EIGERSUND KOMMUNE Formannskapet

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Formannskapet INNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Ny møtedato Tidspunkt: Kl. 10:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 080/15 Spørsmål og orienteringer i formannskapets møte Åpen 081/15 Økonomirapport for perioden januar august 2015 Åpen 082/15 Eiendomsskatt alminnelig omtaksering Åpen 083/15 Dalane energi IKS fremtidig organisering av selskapet Åpen 084/15 Søknad om tilskudd til flomsikringstiltak i Lundeåne Åpen 085/15 Endringer i strukturen innen eldreomsorgen, bruk av og behov for kommunale boliger / institusjon Åpen 086/15 Forslag til styrerepresentanter til styret for Lagårdhallen AS Åpen 087/15 Evaluering politisk struktur Åpen 088/15 Godkjenning av møteprotokoll fra Åpen 089/15 Utbygging av delfelt B25 B28 i Hestnes Åpen 090/15 Referatsaker til formannskapets møte Åpen Eigersund, 2. september 2015 Egaas, Leif Erik Utvalgsleder Broch, Leif E. Utvalgsekretær Side 1 av 262

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til tlf til Målfrid Espeland Følgende vararepresentant kalles inn for fast medlem med forfall: Forfall Parti Følgende vara innkalles Parti Lingeswaran, Thusanee AP Moen, Frank Emil AP Wetteland Skåra, Svanhild H Carlsen, Bjørn H Følgende varamedlemmer møter i enkeltsak: Parti Merknad Moen, Frank Emil AP Carlsen, Bjørn H Kommunestyremøte 28.september Frist for endring: Fredag 4.september Partienes gruppemøter Parti Sted Dag Dato Tid kl. AP Arbeidernes Hus Torsdag 17.september 19:30 FRP Formannskapssalen, rådhuset * Mandag 7. september NB! 18:00 H Formannskapssalen, rådhuset * Tirsdag 8. september NB! 18:00 KRF Formannskapssalen, rådhuset Mandag 21. september 19:00 SP Kantinen, rådhuset * Onsdag 9. september 19:30 SV Kantinen, rådhuset * Torsdag 17. september 18:30 V Kantinen, rådhuset Onsdag NB! 16. september 20:00 * Grunnet kommunestyrevalg i uke 38 er Formannskapssalen opptatt. Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje. Side 2 av 262

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1913 Journalpostløpenr.: 15/24167 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Espeland, Målfrid Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 080/15 Formannskapet Spørsmål og orienteringer i formannskapets møte Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 3 av 262

4 Saker fra formannskapet som skal videre til kommunestyrets møte 28. september2015 Saksnr. Formannskap Saksnr. Kommunestyret Sak 081/15 057/15 Økonomirapport for perioden januar- august /15 058/15 Eiendomsskatt alminnelig omtaksering 083 /15 059/15 Dalane energi IKS fremtidig organisering av selskapet 084 /15 060/15 Søknad om tilskudd til flomsikringstiltak i Lundeåne 085 /15 061/15 Endringer i strukturen innen eldreomsrogen, bruk av og behov for kommunale boliger / institusjon. 086 /15 062/15 Forslag til styrerepresentanter til styret for Lagårdshallen AS 087 /15 063/15 Evaluering av politisk struktur Vær oppmerksom på at den/de vedlagte saken) skal videre til kommunestyret og de sendes ikke ut til kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer dersom de også får saksdokumenter til utvalget, mao de får kun det enkelte sett en gang. Kommunestyret saksdokumenter vil nå bestå av flere bunker som alle sendes ut samtidig. - Innkalling og saker som går direkte til kommunestyret, som godkjenning av protokoll, referatsaker, vedtak i f etter 13 samt interpellasjoner. - Saker der formannskapet innstiller til kommunestyret. - Saker der planteknisk utvalg innstiller til kommunestyret. - Saker der havnestyret innstiller til kommunestyret. - Saker der kontrollutvalget innstiller til kommunestyret - Ettersendte vedtak fra hovedutvalgene. Side 4 av 262

5 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 240 Arkivsaksnr.: 15/176 Journalpostløpenr.: 15/24051 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Oliversen, Tore L. Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 081/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Kontrollutvalget Økonomirapport for perioden januar august 2015 Sammendrag: I fremlagt økonomirapport viser en til et behov for økte midler (økte utgifter) ved avdelingene. I denne sak fremlegges det prognoser på 10 millioner kroner, som avdelingene søker om kompensasjon for. I denne sak legges ikke disse midlene inn (økte driftsutgifter ved avdelingene kompenseres ikke). Det å ikke gi økonomisk kompensasjon fører til omprioriteringer innenfor avdelingene. Det arbeides for å dekke økte utgifter innenfor egen økonomisk ramme. Likevel vil rådmannen vise til at det ligger økonomiske utfordringer ved Teknisk avdeling basert på prognose og historiske tall. Teknisk avdeling viser til et mulig merforbruk på 5 millioner kroner for Det er ikke rom for å øke inntektspostene ytterligere noe som gjør at også Teknisk avdeling må arbeide for å skape økonomisk balanse. Utfordringene til Teknisk avdeling gjør at rådmannen alt nå varsler at dette vil bli ett forhold som vil bli gått gjennom særskilt i forbindelse med rådmannens budsjettforslag for Samtidig viser denne rapport at utbytte til Dalane energi blir lavere enn budsjettert med kroner. For å balansere reduserte inntekter må Eigersund kommune bruke av fondsmidler. Dette er mulig i 2015, men for kommende økonomiplanperiode er ikke dette økonomisk mulig. Det fremmes ikke forslag knyttet opp mot endringer innenfor investeringsbudsjettet. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Budsjettert premieavvik i B2015 reduseres med 16 millioner kroner og bruk av Premiefondet i KLP økes tilsvarende (ansvar 7431). 2. Budsjettert utbytte fra Dalane energi IKS (ansvar 9009) reduseres med kroner i B2015 og finansieres slik: a. Budsjettert avsetning til Driftsfondet (overskudd) reduseres med kroner Side 5 av 262

6 (ansvar 9040). b. Bruk av Finansfondet økes med kroner (ansvar 9040). c. Bruk av Driftsfondet økes med kroner (ansvar 9040). Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Formannskapet innstiller til Kommunestyret som fatter endelig vedtak. Iht. vedtak sendes saken som informasjon til Kontrollutvalget. Økonomirapportene skal også oversendes fylkesmann iht. forskrift. Eventuell tidligere politisk behandling: Det har blitt behandlet to økonomirapporter for 2015 i kommunestyrets møter og En viser videre til at kommunestyret har behandlet (vedtatt) sak om driftsreduksjoner i møte Andre opplysninger / fakta i saken: Vedtatte driftsreduksjoner i B2015 I forbindelse med vedtatt budsjett for 2015 (B2015) legges det opp til fortløpende rapportering vedrørende status for vedtatte driftsreduksjonstiltak. Rapporteringen består av en tilbakemelding fra avdelingene på det enkelte tiltak. Rapporteringen er en statusrapportering. Utgangspunktet for rapporten er tilbakemeldingene fra avdelingene. Tabellen nedenfor tar for seg den budsjetterte effekten (oppsummert for avdelingene for B2015): Driftsmessige forhold for den enkelte avdeling Sentraladministrasjon Kultur og oppvekstavdelingen (KO) Helse og omsorgsavdelingen (HO) Teknisk avdeling Sum beløp vedtatte driftsreduserende tiltak Den økonomiske oversikten for driften viser følgende (for kontoklassene): Side 6 av 262

7 Alle tall er oppgitt i hele tusen kroner. Kommentarer knyttet opp mot tabellen: Rådmannen viser til kommentarer for den enkelte avdeling. Den økonomiske oversikten for avdelingene (netto drift) viser følgende: Alle tall er oppgitt i hele tusen kroner. Kommentarene til tabellen tar utgangspunkt i årseffekt. Kommentarer til den enkelte avdeling: Sentraladministrasjon: Det foreslås ingen endringer i ansvarsområdet. Gitte ansvar/konto viser merforbruk som en arbeider for å dekke. En har hatt en ny gjennomgang og kan komme ned på økonomisk ramme. Videre er det forhold som skal kompenseres via lønnspotten og beregningene viser at avdelingen da kan gå i balanse. Kultur og oppvekstavdelingen (KO): Vedtatte driftstilpasninger er foretatt og er innarbeidet i både budsjett og timefordeling til bla. skolene. Avdelingen rapporterer om ett merforbruk på Voksenopplæringssenteret og ved Barnevernet tilsvarende totalt 2 millioner kroner. Dette er de samme forhold som avdelingen viste til i den forrige økonomirapporten (hvor det ikke ble foreslått endringer). Rådmann foreslår ingen kompensasjon i denne sak og viser til at avdelingen arbeider for å dekke økte utgifter innenfor egen økonomisk Side 7 av 262

8 ramme. Rådmannen varsler at det er avsatt fondsmidler som kan bli brukt til disse tiltak for Helse og omsorgsavdelingen (HO): Det er prognoser på avdelingen vil kunne få et betydelig merforbruk (2 3 millioner kroner) knyttet til sosiale tjenester (sosialhjelp, flyktningetjenesten, rusinstitusjoner etc.). Avdelingen vil kunne bruke avsatte fondsmidler, til å dekke hele eller deler av dette merforbruket. Utfordringene knyttet til sosiale tjenester er nærmere beskrevet senere i denne rapporten. Videre er det prognoser på betydelige merforbruk hos enkelte enheter i avdelingen, blant annet det kommunale legesenteret, samt enhetene på Lagård (2 vest, 3 ABC og bo og servicesenter). Dette dekkes delvis inn av mindreforbruk på andre enheter. Budsjettet for 2015 inneholder driftsendringer i Helse og omsorgsavdelingen, bla. som gjelder Egersund 2015 og vikarbruk / sykelønnsrefusjon, på til sammen mellom 6 og 7 millioner kroner. Det er naturlig at dette vil medføre at avdelingen blir mer sårbar for løpende driftsendringer i året, og medfører store utfordringer med å oppnå balanse ved årets slutt. Disse usikre forholdene gjør at prognosene vil kunne endre seg. Samlet sett vurderes det at avdelingen vil kunne gå i balanse i Det er da forutsatt at merforbruk knyttet til sosiale tjenester dekkes inn ved bruk av fond. Avdelingen har i løpet av året fått enkeltbrukere som har større hjelpebehov enn det som grunnbemanningen i avdelingene gir rom for. Dette vil være krevende for avdelingen å klare innfor tildelte økonomiske rammer. Avdelingen vil følge denne utviklingen nøye hver måned, og evt justere driften andre steder i avdelingen dersom det viser seg å være nødvendig for å komme i balanse. Teknisk avdeling: Tilbakemeldingen fra avdelingen er at en forventer ett merforbruk på 5 millioner kroner. Det er igangsatt tiltak og andre forhold vil også bli innarbeidet. Hovedårsaken til at det er prognoser på merforbruk i avdelingen i 2015, er at seksjon Bygg & Eiendom sitt budsjett, basert på resultatene over flere år, ikke er realistisk med tanke på de oppgavene som skal utføres. Det foretas nå en gjennomgang av medgått tid på investeringer med tanke på å flytte lønnsbelastning. Ut fra disse forhold vil skissert merforbruk bli redusert. Foreløpig foreslår ikke rådmannen noen kompensasjon. Rådmannen vurderer det slik at Teknisk avdeling må gå i balanse og at dette må skje ved følgende alternativ (som gir en permanent endring): Teknisk avdeling blir ikke tilført mer midler. Da må det igangsettes tiltak i avdelingen. Avdelingen har meldt tilbake at en ikke vil kunne foreta netto driftsreduksjoner i en slik størrelse. Teknisk avdeling blir tilført midler på inntil 5 millioner kroner. Dekning finner sted ved tilsvarende reduksjoner andre steder. En kombinasjon av pkt 1 og 2. Dvs. kutt i Teknisk + en økonomisk overføring, men mindre enn 5 millioner kroner. Kap. 7 Diverse fellesutgifter Vi har nå fått kontoføringene fra KLP for I løpet av 2014 har det blitt satt av midler på premiefondet til Eigersund kommune i KLP. Dette kan nyttes til å redusere innbetaling i 2015 som fører til at preimeavviket blir redusert tilsvarende. I denne sak foreslår rådmannen at budsjettert premieavvik (inntekt) reduseres med 16 millioner kroner og hvor bruk av premiefond i KLP settes til tilsvarende beløp. Tilsvarende endringer har blitt gjort tidligere år og kan ikke realiseres/foreslås før kontoføringene foreligger. Side 8 av 262

9 Ut over dette foreslås ingen endringer i ansvarsområdet. Kap. 8 Skatt og rammetilskudd Ansvarsområdet omfatter tilskuddsordninger som ikke blir klargjort før ved årsskifte. Dette gjelder statlige kompensasjonsordninger og integrasjonstilskudd (mottak flyktninger). Rådmannen foreslår ingen endringer på dette forhold i denne sak. Rådmannen viser til at Eigersund kommune ligger 5,2 millioner kroner lavere enn budsjettert skatteinngang for perioden frem til juli (august tallene er ikke klare). Foreløpige tall for august viser en merinntekt på 1 millioner kroner. Videre er det positive tall som ligger i marginoppgjøret som blir foretatt i oktober. En viser til at endelig marginoppgjør vil bli påvirket av forhold som skjer frem til oktober av eksterne aktører og som ikke blir styrt av oss. Dog så bygger vi nå på en prognose som gir oss en positiv effekt av marginoppgjøret på ca 4 millioner kroner. Ut fra disse to forholdene så vil nevnte to forhold balansere skatteinngangen totalt. Samtidig er det grunn til å påpeke at også andre forhold vil påvirke samlet skatt/rammetilskudd for oss i Kommunene har i årets sju første måneder hatt en samlet inngang på 84,0 mrd. kr fra skatt på inntekt og formue inkl. naturressursskatt, noe som er 4,2% mer enn i samme periode i fjor. Veksten for Eigersund kommune (for samme periode) er på 0,36%. I revidert nasjonalbudsjett 2015 ble anslaget for inntekts og formuesskatt for kommunene satt ned med 1,3 mrd. kr til 134,8 mrd. kr. Dette betyr at veksten i forhold til 2014 i RNB 2015 er anslått til 4,6% for kommunene. Samlet skatt og rammetilskudd i 2015 har vi budsjettert til å bli 729,3 millioner kroner. Statens anslag for Eigersund kommune for samlet skatt og rammetilskudd i 2015 er pr 12/ anslått til 725,7 millioner kroner. Staten har ett lavere skatteanslag enn oss hvor staten anslår (beregner) en skattenedgang for oss på 2,7% i forhold til Vi har budsjettert med en skatteinngang på 0,58% i forhold til faktisk inngang i R2014. For månedene september desember 2015 har vi budsjettert med lavere skatteinngang enn i Ut fra dette er det en mulighet til å nå budsjettert skatt/rammetilskudd, men dette krever at marginoppgjøret slår positivt ut og skatteinngangen blir iht. budsjett. Ut fra dette foreslår ikke rådmannen endringer på samlet skatt/rammetilskudd. Rådmannen viser dog til arbeidsledigheten stiger i Rogaland, reduksjoner innenfor oljeindustrien og bla. skisserte bemanningsreduksjoner ved Aker Solutions Egersund (samt få innleide). Dette er forhold som vil gi utslag i 2016, men som vi til nå har merket lite av i Dog så kan disse forholdene gi utslag i skatteinntektene alt for september og november 2015 som er store skattemåneder. Utslagene av dette i 2016 vil rådmannen komme tilbake til i forbindelse med rådmannens budsjettforslag for Kap. 9 Finansposter Ved utgangen av 2015 vil 51,6% av lånene våre har rentebinding. Pr var andel fastrente 61,8%. I årsberetningen viste rådmannen til at andelen fastrentelån ville bli redusert (samt i rådmannens forslag til budsjett). Årsaken til dette henger sammen med at fjorårets lån tas opp med flytende rente og at markedsrenten har gått ned (med signaler om lave renter over en periode). Når rådmannens budsjettforslag ble fremlagt i november 2014 (for B2015) var flytende markedsrente (3 mnd NIBOR) 1,66% samme rente er nå 1,13%. Dette fører til at renteinntektene (og gitte tilskudd) blir lavere enn budsjettert, samtidig som renteutgiftene på lån blir lavere. Rådmannen foreslår ikke noen endringer i denne sak knyttet mot disse forhold da beregninger viser at finanspostene under Side 9 av 262

10 Kap. 9 vil gå i balanse totalt sett. Ett unntak er budsjettert utbytte fra Dalane energi. Fra og med 2015 har vi budsjettert med ett årlig tilskudd på 9,0 millioner kroner fra Dalane energi IKS. Utbytte fra 2014 som utbetales i 2015 ble på kroner. Dvs kroner lavere enn budsjettert. Dette må da dekkes inn i denne sak. Økonomisk oversikt investering Alle tall er oppgitt i hele tusen kroner. Kommentarer: Teknisk avdeling viser til at investeringsprosjekt 1538 Kunstgrasbane Hellvik blir kroner dyrere enn budsjettert. Dette knyttet opp mot ekstrabestillinger fra klubbens side. Dette er utgifter som idrettsklubben skal dekkes. Den tid dette var en sak som ble vedtatt av kommunestyret, Eigersund kommune er formell utbygger og eier av banene samtidig som kommunal momsrefusjon nyttes som egenkapital mener rådmannen at dette var ett forhold som også burde ha vært avklart med kommunestyret i forkant. Rådmannen viser til at det foreligger ett vedtak som sier noe om Eigersund kommunes økonomiske bidrag og forholder seg til dette samtidig som banene er sluttført og tatt i bruk. Ut fra dette foreslår ikke rådmannen endring (da endring ville ført til at budsjettet ble tilpasset regnskapet). På investeringsbudsjettet foreslår ikke rådmannen andre endringer. Rådmannens vurderinger: I denne sak foreslår ikke driftsmessige endringer i avdelingene. Dog så peker rådmannen på at det er innarbeidet driftsendringer ved avdelingene som fører til strammere økonomiske rammer. Samtidig ønske rådmann å peke på at vedtatte driftsreduksjoner/driftstilpasninger er innarbeidet i budsjetter Side 10 av 262

11 og er realisert av avdelingene. Dette er både positivt og viktig. Som det fremgår i beskrivelsen på den enkelte avdeling melder en tilbake økonomiske avvik. Både Sentraladministrasjonen, HO og KO arbeider med tiltak for å oppnå økonomisk balanse. Ved Teknisk avdeling melder en om et forventet merforbruk på inntil 5 millioner kroner (på lik linje med tidligere rapport). I Teknisk avdeling er det igangsatt tiltak for å redusere avviket. Rådmannen viser til at avdelingene må forholde seg til økonomisk ramme og igangsette tiltak/endringer for å skape økonomisk balanse. Ut fra det foreslår ikke rådmannen endringer i avdelingene, men rådmannen ønsker å peke på de økonomiske rammene er stramme og hvor nye tiltak (f.eks. nye enkelt brukere) gir oss økonomiske utfordringer. Rådmannen foreslår endringer knyttet opp mot følgende forhold: 1. Budsjettert premieavvik reduseres med 16 millioner kroner og bruk av Premiefondet i KLP økes tilsvarende. 2. Utbytte fra Dalane energi IKS er kroner lavere enn budsjettert ( kr vs 9 millioner kr). a. Rådmannen peker på at det er uheldig når budsjetterte inntekter blir redusert. b. Rådmannen viser samtidig til at Lyse sitt utbytte ble økt med kroner i forrige økonomirapport (opp til kr). c. I forbindelse med etablering av Lyse («Pakken» 1998) ble våre eierandeler i Dalane energi og Lyse vurdert som nesten økonomisk sett. Hadde verdiutviklingen i selskapene vært lik burde dagens utbytte vært tilnærmet lik noe den nå ikke er. d. Rådmannen viser videre til at budsjettert utbytte fra Dalane energi ligger på 9,0 millioner kroner årlig i økonomiplan. Hvis dette ikke blir realisert betyr dette driftstilpasninger andre steder. e. For å dekke lavere utbytte fra Dalane energi foreslår rådmannen følgende endringer: i. Budsjettert avsetning til Driftsfondet (overskudd) reduseres med kroner (dvs. at budsjettert avsetning settes til 0, kr). ii. Bruk av Finansfondet økes med kroner (pr i dag står det kr på Finansfondet). iii. Bruk av Driftsfondet økes med kroner (pr i dag står det kr på Driftsfondet). Universell utforming: Ingen i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Driftsmessige forhold: Side 11 av 262

12 Alle tall er oppgitt i hele tusen kroner. Investeringsmessige forhold Ingen Sum Inneværende år Neste år År 3 Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Foreslå endringer i rådmannens forslag. Side 12 av 262

13 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 232, FE 205 Arkivsaksnr.: 15/962 Journalpostløpenr.: 15/14490 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Teknisk avdeling Seksjon kart og oppmåling Monsen, Johnny Oppmålingssjef johnny.monsen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 082/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Eiendomsskatt alminnelig omtaksering Sammendrag: Eiendomsskattetakstene i kommunen ble fastsatt pr. 1. januar Kommunen må når det er gått 10 år fra siste alminnelige taksering (1. januar 2018) velge mellom følgende 3 alternativ: Foreta alminnelig omtaksering, jfr. eiendomsskatteloven 8 A 3 (2). Gjennomføre en kontormessig oppregulering av gjeldende takster, jfr. eiendomsskatteloven 8 A 4. Fortsette å benytte gjeldende takster uforandret (krever særlige grunner). Hovedregelen er at det skal være en alminnelig taksering i kommunen hvert tiende år. En alminnelig omtaksering er en omfattende og tidkrevende prosess, og det bør derfor allerede nå tas stilling til hvordan man skal forholde seg fra og med skatteåret Rådmannens forslag til vedtak: Eigersund kommune starter ikke opp noen prosess med alminnelig omtaksering nå, men baserer seg på eiendomsskatteloven 8 A 4 Kontorjustering fra og med skatteåret Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken avgjøres av kommunestyret. Eventuell tidligere politisk behandling: Side 13 av 262

14 Følgende ble vedtatt i forbindelse med behandling av budsjettet for 2015: 28. Rådmannen fremmer en egen sak, i løpet av 2015, som tar for seg driftsmessige utfordringer, fremdrift, bemanning, praktisk gjennomføring og arbeidsmetode for omtaksering av eiendomsskatten. Andre opplysninger / fakta i saken: Eiendomsskattetakstene i kommunen ble fastsatt pr. 1. januar Hovedregelen er at det skal være en alminnelig taksering i kommunen hvert tiende år. Det vil si at all fast eiendom i kommunen skal takseres hvert tiende år. Hvis det foreligger særlige forhold, kan kommunestyret bestemme at ny taksering skal skje tidligere eller senere enn dette, men ikke mer enn tre år etter at siste alminnelige taksering skulle funnet sted. Dette i henhold til eiendomsskattelovens 8 A 3 (2): «Det skal vere ei allmenn taksering i kommunen kvart tiande år. Dersom det ligg føre særlege tilhøve, kan kommunestyret avgjere at ny taksering skal skje tidlegare eller seinare enn dette, men ikkje seinare enn tre år etter at siste allmenne taksering skulle ha skjedd. Kommunen dekkjer kostnadene ved taksering, og kommunestyret utnemner dei personane som skal stå for takseringa.» Som et alternativ til ny alminnelig taksering kan kommunestyret med hjemmel i eiendomsskatteloven 8 A 4 (1) bestemme at det skal foretas en kontormessig oppjustering av takstene. Denne oppjusteringen kan i henhold til eiendomsskatteloven 8 A 4 (2) ikke være mer enn 10 % årlig. Eiendomsskatteloven 8 A 4 (1): I staden for ny allmenn taksering kan kommunestyret gjere vedtak om auke av det verdet (taksten) som eigedomen blei sett til ved den siste allmenne takseringa for utskriving av eigedomsskatt. Kommunestyret kan dessutan gjere vedtak om at det skal gjerast eit tilsvarande tillegg for dei eigedomane som er verdsett særskild før eit tidspunkt som kommunestyret fastset. Eiendomsskatteloven 8 A 4 (2): Auken kan skje stegvis over fleire år, men må ikkje vere meir enn 10 prosent av det opphavlege skattegrunnlaget for kvart år etter 10 årsfristen for den siste allmenne takseringa, likevel slik at skatteåret 1983 vert rekna som første året for slikt tillegg. Fristreglane i 8 A 3 andre ledd gjeld ikkje for kontorjustering. Kommunen har altså 3 alternativ å velge mellom når det er gått 10 år fra siste alminnelige taksering (1. januar 2018): Foreta alminnelig omtaksering, jfr. eiendomsskatteloven 8 A 3 (2). Gjennomføre en kontormessig oppregulering av gjeldende takster, jfr. eiendomsskatteloven 8 A 4. Fortsette å benytte gjeldende takster uforandret (krever særlige grunner). Med hjemmel i eiendomsskatteloven 8 C 1 kan kommunestyret bestemme at eiendomsskatt på boliger skal utskrives basert på formuesgrunnlag i stedet for kommunal eiendomsskattetakst. Eiendomsskattegrunnlaget skal da være 80 % av formuesgrunnlaget. Ligningsverdi er kalkulert med utgangspunkt i formuesgrunnlaget (25 % av formuesgrunnlaget). Ligningsverdien skal ikke brukes for eiendomsskatteformål, men kun av Skatteetaten ved beregning av skatt på formue. Side 14 av 262

15 Saksbehandlers vurderinger: Endringer i 10 årsperioden: I perioden siden siste taksering er eiendommer som er delt blitt omtaksert. Det samme gjelder når bygninger er revet eller ødelagt av brann, og når det er ført opp nye bygninger eller tilbygg/påbygg av en viss størrelse. Alt dette i henhold til eiendomsskattelovens 8 A 3 (5). Når man skal vurdere hvilket av de tre alternativene man skal velge når det er gått 10 år fra siste alminnelige taksering, må man ta hensyn til at det kan ha skjedd endringer på den enkelte eiendom som har påvirket eiendommens verdi uten at det er blitt fanget opp og eiendommen omtaksert. Det kan også ha skjedd endringer i markedet som tilsier en ulik verdiendring på forskjellige typer eiendommer i perioden. Behovet for å fange opp slike endringer tilsier at en bør følge hovedregelen og foreta ny alminnelig taksering pr. 1. januar Kostnader og ressursbruk til omtaksering: Kommunen har ikke eget personell til å foreta eiendomsskattetaksering, men setter ut oppgaven med å besiktige og utarbeide takstforslag for de eiendommene som skal takseres. Basert på de enhetsprisene en har oppnådd i forbindelse med årlige omtakseringer, vil utgiftene til en alminnelig omtaksering beløpe seg til 9 10 millioner kroner. I tillegg må man ha en viss intern bemanning for å håndtere omtakseringen. Dette for blant annet å ivareta alt administrativt og kontormessig arbeid for takstnemnd og klagenemnd, utarbeide tilbudsspesifikasjoner, følge opp kontrakter, håndtere publikumshenvendelser og følge opp innspill til mulige endringer i matrikkelen. Som et minimum bør man ha en hel stilling avsatt til eiendomsskatt i en periode på 2 år. Hvis man skal ha nye takster klar 1. januar 2018 må denne stillingen være operativ ettersommeren/høsten Bruk av formuesgrunnlag for boliger: Som et alternativ til å skrive ut eiendomsskatt på boliger basert på takster fastsatt av kommunens skattetakstnemnd, kan kommunestyret bestemme at eiendomsskatten skal skrives ut basert på boligens formuesgrunnlag. Denne ordningen ble gjort gjeldende fra og med skatteåret Lovgivers begrunnelse for å gi kommunene mulighet til å bruke formuesgrunnlaget var kommunenes høye kostnader med taksering: «kan bidra til en betydelig reduksjon i takseringskostnadene» «Det kan gjøre terskelen lavere for å innføre eiendomsskatt i kommuner som ikke har innført denne skatteform» Rådmannen er enig i at en ved å bruke formuesgrunnlaget for boliger vil få en betydelig reduksjon i kostnadene til en alminnelig omtaksering. Ved å skrive ut eiendomsskatten på boliger basert på formuesgrunnlag i stedet for kommunal eiendomsskattetakst vil utgiftene til alminnelig omtaksering reduseres med ca. 4 millioner kroner. Oppgaven med å administrere eiendomsskatten i perioden mellom de alminnelige omtakseringer antas derimot å bli minst like omfattende som ved bruk av kommunal takst. Prinsippet med en offentlig takst i stedet for to, en takst for kommunal eiendomsskatt og en annen takst for statlig skatt på formue, er i utgangspunktet også riktig. Ordningen innebærer imidlertid mange ulemper, svakheter, utfordringer og usikkerheter. Skatteetaten innførte nye formuesgrunnlag fra Boligeierne skulle selv oppgi P rom, eventuelt boareal, som grunnlag for å beregne nye formuesgrunnlag. Med P rom menes oppholdsrom (stue, Side 15 av 262

16 kjøkken, soverom, vaskerom, bad, entré og lignende). Areal unntatt er garasje, uinnredet loft og kjellerrom, boder og andre oppbevaringsrom. Formuesgrunnlaget fastsettes hvert år og vil endre seg over tid. Utgangspunktet er en m2 pris statistisk sentralbyrå fastsetter. Prisen skal gi uttrykk for en anslått markedsverdi pr. m2 og bygger på statistiske opplysninger om omsatte boliger. Det tas hensyn til boligtype (enebolig, småhus eller leilighet), areal, geografisk beliggenhet og alder samt om boligen ligger i et område som er tett eller spredt bebygget. En del av formuesgrunnlagene er fastsatt ved skjønn på grunn av manglende opplysninger fra eier. Det er også en del boliger som ikke får formuesgrunnlag (fritidsboliger, våningshus på gårdsbruk, eiendommer som ikke er egnet til boligformål, boliger i kombinerte nærings /boligbygg hvor næringsdelen er størst, ). Kommunen må taksere disse på vanlig måte. Det vil være utfordrende for kommunen å fastsette takster på disse eiendommene som skal stå fast i 10 år og samtidig stå i et rimelig forhold til formuesgrunnlagene på tilsvarende boliger som vil endre seg årlig. Resultatet kan fort bli ulikt takstnivå på like boliger alt etter om boligen får eiendomsskatt etter formuesgrunnlag eller kommunal taksering. Fastsetting av formuesgrunnlag baserer seg på opplysninger fra eier. I noen tilfeller kan eier ha kommet i skade for å innrapportere feil opplysninger, noe som igjen avstedkommer feil i formuesgrunnlaget. Kommunen har ingen klagerett eller annen mulighet for å påvirke formuesgrunnlagene, selv i de tilfellene det er åpenbare feil. Formuesgrunnlagene vil foreligge på slutten av året. Det vil bli knapt med tid for kommunen til å identifisere og taksere boligeiendommer som ikke får formuesgrunnlag. Dette kan også gjelde boliger som har hatt formuesgrunnlag, men får endret status hos skatteetaten og ikke lenger får formuesgrunnlag eller motsatt. Nye boliger får eiendomsskatt et år «for sent». En bolig oppført i f. eks 2015, vil få formuesgrunnlag i Formuesgrunnlaget blir overført til kommunen sent på året 2016, og kommunen kan da skrive ut eiendomsskatt på boligen fra og med I prinsippet skulle kommunen taksert denne eiendommen pr. 1. januar 2016 og skrevet ut eiendomsskatt på boligen fra og med Påbygg og andre påkostninger på boligen skal innrapporteres til Skatteetaten på selvangivelsen (skjema RF 1282B). Dette blir nok i veldig liten grad gjort. Endringer i formuesgrunnlag på bakgrunn av økt areal vil derfor ikke bli fanget opp slik som ved kommunal taksering. Vi kan få likt formuesgrunnlag på ulike eiendommer siden garasje, tomt og faktorer som standard og beliggenhet ikke tas hensyn til. Det kan bli utfordrende å håndtere eiendommer med flere bygninger. Nedenfor er to eksempler på formuesgrunnlag sammenlignet med dagens eiendomsskattetakster for to tenkte boliger. Eksemplene er tilfeldig valgt som illustrasjon og ikke nødvendigvis representative for kommunens boligmasse. Formuesgrunnlagene er beregnet i skatteetatens kalkulator, mens kommunal takst er beregnet etter dagens retningslinjer og takstnivå. Enebolig i spredtbygd område bygd 1990, P rom 130 m2 / bruksareal 170 m2 fordelt med 90 m2 i hovedetasje og 80 m2 i underetasje, tomt 1000 m2, garasje 30 m2. Side 16 av 262

17 Ny leilighet i sentrum, P rom = bruksareal = 60 m2, parkeringsplass og bod i underetasje. Oppsummert finner rådmannen disse fordelene og ulempene ved å skrive ut eiendomsskatt på boliger basert på formuesgrunnlag: Fordeler: Lavere kostnader/ressursbruk til alminnelig omtaksering, kommunen slipper å taksere de fleste boligene. Man får et felles grunnlag for utskriving av kommunal eiendomsskatt og statlig formuesskatt. Statlig klagebehandling på takst på bolig (annen klage må fortsatt behandles av kommunen). Ulemper: Det kan bli utfordrende å identifisere boliger som ikke får formuesgrunnlag. Det kan bli utfordrende å identifisere boliger som får endret status i perioden. Boliger som ikke lenger får formuesgrunnlag. Boliger som ikke har hatt men får formuesgrunnlag i perioden. Den kommunale taksten skal i utgangspunktet stå i 10 år, mens formuesgrunnlaget endres årlig. Kan medføre ulikt takstnivå på like boliger. Kan medføre lik takst på ulike boliger. Nye boliger får eiendomsskatt ett år «for sent». Boligeiere melder ikke endring av boligen til skatteetaten. Regelverket for klagebehandling kan oppfattes som vanskelig for skatteyter å forstå. Ikke klagerett for kommunen, kommunen har ingen mulighet for å få rettet åpenbare feil. Tidsfaktoren, formuesgrunnlagene kommer seint. Det kan bli utfordrende å håndtere eiendommer med flere bygninger. Formuesgrunnlag bør uansett ikke tas i bruk uten en samtidig alminnelig omtaksering, da en ved dagens eiendomsskattetakster vil få en betydelig forskjell i takstnivå på de boligene som får formuesgrunnlag og de som ikke får, jfr. eksemplene ovenfor. Inntektspotensiale / skattenivå: Ved å gjennomføre en alminnelig omtaksering er det sannsynlig at vi får en betydelig heving av eiendomsskattetakstene. Kommunens takstnemnd er suveren i så måte og kan ikke instrueres verken av kommunestyret eller andre, men skal ta utgangspunkt i eiendomsskattelovens 8 A 2 (1): «Verdet av eigedomen skal setjast til det beløp ein må gå ut frå at eigedomen etter si innretning, brukseigenskap og lokalisering kan bli avhenda for under vanlege salstilhøve ved fritt sal.» Kommunestyret justerer imidlertid skattenivået gjennom sin fastsettelse av skattesatser og eventuelt bunnfradrag. For boliger (inkludert fritidsboliger) benytter en i dag minimum skattesats på 2 promille. Dersom man vil redusere økningen i eiendomsskatt etter en omtaksering, må dette da gjøres ved å benytte bunnfradrag. For øvrige eiendommer (inkludert næring) hvor en i dag benytter den maksimale skattesatsen på 7 Side 17 av 262

18 promille kan en justere ned skattesatsen og derved oppnå en mindre eller ingen økning i eiendomsskatten selv om en får nye og høyere takster. Det har vært gjort noen undersøkelser som sammenligner kommunale eiendomsskattetakster med eiendomsskattegrunnlag basert på formuesgrunnlagene. Resultatene er ikke entydige, men det kan se ut som om at en i de kommunene som har nye kommunale takster får små avvik mellom kommunal takst og eiendomsskattegrunnlag basert på formuesgrunnlag, mens en i de kommuner som har eldre kommunale takster får eiendomsskattegrunnlag basert på formuesgrunnlag som ligger høyere enn de kommunale takstene. Dersom en ønsker å øke inntektene fra eiendomsskatt, er det mulig også uten å foreta ny alminnelig omtaksering. Kommunen kan øke skattesatsen på boliger og/eller skrive opp takstene med 10 % årlig fra og med Kommunereformen: Dersom Eigersund kommune blir slått sammen med annen/andre kommune(r) og det blir eiendomsskatt i den nye kommunen, må det ikke bli usaklige forskjeller mellom eiendomsskattetakster innad i den nye kommunen. I verste fall kan en tenke seg at det etter en kommunesammenslåing blir nødvendig å foreta ny taksering av eiendommer som er taksert kort tid før kommunesammenslåingen. Det kan derfor være formålstjenlig å vente med ny taksering til etter at spørsmålet om en eventuell kommunesammenslåing er avklart. Konklusjon: Basert på en samlet vurdering mener rådmannen at man ikke skal sette i gang prosessen med alminnelig omtaksering nå, men heller basere seg på kontormessig oppjustering av gjeldende takster fra og med Alternativt vil rådmannen foreslå å avsette nødvendige midler til en alminnelig omtaksering av alle eiendommer inkludert boliger med oppstart 2. halvår En endelig beslutning om eventuelt å basere utskriving av eiendomsskatt for boliger på formuesgrunnlagene, kan tas nærmere oppstartstidspunktet. Ordningen er forholdsvis ny, og selv om en foreløpig ser en overvekt av ulemper, kan dette endre seg når en får et større erfaringsgrunnlag og praktisering av ordningen får «gått seg til». Ett tredje alternativ kan være å beholde gjeldende takster uforandret i inntil 3 år ut over 2017, i påvente av kommunereformen. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Valg av alternativ for eiendomsskattetaksering ved 10 årsperiodens utløp den 1. januar 2018 får økonomiske konsekvenser for kommunen. Dersom man velger lovens hovedregel, alminnelig omtaksering, må man påregne utgifter til taksering i størrelsesorden 7 11 millioner kroner avhengig av om man ønsker å skrive ut eiendomsskatt på boliger basert på formuesgrunnlag eller kommunal takst. Det må påregnes at en omtaksering vil gi høyere eiendomsskattetakster og derved et høyere inntekstpotensiale. Kommunen kan likevel ved å justere skattesatser og ta i bruk bunnfradrag beholde dagens skattenivå selv om takstene øker. Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Side 18 av 262

19 Alminnelig omtaksering 0, , , Sum 0, , , Investeringsmessige forhold Alminnelig omtaksering Sum Inneværende år Neste år År 3 Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Alternativ 1: Det settes av 1 mill. kr. på økonomiplanen for 2016 og 10 mill. kr. på økonomiplanen for 2017 for å gjennomføre ny alminnelig omtaksering. Alternativ 2: 1. Det settes av 1 mill. kr. på økonomiplanen for 2016 og 10 mill. kr. på økonomiplanen for 2017 for å gjennomføre ny alminnelig omtaksering. 2. Det fremmes en egen sak om eventuelt å basere utskrivingen av eiendomsskatt for boliger på formuesgrunnlag før takseringsarbeidet starter. Alternativ 3: Alminnelig omtaksering utsettes i påvente av den pågående kommunereformen. Side 19 av 262

20 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 026, FA S00, TI &20 Arkivsaksnr.: 10/1852 Journalpostløpenr.: 15/23449 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Oliversen, Tore L. Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 083/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Dalane energi IKS fremtidig organisering av selskapet Sammendrag: Dalane energi IKS har oversendt forslag til fremtidig organisering (selskapsform) av selskapet til eierkommunene. I oversendelsen ligger det en utredning på hvorfor selskapet foreslår en omdanning til et aksjeselskap (AS). Dette er et forhold som har blitt behandlet av kommunestyret tidligere og hvor vedtaket var omdanning til AS. I oversendelsen fra Dalane energi IKS viser selskapet til de endringer som har skjedd siden 2010, noe også rådmannen viser i denne sak. Rådmannen viser videre til at både Lund kommune og Sokndal kommune foreslår endringer for å opprettholde offentlig eie. Dalane energi IKS har ekspansive investeringsplaner samtidig som det er vesentlige endringer i lovverk og rammebetingelser. Dalane energi IKS opplyser at de vil ha behov for både kapital og kompetanse i forbindelse med investeringsplanen til Dalane energi IKS. Det er derfor rådmannens mening at det er viktig at avgjørende vedtak og beslutninger for selskapet blir behandlet og diskutert i kommunestyrene for å ivareta offentlig eierskap på en best mulig måte for eierne. Ut fra en samlet vurdering foreslår derfor rådmannen at morselskapet i Dalane energi beholdes som ett IKS, mens underliggende selskap omdannes til AS. Rådmannen påpeker at dette forslag bygger på tidligere vedtak i kommunestyret, men med endring knyttet opp mot morselskapet (som følge av lovendring i IKS loven). Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Morselskapet i Dalane energi beholdes som ett IKS, mens underliggende selskap omdannes til AS. 2. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. 3. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. 4. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Side 20 av 262

21 5. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 6. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 7. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer i tråd med kommunestyrets vedtak om at morselskapet er ett IKS. 8. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 9. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende arbeidsmiljølovens bestemmelser. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Formannskapet innstiller til kommunestyret. Kommunestyrets vedtak vil være bindende for Eigersund kommunes representanter i representantskapet i Dalane energi som skal godkjenne en eventuell omdanning. Eventuell tidligere politisk behandling: En eventuell omdanning av Dalane energi fra ett IKS til et AS har blitt behandlet i kommunestyret. Kommunestyret i Eigersund kommune fattet ett positivt vedtak for å godkjenne en omdanning av Dalane energi IKS til ett aksjeselskap (AS) samt etablering av en konsernstruktur. Denne omdanningen ble ikke foretatt da det ikke var enighet i eierkommunene. Dette er et vedtak som besår av flere punkt og hvor nå det nå foreligger ett annet forslag til punkter i Dalane energi sin oversendelse. En viser videre til at ny eieravtale for Dalane energi IKS er behandlet i eierkommunene og signert Ny struktur på representantskapet (17 medlemmer hvor vi har 8 medlemmer) trer i kraft etter kommunevalget Andre opplysninger / fakta i saken: Dalane Energi IKS er et interkommunalt selskap. Eierforholdet er beregnet etter folketallet i kommunene pr og eierfordelingen er som følger: Eigersund kommune 61,31 % Sokndal kommune 13,67 % Lund kommune 13,35 % Bjerkreim kommune 11,67 % Dalane energis øverste myndighet er representantskapet, som har 21 medlemmer valgt av eierkommunen (ny fordeling etter kommunevalget 2015). Elverket ledes av et styre som har 7 medlemmer, hvorav 5 er valgt av representantskapet og 2 er valgt av selskapets ansatte. Samlet omsetning i 2014 var på 221,3 millioner kroner, mot 271,1 millioner kroner i Samlet overskudd i 2014 var på 22,4 millioner kroner. Langsiktig gjeld pr 31/12 14 var 456,4 millioner kroner. Dalane energi har oversendt følgende forslag til vedtak: Side 21 av 262

22 Dalane Energi IKS fremtidig organisering av selskapet 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfyller lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. Den 3. desember 2014 fattet representantskapet følgende vedtak: a. Representantskapet gir styret mandat til å arbeide videre med selskapsformen sett i lys av varslede endringer. b. Når styrets arbeid foreligger oversendes dette til representantskapet for behandling i et eventuelt ekstraordinært møte. c. De fire ordførerne utgjør den konsultative eiergruppen (referansegruppen). I samråd med representantskapets leder og den konsultative eiergruppen er saken oversendt eierkommunene for behandling. 1. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 2. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning respektive kommunestyrer. 3. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 4. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende arbeidsmiljølovens bestemmelser. Rådmannen oppfatter at det avsnittet som omhandler «informasjon» om representantmøtet 3/12 14 skal utgå. Dette er samme tolkning som både Lund og Sokndal kommune har foretatt/gjort. Avsnittet er satt i kursiv skrift over. Rådmannens vurderinger: I oversendt informasjon så viser Dalane energi til at organiseringen av Dalane energi IKS har vært gjenstand for løpende vurderinger dette omfatter ønske fra eierne og endringer i kraftbransjen og lovmessige forhold. Det alternativet som er vurdert tidligere er å omdanne Dalane energi IKS til et aksjeselskap (AS). Side 22 av 262

