AVTALE BO- OG OMSORGSLØSNINGER FOR SÆRSKILTE BEBOERE. ALERIS UNGPLAN & BOI AS (heretter kalt oppdragstaker) Organisajonsnummer:

Transkript

1 AVTALE BO- OG OMSORGSLØSNINGER FOR SÆRSKILTE BEBOERE ALERIS UNGPLAN & BOI AS (heretter kalt oppdragstaker) Organisajonsnummer: OG UTLENDINGSDIREKTORATET (UDI) (heretter kalt oppdragsgiver) Organisasjonsnummer: Partene har den oppnådd enighet om at Oppdragstaker skal utføre arbeid og tjenester som beskrevet i vedlagte dokumenter (heretter kalt tjenesten) I tillegg til dette avtaledokumentet inkluderer kontrakten: - Bilagene Vedlegg A - Konkurransegrunnlag september Vedlegg B - Rundskriv om etiske retningslinjer I tillegg inkluderes UDIs relevante styringsdokumenter m.m, jfr. herunder Side 1 av 13

2 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 Avtalens omfang Avtalen er en rammeavtale som gjelder levering av tjenester knyttet til bolig- og omsorgsløsninger for beboere i asylmottak med særskilte oppfølgingsbehov. Oppdragstaker forplikter seg til å utføre oppdraget med de personer, og i henhold til arbeidsbeskrivelse, arbeidsforpliktelser og honorarrammet gitt i denne avtalen, og i overfor nevnte vedlegg. Oppdragsgiver forplikter seg til å oppfylle sine forpliktelser i henhold til de samme ovennevnte vedlegg. Med avtalen menes denne generelle avtaleteksten med bilag og vedlegg. Oppdragsgiver har fremstilt sine behov og krav i bilag 1. Oppdragstaker har spesifisert gjennomføringen av oppdraget i bilag 2. Omfanget og gjennomføringen av oppdraget er nærmere beskrevet i avtaleteksten og de bilagene som nedenfor er inkludert i avtalen. 1.2 BILAG TIL AVTALEN Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Bilag 1: Oppdragiverens kravspesifikasjon Bilag 2: Tilbyderens beskrivelse av tilbud Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Tabell 1. Oversikt over bilag Side 2 av 13

3 1.3 TOLKING - RANGORDNING Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 6 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 6, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 7 går foran de øvrige bilagene 2. BAKGRUNN OG INNHOLD FOR AVTALEN 2.1 Generelt Avtalen er en rammeavtale for bolig- og omsorgstjenester for beboere i asylmottak med særskilte oppfølgingsbehov. Hovedmålgruppen er personer med utagerende atferd og behov for særskilte oppfølgning utover hva som kan tilbys i ordinære mottak. Denne rammeavtalen regulerer avtaleforholdet mellom partene, mens de enkelte oppdrag fastsettes gjennom egne bestillingsskjema, jfr. herunder bilag 4. Oppdragstaker har forpliktet seg til enhver tid å oppstille plass for UDI når det er behov for det gjennom avrop av rammeavtalen. Oppdragstaker har ansvaret for å gi beboere fra UDI et faglig adekvat bo- og omsorgstilbud som er tilpasset UDIs brukere, se ovenfor nevnte vedlegg. Tilbudet gjelder fra beboerne blir overført til Oppdragstaker, og frem til vedkommende føres tilbake utenfor Oppdragstakerens kontroll, eventuelt bosettes i en kommune, eller forlater riket. Beboerne anses som overført Oppdragstakeren idet vedkommende er innenfor Oppdragstakers kontroll. Side 3 av 13

4 For nærmere beskrivelse av oppdragets innhold, vises til kontraktens bilag og vedlegg, herunder særlig kontraktens bilag 1, konkurransegrunnlaget (Vedlegg A) og oppdragstakers tilbud (vedlegg B), med mindre annet er avtalt. Fra tilbudet nevnes spesifikt at oppdragstaker har forpliktet seg til: Å engasjere personell med bred erfaring fra relatert arbeid At i overkant av 80 prosent av personalet på oppdraget innehar minimum 3-årig relevant høyskoleutdanning Å tilpasse bemanningsplan og antall til beboermassens faktiske behov Å gi brukerne et individualisert, intergrert tilbud på høyt faglig nivå Å jobbe for at beboerne blir mestmulig selvhulpne/mest mulig selvstendig, herunder gjennomføre systematiske brukerundersøkelser Å samarbeide med oppdragsgiveri forhold til formidling av informasjonsprogrammer Å tilrettelegge for forberedelser av retur Å rapportere til oppdragsgiver på hver enkelt beboer hver 14. dag, på en slik måte at oppdragsgiver får et godt grunnlag til å vurdere beboernes situasjon 2.2 Varighet Hovedavtale Denne avtalen trer i kraft når begge parter har signert, og varer i 2 - to år fra og med 1. februar 2014 til 1. februar UDI har opsjon på ytterligere 2 - to år (1+1 år). UDI skal varsle Oppdragstaker 3 - tre måneder før utløp av avtalen om opsjon vil benyttes. Avtalen er gjensidig oppsigelig, og oppsigelsesfristen er 3 - tre måneder. Oppsigelse skjer skriftlig. En eventuell oppsigelse trer i kraft den 1. - første i påfølgende måned. Enkeltoppdrag Varigheten av hvert enkelt oppdrag gjelder så langt partene avtaler ved bestilling og under hvert enkelt oppdrag for øvrig. Hvert enkelt oppdrag kan avslutttes på 5 - fem dagers varsel. Hvert enkelt oppdrag skal bestilles gjennom eget skjema for bestilling, jfr. bilag 4. Avrop foretatt innen utløpet av hovedavtalen kan løpe utover hovedavtalen. 3. PARTENES PLIKTER Side 4 av 13

