ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Formannskapet

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 18:30 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet.

2 Saksnr. PS 26/10 PS 27/10 PS 28/10 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE KIRKELIG FELLESRÅD - SØKNAD OM OMDISPONERING AV AVSATTE MIDLER OVERSKRIDELSE VED ENEBAKK KIRKELIG FELLESRÅDS PROSJEKTER EVENTUELT Enebakk, 6. april 2010 Dag Bjerke ordfører

3

4 PS 26/10 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte /

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2010/237 Arkivkode: 151 Saksbehandler: Sonja Nordhagen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/10 Formannskapet Kommunestyret Kirkelig fellesråd - Søknad om omdisponering av avsatte midler Vedlegg: Søknad av EKF-sak 06/10 RÅDMANNENS INNSTILLING: Avsetninger til kirke på Flateby er forutsatt benyttet til investeringsformål. Søknad om omdisponering til driftsformål innvilges ikke. SAKSUTREDNING: Sammendrag Enebakk kirkelige fellesråd søker om omdisponering av investeringsmidler avsatt til kirke på Flateby til driftsformål (lønn til kateket i fire år). Rådmannen anbefaler ikke at søknaden innvilges. Bakgrunn Søknad av Saksopplysninger Enebakk kirkelige fellesråd søker om å få disponere kr som er avsatt til kirke på Flateby til 100% stilling som kateket i fire år. Saken er behandlet i fellesrådets møte , hvor det ble fattet følgende vedtak: Enebakk kirkelige fellesråd tar til etterretning at Enebakk kommunestyre i møte 14. desember (sak 128/09) har valgt å omdisponere den årlige millionavsetningen til å bygge kirke på Flateby til andre (ikke kirkelige) formål i 2010 og Fellesrådet har i mange år fremmet ønske om en full kateketstilling i Enebakk og Mari sokn overfor kommunen. Dette er et presserende behov for å løse uforsvarlige arbeidsforhold for prestene og gi flere døpte barn undervisning. Kommunen har hittil ikke imøtekommet fellsrådets søknad. På denne bakgrunn vil fellesrådet søke Enebakk kommune om å få disponere midler, 2 mill kroner, avsatt til kirke på Flateby, til en full stilling som kateket i fire år. Det

6 understrekes at dette ikke må oppfattes som en nedprioritering av arbeidet med å reise kirke på Flateby. Fellesrådet har videre merket seg at kommunestyret ønske et samarbeid med fellesrådet om framtidig utvikling av kirkelig virksomhet på Flateby. Fellesrådet inviterer kommunestyrets representanter til et felles møte på Flateby menighetshus den 15. april til en åpen meningsutveksling, hvor kirkens utfordringer ses i sammenheng. Her bør man bl.a. drøfte: Hvordan det arbeides videre med kirkeprosjektet på Flateby? I hvilken grad ønsker kommunen å være representert inn i mulige samarbeidsløsninger? Hvilke konsekvenser vil den omfattende utbyggingen på Flateby få for det planlagte kirkebygget? Behovet for gravlund på Flateby versus utvidelse av Enebakk kirkegård. Fellesrådets ønske om å få disponere avsatte midler, 2 mill kroner, til en 100% stilling som kateket i fire år. Det vises til vedlagte søknad og utskrift av EKF-sak 06/10. Følgende er vedtatt avsatt til kirke på Flateby: Budsjett 2008 Omdisponert, KST-sak 69/08, Midler tilført 1110 Folkevalgte for å dekke uforutsette utgifter og økte utgifter til nye utvalg Avsetninger fond *) Renter 2009, avsatt Budsjett 2009, avsettes i Salg av kallskapellanbolig, avsettes Saldo *) Kommunestyret vedtok i budsjettbehandlingen for 2008 og 2009 å avsette 1 mill kr til kirke på Flateby. I KST-sak 69/08 ble kr omdisponert til ansvar 1110 Folkevalgte. Ved behandling av regnskapet ble det innstilt på at disse midlene skulle tilbakeføres/avsettes til kirkefondet, men dette ble ikke vedtatt. Følgelig er det kr som er avsatt i I tillegg er det fattet vedtak om at salgsinntekter for kallskapellanboligen i Ytre Enebakk skal avsettes til det samme formålet. Boligen er solgt i 2010, netto kr Vurderinger og begrunnelse Budsjettvedtaket innebærer at midlene skal avsettes til investeringsformål, og ikke utvidelse av driftsaktiviteter. Rådmannen viser til at fellesrådet understreker at forslaget ikke må oppfattes som en nedprioritering av arbeidet med å reise kirke på Flateby. Rådmannen vil ikke anbefale søknaden om omdisponering. Det vises i denne forbindelse til de betydelige investeringene Enebakk kommune står overfor de nærmeste årene, omlegging av mva.-kompensasjonsordningen og den belastningen dette vil ha på driftsbudsjettene. Økning av kirkebudsjettet innebærer at tilskudd til andre trossamfunn økes. Tilskuddet utgjør ca. 10% av kostnadene til kirkelige formål, eks. kirkegårder og vedlikehold på gamle kirker.

