PROSJEKTRAPPORT. FORPROSJEKT utredningsfase 2 Permanent IKT Driftssamarbeid i Kongsbergregionen

Transkript

1 PROSJEKTRAPPORT FORPROSJEKT utredningsfase 2 Permanent IKT Driftssamarbeid i Kongsbergregionen Versjon : 1.6 Sist oppdatert : Avgitt av : Prosjektgruppa for utredningsfase 2

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MANDAT OG PROSESS BAKGRUNN OG MANDAT PROSESS OG ORGANISERING... 4 Utredningsprosessen... 4 Videre oppfølging MÅL MÅL FOR IKT DRIFTSSAMARBEIDET... 5 Hovedmål... 6 Delmål... 6 Målene i «hverdagen» RESULTATMÅL OG MÅLOPPNÅELSE FOR UTREDNINGSFASE ORGANISASJONSMODELLER FOR UTREDNING «0-ALTERNATIVET» INTERKOMMUNALT STYRE IHT. KL VERTSKOMMUNEMODELL IHT. KL TEMAER FOR UTREDNING HVA SAMARBEIDE SKAL OMFATTE TJENESTEKATALOGEN... 9 Intensjon i prosjektmandatet... 9 Utredning i fase KOMPETANSEBEHOV OG BEMANNING Intensjon i prosjektmandatet IKT-faglig kompetanse og ansattkartlegging Øvrig kompetansebehov vedr. driftsenhetens interne drift ANSATTES RETTIGHETER OG ARBEIDSVILKÅR Arbeidsgiverrollen Kartlegging av lokale retningslinjer og reglementer Kommentarer til alternative modeller for driftssamarbeid KVALITET TJENESTENIVÅ Intensjoner i prosjektmandatet Utredning i fase KONKURRANSEREGLER EGENREGI LEDELSE OG STYRING Intensjoner i prosjektmandatet Politisk styring (eierstyring) Administrativ styring Ledelse LOKALISERINGSSPØRSMÅL Intensjon i prosjektmandatet Utredning i fase ØKONOMI OG BUDSJETTSPØRSMÅL VEDTEKTER OG SAMARBEIDSAVTALE Vedtekter Samarbeidsavtale VURDERING OG ANBEFALING VEDR. MODELL FAGLIG STYRINGSMODELL OG ROLLER Rollene VURDERING IHT. TIL AKTUELLE VURDERINGSKRITERIER Evaluering av utvalgte modeller ANBEFALING VEDR. VALG AV MODELL Flertallets anbefaling Mindretallets anbefaling Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 2 av 35

3 5.4 OPPLEGG FOR OMLEGGINGSFASEN Generelt IKT-faglig nivå Styringsnivået Koordinering og ledelse Økonomi og budsjett VEDLEGG Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 3 av 35

4 1. Mandat og prosess 1.1 Bakgrunn og mandat Det henvises til rapport fra første utredningsfase i forprosjektet vedr. organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen, som ble lagt fram for Rådmannsutvalget i januar Etter dette ble det hentet inn uttalelser fra de tillitsvalgte og rapporten var ute til administrativ høring. På bakgrunn av mottatte uttalelser ble status i prosessen i 1. kvartal 2012 oppsummert slik: Det uttrykkes støtte til et videre samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen og til målene som er angitt for prosessen. Det er ulike syn på hvilken organisasjonsmodell som kan være best for det videre samarbeidet. Flere uttrykker at det er vanskelig å ta stilling til valg av modell på det grunnlaget som foreligger så langt. Det ble konkludert med at beslutningsunderlaget ennå ikke kunne anses som tilstrekkelig for å kunne fatte noen beslutning om valg av organisasjonsmodell. Det ble foreslått å gå veien om en fase med videre utredninger for å imøtekomme mange av synspunktene i høringssvarene, samt sikre seg et bredere og mer konkret beslutningsunderlag. Rådmannsutvalget vedtok i møtet 30. mars 2012 at det skulle utarbeides et forslag til prosjektmandat for en ny fase med detaljerte utredninger av driftssamarbeid iht. Kommunelovens 27 og 28. Seinere er det besluttet at også «0-alternativet» skal utredes videre. Første versjon av prosjektmandatet ble godkjent i Rådmannsutvalgets møte 27. april Endelig mandat ble vedtatt i utvalgets møte Nærmere spesifikasjon av hvilke temaer som ble besluttet at skulle utredes, framgår av denne rapportens kapittel Prosess og organisering Utredningsprosessen Prosjektet er utviklet og gjennomført iht. til PLP. Rådmannsutvalget har hatt rollen som oppdragsgiver og styringsgruppe. Daglig leder Jan Erik Innvær har vært prosjektansvarlig (PA) og Halvor Rostad prosjektleder (PL). Det ble nedsatt følgende prosjektgruppe som hovedarena for utredningsarbeidet: Navn Representant for Navn Representant for Britt Inger Kolset SuksIT (kunde/bestiller) Ole Jørn Solberg IKT-ansatte, Numedal Hege Aasland IKT-ansatte, Kongsberg Solfrid B. Hagland IKT-ansatte, Notodden Ingar Solberg IKT-ansatte, Hjartdal og Tinn Torodd Ingrid Haugstad Personalfaglig kompetanse Meyer/Knut Helge Klonteig Mari-Ann Bakkelund Tillitsvalgte, Parat Tillitsvalgte, Fagforbundet Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 4 av 35

5 Foruten den IKT-faglige kompetansen, har det altså vært personalfaglig kompetanse internt i prosjektgruppa. Videre har en kunnet spille på kompetansen i SuksIT i flere spørsmål. Innenfor temaet styring og ledelse ble det gjennomført en workshop hvor to representanter for Rådmannsutvalget deltok sammen med representanter for SuksIT og prosjektgruppa. Her ble det også hentet inn erfaringer fra 4 andre regionale IKT-samarbeid i andre deler av landet. Prosjektgruppa har også hatt nødvendig tilgang til juridisk kompetanse. Inkl. oppstartsmøtet , har det vært planlagt og gjennomført 7 prosjektgruppemøter. Når det gjelder informasjon og formidling, er det lagt vekt på at arbeidet i prosjektgruppa har kunnet bli fulgt opp gjennom lokale prosesser i den enkelte kommune. IKT-lederne har hatt ansvar for å formidle og bidra til drøftinger blant de IKT-ansatte. Alle IKT-ansatte ble i tillegg invitert til en samling på Lampeland , hvor det blant annet ble informert om utredningsprosessen og gitt anledning til å gi tilbakemeldinger. Rådmennene har det formelle ansvaret for formidling til lokale ledergrupper og tillitsvalgte, noe som har vært mest aktuelt i utredningsarbeidets siste fase med et mer helhetlig bilde å formidle. Det ble lagt fram en orienteringssak for Rådmannsutvalget Videre ble Rådmannsutvalget forelagt en foreløpig prosjektrapport til vurdering i møtet Regionrådet for Kongsbergregionen ble orientert om prosessen gjennom en presentasjon i rådsmøtet Det har vært et stående tilbud om at prosjektleder har kunnet bistå ved lokale formidlingsaktiviteter i kommunene. Følgende aktivitet er gjennomført: Presentasjon for Rollag/Flesberg, møte med administrativ ledelse og IKT-ansatte Videre oppfølging Prosjektrapporten legges fram for Rådmannsutvalget til behandling 25. januar Deretter vil det være aktuelt å gjennomføre en administrativ høring. På grunnlag av rapport og høringsuttalelser vil det kunne forberedes en sak til beslutning i kommunestyrene. Det kan være hensiktsmessig at kommunestyrene får en orientering om saken før den legges fram til beslutning. Behandling i kommunestyrene anses tidligst å kunne finne sted i mars/april Gitt at kommunestyrene fatter beslutning om videre samarbeidsmodell, vil neste fase være å planlegge og gjennomføre en etablering av det nye samarbeidsopplegget. Deretter går en over i en ordinær driftsfase. 2. Mål 2.1 Mål for IKT driftssamarbeidet Målene for det framtidige IKT driftssamarbeidet mellom kommunene i Kongsbergregionen ble formulert i utredningsfase 1. Som nevnt innledningsvis (kap. 1.1), er det oppnådd støtte til å videreutvikle samarbeidet samt til målene for prosessen. Målformuleringene gjengis på nytt nedenfor: Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 5 av 35