23 De grunner Dalane energi IKS viser til i forbindelse med spørsmål om fremtidig organisasjonsform er knyttet opp mot følgende forhold: Endring i rammebetingelser. Dette gjelder markedsmessige forhold og regelverk (herunder nettvirksomhet). Betydelige re og nyinvesteringsplaner. Selskapet opplyser her at de vil ha behov for både kapital og kompetanse. Endring i rammebetingelsene herunder kommunereform og endringer i IKS loven. Rådmannen viser til at gitte ovennevnte forhold vil ha konsekvenser for Dalane energi og viser bla. til at det pågår en prosess hvor nettvirksomheten til kraftselskap skal/må føres over til egne selskap og kan sammenlignes med selvkostprinsippet i gitt kommunal tjenesteproduksjon. Rådmannen ønsker også å påpeke at Dalane energi selv peker på at planlagte investeringsplaner vil kreve økt kapital og kompetanse. Med dyrere lån (som følge av endringer i IKS lovgivningen) så vil dette kunne kreve samarbeide med andre aktører/selskap. Rådmannen er av den oppfatning at bl.a. følgende forhold trekker i retning av et AS (ikke i prioritert rekkefølge): Selskapets forretningsvirksomhet (ikke nettdelen) er i et konkurranseutsatt marked (dog ikke like konkurranseutsatt som om en hadde vært børsnotert). Vil gi et klart skille av selskapets forretningsområder. Eierrisikoen (begrenset ansvar) vil bli sterkt redusert i forhold til framtidige investeringer / risiko generelt i selskapet. Eierne har i et IKS et ubegrenset ansvar i forhold til sine eierandeler (proratarisk ansvar). Viktig å holde selskaper som opererer i et konkurransemarked på en armlengdes avstand, og styre gjennom vedtekter, generalforsamling m.v. Et IKS hindrer at andre enn kommunene kan være eiere. Ansatte har minst like store rettigheter i et AS som et IKS. Rettsforholdet mellom eierne kan reguleres gjennom vedtekter og aksjonæravtale på samme måte som for et IKS. Skattemessig overskudd / underskudd kan utlignes mellom konsernselskaper gjennom konsernbidragsordningen. AS formen er velkjent og tilpasset aktiv forretningsdrift. Det som taler i mot et AS vurderes å være følgende: Engangskostnader med omdanning fra et IKS til et AS. Kan og vil omfatte flere forhold. Styret peker på at dette er forhold som selskapet vil foreta økonomiske analyser på som skal synliggjøre de økonomiske konsekvenser. Det foreligger ikke en samlet vurdering på økonomiske konsekvenser. Høyere lånekostnader for framtidige lån til selskapet. Dog så vil nye lovendringer fører til dette uansett. Mulighet for låneopptak er mer begrenset i et IKS enn i et AS (Dalane energi forventes å stå overfor store investeringer i framtiden for å sikre / bidra til at Dalaneregionen blir en eksportør av fornybar energi). Folkestyret blir redusert i form av at ulike forhold ikke vil komme til kommunestyret for avgjørelse. Styremedlemmene i et IKS er juridisk ansvarlig for styrets disponeringer på samme måte som styret i et AS. Side 23 av 262

24 I denne sak kommer rådmannen til å se på tidligere vedtak hvor kommunestyret har hatt et positiv vedtak på omdanning til AS. Som vedlegg til denne sak ligger den utredning som Dalane energi IKS har oversendt og som beskriver situasjonen og skissert alternativ. Samtidig så er det gitte forhold som rådmannen vil påpeke og som rådmannen mener mangler i den utredning som er mottatt fra Dalane energi IKS. I denne forbindelse viser rådmannen til kommuneadvokatens utredning (som er lagt med som vedlegg). Ny lovgivning vil føre til endringer innenfor organiseringen av bla. nettdriften av Dalane energi IKS. Rådmannen mener at selskapet ikke har utredet alternativ organisering godt nok. Et alternativ i denne prosess er å skille ut nettselskapet som et AS og hvor morselskapet ble beholdt som et IKS. På denne måten ville en kunne sikret folkevalgt kontroll av selskapet i en tid med viktige beslutninger (investeringer og strategivalg) for både eiere og selskap). En vil samtidig, med en slik organisering, kunne oppnå de positive sidene ved en AS modell for underliggende selskap. Dette er forhold som Lund kommune og Sokndal kommune «berører» i sine vedtak. Ett annet forhold er at Lund kommune og Sokndal kommune har vedtatt nye punkt i vedtak. Disse går på at selskapet skal fortsatt ha offentlig eierskap og forkjøpsrett. Punktene er ikke like. Dette gjelder punkt 2 i vedtak fra Sokndal kommune og punkt 6 fra Lund kommune. Dette kan bety at ingen av vedtakene fra eierkommunene får flertall i representantskapet. Det er videre grunn til å peke på at de endringer som nå blir skisser vil føre til økte utgifter for selskapet uten at inntektene økes. Dette gjelder endrede rentebetingelser og hvor nettdriften må være organisert som en egen selvstendig juridisk enhet adskilt fra annen virksomhet (selskapsmessig skille). Den tid Dalane energi IKS leverer lavere utbytte enn budsjettert (ca 6 millioner kroner vs budsjettert 9 millioner kroner for 2015 for Eigersund kommune) er økte utgifter økonomisk negativt for eierne. Den økonomiske situasjonen vil også bli vanskeligere for Dalane energi da rentebetingelsene på lån vil øke iht. lovendring. Konsekvensene av dette er ikke tatt med i brev fra Dalane energi. Når en videre ser at endringer i IKS loven går på at ansvarsformen endres fra ubegrenset ansvar til begrenset deltakeransvar (etter mønster fra aksjeloven) så er dette nye og vesentlige moment fra tidligere politisk behandling. Etter en samlet vurdering fremmer rådmannen forslag om at morselskapet i Dalane energi beholdes som ett IKS, mens underliggende selskap omdannes til AS. Rådmannen viser til at det vil bli fremmet en annen sak som ser på et eventuelt salg av nettdelen i Dalane energi IKS. Skissert løsning vil ikke være et hinder i et eventuelt salg av nettdelen. Universell utforming: Ikke aktuelt i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Denne sak har ingen direkte økonomiske konsekvenser for Eigersund kommune, men rådmannen peker på at dette vil ha konsekvens for utbyttet fra Dalane energi. Endringer i struktur, regelverk, planlagte investeringer og lånebetingelser vil føre til økte utgifter for Dalane energi IKS. Hvis ikke selskapet klarer å redusere andre driftsutgifter og/eller øke inntektene vil dette føre til at fremtidig overskudd og utbytte blir redusert. Driftsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Budsjettert utbytte fra Dalane energi 9 mill kr 9 mill kr 9 mill Side 24 av 262

25 kr Sum 9 mill kr 9 mill kr 9 mill kr I 2015 har Eigersund kommune mottatt kroner i utbytte fra selskapet (for driftsåret 2014). Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Ingen direkte for Eigersund kommune Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Alternativt forslag er å fremme oversendelsesforslaget fra Dalane energi IKS som er følgende: Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfyller lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende arbeidsmiljølovens bestemmelser. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Vedtak i Lund kommunestyre Dalane energi IKS framtidig organisering av selskapet Melding om vedtak i Sokndal kommunestyre Dalane energi IKS Side 25 av 262

26 framtidig organisering av selskapet Dalane energi IKS fremtidig organisering av selskapet Dalane energi IKS Fremtidig organisering av selskapet Rettslig vurdering vedrørende fremtidig organisering av Dalane Energi IKS Fremtidig organisering av Dalane energi Side 26 av 262

27 Fra: Eva Alver Gursli Sendt: 23. juni :14 Til: Kopi: Post Eigersund kommune Vedlegg: Dalane energi.pdf Lund kommunestyre hadde møte torsdag 18/6-15 og behandlet da sak 36/15 og fattet slikt vedtak: KS-036/15 Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfølger lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane-regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans for kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby fremtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentlige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 3. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer. 4. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 5. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser 6. Det forutsetter at det blir innbakt i vedtekter og aksjeavtale at Dalane energi fortsatt skal være et heleid offentlig selskap. Dagens eiere skal ha forkjøpsrett hvis en kommune ønsker å selge sine aksjer. Dette til underretning. Mvh. Eva A. Gursli Side 27 av 262

28 Sokndal kommune Sentraladministrasjonen Rådmann Dalane energi IKS Postboks EGERSUND Saksbehandler: Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: Vår dato: Dag Sørensen FE / Melding om vedtak - Dalane energi IKS - Framtidig organisering av selskapet Kommunestyret Sak: 036/15 Det er gjort følgende vedtak i saken: 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfyller lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i framtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane-regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans for kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Det forutsettes at det blir innbakt i vedtekter og aksjeavtale at Dalane Energi fortsatt skal være et heleid offentlig selskap. Dagens eiere skal ha forkjøpsrett hvis en kommune ønsker å selge sine aksjer. 3. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 4. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer. 5. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 6. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Med vennlig hilsen Sokndal kommune Dag Sørensen Rådmann Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur når det sendes som e-post Rådmann Telefon : Postadresse: Gamleveien 20, 4380 Hauge i Dalane Telefaks: Besøksadresse: Org.nr.: E-postadresse: postmottak@sokndal.kommune.no Postgironr.: Skatt Bankgironr: Side 28 av 262

29 Sokndal kommune Saksbehandler ArkivsakID: 11/81 Arkivkode: FE Rådmann Dag Sørensen Saksnummer Utvalg Dato 036/15 Kommunestyret Dalane energi IKS - Framtidig organisering av selskapet Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfyller lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i framtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane-regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans for kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 3. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer. 4. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 5. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser Kommunestyret Kjell Tore Sand fremmet følgende forslag: Før kommunestyret godkjenner omdannelsen til a/s må aksjonæravtalen og vedtektene godkjennes. Dalane energi skal være et heleid offentlig selskap og må ivareta veto og forkjøpsrett som i gjeldende vedtekter. Frank Toks fremmet forslag til nytt pkt. 2: Side 29 av 262

30 Det forutsettes at det blir innbakt i vedtekter og aksjeavtale at Dalane Energi fortsatt skal være et heleid offentlig selskap. Dagens eiere skal ha forkjøpsrett hvis en kommune ønsker å selge sine aksjer. Det ble foretatt en punktvis avstemning Forslaget fra Kjell Tore Sand fikk 0 stemmer og falt Forslaget fra Frank Toks ble vedtatt med 13 mot 8 stemmer (2Krf, 4H, 1Frp, 1U) Rådmannens innstilling pkt. 1 fikk 17 mot 4 stemmer (4Ap) Pkt. 3-6 ble enstemmig vedtatt KS- 036/15 Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap samt etablering av en konsernstruktur som oppfyller lovmessige forutsetninger og rammebetingelser. Dalane energi skal også i framtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalane-regionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal herunder drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans for kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Det forutsettes at det blir innbakt i vedtekter og aksjeavtale at Dalane Energi fortsatt skal være et heleid offentlig selskap. Dagens eiere skal ha forkjøpsrett hvis en kommune ønsker å selge sine aksjer. 3. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt. 4. Styret i Dalane energi IKS gis fullmakt til å utrede og foreslå konsernstruktur, aksjonæravtale og vedtekter for endelig godkjenning i respektive kommunestyrer. 5. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 6. Kommunestyret forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Klageadgang: Nei. Faktiske opplysninger: Dalane energi IKS v/styreleder og adm. direktør har i brev av oversendt sak til behandling i kommunestyret vedrørende framtidig organisering av selskapet. Vedlagt brevet følger forslag til vedtak i eierkommunene, saksframlegg, foiler fra orientering gitt av selskapet til kommunestyrene om Framtidig selskapsstruktur samt diverse notater fra advokatfirmaene Wiersholm og Rekve Pleym. Saken er sendt direkte over til eierkommunene for behandling før behandling i representantskapet i samråd med representantskapets leder og den konsultative Side 30 av 262

31 eiergruppen. De fire ordførerne i eierkommunene utgjør konsultativ eiergruppe. Det er opplyst at et enstemmig styre for Dalane energi IKS ber eierkommunene gjøre likelydende vedtak i kommunestyrenes møter i juni 2015, slik det framgår av vedlagte forslag. Nevnte brev og vedlegg følger vedlagt. Alternative løsninger: 1. Kommunestyret godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap på følgende vilkår: 2. Kommunestyret godkjenner ikke omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap. Saksbehandlers vurderinger og konsekvenser: Saken er etter rådmannens skjønn ferdig utredet og presentert gjennom selskapets saksframlegg m/vedlegg. Rådmannen slutter seg til det som framgår av denne saksutredningen samt anbefalingen om vedtak, og vil spesielt henlede oppmerksomheten til punkt 5. OPPSUMMERING STYRETS SYN i selskapets saksframlegg side 5 6. Konsekvenser for folkehelsen: Ingen betydning. Videre oppfølging: Vedtak til: Ordfører Dalane energi IKS Bjerkreim kommune Eigersund kommune Lund kommune Side 31 av 262

32 Side 32 av 262

33 Side 33 av 262

34 Side 34 av 262

35 Side 35 av 262

36 Side 36 av 262

37 Side 37 av 262

38 Side 38 av 262

39 Side 39 av 262

40 Side 40 av 262

41 Side 41 av 262

42 Side 42 av 262

43 Side 43 av 262

44 Side 44 av 262

45 Side 45 av 262

46 Side 46 av 262

47 Side 47 av 262

48 Side 48 av 262

49 Side 49 av 262

50 Side 50 av 262

51 Side 51 av 262

52 Side 52 av 262

53 Side 53 av 262

54 Side 54 av 262

55 Side 55 av 262

56 Side 56 av 262

57 Side 57 av 262

58 Side 58 av 262

59 Side 59 av 262

60 Side 60 av 262

61 Side 61 av 262

62 Fra: Aashild Q. Assersen Sendt: 21. mai :42 Til: Post Eigersund kommune; Kopi: Everkets styre Emne: Dalane energi IKS - Fremtidig organisering av selskapet Vedlegg: 3574_001.pdf Hei, Se vedlegg. (Også sendt pr. post med kopi til Rådmenn i dag) Med vennlig hilsen Aashild Q. Assersen Mob.: aashild.assersen@dalane-energi.no <mailto:aashild.assersen@dalane-energi.no> Dalane energi IKS Postboks 400, 4373 Egersund (Postadresse) Tel: Fax: Web: < Org no: Side 62 av 262

63 Side 63 av 262

64 Side 64 av 262

65 Side 65 av 262

66 Side 66 av 262

67 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-026, FA-S00, TI-&20 Arkivsaksnr.: 10/1852 Journalpostløpenr.: 10/30113 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Sentralstaben Karl Johan Olsen Rådmann Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 137/10 Formannskapet /10 Kommunestyret Fremtidig organisering av Dalane energi Sammendrag: Representantskapet i Dalane energi IKS opprettet 4. desember 2008 en arbeidsgruppe bestående av ordførerne i Dalanekommunene + 1 representant fra hver av kommunene Arbeidsgruppen hadde som oppdrag å bl.a. se på forslag til framtidig organisasjonsform for Dalane energi IKS. Arbeidsgruppen har brukt advokatfirma Wiersholm som ekspertise under sitt arbeid. Anbefalingen i rapporten er at Dalane energi omdannes fra et IKS til et AS. Rapporten belyser, etter rådmannens vurdering, på en god måte fordeler og bakdeler ved å omdanne Dalane energi til et AS. Styret har gitt en uttalelse til saken hvor 4 representanter går inn for et modernisert IKS, 2 representanter går inn for AS-modellen og 1 representant går inn for å beholde dagens organisasjonsform (IKS). Representantskapet har ikke tatt stilling til spørsmålet om omdanning av Dalane energi til et AS, men overlatt til eierkommunene til å foreta denne vurderingen. Rådmannen anbefaler overfor kommunestyret at rapportens hovedkonklusjon følges, jf. vedlegg 4 i rapporten. Da omdanning av Dalane energi fra et IKS har visse juridiske forpliktelser har en i forslag til vedtak i pkt. 1 8 lagt inn samme formulering som det som er uttrykt i vedlegg 4 i rapporten. I tillegg har rådmannen lagt inn 3 punkt som omhandler finansiering av kostnadene med omdanningen, godkjenning av vedtekter og aksjonæravtale samt framtidig utbyttedeling. Saksgang: Formannskapet 15. desember Kommunestyret 20. desember Rådmannens forslag til vedtak : Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Eigersund kommunestyre godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap (AS) samt etablering av en konsernstruktur i tråd med de forutsetninger som fremkommer i modell 3 i saksforelegget / vedlagte rapport. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalaneregionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Side 67 av 262

68 Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Eigersund kommunestyre godkjenner at eierskapet i Dalane energi IKS justeres i forhold til innbyggertallene i eierkommunene per 1. januar 2009 forut for omdannelsen til aksjeselskap, jf. 2 i dagens vedtekter / selskapsavtale for Dalane energi IKS. Det forutsettes at justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS skal skje gjennom en vederlagsfri omfordeling av IKS-andelene mellom eierkommunene. 3. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt, og at omdannelsen om mulig ikke utløser gevinstbeskatning, økte finanseringskostnader for eksisterende lån eller dokumentavgift. Dersom omdannelsen medfører uforutsette negative konsesjonsmessige, skattemessige eller andre kostnadsmessige konsekvenser av vesentlig betydning for selskapet, skal kommunestyret ha anledning til å trekke den foreliggende godkjennelsen. I den grad det er nødvendig gir Eigersund kommunestyre fullmakt til styret i Dalane energi IKS til å foreta eventuelle mindre nødvendige endringer og tilpasninger i all nødvendig dokumentasjon. Eigersund kommunestyre skal, dersom styret i Dalane energi IKS anbefaler dette, ha adgang til å trekke den foreliggende godkjennelsen inntil alle nødvendige vedtak i forbindelse med omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur er fattet og gjennomføringen av de nødvendige handlinger i den forbindelse er iverksatt. 4. Eigersund kommunestyre forutsetter og gir herved fullmakt til at styret i Dalane energi IKS beslutter, iverksetter og gjennomfører alle nødvendige vedtak, tiltak og handlinger i forbindelse med den forutgående justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS, omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 5. Eigersund kommunestyre forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. 6. For vedtak som krever beslutning i generalforsamling i forbindelse med etableringen av aksjeselskapet (stiftelsesmøtet), gis ordføreren fullmakt til å møte og å stemme på vegne av Eigersund kommunestyre. 7. Styret i Dalane energi IKS oppnevnes som styre i aksjeselskapet som stiftes og skal sammen med administrasjonen i Dalane energi IKS ha ansvar for å forberede overdragelsen til det nye aksjeselskapet. 8. Ordføreren ivaretar alle forhold knyttet til eiers rolle for å gjennomføre omdannelsesprosessen samt konserndannelsen, og gis fullmakt til å underskrive de dokumenter på vegne av kommunen som er nødvendig for å gjennomføre omdanningsprosessen. 9. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til vedtekter for Dalane energi AS. 10. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til aksjonæravtale for Dalane energi AS, jf. dog pkt. 8.2., andre avsnitt om utbytte som foreslås endret slik: Som en veiledende norm skal Selskapet på denne bakgrunn, med mindre Partene for hvert enkelt regnskapsår blir enige om noe annet, foreta en årlig utdeling av 60 prosent av overskuddet i konsernet. 11. Eigersund kommunestyre ber styret i Dalane energi IKS om å vurdere bruk av fond / egenkapital til å finansiere omdanning av selskapet fra et IKS til et AS. Side 68 av 262

69 Formannskapet Møtebehandling: Votering: Rådmannens innstilling punkt 1-9 vedtatt med 11 mot 2 stemmer. (Bitten Fugelsnes (AP) + V) Rådmannens innstilling punkt 10 vedtatt med 8 mot 5 stemmer. (AP + V) Rådmannens innstilling punkt 11 vedtatt med 11 mot 2 stemmer. (Bitten Fugelsnes (AP) + V) FS-137/10 Vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Eigersund kommunestyre godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap (AS) samt etablering av en konsernstruktur i tråd med de forutsetninger som fremkommer i modell 3 i saksforelegget / vedlagte rapport. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalaneregionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Eigersund kommunestyre godkjenner at eierskapet i Dalane energi IKS justeres i forhold til innbyggertallene i eierkommunene per 1. januar 2009 forut for omdannelsen til aksjeselskap, jf. 2 i dagens vedtekter / selskapsavtale for Dalane energi IKS. Det forutsettes at justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS skal skje gjennom en vederlagsfri omfordeling av IKS-andelene mellom eierkommunene. 3. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt, og at omdannelsen om mulig ikke utløser gevinstbeskatning, økte finanseringskostnader for eksisterende lån eller dokumentavgift. Dersom omdannelsen medfører uforutsette negative konsesjonsmessige, skattemessige eller andre kostnadsmessige konsekvenser av vesentlig betydning for selskapet, skal kommunestyret ha anledning til å trekke den foreliggende godkjennelsen. I den grad det er nødvendig gir Eigersund kommunestyre fullmakt til styret i Dalane energi IKS til å foreta eventuelle mindre nødvendige endringer og tilpasninger i all nødvendig dokumentasjon. Eigersund kommunestyre skal, dersom styret i Dalane energi IKS anbefaler dette, ha adgang til å trekke den foreliggende godkjennelsen inntil alle nødvendige vedtak i forbindelse med omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur er fattet og gjennomføringen av de nødvendige handlinger i den forbindelse er iverksatt. 4. Eigersund kommunestyre forutsetter og gir herved fullmakt til at styret i Dalane energi IKS beslutter, iverksetter og gjennomfører alle nødvendige vedtak, tiltak og handlinger i forbindelse med den forutgående justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS, omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 5. Eigersund kommunestyre forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Side 69 av 262

70 6. For vedtak som krever beslutning i generalforsamling i forbindelse med etableringen av aksjeselskapet (stiftelsesmøtet), gis ordføreren fullmakt til å møte og å stemme på vegne av Eigersund kommunestyre. 7. Styret i Dalane energi IKS oppnevnes som styre i aksjeselskapet som stiftes og skal sammen med administrasjonen i Dalane energi IKS ha ansvar for å forberede overdragelsen til det nye aksjeselskapet. 8. Ordføreren ivaretar alle forhold knyttet til eiers rolle for å gjennomføre omdannelsesprosessen samt konserndannelsen, og gis fullmakt til å underskrive de dokumenter på vegne av kommunen som er nødvendig for å gjennomføre omdanningsprosessen. 9. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til vedtekter for Dalane energi AS. 10. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til aksjonæravtale for Dalane energi AS, jf. dog pkt. 8.2., andre avsnitt om utbytte som foreslås endret slik: Som en veiledende norm skal Selskapet på denne bakgrunn, med mindre Partene for hvert enkelt regnskapsår blir enige om noe annet, foreta en årlig utdeling av 60 prosent av overskuddet i konsernet. 11. Eigersund kommunestyre ber styret i Dalane energi IKS om å vurdere bruk av fond / egenkapital til å finansiere omdanning av selskapet fra et IKS til et AS. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen Kommunestyret Møtebehandling: Nye dokumenter i saken: Formannskapets behandling og innstilling. ~o ~ BIRGER RØYLAND (SP) foreslo slikt vedtak: Saken utsettes. Votering utsettelseforslag: Røylands forslag falt med 33 mot 2 stemmer for. (SP) HALVOR Ø. THENGS (SV) foreslo slikt vedtak: 1. Dalane Energi IKS endres til et modernisert IKS i tråd med anbefalinger fra styret. 2. Iht. til vedtektene for Dalane energi IKS, 2, ber Eigersund kommune om at eierandelen i selskapet fastsettes iht. folketallet per 1. januar Eigersund kommune ber styret i Dalane energi IKS om å vurdere 60% utbytte til eierkommunene. ARNE STAPNES (H) foreslo slikt vedtak: Punkt 10 endres slik: Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til aksjonæravtale for Dalane energi AS, jf. dog pkt. 8.2., andre avsnitt om utbytte som foreslås endret slik: Som en veiledende norm skal Selskapet på denne bakgrunn, med mindre Partene for hvert enkelt regnskapsår blir enige om noe annet, foreta en årlig utdeling av 50 prosent av overskuddet i konsernet. Side 70 av 262

71 Votering: Formannskapets innstilling unntatt punkt 10 vedtatt med 30 mot 5 stemmer for Thengs forslag. (Birger Røyland (SP) + Bitten Fugelsnes (AP) + Thor Kristian Klepp (AP) + Bjørn Reidar Berentsen (AP) + SV) Formannskapets innstilling punkt 10 vedtatt med 19 mot 16 stemmer for Stapnes forslag punkt 10. H (ordføreren + Kim Skjæveland + Arne Dirdal) + AP (+ Bitten Fugelsnes + Thor Kristian Klepp) + Birger Røyland (SP) + Brit L. Kvassheim (V)) KS-088/10 Vedtak: 1. Eigersund kommunestyre godkjenner omdanning av Dalane energi IKS til aksjeselskap (AS) samt etablering av en konsernstruktur i tråd med de forutsetninger som fremkommer i modell 3 i saksforelegget / vedlagte rapport. Dalane energi skal også i fremtiden skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være Dalaneregionens ledende kraftprodusent og kraftleverandør. Selskapet skal drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Selskapet skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for sine kunder. 2. Eigersund kommunestyre godkjenner at eierskapet i Dalane energi IKS justeres i forhold til innbyggertallene i eierkommunene per 1. januar 2009 forut for omdannelsen til aksjeselskap, jf. 2 i dagens vedtekter / selskapsavtale for Dalane energi IKS. Det forutsettes at justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS skal skje gjennom en vederlagsfri omfordeling av IKS-andelene mellom eierkommunene. 3. Det er en forutsetning for kommunestyrets vedtak at nødvendige offentligrettslige konsesjoner og tillatelser i forbindelse med omdannelsen blir gitt, og at omdannelsen om mulig ikke utløser gevinstbeskatning, økte finanseringskostnader for eksisterende lån eller dokumentavgift. Dersom omdannelsen medfører uforutsette negative konsesjonsmessige, skattemessige eller andre kostnadsmessige konsekvenser av vesentlig betydning for selskapet, skal kommunestyret ha anledning til å trekke den foreliggende godkjennelsen. I den grad det er nødvendig gir Eigersund kommunestyre fullmakt til styret i Dalane energi IKS til å foreta eventuelle mindre nødvendige endringer og tilpasninger i all nødvendig dokumentasjon. Eigersund kommunestyre skal, dersom styret i Dalane energi IKS anbefaler dette, ha adgang til å trekke den foreliggende godkjennelsen inntil alle nødvendige vedtak i forbindelse med omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur er fattet og gjennomføringen av de nødvendige handlinger i den forbindelse er iverksatt. 4. Eigersund kommunestyre forutsetter og gir herved fullmakt til at styret i Dalane energi IKS beslutter, iverksetter og gjennomfører alle nødvendige vedtak, tiltak og handlinger i forbindelse med den forutgående justeringen av eierskapet i Dalane energi IKS, omdannelsen til aksjeselskap og etableringen av en konsernstruktur. Arbeidet forutsettes påbegynt omgående, og gjennomføres så raskt som praktisk mulig. 5. Eigersund kommunestyre forutsetter at informasjonsplikten overfor de ansattes tillitsvalgte i nevnte prosesser ivaretas tilfredsstillende i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. 6. For vedtak som krever beslutning i generalforsamling i forbindelse med etableringen av aksjeselskapet (stiftelsesmøtet), gis ordføreren fullmakt til å møte og å stemme på vegne av Eigersund kommunestyre. Side 71 av 262

72 7. Styret i Dalane energi IKS oppnevnes som styre i aksjeselskapet som stiftes og skal sammen med administrasjonen i Dalane energi IKS ha ansvar for å forberede overdragelsen til det nye aksjeselskapet. 8. Ordføreren ivaretar alle forhold knyttet til eiers rolle for å gjennomføre omdannelsesprosessen samt konserndannelsen, og gis fullmakt til å underskrive de dokumenter på vegne av kommunen som er nødvendig for å gjennomføre omdanningsprosessen. 9. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til vedtekter for Dalane energi AS. 10. Eigersund kommunestyre godkjenner vedlagte utkast til aksjonæravtale for Dalane energi AS, jf. dog pkt. 8.2., andre avsnitt om utbytte som foreslås endret slik: Som en veiledende norm skal Selskapet på denne bakgrunn, med mindre Partene for hvert enkelt regnskapsår blir enige om noe annet, foreta en årlig utdeling av 60 prosent av overskuddet i konsernet. 11. Eigersund kommunestyre ber styret i Dalane energi IKS om å vurdere bruk av fond / egenkapital til å finansiere omdanning av selskapet fra et IKS til et AS. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. Side 72 av 262

73 Eventuell tidligere politisk behandling: Representantskapet i Dalane Elverk hadde 21. oktober 1999 (sak 06/99) oppe spørsmålet om framtidig organiseringsform for Dalane Elverk og fattet da følgende vedtak: Med bakgrunn i 40 i Lov om interkommunale selskaper av nr. 6, innstiller Elverkets representantskap til eierkommunene: At Dalane Elverk fra , eller fra den dato loven trer i kraft, organiseres som et interkommunalt selskap, Dalane Energi IKS, etter lov av nr Eierkommunene sluttet seg senere til representantskapets forslag på dette punktet. Andre opplysninger / fakta i saken: Eigersund kommune har siden 2006 hatt fokus på oppfølging av kommunalt eierskap, bl.a. organisasjonsform og representantskapet i Dalane energi IKS vedtok 4. desember 2008 følgende: Representantskapet vedtar at det nedsettes et arbeidsutvalg som utarbeider forslag til felles eierstrategi for Dalane energi IKS. Tema som skal inngå i dette arbeidet vil bl.a. være: Verdier og kjøreregler, herunder styre- og eierrollen Formålet Kommunikasjonsrutiner eier selskap Utbytte Organisering, herunder selskapets eiendommer Størrelse på representantskapet Valgkomite Selskapsstruktur Arbeidsutvalget består av følgende representantskapsmedlemmer: Ordførerne fra det fire eierkommunene En representant i tillegg fra hver av kommunene Utvalget trekker inn andre personer det vil være naturlig å konsultere Utvalgets anbefalinger skal behandles i representantskapets møte i juni 2009 Selskapet stiller med sekretær Det har vært innleid ekstern bistand (advokatfirma Wiersholm) i forbindelse med dette arbeidet, og resultatet har blitt en rapport som har vært forelagt styre og representantskap i Dalane energi IKS. Rapporten, som er vedlagt denne saken, omfatter i hovedsak framtidig selskapsstruktur og hoveddelen av øvrige punkt som representantskapet har bedt om å få utredet, jf. også rapportens vedlegg. Styret har gitt en uttalelse til saken hvor 4 representanter går inn for et modernisert IKS, 2 representanter går inn for AS-modellen og 1 representant går inn for å beholde dagens organisasjonsform (IKS). Representantskapet har med 18 mot 1 stemme tatt arbeidsgruppens anbefaling til etterretning. Representantskapet har således latt være å realitetsbehandle spørsmålet om framtidig organisering av selskapet med vedlagte forslag til vedtekter / aksjonæravtale, og i stedet oversendt saken i sin helhet til eierkommunene for behandling. 1 1 I gjeldende vedtekter for Dalane energi IKS står det bl.a. følgende i 18; Endringer i disse vedtektene forelegges representantskapet til uttalelse før de vedtas av interessentene (kommunene). Representantskapet har i denne saken valgt å ta arbeidsgruppens anbefaling til etterretning. Rådmannen tolker dette slik at en ber eierkommunene fatte nødvendige vedtak både i forhold til spørsmålet om selskapsstruktur og godkjenning av nye vedtekter / aksjonæravtale dersom det vedtas omdanning til et AS. Side 73 av 262

74 25. oktober 2010 ble det holdt et fellesmøte hos Dalane Energi IKS hvor rapporten ble gjennomgått. Kommunestyrene og rådmenn i eierkommunene var invitert. Lund kommune har i etterkant av dette møtet vedtatt (13 mot 8 stemmer) at Dalane Energi skal organiseres som et AS, dvs. AS-modellen etter vedlegg 4 i rapporten - med tilføyelse av at det må være 1 representant i styret fra hver av eierkommunene og det samme i valgkomiteen. For at Dalane Energi skal kunne organiseres som et AS må dette vedtas av alle Dalanekommunene (eierkommunene). Dersom en av kommunene går imot dette vil selskapet fremdeles bli organisert som et IKS. Eierskapet i Dalane energi IKS fordeler seg slik (fastsatt ved omdanningen av selskapet til et IKS i 1999 og basert på innbyggertallet i eierkommunene per 1. januar 1998, jf. også vedtektenes 2.): Eigersund kommune 59,32% Sokndal kommune 15,57% Lund kommune 14,03% Bjerkreim kommune 11,08% Dagens vedtekter åpner for at eierandelen kan endre i tråd med endringer i folketallet, jf. 2 hvor det bl.a. står følgende:... Eierforholdet er beregnet etter folketallet pr og kan tas opp til justering når det innbyrdes forhold mellom folketallene endrer seg... Dersom arbeidsgruppens forslag om å sette 1. januar 2009 som virkningspunkt for fordeling av aksjer i det nye selskapet så vil det etter folketallet bli følgende resultat: Eigersund kommune 60,984% Sokndal kommune 14,171% Lund kommune 13,582% Bjerkreim kommune 11,263% Gitt et utbytte fra selskapet til fordeling mellom kommunene på 10 mill.kr. så vil Eigersund etter gammel ordning få kr ,-, og etter folketallet per 1. januar 2009 kr ,-, en økonomisk endring på kr ,-. Dersom fordeling av aksjer i det nye selskapet settes for eksempel per 1. januar 2011 så vil dette bety at en ytterligere økning i utbyttet vil tilfalle Eigersund kommune. Rådmannen foreslår ikke dette da det viktigste i denne saken er å gjennomføre en endring fra IKS til AS, ikke å sikre størst mulig eierandel på bekostning av de andre eierne. I et IKS hefter eierne solidarisk for selskapets forpliktelser, mens en i et AS kun hefter for innskutt aksjekapital. Det vises til vedlagte rapport fra advokatfirma Wiersholm når det gjelder rettslige rammebetingelser (vedlegg 1 i rapporten), forslag til nye vedtekter (vedlegg 2 i rapporten), aksjonæravtale (vedlegg 3 i rapporten), forslag til prinsippvedtak i eierkommunene (vedlegg 4 i rapporten) og summarisk oversikt over kostnader knyttet til omdannelse (vedlegg 5 i rapporten). Side 74 av 262

75 I rapporten som foreligger fra advokatfirma Wiersholm har det blitt vurdert hvilke sentrale hensyn som kan påvirke selskapets organisasjonsform. Ovenstående vil alle på hver sin måte være elementer som må vurderes når en skal ta stilling til framtidig organisasjonsform. Saksbehandlers vurderinger: Etter at endringer i energiloven ble endret på 1990-tallet har det skjedd store endringer i forhold til hvordan landets energiselskaper er organisert og hvilke forretningsområder de er involvert i. Mens energiselskapene tidligere kun drev med energiproduksjon (vannkraft), infrastruktur (nett) og kjøp / salg av strøm uten konkurranse, er de fleste energiselskapene i dag involvert i flere forretningsområder som vindkraft, bredbånd og lignende i konkurranse med andre aktører. Videre åpnet den nye energiloven for konkurranse i energimarkedet og mulighet til å ta utbytte fra energiselskapene noe eierne har benyttet seg av. I hovedsak kan en således si at energiselskapene i dag driver forretningsvirksomhet i konkurranse med andre, hvor eierne forventer avkastning på virksomheten. Med bakgrunn i bl.a. dette har rådmannen flere ganger i forbindelse med kommunens eiervurdering stilt spørsmål ved om organisasjonsformen for Dalane energi IKS er rett i forhold til selskapet sin virksomhet i et konkurranseutsatt marked. Det er et faktum at de aller fleste energiselskap i dag er organisert som et AS, og for rådmannen synes denne organisasjonsformen å være den beste ut fra den virksomheten og den risikoen som pt. er til stede, og antas å være til stede i framtiden. Rådmannen er av den oppfatning at bl.a. følgende forhold trekker i retning av et AS (ikke i prioritert rekkefølge): Selskapets forretningsvirksomhet (ikke nettdelen) er i et konkurranseutsatt marked (dog ikke like konkurranseutsatt som om en hadde vært børsnotert). Vil gi et klart skille av selskapets forretningsområder, jf. modell 3 i vedlagte rapport. Hindrer mulig kryssubsidiering. Side 75 av 262

76 Eierrisikoen (begrenset ansvar) vil bli sterkt redusert i forhold til framtidige investeringer / risiko generelt i selskapet. 2 (Eierne har i et IKS et ubegrenset ansvar i forhold til sine eierandeler (proratarisk ansvar). Selskapet vil ha mulighet til å gi konsernbidrag, mens dette kan by på større utfordringer med et IKS som selskapsform i konsernet. Viktig å holde selskaper som opererer i et konkurransemarked på en armlengdes avstand, og styre gjennom vedtekter, generalforsamling m.v. Mulighet for låneopptak er mer begrenset i et IKS enn i et AS (Dalane energi forventes å stå overfor store investeringer i framtiden for å sikre / bidra til at Dalaneregionen blir en eksportør av fornybar energi). Det foreligger føringer fra OED om at en i forbindelse med konsesjonsbehandlinger ønsker at driftsselskapene (produksjon, nett etc.) er organisert gjennom AS-formen, dvs. at morselskap og datterselskaper har samme eierform. En omdanning av Dalane energi fra et IKS til et AS forventes å kunne skje uten beskatning 3, mens etablering av en konsernstruktur under et IKS forventes å utløse en skatteposisjon. Et IKS hindrer at andre enn kommunene kan være eiere. 4 Ansatte har minst like store rettigheter i et AS som et IKS. Rettsforholdet mellom eierne kan reguleres gjennom vedtekter og aksjonæravtale på samme måte som for et IKS. Det vil bli lettere å synliggjøre resultater og avkastning i de enkelte forretningsområdene. Skattemessig overskudd / underskudd kan utlignes mellom konsernselskaper gjennom konsernbidragsordningen. AS-formen er velkjent og tilpasset aktiv forretningsdrift. Det som taler i mot et AS vurderes å være følgende: Engangskostnader med omdanning fra et IKS til et AS anslått til ca. 3,5 6,5 mill.kr. Kan bli opptil 9 mill.kr. dersom eierkommunenes garantiansvar på eksisterende lån blir videreført til det nye selskapet (AS et). Høyere lånekostnader for framtidige lån til selskapet. 0,5 1,0% kan påregnes (eierkommunene kan ikke garantere for låneopptak i et AS). Noe økte interne overføringer mellom forretningsområdene og administrative kostnader for å hindre kryssubsidiering? 5 Hindre salg til private? 6 Styremedlemmene i et IKS er juridisk ansvarlig for styrets disponeringer på samme måte som styret i et AS. Rapporten fra Wiersholm viser 4 ulike modeller å organisere Dalane energi på, jf. vedlegg, og det brukes derfor ikke mye tekst i denne saken for å beskrive de 4 ulike modellene som skisseres. 2 Det legges her en forutsetning om at eierkommunene opprettholder sitt garantiansvar for allerede inngåtte lån ( IKS-garanti), men vil kun hefte med innskutt aksjekapital for nye lån. 3 Dette må garanteres før omdanning skjer. 4 Det er i dag åpnet for at private eiere kan eie 1/3 i energiselskap. 5 En er usikker på dette, men tar med punktet med forbehold. 6 Kan reguleres i selskapsavtalen om nødvendig. Side 76 av 262

77 Rådmannen mener at en enten må velge å beholde dagens organisasjonsform (IKS) uten endringer eller ta skrittet fullt ut og etablere Dalane energi som et AS, jf. modell 3 og det gås derfor ikke inn på øvrige modeller som vises i vedlagte rapport.. MODELL 3 Kommunene Dalane energi IKS Dalane energi AS Dalane Kraft AS Nett AS Omsetning AS Andre I denne modellen overdras dagens virksomhet i Dalane energi til Dalane energi AS hvor det etableres en konsernmodell hvor holdingselskapet og driftsselskapene organiseres etter samme selskapsform (AS). Modell 3 vil etter rådmannens vurdering være mest framtidsrettet i forhold til følgende: Det gir Dalane energi nødvendig handlefrihet i forhold de store investeringer selskapet antas å stå overfor kommende 10-år. AS, med et klart skille mellom selskapets ulike forretningsområder, er en organisasjonsform som gir bedre mulighet til å måle effektivitet og avkastning i de ulike driftsselskapene. Kryssubsidiering hindres. Det er ikke usannsynlig at OED vil forlange denne type organisering ved tildeling av framtidige konsesjoner. Selskapets opererer i et konkurransemarked. Vedlagt rapporten fra Wiersholm er det framlagt forslag til vedtekter og aksjonæravtale dersom Dalane energi IKS blir omdannet til et AS. Rådmannen mener at utkast til vedtekter og aksjonæravtale på en god måte ivaretar selskap og eiere. Dog mener rådmannen at eierkommunene bør ha en forventning om en høyere utbyttedeling enn 50 / 50 slik det er i dag, og foreslår en endring i aksjonæravtalens pkt slik at framtidig utbyttedeling blir 60 / 40. Konklusjon: Modell 3 i vedlagte rapport anbefales som framtidig organisasjonsform for Dalane energi, jf. også vedlegg 4 i rapporten. Det anbefales også at kommunestyret slutter seg til vedlagt forslag til vedtekter for selskapet og vedlagte aksjonæravtale med de endringer som framgår av rådmannens forslag til vedtak. Universell utforming: Universell utforming er ikke et aktuelt tema i denne saken. Side 77 av 262

78 Økonomiske konsekvenser: Dersom omdanningskostnadene tas som en del av driftskostnadene i for eksempel 2011 så vil dette redusere selskapets overskudd, noe som med dagens utbyttepolitikk igjen vil redusere utbyttet til eierkommunene med 50% av omdanningskostnadene i omdanningsåret. Selskapet bør imidlertid vurdere om ikke omdanningskostnadene kan finansieres ved bruk av fond / selskapets egenkapital slik at endring av selskapsstrukturen fra IKS til AS ikke får betydning for utbytte til eierne i det året omdanningen skjer. Foreslått ny fordeling av aksjer etter folketallet per 1. januar 2009 vil gi Eigersund kommune en økt andel fra 59,320% til 60,984%, dvs. et økt årlig utbytte med kr ,- gitt et utbytte til fordeling mellom eierkommunene på 10 mill.kr. per år. Rådmannen mener forøvrig at Dalane energi IKS, på lik linje med Lyse energi AS bør vurdere en utbyttedeling på 60% til eierne og 40% til selskapet, og har lagt inn dette som endringsforslag i aksjonæravtalen. Med 60% utbytte, og en eierandel etter folketallet per 1. januar 2009 på 60,984%, vil et overskudd i konsernet på 20 mill.kr. gi 12 mill.kr. i utbyttedeling mellom kommunene, noe som vil gi Eigersund kommune et utbytte på 7,318 mill.kr. mot dagens folketall / overskuddsdeling 5,932 mill.kr., dvs. en årlig forskjell på 1,386 mill.kr. Driftsmessige forhold Dersom kostnadene med omdanning fra IKS til AS belastes driften i Dalane energi så vil 50% (ut fra dagens utbyttedeling) bli belastet eierkommunene, dvs. at hvis omdanningen for eksempel koster 6 mill.kr. så vil eierkommunene implisitt få 3 mill.kr. mindre i utbytte (ca. 1,78 mill.kr. mindre i utbytte for Eigersund kommune i omdanningsåret). Hvis selskapet dekker omdanningen ved hjelp av for eksempel tidligere avsatte midler så vil ikke omdanningen ha betydning for utbyttet til eierkommunene i omdanningsåret. Som AS vil Dalane energi få økte lånekostnader. Det regnes dog med at AS-modellen vil kunne bidra til et enda mer kostnadseffektiv selskap, noe som vil gi økt inntjening. Sum Investeringsmessige forhold Ingen. Inneværende år Inneværende år Neste år År 3 Neste år År 3 Sum Alternative løsninger: Formannskapet innstiller til kommunestyret: ~ o ~ 4. Det foretas ikke endringer i selskapsformen for Dalane energi iks. 5. Iht. til vedtektene for Dalane energi IKS, 2, ber Eigersund kommune om at eierandelen i selskapet fastsettes iht. folketallet per 1. januar Eigersund kommune ber styret i Dalane energi IKS om å vurdere 60% utbytte til eierkommunene. Side 78 av 262

79 ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dokument 1 og 2. Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Dalane energi IKS Fremtidig organisering av Dalane energi 2 I Lund Kommune Kommunestyrevedtak Lund Kommune - 045/10 - Fremtidig organisering av Dalane energi Parter i saken: Side 79 av 262

