MØTEINNKALLING SAKSLISTE. 5/13 FDV-avtale for sameiets eiendommer (utsatt fra forrige møte)

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 13/ Møtested: Abels gt. 5 Møtedato: , kl Sak SAKSLISTE 9/13 IKT statusrapport til Sameiet /13 FDV-avtale for sameiets eiendommer (utsatt fra forrige møte) 6/13 Utbedring av postkjøkken byggefase 1 (utsatt fra forrige møte) 7/13 PET MR/CT informasjon til sameiestyret (utsatt fra forrige møte) 10/13 Økonomisk rapportering mars /13 Årsregnskap og Sameiestyrets beretning /13 Statusrapport reklamasjonshåndtering 13/13 Godkjenning av møteprotokoll /13 Anskaffelse av CampusGuiden - en app/karttjeneste for innendørs navigasjon på det nye universitetssykehuset Orienteringssaker: - Mulighetsstudie MR i Kvinne-barn-senteret - Arbeidsfelleskapsmodell - Parkeringsavtalen

2 Sak 9/13 Sak 9/13 IKT statusrapport til Sameiet 2013 Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 13/ Arkiv: 049 Innstilling IKT statusrapport for perioden oktober 2012 til april 2013 tas til orientering.

3 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - IKT statusrapport - Styringsmodell og organisering - Vurdering av tjenestene i dagens driftsavtale for videre konkurranseutsetting - Framdriftsplan Sak 9/13

4 Arkivref. Dato Side 1 IKT-gruppen STATUSRAPPORT for perioden oktober 2012 april 2013 Til: Sameiestyret Dato: Merknad: Fra: Kopi: Vedlegg: IKT-gruppen Renate Hansen Administrativt Det har i perioden blitt avholdt 7 møter i IKT-gruppen og behandlet 42 saker. Planlegging av anbudsprosess for drift etter juni 2014 har pågått i hele perioden. Prosjektorganisasjon i regi av Hemit er etablert og det er engasjert ekstern prosjektleder. Planene for prosjektet ble presentert for Sameiestyre i februar og prosess for etablering av overordnet styring, der ledelsen både i Helseregionen og NTNU er representert, ble avtalt. Ref. vedlegg 1. Styringsgruppen har anbefalt prosjektets forslag til hvilke tjenester som fortsatt skal konkurranseutsettes og hvilke tjenester som kan overføres til drift i regi av Hemit. Ref. vedlegg 2. Det jobbes med forslag til kostnadsfordeling mellom Sameiet og Helseregionen og endelig avklaringer av NTNUs forhold til drift utført av Hemit. Prosjektets framdriftsplan vises i vedlegg 3. Økonomi Leverandøren har bortsett fra i februar levert feilfri drift i perioden og mottar en bonus på kr ,- (inkl mva). Det forhandles om eventuell kompensasjon (bot) for feil på en tjeneste under katalogtjenesten i februar. Budsjettprosess for 2014 er startet med innhenting av oppdatert forvaltningsplan fra leverandøren. Siden det blir endringer av driftsleverandør(er) midt i budsjettperioden blir prosessen utfordrende. IKT-gruppen foreslår at det i denne omgang budsjetteres på samme måten som foregående år med de priser og oppgaver som er kjent og at dette korrigeres når kostnadsbildet etter ny konkurranse foreligger. IKT-gruppen statusrapport oktober april 2013.doc

5 Arkivref. Dato Side 2 Drift Det er i hele perioden bortsett fra februar 2013 levert feilfri drift i henhold til krav i SLAavtalen. I februar oppsto en feil ved synkronisering av MIIS(«motoren» som fordeler personinformasjon) som resulterte i at mange ikke fikk tilgang til sine programmer/ikoner. Feilsituasjonen varte i ca. 8,5 timer. Rapporten for april foreligger ikke enda, men det er ikke registrert avvik denne mnd. Bestillinger (tilleggsarbeid) leveres tilnærmet i henhold til avtalte leveringsfrister med noen få mindre avvik. Det er reklamert til leverandøren (Telenor) på treghet i å få pasientsignalet ut til de trådløse telefonene i AHL og Gastro. Dette er en feilsituasjon som det er jobbet med side 2011 og det er gjort flere forsøk på forbedringer. Forvaltning Oppgradering og designendring av datanettet fra BF1 er forsinket i forhold til opprinnelig plan, men er nå utført i Lab.senteret og blir utført i KVB i løpet av mai. Det er også forventet at Nevro blir ferdig i juni. Trådløst gjestenett ble i april flyttet over fra leid løsning via Aptilo til Hemits løsning. Dette medfører en enklere tilgang for gjester med bruk av mobiltelefon til registrering og mottak av passord. Utstyr til pasientsignalanlegget fra BF1er gått ut av produksjon og det er bestilt oppgradering for Nevro Øst og Pasienthotellet. Utskiftet utstyr benyttes til reservedelslager en periode for de andre anleggene fra byggfase 1. Utskifting av de analoge gatewayene (for utstyr som krever analoge telefonlinjer) er bestilt Tilbud på oppgradering av Meldingstjener og Call Manager(telefonsentral) er under utarbeidelse av leverandøren. IKT-gruppen statusrapport oktober april 2013.doc

