Dato: Tid: Sted: Møterom «Karen Biltzing», Rådhuskvartalet, Kristiansand

Transkript

1 Vår ref. 14/ /KASB Medlemmar og varamedlemmar Dato Kristiansand kommune - kontrollutvalget Det blir med dette kalla inn til møte: Dato: Tid: Sted: Møterom «Karen Biltzing», Rådhuskvartalet, Kristiansand Dersom du ikke kan møte må det meldes i fra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf Vara møter kun etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 32/14-39/14 Under møtet blir følgende saker vurdert lukka: sak 36/14. for Leder Vidar Kleppe Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Kristiansand kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 32/14 14/316 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /14 14/317 KRISTIANSAND KOMMUNES ARBEID MED RETNINGSLINJER FOR ETISK/RETTFERDIG HANDEL 34/14 14/319 KRISTIANSAND KOMMUNES RUTINER FOR TILDELING AV OPPDRAG DER ANSATTE ELLER FRIVILLIG SEKTOR ER INVOLVERT 35/14 14/318 KRISTIANSAND KOMMUNES HÅNDTERING AV TIPS FRA INNBYGGERNE OM MULIGE KRITIKKVERDIGE FORHOLD 36/14 14/326 Midlertidig sperret Ofl 13 jf fvl 13.1 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD 37/14 14/324 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE /14 14/325 FORBEREDELSE TIL MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN /14 14/320 REFERATSAKER OG ORIENTERINGER

3 Sak nr. 32/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Arkivsaksnr.: 14/316 Arkivkode: /14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte i kontrollutvalget legges frem for godkjenning i møtet. Vedlegg: 1) Protokoll Sak 32/14 Side 3 av 12

4 Sak nr. 33/14 KRISTIANSAND KOMMUNES ARBEID MED RETNINGSLINJER FOR ETISK/RETTFERDIG HANDEL Arkivsaksnr.: 14/317 Arkivkode: 007 &00 33/14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken legges frem uten forslag til vedtak. ba i sitt møte om en tilbakemelding fra administrasjonen i Kristiansand kommune på status vedrørende kommunens arbeid med retningslinjer for etisk/rettferdig handel. Bakgrunn er Kristiansand kommunes innkjøpsstrategi , der det står at «I løpet av 2012 er overordnede retningslinjer for etisk handel/rettferdig handel implementert». Økonomidirektør og innkjøpssjef skriver i et svarbrev til utvalget, datert , at «andre satstingområder har blitt prioritert. Status er derfor at det ikke er utarbeidet overordnede retningslinjer for etisk handel/rettferdig handel». ba i sitt møte om at det ble orientert om saka i neste møte. Økonomidirektør Terje Fjellvang eller innkjøpssjef Ingrid Skaim vil orientere i møtet. Vurdering fra sekretariatet Økonomidirektøren/innkjøpssjefen er bedt om å orientere om saken i møtet, og saken legges derfor frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg: 1) Svarbrev fra økonomidirektør Terje Fjellvang og innkjøpssjef Ingrid Skaim, datert Sak 33/14 Side 4 av 12

5 Sak nr. 34/14 KRISTIANSAND KOMMUNES RUTINER FOR TILDELING AV OPPDRAG DER ANSATTE ELLER FRIVILLIG SEKTOR ER INVOLVERT Arkivsaksnr.: 14/319 Arkivkode: 007 &00 34/14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken legges frem uten forslag til vedtak. har tidligere behandlet sak rundt avhending og utlån av kommunalt utstyr, som hadde sin opprinnelse i tips fra innbygger i kommunen. På bakgrunn av dette fikk kontrollutvalget en redegjørelse fra revisjonen som omhandlet flere forhold knyttet til kommunens retningslinjer. har bedt rådmannen gi en tilbakemelding på hvordan revisjonens anbefalinger følges opp. Teknisk direktør og organisasjonsdirektør har i løpet av 2012/2013 meldt tilbake til kontrollutvalget, og noen punkter er ferdig sjekket ut. Punktet om hvorvidt kommunen har rutiner/retningslinjer for tildeling av oppdrag der ansatte eller frivillige organisasjoner, foreninger eller lag er involvert er et av punktene som gjenstår. I tilbakemelding fra organsisasjonsdirektøren, datert , står det at arbeidet med retningslinjer/rutiner vil bli utført i starten av etterlyste i møte en tilbakemelding fra rådmannen, og ba deretter i møte om at organisasjonsdirektøren ble invitert til neste møte for å orientere om saken. Organisasjonsdirektøren skriver i notat til revisjonen av at det er særlig punkt 11 i de etiske retninglinjene til kommunen som er relevant. Det bør tilføyes omtale av arbeid/tildeling av oppdrag, slik at man unngår at det oppfattes som særbehandling om ansatte i kommunen er involvert med mulig egeninnsats. Det vil også bli foreslått i kommunens handlingsprogram for at arbeidet med etikk intensiveres i kommunen, noe som vil kunne øke den etiske bevisstheten hos kommunens ansatte. Sak 34/14 Side 5 av 12