80 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 233, FA K54, FA X26, GBR 13/1713 Arkivsaksnr.: 15/748 Journalpostløpenr.: 15/11329 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Teknisk avdeling Teknisk stab Berentsen, Per Steinar Byggeleder per.steinar.berentsen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 159/15 Planteknisk utvalg /15 Kommunestyret /15 Formannskapet Søknad om tilskudd til flomsikringstiltak i Lundeåne Sammendrag: Multiconsult søker på vegne av Desconda om kommunal støtte til flomsikringstiltak i Lundeåne. Søknaden gjelder dekning av merkostnader i forbindelse med bygging og plastring av en renne på utsiden av flomvollen anslåtte til kr ,. Desconda dekker i sin helhet kostnaden med flomvollen og deler av kostnaden til renne. Multiconsult har videre på vegne av eierne av Nyeveien 25 og 29 søkt om kommunal støtte til opparbeidelse av ny sikringsmur mot elven langs disse eiendommer. Dette arbeidet er kostnadskalkulert til kr , og det søkes om dekning av 50% av kostnadene. Rådmannen har innhentet ekstern informasjon (Norges kemnar og kommuneøkonomers forbud) om de juridiske sider ved å kunne gi et eventuelt tilskudd til private (boligeiendommer) eller næringsaktører, uten å komme i konflikt med norsk lov + EU lovgivningen. Konklusjonen er nokså entydig: Kommunalt tilskudd kan ikke gis over investeringsbudsjett. Et eventuelt tilskudd som her er skissert må i så fall skje via drift. Da det ikke fins frie midler på årets driftsbudsjett, må rådmannen foreslå at søknadene avslås. For samarbeidsprosjektet mellom kommunen og NVE som omhandler erosjonsikring/plastring av elvebunn i Lundeåna, vil rådmannen anbefale at dette arbeidet gjennomføres så snart som mulig anslått kostnader 2,75 mill. kroner hvorav NVE har gitt tilsagn om å dekke 50% av kostnadene, begrenset oppad til 1,375 mill. kroner. Kommunens andel tas over investeringsprosjekt 1101, midler til flomsikring, hvor det er avsatt 3,38 mill. kroner. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Søknaden fra Multiconsult på vegne av Desconda as om støtte til flomsikringstiltak mellom Svanedal Kraftstasjon og inntaksdam, avslås. 2. Søknad fra Multiconsult på vegne av eierne av Nyeveien 25 og Nyeveien 29 om støtte til felles sikringsmur mot Lundeåne, avslås. Side 80 av 262

81 3. Erosjonssikringstiltak i elvebunn, som beskrevet i rapporten fra NVE, datert , gjennomføres snarest. Kommunens andel av kostnadene dekkes over investeringsbudsjett 1101, midler til flomsikring. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Planteknisk utvalg gir uttalelse i saken. Formannskapet innstiller til kommunestyret Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Andre opplysninger / fakta i saken: Multiconsult as søker på vegne av Desconda as, som eier av Svanedal Kraftstasjon og Svanedalsgården, om kommunal støtte til flomsikringstiltak i Lundeåne i forbindelse med plastringsarbeider langs planlagt flomvoll mellom Svanedal Kraftstasjon og inntaksdam. Flomvollen skal sikre fundamenteringen av overføringsledning fra inntaksmagasinet til kraftstasjonen og dermed øke sikkerheten mot brudd på rørledningen, samt redusere vanntilsiget fra Lundeåne inn under Spinnerihagen og parkeringsanlegget til Svanedalsgården. Eier (Desconda) vil i sin helhet dekke kostnaden med selve flomvollen. Rammesøknaden for flomvollen ble behandlet av Planteknisk utvalg i møte den , sak PTU 210/13. Som følge av nabomerknader til rammesøknaden, ble det utarbeidet en konsekvensanalyse av å bygge nevnte flomvoll. Rapporten «Hydrauliske konsekvenser av flomvoll ved Lundeåne» ble lagt til grunn ved revidering av planen som det ble gitt rammetillatelse for. Resultatet av analysen er at det må graves en grøft langs flomvollen med dybde varierende fra 0,5 m til ca. 1,0 m på grunn av tilpasninger i terrenget. Grøftebredde ca. 4 meter. Plastringsstein legges deretter i grøfta og ved foten av vollen. Disse elveforebyggende tiltakene har ført til at kostnadene for plastringsarbeidene i elva har økt fra kr , til kr ,. Søknaden om kommunal støtte gjelder merkostnaden for dette plastringsarbeidet kr ,. Multiconsult har også på vegne av eierne av Nyeveien 25 og Nyeveien 29 søkt om kommunal støtte i forbindelse med opparbeidelse av ny sikringsmur mot elva langs disse eiendommer. Denne strekning av elva er svært flomutsatt, og deler av eksisterende sikringsmur langs elva er i dag ødelagt av flom. Høsten 2014 ble det utført strakstiltak langs Nyeveien 25, etter anbefaling av Norges vassdrags og energidirektorat (i ettertid gitt betegnelsen NVE) i form av sikringsfylling i elva langs delvis utrast mur. Ny sammenhengende mur mot elva langs disse to eiendommer er av Multiconsult kostnadskalkulert Side 81 av 262

82 til kr ,. Det søkes kommunen om dekning av 50 % av disse kostnader kr ,. Eierne av Nyeveien 25 og 29 har vært i kontakt med sine respektive forsikringsselskap og forhørt seg om noen av kostnadene kan dekkes av forsikringsselskapet. Svaret har vært negativt så langt. Heller ikke NVE dekker denne type sikringstiltak, som ansees som «private» sikringstiltak som må dekkes av eier av eiendom i sin helhet. Alle flomsikringstiltak som det her søkes tilskudd til, inngår som delprosjekt i flomsikringsplanen for Lundeåne og Eieåne, utarbeidet av NVE. Eigersund kommune og NVE har i forbindelse med vurdering og utredning av tiltak for bedring av flomforholdene i Lundeåne hatt fokus på stabilitet av murene langs Nyeveien. Under flommen i 2009 raste deler av grunnmuren ut i elva ved Nyeveien 19. Under samme flom, samt igjen i 2010 ble beboerne i Nyeveien 25 evakuert, samt at kommunen la ut sandsekker som midlertidig sikringstiltak for Nyeveien 29. Tidligere har det blitt meldt om bunnerosjon ved Nyeveien 25, men fra sommeren 2010 ble det også registrert betydelig aktiv erosjon på strekningen videre nedstrøms mot Nyeveien 19. Det er nå betydelige skader på bunnplastring på hele strekningen. Eigersund kommune har anmodet NVE om bistand til å utarbeide en plan for sikring av elvebunnen på denne strekning. Slik plan foreligger nå, jfr. vedlegg, og innebærer i korthet plastring av elvebunn og elveskråning på hele strekningen med stein som danner stor kontaktflate med hverandre, og som plasseres slik at det blir et trauformet løp som samler vannet når det er liten vannføring. NVE har som del av planen utarbeidet et samlet kostnadsoverslag for arbeidet kr , eks. mva. Det foreligger også tilsagn fra NVE om tilskudd på 50% av kostnadene for dette tiltaket. NVE sin andel er oppad begrenset til 1,375 mill. kroner. På investeringsprosjekt 1101, midler til flomsikring, står det i 2015 (overført fra tidligere år) kr ,. Rådmannen har innhentet ekstern informasjon (Norges kemnar og kommuneøkonomers forbud) om de juridiske sider ved å kunne gi et eventuelt tilskudd til private (boligeiendommer) eller næringsaktører, uten å komme i konflikt med norsk lov + EU lovgivningen. Konklusjonen er nokså entydig: Kommunalt tilskudd kan ikke gis over investeringsbudsjett. Et eventuelt tilskudd som her er skissert må i så fall skje via drift. Saksbehandlers vurderinger: Så langt rådmannen kjenner til, er det ikke tidligere blitt utbetalt kommunale tilskudd i forbindelse med private flomsikringstiltak i Lundeåne eller Eieåna. Å gi tilskudd til en næringsaktør vil kunne oppfattes som mulig konkurransevridning og subsediering på bekostning av andre næringsaktører. En slik subsediering vil også kunne komme i konflikt med Norsk lov eller EU lovgivning. Rådmannen er således av den mening at søknaden fra Desconda bør avslås. Å gi tilskudd til enkeltsøknader fra private vil med stor sannsynlighet føre til diskusjoner om forskjellsbehandling/ likebehandling om kommunen bare skal gi til denne/disse som her har søkt og ikke til andre som kan bli rammet av flom. Rådmannen ser en tydelig konflikt her, og anbefaler derfor at også disse søknader avslår. Side 82 av 262

83 Skulle kommunen likevel ønsker å gi tilskudd til private for å sikre seg bedre mot flom, kan en løsning være at det gjennom budsjett settes av driftsmidler (penger) som skal brukes i et fond. Det må da lages retningslinjer for fondet hvem som er berettiget til å få tilskudd osv. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Kommunens kostnader vil være knyttet til samarbeidsprosjekt med NVE og vil utgjøre ca. 1,375 mill. kroner. Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Sum Inneværende år Neste år År Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Finner midler over driftsbudsjettet for å gi tilskudd til privat flomsikring. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Plan_Lundeåna_Endelig_NVE_VEDLEGG_ Søknad om kommunal støtte fra bevilgede midler til flomsikringstiltak i Lundeåne Situasjonskart Snitt tegning Kostnadsoverslag Søknad om kommunal støtte fra bevilgede midler til flomsikringstiltak i Lundeåne Tegninger Side 83 av 262

84 Tiltak i vassdrag Erosjonssikring Lundeåna ved Nyeveien 19-25, Eigersund kommune Detaljplan Plandato: Saksnr.: Revidert: Vassdragsnr.: 027.3A Kommune: Eigersund NVE Region Sør Fylke: Rogaland Postboks 2124, 3103 TØNSBERG Inngrepsnr.: Tlf.: Faks: Side 84 av 262

85 Tiltaksnr: Vassdragsnr: 027.3A Beskrivelse: Erosjonssikring Lundeåna, Nyeveien Saksbehandler: Martin Jespersen Adm.enhet: RS Sign. Anne Cathrine Ansvarlig: Sverdrup Adm.enhet: RS Sign. Saksnr: Arkiv: 411 Kommune: Eigersund Fylke: Rogaland Sammendrag: Konstruksjoner og murer på høyre bredd langs en strekning av Lundeåna i Eigersund kommune er utsatt for undergraving ved erosjon og senking av elvebunnen. Elvebunnen på deler av denne strekningen er tidligere blitt steinsatt for å hindre erosjon. I de seneste 3-4 årene er det registrert betydelige erosjonsskader i elvebunnen mellom Nyeveien 19 og 25. Rett nedstrøms denne strekningen ligger eiendommen hvor fundament og mur ble gjenopprettet etter at muren raste ut under flommen i november I øvre del av tiltaksområdet ligger Nyeveien 25, hvor det over lang tid har vært problemer med erosjon og undergraving av murkonstruksjon mot elva. Ytterligere senking av elvebunnen vil øke faren for videre undergraving av fundamenter og mulig utrasing av murkonstruksjon, som også kan føre til skade på bolighuset. For å sikre Lundeåna mot videre erosjon og bunnsenking er det planlagt full gjenoppbygging og forsterking av bunn- og skråningssikringen på ca. 100 m lange strekningen, hvor selve elveløpet er 4 7 m bredt. Arbeidet innebærer tilførsel av egnet stein for gjenoppbygging av erosjonssikringen. Stein som ligger i elva benyttes i den grad den tilfredsstiller kravene til form og størrelse. Vassdragets vernestatus: Vassdraget er ikke vernet Tiltakets hensikt: Redusere faren for videre erosjonsskader i Lundeåna med påfølgende skader på murkonstruksjoner og boliger langs elva. Nøkkeldata Plandato: Revidert: Kostnadsoverslag: kr ,- Lengde totalt : 100 m Inngrepstype: Bunn- og skråningssikring Antall parseller: 1 Elveside: Høyre side og elveløpet Sikkerhetsklasse: Side 85 av 262

86 Stedfesting Punkt Sone UTM - Ø UTM - N Kartblad Vassdragsnr. Kommunenr. N 50 Øvre A 1101 Midtre Nedre A 1101 Tegninger Tegningstype: Detaljkart 1:250 Tverrprofiler 1:100 Tegningsnr : Registrering i databasen, Planer Utfylt dato: Kontrollert dato: Registrert dato: Sign. Sign. Sign. Side 86 av 262

87 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Beliggenhet Bakgrunnen for planen Grunnlagsdata Generelt om vassdraget og nedbørfeltet Vannstands- og vannføringsforhold Spesielt om planområdet Forholdet til andre planer Innhenting av grunnlagsdata og dokumentasjon Geologi og terreng 9 3. Beskrivelse av tiltaket Omfang av tiltak og virkninger Forberedende arbeider Massetak / steinbrudd Erosjonssikring teknisk beskrivelse Avbøtende og biotopjusterende tiltak Avsluttende arbeider Natur og naturmangfold Forholdet til naturmangfoldloven Forholdet til kulturminneloven Virkninger Hydrauliske og hydrologiske forhold Vannkvalitet Flora, fauna Landskap, kulturminner Friluftsliv, rekreasjon Kostnadsoverslag Kart og tegninger 20 Side 87 av 262 4

88 1. Innledning 1.1. Beliggenhet Lundeåna er betegnelsen på det sørøstlige løpet av Hellelandsvassdraget på strekningen fra Slettebøvatnet til utløpet i fjorden ved Vågen i Egersund. Side 88 av 262 5

89 1.2. Bakgrunnen for planen Eigersund kommune og NVE har i forbindelse med vurdering og utredning av tiltak for bedring av flomforholdene i Lundeåna hatt fokus på stabilitet til murene langs Nyeveien. Under flommen 2009 raste deler av grunnmuren ut i elva ved Nyeveien 19. Under samme flom, samt igjen i 2010 ble beboere i Nyeveien 25 evakuert. Tidligere har det blitt meldt om bunnerosjon ved Nyeveien 25 men fra sommeren 2010 ble det også registrert betydelig aktiv erosjon på strekningen videre nedstrøms mot Nyeveien 19. Det er nå betydelige skader på tidligere bunnplastring på hele strekningen. Eigersund kommune har derfor anmodet NVE om bistand til å utarbeide en plan for sikring av elvebunnen på strekningen. Figur 1. Erosjonsskader og bunnsenking i foten av skråningen under muren mot kommunens friområde like ovenfor Nyeveien 19 Side 89 av 262 6

90 Figur 2. Den undergravde muren ved Nyeveien 25. Bildet er tatt i medstrøms retning. Videre oppover i vassdraget er det fjell i elvebunnen. Den skadde strekningen er sårbar for videre erosjonsutvikling. Uten snarlig tiltak vil undergravingen fortsette og medføre skader og påfølgende utrasing av murene ved kommunens friareal og ved Nyeveien 25 med stor risiko for påfølgende bygningsskader. Side 90 av 262 7

91 2. Grunnlagsdata 2.1. Generelt om vassdraget og nedbørfeltet Vannstands- og vannføringsforhold Lundeåna er en av to elver med utløp fra Slettebøvannet. Gjennom arbeidet med flomsonekartet for Egersund er vannføringer og flomvannstander ved ulike flomstørrelser beregnet for Lundeåna. Vannføringer fra flomsonekartrapporten for aktuelle strekning (Lundeåna): Q 50 = 155 m 3 /s Q 100 = 174 m 3 /s Q 200 = 195 m 3 /s Rett oppstrøms tiltaksstrekningen er det et bratt stryk med fjell i elveprofilet. Vannet har derfor høy hastighet når det strømmer videre nedover mot tiltaksstrekningen. Basert på den hydrauliske modellen som er brukt under arbeidet med flomsonekartet er dimensjonerende vannhastighet beregnet for elvetverrsnittet på den aktuelle strekningen til opp mot 4,5 5 m/s Spesielt om planområdet Forholdet til andre planer NVE har ikke tidligere gjennomført sikringstiltak på strekningen. NVE har tidligere utarbeidet plan for erosjonssikring mot Lundeåna over en kort strekning (20 m) ved Nyeveien 25 (plandato , tiltaksnummer 9805) som ikke har kommet til utførelse. Eieren av Nyeveien 29 har engasjert Multiconsult til prosjektering av ny mur langs en strekning på ca. 20 m oppstrøms Nyeveien 25. Denne muren må nedstrøms koples til den utstikkende muren/terrassen ved Nyeveien 25 som imidlertid har omfattende skader og må gjenoppbygges. Gjenoppbyggingen kan med fordel ta utgangspunkt i en linjeføring noe lengre fra elveløpet slik at mur og terrasse blir mindre utsatt for strømningskreftene. Sikringen av elvebunnen tilpasses under utførelsen til plasseringen av ny mur og terrasse på strekningen Nyeveien I gjeldende kommuneplan for Eigersund kommune er området langs Nyeveien markert som boligbebyggelse Innhenting av grunnlagsdata og dokumentasjon Det har vært flere møter og befaringer med NVE og Eigersund kommune for å vurdere tiltak for sikring mot flom i området. Etter at flomsonekartet ble ferdig , har vurderingene blant annet knyttet seg til om det er mulig å fordele vann ved flom og eventuelt hvordan mer vann kan overføres til Eieåna, slik at påkjenningen på Lundeåna blir mindre. Det er ikke tatt noen avgjørelse på dette og dimensjonering av erosjonssikringen tar utgangspunkt i beregnede hastigheter i dagens situasjon ved 200 års flom. For mer detaljer vises til flomsonekartet for Egersund. Side 91 av 262 8

92 Geologi og terreng Lundeåna ligger i et område hvor det er mye stor stein i elva fra utløpet av Slettebøvannet og ned til øya «Elverhøy». Videre nedover er det varierende størrelse på steinen og det har tidligere etablert seg en del vegetasjon i deler av elveløpet. Denne er nå stort sett fjernet, men røtter og jordklumper står igjen. På en liten strekning ved Nyeveien 25 er det fjell i dagen ved fossen. Side 92 av 262 9

93 3. Beskrivelse av tiltaket 3.1. Omfang av tiltak og virkninger Tiltaket omfatter en full gjenoppbygging av tidligere bunnsikring i elva slik at elvebunnen stabiliseres. Dette tiltaket utgjør samtidig et viktig grunnlag for en videre sikring av murene langs elvekanten mot undergraving og utrasing. Stor kantet stein som ligger i eksisterende erosjonssikring tas vare på og brukes på nytt. Det må imidlertid kjøres til mye sprengt stein. For tilpassing av høyden på ferdig erosjonssikring vil det være nødvendig med utgraving i bunnen. Utgravingen må også ta hensyn til utlegging av et filterlag som underlag for steinen slik at bunnsikringen får den samme høyden som før. Det er ukjent hvilke masser som ligger under det nåværende dekklaget i elva. Omfanget av utgraving vil avhenge noe av hvilke masser som avdekkes under anlegget og må derfor tilpasses dette underveis i anleggsperioden. Sammenligning av koter fra laserdata innsamlet i 2007 og GPS-målte punkter april 2014 indikerer at høyre elvekant rett nedstrøms Nyeveien 25 har endret seg lite over denne perioden. Langs den undergravde muren ved Nyeveien 25 er det ingen laserdata pga vanndekket areal også i På strekningen videre ned langs friarealet indikerer de to datasettene at høyre side kan ha senket seg 0.2 m 0.5 m men at de innerste, største steinene sannsynligvis har blitt liggende ganske urørt. Ved sammenligning av de to bildene vist under fra hhv 2009 og 2014 er bunnsenkningen på strekningen tydelig. Tilsvarende viser de to bildene fra «Tyskerbrua» fra hhv 2009 og 2014 at bunnen rett oppstrøms brua er tilnærmet uendret i denne perioden. Figur 3. Foto tatt desember 2009 i motstrøms retning, mot Nyeveien 25. Side 93 av

94 Figur 4. Foto tatt april 2014 i motstrøms retning, mot Nyeveien 25. Ved sammenligning med bildet fra 2009 er bunnsenkingen i perioden tydelig. Figur 5. Foto tatt desember 2009 fra Tyskerbrua i oppstrøms retning mot Nyeveien 19. Side 94 av

95 Figur 6. Foto tatt april 2014 fra Tyskerbrua i oppstrøms retning mot bl.a Nyeveien 19. Ved sammenligning med bildet fra 2009 er det lite bunnsenking her (men større vannføring i april 2014 og derfor likevel mer vanndekket areal). Figur 7. Bilde fra juni 2010 viser stein i bunnen og en tydelig renne for vannføringen i lavvannsperioder. Side 95 av

96 3.2. Forberedende arbeider Atkomst og nødvendige avtaler avklares av kommunen. Videre må det skaffes oversikt over og merking av eventuelle kabler og rørledninger Massetak / steinbrudd Stein til erosjonssikring skaffes fra egnet forekomst i området. Kravet til stabilitet av sikringen for bunn / sider, uten fare for utvasking, vil innebære at stor utsortert sprengt stein er best egnet. Bruk av naturstein krever at form og størrelse er akseptabel med tanke på hulrom og faren for utspyling av masse i undergrunnen under flom. Side 96 av

97 4. Erosjonssikring teknisk beskrivelse Tiltaket er dimensjonert i henhold til NVE veileder Dimensjonering av erosjonssikring av stein. Fra flomsonekartleggingen er det lagt til grunn dimensjonerende hastighet ved Q200 på 4,5-5 m/s. Det gir en midlere steinstørrelse på d50= 60 cm, som samsvarer ganske bra med, men noe større enn, størrelsen på den steinen som har vært brukt tidligere på denne strekningen. Det er lagt til grunn bruk av stor kantet stein i selve sikringslaget. Strekningen som skal sikres ved denne planen starter like nedstrøms fjellpartiet ved eiendommen Nyeveien 25. Fra foten av fjellet utføres sikringen av elveløpet sammenhengende ned til Nyeveien 17. Dette er en strekning på ca 100 m og tiltaket er tegnet inn på kartutsnittet av Lundeåna i Eigersund sentrum. Som vist på tverrprofilene blir bredden på sikringen gjennomsnittlig 9 m og arealet som dekkes av stein snaut 1000 m2. Sikringen av bunn og elveskråning skal utføres ved å plassere stor sikringsstein slik det er vist i følgende illustrasjon. Sikringen utføres av stein som danner stor kontaktflate med hverandre og minst mulig hulrom. I elveleiet plasseres steinene slik at det blir et trauformet løp som samler vannet når det er liten vannføring. Figur 8. Skisse av sikringstiltaket på oppstrøms del av tiltaksstrekningen. Side 97 av

98 Etter utgraving av masser i bunnen og i foten av skråningen legges det et lag av pukk med gjennomsnittlig tykkelse 50 cm og med sortering 8mm - 120mm som underlag for sikringssteinen. Dette laget vil samtidig fungere som separasjons- og filterlag mot stedvis fingradert masse i bunn / sider. Behovet for filterlaget (og dermed også tykkelsen av dette) vil delvis avhenge av hvilke masser som ligger under dagens dekklag i elvebunnen. Det vil først oppnås detaljert kunnskap om dette under selve anleggsgjennomføringen og det kan derfor oppstå for justering av filterlagets tykkelse under selve anleggsgjennomføringen men 50 cm tykkelse forventes å være tilstrekkelig. På filterlaget bygges sikringslaget av stor kantet stein med kantlengder cm. De største steinene settes ved fotpunktet av skråningen med underkant ca 1,0 m ned i elve-bunnen. På skråningen settes steinen med helning 1:2 og gjennomsnittlig tykkelse 1,0 m. Steinsettingen fortsetter videre ut i elveleiet og erstatter eksisterende dekksjikt som er skadet av store flommer de seneste årene. På denne måten vil en forhindre at skråningsfoten undergraves av bunnerosjon. Det trygger skråningen, støttemuren og bygningene langs elva. Illustrasjonen over er en skissemessig løsning for skråningssikring der eksisterende murer er så skadet at de må rives. Dette gjelder i hvert fall for strekningen Nyeveien Her må nye murer bygges opp igjen iht ovenstående prinsipp, jf. også tverrprofilene. Langs Nyeveien 25 bør ytterkant av nyoppbygget mur/terrasse legges noe inn fra elveløpet slik at denne blir mindre utsatt for strømningskreftene i elva. Bunnsikringen tilpasses under byggingen til plasseringen av de nye murene. Figur 9. Eksempel på delvis undergraving av fundament til mur. Side 98 av

99 På strekninger der murene er intakte, men hvor de står på utrygg grunn som er i ferd med å kollapse, jf bildet over vil løsningen være som vist i følgende illustrasjon. Her haster det med å gjøre tiltak. Figur 10. Skisse av tiltaket på nedstrøms del av tiltaksstrekningen. Som nevnt er kravet til sikringsstein at den har tilstrekkelig størrelse og er kantet. Sikringen bygges opp nedenfra og steinene settes på kant for å skape best mulig kontaktflate og minst mulig hulrom. Gjenoppføring av ny mur langs strekningen Nyeveien er ikke en del av dette prosjektet Avbøtende og biotopjusterende tiltak Det er i dag varierende vannhastighet, vanndyp og steinstørrelse på strekningen. Dette gir gode muligheter for oppvandring ved ulike vannføringer og standplasser for fisk av ulik størrelse. Man må prøve å opprettholde en slik variasjon også etter at tiltaket er gjennomført. Dette kan gjøres ved at de største steinene plasseres i rekke på tvers av elveleiet for å etablere et par terskler. I tillegg bør sikringssteinene plasseres slik at toppen av noen av de større steinene blir stående over elvebunnen. Detaljene i dette må avklares under anleggsgjennomføringen. Sprengstein har gode egenskaper for stabil sikring, men de skarpe kantene skader fiskesnører. Dersom det foregår fiske på strekningen bør det vurderes om de største steinene bør være naturstein Avsluttende arbeider Alt berørt terreng/ adkomstvei istandsettes. Side 99 av

100 5. Natur og naturmangfold 5.1. Forholdet til naturmangfoldloven NVE har gjort søk i tilgjengelige databaser som Naturbase og Artskart den Det er ingen registreringer i disse databasene i nærheten av tiltaksstrekningen. Det går laks, sjøørret og ål i vassdraget. Dette er søkt ivaretatt ved tiltakene nevnt i kapittel 4.1. Tiltaket er ikke videre behandlet i henhold til naturmangfoldloven Forholdet til kulturminneloven NVE har gjort søk i Askeladden den men finner ingen registreringer i nærheten av tiltaksstrekningen. Bygningene på eiendommene Nyeveien 19, 25 og 29 er alle registrert i SEFRAKregisteret. Regionantikvaren i Egersund kommenterte til NVE-detaljplanen fra 2001 at det var ønskelig med (gjen)bruk av eksisterende naturstein ved sikring av murene for å bevare de visuelle miljøkvalitetene i sentrumsbebyggelsen. Da denne planen primært omfatter tiltak mot erosjon i elvebunnen samt undergraving av de eksisterende natursteinsmurene vurderes ikke dette som noe konfliktpunkt. Side 100 av

101 6. Virkninger 6.1. Hydrauliske og hydrologiske forhold De hydrauliske forholdene forventes ikke å bli endret etter utførte tiltak Vannkvalitet I anleggsperioden vil vannet bli noe tilgrumset. Men dette vil avta relativt raskt etter anleggslutt Flora, fauna Flora og fauna blir berørt i begrenset grad langs elvekanten som følge av reparasjon av erosjonssikringen. Kantvegetasjonen på den aktuelle strekningen er allerede fjernet Landskap, kulturminner En kjenner ikke til at det i tiltaksområdet er kulturminner som berøres. Landskapet endres ikke Friluftsliv, rekreasjon Påvirkes ikke. Side 101 av

102 7. Kostnadsoverslag Kostnader som påregnes ved erosjonssikring B - Kapitalytelser, rigging, drift, adkomst og nedrigging kr Masser som brukes for å etablere adkomst ned i elva fra mur ved kommunens friområde må fjernes etter bruk F - Markrydding, grunnforsterking, graving og fylling kr Graving/ planering og bortkjøring av overskuddsmasse før bunnsikring: 500 m 2 a kr 200 G - Berg kr Stein til sikring, sprengt stein og naturstein ferdig utlagt 1000 m 2 a kr 1750,- Knust fjell, 8/120mm, filterlag ferdig utlagt 500 m 3 a kr 300,- Usikkerhet i mengder I4 Geotekstiler, og geotekstilrelaterte produkter kr 0.00 K - Terrengarbeider kr Opprydding, terrengtilpassning, tilsåing, beplantning, remontering av gjerde Diverse uforutsett og ikke medtatte utgifter kr Sum eks. mva. kr % mva. kr Beregnet kostnad inkl. mva. (avrundet) kr Pris- og lønnsstigning frem til utførelse vil påløpe i tillegg. Side 102 av

103 8. Kart og tegninger Kart og tegninger følger vedlagt. For mer detaljer vises til tilbudsgrunnlaget for gjennomføringen av arbeidene. Side 103 av

104 Side 104 av 262

105 Side 105 av 262

106 Side 106 av 262

107 Side 107 av 262

108 Side 108 av 262

109 Side 109 av 262

110 Side 110 av 262

111 Side 111 av 262

112 Side 112 av 262

113 Side 113 av 262

114 Side 114 av 262

115 Side 115 av 262

116 Side 116 av 262

117 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 613 Arkivsaksnr.: 08/3123 Journalpostløpenr.: 15/13818 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Helse og omsorgsstaben Steinsholt, Nina Bolme Kommunalsjef helse og omsorg nina.bolme.steinsholt@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 031/15 Felles brukerutvalg /15 Formannskapet /15 Kommunestyret Endringer i strukturen innen eldreomsorgen, bruk av og behov for kommunale boliger / institusjon Sammendrag: Kommunen eier til sammen 335 boliger. Boligene omtales på ulik vis og nyttes til ulike behov hos innbyggere, kommunal bolig, serviceleilighet, bofellesskap og institusjon. Helse og omsorgstjenestene har gjennomgått store endringer de siste årene, krav og forventninger til kommunale tjenester har forandret seg, spesielt etter at samhandlingsreformen ble innført. Kommunen har fått ansvar for flere ressurs og omsorgskrevende innbyggere, og holdninger til at en selv skal ta ansvar for egen alderdom og helse har fått sterkere fokus. Den private boligbyggingen har endret form de senere årene, mer godt tilrettelagte leiligheter er bygget, spesielt i sentrumsnære områder. For å kunne dekke fremtidig behov hos innbyggerne er det nødvendig å gjøre noen endringer i hvordan dagens boligmasse skal nyttes. Kommunen har behov for flere institusjonsplasser og bofelleskapsplasser. Et egnet botilbud for unge funksjonshemma med store hjelpebehov må på plass så snart som mulig. Økt kapasitet for avlastningsplasser for barn og unge er et stort behov. Heldøgns plasser / korttidsplasser for personer med psykiske lidelser bør økes, dette på grunn av økende behov hos innbyggere i kommunen, men også på grunn av varsel om betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Bofelleskapsplasser på Lagård bo og servicesenter omgjøres fortløpende til institusjonsplasser. Ekstra utgifter og inntekter innarbeides i økonomiplan Økt behov for tilsynslege dekkes av ressurser til lege som ble tilført avdelingen i budsjett Årstadtunet opprettholder drift som i dag 3. Fjellheim opprettholder drift som i dag 4. Lundeåne. Bofellesskapsenheten som i dag står tom endres til bofelleskap for personer med psykiske lidelser. Tas gradvis i bruk fra 2017 jf økonomiplan Side 117 av 262

118 5. Lundeåne. Serviceleiligheter i 3 etg omgjøres fra serviceleiligheter for eldre til kommunale boliger for unge funksjonshemma som har behov for døgnbasert tjeneste. Endringen skjer gradvis utfra når de blir ledig bolig. Dersom det på sikt viser seg å være behov vil en bolig omgjøres til fellesareal. Dersom personalutgifter til den enkelte bruker går utover dagens grunnbemanning må dette innarbeides i budsjett. 6. Lundeåne. Serviceleiligheter i 1 etg omgjøres gradvis til bofelleskap i 2017 og serviceleiligheter i 2 etg omgjøres gradvis til bofellesskap i Tiltaket vurderes fortløpende for det enkelte år i budsjett og økonomiplan, kommunestyret tar stilling til dette i kommende budsjett. Økte utgifter må primært dekkes innenfor eksisterende økonomiske ramme 7. Kjerjaneset. Rådmannen får fullmakt til å utrede teknisk mulighet for ombygging fra serviceleiligheter til mindre bofelleskap. Plan for endring i bygning og drift av 21 serviceleiligheter til bofelleskap/institusjon utredes innen august Utgifter til endring innarbeides i budsjett Alle innbyggere bør i utgangspunktet eie egen bolig eller leie privat. Funksjonshemma med store hjelpebehov (døgnbemanning) bør få tilbud om å bo i kommunale utleieboliger. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken legges frem for Felles brukerutvalg Formannskapet fatter vedtak i saken Eventuell tidligere politisk behandling: Saken har ikke vært behandlet politisk tidligere. Saken legges frem med bakgrunn i verbalvedtak nr.30 i B 2015: Rådmannen fremlegger en sak til formannskapet innen som omhandler endringer i strukturen innen eldreomsorgen. Ombygging av serviceleiligheter til omsorgsboliger, tiltak for at eldre kan bo lenger hjemme, utbygging med borettslagsmodell og behovet for sykehjemsplasser fremlegges med alternative løsninger. Andre opplysninger / fakta i saken: Kommunen har til sammen 335 kommunale boliger. Boligene omtales og nyttes til ulike behov hos innbyggere: kommunal bolig, serviceleilighet, bofellesskap, institusjon. På Slettebø området har kommunen noen boliger som drives av kommunalt boligbyggerlag. Sandnes boligbyggerlag har leiligheter i Årstadtunet hvor også kommunen har kommunale utleieboliger og kontor for ansatte i helse og omsorgsavdelingen. Kommunal bolig: Bolig for personer med spesielle behov av psykisk, fysisk og sosiale årsaker, samt vanskeligstilte på boligmarkedet. Boligene er plassert i hele kommunen. Alle boliger (kommunal bolig, serviceleilighet og bofellesskap) drives som hjemmebasert omsorg. Det vil si at beboer er leietaker og har leiekontrakt ift husleieloven. Beboerne får vedtak på tildelte tjenester og betaler for tjenester på linje med brukere som bor i egen privat bolig. Serviceleilighet: Kommunal bolig som er plassert på Kjerjaneset og Lundeåne bo og servicesenter. Målgruppen er Side 118 av 262

119 brukere som har behov for tryggheten som boformen gir. Hovedtyngden av leietakerne er eldre personer. Egne personalressurser tilknyttet serviceleilighetene, bemanningsfaktor (dvs. antall årsverk per beboer) ligger på ca 0,25. Serviceleighetene har ikke fellesareal tilknyttet boligene. 21 serviceleiligheter på Kjerjaneset. 18 serviceleiligheter på Lundeåne. Bofellesskap: Kommunal bolig som er plassert på Kjernaneset, Lundeåne og Lagård bo og servicesenter. Målgruppen er personer som har behov for døgnkontinuerlig tilsyn og omsorg. De forskjellige bofellesskapene nyttes til spesifikke grupper som demente, psykisk syke og personer med nedsatt funksjonsevne. Fellesareal med stue og kjøkken er tilknyttet hvert bofellesskap. Bemanningsfaktoren ligger på ca 0,9 ( dvs. antall årsverk per beboer). 20 bofellesskapsleiligheter på Kjerjaneset 21 bofellesskapsleiligheter på Lundeåne 31 bofellesskapsleiligheter på Lagård Institusjon: Kommunen har plasser som drives som institusjon på Lagård, Blåsenborg på Rundevoll, Skogstjernen og IBO. Målgruppen er personer som er helt avhengig av døgnkontinuerlig tilsyn og omsorg. Institusjonsplasser kan tildeles som langtidsopphold, korttidsopphold og avlastningsopphold. Alle som bor i institusjon betaler ift forskrift om egenbetaling for kommunale helse og omsorgstjenester. Avlastningsopphold er ifølge lovverket unntatt for betaling. I institusjon opphører fastlegeordningen og tilsynslege overtar pasientansvaret. 44 plasser til langtidsopphold 22 plasser til korttidsopphold (inkl. øyeblikkelig hjelp senger) 1 plass til avlastning for eldre hjemmeboende psykisk utviklingshemma på Lagård. 2 korttids/avlastningsplasser for eldre på Lundeåne 2 korttids/avlastningsplasser for eldre på Kjerjaneset I forbindelse med innføring av samhandlingsreformen ble det vedtatt en Helse og omsorgsplan for Eigersund kommune I denne planen blir fremtidige behov for tjenester og utviklingstrekk beskrevet på en god og fyldig måte. Flere av foreslåtte tiltak i denne planen er gjennomført. Det er også vedtatt en Strategiplan for utbygging av pleie og omsorgsboliger I planen er behov for kommunale boliger godt beskrevet og dokumentert. Det anbefales i planen at det innen 2015 skal være bygget 36 boenheter med heldøgns pleie, renovering av avdeling 2 vest på Lagård, bygging av ny kommunal rehabiliteringsenhet samt avsetting av kommunale areal til videre utbygging i perioden I planen er også følgende foreslått: Den primære utbygging skjer ved Lagårdkomplekset såfremt det overhodet er mulig ut fra kommunens arealplan. For perioden avsettes areal til 10 nye boenheter. For perioden avsettes areal til 30 nye boenheter. For perioden avsettes areal til 60 nye boenheter. Ingen av disse tiltakene er gjennomført. Reguleringsplanarbeid for bygging av heldøgnplasser på Lagård er påbegynt, i økonomiplan er det avsatt kr. 10 mill. til dette arbeidet i Dersom det gjøres endringer i dagens struktur / bruk av kommunal boligmasse kan det være at behovet for heldøgns plasser kan reduseres noe. Gjøres endringene i 2016 og 2017 kan det være at Side 119 av 262

120 administrasjonen kan si mer sikkert om behov når en kommer til 2018, da det er dette året det ligger inne penger til mer konkret arbeid med nybygg. Saksbehandlers vurderinger: Saksbehandler vurderer at på bakgrunn av dagens og fremtidens behov er helt nødvendig å gjøre endringer i bruk og drift av nåværende bygningsmasse. Det må jobbes på mange plan for å øke robusthet, kompetanse og kvalitet i tjenestetilbudet. Helse og omsorgstjenestene har gjennomgått store endringer de siste årene, krav og forventninger til kommunale tjenester har forandret seg, spesielt etter at samhandlingsreformen ble innført. Kommunen har fått ansvar for flere tyngre og omsorgskrevende innbyggere, og holdninger til at en selv skal ta ansvar for egen alderdom og helse har fått sterkere fokus. Den private boligbyggingen har endret form de senere årene, mer godt tilrettelagte leiligheter er bygget, spesielt i sentrumsnære områder. I Omsorg 2020 som er regjeringens plan for omsorgsfeltet forutsettes det at folk tar ansvar for best mulig tilrettelegging av egen bolig, og at vi i fellesskap legger til rette de fysiske omgivelser slik at de blir tilgjengelige for alle og for alle generasjoner. Omsorg 2020 sier også noe om at behovet for korttidsplasser til rehabilitering og avlastning er sterkt økende, og bør så langt som mulig skilles fra bo og institusjonsopphold som er innrettet for lengre opphold. Kommunen eier flere store boligmasser som er tiltenkt personer som har behov for tjenester i forskjellig grad. Utfra nye behov og endringer i samfunnet er det nok rett tid å begynne å se på om bruken av kommunale boliger skal endres. Helse og omsorgsavdelingen ser at det er flere områder som kommunen kan bli bedre på for å møte dagens og fremtidens utforinger: Behov for flere heldøgns plasser som er tilrettelagt for demente, både ift lokaliteter og kompetanse Innbyggere som i dag får tildelt serviceleilighet har i stor grad behov for mer tjenester enn dette tilbudet kan gi. De aller fleste som i dag tildeles denne type bolig har hjelpebehov som tilsier at de skulle hatt tilbud om plass i bofellesskap da dette botilbudet har høyere bemanningstetthet. Behov for flere heldøgns omsorgsplasser til personer med psykiske lidelser. Stortingsmelding nr. 26, Fremtidens primærhelsetjeneste, varsler at det skal innføres kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud for psykisk helse og rus fra 2017, og at det tas sikte på innføring av betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter i denne gruppe tidligst fra Behov for bofellesskap for personer med stor rusproblematikk Behov for flere institusjonsplasser, dette fordi en ser at flere har behov for tettere oppfølging av lege. Behov for tilrettelagte plasser for unge funksjonshemma som har behov for heldøgns omsorg. Unge funksjonshemma med store hjelpebehov (døgnbemanning) kan bo i kommunale boliger som ligger samlet. Kommunen vil da kunne drifte tjenesten mer effektivt enn om brukerne bor spredt i kommunen. Planlegging for botilbud for denne gruppen vil også kunne være mer forutsigbar med denne løsningen. Unge funksjonshemma som har behov for timetildelt tjeneste bør kunne eie eller leie bolig selv. Vedlikeholde og videreutvikle hverdagsrehabilitering slik at innbyggere skal kunne bo lengre i egen bolig. Dersom det skal gjøres noen ombygginger / endringer i bygningsmasser må det legges til rette for at fremtidens tekniske løsninger skal kunne nyttes. ÅRSTADTUNET Side 120 av 262

121 Kommunen har 11 utleieboliger som er godt tilrettelagt for funksjonshemma. (kommunen eier pr i dag 11 boliger, men grunnet borettslagets regelverk er vi forpliktet til å selge den ene) Årstadtunet ligger sentrumsnært, det er personalfasiliteter i bygget, godt tilrettelagt fellesareal og god tilgang på parkeringsplasser. Det er 10 privateide leiligheter på Årstadtunet som er organisert i Sandes Boligbyggerlag. Alle som kommer innunder kriteriene i statuttene til boligbyggerlaget kan kjøpe leilighet her. Alternativer: 1. Kommunen selger sine boliger til Sandnes boligbyggerlag. Fordeler: Kommunen får færre boliger å vedlikeholde og administrere Ulemper: Kommunen får færre sentrumsnære boliger som er godt tilrettelagt for funksjonshemma hvor det også er gode parkeringsforhold Kommunen får mindre inntekter i form av husleie 2. Kommunen selger noen av sine boliger til unge funksjonshemma Fordeler: Unge funksjonshemma får mulighet å eie egen godt tilrettelagt sentrumsnær bolig hvor det er fellesareal Kommunen har personalfasiliteter i bygget Ulemper: Kommunen får færre sentrumsnære boliger til utleie som er godt tilrettelagt for funksjonshemma hvor det også er gode parkeringsforhold. Kommunen får mindre inntekter i form av husleie 3. Kommunen beholder boligene som i dag Fordeler: Kommunen har godt tilrettelagt, sentrumsnære boliger for utleie Kommunen oppretteholder inntekter i form av husleie Ulemper: Arbeidsgruppen ser ingen ulemper med å beholde disse boligene i kommunal eie Arbeidsgruppen anbefaler at en velger alternativ 3 FJELLHEIM Side 121 av 262

122 Kommunen har 18 utleieboliger. Boligene er sentrumsnære, men lite tilrettelagt for personer som har behov for større hjelpemidler. Alternativer: 1. Alle leilighetene i bygget seksjoneres ut og selges til privatpersoner eller boligbyggerlag Fordeler: Kommunen får færre boliger å vedlikeholde og administrere Ulemper: Kommunen får færre sentrumsnære boliger å tildele. Kommunen mister husleieinntekter, tilsvarende ca pr år Kommunen mister muligheten for på sikt å kunne nytte disse boligene til andre brukergrupper enn eldre som stort sett tildeles boliger her i dag. 2. Kommunen har boligene til utleie som i dag Fordeler: Kommunen har muligheten for på sikt å kunne nytte disse boligene til andre brukergrupper dersom det viser seg å bli et behov. Kommunen har fortsatt sentrumsnære leiligheter for utleie Kommunen opprettholder inntekter i form av husleie Ulemper: Kommunen forblir eier av et bygg som er vanskelig å nytte til personer som har behov for godt tilrettelagte leiligheter Arbeidsgruppen anbefaler at en velger alternativ 2 LUNDEÅNE Bygget er sentrumsnært, godt tilrettelagt for funksjonshemma, inndelt i enheter med 6 leiligheter i hver enhet for serviceleilighet, 7 leiligheter i bofellesskapene Alternativer: 1. En enhet som i dag nyttes til serviceleiligheter for eldre fases ut og omgjøres til kommunal bolig for unge funksjonshemma med store hjelpebehov Fordeler: Unge funksjonshemma med store hjelpebehov får godt tilrettelagte leiligheter. Leilighetene er sentrumsnære Unge funksjonshemma vil kunne få et miljø/ bo samlet Kommunen kan benytte bemanning mer hensiktsmessig dersom personer med store hjelpebehov bor samlet Ulemper: Dårlige parkeringsmuligheter for evt. store biler Kommunen får færre boliger å tildele eldre som har behov å bo i bygg med Side 122 av 262