6 Styringsmodell og organisering Alle tjenester/teknologier som skal konkurranseutsettes må representeres av en eller flere ansvarlige driftsarkitekter som kan beskrive hva som leveres i dag og hva som ønskes levert i den nye avtalen. I tillegg må alle tjenester/teknologier som besluttes tilbakeført til egendrift være representert tilsvarende. Vedkommende som er ansvarlige for disse oppgavene bør ha støtte av andre driftsarkitekter/driftsteknikere hvis nødvendig dette er beskrevet som referansegruppe. Prosjektet eies av Hemit og styres overordnet av styringsgruppen. Denne styringsgruppen er sammensatt av representanter fra IKT gruppen til Sameiet NTNU/St. Olav. Følgende foreslås: DMF/NTNU ved Lars Ødegaard, NTNU ved Håkon Alstad, St. Olav ved Trond Grimstad og Hemit v/siri Berg, Frode Opsahl og Paul Gundersen (som prosjekteier). St. Olavs linjeorganisasjon er representert i Sameiestyret og i Hemits Referansegruppe. NTNU s linjeorganisasjon er representert i Sameiestyret. I tillegg deltar en Ida Munkeby fra NTNU i Hemits Referansegruppe ifm saker som omhandler prosjektet. Det er på slike møter i referansegruppen at beslutninger som styringsgruppen ikke kan ta blir tatt. Prosjektet ledes på daglig basis av prosjektleder med hjelp av støttefunksjoner i Hemit sin linjeorganisasjon.

7 Vurdering av tjenestene i dagens driftsavtale for videre konkurranseutsetting Konkurranseutsettes på nytt: InContact sentralbordløsning Meldingstjener Pasientsignalanlegg Telefonsentralløsning Spesialpc er og programvare (primært sengetunsapplikasjon) «Tilbakeføres» til drift i regi av Hemit: Datanettverk, fast og trådløst Serverdrift inkl tekniske servere Katalogtjeneste (persondatahåndtering) Utsteding av adgangskort (smartkort) Distribusjon av TV-signal (til pasientterminaler) IMATIS portør (applikasjon for portørlogistikk)

8 Fremdriftsplan Fremdriftsplanen deles i 2 hovedaktiviteter: Konkurranseutsetting og overføring til en eller flere nye leverandører fra eksisterende leverandør Tilbakeføring fra eksisterende leverandør til egendrift i regi av Hemit. Følgende overordnede milepæler er planlagt for konkurranseutsetting: Dato Milepæl Felles. Etablert forslag til målbilde og prosjektorganisasjon Starte kartlegging av eksisterende avtale i dialog med Telenor/EVRY Kontrakts-/anskaffelsesstrategi godkjent Kostnadsfordeling Sameiet St. Olav/NTNU og Hemit avklart Ferdigstille kartlegging av eksisterende avtale; grensesnitt, HW, SW og dokumentasjon Konkurransegrunnlag inkl. kravspesifikasjon er utarbeidet for tjenester som ønskes konkurranseutsatt på nytt Konkurransegrunnlag inkl. kravspesifikasjon godkjent av avtaleeier og kunngjort Evalueringsmodell ferdigstilt Evalueringsmodell godkjent Tilbudsfrist ifht konkurranseutsetting Innstilling på valg av leverandører Frist for å klage på avgjørelsen Avtale inngås Overføring av konkurranseutsatte tjenester til en eller flere nye leverandører påstartes Konkurranseutsatte tjenester overført til en eller flere nye leverandører Følgende overordnede milepæler er planlagt for tilbakeføring til egendrift: Dato Milepæl Etablert forslag til målbilde og prosjektorganisasjon Starte kartlegging av eksisterende avtale i dialog med Telenor/EVRY Ønsket målbilde kommunisert til eksisterende leverandør Kostnadsfordeling Sameiet St. Olav/NTNU og Hemit avklart

9 Dato Milepæl Ferdigstille kartlegging av eksisterende avtale; grensesnitt, HW, SW og dokumentasjon Plan for tilbakeføring av spesifiserte tjenester til egendrift i regi av Hemit etablert Tilbakeføring av spesifiserte tjenester påstartes Tilbakeføring av en prioritert tjeneste ferdigstilles Tilbakeføring av flere tjenester ferdigstilles Alle tjenester er tilbakeført Konkurranseutsatte tjenester overført til en eller flere nye leverandører

10 Sak 5/13 Sak 5/13 FDV-avtale for sameiets eiendommer Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 13/ Arkiv: 030 Innstilling Avtaleformular for ny FDV-avtale på sameiets eiendommer tas til etteretning.

11 Sak 5/13 VEDLEGG - Avtaleutkast ny FDV-avtale BAKGRUNN Siste driftsavtale (senere kalt FDV-avtale) med St. Olavs driftsservice gikk ut Sameiestyret har bedt om at ny avtale blir lagt frem for styret til orientering FAKTISKE OPPLYSNINGER Det er nå utarbeidet utkast til ny FDV-avtale. Avtaleutkastet er tilpasset strukturen i ny revidert NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk. Avtalen omfatter egen bemanning og interne kostnader (bl.a. husleie og andre interne tjenester). I tillegg kommer en budsjettmessig dekning for kjøp av tilhørende varer og tjenester eksternt. Avtalen er basert på at FDV-tjenester skal leveres til selvkost uten påslag.

