Før møtet startet presiserte Kulturrådets leder viktigheten av å rydde plass til kulturrådsmøtene.

Transkript

1 Ullensaker kommune Kultur MØTEREFERAT Fra: Marit Lødemel, kultursjef/referent Dato: Torsdag 25. april 2013 Tid: Kl Sted: Møterom Smestad Jakobsen Tilstede: Knut Ljøgodt, Berit Nafstad Lyftingsmo, Grethe Bekkedal Skrebergene, Elise Wogstad, Tore Borgen Forfall: Jo Gjessing, Arvid Birkelund, Aud Gunleiksrud, Erik Prøsch, Tom Sletholt Hansen, Jan Håkon Brotnov, Sverre Lauten, Tove Lodding PROTOKOLL FRA ULLENSAKER KULTURRÅDS MØTE Før møtet startet presiserte Kulturrådets leder viktigheten av å rydde plass til kulturrådsmøtene. Sak 33/13 Godkjenne innkalling og saksliste Kulturrådets leder ba om at dette blir ny, fast sak på alle Kulturrådets møter. Innkalling og saksliste godkjent uten kommentarer Sak 34/13 Godkjenne referat fra møtet mellom HSBK og Kulturrådet Referat fra møtet ble sendt til Kulturrådets medlemmer og behandlet på Kulturrådets møte Pga feil dato i protokollen ble godkjenning vedtatt utsatt til Kulturrådets møte Justert referat ble sendt ut med innkallingen til møtet og behandlet i møtet. Referat fra møtet mellom HSBK og Kulturrådet godkjent uten merknader Sak 35/13 Godkjenne protokoll fra Kulturrådsmøtet 13.februar 2013 Referat fra møtet ble sendt til Kulturrådets medlemmer Presiseringer vedrørende vedtektene ble gjort i møtet og godkjenning av protokollen ble med bakgrunn i dette vedtatt utsatt til Kulturrådets møte Justert protokoll ble sendt ut sammen med møteinnkallingen. Alle medlemmene har også fått tilsendt de gjeldende vedtektene godkjent på Kulturtinget Med bakgrunn i stilt spørsmål presiserer Kulturrådet at iflg vedtektenes 3 pkt 3.2 og 3.3 må man være medlem i en forening for å ha møte- og stemmerett på Kulturtinget. Medlemskap i forening er imidlertid ikke påkrevd for å bli valgt som representant til Ullensaker Kulturråd, se vedtektenes 3 pkt Saksnr. 2013/710-5

2 Side 2 av 2 Protokollen fra Kulturrådets møte godkjent. Det presiseres at Kulturrådets gjeldende vedtekter ble godkjent på Kulturtinget Sak 36/13 Signert protokoll fra Kulturtinget Protokollen ble behandlet i Kulturrådets møte og Kulturrådet hadde ingen bemerkninger. Einar Stokstad og Mabel Kjos ble oppnevnt på Kulturtinget til å underskrive protokollen. Den er oversendt dem for underskrift. Protokoll fra Kulturtinget legges ut på Kulturrådets nettside umiddelbart, evt uten signering. Sak 37/13 Godkjenne protokoll fra Kulturrådsmøtet Protokollen er sendt alle medlemmene. Protokoll fra kulturrådsmøtet godkjent uten merknader Sak 38/13 Referatsak Svar på spørsmål fra Kulturtinget Det har kommet svar fra følgende 6 lag/foreninger: Børge-borgere Ullensaker Historielag Kløfta Gamle skoles venneforening Kløfta Sangerlag Jessheim Speidergruppe Ullensaker husflidslag De 6 svarene var sendt alle medlemmene i forkant av møtet. Svarene ble gjennomgått og drøftet i møtet. Svarene fra Kulturtingets arbeidsgrupper tatt til orientering. Innspillene tas med videre i Kulturrådets arbeid Sak 39/13 Samarbeid med kultursjefen om opplegg/oppgaver for Kulturrådet Kulturrådet vedtok i sak 14/13 at leder for Kulturrådet skulle ta kontakt med kultursjefen for å se på aktuelle utfordringer. Kultursjefen er fremdeles 60 % sykmeldt, men har bekreftet overfor leder at hun likevel vil prioritere å følge opp Kulturrådets møter. Kulturkonsulenten vil være backup i arbeidet. Det ble gjennomført møte vedrørende rutiner og samarbeidsopplegg mellom kulturkontoret og Kulturrådet , der kulturkonsulent Kathrine Øynebråthen, leder i Kulturrådet Knut Ljøgodt og kultursjef Marit Lødemel var til stede. En rekke punkter ble drøftet, se referat fra møtet vedlagt innkallingen til Kulturrådets møte Disse er utdypet i sakene 40/13 og 41/13. Sak 40/13 Administrativt arbeid i og profilering av Kulturrådet Kulturrådet ønsker å profilere sitt arbeid i større grad utad, samtidig som det er ønskelig å effektivisere og tydeliggjøre kulturkontorets arbeid som sekretariat for Kulturrådet. Det gjelder mal for møteinnkallinger og protokoller, arkiv for Kulturrådet, mulighet for postboks og mailadresse hos kommunen, ekstern markedsføring, m.m.

