meningen med et felt kan man plassere markøren i det aktuelle feltet og trykke F1-tasten. Da får man opp et hjelpebilde med beskrivelse. 9

12 3.2 Registreringsmodus Når det er utført et søk og FS finner data som passer til søkekriteriene, går bildet over fra søkemodus til registreringsmodus og bakgrunnsfargen er nå lys gul. Det er nå mulig å endre data som allerede er registrert i bildet. Klikk på ikonet for registreringsmodus (Reg.) og deretter på ikonet Ny rad. Bildet er da klart for å motta helt nye data (nye rader i tabellen). Figur 12: Undervisningsenhet samlebilde i registreringsmodus Figur 13: Knapperaden i registreringsmodus Forklaring av de viktigste knappene: Søk: Tar bildet tilbake til Søkemodus Ny rad: Oppretter ny forekomst (rad) i bildet Slett rad: Sletter den aktive forekomsten (raden) i bildet Oppdater: Lagrer informasjonen som er lagt inn / endret En kan også gå til registreringsmodus uten å først utføre et søk. Dette gjøres ved å trykke knappen som heter Reg før bildet er kommet i registreringsmodus. TIPS: Knapperaden vil i utgangspunktet ligge på toppen av bildet, under meny-valgene, men den kan også plasseres andre steder i bildet. Plasser musepekeren i knapperaden og høyreklikk. I menyen som kommer opp kan du velge ulike plasseringer. Ved å holde musepekeren over knappene kan du se hvilke hurtigtaster de tilsvarer. Ikke alle knapper har hurtigtaster. 10

13 4. Registrering og endring av informasjon 4.1 Registrering Undervisningsenhet samlebilde brukes til å angi at det skal avholdes undervisning i et emne et gitt semester. Beskrivelsen under tar for seg hvordan nye data registreres og oppdateres generelt i FS og er ikke en komplett beskrivelse av hvordan undervisningsenheter skal registreres. Legg merke til at bildet åpnes i søkemodus (grå bakgrunn). I dette tilfellet ønsker vi å registrere en ny undervisningsenhet for et emne og må derfor gå til registreringsmodus. Dette gjøres ved å trykke knappen Reg. i knapperaden. Bildet blir da helt blankt og vi må trykke knappen Ny rad for å kunne registrere informasjonen. Et tomt registreringsbilde kommer opp og vi kan begynne å registrere data. Figur 14: Undervisningsenhet samlebilde i registreringsmodus Sett inn all informasjon som er nødvendig for å lagre forekomsten. Vær oppmerksom på minimumskravet for registrering; alle gule felt må være fylt ut. Når det er lagt inn data i de nødvendige feltene, må denne informasjonen overføres til databasen for lagring. Det gjøres via knappen Oppdater. 11

14 Etter oppdatering av databasen, kan man fortsette å registrere undervisningsenhet for flere emner ved å trykke knappen Ny rad. 4.2 Automatikk for registrering av nye data i bilder - forhåndsverdier Når et bilde er aktivert vil man finne knappen som har et lyn som ikon (Profil). Ved å trykke på knappen får man opp et bilde hvor man kan angi forhåndsutfylte verdier for registrering av nye data i bilder. Verdiene man legger inn her vil dukke opp automatisk ved innlegging av ny informasjon (Ny rad). Innsettingsvalgene vil kun være gjeldende for det bildet man har definert dem for. Ønsker man lignende funksjonalitet i andre bilder må man definere disse forhåndsverdiene på nytt. Forhåndsverdier bør kunne overskrives. Ved å hake av for Hopp vil det ikke være mulig og skrive over så dette er lite brukt (stort sett bare i felt for institusjonsnummer at det kan være aktuelt). Figur 15: Bilde for registrering av forhåndsverdier 4.3 Endring av informasjon Når vi ønsker å endre på informasjon som allerede er registrert i FS må vi først søke fram denne informasjonen i det aktuelle bildet. For å utføre søket trykkes knappen Hent når søkekriteriet er lagt inn. Når søket er utført går bildet over til registreringsmodus. Utfør endringen og trykk på knappen Oppdater for å lagre. 12

