Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i NN kommune

Transkript

1 for beredskapsarbeidet i kommunene Utkast nr 3 0 Pr. 15/ Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i NN kommune Forslag til oppsett av kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i kommunene Utarbeidet av Fylkesmannen i Vest-Agder basert på DSB`s veileder Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunene

2 for beredskapsarbeidet i kommunene 1 Innhold Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i kommunene Kap Innhold Side 1 Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet En helhetlig beredskapsprosess 1.2 System for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet 1.3 Mal for kvalitetssikringssystem 2 Internkontrollsløyfen 3 3. Orientering og kartlegging 4 Krav og forventninger til kommunens sikkerhet og beredskap Gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyse Forestå risikoreduserende tiltak 4 Gjennomføring av kartlegging (fase 1) 5 5 Orientering om målsettingsarbeidet Fastsettelse av mål for sikkerhet og beredskap 5.2 En hensiktsmessig målstruktur kan være 6 Utarbeidelse av målsetting (fase 2) 7 7 Organisering av beredskapsarbeidet (fase 2) 8 8 Beredskapsplaner og handlingsplaner 9 9 Oversikt over fagberedskapsplaner Sjekkliste internkontroll Vedlegg: Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunene en veileder fra DSB

3 for beredskapsarbeidet i kommunene 2 1. Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i kommunen 1.1 En helhetlig beredskapsprosess For å oppnå en effektiv beredskap i kommunen er det viktig at tiltakene inngår i en helhetlig og sammenhengende beredskapsprosess etter internkontrollmetoden. Den består av følgende faser: Fase 1: Kartlegging Kartlegge risikosituasjoner, krav og forventninger Fase 2: Mål og organisering Sette mål for sikkerhet og beredskap Organisere arbeidet med sikkerhet og beredskap Fase 3: Gjennomføring Utarbeide kriseplaner Styrke beredskapskompetansen Ivareta sikkerhet og beredskap i planlegging, tjenesteyting og saksbehandling Fase 4: Evaluering Evaluere og utvikle sikkerhets- og beredskapsarbeidet ved rutiner for ajourhold, beredskapsgjennomgang og tilsyn. Det er en overordnet målsetting at alle kommuner etablerer en slik beredskapsprosess, og gjennomfører tiltakene som inngår i hver fase. Når det kan dokumenteres at prosessen er etablert, og at den fungerer i praktisk bruk, har kommunen et systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid i samsvar med internkontrollprinsippene. 1.2 System for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet Systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid etter internkontrollmetoden innebærer at kommunen etablerer en prosess med krav om skriftlig dokumentasjon. Dokumentasjonen vil tjene både som grunnlag for kommunens egen evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet og fylkesmannens tilsyn med kommunen. Den vil også medvirke til at personer med oppgaver og ansvar for sikkerhet og beredskap er i stand til å utføre arbeidet. Dette vil være viktig ved utskifting av personell. 1.3 Mal for kvalitetssikringssystem Dette dokumentet skisserer en mulig måte å etablere et kvalitetssikringssystem i kommunen på, basert på direktoratets veileder, Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunene. Det er et forenklet system basert på internkontrollprinsippene, men inneholder de viktigste elementene i et kvalitetssikringssystem. Systemet er mest tilpasset mindre og mellomstore kommuner. Et tips kan være å legge dette kvalitetssikringssystemet ut på intranett, slik at alle kommunale virksomheter har tilgang til det.

4 for beredskapsarbeidet i kommunene 3 2. Internkontrollsløyfen Illustrasjon av hvordan internkontrollsystemet kan organiseres og hvordan planer og dokumenter årlig oppdateres og ajourføres Fase 1: Kartlegging. Sette opp krav og forventninger til kommunens sikkerhet og beredskap. Gjennomføre ROS-analyse og forestå risikoreduserende tiltak Fase 2: Mål og organisering Sette opp mål for sikkerhet og beredskap i kommunen. Formell avklaring av oppgave- og myndighetsfordeling. Ansvarsprinsippet må gjelde. Fase 4: Evaluering og utvikling Evaluere og utvikle sikkerhets- og beredskapsarbeidet ved rutiner og ajourhold. Fylle ut sjekklisten for dokumentasjon Fase 3: Gjennomføring Utarbeide kriseplaner. Styrke krisehåndteringskompetansen. Ivareta sikkerhet og beredskap i planlegging, tjenesteyting og saksbehandling