3 Side 3 av 3 Møteinnkalling og protokoll fra kulturrådsmøtene hvem gjør hva? o Kulturkontoret v/kultursjefen sender møteinnkalling med agenda og nødvendige saksvedlegg til alle medlemmene med vara 1 uke før møtet skal gjennomføres. I forkant av innkallingen setter kultursjefen opp grovskisse til agenda for møtet og sender til leder og nestleder i kulturrådet for godkjenning/ justering. Det vil her være nødvendig med rask tilbakemelding. o For å få en kjappere godkjenning av protokollen enn etter neste kulturrådsmøte og slik kunne legge møteprotokollen tidligere ut på nettet, godkjennes konklusjon/vedtak i hver sak i selve møtet. I tillegg oppsummeres alle konklusjonene ved møtets slutt. Protokollen sendes så snart som mulig etter møtet ut til medlemmene til uttalelse, med 1 døgns frist for tilbakemelding. Dersom det ikke er innvendinger av prinsipiell eller større betydning legges protokollen ut på nettsiden uten underskrift, i stedet for å vente til neste møtes signering. Protokollen legges frem til godkjenning i Kulturrådet på vanlig måte i neste møte og signeres da. Kulturkonsulent er kultursjefens stedfortreder i disse oppgavene ved behov. Mal for innkalling og protokoll Dagens struktur beholdes, også at sakene har med tidligere saksnummer de er behandlet under. D.v.s. kort saksfremstilling i hver sak på sakslista i enkle saker, mens større saker som strekker seg over lengre tid får knyttet til seg egne dokument. Logo Kulturkontoret støtter utforming av logo for Kulturrådet med inntil kr. Kommunevåpenet inkluderes ikke i selve logoen, men kan benyttes sammen med kulturrådets logo for eksempel på brevhoder, m.m. der dette er naturlig og riktig. Krem reklame bes om å fremme forslag på frittstående logo som presenteres i Kulturrådets maimøte. Knut følger opp saken. Postadresse Kulturrådet får postadresse til kulturkontoret slik: Ullensaker Kulturråd, Kulturkontoret, Ullensaker kommune, PB 470, 2051 Jessheim. Det settes av egen posthylle til Kulturrådet på kulturkontoret. Kulturrådet henter post innimellom ved å henvende seg til kulturkontoret, eller kulturkontoret tar posten med til hvert møte. E-postadresse Mailboks til Kulturrådet opprettes via kulturkontoret. Den disponeres av kultursjef og kulturkonsulent som videresender innkommet mailpost til leder og nestleder i Kulturrådet. Arkiv Kulturkontoret har ikke papirarkiv for Kulturrådet, men viderefører eksisterende elektroniske saksarkiv for hver av de større sakene som Kulturrådet jobber med. I tillegg har kulturkontoret egen mappe for hvert kulturrådsmøte der alle saksdokument til det enkelte møtet finnes elektronisk. Alle møteinnkallinger og protokoller er også registrert i kommunens postarkiv Ephorthe. Når den enkelte sak er ferdig behandlet i Kulturrådet går alle sakspapirer til kulturkontoret for å arkiveres i det elektroniske saksarkivet. Underveis i saksprosessen har gruppeleder ansvaret for sakspapirene. Det enkelte medlem har eget ansvar for å holde orden i sakspapirene som sendes ut underveis i prosessen.