15 Merk at nøkkelverdier i et bilde ikke kan endres. I Undervisningsenhet samlebilde kan vi f.eks. ikke skrive over emnekoden for å angi et nytt emne, eller endre terminkode. Dersom aktiviteten ble opprettet på feil emne og/eller feil termin så må den slettes og det må opprettes ny. 4.4 Sletting av informasjon Sletting av informasjon gjøres ved å benytte knappen Slett rad og deretter Oppdater + I bilder som er bygd opp i en trestruktur (Undervisningsaktivitet samlebilde m.fl.) må man alltid slette informasjon på nederste nivå i treet før overliggende nivå kan slettes. Det samme gjelder bilder med flere nivåer der informasjon i underbilder må slettes før informasjon i øvre del (hovedbildet) kan slettes. Dersom informasjonen vi ønsker å slette er knyttet til informasjon i andre tabeller, vil vi få feilmelding når vi prøver å slette den. Dette gjelder for eksempel dersom man prøver å slette undervisningsaktiviteter som studenter er påmeldt til. Da må studentenes påmeldinger slettes før vi kan slette aktiviteten. I mange tilfeller kan slike sammenhenger være komplekse og gjøre sletting vanskelig (men ikke umulig). 13

16 5. Personer og studenter i FS 5.1 Person/Student Åpne bildet Person/Student fra Person-menyen. Alle personer i FS finnes i person tabellen (øvre del av vinduet), men ikke alle i student tabellen (nedre del av vinduet). Ikke-studenter kan f.eks. være fagpersoner (i egen tabell) og søkere som ikke blir tatt opp. Nye persondata lastes i stor grad inn fra filer (f eks fra Samordna opptak ) og ved at vi registrerer lokale søknader. Studentstatus opprettes vanligvis ved opptak når søkeren tildeles studierett. Personen blir da opprettet som studieprogramstudent og kan søkes fram i Student samlebilde. 5.2 Student samlebilde De fleste studentopplysningene vi trenger finner vi i Student samlebilde. Samlebilder betyr at opplysningene vi finner her også kan nås på andre måter i FS, i egne tabeller. Figur 16: Student samlebilde En student kan være tilknyttet flere studieprogram samtidig eller over tid og kan derfor ha flere forekomster i Student samlebilde, både aktive og ikke aktive. Brøken nederst i høyre hjørne i hovedbildet angir antall rader som finnes med informasjon om studenten og hvilket nummer i rekkefølgen som vises til enhver tid. 1/2 betyr to studieretter, 1/3 betyr tre studieretter. Avhakingsboksen for Kun aktive studieretter fjerner de ikke aktive forekomstene fra fremhentingen. 14

