Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: eller på tlf: Møteinnkalling. Møteprotokoll

Transkript

1 Møteinnkalling Grimstad kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Møterom Hamsun Arkivsak: 15/10152 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: eller på tlf: Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter følgende: Økonomisjef Helge Moen, sak 16/16 kl Konstituert rådmann Bjørn Kristian Pedersen, sak 17/16 kl Kommunalsjef Tone Merete Mikalsen, sak 17/16 kl Enhetsleder Kai Fagervik, sak 18/16 kl Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 16/16 16/ tertial 2016 Grimstad kommune 5 17/16 15/ Kjøp av tjenester i helse og omsorgssektoren 6 18/16 16/ Saksbehandlingen i byggesaksenheten - Grimstad 9 19/16 16/ Statlige tilsyn Grimstad kommune

2 20/16 15/ Oppfølging av sak 38/15 - Tilsyn av Matrikkelen i Grimstad kommune 13 21/16 16/ Felles statlig tilsynskalender 2016 for Grimstad kommune 15 22/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For kontrollutvalgsleder Gunnar Topland Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møtet Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Protokollen fra møte godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Grimstad kontrollutvalg Vedlegg til sak Protokoll Grimstad kontrollutvalg

5 Saker til behandling 16/16 1. tertial 2016 Grimstad kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunenes økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 7), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Økonomisjef Helge Moen er invitert til møtet for å orientere om kommunens økonomi pr. 1 tertial Vedlegg: - Rapport for første tertial 2016 Grimstad kommune Vedlegg til sak Grimstad kommune - tertialrapport for 1 5

6 17/16 Kjøp av tjenester i helse og omsorgssektoren Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget vedtok i møte sak 15/16 (Eventuelt) å be revisjonen innhente en oversikt over de ti største leverandørene i helse og omsorgssektoren med underliggende og vurdere anskaffelsesprosedyrene sett i lys av regelverket om offentlige anskaffelser. Saksopplysninger: Revisjonen har undersøkt de ti største leverandørene i helse og omsorgssektoren og vurdert anskaffelsene opp mot reglene om offentlige anskaffelser. Revisjonen har gått igjennom avtaler og dokumenter fra de tre siste årene. I rapporten konkluderes det med at det er en gjennomgående mangel på dokumentasjon på etterlevelsen av lov om offentlige anskaffelser med forskrifter og Grimstad kommune sitt eget innkjøpsreglement. Det blir påpekt at det i de fleste tilfellene mangler dokumentasjon på at det er gjennomført konkurranser, anskaffelsesprosedyrer og anskaffelsesprotokoll. Det finnes heller ikke dokumentasjon på hvorfor kommunen har valgt å ikke følge de vanlige konkurranseprinsippene ved anskaffelsene. I rapporten kommer det frem at det ikke er lyst ut noen anbudskonkurranser, dokumentert anskaffelsesprosesser eller ført protokoll på syv av de ti undersøkte leverandørene. Kommunen har i tidsrommet kjøpt tjenester for ca. 66,5 millioner kroner fra de syv aktuelle leverandørene. Det henvises for øvrig til revisjonens rapport som er vedlagt saken. Konstituert rådmann Bjørn Kristian Pedersen har utarbeidet et notat til kontrollutvalget der han redegjør for saken. I notatet forklares det at Grimstad kommune har hatt behov for å kjøpe tjenester av private leverandører på grunn av utfordringer med å bygge opp og vedlikeholde et godt og forsvarlig tilbud. Enkeltbrukere med sammensatte, komplekse og spesielle behov gjør at det er vanskelig å opparbeide og opprettholde en faglig kompetanse. Dette er også svært kostnadskrevende for kommunen å opprettholde kompetansen når det kan være lengre tid mellom hver gang man får slike brukere. Det fremkommer av notatet at kommunen har hatt problemer med å få oversikt over alle inngåtte avtaler og at det er blant annet to kontrakter med Farm in Action fra 2013 og 2014 som mangler signatur. Rådmannen innrømmer at dette er svikt på eget innkjøpsreglement pkt. 4.3, 4.2 og I november 2015 startet kommunen en prosess med å utarbeide et konkurransegrunnlag for «kjøp av helse- og omsorgstjenester for enkeltbrukere». Tilbudsfristen gikk ut 15. mars 2016 og det ble inngått parallelle rammeavtaler med 6 firmaer. Grunnet habilitetsspørsmål ble det hentet inn 6