123 heldøgns bemanning I forbindelse med dette forslaget har administrasjonen også vurdert om disse leilighetene kunne vært organisert som et borettslag. Lundeåne ble bygget i perioden Dvs. at siste faktura ble betalt i 2003 og hvor da Husbankens godkjenning til rentekompensasjon samt tilskudd ble regnet fra Informasjon fra Husbanken tilsier at Eigersund kommune må opprettholde den drift som en søkte om i 20 år, dvs. til og med år Dersom driften endrer seg må tilskudd etter all sannsynlighet tilbakebetales. 2. Bofelleskapsenhet som i dag står tom (bofellesskap i 4 etg) nyttes til psykisk syke Fordeler: Får flere plasser til personer med psykiske lidelser som har behov for heldøgns omsorg og pleie Leilighetene kan tas i bruk uten ombygging fra 2017, jf økonomplan Får samlet mye kompetanse for denne brukergruppen på Lundeåne I budsjettbehandlingen 2015 ble det bestemt at bofellesskap 3 skulle legges ned. Bofellesskapet har bygningsmessige begrensninger som hindrer bruk av større hjelpemidler. På Lundeåne er det i dag et bofellesskap for personer med psykiske lidelser i 2 etasje. Det er ønskelig utfra kommunale behov og statlige signal å øke andel plasser i bofelleskap tiltenkt personer med psykiske lidelser. Bofellesskap som i dag står tomt vil være godt egnet til denne brukergruppen Ulemper: Kommunen får færre boliger å tildele eldre som har behov å bo i bygg med heldøgns bemanning 3. 2 enheter med serviceleiligheter fases ut som serviceleiligheter og endres til bofellesskap for eldre / evt andre brukergrupper. Bygge om/ nytte en bolig til fellesareal i hver enhet Fordeler: Får flere plasser med heldøgns omsorg og pleie for personer som ikke kan bo i egen bolig på grunn av omsorgsbehov Ulemper: Får leieinntekter for to bolig enn mindre enn i dag. Vil kreve høyere bemanningsnorm enn i serviceleilighetene Arbeidsgruppa anbefaler at alternativ 1 gjennomføres så snart som mulig. I perioden der eldre fases ut og unge funksjonshemma fases inn må det være forståelse for at sammensetningen av leietakere er både unge og eldre. Alternativ 3 gjennomføres gradvis, kostnader til evt ombygging og økt bemanning tas inn i budsjett KJERJANESET Senteret har både bofellesskap og serviceleiligheter. 3 bofellesskap er tilrettelagt og forbeholdt Side 123 av 262

124 personer med demens. Det er stor kompetanse på demens hos de ansatte ved senteret. Senterets beliggenhet med sansehage og naturskjønne omgivelser virker positivt for denne målgruppen. Alternativ: 1. Bruke hele senteret til personer med demens. Gradvis omgjøre 21 serviceleiligheter til bofelleskap / sykehjem Fordeler: Kommunen får flere heldøgn omsorgsplasser for personer med demens. Kommunen får et senter som kan ytterligere spesialisere seg på demens Ulemper: Vil kreve høyere bemanningsnorm enn i serviceleilighetene Kommunen får færre boliger å tildele eldre som har behov for å bo i bygg med heldøgns bemanning Kan medføre færre utleieboliger dersom noen leiligheter må nyttes til fellesareal. Vil medføre ombyggingskostnader 2. Senteret nyttes som i dag Fordeler: Får ingen kostnader med ombygging Opprettholder antallet serviceleiligheter som i dag Opprettholder leieinntekter som i dag Ulemper: Får ikke flere plasser til demente Arbeidsgruppa anbefaler at alternativ 1 utredes videre og tas inn i budsjett LAGÅRD Bygget har flere enheter. Noen blir drevet kun som institusjon, noen kun som bofellesskap og noen har blanding av bofellesskap og institusjon på samme enhet. Alternativ 1. 3 ABC drives videre som institusjon Fordeler: Opprettholder samme antall institusjonssenger. Ingen økte kostnader eller reduserte inntekter Ulemper: Ingen 2. 2 vest drives videre som i dag. Institusjon med korttidsplasser, rehabiliteringsplasser, palliative senger og kommunale øyeblikkelig hjelp senger. Fordeler: Opprettholder samme antall institusjonssenger Side 124 av 262

125 Ingen økte kostnader eller reduserte inntekter Ulemper: Ingen 3. Bofelleskapene fases ut og omgjøres til institusjonsplasser (totalt 31 plasser) Fordeler: Får flere institusjonsplasser Får større fleksibilitet ift bruk av langtidsplasser og korttidsplasser, samt større fleksibilitet og mulighet til å flytte pasienter til andre boenheter dersom det er hensiktsmessig ift helsetilstand og hjelpebehov. Økt inntekt i form av egenandel Trenger ingen ombygging Personalet bruker mindre resurser på samarbeid med lege grunnet tilsynslegeordningen, og pasientene vil få tettere legeoppfølging. Ulemper: Behov for økte ressurser til kost, losji, medisiner mv. samt helse og omsorgstjenester som kommunen organiserer etter helse og omsorgstjenesteloven. Mindre husleieinntekter til eiendomsavdelingen Arbeidsgruppa anbefaler at alternativ 1 og 2 drives som i dag. Alternativ 3 gjennomføres gradvis og utgifter tas inn i budsjett Universell utforming: Alle bygg som omtales i denne saken er universelt utformet, med unntak av Fjellheim som bare delvis oppfyller disse kravene Økonomiske konsekvenser: Tapte leieinntekter ved omgjøring av 1 plass i bofellesskap til institusjonsplass: Leiepris pr leilighet (også pr person i dobbeltrom): 5 950, Tapte leieinntekter pr år: x 12 : , Gjennomsnittlig årlig egenandel for kommunale helse og omsorgstjenester (2013 tall) , Egenandel skal omfatte kost, losji, medisiner mv. samt helse og omsorgstjenester som kommunen organiserer etter helse og omsorgstjenesteloven Driftsmessige forhold 1. Lagård. Avdelingen tar sikte på at økt egenbetaling erstatter tapte leieinntekter 2. Årstadtunet 3. Fjellheim 4. Lundeåne Inneværende år Neste år År Side 125 av 262

126 5. Lundeåne, utgifter vil være helt avhengig av hvem bruker som søker seg inn og får tildelt bolig 6. Lundeåne, bemanningsnormen er forskjellig i serviceleiligheter og bofelleskap. Eksakte behov for evt økte ressurser fra 2017 meldes inn i budsjettbehandling Kjerjaneset Sum Investeringsmessige forhold Kjerjaneset. Kostnader til utbygging vil bli kartlagt i løpet av 2016, innarbeides i økonomiplan Sum Inneværende år Neste år År 3 Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Side 126 av 262

127 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 614, FA A40, FA D11 Arkivsaksnr.: 09/289 Journalpostløpenr.: 15/24210 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon interne tjenester Broch, Leif E. Informasjonssjef leif.broch@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 086/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Forslag til styrerepresentanter til styret for Lagårdhallen AS Sammendrag: Kommunestyret vedtok i sitt møte i juni at det er en forutsetning at det oppnevnes nytt styret i Lagårdhallen AS. Eigersund kommune skal foreslå to medlemmer med vara medlemmer som oppnevnes av generalforsamlingen i Lagårdshallen AS iom at dette er et aksjeselskap. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: Eigersund kommune foreslår følgende styremedlemmer til styret i Lagårdhallen AS: 1. Som styremedlem og styreleder oppnevnes: 2. Som styremedlem oppnevnes: 3. Som vararepresentant til 1. styremedlem (styreleder) oppnevnes: 4. Som vararepresentant til 2 styremedlem oppnevnes: Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Formannskapet innstiller til kommunestyret som avgjør saken. Eventuell tidligere politisk behandling: Punkt 6 i K sak 41/15: 6. Det vedtektsfestes at styret i Lagårdshallen skal bestå av fem personer og settes sammen på følgende måte: Side 127 av 262

128 En representant fra/utpekt av EIK fotball En representant fra/utpekt av Rogaland fylkeskommune To representanter fra/utpekt av Eigersund kommune En representant fra/utpekt av Idrettsrådet En av kommunens repr. er styreleder Nytt styre velges så raskt som praktisk mulig Andre opplysninger / fakta i saken: Kommunestyret vedtok i sitt møte i juni at det er en forutsetning at det oppnevnes nytt styret i Lagårdhallen AAS. I tråd med kommunens vedtak må Eigersund kommune foreslå to medlemmer med vara medlemmer som oppnevnes av generalforsamlingen i Lagårdshallen AS iom at dette er et aksjeselskap. Rådmannens vurderinger: Rådmannen innstiller ikke til politiske oppnevninger. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Ingen. Side 128 av 262

129 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 030, FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1298 Journalpostløpenr.: 15/24125 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon interne tjenester Broch, Leif E. Informasjonssjef leif.broch@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 013/15 Administrasjonsutvalget /15 Felles brukerutvalg Kontrollutvalget 163/15 Planteknisk utvalg /15 Formannskapet /15 Kommunestyret Evaluering politisk struktur Sammendrag: Politisk struktur evalueres på slutten av hver kommunestyreperiode. Den vedlagte rapporten er utarbeidet etter møter med ordfører, varaordfører og gruppelederne. Formannskapet behandlet saken på sitt møte 26. august, og deretter går ut på høring med endelig behandling i formannskap 23. september og kommunestyret 29. september Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. 2. Kommunestyret Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" tas ut. 3. Hovedutvalgsstruktur Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. 4. Formannskapet Organisasjonsspørsmål. Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. Landbrukssaker og delingssaker føres tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 5. Formannskapet Innstilling til kommunestyret. Side 129 av 262

130 Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. 6. Særskilt klagenemnd (SKL). Reglement for særskilt klagenemnd 4 2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. Politisk reglementet 7. Ordføreren 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen eller den rådmannen bemyndiger på kommunens vegne. 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. 8. Fungerende ordfører. 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 1. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 2. I krise og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. 9. Ordføreren møte og talerett. Ordfører har møte og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem Side 130 av 262

131 av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. 10. "Sommerfullmakt" til ordføreren. 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles med sms og e post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. 11. Saksforberedelser av ordføreren. Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes Innkalling til møte. "Siste avsnitt 4 1 Innkalling til møte endres slik: Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." Forslag. Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag Forespørsel. Reglementets 21 1 Forespørsel endres slik: 21 1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Reglementets 21 2 Spørsmål tas ut Interpellasjoner. Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e post, må den sendes til kommunens offisielle e postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Side 131 av 262

132 Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune 17. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." 18. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. 19. Godtgjørelse til folkevalgte. Satsene for godtgjørelsen gjennomgås med tanke på revisjon. 20. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. 21. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300, pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr , De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300, til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. 22. Papirløse møter (nettbrett) Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker når vedkommende slutter. Når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake Side 132 av 262

133 til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 23. Varaordfører Varaordførerens stilling økes til 60%. 24. Politisk eierskapsstyring Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. Rolleavklaringer. Opplæring. Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken går til høring i de enkelte utvalg, deretter innstiller formannskapet til kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Eventuell tidligere politisk behandling: Formannskapet behandlet saken i sitt møte og det er formannskapets vedtak som er forslag til vedtak i denne saken Behandling i Formannskapet Slikt forslag ble foreslått av Gya, Tor Olav (Senterpartiet) "Punkt 20, 2 avsnitt strykes. Representanter som ønsker trykte saksdokumenter kan etter søknad til ordfører også motta dette under forutsetning at det ikke påløper ekstra kostnader til distribusjon, forsendelse mm." Slikt forslag ble foreslått av Egaas, Leif Erik (Høyre) 1. "Varaordførerens stilling økes, til 60%. 2. Landbrukssaker og delingssaker flyttes tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 3. Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og Side 133 av 262

134 omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. 4. Satsene for godtgjørelse gjennomgås med tanke på revisjon." Votering: Gyas forslag enstemmig vedtatt. Ordførerens forslag punkt 1 første del vedtatt med 10 mot 1 stemme. (V) Ordførerens forslag andre del vedtatt med 8 mot 3 stemmer. (FrP+SP+V) Ordførerens forslag punkt 2 4 enstemmig vedtatt. Innstillingenes øvrige forslag enstemmig vedtatt. Andre opplysninger / fakta i saken: Det vises til den vedlagte rapporten. Vurderinger: Det vises til den vedlagte rapporten. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Forslaget får følgende økonomiske konsekvenser: Nytt hovedutvalg med ansvar for kultur og oppvekst, samt helse og omsorg vil få årlige kostnader på ca. kr , i året. Dette under følgende forutsetninger: Utvalget har 11 medlemmer, møtegodtgjørelse i kategori 2, 3 timers møte og 6 møter i året (likt med kommunestyret), 9 medlemmer får refusjon for tapt arbeidsfortjeneste. I tillegg vil det komme utgifter til møtesekretær da arbeidssituasjonen i politisk sekretariat nå er slik at det ikke er mulig å ta flere utvalg uten å styrke bemanningen noe. Hvor mye vil rådmannen komme tilbake til i sitt budsjettforslag. Økte kostnader for varaordfører, fra 30% til 60% utgjør ca. kr , under forutsetning av at varaordfører får samme årlige godtgjørelse som ordføreren. Det vil være aktuelt å se på dette forholdet da det ikke er urimelig at det er en reell lønnsforskjell mellom ordfører og varaordfører. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Det legge ikke frem alternative forslag til løsning i denne sak. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Evaluering av politisk struktur (Aug 2015) Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune ( ) Side 134 av 262

135 Evaluering av politisk struktur Rapport på bakgrunn av møter med nedsatt arbeidsgruppe av formannskapet bestående av ordfører, varaordfører og gruppeleder. Side 135 av 262

136 2 Innhold 1. Utvalgsstruktur... 4 a. Kommunestyret... 4 Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger b. Generelt om hovedutvalgene... 5 Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon c. Formannskapet... 5 Organisasjonsspørsmål Innstilling til kommunestyret d. Planteknisk utvalg... 7 e. Kontrollutvalget Endringer i hovedutvalgsstrukturen a. Tidligere endringer i hovedutvalgsstrukturen, for mye fokus på økonomi?... 9 b. Hovedutvalgsstruktur :... 9 c. Hovedutvalgsstruktur : d. Hovedutvalgsstruktur : e. Lokaldemokratiske utfordringer f. Politiske saker i hovedutvalgene g. De mest aktuelle alternativene til endringer i hovedutvalgsstrukturen Levekårsutvalg To hovedutvalg: Helse- og omsorgsutvalg Kultur- og oppvekstutvalg Antall medlemmer i hovedutvalgene Ulike alternativer for planteknisk utvalg Andre utvalg a. Kommuneplanutvalget b. Felles brukerutvalg (BRU) c. Administrasjonsutvalget d. Særskilt klagenemnd (SKL) e. Styre for Eigersund Næring og Havn KF Politisk reglementet a. Ordføreren Fungerende ordfører Ordføreren møte og talerett "Sommerfullmakt" til ordføreren Saksforberedelser av ordføreren Endringer i eksisterende reglement a. 4-1 Innkalling til møte Side 136 av 262

137 3 b. 16 Forslag c. 21 Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel Spørsmål Interpellasjoner Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune a. Særskilt kommunal partistøtte b. Godtgjørelse til ordføreren Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon) Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet c. Varaordføreren Møtegodtgjørelse a. Godtgjørelse av gruppeledere og leder av planteknisk utvalg b. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling.. 32 c. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT) Papirløse møter (nettbrett) Politisk eierskapsstyring a. Kommunale foretak. (KF) b. Interkommunale selskaper (IKS) c. Aksjeselskaper (AS) d. Stiftelser e. Politisk oppfølging av eieskapsinteresser Utarbeidet av informasjonssjef Leif E Broch August 2015 Side 137 av 262

138 4 1. Utvalgsstruktur Dagens politiske struktur er basert på hovedutvalgsmodellen/formannskapsmodellen der kommunestyret er øverste organ og der politisk beslutningsmyndighet er delegert videre til hovedutvalg. Hovedutvalgene har videredelegert deler av sin myndighet til rådmannen. Den politiske struktur har sine lovmessige rammer gjennom kommunelovens kapittel 2 - De kommunale og fylkeskommunale organer. Det er ikke lagt opp til større endringer i delegasjonen mellom kommunestyre, hovedutvalg og rådmann da det forutsettes at dette behandles i revisjon av delegasjonsreglementet som avdelingene fortsatt arbeider med. a. Kommunestyret Kommunestyret er hjemlet i kommunelovens 6 og antall representanter har minimumskrav jf. lovens 7 ut i fra antall innbyggere i kommunen. For Eigersund kommune som har over innbygger, men ikke over innbyggere, må det være minst 27 representanter. Det må være et ulikt antall representanter. Det har tidligere vært henholdsvis 45 og 35 representanter og er i dag 31 representanter i kommunestyret. Utvalget har behandlet 347 politiske saker i perioden. Kommunestyret skal selv gjøre vedtak i følgende type saker: Kommuneplan. Årsbudsjett og økonomiplan. Årsmeldinger/regnskap. Større organisasjonsmessige endringer (overordnet avdelingsstruktur o.l.). Valg/oppnevning til samtlige utvalg, styrer, råd og nemnder. Arbeidsvilkår for folkevalgte, herunder godtgjørelse. Ansettelse av rådmann. Reguleringsplaner. Bebyggelsesplaner. Boligbyggeprogram. Andre planer av overordnet betydning. Låneopptak. Ekspropriasjoner. Kjøp og salg av kommunale eiendommer over 1 mål. Grunnervervsavtaler for større prosjekter. Finansieringsplaner for større prosjekter. Rammeplaner for vann, avløp, veier, renovasjon m.v.. Interkommunalt samarbeid. Delegasjon av myndighet til andre utvalg. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse om ikke annet følger av lov. I de tilfellene der kommunestyret delegerer sin myndighet videre, gjøres dette som hovedregel til det relevante hovedutvalg som deretter eventuelt kan delegere denne myndighet videre til rådmannen. Lovverket bruker begrepet "kommunestyret" og "kommunestyret selv". Når begrepet kommunestyret brukes kan myndigheten delegeres videre, men når loven bruker "kommunestyret selv" kan ikke myndigheten delegeres videre. Side 138 av 262

139 5 Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Det kan vurderes å delegere vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjonssøknader og supplerende valg og oppnevninger av nemnder, styrer, råd og utvalg til formannskapet. Dette innebærer at de konstituerende valg og nye valgoppgjør (endringer i kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer) gjøres av kommunestyret, men at øvrige suppleringer delegeres til formannskapet. Hensikten er å korte ned behandlingstiden for slike saker. I noen kommuner er dette delegert til ordføreren, noe det for øvrig var her i Eigersund kommune under forsøket med direktevalgt ordfører. Forslag til vedtak: Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. b. Generelt om hovedutvalgene Formannskap og planteknisk utvalg er definert som hovedutvalg med sektoransvar. Kommunens reglementets punkt 2 inneholder bestemmelser om valg og sammensetning for hovedutvalgene. Formannskapet skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer som samtlige må være medlem av kommunestyret jf. krav om dette i kommuneloven. Planteknisk utvalg skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer og medlemmer i planteknisk utvalg bør så langt som mulig være medlem/varamedlem av kommunestyret jf. prinsippet om gjennomgående representasjon. Antall medlemmer av hovedutvalgene er et viktig punkt for de mindre partiene da de ved 11 medlemmer vil ha en reell mulighet til å få representasjon i hovedutvalgene når valgene gjøres som forholdstallsvalg. Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Det bør vurderes om hvorvidt punktet om gjennomgående representasjon for hovedutvalg (pr. i dag kun planteknisk utvalg) fortsatt bør stå. Det har reelt sett liten praktisk betydning da det i praksis er opp til det enkelte parti å bestemme hvem de ønsker å ha som medlem/varamedlem i utvalgene. Forslag til endring: Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" tas ut. c. Formannskapet Formannskapet, eller funksjonen som formannskap, er lovpålagt gjennom kommunelovens 8 for alle kommuner som ikke har innført parlamentarisk styreform. Formannskapet skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Det må være minimum 5 medlemmer og medlemmer/varamedlemmer må være medlem av kommunestyret. Formannskapet kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov, og dette er gjort i Eigersund kommune. Utvalget innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre. Side 139 av 262

140 6 Formannskapet er gitt myndighet etter kommunelovens 13 ( Hasteparagrafen ) og kan treffe vedtak på vegne av kommunestyret når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. I forrige periode ble landbrukssaker overført fra formannskapet til planteknisk utvalg og ansvarsområdet til levekårsutvalget ble lagt inn under formannskapets ansvarsområde. Utvalget har behandlet 356 politiske saker i perioden, hvorav 206 gikk videre til kommunestyret. Av de 356 sakene var 69 "KO-saker" og 87 var "HO-saker", men av disse var 36 periodefornyelse av alkoholbevillinger. Formannskapet er hovedutvalg for saker innen Økonomi. Personal. Organisasjonsspørsmål. Næringssaker, inklusiv turisme. Eiendomsforvaltning. Skatt. Beredskap. Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Regnskap Å omgjøre avsetninger og overførbare bevilgninger så langt det trengs for å gjøre opp regnskapet uten underskudd. Å overføre bevilgninger til neste år dersom det ved regnskapsavslutning er ubrukte bevilgninger samlet innenfor vedkommende hovedutvalgs ansvarsområde. Personalsaker Å foreta ansettelse og oppsigelse av avdelingssjefer og strategiske lederstillinger. Å godkjenne forhandlingsprotokoll om lederlønninger. Å godkjenne forhandlingsstrategi/prioritering for lønnsforhandlingene. Resultatet av lønnsforhandlingene legges frem som melding for formannskapet. Annen delegasjon. Å godkjenne anbud. Å selge eiendommer inntil 1 mål. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter: Stadnamnloven, skattebetalingsloven, helse- og sosialberedskapsloven, kommunehelsetjenesteloven, sosialtjenesteloven, barneverntjenesteloven, næringsmiddelloven, smittevernloven, tobakkskadeloven, alkoholloven, opplæringsloven, Side 140 av 262

141 7 barnehageloven, voksenopplæring, privatskoleloven, bibliotekloven, kirkeloven, film og videogramloven, kulturminneloven Formannskapet er kommunens kontrollutvalg etter alkohollovens 1-9, forskriftenes 10-1, og fører kontroll med salg av øl og skjenking av alkoholholdig drikk i kommunen. Utvalget avgjør klager på vedtak fattet av rådmannen om tildeling av bevilling, utvidelse av skjenketid og utvidelse av skjenkelokale i enkelttilfelle, jfr. alkohollovens 1-12, 2. ledd. Organisasjonsspørsmål. Det har vært noe uklart om hva som ligger i begrepet organisasjonsspørsmål. Kommunestyret behandler spørsmål om avdelingsstruktur. Med bakgrunn i saken om organisasjonsstruktur i helseog omsorg der formannskapet ga tilbakemelding til rådmannen om at de ønsket å behandle slike saker, bør det vurderes om dette punket bør presiseres til å omfatte større endringer i enhetsstrukturen. Enheter er organisasjonsleddet under avdelingene som soner, seksjoner mv. Med større endringer menes oppretting, nedlegging av enheter, samt større rokkeringer av oppgaver og ansvarsområde mellom ulike enheter. Forslag til vedtak: Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. Innstilling til kommunestyret. Det bør presiseres at formannskapet også skal innstille i de saker der en politisk sak er innom flere hovedutvalg. Dette følger av avsnittet "Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre" og dagens praksis. Årsaken til forslag om endring er en klargjøring av dagens praksis. Forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. d. Planteknisk utvalg Utvalget er ikke lovhjemlet og kommunen står fritt til å organisere den politiske strukturen rundt de ansvarsområdene som ligger under planteknisk utvalg. Kommunen var tidligere pålagt å ha et "fast utvalg for plansaker", men etter plan- og bygningsloven (2008) 3-3 følger det at kommunen oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunen kan derved organisere planarbeidet som den selv ønsker. Planteknisk utvalg er kommunens utvalg for reguleringsplansaker og hovedutvalg for: Reguleringsplansaker. Bygningssaker. Kommunaltekniske saker. Friluftslivforvaltning. Naturforvaltning og naturvern. Vedlikehold og drift av kommunale bygninger og eiendommer. Kommunale og statlige tilfluktsrom. Parkering og ankebehandling av parkeringssaker. Side 141 av 262

142 8 Forvaltning av offentlig torg og plasser. Landbruk Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter: Plan- og bygningsloven, brannvernloven, forurensingsloven, vegloven, vegtrafikkloven, industrikonsesjonsloven, friluftsloven, viltloven, laksefisk og innlandsfiskeloven, motorferdselloven, naturvernloven, vannressursloven, vass- og kloakkavgiftsloven, konsesjonsloven, jordloven, skogbruksloven, odelsloven, forpaktningsloven, beiteloven. Planteknisk utvalg er delegert myndighet i plansaker til å legge forslag til konsekvensutredning ut til offentlig ettersyn. Utvalget behandlet 746 politiske saker i perioden, hvorav 105 gikk videre til kommunestyret (hovedsakelig plansaker). Hovedtyngden av saken til utvalget er byggesaker som det har vært 448 av. Utvalget har behandlet 198 saker om arealplaner, 85 saker med reguleringsendring, 113 landbrukssaker, 248 dispensasjonssaker og 158 klagesaker. Det er klart at planteknisk utvalg er det desidert tyngst utvalg, både faglig, tidsmessig og saksmessig. Det er ikke uvanlig at saksdokumentene er på sider. Utvalget har også svært mye befaringer og det er meget sjeldent at et møte ikke har 3-4 timer med befaring i forkant av møtet. Det er ulike forhold man kan se på i forhold i planteknisk utvalg: Forslag til vedtak: Ingen. e. Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalgets oppgaver er regulert i kommuneloven og gjennom egen forskrift for kontrollutvalget. Utvalget skal ha 5 medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte og talerett i kommunestyret i saker som angår kontrollutvalget. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen. Kontrollutvalget ved sekretariatet kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Saksbehandling i kontrollutvalget skjer i regi av sekretariatet og ikke rådmannen. Sekretariatsfunksjonen skal være uavhengig av både administrasjon og revisjon og ivaretas i dag av det private revisjonsselskapet Deliotte. Forslag til vedtak: Ingen. Side 142 av 262

143 9 2. Endringer i hovedutvalgsstrukturen. Det blir ikke foreslått direkte endringer i hovedutvalgsstrukturen, men det blir skissert ulike muligheter. Kommunestyre, kontrollutvalg og administrasjonsutvalg har de siste perioden vært som dagens struktur. Havnestyret har også gjennomgått ulike endringer (antall medlemmer) og gikk i 2013 fra å være et hovedutvalg til å være et rent bedriftsstyre. a. Tidligere endringer i hovedutvalgsstrukturen, for mye fokus på økonomi? Det kan nok være riktig å si at endringer i politisk struktur tidligere har hatt et meget stort fokus på effektivisering og økonomi (innsparinger), og sett i ettertid, kanskje et for stort fokus på akkurat økonomi. Samtidig har det vært en viktig politisk signaleffekt at det også ble foretatt reduksjoner på det politiske området, noe som også ble poengtert ved at pensjonsordninger for ordfører og varaordfører ble endret og ved at godtgjørelsen til politikere ble redusert i tillegg til endringer i den politiske strukturen. b. Hovedutvalgsstruktur : Side 143 av 262

144 10 c. Hovedutvalgsstruktur : d. Hovedutvalgsstruktur : Side 144 av 262

145 11 e. Lokaldemokratiske utfordringer. I de signalene er det relativt tydelig at det et betydelig politisk ønske om å være mer "hands on" i ulike prosesser og at nåværende hovedutvalgsstruktur ikke bidrar til dette. Det har også kommet signaler om at det politiske "kontrollspennet" er for stort og at arbeidsmengden kan være for stor for enkelte politikere når politikk skal kombineres med jobb, familie og fritidsaktiviteter. Den store utfordringen med dagens struktur er at det er relativt få politiske verv fordelt på relativt få personer. Økonomisk sett er dette kanskje rett og det hadde heller ikke vært noe problem å redusere antallet medlemmer i kommunestyre, formannskap og planteknisk utvalg, men demokratisk sett er det ikke uproblematisk. Den største utfordringer er for partiene som får to hovedproblemer. Det ene er å rekruttere nok politikere inn i systemet i utgangspunktet, det er svært få politiske verv der en politiker kan "begynne forsiktig". Dette poenget er slett ikke uvesentlig da det mange store norske politikere som startet sin politiske karriere i et skolestyre eller i et mindre krevende hovedutvalg. Den muligheten er langt på vei ikke lengre til stede slik strukturen er i dag. Dette kan på sikt i tillegg også ha en kjønnsmessig dimensjon, det gjør det i hvert fall ikke enklere å rekruttere kvinner inn i politikken. Det andre og langt mer alvorlig både for partiene og det politiske systemet i kommunen, er at de politiske partiene blir svært sårbare når sentrale og kanskje de eneste aktive - politikere forsvinner ut av politikken. Da forsvinner samtidig også svært mye av den politiske partikompetansen på en gang. En konsentrasjon på få utvalg og få politikere er kanskje enda mer problematisk for de mindre partiene enn for de store partiene, men det rammer alle partiene for det er ikke uvanlig i de større partiene med "mer spesialisering" internt i partiene. En annen problemstilling som må vurderes, er faren for politisk sektortenkning. Denne er absolutt tilstede og har nok i noen grad vært noe av bakgrunnen for endringer. Imidlertid vil den ordning med felles gruppemøter som kommunen har, bidra til å motvirke dette. Ordninger ble for øvrig innført i denne perioden. Det som er den store forskjellen fra tidligere praksis er at nå er det felles gruppemøter for utvalgene og kommunestyret. Tidligere opplevde partiene at når det var gruppemøte for kommunestyret måtte de av og til forholde seg til vedtak i hovedutvalgene som ikke alltid var koordinert med resten av partigruppen. Uansett vil et aktivt forhold til sektortenkning i seg selv bidra til å redusere dette. I dette er det også noen politiske nøkkelpersoner som vil ha stor innvirkning på denne problemstillingen og det er den politiske ledelsen ved ordføreren, gruppeledere og ikke minste den enkelte utvalgsleder. Det er imidlertid en balansegang på dette området. Det er vanskelig å opprette utvalg utelukkende som rekrutteringsutvalg, men samtidig er det klart at et levende og aktivt politisk system er helt avhengig av en balanse i de enkelte partiene på erfaring, kompetanse og "ny tilføring" av politikere. Og dette kan bare oppnås ved å ha arenaer der det faktisk er mulig og ikke minst fristende å Side 145 av 262

146 12 begynne. Kraftsamlingen kan være en mer langsiktige og uheldig konsekvens av dagens struktur, og noe som på sikt kan være med på å undergrave det lokalpolitiske systemet. Det er nok viktig å erkjenne at målsetting for det politiske systemet ikke utelukkende er hastighet og minst mulig involvering. I et lokaldemokratisk perspektiv er åpenhet, prosessen, involvering og debatten i seg selv verdifull og en klar målsetting. Det er med på å skape legitimitet hos kommunens innbyggere for kommunen. Samtidig er det viktig å være klar over at det skjer en kontinuerlig utvikling innen administrasjonen og organisasjon. Denne vokser jevnt og trutt i størrelse og blir stadig mer kompleks med nye lover, forskrifter og sentrale føringer og ikke minst vokser dokument- og informasjonsflyten stadig. Om det stadig blir mindre papir, blir det stadig mer informasjon. Dette fører igjen til økte krav til politikerne. Flere utvalg og flere politikere vil medføre mer utgifter. Utgifter til det politiske kan selvfølgelig vurderes som unødvendige, og det gjøres tidvis. Akkurat som det harseleres med "kommunearbeideren" og "alle de på rådhuset". Det er kanskje litt med dette som med husarbeidet, det merkes ikke før ingen gjør det. Et annet perspektiv er å innse at det er ulike roller og funksjoner som faktisk koster penger fordi "demokrati koster" også penger. Satt på spissen; formelt sett er det jo ingenting i veien for å ha et kommunestyre på 27 representanter, et kontrollutvalg på 5 medlemmer, et formannskap på 5 politikere og en særskilt klagenemnd på 3 politikere og som hadde møte 3 gang i året. Dermed ville kommunelovens krav være innfridd, men neppe kommunelovens intensjoner og det ville på sikt antagelig ikke utvikle seg til en spesielt attraktiv kommune. En økonomisk faktor som er viktig, er når møtene holdes. Møter på kveldstid er vesentlig billigere enn møter på dagtid fordi det jevnt over fører til mindre krav om tapt arbeidsfortjeneste. Møtetidspunktene kan også ha andre konsekvenser for rekruttering av ulike grupper. Møter på kveldstid vil f.eks kunne være mer problematisk for småbarnsforeldre, men på den andre siden kunne være mer attraktive for personer som arbeider i privat sektor. Dette siste er ikke en helt uvesentlig problemstilling da offentlige ansatte har en tendens til å dominere blant politikere. Og så er det jo ikke slik at alle møter må være på dagtid eller alle på kveldstid, der er ingenting i veien for variasjoner. Det er i tillegg en annen dimensjon som må tas med i betraktning og det er administrative ressurser. Å opprette flere utvalg vil bla medføre behov for mer ressurser innen politisk sekretariat, hvor mye er avhengig av struktur mm. og dette må avklares etter at det er valgt struktur. Det er jo også slik at flere utvalg i seg selv ikke generer flere politiske saker til behandling. Eigersund kommune bruker relativt lite på administrasjon og dette har konsekvenser for saksbehandling. Køen over politiske saker som er bestilt av det politiske blir ikke mindre. Dette er også momenter som må tas med i betraktning. For ordens skyld må det presiseres at det ikke er nødvendig å endre på avdelingsstrukturen dersom man skulle endre på hovedutvalgsstrukturen. f. Politiske saker i hovedutvalgene. Det er foretatt en summarisk oppsummering av de politiske sakene i denne perioden. Det verdt å gjøre oppmerksom på grunnlaget for oversikten. Merk at alle tallene ikke er 100% eksakte, men godt kvalifiserte og omtrentlige anslag. En sak kan være oppført flere ganger, f.eks vil det være plan- og landbruksaker som også er kommunestyresaker og klagesaker. Dispensasjonssaker vil også være ulike kategorier. Side 146 av 262

147 13 Dispensasjonssaker og klagesaker er funnet frem gjennom en automatisk sortering der alle saker med disse ordene i tittelen er tatt med. Dette innebærer at på lik linje med en del av de andre tallene så er tallene ikke 100% eksakte, men godt kvalifiserte og omtrentlige anslag. Det er tatt ut spørsmål/orientering, godkjenning av protokoll og referatsaker, konstituering/oppnevning og godkjenning av møteplan. Dette kan være litt "urettferdig" overfor spesielt PTU som bruker mye tid på spørsmål/orienteringssakene, men dette er imidlertid et politisk valg og noe som ikke nødvendigvis vil være likt i et nytt PTU. Periodefornyelse av alkoholbevillinger er også skilt ut da dette er saker som behandles en gang i perioden og må kunne karakteriseres som "rutinesaker" på lik linje med f.eks konstituering og oppnevning. De ligger imidlertid inne i HO-tallet slik at av Skjenkerapporter og oppfølging av skjenkesaker ligger inne i H-tallet. Sum politiske saker i perioden 1159 Kommunestyret 347 Formannskapet 356 Videre til kommunestyret 206 "KO-saker" 69 "HO-saker" 87 Periode fornyelse alkoholbevillinger 36 Planteknisk 746 Videre til kommunestyret 105 Landbruk 113 Arealplaner 198 Klagesaker 158 Reguleringsendring 85 Byggesaker 448 Dispensasjonssaker 248 Felles brukerutvalg 78 Administrasjonsutvalget 18 Som det fremgår av oversikten er det planteknisk utvalg som suverent er det utvalget med flest saker, men det er da også det utvalget med flest og lengst møter. De har hatt 53 møter i inneværende periode hvorav de aller fleste, om ikke alle, er heldagsmøter. Det er kommet entydige signaler om at dokumentmengden til spesielt planteknisk utvalg nå har nådd et nivå som ikke er bærekraftig og som har et forsvarlighets-problem, både for politikerne som skal lese dette og for innbyggernes som forventer en forsvarlig behandling. Det er ikke uvanlig med utvalgsmøter med sider. Når det ikke er tilsvarende dokumentmengde i andre kommuner, kan det være grunn til å se på kommunens egne rutiner all den tid det er det er samme lovverk, samme statlige og andre instanser som gir uttale og de samme klageinstansene. Det er tidvis også en utfordring i saksforeleggene at spesielt økonomiske forhold, samt alternative forslag til rådmannen, ikke er godt nok utredet eller foreligger som konkrete forslag. Rådmannen har derfor satt i gang et arbeid med å lage et reglement for politisk saksbehandling i kommunen. Dette reglementet vil bli fremmet til politisk behandling i løpet av høsten. Side 147 av 262

148 14 g. De mest aktuelle alternativene til endringer i hovedutvalgsstrukturen Dersom man ønsker å endre på hovedutvalgsstrukturen, er det noen alternativer som peker seg ut som de mest nærliggende alternativene. Felles for alle alternativene er at kostnadene er avhengig av antall medlemmer i møtet, antall møter i året og når møtene holdes. Når det gjelder kostnadene ved de ulike alternativene, vil dette kunne simuleres gjennom bruk av det regnearket som er sendt ut til gruppelederne. Levekårsutvalg. Kommunen har tidligere hatt et levekårsutvalg. Dette utvalget hadde ansvarsområdet for helse- og omsorgsavdelingen og kultur- og oppvekstavdelingen. Dette er ca % av kommunes driftsbudsjett. Et slikt utvalg vil få ansvaret for følgende områder: Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Et slikt utvalg vil gi muligheter for en sterkere og tettere politisk kontakt med disse viktige og svært omfattende saksområdene. Det vil selvsagt også være et uttrykk for politisk prioriteringer. Ut i fra antall saker som har vært behandlet i formannskapet innen disse ansvarsområdene vil det gi ca. 200 saker, hvorav en del er tunge plansaker. Som utvalg fungerte dette godt ut i fra ansvarsområdene. Det vil også gi muligheter for utvalget å ha kontakt med de ulike enhetene gjennom besøk i tilknytning til møtene. To hovedutvalg: Helse- og omsorgsutvalg Kultur- og oppvekstutvalg Et annet alternativ er å opprette to hovedutvalg; Helse- og omsorgsutvalg med følgende ansvarsområde: Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Kultur- og oppvekstutvalg med følgende ansvarsområde: Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Argumentasjonen vil være lik som for et levekårsutvalg. Ulempen er at det vil kunne bli relativt kostbart både politisk og administrativt. Det er ikke gitt at kostnadene vil stå i forhold til effekten i Side 148 av 262

149 15 forhold til et levekårsutvalg, men det vil definitivt være en "bonus" ved at det vil kunne gi rom for relativt mange politikere. Antall politiske saker i perioden er 123 saker fra helse- og omsorg og 69 fra kultur- og oppvekst. Det vil kunne være en utfordring at, disse tallene som er for hele inneværende periode (4 år), tilsier et meget lavt antall politiske saker pr møte på begge utvalgene om det legges til grunn at det er minimum 6 møter i året som for kommunestyret. Når så det er sagt vil opprettelsen av to utvalg kunne gi prioriteringer som gjør at det blir produsert flere saker til utvalgene, noe som selvsagt vil være en utfordring for administrasjonen, men det er altså ikke gitt at antall saker holder seg på samme nivå. Antall medlemmer i hovedutvalgene. Det er som tidligere nevnt fullt mulig å variere antall politikere i det enkelte utvalg. Det er ikke noe krav at det skal være like mange medlemmer i alle hovedutvalgene og laveste antall medlemmer er formelt 3 medlemmer. Det er antagelig mest aktuell med 9 eller 11 medlemmer, og med 7 og 13 medlemmer som ytterlighetene i hver sin ende. Ulike alternativer for planteknisk utvalg. Planteknisk utvalg behandlet 746 politiske saker i perioden, hvorav 105 gikk videre til kommunestyret (hovedsakelig plansaker). Hovedtyngden av saken til utvalget er byggesaker som det har vært 448 av. Utvalget har behandlet 198 saker om arealplaner, 85 saker med reguleringsendring, 113 landbrukssaker, 248 dispensasjonssaker og 158 klagesaker. Antall saker, omfattende og kompliserte ansvarsområder gir helt klart rom for å opprette flere utvalg. Følgende alternativer er det mest aktuelle: Endring av delegasjon. Dette kan gi færre saker til utvalget da flere saker vil bli avgjort av rådmannen. Dette spørsmålet utsettes til rådmannen legger frem saken om revisjon av delegasjonsreglementet. Flytting av plansaker til annet utvalg. Det er mulig å flytte plansaker tilbake til formannskapet eller til et nytt utvalg, men man vil da miste den helheten i planbehandlingen som var hensikten med å legge behandling av plan- og byggesaker til planteknisk utvalg. Det samme vil gjelde for dispensasjonssaker. Eget bygningsråd. Det er også mulig å opprette et eget utvalg som kun behandler byggesaker, et eget "bygningsråd". Basert på at 448 av sakene i planteknisk utvalg er byggesaker vil et slik utvalg absolutt ha nok saker, men igjen vil man miste helheten i behandling av plan- og byggesaker som man i dag har i planteknisk utvalg. Et byggesaksutvalg vil i utgangspunktet "kreve" erfarne politikere med relativt høy fagkompetanse, noe som vil bli spesielt viktig dersom utvalget har få medlemmer. Flytting av landbrukssaker tilbake til formannskapet. Å flytte landbrukssakene tilbake til formannskapet vil redusere belastningen på planteknisk utvalg ved at antall saker reduseres, samtidig som også antall saker med befaring reduseres. Dersom det skulle bli endringer i formannskapets ansvarsområde ved at det opprettes et eller flere utvalg til å overta deler av formannskapets ansvarsområde, er dette noe som kan vurderes. Side 149 av 262

150 16 3. Andre utvalg a. Kommuneplanutvalget Kommuneplanutvalget har delegert ansvar for kommuneplanarbeidet i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i plan- og bygningsloven. Utvalget består av de samme personene som er medlem og varamedlem til formannskapet, samt en representant (fortrinnsvis partiets gruppeleder) fra partier som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet med to vararepresentanter i rekkefølge. Ordfører er leder og varaordfører er nestleder av utvalget. Utvalget er ikke lovhjemlet, og av plan- og bygningsloven (2008) 3-3 følger det at kommunen oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunen kan derved organisere planarbeidet som den selv ønsker. Utvalget har følgende ansvarsområde: Kommuneplanutvalget legger planprogram ut til offentlig ettersyn og vedtar dette Kommuneplanutvalg innstiller til kommunestyret i kommuneplansaker (både arealdel og tekstdel). Forslag til vedtak: Ingen. b. Felles brukerutvalg (BRU) Utvalget har 9 medlemmer. Tre av medlemmene med tre vararepresentanter velges etter fremlegg fra pensjonistforeningene, to medlemmer med to vararepresentanter fra funksjonshemmedes interesseorganisasjoner og to medlemmer med to vararepresentanter fra flyktninger/innvandrere. Representative brukerorganisasjoner har forslagsrett når det gjelder medlemmer av rådet. Eigersund kommune har valgt å ha et felles brukerutvalg som blir valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden og etter regler gitt i Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd og Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner og fylkeskommuner for mennesker med nedsett funksjonsevne m.m. Utvalget har behandlet 78 saker hvorav en relativt stor andel måtte ha blitt behandlet av både seniorråd, flyktningeråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne dersom kommunen hadde hatt 3 selvstendig råd. Det viste seg svært vanskelig å rekruttere nok flyktninger og innvandrere til et eget flyktningeråd da dette var aktuelt. Dette var også noe av bakgrunnen for at kommunen valgte å organisere dette i et felles utvalg. Felles brukerutvalg er et rådgivende organ som skal stimulere til kreativitet og kvalitet på tjenester og bidra til engasjement og medvirkning. De har spesielt ansvar for å uttale seg i saker som gjelder funksjonshemmede, seniorer og flyktninger/innvandrere sine levekår. Dette gjelder blant annet tilkomst, deltakelse og arbeid mot diskriminering. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. Forslag til vedtak: Ingen. Side 150 av 262