12 Kontrakt for leveranse av forvaltnings-, drifts og vedlikeholdstjenester Mellom St. Olav Eiendom som byggeier/kunde og St. Olavs driftsservice som forvaltningsselskap/leverandør for 2013 og 2014 AVTALEN GJELDER ALLE EIENDOMMER INKLUSIVE BYGNINGER SOM INNGÅR I DET NYE UNIVERSITETSSYKEHUSET Side 1 av 8

13 Innhold 1. PARTENE OG DERES REPRESENTANTER FORMÅLET MED AVTALEN BESKRIVELSE AV TJENESTEN OPPSTART AV AVTALEN KUNDENS FORPLIKTELSER LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER PRISER BENCHMARKING FAKTURERINGSRUTINER FORHOLD PÅ ARBEIDSSTEDET MILJØ SAMARBEID BRUK AV UNDERLEVERANDØRER KONTRAKTSPERIODEN AVSLUTNING AV KONTRAKTEN MISLIGHOLD - HEVING FORCE MAJEUR ANSVAR FOR SKADEFORVOLDELSER SIKKERHET TAUSHETSPLIKT - KOMPETANSE TVISTER KVALITETSSIKRING ENDRINGER/TILLEGG TIL KONTRAKTEN REFERANSER TIL STYRENDE DOKUMENTER... 7 Side 2 av 8

14 1. PARTENE OG DERES REPRESENTANTER Denne kontrakt er inngått mellom St. Olav Eiendom (heretter kalt Kunden) og St. Olavs driftsservice (heretter kalt Leverandøren) om leveranse av forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdstjenester (FDV) Alle henvendelser vedrørende kontrakten og gjennomføringen av denne skal rettes til: Kontrakten: Gjennomføring av oppdraget: For Kunden: Eiendomssjef Åge Lien Økonomiansvarlig: Kjell-Ivar Svaan Systemforvalter teknikk: Silje Marie Nedland Byggforvalter: NN For Leverandøren: Forretningssjef Gunnar Bækken Allmenn Teknikk: Mats Hobber Renhold: Birgit Moen Kundesenteret: Tove Ofstad Holan Logistikk og forsyning: Roar Sommer 2. FORMÅLET MED AVTALEN Avtalen skal sikre en hensiktsmessig bygg- og eiendomsforvaltning av eiendommene tilhørende St. Olavs Hospital og Sameiet St. Olavs Hospital/NTNU. Avtalen inngås med én tjenesteleverandør som forusettes å ha det totale ansvar for tjenester innen området forvaltning, drift og vedlikehold, renhold og håndtering av henvendelser dersom annet ikke er avtalt. Tjenesteområder er beskrevet i bilag 5, men er ikke å oppfatte som en uttømmende liste. Leverandør skal sørge for at leietakerne opplever en problemfri og stabil driftssituasjon, samt innta en proaktiv rolle i forhold til å opprettholde standard og realverdi i bygningsmassen. Alle eksterne leveranser og varer som er nødvendig for at Leverandøren skal oppfylle sine forpliktelser i henhold til denne avtalen, skal inngå i den avtalte prisen. Planlagt vedlikehold finansieres særskilt etter avtale med kunden. Reparasjoner av skader: Tiltak som må utføres for å rette opp skader eller mangler forårsaket av uforutsett ytre påvirkning, for eksempel hærverk, innbrudd, vær og vind, snøbelastning, vannskader og graffiti finansieres etter avtale med kunden. Dersom det vedtas endringer i organisering av FDV-tjenester i løpet av avtaleperioden som kan ha innvirkning på denne kontrakten, skal avtalen kunne reforhandles. 3. BESKRIVELSE AV TJENESTEN Leveransene i denne kontrakten omfatter forvaltning, drift og vedlikehold med bakgrunn i NS3454. Arealgrunnlaget gjennomgås og oppdateres ved årets slutt. Kostnader avregnes i forhold til faktiske arealer etter avtalte priser jf. Bilag 1A Omfang og priser Allmenn Teknikk og Bilag 1B - Renhold. Tjenestene er beskrevet i Bilag 5, Tjenestebeskrivelser. Side 3 av 8

