En vanlig dag på jobb

Transkript

1 En vanlig dag på jobb Arbeidshverdagens elektroniske spor Oktober 2012 Hva registreres om deg i løpet av en vanlig arbeidsdag? Kan hele arbeidsdagen rekonstrueres ned til minste detalj og minutt for minutt? Hvem ser hva?

2 Innhold Sammendrag Innledning... 4 Bakgrunn og problemstilling... 4 Metode og avgrensninger... 5 Personvern og arbeidsliv... 5 Kort om ulike drivkrefter Casestudie av tre arbeidshverdager Bussjåførene Bussjåfør 1: Vidars arbeidsdag Bussjåfør 2: Sveins arbeidsdag En loggført arbeidsdag Hjemmesykepleierne Hjemmesykepleier 1: Annes arbeidsdag Hjemmesykepleier 2: Lises arbeidsdag Effektivt og dokumentert Saksbehandlerne Saksbehandler 1: Tronds arbeidsdag Saksbehandler 2: Gros arbeidsdag IT-logger og prestasjonsmål Hvorfor samles opplysningene inn? Effektivisering og kvalitetsforbedring Dokumentasjon Sikkerhet personer, verdier og informasjon Kontroll og overvåking av ansatte Kjennetegn ved dagens yrkesliv fra et personvernperspektiv Vanskelig å holde oversikt Arbeidsdagen lar seg rekonstruere Mange opplysninger er egnet til å kontrollere ansatte behov for tillit Lang lagringstid manglende sletting bruk til nye formål Uklare ansvarsforhold Arbeidsverktøyet lagrer opplysninger om arbeidet Oppsummering og forslag til mulige tiltak Bedre kunnskap større bevissthet Sterkere vern mot bruk til nytt formål Minst mulig inngripende tiltak Helhet konkret vurdering

3 Sammendrag Hva registreres om deg og dine medarbeidere i løpet av en vanlig arbeidsdag? Kan systemene som brukes gi et detaljert bilde av hva hver enkelt av oss har gjort og hvordan oppgavene er blitt utført? Kan hele arbeidsdagen rekonstrueres ned til minste detalj og nærmest minutt for minutt? Hvem ser hva? Datatilsynet har intervjuet ansatte innenfor tre ulike yrkesgrupper - bussjåfører, hjemmesykepleiere og saksbehandlere for å få en bedre oversikt over hva som registreres om en arbeidstaker i løpet av en vanlig arbeidsdag. Funnene presenteres i denne rapporten. Hensikten har vært å illustrere hvordan registreringstrykket i deler av yrkeslivet ser ut, samt å gi økt kunnskap og bevissthet om hvordan personopplysninger om arbeidstakere samles inn og benyttes. Vi har ønsket å få en mest mulig fullstendig oversikt over alle typer spor om den ansatte, men uten å vurdere nærmere hva som bør være tillatt eller ikke. Fra et personvernperspektiv, hva kjennetegner dagens yrkesliv? Arbeidslivet er et samfunnsområde som har opplevd en betydelig økning i omfanget av registreringer av personopplysninger. Ny informasjonsteknologi har lagt til rette for en mer fleksibel arbeidshverdag, men teknologien muliggjør også overvåking og kontroll av ansatte i et helt annet omfang enn det vi har sett tidligere. Personopplysninger samles inn og brukes for mange ulike formål i arbeidslivet, og vi ser i rapporten særlig på effektiviserings og kvalitetsforbedringsformål, dokumentasjonsformål, sikkerhetsformål og kontroll- og overvåkingsformål. Med utgangspunkt i intervjuene og beskrivelsen av seks vanlige arbeidsdager peker enkelte observasjoner seg ut: Intervjuene viser at det er vanskelig for de ansatte å holde oversikt over hvilke personopplysninger som behandles om dem. Usikkerheten i intervjuene kan tyde på at de ansatte ikke har fått god nok informasjon om systemene. Det kan være krevende for både arbeidsgiver og arbeidstaker å gi, samt få, fullgod informasjon. Mengden opplysninger gjør dette spesielt utfordrende. Men retten til informasjon er avgjørende for at hver enkelt av oss skal kunne ivareta våre rettigheter etter loven. I tillegg er det også lite intuitivt hvor lenge opplysningene blir lagret. Intervjuene avdekket stor usikkerhet blant både tillitsvalgte og ledere knyttet til hvor lenge opplysningene blir lagret i de ulike systemene. Manglende sletting, og gjenbruk av opplysninger til nye formål, skaper personvernutfordringer. Den økende registreringen i arbeidslivet medfører utfordringer for personvernet. Målene med innføringen av systemer og registreringer kan være både mange og gode, og hver for seg anses som både hensiktsmessige og forholdsmessige, men det kan være vanskelig å få en fullstendig oversikt over det totale registreringstrykket. Arbeidsgiveren vet mye om hver enkelt av oss, men vi vet ikke nødvendigvis hva som registreres, hvem som ser hva, og hva opplysningene kan og skal brukes til. 3

4 1. Innledning Bakgrunn og problemstilling Arbeidslivet er et samfunnsområde som har opplevd en betydelig økning i omfanget av registreringer av personopplysninger. Dette henger blant annet sammen med utvikling og bruk av ny teknologi som har endret organiseringen av arbeidet og arbeidsoppgavene. Ny informasjonsteknologi har lagt til rette for en mer fleksibel arbeidshverdag, og mer selvstendige og autonome arbeidstakere. Samtidig har utviklingen åpnet for teknologi som muliggjør overvåking og kontroll av ansatte i et helt annet omfang enn det man har sett tidligere. Personvernkommisjonen, som leverte sin innstilling i januar 2009, etterlyste en prinsipiell og kontinuerlig debatt om bruk av overvåkingsteknologi i samfunnet, og da særlig i arbeidslivet. Kommisjonen la vekt på at den teknologiske utviklingen utfordrer idealene i norsk arbeidsliv, slik som høy grad av tillitt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, medbestemmelse, ansvarliggjøring og personlig frihet (NOU 2009:1). Datatilsynet behandler et stort antall saker som knytter seg til feltet arbeidsliv - en sektor som berører store deler av befolkningen. Vi har derfor valgt å ha særlig oppmerksomhet på denne sektoren i Vi må i saksbehandlingen ta stilling til ulike enkeltstående problemstillinger: Kan arbeidsgiver gjøre innsyn i e-postkassen til arbeidstaker som mistenkes for illojal opptreden? Kan kassaområdet i en butikk overvåkes? Kan et busselskap kredittvurdere sjåførene? Samlingen av disse problemstillingene gir Datatilsynet en god oversikt over hvilke spørsmål som er aktuelle innen arbeidslivet. Utfordringen er imidlertid å få en oversikt over det totale registreringstrykket. Målet med denne rapporten har vært å danne seg et bilde av det totale registreringstrykket en arbeidstaker er utsatt for smått som stort i løpet av en helt vanlig arbeidsdag. Vi har altså ikke begrenset oss til det som normalt defineres som kontrolltiltak og overvåking i arbeidslivet. Vi har heller ikke hatt som mål å vurdere om en praksis er tillatt eller ikke. Vi har derimot ønsket å få en mest mulig fullstendig oversikt over alle typer spor om den ansatte som blir registrert i ulike systemer. Eksempler på slike spor kan være lokasjonsdata om hvor en ansatt har vært, logger etter bruk av adgangskort, eller et opptak fra kameraovervåkingen. Vi har sett nærmere på tre ulike yrkesgrupper og hvilke opplysninger som registreres om ansatte der. Ved hjelp av resultatene fra intervjuene ønsker vi å peke på mulige trender for hvordan personopplysninger om arbeidstakere samles inn og brukes av arbeidsgiverne. Det er likevel ikke mulig med basis i resultatene fra intervjuene å trekke entydige konklusjoner. 4