6 Sak 34/14 Vurdering fra sekretariatet Det er viktig at kommunene har tydelige etiske retningslinjer, at disse blir gjort godt kjent i hele organisasjonen og at det er høy etisk bevissthet og refleksjon på alle nivå. Gode etiske retningslinjer legger til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Vedlegg: 1) Notat fra organisasjonsdirektøren til Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, datert ) Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Kristiansand kommune Side 6 av 12

7 Sak nr. 35/14 KRISTIANSAND KOMMUNES HÅNDTERING AV TIPS FRA INNBYGGERNE OM MULIGE KRITIKKVERDIGE FORHOLD Arkivsaksnr.: 14/318 Arkivkode: 400 &00 35/14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken legges frem uten innstilling. Rådmannen er tidligere bedt om å gi tilbakemelding på hvordan revisjonens anbefalinger om rutiner/retningslinjer for håndtering av tips fra innbyggerne om mulige kritikkverdige forhold følges opp. I tilbakemelding fra organsisasjonsdirektøren, datert , ble det orientert om at jobben med retningslinjer/rutiner ville bli utført i starten av 2014: «Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune er myntet på de ansatte. Det omhandler ikke tips fra innbyggerne om kritikkverdige forhold. Det vil derfor bli satt i gang et arbeid for å supplere rutiner eller retningslinjer for å ivareta dette». etterlyste i møte en tilbakemelding fra rådmannen, og ba deretter i møte om at organisasjonsdirektøren ble invitert til neste møte for å orientere om saken. Organisasjonsdirektøren har oversendt et notat til revisjonen, og vil orientere om saka i møtet. Administrasjonen har utarbeidet et forslag til rutine for behandling av mottatte tips om ulovlige eller ureglementerte forhold, som vil fremmes i kommunalutvalget. Arbeidet med etikk vil også bli foreslått intensivert gjennom kommunens handlingsprogram for Vurdering fra sekretariatet Kommunen har utarbeidet forslag til rutiner ved tips om mulige kritikkverdige forhold. Det er viktig at kontrollutvalgets og revisjonens rolle blir tydeliggjort i slike rutiner, slik at man sikrer at alle relevante forhold fanges opp. Vedlegg: 1) Notat fra organisasjonsdirektøren til Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, datert (se sak 34/14) Sak 35/14 Side 7 av 12

8 Sak 35/14 2) Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Kristiansand kommune (se sak 34/14) Side 8 av 12

9 Sak nr. 36/14 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Arkivsaksnr.: 14/326 Arkivkode: /14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken legges frem uten innstilling. Sekretariatet mottok kopi av en intern varsling om kritikkverdige forhold fra Kristiansand Revisjonsdistrikt. Varslingen er behandlet i Kristiansand kommunes varslingsutvalg, og deretter oversendt revisjonen. Arbeidet med saken er i startfasen, og revisjonen vil orientere i møtet. må diskutere videre oppfølging av saken i møtet. Vedlegg: 1) «Intern varsling om kritikkverdige forhold oppfølging», datert (U.OFF, ref Offl. 13, fvl 13). Sak 36/14 Side 9 av 12

10 Sak nr. 37/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE Arkivsaksnr.: 14/324 Arkivkode: /14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS vil orientere om det løpende revisjonsarbeidet i møtet. Sak 37/14 Side 10 av 12

11 Sak nr. 38/14 FORBEREDELSE TIL MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN Arkivsaksnr.: 14/325 Arkivkode: 140 K2 38/14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. har fått møte med Klima- og miljøminister Tine Sundtoft fredag i Oslo. Tema for møtet er dagsaktuelle miljømessige utfordringer i kommunene, herunder avfallsbransjen og kommunenes håndtering av den. Utvalget må planlegge gjenomføringen av møtet med statsråden. Sak 38/14 Side 11 av 12

12 Sak nr. 39/14 REFERATSAKER OG ORIENTERINGER Arkivsaksnr.: 14/320 Arkivkode: /14 Kristiansand kommune - kontrollutvalget Saken tas til orientering. Her kan sekretariatet og kontrollutvalgets medlemmer ta opp og orientere om aktuelle saker/møter/annet. Sekretariet har følgende temaer til møtet: 1) Utvidelse av Temark IKS Det er ansatt 2 personer som skal ha kontor på Fylkeshuset i Arendal. Begge har oppstart Følgende legges frem til orientering: 1) Saksprotokoll fra Bystyret «Forvaltningsrevisjon Konsulentbruk i Kristiansand i kommune», 2) Vedtaksoppfølging Kristiansand kontrollutvalg, datert Vedlegg: 1) Saksprotokoll «Forvaltningsrevisjon Konsulentbruk i Kristiansand i kommune», Bystyret ) Vedtaksoppfølging, datert Sak 39/14 Side 12 av 12