5 for beredskapsarbeidet i kommunene 4 3. Orientering om kartlegging Skal resultere i en statusbeskrivelse, som gir planforutsetninger for arbeidet med sikkerhet og beredskap 3.1 Krav og forventninger til kommunens sikkerhet og beredskap Kommunen må få oversikt over lover og forskrifter som stiller krav til kommunal sikkerhet og beredskap, samt veiledningsmateriell og forventninger fra beredskapsmyndighetene. Noen eksempler på at lovverket pålegger kommunen å ivareta: Sikkerhetshensyn i saker behandlet etter plan og bygningsloven Helsemessig og sosial beredskap Beredskap mot akutt forurensning Brann- og eksplosjonsvern Sikkert drikkevann Noen eksempler på viktige tiltak som beredskapsmyndighetene forventer av kommunene: Risiko- og sårbarhetsanalyse Plan for kriseledelse med strategi for informasjonsberedskap Tiltak for å bedre krisehåndteringskompetansen Rutiner for evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet 3.2 Gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen må gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for å finne ut hvilke risiki eller faremomenter som finnes, og hvor sårbar kommunen er for svikt i samfunnsviktige funksjoner. ROS-analysen vil gi en statusbeskrivelse, og fungere som en planforutsetning for videre planlegging. DSB har utgitt en veileder for hvordan en slik analyse kan gjennomføres. Det er viktig at ROS-analysen ikke fungerer som et isolert tiltak, men blir integrert i både det øvrige beredskapsarbeidet og kommunens generelle planarbeid. Den må derfor fokusere på konkrete geografiske områder og/eller konkrete virksomhetsområder slik at den kan være grunnlag for videre planlegging. Det må sikres rutiner for at ROS-analysen følges opp ved at den: legges til grunn for kriseplaner og kompetansetiltak legges til grunn for kommunens ordinære planlegging og virksomhet ajourholdes til faste tidspunkt og etter øvelser og reelle hendelser med visse mellomrom bli gjenstand for grundig beredskapsgjennomgang 3.3 Forestå risikoreduserende tiltak Det viser seg ofte at beredskapsarbeidet kan ha en tendens til å stoppe opp etter at ROSanalysen er ferdigstilt. For å unngå dette bør det samtidig med politisk sluttbehandling av analysen fremmes forslag til konkrete tiltak mot risikofaktorene. Risikoreduserende tiltak kan være: Skadeforebyggende: dvs. tiltak som settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og som dermed minsker sannsynligheten for disse Skadebegrensede: dvs. tiltak som settes inn mot konsekvensene av uønskede hendelser og som dermed minsker skadevirkningene av disse

6 for beredskapsarbeidet i kommunene 5 4. Gjennomføring av kartlegging (fase 1) 4.1. Lover og regelverk Her eller på eget sted listes ned lover, forskrifter, retningslinjer, veiledere og lignende som angår kommunen mht. samfunnssikkerhet: 4.2 Risiki avdekket i ROS-analysen Her eller på eget sted listes i stikkords form de risiki som ble avdekket etter gjennomført ROS-analyse: 4.3 Risikoreduserende tiltak Her eller på eget sted listes ned i stikkords form hvilke risikoreduserende tiltak som er planlagt gjennomført, fordelt på skadeforebyggende og skadereduserende tiltak:

7 for beredskapsarbeidet i kommunene 6 5. Orientering om målsettingsarbeidet Kort forklaring til hvordan prosessen for utarbeidelse av mål kan være i kommunen 5.1 Fastsette mål for sikkerhet og beredskap Ved å utarbeide konkrete målsettinger vil kommunen bedre kunne styre arbeidet med sikkerhet og beredskap, og det vil bli mulig å kontrollere om planleggingen gir ønskede resultater. Kommunen vil i sitt øvrige plansystem, for eks. kommuneplanen og sektorplaner, allerede ha etablert en målstruktur. Det vil være hensiktsmessig om samme målstruktur også kan bli brukt for beredskapsplanleggingen. Dette fordi beredskapsmålene må integreres i kommunens ordinære plan- og styringssystemer. 5.2 En hensiktsmessig målstruktur kan være denne: Visjon Hovedmål Arbeidsmål Visjonen er overordnet andre målsettinger, og en rettesnor for all planlegging og tjenesteyting i kommunen. Siden den signaliserer verdier og holdninger bør kommunens holdninger til sikkerhet og beredskap integreres i visjonen. Hovedmålene bør si noe om hvilke ambisjoner kommunen har med hensyn til nivået på: Skadeforebyggende tiltak Skadereduserende tiltak Integrering av sikkerhet og beredskap i den øvrige kommunale virksomhet Evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet Arbeidsmålene vil være en videreføring av hovedmålene, som mer detaljert sier noe om hva som skal utarbeides av planer og tiltak Gode råd ved utarbeiding av målsettinger: Fastsetting av mål bør være en politisk oppgave, og knyttes til en diskusjon om hva kommunen aksepterer av risiki Det bør for hver av kommunens sektorer utarbeides egne beredskapsmål Målene må være: klart og konkret formulert, målbare og realistiske Dokumentasjon: Kommunen må dokumentere sine målsettinger for beredskapsarbeidet, samt hvordan disse er integrert i de ordinære plan- og styringssystemene.

8 for beredskapsarbeidet i kommunene 7 6. Utarbeidelse av målsetting (fase 2) 6.1 Visjon Her eller på eget sted listes kommunens visjon: 6.2 Hovedmål Her eller på eget sted listes kommunens hovedmål for sikkerhet og beredskap: 6.3 Arbeidsmål Her eller på eget sted listes kommunens eventuelle delmål eller arbeidsmål innen sikkerhet og beredskap:

9 for beredskapsarbeidet i kommunene 8 7. Organisering (fase 2) av beredskapsarbeidet i et internkontrollperspektiv Kommunestyret utformer overordnede mål og retningslinjer for beredskapsarbeidet i kommunen. Formannskapet fører tilsyn på vegne av kommunestyret og ser til at politiske vedtak blir fulgt opp. De politiske utvalg (hovedutvalg) fører tilsyn med at sektorenes beredskapsansvar blir tilfredsstillende tatt vare på. De påser at nødvendige beredskapstiltak blir innarbeidet i de politiske vedtak innen sektoren. Ordføreren har ansvaret for å ta initiativ til å fastsette og jevnlig revidere beredskapsmålene. Han/hun har også ansvaret for å følge opp praktiseringen av IK-rutinene og beredskapsarbeidet generelt i kommunen, samt ta prinsipielle avgjørelser. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder og er ansvarlig for å koordinere kommunens beredskapsaktiviteter. Han/hun skal følge opp de enkelte sektorer og se til at beredskapsplanene utarbeides og oppdateres i h.t. rutiner beskrevet i IK-dokumentasjonen. I kommunen bør det være en saksbehandler (systemansvarlig) som på vegne av rådmannen følger opp beredskapsplanarbeidet i h.t. Kvalitetssikringssystemet, (internkontrollsystemet). Navn på saksbehandler, internkontroll er: Den enkelte etatssjef (sektorsjef) er ansvarlig for å utarbeide planer og tiltak innenfor eget ansvarsområde, som en integrert del av linjeorganisasjonen. Når mål for beredskapsplanleggingen er fastsatt, skal den enkelte ansvarlige linjeleder, i samarbeid med eget fagpersonell, utarbeide handlingsplan for hvordan målene skal nås. Disse handlingsplanene bør innarbeides i kommunens handlingsprogram som en del av kommuneplanleggingen. Beredskapsrådet har en viktig funksjon i samordningen av den lokale beredskap mellom kommunale etater, statlige etater, frivillige organisasjoner osv. Nærmere informasjon om beredskapsrådets oppgaver og organisering finnes i Beredskapshåndbok for kommunen utgitt av DSB 1989, under punkt 2.1.