17 I grunnkurset gis det ikke en detaljert beskrivelse av hvordan man oppdaterer og vedlikeholder informasjon om studenter, da dette inngår i kurset om utdanningsplaner i FS. Nedenfor gis en kort forklaring av ulike felt og underbilder Kort forklaring til de ulike feltene i øvre del av bildet Start - terminen studenten ble tatt opp til studieprogrammet. Settes automatisk ved opptak og kan ikke endres. Kull det faktiske kullet en student tilhører, endres ved behov. Planlagt slutt kan legges inn som informasjon. Avsluttet legges inn automatisk når studiet er fullført og studenten har fått vitnemål. Studieprogram viser hvilke(t) studieprogram studenten har studierett til. Studieretning kan angis dersom det er opprettet for studieprogrammet. Studierett oppnås av studenter gjennom opptak. Studierett periode settes ved opptak men kan endres ved behov, f.eks. forlenges dersom studenter bruker mer enn normert tid. Studierettstatus settes ved opptak, skal ikke endres. Studentstatus Angir hvilken fase av studiet studenten er inne i (aktiv,permisjon, sluttet osv) Begrenset/betinget begrenser studieretten til å gjelde bestemte emner. Brukes f.eks ved opptak på grunnlag av realkompetanse. Noen tilleggsopplysninger vises med rød skrift (f.eks. permisjon, utvekslingsperson, oppnådd grad). Til høyre i bildet er det direkte linker til andre nyttige og mye brukte bilder og rapporter Kort forklaring til underbilder (kartotekkort) Det finnes ulike typer underbilder. Noen gjelder den spesifikke utdanningsplanen for studenten (emne, planbekr, planinfo-bekr, planelem), mens andre er uavhengige av utdanningsplanen og bare knyttet til studenten som sådan (f.eks. adresse, bakgrunn, reg.kort). Blå fane meldinger og resultater Grønn fane informasjon knyttet til studieprogrammet studenten er tilknyttet Hvit fane informasjo som gjelder ph.d.-studenter (vises kun for studenter som er tilknyttet ph.d.-program) Grå fane annen informasjon om studenten (uavhengig av studieprogramtilhørighet) For enkelte underbilder kommer det opp et avkrysningsfelt for Detaljer i området til høyre for hovedbildet. Avkrysning gir da mer utfyllende detaljer i underbildet. TIPS: I bildet Student samlebilde har det etter hvert blitt mange underbilder. Du kan velge å skjule de underbildene du ikke bruker. Legg musepekeren over det aktuelle underbildet, høyreklikk og velg skjul. Skjulte underbilder hentes tilbake ved å høyreklikke og velge Vis alle. Dette gjelder for de fleste bilder med kartotekkort. 15

18 Emne i plan viser emner som inngår i studentens utdanningsplan, semester for start på undervisning og eksamen. Planelement informasjon om utvekslingsopphold. Ekstern vurd godkjenning/innpassing av ekstern utdanning som er registrert i godkjenningsmodulen. Perm viser alle permisjoner uavhengig av studieprogram. Den som gjelder for den aktuelle studieprogramstudenten kommer også opp med rød tekst i øvre bilde. Reg.kort registerkortet viser semesterregistreringsopplysninger. Vurd.meld viser hvilke eksamener studenten er meldt opp til og når. Undmeld viser undervisningsmeldinger. Partipl viser påmelding til undervisningsparti (seminar, lab etc). Planbekr viser når studenten har bekreftet sin utdanningsplan på studweb (skal gjøres hver semester). Planinfo-bekr viser om studenten har bekreftet å ha lest studieforskriftene m.m., gjøres i første semester på et studieprogram eller ved eventuelle endringer i forskriften. Vurd.prot eksamensprotokoll. KvProt kvalifikasjon, viser oppnådd grad når vitnemål er skrevet ut. 16

19 6. Rapporter 6.1 Kjøring av rapporter Rapportene i FS brukes til å lage ulike typer lister. Det kan være lister over semesterregistrerte studenter, studenter meldt til eksamen i et bestemt emne osv. Figur 17: Rapporten Navneliste før kjøring Figur 15: Eksempelet ovenfor viser en rapport som heter Navneliste. Den viser f.eks. semesterregistrerte studenter på et gitt emne i et gitt semester og ligger i modulen Semesterregistrering. Helt øverst er rapportens kode og navn oppført. I øverste del av rapporten ligger bestillingsområdet med ett eller flere felt for bestillings- og kontrollparametere. I rapporten over ser vi at det er angitt kriterier som definerer hvilke studenter vi ønsker med i rapporten. Knapperaden er annerledes når man arbeider med en rapport: Figur 18: Knapperadmenyen for rapporter 17