15 4. OPPSTART AV AVTALEN Avtalen forutsetter at det etableres detaljerte vedlikeholdsbeskrivelser for alle bygg/objekt. Dette forutsettes gjennomført som et samarbeidsprosjekt mellom leverandør og kunde. Leverandør og kunde utpeker sine egne ressurser og dekker sine egne kostnader. Kunden finansierer eventuelle eksterne ressurser. 5. KUNDENS FORPLIKTELSER Kunden skal sammen med Leverandøren aktivt samarbeide for å sikre kvalitet og lavest mulig totalkostnad på de tjenester som omfattes av avtalen. Driftsservice skal orienteres ved omdisponering av arealer. Det påhviler begge parter gjensidig å orientere om arbeid som igangsettes. Leverandøren skal delta i ombyggingsprosjekt når det gjelder materialvalg, tekniske anlegg og innkjøp av møbler. 6. LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER All dokumentasjon vedrørende eiendomsmassen administreres og vedlikeholdes av Leverandøren, men er Kundens eiendom. Leverandøren er forpliktet til å utlevere hele eller deler av dokumentasjonen ved behov. Rapport om status og endringer i dokumentasjonen skal fremlegges minimum halvårlig. Alle drifts- og vedlikeholdsoppgaver skal planlegges, utføres og dokumenteres. Leverandør er forpliktet til å fremvise dokumentasjon på planlagte og utførte oppgaver til enhver tid. Leverandør er ansvarlig for å koordinere drifts- og vedlikeholdsoppgaver mot leietaker. Prosjekter skal gjennomføres i henhold til de til enhver tid omforente prosjektadministrative rutiner. Mål og rammer fastsettes av Kunden og avtales for hvert prosjekt. Leverandøren er ansvarlig for alle direkte kostnader som påløper som følge av mangler i gjennomføringen av internkontroll eller dokumentasjon. Eksempler på slike kostnader kan være bøter fra det offentlige. Leverandøren er selv ansvarlig for å utbedre skader som Leverandøren forvolder selv. Driftsstopp som skyldes uaktsomhet av Leverandøren, kan være gjenstand for avkorting av honorar. 7. PRISER Avtalen forutsetter at alle tjenester som Leverandøren utfører for Kunden er priset til selvkost uten påslag. Kalkulasjonsgrunnlaget skal være åpent og tilgjengelig for Kunden. Avtalen har en fast del som omfatter egen bemanning og interne kostnader (bl.a. husleie og andre interne tjenester). I tillegg kommer en budsjettmessig dekning for kjøp av tilhørende varer og tjenester eksternt for 19,8 mill kr pr år. Forbruk skal rapporteres månedlig og avregnes ved årets slutt. Håndtering av henvendelser og serviceledelse er inkludert i den totale prisen. Side 4 av 8

16 8. BENCHMARKING Det kan i løpet av avtaleperioden gjennomføres en sammenlignende studie (benchmarking) av kostnader ved drift av eiendomsmassen. Kunden bestemmer når denne studien skal gjennomføres. De eksterne kostnadene vedrørende dette bæres av Kunden, som også er ansvarlig for gjennomføringen. Leverandøren er forpliktet til å delta, og bærer selv sine kostnader i denne forbindelse. Man skal benchmarke mot sammenlignbare arealer i Norge og/eller Norden. Hvis resultatet viser at Kundens kostnader til drift er høyere enn gjennomsnittet for sammenligningsgruppen, skal Leverandøren foreslå endringer for å komme ned på gjennomsnitt eller lavere. 9. FAKTURERINGSRUTINER Det faktureres med 1/12 del pr. mnd. til og med november hvert år. Eventuelle endringer i forhold til avtalt mengde korrigeres i desember for virkelig utført arbeid. 10. FORHOLD PÅ ARBEIDSSTEDET Leverandøren er ved utførelse av arbeidet ansvarlig for at lover, offentlige forskrifter og vedtak som gjelder for arbeidet og virksomheten blir overholdt. 11. MILJØ Leverandøren skal til enhver tid oppfylle myndighetenes miljøkrav innenfor egen virksomhet, og bruke sin fagkompetanse til å foreslå å anbefale miljøvennlige løsninger for Kunden i samsvar med Kundens miljøpolitikk som utvikles gjennom arbeidet med at Kunden skal miljøsertifiseres i henhold til NS-EN ISO 14001:2004 innen SAMARBEID Kontrakten er basert på at partene skal samarbeide om gjennomføringen. Spørsmål og eventuelle uoverensstemmelser som måtte oppstå skal søkes løst ved samtaler mellom partenes representanter. Partene er forpliktet til å delta i møter dersom en av partene mener det er behov for slike. Det skal månedlig gjennomføres oppfølgingsmøte for FDV-avtalen der månedsrapport er gjort tilgjengelig på forhånd. Ved alvorlige hendelser skal Leverandøren melde dette til Kunden omgående og innen to dager utarbeide en rapport om hendelsen. 13. BRUK AV UNDERLEVERANDØRER Leverandøren er ansvarlig for alle underleveranser til oppdraget. Det forutsettes at alle underleverandører er godkjent i henhold til Kundens og/eller Helse Midt Norges innkjøpsreglement. Leverandøren kan ikke overdra sine kontraktsforpliktelser i kontraktsperioden. Side 5 av 8

