BIPAprosjektet. Bevaring og innsamlingsplan for privatarkiver i Aust- Agder

Transkript

1 BIPAprosjektet Bevaring og innsamlingsplan for privatarkiver i Aust- Agder

2 Aust-Agder kulturhistoriske senter Aust-Agder kulturhistoriske senters (AAks) historie daterer seg tilbake til 1832 og etableringen av Arendal skoles offentlige Bibliotech og Musæum. ABM-institusjon. I 2003 ble Aust-Agder Arkivet og Aust-Agder museet slått sammen til AAks. AAks er et interkommunalt selskap som har i oppgave å samle inn, bevare og tilgjengeliggjøre arkiver av historiske og administrativ verdi for å dokumentere Aust- Agders historie. Dette inkluderer fylkeskommunale, kommunale og privatarkiv fra hele fylket. AAks blir sannsynligvis slått sammen med Setesdalsmuseet og Grimstads bys museer i 2014, under navnet Aust-Agder museum og arkiv. AAks arkivsamling består av: hyllemeter privatarkiv hyllemeter kommunale arkiv bøker fotografier kart og tegninger AAks har nettopp flyttet inn i nytt bygg til kostnad på 330 millioner kroner. Bygget åpner offisielt høsten 2014, men lesesalen ble åpnet 19. mai i år.

3 Bakgrunn for prosjektet Et prosjekt ble igangsatt i 2010 for å avdekke hva som manglet i våre arkivsamlinger Altomfattende. Prosjektet skulle omfatte private- og kommunale arkiv, samt foto og kart Metode. Vestfoldarkivets bevaringsplan skulle brukes som mal i kartleggings- og analysearbeidet Kartlegging. Analyser av geografiske områder (kommuner) var begynt på kommune nivå Men det var et lite problem

4 Hva har vi i våre samlinger?!? Hovedkatalog Mangelfull og ikke oppdatert (sist oppdatert i 2002) Asta Flere uregistrerte arkiv Ingen felles praksis for registrering av aktør og arkiv Dobbeltregistreringer Samlinger Flere samlinger bestod av utallige privatarkiv. Fantes bare i papirkataloger. Foreningsarkivet; Forretningsarkivet; Lokalia; Personalia

5 Erkjennelse Vi må vite hva vi har før vi kan finne ut hva vi mangler!

6 Nytt prosjekt våren 2012 Hvordan kan vi få oversikt over egne samlinger? Hva skal en oversikt inneholde av informasjon? Hvor skal vi begynne? Hva kan vi gjøre selv og hva trenger vi hjelp til? LØSNING Avgrense av prosjektet! Kun omfatte ASTA registerte privatarkiver. Ikke kommunale arkiv, uordnede arkiv, samlinger, skinnbrev og fotoarkiv Bruke data fra Asta! Programvaren Asta gir oss muligheter. Inneholder masse informasjon. Hvordan kan vi hente ut den informasjonen som vi trenger? Kjøpe hjelp! Bestille en spesialtilpasset rapport fra Stiftelsen Asta

7 BIPA Todelt prosjekt Prosjektets formål: Få oversikt over hvilke privatarkiv som allerede er samlet inn, og hva slags arkivmateriale som bør prioriteres å bevare for å gi et best mulig bilde av Aust-Agders historie og samfunnsutvikling Del 1: Privatarkiv i depot Målsetning Kartlegge hva slags privatarkiver som allerede finnes i AAks sitt depot Resultatmål Delprosjektet skal resultere i et dokument med en oversikt over alle privatarkiv som finnes i AAks sitt depot. Hvert arkiv skal inneholde følgende informasjon. Navn, periode (ytterår), omfang (hm), virksomhetskategori, geografisk tilhold (sted) og fysisk plassering i depot. Utarbeide en ny hovedkatalog Del 2: Bevaringsinnsamlingsplan Målsetning Kartlegge hvilke arkiver som bør bevares for å gi et mest mulig komplett bilde av Aust-Agders historie og samfunnsutvikling. Utarbeide innsamlingstrategier/ forslag til prosjekter for det videre arbeidet. Prosjektperiode Høsten Utarbeide en prosjektrapport med statistikk Prosjektperiode Februar-desember 2012