10 for beredskapsarbeidet i kommunene 9 8. Beredskapsplaner og handlingsplaner (fase 3) Kort beskrivelse og hvordan aktuelle planer og dokumenter oppdateres og vedlikeholdes Plan for kriseledelse inneholder rutiner for hvordan kommunens ledelse skal forholde seg ved større ulykker eller katastrofer i fred og krig. Planen inneholder en varslingsplan, plan for etablering av kriseledelse, evakueringsplan, informasjonsplan, oversikt over redningsressurser og oversikt over aktuelle frivillige organisasjoner. Planen skal gjennomgås og oppdateres en gang pr. år i forbindelse med sjekklistekontrollen (se D-1). Kopi av sidene 1, 2, 3 og 6 av planens del 2 skal sendes fylkesmannen. Plan for helsemessig og sosial beredskap. Det er ikke noe formkrav om at kommunen må lage en særskilt plan for beredskap innen helse- og sosialtjenesten. Planen kan integreres i kommunens øvrige planverk. Det er imidlertid et krav at kommunen har planlagt beredskapen for de tjenester de er ansvarlige for i tråd med lov og forskrift om helse- og sosialtjenesten. Videre er det er krav om at kommunen skal samordne sine beredskapsplaner. Beredskapsplaner for de enkelte virksomhetsområder, kan være for eks. planer for brannbekjempelse, planer for akutt forurensning på land og sjø, planer for uhell ved vannverk og avløp, planer for legevakt og helseberedskap, planer for flyktningemottak, planer for innsats ved større trafikkulykker osv. Innen en kommune kan det være en lang rekke slike planer. Disse oppdateres ved behov av ansvarlige etater. I Kommuneplanen bør det innarbeides konkrete momenter som bidrar til å gjøre samfunnet mindre sårbart og som på sikt utvikler kommunen til å bli en sikker kommune for innbyggerne å bo i. Det er særlig de risiki som avdekkes ved en sårbarhetsanalyser og som ikke umiddelbart kan løses, men som må innarbeides i den ordinære samfunnsplanleggingen. Se A-5 i denne håndboken. plan og og Handlingsplan. Det anbefales at kommunen utarbeider en handlingsplan for sikkerhet og beredskap og gjerne at dette blir gjort i samsvar med bygningsloven. Handlingsplanen skal gis status som et sektorovergripende temaprogram inngå som en del av det generelle handlingsprogrammet / økonomiplanen., med 4-årig tidshorisont og årlig rullering.

11 for beredskapsarbeidet i kommunene Oversikt over beredskapsplaner i kommunen Gjelder kommunens plan for kriseledelse og andre planer med tanke på aktuelle hendelser, som for eksempel: brann, akuttforurensning, helse/sosial, smittevern m.v. Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor: Navn på planen: Datert:. Utarbeidet av: Dekker område: Oppbevares hvor:

12 for beredskapsarbeidet i kommunene 11 Kommune: 10 Sjekkliste (fase 4) 2012 for årlig evaluering av beredskapsforberedelser i kommunen Sjekklisten skal gjennomgås innen utgangen av året, og dette skjemaet (side 1-5) i utfylt stand utgjør resultatdokumentasjonen for året, og skal arkiveres under dette avsnitt. Sjekkpunkter Henvisning Resultat Ja Nei Hvis noen av spørsmålene er besvart med kryss i rødt felt, bes kommentarer gitt på side Organisasjon 1.1 Er organiseringen av beredskapsarbeidet i kommunen klart definert m.h.t. ansvarsog arbeidsfordeling? 1.2 Har kommunen en effektiv krisehåndteringsorganisasjon som kan etableres raskt? Kvalitetssikringssystem Overordnet plan for kriseledelse 2. Målsettinger 2.1 Er det utarbeidet en overordnet målsetting for beredskaps- og sikkerhetsarbeidet i kommunen? 2.2 Har det vært satt opp konkrete delmål innen beredskapsområdet for foregående år? Kvalitetssikringssystem 3. Overordnet beredskapsplan 3.1 Er overordnet beredskapsplan ajourført ved årsskiftet, og kopi sendt til fylkesmannen? 3.2 Er kommunens overordnede beredskapsplan og sektorberedskapsplaner koordinert? Lov, forskrift og veileder Planmal 4. Beredskapsaktiviteter/øvelser 4.1 Har det vært gjennomført beredskaps øvelser, -møter eller -seminarer i kommunen i foregående år? 4.2 Har personell innen kommunens ledelse deltatt på beredskapskurs eller annen opplæring innen beredskap foregående år? Lov, forskrift og veileder