5 Metode og avgrensninger For å få bedre innsikt i det totale registreringstrykket i arbeidslivet har vi valgt å gjennomføre dybdeintervjuer med representanter fra tre ulike yrkesgrupper. Vi har prøvd å få kjennskap til en vanlig arbeidsdag for en ansatt og hva den inneholder av ulike registreringer fra man kommer på jobb til man går hjem. Intervjuene ble gjennomført i følgende yrkesgrupper: bussjåfør hjemmesykepleier offentlig saksbehandler De tre yrkene ble valgt med tanke på å dekke ulike former for registreringer og for å få en viss spredning i utvalget når det gjelder arbeidets karakter og hvilke utfordringer yrkesgruppen står overfor. Undersøkelsen omfatter typiske manns- og kvinnedominerte yrker, og yrker med ulik grad av kontakt med kunder og brukere. Vi har også sett på typiske kontorjobber og yrker som er mer mobile. Alle yrkene kjennetegnes ved at innføring av ny teknologi har bidratt til å endre organiseringen av arbeidet. Vi har gjennomført intervjuer med representanter fra ledelsen, samt ansatte som også var tillitsvalgte, ved to arbeidsplasser innenfor hver av de tre valgte yrkesgruppene. Vi ønsket å snakke med tillitsvalgte fordi disse ofte har mer innsikt i virksomheten enn andre, og kan ha vært med på eventuelle drøftinger. Vi gjorde det også for å minimere eventuell utrygghet med hensyn til å snakke åpent om situasjonen. De tillitsvalgte vi snakket med utførte alminnelige arbeidsoppgaver på heleller deltid. Vi besøkte til sammen seks virksomheter. I intervjuet tok vi utgangspunkt i en alminnelig arbeidsdag for de ansatte for å få innsikt i hvilke arbeidsoppgaver som vanligvis utføres og hvilke systemer som normalt samler inn og lagrer informasjon. Vi har ikke har gått særlig inn på de ansatte sine meninger og følelser knyttet til praksisen. Vi må ta noen forbehold om detaljer i beskrivelsen. I noen tilfeller visste verken den ansatte eller ledelsen om noe ble logget eller ikke, i andre tilfeller ble samme system beskrevet på ulike måter. I tillegg kan vi selvsagt ha oversett, glemt eller misforstått enkelte registreringer eller systemer. Beskrivelsen kan derfor inneholde noen unøyaktigheter, men det skal ikke ha særlig betydning for målet med denne rapporten nemlig å illustrere konkrete situasjoner i dagens arbeidsliv. Navn på intervjuobjekter og virksomheter er anonymisert i rapporten. Personvern og arbeidsliv Dagens lovverk Begrepet personvern er ofte vanskelig å definere. Kjernen i begrepet er at den enkelte i størst mulig grad skal kunne ha kontroll med egne personopplysninger. Retten til kontroll innebærer at vi skal få informasjon om hvem som behandler opplysninger om oss, til hvilke formål de brukes, hvem opplysningene er tilgjengelige for, hvor lenge de skal lagres, hvilke rettigheter vi har, og lignende. 5

6 Retten til personvern er først og fremst regulert i personopplysningsloven og tilhørende forskrift. Loven gjelder generelt for behandling av personopplysninger. Det avgjørende for virkeområdet til personopplysningsloven i arbeidslivet er at det behandles personopplysninger om arbeidstaker, ikke om formålet med registreringen er å føre kontroll med den ansatte, eller ikke. Det motsatte gjelder for arbeidsmiljølovens kapittel 9 som kommer til anvendelse dersom tiltaket kan defineres som et kontrolltiltak. En utfordring innenfor feltet arbeidsliv er den brokete reguleringen som kan være vanskelig tilgjengelig. Kontrolltiltak reguleres av arbeidsmiljøloven, mens bruk av personopplysninger som følger av kontrolltiltaket reguleres av personopplysningsloven. Ellers finnes det egne bestemmelser om kameraovervåking og innsyn i e-post i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Med mindre annen behandling av personopplysninger om arbeidstakeren er regulert særskilt, må reglene i personopplysningsloven med forskrift følges. Arbeidsmiljøloven skal verne om arbeidstakers personlige integritet på arbeidsplassen. Arbeidsgivers styringsrett vil begrenses av disse reglene. Kapittelet inneholder regler om vilkår for iverksettelse av kontrolltiltak, drøfting med tillitsvalgte, informasjonsplikt, og plikt til å evaluere tiltak med jevne mellomrom. Videre finnes en egen bestemmelse om innhenting av helseopplysninger om ansatte og en bestemmelse om når medisinske undersøkelser av ansatte kan foretas. Datatilsynets erfaringer Datatilsynet erfarer at arbeidsgiver ofte vil ønske å iverksette flere ulike tiltak som innebærer en registrering av personopplysninger om arbeidstaker. Registreringene vil ofte si noe om hvor arbeidstaker befinner seg og beveger seg i løpet av arbeidsdagen, hvilke arbeidsoppgaver arbeidstaker holder på med eller har utført, måloppnåelse, kvaliteten på arbeidet og lignende. Behovet for personopplysninger i arbeidslivet synes å være økende. Opplysningene registreres til mange ulike formål, og bruksområdet utvides. Registreringer kan begrunnes i behovet for å kunne planlegge arbeidet, effektivisering, ressursfordeling, hensynet til helse og sikkerhet, miljøhensyn og ulike krav til dokumentasjon. Listen er nær sagt utømmelig. Innføring av rutiner og systemer som innebærer en økt detaljregistrering medfører at det er forholdsvis enkelt å systematisere, sammenstille og analysere opplysninger om arbeidstakerne. Datatilsynet har merket en økning i antall henvendelser innenfor feltet arbeidsliv, og særlig gjelder dette henvendelser fra arbeidstakere som føler seg overvåket i arbeidshverdagen. Bakgrunnen for dette er trolig at registreringstrykket i arbeidslivet har økt. Videre gir omfanget av opplysninger om den enkelte nye muligheter til å bruke disse til ulike formål også til kontrollformål. Datatilsynet behandler en rekke saker som knytter seg til arbeidsliv og kontrolltiltak gjennom tilsyn og saksbehandling. Vi mottar også mange henvendelser per telefon og e-post om arbeidsliv. Juridisk veiledningstjeneste mottar de fleste av disse henvendelsene, men i tillegg håndteres mange henvendelser av jurister som jobber spesielt med feltet. Det rapporteres per dags dato kun på innkomne henvendelser til den juridiske veiledningstjenesten. Det er derfor vanskelig å gi en samlet oversikt over antall henvendelser om arbeidslivsproblematikk til Datatilsynet. 6

7 Kontroll/innsyn Kameraovervåking Lokalisering Lydopptak Tabell 1: Veiledningstjenesten mottar rundt henvendelser årlig. Tabellen viser antall henvendelser per telefon og e- post som omhandler arbeidslivsspørsmål. Kategoriene det rapporteres på ble endret i Det finnes derfor ikke tall på henvendelser om lokalisering og lydopptak etter dette. Kort om ulike drivkrefter Det fremste kjennetegnet ved arbeidslivet i dag er kompleksitet. Arbeidslivet er i stadig forandring og forandringstakten beskrives som høy. I det følgende vil vi kort trekke frem fire overordnede drivkrefter som hver for seg, og i kombinasjon, påvirker arbeidsmarkedet og den enkeltes arbeidsliv: Kunnskaps- og serviceøkonomien Ny teknologi Risikoaversjon Globalisering En samlet konsekvens av disse driverne er at de leder til et arbeidsliv kjennetegnet av et stort behov for dokumentasjon og derigjennom registrering av virksomhetens og medarbeidernes aktivitet. Dette for å øke blant annet virksomhetens produktivitet, effektivitet, kvalitet og kundetilfredshet på den ene siden, og for å dokumentere etterlevelse av eksternt fastlagte krav på den andre siden. Kunnskaps- og serviceøkonomien Vi har beveget oss fra et industrisamfunn til et kunnskapssamfunn. 1 I den industribaserte økonomien var kapital og arbeidskraft sentrale produksjonsfaktorer, mens kunnskap er den viktigste produksjonsfaktoren i en kunnskapsøkonomi (Castell 2000). Kunnskap som produksjonsfaktor er blitt gjeldende for svært mange bransjer og ikke bare i bransjer som tradisjonelt har blitt betegnet som kunnskapskrevende. Også i yrker som har blitt sett på som arbeidsintensive er kunnskap blitt en 1 Eksempler på klassiske verker som på ulik måte forfekter et slikt syn er Bells The coming of Post-industrial society, Castells The information age og Beck Risikosamfunnet. 7

8 viktig produksjonsfaktor 2. Transportsektoren er et eksempel på en sektor som har beveget seg inn i kunnskapsøkonomien, noe vi vil komme tilbake til senere i rapporten. Behovet for økt kunnskap om arbeidstakernes aktivitet på jobb øker registreringstrykket i arbeidslivet. Økt kunnskap betyr økt effektivitet og lønnsomhet. Jo mer kunnskap man har om egen virksomhet, jo bedre grunnlag har man for å finne forbedringspotensial. Det ligger i kunnskapsøkonomiens natur å samle inn og lagre opplysninger hensikten er kontinuerlig forbedring og utvikling av tjenestene. Et annet viktig utviklingstrekk ved arbeidslivet er den kraftige sysselsettingsveksten som har funnet sted i servicerettede yrker. I dag finnes det knapt noen jobber som ikke innebærer at arbeidstakeren har kontakt med utenforstående, i betydningen personer som ikke er ansatt på egen arbeidsplass. En spørreundersøkelse gjennomført av FAFO i 2007 viste at totalt 82 prosent hadde et arbeid som innebar kontakt med utenforstående. 3 Dette betyr at spørsmål knyttet til hva som skjer i møtet mellom arbeidstaker og kunder eller brukere, er blitt aktuelle for stadig flere næringer. I FAFO-rapporten Kontroll og overvåking i arbeidslivet fra 2010 argumenteres det for at utviklingen går i retning av å registrere og kontrollere aktiviteter knyttet til arbeidssituasjoner heller enn arbeidsplassen som helhet. Arbeidsgiveren har av flere årsaker et ønske om innsikt, kontroll og kunnskap om relasjonen mellom arbeidstaker og kunde eller bruker. Et av motivene er å øke kundetilfredsheten, samt å sikre etterlevelse av strenge krav fra eksterne aktører eller samarbeidspartnere. Dette medfører mer utstrakt registrering og systematisering av opplysninger om arbeidstakernes arbeidsutførelse på individnivå, og ikke som en samlet produksjonsenhet. Ny teknologi Teknologisk utvikling har til alle tider vært avgjørende for samfunnsutviklingen. Kunnskaps- og servicesamfunnet har blant annet vokst frem som et resultat av en rivende teknologisk utvikling, først og fremst innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Bruk av IKT har ført til store forandringer både i arbeidsform og i hvordan arbeidet organiseres. For eksempel skjer innkjøp, lagerstyring, prosessflyt, produksjon, markedsføring, saksbehandling, distribusjon og kommunikasjon i økende grad ved hjelp av digital teknologi. Mange arbeidstakere har som følge av den teknologiske utviklingen fått mer ansvar og større autonomi, og en mer fleksibel arbeidshverdag. Samtidig har utviklingen, som påpekt av Personvernkommisjonen i , åpnet opp for teknologi som muliggjør overvåking, kontroll og ulike former for registrering av ansatte i et helt annet omfang enn det man har sett tidligere. Den teknologiske utviklingen gjør det svært enkelt og ressursmessig rimelig å overvåke både ansatte, kunder og andre som kan relateres til en virksomhet. Det faktum at det er billig og enkelt å overvåke, medfører at presset på å gjennomføre ytterligere overvåking øker. Lagringskapasiteten er tilnærmet uendelig og svært rimelig. Dette medfører også svakere incentiver for å slette personopplysninger. Det risikoaverse samfunnet Den tyske sosiologen Ulrich Beck sier at vi i økende grad lever i et risikosamfunn. Samfunnet er tettere bundet sammen, noe som gjør både nasjoner, virksomheter og individer mer sårbare. 2 Høydal, R. (2008), Kompetansearbeidstakeren, Arbeidsnotat IRIS 3 Bråten, M., R.K. Andersen og J. Svalund (2008), HMS-tilstanden i Norge Oslo: FAFO-rapport 2008:28 4 Individ og integritet, NOU 2009:1, s.149 8

9 Samtidig som vi erkjenner at vi lever i et risikosamfunn, har aksepten for risiko aldri vært lavere. Folk flest har en forventning om at alt skal fungere og myndighetene opererer med nullvisjoner for blant annet skadede og omkomne i trafikken og i husbranner. Vi aksepterer ikke lenger risiko som en naturlig del av livet. En negativ konsekvens av en slik holdning er at den fører til en kompensasjonskultur der folk blir oppfordret til å lete etter årsaker og noen å skylde på hvis ulykker inntreffer, selv om årsaken til ulykken i virkeligheten ikke kan tillegges enkeltpersoner eller virksomheter. I arbeidslivet fører en slik holdning til et dokumentasjonsregime det er om å gjøre å ha sitt på det tørre alt må kunne dokumenteres i tilfelle det senere blir spørsmål, eller dersom det skulle komme klager fra publikum. I arbeidslivet får den økte risikoaversjonen i samfunnet også konsekvenser i form av økte sikkerhetsog kontrolltiltak. Et eksempel på dette er kameraovervåking i bussen, som illustrerende nok omtales som sikkerhetskamera fremfor overvåkingskamera. Globalisering I kjølvannet av den teknologiske utviklingen og liberaliseringen av internasjonal handel, er stadig flere bransjer og virksomheter utsatt for internasjonal konkurranse. Nasjonale grenser får stadig mindre betydning. Dette gjelder ikke bare varehandelen, men også tjenesteytende næringer inngår i en internasjonal handel som blir mer og mer global. Dette fører blant annet til at det er mer vanlig at virksomheter har forbindelser med andre land fra ulike deler av verden. Dette gjelder enten på leverandørsiden, gjennom ulike former for partnerskap, eller ved at markedet er spredt utover hele verden 5. Dette kan medføre at arbeidstakere ansatt i en norsk bedrift også vil måtte forholde seg til regelverk som gjelder i en samarbeidende virksomhet, eller at arbeidstakere ansatt i multinasjonale virksomheter etablert i Norge må forholde seg til annet regelverk enn det norske. I en del tilfeller vil både norske arbeidstakere og representanter for virksomheten i Norge kunne bli utsatt for et krysspress mellom nasjonale regler, andre lands lover og globale retningslinjer for selskapet. 5 Høydal, R. (2008), Kompetansearbeidstakeren, Arbeidsnotat IRIS 9

10 2. Casestudie av tre arbeidshverdager Hva registreres om deg i løpet av en vanlig arbeidsdag? Kan systemene du bruker si noe om hva du har gjort og hvordan du har gjort det? Kan dagen din rekonstrueres? Hvem ser hva? Dette er spørsmål som mange arbeidstakere ikke vier særlig oppmerksomhet. Spørsmålene pareres ofte med: Er det så farlig da? Jeg har ingenting å skjule. Fra du kommer på jobb til du går for dagen legger du igjen spor. Du fanges opp av et kamera utenfor jobben, eller du kjører med flere kameraer i bussen, du drar adgangskortet for å komme inn hoveddøra eller for å bevege deg innad i bygget, du stempler deg inn i timeregistreringssystemet, det loggføres hva du gjør i saksbehandlersystemet, du drar kantinekortet når du kjøper lunsj, det registreres opplysninger om hvor du er, hvordan du kjører, hvor mange ganger dørene i bussen åpner seg, hvem du har ringt, hvem du har skrevet e-post til, og hva som blir skrevet. Listen er lang. Vi har sett nærmere på hva som registreres om seks arbeidstakere i løpet av en vanlig arbeidsdag i tre ulike yrker. Bussjåførene Bussjåfør 1: Vidars arbeidsdag Vidar har jobbet som bussjåfør i 15 år. Yrket har forandret seg mye siden han startet. Presset på å holde ruten er større og omfanget av registreringer er langt mer omfattende enn hva som var tilfelle på midten av 90-tallet. Vidar starter skiftet sitt kl Han blir registrert av et kamera utenfor trafikklederkontoret og i garderoben. Kameraovervåking er installert i garderoben for å kontrollere at ikke pengevesker med billettpenger oppbevares der i strid med instruksen. Vidar registrerer seg for dagens rute på trafikklederkontoret med oppmøtebrikken. Arbeidsdagen begynner i bussen. Det første Vidar gjør Arbeidstaker: Vidar, 42 år Yrke: Bussjåfør i rutebusselskap som kjører på kontrakt for oppdragsgiver. Arbeidssted: Stor norsk kommune. Viktigste systemer for registrering av personopplysninger: Fartsskriver, kjøretøycomputer, billettsystem, sanntidssystemer. Hva sier lagringen noe om? Kartlegger hele arbeidsdagen, geografisk lokasjon til sjåføren, samt kjørestil. er å logge seg på tre separate systemer: fartsskriveren, kjøretøycomputeren (omtalt av sjåføren som flåtestyringssystemet) og billettsystemet: Fartsskriver er påbudt i kjøretøy over 3,5 tonn som går i næring med ruter over fem mil. Formålet med fartsskriveren er å registrere sjåførens kjøre- og hviletid. Fartsskriveren registrerer hvor lenge Vidar kjører og hvor lenge han har pauser. I tillegg har fartsskriveren GPSfunksjonalitet som logger opplysninger om bussens lokasjon gjennom dagen. Busselskapet som Vidar jobber for benytter imidlertid dette systemet også på ruter under fem mil, selv om det ikke er påkrevet. Kjøretøycomputeren registrerer alle operasjoner Vidar utfører med bussen: hvor fort bussen kjører, posisjon og bevegelse, kraften i oppbremsning og akselerasjon, åpning og lukking av 10

11 dører, blinklys, dieselforbruk, tomgangskjøring med mer. Systemet kan sammenlignes med en flight recorder en svart boks. Vidar registrerer seg i systemet med et eget kort. Opplysningene lagres både koblet til sjåfør og kjøretøy. Verken Vidar eller ledelsen kjenner til hvor lenge dataene blir lagret. Formålet med systemet er å måle hvor miljøvennlig og økonomisk sjåføren kjører, samt å evaluere sjåførens kjørestil basert på visse kriterier. Ut i fra kjørestil kan sjåførene rangeres i tre soner (rødt, gult og grønt), men denne funksjonaliteten er ennå ikke tatt i bruk av selskapet. Billettsystemet loggfører samsvar mellom inn- og utbetalinger. Vidar logger seg på med eget kort og kode. Billettsystemet registrerer antall solgte billetter og tidspunkt for salg. Systematisering av registreringer på sjåførnivå danner grunnlag for oppgjør fra hver enkelt sjåfør. Arbeidsgiveren kontrollerer samsvar mellom pengevesken og billettsystemet. Billettsystemet benyttes også av ansatte for å dokumentere overtid overfor arbeidsgiveren, selv om dette ikke er et intendert formål med systemet. Kameraet i bussen slås automatisk på ved oppstart av bussen. Kameraovervåking finnes i samtlige busser. Sjåføren filmes normalt ikke. Det som filmes er passasjerområdet, vekslebrett og inngangsdør foran. Data lagres lokalt i bussen, og kun et begrenset antall personer har tilgang til materialet. Etter å ha foretatt en rask teknisk kontroll av bussen, kjører Vidar til oppstartsstedet hvor han logger seg på sanntidssystemet (SIS). SIS er et GPS-basert system som beregner bussens ankomsttid til en stasjon, basert på informasjon om hvor kjøretøyet befinner seg på det aktuelle tidspunktet. Eieren av systemet er kollektivtransportselskapet, ikke busselskapet Vidar jobber for. Hver holdeplass er et kontrollpunkt som loggfører informasjon om hvorvidt bussen er i rute eller ikke. Avvik fra ruta sendes til oppdragsgiveren. På bakgrunn av disse opplysningene gir kollektivtransportselskapet tilbakemelding til busselskapet om resultatoppnåelse, noe som utløser eventuell bonus eller bøter til selskapet. Arbeidsgiveren benytter data fra SIS i forbindelse med klagesaker, slik som for eksempel hvis en sjåfør kjører for tidlig fra en holdeplass. Dette kan føre en reaksjon fra arbeidsgiveren. Systemet benyttes også som et flåtestyringssystem av busselskapet: busser som ikke går etter ruta kan kalles opp. Opplysningene i SIS lagres, men det er usikkert hvor lenge. De ulike systemene i bussen registrerer altså fortløpende en rekke opplysninger knyttet til handlinger Vidar utfører i løpet av arbeidsdagen, for eksempel om han overholder ruta, hvor fort han kjører, hvor miljøvennlig han kjører, om han har raske nedbremsninger som ikke er publikumsvennlige, hvor mange ganger han har åpnet døren og hvor mange billetter han har solgt. På trafikklederkontoret kan arbeidsgiveren følge med på hvor bussen til Vidar til enhver tid befinner seg. Vidar føler han har relativt god innsikt i hvilke opplysninger de ulike systemene lagrer om ham. Han er mer usikker på hvor lenge opplysningene lagres og hvordan de eventuelt blir benyttet av arbeidsgiver. Enkelte dager gjennomføres det brukerundersøkelser på ruta Vidar kjører. Det er oppdragsgiver som gjennomfører undersøkelsen om bord i bussen for å måle kundetilfredshet. Denne undersøkelsen kan kobles til sjåfør. Lunsjpause er lagt inn i ruten. Pauser registreres automatisk i fartsskriveren. Inntas lunsjen på pauserommet på hovedsentralen, fanges Vidar opp av et kamera der. Vidar avslutter arbeidsdagen ved å logge seg ut av billettsystemet, kjørecomputeren og fartsskriveren. 11

12 En gang i uka er det oppgjør. Da leveres pengevesken og sammenholdes med opplysninger fra billettsystemet. Opplysninger på kortet knyttet til billettsystemet slettes etter hvert oppgjør. Bussjåfør 2: Sveins arbeidsdag Svein har jobbet som bussjåfør i ti år. Arbeidsdagen starter presis kl Klokke er ekstremt viktig i denne jobben. Vi produserer ikke for lager, sier Svein. Det første Svein gjør er å logge seg på skiftsystemet med sitt personlige påloggingskort for å få tildelt rute og buss, kalt fremmøtekontroll. Deretter går han til bussuttaket for å hente bussen han skal kjøre den dagen. På bussuttaket blir Svein registrert av kameraet som er montert der. Etter å ha foretatt en rask rutinekontroll av bussen, skrur Svein på bussens hovedbryter. Dette setter automatisk på kameraovervåkingssystemet. Systemet fungerer på samme måte som nevnt i eksemplet med Vidar. Arbeidstaker: Svein, 54 år Yrke: Bussjåfør i rutebusselskap som kjører på kontrakt for oppdragsgiver. Arbeidssted: Stor norsk kommune. Viktigste systemer for registrering av personopplysninger: Fartsskriver, kjøretøycomputer, billettsystem, sanntidssystemer. Hva sier lagringen noe om? Kartlegger hele arbeidsdagen, geografisk lokasjon til sjåføren samt kjørestil. Før Svein starter på ruten logger han seg på bussens billettsystem med personlig kort og kode. Registreringene i systemet knyttes direkte til sjåfør. Billettsystemet er kollektivtransportselskapets (oppdragsgivers) system. Billettsystemet inneholder også et sanntidssystem (SIS) med GPS-funksjon, men denne funksjonaliteten er per i dag ennå ikke tatt i bruk. Det vil si at systemet foreløpig ikke benyttes til å måle sjåførens overholdelse av rutetidene. Hvis Svein er forsinket skal han varsle dette manuelt via telefon til arbeidsgiveren. Billettsystemet registrerer alle transaksjoner i løpet av dagen. Ved arbeidsdagens slutt oversendes data trådløst fra billettsystemet til både oppdragsgiver og busselskapet. Opplysningene fra billettsystemet benyttes til å kontrollere oppgjøret for hver enkelt sjåfør. Ettersom billettsystemet også har GPS-funksjon kan oppdragsgiver teoretisk sett følge med på hvor bussen er til enhver tid via dette systemet. Verken Svein eller ledelsen i busselskapet vet om denne muligheten benyttes av oppdragsgiver. I busselskapet hvor Svein jobber benyttes ikke ferdsskriveren på ruter under fem mil. Pauser tas i henhold til vegtrafikkloven og registreres ikke i ferdsskriverne. Lunsj spiser Svein på en av sentralene, eller langs ruta. Det foretas ingen spesiell registrering av lunsjpausen. Det er imidlertid mulig å lese ut av kjøretøycomputeren når sjåføren har hatt pause ved at bussen ikke beveger seg, eller at den befinner seg på feil sted i forhold til ruta. Busselskapet hvor Svein jobber har installert et system i bussen som måler sjåførens kjøreatferd. Systemet ligner det som benyttes i selskapet der Vidar jobber. Kjøretøycomputeren logger posisjonering, akselerasjon, krenging og nedbremsning. Det gis karakterer - en kjøreatferdindeks til sjåførene basert på de nevnte parametrene. Formålet med systemet er å fremme miljøvennlig kjøring, gi effektiviseringsgevinster og dokumentasjon. Systemet er bare tillatt å benytte i opplæringsøyemed og til å avklare fakta i klagesaker (fra kunder, oppdragsgiver eller politi). Det har hendt at lister med karakterer som er gitt til den enkelte sjåfør er blitt hengt opp på avdelingene. På disse listene er sjåførene ikke identifisert med navn, men med sjåførnummer. 12

13 I tillegg benytter trafikklederkontoret systemet som et flåtestyringssystem. For eksempel for å se om en buss kan rekke neste rute. Ved et par anledninger har data fra kjøretøycomputeren blitt benyttet i forbindelse med personalsaker, uten at de ansatte er informert om dette. Slik bruk av systemet er ikke i tråd med de nedfelte retningslinjene for bruken. Svein er usikker på hvor lenge dataene som logges kontinuerlig gjennom arbeidsdagen lagres. Klager fra publikum til kollektivtransportselskapet videresendes til busselskapet. Busselskapet følger opp klagene og undersøker hvilken sjåfør som kjørte ruta hvor det ble klaget. Klagene kan føre til en reaksjon fra arbeidsgiveren. Oppdragsgiver utfører også brukerundersøkelser om bord i bussen etter samme modell som i busselskapet der Vidar arbeider. Ved arbeidsdagens slutt logger Svein seg ut av billettsystemet og mottar en avloggingslapp. Ved kasseoppgjør leveres avloggingslapp og pengevesken. Penger legges i automat og kvitteringen legges i en postkasse. Arbeidsgiver kontrollerer avloggingslapp opp mot pengevesken, og oppdragsgiver kontrollerer avloggingslappen opp mot data fra billettmaskinen. Det siste Svein gjør er å legge skiftboken i hylla. En loggført arbeidsdag Klokken styrer bussjåførens arbeidshverdag. Arbeidsdagen følger en på forhånd fastlagt plan. Bussjåføren må sørge for at bussen befinner seg på bestemte stoppesteder på bestemte tidspunkt gjennom hele arbeidsdagen. Med innføring av sanntidssystem og kjøretøycomputere i bussen kan arbeidsgiver og oppdragsgiver nå følge bedre med på at sjåførene følger oppsatte rutetider og kjører bussene på en forsvarlig og ønskelig måte. Bussjåførene er flyttet over i en ny arbeidshverdag, mener ledelsen i ett av selskapene. Før hadde man svært lite kunnskap om sjåførens jobbutøvelse. Det har ifølge ledelsen i det samme selskapet vært et ensomt yrke, og arbeidsgiveren har ikke kunnet se hvordan arbeidstakeren har utøvd arbeidet sitt. Med bruk av nye teknologiske hjelpemidler kan ledelsen nå få inngående kjennskap til hvordan hver enkelt sjåfør ivaretar sin jobb. Bussjåføryrket har blitt kunnskapsdrevet. Kunnskapen generert av de nye systemene benyttes blant annet til å effektivisere og økonomisere driften av selskapet, til å forbedre tjenesten ovenfor publikum og for å kjøre mer miljøvennlig. Rutebusselskapene opererer i et anbudsmarked hvor marginene for å vinne neste anbudsrunde er små. Kjøretøycomputeren i bussen er i denne sammenheng viktig fordi den kan benyttes til å forbedre kjøreadferden til sjåførene, og slik bidra til å redusere kostnader for selskapet. Et kjennetegn ved sanntidssystemet, billettsystemet og kjøretøycomputeren er at systemene har flere ulike formål og at lagringstiden for dataene er ukjent. Sjåførene har et stressende yrke der presset om å overholde ruta har blitt sterkere de seneste årene. Sjåførene vi snakket med ser både negative og positive sider ved de nye systemene som er innført. På den ene siden opplever de at systemene bidrar til å øke stressnivået i arbeidshverdagen, på den andre siden mener de at systemene som logger arbeidsdagen også gir dem en trygghet og fungerer som en form for dokumentasjon på utført arbeid. I forbindelse med klager fra for eksempel kunder oppleves det som en trygghet at man kan benytte loggdata fra kjøretøycomputeren eller SIS til å tilbakevise urettmessige klager. Sjåførene mener også at systemene kan bidra til å dokumentere ovenfor arbeidsgiveren og oppdragsgiver at de estimerte rutetidene ikke er mulige å overholde. 13

14 Hjemmesykepleierne Hjemmesykepleier 1: Annes arbeidsdag En vanlig arbeidsdag på dagskiftet starter med et felles morgenmøte på kontoret. Anne får utdelt en liste over pasienter som skal besøkes. Denne listen ligger også inne på en Personal Digital Assistent (PDA) som hjemmesykepleien benytter i arbeidet. Den lille håndholdte datamaskinen gjør det mulig å lese fagsystemet som blant annet inneholder pasientjournalene. Anne benytter PDA-en til å oppdatere seg på informasjon om pasientene før hjemmebesøket og til å journalføre hjelpen som gis i forbindelse med besøket. PDA-en er også en telefon. PDA-ene fordeles til hver ansatt på morgenmøtet, og det følger med en liste over hvem som har hvilken PDA (angitt med telefonnummer). Sykepleierne har derfor telefonnummeret til de andre på skiftet og kan ringe til hverandre ved behov. Før Anne reiser ut på dagens rute kvitterer hun ut på en liste på veggen hvilken bil hun benytter. Det første elektroniske sporet antar Anne at hun legger igjen i forbindelse med innlogging på PDA-en, noe som gjøres etter informasjonsmøtet og før møte med første pasient. Anne antar også at bruken av PDA-en legger igjen en rekke spor, som for eksempel bruk av telefonen og logger i forbindelse med pålogging og lesing i fagsystemet. Listen over hvilke pasienter som skal besøkes ligger som oppgaver som hentes inn på PDA-en. Før Anne går inn til pasienten tikker hun inn på denne oppgaven og tikker ut når hun går derfra. Dette legges inn i fagsystemet med klokkeslettene og dokumenterer utført arbeid. Loggen hører til journalen. Denne prosessen gjentas for hvert pasientbesøk gjennom dagen. Anne bruker PDA-en aktivt. Hun ser dette som viktig også for de ansatte; det dokumenteres hvor mye tid som faktisk benyttes per pasient, og hva tiden brukes på. Lunsj spises på kontoret. Etterpå er det et møte for sykepleierne. Lunsjpausen registreres ikke elektronisk i PDA-en. Tiden sykepleieren benytter til å kjøre mellom hver pasient registreres heller ikke. Kjøretiden utgjør en betydelig del av dagen. Etter møtet fortsetter dagen med nye hjemmebesøk og nye pasienter. Når en trygghetsalarm utløses kan Anne få i oppdrag å hjelpe personer som ikke står på hennes opprinnelige liste. Det er ledelsen som avgjør hvilken sykepleier som skal rykke ut når alarmen går. Ved å kombinere listen over pasienter og den enkelte pleiers bruk av PDA-en har man mulighet for å følge med på hvor sykepleieren er geografisk på ruta si. Ut fra opplysninger som legges inn i PDA-ene kan kontoret anslå hvilken pleier som er nærmest pasienten som har utløst alarmen. Informasjon fra besøkene og det utførte arbeidet skal journalføres. Det er mulig å skrive inn i journalene ved å bruke PDA-ene, men med et arbeidsredskap på størrelse med en smarttelefon kan det oppleves som plundrete. Anne velger å gjøre denne delen av arbeidet på en av kontorets PC-er 14 Arbeidstaker: Anne Yrke: Sykepleier i hjemmetjenesten. Arbeidssted: Mellomstor norsk kommune. Viktigste elementer for registrering av personopplysninger: Bruk av PDA og ITsystemer, i særlig grad fagsystemet. Hva sier lagringen noe om? Hva som er utført av arbeid, hvor hun har vært og når hun var der, logging knyttet til bruk av IT-systemer.

15 etter at ruta er ferdig. Alle registreringer sykepleieren foretar i fagsystemet lagres. Det er derfor mulig å generere lister over registreringer gjort av en sykepleier, eksempelvis på en bestemt dag i forrige måned. Ved utlogging fra kontorets PC legger Anne igjen det siste elektroniske sporet for arbeidsdagen. Hjemmesykepleier 2: Lises arbeidsdag Lise begynner gjerne på jobb klokken halv åtte. For å komme inn på arbeidsplassen må Lise åpne døren med et nøkkelkort. Dette er det første elektroniske sporet i løpet av en vanlig arbeidsdag. Deretter logger Lise seg inn på en PC og etter hvert også på en PDA. Lise antar at begge deler legger igjen Arbeidstaker: Lise spor om at hun har logget inn. Fagsystemet kommunen bruker for hjemmetjenesten har en rekke opplysninger om pasientene, slik som hvilken hjelp de skal ha, medisiner, antatt tidsbruk for tjenestene og journaler. Systemet har også en del informasjon om de ansatte; om de er sykepleiere eller hjelpepleiere, hva de er autorisert til å kunne gjøre og lignende. Systemet har derfor mulighet for automatisert ressursallokering med basis i hvem som skal besøkes, hva som skal gjøres hos den enkelte og hvem av de ansatte som kan gjøre hva (eksempelvis dosering av medisiner). Systemet generer lister over den enkelte sykepleiers rute denne dagen. Disse listene endres gjerne manuelt i etterkant for å få dem mest mulig hensiktmessige. Sykepleierne kan gjøre endringene elektronisk. Lise antar at det å gjøre endringer i listen, vil legge igjen et elektronisk spor for den som utfører endringen. Siden både egen og andres lister er tilgjengelig fra PDA-en er det ikke behov for å ta listen med på papir. Før runden begynner er det informasjonsmøte. Deretter henter Lise ut en bil og nøkler til pasientene på dagens rute. Anne har en personlig kode til nøkkelskapet. Inne i skapet er det en sensor ved hver nøkkel som registrerer om nøkkelen er på plass eller fjernet. Det blir derfor lagret en logg over uttak og innlevering av nøkler knyttet til den enkeltes personlige kode. I motsetning til Anne, logger Lise seg ikke inn og ut fra hvert besøk på PDA-en. Det registreres derfor ikke hvor lang tid hun faktisk bruker på hvert sted. Det betyr at det ikke nødvendigvis ligger elektroniske spor igjen som bekrefter at Lise har vært innom alle som står på listen. Arbeidslisten blir lagret i systemet, men det hersker noe usikkerhet om hvor lenge. Det logges altså hva det var planlagt at Lise skulle utføre og tidsbruken for dette, men det ligger ikke igjen en fullstendig oversikt som bekrefter hvem hun faktisk var hos, og eksakt når og hvor lenge hun var hos den enkelte. Det vil variere hvor mye Lise registrerer i fagsystemet (fra en PC eller fra PDA-en) hver dag. Hvis arbeidet er utført i tråd med listen, og det ikke er noe nytt eller spesielt å melde fra om, blir det ikke gjort noen registrering i systemet. Likevel er det en rekke ting som registreres opplysninger som også vil si noe om hva Lise har gjort og hvor hun har vært. Et eksempel er medisindosering som må utføres av to sykepleiere, og hvor begge må signere for utført oppgave ved hjelp av PDA-en. Dette kan sees i systemet i ettertid. Å gjøre endringer eller registrere inn noe nytt legger igjen spor i 15 Yrke: Sykepleier i hjemmetjenesten. Arbeidssted: Stor norsk kommune. Viktigste elementer for registrering av personopplysninger: Bruk av PDA og ITsystemer, i særlig grad fagsystemet. Hva sier lagringen noe om? Hva som er utført av arbeid, hvor hun har vært og når hun antagelig var der med utgangspunkt i arbeidslister, logging knyttet til bruk av ITsystemer, nøkkelkort.

16 fagsystemet. Sporene kan også være helt eksplisitte. Det fremgår for eksempel av et journalnotat hvem som har skrevet det og når det er registrert. Lise er imidlertid i tvil om det blir loggført at det gjøres oppslag i systemet. Lise spiser lunsj på kontoret, og nøkkelkortet må trekkes i leseren ved døren. Etter lunsj følger et møte og deretter fortsetter dagen med nye hjemmebesøk. Ting kan skje underveis som gjør at det kommer endringer i oppgavene på listen, for eksempel utløste trygghetsalarmer. Kontoret vil ut fra arbeidslistene vurdere hvilken sykepleier som bør dra til brukeren. Forsinkelser eller uventede ting kan føre til at en sykepleier må overta et besøk fra en annen. PDA-ene har også telefonfunksjonalitet. Sykepleierne kan ringe hverandre, kontoret eller andre, og det ligger antagelig en telefonlogg i PDA-en. Etter ruten er ferdig, drar Lise tilbake til kontoret. Nøkkelkortet brukes på nytt. Inne på kontoret åpnes nøkkelskapet med egen kode. Nøklene som ble tatt ut tidligere på dagen registreres inn. Å skrive inn i fagsystemet er lettere fra en PC enn PDA-en. Lise pleier å gjøre en del registreringer etter dagens rute på en PC. Hun er usikker på om det å logge seg av PC eller PDA loggføres, men hvis det er slik, er utloggingen fra PC det siste elektroniske sporet i løpet av dagen. Effektivt og dokumentert Det finnes likheter mellom hjemmesykepleierne og bussjåførene. Begge gruppene forholder seg til en oppsatt rute det er planlagt hvor man skal innom og det finnes en tidsplan for fremdriften underveis. Oppgavene kan i liten grad vente eller bli forsinket - et ekstrabesøk i morgen vil ikke kompensere for sårstellet eller medisineringen som skal utføres i dag. For hjemmetjenesten handler arbeidshverdagen om oppgaver, tid og ressurser. Sykepleierne er i likhet med bussjåførene presset på tid. Det kreves opplysninger om arbeidshverdagen for å planlegge arbeidet og finne gode løsninger for å oppnå en effektivisering. Derfor blir det utført en årlig detaljregistrering av tidsbruk fordelt på en rekke kategorier i den ene kommunen. Et viktig aspekt i sykepleiernes hverdag er å dokumentere at oppgavene virkelig er utført. For den ene sykepleieren var det ingen notering i fagsystemet med mindre noe skulle journalføres, men arbeidslisten ble bevart en stund i systemet. Den andre sykepleieren logget seg både inn og ut fra alle oppgaver (noe som kan ses i fagsystemet), samt journalførte der det var påkrevet. I tillegg ble arbeidslisten bevart. I ettertid er det lagret mye informasjon om arbeidsdagen for begge, men det er en forskjell på de to arbeidshverdagene. Arbeidslisten alene gir i ettertid kun en oversikt over hva som antagelig skjedde. I det andre tilfellet vet man hva som var planlagt samt hvordan det faktisk ble utført i form av tidsbruk og besøk, og gjennom dette, også forskjellen mellom plan og utførelse. Et poeng er at det lett kan være sammenheng mellom dokumentasjonsaspektet og effektivisering/ planlegging ved sistnevnte kan man i stor grad nyttegjøre seg opplysningene som fremkommer i dokumentasjonsarbeidet. For arbeidstakerne som jobber i hjemmesykepleien er det viktig å påpeke et forhold vi ikke fant: Ingen av de to sykepleierne blir posisjonert (i sanntid og eventuelt med logger) gjennom et såkalt flåtestyringssystem. Det kunne vært gjort gjennom et GPS- eller GSM-basert system med 16

17 utgangspunkt i bilen eller PDA-en. Når kontoret likevel har en omtrentlig oversikt over hvor sykepleierne er, er det basert på mer utledet informasjon fra lister og spor i fagsystemet. Saksbehandlerne Saksbehandler 1: Tronds arbeidsdag Trond jobber som saksbehandler i forvaltningen. På arbeidsplassen jobber rundt 120 personer. Trond må bruke adgangskortet og taste sin personlige kode for å komme inn i kontorbygget. Adgangskortet må dras for at man skal kunne bevege seg mellom ulike avdelinger og etasjer på bygget, men koden trenger han bare taste før kl og etter kl Trond visste ikke om det ble lagret informasjon om passeringene hans. IT-lederen kunne derimot etter nærmere undersøkelse av systemet informere om at alle passeringene var lagret. Arbeidstaker: Trond Yrke: Saksbehandler Arbeidssted: Forvaltningsenhet Viktigste systemer for registrering av personopplysninger: Saksbehandlersystemer, adgangskontroll, e-post, Internett Hva sier lagringen noe om? Arbeidsutførelse, dokumentasjon på utførte oppgaver Når Trond kommer til arbeidsstasjonen sin må han logge seg på datasystemet. Han må så logge seg inn i MinTid, et timeregistreringssystem, før han logger seg inn i de ulike fagsystemene han må ha tilgang til for å utføre arbeidsoppgavene sine. Fagsystemene styres ut fra en vurdering av hvem som har tjenstlig behov for tilgang til ulike opplysninger. Tilgangen gis basert på hvilke roller man har, geografisk område og type informasjon. Trond antar at systemene logger hva han gjør, men er usikker på omfanget av loggføringen. Han vet at endringer og utførelse av oppgaver logges, fordi det er synlig i systemet hvem som har gjort hva. Han er mer usikker på om det gjøres logging av oppslag i systemet. Dersom Trond må inn på en sak som han i utgangspunktet ikke har tilgang til, får han opp en tekstboks i systemet som sier at han ikke har tilgang og at oppslaget vil bli logget. Han må angi årsaken til at han er inne på saken. Etter det Trond vet, registreres det ikke hvor mange saker den enkelte saksbehandler gjør i løpet av en dag. Årsaken er trolig at hans overordnede ikke vet hvordan dette skal gjøres. Han antar imidlertid at dette kan gjøres fra sentralt hold. Et viktig arbeidsverktøy er det elektroniske arkivsystemet som også er et saksbehandlingssystem. Trond må overholde en rekke frister og krav til handlinger som skal utføres innenfor systemet. Trond blir målt på utførelsen av arbeidsoppgaver, men arbeidstakerne har et kollektivt ansvar for arbeidsbyrden. For å kunne utføre jobben sin må Trond i tillegg til saksbehandlersystemet og arkivsystemet ha tilgang til tre andre systemer som inneholder opplysninger om klientene. Trond antar at oppslag loggføres, men vet ikke sikkert om dette stemmer. Trond bruker Internett for å finne frem til relevant informasjon. Han tror at alt han gjør logges, men han har ikke fått noen informasjon om det. Videre har han tilgang til e-post. Kalenderen i Outlook er koblet opp mot telefonen, slik at det kommer en talebeskjed dersom man prøver å ringe Trond mens han er i et møte eller har andre ting registrert i kalenderen. 17

18 Arbeidsstyringen skjer på bakgrunn av restanser. Det finnes et system som gjør uttrekk av produksjonstall fra saksbehandlersystemet, men tallene stemmer ikke overens med den faktiske produksjonen. Systemene logger hvem som har gjort hva, men det er ikke bygget for å kunne hente ut statistikk om den enkelte saksbehandler. Arbeidsgiveren må eventuelt gå inn i den enkelte saken for å se hvem som har gjort hva. Saksbehandler 2: Gros arbeidsdag Gro jobber på en stor arbeidsplass i forvaltningen som produserer rundt 1800 vedtak i uken. Det er et særlig behov for sikkerhet på arbeidsplassen. Arbeidstaker: Gro Yrke: Rådgiver. Gro nærmer seg inngangsdøren og blir fanget opp av flere kameraer som er satt opp for å sikre bygningsmassen. Hun bruker adgangskort for å komme inn på arbeidsplassen. Adgangskortet inneholder en magnetstripe, et kortnummer knyttet opp mot den ansatte og en personlig kode. Bruk av kode lagres kun før kl og etter ordinær arbeidstid, i helger og ved passering til gitte soner og rom, for eksempel serverrommet. Kortet har flere funksjoner og kan også Arbeidssted: Stor arbeidsplass i forvaltningen. Viktigste systemer for registrering av personopplysninger: Saksbehandlersystem, tidsregistreringssystem, adgangskort. Hva sier registreringen noe om? Arbeidsutførelse, måloppnåelse, passeringer. brukes i et eget tidsregistreringssystem og for å hente ut utskrifter (follow-me-print). Man må også bruke kode og kort for å komme inn i garasjen, eller via hoveddøren og personalinngangen. Til sammen finnes det over 100 kortlesere på arbeidsplassen. Et alternativ til å logge seg inn med adgangskortet er at Gro logger seg på timeregistreringssystemet MinTid når hun kommer frem til pulten sin. Systemet registrerer når Gro kommer og går for dagen, feriedager, overtid, avspasering mv. For å styre hvor mye tid som brukes til ulike oppgaver finnes det et eget program som er koblet opp mot MinTid. Der må Gro rapportere tidsbruk for ulike arbeidsoppgaver. Formålet med systemet er å følge opp virksomhetens bruk av ressurser, samt internfakturering. Det finnes rundt 100 ulike kategorier som tiden kan registreres under, og registrering skal helst skje daglig. Pauser registreres ikke. Systemet kan potensielt kobles mot oppgaver i Outlook, men det er vanskelig å systematisere informasjonen. Når Gro logger seg på datamaskinen lagres tidspunkt og brukeridentitet. Hun må også logge seg inn i ulike fagsystemer. Det viktigste fagsystemet registrerer pålogging, rettigheter, oppslag, søk på person, endringer og arbeidsprosesser. Dersom hun skal inn på et dokument som hun ikke er eier av, har hun adgang til å rekvirere dokumentet. Det må da gis en begrunnelse for hvorfor hun ber om tilgang til dokumentet. Det finnes to nivåer for logging i systemet, vanlig og superlogging. Gro er med på et prosjekt som skal teste systemene og driften av disse, noe som innebærer at alt lagres. Arbeidsgiveren hennes kan derfor gå inn i loggene tilbake i tid og rekonstruere en tilnærmet full arbeidsdag ut fra handlinger i systemet. Gro tror de fleste av kollegaene hennes vet omtrent hva som logges, men ikke hvorfor det logges, hva loggene skal brukes til og hvem som har tilgang til loggene. 18

19 Gro må ha tilgang til folkeregisteret for å kunne utføre arbeidsoppgavene sine. Pålogging skjer ved hjelp av personlig passord. Oppslag lagres av folkeregisteret, men Gro vet ikke om arbeidsgiver kan føre kontroll med oppslag. IP-adressene på jobben til Gro byttes etter 24 timer. Arbeidsgiveren kan derfor potensielt bare rekonstruere nettsøk innenfor et tidsrom på 24 timer fordi koblingen mellom bruker og maskin kun lagres i denne perioden. Gro har en mobiltelefon som brukes i jobben og privat. Arbeidsgiveren står som abonnementseier, noe som betyr at arbeidsgiveren kan få tilgang til spesifisert faktura. Arbeidsgiver dekker et gitt beløp per måned. Dersom telefonregningen er unormalt høy, kan arbeidsgiveren be om at hun redegjør for hvorfor. Ordningen administreres av økonomiavdelingen, men også leder kan få tilgang til opplysningene. Det finnes to ulike rapporteringsdatabaser som brukes til målstyring og som produksjonsstyringssystem. Arbeidsgiveren kan gjennom bruk av disse systemene se hvor mange vedtak Gro har fattet på en gitt dag, uke eller måned. Opplysningene er lett tilgjengelige for sjefen og brukes aktivt av denne. Dersom Gro ligger vesentlig under eller over forventet produksjon kan tallene danne utgangspunkt for en oppfølgingssamtale. Hva kan gjøres bedre? Gro opplever de veiledende måltallene som krav om å fatte et gitt antall vedtak i uka. Hun føler det stressende og ubehagelig at hun overvåkes. Det kan noen ganger være vanskelig å ta seg tid til å delta på møter fordi man da spiser av tiden som kan brukes til saksbehandling. Gro kommenterer at systemene ikke gir et dekkende bilde av samlet arbeidsmengde. Det står en tavle i arbeidslokalet til Gro hvor den enkelte skal skrive opp sin produksjon daglig. I tillegg brukes et manuelt skjema for å registrere hvilke arbeidsoppgaver som er utført. Noen av arbeidstakerne, deriblant Gro, tar vare på skjemaene for senere bruk. Det kan for eksempel være fint å vise til hva man har gjort når man skal inn i lønnsforhandlinger, eller for å forklare hvorfor måltallet ikke er nådd. Lederen lagrer ikke skjemaet. Når Gro printer ut noe må hun gå til printeren og dra adgangskortet for å hente utskrifter. På bakgrunn av dette genereres det statistikk over bruk av fargeprint og informasjon om antall ark hun har skrevet ut. Formålet med registreringen er sikkerhet og økonomi. Det lagres derfor ikke hva hun har skrevet ut. IT-logger og prestasjonsmål Saksbehandleren vil ofte jobbe nokså selvstendig. Arbeidsgiveren vil lede autonome mennesker, men ha kontrollmekanismer. På mange måter kan saksbehandlerstillingen sammenlignes med en fabrikkarbeider. Fabrikken produserer brev eller vedtak. Arbeidslederen har blitt erstattet av systemer som teller og måler. Økte krav til effektivisering og måloppnåelse medfører en aktiv bruk av opplysningene som registreres om den enkelte. Man kan da sitte igjen med en følelse av å bli redusert til sine data du blir det som legges igjen i loggene. Det er ofte et dokumentasjonsregime knyttet til saksbehandleroppgavene. Det skal kunne dokumenteres hva som er gjort, av hvem, og når. I tillegg dokumenteres det ofte for å bevise at man ikke har gjort noe galt i tilfelle det kommer spørsmål senere. 19

20 For saksbehandleren er det lite intuitivt hva som registreres. Registreringen av opplysninger skjer i det skjulte og saksbehandleren har ofte ikke tilgang til data om seg selv. 20