5 3.1 OPPDRAGSTAKERENS PLIKTER UDI ved Region- og mottaksavdelingen og Aleris Ungplan & Boi AS har inngått en rammeavtale for bolig- og omsorgstjenester for beboere i mottaksstrukturen med særskilte oppfølgningsbehov. Oppdragstaker er forpliktet til å ha tilgjengjelige plasser og kvalifisert personell til enhver tid, og skal i henhold til konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og tilbudet motta beboere etter Oppdragivers behov på ethvert tidspunkt. Oppdragstaker utfører arbeidet fra egne lokaler, eventuelt fra egne underleverandøres lokaler. 3.2 OPPDRAGSGIVERENS PLIKTER Oppdragsgiver forplikter seg til å oppfylle sine forpliktelser i henhold til de samme ovennevnte vedlegg. 3.3 MØTER OG TILBAKEMELDING PÅ HENVENDELSER Partene skal gjennomføre regelmessige oppfølgingsmøter for å sikre at avtalens punkter overholdes. Begge parter kan kreve at den andre part møter til oppfølgningsmøte på 2 - to ukers varsel. Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 - tre virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Annen frist og rutiner for møtene kan avtales i bilag 4. Ved henvendelse fra UDI generelt skal Oppdragstaker så snart som mulig og innen 3 - tre virkedager besvare henvendelsen. Ved hastetilfeller skal Oppdragstaker besvare henvendelser fra UDI innen rimelig tid og ikke senere enn 1 - en virkedag. 4. ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØR OG TREDJEPART Dersom Oppdragstaker engasjerer tredjepart eller underleverandør til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne avtalen, er Oppdragstakeren fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om parten selv stod for utførelsen. Side 5 av 13

6 Oppdragsgiver skal til enhver tid være kjent med eventuelle underleverandør/kontraktshjelpere, og skal ikke kunne nekte slik bruk med mindre det er saklig grunn til å frykte at avtalens krav ikke vil bli opprettholdt. 5. RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for Oppdraget uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. 5.1 TAUSHETSPLIKT Oppdragstakerens medarbeidere skal undertegne en taushetserklæring før avtalens ikrafttredelse. Oppdragstakeren skal bevare taushet om alle konfidensielle opplysninger, vedrørede beboerens personlige forhold, sikkerhetsmessige og forretningsmessige forhold, opplysninger som kan skade en av kontraktens parter, eller som kan utnyttes av utenforstående i næringsvirksomhet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. UDI er en offentlig virksomhet og taushetsplikten etter denne bestemmelsen er ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning Side 6 av 13

7 dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Forøvrig vises det til databehandler mellom UDI og Oppdragstaker. Databehandleravtalen er en del av denne avtalen og trer i kraft samtidig med denne. 5.2 OFFENTLIGGJØRING/PUBLISERING Oppdragstaker kan bare offentliggjøre eller benytte informasjon relatert til oppdraget i publikasjoner eller reklamer, dersom Oppdragstaker på forhånd har innhentet skriftlig tillatelse fra Oppdragsgiver. All kontakt med presse eller media skal skje via Oppdragsgivers kontaktperson i koordinerende enhet. 6. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 6.1 VEDERLAG UDI forplikter seg til å betale utgifter til Oppdragstaker etter nærmere skjema [vedlegges avtalen etter kontraktsinngåelse]. Disse utgiftene er ment å være uttømmende, og inkluderer alle kostnader, med unntak av transportkostnader, fra beboeren forlater mottak/nåværende plass til beboeren er utenfor Oppdragstakerens kontroll. Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Oppdragsgiveren skal betale for Oppdragstakerens ytelser fremgår av bilag 5. I forbindelse med transportkostnader ved ankomst og tilbakeføring av beboere har UDI ansvaret for å dekke kostnadene i sammenheng med flyreiser og frakt til og fra flyplass. Øvrige utgifter i forbindelse med transport, som ikke inkluderer fly, dekkes av UDI etter Statens satser for transport, med mindre annet avtales. Med mindre annet er angitt i bilag 5 er alle priser oppgitt eksklusive merverdiavgift. Alle priser er i norske kroner. 6.2 FAKTURERING Side 7 av 13