6 Hovedmål Modellen for det videre IKT driftssamarbeidet mellom kommunene i Kongsbergregionen skal: Gjennom samarbeid sette kommunene bedre i stand til å dekke dagens og morgendagens behov for IKT-løsninger På en optimal måte støtte kommunenes behov i forhold til tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester Tilby IKT-løsninger som muliggjør at kommunene kan utnytte de samlede ressursene optimalt og samarbeide om å løse kommunale primæroppgaver. Delmål Hovedmålene spesifiseres ytterligere gjennom foreslåtte delmål («effektmål»). Ambisjonen bør være at IKT driftssamarbeidet skal bidra til at kommunene i Kongsbergregionen er blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger, herunder (i ikke prioritert rekkefølge): Økt profesjonalitet, kvalitet og sikkerhet Sørge for profesjonell, stabil og kostnadseffektiv drift av kommunale IKTløsninger og digitale tjenester Bidra til høy kvalitet og tilgjengelighet på IKT driftstjenestene gjennom samordning, standardisering og kompetanseutvikling Sørge for høy sikkerhetsmessig standard i IKT-driften i henhold til Kongsbergregionens informasjonssikkerhetsstrategi Redusert sårbarhet Koordinere tilgjengelige personressurser slik at det oppnås redusert sårbarhet i IKT-driften Økt oppfyllelse av krav og forventninger Gjøre kommunene bedre i stand til å imøtekomme krav og forventninger fra brukerne og overordnete forvaltningsnivåer Bedre brukeropplevelser Tilrettelegge for bedre brukeropplevelser og ønsket kompetanseutvikling for brukerne av de kommunale IKT-systemene og digitale tjenester Økt attraktivitet for IKT-ansatte Skape et mer attraktivt arbeidsmiljø og bedre utviklingsmuligheter for regionens IKT-ansatte. Økte samordningsgevinster Tilrettelegge for økt gevinstrealisering gjennom konsolidering og standardisering av regionens samlede IKT-løsninger Målene i «hverdagen» I det daglige vil det i første rekke være opplevelsen hos brukerne av de kommunale IKT-systemene som en vil bli målt på, og som vil avgjøre oppfattelsen av om en har lykkes eller ikke med å utvikle et godt samarbeid om IKT driftstjenester i regionen. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 6 av 35

7 «Måleindikatorene», som det er mottatt positiv respons på, kan i kortform formuleres slik: IKT-systemer og -utstyr virker og er funksjonelle i forhold til faktiske behov IKT-systemene er tilgjengelige Brukerne får tilstrekkelig hjelp ved behov 2.2 Resultatmål og måloppnåelse for utredningsfase 2 Resultatmålene som ble besluttet for utredningsfase 2 er gjengitt i tabellen nedenfor, sammen med en vurdering av måloppnåelsen. Resultatmål Innen ha utviklet et bredere og mer konkret beslutningsunderlag for valg av modell gjennom en detaljert utredning av samarbeid iht. Kommuneloven 27 og 28, samt «0- alternativet». Ha bidratt til større klarhet og forutsigbarhet når det gjelder de IKT-ansattes rettigheter og arbeidsvilkår i det videre driftssamarbeidet. Ha bidratt til økt involvering av de tillitsvalgte i prosessen Ha bidratt til regionens budsjettinnspill innenfor IKT-området for 2013 Måloppnåelse Utredet og utviklet iht. vedtatt prosjektmandat. Frist for rapportering forlenget etter avklaring med PA med to uker til Tema gitt prioritet i utredningsarbeidet. Positive tilbakemeldinger fra IKT-ansatte under samlingen på Lampeland. Tillitsvalgte representert med to representanter i prosjektgruppa. Bidrag og resultat av budsjettprosess influert av forskjøvet tidspunkt for oppstart av utredningsfase 2. Budsjettforslaget tar høyde for aktuelle oppfølgingsprosesser, inkl. etablering av ny modell for driftssamarbeid i Organisasjonsmodeller for utredning Organisasjonsmodellene som beskrives her gjelder styring og ledelse av selve driftsenheten. Modellene er tidligere omtalt i rapporten fra første utredningsfase kap Nedenfor følger en generell innledende beskrivelse av modellene som er besluttet utredet i denne fasen. Nærmere vurdering og sammenlikning følger i kapitlene 4 og «0-alternativet» Det er noe ulike oppfatninger i prosjektgruppa om hva som ligger i 0-alternativet. Det henvises først til hva som er sagt tidligere gjennom mandatet og rapporten fra første utredningsfase : Fra prosjektbeskrivelsen (mandatet) for første utredningsfase: «et 0-alternativ som vil være en videreføring av dagens uformelle samarbeidsmodell». Fra rapporten i første utredningsfase (jfr. kap. 4.2, pkt. 1): «0-alternativet vil således være å fortsette driftssamarbeidet på dagens nivå uten å etablere noen formell organisatorisk overbygning. Samarbeidet er i dag basert på et sett av samarbeidsavtaler som utvikles etter hvert som det etableres nye fellesopplegg.» Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 7 av 35

8 Det er enighet i prosjektgruppa om at dagens samarbeidsmodell ikke fungerer godt nok i forhold til de utfordringene som foreligger, men Fagforbundets representant i prosjektgruppa mener en bør vurdere en videreutvikling av dagens samarbeidsmodell gjennom en formalisert og mer forpliktende overordnet samarbeidsavtale, med underliggende delavtaler. Dette blir slik det oppfattes en form for mellomløsning mellom det opprinnelige «0-alternativet» og et 27-samarbeid, benevnt som «Samarbeidsavtale». Kjernespørsmålet blir da hvor grensen går før en reelt sett er over i et 27-samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle (se kap. 3.2 nedenfor). Her kan veien i praksis være nokså kort, men det vil blant annet avhenge av om en beslutter å etablere en felles faglig ledelsesfunksjon og felles økonomi eller ikke. En nærmere oppsummering av Fagforbundets forslag er presentert i kap I «0-alternativet» vil det være 7 lokale driftsavdelinger i stedet for én felles (Flesberg og Rollag har formelt sett ikke egne IKT-avdelinger, men telles med slik i dette tilfellet). Erfaringene det siste året knyttet til bygging av felles regional IKT-plattform, samt etablering av felles fagsystemer på regional plattform, tilsier at det, dersom det ikke skal utvikles noe formalisert samordnet opplegg, må opprettes en egen og åttende driftsenhet med ansvar for drift av fellesløsninger. Denne nye driftsenheten må også få tilstrekkelig mandat og ressurser til å gjennomføre bestillinger knyttet til etablering av nye fellesløsninger og andre hensiktsmessige harmoniseringstiltak. Dette til erstatning for dagens prosjektorganisasjon, som ikke har verken kapasitet eller kompetanse til å håndtere de nye oppgavene (drift, brukerstøtte, sikkerhetsstyring, lisensadministrasjon, ). Disse oppgavene har oppstått i kjølvannet av de nye fellesløsningene. Som en midlertidig løsning har det nylig blitt etablert flere nye regionale arbeidsgrupper med kompetent driftspersonell fra kommunene, for å kunne håndtere de viktigste oppgavene knyttet til drift og brukerstøtte. Det er også planlagt aktuelle kompetansehevingstiltak. Her mangler det imidlertid et koordinerende ledd med tilstrekkelige ressurser og mandat. 3.2 Interkommunalt styre iht. KL 27 Det vises til beskrivelsen i kap. 4.2 pkt. 3 i rapporten fra første utredningsfase. Kort oppsummert etableres det et felles styre samt vedtekter iht. 27 i Kommuneloven. Dette sikrer likeverdighet og like styringsmuligheter for kommunene. Loven gir få føringer i dette tilfellet og modellen kan lett tilpasset de faktiske behov og ønsker om hva som skal oppnås i samarbeidet. Modellen kan i praksis omfatte tre varianter når det gjelder arbeidsgiverrollen: 1. Distribuert arbeidsgiverrolle, dvs. at IKT-personellet er ansatt i hver sin kommune 2. Arbeidsgiverrollen samles i en hovedkontorkommune 3. Arbeidsgiverrollen legges til felles driftsenhet som et eget rettssubjekt. I alle tilfelle vil det bli opprettet en felles intern driftsenhet til erstatning for de 7 lokale. Det ansettes en felles daglig leder for driftsenheten. Ved en distribuert arbeidsgiverrolle vil personalansvar og -forvaltning ligger til den enkelte kommune. I de to øvrige tilfellene vil det være en helhetlig ledelsesfunksjon med ansvar for både fag, personal og økonomi. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 8 av 35