151 17 c. Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget består av 9 medlemmer og varamedlemmer. Ordfører skal være leder og varaordfører skal være nestleder for utvalget. 6 av medlemmene skal fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/varamedlemmer. 3 av medlemmene fra arbeidstakerorganisasjonene. De ansattes representanter velges av og blant alle de ansatte for to år av gangen. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Lovens krav er at flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen. Det kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal bidra til at likestillings- og inkluderingsperspektivet ivaretas og integreres i alle politikkområder. Utvalget: Avgjør tvistemål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Avgjøre ankesaker i permisjonssøknader som er avgjort av rådmannen. Vedtar personalpolitiske retningslinjer og reglementer. Administrasjonsutvalget gir tilrådning i følgende saker: Større organisasjons- og bemanningsplaner. Det foreslås ikke endringer for administrasjonsutvalget. I tidligere perioder har spørsmålet om andre ordninger blitt tatt opp med de ansattes organisasjoner. Tilbakemeldingen har vært så entydig på at organisasjonene ønsker å beholde et administrasjonsutvalg. Dette har derfor ikke vært reist igjen. Det er mulig å endre på antall politikere og også antall ansattes representanter da det i dag er en ansattrepresentant mer enn det som er påkrevd. Ved sammensetning av utvalget må balansen mellom politikere som arbeidsgiverrepresentanter og ansattes representanter ivaretas. Forslag til vedtak: Ingen. d. Særskilt klagenemnd (SKL). Den særskilte klagenemnden etter forvaltningslovens 28, 2. ledd og består av de samme medlemmene og varamedlemmer som er oppnevnt til formannskapet. For ordinære klagesaker foretar nemndleder saksforberedende klagebehandling, eventuelt med bistand av politisk sekretariatet. I tilfelle habilitetsproblemer, foretas saksforberedelser gjennom å innhente ekstern bistand. Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organs om er klageinstans. Utvalget har behandlet 12 saker i perioden. Av disse var 6 klagesaker på tildeling av startlån, to var klage på kommunale gebyrer vann og avløp, to var klage på kommunal boligtildeling, en var klage på henholdsvis fritak av betaling av SFO og en var klage på dekning av saksomkostninger. Tidligere var det hovedtyngden klager på barnehageopptaket, men det har ikke vært noen klager på dette i perioden. Side 151 av 262

152 18 Kommunens særskilte klagenemnd er klagenemnd i henhold til forvaltningslovens 28, annet ledd, og behandler og avgjør alle klagesaker som ikke omfattes av særlovgivning. Hovedutvalgsbehandling av klagesaker. Det fremgår at klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organ som er klageinstans. Dette bør vurderes av flere grunner. Klagesaker innen formannskapets område, som f.eks tildeling av Startlån, har ikke blitt behandlet to ganger politisk. Slik det fremgår av reglementet skulle formannskapet først behandle saken som ansvarlig hovedutvalg, deretter skulle særskilt klagenemnd behandle saken. Problemet ville da være at samtlige medlemmer av formannskapet ville være inhabile i saken og det måtte da kalles inn vararepresentanter for alle medlemmene som hadde vært med i formannskapets behandling. Akkurat denne problemstillingen vil kunne endre seg dersom det opprettes hovedutvalg som overtar deler av formannskapets ansvarsområde. Det viser seg også at det er ulik praksis på dette innen administrasjonen på behandling av klagesaker. F.eks blir ingen klagesaker innen NAV og barnevern behandlet politisk da de ikke kan behandles av et hovedutvalg da loven krever at et eventuell folkevalgt organ som skal behandle slike saker, skal ha tre til fem medlemmer. Heller ikke noen klagesaker innen undervisning- og barnehageområdet har blitt fremmet til politisk behandling. Dette er ofte omfattende og faglige vanskelig saker med tunge innslag av sensitive personopplysninger. Det er ikke noe krav til antall medlemmer i folkevalgt organ for disse sakene. Prinsipielt sett burde politisk behandling av slike saker også være omfattet av tilsvarende bestemmelser som for klagesaker innen NAV og barnevern. Klagesaker fra teknisk avdeling behandles alltid av planteknisk utvalg før de sendes til særskilt klagenemnd eller fylkesmannen for avgjørelse. For slike saker vil det ofte være formålstjenlig at planteknisk utvalg behandler klagen før den avgjøres av særskilt klagenemnd fordi det som en hovedregel vil dreie seg om klager på reglement og gebyrregulativ som vedtas av planteknisk utvalg. Kommunens klagebehandling vil bli reist i den tidligere nevnte sak om saksbehandling som vil blir fremmet i løpet av høsten Bestemmelser om politisk klagebehandling utenfor særskilt klagenemnds ansvarsområde, det vil si alle klagesaker som avgjøres av andre organ, bør fremgå av andre kommunale reglement. Forslag til vedtak: Reglement for særskilt klagenemnd 4-2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. e. Styre for Eigersund Næring og Havn KF. Foretaket ble operativt da styret ble oppnevnt og er et resultat av at kommunen tok tilbake næringsarbeidet fra næringssjefen i Dalane og etablerte foretaket med utgangspunkt i Eigersund Havn KF til et nytt selskap. Side 152 av 262

153 19 Eigersund Næring og Havn KF (4 politiske representanter med 2 vara, 3 brukerrepresentanter med 2 vara og en ansattrepresentant med vara). Styret har skjev rotasjon slik at halvparten av styret er på valg annet hvert år, fra 2013, 2015, 2017 osv. Oppnevninger skjer ikke som en del av den politiske kabalen etter valget og ved konstituering av alle politiske utvalg. Årsaken er å ha et større fokus på at styret ikke er et hovedutvalg, men et bedriftsutvalg. Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Det skal i så stor grad som mulig benyttes eksisterende kommunal infrastruktur og bygningsmasse når prosjekter planlegges. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven. Foretaket har herigjennom til formål å eie, bygge ut og drive Eigersund Havn som en særskilt økonomisk enhet i den forstand at alle forhold angående havnekapitalen forvaltes særskilt i tråd med Havne og Farvannsloven. Forslag til vedtak: Ingen. 4. Politisk reglementet I tillegg til de endringer som foreslås i den politiske strukturen, er det aktuelt å vurdere å endre ulike punkter i kommunens politiske reglement. Det foreslås å legge inn egne punkt i reglement om ordførerens rolle utenom i møtene. I tillegg er det forslag om mindre justeringer i reglementet. a. Ordføreren Ordføreren er kommunens rettslige representant (kl. 9). Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor juridisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen - eller den rådmannen bemyndiger - på kommunens vegne. Det er en del føringer i kommunelovens 9.Ordfører. Fylkesordfører. Varaordfører. 1. Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. Fylkestinget velger selv blant fylkesutvalgets medlemmer fylkesordfører og varaordfører. Valget foretas for hele valgperioden. Den som har vært ordfører eller varaordfører de siste fire år, kan nekte valg til begge verv. Tilsvarende gjelder for den som har vært fylkesordfører eller fylkesvaraordfører de siste fire år. Krav om fritak må fremsettes før valget foretas. I kommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges ordfører og varaordfører blant kommunestyrets medlemmer. I fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges fylkesordfører og varaordfører blant fylkestingets medlemmer. 2. Trer ordføreren eller fylkesordføreren midlertidig ut av sitt verv, rykker varaordføreren opp som ordfører eller fylkesordfører, og det velges midlertidig ny varaordfører. Trer ordfører eller fylkesordfører endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg. 3. Ordfører og fylkesordfører leder møtene i kommunestyret og fylkestinget, formannskapet og fylkesutvalget. Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Side 153 av 262

154 20 4. Ordfører og fylkesordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører og fylkesordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget i organer hvor han eller hun ikke er medlem. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunen har ikke noe eget punkt i reglementet som omhandler ordførerens funksjon og det bør vurderes om dette skal legge inn. I dag er det slik at f.eks alle skjøter mm. legges frem for ordføreren for undertegnelse med varierende dokumentasjon og det bør vurderes om ikke dette skal legges til rådmannen som er ansvarlig for administrasjonen. En formulering om at ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomiske betydning for kommunen vil overføre undertegnelse av mindre eiendomsoverdragelser mm til rådmannen. Det vil være mindre byråkratisk og tydeliggjøre ansvaret til rådmannen. Det vil ikke ha noen praktisk betydning ut over dette. Det er etablert praksis at ordføreren representerer kommunen som eier i selskapers generalforsamlinger (tilsvarende) der kommunestyret ikke har oppnevnt egne representanter. Dette er ikke forankret formelt i noe reglement og bør formaliseres gjennom eget punkt i kommunens reglement. Forslag til vedtak: 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen - eller den rådmannen bemyndiger - på kommunens vegne. 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. Fungerende ordfører. Det er behov for å formalisere rutinene rundt det å være fungerende ordfører. Dette gjelder bla rutinene for registrering av hvem som formelt fungerer som ordfører. Det vil være fornuftig å ha skriftlige rutiner, med journalføring, på hvem som til enhver tid er fungerende ordfører. Dette vil skape klare rutiner og dermed hindre potensielle uklarheter. I tillegg ble det i kommunens beredskapsplan vedtatt en "arverekkefølge" der det ved en glipp ble lagt inn leder av planteknisk utvalg som tredje i "arverekkefølgen" med påfølgende gruppeledere Side 154 av 262

155 21 etter valgresultat. Kommuneloven krever som kjent at ordfører og varaordfører skal være medlem av formannskapet og dette forholdet må det nå vises til reguleres på en annen måte. Det foreslås derfor å regulere dette i kommunens reglement. I "Kommuneloven med kommentarer" (Overså og Bernt) er varaordføreres stilling drøftet (s.74): "At ordføreren er borte fra kommunen, medfører nødvendigvis ikke at varaordføreren uten videre skal ivareta ordførerens generelle funksjoner. (..) Varaordføreren er valgt til å tre inn i stedet for ordføreren når ordføreren er forhindret fra å fungere i vervet. Det må kreves klare holdepunkter for at ordføreren ikke kan fungere i vervet, for eksempel at han selv har gjort det klart at han ikke kan fungere for en viss tid. Det at ordføreren er på reise, medfører med andre ord ikke automatisk at varaordføreren trer inn i ordførerens generelle rettigheter eller plikter. Det kan imidlertid oppstå enkeltsituasjoner hvor det for eksempel kreves at det må handles raskt, og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. I slike tilfeller må det antas at varaordføreren som ordførerens stedfortreder både kan og må tre inn. Om en slik situasjon foreligger, må vurderes konkret i det enkelte tilfelle." Kommunelovens 9, nr 2 krever at kommunestyret formelt velger både ordfører og varaordfører og derfor kan vi ikke ha en arverekkefølge som automatisk gir "opprykk" utover varaordførers "opprykk". Det kan tidvis oppstå tilfeller der det er behov for at kommunen er representert ved ordføreren i ulike representasjonssammenhenger. Dette vil f.eks kunne være aktuelt når både ordfører og varaordfører er opptatt på annet hold og/eller på reise. De vil med dagens kommunikasjonsmuligheter fortsatt kunne ivareta den juridiske ordførerfunksjonen. Det bør derfor vurderes at ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. Dette vil være i tråd med at ordføreren også kan la seg representere i utvalg av andre kommunestyrerepresentanter. Den som representerer vil ikke bruke ordførerkjedet i slike situasjoner, det er forbeholdt ordførerfunksjonen. Dersom det oppstår situasjoner der det pga lengre fravær, sykemeldinger mv. er nødvendig med en formell oppnevnt settevaraordfører (ordfører) må dette gjøres gjennom vedtak av kommunestyret selv jf. krav i kommunelovens 9 nr. 1. Etter at ansvarsforholdene innen beredskap ble endret ved siste revisjon av kommunens beredskapsplan, har ikke ordføreren lengre noe direkte operativt ansvar. Under en beredskapssituasjon har ordføreren nå en overordnet og tradisjonell ordførerrolle som å være "synlig" som kommunens øverste representant overfor kommunens innbyggere, media, representative oppgaver, bindeledd til det politiske mv. Forholdet mellom ordfører og rådmann er dermed likt både i normalsituasjoner og krise- og beredskapssituasjoner, noe som er et viktig beredskapsprinsipp. I krise- og beredskapssammenheng kan det oppstå tilfeller der hverken ordfører eller varaordfører er i stand til å utføre sitt verv. Det kan f.eks oppstå situasjoner der både ordfører og varaordfører er personlig involvert i hendelsen og/eller at kommunikasjonsmulighetene ikke er tilstede pga uvær, stengte veier, strømbrudd, brudd i telekommunikasjonene og de derfor ikke er i stand til å utføre funksjonen som ordfører. Kommunen bør ha "en plan B" for slike tilfeller der både ordfører og varaordfører ikke er operative i sin funksjon. Dette er en av læringsmomentene som har blitt fremhevet etter Partnair-ulykken i Hirtshals i Danmark i 1989 der 55 mennesker mistet livet ved et flystyrt. Flyet var chartret av Side 155 av 262

156 22 Wilhelmsen Lines og skulle frakte ansatte i rederiet til en stabelavløpning i Hamburg og mesteparten av rederiets ledelse og stab var derfor om bord på flyet. Beredskapsproblemstillingen kan løses ved at det gis fullmakt til en gruppeleder, med plass i formannskapet - i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode, får ansvar for å ivareta den delen av ordførerrollen som er viktig i en beredskapssituasjon. Videre at vedkommende får ansvar for å kalle inn formannskap og/eller kommunestyre slik at det er mulig å foreta de nødvendige formelle vedtak ut i fra den situasjon som har oppstått. En oppnevning av en gruppeleder med nevnte ansvar vil ikke medføre at vedkommende trer inn i den juridiske ordførerfunksjonen, men vil sikre politisk representasjon i en beredskapssituasjon og plassere ansvaret for å kalle inn til politisk møte. Nå kan det jo innvendes at det å kalle inn til et møte aldri vil være noe reelt problem i en beredskapssituasjon, det må antas at det vil være få, om noen medlemmer, som ville ha innvendinger mot at rådmannen gjorde dette om det ikke var noen andre muligheter, snarere tvert imot. Det er imidlertid alltid fornuftig å ha en formell beredskapsrutine på dette. Jf. kommunelovens 33 er et utvalg vedtaksført når minst halvparten av medlemmer (og varamedlemmer) er til stede og formannskapet kan gjøre vedtak som kommunestyre med delegert fullmakt i kommunelovens 13. Dette burde gjøre det mulig å få samlet et formannskapet som kan utføre funksjonen om det skulle være nødvendig. Forslag til vedtak: 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 2. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 3. I krise- og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. Side 156 av 262

157 23 Ordføreren møte og talerett. Som det fremgår av kommelovens 9-4 har ordføreren møte og talerett i alle utvalg i Eigersund kommune, men bare har bare stemmerett og forslagsrett dersom ordføreren er medlem av utvalget. I tillegg kan ordføreren la seg representere av annet medlem av kommunestyret. Det bør legges inn som et eget punkt i vårt politiske reglementet for å gjøre dette forholdet lettere tilgjengelig. Forslag til vedtak: Ordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. "Sommerfullmakt" til ordføreren. Etter kommuneloven 9 nr 5 kan kommunestyret gi ordføreren fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell karakter. En slik fullmakt vil også gjelde for varaordfører vedkommende fungerer som ordfører. Det er ikke uvanlig at kommuner har funnet det praktisk og nyttig å delegere en form for sommerfullmakt til ordføreren. Tankegangen er da at det om sommeren kan gå for lang tid mellom møtene i de politiske organer i kommunen, og at visse saker ikke kan eller bør vente på neste folkevalgt møte. Hvis kommunestyret gir slik fullmakt vil denne være generell slik at den i utgangspunktet også vil omfatte avgjørelsesmyndighet på områder som etter kommunens delegasjonsreglement tilligger andre folkevalgte organer. Det er dog vanlig å begrense en sommerfullmakt slik at den ikke brukes til å gjennomføre tvilsomme saker, men kun saker som haster. I forhold til en sommerfullmakt vil det være fullmakt til å gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell karakter som er mest aktuelt. I dette ligger det en skranke både med hensyn til hva delegasjonsvedtaket kan gå ut på, og med hensyn til hvordan delegasjonsfullmakten kan benyttes. Det vil således ikke være adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet til ordføreren i saker som etter sin art må anses av prinsipiell betydning, og et delegasjonsvedtak må leses med den begrensning at ordføreren har plikt til å gå tilbake til kommunestyret hvis en enkeltsak innen en generell fullmakt må anses å ha slik prinsipiell betydning. Det legges opp til at gruppelederne skal varsles med sms og e-post når "sommerfullmakten" brukes. Dette anses ikke som noe problem eller byråkratisk hindring, men utelukkende som en praktisk orientering til det politiske om at sommerfullmakten er brukt. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. Hvis slik prinsipiell sak skulle komme som hastesak om sommeren må en som i dag vurdere om aktuelt folkevalgt organ skal innkalles eller om saken kan vente. Det legges til grunn at det ikke vil være mulig å gi ordføreren videre fullmakt enn det kommuneloven 9 nr 5 åpner for. Grensen for fullmakten vil således være saker av prinsipiell karakter og dette vil fremgå av fullmakten. Det nevnes for øvrig at det følger av kommuneloven 13 at bystyret kan gi visse andre nærmere oppramsede organer utvidet myndighet i såkalte hastesaker - også i saker av prinsipiell karakter. Siden ordføreren/varaordføreren ikke er nevnt blant disse kan ikke denne hjemmelen brukes som grunnlag for fullmakt til ordføreren. Forslag til vedtak: Side 157 av 262

158 24 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles med sms og e-post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. Saksforberedelser av ordføreren. Kommuneloven er ikke til hinder for at ordføreren kan forberede og legge frem saker for formannskap og kommunestyre. I slike saker må ordføreren selv påse at sakene er forsvarlig utredet og kommunelovens 23 nr 2 om rådmannens ansvar i så måte gjelder ikke for slike saker. Dette var en av de forholdene som ble lagt til den direktevalgte ordføreren. Erfaringene viste at dette ikke var noe som ble brukt mye, men det ble brukt ved enkelte anledninger. Tidvis kan det være saker som behandles politisk og som bør legges frem av ordføreren og ikke av rådmannen. Dette er f.eks spesielt aktuelt i ulike politiske arbeidsgrupper mv. En ordning der ordføreren vil kunne gjøre dette, vil bidra til å klargjøre ansvarsforholdene mellom politikk og administrasjon. Det vil neppe bli brukt til at ordføreren skal drive med utstrakt saksbehandling, dette vil ikke være mulig av kapasitetsmessige årsaker og kompetanse hos ordføreren, samt delegasjonen som ligger til rådmannen. Av prinsipielle årsaker legges det inn et punkt om at rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes. Dette for å sikre at rådmannen kan gjøre kjent motforestillinger og/eller problemstillinger til ordføreren før saken fremmes. Forslag til vedtak: Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes. 5. Endringer i eksisterende reglement. a. 4-1 Innkalling til møte. I siste avsnitt fremgår det at "Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider." Dette punktet skulle ha vært tatt ut for en del år siden da det relativt mange år siden det av økonomiske årsaker ble vedtatt at kunngjøring kun gjøres på kommunens nettsider. I dag sendes det også ut nyhetsbrev på e-post når saksdokumentene er lagt ut og det er mulig for alle interesserte å melde seg på slike nyhetsbrev. Gjeldende reglement (..) Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider. Side 158 av 262

159 25 Forslag til vedtak: "Siste avsnitt 4-1 Innkalling til møte endres slik: Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." b. 16 Forslag. Det fremgår av 16 første avsnitt at forslag skal leveres skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Dette er ikke i tråd med dagens praksis. Dagens praksis er at den enkelte representant selv fremmer sitt forslag på talerstolen og at dette i tillegg overleveres på papir eller elektronisk til sekretæren slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Gjeldende reglement. Forslag skal leveres inn skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. Forslag til vedtak: Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. c. 21 Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne. Reglementet vårt har i 21 egne punkt om forespørsler, interpellasjoner, spørsmål og spørsmål fra innbyggerne. Spørsmål fra kommunens innbyggere har blitt brukt svært lite (1 gang?) og blir ikke tatt opp da det ikke synes å være behov for endringer. Punktene om forespørsel, spørsmål og interpellasjon er lite oversiktlig, noe uklart og flere av punktene legger begrensninger på muligheten for debatt. Nå er ikke kommunestyret akkurat preget av for mye politisk debatt, så de punktene bør vurderes. En del av dette henger antagelig igjen fra "gammelt av" da det var betydelig vanskeligere å kommunisere med andre representanter og man var mer avhengig av formaliteter for å kunne sette saker på dagsorden og mer plaget av debatt, i tillegg til at det var langt viktigere med interesse/velvilje i media for å komme til orde. I dag har den enkelte representant det betydelig enklere når det gjelder mulighetene til å kommunisere og sette saker på dagsorden gjennom sosiale medier mv. og utfordringen nå er å få mer engasjerende debatt i kommunestyret Forespørsel. Begrepet forespørsel skriver seg fra kommuneloven som det også er referert til. Det bør vurderes om setningen "Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål." bør strykes i sin helhet. Det bør være opp til møteleder og utvalget om det er ønskelig med en debatt. Og skulle det bli mye debatt, kan dette håndteres gjennom møteledelse og ved f.eks å "sette strek". Det har lenge vært en praksis at dersom en representant ønsker å få på et spørsmål i et møte må dette ha vært sendt inn på forhånd. Årsaken er rent praktisk da det ikke alltid er mulig å kunne gi svar på spørsmål som blir fremmet direkte i møtet. Side 159 av 262

160 26 Tittel bør også endres for å klargjøre innholdet bedre. Gjeldende reglement. Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på førstkommende kommunestyremøte. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål. Forslag til vedtak: Reglementets 21-1 Forespørsel endres slik: 21-1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Det er et eget punkt i 21-2 om spørsmål. Det bør vurderes om ikke hele punktet bør tas ut da det vurderes slik at problemstillingen om spørsmål er godt dekket gjennom forrige punkt. Punktet har vært svært lite brukt. Gjeldende reglement. I tillegg til interpellasjon, er det anledning til å stille spørsmål til ordføreren. Da gjelder følgende regler: a. Spørsmålet må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 2 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Spørsmålet skal besvares ved møtets slutt. c. Kommunestyremedlemmet retter selv spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I tilfelle settes taletiden til 5 minutter. Er medlemmet ikke til stede i møtet, kan et annet medlem ta opp spørsmålet som sitt. Dette må i tilfelle meddeles ordføreren før møtet tar til. Hvis ikke det skjer, anses spørsmålet som bortfalt. d. Svaret gis muntlig av ordføreren. e. Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f. Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål, og det er ikke adgang til å fremsette forslag. Forslag til vedtak: Reglementets 21-2 Spørsmål tas ut. Side 160 av 262

161 Interpellasjoner. I motsetning til punktet om spørsmål er interpellasjoner relativt mye brukt av representanter i kommunestyret. En interpellasjon er mer formell enn et spørsmål. Den sendes inn skriftlig og begrunnet, settes på sakslisten og sendes ut til medlemmene, media mv.. I inneværende periode har det også blitt innført en praksis der svaret på interpellasjonen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen. Både interpellasjonen og besvarelsen har alltid blitt protokollført. Gjeldende reglement. Utenfor de saker som er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan hvert medlem av kommune-styret rette forespørsel til ordføreren i form av interpellasjon etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den sendes ut snarest mulig til medlemmene. c. Interpellasjonen behandles ved møtets slutt og etter at de øvrige sakene i det oppsatte møtekartet er ferdigbehandlet. Den som har meldt interpellasjonen, har adgang til å framlegge en muntlig begrunnelse. Ordfører avgjør om det skal settes begrenset taletid. d. Ordføreren besvarer interpellasjonen. e. Ved eventuelt ordskifte i forbindelse med interpellasjonen, kan interpellanten, rådmannen og gruppeførerne for de politiske partiene i kommunestyret ha ordet to ganger. Forøvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. f. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Punkt c om at interpellasjonen behandles ved møtets slutt bør endres slik at det er opp til møteleder og/eller kommunestyret ut i fra sakslisten, tilhørere mv. Punktene om begrensninger i taletid mm, tas i sin helhet ut og reguleres her som i andre saker av møteleder i samråd med kommunestyret. Punkt f er i tråd med kommunelovens bestemmelser om avgjørelser i saker som ikke står på sakslisten til et møte. Det bør også vurderes om praksis skal endres ved at det ikke nødvendigvis er ordføreren som besvarer interpellasjonen. I mange tilfeller er problemstillingen som skal besvares en klar sak for rådmannen. Praksis har vært at ordføreren får rådmannen til å utarbeide svaret, men at det er ordføreren som leser opp svaret. For ikke å gjøre ansvarsforholdene mellom politikk og administrasjon uklare, bør ordføreren kunne overlate til rådmannen å besvare interpellasjoner som klart er rådmannens ansvars. Dette er ikke uvanlig i andre kommuner. Forslag til vedtak: Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: Side 161 av 262

162 28 a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. 6. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune a. Særskilt kommunal partistøtte Partiene kan søke staten ved Fylkesmannen om partistøtte, dette jf. Partilovens 13.Statlig tilskudd til politiske partiers organisasjoner i kommunene (1) En kommuneorganisasjon for et parti kan søke om støtte. Støtten ytes som stemmestøtte og grunnstøtte. Partiorganisasjonene i Oslo kan søke om støtte både som kommuneorganisasjon og som fylkesorganisasjon, jf. 12. (2) Stemmestøtte ytes som et likt kronebeløp per stemme oppnådd i kommunen ved siste kommunestyrevalg. Grunnstøtte ytes som et likt kronebeløp til partier som ved siste kommunestyrevalg mottok minst 4 % av stemmene i kommunen eller som fikk innvalgt minst én representant i kommunestyret. Av den samlede støtte fordeles 9/10 som stemmestøtte og 1/10 som grunnstøtte. (3) Søknaden sendes til fylkesmannen. Søknad om støtte første år etter et valg anses å gjelde hele valgperioden så lenge søkeren ikke gir annen underretning i perioden. Støtten utbetales av fylkesmannen til partienes kommuneorganisasjoner. I tillegg til statlig støtte som gis via Fylkesmannen, gir Eigersund kommune de politiske partiene en særskilt kommunal partistøtte. Dersom det skal gis egen støtte slik som kommunen gjør, er det særskilt krav i partilova, jf. 13 nr. 2, som gir føringer på hvordan dette kan gjøres slik at det er ikke opp til den enkelte kommune å vurdere dette fritt. Den kommunale støtte er statlig støtte gange 3. Gjeldende reglement Tilskudd til politiske partier: a) Eigersund kommune gir kontanttilskudd til politiske partier, uregistrerte grupper og lister som stiller liste ved kommunestyrevalget og som oppnår representasjon i kommunestyret. b) I kommunestyreperioden gjøres det ikke endringer i fordelingen av støtte på grunn av partiskifte m.v. c) Den samlede kommunale støtten beregnes ut ifra valgresultatet (stemmetallet) for de støtteberettigede gange 3 av den statlig støtte pr. stemme gitt over statsbudsjettet. d) Fordeling av støtten gjøres slik: - 1/10 fordeles som et flatt (ikke-differensiert) grunntilskudd til de støtteberettigede. - 9/10 fordeles ut i fra valgresultatet (stemmetallet) til de støtteberettigede. Side 162 av 262

163 29 Utbetalingene fordelte seg slik i 2015: Parti: Beløp: Eigersund Arbeiderparti ,01 Egersund FrP ,89 Eigersund Høyre ,85 Eigersund KRF ,69 Eigersund Senterparti ,98 Eigersund SV 8 920,50 Eigersund Venstre ,42 Sum ,34 Forslag til vedtak: Det foreslås ikke endringer. b. Godtgjørelse til ordføreren. Ordføreren er leder av kommunestyret, formannskapet, administrasjonsutvalg, kommuneplanutvalg, særskilt klagenemnd, og valgstyret. De tre siste er en konsekvens av at medlemmene i disse utvalgene er identisk med formannskapets medlemmer. Vervet er en 100% stilling og er godtgjort med kr ,- over rådmannens lønn. Ordføreren er et verv og ikke en stilling, det er derfor ikke en ordinær lønnet stilling med de rettigheter og vilkår som følger av dette. Derfor er det presisert at pensjon, forsikring og rettigheter ved sykdom mm er likt som for kommunalt ansatte. Det bør presiseres at Eigersund kommune, i motsetning til mange andre kommuner, tidligere har vedtatt å gjøre ordfører og varaordførers pensjon lik som for kommunalt ansatt. Tidligere hadde disse det som blir karakterisert som en "sølv-pensjon". Begrepet "sølv-pensjon" har blitt brukt med utgangspunkt i stortingsrepresentantenes "gull-pensjon". Begge ordningene er/var usedvanlig lukrative og kostbare. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Det fremgår av reglementet som omhandler ordføreren at "Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i 1 ½ måned til ordfører ved fratredelse." Det er imidlertid viktig å være klar over at etterarbeidsgodtgjøring på 1 ½ måned ved fratredelse ikke er noen bonus, men er kompensasjon for feriepenger. Dette da ordførervervet ikke er lønnet arbeid, men er godtgjørelse og dermed ikke har ferie med feriepenger. Det er uklart hvorfor det er 1 ½ måneds som utbetales da dette denne etterarbeidsgodtgjøringen er høyere enn det er "feriepengegrunnlaget" tilsier. Det kan stilles spørsmål om hvorvidt det er rimelig at ordføreren skal få utbetalt mer etterarbeidsgodtgjøring enn det som ville ha vært feriepengeutbetaling om vedkommende hadde vært lønnet. Det bør derfor vurderes om hvorvidt punktet bør endres slik at etterarbeidsgodgjøringen blir lik med det vedkommende ville ha fått utbetalt som feriepenger og at dette fremgår at hvorfor det betales ut slik kompensasjon. Dette slik at det ikke fremstår som at dette er en ekstra "bonus", men tvert imot kompensasjon for "feriepenger". Forslag til vedtak: Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Videre fremgår det av reglementet at "Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse." Side 163 av 262

164 30 Når det gjelder dette punktet om inntil 3 måneders etterarbeidsgodtgjøring når han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse, er det ment å være en sikring for en ordfører som står uten lønnet arbeid etter et valg. Det bør imidlertid vurderes om hvorvidt punktet skal endres slik at intensjonene mer tydelig fremgår av punktets utforming. F.eks bør det vurderes om hvorvidt det skal fremgå at etterarbeidsgodtgjøring kan utbetales dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. Forslag til vedtak: Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. c. Varaordføreren Varaordføreren trer inn når ordføreren ikke er tilstede og er nestleder av kommunestyret, formannskapet, kommuneplanutvalg, særskilt klagenemnd og valgstyret. Varaordføreren er et verv der det gis anledning til frikjøp i 30% stilling, og i disse prosentene ligger også alle politiske møter, all representativ virksomhet og fremmøte ved ordførerens ferie. 30% stilling tilsvarer 1 ½ arbeidsdag pr uke og alle politiske møter må dekkes av disse arbeidsdagene. Varaordføreren får ikke møtegodtgjørelse og har ikke mulighet til å kreve tapt refusjon for tapt arbeidsfortjenesten. Stillingsstørrelsen har gjennom ulike perioder variert fra 12,5% til 50% og nå 30%. Tidligere har varaordfører hatt en stillingsstørrelse tilsvarende 12,5% stilling som godtgjørelse for vervet, men da ble det i tillegg utbetalt møtegjørelse og tapt arbeidsfortjeneste på lik linje med øvrige representanter. Om man skulle ta utgangspunkt i tidligere praksis ville regnestykket da se slik ut: Møtegodtgjørelse tilsvarer ca ,- Refusjon på f.eks 40 dager, ordinære utvalgsmøter (20), andre møter (10) og fremmøte og representasjon for ordfører (10), ville med en timesats på kr. 300,- utgjøre ca. kr ,-. Godtgjørelse 12,5% ville utgjøre ca. kr ,-. Totalt ville dette utgjøre ca ,- i året, mens godtgjørelsen til varaordfører i dag er ca. kr ,- for 30% stillingsstørrelse, med andre ord en relativt liten forskjell. Utfordringen er at vervet kun gir 1 ½ dag pr uke og dette også skal dekke alle ordinære utvalgsmøter, alle andre møter og representasjon mm. Det er i praksis dermed vanskelig å få det til slik at ordfører og varaordfører danner et effektivt politisk team på rådhuset i det daglige. Problemstillingen kan dermed være om man ønsker en varaordfører som i praksis kun i trer inn i ordførerens fravær eller som en del av et tydelig politisk team i det daglige som en "motvekt" til administrasjonen. En annen problemstilling er at det også vil kunne være en utfordring for en arbeidsgiver som kanskje vil oppleve det som vanskelig å rekruttere vikar for valgperioden jo mindre stillingsstørrelsen er, men dette vil selvsagt variere ut i fra stillingens karakter for den som er aktuell som varaordfører. Det bør vurderes om hvorvidt det skal være en forskjell i godtgjørelsen mellom ordfører og varaordfører. Dette ville i så fall følge det vanlige prinsipp i arbeidslivet om en differensiering ut ifra stillingens innhold og ansvar. I dag gis ordfører og varaordfører samme "timelønn" iom at varaordførerens godtgjørelse er basert på % av ordførerens godtgjørelse. Forslag til vedtak: Ingen Side 164 av 262

165 31 7. Møtegodtgjørelse Systemet med møtegodtgjørelse der utvalgene gis godtgjørelse etter kategori synes å fungere bra og gir relativt lite administrasjon. Det er litt vanskelig å vurdere nivået for godtgjørelse i Eigersund kommune opp imot andre kommuner da det er svært mange ulike måter å beregne dette på, men inntrykket er at Eigersund ligger på et moderat nivå. Godtgjørelsen øker årlig likt med den samlede lønnsveksten for ansatte i Eigersund kommune. Forslag til vedtak: Ingen. a. Godtgjørelse av gruppeledere og leder av planteknisk utvalg. Gruppelederne er "krumtappen" i det parti politiske systemet, men er ikke et begrep som finnes formelt i kommuneloven eller andre steder. For gruppeledere gis det kun årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats som pr. i dag er på kr ,-. De største kostnadene med gruppelederne er muligheten de har for frikjøp til å utøve politisk virksomhet og de gis anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager i året. Dette ble i forrige periode redusert fra 10 dager til 7 dager. Den samme ordningen gjelder for leder av planteknisk utvalg. Det er ikke differensiert mellom en gruppeleder som er alene i kommunestyret og gruppeleder for det største partiet. En begrunnelse er at en gruppeleder som er «alene» faktisk kan ha en meget stor utfordring med å være orientert i alle politiske saker og prosesser fordi det er få å dele arbeidet med. Forslag til vedtak: Ingen. Side 165 av 262

166 32 b. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. I kommunestyrets sak 73/10 Evaluering av politisk struktur ble det vedtatt at Eigersund kommune skal dekke alle utgifter til eierskapsstyring for kommunale selskaper. KS-073/10 Vedtak: 12. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. a. Fra og med neste kommunevalg dekker Eigersund kommune alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. Dette bør tas inn som et eget punkt i reglement for Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune. Dette er for øvrig i tråd med uttalelser fra Kommunale- og Moderniseringsdepartementet som har gitt to uttalelser om dette. (Dato: KMD ref13/2022-2). IKS-loven 6/Kommuneloven 42 - Hvem betaler godtgjørelse til representantskapets leder og valgkomiteen i et IKS? Prinsipputtalelse/fortolkning fra KMD til Buskerud kommunerevisjon IKS "Spørsmålet reises på bakgrunn av et brev fra departementet datert 13. mai I brevet ga vi vårt syn på hvem av eierkommunene eller selskapet som skulle utbetale godtgjørelse til representantskapsmedlemmene. Departementets rettslige vurdering var at medlemskap i et representantskap i et IKS var å anse som et kommunalt tillitsverv. Reglene om økonomiske rettigheter for den som har et kommunalt [ ] tillitsverv, jf. kommuneloven 42, kom derfor til anvendelse." "Godtgjørelse til representantskapets leder Når det gjelder spørsmålet om godtgjørelse til lederen av representantskapet mener vi at vurderingen som fremkommer av departementets brev fra 2009 finner tilsvarende anvendelse på det foreliggende tilfellet. Med andre ord; ledervervet er også å anse som et kommunalt [ ] tillitsverv, jf. kommuneloven 42. Dette medfører at det er kommunestyret selv som må fastsette satsene for godtgjøring av arbeidet og at det ikke er IKS-ene som bør gjøre det." Det er imidlertid ikke fulgt opp godt nok i selskapene og må følges opp videre. Forslag til vedtak: Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. c. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Ikt-godtgjøring tilstås på følgende måte i dagens reglement: Kommunestyremedlem/hovedutvalgsmedlem som ikke tilhører kommunestyret: Kr. 300 pr. år Formannskapsmedlem: 500 pr. år Leder hovedutvalg pr. år Side 166 av 262

167 33 Gruppeleder i partiene pr. år Ordfører, varaordfører og ledere av hovedutvalg får mobiltelefon og internett-tilgang til disposisjon på de samme vilkår som for kommunalt ansatt i henhold til kommunalt reglement. De teknologiske tider har endret seg mye på dette området og ikke minst prisnivået for å bruke bla telefon. Dette punktet bør justeres slik at alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en dekning på kr. 300,- pr. år, noe som er mer enn en måneds mobilabonnement for de aller fleste leverandører. De medlemmer som har kommunal telefon bør ikke få slik godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Forslag til vedtak: Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300,- pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr ,- De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300,- til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. Papirløse møter (nettbrett) Kommunen har innført ordningen med papirløse møter og alle representanter av kommunestyret (+1 vararepresentant for de største partiene), hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette har redusert kostnadene til trykking og distribusjon. Sekretariatet har utelukkende fått positive tilbakemeldinger på ordningen. Noen få politikere, fortrinnsvis innen planteknisk utvalg, får også dokumentene på papir, men det er ingen utgifter til distribusjon. De begrunner dette med den svært store dokumentmengden som er i dette utvalget. Levetiden på slikt elektronisk utstyr er begrenset og det må forventes at alle representantene må bytte nettbrett i løpet av den enkelte periode. Dette bidrar til at ordningen over tid samlet sett ikke gir store økonomiske gevinster, også fordi sekretariatet hadde effektivisert trykking og distribusjon slik at mye av gevinsten allerede var hentet inn. Det er allikevel slik at ordningen medfører en økonomisk gevinst og ikke minst en langt mer rasjonell drift, samtidig er det viktig å være klar over at for sekretariatet som skal forberede og sende ut saksdokumentene, må det klargjøres både en elektronisk versjon og en papirversjon. Nå har ikke bruken av nettbrett blitt formalisert gjennom reglementet og det er behov for det. Det tas utgangspunkt i at alle politikere skal ha nettbrett anskaffet av kommunen. Det legges i utgangspunktet ikke opp til mobilt bredbånd på nettbrettene da dette fordyrer nettbrettet med ca. kr , - pr. nettbrett og det er trådløst nettverk tilgjengelig under alle politiske møter. Dette har heller ikke vært noen problemstilling i denne perioden. Det er anskaffet nettbrett av typen ipad og det er ønskelig å fortsette med det da det er svært lite behov for brukerveiledning. Så lenge det ikke medfører økte utgifter for kommunen er det ingen motforestillinger mot at en representant får en annen type, men da vil ikke vedkommende kunne forvente brukerstøtte fra kommunen. Side 167 av 262

168 34 Det legges også opp til at det kun gis brukerveiledning på et program (app) som brukes til å lese og kommentere saksdokumentene. I dag brukes en app som heter iannotate PDF. Det er selvsagt opp til den enkelt representant å velge hvilken app som vedkommende ønsker å bruke. Det legges ikke opp til at alle politikere automatisk får nye nettbrett ved oppstart av ny periode. Det forventes at de politikere som har kurante nettbrett bruker disse til det er behov for å bytte de ut. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker nå vedkommende slutter. Når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser, noe som pr. i dag er kr. 500,-. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. Det legges opp til at ordføreren kan avgjøre alle tilfeller der det er tvil om tolking mv. Forslag til vedtak: Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Representanter som ønsker trykte saksdokumenter kan etter søknad til ordfører også motta dette under forutsetning at det ikke påløper ekstra kostnader til distribusjon, forsendelse mm. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker nå vedkommende slutter og når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT-løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e-postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 8. Politisk eierskapsstyring Kommunen har eierinteresser og/eller er representasjon i mange ulike selskaperformer og som forvalter til dels store verdier. Det oppnevnes også et større antall politiske representanter til styrende organer i ulike selskaper. Det kan nok synes som at denne delen av det politiske landskapet Side 168 av 262

169 35 kanskje ikke har fått det fokus det burde ut i fra de samfunnsmessige og økonomiske forhold som disse selskapene representer. Det kan være formålstjenlig å ta en gjennomgang av de ulike selskapsformene og kommunens engasjement i de ulike selskapene. a. Kommunale foretak. (KF) Kommunalt foretak er en selskapsform som brukes for virksomheter som er del av en norsk kommune. Et kommunalt foretak gir ikke eieren noe begrensning i økonomisk ansvar slik som et aksjeselskap gjør. Det er kommuneloven som gir føringer for kommunale foretak. Politisk representanter er i utgangspunktet ikke inhabile ved behandling av saker angående KF'et. Dette i motsetning til de andre selskapsformene. Et kommunalt foretaket har et styre og en daglig leder. All myndigheten for foretaket er delegert til foretakets styre, med mindre kommunestyret, som er generalforsamling, har gitt andre føringer. Kommunen har et kommunalt foretak: Eigersund Næring og Havn KF (4 politiske representanter med 2 vara, 3 brukerrepresentanter med 2 vara og en ansattrepresentant med vara) Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Det skal i så stor grad som mulig benyttes eksisterende kommunal infrastruktur og bygningsmasse når prosjekter planlegges. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven. Foretaket har herigjennom til formål å eie, bygge ut og drive Eigersund Havn som en særskilt økonomisk enhet i den forstand at alle forhold angående havnekapitalen forvaltes særskilt i tråd med Havne og Farvannsloven. Etter at kommunen har tatt tilbake ansvaret for næringsutvikling og fått til en bedre samkjøring mellom havn og næring, har dette blitt et krevende og omfattende selskap, men med et bredt kompetansemessig sammensatt styre. Det kan være aktuelt å se på styreleders rolle da det en del møtevirksomhet der det er ønskelig at styreleder deltar. Dette er ulike møte med nye og gamle aktører, samarbeidspartnere mm. b. Interkommunale selskaper (IKS) Kommunen deltar i 4 interkommunale selskaper, hvorav Dalane Energi IKS er det største, men dette er under endring til et AS på grunn krav i lovverket. Selskapet eies av de fire Dalane-kommunene. Dalane Miljøverk IKS, som eies av Eigersund, Bjerkreim og Sokndal kommune, har også gjennomgått en endring med etablering av heleide aksjeselskaper for dermed å kunne hente ut utbytte, noe som ikke er en mulighet for et IKS. Kommunen oppnevner representanter til representantskapene som er det organ som oppnevner styre i det enkelte IKS. Kommunen deltar i følgende IKS: Dalane Energis representantskap. (9 rep med vara) o Dalane Energis styre. (Forslag 2 rep med vara) Dalane Miljøverk representantskap. (3 rep med vara) o Dalane miljøverk styre. (Forslag på 3 rep med vara) Representantskap for Rogaland Revisjon IKS. (1 rep med vara) Side 169 av 262

170 36 Interkommunalt arkiv Rogaland IKS - Representantskap. (1 rep med vara) Kommunal- og Moderniseringsdepartementet arbeider nå med et forslag til endringer i lov om interkommunale selskaper. Saken ble sendt på høring og er nå under arbeid. Høringsnotatet gir denne oppsummeringen på interkommunale selskaper: "IKS-loven regulerer virksomheten til interkommunale selskaper. Med interkommunalt selskap menes et selskap med mer enn én deltaker og hvor deltakerne bare kan være kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. Staten eller private kan ikke være deltakere. Det interkommunale selskapet utgjør et selvstendig rettssubjekt som er rettslig og økonomisk adskilt fra deltakerkommunene eller det interkommunale eierselskapet.6 Det har egen formue og inntekter. Selskapet inngår avtaler i eget navn og er selv part i rettssaker og overfor forvaltningsmyndighetene. Interkommunale selskaper som organisasjonsform er i utgangspunktet ment som et tilbud for organisering av de delene av kommunenes virksomhet som har mer preg av forretningsmessige hensyn enn kommunenes myndighetsutøvelse og forvaltningsvirksomhet. Loven tilbyr ikke en organisasjonsform tilpasset offentlig myndighetsutøvelse og forvaltningsvirksomhet i snever forstand." Dette er forslaget til endringer i høringen. "Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Videre åpnes det for at interkommunale selskaper kan tas under ordinær konkursbehandling etter lov 8. juni 1984 nr. 58 om gjeldsforhandling og konkurs. Det foreslås også andre endringer i IKS-loven som en konsekvens av at det innføres begrenset ansvar, som nye regler om selskapskapitalen og regler som skal styrke vernet om kreditor når det ubegrensede ansvaret faller bort. Det foreslås å lovfeste et krav om at interkommunale selskaper skal ha en forsvarlig egenkapital. Endring vil sikre bedre samsvar mellom IKS-loven og EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Den vil også kunne bidra til mer like konkurransevilkår mellom interkommunale selskaper og andre aktører som opptrer i det samme markedet." Dette vil kunne få konsekvenser for eksisterende interkommunale selskaper, særlig i forhold til låneforpliktelser som selskapene har pådratt seg. Det er foreslått at det ubegrensede ansvaret for eierne skal stå ved lag i en overgangsperiode på ett år. De interkommunale selskapene Rogaland Revisjon IKS og Interkommunalt Arkiv IKS er selskaper som driver sin virksomhet for de fleste kommunene i Rogaland og har et annet forretningsmessig utgangspunkt enn Dalane Energi IKS og Dalane Miljøverk IKS. IKS-selskapene er gode eksempler på at det foregår kompliserte prosesser i ulike selskaper, prosesser som kan og vil få ulike konsekvenser for kommunen. c. Aksjeselskaper (AS) I et aksjeselskap har ingen av eierne (aksjonærene) personlig ansvar for selskapets forpliktelser. Eierne i aksjeselskapet har i utgangspunktet bare mulighet til å tape det aksjeinnskuddet som vedkommende har betalt inn i selskapet. Kreditorene kan bare gå til selskapet med sine krav. Derfor er det en rekke regler i aksjeloven som begrenser eiernes adgang til å ta penger ut av selskapet. Side 170 av 262