8 Vederlag skal faktureres til de tider som fremgår av bilag 5. Vederlag faktureres etterskuddsvis pr. måned hvis ikke annet er avtalt i bilag 5. Oppdragstakerens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at Oppdragsgiveren enkelt kan kontrollere fakturaen i forhold til det avtalte vederlag. Der Oppdragsgiveren har tilrettelagt for det, skal Oppdragstakeren levere faktura, kreditnotaer og purringer i henhold til det fastsatte formatet Elektronisk Handelsformat (EHF). Betalingsplan og øvrige betalingsvilkår, samt eventuelle vilkår for implementering av EHF, fremgår av bilag 4. Oppdragstakeren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. 6.3 FORSINKELSESRENTE Hvis Oppdragsgiver ikke betaler til avtalt tid, har Oppdragstaker krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven). 6.4 BETALINGSMISLIGHOLD Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Oppdragstaker sende skriftlig varsel til Oppdragsgiver om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Oppdragsgiver gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 7. ØVRIGE BESTEMMELSER 7.1 UDIs ETISKE RETNINGSLINJER Oppdragstaker er forpliktet til å forholde seg til UDIs rundskriv "Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak" - RS Brudd på disse vil bli regnet som et brudd på rammeavtalen. Det forventes at oppdragstaker følger opp brudd på de etiske retningslinjene på en adekvat måte overfor personalet. Side 8 av 13

9 7.2 OVERDRAGELSE AV FORPLIKTELSER Oppdragstakeren kan ikke ovedra kontrakten, heller ikke som ledd i en virksomhetsoverdragelse. 8. MISLIGHOLD (KONTRAKTSBRUDD) 8.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger kontraktsbrudd dersom avtalepartene ikke overholder sine forpliktelser overfor hverandre om det som følger av avtalen, med bilag og vedlegg. Misligholdet kan bestå i mangelfull ytelseser (mangler), forsinkelse eller ikke-oppfyllelse. 8.2 RETTING AV MANGLER UDI kan pålegge at Oppdragtakeren retter opp mangler for egen regning og risiko, dersom dette er mulig og ikke virker urimelig. Pålegg om retting skal oppfylles innen rimelig frist satt av UDI. Ved manglende tilbakemelding til UDI ved henvendelser, skal dette uansett rettes opp innen 1 - en virkedag etter varsling fra UDI om manglende tilbakemelding. Dersom retting ikke er foretatt innen fristen, kan UDI selv foreta retting hvis det er mulig og kreve at Oppdragtakeren betaler de nødvendige kostnadene for dette. UDI kan i denne sammenheng også velge å omplassere beboeren til andre Leverandører. Oppdragstakeren dekker eventuelle ekstra kostnader ved omplassering. Tilsvarende gjelder dersom Oppdragstaker ikke har kapasitet til å ta imot UDIs brukere, eller ikke oppfyller forventet reaksjonstid. 8.3 ERSTATNING UDI kan kreve erstatning for alle direkte økononomiske tap som UDI lider som følge av Oppdragstakerens mislighold, unntatt ved force majeure. Hvis misligholdet skyldes vesentlige forsømmelse eller grov uaksomhet fra Oppdragstakerens side, kan UDI også kreve erstatning for indirekte tap. 8.4 SANKSJONER VED MISLIGHOLD Tilbakehold av ytelser Side 9 av 13