20 Forklaring av de viktigste knappene: Rapport: Starter kjøringen av rapporten/listen Forh.visn.: Viser rapporten slik den vil komme ut på printeren Oppsett: For å velge linjeavstand m.m. Sorter: For å velge hvordan listen sorteres Adresselapper: Åpner adresselapprapporten for å skrive ut adresselapper til studentene i listen Når rapporten er laget (vi har lagt inn bestillingsparametere og trykt på knappen Rapport), vil resultatet vises i den nederste delen av vinduet. Dersom resultatet i listen ikke ble som forventet kan man endre kriteriene som er angitt i øverste del av bildet og kjøre rapporten på nytt. Rapporten kan skrives ut ved å trykke på knappen Skriv i knapperaden. Slik bestilles de aller fleste rapporter. Noen spesielle rapporter krever andre typer input (og/eller gir output i form av f.eks. brev (opptaksbrev m.m.). I mange rapportbestillinger finnes det en boks med tittel Vis. Den brukes til å gjøre endringer i resultatlisten etter at rapporten er kjørt. For fødselsnummer og en del andre opplysninger er vis-funksjonen tredelt, dvs. at man kan veksle mellom å vise frem hele fødselsnummeret (sort hake), bare fødselsdato, -måned og -år (grå hake) eller ingen av delene (blank boks). Vekslingen gjøres i resultatlisten etter at rapporten er kjørt. TIPS! Ctrl+O er hurtigtast for å åpne rapporter man kjenner rapportnummer på. 6.2 Forhåndsutfylte verdier i rapporter Verdier som ønskes forhåndsutfylt i rapporter spesifiseres i vinduet Innstillinger. Dette hentes fram via menyvalget Verktøy > Innstillinger Figur 20: Forhåndsverdier i rapporter Verdiene du legger inn i dette bildet vil vises som ferdig utfylte felt i rapportene når disse åpnes. Forhåndsutfylte verdier kan overskrives når rapporter bestilles. Valgene gjelder uavhengig av rapport. Merk at du må selv passe på små/store bokstaver, lovlige verdier osv. 18

21 7. Sortering i bilder og rapporter Når flere forekomster er hentet fram i skjermbilder eller er presentert som output i en rapport, vil de i utgangspunktet være sortert på en bestemt måte. Sorteringen kan generelt gjøres om etter brukerens ønsker. Kommandoen Sorter finnes for bilder under Redigermenyen og for rapporter under Rapportmenyen og som en egen trykknapp på knapperaden. Når denne gis for rapporter åpnes følgende dialog (alternative sorteringsvalg vil variere mellom ulike rapporter): Figur 21: Sorteringsdialog - rapporter Sortering etter Navn er lagt opp som standardvalg for rapporter. Hvis ikke dette passer kan man velge egendefinert sortering. Da fortsetter man med følgende dialog: Figur 22: Dialog for egendefinert sortering (Kommandoen Sorter i skjermbilder fører direkte til denne dialogen fordi det ikke er lagt opp noen standardvalg i bilder.) Variablene man ønsker sortering på dras over fra «Source data» til «Columns» med muspekeren. Hvis man kombinerer flere variable, blir rapporten primært sortert på den øverste, sekundært på den neste, osv. Behold eller fjern krysset for sortering i stigende rekkefølge. Fjernes krysset sorteres det i synkende rekkefølge på den aktuelle variabelen. Rekkefølgen kan endres ved å dra ønsket linje opp/ned i listen Columns. 19