17 14. KONTRAKTSPERIODEN Denne kontrakten gjelder for perioden med mulighet for forlengelse i 1+1 år. 15. AVSLUTNING AV KONTRAKTEN Ved avslutning av hele eller deler av kontrakten er Leverandøren forpliktet til å delta i et avslutningsprosjekt. Dette prosjektet har som formål å overlevere nødvendig kompetanse og oppdatert dokumentasjon. Den kompetanse som skal overføres til ny leverandør gjelder utelukkende informasjon om de objekter som skal driftes (bygg og tekniske installasjoner), og ikke informasjon om hvordan Leverandøren velger å utføre sine tjenester. 16. MISLIGHOLD - HEVING Dersom en av partene vesentlig misligholder sine forpliktelser etter denne kontrakt, kan den annen part heve kontrakten etter først skriftlig å ha satt en 14 dagers frist for å rette på forholdet. Den som utsettes for misligholdet kan kreve erstattet sitt direkte, dokumenterte økonomiske tap som følge av misligholdet. 17. FORCE MAJEUR Dersom den ene av partenes manglende oppfyllelse av kontrakten skyldes en hindring utenfor hans kontroll som han ikke med rimelighet kunne ventes å ta i betraktning på kontraktstidspunktet eller unngå eller overvinne følgende av, suspenderes partenes plikter så lenge force majeure-situasjonen består. Partene kan gå fra kontrakten i en slik situasjon dersom den andre part samtykker eller med 10 dagers varsel dersom situasjonen antas å vare i mer enn 30 dager. 18. ANSVAR FOR SKADEFORVOLDELSER Leverandøren skal dekke direkte tap som følge av forhold som Leverandøren er ansvarlig for. Følgeskader dekkes ikke, med mindre det er utvist grov uaktsomhet. Skader forvoldt ved brann eller eksplosjon dekkes heller ikke, og Kunden må selv holde forsikring som dekker dette. Eventuelle erstatningskrav skal meddeles Leverandøren uten ugrunnet opphold. 19. SIKKERHET TAUSHETSPLIKT - KOMPETANSE Leverandørens personell skal overholde sikkerhetsforskriftene for det aktuelle arbeidssted. Leverandørens personell skal undertegne Kundens taushetserklæring før de kan delta i utførelsen av oppdraget. Side 6 av 8

18 Leverandørens personell skal ha nødvendig kompetanse og ha gjennomgått nødvendig opplæring. Kunden har rett til å avvise personell som ikke utfører arbeidet på tilfredsstillende måte. Leverandøren er ansvarlig for at alle underleverandørers personell også tilfredsstiller kravene i dette punkt. 20. TVISTER Eventuelle tvister mellom partene skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom partene ikke kommer frem til noen forhandlingsløsning, skal partene innen en uke etter avsluttet forhandling presentere et saksfremlegg for sykehusets administrerende direktør som avgjør tvisten med bindende virkning for partene. 21. KVALITETSSIKRING Leverandøren skal gjennomføre oppdraget i henhold til NS- EN ISO 9001: ENDRINGER/TILLEGG TIL KONTRAKTEN Endringer til kontrakten skal avtales skriftlig mellom partene, og legges ved som bilag til kontrakten. 23. REFERANSER TIL STYRENDE DOKUMENTER Kvalitetssystem for St. Olavs Hospital HF Kvalitetssystem for St. Olavs driftsservice Beredskapsplanverket for St. Olavs Hospital, Denne kontrakt er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av partene Trondheim, St. Olav Eiendom St. Olavs driftsservice Kunde Tjenesteleverandør Side 7 av 8

19 BILAG: (vedlegg til Kontrakt) Bilag 1A Omfang og priser Allmenn Teknikk 2013 Bilag 1B Omfang og priser Renhold 2013 Bilag 2A Arealgrunnlag FDV-avtale 2013 Bilag 2B Spesifikasjon 2013 Øya Bilag 3 Drifts-/brannansvarlig for bygg Bilag 4 Drifts- og vedlikeholdsutgifter (ansvarsfordeling mellom leier og utleier) Bilag 5 Tjenestebeskrivelser Måling og oppfølging. Vedlegg til bilag 5: Vedlegg 5.01 Måling og oppfølging Vedlegg 5.02 Prosjektrutiner Vedlegg 5.03 SLA rørpost Vedlegg 5.04 SLA AGV Vedlegg 5.05 SLA Avfallssug Vedlegg 5.06 SLA TEXI Vedlegg 5.07A SLA Heiser i Sameide bygg Vedlegg 5.07B SLA Heiser i øvrige bygg Vedlegg 5.08 Retningslinjer ved forespørsel/bestilling og gjennomføring av bygnings- og funksjonsmessige endringer Vedlegg 5.09A: Forvaltningsplan, St. Olavs Hospital, Øya Vedlegg 5.09B: Forvaltningsplan, St. Olavs Hospital, Østmarka Vedlegg 5.09C: Østmarka Historiske dokumentasjon Vedlegg 5.09D: Forvaltningsplan, St. Olavs Hospital, Brøset Bilag 6 Notat fra Helsebygg om utomhusområder Side 8 av 8

20 Sak 6/13 Sak 6/13 Utbedring av postkjøkken byggefase 1 Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 12/ Arkiv: Innstilling Saken tas til etterretning. Det arrangeres et møte på øverste ledelsesnivå mellom St. Olavs Hospital HF og Helsebygg Midt-Norge om strategi for videre utbedring.