9 3.3 Vertskommunemodell iht. KL 28 Det vises til beskrivelsen i kap. 4.2 pkt. 2 i rapporten fra første utredningsfase. Samarbeidet opprettes iht. Kommuneloven 28 og er i realiteten et kundeleverandørforhold med vertskommunen som leverandør av IKT driftstjenester og evt. IKT infrastruktur, og med de øvrige kommunene i en kunderolle. Arbeidsgiveransvaret med tilhørende ansvar for å sørge for nødvendig kompetanse og bemanning, vil også ligge til vertskommunen. Når det gjelder IKT driftstjenester er denne modellen vurdert som problematisk i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser (se kap. 4.5). Løpende styring og ledelse vil også ligge til vertskommunen, men kundekommunene vil kunne påvirke omfang og kvalitet gjennom inngåtte kontrakter. 4. Temaer for utredning Temaene for utredning i fase 2 følger av prosjektmandatets kap Nedenfor gjengis de aktuelle temaene, samt intensjon og resultater fra utredningene knyttet til hvert tema. 4.1 Hva samarbeide skal omfatte tjenestekatalogen Intensjon i prosjektmandatet Her skulle det det tas utgangspunkt i forslaget til omfang og avgrensning av IKT driftssamarbeidet, slik det ble beskrevet i første utredningsfase (jfr. første rapport kap. 3). Det ble ikke ansett som nødvendig å gå lenger i detaljeringsgrad før i påfølgende fase, dvs. i etableringsprosjektet, men det har vært behov for å spesifisere noen områder tydeligere. Avgrensingen mot SuksIT når det gjelder utviklingsoppgaver, var blant spørsmålene som skulle beskrives nærmere. Utredning i fase 2 Det er ikke foreslått endringer i begreper og roller, i avgrensningen eller i omfanget av samarbeidet - det sistnevnte angitt gjennom foreslått struktur for tjenestekatalogen. Det fastholdes at samarbeidet skal omfatte både lokale, regionale og «outsourcede»/eksterne driftstjenester (jfr. basisforutsetninger i kap. 2.2 i rapporten fra fase 1). Med utgangspunkt i den nevnte strukturen, har prosjektgruppa gjort følgende tilføyelser i utredningsfase 2: Angivelse av om det fortrinnsvis bør brukes interne driftsressurser med lokalkunnskap, eller om det kan fungere å sette bort tjenesten til eksterne leverandører. Angivelse av hvilke driftstjenester hvor det er nødvendig eller ønskelig med lokal tilstedeværelse Angivelse av hvilke driftstjenester hvor det med stor sannsynlighet kan oppnås kvalitetsgevinster gjennom regionalt samarbeid. Oppdatert oversikt over strukturen for tjenestekatalogen med de nevnte tilføyelsene følger som vedlegg 1 til denne rapporten. Aktuelle tjenester som krever lokal tilstedeværelse er for øvrig oppsummert i kap SuksIT (regionalt samarbeidsorgan for IKT-strategi og -utvikling, innehar kunde/bestillerrollen se faglig styringsmodell i kap. 4.1) har selv hatt en gjennomgang av egne oppgaver, som utgjør en liste på i alt 17 punkter. Det første Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 9 av 35

10 punktet anses å være det eneste hvor det er nødvendig med en grenseoppgang mot en IKT driftsenhet og dette lyder slik: «Planlegge, styre og gjennomføre aktuelle regionale IKT-prosjekter og aktiviteter». Regionale IKT- prosjekter og aktiviteter kan vi grovt sett gruppere i tre kategorier som kan bidra til å illustrere rolle- og ansvarsdelingen: 1. Utviklingsoppgaver som gjelder bruk, samt gevinstrealisering ved bruk, av IKT-systemer som støtte for oppgaveløsing knyttet til kommunale primæroppgaver (tjenesteyting, forvaltning, publikumstjenester, administrative funksjoner,...). 2. Utviklingsoppgaver som gjelder felles fag- og støttesystemer, nye eller konsolidering av eksisterende, hvor det også etableres nye tekniske IKTløsninger. 3. Utviklingsoppgaver som gjelder IKT-infrastruktur eller IKT driftstjenester I det første tilfellet vil ansvaret ligge hos SuksIT i samspill med lokale fagenheter og/eller regionale faggrupper. I tilfelle 2 vil et være et samspill hvor IKT driftsenheten har et ansvar for de tekniske løsningene. På det tredje punktet vil ansvaret og gjennomføring ligge til driftsenheten. 4.2 Kompetansebehov og bemanning Intensjon i prosjektmandatet Med utgangspunkt i tjenestekatalogen skulle en her se på driftssamarbeidets kompetansebehov, både IKT-faglig og for den interne driften av enheten. Arbeidsoppgaver og kompetansebehov avgjør behovet for bemanning. Her må en også vurdere den videre bruken av eksterne kompetanseressurser på kortere og lengre sikt. Det har også vært behov for å initiere en parallell prosess når det gjelder vurdering av framtidige arbeidsoppgaver og bemanning av SuksIT. For øvrig har telefoniprosjektet fremmet et ønske om at det avklares hvilke personressurser driftsenheten kan bidra med når det gjelder oppfølging knyttet til fast- og mobiltelefoni. IKT-faglig kompetanse og ansattkartlegging En må huske på at det på kortere sikt vil være mye av de samme oppgavene, personene, leverandørene samt infrastrukturen som eksisterer i dag, som en har å spille på i utviklingen av det videre driftssamarbeidet. Det skjer imidlertid en nokså rask vekst i regionale fellesløsninger og -oppgaver, som i en overgangsperiode helt eller delvis kommer i tillegg til lokale oppgaver. Hensikten er å hente ut gevinster gjennom samarbeid og at de regionale løsningene i størst mulig grad kommer i stedet for de lokale. Det ble gjennomført en ansattkartlegging høsten 2012 som hvilke personressurser det kan være mulig å spille på i et videre driftssamarbeid. Kartleggingen er oppsummert i tabellen nedenfor. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 10 av 35

11 Kommune Stillingsressurser Tilhørighet i organisasjon Arbeidsoppgaver Flesberg (3 ansatte) Hjartdal (1 ansatt, 100 %) Kongsberg (13 ansatte, alle 100 %) Rådgiver IKT (40 % stilling) Innleid (fra Rollag) i Fellestjenesten Rådgiver: Ledelse og administrasjon, strategi og planlegging, brukeradministrasjon og brukerstøtte, leverandøroppfølging, IKT-veileder i skolen (60 % stilling) IKT-veileder i skolen (60 % stilling) Kultur og oppvekst Kultur og oppvekst administrasjon av utstyr og lisenser/avtaler, anskaffelser og innkjøp, lokal oppfølging av regionale prosjekter, oppdrag for regionen, representant i SuksIT IKT-veiledere: Administrasjon nettverk, administrasjon brukerutstyr, brukerstøtte, lokal Fronteradministrasjon, innkjøp (i tillegg til IKT-veilederrollen) IKT-ansvarlig I stab, underlagt Økonomisjefen 1. linje support i administrasjon og skole på maskinvare og programvare, leverandøroppfølging, oppgraderinger, sikkerhetskopiering, innkjøp og administrasjon, webredaktør, mobilutbygging, lokal oppfølging av regionale prosjekter IKT Sjef Driftssjef/fagansvarlig drift, vakt IKT-avdelingen i stab og støtte, underlagt Rådmannen Avdeling IS/IT Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, prosjektoppfølging lokale og regionale prosjekter, arbeidsgruppe regional IKT-plattform, representant i SuksIT Administrasjon og personaloppfølging. Sikkerhet. Driftsressurs servere, applikasjoner, e-post, databaser, nettverk, kabling og kjøling. Prosjektoppfølging lokale og regionale prosjekter. Arbeidsgruppe drift av regionale fellesløsninger. Vakttjeneste. Teamleder IT Support, vakt Avdeling IT Support Administrasjon og personaloppfølging. Endringsledelse, prioritering og fordeling av oppfølgingssaker. Bestillinger og internfakturering. Brukerstøtte. Prosjektoppfølging lokalt og regionalt. Arbeidsgruppe drift/brukerstøtte regionale fellesløsninger. Vakttjeneste. Ansatt IT Support Avdeling IT Support Jobbfordeler, driftsressurs applikasjoner, webredaktør. Ansatt IT Support Avdeling IT Support Bestillinger og lageroppfølging, driftsressurs applikasjoner. Ansatt IT Support Avdeling IT Support Utstyrsforvaltning, driftsressurs applikasjoner og servere, installasjoner, brukerstøtte på stedet. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 11 av 35