7 ekstern bistand fra Arendal kommune for å foreta den helsefaglige vurderingen av tilbudene. Det fremkommer ikke av notatet hvem sin habilitet det gjelder eller hvorfor. Siden sist møte i kontrollutvalget har det vært flere oppslag i media om saken og det har blant annet blitt stilt spørsmål rundt habiliteten til Bente Somdal. Hun har vært ansatt i kommunen over flere år og hatt flere lederverv i helse og omsorgssektoren. Bente Somdal er svigerinne med Edith Somdal som er daglig leder av Farm in Action AS som Grimstad kommune har kjøpt tjenester av for kr 19,8 millioner i perioden I sitt notat redegjør rådmannen for Bente Somdal sitt arbeidsforhold i Grimstad kommune og forholdet til Farm in Action AS. Hun har fra 2012 vært enhetsleder for helsetjenesten, assisterende kommunalsjef og hatt enhetslederansvar for bestillerenheten. Hun skal ifølge rådmannen ikke hatt noen direkte samarbeid eller forhold til Farm in Action AS gjennom sitt arbeid i Grimstad kommune. Hun skal muntlig ha meddelt til daværende kommunalsjef for helse og omsorg, Ivar Lyngstad, om sin inhabilitet så fort det ble aktuelt å kjøpe tjenester fra Farm in Action AS. Rådmannen har gjennomgått attesterte og anviste fakturaer fra Farm in Action AS i perioden Bente Somdal sin signatur er ikke på de aktuelle fakturaene. I utgangspunktet er dette en sak om brudd på reglene om offentlige anskaffelser og det er dette revisjonen har undersøkt. I ettertid av forrige møte har det det kommer opp andre elementer sekretariatet mener kontrollutvalget bør belyse og diskutere som for eksempel den manglende arkiveringen av avtaler, manglende signaturer og habilitetsutfordringene. Kontrollutvalget har ikke mandat til å diskutere bruken av private leverandører i kommunen så lenge dette er i tråd med kommunestyrets gjeldende politikk. Sekretariatet mener derimot at kontrollutvalget bør fokusere på hvordan kommunen over flere år har brutt lov om offentlige anskaffelser med forskrifter og kommunens eget innkjøpsreglement. Konstituert rådmann Bjørn Kristian Pedersen og kommunalsjef for helse og omsorg Tone Merete Mikalsen er invitert til kontrollutvalget for å redegjøre for hva som har skjedd og hvordan man vil følge saken. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ikke kommet med et forslag til vedtak i saken, men vil legge frem et forslag til vedtak i møtet etter rådmannens orientering. Vedlegg: - Revisjonsrapport Gjennomgang av dokumentasjon knyttet til enkelte anskaffelsesprosedyrer - Grimstad kommune innkjøpsreglement - Rådmannens notat vedr. kjøpt av helsetjenester Vedlegg til sak Revisjonsrapport - KU Grimstad Grimstad kommune innkjøpsreglement 7

8 Kjøp av helsetjenester - nota 8

9 18/16 Saksbehandlingen i byggesaksenheten - Grimstad Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte sak 15/16 (Eventuelt) bestemte kontrollutvalget å se nærmere på saksbehandlingen i byggesaksenheten på bakgrunn av spesifikke henvendelser til kontrollutvalget. I protokollen fra møtet står det «Kontrollutvalget vil ikke gå inn i enkeltsakene og vurdere konkrete saksforhold, men ha et systemperspektiv og vurdere de generelle saksbehandlingsrutinene i avdelingen». Saksopplysninger: Kontrollutvalget har fått henvendelser om fire ulike byggesaker. De fire aktuelle sakene er Svaneveien 21, Guldmandsveien 12, Østerhusmoen 15 og Saltviga 11. Saksmengden i sakene er stor og kontrollutvalget skal ikke gå inn i konkrete saksforhold i den enkelte saken. Det vil derfor være mindre formålstjenlig å gjennomgå alle sakspapirene i hver enkelt sak. Sekretariatet har derfor bedt kommunen utarbeide et notat for kontrollutvalget der de ulike sakene blir oppsummert og beskrevet. Dette er vedlagt saken. Det fremkommer av plan- og bygningsloven 21-3 at naboer og gjenboere skal varsles av ansvarlig søker og ha minimum 14 dager til å uttale seg om plan og byggesaker. Naboene skal få se tegninger og situasjonsplan som viser hva som er planlagt. Skulle naboene ha noe å utsette på søknaden kan de legge inn en merknad ved søknaden. Søker må da redegjøre for hva eventuelt er gjort for å imøtekomme merknadene før kommunen behandler søknaden. Når bygningsmyndigheten har gitt tillatelse eller avslått søknaden kan vedtaket påklages av de som er «part eller annen med rettslig klageinteresse» i saken jf. Forvaltningsloven 28 første ledd. Et vedtak kan påklages 3 uker etter at parten har blitt informert om resultatet. En klage kan avvises hvis for eksempel klagefristen er utløpt eller formelle krav ikke er oppfylt. Hvis klagen er kommet etter fristen kan den behandles hvis parten ikke er skyld i å oversittet klagefristen eller det er andre særlige grunner til at klagen bør behandles jf. Fvl. 31. Det er Grimstad kommune sitt delegasjonsreglement vedtatt av kommunestyret som avgjør hvilke saker som skal opp til behandling i Teknisk utvalg. Formålet med delegasjonsreglementet er å gi tydelige skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet. Det sikrer også politisk styring i overordnede og prinsipielle saker. I Grimstad kommune har kommunestyret delegert myndighet til Teknisk utvalg i saker som gjelder teknisk sektor jf. Delegasjonsreglement Grimstad kommune. Myndighet til å behandle og avgjøre byggesaker, blant annet mindre vesentlige tiltak som krever dispensasjon, er delegert til rådmannen med unntak av følgende saker som skal behandles i Teknisk utvalg: 9

10 - Byggesaker av allmenn interesse, herunder dispensasjonssaker som berører allmenne interesser og der kommunen er tiltakshaver - Dispensasjoner i sentrumsområdet - Klagesaker over enkeltvedtak jf. PBL Tvangsmulkt, jf. PBL Forelegg om plikt til å etterkomme pålegg eller forbud etter PBL Tvangsfullbyrdelse etter PBL Overtredelsesgebyr etter PBL Saker etter PBL 1-8 Forbud mot tiltak mv. langs sjøen og vassdrag - Innvilge dispensasjoner vedrørende fraskillelse av nye tomter for fritidsbebyggelse - Godkjenning av utbyggingsavtaler, jf. PBL kap. 17. Kontrollutvalget behandlet i møtet sak 12/16 forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling. I rapporten konkluderte revisjonen med at byggesaksbehandlingen i all hovedsak er i henhold til formelle krav og forventninger, at enheten ikke har et skriftlig og helhetlig system for internkontroll, og at det ikke er dokumentert gjennomførte tilsyn. På bakgrunn av dette mener sekretariatet at de deler av de aktuelle byggesakene som går på tilsyn, internkontroll og formelle krav helt eller delvis er dekket av forvaltningsrevisjonen. Sekretariatet har derfor tolket henvendelsene dit hen at de kan oppsummeres til hovedsakelig to generelle problemstillinger: 1. I hvilken grad og hvordan blir berørte parter involvert og tatt hensyn til i byggesaker? 2. I hvilken grad kommer saker i henhold til kommunens delegasjonsreglement til behandling i Teknisk utvalg? Dette betyr ikke at det kan være elementer i sakene som går på tilsyn, internkontroll eller formelle krav ved saksbehandlingen i sakene som kan være viktig å diskutere. Enhetsleder Kai Fagervik er invitert til møtet for å svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: - Delegasjonsreglementet Grimstad kommune, vedtatt Oppsummeringsnotater av Svaneveien 21, Guldmandsveien 12, Østerhusmoen 15 og Saltviga Henvendelsen fra Grete Telhaug Vedlegg til sak Oppsummering av tre byggesaker - Øst Resyme avkjørsel Guldmandsveien Delegasjonsreglem ent Grimstad kommu Brev fra Grete Telhaug - Klage på b 10