21 Sak 6/13 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen. BAKGRUNN Sameiestyret ble i sak 3/11 orientert om at det er avdekket at golvkonstruksjonen i de nye sentra er svært sårbare for vannlekkasjer, og ba om at konsekvensene ved fukt i konstruksjonen ble vurdert. Sameiestyret behandlet så i sak 13/11 Fukt i gulv byggefase1 og 2 rapport dat utarbeidet av SINTEF Vannlekkasje, Nevro Øst, St. Olavs Hospital. Fuktkonsekvenser for mennesker og bygning. Basert på rapporten ble det slått fast at det ved alle vannlekkasjer må sikres at ikke fukt blir stående igjen i dekkekonstruksjonen. I styresak 4/12 ble følgende vedtatt: Sameiestyret vedtar at det igangsettes omprosjektering av golvkonstruksjon og planløsning i alle postkjøkken i Kvinne-Barnsenteret og Nevrosenteret, samt at arbeidet i første omgang gjennomføres på ett kjøkken i Kvinne- Barnsenteret. Arbeidet finansieres over avsetningen til reklamasjonssaker. Det fremlegges nytt kostnadsoverslag før endelig vedtak om finansiering og gjennomføring av de øvrige postkjøkken. FAKTISKE OPPLYSNINGER I alt er det 8 postkjøkken i Kvinne-barnsenteret og 10 i Nevrosenteret som er omfattet av vannskader. Ett postkjøkken i Kvinne-barnsenterets 5. etasje vest ble tatt ut som prøvekjøkken, det er nå ferdig renovert. Det ble tatt hensyn til AMUs handlingsplan for HMS-saker i tillegg til renovering av både gulv- og veggkonstruksjon. Det viste seg at vannskadene var mer omfattende enn først antatt. Gulv og delvis vegg i naborom måtte renoveres på grunn av vannskader. For å tilfredsstille kravene med ren- og skitten sone stilt av Mattilsynet, måtte også vann- og avløpsinstallasjoner flyttes. Dette medførte at også tak i etasjen under delvis måtte rives. Byggekostnadene for renovering av prøvekjøkkenet kom på kr 1,8 mill. Prosjekteringskostnader for alle 18 postkjøkken ble kr ,- da er alle postkjøkken arkitektmessig prosjektert. Gjennomføringstiden av prøvekjøkkenet ble 10 uker, man regner med at gjennomføringstiden på de andre postkjøkken vil være på 7 uker. Prosjektering og utførelse av prøvekjøkkenet er finansiert over den avsatte potten til reklamasjonssaker, hvor det ble satt av 3 mill. kr til dette prosjektet. Evaluering Det gjennomføres nå en evaluering av prøvekjøkkenet med ansatte og brukere ved klinikken. DRØFTING Postkjøkkenene er ikke utformet for dagens bruk. De tilfredsstiller ikke de ergonomiske krav eller krav til ren- og skitten sone som Mattilsynet stiller. Sykehusets AMU har i sak 29/11 vedtatt at tiltaksplan for postkjøkken gjennomføres. I det renoverte postkjøkkenet ble både HMS-krav og krav fra Mattilsynet hensyntatt i tillegg til renovering av gulv og vegger.

22 Sak 6/13 De resterende 17 postkjøkken er utformet på samme vis som prøvekjøkken og dekker dermed ikke kravene som stilles verken i forhold til HMSkrav eller krav fra Mattilsynet. Det er ikke satt av videre midler til utbedring av de gjenstående 17 postkjøkken i budsjett Oppsett av budsjett 2014 må det settes av investeringsmidler for postkjøkkenene i fase 1. Faren ved evt å utsette renovering av de gjenstående kjøkken er at det kan medføre helseskader pga dårlig ergonomisk utforming og evt problemer med utvikling av soppsporer i vått dekke- og veggkonstruksjoner. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Erfaringstallene fra prøvekjøkkenet i Kvinne-barnsenteret gir oss følgende kostnad: Estimert Samlet kostnad for 17 postkjøkken KBS og Nevro: Byggekostnad a kr 1,8 mill 30,6 mill Ark og rådgivning a kr ,4 mill Totalt 34,0 mill Det vil si en snittpris på kr 2 mill pr kjøkken Byggefase 2 er overlevert med samme løsning og flere av disse har allerede samme problem. Det er til sammen 19 postkjøkken i byggefase 2. KONKLUSJON For oppgradering av de resterende 17 postkjøkken i byggefase 1 må det budsjetteres med en investering på 34 mill. kroner.

23 Sak 7/13 Sak 7/13 PET MR/CT informasjon til sameiestyret Saksbehandler: Paul Drangsland Arkivsaksnr.: 13/ Arkiv: Innstilling Sameiestyret tar informasjonen om PET MR/CT til orientering.