22 8. Datafiler Fra alle rapporter og bilder kan man lagre datainnholdet i filer (f.eks. i Excel). 8.1 Lagre Datafil Klikk på ikonet «Datafil» i knapperaden, eller velg «Eksporter data» under Fil-menyen. Følgende dialog åpnes: Figur 23: Lagre rapportfil, kopierer data til f. eks Excel Dette åpner et bilde med flere kartotekkort for forskjellige sorter filer man kan lage. En enkel måte å gjøre dette på er å velge kopi til klippebord, kryss av for kolonneheading. Start så Excel og velg lim inn. All informasjon fra FS rapporten er nå overført til Excel og kan lagres og bearbeides videre på alle måter regnearket tillater. En annen måte og lagre den samme rapporten på er å begynne med å lagre den som fil. Velg f. eks Excelformat, kryss av for Kolonneheading og klikk OK. Du får nå opp vinduet for å lagre filen, angi fil-navn og lagre. Når du har lagret kan du gå til fil-menyen i Windows og åpne filen. Lagrede datafiler inneholder bare de rene dataene og evt. kolonneoverskrifter, men ikke ledetekster, sideskift osv. Markeres punktet «Rapport» i dialogvinduet, lagres hele FS-rapporten som den er med data, ledetekst mv. Den lagrede filen vil da få endelsen.psr i navnet (PowerSoft-Rapport). Senere kan man hente fram tidligere lagrede *.psr-rapporter ved å velge PSR-rapport under Verktøy-menyen (fra hovedmenyen), og oppgi filnavnet. Når rapporten er åpnet kan man gi kommandoen Lag rapport på ny. Da åpnes en dialog for nye bestillingsparametre, og man kan hente fram nytt innhold. 8.2 Lagre Flettefil Ofte har man behov for å tilskrive en gruppe studenter. Man trenger da en såkalt «flettefil», dvs. en fil med navn og adresser og evt. andre data for å flette inn i brev eller et sett med adresselapper for de aktuelle studentene. Utplukket av studenter hentes fra en passende rapport eller et passende bilde i FS. 20

23 Figur 24: Lagre flettefil, f. eks for å lage adresselapper. Behold kryssene for fødselsnummer og navn. Kryss av for Datainnhold for å få med alle dataene i rapporten på flettefilen. Kryss for Løpenr betyr at det blir generert et løpenr for hver rad i filen, fortløpende nummerert fra 1 og oppover. Kryss av for Adresse. Et dialogvindu for å velge adressetype åpner seg: Figur 25: Adressevalg Hvilken adressetype man bør velge, vil avhenge av hvilken studentgruppe det gjelder, det vanligste er å velge semesteradresse som 1. valg og eventuelt hjemstedsadresse som 2. valg. Når man velger flere adressealternativer i prioritert rekkefølge, vil systemet lete opp den første tilgjengelige for hver enkelt student. Ønskes adressefilen lagret i Excel-format må man starte Excel, lese inn filen (som da må ha Tabulator- eller Semikolon som skilletegn) og lagre den på ny i Excel-format. Når man skal flette inn navn og adresser i brev, f.eks. vha. Word, kan filer med semikolon eller tabulator som skilletegn benyttes, og også Excel-filer, hvis kolonnenavnene er tatt med. Andre tekstbehandlere vil som regel også kunne benytte filer med semikolon eller tabulator som skilletegn. 21

24 Det hender også at man har lister over steder, f.eks. i forbindelse med utvekslingsavtaler. I stedet for Flettefil kan man da lage Stedfil. 8.3 Adresselapper Ønsker man Adresselapper (klistrelapper, etiketter) til å klebe på konvolutter eller likelydende brev, benytter man rapporten FS Adresselapper. Hvis man skal benytte et tidligere lagret utplukk, åpner man rapporten via Person-menyen og angir navnet på flettefilen som skal brukes. Denne leser så inn fødselsnummer fra flette- eller datafiler lagret som beskrevet ovenfor. Filene må ha Tabulator som skilletegn. Andre data enn fødselsnummer benyttes ikke, og dette må ligge i første kolonne. Personene kan også hentes fra fila vi lagret tidligere. Åpne Adresselapp-rapporten. Følgende vindu åpner seg: Figur 26: Adresselapper Klikk på diskett-ikonet og hent den aktuelle fila. Studentenes fødselsnummer og navn er fylt ut i det øvre vinduet. Klikk på brev-ikonet. Dialogen for adressevalg åpner seg. Velg adressetype(r). Adresser er ikke nødvendige på inputfilen, alle rapportfiler med fødselsnummer i venstre kolonne og navn kan benyttes. Klikk så på rapport (eller Ctrl+R), observer resultatet. Ved markering av Adresseliste vil man få ut en adresseliste som alternativ til adresselapper. Adresselisten inkluderer e-postadresser. Hvis man har oppe på skjermen den rapporten med personopplysninger som man ønsker å bruke, kan man hente frem FS via knappen Adresselapper. Da blir personene fra den aktuelle rapporten automatisk lagt over i bestillingsbildet for adresselapper. Etikettene kan sorteres enten etter fødselsnummer eller etter navn. Man kan velge om etternavn skal settes foran fornavn på adresselappene. Da fødselsnummer er inkludert i datagrunnlaget, er det også mulig å lage flettefiler fra denne rapporten. 22