7 Enebakk kirkelige fellesråd Kirkevergen Enebakk kommunestyre Prestegårdsveien 1912 Enebakk Enebakk 10. mars 2010 Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: EKF-sak 06/ /153 Søknad om disponering av avsatte midler Enebakk kirkelige fellesråd søker om å få disponere 2 millioner kroner som er avsatt til kirke på Flateby, til en full stilling som kateket i fire år. Søknaden stiles på bakgrunn av behandling og vedtak i EKF-sak 06/10: Enebakk kirkelige fellesråd tar til etterretning at Enebakk kommunestyre i mote 14. desember (sak 128/09) har valgt å omdisponere den årlige millionavsetningen til å bygge kirke på Flateby til andre (ikke-kirkelige) formål i 2010 og Fellesrådet har i mange år fremmet onske om enfull kateketstilling i Enebakk og Mari sokn overfor kommunen. Dette er et presserende behov for å lose uforsvarlige arbeidsforhold for prestene og for å gi flere dopte barn undervisning. Kommunen har hittil ikke imotekommet fellesrådets søknad. På denne bakgrunn vil jellesrådet søke Enebakk kommune om å få disponere midler, 2 mill kroner, avsatt til kirke på Flateby, til en full stilling som kateket lure år. Det understrekes at dette ikke må oppfattes som en nedprioritering av arbeidet med å reise kirke på Flateby. Hele saksframstillingen følger vedlagt med ytterligere redegjørelse for søknaden. Fellesrådet vil også orientere om at kommunestyrets representanter inviteres til et møte på Flateby menighetshus torsdag 15. april kl hvor denne saken blir drøftet sammen med videre planer for kirkebygging på Flateby samt behovet for en gravlundsutvidelse, jf kommunestyrevedtak i sak 128/09, punkt 13. Enebakk kirkelige fellesråd håper kommunestyret kan behandle søknaden om disponering av avsatte midler i sitt møte den 10. mai. Dersom søknaden går igjennom, er fellesrådets intensjon å ha på plass en kateket før konfirmantundervisningen starter i september Med hilsen Ivar Ola Opheim /s/ leder i Enebakk kirkelige fellesråd ia-lnlia ete Dihle kirkeverge Kopi: Prosten i Follo Ignaveien 4 Postboks 14, 1912 Enebakk Telefon Telefaks E-postadresse: Irete.dihlerdenehakk.kommune.no Kontonummer Foretaksnummer