4 Side 4 av 4 Facebook Facebook benyttes i dag av både kino, kulturhus og bibliotek for å informere. Mange nås raskt på denne måten. Linkedin kan også være aktuelt. Å vurdere flere kanaler for info og meningsutveksling er positivt. Grethe ser på hvilke muligheter som finnes og presenterer noen alternativ for dette i Kulturrådets maimøte. Kulturrådsmøtene på kommunens infotavle på rådhuset Kulturrådets møter synliggjøres på kommunens infotavle ved inngangen til rådhuset, på lik linje med annen møtevirksomhet på rådhus/kulturhuset. Kulturkontoret sørger for dette. Pressemeldinger med viktige saker Kulturrådet har som intensjon å sende ut pressemelding til lokalavisene om den viktigste saken fra hvert møte. Dette ivaretas av Kulturrådets medlemmer. Sak 41/13 Opprette egen nettside for Ullensaker Kulturråd? Det er viktig at kulturlivet m.fl. får en jevnlig oppdatering på hva Kulturrådet jobber med. En egen nettside for Kulturrådet, linket til kommunens nettside, vil egne seg godt til formålet. Med bakgrunn i dette har kulturkonsulenten utarbeidet et forslag under boksen Kultur og fritid på kommunens nettside, etter mal fra Frivilligsentralen. Denne er litt spenstigere i utformingen enn dagens infoside for Kulturrådet. Den er lett å finne frem i og tillater bl.a. en nyhetsbolk. Kulturkonsulenten kan legge inn de faste opplysningene med møteprotokoller, m.m. Men Kulturrådet må selv være pådrivere for nyhetsdelen og sende nyheter til konsulenten som så legger dem fortløpende ut på siden. Nettsideutkastet ble presentert i møtet og gitt full tilslutning. Det jobbes videre ut fra dette. Sak 42/13 Vurdering av arbeidsmåte, bruk av arbeidsgrupper og tema/saksområder for gruppene Se sak 31/13 fra kulturrådsmøtet Den ble vedtatt utsatt til møtet med intensjon om å se på tema og innhold, gruppesammensetning etc. Gruppestrukturen planlegges beholdt, bare supplert med de nye representantene. Flere saksområder/ arbeidsoppgaver er jobbet med over en periode og trenger en avklaring på videre innhold, fremdrift evt. avslutning og prioritering. Det gjelder flg: Gruppe 1: Hva er kulturlivet i Ullensaker? Bemanning: Erik, Aud, Elise, Tore, Kåre, Grethe Gruppa har gjennomført en stor spørreundersøkelse. Arbeidet skal avsluttes nå. Ansvar: Erik Gruppe 2: Samråd/kontakt/uttalelse HSBK/kommunen Bemanning: Berit, Erik, Knut, Jan Håkon Gruppa skal gjennomgå uttalelsene fra spørreundersøkelsen. Erik sender materialet fra undersøkelsen til gruppa når han er ferdig med å bearbeide det. Gruppe 3: Samarbeidstiltak/markedsføring vs. næringsliv og kommune Bemanning: Tom, Berit, Tore, Aud Folderen/brosjyren lages i løpet av Jfr også sak 41/13 i dagens møte. Gruppe 4: Kulturens fremtid i kommunen Bemanning: Erik, Grethe, Steinar, Knut, Tom, Kommunedelplanen blir hovedtema for denne gruppen.

5 Side 5 av 5 Det tas ingen gjennomgang eller beslutning i saken da mange av medlemmene ikke var til stede. Saken utsettes derfor til neste møte. Sak 43/13 Kommunedelplan for Kultur Kulturrådets høringsuttalelse (Tidligere sak 135/12, 124/12, 115/12, 107//12, 96/12, 90/12, 77/12, 4/13, 14/13, 26/13) Kulturrådet ba i møtet 21. mars om utsettelse av høringsfrist for innspill til planprogrammet for Kulturplanen fra 2. april til 5. april. Dette ble innvilget av kultursjefen. Gruppe 2 hadde møte i saken og leverte innen tidsfristen en uttalelse til planprogrammet fra Kulturrådet. Den lå som vedlegg til møteinnkalling av Kulturrådet gir sin tilslutning til høringsuttalelsen til planprogram for kommunedelplan Kultur, utarbeidet av gruppe 2. Sak 44/13 Kommunedelplan Kultur Kulturrådets medvirkning i planprosessen Kulturrådet ønsker en sterk medvirkningsrolle i planprosessen for Kulturplanen. Det ble i Kulturrådets møte 21. mars 2013 vedtatt at gruppe 4 (Erik, Grethe, Knut, Tom) skulle legge frem for Kulturrådets møte 25. april en plan på hvordan prosessen for Kulturrådet bør være ift. arbeidet med planen. Denne var ikke ferdig til møtet. Jan Håkon Brotnov fra gruppe 2 hadde utarbeidet et notat om samme tema som var sendt alle medlemmene. Notatet har mange viktige innspill som ble gjennomgått i møtet. Alle medlemmene i Kulturrådet ble oppfordret til å sette seg godt inn i planprogrammet og gjøre seg opp en mening om hva Kulturrådet og den enkelte representant kan bidra med. Når planprogrammet er endelig fastsatt i HOP må det avholdes møte så raskt som mulig mellom representanter for Kulturrådet og kultursjefen for å se på Kulturrådets medvirkning i den videre planprosessen. Hva kan Kulturrådet brukes til som gir effektivt arbeid? Utfordringen blir å konkretisere planprogrammet og finne egnet struktur, organisering og nivå for medvirkning. Kartleggingen av 3. sektor blir viktig materiale i planarbeidet og må ferdigstilles raskt. Notatet fra Jan Håkon Brotnov presenterer mange aktuelle innspill som tas med videre i arbeidet. Det avventes møte med kultursjefen. Sak 45/13 Kommunebudsjett 2013 søknad om midler (Tidligere saker 136/12, 125/12, 116/12, 108/12, 5/13, 15/13, 27/13) Det kan søkes kommunen om midler til f.eks. folderen som gruppe 3 arbeider med ift. Markedsføring av lag/foreninger. Kulturrådet vedtok i møtet at gruppe 3 skulle formulere søknad til kommunen om støtte til utarbeidelse av folder for kulturlivet i Ullensaker. Søknaden skulle legges frem på møtet Søknaden var ikke skrevet og kunne følgelig ikke presenteres i møtet. Saken utsettes til maimøtet. Sak 45/13 Stemmerettsjubileet 2013 og Grunnlovsjubileet videre i Ullensaker Berit informerte om status quo i begge prosjektene.