25 9. Sende e-post og SMS til studenter via FS E-post og SMS kan sendes til grupper av studenter i kull, på et studieprogram, på et emne de er eksamensmeldt og/eller undervisningsmeldt i og en rekke andre utplukk av studenter som det er mulig å gjøre i FS. Det kan også sendes e-post og SMS til enkeltpersoner. 9.1 Sende e-post via FS Framgangsmåte: søk frem én eller flere studenter i et bilde eller en rapport klikk i vinduet med høyre musetast du får opp følgende vindu: velg Send e-post, rapporten FS åpnes Personen/personene som var med i søket vi gjorde, hentes inn i rapporten. Totalt antall personer angis oppe i høyre hjørne. Velg adressetype: Begge adresser: Sender til både ekstern og intern e-post adresse. Intern: Sender til intern e-post adresse. Dersom intern adresse mangler, går e-posten til ekstern adresse. Ekstern: Sender til ekstern e-post adresse. Dersom ekstern adresse mangler, går e-posten til intern adresse. Avsender: Din egen e-post adresse kommer automatisk frem. Den kan overskrives dersom det skal være en annen avsender. CC: Fylles ut med e-post adresse til eventuelle mottakere av kopi. Arkiver etter utsendelse: Default er 12 mnd Subject: Tilsvarer subject/emne-felt i ordinære e-post programmer. Tekst 23

26 Trykk på knappen Rapport for å sende e-posten. Når rapporten er ferdig vil du få status for hvor mange e-poster som ble sendt. Dersom det er færre enn det antall du hadde med i fødselsnummerfila, betyr det at noen av dem manglet informasjon om valgt e-post adresse i FS. Figur 27: Rapport for sending av e-post til studenter 9.2 Sende SMS via FS Fra og med vårsemesteret 2012 er det mulig å sende SMS til studenter via FS. Å sende SMS skal kun være en tilleggstjeneste og det forventes at studentene følger med på nett, Fronter og leser e-post som før. Alle SMS som blir sendt via FS har avsendernummer Det blir ikke sendt ut SMS mellom kl og Retningslinjer for bruk av SMS-tjenesten Det skal være en restriktiv bruk av tjenesten og den skal ikke brukes til meldinger som Husk fristen, Husk møtet og lignende. SMS kan brukes når det haster å gi studierelaterte beskjeder og når det på kort varsel blir gjort endringer i det som tidligere er annonsert, for eksempel o ved avlysning eller flytting av undervisning o ved endring av tid og sted for eksamen Avdeling for utdanning kan også benytte SMS-tjenesten i andre tilfeller der det anses å være nødvendig og/eller nyttig å gi korte beskjeder til studenter via SMS. VIKTIG: Det skal ikke sendes SMS med sensitivt eller personlig innhold. 24