8 Enebakk kirkelige fellesråd EKF-SAK 06/10 Møtedato: SØKNAD OM DISPONERING AV AVSATTE MIDLER Saksbehandler: Grete Dihle Arkiv 153 Sammendrag: Enebakk kirkelige fellesråd søker Enebakk kommune om å disponere 2 millioner kroner av fondsmidler avsatt til kirke på Flateby til lønning av kateket i 100 % stilling i fire år. Bakgrunn: Fellesrådet har i 15 år søkt kommunen om styrket bemanning til undervisning av barn og unge (kirkelovens 15, kirkelig undervisning). Begrunnelsen er for å hjelpe prestene med undervisning av en årlig gruppe på konfirmanter samt for å styrke undervisningen for barn og unge trosopplæring, i begge sokn. Saksopplysninger: Kommunestyret har fortsatt ikke ført opp kirke på Flateby i sin økonomiplan. Det vil derfor gå minst fire år før bygging igangsettes. Når kommunestyret valgte å ikke satse videre på fondsoppbygging, har kommunestyret signalisert at det ikke er på denne måten de skal framskaffe midler til kirkebygget, men heller ved låneopptak når vedtak om bevilgning fattes. Når så Enebakk kirkelige fellesråd fikk overta Stranden bedehus fra nyttår i gave fra Stranden Normisjon vil det være naturlig at også fellesrådet satser fullt på dette huset inntil kirken er bygget. Enebakk kommunestyre styrket fellesrådets budsjett med midler til drift og investeringer av Stranden bedehus og viser med dette at det er ønskelig med kirkelige tiltak på Flateby. Enebakk menighet har nå et eget hus på Flateby som kan fungere som gudstjenestelokale og menighetssenter, og huset vil også kunne brukes til aktiviteter for barn og unge. Det å ha et eget hus på Flateby gjør at menigheten i en helt annen grad enn tidligere kan etableres i lokalsamfunnet. Kirkebygget vil tidligst kunne komme om fire år, og i mellomtiden kan menighetssenteret brukes til fiere av de aktiviteter som er tenkt inn i kirkebygget. Til dette arbeidet er det et stort behov for å styrke bemanningen. Kommunen har heller ikke i år imøtekommet ønsket om en kateketstilling, og menighetene har ikke fått signaler om når det kommer statlige midler til en trosopplæringsstilling. Det er relativt stor sannsynlighet for at denne kommer i 2013, som er siste år i opptrappingsplanen. Vurdering: Menighetene samler i dag inn nær kroner per år til lønn til kateket. I tillegg kommer dugnadstjeneste som klokker og kirketjener i Mari kirke. Det anses som urealistisk å øke givertjenesten betydelig utover dette. Ettersom fellesrådet ikke har fått økt rammebevilgning til kateket fra kommunen eller staten, foreslår kirkevergen å søke Enebakk kommunestyre om å få disponere kroner av midler avsatt til kirke på Flateby som lønn til kateket i 100 % stilling fordelt over begge sokn fra høsten 2010 og i fire år framover. Kirkevergens innstilling: Enebakk kirkelige fellesråd søker Enebakk kommunestyre om å få disponere midler, 2 millioner kroner, avsatt til kirke på Flateby til 100 % stilling som kateket i fire år.