13 for beredskapsarbeidet i kommunene 12 Sjekkpunkter Henvisning Resultat Ja Nei 4.3 Er det behov for opplæring og øvelser innen beredskap og sikkerhet i kommunen? 4.4 Har kommunen oppnevnt et beredskapsråd? 4.5 Har det vært gjennomført møte i det kommunale beredskapsrådet i løpet av siste år? Normalreglementet 5. Risiko- og sårbarhetsanalyser 5.1 Har kommunen en generell helhetlig ROS-analyse som er ajourført og relevant? 5.2 Har resultatene av gjennomførte risiko- og sårbarhetsanalyser vært fulgt opp med konkrete tiltak/handlinger/økonomi? Lov, forskrift og veileder ROS-veiledere ROS Agder 5.3 Har det vært gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse innen et bestemt felt eller område foregående år? 6. Beredskapstilsyn 6.1. Har det vært gjennomført tilsyn på beredskapsområdet for foregående år? Lov, forskrift og veileder 6.2 Er forbedringspunkter fra siste beredskapstilsyn fulgt opp? 7. Beredskapsmessige hensyn innen samfunnsplanlegging 7.1 Er det formuleringer i kommuneplanens samfunnsdel hvor beredskaps- og sikkerhetsmessige forhold er beskrevet? 7.2 Har kommunen rutiner for at risiko- og sårbarhetsforhold blir analysert i forbindelse med rullering av kommuneplanens arealdel? 7.3 Har kommunen rutiner for at risiko- og sårbarhetsforhold blir analysert i forbindelse med utarbeidelse av kommunedelplaner eller større reguleringsplaner hvor KU kreves? Plan- og bygningsloven Lov, forskrift og veileder Forskrift om konsekvensutredning 7.4 Har kommunen rutiner for å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med utarbeidelse av reguleringsplaner?

14 for beredskapsarbeidet i kommunene 13 Sjekkpunkter Henvisning Resultat Ja Nei 7.5 Har kommunen etablert rutiner for å ta vare på kjennskap til farepotensial gjennom byggesaker, saker etter naturskadeloven og konkrete hendelser? 8. Kvalitetssikring 8.1 Har kommunen et kvalitetssikringssystem (internkontrollsystem) på beredskapsområdet som er implementert i organisasjonen? Kvalitetssikringssystem 8.2 Er systemansvarlig for internkontroll, beredskap, tatt ut? 9. Krisestøtteverktøy 9.1 Har kommunen fått implementert det nye krisestøtteverktøyet DSB-CIM teknisk og prosedyremessig? Brukerdokumentasjon DSB-CIM 9.2 Vil kommunen kunne bruke DSB-CIM som støtteverktøy ved håndtering av en hendelse? Hvis noen av spørsmålene er besvart med kryss i rødt felt, bes kommentarer gitt på side 4. NB Avkryssing i de grønne og rosa rutene gjøres ved å klikke i ruten og trykke X-bokstaven på tastaturet Evaluering/årsrapport/dokumentering Denne sjekklisten i utfylt stand skal for rapporterende år arkiveres under punkt 10 i Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i kommunen Sjekklisten skal dokumentere at internkontrollsjekk er foretatt og skal kunne brukes ved internt eller eksternt tilsyn. Sted dato underskrift

15 for beredskapsarbeidet i kommunene 14 Når sjekklisten side 1-3 er fylt ut med avkryssing skal systemansvarlig på denne siden gi kommentarer eller forklaringer til spørsmålene som er krysset av på i rødt felt. Det kan også gis kommentarer til andre spørsmål eller evaluering generelt. Sjekkpunkter Kommentar eller forklaringer til spørsmålene i sjekklisten

16 for beredskapsarbeidet i kommunene 15 Systemansvarlig for internkontroll innen beredskap skal, basert på sjekklisten og tilbakemeldinger fra sektoransvarlige, lage en kort rapport til rådmannen inneholdende forslag til korrigerende tiltak. Kort rapport til rådmannen: Forslag til korrigerende tiltak: