Organisasjonsstruktur

Transkript

1 Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur Redigert En helthetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser

2 INNHOLD Innhold... 2 Innledning Grunndata Karttyper Organisasjonskart Enhetstyper Roller/oppgaver Administrasjon av organisasjonsstruktur Generelt Oversikt Enhet Standardverdier Ansatte Roller/Oppgaver Overinnehaver Notater Vedlegg Ansattutforsker stillingsbildet Generelt Fanen organisasjonsstruktur Kom i gang med organisasjonsstruktur Rapport for å opprette enheter fra konteringsbegrep Rapport for å knytte ansatte til enheter Registrere innehavere av roller/oppgaver skjermbilde for rask registrering Rapport for å kontrollere inhabilitet Ajourhold av organisasjonsstruktur hva gjøres hvor? Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 2

3 INNLEDNING Organisasjonsstruktur danner grunnlaget for alle saksgangsmodulene som er knyttet til Enterprise HRM. Innledningsvis gjennomgås begrep som danner grunnlag for oppbygging og bruk. Nye begrep Enhet tilsvarende avdeling. Kan legge kontering, lokasjon og beskrivelse til enheten StillingsID-er knyttes mot enhet Enhetsleder leder av enheten Roller og Oppgaver med innehavere o o Roller er tilsvarende stilling: Personalansvarlig, avdelingsleder, adm.dir. Oppgaver er funksjoner, for eksempel: Godkjenne timelister og fraværsoppfølging Generelt Det kan finnes flere organisasjonskart i organisasjonen Et kart kan gjelde for flere selskap Hovedkart. Selskap kan ikke være knyttet mot mer enn et hovedkart Prosjektkart. Hvert selskap kan ha flere aktive prosjektkart Ansatte tilhører et hovedkart og eventuelt et eller flere prosjektkart Hva er nytt Organisasjonskart grunndata Organisasjonskart administrasjon Stillingsbildet enhet og enhetsleder fra hovedkart Rapportgenerator Enhet som sortering/utvalg/kolonne på eksisterende applikasjoner vil komme senere Fanen Standardverdier i administrasjonsbildet er endret Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 1

4 Komme i gang Bygger organisasjonskart ved å opprette enheter. Dette kan gjøres ved hjelp av en rapport som oppretter enheter ut fra konteringsdimensjoner. Trestruktur, flere nivå Enheter kan være ulike typer: Avdeling, underavdeling, stab/ledelse Ansatte knyttes til enheter, dette kan også gjøres ved hjelp av en rapport. Registrere innehavere ved hjelp av skjermbilde Sjekk inhabilitet ved hjelp av rapport Bruk av organisasjonsstruktur Endringer som påvirker mange, for eksempel ny enhetsleder, gjøres i administrasjonsbildet for Organisasjonsstruktur Endring av enhetstilknytning for enkelte ansatte gjøres i stillingsbildet. Kan også gjøres i administrasjonsbildet Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 2

5 2 GRUNNDATA Det er 4 grunndatasett som må bygges opp. Disse ligger i hovedmenyen under Grunndata Organisasjonsstruktur. 2.1 Karttyper Karttyper opprettes først. Det kan være to forskjellige typer kart: Organisatorisk kart Prosjektkart Begge karttypene kan gå på tvers av selskap. Organisatorisk kart kan være et hovedkart. I hoveddelen av stillingsbildet vises organisasjonstilknytning med Enhet og Overordnet. Siden ansatte kan være tilknyttet både organisatorisk kart og prosjektkart, er det behov for å vite fra hvilket kart vi skal hente opplysningene fra. Se mer info om hovedkart under neste punkt; Organisasjonskart. Det er mulig å velge et ikon for hver karttype. Dette ikonet vises foran kartet i bildet Organisasjonskart. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 3

6 2.2 Organisasjonskart Venstre del av bildet viser alle organisasjonskart. Når du setter markøren på et kart, blir opplysningene i høyre del av bildet fylt ut med verdier tilhørende kartet i venstre del av skjermbildet. Nytt organisasjonskart oppretter du ved å trykke på ikonet for "ny" nederst til venstre i bildet. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 4

7 Forklaring til feltene i skjermbildet: Felt Forklaring Navn Beskrivelse Karttype Datointervall Aktivt kart Hovedkart Selskap tilknyttet dette hovedkart Legg inn navn på organisasjonskartet. Legg inn eventuell beskrivelse. Angir karttype dette er. Alternativene hentes fra Grunndata \Karttyper. Feltet må fylles ut. Et organisasjonskart kan være tidsbegrenset. Fradato må oppgis. Tildato er i utgangspunktet ikke påkrevd. Se feltet i sammenheng med sjekkboks for "Hovedkart". Ordinært skal organisasjonskart være merket som aktive. Kart som ikke lenger er i bruk og hvor haken er fjernet, kan allikevel kunne hentes opp i administrasjonsbildet for Organisasjonsstruktur. Feltet skal være merket, hvis organisasjonskartet er et hovedkart. Det er kun kart som har karttype som organisasjonskart som kan merkes som Hovedkart. Se nærmere forklaring nedenfor. Hvis kartet er merket med kryss i "Hovedkart", framkommer en tabell hvor man angir hvilke selskap som skal benytte dette kartet. Angi dato for når selskapet er del av kartet. Fradato må oppgis. Det ligger sjekk på at datoene for selskapet er innenfor datointervall for kartet. Datoene som oppgis på selskapsnivå, blir videre benyttet ved opprettelse av nye enheter. Nærmere forklaring til Hovedkart I hoveddelen av stillingsbildet ligger organisasjonstilknytning med Enhet og Overordnet. Siden ansatte kan være tilknyttet både organisatorisk kart og prosjektkart, er det behov for å vite fra hvilket kart vi skal hente opplysningene. Aktuelt kart merker du med Hovedkart. Det ligger sjekk på at et selskap bare kan være tilknyttet et hovedkart til enhver tid. Alle ansatte bør være tilknyttet et hovedkart. Det er ikke noe absolutt krav ved innføring av organisasjonsstruktur, men når denne skal brukes i i forbindelse med saksgang, er det en forutsetning at alle har "sin" plass i organisasjonen. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 5

8 2.3 Enhetstyper I dette bildet defineres ulike enhetstyper med tilhørende ikon. Hensikten med ulike enhetstyper, er å synliggjøre nivåene i organisasjonen og/eller i et prosjekt. Består organisasjonen av 3 nivå, og i tillegg en stabsfunksjon, er det greit å benytte 4 enhetstyper. Har dere også et Prosjektkart, kan det med fordel opprettes egen enhetstype med eget ikon. På den måten er det enkelt å se forskjell på de ulike enhetstypene i administrasjonsbildet. Det er ikke hensiktsmessig å opprette mer enn en av hver type, da det kan bli lite oversiktelig hvis det finnes flere som heter Avdeling. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 6

9 2.4 Roller/oppgaver Her bygges et register med roller og oppgaver som eksisterer i organisasjonen i dag. Roller og oppgaver ligger i samme tabell og blir behandlet likt i systemet. En rolle er tilsvarende en stilling, for eksempel; Personalansvarlig Avdelingsleder Administrerende direktør Oppgaver tilsvarer funksjoner/arbeidsoppgaver, for eksempel; Godkjenne timelister Gjennomføre medarbeidersamtaler Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 7

10 Forklaring til feltene i skjermbildet: Felt Forklaring Navn Kortnavn Beskrivelse Rolle/ Oppgave Aktiv Enhetsleder Vis kun på innehaver Vis i oversiktsfanen for enhet Opprett automatisk i nye enheter Opprett automatisk i eksisterende enheter Angi navnet på rollen eller oppgaven. Angi tekst som vil bli benyttet i stillingsbildet på den ansatte, og i rapportgeneratoren. Feltet må ha verdi. Kortnavn er en forkortelse av navnfeltet, slik at det er plass i skjermbildet og på rapporten. Legg inn valgfri beskrivelse. Angi om dette er en rolle eller oppgave. Roller og oppgaver som er i bruk skal være merket som aktive. Etter en tids bruk av organisasjonsstruktur, kan det være aktuelt å fjerne huken for aktiv på utgåtte roller/oppgaver, og da vil de ikke være synlige verken i stillingsbildet, i administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur eller i rapportgeneratoren. I stillingsbildet vises hvilken enhet den ansatte er knyttet til i hovedkartet, og hvem som er overordnet/leder for enheten. Det er valgfritt hvilken rolle (hvilket navn på rollen) dere benytter. Den rollen som hos dere er avdelingsleder/enhetsleder merkes som Enhetsleder. Vi har i denne dokumentasjonen merket rollen Avdelingsleder som Enhetsleder. Det kan bare finnes en slik rolle/oppgave i hvert organisasjonskart. Videre kan hver enhet bare ha en innehaver på rollen/oppgaven som er merket som Enhetsleder. Når man setter hake her, vil knytningen til rollen/oppgaven kun bli vist på innehaveren. I stillingsbildet til den ansatte, som innehaveren har rollen/oppgaven overfor, vil det ikke fremkomme noen informasjon. Vi ser for oss at det vil være av minimal interesse å vise informasjon på alle ansatte sine stillingsbilder om hvem som er for eksempel administrerende direktør eller budsjettansvarlig. I administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur er et oversiktsbilde for hver enhet. Der kan du blant annet se innehaveren av besatte roller/oppgaver. De rollene/oppgavene du ønsker skal fremkomme i bildet, merker du her. Roller/oppgaver som hakes av her, blir opprettet automatisk på nye enheter. Her kan man velge å knytte rollen/oppgaven til eksisterende enheter. Dette valget er kun aktuelt dersom du har satt hake i "Opprett automatisk i nye enheter" Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 8

11 3 ADMINISTRASJON AV ORGANISASJONSSTRUKTUR 3.1 Generelt Administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur ligger i menyen under Personaladministrasjon Hovedbildet fanen Enheter Nye enheter kan opprettes ved hjelp av en rapport eller manuelt. Vi gjennomgår her hvordan enhetene opprettes manuelt. Se kapittel 6 for beskrivelse av hvordan man oppretter enheter via rapport. Nye enheter opprettes manuelt ved å høyreklikke på et organisasjonskart, eller på en eksisterende enhet. Sett markøren på den enheten som ny enhet skal legges under. Høyreklikk Velg enhetstype Legg inn opplysninger om enheten i høyre del av bildet For eksisterende enheter er høyre del av bildet utfylt når man har valgt en enhet. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 9

12 3.1.2 Hovedbildet - fanen Utforsker Forklaring til feltene i venstre del av skjermbildet: Felt Forklaring Oversikt enheter pr.dato Ta med inaktive enheter Ta med inaktive org.kart Testselskap Enhetskode Enhetsnavn Org.kart Rolle / Oppgave Oppretting av enheter og innmelding av ansatte gjøres pr. dato. Alle søk kan gjøres på en gitt dato. Datofeltet får standard dagens dato, slik at opplysningene som framkommer er de som er aktuelle i dag. Inaktive enheter blir i utgangspunktet ikke vist. Er det ønskelig å få frem oversikt over disse også, setter man hake i dette feltet. Inaktive organisasjonskart blir i utgangspunktet ikke vist. Er det ønskelig å få frem oversikt over disse også, setter man hake i dette feltet. Enheter som er tilknyttet testselskap vises på ordinær måte. Merking for testselskap gjøres i Grunndata/Selskap. Her ligger nummeret til den enkelte enheten. Å benytte utforskerdelen til å søke på enhetskode er aktuelt dersom man kjenner koden til enheten, men ikke navnet. Navnet til enheten. Org.kart gir oversikt over alle organisasjonskart. Enhetsdelen nederst i bildet vil bli fylt ut med oversikt over alle enheter som tilhører aktuelt organisasjonskart. Flyttes markøren ned til en gitt enhet, blir høyre del av bildet (vises ikke i eksemplet) fylt ut med opplysninger fra enheten. Rolle / Oppgave gir oversikt over alle roller og oppgaver. Her blir også enhetsdelen nederst i bildet fylt ut, med oversikt over alle enheter hvor aktuell rolle/oppgave finnes. Flytter du markøren ned til en gitt enhet, blir høyre del av bildet (vises ikke i eksemplet) fylt ut med opplysninger fra enheten. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 10

13 3.2 Oversikt I oversiktsfanen ligger nøkkelinformasjon om enheten. Opplysningene blir hentet fra andre faner og det foretas ikke vedlikehold herfra. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 11

14 3.3 Enhet Når en ny enhet blir opprettet, kommer man automatisk inn i denne fanen. Forklaring til feltene i skjermbildet: Felt Forklaring Enhetskode Enhetsnavn Kortnavn Enhetstype Brukerstyrt nummer på enheten. Kan benytte nummerering lik en konteringsdimensjon, men det kan også være helt frittstående. Feltet må fylles ut. Man får melding hvis feltet er blankt/tomt. Fullt navn på enheten. Feltet må fylles ut. Man får melding hvis feltet er blankt/tomt. Kortnavn (forkortelse av det fulle navnet), blir benyttet i rapportgeneratoren, i stillingsbildet på de ansatte, og i zoom-bilder. Feltet må fylles ut. Man får melding hvis feltet er blankt/tomt. Eksempelvis avdeling eller stab. Feltet må fylles ut. Man får melding hvis feltet er blankt/tomt. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 12

15 Felt Forklaring Selskap/ nr. Gjelder fra/ til Aktiv Telefon, adresser med mer Beskrivelse Roller og oppgaver Legg til/fjern rolle/oppgave for enheten Slett enheten Her angis hvilket selskap enheten tilhører. Merk: Selskapsnummer kan ikke endres på et senere tidspunkt. Dette fordi konteringsdimensjoner og ansatte er selskapsavhengig. Skal en enhet flyttes til et nytt selskap, må det registreres tildato og opprettes en ny enhet. Enheter som ikke er tilknyttet hovedkart, har ikke krav om knytning til selskap. Oppgis det allikevel selskap, vil det være mulig å endre dette i ettertid. Feltet må fylles ut. Det gis melding hvis feltet er blankt/tomt. Fradato for enheten må oppgis. Standard settes datoene lik datoene på selskapsnivå i Grunndata/Organisasjonsstruktur/ Organisasjonskart. Datoene kan avvike fra selskapet sine datoer, men må være innenfor datointervallet. En enhet som ikke lenger finnes i organisasjonen, gis en tildato. Enheten vil da være tilgjengelig bare i aktuelt datointervall. Se også feltet Aktiv. Feltet må fylles ut. Det gis melding hvis feltet er blankt/tomt. Alle nye enheter settes automatisk som aktive. En enhet som mangler kryss for Aktiv, vil ikke fremkomme i utforskerdelen eller i Rapportgeneratoren. I praksis vil det hovedsakelig være test-enheter som står uten kryss for Aktiv. Feltet må fylles ut. Det gis melding hvis feltet er blankt/tomt. Disse feltene kan fylles ut, hvis det er behov for intern informasjon. Her legger man inn beskrivelse av enheten. Oversikt over hvilke roller og oppgaver som skal finnes på enheten. Roller og oppgaver som er merket som standard, blir automatisk knyttet til nyopprettede enheter. Innehavere registreres deretter i fanen Roller/oppgaver. Se beskrivelse nedenfor. Knappen "Slett enheten" gir mulighet for å slette enheter som ikke er, eller har vært i bruk. Det er automatisk sjekk som forhindrer sletting, dersom ansatte er eller har vært knyttet til enheten. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 13

16 3.3.1 Legg til/fjern Knappen Legg til/fjern brukes for å legge til eller fjerne roller/oppgaver for enheten. Når man trykker på knappen, får man fram følgende skjermbilde; Merk: Det er ikke mulig å fjerne roller/oppgaver som er eller har vært besatte på enheten. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 14

17 3.4 Standardverdier Hensikten med fanen Standardverdier er å gi automatikk rundt konteringsdimensjoner og lokasjon. Dette er aktuelt for enheter som er tilknyttet hovedkart. For enheter som er tilknyttet prosjektkart er fanen inaktiv. Kolonnen Standardverdi benyttes dersom enheten skal ha en fast konteringsverdi. Ansatte som knyttes til enheten får automatisk verdi herfra. Når man registrerer en standardverdi, blir samme verdi lagret automatisk i kolonnen Lovlige verdier. Kolonnen Lovlige verdier kan benyttes for å begrense hvilke verdier som kan brukes. Ansatte som knyttes til enheten får ingen verdi automatisk, men zoomene i stillingsbildet vil bli begrenset til å vise lovlige verdier. Det er mulig med en kombinasjon av standardverdi og lovlige verdier. Da er det standardverdien som benyttes når ansatte knyttes til en enhet, og zoomen i stillingsbildet tar hensyn til lovlige verdier. Verdi 0 betyr alle, dvs ingen standardverdi og/eller ingen begrensninger på lovlige verdier. Det ligger mer informasjon rundt dette i punktene om Stillingsbildet og fanen Ansatte. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 15

18 3.5 Ansatte I dette bildet vises alle ansatte i enheten. Det er lokal stillingsbenevnelse som benyttes. Dobbelklikker man på en ansatt, vil ansattutforskeren åpne seg på vedkommende Ajourhold ansatte Knappen "Ajourhold ansatte" fører inn i en veiviser, med følgende steg; 1. Oppgi først endringsdato og eventuelt endringskode. 2. Legg inn utvalg for å finne aktuelle ansatte 3. Velg hvem som skal legges til enheten. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 16

19 Skjermbilder tilhørende de forskjellige stegene Steg 1 Tilknytting til enhet danner ny pr.dato i stillingsbildet. Man starter med å angi dato endringen skal gjelde fra og endringskode. Nest øverste linje i bildet viser hvor langt man er kommet i veiviseren. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 17

20 Steg 2 Her kan man begrense utvalget av ansatte, slik at det blir enklere å finne de som skal knyttes til enheten. Vi presiserer at det er ansatte som fyller kriteriene på angitt endringsdato som kommer med her. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 18

21 Steg 3 Sett hake på ansatte som hører til enheten. Det er mulig å velge alle, eller fjerne alle valgte ansatte. Når man har haket av aktuelle ansatte trykker man Fullfør. Denne rutinen kan kjøres flere ganger. Ved å legge til ansatte på en enhet blir eventuelle tidligere knytninger til enhet for samme stillingsid opphøre. Dette vil i praksis si at man tilhører tidligere enhet til og med dagen før man meldes inn i ny enhet. Endringer for enkeltansatte kan også registreres i stillingsbildet. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 19

22 3.6 Roller/Oppgaver Her finner man alle roller og oppgaver som er definert på enheten, dvs de som er lagt inn fra Enhetsfanen. Innehavere av roller og oppgaver vises i bildet, og ajourhold av innehavere gjøres herfra. Innehavertype har tre forskjellige valg; Fast Vikar Konstituert Verdien settes standard til Fast. Det er også mulig med Overinnehaver, se mer informasjon om dette i senere punkt. Ved å dobbelklikke på en innehaver, kommer man inn i stillingsbildet til vedkommende. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 20

23 3.6.1 Ajourhold innehavere Knappen Ajourhold innehavere leder først til Endringsmodus, hvor man oppgir endringsdato og endringskode. Deretter kommer man til dette bildet: Marker rollen eller oppgaven som skal knyttes til en ansatt i øvre del av bildet. I dette eksempelet er oppgaven Attestere markert. Trykk på arket med stjerne i nedre del av bildet. Marker ansatt som skal inneha oppgaven og trykk OK. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 21

24 Merk: Det er i utgangspunktet ansatte som tilhører enheten man jobber med som er valgbare. Hvis innehaver skal velges fra en annen enhet, fjerner men enhetsnavnet som ligger i feltet Enhet kortnavn Alle ansatte som er lagt inn i organisasjonsstruktur kan deretter søkes opp. Trykk deretter Fullfør Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 22

25 3.7 Overinnehaver Den som har roller/oppgaver i en enhet har vanligvis ikke rollen/oppgaven overfor seg selv. For å ha en oversikt over hvem som har roller/oppgaver overfor ordinær innehaver, har vi tatt i bruk begrepet Overinnehaver. Eksempel: Mona Monsen skal anvise bilag i juridisk avdeling. Hun skal imidlertid ikke godkjenne sine egne timelister og reiseregninger, og vi registrerer derfor Overinnehaver til oppgaven. Dette gjøres fra veiviseren, dvs under knappen Ajourhold innehavere. Etter å ha angitt endringsdato markeres aktuell rolle/oppgave i øverste del av bildet. Gå deretter til feltet Overinnehaver nederst i bildet og hent inn ønsket ansatt. Trykk Fullfør. Overinnehaver kan gjerne hentes fra andre enheter. Også ansatte i enheter som er tilknyttet andre selskap, kan være Overinnehaver. Dette er aktuelt for organisasjoner hvor det er egne selskap for ledelse. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 23

26 Etter lagring finnes opplysningene på knappen Vis overinnehaver, slik: Stillingsbildene til ansatte på enheten og til overinnehaver vil også vise disse opplysningene. Overinnehaver kan bare vedlikeholdes fra administrasjonsbildet. Innehavere som har mer enn en stillingsid på samme enhet Dersom innehaver av en rolle/oppgave har mer enn en stillingsid på samme enhet, er det ikke nødvendig å registrere rollen/oppgaven på mer enn en ID. Dersom vedkommende slutter i ID-en der det er registrert rolle/oppgave, vil man få melding om at rollen/oppgaven må fjernes først. Da vurderer man om rollen/oppgaven skal utgå eller om den skal registreres på den andre ID-en. Blir rollen/oppgaven registrert på begge ID-er, vil det likevel fremkomme bare en linje i stillingsbildet til de som vedkommende har rollen/oppgaven overfor. Fjernes rollen/oppgaven på en ID, vil de fortsatt være registrert på den andre ID-en. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 24

27 3.8 Notater Notatfanen kan benyttes dersom det er ønske om å registrere flere opplysninger om enheten. Notatene datomerkes. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 25

28 3.9 Vedlegg Det kan knyttes vedlegg til den enkelte enheten. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 26

29 4 ANSATTUTFORSKER Enhet er lagt inn som alternativ i Utforskeren. Her ligger alle enheter som det er knyttet ansatte til. De ansatte fremkommer nede i bildet. Tilsvarende er Organisasjonskart og Roller/Oppgaver lagt inn som utvalg. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 27

30 5 STILLINGSBILDET 5.1 Generelt I Stillingsbildet ligger feltene Enhet og Overordnet. Det er enhetens kortnavn som benyttes. Feltet for overordnet vil som regel vise innehaver av rollen merket som Enhetsleder. I og med at leder for enheten ikke er leder for seg selv, har vi valgt å navngi feltet Overordnet. Ansatte som er innehaver av roller/oppgaver og blir sluttmeldt, dvs får dato i feltet Ansatt til, er ikke lenger innehavere. Det gis melding om dette i stillingsbildet. Eventuelt ny innehaver registreres i administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur. Kopiering av ID Ved kopiering av ID blir enhet kopiert. Roller/oppgaver andre har, kopieres. Roller/oppgaver i stillingen kopieres ikke. 5.2 Fanen organisasjonsstruktur Opplysningene i fanen Organisasjonsstruktur er tredelt. Først vises navnet på hovedkartet og enheten som stillingen er tilknyttet. Er det flere organisasjonskart tilknyttet stillingen, kommer det melding om dette på linjen for Org.kart. Det vil i så tilfelle være mulig å bla mellom organisasjonskartene ved hjelp av Page up/page down. Deretter kommer opplysninger om Roller/Oppgaver andre har, inkludert informasjon om innehavertype. Nederst er en oversikt over Roller/Oppgaver i stillingen. Kun ansatte som er innehavere av roller/oppgaver har opplysninger her. Opplysninger om Roller/Oppgaver kan bare vedlikeholdes fra administrasjonsbildet for Organisasjonsstruktur, da det skal medføre logging på andre ansatte i samme enhet. Roller/Oppgaver vises med kortnavn. Merk: En Stilling-pr-dato hvor det kun er endringer i fanen Organisasjonsstruktur, gir ikke delberegning av lønn. Dersom endringen gjelder ny enhet og dette leder til nytt konteringsbegrep og/eller nytt bedriftsnummer (endrede opplysninger i de øvrige fanene), blir det likevel delberegning. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 28

31 Setter man markøren i feltet Overordnet, feltet Innehaver eller feltet Ansatt, kommer det opplysninger om aktuell ansatt oppe til venstre i bildet. Mari Maristad sin overordnet er Mona Monsen. I delen Roller/Oppgaver andre har ser dere hvem som har roller/oppgaver i enheten. Mona Monsen er avdelingsleder. Line Lindstad er oppgitt som overinnehaver på rollen leder, det betyr at hun er Mona Monsens leder. Line Lindstad er også overinnehaver på oppgavne Anvise. Det betyr at hun anviser bilagene til ordinær innehaver, som er Mona Monsen. I delen Roller/Oppgaver i stillingen vises at Mari Maristad er innehaver av rollen/oppgaven Attestere for enhet Hun har ikke oppgaven overfor seg selv, derfor viser ikke denne linjen i delen Roller/Oppgaver andre har. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 29

32 6 KOM I GANG MED ORGANISASJONSSTRUKTUR Framgangmåte for å komme i gang med Organisasjonsstruktur; Start med å opprette grunndataene. Karttyper må opprettes før Organisasjonskart. Gå til administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur. Høyreklikk på organisasjonskartet og lag en enhet/avdeling. Skal det opprettes underavdelinger, står du på hovedavdelingen og høyreklikker. Etter at selve enheten er opprettet, kan fanen Standardverdier fylles ut. Deretter knyttes ansatte til enheten, før det registreres innehavere i fanen Roller/Oppgaver. Alle enheter som tilhører øverste nivå i trestrukturen, skal opprettes manuelt. Merk: Det enkleste er å opprette alle enheter i organisasjonen i venstre del av bildet før man legger inn ansatte og tildeler roller/oppgaver. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 30

33 6.1 Rapport for å opprette enheter fra konteringsbegrep Dersom enhetene skal ha samme nummer og navn som et gitt konteringsbegrep, kan man benytte en rapport for å opprette enhetene. Rapporten ligger under Grunndata Organisasjonsstruktur. Forklaring til feltene: Felt Forklaring Dato Organisasjonskart Enhetskode Konteringsdimensjon Ansvarsliste Enhetstype Angi fradato for enhetene. Her vises hovedkartet for pålogget selskap. Hoved-enhetene må være opprettet før rapporten kjøres. Det vil si at alle enheter som tilhører øverste nivå i trestrukturen, skal opprettes manuelt. Rapporten kjøres en gang for hver hoved-enhet. Her angir du hvilken konteringsdimensjon som er grunnlag for enhetsoppbygningen. Navnet på dette feltet avhenger av hva som er valgt i linjen over. Angi utvalg for opprettelse av enheter. Angi enhetstype I eksemplet over er hovedenheten 40000, og det skal opprettes underavdelinger for alle konteringsbegrep fra 4000 til Når enhetene opprettes, blir standardverdifanen utfylt for konteringsdimensjonen som ble benyttet i rapporten. Roller/oppgaver som er merket med "Opprett automatisk i nye enheter" knyttes til enhetene. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 31

34 6.2 Rapport for å knytte ansatte til enheter Når enhetene er opprettet, kan man bruke en rapport for å knytte ansatte til enhetene. Dette gjøres i en samle-kjøring for alle enheter, eller for utvalgte enheter. Rapporten ligger under Grunndata Organisasjonsstruktur. Oppgi dato for innmelding. Da kommer hovedkart for pålogget selskap automatisk frem. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 32

35 Rapporten fungerer på følgende måte: Det opprettes en ny Stilling pr dato for hver aktuell stillings-id. Rapporten behandler alle selskap som tilhører hovedkartet pr. angitt dato. Alle aktive enheter innenfor utvalget pr. angitt dato tas med. Alle ansatte innenfor utvalget som er aktive pr. angitt dato tas med. Rapporten sorteres pr. selskap og enhetskode og viser innmeldte ansatte for hver enhet. En ansatt meldes inn pr. stillings-id, dvs. hver stillings-id behandles for seg. Verdier for konteringsbegrep pr. angitt dato brukes for å sjekke om ansatte skal meldes inn i enheten. Hvis alle gitte standardverdier for konteringsbegrep for enheten er lik tilsvarende konteringsbegrep for den ansatte, meldes den ansatte inn i enheten. Den ansatte meldes inn i enheten uavhengig av hvilken enhet han/hun er meldt inn i fra før. Innmeldingen gjelder fra angitt dato, dvs. eventuelle innmeldinger i andre enheter og rolletilknytninger annulleres fra denne dato og utover. Merk: Dersom det ligger standardverdier (standard kontering) på enheten, oppdateres konteringsfanene i stillingsbildet med denne verdien. Eventuelle framtidige konteringsendringer for ansatte blir annullert. Hvis en ansatt som oppfyller kravene for konteringsbegrep allerede er innmeldt i enheten, skrives melding om dette, og ingen endringer foretas. Hvis to eller flere enheter har samme standardverdier for konteringsbegrep, vil de ansatte bli meldt inn i den enheten med lavest enhetskode. For de(n) øvrige gis det kun melding. Ved oppdatering skrives det ut fra/til endringsnummer som er brukt for loggene. Disse kan brukes ved eventuell annullering. Vi forholder oss alltid til endringsdato. Ansatte med senere startdato blir ikke tilknyttet noen enhet. Ansatte kan dermed mangle knytning til enhet. Disse kan listes ut i Rapportgeneratoren. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 33

36 6.3 Registrere innehavere av roller/oppgaver skjermbilde for rask registrering Innehavere av roller og oppgaver skal til vanlig registreres i administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur. Der ligger det kontrollrutiner slik at man får melding om eventuelt fremtidige innehavere. Der er det også mulig å velge innehavertype (fast, vikar, konstituert). For å gjøre oppstartsfasen så enkel som mulig, har vi laget et skjermbilde for å registrere innehavere. Ordinære innehavere får automatisk innehavertype Fast. Merk: Her er det ingen varslinger, slik at eventuelle fremtidige innehavere blir slettet uten melding. Dette gjelder både ordinære innehavere og overinnehavere. I skjermbildet tar man utgangspunkt i en dato og en rolle/oppgave. Skjermbildet finner selv organisasjonskartet ut fra selskapet man står i. Man får frem en liste over alle enheter som har aktuell rolle/oppgave. Man kan legge på 1-2 ordinære innehavere og 1 overinnehaver. Rollen/oppgaven som er merket som Enhetsleder skal bare ha en innehaver. Skal det registreres mer enn 2 ordinære innehavere på andre roller/oppgaver, gjøres det i administrasjonsbildet for organisasjonsstruktur. Vi minner om at overinnehaver er den som har rollen/oppgaven overfor ordinære innehavere. Huken "Vis kun enheter med ubesatte roller/oppgaver" gjør det enkelt å se bare de enhetene hvor man må registrere innehavere. Er det aktuelt å slette en innehaver, gjøres dette fra administrasjonsbildet. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 34

37 6.4 Rapport for å kontrollere inhabilitet For å sikre at alle innehavere er habile, har vi laget en rapport som viser eventuell inhabilitet. Rapporten sjekker to tilfeller: Den ansatte er innehaver overfor seg selv, dvs er eneste innehaver på enheten To ansatte er innehavere overfor hverandre I oppstartsbildet oppgis en dato, og rapporten finner selv organisasjonskartet ut fra selskapet man står i. Rapportutskriften er tredelt: Første del viser den ansatte, med opplysninger om selskap, ansattnr og stillingsid. Andre del viser hvem som er innehaver, med tilsvarende opplysninger. Tredje del viser hvem som er innehaver for innehaver, med tilsvarende opplysninger. Denne kolonnen har bare verdi når to er innehavere for hverandre. Også tilfeller der de ansatte tilhører ulike selskap eller enheter, vil vise i rapporten. Vi anbefaler at alle som skal bruke saksgangsmoduler kjører denne rapporten. Dette sikrer at ingen får egne bilag til attestering eller anvisning. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 35

38 6.5 Ajourhold av organisasjonsstruktur hva gjøres hvor? Tommelfingerregelen er at endring av enhet for enkelte ansatte gjøres i Stillingsbildet, og at endringer som gjelder flere ansatte gjøres i administrasjonsbildet for Organisasjonsstruktur. I administrasjonsbildet registreres: Ny eller endret enhet for grupper av ansatte Ordinær innehaver for roller/oppgaver på enhet, både nye innehavere, endringer og opphør Overinnehaver for roller/oppgaver på en enhet, både nye innehavere, endringer og opphør I stillingsbildet eller administrasjonsbildet registreres: Ny eller endret enhet for enkelte ansatte Nye roller/oppgaver i forbindelse med utvidet bruk:: Registreres enklest i skjermbildet Innmelding av roller/oppgave innehavere. Visma Enterprise HRM Organisasjonsstruktur 36