6 Side 6 av 6 Grunnlovsjubileet kr er bevilget av Ullensaker kommune til Ullensakers komite for Grunnlovsjubileet til utarbeidelse av musikk og manus til skuespill om skysskaren. Organist Wollert Krohn-Hansen i Ullensaker kirke og forfatter S. Mostue har påtatt seg jobben med henholdsvis musikk og manus. Lag og foreninger, politiske partier, m.fl. er bedt om å komme med innspill til utfyllende program i Ullensaker. Grunnlovskomiteen inviterer i den anledning til stormøte for alle interesserte Stemmerettsjubileet 2013 Flere av arrangementene i Lokal Kulturuke omfattet 100-årsjubileet for kvinners stemmerett i Norge blir det i tillegg bursdagsselskap for den første kvinnen i Herredsstyret i Ullensaker, Karoline Gystad, i Furuset kirke i regi av komiteen for stemmerettsjubileet i Ullensaker. Mange er invitert. Oppdateringen om stemmerettsjubileet 2013 og Grunnlovsjubileet tatt til orientering. Sak 47/13 Aktuell info fra kultursjefen 1. Politiske kultursaker våren 2013 Kultursjefen presenterte en rekke politiske kultursaker som har vært/skal behandles våren Deriblant informasjon om pågående sak om endring av hovedutvalgsstrukturen der det foreslås at enhet Kultur flyttes fra hovedutvalg for Skole, barnehage og kultur til hovedutvalg for Eiendom og teknisk. Kulturrådet reagerer på at de ikke er benyttet som høringsinstans i prosessen. Kultursjefen sender saken til Kulturrådets medlemmer og gruppe 2 utarbeider uttalelse som så sendes kommunestyret. HOP behandler saken og Kommunestyret sluttbehandler saken Høring Kulturmeldingen Høringsfrist er satt til Kulturmeldingen legges frem til politisk behandling i HSBK Kulturrådets uttalelse innbakes ikke i kommunens behandling, men sendes som egen uttalelse til departementet. 3. NOU 2013: Det livssynsåpne samfunn - skal også være sendt kommunene på høring. Kulturenheten har ikke mottatt dette, men kultursjefen prøver å finne ut hvilken instans i kommunen som er satt til å saksbehandle denne og evt legge den frem til politisk behandling. Info i ettertid: Høringsutkastet er kommet til Ullensaker kommune og ass.komm.dir. SBK Gry Sjødin Neander er satt som saksbehandler. Frist for høringsuttalelse til departementet er Status quo økonomi kulturenheten 2013 regnskap Kulturenheten må legge frem politisk sak i HSBK med forslag til disponering av mindreforbruket på ca kr. 5. Ny kulturminnevernkonsulent er tilsatt Kristian Reinfjord. Han starter Omorganisering i kulturenheten i kultursjefens 60 % sykefravær. Biblioteksjefen er konstituert som kultursjef i 50 % stilling i denne perioden. 7. Kort oppsummering Lokal Kulturuke Mer info gis senere 8. Status quo innkomne søknader om kulturtilskudd 2013, jfr utsatt frist til Mange søknader mangler pr i dag. Sak 48/13 Evt Neste møte Torsdag 16. mai som var opprinnelig møtedato for Kulturrådets maimøte passer særdeles dårlig for de aller fleste. Ny møtedato: Torsdag 30. mai kl Forfall til møtene meldes til kultursjefen med kopi til Kulturrådets leder.

7 Side 7 av 7 Protokollen er godkjent Sted dato Knut Ljøgodt, leder Ullensaker Kulturråd