11 19/16 Statlige tilsyn Grimstad kommune 2015 Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar tilsynsrapportene, kommunens svarbrev og bekreftelser på lukking av avvik til orientering. Kontrollutvalget ønsker svarbrev og bekreftelser på lukking av avvik oversendt når de foreligger. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget diskuterte i møte sak 8/16 (Eventuelt) med rådmannen utfordringen med å få oversendt fylkesmannens tilsynsrapporter for Grimstad kommune. I ettertid har rådmannen oversendt gjennomførte tilsynsrapporter i Grimstad kommune til sekretariatet. Saksopplysninger: Kontrollutvalget får her fremlagt rapportene, kommunens oppfølgingssvar, og eventuelle bekreftelser på at avvik er lukket til fem statlige tilsyn gjennomført i Grimstad kommune fra høsten 2014 til og med desember Disse sammen med kommunens brev for oppfølgingen av avvik og tilsynsetatens bekreftelser på lukkede avvik er vedlagt saken. Tilsynsrapportene som det gjelder er: Tilsynsobjekt Tilsynstema Fagområde Tilsynsetat Frist for retting Holviga skole Skolens arbeid med Utdanning Fylkesmannen i elevenes utbytte av Aust-Agder opplæringen Barneverntjenesten Meldinger til barnevernstjenesten og tilbakemelding til melder Grimstad kommune Grimstad kommune Arkiv Beredskapsplaner og forebyggende beredskap Arkivdanning, arkivlokaler og rutiner Barnevern Fylkesmannen i Aust-Agder Beredskap Fylkesmannen i Aust-Agder Arkiv Statsarkivet Kristiansand Status Avvik bekreftet lukket Avvik bekreftet lukket Venter bekreftelse på lukking av avvik Kommunen bedt om utsettelse av fristen 11

12 Landvik skole Elevens rett til et godt psykososialt miljø Utdanning Fylkesmannen i Aust-Agder Foreløpig ikke avsluttet To av fem tilsyn er blitt lukket av tilsynsmyndighet. Øvrige tilsyn ventes bekreftelsen på at avvik er lukket eller kommunen har søkt om utsettelse av fristen. Kommunen har foreløpig ikke sendt sitt svar på tilsynet ved Landvik skole. Sekretariatet har fått opplyst fra rådmannen at det vil bli fremlagt en sak i kommunestyret i møtet 20. juni om saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å be om å få oversendt kommunens svarbrev og bekreftelse når avvik er lukket på de tilsynene som per i dag ikke er blitt avsluttet. Det vises for øvrig til de vedlagte tilsynsrapportene og kommunens svarbrev til tilsynsmyndighetene. Vedlegg: - Tilsynsrapport Skolen arbeid med elevens utbytte av opplæringen, Holviga skole med svarbrev og bekreftelse på avvik lukket. - Tilsynsrapport systemrevisjon Grimstad kommune barnevernstjenesten med svarbrev og bekreftelse på avvik lukket. - Tilsynsrapport Grimstad kommune Beredskapsplaner og forebyggende beredskaps, med svarbrev. - Tilsynsrapport med elevens rett til et godt psykososialt miljø Landvik skole - Tilsynsrapport med arkivene i Grimstad kommune, brev fra kommunen til Statsarkivet og rapport fra Aust-Agder museum og arkiv Vedlegg til sak Tilsynsrapport barnevern Barnevern, Barnevern, tilsyn kommunens brev om avsluttet Tilsynsrapport Landvik skole. Tilsynsrapport Beredskap, brev om Grimstad kommune lukking av avvik Tilsynrapportt - Holviga skole, Holviga skole, tilsyn Grimstad (Holviga skkommunens brev om avsluttet Rapport om tilsyn Tilsyn med arkiv, med arkivene i Grimsbrev om utsatt frist f Rapport fra AAma IKS 12

13 20/16 Oppfølging av sak 38/15 - Tilsyn av Matrikkelen i Grimstad kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: Statens kartverk gjennomførte våren 2015 tilsyn med Grimstad kommune som matrikkelmyndighet. Endelig rapport fra tilsynet forelå og inneholde følgende konklusjon: Avvik: - I saker som krever oppmålingsforretning har kommunen innarbeidet rutiner som ikke er i samsvar med matrikkellovens krav. - Kommunens føring av bygningsopplysninger i matrikkelen er mangelfull. Merknad: - Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kartverket ba om en skriftlig tilbakemelding fra kommunen innen med redegjørelse for de tiltakene som gjennomføres for å rette opp avvikene. Tilsynsrapporten og kommunens redegjørelse for oppfølgingen av rapporten er vedlagt saken. I kontrollutvalgets møte i sak 38/15 fikk kontrollutvalget fremlagt rapporten og kommunens tilbakemelding på tilsynet. Kommunalsjef for samfunns- og miljøsektoren Heidi Stein-Halvorsen og enhetsleder for oppmåling Gunnar Gundersen redegjorde i møtet for tilsynsrapporten og oppfølgingen av den. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: «Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om bekreftelse når avvik er lukket» Saksopplysninger: I brev datert bekreftet Statens Kartverk ovenfor Grimstad kommune at de er tilfredse med den oppfølgingen og tilbakemeldingen på gjennomførte tiltak for å lukke avvikene. Brevet er vedlagt saken. Vurdering fra sekretariatet: Kartverket bekrefter i brev datert at de er fornøyd med de tiltakene Grimstad kommune har gjort. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta det til orientering og si seg med oppfølgingen av tilsynet. 13

14 Vedlegg: - Tilsynsrapport matrikkellovtilsyn Grimstad kommune - Kommunens tilbakemelding Statens kartverk bekreftelse på lukking av avvik. Vedlegg til sak tilsynstilbakemeldin g Matrikkelen Grims Rapport fra Statens Kartverk etter matrik Tilsynssvar.doc 14

15 21/16 Felles statlig tilsynskalender 2016 for Grimstad kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. Bakgrunn for saken: Det går frem av Kommuneloven 10 A at Fylkesmannen skal forsøke å samordne statlige tilsyn med kommunene. Denne saken er et ledd i arbeidet med å sikre en bedre samordning av tilsynsvirksomheten rettet mot kommunen, og på denne måten gjøres de planlagte tilsynene for 2016 kjent for kontrollutvalget. Saksopplysninger: Fylkesmannen har sammen med Arbeidstilsynet, Kartverket, Skatt Sør, Statsarkivet i Kristiansand og kommunerevisjonen utarbeidet en felles statlig tilsynskalender for planlagte statlige tilsyn med kommunesektoren for 2016 jr. kapittel 10 A i Kommuneloven. Tilsynskalenderen for 2016 er lagt ut på fylkesmannens hjemmeside. Kalenderen er detaljert i størst mulig grad når det gjelder tidspunkt for tilsynet. Utsnitt fra statlig tilsynskalender for 2016 som viser aktuelle prosjekter for Grimstad kommune. Tilsynsobjekt Tilsynstema Fagområde Tilsynsetat Tidsrom Merknad Grimstad Vannverk Drikkevann Landbruk og mat Mattilsynet April Nasjonalt prosjekt Helse og omsorg Økonomistyring og budsjettering Helse og omsorg Aust-Agder revisjon IKS Høst 16 Grimstad kommune Tjenester til mennesker m/utviklingshemming Helse og omsorg FMAV Sosial September og helseavd. Vedlegg: - Felles statlig tilsynskalender 2016 Vedlegg til sak Tilsynskalender 2016.xlsx 15

16 22/16 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Revisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet i møtet. 16

17 23/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Grimstad kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Saksopplysninger: 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret. 2. Neste møte blir kl Eventuelt 17