27 9.2.2 Framgangsmåte for å sende SMS fra en rapport 1. Åpne aktuell rapport 2. Fyll inn ønskede rapportdata 3. Kjør rapport 4. Høyreklikk i nedre del av rapporten (resultatvinduet). Se bilde 1 under. 5. Velg Send SMS (FS ), rapporten for å sende SMS åpner seg. Se bilde 2 under. 6. Kryss av for Arkiver etter utsendelse og sett antall måneder til 6 eller 12, avhengig av hvor lenge du mener det er hensiktsmessig å lagre utsendingen. 7. Meldingen skrives i tekstboksen og kan være på maks 160 tegn. Husk å ta med avsender (UiT, fakultet eller institutt). 8. Kjør rapport når du har skrevet ferdig teksten, meldingen blir da lagt i kø og sendt ut til studentene som er listet opp i vinduet øverst til høyere. 9. Det blir ikke sendt ut SMS mellom kl 22 og kl 07. Dersom rapporten kjøres i dette tidsrommet, blir ikke meldingen sendt før kl 07 neste morgen. 10. SMS vil bare bli sendt til studenter som er registrert med et mobiltelefonnummer i riktig felt FS. Dersom mobiltelefonnummeret er registrert i feltet for fasttelefonnummer, vil det ikke bli sendt SMS. 11. Utsendte SMS blir lagret i Dokumentarkivet i FS. Figur 28: Rapport som utgangspunkt for utsending av SMS til en gruppe studenter (her til undervisningspåmeldte studenter i emnet BED-1007) 25

28 Figur 29: FS Rapport for å sende SMS Framgangsmåte for å sende SMS fra bilder Framgangsmåten for å sende SMS fra bilder er den samme som for rapporter. 1. Åpne aktuelt bilde 2. Legg inn ønskede søkekriterier og utfør søket 3. Høyreklikk i bildet og velg SMS 4. Rapporten for å sende SMS åpner seg og du kan skrive og sende SMS som beskrevet over. Dersom søket du har gjort gir flere treff, vil det bli sendt SMS til alle studenter som er med i søkeresultatet. Dersom du skal sende SMS til en enkeltstudent, må du kun søke opp den aktuelle studenten. 26

29 10. Feilmeldinger Feilmeldinger fra FS kommer i grå meldingsbokser. Har man fått en feilmelding, er det ikke mulig å komme videre før meldingen er kvittert ut (trykke på OK) og feilen er rettet, eventuelt at arbeidsoppgaven er avbrutt. Det finnes mange forskjellige feilmeldinger som kan komme fra FS. Her er det bare tatt med noen eksempel på enkle typer feil. Eksempel 1: Et eller flere påkrevde felt mangler verdi (her emnekode jf. blått felt i feilmeldingen). Eksempel 1: Obligatorisk felt mangler verdi Eksempel 2: Denne feilmeldingen angir at man har forsøkt å registrere en ulovlig verdi/kode i et eller flere av feltene INSTITUSJONSNR EMNEKODE VERSJONSKODE TERMINKODE ARSTALL TERMINNR. I dette eksemplet er det emnekoden FIL-7000 som er årsaken til feilmeldingen fordi emnekoden ikke eksisterer. Eksempel 2: Obligatorisk felt inneholder ulovlig verdi 27

30 Eksempel 3: Her har man forsøkt å slette en rad som har flere rader under seg. Denne dukker opp på skjermen med det samme man prøver å slette raden (før oppdatering). Eksempel 3: Feilmelding ved sletting av rad Eksempel 4: Denne meldingen kommer når man prøver å oppdatere etter at man har utført en ulovlig sletting av en rad som har flere rader under seg. Eksempel 4: Feilmelding ved oppdatering etter ulovlig sletting av rad Eksempel 5: Her er det registrert feil verdi i et felt som bare tillater J eller N som verdier. I dette tilfellet er det feltet Kan ønskes av student som har fått verdien 2. Eksempel 5: Feilmelding ved ulovlig verdi 28

31 Eksempel 6: Alternativt vil denne meldingen komme hvis det er brukt ulovlige tegn i feltet. I eksemplet under er det brukt bokstaver i et tallfelt. Eksempel 6: Feilmelding ved ulovlig verdi 29