24 Sak 7/13 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - oversiktsplan U2 BAKGRUNN St Olavs Hospital har etter privat initiativ fått en PET MR og en PET CT i gave. FAKTISKE OPPLYSNINGER 1. FORPROSJEKT Det er utredet skisse- og forprosjekt for tiltaket. Forskjellige plasseringsalternativ er vurdert, men ut fra en teknisk og økonomisk vurdering er tiltaket plassert i MR-senteret. Plassering skjer i de arealer som tidligere ble benyttet til sykehuset MR-avdeling og som nå ikke er i bruk. Ledig areal egner seg meget godt til formålet. MR-senteret er i strid med gjeldende reguleringsplan og har lenge vært planlagt revet når Nytt universitetssykehus er ferdigstilt. Etter samtaler med reguleringsmyndigheten foreligger det ikke noe krav om bygget må rives innen en dato, og tiltaket vil i første omgang ha en midlertidig godkjenning i MR-senteret for 10 år. Dette tilsvarer forventet levetid for utstyret. 2. GODKJENNING Prosjektet er godkjent Styret for St Olavs Hospital i sak xx/2012 Styret for Helse Midt-Norge i sak xx/2012. Trondheim kommune har gitt byggetillatelse xx.xx.13 Prosjektet er diskutert med Statens Strålevern, og godkjenning av lokaler og utslipp foreventes å foreligge i god tid før ibruktakelse 3. FINANSIERING Prosjektet er i det vesentlige finansiert av Helse Midt-Norge slik: Bygg og teknikk finansieres av Helsebygg Midt Norge innenfor rammen av byggeprosjektet Nytt universitetssykehus. Utstyr i tillegg til de private gaver finansieres av Helse Midt-Norge innenfor en ramme på 10 mill kr. Behov utover dette må dekkes av St Olavs Hospital innenfor egne budsjetter. 4. ØKONOMI Prosjektet har følgende budsjett: Bygg og teknikk 23 mill kr Utstyr 14 mill kr Det pågår kvalitetssikring av budsjetter, men så langt virker det realistisk at tiltaket kan gjennomføres innenfor budsjettrammen. Det er imidlertid en utfordring i alle ombyggingsprosjekter å avgrense arbeidene og et dilemma hva som må gjøres og hva som burde gjøres. I den forbindelse utredes det mulighetene for skifting av byggets hovedtavle og ventilasjonsaggregat. Dette ligger ikke innenfor prosjektets budsjettrammer.

25 Sak 7/13 5. FREMDRIFT Prosjektet har følgende hovedmilepæler: Prosjektering komplett arbeidsgrunnlag Ombygging ferdigstilt Testing og prøvedrift ferdig Montering skannere starter Validering og opplæring Første pasient Det er utarbeidet detaljert fremdriftsplan for prosjektet og en er så langt i rute i forhold til denne. 6. PROSJEKTERING Det er engasjert rådgivningsgruppe ved avrop på de Rammeavtaler St Olavs Hospital har. Følgende er engasjert: Arkitekt: Madsø Sveen Arkitekter AS RIB: Cowi RIBR: TekØk AS RIV: Cowi RIE: Cowi Detaljprosjektering startet ca og pågår: Romprogrammering er gjennomført i nært samarbeid med brukerne, og Drofus er benyttet til dette. ROS analyse for prosjektet er gjennomført med brukerne. Det er avklart hvilke utfordringer bygget har i forhold til virksomheten og driften av bygget. Dette er gjennomgått med prosjekteringsgruppen, og tatt hensyn til i detaljprosjekteringen Arbeidsgrunnlag utarbeides og ferdigstilles innen Det utarbeides romskjema for hvert rom som godkjennes av brukerne og som vil være brukernes bestilling til prosjektet. Prosjekt-, bygge- og prosjekteringsledelse gjøres av Helsebygg. 7. OMBYGGING Det er gjennomført konkurranse på elektroarbeider i forbindelse med prosjektet, og Fjeldseth AS vant konkurransen. De øvrige entrepriser gjennomføres som regningsarbeider etter åpen bok prinsipp ved bruk av de rammeavtaler St Olavs Hospital har: Bygg (hovedentreprenør) Trebetong AS Malerarbeider Edvardsson entreprenør AS Rørleggerarbeider ORAS Ventilasjonsarbeider GK AS De øvrige engasjerte entreprenører er bestilt som endringsarbeider med de firma Helsebygg har avtale med. All riving i området er gjennomført. Dette har vært en omfattende og krevende jobb med NTNU sin forskningsvirksomhet vegg i vegg med byggeplassen. Det er utvist stor smidighet og velvilje fra NTNU sin side for å legge forholdene til rette for bygningsarbeidene. Arbeidet med å sette opp vegger har startet, og det skal i den forbindelse bygges mye vegger i

26 Sak 7/13 betong for å skjerme omgivelsene for strålingsfare. 8. VIDERE ARBEID Det etableres et tiltak for å kunne gjennomføre PET undersøkelser og det planlegges kjøp av tracere (FDG) ved andre produksjonsanlegg. FDG har en kort halveringstid og krever spesialtransport fra leverandør til St Olavs Hospital. Dette gjør virksomheten sårbar, samt at det begrenser mulighetene til å benytte tracere med enda kortere halveringstid. Forskningsmulighetene begrenses også av dette. Det planlegges dersom å utrede et fremtidig PET senter med medikamentproduksjon på stedet og hvorvidt tiltaket som etableres kan inngå som en del av dette. Utredningen forventes ferdig i løpet av 2013.