10 Hvis UDI kan vise til et spesifisert og begrunnet krav mot Oppdragtakeren for et økonomisk tap som følge av mislighold fra Oppdragstakerens side, kan UDI holde tilbake så mye av fremtidige øverføringer som er nødvendig for å sikre UDIs krav som følger av misligholdet Dagbot ved forsinkelse Manglende oppfyllelse i henhold til punkt 8.2 gir grunnlag for dagbot. Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør 0,10 prosent av samlet vederlag for det enkelte oppdrag, ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag kontraktsbruddet varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. Andre dagbotsatser og annen løpetid for dagboten kan avtales i bilag 5. Så lenge dagboten løper, kan Oppdragsgiver ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke hvis Oppdragstaker, eller noen denne svarer for, har gjort seg skyldig i forsett eller grov uaktsomhet. Hvis bare en del av den avtalte ytelsen ikke er overholdt, kan Oppdragstaker kreve en nedsettelse av dagboten som står i forhold til Oppdragsgiverens mulighet til å nyttiggjøre seg den del av tjenesten som er tilgjengjelig Heving Hver av partene har rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det vurderes som klart at slikt mislighold vil inntre. Den part som vil påberope seg heving av avtalen, må skriftlig redegjøre overfor den andre parten om hva som anses misligholdt, hvilke forhold som påberopes som grunnlag for heving, og erklære at avtalen heves. Den krenkende part kan kreve retting fra den andre med en rimelig rettefrist. 9. YTELSER TIL BEBOERNE Oppdragtaker skal utbetale økonomiske ytelser til beboerne ifølge UDIs rundskriv Reglement for økonomiske hjelp til personer i statlig mottak (Pengereglementet). Ytelsene skal utbetales 2 - to ganger i måneden. Hvilke satser beboeren skal ha, vil fremkomme i bestillingsskjemaet, jfr. herunder bilag 4. Side 10 av 13

11 UDI skal stille en kontaktperson for ytelser etter Pengereglementet tilgjengelig for Oppdrakstaker. UDI refunderer utbetalingene etter månedlig innsendte refusjonskrav. 10. ENDRINGER/TILLEGG TIL AVTALEN Alle endringer til avtalen skal være skriftlig. Som tillegg til denne avtalen kan partene bli enige om nye oppdrag. Rammetall for tid og kostnader avtales i hvert tilfelle. 11. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Oppdragstakeren, og eventuell underleverandører som medvirker til å oppfylle Oppdragstakerens del av kontrakten, skal ikke ha lønns- og arbeidsvilkår som er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. UDI kan på forespørsel kreve at Oppdragstakeren, med underleverandører, dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som er mislighold. Dersom Oppdragstakeren, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har UDI rett itl å holde tilbake ca. 2 - to ganger innsparingen for misligholdssanksjonene i punkt 8 fullt ut. 12. FORSIKRING Oppdragstakeren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For øvrig er Oppdragstakeren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte. Oppdragstakeren må selv sørge for nødvendige forsikring av eget innbo annet på mottaksstedet som tilhører Oppdragstakeren. 13. TILSYN UDI, Riksrevisjonen og/eller deres representanter skal til enhver tid ha fri adgang til institusjonen. Det samme gjelder aktuelle statlige og kommunale tilsynsmyndigheter. UDI (eller reprentanter for UDI) fører tilsyn med oppfyllelsen av rammeavtalen 1 - en gang per år. UDI ved Regionkontor fører tilsyn med tilbudene til de enkelte beboere ved behov. Tilsynene kan gjennomføres som revisjoner. Riksrevisjonen gjennomfører tilsyn ved behov. Side 11 av 13

12 14. RAPPORTERING Oppdragtaker rapporterer til den enhver tid koordinerende enhet i Region- og mottaksavdelingen i UDI om forhold som gjelder denne rammeavtalen. Enkeltavtaler følges opp av UDIs øvrige regionkontorer. Oppdragstaker rapporterer til UDI som følger: UDI ved Regionkontor skal ha en vurdering av beboer og behov for tiltak etter endt kartlegging (14 dager etter ankomst.) Det skal rapporteres på enkeltbeboer, minst hver 14. dag. Rapportene skal gi UDI et godt grunnlag for å vurdere arbeidet med beboeren. Dette kan eksempelvis være endringer i bemanningsløsninger og grunnlaget for dette, eventuelt tilbakeflytting til asylmottak. Oppdragstaker har plikt til å rapportere endringer i tiltaket/tilbudet som vil være av betydning for UDI, som eksempelvis forandringer i beboers oppholdssted (entydig adresse), endringer i fagpersonale, faktorer som kan medføre økt ressursbruk for UDI etc. Oppdragstaker skal i tillegg rapportere Oppdragets status ved avslutning av hvert tertial. Rapporten skal sendes den til enhver tid koordinerende enhet, skal inneholde en oppsummering av samlet ressursbruk, totalt antall brukere og andre oppdateringer som det vil være av betydning for vurderingen av oppdraget. Tertial rapportene skal sendes 10. januar, 10. mai og 10. september og hvert år. 15. TVISTER 15.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Side 12 av 13

13 Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Partene er enige om at Oslo skal være verneting for søksmål. UDI kan imidlertid beslutte at søksmål skal behandles ved eiendommens verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven). Avtaledokumentet med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Sted og dato: Sted og dato: Christine Wilberg avdelingsdirektør Ingvild Kristiansen e.f. (sign.) Utlendingsdirektoratet (sign.) Aleris Ungplan & BOI AS Side 13 av 13