171 37 Kommunen har eierinteresse i følgende aksjeselskaper: Uninor AS styre. (3 rep med vara) Lyse Energi a/s generalforsamling. (1 rep med vara). Styre oppnevnes gjennom bedriftsforsamlingen til Lyse Energi a/s der Eigersund kommune nå har 1 rep med vara av totalt 66. Magma Geopoark AS. (1 vararepresentant i styret) Dalane Kystutvikling AS (1 rep med 1 og 2 vara) Lagårdhallen AS (Styret er under endring pr. aug 2015) Det er nok Uninor AS som er det mest krevende på eierskapshåndtering, da Eigersund kommunes eierandel er såpass liten i Lyse Energi AS at vår innflytelse nok må sies å være mer begrenset. Magma Geopark AS er fortsatt i en form for etableringsfase og endelig driftsmodell, herunder kommunale tilskud, er ennå ikke formelt avklart. Dalane Kystutvikling AS er et selskap der fylkeskommunen eier mesteparten og vil bli avsluttet når kapitalen er brukt opp, det er også et eksempel på et selskap som av ulike årsaker i flere år gikk fullstendig "under radaren" for kommunen. Lagårdhallen AS vil nok være en utfordring eierskapsmessig, spesielt frem til en idrettshall er realisert og driften er "stabilisert". Det er fast praksis at ordføreren representerer kommunen som eier i selskapers generalforsamlinger der det ikke er oppnevnt egne representanter. Dette er ikke forankret formelt i noe reglement og bør formaliseres gjennom eget punkt i kommunens reglement, se under forslag til reglement for ordføreren. d. Stiftelser. Kommunen er representert i 3 stiftelser. Stiftelser er selvstendige rettssubjekter og kommunen har ingen eierskap eller instruksjonsmyndighet i stiftelsene. Stiftelsesloven gir føringer for alle stiftelser og Stiftelsestilsynet fører tilsyn med stiftelser. Dalane folkemuseums styre. (1 rep med vara) Stiftelsen Feylingsbua styre (1 rep med vara) Stiftelsen Viberoddens venner styre (1 rep med vara) e. Politisk oppfølging av eieskapsinteresser Norsk Institutt for by- og regionsforsking (NIBR) har i en rapport "NIBR-rapport 2015:1 - Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap" forsket på folkevalgt styring i kommunale selskaper. Rapporten er sendt ut til medlemmene i kommunestyret i egen e-post og ligger også tilgjengelig på kommunens nettsider. De har bla sett på hvem som representer kommunen på generalforsamlinger/representantskap, konsultasjon før og etter slike møter. Side 171 av 262

172 38 Figur 1 - (NIBR-rapport 2015:1. s. 103) Figur 2 - (NIBR-rapport 2015:1. s. 105) Side 172 av 262

173 39 Figur 3 - NIBR-rapport 2015:1. s. 106 Det kan være nyttig å ta med noen konklusjoner fra denne rapporten. "Etter NIBRs oppfatning representerer fraværende eller mangelfull oppfølging av selskapene fra rådmannens og kommuneadministrasjonens side en betydelig risiko for at normene om ansvarlig og pålitelig styre ikke ivaretas godt nok. Ikke minst i mindre kommuner med mange selskaper og eierposter, vil det være svært krevende for en folkevalgt med mange ulike roller og forpliktelser å holde seg godt nok orientert om selskapets virksomhet uten støtte fra administrasjonen." (NIBR:117) "Men i et ikke ubetydelig antall kommuner ser det ut til at ordføreren selv må ta mye av ansvaret for å holde seg oppdatert og informert om selskapenes virksomhet." (NIBR:185) "Undersøkelsen indikerer samlet sett at det er et betydelig politisk informasjonsunderskudd knyttet til de kommunaleide selskapene i mange kommuner. Det er flere sider ved dette. Mange mener at kommunestyrene ikke får tilstrekkelig informasjon om selskapene, og at de folkevalgte ikke er godt nok orientert om dem." (NIBR:185) "Men etter NIBRs oppfatning er det grunn til å hevde at selskapsorganiseringen, og de mekanismene som finnes for å sikre god eierstyring, i seg selv ikke umuliggjør god folkevalgt styring. Undersøkelsene viser at det eksisterer mange relevante ordninger og virkemidler for å sikre god folkevalgt styring over de kommunaleide selskapene. Selv om det neppe er realistisk å forvente at noen ordning kan garantere at styringen ikke svikter, kan det hevdes at barrierene mot god folkevalgt styring heller ligger i den enkelte kommunes kapasitet, kompetanse og bevissthet på dette området." (NIBR:186) Kommunen forvalter store verdier gjennom ulike selskaper og dette er helt klart et område der det er behov for endringer og er noe som bør vurderes og følges opp nærmere. All den tid Eigersund Næring og Havn KF nå har et utøvende ansvar for kommunens næringsarbeid, bør foretakets rolle avklares også i denne sammenheng. Det kommer tidvis tilbakemeldinger og frustrasjoner fra oppnevnte representanter som savner linken tilbake til oppdragsgiveren Eigersund kommune og dette er en utfordring som kommunen må ta alvorlig. Samtidig vil det kunne være en utfordring å ha slike "linker" til oppnevnte representanter da eieren som en hovedregel må utøve sine interesser på generalforsamlinger og representantskap. Side 173 av 262

174 40 En annen side av disse problemstillingene er at det i ofte er selskapene selv som står for opplæringen av oppnevnte representanter i de styrende organene. Det er ikke gitt at det alltid blir lagt like stor vekt på eiernes interesse eller det som eierne ønsker mest fokus på i slik opplæring når det tidvis er selskapenes administrasjon som gjennomfører og/eller står ansvarlig for opplæringen. For å ta tak i disse problemstillingene forslås det at det settes i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av eierskapsinteresser. Forslag: Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: - En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. - Rolleavklaringer. - Opplæring. - Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. - Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm. --- o --- Side 174 av 262

175 Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune. Reglement for kommunestyret i Eigersund kommune Reglement for formannskapet og hovedutvalgene. Reglement for andre utvalg. Vedtatt av kommunestyret 13. oktober Siste justering 18.juni 2012 K-sak 74/12 Ansvar for ajourføring: Politisk sekretariat politisk.sekretariat@eigersund.kommune.no Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 1 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 175 av 262

176 Oversikt over endringer. Vedtatt av kommunestyret 13. oktober Justert av kommunestyret 20. okt K-sak 98/03 Justert av kommunestyret 15. des K-sak 138/03 og 143/03 Justert av kommunestyret 26. apr K-sak 60/04 Justert av kommunestyret 15. nov K-sak 113/04 Justert av kommunestyret 28. feb K-sak 12/05 Justert av kommunestyret 9. mai K-sak 18 og 34/05 Justert av kommunestyret 17. september K-sak 67/07 Justert av kommunestyret 15. oktober K-sak 75/07 Justert av helse- og omsorgsstyret 11. mars 2008 HO-sak 10/08. Justert av kommunestyret 19. mai 2008 i K-sak 24/08. Justert av kommunestyret 9. juni 2008 i K-sak 36/08. Justert av kommunestyret 9. mars 2009 K-sak 18/09. Justert av kommunestyret 8. juni 2009 K-sak 35/09. Justert av kommunestyret 14. desember 2009 K-sak 104 og 105/09. Justert av kommunestyret 22. november 2010 K-sak 69/10. Justert av kommunestyret 22. november 2010 K-sak 73/10. Justert av kommunestyret 17. oktober 2011 K-sak 76/11. Justert av kommunestyret 18. juni 2012 K-sak 74/12. ~ o ~ Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 2 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 176 av 262

177 INNHOLDSFORTEGNELSE Politisk organisasjonskart for Eigersund kommune Samlet oversikt over utvalg, styrer, nemnder, råd og verv med politisk oppnevning Reglement for Eigersund kommunestyre Valg og sammensetning Kommunestyrets ansvarsområde Forberedelse av saker til kommunestyret Møter Innkalling til møte Møteplan Utsending av saksdokumenter Dokumentutlegging Forfall Innkalling av varamedlemmer Adgang for andre til å delta i møtene Åpne møter - Publikums adgang til møtene Ro og orden under møtet Ordfører Møtets åpning Fremmøte etter møtets start Behandling av sakene Rekkefølge for behandling av sakene Sak som er tatt opp til behandling Sak som ikke er nevnt i innkallingen Inhabilitet fritak fra å delta i behandling av en sak Redegjørelse for saken - talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Talernes rekkefølge Deltakelse i ordskiftet Replikk Til forretningsorden Ordførerens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag Prøveavstemning Saken tas opp til votering Behandling av oversendelsesforslag Stemmemåten Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel Spørsmål Interpellasjoner Spørsmål fra innbyggerne Møtebok Lovlighetskontroll Mindretallsanke Sekretariat Reglement for formannskapet og hovedutvalgene Generelt for formannskap og hovedutvalg Høringer Valg og sammensetning Generelt Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 3 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 177 av 262

178 2-2 Antall og sammensetning Formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde Uttalerett/rådgivende myndighet Generell delegasjon fra kommunestyret til hovedutvalgene Budsjettfullmakt til hovedutvalgene Formannskapet (F) Generell delegering fra kommunestyret til formannskapet Utvidet myndighet i haste-saker Formannskapets myndighet Regnskap Personalsaker Annen delegasjon Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter Planteknisk utvalg (PTU) Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter Kontrollutvalget (KU) Havnestyret (H) Reglement for andre utvalg Reglement for andre utvalg Generelt for andre utvalg, nemnder, råd og styrer Valg og sammensetning Generelt Antall og sammensetning Administrasjonsutvalget (ADMU) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Rådgivende myndighet Særskilt klagenemnd (SKL) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker Saksforberedelse Felles brukerutvalg (BRU) Beredskapsrådet Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Takstnemnd Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Overtaksnemnd Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Valgkomite for kommunestyreperioden Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Kommuneplanutvagl (KPU) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Valgstyret (V) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde ~ o ~ Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 4 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 178 av 262

179 Politisk organisasjonskart for Eigersund kommune. Havnestyre (11) Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 5 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 179 av 262

180 Samlet oversikt over utvalg, styrer, nemnder, råd og verv med politisk oppnevning. Politiske utvalg: Kommunestyret. (31 rep med vararep) Formannskapet. (11 rep med vara) Plantektisk utvalg. (11 rep med vara) Kontrollutvalget. (5 med vara) Administrasjonsutvalg. (6 rep med vara 3 ansatt.rep med vara) Felles brukerutvalg. (7 brukerrepresentanter med vara 2 politiker med vara) Kommuneplanutvalget. (Identisk med formannskapet + gruppeledere som ikke er i F) Særskilt klagenemnd/. (Identisk med formannskapet) Fagnemnder / fagutvalg: Beredskapsrådet. (10 medlemmer ut i fra funksjon. Ledes av ordfører) Forliksrådet. (3 rep med vara forslag til fylkesmannen) Overformynderiet. (2 rep med 4 vara 1 rep/2 vara skiftes 2 hvert år) Overtakstnemnd. (6 rep med vara) Takstutvalg (3 rep med vara) Samevalgstyre. (Formannskapet) Valgstyret. (Formannskapet) Valgkomite for kommunestyreperioden. (Gruppelederne) Nemder som ikke har sekretariatsfunksjonen i Eigersund kommune. HV-nemnd kommunal. (2 rep med vara + politiets rep. med vara) Kirkelig fellesråd. (1 rep med vara) Ulike representantskap/styrer: Dalane folkemuseums styre. (1 rep med vara) Kommunenes Sentralforbund - fylkesmøter for valgperioden. (3 rep med vara) Stiftelsen Feylingsbua styre (1 rep med vara) Stiftelsen Viberoddens venner styre (1 rep med vara) Interkommunale utvalg mv: Regionråd Dalane. (Ordfører + varaordfører + 1 rep / 3 vara) Dalane Friluftsråd. (2 rep med vara) Representantskap for Rogaland Revisjon IKS. (1 rep med vara) Interkommunalt arkiv Rogaland IKS - Representantskap. (1 rep med vara) Kontaktperson for Konfliktråd. (1 rep) Næringsrådet I Rogaland. (1 rep med vara) Politisk representant til vannområdeutvalg og vannregionutvalg Dalane. (1 rep med vara) Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 6 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 180 av 262

181 Næringsrelatert oppnevninger: Eigersund Næring og Havn KF (7 rep med vara + ansattes rep) Dalane Energis representantskap. (9 rep med vara) Dalane Energis styre. (2 rep med vara) Dalane Miljøverk representantskap. (3 rep med vara) Dalane miljøverk styre. (Forslag på 3 rep med vara) UNINOR AS styre. (3 rep med vara) Lyse Energi a/s Bedriftsforsamling for perioden (1 rep med vara) Lyse Energi a/s generalforsamling. (1 rep med vara) Kværnhuset Industri-Inkubator AS Styre. (1 rep med vara) Magma Geopoark. (1 vararep i styre pr. okt 11) Stavanger-regionens Europakontor. (1 rep med vara) Dalane Kystutvikling AS (1 rep med 1 og 2 vara) Lagårdhallen As. (Styresammensetning er under endring pr aug 15) Utvalg som oppnevnes av fylkesmann/fylkeskommune (forslag): Dyrevernnemnda for Dalane, Sirdal og Flekkefjord. (Oppnevnes av Mattilsynet.) Militære skjønnsnemnder - Alminnelig skjønnsnemnd. (Oppnevnes av Fylkesmannen ved behov - 3 rep) Militære skjønnsnemnder - Skjønnsnemnd for fartøyer. (Oppnevnes av Fylkesmannen ved behov - 3 rep) Andre: Barnerepresentant (br) ved planlegging etter plan- og bygningsloven. (1 rep med vara foreslått av og fra adm) Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 7 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 181 av 262

182 Reglement for Eigersund kommunestyre. 1 Valg og sammensetning. Kommunestyret skal bestå av 35 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt i valgloven. Valget gjelder for valgperioden og kommunestyret trer i funksjon fra det konstituerende møte. Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg i samsvar med kommunelovens 16 og suppleringsvalg i samsvar med valglovens Kommunestyrets ansvarsområde. Kommunestyret er kommunens øverste kommunale organ, og det treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak - jfr. kommunelovens 6. Kommunestyret skal selv gjøre vedtak i følgende type saker: Kommuneplan. Årsbudsjett og økonomiplan. Årsmeldinger/regnskap. Større organisasjonsmessige endringer (overordnet avdelingsstruktur o.l.). Valg/oppnevning til samtlige utvalg, styrer, råd og nemnder. Arbeidsvilkår for folkevalgte, herunder godtgjørelse. Ansettelse av rådmann. Reguleringsplaner. Bebyggelsesplaner. Boligbyggeprogram. Andre planer av overordnet betydning. Låneopptak. Ekspropriasjoner. Kjøp og salg av kommunale eiendommer over 1 mål.. Grunnervervsavtaler for større prosjekter. Finansieringsplaner for større prosjekter. Rammeplaner for vann, avløp, veger, renovasjon m.v.. Interkommunalt samarbeid. Delegasjon av myndighet til andre utvalg. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse om ikke annet følger av lov. I de tilfellene der kommunestyret delegerer sin myndighet videre, gjøres dette som hovedregel til det relevante hovedutvalg som deretter eventuelt kan delegere denne myndighet videre til rådmannen. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 8 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 182 av 262

183 3 Forberedelse av saker til kommunestyret. Som en hovedregel skal det i alle saker til kommunestyret, foreligge innstilling fra enten formannskap eller planteknisk utvalg. Unntak er saker fra kontrollutvalget som selv innstiller direkte til kommunestyret. I innstillingen skal det være oversikt over behandlingen i hovedutvalget, herunder fremsatte forslag, votering samt forslag til vedtak. Ordføreren kontrollerer at alle saker er forberedt slik som bestemt i ovenfor, og ellers på forsvarlig måte og i samsvar med lov, reglement og andre bindende bestemmelser. Rådmannen skal formulere forslag til vedtak i saksframlegget, som utarbeides etter gjeldende (felles) mal, til innstillende utvalg, men har ikke noen forslagsrett i kommunestyret. 4 Møter 4-1 Innkalling til møte. Kommunestyret holder møte når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller når 1/3 av medlemmene krever det. Ordføreren kaller kommunestyret sammen til møte. Formannskapet vedtar hvert år møteplan for kommunestyret det kommende år. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, saksliste med oversikt over de saker som skal behandles og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider. 4-2 Møteplan. Saker til kommunestyret skal behandles i de hovedutvalgsmøter som er rett i forkant av kommunestyrets møte. Kommunestyrets møteplan samordnes med møteplan for hovedutvalgene slik: - Saksdokumenter til kommunestyrets møte sendes ut samtidig med saksdokumenter til hovedutvalgene. De sendes ute i uke en. - Det legges opp til at partiene kan ha gruppemøte i uke to. - Hovedutvalgsmøtene skal være i uke tre, mandag onsdag i uke tre. - Kommunestyret har møte i uke fire. 4-3 Utsending av saksdokumenter. Sammen med innkalling sørger ordføreren for at alle saksdokumenter sendes ut. Dersom ikke alle dokumenter i den enkelte sak foreligger ved utsendelse, skal dette angis med begrunnelse i innkallingen. Vedtak fra hovedutvalg ettersendes i utgangspunktet kun elektronisk til kommunestyret Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 9 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 183 av 262

184 Det er kun i unntakstilfeller og i saker av høy viktighet at saker kan ettersendes og da kun etter godkjenning fra ordfører, og under forutsetning av at det sammen med utsendingen foreligger en utfyllende begrunnelse på årsaken. Slike saker kan avvises av utvalget dersom møteleder eller 1/3 av utvalget motsetter seg det. Dokumenter som er unntatt offentlighet sendes i utgangspunktet bare til møtende medlemmer/varamedlemmer i angjeldende sak. Ordføreren avgjør om hvorvidt nye dokumenter som kommer kommunen i hende etter at innkallingen er sendt ut, skal forelegges kommunestyret. 4-4 Dokumentutlegging. Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut til ettersyn som angitt på innkallingen, og blir liggende der til etter avsluttet møte. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet. Saksdokumentene legges også ut på kommunens hjemmesider. Økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før de behandles av kommunestyret jf. kommunelovens 45, nr 3. 5 Forfall Innkalling av varamedlemmer. Den som på lovlig vis er forhindret fra å møte, plikter å melde forfall til ordføreren gjennom politiske sekretariat så snart vedkommende blir kjent med at han/hun ikke kan møte. Medlemmer som ser at de ikke kan delta i, eller ser at det kan bli stilt spørsmål ved deres deltakelse i behandlingen av en sak (inhabilitet), plikter å melde dette til ordføreren gjennom politiske sekretariat så snart vedkommende blir kjent med dette. Varamedlemmer kalles inn av politisk sekretariat i den rekkefølge de er valgt. 6 Adgang for andre til å delta i møtene. Rådmannen, ved dennes forfall stedfortreder, har møte- og talerett i kommunestyremøtene. Andre kommunale tjenestemenn og særlig sakkyndige deltar når ordføreren eller kommunestyret kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke høve til å ta del i forhandlingene. 7 Åpne møter - Publikums adgang til møtene. Møter i kommunestyret skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører, jf. kommunelovens 31, hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis et medlem ber om det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 10 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 184 av 262

185 Det må ikke gis opplysninger om det ordskiftet som har funnet sted i lukkede møter. 7-1 Ro og orden under møtet. Ordfører skal sørge for å opprettholde ro og orden i salen og i bygningen ellers, og skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørere ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer møtet eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører ut av salen/bygningen. Plakater, tegninger, oppslag eller lignende må ikke være anbrakt eller bringes i salen under møtene, med mindre ordføreren eller kommunestyret samtykker. 8 Ordfører. Ordføreren, eller i dennes fravær varaordføreren, leder møtet. Har begge forfall, velges en særskilt ordfører ved flertallsvalg 9 Møtets åpning Fremmøte etter møtets start. Til den tid møtet er berammet, foretar ordføreren eller den han/hun bestemmer navneopprop. Er det lovmessig minste antall til stede, erklæres møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtet er slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til ordføreren. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til ordføreren før de tar sete. Et medlem som er til stede når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme jf. kommunelovens 40 nr. 2. Det må likevel være et vilkår for å avgi stemme at medlemmet har innfunnet seg så tidlig at vedkommende har hatt tid og mulighet til å orientere seg om hva som er voteringstema og hvordan saken står før det avgis stemme. Dette avgjøres eventuelt av kommunestyret. Har et varamedlem tatt lovlig sete, og den hvis plass det har inntatt eller et varamedlem som i nummerrekkefølge står foran, deretter innfinner seg, meddeles dette til ordføreren, hvoretter sistnevnte overtar plassen i kommunestyret, dog jf. forrige avsnitt. 10 Behandling av sakene Rekkefølge for behandling av sakene. Er det under oppropet reist tvil om gyldighet av noe forfall/fremmøte, behandles dette først. Deretter godkjennes sakslisten. Etter dette behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Forespørsler, spørsmål og interpellasjoner behandles likevel etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 11 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 185 av 262

186 Kommunestyret kan bestemme annen rekkefølge, f.eks av hensyn til innkalte vararepresentanter i enkeltsak eller av hensyn til publikum, dersom det er kunngjort at saksrekkefølgen kan bli endret. Habilitetsproblematikk behandles i tilknytning til den enkelte sak. Kommunestyre tar normalt pause hver time Sak som er tatt opp til behandling. Når en sak er ført opp på den utsendte sakslisten, er det kun kommunestyret som med alminnelig flertall kan vedta å utsette realitetsbehandlingen av saken. Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under separat debatt og votering før man eventuelt går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av ordfører som saken uvedkommende, hvis ikke anførslene om sakens realitet er knyttet til en argumentasjon for eller mot utsettelse. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den Sak som ikke er nevnt i innkallingen Kommunestyret kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke ordfører eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. Kommunestyret avgjør selv ved alminnelig flertall om hvorvidt saksforberedelsen har vært tilstrekkelig god til at man finner å kunne fatte realitetsvedtak. 11 Inhabilitet fritak fra å delta i behandling av en sak. Habilitetsspørsmål skal avgjøres av kommunestyret før realitetsbehandling av saken. Det tilligger det enkelte medlem selv å vurdere sin egen habilitet i den enkelte sak jf. bestemmelsene i forvaltningslovens 6 og kommunelovens 40, nr 3, og å gjøre ordfører oppmerksom på dette før realitetsbehandling av saken. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken. (Se også 5 Forfall Innkalling av varamedlemmer.) Vedkommende har anledning til å legge frem en kort begrunnelse for kommunestyret før vedkommende fratrer og eventuelt innkalt varamedlem tar sete. Kommunestyret avgjør skjønnsmessige habilitetsspørsmål ved votering. Kommunestyret kan også frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette jf. kommunelovens 40 nr. 4. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 12 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 186 av 262

187 12 Redegjørelse for saken - talernes rekkefølge. Ordfører leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, og gjør oppmerksom på eventuelle tilleggsdokumenter etter at saksdokumentene er utsendt. Ordfører avgjør om det er nødvendig å lese opp forslag til vedtak, og dissens innen det utvalg som har innstilt i saken. 13 Når medlemmene tar del i ordskiftet Talernes rekkefølge. Ordføreren spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordføreren rekkefølgen mellom dem Deltakelse i ordskiftet. Taleren skal rette sine ord til ordføreren. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder; ordføreren skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. For øvrig skal medlemmer utvise god møteskikk med hensyn til ro, orden og høvisk framferd. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra ham/henne ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet Replikk Når en taler har avsluttet sitt innlegg, er det adgang til replikk, som gis straks etter en talers innlegg og før neste taler på talerlisten. Den som ønsker replikk, rekker to fingre i været mens taleren holder sitt innlegg. En replikk skal være meget kort og et direkte tilsvar på talerens innlegg Ordføreren skal nøye påse at replikk blir replikk og ikke innlegg Til forretningsorden. En taler kan få ordet utenfor tur Til forretningsorden - når det gjelder merknader til formaliteter, møteledelsen, protest mot en avstemningsmetode m.v. Et slikt innlegg må ikke være noe partsinnlegg, og det må ikke gjelde sakens realitet. 14 Ordførerens stilling under ordskiftet. Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren ta del i ordskiftet, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til varaordføreren. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 13 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 187 av 262

188 15 Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Finner kommunestyret at en sak eller deler av en sak, er ferdig drøftet, kan det bestemme å slutte ordskiftet om saken/den delen av saken. 16 Forslag. Forslag skal leveres inn skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. Utsettelsesforslag kan gis muntlig. I henhold til forvaltningslovens 24 må alle enkeltvedtak som innebærer myndighetsutøvelse også de som treffes av et politisk organ begrunnes. I en del saker innebærer dette at begrunnelse må bygges inn i vedtaket. Begrunnelsen må være slik at den kan danne utgangspunkt for en rettslig vurdering i en eventuell klagesak. 17 Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er det forslag som det skal stemmes over, delt i flere punkter, bør det stemmes over hver enkelt punkt. Deretter kan prøveavstemningen over hele innstillingen eller forslaget holdes. 18 Saken tas opp til votering. Når ordskiftet er ferdig, sier ordføreren fra at saken tas opp til votering. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er ordførers stemme avgjørende. Medlem som er til stede i kommunestyret når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter ordfører frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal ordføreren nøye se til at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet. Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret, stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved første gangs avstemning. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 14 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 188 av 262

189 19 Behandling av oversendelsesforslag Forslag kommunestyret vedtar å oversende uten realitetsbehandling behandles som følger: Oversendelseforslaget legges frem for det relevante hovedutvalg som avgjør om hvorvidt de ønsker: a. å fatte vedtak i saken. b. at rådmannen skal utrede saken og fremme den for ny behandling senere. 20 Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som ordføreren setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at ordføreren ber de medlemmer som er mot eller for et forslag om å vise stemmetegn/rekke opp hånden. Når ordføreren bestemmer det, eller når ett medlem krever det, holdes det kontraprøve ved at de som ikke viste stemmetegn rekker opp hånden. c. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Da brukes sedler uten underskrift. Valget/ansettelsen avgjøres etter bestemmelsene i kommunelovens Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel. Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på førstkommende kommunestyremøte. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål Spørsmål. I tillegg til interpellasjon, er det anledning til å stille spørsmål til ordføreren. Da gjelder følgende regler: a. Spørsmålet må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 2 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Spørsmålet skal besvares ved møtets slutt. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 15 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 189 av 262

190 c. Kommunestyremedlemmet retter selv spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I tilfelle settes taletiden til 5 minutter. Er medlemmet ikke til stede i møtet, kan et annet medlem ta opp spørsmålet som sitt. Dette må i tilfelle meddeles ordføreren før møtet tar til. Hvis ikke det skjer, anses spørsmålet som bortfalt. d. Svaret gis muntlig av ordføreren. e. Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f. Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål, og det er ikke adgang til å fremsette forslag Interpellasjoner. Utenfor de saker som er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan hvert medlem av kommunestyret rette forespørsel til ordføreren i form av interpellasjon etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den sendes ut snarest mulig til medlemmene. c. Interpellasjonen behandles ved møtets slutt og etter at de øvrige sakene i det oppsatte møtekartet er ferdigbehandlet. Den som har meldt interpellasjonen, har adgang til å framlegge en muntlig begrunnelse. Ordfører avgjør om det skal settes begrenset taletid. d. Ordføreren besvarer interpellasjonen. e. Ved eventuelt ordskifte i forbindelse med interpellasjonen, kan interpellanten, rådmannen og gruppeførerne for de politiske partiene i kommunestyret ha ordet to ganger. Forøvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. f. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det Spørsmål fra innbyggerne. For ordningen med Spørsmål fra innbyggerne gjelder følgende regler: a) Spørsmål må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no Alle spørsmål vil bli vurdert/silt av ordfører. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 16 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 190 av 262

191 b) Spørsmål skal besvares før ordinært møte tar til, og det settes av maksimalt 30 minutter til slike spørsmål. c) Spørsmålsstilleren må selv rette spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I så tilfelle settes taletiden til 5 minutter. d) Svar gis muntlig av ordføreren, representant for partier som er representert i kommunestyret eller rådmann (evt den de måtte utpeke). e) Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f) Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål. 22 Møtebok. Det skal føres møtebok for forhandlingene i kommunestyrets møter. I møteboken føres det inn for hvert møte; møtested og møtetid, fraværende medlemmer, møtende varamedlemmer, saksliste, samt andre merknader av betydning. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, føres dette slik at det i møteboken fremgår hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Sakene føres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. For øvrig føres det som må til for å vise gangen i behandlingen av den enkelte sak, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Under hver sak føres alle de forslag som blir satt fram i den rekkefølgen de ble satt frem og med angivelse av forslagsstiller. Forslag som det ikke voteres over, føres med begrunnelse trukket før votering eller Forslag fra X kom dermed ikke til votering. Det skal fremgå av møteboken hva det enkelte medlem stemte i den enkelt sak. Dette ved at mindretallet angis med navn og partitilhørighet. Der alle partiets medlemmer stemmer samlet, er det nok å angi gjeldende partiforkortelse. Protokolltilførsel av fra det enkelte medlem vil i utgangspunktet bare kunne nektes når det foreligger særlige hensyn, for eksempel hvis protokolltilførslen har en sjikanerende form eller er unødvendig omfattende. Møteboken underskrives av ordføreren og protokollføreren. Utskrift av møteboken legges fram for godkjenning i neste møte. 23 Lovlighetskontroll. I medhold av kommunelovens 59, kan 3 eller flere medlemmer av kommunestyret bringe en avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis organet opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet (fylkesmannen). Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 17 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 191 av 262

192 Tidsfrist for å bringe en avgjørelse inn for lovlighetskontroll er satt til 3 uker fra vedtaket ble truffet, jfr. forskrift til kommunelovens 59. Krav om lovlighetskontroll fører ikke automatisk til utsatt iverksettelse av vedtaket. 24 Mindretallsanke. I saker hvor organet er delegert avgjørelsemyndighet, kan 1 medlem eller ordføreren innen møtets slutt forlange saken fremlagt for organet som har delegert sin myndighet. Mindretallsanke gjelder ikke lovforvaltningsvedtak - i slike saker har kun partene klagerett. 25 Sekretariat. Politiske sekretariat ivaretar sekretariatfunksjonen for kommunestyret. ~ o ~ Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 18 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 192 av 262

193 Reglement for formannskapet og hovedutvalgene. 1 Generelt for formannskap og hovedutvalg. Bestemmelsene i Kommunestyrets reglement 3 24 gjøres gjeldende for formannskap og hovedutvalg, med unntak av 21-2 Spørsmål og 21-2 Interpellasjoner. Møtene skal som en hovedregel holdes i formannskapssalen på rådhuset. Ordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale utvalg. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i utvalg hvor han eller hun ikke er medlem. Rådmannen har møte og talerett i alle utvalg, og deltar selv som en hovedregel i formannskapets møter. I andre hovedutvalgsmøter representerer den enkelte avdelingssjef (tilsv) som en hovedregel rådmannen, om ikke rådmannen bestemmer noe annet. Utvalgene har, innenfor sitt ansvarsområde, rett til å ta selvstendig initiativ overfor administrasjonen for å be om opplysninger og utgreiinger. Ønske om slikt, skal rettes til rådmannen. Leder av felles brukerutvalg har møte- og talerett i formannskap og hovedutvalg i de saker der utvalget har avgitt uttale. 1-1 Høringer. Både formannskapet og hovedutvalgene kan kalle inn til høringer for å få opplysninger om et saksområde som hører inn under deres særlige ansvarsområde. Vedkommende utvalg har ansvaret for høringen og avgjør tema, plan for gjennomføring, og kunngjøring. Utvalget avgjør hvilke personer, institusjoner, lag og organisasjoner m.v. som skal inviteres og få uttale seg. Utvalget kan avgjøre at høringen skal åpne med innlegg fra personer, institusjoner, lag og organisasjoner m.v., og at utvalgets medlemmer stiller spørsmål fortløpende, og at ordet deretter er fritt. Møtelederen, eller den han/hun peker ut, skal lede høringen. Møteleder avgjør taletid for innlegg, og hvem som kan stille spørsmål. Møteleder skal spesielt påse at høringens formål om å gi utvalget opplysninger blir ivaretatt, og at det ikke legges opp til debatt mellom utvalget/medlemmer i utvalget og de som møter i høringen for å presentere sitt syn. Det skal ikke voteres eller treffes vedtak i høringen. Dette gjøres i ettertid i møtet der eventuell sak er ført opp på sakskartet. Utvalget avgjør selv hvilke konklusjoner som skal treffes og videre oppfølging av disse. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 19 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 193 av 262

194 2 Valg og sammensetning. 2-1 Generelt. Oppnevning foretas av kommunestyret og gjelder for valgperioden. Medlemmer av formannskapet skal være medlem av kommunestyret. Det holdes som forholdsvalg for formannskapet når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg, jfr. kommunelovens 8. Medlemmer i planteknisk utvalg bør så langt som mulig være medlem/varamedlem av kommunestyret jf. prinsippet om gjennomgående representasjon Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens Antall og sammensetning. Det skal tilstrebes mest mulig lik fordeling mellom kjønnene, og alle utvalg skal som et minimum tilfredsstille kravene i likestillingslovens 21 Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v. Formannskapet skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer som samtlige må være medlem av kommunestyret. Planteknisk utvalg skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer. 3 Formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde. Formannskapets/hovedutvalgene skal: 1. Utfører de gjøremål lovgivningen legger til dem, avgjør de saker kommunestyret har gitt dem fullmakt til å avgjøre - etter de regler som måtte være gitt i fullmakten - utreder og gir innstilling i saker til kommunestyret, når lovgivningen påbyr det eller kommunestyret krever det, og skaffer til veie de opplysninger og gir de uttalelser som departementet eller fylkesmannen krever av dem. 2. Er driftsstyrer med økonomi- og budsjettansvar for sine ansvarsområder. Forvalter de bevilgede midler innenfor ansvarsområdenes totale budsjettramme på en slik måte som fastlegges i budsjettet og reglementet. 3. Har ansvaret for planlegging innenfor rammer, prioriteringer og overordnede planer som er vedtatt av kommunestyret. 4. Har ansvaret for nødvendige samordninger og samarbeid med andre berørte kommunale virksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med de samme eller tilgrensende arbeidsområder. 5. Oppretter komiteer til løsning av tidsbegrensede oppgaver. 6. Formannskapet/hovedutvalgene innstiller direkte til kommunestyret innenfor sitt ansvarsområde. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 20 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 194 av 262

195 4 Uttalerett/rådgivende myndighet Formannskapet/hovedutvalgene skal avgi uttalelse/tilrådning i følgende saker: 1. Handlingsprogram med økonomiplan og planlegging og prioritering av større oppgaver som berører deres ansvarsområde, men hvor sakene avgjøres av annen kommunal myndighet. 2. Saker med betydning for formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde og/eller som krever samordnet behandling i flere hovedutvalg. 3. Spørsmål om delegering av myndighet til formannskapets/hovedutvalgene og rådmannen. 4. Andres saker som kommunestyret, formannskapet eller rådmannen forelegger for formannskapet/hovedutvalgene. 5 Generell delegasjon fra kommunestyret til hovedutvalgene. I medhold av 10 i kommuneloven, delegerer kommunestyret til hovedutvalgene sin myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder hovedutvalgenes ansvarsområde, og som det etter kommunelov og særlov er adgang til å delegere til hovedutvalg. Hovedutvalgene kan delegere videre til andre, herunder rådmannen. Den generelle delegeringen gjelder likevel ikke slike saker som gjelder: - Forhold som krever samordnet behandling for flere ansvarsområder. - Fastsettelse av regler og generelle retningslinjer om alle forhold som kan berøre flere ansvarsområder i kommunen. - Avgjørelse/uttalelse i saker som ikke anses som kurante. 5-1 Budsjettfullmakt til hovedutvalgene. Formannskap/hovedutvalgene gis følgende fullmakt innenfor budsjettet til: 1. Å endre drifts- eller kapitalbudsjettet gjennom året innenfor gitte økonomiske rammer innenfor sitt ansvarsområde. Det forutsetter at vedkommende hovedutvalg har myndighet over alle postgruppene som blir berørt av endringen, men hvis det er enighet mellom hovedutvalgene kan driftsposter flyttes mellom ansvarsområdene. 2. Å øke en utgiftspost innenfor drifts- eller kapitalbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere overført bevilgning til vedkommende formål 3. Fullmakten kan ikke nyttes til å endre budsjettet i strid med prioriteringer eller forutsetninger fra kommunestyrets side. 6 Formannskapet (F). Formannskapet er hovedutvalg for saker innen Økonomi. Personal. Organisasjonsspørsmål. Næringssaker, inklusiv turisme. Eiendomsforvaltning. Skatt. Beredskap. Helse. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 21 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 195 av 262

196 Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosiale. Barnevern. Kultur Skole. Barnehage. Oppvekst. Kirke. Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre. 6-1 Generell delegering fra kommunestyret til formannskapet. I medhold av kommunelovens 8, nr 3 tildeles formannskapet avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov og der dette ikke allerede er delegert av kommunestyre. Formannskapet kan delegere videre til andre. 6-2 Utvidet myndighet i haste-saker. Formannskapet tillegges myndighet etter kommunelovens 13 ( Hasteparagrafen ) og gis myndighet til å treffe vedtak på kommunestyrets vegne når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges kommunestyret i dettes neste møte. 6-3 Formannskapets myndighet. Formannskapet gis følgende myndighet innenfor disse ansvarsområder: Regnskap 1. Å omgjøre avsetninger og overførbare bevilgninger så langt det trengs for å gjøre opp regnskapet uten underskudd. 2. Å overføre bevilgninger til neste år dersom det ved regnskapsavslutning er ubrukte bevilgninger samlet innenfor vedkommende hovedutvalgs ansvarsområde. Personalsaker 1. Å foreta ansettelse og oppsigelse av avdelingssjefer og strategiske lederstillinger. 2. Å godkjenne forhandlingsprotokoll om lederlønninger. 3. Å godkjenne forhandlingsstrategi/prioritering for lønnsforhandlingene. Resultatet av lønnsforhandlingene legges frem som melding for formannskapet. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 22 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 196 av 262

197 Annen delegasjon. 1. Å godkjenne anbud. 2. Å selge eiendommer inntil 1 mål. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter. - Stadnamnloven av 18. mai 1990 nr Skattebetalingsloven av 21. november 1952 nr Helse- og sosialberedskapsloven av 23. juni 2000 nr Kommunehelsetjenesteloven av 19. november 1982, nr Sosialtjenesteloven av 13. desember 1991, nr Barneverntjenesteloven av 17. juli 1992, nr Næringsmiddelloven av 19. mai 1933, nr. 3 - Smittevernloven av 5. august 1994, nr Tobakkskadeloven av 9. mars 1974, nr Lov om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. av nr Opplæringsloven av 17. juli 1998 nr Barnehageloven av 5. mai 1995, nr Voksenopplæring av 28. mai 1976, nr Privatskoleloven av 14. juni 1985, nr Bibliotekloven av 20. desember 1985, nr Kirkeloven av 7.juni 1996 nr Film og videogramloven av 15. mai 1987, nr Kulturminneloven av 9 juni 1978, nr. 50 Formannskapet er kommunens kontrollutvalg etter alkohollovens 1-9, forskriftenes 10-1, og fører kontroll med salg av øl og skjenking av alkoholholdig drikk i kommunen. Utvalget avgjør klager på vedtak fattet av rådmannen om tildeling av bevilling, utvidelse av skjenketid og utvidelse av skjenkelokale i enkelttilfelle, jfr. alkohollovens 1-12, 2. ledd. 7 Planteknisk utvalg (PTU). Planteknisk utvalg er kommunens utvalg for reguleringsplansaker og hovedutvalg for: Bygningssaker. Kommunaltekniske saker. Friluftslivforvaltning. Naturforvaltning og naturvern. Landbruk Vedlikehold og drift av kommunale bygninger og eiendommer. Kommunale og statlige tilfluktsrom. Parkering og ankebehandling av parkeringssaker. Forvaltning av offentlig torg og plasser. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter. - Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) av Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 23 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 197 av 262

198 - Brannvernloven m.v. av 5. juni 1987, nr Forurensingsloven av 13. mars 1981, nr Vegloven av 21. juni 1963, nr Vegtrafikkloven av 18. juni 1965, nr Industrikonsesjonsloven av 14. desember 1917, - Friluftsloven av 28. juni 1957, nr Viltloven av 29. mai 1981, nr Laksefisk og innlandsfiskeloven av 15. mai 1992, nr Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977, nr Naturvernloven av 19. juni 1970, nr Vannressursloven av 24. november 2000 nr Vass- og kloakkavgiftsloven av 31. mai 1974 nr Konsesjonsloven av 31. mai Jordloven av 12. mai 1995 nr Skogbruksloven av 21. mai Odelsloven av 28. juni 1974 nr Forpaktningsloven av 25. juni 1965 nr 1. - Beiteloven av 16. juni 1961 nr. 12. Planteknisk utvalg er delegert myndighet i plansaker til å legge forslag til konsekvensutredning ut til offentlig ettersyn. 10 Kontrollutvalget (KU). Se eget reglement, Reglement for kontrollutvalget i Eigersund kommune. 11 Styret for Eigersund Næring og Havn KF. Se eget reglement, Vedtekter for Eigersund Næring og Havn KF. ~ o ~ Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 24 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 198 av 262

199 Reglement for andre utvalg. 1 Generelt for andre utvalg, nemnder, råd og styrer. Bestemmelsene i Kommunestyrets reglement 3 24 gjøres gjeldende for andre utvalg, styrer, nemnder og råd, med unntak av 21-2 Spørsmål og 21-2 Interpellasjoner. Møtene skal som en hovedregel holdes i formannskapssalen på rådhuset. Rådmannen har møte og talerett i alle utvalg, med unntak av kontrollutvalgets møter. I andre utvalg lar rådmannen seg representerer av en annen tjenestemann. Med mindre det fremgår noe annet under det enkelte utvalg (tilsv.), oppnevner kommunestyret leder og nestleder for alle utvalg (tilsv.). 2 Valg og sammensetning. 2-1 Generelt. Oppnevning foretas av kommunestyret og gjelder for valgperioden. Det holdes som flertallsvalg, jfr. kommunelovens 8. Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens Antall og sammensetning. Det skal tilstrebes mest mulig lik fordeling mellom kjønnene, og alle utvalg skal som et minimum tilfredsstille kravene i likestillingslovens 21 Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v. Sammensetning for det enkelte utvalg, råd, nemnd og styrer fremgår for det enkelte råd.. 3 Administrasjonsutvalget (ADMU). 3-1 Valg og sammensetning Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25, og består av 9 medlemmer og varamedlemmer. Politiske oppnevnte varamedlemmer oppnevnes i rekkefølge. Ordfører skal være leder og varaordfører skal være nestleder for utvalget. 6 av medlemmene skal fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/varamedlemmer. 3 av medlemmene fra arbeidstakerorganisasjonene. De ansattes representanter velges av og blant alle de ansatte for to år av gangen. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 25 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 199 av 262