9 Enebakk kirkelige fellesråd Enebakk kirkelig fellesråds behandling: Leder og kirkeverge orienterte fra Plankomiteens behandling av saken i møte den 4. februar. Ulike konsekvenser ved forslaget ble nøye drøftet. Kirkevergens forslag fikk støtte. Behovet for å løse uforsvarlige arbeidsforhold for prestene og en mangelfull undervisning av døpte barn ble spesielt understreket. Men det ble samtidig gjort klart at dette ikke må oppfattes som en nedprioritering av arbeidet med å reise kirke på Flateby. Enebakk kirkelige fellesråds vedtak: Enebakk kirkelige fellesråd tar til etterretning at Enebakk kommunestyre i møte 14. desember (sak 128/09) har valgt å omdisponere den årlige millionavsetningen til å bygge kirke på Flateby til andre (ikke-kirkelige) formål i 2010 og Fellesrådet har i mange år fremmet ønske om en full kateketstilling i Enebakk og Mari sokn overfor kommunen. Dette er et presserende behov for å løse uforsvarlige arbeidsforhold for prestene og for å gi flere dopte barn undervisning. Kommunen har hittil ikke imøtekommet fellesrådets søknad. På denne bakgrunn vil fellesrådet søke Enebakk kommune om å få disponere midler, 2 mill kroner, avsatt til kirke på Flateby, til en full stilling som kateket i fire år. Det understrekes at dette ikke må oppfattes som en nedprioritering av arbeidet med å reise kirke på Flateby. Fellesrådet har videre merket seg at kommunestyret ønsker et samarbeid med fellesrådet om framtidig utvikling av kirkelig virksomhet på Flateby. Fellesrådet inviterer kommunestyrets representanter til et felles møte på Flateby menighetshus den 15. april til en åpen meningsutveksling, hvor kirkens utfordringer ses i sammenheng. Her bør man bl.a. drate: Hvordan skal det arbeides videre med kirkeprosjektet på Flateby? I hvilken grad ønsker kommunen å være representert inn i mulige samarbeidsløsninger? Hvilke konsekvenser vil den omfattende utbyggingen på Flateby få for det planlagte kirkebygget? Behovet for gravlund på Flateby versus utvidelse av Enebakk kirkegård. Fellesrådets ønske om å få disponere avsatte midler, 2 mill, kroner, til en 100 % stilling som kateket i fire år.

10 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2008/595 Arkivkode: 202 Saksbehandler: Anne Helene Duvier Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/10 Formannskapet Kommunestyret Overskridelser ved Enebakk kirkelig fellesråds prosjekter Dokumenter som er vedlagt: Brev fra Enebakk kirkelig fellesråd v/kirkeverge Grete Dihle. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar følgende tilleggsbevilging til Enebakk kirkelig fellesråds investeringsprosjekter: Prosjekt Prosjektnr Tilleggsbevilgninger Utvidelse Mari kirkegård uten ny driftsbygning Utbedringer Enebakk kirke Sum tilleggsbevilgninger Lånene tas opp som kommunale lån. Bevilgede midler overføres Enebakk kirkelig fellesråds konto. 3. Eventuelle restmidler tilbakeføres Enebakk kommune når sluttregnskapene legges fram. 4. Kompensasjon for mva som følger av investeringsprosjektene tilfaller Enebakk kommune SAKSUTREDNING: Sammendrag Utvidelse av Mari kirkegård og utbedring av Enebakk kirke forventes til sammen å få en merkostnad på ca 1,28 mill kroner. Merkostnadene anbefales dekket ved økt låneopptak. Bakgrunn Enebakk kirkelig fellesråd har i brev datert 9. mars 2010, sendt en orientering vedrørende økonomisk status for de to investeringsprosjektene utvidelse av Mari kirkegård og utbedring av Enebakk kirke. Brevet er adressert rådmannen i Enebakk kommune. Saksopplysninger Utbedring av Enebakk kirke Vedtatt kostnadsramme for utbedring av Enebakk kirke er ca 8,08 mill kroner inkl mva. I dette ligger en antatt refusjon fra opplysningsvesenets fond (OVF) på 1,2 mill kroner.