27 EKSISTERENDE LOKALER NTNU SEPGPA ACC RFPA PECPPS KFA TOS REV DATO REVIDERINGEN GJELDER SIGN KONTR A B C D E F G H I I 942.U2.U19.3 LAB/lager 13,3 m² U2.U12 Datarom 15,4 m² Heis 8,8 m² 942.U2.T01 LAB/lager 15,7 m² 942.U2.S03 4,0 m² U06 U U2.U08A 942.U2.S02 0,9 m² 0,8 m² 942.U2.001A RR 2,7 m² 942.U2.001B RWC 5,8 m² I 942.U2.K01 VENTEAREAL prescan 46,7 m² 942.U2.001 GARDEROBE 11,7 m² II II 942.U2.005 RESEPSJON 15,4 m² 942.U2.003 LAGER 6,5 m² 942.U2.001C POSTSCAN 12,6 m² TEGNING NR. 942 U2 A REV. NR 0 LOKALISERINGSFIGUR 942.U2.007A RWCpasienter 5,4 m² 942.U2.007B TEKNISK MR 19,7 m² III III N 942.U2.002 RWCansatte 5,0 m² 942.U2.007 FORROM MR 18,8 m² 942.U2.009 MANØVER MR 15,2 m² 5mmPb 16 x x U2.011 PET MR 43,7 m² IV 942.U2.004 GRANSKNING 39,3 m² 942.U2.K03 KORR. 51,0 m² 942.U2.S03 El 0,5 m² 942.U2.013 Injeksjon 3/anestesi 9,6 m² 942.U2.015 Injeksjon 4 9,6 m² IV 942.U2.025 LAB/lager 11,3 m² 942.U2.K04 INJEKSJON 39,8 m² ARKITEKT V 942.U2.027 Sluse 2,9 m² 942.U2.027A HOT LAB 5,5 m² 942.U2.021 RWC 5,6 m² 942.U2.019 Injeksjon 1 6,6 m² 942.U2.017 Injeksjon 2 6,6 m² V Tlf post@madsosveen.no TILTAKSHAVER St.Olav Eiendom Vannpanel TOTALENTREPRENØR 942.U2.006 MANØVER CT 21,7 m² Bh x 12 5mmPb AT 942.U2.023 PET CT 46,0 m² x U2.023A TEKNISK 13,0 m² PDC PROSJEKT TEGNINGSSTATUS PET senter ARBEIDSTEGNING VI PDU RJ45 400v AT VI DATO ARK STR A2 ANSVARLIG SAKSBEHANDLER KFA PROSJ.NR. Prosjektnr. SIGN. KFA KONTROLL TOS MÅLESTOKK 1:100 TEGNINGSTITTEL Oversiktsplan U2 TEGNING NR. 942 U2 A REV. NR 0

28 Sak 10/13 Sak 10/13 Økonomisk rapportering mars 2013 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 12/ Arkiv: 025 Innstilling Sameiestyret tar økonomirapport per til orientering.

29 VEDLEGG - Sameieregnskap per Kommentarer til regnskap Sak 10/13

30 Sameieregnskap for bygg TOTAL detaljert regnskap spesifisert per eier Hele sameiet Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

31 Sameieregnskap for bygg 130 detaljert regnskap spesifisert per eier Nevro Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

32 Sameieregnskap for bygg 230 detaljert regnskap spesifisert per eier Laboratorie Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

33 Sameieregnskap for bygg 240 detaljert regnskap spesifisert per eier Kvinne-Barn Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

34 Sameieregnskap for bygg 320 detaljert regnskap spesifisert per eier 1902-bygget Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

35 Sameieregnskap for bygg 330 detaljert regnskap spesifisert per eier Forsyningssenteret Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

36 Sameieregnskap for bygg 430 detaljert regnskap spesifisert per eier Gastro Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

37 Sameieregnskap for bygg 310 detaljert regnskap spesifisert per eier Bevegelse Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

38 Sameieregnskap for bygg 340 detaljert regnskap spesifisert per eier Akutt, Hjerte, Lunge Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

39 Sameieregnskap for bygg 420 detaljert regnskap spesifisert per eier Kunnskapssenteret Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

40 Sameieregnskap for bygg 999 detaljert regnskap spesifisert per eier Sameiet totalt Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

41 Sameieregnskap 1. kvartal Forklaringer til avvik: 1. Løpende drift. Løpende drift omfatter kjøp av tjenester fra St. Olavs driftsservice. Avtale for 2012 er videreført inntil ny avtale foreligger. Mindreforbruk hittil i år er 0,4 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 2. Energi Energileveransene omfatter strøm, fjernvarme og fjernkjøling. Avviket skyldes at prisene i perioden er lavere enn forutsatt. Prisen på strøm varierer mellom 68 øre og 74 øre pr kwt. Mindreforbruk hittil i år er 1,1 mill kr. Prognose settes lik budsjett. 3. Vann og avløp/avfallshåndtering Disse postene ses i sammenheng. Mindreforbruk hittil i år er 0,4 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 4. Vedlikehold. Hovedtyngden av prosjektene er planlagt gjennomført i 2. halvår. Forbruk hittil i år ligger på linje med budsjett. Prognose settes lik budsjett. 5. Forsikring. Gjeldene forsikringspolise utløper Forsikringsselskapet har varslet mulig prisøkning pga bruk av EPS. Forbruk hittil i år ligger på linje med budsjett. Prognose settes lik budsjett. 6. Administrasjon St. Olav Eiendoms kostnader (lønn, kjøp av konsulenttjenester, advokatbistand med mer) belastes netto uten påslag. Forbruk hittil i år ligger på linje med budsjett. Prognose settes lik budsjett. 7. IKT Avviket skyldes at planlagte oppgraderinger av servere og nett ennå ikke er gjennomført. Mindreforbruk hittil i år er 0,9 mill. kr. Prognose settes lik budsjett.