200 Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget bør delta med en observatør med møte- og talerett. Kommunale arbeidstaker kan ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Kommunale arbeidstakere i sentralarkivet, politisk sekretariat og ikt-kontoret kan ikke velges som arbeidstakerrepresentanter. 3-2 Oppgaver og arbeidsområde. Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25 og hovedavtalen. Utvalget har som arbeidsområde de oppgaver som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon, jfr. dog myndighet delegert til formannskapet. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal bidra til at likestillings- og inklurderingsperspektivet ivaretas og integreres i alle politikkområder. Representanter for de ansatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Utvalget: Avgjør tvistemål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Avgjøre ankesaker i permisjonssøknader som er avgjort av rådmannen. Vedtar personalpolitiske retningslinjer og reglementer. 3-3 Rådgivende myndighet Administrasjonsutvalget gir tilrådning bl.a. i følgende saker: - Større organisasjons- og bemanningsplaner. 4 Særskilt klagenemnd (SKL). 4-1 Valg og sammensetning Den særskilte klagenemnden etter forvaltningslovens 28, 2. ledd og består av de samme medlemmene og varamedlemmer som er oppnevnt til formannskapet. 4-2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker. Kommunens særskilte klagenemnd er klagenemnd i henhold til forvaltningslovens 28, annet ledd, og behandler og avgjør alle klagesaker som ikke omfattes av særlovgivning. Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organ som er klageinstans. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 26 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 200 av 262

201 4-3 Saksforberedelse. For ordinære klagesaker foretar nemndleder saksforberedende klagebehandling, eventuelt med bistand av politisk sekretariatet. For skattesaker forberedes sakene av skatteoppkreveren. I tilfelle habilitetsproblemer, foretas saksforberedelser gjennom å innhente ekstern bistand. 6 Felles brukerutvalg (BRU) 1. Felles brukerutvalg blir valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden og etter regler gitt i Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd og Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner og fylkeskommuner for mennesker med nedsett funksjonsevne m.m. Reglene i kommuneloven gjelder for virksomheten i rådet, så langt ikke annen går frem av de andre lovene. Mao. gjelder ikke 36 og 37 om forholdsvalg i kommuneloven. 2. Felles brukerutvalg skal ha 9 medlemmer. Tre av medlemmene med tre vararepresentanter skal velgest etter fremlegg fra pensjonistforeningene, to medlemmer med to vararepresentanter fra funksjonshemmedes interesseorganisasjoner og to medlemmer med to vararepresentanter fra flyktninger/innvandrere. 3. Representative brukerorganisasjoner har forslagsrett når det gjelder medlemmer av rådet. 4. Dersom det ikke er muligheter for å rekruttere representanter fra en gruppe ved oppnevningene, vil plassene stå tomme. Rådet må fortløpende jobbe med å rekruttere medlemmer til de ledige plassene. 5. Sekretariatsfunksjonen er lagt til Politisk sekretariat. 6. Felles brukerutvalg er et rådgivende organ som skal stimulere til kreativitet og kvalitet på tjenester og bidra til engasjement og medvirkning. De har spesielt ansvar for å uttale seg i saker som gjelder funksjonshemmede, seniorer og flyktninger/innvandrere sine levekår. Dette gjelder blant annet tilkomst, deltakelse og arbeid mot diskriminering. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. 7. Felles brukerutvalg skal følge møteplanen for de fastsatte møtene. Det utarbeides møteplan for ett år om gangen. Sekretariatet i samarbeid med leder, har ansvar for at innkallingen blir sendt i god tid. Det samarbeides også med sekretæren om sakene som skal leggest frem. Det skal føres protokoll fra møtene. Fremlegg/vedtak skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som tar avgjørelse i saken. Lederen og rådet sine medlemmer skal ha godtgjørelse for arbeidet etter vilkår som til en hver tid gjelder for kommunale nemnder. 8. Felles brukerutvalg lager hvert år en årsmelding om rådets virksomhet. Årsmeldingen sendes hovedutvalg og kommunestyret til orientering. 9. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 pst. blant de foreslåtte kandidater i den grad det er mulig (dersom det er flere enn fire medlemmer), jf. kommunelovens 36, nr.2. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 27 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 201 av 262

202 10. Valg og sammensetning: Felles brukerutvalg skal ha 9 medlemmer med varamedlemmer som alle oppnevnes av kommunestyret. Ved oppnevning av rådet innstiller pensjonistforeningene i kommunen 3 medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge, brukerforeningene innstiller 2 medlemmer med varamedlemmer og det velges 2 medlemmer med varamedlemmer fra innvandrere/flyktninger. Foreningene bør innstille personer som de mener kan ivareta eldres, funksjonshemmedes og innvandrere/flyktningers interesser. Disse trenger ikke være medlemmer av foreningene. Etter innstilling fra rådet oppnevner kommunestyret leder og nestleder blant rådets brukerrepresentanter. Kommunestyret oppnevner selv 2 politiske representanter med 3 vararepresentanter i rekkefølge til felles brukerutvalg. Disse skal være medlem av kommunestyret. 11. Leder av felles brukerutvalg skal ha møte og talerett i hovedutvalgene i de sakene der utvalget har avgitt uttale. 8 Beredskapsrådet 8-1 Valg og sammensetning Beredskapsrådet består av representanter for Eigersund kommune og representanter fra etater, bedrifter og frivillige organisasjoner som er aktører i beredskapssammenheng i Eigersund kommune. Rådet ledes av ordføreren. Fra Eigersund kommune skal følgende delta i tillegg til ordfører: rådmann, kommunalsjef for helse, informasjonssjef, beredskapsansvarlig og leder av kommunens kriseteam. Følgende skal inviteres til å delta som fast medlem: - Politiet. - Heimevernet. - Sivilforsvaret. - Røde Kors. - Havnefogd. - Dalane Energi IKS. - Den Norske Kirke I tillegg inviteres andre aktuelle beredskapsaktører i Eigersund kommune til å delta etter ordførerens bestemmelse. Rådet skal møtes minimum 1 gang i året. Eigersund kommune er ansvarlig for å kalle inn til møte og har sekretariatsansvar. Møtedeltakere bærer selv sine utgifter til deltakelse i rådet. 8-2 Oppgaver og arbeidsområde. Beredskapsrådet er et forum for gjensidig informasjon, drøfting og koordinering av beredskapsarbeid i Eigersund kommune. Rådet har ikke noen beslutningsmyndighet. Aktuelle tema som bør drøftes i beredskapsrådet er: - Arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). - Samfunnssikkerhet i kommuneplanen. - Overordnede kommunale beredskapsplaner. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 28 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 202 av 262

203 - Gjensidig orienteringer om beredskapsrelevant planlegging og ressurser. - Klargjøring av ansvars- og rollefordeling. - Gjensidig orientering om beredskapsarbeid og beredskapsplaner. - Styrking av beredskapsarbeid på tvers. I en krise og/eller en beredskapssituasjon, kan rådet få en utvidet funksjon som koordinerende organ dersom det er enighet om dette. 9 Takstnemnd. 9-1 Valg og sammensetning Takstnemden skal ha 3 faste medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge. I tillegg oppnevnes 1 maskinkyndig medlem med personlig varamedlem som innkalles ved behov. 9-2 Oppgaver og arbeidsområde. Takstnemnden ivaretar takstoppgavene etter: - Byskatteloven. - Eiendomsskatteloven. - Likningsloven. samt kommunale vedtekter for taksering av alminnelige skattetakster. Videre foretar nemnden skjønn etter forpaktningslovens 11 - Skjønn ved tiltreding og fråtreding når dette kreves. Takstnemnden kan innhente sakkyndig assistanse ved behov. 10 Overtaksnemnd Valg og sammensetning Overtakstnemden skal ha 3 faste medlemmer med 3 varamedlemmer i rekkefølge. I tillegg oppnevnes 2 maskinkyndig medlemmer med personlig varamedlem som møter ved behov Oppgaver og arbeidsområde. Overtakstnemnden ivaretar overtakstoppgavene etter: - Byskatteloven. - Eiendomsskatteloven. - Likningsloven. samt kommunale vedtekter for taksering av alminnelige skattetakster. Overtakstnemnden kan innhente sakkyndig assistanse ved behov. 11 Valgkomite for kommunestyreperioden. Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 29 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 203 av 262

204 11-1 Valg og sammensetning Valgkomiteen settes sammen av gruppelederne fra det enkelte parti som er representert i kommunestyret Oppgaver og arbeidsområde. Valgkomiteen skal sørge for å fremme forslag til samtlige utvalg, nemnder, råd, styrer, verv med mer, som skal oppnevnes politisk ved starten av hver kommunestyreperiode. Komiteen kan tildeles tilsvarende oppdrag av formannskap/kommunestyre ved behov i perioden. 12 Kommuneplanutvagl (KPU) Valg og sammensetning Til kommuneplanutvalget oppnevnes medlemmene av formannskapet samt en representant (fortrinnsvis partiets gruppeleder) fra partier som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet. Dette gjøres så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Som varamedlemmer oppnevnes varamedlemmer identisk med varamedlemmer til formannskapet, samt to vararepresentanter i rekkefølge for de av partiene som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet. Dette gjøres så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Ordfører oppnevnes som leder av utvalget og varaordfører oppnevnes som nestleder av utvalget Oppgaver og arbeidsområde. Kommuneplanutvalget er delegert ansvar for kommuneplanarbeidet i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i plan- og bygningsloven. Utvalget har følgende ansvarsområde: Kommuneplanutvalget legger planprogram ut til offentlig ettersyn og vedtar dette Kommuneplanutvalg innstiller til kommunestyret i kommuneplansaker (både arealdel og tekstdel). 13 Valgstyret (V). Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 30 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 204 av 262

205 13-1 Valg og sammensetning Til valgstyret oppnevnes medlemmene av formannskapet så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a. Som varamedlemmer oppnevnes varamedlemmer identisk med varamedlemmer til formannskapet så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Ordfører oppnevnes som leder av utvalget og varaordfører oppnevnes som nestleder av utvalget Oppgaver og arbeidsområde. Valgstyret er delegert ansvar for gjennomføring av valg og folkeavstemninger i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i valgloven, forskrift for sametingsvalg og reglement for folkeavstemninger i Eigersund kommune. ~ o ~ Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Side 31 av 31 Websak jpid. 12/20651 Side 205 av 262

206 Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune Vedtatt av kommunestyret 8. september Siste justering Ansvar for ajourføring: Politisk sekretariat politisk.sekretariat@eigersund.kommune.no JP id 08/7959 Side 206 av 262

207 1 Oversikt over endringer. Vedtatt av kommunestyrte 8. september 2003 i K-sak 76/03. Endret 14. mai 2007 i K-sak 35/07 Endret 17. september 2007 i K-sak 67/07 Endret 19.mai 2008 i K-sak 24/08 Endret 9.juni 2008 i K-sak 40/08 Vedlegg 1 endret i F-sak 188/08. Endret 8. juni 2009 i K-sak 35/09. Vedlegg 1 endret i F-sak 115/09. Endret 14. desember 2009 i K-sak 105/09. Endret 25. august 2011 i F-sak 96/10. Endret 3. oktober 2011 i K-sak 61/11. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 207 av 262

208 INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. Opplæring Tilskudd til politiske partier Dekning av utgifter og økonomisk tap - kommuneloven 41 (tapt arbeidsfortjeneste) a. Tidsrom det ytes dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste) b. Legitimert dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 c. Ulegitimert dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 d. Innsending av krav om dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 e. Avtale med folkevalgtes arbeidsgivere Arbeidsgodtgjøring for politisk virksomhet jf. kommunelovens a. Ordførers arbeidsgodtgjøring (OAG)... 5 b. Varaordførers arbeidsgodtgjøring c. Arbeidsgodtgjøring for andre verv... 5 (1) Leder av utvalg...6 (2) Medlemmer av kommunestyre, formannskap og andre utvalg....6 (3) Varafremmøte...6 (4) Gruppeledere...6 (5) Forretningsførende overformynder...6 (6) Spesielt for overtakstnemnd....6 d. Følgende utløser ikke arbeidsgodtgjøring: Reisegodtgjøring Dekking av utgifter til IKT Omsorgsgodtgjøring... 7 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Skjema Reiseregning/tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte. Skjema Fravær på grunn av politisk arbeid kommunalt ansatte. ~ o ~ Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 208 av 262

209 3 1. Opplæring Før hver valgperiode utarbeider ordføreren i samarbeid med gruppelederne plan for gjennomføring av opplæring for folkevalgte. Plan tilpasset hovedutvalg, styrer, råd, utvalg og nemnder, legges frem for det enkelte utvalg, formannskapet behandler plan for kommunestyret. Alle representanter og vararepresentanter tilbys opplæring. Opplæringen skal avvikles så snart som mulig etter at valg er foretatt. Det fokuseres på følgende emner/områder: Felles tilbud generelt: - Basisopplæring. - Folkevalgte som arbeidsgivere. - Planlegging, styring. - Tilsyn og kontroll. - Etikk, habilitet. - Arbeidsorden og reglement for folkevalgte. De ulike sentrale råd og utvalg møtes og presenteres for hverandre helt i starten av perioden og legger planer for videre arbeide sammen. Tilbud tilpasset det enkelte hovedutvalg: Arbeidsområdet, saksbehandlingsregler og lovverket. 2. Tilskudd til politiske partier a) Eigersund kommune gir kontanttilskudd til politiske partier, uregistrerte grupper og lister som stiller liste ved kommunestyrevalget og som oppnår representasjon i kommunestyret. b) I kommunestyreperioden gjøres det ikke endringer i fordelingen av støtte på grunn av partiskifte m.v. c) Den samlede kommunale støtten beregnes ut i fra valgresultatet (stemmetallet) for de støtteberettigede gange 3 av den statlig støtte pr. stemme gitt over statsbudsjettet. d) Fordeling av støtten gjøres slik: - 1/10 fordeles som et flatt (ikke-differensiert) grunntilskudd til de støtteberettigede. - 9/10 fordeles ut i fra valgresultatet (stemmetallet) til de støtteberettigede. 3. Dekning av utgifter og økonomisk tap - kommuneloven 41 (tapt arbeidsfortjeneste). Som politisk møte regnes alle møter som faller inn under dette begrepet etter kommunelovens bestemmelser, og som er innkalt av ordfører, varaordfører eller utvalgsleder. Ordfører avgjør i samråd med utvalgsleder dersom det oppstår tvil om hvorvidt møtet er å regne som et politisk møte som det skal utbetales dekning av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste). Det kan gis erstatning for deltakelse i seminar, kurs, konferanser og lignende. Det forutsettes at dette er avklart/godkjent på forhånd. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 209 av 262

210 4 For øvrig vises det til rundskriv H-2097 (Okt 97) - Kommunelovens regler om arbeidsgodtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk tap til folkevalgte. a. Tidsrom det ytes dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Møtende medlemmer/varamedlemmer i formannskap og hovedutvalg gis mulighet til å få refundert tapt arbeidsfortjeneste for full arbeidsdag for den dagen det er møte. Utgangspunkt for tapt arbeidsfortjeneste for andre møter, settes inntil 1 time før møtestart, for eventuelt gruppemøte. Det dekkes ikke tapt arbeidsfortjeneste for gruppemøter utover dette. b. Legitimert dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Legitimert tapt arbeidsfortjeneste dekkes etter regning. Egne utgifter til opprettholdelse av pensjonsordning i ansettelsesforhold, tas inn i beregningen av inntektstap. Bare faktiske arbeidstap dekkes. Øvre grense, inklusive tapt feriegodtgjøring, settes til den timesats som til enhver tid gjelder for ordfører. Til alle krav må det foreligge dokumentasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiver/revisor. c. Ulegitimert dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste kan gis når det kan sannsynliggjøres tap av inntekt, og til hjemmeværende, pensjonister, studenter, free-lancere m.v. når de kan sannsynliggjøre at de må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsverv. Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste pr. time uten legitimasjon fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Det gis erstatning for opp til 7,5 time. Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste gjelder generelt når møtet starter før kl og for næringsdrivende i jordbruket når møtet starter før kl I enkelttilfeller kan det inngås avtale om at det gis erstatning for tapt arbeidsfortjeneste etter sats for tapt arbeidsfortjeneste uten legitimasjon, under forutsetning av at Eigersund kommune ikke taper økonomisk på dette. d. Innsending av krav om tapt arbeidsfortjeneste Alle krav oversendes snarest mulig til politisk sekretariat som forestår utbetalingen, fortrinnsvis på eget skjema. For at et krav om tapt arbeidsfortjeneste skal kunne utbetales til den 12 i den påfølgende måned, må det være innlevert til politisk sekretariat senest den 20 måneden før. For folkevalgte som fremmer krav om tapt arbeidsfortjeneste for flere utvalg, må det fremmes et krav for hvert enkelt utvalg/verv. Dette av regnskapsmessige årsaker. Krav om tapt arbeidsfortjeneste må være fremmet senest innen 1 kalenderår. e. Avtale med folkevalgtes arbeidsgivere. Kommunen kan inngå avtale med den folkevalgtes arbeidsgiver om å refundere den enkeltes arbeidstap pr. 6 mnd. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 210 av 262

211 Det forutsettes at kravene til dokumentasjon og attestasjon ivaretas på en tilfredsstillende måte Arbeidsgodtgjøring for politisk virksomhet jf. kommunelovens Disse bestemmelser gjelder bare for verv oppnevnt av Eigersund kommune herunder også kommunalt oppnevnte medlemmer i ikke-politiske styrer og lignende. Ordfører gis myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedrørende disse bestemmelser, og i spesielle tilfeller å fravike reglene. a. Ordførers arbeidsgodtgjøring (OAG) Årlig arbeidsgodtgjøring for ordfører (1/1 stilling) fastsettes med kr ,- over rådmannens lønn. Følgende gjelder i tillegg for stillingen: Medlemskap i kommunal pensjonsordning som for øvrige kommunalt ansatte. Ved sykdom, permisjoner og lignende, gjelder folketrygdens regler på samme vilkår om for kommunalt ansatte. Hovedtariffavtalens kap. 1, 10 Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikringer. Ordfører gis ikke årlig arbeidsgodtgjøring/møtegodtgjøring for deltakelse i kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i 1 ½ måned til ordfører ved fratredelse. Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. b. Varaordførers arbeidsgodtgjøring. Varaordfører gis anledning til frikjøp tilsvarende 30% av ordførers arbeidsgodtgjøring. Dette inkluderer også funksjon som ordfører i ordførerens ferie, med beredskapsplikt, men ikke oppmøteplikt. For øvrig gjelder samme vilkår for stillingen som for ordfører. Varaordfører gis ikke årlig arbeidsgodtgjøring/møtearbeidsgodtgjøring for deltakelse i kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Varaordfører skal ha felles kontor med gruppelederne i rådhusets 4 etasje og gis også tilgang til kommunens nettverk gjennom den etablerte hjemmekontorløsningen. c. Arbeidsgodtgjøring for andre verv. Arbeidsgodtgjøring (møtegodtgjørelse) for folkevalgte i Eigersund kommune fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. De folkevalgtes godtgjøring knyttes til den gjennomsnittlige årlige prosentvise lønnsøkningen til de ansatte i Eigersund kommune. Godtgjøringen reguleres 1.1. hvert år. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 211 av 262

212 6 Arbeidsgodtgjøring betales ut halvårlig, 12. mai for perioden 16. oktober april og 12. november for perioden 16. april 15. oktober. Ved leders fravær på et møte, utbetales leders arbeidsgodtgjøring til nestleder, evt. den som leder møtet om begge er fraværende. For ekstraordinære møter utenom vedtatt møteplan, med kortere varighet enn 1 time og færre saker enn 3, gis godtgjørelse tilsvarende fremmøte i enkeltsak for utvalget. (1) Leder av utvalg. Arbeidsgodtgjøring betales ut pr. møte med egen sats for utvalgsledere. Leder av planteknisk utvalg gis anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager til forberedelse av møter i året. (2) Medlemmer av kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Arbeidsgodtgjøring betales ut pr. møte, (3) Varafremmøte. For varamedlem som møter i fullt møte, gis arbeidsgodtgjøring for gjeldende møte. For varamedlem som møter i en eller flere enkeltsaker, gis det arbeidsgodtgjøring etter egen sats. (4) Gruppeledere For gruppeledere gis det kun årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats. I tillegg gis gruppeledere for de politiske partiene anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager i året. Gruppelederne skal ha felles kontor med varaordfører i rådhusets 4 etasje og gis også tilgang til kommunens nettverk gjennom den etablerte hjemmekontorløsningen. (5) Forretingsførende overformynder. For forretningsførerende overformynder, jf. lov om vergemål for umyndige 24, gis det årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats. (6) Spesielt for overtakstnemnd. Det år der overtakstnemnden behandler klager som følge av ny taksering av alle eiendommer i kommunen, gis overtakstnemnden godtgjørelse pr. møte på lik linje med takstnemnden. d. Følgende utløser ikke arbeidsgodtgjøring: Deltakelse i seminar, kurs, konferanser og lignende. Kommunalt ansatte som oppnevnes i ad-hoc utvalg i kraft av sin stilling Utvalgsmøter av inntil 1 times varighet umiddelbart før eller etter annet utvalgsmøte er den folkevalgte er medlem av begge utvalg. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 212 av 262

213 5. Reisegodtgjøring. Reisegodtgjøring for politisk virksomhet dekkes etter reglene for det kommunale reiseregulativ og i henhold til bestemmelser i kommuneloven Dekking av utgifter til IKT. Ikt-godtgjøring tilstås på følgende måte: Kommunestyremedlem/hovedutvalgsmedlem som ikke tilhører kommunestyret: Kr. 300 pr. år Formannskapsmedlem: 500 pr. år Leder hovedutvalg pr. år Gruppeleder i partiene pr. år Ordfører, varaordfører og ledere av hovedutvalg får mobiltelefon og internett-tilgang til disposisjon på de samme vilkår som for kommunalt ansatt i henhold til kommunalt reglement. Forretningsførende overformynder tilstås mobiltelefon på samme vilkår som for kommunalt ansatte i henhold til eget reglement for dette. 7. Omsorgsgodtgjøring. Folkevalgte som har omsorgsansvar for barn, syke, eldre og funksjonshemmede som trenger stadig tilsyn kan få dekket faktiske utgifter med i henhold til ved fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Øvre grense settes til 10 x timesatsen. Dette gjelder også inntil 3 timer for partienes gruppemøter før kommunestyremøter. Det leveres egenerklæring om utgifter eller kvittering fra stedfortreder for mottatt arbeidsgodtgjøring. Dersom det ikke leveres lønnsopplysninger for annen part, innberettes arbeidsgodtgjøringen til likningsmyndighetene på vedkommende folkevalgt. ~ o ~ Vedlegg 1: Vedlegg 1 - Satser - Oversikt over arbeidsgodtgjørelse for folkevalgte Eigersund. Vedlegg 2: Skjema Reiseregning/tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte. Vedlegg 3: Skjema Fravær på grunn av politisk arbeid kommunalt ansatte. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 213 av 262

214 Saker som avgjøres av utvalget Side 214 av 262

215 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1913 Journalpostløpenr.: 15/24146 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Espeland, Målfrid Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 088/15 Formannskapet Godkjenning av møteprotokoll fra Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Protokoll Formannskapet Protokoll Formannskapet Protokoll Formannskapet Protokoll Formannskapet Side 215 av 262

216 EIGERSUND KOMMUNE Formannskapet MØTEPROTOKOLL Utvalg: Formannskapet Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt: Kl. 10:00 16:00 Sak fra / til: 72/15 79/15 Følgende medlemer møtte: Omdal, Unn Therese Stangeland, Odd Egaas, Leif Erik Wetteland Skåra, Svanhild Haug, Morten Parti AP AP H H KrF Forfall Parti Følgende vara møtte Parti Lingeswaran, Thusanee AP Dahle, Tor AP Bjellås, Tommy FrP Ervik, May Helen Hetland FrP Stapnes, Arne H Carlsen, Bjørn H Tengesdal, Solveig Ege KrF Gunvaldsen, Bente Skåra KrF Berglyd, Ruth Evy SP Gya, Tor Olav SP Rake, Tor Inge V Kvassheim, Brit L. V Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak: Parti Merknad Merknader til møtet: Egaas, Leif Erik Ordfører Broch, Leif E. Utvalgssekretær Side 216 av 262

217 Saksliste Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 072/15 Spørsmål og orienteringer i møte Åpen 073/15 Godkjenning av møteprotokoll Åpen 074/15 Evaluering politisk struktur Åpen 075/15 Høring finansiering private barnehager Åpen 076/15 Høringssvar: sluttrapport Et NAV med muligheter Åpen 077/15 Høring forslag til sammenslåing av tingretter Åpen 078/15 Veinavn innenfor utbyggingsområdet på Hestnes Åpen 079/15 Referatsaker til formannskapets møte Åpen 2 Side 217 av 262

218 072/15 Spørsmål og orienteringer i møte Spørsmål og orienteringer: Behandling i Formannskapet Varaordfører stilte spørsmål om hva som er status for toalett på Låvaberget jf. tidligere sak om dette. Rådmannen orienterte om at dette ligger inne i den prioriterte listen over spillemidleranlegg. Det vil eventuelt være et budsjettspørsmål. Varaordfører stilte spørsmål om hva som er status for beredskapsteam mobbing og oppvekstkoordinator. Videre at beredskapsteamet synes å være for lite kjent i organisasjonen. Kultur og oppvekstsjefen orienterte om status og at oppvekstkooridnatoren som begynner i stillingen 1. september 15 vil ha beredskapsteamet som høy prioritet. Varaordfører stilte spørsmål ved om Eigersund kommune kan koordinere sine planleggingsdager inne skole og barnehager. Slik som det er nå kan det lett bli problematisk for foreldre som må ta fra når planleggingsdagene kommer fortløpende med barnehage først med to dager og så skole med to dager. Kultur og oppvekstsjefen orienterte om at dette er et større puslespill, med skyss og kommunalt reglement som deler av dette. En bedre koordinering vil bli vurdert. May Helen Ervik (FrP) viste til at Helse og omsorgsdepartementet har sendt ut brev om forsøksordning med statlig finansiering av eldreomsorgen. Det er en søknadsfrist på 1. desember og det kreves et kommunestyrevedtak i saken. Hun ba om at det ble lagt frem en politisk sak der dette ble vurdert. Formannskapet ba enstemmig om en sak. FS 072/15 Vedtak: Rådmannen legger frem en sak til kommunestyret, senest i oktober 2015, der forsøksordning med statlig finansiering av eldreomsorgen i regi av Helse og omsorgsdepartementet vurderes. Vedtaket er enstemmig. 073/15 Godkjenning av møteprotokoll Side 218 av 262 3

219 Protokoll fra forrige møte godkjennes Behandling i Formannskapet Votering: Protokollen enstemmig godkjent. FS 073/15 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 074/15 Evaluering politisk struktur Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. 2. Kommunestyret Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" ut. tas 3. Formannskapet Organisasjonsspørsmål. Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. 4. Formannskapet Innstilling til kommunestyret. Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. 5. Særskilt klagenemnd (SKL). Reglement for særskilt klagenemnd 4 2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. Politisk reglementet 6. Ordføreren 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. Side 219 av 262 4

220 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen eller den rådmannen bemyndiger på kommunens vegne. 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. 7. Fungerende ordfører. 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 2. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 3. I krise og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. 8. Ordføreren møte og talerett. Ordfører har møte og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. 9. "Sommerfullmakt" til ordføreren. 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles Side 220 av 262 5

221 med sms og e post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e post, må den sendes til kommunens offisielle e postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. 10. Saksforberedelser av ordføreren. Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes Innkalling til møte. "Siste avsnitt 4 1 Innkalling til møte endres slik: Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." Forslag. Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag Forespørsel. Reglementets 21 1 Forespørsel endres slik: 21 1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Reglementets 21 2 Spørsmål tas ut. Side 221 av 262 6

222 Interpellasjoner. Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e post, må den sendes til kommunens offisielle e postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune 16. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." 17. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. 18. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. 19. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300, pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr , De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300, til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. 20. Papirløse møter (nettbrett) Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Side 222 av 262 7

223 Representanter som ønsker trykte saksdokumenter kan etter søknad til ordfører også motta dette under forutsetning at det ikke påløper ekstra kostnader til distribusjon, forsendelse mm. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker nå vedkommende slutter og når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 21. Politisk eierskapsstyring Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. Rolleavklaringer. Opplæring. Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm Behandling i Formannskapet Slikt forslag ble foreslått av Gya, Tor Olav (Senterpartiet) "Punkt 20, 2 avsnitt strykes." Slikt forslag ble foreslått av Egaas, Leif Erik (Høyre) 1. "Varaordførerens stilling økes, til 60%. 2. Landbrukssaker og delingssaker flyttes tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 3. Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. Side 223 av 262 8

224 4. Satsene for godtgjørelse gjennomgås med tanke på revisjon." Votering: Gyas forslag enstemmig vedtatt. Ordførerens forslag punkt 1 første del vedtatt med 10 mot 1 stemme. (V) Ordførerens forslag andre del vedtatt med 8 mot 3 stemmer. (FrP+SP+V) Ordførerens forslag punkt 2 4 enstemmig vedtatt. Innstillingenes øvrige forslag enstemmig vedtatt. FS 074/15 Vedtak: 1. Kommunestyret Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. 2. Kommunestyret Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" tas ut. 3. Hovedutvalgsstruktur Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. 4. Formannskapet Organisasjonsspørsmål. Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. Landbrukssaker og delingssaker føres tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 5. Formannskapet Innstilling til kommunestyret. Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. 6. Særskilt klagenemnd (SKL). Reglement for særskilt klagenemnd 4 2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. Politisk reglementet 7. Ordføreren 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen eller den rådmannen bemyndiger på kommunens vegne. Side 224 av 262 9

225 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. 8. Fungerende ordfører. 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 2. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 3. I krise og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. 9. Ordføreren møte og talerett. Ordfører har møte og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. 10. "Sommerfullmakt" til ordføreren. 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles med sms og e post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. 11. Saksforberedelser av ordføreren. Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes Innkalling til møte. "Siste avsnitt 4 1 Innkalling til møte endres slik: Side 225 av

226 Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." Forslag. Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag Forespørsel. Reglementets 21 1 Forespørsel endres slik: 21 1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Reglementets 21 2 Spørsmål tas ut Interpellasjoner. Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e post, må den sendes til kommunens offisielle e postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune 17. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." 18. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. 19. Godtgjørelse til folkevalgte. Side 226 av

227 Satsene for godtgjørelsen gjennomgås med tanke på revisjon. 20. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. 21. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300, pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr , De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300, til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. 22. Papirløse møter (nettbrett) Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker når vedkommende slutter. Når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 23. Varaordfører Varaordførerens stilling økes til 60%. 24. Politisk eierskapsstyring Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. Rolleavklaringer. Opplæring. Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. Side 227 av

228 Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. 075/15 Høring finansiering private barnehager Rådmannens forslag til vedtak: Høringen sendes inn med rådmannen kommentarer som framlagt i saken Behandling i Formannskapet Møtet ble enstemmig lukket under en orientering om klagebehandling av private barnehager, jf. kl 31, nr 5 jf. offl 23. Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS 075/15 Vedtak: Høringen sendes inn med rådmannen kommentarer som framlagt i saken. Vedtaket er enstemmig. 076/15 Høringssvar: sluttrapport Et NAV med muligheter Rådmannens forslag til vedtak: Høringssvar oversendes Arbeids og sosialdepartementet Behandling i Formannskapet Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS 076/15 Vedtak: Høringssvar oversendes Arbeids og sosialdepartementet. Side 228 av

229 Vedtaket er enstemmig. 077/15 Høring forslag til sammenslåing av tingretter Rådmannens forslag til vedtak: Eigersund kommune, som fremtidsrettet regionsenter i Dalane, vil på det sterkeste tilrå at Dalane tingrett med lokalisering i Egersund opprettholdes som i dag. En utvidelse av Tingretten til også å omfatte et større geografisk nedslagsfelt her på Sør Vestlandet mellom Stavangerregionen og Kristiansandsregionen vurderes som positivt Behandling i Formannskapet Slikt forslag, fellesforslag fra alle partiene, ble foreslått av Gunvaldsen, Bente Skåra (Kristelig Folkeparti) Tillegg til rådmannens innstilling: "Eigersund kommune har hatt bystatus siden 1798 og plasseringen av domstolen har ikke bare hatt en praktisk betydning. En flytting av Tingretten vil være med å utarme distriktet både for viktig kompetanse men også som identitetsbærer og verdiformidler. En nedleggelse av tingretten vil være et svært dårlig signal for landets distriktspolitikk og spesielt med tanke på ønsket om et bærekraftig vitalt lokalsamfunn. Kort oppsummert vil en peke på følgende momenter som har betydning for opprettholdelse av Den lokale domstolen i regionen her: En lett tilgjengelig Tingrett for innbyggere og advokater i regionen at ordningen i dag er samfunnsøkonomisk lønnsomt en flytting kan bli en utfordring transportmessig byrde. en større enhet vil være mindre smidig Regionen mister kompetansearbeidsplasser Egen tingrett er et viktig symbol for regionen lokalkunnskap kommunereformen kan føre til helt andre strukturer et godt og likeverdig domstolstilbud i hele landet" Nytt dokument i saken: Skriv fra Advokatforeningen Sør Rogaland Krets v/styret av Høringsuttalelse til sammenslåing av Dalane tingrett og Jæren tingrett. (jpid: 15/23769). Votering: Rådmannens innstilling med fellesforslag fra alle partiene enstemmig vedtatt. FS 077/15 Vedtak: Eigersund kommune, som fremtidsrettet regionsenter i Dalane, vil på det sterkeste tilrå at Dalane tingrett med lokalisering i Egersund opprettholdes som i dag. En utvidelse av Dalane tingrett til også å omfatte et større geografisk nedslagsfelt her på Sør Vestlandet mellom Stavangerregionen og Kristiansandsregionen vurderes som positivt. Side 229 av

230 Eigersund kommune har hatt bystatus siden 1798 og plassering av domstolen har ikke bare hatt en praktisk betydning. En flytting av Tingretten vil være med å utarme distriktet både for viktig kompetanse men også som identitetsbærer og verdiformidler. En nedleggelse av tingretten vil være et svært dårlig signal for landets distriktspolitikk og spesielt med tanke på ønsket om et bærekraftig vitalt lokalsamfunn. Kort oppsummert vil en peke på følgende momenter som har betydning for opprettholdelse av Den lokale domstolen i regionen her: En lett tilgjengelig Tingrett for innbyggere og advokater i regionen at ordningen i dag er samfunnsøkonomisk lønnsomt en flytting kan bli en utfordring transportmessig byrde. en større enhet vil være mindre smidig Regionen mister kompetansearbeidsplasser Egen tingrett er et viktig symbol for regionen lokalkunnskap kommunereformen kan føre til helt andre strukturer et godt og likeverdig domstolstilbud i hele landet. Vedtaket er enstemmig. 078/15 Veinavn innenfor utbyggingsområdet på Hestnes Navneutvalgets forslag til vedtak: 1. Vei 2039 gis adressenavn Brekkå. 2. Vei 2040 gis adressenavn Torvknutveien. 3. Vei 2041 gis adressenavn Persknutveien. 4. Vei 2042 gis adressenavn Mikkelsknutveien. 5. Vei 1802 endres fra Tareveien til Knutaveien Behandling i Formannskapet Slikt forslag ble foreslått av Gya, Tor Olav (Senterpartiet) "5. Vei 1802 endres fra Tareveien til Knuteveien." Votering: Navneutvalgets innstilling punkt 1 4 enstemmig vedtatt. Navneutvalgets innstiling punkt 5 vedtatt med 9 mot 2 stemmer for Gyas forslag. (SP+V) FS 078/15 Vedtak: 1. Vei 2039 gis adressenavn Brekkå. 2. Vei 2040 gis adressenavn Torvknutveien. 3. Vei 2041 gis adressenavn Persknutveien. 4. Vei 2042 gis adressenavn Mikkelsknutveien. 5. Vei 1802 endres fra Tareveien til Knutaveien. Side 230 av

231 Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. 079/15 Referatsaker til formannskapets møte De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 025/15 Revisjon av politivedtektene 026/15 Høring endringer i inndelingsloven og kommuneloven 027/15 Høring om endringer i alkoholloven salg av utvalgte produkter over 4,7 volumprosent alkohol direkte fra produsent 028/15 Dalane Kystutvikling AS årsberetning og regnskap /15 Årsak til behov for fordrøyningsbasseng i Egersundshallen 030/15 Den nasjonale frivillighetsprisen /15 Referat fra møte i KFU mandag 8. juni /15 Rammeavtale leie av lokaler til kommunestyremøter Behandling i Formannskapet FS 079/15 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 16 Side 231 av 262

232 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 611, TI &55 Arkivsaksnr.: 09/1444 Journalpostløpenr.: 15/22843 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Teknisk avdeling Teknisk stab Bakken, Åshild Prosjektleder aashild.bakken@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 089/15 Formannskapet Utbygging av delfelt B25 B28 i Hestnes Sammendrag: Mellom delfeltet der Norrøn Bolig har stått for utbyggingen (Mortensknutveien) og delfelt 1, der kommunen har vært byggherre, ligger et delfelt som foreløpig ikke er bygget ut. Til veinettet i feltet grenser det 4 kommunale og 11 private eneboligtomter. De fleste av de private tomtene har Norrøn Bolig hånd om eller avtale med grunneier om. Norrøn Bolig er interessert i at infrastrukturen i feltet bygges ut så snart som mulig, slik at de får tilgang til de private tomtene. Det må politisk avgjøres hvem som skal bygge ut infrastrukturen, og hva som skal skje med de fire kommunale tomtene. Det er ulike måter å gjennomføre utbyggingen på, noe denne saken tar for seg. Utfordringen ligger i fordeling av kostnader og dekning av kostnader til overordnet infrastruktur. Ut i fra en samlet vurdering har Rådmannen kommet frem til et forslag til vedtak som innebærer at Norrøn Bolig forestår utbygging av infrastrukturen i delfeltet. De fire tomtene som kommunen eier bør legges ut for salg til høystbydende, for å få best mulig økonomisk uttelling for delfeltet. Kostnader for delfeltsutbyggingen fordeles på de 15 tomtene som blir byggeklare som følge av utbyggingen. Refusjon for overordnet infrastruktur avskrives på grunnlag av de juridiske forholdene knyttet til delfeltet. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Delfelt B25 B28 opparbeides ved at Norrøn Bolig bygger infrastrukturen, og får refundert kostnadene for de kommunale tomtenes andel av delfeltsutbyggingen fra kommunen. 2. De fire kommunale tomtene i B25 B28 legges ut for salg til høystbydende på det åpne markedet. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken avgjøres av Formannskapet. Side 232 av 262

233 Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Andre opplysninger / fakta i saken: Feltene B25, B26, B27 og B28 i reguleringsplanen for Rundevoll Hestnes ligger lokalisert mellom Mortensknutveien og den nye samleveien gjennom Hestnesfeltet. Infrastrukturen består av ca 400 meter vei, med tilhørende vann og avløpsledninger. 75 meter av veien er regulert felles (privat) og 65 meter er regulert gangvei. Adkomsten til delfeltet er regulert via Mortensknutveien. En eksisterende adkomst til feltet, der tre oppførte boliger har sin adkomst, skal stenges som kjøreadkomst fra Hestnesveien. Kommunen eier 3 hele tomter i feltet. I tillegg er to tomter delvis eiet av kommunen, delvis av Norrøn Bolig. En avtale om fordeling av arealene slik at det blir hele tomter, må inngås mellom de to partene. I forhandling om arealene må det også tas hensyn til at deler av veiarealet ligger på privat grunn. Kostnadene for utbygging av infrastrukturen i delfeltet er kalkulert til ca 6 millioner kroner. I følge det politiske vedtaket, er prinsippet at nye tomter som ligger til veien, og som blir byggeklare som følge av tiltaket, deler på kostnadene for delfeltsutbyggingen. Kostnaden per tomt blir da ca , kroner. Dette er en påregnelig kostnad for infrastruktur for en boligtomt. I tillegg er det vedtatt et prinsipp om at overordnet infrastruktur for hele feltutbyggingen i Hestnes (samlevei, høydebasseng, strøm og kvartalslekeplasser) skal fordeles på alle nye boenheter innenfor planen, etter et vekttallsprinsipp. Denne kostnaden er i dag på ca , kroner for en eneboligtomt. En samlet kostnad på ca , kroner per tomt i infrastrukturkostnader, er et høyt beløp. I tillegg kommer opparbeidelse av den enkelte tomt. Verdien på kjøp av råtomt er heller ikke medtatt i regnestykket. For kommunens del ble de kommunale tomtene kjøpt på slutten av 70 tallet. Denne beregningsmetoden, med betaling for både delfeltskostnad og overordnet infrastruktur, baserer seg for øvrig på at det frivillig inngås en avtale om betaling av anleggsbidrag med hver av tomteeierne. En alternativ beregningsmetode for fordeling av kostnader, er refusjon etter reglene i Plan og bygningsloven (Pbl). Dette er en komplisert beregning, som avhenger av flere faktorer. En av faktorene er refusjonsenheten, som refererer seg til det området som bygges ut. I følge 18 4 i Pbl skal utgiftene for opparbeidelse av refusjonsenheten fordeles på arealer som er refusjonspliktige til enheten. I praksis er dette ubebygde tomter som blir byggeklare som følge av tiltaket. Fordelingen av refunderbare utgifter skal skje med en halvpart på hver av faktorene tomteareal og tillatt utnytting. Ved tidligere refusjonsberegninger har vi vurdert hele utbyggingen av etappe 1 i Hestnes som én refusjonsenhet. Ved å beregne refusjonsenheten på denne måten, vil refusjonen for de 15 tomtene variere fra , til nesten 1 million kroner, og samlet refusjonssum er ca 5,1 millioner. Årsaken til de høye refusjonsbeløpene er at noen av eneboligtomtene har et stort areal. De store forskjellene gjenspeiler ikke gevinsten den enkelte tomt får av utbyggingen. Refusjon etter reglene i Pbl kan kreves med hjemmel i lovverket, uten at den enkelte tomteeier trenger signere på en avtale. Det fordrer imidlertid at tiltakene som skal utføres faktisk er refusjonsberettigede. Utfordringen med dette feltet, er at det er lokalisert slik at det ikke er avhengig av de faktorene vi har definert som overordnet infrastruktur. I følge reglene i Pbl er det utgifter som har vært nødvendige for oppfyllelse av kravet om vei, vann og avløp som kan kreves refundert. Feltet er ikke avhengig av samleveien, da det er regulert med adkomst fra Mortensknutveien. Feltet ligger så lavt at det ikke er avhengig av vanntrykk fra høydebassenget. Feltet kan også få strøm fra en eksisterende trafostasjon som ligger i Mortensknutveien. Eneste fellesutgift som kan tilskrives feltet, er kvartalslekeplassene. Lokaliseringen av feltet gjør at det ikke kan kreves at disse tomtene er med å dekke utgiftene til overordnet infrastruktur. Innkreving av refusjon etter Pbl vil gi en betydelig prosessrisiko i et Side 233 av 262

234 eventuelt møte med rettsapparatet. Rådmannen vil ikke anbefale at denne saken prøves rettslig. Eneste måten å få refundert utgifter til overordnet infrastruktur, i tillegg til kostnadene til delfeltsutbyggingen, er en frivillig avtale om anleggsbidrag. Rådmannen anser det som lite realistisk at de private tomteeierne vil signere på en avtale som gir en mye høyere kostnad enn det som kan kreves refundert etter reglene i Pbl. Norrøn Bolig har sagt at de ikke er interessert i å signere en avtale om anleggsbidrag for sine tomter. Vi hadde samme problemstilling om refusjon av overordnet infrastruktur knyttet til tomtene i Mortensknutveien. Advokater på begge sider av forhandlingsbordet var med på mange runder med forhandlinger mellom kommunen og utbygger. Eneste grunnen til at vi da kom i land med en frivillig avtale om betaling av anleggsbidrag for alle 31 tomtene i feltet, var at vi hadde et Kommunestyrevedtak om at Larsen og Bjørkeland (nå Norrøn Bolig) skulle få kjøpe de 13 kommunale tomtene i feltet. Rådmannen ser ikke annen tilnærming for å få bygd ut delfeltet enn at tomtene i B25 B28 kun dekker kostnadene til delfeltsutbyggingen, og ikke overordnet infrastruktur. Kostnadene til overordnet infrastruktur bør søkes dekket i størst mulig grad ved å legge tomtene ut for salg til høystbydende. Det finnes et tredje alternativ der kommunen selger sine fire tomter til Norrøn Bolig, som så bygger ut infrastrukturen i feltet. Dersom kommunen skal få refundert overordnet infrastruktur for alle de 15 tomtene, samt å ta inn gevinsten for disse fire tomtene, vil prisen for de fire kommunale tomtene beløpe seg til ca 6,8 millioner kroner. Det er et beløp Norrøn Bolig har sagt de ikke er villige til å betale for fire råtomter, og i tillegg måtte opparbeide infrastrukturen beregnet til 6 millioner. Det kan trekkes fra et beløp for disse tomtenes andel av Mortensknutveien, som de skal benytte som adkomst, men beløpet vil uansett bli høyt per enhet. De tre alternativene som fremstår som aktuelle for utbygging av dette delfeltet er følgende: A. Kommunen bygger infrastrukturen og søker innkrevet refusjon gjennom enten en frivillig avtale om anleggsbidrag eller etter reglene i Pbl fra de private tomteeierne. B. Norrøn Bolig bygger infrastrukturen og får refundert kostnadene for de kommunale tomtene fra kommunen. De fire kommunale tomtene legges ut for salg på det åpne markedet. C. Norrøn Bolig får kjøpe de fire kommunale tomtene, og styrer selv utbygging av delfeltet. Rådmannens vurderinger: Gitt forutsetningen om den geografiske plasseringen av feltene B25 B28, og de juridiske forholdene knyttet til refusjon for opparbeidelse av infrastruktur, anser Rådmannen det for vanskelig å få refundert overordnet infrastruktur for de 11 private tomtene. Norrøn Bolig er interessert i å få bygget ut feltet så raskt som mulig. Kommunen har 12 andre eneboligtomter som straks skal legges ut for salg, og har ikke like stort behov for å gå i gang med feltet. Det må også forskutteres budsjettmidler og allokeres ressurser til prosjektledelse, hvis kommunen skal være utbygger. Den løsningen som framstår som mest hensiktsmessig, tatt forholdene i betraktning, er at Norrøn Bolig bygger ut og bekoster infrastrukturen, og får refundert kommunens andel av kostnadene for de fire tomtene. De fire tomtene må også betale sin andel av opparbeidelse av Mortensknutveien. For å få best utnyttelse av delfeltet økonomisk, bør tomtene legges ut for salg til høystbydende. Alternativt kan tomtene selges til fast pris etter prinsippet førstemann til mølla. Dette er den løsningen også Norrøn Bolig finner mest hensiktsmessig, slik at de kan styre utbyggingen med en fremdriftsplan de selv rår over. For refusjon fra Staten for merverdiavgiften, kan det inngås en justeringsavtale, slik vi har gjort med andre private utbyggere. Side 234 av 262