11 Resterende del av budsjettet for prosjektet skal finansieres ved bruk av lån. Tilsagn om refusjon fra OVF er høyere enn budsjettert, slik at total finansiering for prosjektet er ca 8,5 mill kroner. Forventede kostnader ved prosjektet er ca 9,04 mill kroner. Forventede merkostnader ut fra påløpte kostnader og de kontraktene som foreligger på gjenstående arbeid, er ca 0,55 mill kroner. Utvidelse av Mari kirkegård Vedtatt budsjett for utvidelse av Mari kirkegård er 10 mill kroner. Kostnadene inkluderer mva. Foreløpig anslag på sluttregnskap er ca 10,73 mill kroner. Resultatet forutsetter at ny driftsbygning tilknyttet kirkegården tas ut av prosjektet. Dersom driftsbygningen settes opp vil kostnadene ved Mari kirkegård utgjøre ca 11,29 mill kroner. Forventede merkostnader ved prosjektet er ca 0,73 mill kroner, alternativt 1,29 mill kroner med ny driftsbygning ved kirkegården. Mva-kompensasjon Kostnadene ved prosjektene er finansiert med mva. Enebakk kirkelig fellesråd har tidligere fått beholde mva-kompensasjon som følger av investeringskostnader. Dvs at kommunestyret har vedtatt en finansiering som dekker alle kostnader, mens inntektene som genereres av prosjektene er disponert av fellesrådet. Dette er brudd på Enebakk kommunes økonomireglement. I følge reglementet skal merinntekter som omdisponeres til å dekke merutgifter eller kostnader til nye tiltak vedtas av kommunestyret. Oppsummering Forventede merkostnader i forhold til vedtatt budsjett for Enebakk kirkelig fellesråds prosjekter er som følger: Prosjekt Forventede kostnader Budsjett Avvik Utvidelse Mari kirkegård Bortfall av ny driftsbygning Mari kirkegård Utbedringer Enebakk kirke Sum EKF s prosjekter inkl driftsbygning Sum EKF s prosjekter ekskl driftsbygning Vurderinger og begrunnelse Rådmannens anbefaler at merkostnadene ved Enebakk kirkelig fellesråds investeringsprosjekter dekkes ved økt låneopptak. I henhold til økonomireglementet skal investeringsprosjekter ikke igangsettes før finansiering er vedtatt. Dersom det avdekkes vesentlige merkostnader under veis i prosjektet, skal det søkes om tilleggsbevilgninger slik at prosjektet fullfinansieres. Enebakk kirkelig fellesråd har tidligere fått beholde mva-kompensasjon fra investeringer til finansiering av andre investeringsprosjekter. Dette er en praksis som rådmannen fraråder. Alle investeringsprosjekter med finansiering skal vedtas av kommunestyret. Bruk av mvakompensasjon fra investeringer kan være en del av vedtatt finansiering, men dette må da framgå når budsjettet vedtas og bidra til redusert låneopptak. Kompensasjonen som gjelder

12 EKF s prosjekter bør tilfalle Enebakk kommune slik at kommunestyret får disponere midlene. Dette begrunnes med at alle investeringer finansieres inklusive mva.

13 Enebakk kirkelige fellesråd Kirkevergen Enebakk, 9. mars 2010 Enebakk kommune Att. rådmann Kjersti Øiseth 1912 ENEBAKK Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: GD/pk 17310/411 Økonomisk status pr totalt for Enebakk kirkelige fellesråds prosjekter orientering om mulige økonomiske overskridelser Byggekomiteen for de byggeprosjekter som drives av Enebakk kirkelige fellesråd, vedtok på sitt møte 4. mars å orientere Enebakk kommune om utviklingen av økonomien i prosjektene. For tiden arbeides det med kun det ene prosjektet, bygningsmessig tømrerarbeid på Enebakk kirke. Komiteen har imidlertid vedtatt å anta et anbud på ca. 1 million kroner for sluttføringen av de utvendige malings- og kalkingsarbeidene som har vært planlagt siden Komiteen vil også fullføre utvidelsen av Mari kirkegård så snart vær og føreforholdene gjør dette mulig. Entreprenøren har varslet at dette arbeidet skal være sluttført til 17. mai og med at komiteen har vedtatt å avlyse konkurransen om driftsbygning knyttet til denne kirkegården, vil det kunne få konsekvenser for økonomien i prosjektet totalt ved at deler av de anleggsmessige arbeidene bortfaller. Enehakk kirke Komiteen arbeider ut fra følgende finansieringsplan: Tilsagnet fra Opplysningsvesenets Fond (OVF) er gitt på grunnlag av en beregnet kostnad på 5 375kroner. Det er fra OVF presisert at tilskuddet kun kan benyttes til det prosjektet som da var godkjent av Riksantikvaren, det vil si utbedring av tak og vegger inklusiv merkostnad som følge av at dette er et middelalderbygg, prosjektering, administrasjon og byggeledelse og mu- Ignaveien 4 Postboks Enebakk Telefon Telefaks E-postadresse: kirkevergei enebakk-kirken.no Konton ummer Foretaksnummer