8 Fremdriftsplan. Delprosjekt 1 Milepæl1 Oppstart og avklaring Milepæl 2 Kartlegging av arkiver i depot MÅLSETNINGER Skape felles forståelse og enighet om prosjektets formål, prosjektorganisering og rollefordeling Skape enighet om hvordan prosjektet bør gjennomføre, hva som må gjøres og når det kan forventes å være ferdig. Få oversikt over private arkiver i eget depot og legge nødvendig informasjon inn i Asta Milepæl 3 Utarbeide rapport Utarbeide et dokument med en oversikt over alle privatarkiv i depot med ønsket informasjon Lage ny hovedkatalog Utarbeide rapport med arkivstatistikk

9 Utvidet aktørrapport i excell ØNSKET AKTØRINFORMASJON Aktørid Navn Tidsrom (ytterår) Aktørtype Person, samling, bedrift, forening /organisasjon, legat, stiftelse Virksomhetskategori Kun bedrifter og foreninger/organisasjoner Tilholdssted ØNSKET ARKIVINFORMASJON Arkivide Navn Tidsrom Tilholdssted Omfang Fysisk plassering i depot Regnearkeksempel Redigert versjon

10 Registreringsarbeidet Nye rutiner skulle sikre lik registreringspraksis Utarbeidet interne retningslinjer for registrering i Asta Arbeidsplan for registrering av manglende informasjon Hva skal registreres Alle arkiver skal være knyttet til en aktør Alle aktører skal være knyttet til en nærings- / organisasjonskategori, såfremt aktøren ikke er en person, samling, utvalg Alle aktører skal være knyttet til et sted/område Alle aktører skal være knyttet til en virksomhet Alle aktører bør ha ytterår Bestilling av nye rapporter for å kvalitetssikre registreringsarbeidet

11 Hva måtte gjøres? Aktørløse arkiver 139 arkiver var ikke knyttet til en aktør. Dette kunne skyldes at det ikke ble opprettet en aktør da arkivet ble registrert eller at man hadde glemt å knytte arkivet til en aktør. Kategoriløse aktører 190 aktører (bedrift, forening, organisasjon, legat, stiftelse) som ikke er knyttet til nærings- eller organisasjonskategori. Ikke nødvendig å gjøre det med aktører som var registrert som person, samling, utvalg Stedsløse aktører 45 aktører var ikke er knyttet til et sted / område Virksomhetsløse aktører 202 aktører var ikke knyttet til en virksomhet. 127 av disse aktørene er heller ikke knyttet til en næringskategori eller organisasjonskategori 554 av disse aktørene var heller ikke knyttet til et sted

12 Tidsbruk Anslag over tidsbruk: Tilrettelegging av lister: Registreringsarbeid: Kvalitetssikring: Sum: ukesverk 2-3 ukersverk 7-8 ukesverk 1 ukesverk Selve rapportarbeidet og bearbeidelse av oppdaterte Asta-rapportene tok om lag 6 ukesverk.

13 Resultat Oversikt over hvilke arkiv som finnes hos AAks, samt hva slags aktører som har skapt det Ny og oppdatert hovedkatalog Geografisk og alfabetisk inndelt Masse data som det kan lages interessant statistikk på.

14 Rapport Antall registrerte privatarkiv: 1529 Anslag hyllemeter: 3000 hm Typisk privatarkiv: 0,2 hm (median beregning) Virksomhetskategorier 35 % forenings- og organisasjonsarkiv 31 % bedriftsarkiver 21 % personarkiver 12 % samlinger Av foreninger og organisasjoner er det i hovedsak arkiver (30 %) som kommer inn under kategorien Idrett, ungdoms- og fritidsorganisasjoner med underkategorier. Dette er bl.a. idrettslag, ungdomslag og kvinneorganisasjoner. Ingen arkiver faller inn under kategorien Arbeidsgiverorganisasjoner PA-2391 Arendal turnforenings kvinnetropp 1897

15 Bedriftsarkiv Næringshovedområde Antall arkiv Prosent A Jordbruk og skogbruk % B Fiske 3 1 % C Bergverksdrift og utvinning 9 2 % D Industri % E Kraft- og vannforsyning 22 5 % F Bygge- og anleggsvirksomhet 7 1 % G Varehandel, reparasjon av kjøretøyer og husholdningsapparater 42 9 % H Hotell- og restaurantvirksomhet 3 1 % I Transport, lagring og kommunikasjon % J Finansiell tjenesteyting og forsikring 31 7 % K Eiendomsdrift, forretningsmessig tjenesteyting og utleievirksomhet 21 4 % L Offentlig forvaltning 1 0 % M Undervisning 6 1 % N Helse- og sosialtjenester 4 1 % O Andre sosiale og personlige tjenester 6 1 % P Lønnet husarbeid 0 0 % Q Internasjonale organer og organisasjoner 0 0 % To næringskategorier skiller seg ut Jordbruk og skogsbruk Årsak: Registrert 100 gårdsarkiv i denne kategorien Transport, lagring og kommunikasjon Det finnes om lag 90 arkiver tilknyttet sjøfart Z Uoppgitt 7 1 % Seilskutetida Aust-Agders gullalder

16 Kommunefordeling Hovedtyngden av arkivene (73 %) stammer fra kystkommunene Risør, Tvedestrand, Arendal, Grimstad og Lillesand. Hele 41 % er skapt i Arendal med innlemmede kommuner. Innlandet er begrenset representert og kun 2 % fra Setesdals-kommunene (Bykle, Valle, Bygland, Evje & Hornnes)

17 Tidsperiode Hovedtyngden av arkivene er skapt i perioden % av privatarkivene er skapt før 1800 Få arkiver som er skapt etter 2000-tallet Ingen av privatarkivene er per dags dato elektroniske. Tidsperioder Antall arkiv Prosent Arkiver skapt før % Arkiver skapt i perioden Arkiver skapt i perioden Arkiver skapt i perioden Arkiver skapt i perioden Arkiver skapt i perioden Arkiver skapt i perioden % 93 7 % % % % % Arkiver skapt etter %

18 Veien videre Rapporten viser tendenser Geografi Få arkiver fra Setesdal Mest arkiver fra kystbyene Arendal godt representert Format Ingen elektroniske arkiv Bedrifter og foreninger Mye sjøfartsarkiver, gårdsarkiver Mange idrettslag, ungdomslag og kvinneorganisasjoner DELPROSJEKT 2 Hva bør vi prioritere å få inn for å gi oss et best mulig bilde av Aust-Agders historie? Hvordan skal vi få det inn? Innsamlingstrategier?

19 Delprosjekt 2 satt litt på vent Nybygget har medført omprioriteringer Andre prosjekt har blitt opprioritert Privatarkivarbeid. Valgt å prioritering ny inntakspraksis tilpasset nybygg Løsning: Legge det inn i BIPA-prosjektet Hvor skal vi begynne? Utfordring å finne en felles løsning Oppstart av SAMDOK prosjektet Felles nasjonal metodikk fremfor å skape en egen

20 Hva har skjedd siden? Bevaringspraksis for privatarkiv ble vedtatt Åpner opp for mottak for av privatarkiv igjen høsten 2014 Opprettelse av inntakskomité, med medlem fra museet Interne rutiner/avtaler gjennomgås og revideres og tilpasses ny bevaringspraksis Flere privatarkiv er ordnet Om lag 100 nye privatarkiv er ordnet. Disse er tilgjengeliggjort på arkivportalen, samt flere har fått egne wikipedia-artikler. Sosiale medier er tatt i bruk for tilgjengeliggjøring av disse arkivene Avtrykket på tumblr Betyr det kan utføres en ny bestandsanalyse. Bruke SN 2007 Ny hovedkatalog med relevante linker skal lanseres på nett Hovedkatalog 2014

21 Hva planlegger vi å gjøre? Oppstart av pilotprosjekt for privatarkiv Registrer arkiver som finnes i depot, men ikke i Asta Kvalitetssikre registreringer Oppdatere bestandsanalysen til SN 2007 Kartlegge privatarkiver andre steder i I kommunearkivet, museer, andre Nye muligheter gjennom konsolidering med Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer Se dette i sammenheng med hva som finnes ved AAks Bruke SAMDOK metodikk for å få utarbeidet en bevarings- og innsamlingsplan Planlegge mindre innsamlingsprosjekter: Eks. Tema, geografi, format, ect. Tilgjengeliggjøring av arkiver bør også ses i sammenheng med bevarings- og innsamlingsplanen