12 Kommune Stillingsressurser Tilhørighet i organisasjon Arbeidsoppgaver Ansatt IT Support, vakt Avdeling IT Support Utstyrsforvaltning skole, driftsressurs infrastruktur og applikasjoner i skolen, brukerstøtte, vakttjeneste Prosjektstilling IT Support Avdeling IT Support Utstyrsforvaltning skole, driftsressurs applikasjoner og servere i skolen, brukerstøtte på stedet. Ansatt IS/IT Avdeling IS/IT Økonomi- og personaladministrasjon, driftsressurs applikasjoner, webredaktør. Ansatt IS/IT, vakt Avdeling IS/IT Driftsressurs servere, applikasjoner, databaser, backup, skrivere/multifunksjonsmaskiner og VDI. Pakking av applikasjoner. Vakttjeneste. Ansatt IS/IT, vakt Avdeling IS/IT Driftsressurs servere og nettverksutstyr, skriveroppsett, vakttjeneste, arbeidsgruppe regional katalogtjeneste. Ansatt IS/IT, vakt Avdeling IS/IT Driftsressurs servere, applikasjoner og nettverk. Vakttjeneste. Prosjektstilling KKE KKE (?) Implementering av fagsystemer, opplæring og brukeroppfølging, driftsressurs fagsystemer, bindeledd IKTavdeling og KKE. Nore og Uvdal (4 ansatte) IKT-leder (100 % stilling) IKT-seksjonen i Fagavdelingen for sentraladministrasjonen og fellestjenesten Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, brukeradministrasjon og brukerstøtte, opplæring, applikasjonsdrift, installasjon og overvåking av sentral plattform, nettverksdrift, oppsett og administrasjon av brukerutstyr, leverandøroppfølging, driftsoppgaver telefoni, anskaffelser og innkjøp, lokal prosjektoppfølging av lokale og regionale prosjekter, representant i SuksIT. IKT-konsulent (100 % stilling) Brukeradministrasjon og brukerstøtte, opplæring, applikasjonsdrift, installasjon og overvåking nettverksdrift, oppsett og administrasjon av brukerutstyr, driftsoppgaver telefoni, innkjøp, lokal Fronteradministrasjon, lokal prosjektoppfølging, deltakelse i regionale prosjekter. IKT-konsulent (40 % stilling) Klargjøring, oppsett og drift av klientutstyr og skrivere, overvåking, backup og brukerstøtte. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 12 av 35

13 Kommune Stillingsressurser Tilhørighet i organisasjon Arbeidsoppgaver Notodden (5 ansatte) IKT-veileder Leder IKT IKT-konsulent IKT-konsulent IKT-konsulent IKT-enheten inngår i Sentraladministrasjonen Noen drifts- og brukerstøtteoppgaver i tillegg til IKTveilederstillingen (detaljer ikke oppgitt). Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, brukerstøtte, brukeradministrasjon, oppsett og drift av klient- og periferiutstyr, anskaffelser og innkjøp, lisens- og avtaleadministrasjon, leverandøroppfølging, sikkerhetsarbeid, drift av datarom og kommunikasjonstjenester, dokumentasjon, lokal oppfølging av lokale og regionale prosjekter, representant SuksIT. Driftsressurs nettverk og servere, driftsoppgaver skole, brukerstøtte, oppsett og drift av klient- og periferiutstyr, innkjøp, lisens- og avtaleadministrasjon, leverandøroppfølging, sikkerhetsarbeid, drift av datarom og kommunikasjonstjenester, telefoni, dokumentasjon, utviklingsoppgaver, lokal prosjektoppfølging, arbeidsgruppe regional katalogtjeneste. Driftsressurs nettverk og servere, driftsoppgaver skole, brukerstøtte, oppsett og drift av klient- og periferiutstyr, innkjøp, leverandøroppfølging, sikkerhetsarbeid, drift av datarom og kommunikasjonstjenester, telefoni, dokumentasjon, utviklingsoppgaver, lokal prosjektoppfølging, regional arbeidsgruppe VDI. Driftsressurs servere og applikasjoner, brukerstøtte, oppsett og drift av klient- og periferiutstyr, innkjøp, lisens- og avtaleadministrasjon, leverandøroppfølging, sikkerhetsarbeid, drift av datarom og kommunikasjonstjenester, telefoni, dokumentasjon, utviklingsoppgaver, lokal prosjektoppfølging, brukerstøtte regionale fellesløsninger, regional arbeidsgruppe VDI og arbeidsgruppe regional IKT-plattform, deltakelse i regionale prosjekter. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 13 av 35

14 Kommune Stillingsressurser Tilhørighet i organisasjon Arbeidsoppgaver Rollag (3 ansatte) IKT-konsulent Driftsressurs databaser og applikasjoner, brukerstøtte, oppsett og drift av klient- og periferiutstyr, innkjøp, lisens- og avtaleadministrasjon, leverandøroppfølging, sikkerhetsarbeid, drift av datarom og kommunikasjonstjenester, dokumentasjon, utviklingsoppgaver, lokal prosjektoppfølging, arbeidsgruppe drift av regionale fellesløsninger Rådgiver IKT (60 % stilling) I Fellestjenesten Rådgiver: Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, brukeradministrasjon og brukerstøtte, leverandøroppfølging, administrasjon av utstyr og lisenser/avtaler, anskaffelser og IKT-veileder i skolen (40 % stilling) IKT-veileder i skolen (40 % stilling) Innleid fra Flesberg kommune Innleid fra Flesberg kommune innkjøp, driftsoppgaver telefoni, webredaktør, superbruker skjemabygger og tjenestekatalog, lokal oppfølging av regionale prosjekter, oppdrag for regionen IKT-veiledere: Administrasjon nettverk, administrasjon brukerutstyr, brukerstøtte, lokal Fronteradministrasjon, innkjøp (i tillegg til IKT-veilederrollen) Tinn (3 ansatte) Daglig leder IKT (del av stilling) IKT-konsulent (100 %) IKT-konsulent (100 %) I stab, underlagt Rådmannen Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, oversikt utstyr og avtaler, leverandøroppfølging, representant i SuksIT. Driftsansvar nettverk og telefoni, brukerstøtte, støtteressurs strategi og utvikling, anskaffelser og innkjøp, dokumentasjon, beredskap/vakttjeneste, lokal oppfølging av lokale og regionale prosjekter, deltakelse i regionale prosjekter. Driftsressurs servere, databaser og applikasjoner, oppsett og drift av klientutstyr og skrivere, drift av serverrom, brukerstøtte, lisensadministrasjon, behovsanalyser, innkjøp, beredskap/vakttjeneste, prosjektoppfølging, arbeidsgruppe drift av regionale fellesløsninger. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 14 av 35

15 Det må bygges videre på eksisterende kompetanse knyttet til de driftstjenester som utføres internt i kommunene i dag. En mer utfyllende kompetansekartlegging er aktuelt å gjennomføre i etableringsprosjektet. Å utvikle kompetanse i bredde og dybde, samt legge til rette for spesialisering, må være prioritert. Dette for å øke kvaliteten på tjenestene, etter hvert kunne øke andelen driftstjenester som utføres internt samt øke attraktiviteten for de IKT-ansatte. «Muligheter for kompetanseutvikling er en gulrot som motiverer for deltakelse i samarbeidet», er det sagt av IKT-ansatte underveis i prosessen. Av kapasitetshensyn, vil det i alle fall på kortere sikt kreves en viss edruelighet når det gjelder ambisjonene om å hente tilbake driftstjenester satt ut til eksterne leverandører. Det bør i første omgang være prioritert å organisere fellesopplegg for driftsoppgaver som flere av kommunene tradisjonelt har gjennomført i egen regi, for eksempel knyttet til applikasjonsdrift, samt å heve kvaliteten på drift og brukerstøtte. De driftstjenestene som inntil videre fortsatt kan «outsources», bør fortrinnsvis være av typen «hyllevaretjenester» som med høy grad av kostnadseffektivitet kan utføres av ulike eksterne leverandører, uten store krav til kunnskap om interne forhold i kommuneorganisasjonene. For å få tilgang til nødvendig kapasitet og kompetanse, bør de fleste av dagens IKTansatte inngå i bemanningen av en felles driftsenhet. Dette medfører blant annet at bemanningen av SuksIT vil måtte endres, når en felles driftsenhet etableres (se også kap. 3.1 vedr. oppgaveavgrensningen). Som det framgår av forslaget til struktur for tjenestekatalogen, er felles driftstjenester knyttet til fast- og mobiltelefoni med blant aktuelle oppgaver for driftssamarbeidet. Spørsmålet fra telefoniprosjektet om ressurser har vært drøftet både i prosjektgruppa og i SuksIT, men her kan det vanskelig skisseres noe konkret opplegg før modellen er besluttet og en kommer over i etableringsfasen for driftssamarbeidet. I påvente av dette vil det være nødvendig å finne midlertidige løsninger, siden telefoniprosjektet etter planen avsluttes ved årsskiftet 2012/13. Øvrig kompetansebehov vedr. driftsenhetens interne drift Det anses å være en kritisk suksessfaktor å finne en kompetent daglig leder for driftssamarbeidet. Det vil ligge flere ledelsesfunksjoner i en felles driftsenhet, noe som begrunner at de med ledererfaring i dagens lokale driftsenheter i størst mulig grad bør inngå i bemanningen av fellesløsningen. Nødvendige kompetanse for øvrig for internt drift (økonomi, personal, jus og innkjøp) er tilgjengelig i kommunene eller i regionale samarbeidsopplegg (innkjøp) og bør gjøres tilgjengelig for driftsenhetens interne drift gjennom en hensiktsmessig organisering. Det vil i alle fall være lite kostnadseffektivt å bygge opp slik kompetanse/funksjoner internt i driftsenheten. Dersom det velges et 27-samarbeid med en hovedkontorkommune, kan dette inngå i en avtale med den valgte hovedkontorkommunen. I andre modeller må det etableres praktiske løsninger gjennom samarbeidsavtalen. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 15 av 35

16 4.3 Ansattes rettigheter og arbeidsvilkår De IKT-ansatte vil oppleve endringer i sine arbeidsoppgaver videre framover, uavhengig av valgt regional samarbeidsmodell. Foruten gjennom den generelle IKTutviklingen, oppstår dette som en konsekvens av utviklingen av felles IKT-plattform og felles fagsystemer. En tredje årsak er at det i alle tilfelle blir en form for samarbeid om å levere nødvendige driftstjenester slik det nå er etablert på midlertidig basis. Allerede i mandatet for den første utredningsfasen ble det angitt tre personalmessige basisforutsetninger som skulle legges til grunn for prosessen: Ingen kommunalt IKT-ansatte skal sies opp som en konsekvens av dette prosjektet Det legges til rette for at de IKT-ansatte skal ha mulighet til å arbeide ute i den enkelte kommune, noe som også anses hensiktsmessig med utgangspunkt i regionens geografi Det skal legges stor vekt på involvering og tilrettelegging for positive utviklingsmuligheter for driftspersonellet. Alle modellene som er besluttet utredet nærmere i denne fasen vil være kommunal virksomhet regulert av Kommunelovens bestemmelser. Av dette følger at det vil være de tariffavtaler som er framforhandlet for kommunal sektor som vil gjøres gjeldende for de ansatte i virksomheten, uavhengig av valgt modell. De rettigheter som de ansatte opparbeidet i henhold til disse avtalene, vil også bli videreført selv om det eventuelt besluttes gjennomført en virksomhetsoverdragelse med en samordnet arbeidsgiverrolle. For å skape ekstra forutsigbarhet for de ansatte, kan disse sammenhengene om nødvendig vedtektsfestes og tas inn i arbeidsavtalene. Alle ansatte er således omfattet av tariffavtale og aktuelle særavtaler i KS-området. I tillegg gjelder lokale retningslinjer, reglementer og evt. lokale særavtaler. Disse kan være ulike fra kommune til kommune, se oppsummert kartlegging på neste side nedenfor. Det må etableres egne avtaler for oppmøtested og godtgjørelse for reise ved oppdrag ute i kommunene, inkl. bruk av bil. Arbeidsgiverrollen De aktuelle organisasjonsmodellene er ulike når det gjelder plassering av arbeidsgiverrollen. Dette kan oppsummeres slik: 1. Distribuert arbeidsgiverrolle - «0-alternativet», også i videreutviklet form benevnt «Samarbeidsavtale» samarbeid med distribuert arbeidsgiverrolle 2. Felles, sentralisert arbeidsgiverrolle(virksomhetsoverdragelse) - 27-samarbeid med arbeidsgiverrollen overført til en hovedkontorkommune - 27-samarbeid som eget rettssubjekt med arbeidsgiverrollen overført til driftsenheten - 28, vertskommune med arbeidsgiverrollen tillagt vertskommunen Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 16 av 35

17 De eksisterende ansatte vil kunne føle størst trygghet og forutsigbarhet ved en distribuert arbeidsgiverrolle, selv om det finnes argumenter for at dette ikke gjelder i alle tilfelle. Her ligger det til dels motstridende hensyn i avveiningen mellom mange av de ansattes ønsker og ønsket om en mest mulig helhetlig og effektiv ledelsesfunksjon. Plassering av arbeidsgiverrollen blir uansett et av de viktigste punktene i den avsluttende vurderingen av hvilken modell som skal anbefales. Som påpekt i den første utredningsfasen, er de ansatte er den viktigste ressursen i et aktuelt videre driftssamarbeid. Her må attraktivitet og forutsigbarhet for de IKT-ansatte tillegges betydelig vekt i samsvar med angitte mål og forutsetninger. Kartlegging av lokale retningslinjer og reglementer Gjennomgang av retningslinjer/reglementer viser relativt små forskjeller kommunene i mellom. Størst ulikhet er det i arbeidstid og avspaseringsregler. Det er ikke sett på lønnsvilkår i de ulike kommunene. Dette er reglementer og retningslinjer som stadig er til vurdering og kan bli endret. Permisjonsreglement De fleste permisjonsrettighetene er knyttet til lov- og avtaleverk. Kommunene har ulikt antall dager velferdspermisjon m/lønn pr. år (10 eller 12 dager) og noe variasjon i hva som gir rett til lønnet permisjon. Eksempel: noen gir rett til permisjon m/lønn ved husbygging/flytting, andre ikke. Denne type forskjeller bør nok kunne regnes som uvesentlige, mens antall dager kan ha større betydning. Ansettelsesreglement Ingen vesentlige forskjeller mellom kommunene. Arbeidstid Flesberg: 37,5 t inkl. spisepause. Fleksitid Max 50 t, min 20 t. Avspasering etter avtale med leder Kongsberg: 37,5 t inkl. spisepause. Fleksitid Max 30 t, min 15 t Nore og Uvdal: 37,5 t inkl. spisepause på 20 min. Fleksitid Max 45 t, min 10 t. 20d/år Notodden: 38 t inkl. spisepause. Fleksitid Ingen max/min. timer, men max 2 d/mnd Rollag: 39 t inkl. spisepause. Fleksitid Max 16 t, min 10 t. Avspasering av opptjente timer. (Mulig at IKT-ansatt ikke er å betrakte som kontoransatt og har 37,5 t/u eks. spisepause) Tinn: Arbeidstid 37,5 t inkl. spisepause. Fleksitid max 45 t, min 10 t. Avspasering etter avtale med leder Hjartdal: 37,5 pluss spisepause. Fleksitid Max 40 t, min 15 t. 2 d/m, 12 d/år Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 17 av 35

18 Overtidsbestemmelser Hovedavtalens bestemmelser gjelder i alle kommuner. Personalforsikring utover hovedtariffavtalens bestemmelser Noen kommuner har forsikring for reise til og fra arbeidssted betalt av arbeidsgiver. Seniortiltak Nore og Uvdal: 62 til 65 år - valgmuligheter som alternativer til AFP (arbeidsgiverstyrt). 80 % arbeid/100 %. Ulike bonuslønnstiltak ved fortsatt 100 % (lønn). Kompetanseheving e.l verdi kr ,- Rollag: (ny ) fra 62 til 65 år: 10 ekstra fridager/år og fra 66 til 70 år: 15 ekstra fridager/år Flesberg: 62 til 66 år - valgmuligheter som alternativer til AFP (arbeidsgiverstyrt/vurdering): 80% arbeid/100% lønn. 8 d/ekstra fri. Bonuslønn kr ,-. Kompetanseheving e.l verdi kr ,- Kongsberg: Ingen seniortiltak framkommer i personalhåndboken Notodden: Ingen seniortiltak knyttet til økonomi eller ekstra fri Tinn: Ingen seniortiltak knyttet til økonomi eller ekstra fri Hjartdal: Foreslått avviklet fra Erkjentlighetsgaver av større verdi Nore og Uvdal: Ingen større gaver Rollag: (Et maleri) - ingen større gaver Flesberg: Ingen større gaver Kongsberg: Ingen økonomiske tiltak framkommer i personalhåndboken, men mottar «Bergmannen» etter 25 år Notodden: etter 25 år 50% av månedslønn fagarbeider. Etter 40 år - 100% Tinn: kr 8.000,- etter 25 år og 40 år Hjartdal: Ingen spesielle tiltak Vaktordning Det er kun Kongsberg kommune som har vaktordning. Lokal avtale om godtgjøring for vakten. Kommentarer til alternative modeller for driftssamarbeid 0-alternativet og 27 med distribuert arbeidsgiverrolle Ansatte opprettholder de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder i den enkelte kommune og kan ha ulike regler. Særskilte vilkår kan evt. nedfelles i samarbeidsavtale mellom kommunene i regionen. Ved sammenslåing til én driftsenhet - 27 med hovedkontorkommune vil alle være omfattet av samme tariffavtale. Overføring vil derfor medføre få endringer for den enkelte ansatte. Som hovedregel gjelder personalreglementer/- Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 18 av 35

19 rutiner i hovedkontorkommunen. Fordi det er noen mindre forskjeller, må det tas stilling til i hvilken grad ansatte skal få med seg lokale goder (evt. hvilke) som personlige ordninger evt. tidsavgrenset. Dette avklares i formelle drøftingsmøter. Fra prosjektgruppa er ønsket om retrettmulighet for de ansatte vurdert som spesielt viktig. Det gjelder både som avtale ved virksomhetsoverdragelse (minst 3 år), men også ved sykdom (mulighet for omplassering, jfr. Arbeidsmiljøloven 4-6 nr. 1, også i egen kommune). Nyansatte Dersom ikke annet blir bestemt, gjelder enten reglementer/retningslinjer i hovedkontorkommunen eller kommunen vedkommende blir ansatt i (0-alternativet og 27 med distribuert arbeidsgiverrolle). For alle alternativer Der det er ulikheter i retningslinjer/reglementer vil det gjennom formelle drøftinger og/eller forhandlinger kunne gjøres avtaler om tilpasninger / særavtaler / vilkår som del av vedtekter eller samarbeidsavtale. 4.4 Kvalitet tjenestenivå Intensjoner i prosjektmandatet Det er ikke ansett som nødvendig å arbeide med utforming av tjenestenivåavtaler (SLA-er) i denne fasen, men det bør skje en viss forventningsavklaring når det gjelder kvalitet og tilgjengelighet for driftstjenestene. Her vises det blant annet til tidligere angitte mål. Utredning i fase 2 Gjennom angitte mål og forutsetninger ligger det en forventning om at det videre driftssamarbeidet skal bidra til en økt kvalitet i driftstjenestene og en økt tilgjengelighet til systemene. Områder med særlig potensiale for kvalitetsheving gjennom samarbeid er markert i tjenestekatalogstrukturen som følger som vedlegg 1 til rapporten. Vedr. økning av tilgjengeligheten kan det nevnes følgende momenter: Økt kapasitet og kompetanse for å drive feilsøk/feilretting og brukerstøtte Økte muligheter for å etablere vaktordninger Organisatoriske gevinster gjennom formalisering av driftssamarbeidet Dette påvirkes også av samarbeidet om felles infrastruktur og felles fagsystemer, herunder økte muligheter til å etablere tekniske reserveløsninger (redundans) Brukerne vil også være opptatt av mulighetene til å få bistand på stedet, fortrinnsvis av personer de kjenner og har tillit til. Her vil det som angitt i vedlegg 1 og kap. 4.7 være tjenester hvor lokal tilstedeværelse av kompetent IKT-personell er nødvendig eller ønskelig. Samtidig vil tilgjengelig teknologi åpne for bistand over avstand. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 19 av 35

20 Nivået for responstid og tilgjengelighet knyttet til et gitt system skal kunne være likt for alle brukere, men hvor et utvidet og formalisert driftssamarbeid kan øke mulighetene for økt tilgjengelighet til virksomhetskritiske systemer. Tjenestetilgjengelighet og kvalitet vil i noen grad kunne være avhengig av organisasjonsmodell. Dette kan blant annet være knyttet til effektivitet i ledelse og beslutningsprosesser, samspill mellom ansatte, tilrettelegging/muligheter for kompetanseutvikling og spesialisering samt attraktivitet og rekruttering. 4.5 Konkurranseregler egenregi Som påpekt i utredningsfase 1 (se kap. 2.2 og 4.2), er vertskommunemodellen iht. KL 28 problematisk i forhold til anskaffelsesregelverket når det gjelder IKT-samarbeid. Det er fordi manglende oppfyllelse av det såkalte kontrollvilkåret vil gjøre det vanskelig å påberope seg egenregi. Kontrollvilkåret kan eventuelt oppfylles ved å etablere felles styringsorganer, men da vil 27-modellen være et mer rendyrket alternativ uten denne type utfordringer. 4.6 Ledelse og styring Intensjoner i prosjektmandatet Dette temaet skal omfatte spørsmål rundt eierstyring, styring av enheten og ledelse av enheten. Politisk styring (eierstyring) Det anses ikke å være behov for å etablere særskilte politiske styringsorganer knyttet til IKT driftssamarbeidet. IKT-drift er en utpreget administrativ støttefunksjon, uten nevneverdige politiske problemstillinger i den daglige utførelsen. IKT-strategiske problemstillinger som også er av politisk interesse, vil utvikles og fremmes på andre arenaer enn innenfor driftssamarbeidet. Kommunestyrene bør inneha premissgiverrollen på et overordnet politisk nivå, og angi nødvendige mål og rammer, slik som i dagens samarbeidsopplegg og lokalt i kommunene. Som påpekt i rapporten fra første utredningsfase, anses et 27-samarbeid å være den blant de mulige formelle modellene som kan gi størst grad av eierstyring. Virksomheten vil være direkte underlagt de deltakende kommunenes budsjett- og instruksjonsmyndighet. Under arbeidssamlingen om styring og ledelse , hvor også SuksIT og Rådmannsutvalget var representert, kunne en ikke se at en formalisering av driftssamarbeidet skulle medføre spesielle utfordringer for deltakerkommunenes styringsmuligheter, sammenliknet med dagens opplegg. Endringer som følge av at løsninger og oppgaver nå er besluttet flyttet fra lokalt til regionalt, oppstår uavhengig av modell. Fagforbundets representant i prosjektgruppa har i sluttfasen av utredningsarbeidet hevdet at det er forskjell på den politiske styringsmuligheten i en uformell modell og ved et 27-samarbeid. Dette synspunktet er imidlertid så langt ikke begrunnet. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 20 av 35

21 Administrativ styring IKT-systemer og -drift vurderes som stadig mer kritisk for å kunne løse kommunale primæroppgaver på en effektiv og kvalitetsmessig god måte. Dette begrunner et ønske fra alle kommunene om å kunne ha en reell styringsmulighet og være likeverdige parter i samarbeidet. På grunnlag av drøftingene i prosjektgruppa og under arbeidssamlingen om styring og ledelse , anbefales det at rådmennene i fellesskap innehar styringsrollen på det administrative nivået, noe som særlig kan begrunnes ut fra følgende momenter: Beslutningsevne og beslutningsveg Helhetsperspektiv og oversikt over lokale og regionale prosesser, samt direkte kontakt mot kommunale utøvende enheter, stabs- og støttefunksjonene, de politiske styringsorganene og de tillitsvalgte. Dersom det vedtas å etablere et 27-samarbeid med et interkommunalt styre, vil rådmennene utgjøre styret for driftsenheten for å oppnå likeverdighet og reell styringsmulighet. Det må understrekes at her vil det ligge et klart skille mellom rådmennenes rolle i Rådmannsutvalget for Kongsbergregionen og i styret for driftssamarbeidet. Rådmannsutvalget er ikke styre for Kongsbergregionen. Hvis 27-samarbeidet blir opprettet med en hovedkontorkommune, eller som et eget rettssubjekt, vil det være aktuelt med en ansattrepresentant i styret. Det kan vurderes om det er relevant med ansattrepresentasjon i styret også dersom det besluttes opprettet et samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle. Ved «0-alternativet» utøves styringsrollen i stor grad lokalt i den enkelte kommune, men hvor enkeltsaker på regionalt nivå bringes inn for Rådmannsutvalget. I denne modellen er det mer krevende å oppnå helhetlig styring, hvor både lokale og regionale behov kan vurderes i nær sammenheng. Det vil også være en lengre beslutningsveg og dermed mindre effektiv beslutningsprosess. I en vertskommunemodell ligger styringsrollen hos vertskommunen, mens de øvrige kommunene i prinsippet kun har påvirkning gjennom bestemmelsene i inngåtte avtaler. Denne modellen medfører ikke likeverdighet i avtaleforholdet kommunene i mellom, og vil i begrenset grad gi kundekommunene noen reell styringsmulighet. Med rådmennene i styringsrollen både i forhold til SuksIT og en felles driftsenhet, vil det være behov for å se nærmere også på rolledelingen i forhold til SuksIT. Ledelse Målene for samarbeidet tilsier en mest mulig helhetlig ledelsesfunksjon med ansvar for både fag, personal og økonomi. Dette krever en formalisert samarbeidsmodell, med en felles daglig ledelse av driftsenheten. En helhetlig personalledelse er enklest å oppnå gjennom en samordning av arbeidsgiverrollen via en virksomhetsoverdragelse (jfr. Arbeidsmiljøloven kap. 16, se. kap. 4.4 i rapporten fra utredningsfase 1). I «0-alternativet» vil ledelsesfunksjonen fortsatt være fordelt og tilknyttet 7 IKTavdelingene ute i kommunene. Arbeidsgiverrollen vil være distribuert til den enkelte kommune. Koordineringen på det regionale nivået, som i dag er organisert på prosjektbasis, vil i måtte erstattes av noe som i praksis kan betraktes som en åttende IKT-avdeling regionalt. Leder/koordinator på det regionale nivået vil ikke ha noen Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 21 av 35

22 reell myndighet når det gjelder fordeling av oppgaver og ressurser innenfor samarbeidet. I et 27-samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle vil det være en felles ledelsesfunksjon når det gjelder fag og økonomi, mens personalledelsen og arbeidsgiverrollen vil ligge lokalt. Dersom arbeidsgiverrollen i et 27-samarbeid overføres til en hovedkontorkommune, eller legges til driftsenheten som et eget rettssubjekt, vil det oppnås en helhetlig og effektiv ledelse i alle de tre angitte dimensjonene. I en vertskommunemodell vil det være en helhetlig ledelsesfunksjon, som utøves av vertskommunen. Betydningen av en helhetlig ledelsesfunksjon og beslutningseffektivitet ble tydeliggjort gjennom presentasjonen av erfaringer fra Værnesregionen 24. oktober. Det ble påpekt et betydelig antall utfordringer for en leder av et regionalt IKT-samarbeid. Samsvar mellom myndighet og ansvar/oppgaver er således avgjørende for å kunne levere resultater i tråd med forventningene. 4.7 Lokaliseringsspørsmål Intensjon i prosjektmandatet Lokaliseringsdiskusjoner kan være krevende i mange sammenhenger. I dette tilfellet vil det i være viktig å bli enda mer konkret når det gjelder behov og opplegg for bemanning ute i kommunene og brukernes tilgang til brukerstøtte ved ulike behov. Utredning i fase 2 Det er i større grad aktuelt å flytte på oppgaver og utstyr enn på folk. Her henvises det først til rapporten fra fase 1 (kap. 2.2) når det gjelder forutsetningene om at de ansatte skal kunne ha oppmøtested ute i den enkelte kommune og hensynet til bevaring av lokale arbeidsplasser. Både regionens geografi og de tjenestene som krever lokal tilstedeværelse (jfr. vedlegg 1) trekker i samme retning. Brukernes behov og ønsker når det gjelder bistand på stedet, må veie tungt her (se også omtale i kap. 4.4). Behovet for lokal tilstedeværelse av kompetent IKT-personell er nokså uavhengig av modell, men kan være mer krevende å organisere i vertskommunemodellen. Nedenfor oppsummeres en del IKT-driftstjenester hvor lokal tilstedeværelse er nødvendig eller ønskelig (se også vedlegg 1 med foreslått struktur for tjenestekatalogen, jfr. kap. 4.1): Brukerstøtte på stedet. Kvalitet og opplevelse avhengig av lokalkunnskap og tillit hos brukerne Særlige behov for tilstedeværelse og oppfølging i skolen Feilsøk/feilretting på lokale lokasjoner Installasjon og endringer av oppsett på lokalt utstyr og lokal infrastruktur Fysisk oppfølging av lokale datarom (relevant også om det gjennomføres full sentralisering av servere i regionale datasentra) Datasikkerhet lokalt. Lokale sikkerhetsløsninger og brukeroppfølging, samt beredskap og tilgjengelighet i krisesituasjoner Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 22 av 35

23 Planlegging, prosjekter og innkjøp. Kvalitet avhengig av lokalkunnskap, brukerkontakt og lokal oppfølging Oppfølging ved krevende hendelser, eg. eksamen, kommune- og stortingsvalg Dersom det opprettholdes lokale IKT-avdelinger og/eller en distribuert arbeidsgiverrolle, vil det være flere administrative oppgaver knyttet til planlegging, økonomi, personalledelse/hms og evt. innkjøp lokalt. Prosjektgruppa mener det ligger utenfor deres mandat å foreslå valg av hovedkontorkommune ved et eventuelt 27-samarbeid med en slik rolle. Det samme gjelder lokalisering av en felles ledelsesfunksjon i de ulike modellene. Det kan oppstå utfordringer når det gjelder lokalisering for eksempel ved nyansettelser. Her mener prosjektgruppa at det må tas hensyn til de faktiske behovene ute i kommunene. Gode kommunikasjonsløsninger og verktøy for samhandling over geografisk avstand, er en kritisk suksessfaktor i distribuerte organisasjoner. Her skal tilgjengelig teknologi kunne gi tilfredsstillende løsninger. 4.8 Økonomi og budsjettspørsmål På samme måte som beskrevet når det gjelder den IKT-faglige kompetansen, jfr. kap. 3.2, vil det til å begynne være de samme tjenestene, systemene og leverandørene, samt den samme fysiske infrastrukturen, som skal følges opp og som krever ressurser slik som i dag. Slik sett vil budsjettrammen for det videre IKT driftssamarbeidet være en funksjon av summen av de kommunale IKT-budsjettene. I en overgangsfase kreves det ekstra ressurser til konsolidering av systemer og infrastruktur, samt til etableringen av en ny organisasjonsmodell. Deretter går en over i fase hvor det blir mulig å realisere gevinster. I budsjettforslaget som er fremmet av SuksIT for 2013, skal det kunne ligge nødvendig handlingsrom for kunne gjennomføre etableringen av et mer formalisert IKTdriftssamarbeid. I etableringsprosjektet må det utvikles en budsjettmodell knyttet til den organisasjonsmodellen som det blir vedtatt å etablere, samt et forslag til budsjettrammer for Her må en videre forvente en trinnvis utvikling, hvor oppnådde erfaringer medfører justeringer i budsjettopplegget for seinere driftsår. I denne fasen oppsummeres noen problemstillinger av mer prinsipiell karakter som har vært oppe til drøfting i prosessen: Som allerede nevnt, vil budsjettrammene for IKT driftssamarbeidet til å begynne med være en funksjon av summen av dagens kommunale IKTbudsjetter Det må være et mål at det oppnås størst mulig forutsigbarhet når det gjelder de økonomiske rammene, både for kommunene og for driftsenheten både i kortere og lengre tidsperspektiv. Omfanget av et felles driftsbudsjett vil blant annet påvirkes av hvordan arbeidsgiverrollen plasseres, samt av hvordan anskaffelser og drift av brukerutstyr (e.g. PC-er, tynnklienter, nettbrett, ) blir organisert. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 23 av 35

24 Det kan bli aktuelt å utvikle ulike modeller for hvordan en budsjetterer og fordeler kostnader for drift kontra investeringer. Erfaringene fra andre IKT driftssamarbeid viser at det kan være formålstjenlig å opprette en fast fordelingsnøkkel som grunnlag for fordeling av kostnader. Etterkontroller har vist at dette fungerer i forhold til hensikten. Slike fordelingsnøkler har normalt en fast del med lik fordeling mellom kommunene og en variabel del for eksempel fordelt etter folketall. Et alternativ kan være å beregne enhetspriser, for eksempel knyttet til ulike kategorier av IKT-brukere i kommunene. Et eksempel på en mulig kostnadsfordelingsmodell er vist i vedlegget om samarbeidsavtale (vedlegg 3). Sammenlikning av dagens IKT driftsbudsjetter i kommunene (beregnet ut fra driftsbudsjettene fra 2011, totalt ca. 56 mill. kroner) viser en fordeling som ligger nokså nært opp til folketallet, men hvor de mindre kommunene har en noe større andel av driftskostnadene enn hva andelen innbyggere tilsier og de største kommunene noe lavere. Å komme i mål med å etablere en velfungerende modell for håndtering av driftssamarbeidets økonomi, vil kreve en betydelig andel raushet ikke minst i overgangsfasen. I dagens modell («0-alternativet») er det opprettet samarbeidsavtaler som kan innebære ulike kostnadsfordelingsmodeller knyttet til hvert enkelt samarbeidsprosjekt. Etter hvert som antall fellesprosjekter øker, blir dette komplisert å administrere. For å unngå at denne type utfordringer blir for omfattende, ble det høsten 2011 inngått en midlertidig samarbeidsavtale som innebærer at det inntil videre ikke opprettes nye separate kostnadsfordelingsmodeller eller samarbeidsavtaler, i påvente av etableringen av et mer formalisert IKT driftssamarbeid. I uformelle modeller vil det altså ligge utfordringer både når det gjelder ressursbehov og mandat knyttet administrasjon av ulike samarbeidsopplegg. Gjennom økt formalisering og forpliktelse kan det som omtalt ovenfor etableres mer generelle kostnadsfordelingsprinsipper, og oppnås lavere ressursbruk til administrasjon. Når det gjelder gevinster, er for det første målet å oppnå økt kvalitet i IKTdriftstjenestene innenfor dagens økonomiske ramme. Etter hvert vil det gradvis oppstå effektiviserings- og samordningsgevinster internt i IKT-samarbeidet. Ambisjonen må være at disse som et minimum skal kunne overstige 10 % av de samlede IKTkostnadene i regionen, som var kartlagt til drøye 72 mill. kroner i Som sagt fra Værnesregionen: «Gevinstpotensialet er større jo tettere og mer omfattende samarbeidet er». Direkte gevinster av et utvidet, formalisert IKT-samarbeid vil i første rekke ligge innenfor områdene omtalt under delmål («effektmål») i denne rapportens kap Dette sammenfaller godt med erfaringene fra for eksempel Værnesregionen, som oppgir gevinster på følgende områder: Redusert sårbarhet og økt sikkerhet Styrket fagmiljø og kompetanse Bedre kvalitet Reduserte kostnader knyttet til konsolidering av systemer (5-1 hos dem) Lettere å rekruttere fagfolk Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 24 av 35

25 Stordriftsfordeler bedre og rimeligere avtaler Mer effektiv drift Det henvises for øvrig til kap. 6.3 i rapporten fra første utredningsfase. Det foreligger inntil videre ikke grunnlag for nye og mer konkrete beregninger av de potensielle kvantitative gevinstene, men det vurderes fortsatt som krevende å realisere kvantitative gevinster i «0-alternativet». Her kan det hentes erfaringer fra reorganiseringen av IKT-samarbeidet på Nordmøre, som har navnet IKT Orkidé. Samarbeidet ble opprettet på prosjektbasis i 1997 uten noen formell organisering, jfr. 0-alternativet. Etter hvert som nye fellesløsninger ble etablert, oppstod behovet for å formalisere samarbeidet. Dette for å bli i stand kunne lede og administrere de aktuelle IKT-tjenestene på en effektiv og forsvarlig måte, og oppnå mer forutsigbare forutsetninger både organisatorisk, kompetansemessig og finansielt. For å sikre nødvendige muligheter for eierstyring, ble det valgt å etablere et 27-samarbeid, foreløpig med en distribuert arbeidsgiverrolle. Det har vært lite innvendinger mot dette valget i etterkant, men utfordringene har vært knyttet til realiseringen av gevinster. Det gikk greit å ta de «lavthengende fruktene», men langt tyngre å oppnå samordning og effekter i de seinere prosjektene. De ser behov for å øke forpliktelsene gjennom ytterligere formalisering av samarbeidet. Det er erfart at det er begrensninger i mulighetene til å ta ut gevinster, hvis de ansatte fortsatt har sin hovedtilknytning lokalt samt hvis det opprettholdes et betydelig omfang lokal infrastruktur og lokale systemer. Den midlertidige «ineffektivitetspukkelen» som oppstår i omleggingsfasen, må ikke undervurderes (også påpekt av Værnesregionen 24.10). Knyttet til etableringen av selve driftssamarbeidet vil det komme ekstra kostnader til bl.a. prosess og innkjøring, rekruttering av daglig leder, fagbistand (særlig juridisk), harmoniseringstiltak, nye verktøy og opplæring. Parallelt kommer det ekstra kostnader til harmonisering (konsolidering) av infrastruktur og systemer. For det sistnevnte har Kongsbergregionen kommet godt i gang med å ta slike kostnader allerede. Uansett må det gjentas at gevinstrealisering knyttet til IKT og IKT-samarbeid, vil være mest avhengig av hvordan IKT-løsningene og tilhørende tjenestene utnyttes i kommunene til å effektivisere kommunale arbeidsprosesser samt eventuelle tjenestesamarbeid (jfr. kap. 2.2 og 6.3 i rapporten fra utredningsfase 1). Det betyr at de største gevinstene kan tas ut innenfor de enhetene som utøver kommunale primæroppgaver. 4.9 Vedtekter og samarbeidsavtale Vedtekter Dersom det etableres et interkommunalt styre ( 27-samarbeid), må det utarbeides vedtekter for samarbeidet. Her er minimumskravet til vedtekter angitt i Kommuneloven 27. Vedtektene må vedtas og eventuelt endres i kommunestyrene. Vedtektene bør inneholde bestemmelser av mer overordnet og langsiktig karakter, som sjelden behøver å være gjenstand forandringer. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 25 av 35

26 Det følger et forslag til vedtekter for et 27-samarbeid som vedlegg 2 til denne rapporten. Ulikheter knyttet til variantene av denne modellen er synliggjort i vedtektsforslaget. Samarbeidsavtale En samarbeidsavtale er aktuell i alle modellene som prosjektgruppa har hatt til vurdering. Ved et 27-samarbeid vil samarbeidsavtalen komme som et supplement til vedtektene, og kan inneholde bestemmelser som en i større grad mener vil være gjenstand for «prøving og feiling» og som oftere må kunne endres ved behov. En første versjon av samarbeidsavtalen bør fremmes for kommunestyrene sammen med forslaget til vedtekter, men seinere endringer bør kunne gjøres av styret. Eventuelle endringer som gjøres i samarbeidsavtalen i løpet av et driftsår bør synliggjøres i årsrapporten fra virksomheten. «0-alternativet» i dagens form er blant annet krevende å administrere og det er som sagt enighet i prosjektgruppa at dette ikke fungerer når antall fellesløsninger nå øker i tida framover. Et mindretall i prosjektgruppa mener som sagt at «0-alternativet» kan innebære en videreutvikling av dagens samarbeidsmodell gjennom en mer forpliktende samarbeidsavtale. Da foreslås det en ny felles og overordnet samarbeidsavtale som i størst mulig grad erstatter eksisterende samarbeidsavtaler - eventuelt med underliggende delavtaler. I vertskommunemodellen vil samarbeidsavtalen i større grad bære preg av en kontrakt mellom vertskommunen som leverandør og de øvrige kommunene som kunder, lik en kontrakt med eksterne driftsleverandører. Et forslag til aktuelle punkter som kan inngå i en samarbeidsavtale, følger som vedlegg 3 til denne rapporten. Prosjektgruppa har ikke sett det som relevant å utarbeide noe avtaleforslag som gjelder vertskommunemodellen, da denne modellen ikke kan anbefales i dette tilfellet. 5. Vurdering og anbefaling vedr. modell I arbeidet med vurderingen av modellene har prosjektgruppa lagt til grunn hva en ønsker å oppnå av resultater i den andre enden, noe som blant annet er synliggjort gjennom angitte mål, og kommet med anbefalinger på grunnlag av dette. 5.1 Faglig styringsmodell og roller Iht. til anbefalingene fra KS bør den IKT-faglige styringsmodellen, som er vist i figuren på neste side, legges til grunn for det videre IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen. Dette er i stor grad i samsvar med styringsmodellen som er i bruk i regionen på dette området i dag. Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 26 av 35

27 Rollene I figuren er det synliggjort ulike roller knyttet til følgende aktører: Kommunestyrene: Rådmennene: SuksIT/fagenheter: IKT driftsenhet: Premissleverandørrollen Styringsrollen Kunde/bestillerrollen Leverandørrollen (IKT-tjenesteleverandør) Se også begreps- og rollebeskrivelsen i kap. 3.1 i rapporten fra utredningsfase 1. Rådmennene i fellesskap 5.2 Vurdering iht. til aktuelle vurderingskriterier Med utgangspunkt i rapporten fra fase 1 er de aktuelle organisasjonsmodellene vurdert i henhold til følgende kriterier: Styring Ledelse og administrasjon Personalmessige forhold og de IKT-ansattes rettigheter Arbeidsgiverrollen Oppfyllelse av krav til leveranseevne, tjenestekvalitet og informasjonssikkerhet Mulighetene for god ressursutnytting og realisering av gevinster Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 27 av 35