14 lige råteskader. Tilskuddet vil bli justert ned dersom regnskapet viser lavere tall enn forutsatt, men vil ikke bli justert opp som følge av høyere kostnader. Pr. i dag kan det etter kirkevergens vurdering dokumenteres kostnader på vel 6 millioner til de arbeider som er omfattet av OVFs tilsagn. Kirkevergen vil ikke unnlate å prøve en søknad om tilleggsbevilgning, men vil ikke ta den med i finansieringsgrunnlaget før den eventuelt er innvilget. (Dessverre var prosjektledelse inkl, sosiale kostnader for kalkingsarbeidet uteglemt i denne tabellen i redegjørelsen til byggekomiteen.) Dette gir et estimert underskudd på ca kroner. Mari kirkegård Det er her gitt en bevilgning på 10 millioner kroner fra Enebakk kommune. Som nevnt innledningsvis vil det kunne bli endringer i de inngåtte kontrakter med entreprenør. Sammen med entreprenør og leder for prosjekteringsgruppa har prosjektleder kommet til at denne reduksjonen kan utgjøre ca kroner inkl. mva. Kirkevergen vil derfor sette opp en oversikt som viser resultatet både med og uten endringer i kontraktene. Ikke reduser- Reduserte Utgifter te kontrakter kontrakter Forbrukt pr Rest kontrakter Bestilte endringer 0 0 Prosjektledelse Sum utgifter Dette gir et underskudd på henholdsvis l sum kan det følgelig bli behov for fra ca 1,3 til 1,8 millioner for fullføringen av disse prosjektene.

15 Byggekomiteen fant ikke at det var noe alternativ å stoppe disse arbeidene. Kirkevergen vil imidlertid peke på usikkerheten i de arbeidene som skal gjennomføres, spesielt for Enebakk kirke, og vil arbeide for å redusere kostnadene mest mulig. Refusjon av mva for investeringsprosjektene Kirkevergen vil avslutningsvis peke på forholdene rundt refundert merverdiavgift. Merverdiavgiften fra drift og investeringer godskrives fellesrådets driftsregnskap. Fellesrådet fikk inntil 2008 anledning til å overføre refundert mva fra investeringer til nye investeringsprosjekter. Til og med regnskapet for 2008 utgjorde dette 902'. Imidlertid ble et underskudd på 231' i driftsregnskapet for 2008 dekket av dette beløpet, slik at sum mva-refusjon vil være 671'. I tillegg kommer renteinntekter av fond med 95', slik at disponibel finansiering for Mari kirkegård skal økes med 766' ut over det bevilgede beløpet som er referert foran. Konsekvensen av dette er at underskuddet for Mari kirkegård vil utgjøre 470' dersom kontraktene ikke reduseres, og et overskudd på 90' dersom kontraktene blir redusert som nevnt foran. Ved å ta med de beløpene som kommunestyret tidligere har godkjent brukt til investeringer (renter + mva-refusjon til og med 2008), vil behovet for tilleggsbevilgning kunne reduseres til mellom 0,5 og 1,1 millioner av hengig av hva som skjer med kontraktene vedrørende Mari kirkegård. Fellesrådet har fått klar beskjed fra plan- og økonomisjefen i Enebakk kommune om at ordningen med mva-refusjon anvendt på investeringer, opphørte fra Refusjonen for dette året ble på kroner. Dersom ordningen hadde vært videreført, vil det kunne dekke prosjektenes underskudd dersom kommunestyret vedtar dette. Med vennlig hilsen dråe Dihle 16te Kopi: Enebakk kirkelige fellesråd Plan- og økonomisjef Anne Duvier

16 RS Referatsaker

17 Eventuelt