235 Universell utforming: Ikke aktuelt for denne saken. Økonomiske konsekvenser: Kostnad for opparbeidelse av delfeltet bestående av B25 B28 er beregnet til ca 6 millioner kroner. Det er 15 eneboligtomter som vil bli byggeklare som følge av utbyggingen, hvorav 4 er kommunale tomter. Alle 15 tomtenes andel av overordnet infrastruktur beløper seg til ca 5,1 millioner kroner. Gitt de juridiske forholdene knyttet til refusjon av overordnet infrastruktur for disse tomtene, vurderer Rådmannen det som lite sannsynlig at disse utgiftene kan kreves inn. De kompliserte refusjonsreglene og juridiske forhold knyttet til innkreving av refusjonen har vært gjenstand for flere runder med forhandlinger og avklaringer hos advokater. Dette var forhold som ikke var utredet da fordelingen av kostnadene til overordnet infrastruktur ble vedtatt. Gevinst for salg av de kommunale tomtene er beregnet ved å fordele total gevinst for salg av tomter i Hestnes, basert på uavhengig takst fra 2010, på samme måte som kostnadene er fordelt. De fire tomtene i dette delfeltet har en estimert gevinst på ca 1,7 millioner kroner. Tomtene kan trolig innkassere en høyere pris ved å selge dem til høystbydende. Salgsinntektene vil gå til dekning av infrastrukturkostnader. Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: 1. Eigersund kommune står for utbygging av delfelt B25 B Refusjon for kostnader knyttet til kommunal utbygging av delfeltet dekkes gjennom en frivillig avtale om anleggsbidrag eller reglene i Plan og bygningsloven. 3. Refusjon for overordnet infrastruktur forsøkes innkrevet gjennom reglene i Plan og bygningsloven. 4. De kommunale tomtene selges til fast pris etter prinsippet førstemann til mølla. 5. Norrøn Bolig tilbys å kjøpe de fire kommunale boligene, til en pris som fremforhandles mellom et kommunalt forhandlingsutvalg og Norrøn Bolig, og bygger ut infrastrukturen i delfeltet. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Kart tomter B25 til B28 Side 235 av 262

236 Side 236 av 262

237 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1913 Journalpostløpenr.: 15/24147 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Espeland, Målfrid Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 090/15 Formannskapet Referatsaker til formannskapets møte Kopi av ulike skriv/meldinger som legges frem for utvalget til orientering. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 033/15 Søknad om kjøp av tomt 034/15 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger september /15 Høring innføring av et register for offentlig støtte 036/15 Etablering av botiltak i kommunen Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 237 av 262

238 EIGERSUND KOMMUNE Helse og omsorgsstaben Helse og omsorgsstaben Internt notat Vår ref.: 15/23929 / 14/2496 / FE 611, TI &70 Dato: Saksbehandler: Steinsholt, Nina Bolme Direkte telefon: / E post: nina.bolme.steinsholt@eigersund.kommune.no Formannskapet Søknad om kjøp av tomt Kommunen har den motatt søknad fra en foreldregruppe for funksjonshemma ungdommer vedr kjøp av kommunal tomt. Saksbehandlingen må gjøres i et samarbeid mellom helse og omsorg og teknisk etat. Avdelingen har dessverre ikke Saken vil bli fremmet i formannskapsmøte Med vennlig hilsen Steinsholt, Nina Bolme Kommunalsjef helse og omsorg Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Kopi til: Ketil Helgevold Rådmann Stab/SEN Åshild Bakken Prosjektleder Sidsel Margrethe Salvesen Programleder boligsosialt velferdsprogram Besøksadresse: Telefon: Postadresse: Postboks 70, 4379 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 238 av 262

239 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Planteknisk utvalg, Kontrollutvalget Formannskapet Vår ref.: 15/24236 / 14/220 / FE 033 Dato: Saksbehandler: Haugstad, Randi Direkte telefon: / E post: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Deres ref.: / Rapportering på vedtatte politiske bestillinger september 2015 Det rapporteres kun til hovedutvalget. Hovedutvalget er det utøvende leddet for kommunestyret og er de som skal innstille til kommunestyret. Det er kun en oversikt og den er fra rådmannen dette da politikerne kun kjenner rådmannen. Dersom en sak ikke kan leveres iht frist skal hovedutvalget så tidlig som mulig og før fristen er overskredet ha et notat som referatsak som forklarer årsak og ny fremdrift. Referatsaksnr/dato og ny leveringsdato føres inn i oversikten. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 239 av 262

240 2 Utvalgs saksnr./ dato Sak og vedtak Frist. Saksbeh. KS-100/12/ FS-98/ Budsjett Energi og klimaplan for lister opp en rekke konkrete tiltak som krever gjennomføring innen gitte frister. Februar 2014 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger RS 3 (13/31205) Høsten 2015 Anne Grethe Woie/ a. Rådmannen legger fram sak som tar for seg de viktigste forslag til tiltak i del II, vurderer kostnader, mulig gjennomføring gjennom omdisponering av avsatte budsjettmidler innenfor respektive avdelinger, samt forslag til prioriteringer hvor klimaeffekt av tiltakene i forhold til kostnad for gjennomføring tillegges størst vekt med nevnte innhold i løpet av Mai 2014 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger (14/15388) KS 78/ Budsjett 2014 økonomiplan Innen KS legger Rådmannen fram en utredning om etablering av felles base for Teknisk Avdeling, der også samlokalisering av Brannvesenet inngår. Lokalisering avklares først politisk. Mai 2014 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger (14/15486) Budsjett 2015 økonomiplan Formannskapet , kommunestyret Anne Grethe Woie KS 31/ Kommunestyrets vedtak sak 30/15: 1.Utvalget mener at med henvisning til pkt 1 i kommunestyrets vedtak i sak KS 027/14 så er ikke oppgaven besvart i tråd med bestilling. De to alternativ som er foreslått er ikke på kommunal eid grunn. 2.Utvalg mener videre at det blir prinsipielt feil hvis en skulle bestemme lokalisering på annen manns grunn uten at det på forhånd er inngått skriftlige avtaler om dette. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 240 av 262

241 3 Saken foreslås derfor returnert til rådmann med henstilling om ny behandling som er mer i tråd med bestilling fra kommunestyret. KS 78/ KS 30/ Budsjett 2014 økonomiplan Rådmannen legger frem en sak høsten 2014, der alternative organiseringsformer av hele, eller deler av, teknisk avdeling vurderes. Rådmannen vurderer spesielt å organisere vann og avløp i et eget kommunalt foretak. Budsjett 2015 økonomiplan Rådmannen legger fram en sak senest mai 2015, der alternative organiseringsformer av hele, eller deler av, teknisk avdeling vurderes. Rådmannen vurderer spesielt å organisere vann og avløp i et eget kommunalt foretak. Formannskapet , kommunestyret Anne Grethe Woie Kommunestyrets vedtak sak 30/15: 1.Arbeidsgruppens anbefalinger tas til orientering. 2.Videre utredning bør ses i sammenheng med kommunereform prosessen. 3.Rådmann nedsetter en bred sammensatt arbeidsgruppe evtentuelt også med utenforstående resurser etter kommunevalget i høst. 4.Gruppas mandat vil være å fremme en oppdatert sak vedrørende alternativt organisering, herunder også opprettelse av egne selskaper. Rådmannen fremmer en ny sak innen august 2016 som omhandleralternative organiseringer og forslag til fremdrift. 5.Det nedsettes en arbeidsgruppe som utreder etablering av et kommunalt boligkontor. KS 78/ Budsjett 2014 økonomiplan I løpet av våren 2014 legges det fram en sak der investering i og leasing av driftsmidler vurderes på generelt grunnlag. Våren 2014 Anne Grethe Woie/Tore L. Oliversen Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 241 av 262

242 4 K 72/ Budsjett 2015 økonomiplan I løpet av våren 2015 legges det fram en sak der investering i og leasing av driftsmidler vurderes på generelt grunnlag. Høsten 2015 KS 78/ Budsjett 2014 økonomiplan Rådmann legger i løpet av 2014 frem sak om Eigersund kommunes eventuelle medlemskap i stiftelsen Miljøfyrtårn. I løpet av 2015 Anne Grethe Woie/Jone Omdal KS 78/ Budsjett 2014 økonomiplan Rådmannen legger fram en sak der ordningen Forsterket SFO evalueres, senest til formannskapets møte i juni Evalueringen skal bla omhandle: Ordningen med forsterket SFO vurdert opp i mot andre kommunale ordninger, som f eks avlastningstilbud Økonomiske forhold slik som ordningen fungerer i dag og for eventuelle alternative løsninger Hvordan ordningen oppleves av brukerne / foresatte. Erfaringer / ordninger i andre kommuner som er sammenlignbare med Eigersund kommune Lov og hjemmelsgrunnlag. Sak om SFO oktober 2015, klar til skolestart 2016 Eivind Galtvik FS 88/ Oppsøkende behandlingsteam i Dalane (OBD) 3. Rådmannen legger frem en status for oppfølging av OBD prosjektet, jf. punkt 2, senest i formannskapet møte i november Sak til FS Nina Bolme Steinsholt KS 053/ Utbygging på Hestnes prisfastsetting av kommunale tomter 4. Rådmannen legger frem en sak om innfletting av ungdomsboliger i BB feltene. Anne Grethe Woie/Åshild Bakken Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 242 av 262

243 5 KS 060/ Forvaltningsrevisjonsrapport byggesak1. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp de anbefalingene til forbedringer som fremgår av rapporten og spesielt ha fokus på følgende: Nyttegjøre seg av hele effektiviseringspotensialet i Byggsøk. Leie inn sommervikarer/studenter til å digitalisere eldre reguleringsplaner med kartvedlegg. Plan og tidshorisont for oppdatering av eldre reguleringsplaner. Slik plan fremlegges for kommunestyret som egen sak Anne Grethe Woie/Jarle Valle/Dag Kjetil Tonheim KS 069/ Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Eigersund kommune Det legges frem en sak om status og fremdrift i forhold til tiltak i ROS analysen til kommunestyrets junimøte KHE KS 075/ Prosjekt for forvaltningsrevisjon integrering Kommunestyret ber administrasjonen følge opp de anbefalinger til forbedringer som fremgår av rapporten "Forvaltningsrevisjon av kommunens integreringsarbeid" gjennom utarbeidelse av en handlingsplan som ferdigstilles innen 1. desember Plangruppa tar sikte på å ferdigstille planen våren 2015 Legges frem våren FS fikk notat om saken Nina Bolme Steinsholt KS-082/ Opplevelseskortet 2. Ordningen med opplevelseskortet evalueres våren Oktober 2015 Eivind Galtvik/ Ingunn Sjøen/Jane Rasmussen Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 243 av 262

244 6 K-71/ Det settes av kroner til arkeologiske undersøkelser ved Hellvik skole. Rådmann fremmer egen sak på dette forhold. I løpet av 2015 Anne Grethe Woie/Jone Omdal K-72/ Budsjett økonomiplan I løpet av 2015 utredes og ev. iverksettes en utleieordning av (el ) sykler til selvkost. Syklene skal være tilgjengelig ved jernbanestasjonen. I løpet av 2015 Nina Bolme Steinsholt/ Stian Hiim K-72/ Budsjett økonomiplan Rådmannen fremlegger en sak til formannskapet innen som omhandler endringer i strukturen innen eldreomsorgen. Ombygging av serviceleiligheter til omsorgsboliger, tiltak for at eldre kan bo lenger hjemme, utbygging med borettslagsmodell og behovet for sykehjemsplasser fremlegges med alternative løsninger. Saken legges frem i formannskapet Nina Bolme Steinsholt K-72/ Budsjett økonomiplan Rådmannen fremmer en egen sak, i løpet av 2015, som tar for seg driftsmessige utfordringer, fremdrift, bemanning, praktisk gjennomføring og arbeidsmetode for omtaksering av eiendomsskatten. Sak fremmes for FS den Anne Grethe Woie/Johnny Monsen K-72/ Budsjett økonomiplan b Rådmannen fremmer sak om konkrete forslag til driftsreduksjoner til formannskapets møte og kommunestyrets møte Formannskapets møte og kommunestyrets møte K-72/ Budsjett økonomiplan C Kommunestyret ber om konkrete effektiviseringstiltak i en egen sak til formannskapets møte og kommunestyrets møte Formannskapets møte og kommunestyrets møte Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 244 av 262

245 7 8 d Kommunestyret ber om at vurderingene tar utgangspunkt i KOSTRA tall for tilsvarende kommuner, med lavere driftsutgifter for samme tjenesteproduksjon. Det fremmes forslag for å nå et lavere driftsnivå tilsvarende kommuner som har lavere driftsutgifter. K-72/ Budsjett økonomiplan Rådmannen fremmer en egen sak, innen mars 2015, som tar for seg et underskudds fond innen kultur. Målet med fondet er at festivaler og kultur arrangementer i forkant skal kunne søke om underskuddskapital. K 80/ Egenbetalingssatser helse og omsorg 4. Rådmannen legger frem en sak til kommunestyret våren 2015 om fakturering av transport for utviklingshemmede til og fra Uninor og voksenopplæringssenteret. Formannskapet , kommunestyret Nina Bolme Steinsholt/ Sigrund Berge Midbrød KS 009/15 Internkontroll og informasjonssikkerhet foreløpig kontrollrapport fra Datatilsynet Når alle avvik er dokumentert lukket overfor Datatilsynet, iht til pålegg, fremmes det en orienteringssak til kommunestyret om personvern, informasjonssikkerhet og internkontroll. KS 009/ Internkontroll og informasjonssikkerhet foreløpig kontrollrapport fra Datatilsynet 6. Når alle avvik er dokumentert lukket overfor Datatilsynet, iht til pålegg, fremmes det en orienteringssak til kommunestyret om personvern, informasjonssikkerhet og internkontroll. Avhengig av frister fra Datatilsynet. Leif E Broch Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 245 av 262

246 8 Med vennlig hilsen Haugstad, Randi Politisk sekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 246 av 262

247 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 15/ Høring - innføring av et register for offentlig støtte I henhold til EØS-avtalens regler om offentlig støtte er Norge forpliktet til å innføre et register for offentlig støtte innen 1. juli Nærings- og fiskeridepartementet sender med dette på høring forslag til endringer i lov 27. november 1992 nr. 117 om offentlig støtte, for å gjennomføre Norges EØS-rettslige forpliktelse. Departementet foreslår at det innføres en plikt for støttegivere til å registrere opplysninger om offentlig støtte i et nasjonalt register, i tråd med Norges EØS-rettslige forpliktelser. Det foreslås også at departementet gis forskriftsmyndighet til å fastsette hva som er registreringspliktig, samt utfyllende bestemmelser om registreringsplikten. Innføringen av registreringsplikten nødvendiggjør også visse endringer i skatte- og avgiftslovgivningen. Forslag til endringer i særavgiftsloven, motorkjøretøy- og båtavgiftsloven, ligningsloven og merverdiavgiftsloven er derfor utarbeidet i samråd med Finansdepartementet. Høringsfristen er 1. oktober Høringsuttalelser kan sendes til Nærings- og fiskeridepartementet per post eller e-post: postmottak@nfd.dep.no. Høringsuttalelsene vil bli lagt ut på departementets hjemmeside. Vi ber om at adressatene forelegger høringsbrevet med vedlegg for berørte underliggende etater og direktorater som ikke er oppført på adressatlisten. I tillegg til høringsinstansene på adresselisten er brevet sendt til alle kommuner. Høringsbrevet med vedlegg er tilgjengelig på regjeringen.no: Postadresse Besøksadresse Telefon* Konkurransepolitisk Saksbehandler Postboks 8090 Dep Akersgata avdeling Hanne Buch 0032 Oslo Org.nr postmottak@nfd.dep.no Side 247 av 262

248 Bakgrunn Formålet med registeret er å skape mer åpenhet rundt offentlig støtte, blant annet slik at foretak kan følge med på om konkurrenter mottar offentlig støtte. Det vil også bli enklere for offentlige myndigheter som vurderer å gi offentlig støtte, å få informasjon om foretaket har mottatt annen offentlig støtte som må tas med i beregningen for å sikre at regelverket overholdes. Registreringsplikten gjelder kun offentlig støtte som faller inn under EØS-avtalen. Forpliktelsen vil dermed gjelde støtte som er notifisert til og godkjent av EFTAs Overvåkningsorgan (ESA), samt støtte som er meldt til ESA i henhold til gruppeunntaksforordningen. Det er kun støtte til et foretak som er på euro eller mer som skal registreres. Det utredes for tiden om det er hensiktsmessig for Norge å benytte seg av et felles register for EØS-EFTA landene, eller om det skal utvikles en nasjonal løsning. Det legges vekt på å finne den mest brukervennlige løsningen for støttegiverne, som innebærer minst mulig administrativ byrde. Uavhengig av hvilken løsning som velges vil støttegivers forpliktelse være den samme. Departementet vil komme tilbake med mer informasjon om registeret på et senere tidspunkt. Departementet ber alle støttegivere om å foreta nødvendige forberedelser for å sikre at registreringspliktig offentlig støtte kan føres inn i registeret innen 1. juli Dette innebærer at støttegivere må sikre at de har oversikt over hvilke foretak som mottar offentlig støtte på euro eller mer. Med hilsen Monica Wroldsen (e.f.) avdelingsdirektør Hanne Buch seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Finansdepartementet Side 2 Side 248 av 262

249 Adresseliste Arbeids- og sosialdepartementet Postboks 8019 Dep 0030 OSLO likestillings- og inkluderingsdepartementet Postboks 8036 DEP 0030 OSLO Barne- Forsvarsdepartementet Postboks 8126 DEP 0032 OSLO Helse- og omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep OSLO Klima- og miljødepartementet Postboks 8013 Dep 0030 OSLO Kommunal- og moderniseringsdepartementet Postboks 8112 Dep 0032 OSLO Kulturdepartementet Postboks 8030 DEP 0030 OSLO Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 DEP 0032 OSLO Landbruks- og matdepartementet Postboks 8007 Dep 0030 OSLO Olje- og energidepartementet Postboks 8148 Dep 0033 OSLO Samferdselsdepartementet Postboks 8010 DEP 0030 OSLO Statsministerens kontor Postboks 8001 DEP 0030 OSLO Utenriksdepartementet Postboks 8114 DEP 0032 OSLO Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 OSLO Aust-Agder fylkeskommune Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL Buskerud fylkeskommune Postboks DRAMMEN Finnmark fylkeskommune Fylkeshuset 9815 VADSØ Hedmark fylkeskommune Postboks 4404 Bedriftssenteret 2325 HAMAR Hordaland fylkeskommune Postboks BERGEN Møre og Romsdal fylkeskommune Julsundveien 9 Fylkeshuset 6412 MOLDE Nordland fylkeskommune Prinsens gate BODØ Nord-Trøndelag fylkeskommune Seilmakergata 2 Fylkets hus 7725 STEINKJER Oppland fylkeskommune Postboks LILLEHAMMER Oslo kommune RÅDHUSET 0037 OSLO Rogaland fylkeskommune Postboks 130 Sentrum 4001 STAVANGER Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen LEIKANGER Sør-Trøndelag fylkeskommune Postboks 2350 Sluppen 7004 TRONDHEIM Telemark fylkeskommune Postboks SKIEN Troms fylkeskommune Postboks TROMSØ Vest-Agder fylkeskommune Postboks 517 Lundsiden 4605 KRISTIANSAND S Vestfold fylkeskommune Svend Foyns gate TØNSBERG Side 3 Side 249 av 262

250 Adresseliste Østfold fylkeskommune Postboks SARPSBORG Hovedorganisasjonen Virke Boks 2900 Solli 0230 OSLO Næringslivets hovedorganisasjon PB 5250 Majorstuen 0303 OSLO Kommunesektorens organisasjon Postboks 1378, Vika 0114 OSLO Innovasjon Norge Postboks 448 Sentrum 0104 OSLO Norges forskningsråd Postboks LYSAKER Enova SF Postboks 5700 Sluppen 7437 TRONDHEIM Direktoratet for Postboks 8034 DEP utviklingssamarbeid (NORAD) 0030 OSLO Direktoratet for forvaltning og IKT Postboks 8115 Dep 0032 OSLO Side 4 Side 250 av 262

251 Fra: Fosby Geir Sendt: 2. juli :21 Til: Buch Hanne Gjerde Kopi: Fosby Geir Emne: Høring - innføring av et register for offentlig støtte Vedlegg: Oversendelsesbrev og høringsinstanser.docx; Høringsnotat - register for offentlig støtte.pdf Nærings- og fiskeridepartementet oversender herved forslag til lovendringer for å innføre et register for offentlig støtte. Høringsfristen er 1. oktober Departementet ber om at eventuelle høringsuttalelser legges inn på regjeringen no på følgene lenke: < /id /> Det er også mulig å sende høringsuttalelser til Nærings- og fiskeridepartementet per post eller e-post: postmottak@nfd.dep.no <mailto:postmottak@nfd.dep.no>. Høringsuttalelsene vil bli lagt ut på departementets hjemmeside. Se vedlagte saksdokumenter (oversendelsesbrev og høringsnotat) Svar på denne forsendelsen, eller ny henvendelse, sendes på e-post til fellesadressen postmottak@nfd.dep.no <mailto:postmottak@nfd.dep.no> Med hilsen Nærings- og fiskeridepartementet Postboks 8090 Dep N-0032 Oslo Telefon E-post: postmottak@nfd.dep.no <mailto:postmottak@nfd.dep.no> Nett: < Side 251 av 262

252 Høringsnotat 1. juli 2015 Forslag til lovendringer for å innføre et register for offentlig støtte Side 252 av 262

253 Innhold 1 Høringsnotatets hovedinnhold Bakgrunn Gjeldende rett lov om offentlig støtte Nærings- og fiskeridepartementets forslag Pliktsubjektet Omfanget av registreringsplikten Når oppstår registreringsplikten? Konsekvensene av at støtte ikke føres inn i registeret Forholdet til den årlige rapporteringsforpliktelsen Endringer i skatte- og avgiftslovgivningen Økonomiske og administrative konsekvenser Forslag til lovendringer... 8 Side 253 av 262

254 1 Høringsnotatets hovedinnhold Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) sender med dette på høring et forslag til endringer i lov 27. november 1992 nr. 117 om offentlig støtte, for å gjennomføre Norges EØS-rettslige forpliktelse til å innføre et nasjonalt register for offentlig støtte. Departementet foreslår at det innføres en plikt for støttegivere til å registrere opplysninger om offentlig støtte i et nasjonalt register, i tråd med Norges EØS-rettslige forpliktelser. Det foreslås også at departementet gis forskriftsmyndighet til å fastsette hva som er registreringspliktig, samt utfyllende bestemmelser om registreringsplikten. Innføringen av registreringsplikten nødvendiggjør visse endringer i skatte- og avgiftslovgivningen. Forslag til endringer i særavgiftsloven, motorkjøretøy- og båtavgiftsloven, ligningsloven og merverdiavgiftsloven er derfor utarbeidet i samråd med Finansdepartementet. 2 Bakgrunn I medhold av EØS-avtalen er Norge forpliktet til å innføre og følge de samme reglene om offentlig støtte som i EU innenfor EØS-avtalens virkeområde. Hva som omfattes av regelverket om offentlig støtte er definert i EØS-avtalen artikkel 61 første ledd 1. EU har de siste årene revidert regelverket om offentlig støtte. Formålet har vært å oppnå enklere og harmoniserte regler, samt å sikre et konkurransedyktig indre marked. Revisjonen skal også bidra til at EU-kommisjonen (kommisjonen) og EFTAs overvåkningsorgan (ESA) ved håndhevelsen i saker om offentlig støtte kan fokusere på de sakene som kan ha størst påvirkning på det indre marked. 2 Endringene i regelverket innebærer at offentlige myndigheter har fått større handlingsrom til å gi offentlig støtte uten at dette må godkjennes av ESA i forkant. Til gjengjeld vil det bli stilt strengere krav til støttegiverne om å rapportere og publisere informasjon om støtte som gis, for å sikre kontroll og transparens. Et av tiltakene for å sikre økt transparens, er at landene pålegges å innføre et nasjonalt register for offentlig støtte innen 1. juli Norge er forpliktet til å sørge for at registreringspliktig støtte føres inn i et register for offentlig støtte innen dette tidspunktet. Det er foreløpig uklart om Norge vil benytte seg av et felles register for EØS-EFTA landene, eller om det skal utvikles en nasjonal løsning. Formålet med registeret er å skape mer åpenhet rundt offentlig støtte, blant annet slik at foretak kan følge med på om konkurrenter mottar offentlig støtte. Det vil også bli enklere for offentlige myndigheter som vurderer å gi offentlig støtte, å få informasjon om foretaket har mottatt annen offentlig støtte som må tas med i beregningen for å sikre at regelverket overholdes. Videre vil informasjonen i registeret kunne danne grunnlaget for politikkutforming på området, og gi norske myndigheter og ESA en mulighet til å få oversikt og kontrollere offentlig støtte som gis i Norge. 1 EØS-avtalen er gjennomført i lov nr. 109 (EØS-loven): 2 Se mer om bakgrunnen og formålet med moderniseringsreformen av regelverket om offentlig støtte i EUkommisjonens meddelelse: Side 254 av 262

255 Forpliktelsen til å innføre registeret følger av den nye gruppeunntaksforordningen 3, retningslinjer om offentlig støtte 4 og en meddelelse fra Kommisjonen vedr. transparens 5. ESA kommer også til å stille krav om innføring i registeret når de godkjenner en enkeltildeling av støtte eller en støtteordning. Det følger av de ovenfor nevnte bestemmelsene at registreringspliktig offentlig støtte må føres inn i et nasjonalt register for at støtten skal anses som forenlig. Det stilles videre visse krav til registerets funksjoner og hvilke opplysninger som skal registreres. Registeret skal være åpent tilgjengelig for alle, og være søkbart. Opplysninger som kreves registrert er bl.a. hvem som er støttemottaker, støttebeløpets størrelse, hvilken sektor støttemottaker er lokalisert i og formålet med å gi støtten. I utgangspunktet gjelder registreringsplikten all offentlig støtte. Det er imidlertid adgang til å unnta mindre støttetildelinger fra registreringsplikten, der støttebeløpet er mindre enn euro til et foretak. Den EØS-rettslige forpliktelsen gjelder med andre ord offentlig støtte til et foretak som er på euro eller mer. Det er derfor opp til nasjonale myndigheter om de ønsker at registreringsplikten skal gjelde under dette beløpet. 3 Gjeldende rett lov om offentlig støtte Innføring av en plikt til å registrere opplysninger om offentlig støtte i et nasjonalt register, er en ny forpliktelse. Norge har fra før en årlig rapporteringsforpliktelse til ESA om offentlig støtte. Rapporteringen skjer ved at NFD innhenter informasjon fra støttegiverne om utbetalt offentlig støtte for fjoråret, og lager en samlet oversikt som oversendes ESA. Hjemmelen til å pålegge støttegiverne å rapportere til departementet, er nedfelt i lov 27. november 1992 nr. 117 om offentlig støtte 6 2 annet ledd: Departementet kan pålegge støttegivere å utarbeide rapporter over tildeling av støtte som faller innenfor virkeområdet i 1. Departementet har vurdert om denne bestemmelsen kan benyttes til å pålegge støttegivere å registrere opplysninger i et nasjonalt register. Formålet med å innføre bestemmelsen var hovedsakelig å gi departementet myndighet til å pålegge kommuner og andre offentlige rettssubjekter som ikke er underlagt statens instruksjonsmyndighet, å rapportere om utbetalt offentlig støtte. Departementet mener at det ikke fremgår klart av lovens ordlyd hvorvidt en plikt til å utarbeide rapporter også kan innebære en plikt for støttegiverne til å registrere informasjon i et nasjonalt register. Det kan nevnes at EU-kommisjonen og ESA har lagt til grunn at rapporteringsforpliktelsene og forpliktelsen til å oppnå mer transparens er to separate 3 Forordning 651/2014/EU av 17. juni 2014 artikkel 9, jf. art. 3 og fortalens punkt Forpliktelsen er tatt inn i de enkelte retningslinjene. Se oversikt over retningslinjene: Følgende vedtak innfører kravene til transparens i flere retningslinjer: Guidelines-in-application-of-the-Communication-on-transpa.pdf 5 Kommisjonens meddelelse om transparens: 6 Lov om offentlig støtte: Side 255 av 262

256 forpliktelser. Ettersom lovens ordlyd er uklar, mener departementet derfor at det er nødvendig med en lovendring. 4 Nærings- og fiskeridepartementets forslag Nærings- og fiskeridepartementet vil i det følgende redegjøre for innholdet i forslaget til en ny lovbestemmelse som innfører registreringsplikt for offentlig støtte. 4.1 Pliktsubjektet Lov om offentlig støtte retter seg mot støttegiverne. Det er de offentlige støttegiverne som er ansvarlige for å påse at regelverket overholdes, og ikke støttemottakerne. Registrering av offentlig støtte i et offentlig register er ifølge det nye regelverket et vilkår for at støtten kan gis lovlig. Det er derfor i samsvar med lovens system for øvrig at det er støttegiver som skal sørge for at forpliktelsen overholdes. Departementet foreslår derfor at støttegiver er pliktsubjekt, m.a.o. at det er støttegiver som er ansvarlig for å registrere de nødvendige opplysningene innen tidsfristen. 4.2 Omfanget av registreringsplikten I henhold til EØS-avtalen gjelder registreringsplikten på nåværende tidspunkt offentlig støtte til et foretak på euro eller mer. Med andre ord er det ikke i dag et EØS-rettslig krav i dag om at offentlig støtte som er under euro, for eksempel bagatellmessig støtte 7, skal føres inn i registeret. Kommisjonen har imidlertid uttalt at de vil vurdere å utvide registreringsplikten på sikt, og at dette også kan omfatte bagatellmessig støtte. Regelverket om offentlig støtte er dynamisk. For å unngå at loven må endres dersom kravene til hva som er registreringspliktig i henhold til EØS-avtalen endrer seg, foreslår departementet at lovhjemmelen utformes generelt, og at terskelen for registreringsplikt ikke fastsettes i lov, men i forskrift. Det foreslås derfor at departementet gis kompetanse til å fastsette det nærmere omfanget av registreringsplikten i forskrift. På den måten sikres det at bestemmelsen til enhver tid gjennomfører våre gjeldende EØS-rettslige forpliktelser. Dersom norske myndigheter på et senere tidspunkt ønsker å fastsette en lavere terskel for registreringsplikt enn det som følger av våre EØS-rettslige forpliktelser, vil forslaget bli sendt på alminnelig høring. Det foreslås videre at departementet gis myndighet til å utforme utfyllende bestemmelser om registreringsplikten i forskrift. 4.3 Når oppstår registreringsplikten? Informasjonen må registreres innen 6 måneder fra den offentlige støtten ble tildelt. Dersom den offentlige støtten ble gitt i form av skatte- eller avgifts fordel, må den registreres innen 1 år fra datoen kravet om innlevering av selvangivelse mv. forfaller. For ulovlig offentlig støtte skal informasjonen publiseres innen 6 måneder fra ESAs vedtak om tilbakeføring av ulovlig offentlig støtte. Informasjonen må være tilgjengelig i registeret i minst 10 år regnet fra datoen støtten ble gitt. 7 Forordning om bagatellmessig støtte 1407/2013/EU av 18. desember 2013 tillater på visse vilkår at støtte tildeles til et foretak dersom støtten ikke overstiger Euro i løpet av en tre-års periode. Side 256 av 262

257 4.4 Konsekvensene av at støtte ikke føres inn i registeret I henhold til de nye bestemmelsene må registreringspliktig støtte føres inn i registeret for at støtten skal anses som forenlig. Offentlig støtte til et foretak som er på euro eller mer, og som ikke føres inn i registeret, vil derfor ikke være forenlig. Transparens rundt offentlig støtte er et sentralt element i moderniseringsreformen. Det fremgår imidlertid ikke uttrykkelig av regelverket hva som er den rettslige konsekvensen dersom vilkåret ikke er oppfylt. Den alminnelige rettsvirkningen dersom ESA kommer til at det har blitt utbetalt uforenlig offentlig støtte, er at støtten kreves tilbakeført. Hensikten er å gjenopprette situasjonen i markedet slik den ville vært uten den ulovlige offentlige støtten. Ettersom det er et vilkår for at tiltaket skal være forenlig at støtten føres inn i registeret, oppstår det derfor en risiko for at den offentlige støtten kan kreves tilbakeført dersom registreringsplikten ikke overholdes. Konsekvensen av at støttegiver ikke fører inn opplysningene i registeret, dersom alle andre vilkår for at støtten anses som forenlig er oppfylt, er imidlertid ikke avklart. En må derfor avvente og se hvordan dette vilkåret fortolkes i praksis av Kommisjonen/ESA, EU/EFTA-domstolen samt nasjonale domstoler. 4.5 Forholdet til den årlige rapporteringsforpliktelsen Opprettelsen av et nasjonalt register vil i utgangspunktet ikke innebære at den årlige rapporteringsforpliktelsen forsvinner, ettersom opplysningene støttegiverne er pålagt å melde inn til registeret ikke er like omfattende som de som sendes inn til ESA i forbindelse med den årlige rapporteringen. Kommisjonen har imidlertid uttalt at de vil forenkle de årlige rapporteringsforpliktelsene når registeret innføres, og det forventes da at ESA vil gjøre det samme. Kommisjonen har uttalt at dersom medlemslandene velger en utvidet løsning for å sikre transparens, vil de gjenværende delene av den årlige rapporteringen være unødvendig og derfor bortfalle. Medlemslandene og EØS-EFTA landene holder en løpende dialog med Kommisjonen og ESA for å forsøke å sikre at det ikke oppstår doble rapporteringsforpliktelser. 4.6 Endringer i skatte- og avgiftslovgivningen Skatte- og avgiftslovgivningen inneholder enkelte regler som innebærer at de skatte- og avgiftspliktige gis offentlig støtte som skal registreres i det nasjonale registeret, for eksempel regler om fritak fra avgift, nedsatt skatte- og avgiftssats eller reduksjon i utlignet skatt. Dette fører til at Skatteetaten og Toll- og avgiftsetaten er blant de offentlige organene som vil få rapporteringsplikt etter det nye regelverket. Skatteetaten og Toll- og avgiftsetaten har taushetsplikt om den enkelte skatte- og avgiftspliktiges formues- og inntektsforhold eller andre økonomiske, bedriftsmessige eller personlige forhold, jf. ligningsloven 3-13 nr. 1, merverdiavgiftsloven 13-2 nr. 1, samt lov 19. mai 1933 nr. 11 om særavgifter (særavgiftsloven) 7 og lov 19. juni 1952 nr. 2 om avgifter vedrørende motorkjøretøyer og båter (motorkjøretøy- og båtavgiftsloven) som viser til taushetspliktreglene i tolloven. Det er nødvendig å fastsette unntak fra denne taushetsplikten dersom Skatteetaten og Toll- og avgiftsetaten skal kunne oppfylle rapporteringsplikten til det nye registeret for offentlig støtte. Det følger i dag av folketrygdloven 23-2 tolvte ledd fjerde punktum at Skatteetaten uten hinder av taushetsplikten kan offentliggjøre opplysninger om redusert arbeidsgiveravgift. Bestemmelsen ble vedtatt i 2014 for at avgiftsmyndighetene skal ha hjemmel til å oppfylle opplysningsplikten som følger av ESAs retningslinjer for regionalstøtte, jf. Prop. 94 LS ( ) kapittel 9. Side 257 av 262

258 Departementet foreslår at det i ligningsloven 3-13, merverdiavgiftsloven ny 13-2 a særavgiftsloven ny 7 a og motorkjøretøy- og båtavgiftsloven ny 10 a tas inn bestemmelser om at skatte- og avgiftsmyndighetene kan offentliggjøre opplysninger om statsstøtte uten hinder av taushetsplikt. Reglene er utformet etter mønster fra den nevnte bestemmelsen i folketrygdloven 23-2 tolvte ledd fjerde punktum. Etter forslaget til bestemmelse i ligningsloven skal det kunne gis opplysninger om statsstøtte i form av "fritak for skatt, redusert skatt eller tilskudd", mens det etter merverdiavgiftslovens bestemmelse kan gis opplysninger om "fritak for merverdiavgift, unntak fra loven eller redusert sats". Etter særavgiftsloven og motor- og båtavgiftsloven skal det kunne utgis opplysninger om henholdsvis "fritak for særavgift, unntak fra loven eller redusert særavgiftssats" og "fritak for avgift, unntak fra loven eller redusert avgiftssats". De foreslåtte unntakene fra taushetsplikten skal ikke rekke lenger enn det som er nødvendig for at Skatteetaten og Toll- og avgiftsetaten skal kunne oppfylle rapporteringsplikten til det offentlige registeret. Bestemmelsene gir dermed hjemmel til å utgi opplysninger om bl.a hvem som er støttemottaker, støttebeløpet, hvilken sektor støttemottaker er lokalisert i og formålet med å gi støtten, jf. punkt 2 ovenfor. Andre opplysninger om den enkelte skatte- og avgiftspliktiges inntekts- og formuesforhold mv., herunder opplysninger om grunnlaget for beregning av støttebeløpets størrelse, vil fortsatt være taushetsbelagt. Etter folketrygdloven 23-2 tolvte ledd femte punktum kan departementet fastsette forskrifter om offentliggjøring av arbeidsgiveravgift. Forskriftsfullmakten gir departementet hjemmel til blant annet å gi regler om hvilke opplysninger som skal være offentlige, hvor og når offentliggjøring skal skje samt hvor lenge opplysningen skal være tilgjengelige. I forskrift til loven om offentlig støtte skal det fastsettes nærmere regler om gjennomføring av rapportering og offentliggjøring i det nye registeret. Etter departementets vurdering er det derfor ikke behov for at det i ligningsloven, merverdiavgiftsloven og særavgiftsloven gis en egen hjemmel til å gi utfyllende bestemmelser om offentliggjøringen tilsvarende den som følger av folketrygdloven 23-2 tolvte ledd femte punktum. 5. Økonomiske og administrative konsekvenser Statens kostnader til utvikling og drift av registeret vil avhenge av om det velges et felles register for EØS-EFTA landene, eller om det utvikles en nasjonal løsning. Ved valg av løsning legges det vekt på at registeret skal innebærer minst mulig administrativ byrde for støttegiverne. De økonomiske og administrative konsekvensene for staten vil utredes nærmere av Nærings- og fiskeridepartementet i forbindelse med valg av løsning. Innføring av et register for offentlig støtte vil innebære en administrativ byrde for støttegivere. Støttegiverne må sørge for å ha systemer for innsending av opplysninger til det nasjonale registeret. Både kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige organer blir derfor berørt. Støttegiverne plikter imidlertid også i dag å oppbevare informasjon om støttetildelinger. Den administrative byrden på å føre disse opplysningene inn i et nasjonalt register antas derfor ikke å være uforholdsmessig tyngende. Innføring av registeret vil innebære at registreringspliktige opplysninger om støtte til foretak blir offentlig tilgjengelig. Det vil derfor bli mulig for foretak og enkeltpersoner å følge med på hvilke foretak som mottar støtte, hvor mye støtte som gis og til hvilke formål. Ut over dette vil ikke foretak og enkeltpersoner bli berørt av forslaget. Side 258 av 262

259 6. Forslag til lovendringer Departementet foreslår at det i lov 27. november 1992 nr. 117 om offentlig støtte gjøres følgende endring: Ny 2 a skal lyde:: 2 a. Registreringsplikt i registeret for offentlig støtte Støttegiver må føre opplysninger om offentlig støtte som omfattes av EØS-avtalen artikkel 61 første ledd i registeret for offentlig støtte. Departementet kan gi forskrift med nærmere bestemmelser om registreringspliktens omfang, innhold og på hvilket tidspunkt registreringsplikten inntrer. Departementet foreslår at det i lov 19. mai 1933 nr. 11 om særavgifter gjøres følgende endring: Ny 7 a skal lyde: 7 a. Offentliggjøring av statsstøtte Statsstøtte i form av fritak for særavgift, unntak fra loven eller redusert særavgiftssats kan offentliggjøres uten hinder av taushetsplikten etter 7. Departementet foreslår at det i lov 19. juni nr. 2 om avgifter vedrørende motorkjøretøyer og båter gjøres følgende endring: Ny 10 a skal lyde: 10 a. Offentliggjøring av statsstøtte Statsstøtte i form av fritak for avgift, unntak fra loven eller redusert avgiftssats kan offentliggjøres uten hinder av taushetsplikten etter 10. Departementet foreslår at det i lov 13. juni 1980 nr. 24 om ligningsforvaltning (ligningsloven) gjøres følgende endring: Ny 3-13 ny nr. 9 skal lyde: 9. Statsstøtte i form av fritak for skatt, redusert skatt eller tilskudd kan offentliggjøres uten hinder av taushetsplikten. Departementet foreslår at det i lov 19. juni 2009 nr. 58 om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven) gjøres følgende endring: Ny 13-2 a skal lyde: 13-2 a. Offentliggjøring av statsstøtte Statsstøtte i form av fritak for merverdiavgift, unntak fra loven eller redusert sats kan offentliggjøres uten hinder av taushetsplikten etter Side 259 av 262

260 EIGERSUND KOMMUNE Helse- og omsorgsstaben Helse- og omsorgsstaben Internt notat Vår ref.: 15/23949 / 15/176 / Dato: Saksbehandler: Steinsholt, Nina Bolme Direkte telefon: / E-post: nina.bolme.steinsholt@eigersund.kommune.no Etablering av botiltak i kommunen Eigersund kommune har i flere år kjøpt tjenester til en ungdom på et privat bo- og skoletilbud i Stavanger. Ungdommen har nå passert 18 år, og det planlegges at han skal flytte hjem til Eigersund kommune. Planlegging av dette har startet opp, og institusjon, foreldre, verge og videregående skole blir tatt med i dette arbeidet. Det jobbes ut fra at flytting skal skje tidlig i 2016, senest Det vil være viktig med god overlapping av kompetanse for at denne flyttingen skal være vellykket. I budsjett 2015 er det avsatt kr ,- til kjøp av tjenester til dette tiltaket. Dette vil bli videreført i Utfra kartlegging og det forberedende arbeidet som er startet opp vil avdelingen få oversikt over hvor mye personalressurser som vil være behov i kommunal regi. Ressurser som tidligere er nyttet til kjøp av tjenester vil bli omgjort til årsverk i Helse og Omsorg. Avdelingen forutsetter at avsatte midler i budsjettet vil dekke kostnader til opprettelse av årsverk. Med vennlig hilsen Steinsholt, Nina Bolme Kommunalsjef helse og omsorg Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Telefon: Postadresse: Postboks 70, 4379 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 260 av 262