PROSJEKTBESKRIVELSE - ONLINE BOOKING FOR REISELIVET I TRØNDELAG

Transkript

1 Trøndelag Reiseliv Munkegata TRONDHEIM May Britt Hansen TRONDHEIM, PROSJEKTBESKRIVELSE - ONLINE BOOKING FOR REISELIVET I TRØNDELAG

2 Innholdsfortegnelse Reiselivsstrategien og mål for Trøndersk reiseliv... 3 Viktige utfordringer... 3 Visjon og mål... 3 Hvorfor online booking og hva som er konsekvenser om Trøndelag ikke kommer opp på online booking... 4 Potensiale for online booking i Trøndelag - Utdrag fra forstudie gjennomført i juni IT Strategi for Trøndelag utdrag fra rapport mars Forankring i næringen undersøkelse gjennomført oktober Forankring i styret i Trøndelag Reiseliv AS og markedsråd Markedsrådet av 07.juni 2010 ga følgende råd vedr. online booking for Trøndelag; Prosjekt Online booking for Trøndelag Mål for prosjektperioden Antall bedrifter/tilbydere inn i systemet Omsetningsmål i prosjektperioden Online booking knyttet opp mot og andre kanaler Organisering av prosjektet Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektdeltagere Roller/organisering Framdriftplan prosjekt online booking år Kostnadsrammer prosjekt Finansiering av prosjektet Drift av online booking etter prosjektfase... 19

3 Reiselivsstrategien og mål for 2020 Arbeidet med å få på plass online booking er forankret i Reiselivsstrategien for Trøndelag som ble vedtatt i juni Reiseliv er en av de største næringene i Trøndelag, og i følge tall fra Transportøkonomisk Institutt hadde regionen en samlet reiselivsomsetning på 14.6 milliarder kroner i Næringen antas å ha et stort utviklingspotensial, blant annet ved i større grad også å henvende seg til kunder utenfor Midt-Norge. Trøndersk reiseliv Trøndersk reiseliv favner fra noen av landets største kurs- og konferansehoteller til små deltidsbedrifter som tilbyr aktiviteter eller overnatting. Enkelte bedrifter konkurrerer på et internasjonalt og nasjonalt nivå, mens andre henter de fleste kundene fra et lokalt-/regionalt marked og/eller fra trafikken på viktige ferdselsårer. Totalt har trøndersk reiseliv rundt 8 % av nordmenns overnattinger i Norge, mens andelen for utlendinger er på 6 % Viktige utfordringer De fire hovedutfordringene for trøndersk reiseliv fram mot 2020 blir å bli mer synlig i markedet få fram flere helhetsprodukter som ivaretar kundenes behov, være enkelt tilgjengelig både reisemessig og i viktige salgskanaler ikke minst på internett samt å levere på det man selger Visjon og mål Gjennom strategiprosessen med trøndersk reiselivsstrategi er det utviklet følgende visjon: Verdifulle opplevelser i Trøndelag gjennom kvalitet, samhandling og mangfold Overordnet mål er at Trøndelag i perioden fram til 2020 skal ha en vekst både i samlet reiselivsomsetning og antall overnattinger som er større enn landsgjennomsnittet. Samtidig skal Trøndelag fremstå som et bærekraftig reisemål, og utviklingen av næringen skal legge til rette for levedyktige lokalsamfunn, gode og stabile arbeidsplasser og økonomisk levedyktige reiselivsbedrifter samtidig som miljøperspektivet ivaretas. Delmål er at Trøndelag skal fremstå tydeligere som reisemål, utvikle flere helhetlige reiselivsprodukter, bli en aktiv bruker av og premissgiver for nasjonale satsinger innen reiseliv og bli en viktig samarbeidspartner for nasjonale reiselivsbedrifter. I tillegg skal Trøndelag bli et viktig reisemål for turister som benytter direkte utenlandske flyruter, og Trondheim Lufthavn skal ha en vekst i antall direkteruter på linje med de andre store flyplassene i Norge. Utvikling av Trøndelag som reisemål skal ha et helårsperspektiv.

4 Under punkt 13 i reiselivsstrategien Tilgjengelighet og infrastruktur pekes det på at å styrke Trøndelags tilgjengelighet og bookbarhet på Internett vil være et sentralt element for å oppnå økt tilgjengelighet til trønderske reiselivsprodukter. Forarbeid arbeidsgruppe Kystriksvegen Reiseliv, Oppdal Booking og Røros Reiseliv ble høsten 2008 forespurt av Trøndelag Reiseliv as om å jobbe fram et forslag til organisering av online booking for Trøndelag. Hver for seg sitter disse på viktig kompetanse og erfaringer med tanke på bookingløsninger som de benytter i sine respektive selskaper. Oppdal Booking, Røros Reiseliv og Kystriksvegen er tett på de ulike aktørene som et bookingsystem skal betjene samt at de har et kundeperspektiv da de har drevet med online salg. Kystriksvegen Reiseliv og Oppdal Booking sa seg villig til dette og har sammen med Trøndelag Reiseliv as sett på følgende spørsmål; Hvordan få til online booking for Trøndelag Hvilke behov har Trøndersk Reiselivs til en online booking løsning Kriterier/kravspesifikasjon til leverandører av en mulig løsning Prosjekt kontra driftsfase av løsningen Forretningsmodell Arbeidsgruppen har gjort en grundig prosess med tanke på ovennevnte spørsmål som danner grunnlaget for søknad og hovedprosjekt online booking. Hvorfor online booking og hva som er konsekvenser om Trøndelag ikke kommer opp på online booking Internett er den viktigste kanalen i markedsføring av reiselivstilbud og det skjer en vridning mot større andel online bookinger. En online booking løsning for Trøndelag vil øke tilgjengelighet og salg av trønderske reiselivsproduker. Dette vil være en forutsetning for å oppfylle det overordnede målet i reiselivsstrategien om at Trøndelag i perioden fram til 2020 skal ha en vekst både i samlet reiselivsomsetning og antall overnattinger som er større enn landsgjennomsnittet. I en undersøkelse gjennomført av Innovasjon Norge gjennom har det kommet frem følgende resultat 79,8 % av de besøkende i mars hadde allerede bestemt seg for å reise til Norge i % hadde ennå ikke booket reisen 55,4 % mente de ville benyttet en nasjonal bookingløsning svært mye eller mye Pakker er populært En løsning for nasjonal booking (se figuren nedenfor) planlegges lansert på visitnorway.com i løpet av første kvartal Enkeltaktører vil ikke kunne inngå direkte avtale med Nasjonal booking (Book Norway). Det vil derfor være en forutsetning at de enkelte tilbyderne i Trøndelag er tilknyttet en regional eller destinasjon som har bookingløsning som samlet distribuerer aktørene inn i nasjonal booking switch. Book Norway vil inngå kontrakter med regionen/destinasjonen om distribusjon til og disse vil også være kvalitetssikrer av innhold og ha kontakten mot tilbydere i sine respektive områder.

5 Dersom Trøndelag ikke utvikler en regional bookingløsning, vil det medføre at store deler av Trøndelags reiselivstilbud ikke vil være tilgjengelig for booking i den nasjonale bookingen. Kundene må da selv lete seg fram på Internett til enkeltaktører fra Trøndelag som tilbyr online booking i egen regi. Unntaket fra dette vil være Oppdal Booking, Destinasjon Røros og Kystriksvegen som pr i dag har lokale bookingløsninger samt de store hotellkjedene. Aktivitetsleverandører og små og mellomstore tilbydere i Trøndelag vil ikke være tilgjengelige og dermed ikke bookbar på internett. Trøndelag Reiselivs internettportal trondelag.com vil uten online booking bli ren informasjonskanal som i liten grad vil bidra til økt reiselivsomsetning og antall overnattinger, jfr målene i strategien. Nasjonale bedrifter Fase /2010 Hotellkjedene SAS og andre via Amadeus Norwegian ColorLine Fjord Line Hurtigruten Leiebil (via Amadeus) Lokale bedrifter via destinasjonsselskapene Direkte i løsningene til CityBreak, Restech og TellusGuestMaker. Alternativt via bookingsystemer (PMS) som Visbook med integrasjon mot disse tre løsningene. Lokale bedrifter Som ikke er med i destinasjonsselskapenes løsninger F.eks. Visbook Konnektorer Destinasjoner med bookingløsning fra CityBreak Restech GuestMaker Innholdsleverandører F.eks. Tellus IT-leverandører Destinasjon uten bookingløsning, eller uten å delta Konnektorer Nasjonal Booking Switch Teknisk leverandør: Visit Technology Group Integrasjon Integrasjon Fase 1: 2010/11 Løsningen utvikles for visitnorway.com Fase 2: 2011 Løsningen klar for tilpasning til andre distribusjonskanaler 8 Status andre regioner i Norge hva gjelder utvikling av online booking I 2009 ble det gjennomført en undersøkelse i regi av BIT Reiseliv der formålet var å kartlegge trafikkbildet, markedsføringen og organiseringen av arbeidet i de allerede ferdigstilte og bookbare portalene. Undersøkelsen viste at med unntak av to store bookingportaler, så er det for lite bookbart volum i portalene. Dette skyldes delvis at det er for få deltakende bedrifter i portalene, samt manglende ressurser i destinasjonsselskapene til å foreta det nødvendige innsalget og den opplæring som trengs av nye bedrifter. Mange destinasjoner sliter også med at bedriftene ikke legger ut kapasitet i portalene. Destinasjonsselskapene har meget begrensede markedsføringsbudsjetter, og det er lite midler til å drive markedsføring på nett.

6 Resultater i undersøkelsen viste også at driftstilskuddene fra kommune og/eller fylker varierer i stor grad. Selskaper med lave offentlig tilskudd sliter med økonomien. Kartleggingen fastslo også at det er svært ulike økonomiske forretningsmodeller mellom bedrifter og destinasjonsselskap når det gjelder booking på nett. FJORD-NORGE Regionselskap for Rogaland, Hordaland, Sogn- og Fjordane og Møre- og Romsdal. Av 15 destinasjonsselskaper på vestlandet er det tilgjengelig bookbare produkter hos 12 destinasjoner. Destinasjonsstrukturen på Vestlandet er svært god og her er det destinasjonene selv som har tatt et ansvar for å bli bookbare. Bookbare produkter er stort sett lagt inn under destinasjonssidene som fungerer som markedsplass og destinasjonsselskapene har provisjon av salg. Destinasjon Hardangerfjord var pilot for utvikling av bookingsystemet GuestMaker gjennom BIT Reiseliv. Bergen er nok den destinasjonen som har størst volum og salg via bookingsystemet. OSLOREGIONEN via Visit Oslo Oslo har pr. i dag allotment kapasitet inne i systemet. Dvs. at hotellene legger ut et gitt antall rom i systemet i en gitt periode til en gitt pris (utelukker dynamiske priser). VisitOslo lager pakker som selges og mottar provisjonsbaserte inntekter. Booking er lagt inn under turistinformasjonen i Oslo. VisitOslo har tatt en aktiv salgsrolle, og er en av de portalene i Norge som har klart å skape god økonomi rundt booking. SØRLANDET Startet som et BIT prosjekt i samarbeid med Dyreparken som har vært en stor motor. Det er etablert et eget bookingselskap, Sørlandet Booking, som finansieres av bookinginntekter samt en årlig driftsstøtte fra fylkene på 1,5 mill per år i en tre års periode. Ser en økende omsetning fra TELEMARK Driver booking gjennom selskapet Telemarkreiser AL. Har tatt en aktiv salgsrolle og selger også pakker. Telemarksreiser er et salgs- og markedsføringsselskap for reiselivet i Telemark. FINNMARK Finnmark Reiseliv AS er fylkesselskapet for reiselivet i Finnmark, eid av reiselivsnæringen og Finnmark Fylkeskommune som den største aksjonæren. Har bookingsystem og kapasitet inne på reiselivsportalen, men lite omsetning gjennom booking dels grunnet lav trafikk og få produkter tilgjengelig. Er nå organisert under NordNorsk Reiseliv AS. TROMS Har ikke tilgjengelig booking pr. i dag. Er nå organisert under NordNorsk Reiseliv AS NORDLAND Nordland Reiseliv, som nå er organisert under NordNorsk Reiseliv AS, har ikke felles bookingsystem for fylket. Destinasjon Lofoten, Helgeland og Vesterålen har pr. i dag online booking. Helgeland og Vesterålen er relativt nystartet og har ingen erfaringstall. Lofoten ser en stigende omsetning gjennom online booking, og bruker også systemet til å booke produkter selv ved henvendelse fra turister/kjøpere.

7 Per i dag har Nord Norsk Reiseliv as ikke tatt en strategisk beslutning på om selskapet skal bidra til en felles satsing på online booking, eller om hvert destinasjonsselskap må ta dette ansvaret selv. Selskapet er relativt nyetablert, og lanserte i juni 2010 ny reiselivsprofil for landsdelen. Potensiale for online booking i Trøndelag - Utdrag fra forstudie gjennomført i juni 2008 I juni 2008 ble det gjort en forstudie av potensialet for en felles bookingløsning for reiselivet i Trøndelag. Informasjon ble samlet inn fra eksisterende kilder, komplettert med en spørreundersøkelse blant tilbydere i Trøndelag. Analysen beskriver forutsetninger og hindringer for innføringen av en bookingløsning i Trøndelag. Anslagsvis finnes det 150 tilbydere i Trøndelag (i 2008) som er interesserte å bli bookbare online i en regional bookingløsning. Dette gir et tilstrekkelig grunnlag for et interessant tilbud til kundene. I tillegg var det et eksisterende trafikkvolum på nettsidene i Trøndelag på anslagsvis unike besøkere. Utfordringen er at den trafikken pr er fordelt på 12 forskjellige nettsteder, og at disse nettstedene i varierende grad er lagt opp for å ta kundene igjennom en god kjøpssyklus, som inkluderer booking. Klarer Trøndelag å videreutvikle nettstedene og konvertere 1,5 % av trafikken til bookinger, vil det være et tilstrekkelig grunnlag for en bookingløsning. For å lykkes med det kreves bedre samarbeid blant destinasjonene i regionen og at ressursene i større grad kan kanaliseres til en felles portal. Analysen avdekker noen potensielle hindringer: 1. Er det grunnlag for et samarbeid i Trøndelag som kan skape tilstrekkelig trafikk for en bookingløsning? Analysen anslår at kundegrunnlaget finnes der, men det er uklart om Trøndelag klarer å konvertere disse til bookinger i samme utstrekning som erfaring tilsier fra andre regioner. 2. Er det vilje til å finansiere anskaffelse og drift av en løsning? 3. Er det tilstrekkelig interesse for deltakelse hos tilbyderne i Trøndelag? Resultatene fra spørreundersøkelsen indikerer dette. Vi må ta forbehold om at de som svarer er mer positive enn andre, og at det er lettere å være positiv i en undersøkelse enn når man må legge pengene på bordet. 4. Kan de kompetansemessige utfordringene løses på tilbydersiden? Dette gjelder alt fra den enkelte tilbyders bookingstrategi til gjennomføring og praktisk bruk av en bookingløsning. 5. Vil man prioritere å videreutvikle regionens nettsider slik at bookingen blir en naturlig del av kundenes beslutnings og kjøpsprosess? Parallelt må markedsfokus og samarbeid med andre regioner bli bedre definert i markedsstrategien og det må tas en beslutning om videreutvikling av hele nettkanalen/trondelag.com.

8 IT Strategi for Trøndelag utdrag fra rapport mars 2009 Sammendrag fra rapport utarbeidet av Børre Berglund Reiselivsrådgivning (BBR) på vegne av BIT Reiseliv og Trøndelag Reiseliv AS. Arbeidet med IT-Strategi for Trøndelag/online booking er forankret i Reiselivsstrategien og et av prosjektene i BIT Reiseliv. Online booking for Trøndelag må omfatte mer enn overnatting, da selve opplevelsen eller aktiviteten er hovedargument for reisen til og i Trøndelag. Reisende i flere av de prioriterte målgruppene skal ha lengre opphold, mer enn ett døgn og i flere tilfeller 3-4 dager og ukesopphold. Mengden av opplevelses- og aktivitetstilbydere er stor, men i hovedsak er disse enhetene små og mange, og har i dag ikke online booking, eller de har ikke system som gjør at de kan videredistribuere booking informasjon til andre kanaler. Det som skal kunne bookes gjennom en online løsning for Trøndelag er mangfoldet av tilbud som finnes i Trøndelag. I tillegg til overnattingsbedrifter, skal man kunne booke aktiviteter, inngangsbilletter til for eksempel museer, guidede turer, og tilleggsprodukter som for eksempel fiskekort og ski-kort. I tillegg skal man kunne ta inn kapasitet fra større hotell/kjedehotell som i stor grad har egne bookingsystemer gjennom en integrasjon mot hotellsystem eller evt. Hente kapasitet tilbake fra Book Norway. Den overordnede målsettingen for etablering av online booking er økt salg samt å gjøre reiselivsproduktene i Trøndelag mer tilgjengelig slik at det blir enklere for kundene å booke. For å ivareta videre utvikling og drift av online booking i Trøndelag etter prosjektperioden foreslås det at det opprettes et aksjeselskap med eierskap fra destinasjonsselskap i Trøndelag samt Trøndelag Reiseliv AS. Et regionalt bookingselskap for Trøndelag vil ikke generere overskudd og bør i en tidlig periode anses mer i retning av et fellesgode som er med på å løfte reiselivet i de to fylkene. Dette innbærer at man i oppstartsfasen er helt avhengig av offentlig tilskudd for å få etablert virksomheten og dekket hoveddelen av utviklingskostnadene. På sikt må det være en målsetning at bookingprovisjonen skal dekke selskapets drift. Bookingløsningen for Trøndelag bør være integrert i et nettsted som gir støtte for hele kjøpssyklusen for forskjellige kundegrupper og i en intuitiv form. Det er en målsetting å utvikle kjøpsprosessen som en integrert del av nettsiden, og ikke bare en videre linking som leder kunden inn i en helt annen løsning. Når det gjelder forretningsmodell, foreslår Arbeidsgruppa som har jobbet med forprosjektet en provisjonsbasert modell i kombinasjon med en årlig tilknytningsavgift. Arbeidsgruppa mener det finnes tre tilfredsstillende bookingsystemer for online booking Trøndelag, Restech, City Break og Tellus. Endelig beslutning for valg av system vil avhenge av vurdering av kriterier som pris, leveringsdyktighet, kjøpsprosess og en endelig vurdering av fordelene i de tre løsningene.

9 Forutsetninger for valg av leverandør til en online booking løsning er basert på følgende; Små og store bedrifter skal kunne være med Overnatting og aktiviteter skal kunne bookes gjennom systemet Hente kapasitet fra eksisterende system (større system som er kompatible med Nasjonal Booking Switch) Levere bredde geografisk og tematisk Brukervennlighet for tilbydere som legger inn kapasitet i systemet Brukervennlig for kunden som skal kjøpe Krever backoffice funksjoner Forankring i næringen undersøkelse gjennomført oktober 2010 Et suksesskriterium for etablering av online booking for reiselivet i Trøndelag er at reiselivsnæringa i Trøndelag slutter opp om det, og at det har en nødvendig forankring som sikrer at det ikke kommer opp konkurrerende initiativ. I tillegg er det viktig at næringen er villig til å bidra med den egeninnsats som prosjektet legger opp til. Næringen må være villig til å ta et stort ansvar selv for at satsingen skal lykkes. På bakgrunn av at forstudien er fra en tid tilbake(2008) ble Børre Berglund leid inn for å foreta en undersøkelse i næringen for å vurdere næringens vilje til å ta ansvar for satsingen i oktober Oppdraget gikk ut på å se på følgende: Forankring i næringen Forpliktelser Innsats Bookingselskap for Trøndelag Eierstruktur Avtaler Booking AS/destinasjonene Booking AS/aktørene

10 Tabellen viser svar fra reiselivsaktørene i undersøkelsen foretatt i oktober Aktør Egen booking Vil tegne avtale med Regionalt selskap Oppfatninger rundt eierskap i Regionalt selskap Kystriksveien Reiseliv Grong Fritidssenter Ja Ja Eierskap Ja Ja Trøndelag Reiseliv Oppdal Booking Ja Ja Eierskap Innherred Reiseliv Ja Ja Kompetent selskap Visit Trondheim Ja / Nei Ja Eierskap Røros Reiseliv Ja (!) Ja Representativitet Stjørdal Næringsforum Selbu Næringsforening Ja / Nei Ja Små aktører representert Ja / Nei Ja / Nei Reflektere fyrtårn Angel Amfi Ja Ja Medlemsbasert Namskogan Familepark Nei (Visit Namskogan) Ja Eierskap fra Nord-Trd Stokkøya Sjøsenter Nei Ja, sesongbetinget Ingen oppfatning Selbusjøen Hotell Rica Nidelven Hotell Ja Ja Kommersielt for aktørene, ikke eierne Ja Ja Næringa tungt inn, eierskap Egen booking kontra booking regionalt Resultatene viser at næringen er villig til, og ønsker å legge egeninnsats ned i å få online booking for Trøndelag opp å gå, også de som per i dag har egne bookingsystem. Tiden er moden, og det er en viss utålmodighet for å komme i gang. De ønsker å tegne avtale med selskapet for egne produkter.

11 Bookingselskap for Trøndelag Det ble stilt spørsmål rundt eierstruktur i et bookingselskap for Trøndelag, også interessen for eierskap ble tatt opp. Et viktig moment som kom frem er at dette skal være kommersielt for aktørene og ikke for eierne. Det var interesse for eierskap fra enkelte aktører. Aksjonæravtaler i bookingselskapet I etterkant av undersøkelsen er det gjennomført et møte med mulige aksjonærer i et online bookingselskap for Trøndelag. Stiftelsesdokumenter, aksjonæravtaler m.m. er under utarbeidelse, og Kystriksveien Reiseliv AS, Røros Reiselivslag, Visit Trondheim AS, Oppdal Booking AS og Trøndelag Reiseliv AS vil gå inn som aksjonærer i selskapet med lik eierandel for alle aksjonærene. Forankring i styret i Trøndelag Reiseliv AS og markedsråd Styret i Trøndelag Reiseliv AS gjorde følgende vedtak i styremøte 21. oktober 2010: Styret gir administrasjonen fullmakt med å gå videre i forhandlinger med sikte på og etablere et bookingselskap for Trøndersk reiselivsnæring. Styret vil presisere at interessen av bredden i reiselivet sikres ved en slik etablering. Administrasjon bes legge fram forslag til aksjonæravtale med aktuelle eiere og vedtekter for selskapet i neste styremøte Markedsrådet av 07.juni 2010 ga følgende råd vedr. online booking for Trøndelag; Tilbakemeldinger fra rådsmedlemmer vedrørende online booking: Vi har behov for felles booking og dette må sees på som et fellesgode. Prosjekt Online booking for Trøndelag Trøndelag Reiseliv as ønsker sammen med aksjonærene i det fremtidige online bookingselskapet å forvalte prosjektet online booking gjennom en 3 -årig prosjektfase. Kystriksvegen Reiseliv, Oppdal Booking, Visit Trondheim, Røros Reiselivslag og Trøndelag Reiseliv AS vil være på eiersiden i det fremtidige bookingselskapet, og vil også gå aktivt inn i prosjektfasen. Prosjektfasen vil fokusere på kompetanseheving, etablering av online bookingløsning, utvikling og innsalg av en online booking løsning for trøndersk reiseliv. Trøndelag Reiseliv as vil være prosjekteier, hvorav egen prosjektleder ansettes for arbeide med dette. Alle aksjonærene er tiltenkt en sentral rolle med å tilføre prosjekt kompetanse. Trøndelag Reiseliv får en viktig rolle i forhold til tilrettelegging opp mot trondelag.com og andre kanaler, bl.a. Book Norway/Nasjonal Booking

12 Etter prosjektfasens 3. år skal prosjektet driftes gjennom et aksjeselskap, Booking AS som etableres rundt årsskiftet 2010/2011. Mål for prosjektperioden Antall bedrifter/tilbydere inn i systemet Etter en periode på tre år skal det være 300 tilbydere med sine respektive produkter som ligger inne i systemet, med til enhver tid godt oppdatert kvalitetsmessig innhold, priser og kapasitet. 100 bedrifter per år. Omsetningsmål i prosjektperioden Omsetningsmål i prosjektperioden ut fra estimat om konverteringsrater fra 0.8 % første år, opp til 1,5 % 3. år. I tillegg kommer de faste lisensene som skal innbetales fra næringen. Unike År brukereordrer Kunder Ordreverdi/Omsetning Inntekt 0,8 % 1,1 % 1,5 % ,00 % 6,80 % 7,50 %

13 Online booking knyttet opp mot og andre kanaler skal være hovedkanal for alle bookbare produkter i Trøndelag. Dette er viktig for at gjesten skal kunne booke en bredde og et mangfold av produkter på tvers av geografi og type reiselivsprodukt som ønskes booket. I tillegg vil bookingkapasitet legges ut på destinasjonenes web-sider i tillegg til tilbydernes egne websider. All kapasitet skal også videredistribueres til Book Norway/Nasjonal Booking for tilgjengelighet på På sikt, og etter at varelageret for Trøndelag fanger mangfoldet i Trøndelag kan Booking AS også jobbe for å få distribuert bookinginformasjon i andre kanaler. Organisering av prosjektet Styringsgruppe Styringsgruppen for prosjektet vil bestå av representanter fra alle aksjonærene i det fremtidige bookingselskapet, samt en ekstern representant med kompetanse på online booking Leder for styringsgruppen: Ekstern person med kompetanse på og erfaring fra online booking. Oppdal Booking 1 representant Røros Reiselivslag 1 representant Visit Trondheim 1 representant Kystriksveien Reiseliv 1 representant Trøndelag Reiseliv 1 representant Prosjektleder Egen prosjektleder ansettes.

14 Prosjektdeltagere Prosjektdeltakere som har en aktiv rolle i utvikling, implementering og arbeid opp mot næringen vil være destinasjonsselskapene i Trøndelag og prosjekteier Trøndelag Reiseliv. I tillegg vil alle tilbydere/aktører som går inn på online booking for Trøndelag være prosjektdeltakere, og gjennom avtaler få ansvar for, og forplikte seg til å legge ut kapasitet, oppdatere priser og presentere bedriften og produktene med godt kvalitetsmessig innhold etter gitte kvalitetskrav. Roller/organisering. Prosjektleder Prosjektleder vil få hovedansvar for å få å jobbe opp mot reiselivsnæringen og få disse til å legge inn kapasitet i bookingsystemet. Basert på forstudie juni 2008 samt it strategi for Trøndelag i mars 2009 er det vesentlig med et godt varelager for å lykkes med online booking. Mål om at det skal være minimum senger og 30 aktiviteter/attraksjoner etter 12 måneder krever en utadrettet innsats for å få overnattingsbedrifter, aktivitetsbedrifter og attraksjoner til å bli med i bookingløsningen samt læres opp i bruk av denne. Dette vil være et tidkrevende arbeid, basert på organiseringen av reiselivet i Trøndelag, med få destinasjonsselskap som samarbeidspartnere. Prosjektleder vil undervegs ha bruk for ekstern kompetanse og hjelp hva gjelder utvikling, implementering og kursing av online booking løsningen. Viktigheten av at flere kan bidra i tillegg til prosjektleder er vesentlig med tanke på omfang og tidsplan i prosjektet og den tekniske kompleksitet som prosjektet innbefatter. Det er derfor satt av midler til konsulenttjenester - se egen spesifikasjon av kostnader knyttet til dette samt forklaring. Rollefordeling prosjektleder kontra destinasjonsselskaper og næringen Prosjektleder hovedoppgave Selge inn system til næring/destinasjonselskap Bidra til kompetanseheving av næringen gjennom kursing og implementering Trøndelag Reiseliv og destinasjonsselskaper/næringa Setter inn ressurser for å støtte prosjektleder Bidra i utvikling, implementering og innsalgsfasen Tilrettelegge for online salg på Destinasjoner og næring Deltar aktivt sammen med prosjektleder og Trøndelag Reiseliv Kompetanseheving Vi ser i dag at det er varierende kjennskap til og bruk av internett hos trønderske reiselivsaktører, og salg på nett er en ny kanal for mange. Prosjektet må fordre å øke kunnskapen og kompetansen hos aktørene på internett generelt og online booking spesielt. Det er derfor satt av mye tid i prosjektet til kursing av bedrifter og destinasjoner samt implementering av online booking løsningen hos den enkelte aktør. Online booking løsningen skal ikke bare kunne betjene forbruker på nett, men sørge for at den enkelte tilbyder kan booke i sitt system ved henvendelser pr. telefon, mail eller ved direkte besøk. Kompetanseheving vil derfor foregå på ulike nivå ; Den enkelte aktør/tilbydere får økt kompetanse Destinasjonsselskaper får økt kompetanse Trøndelag Reiseliv as får økt kompetanse

15 Prosjektet vil i så måte sørge for kompetansebygging i næringen som er verdifull med tanke på den betydning internett og sosiale medier vil ha framover. Dette vil bety et stort kompetanseløft for alle involverte hvor vi sammen vil løfte Trøndelag som reiselivsdestinasjon. Erfaring fra andre aktører som driver med online booking tilsier at dette er med på å skape større profesjonalitet vedrørende pakking, salg og distribusjon. Framdriftplan prosjekt online booking år 1 Etter år 1 vil arbeidet med tilpasninger, innhold og kompetanseheving/opplæring ha stor fokus. Evaluering av prosjektet vil følge prosjektet hele veien. Tid/ oppgave 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2012/2013 Ansvar Prosjektstart jan Prosjekteier Ansettelse prosjektleder feb Prosjekteier/ Styringsgruppe Valg bookingsystem Kontraktsinngåelse Jan 2011 Aksjonærer/ styringsgruppe Forankring Book Norway - Workshop jan Prosjekteier Systemopplæring x Leverandør Forarbeid innsalg Og opplæring x Prosjektleder Innsalg start og opplæring produkteiere x x x x Prosjetleder/ leverandør Teknisk tilpasning x x Prosjekteier Første bookbare produkt ut på april Prosjekteier/

16 leverandør Jobb opp mot Book Norway x x Prosjekteier Kontraktsinngåelse osv. Evaluering juni des x Prosjekteier/ styringsgruppe Evaluering Enkelte oppgaver i prosjektet vil kunne tallfestes og måles/evalueres forholdsvis enkelt i prosjektfasen. Antall tilbydere og omsetning/trafikk er slike mål. Totalt sett må evaluering av prosjektet settes inn i et system. I tillegg til å evaluere underveis i prosjektet må det også settes inn ressurser til større evalueringsrunder. Alle tiltak som settes i verk skal også kunne måles med en effekt på kort sikt og over tid. - Økt kompetanse gjennom felles aktiviteter - Kompetansen underveis brukes til å iverksette tiltak/utvikling - Tiltakene skal gi vekst i næringen - Som igjen fører til økt inntekt.

17 Kostnadsrammer prosjekt Den totale budsjettrammen på prosjektet over 3 år er på kr , hvorav de direkte kostnader utgjør kr mens næringens egen innsats i form av implementering, koordinering og opplæring utgjør kr I tillegg bidrar næringen med innbetalinger på kr i prosjektperioden for deltakelse i online booking. Vi søker det offentlige med kr kroner som utgjør 43,5% av de totale kostnadsrammer i prosjektet mens næringen bidrar med resterende 56,5 % i form av innbetalinger og egeninnsats. Se for øvrig nærmere spesifikasjoner i vedlagte budsjett. Direkte kostnader/alle kostnader fordeles over 3 år. se vedlegg Budsjett sum Prosjektledelse, 100% stilling i 3 år Sosiale utgifter (20%) Administrative utgifter, tlf, porto, kontor Konsulenttjenester Kompetanse fra næringen inkl. arbeidsinnsats fra destinasjonsselskap og Trøndelag Reiseliv AS. Det vil si en arbeidsinnsats på 30 timer pr. mnd à kr ) Reisekostnader Prosjektleder og representanter fra destinasjonsselskapene skal være mye ute hos bedrifter og destinasjoner. Markedsføring mot bransjen Kostnader for å lage innsalgsmateriell, opplæringsmateriell etc. Kompetanseheving Opplæring av prosjektleder og nøkkelpersoner som skal jobbe i prosjektet. Regnskap og revisjon Utvikling og gjennomføring av online kampanjer/sosiale medier Utvikling av kampanjer og gjennomføring/kjøp av markedsføring (eksempelvis visitnorway.com, finn.no eller andre relevante kanaler. Utgifter til styringsgruppe/styret Inkl. reise og møteutgifter Innkjøp og drift av bookingsystem Bookingsystem som skal kunne nyttes av Booking AS, destinasjoner, Trøndelag Reiseliv på samt mot andre kanaler som Book Norway/visitnorway. Tilknytning til online betalingstjenester. Og opplæring i system. Finansutgifter/rentekostnader Totalt direkte kostnader prosjekt

18 Kostnader knyttet opp mot bedrifter og destinasjoner i Trøndelag Implementering av bedrifter Budsjett sum Et estimat på at 300 bedrifter skal inn i systemet i løpet av 3 år. Egeninnsatsen fra bedriftene for å bli bookbare og få salgbare presentasjoner for online booking regnes til 20 timer pr. bedrift à kr. 400,- (eget arbeid i etterkant av kurs) Kurs/opplæring i system To dagers kurs for opplæring av bedriftene/tilbydere. (eget arbeid) Koordinering av destinasjonsselskap Destinasjonsselskapene setter av ressurser til implementering og support for prosjektleder og tilbydere (5 dest, 40 timer hver pr. år à kr. 400) Sum Størsteparten av kostnadene i prosjektet går til ansettelse av egen prosjektleder og lønn, sosiale utgifter og administrasjonskostnader tilknyttet denne samt innkjøp og drift av bookingsystem. Se under samt eget budsjettvedlegg. Fordeling kostnader Nord- og Sør- Trøndelag Fylkeskommune I forbindelse med ordinære søknader og tilskudd til vertskap og profilering har det vært vanlig at kostnadene fordeler seg hhv 60% for Sør-Trøndelag fylkeskommune og 40% for Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dette prosjektet er et unntak i så måte grunnet mer krevende implementeringsprosess i Nord-Trøndelag fylke basert på få destinasjonsselskaper og et fragmentert reiseliv. I praksis medfører dette at prosjektleder vil bruke mer tid på innsalgsfasen i Nord-Trøndelag enn i Sør-Trøndelag da aktørene i Nord-Trøndelag må kontaktes direkte og oppsøkes hver enkelt. I Sør-Trøndelag kan en jobbe mer effektivt gjennom destinasjonsselskapene Visit Trondheim, Destinasjon Trøndelagskysten, Destinasjon Røros og Oppdal Booking mens det i Nord-Trøndelag kun er Innherred Reiseliv/Kystriksvegen som har ressurser tilgjengelig til dette arbeidet. Finansiering av prosjektet Kroner % vis Offentlig finansiering ,5 Egeninnsats i prosjektet Næringens Innbetaling Næringens innbetaling og egeninnsats ,5 Total ramme prosjektperioden Totalt År 1 År 2 År 3 Innovasjon Norge Sør Trøndelag Innovasjons Norge Nord Trøndelag Sør Trøndelag fylkeskommune Nord Trøndelag fylkeskommune Sum offentlig finansiering

19 Da dette prosjektet i stor grad bærer preg av et vesentlig kompetanseløft og utvikling av reiselivet i Trøndelag, omsøkes Innovasjon Norge Sør- og Nord Trøndelag om en større finansiell andel enn våre fylkeskommuner. Se for øvrig nærmere spesifikasjoner i vedlagte budsjett. Drift av online booking etter prosjektfase I løpet av prosjektfasen vil det etableres et aksjeselskap med 5 sterke eiere som kan drifte og forvalte online booking videre etter prosjektavslutning i Forretningsmodellen til aksjeselskapet Booking AS er at alle aksjonærene har en lik eiersits i selskapet. Selskapet vil ha en aksjekapital på kr som blir etablert i løpet av prosjektet. Selskapet vil etter prosjektperioden basere seg på inntekter fra provisjon på bookingene som følger. Total bookingprovisjon 15% Markedsplassen 5% Tilretteletter 3% Bookingselskap/Booking AS 5% Betalingssystem 2% For å illustrere hva som menes med markedsplass og tilrettelegger, se på følgende EKSEMPEL KUNDE/MARKED Markedsplass TRØNDELAG BOOKING AS Eierstruktur må utredes --Teknisk tilrettelegger --Juridisk part - callsenterfunksjon? Innherred Reiseliv Bedrifter/tilbud Tilrettelegger Oppdal Bedrifter/tilbud Tilrettelegger Bedrifter Trøndelagskysten Bedrifter/ tilbud

20 Prosjektfase - bygge kompetanse- fylle hyllevare Trøndelag Reiseliv prosjektleder og prosjekteier Tilrettelegge for salg på Tilgjengeliggjøre bookbare produkter i 2011 Trøndelag Reiseliv utfører prosjektlederrollen i prosjektperioden Driftsfase - inntjening Ansvar for drifting av booking i Trøndelag i samarbeid med 4-6 destinasjonsselskaper/bedrifter Trøndelag Reiseliv as 34% eierskap i aksjeselskap sammen med 4-6 andre aktører. Aksjekapital på kr i bunn Driftsbudsjett (etter prosjektet) År 1 År 3 Daglig leder inkl.sosiale utg Kontor, adm og reise Driftsutgifter (booking) Konsulenttjenester Styrets utgifter Div andre utgifter Sum utgifter Provisjon TB andel 5 % av 5 mil kr og 6 mil kr Innbetalinger fra næringen Prosjektinntekter Sum inntekter Dette prosjektet vil være en forutsetning for å sette Trøndelag på Norges og verdenskartet med tanke på tilgjengelighet og salgbarhet, samt måloppnåelse i reiselivsstrategien fram mot Om trøndersk reiseliv ikke skulle få finansiering til å gjennomføre dette prosjektet vil tilbyderne i Trøndelag være prisgitt det de ulike destinasjonsselskaper gjør hva gjelder online booking. Vi vet at destinasjonsselskaper i våre fylker har slitt med organisering og finansiering, noe som gir en lite forutsigbar satsning på online booking i så måte. Det vil kunne bety at trøndersk reiseliv ikke vil være tilstede på online booking når nasjonal booking blir en virkelighet. Med vennlig hilsen Trøndelag Reiseliv May Britt Hansen Reiselivssjef