Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat.

Transkript

1 Sakspapirer BIS Sentralstyremøte Dato: Sted: Drammen Til: Kopi: BIS Sentralstyret, KVK BIS Sentralledelsen, BIS Lokalavdelinger Møtet startet Tilstede: Leder, ØA, PK, SP, MA, KVK, VK2, KVK2, Leder BIS Drammen, Web, VK, NA, Fag og KA. Sak Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag vil vedtak: Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent Enstemmig vedtatt. Sak Behandling: Godkjenning av innkalling og referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat. Enstemmig vedtatt. Sak Orientering: Eventueltsaker KA: 1 MA: 1 PK: 1 KVK: 1 Tilstedeværende Sentralstyremedlemmer redegjør for aktivitet siste periode

2 Til orientering: SL redegjør for aktivitet siste periode Leder: Jeg merker på lokalavdelingene at tiden for eksamenstid kommer forløpende og engasjementet blir deretter. For min del som er i jobb har jeg funnet en god tone kombinert med jobben. Jeg merker at engasjementet er der tilstede og jeg liker å jobbe med de arbeidsoppgavene jeg har tatt på meg. Siste periode har vært hektisk. En god internevaluering skulle gjøres i sentralledelsen og dette har tatt tid. Både med koordinering og diverse oppgaver vedrørende dette. Jeg har også jobbet hektisk med vår strategi. Satt ting mer i perspektiv og forventer en større deltakelse av meg selv på denne front nå i desember. Dette gjør jeg da "støyen" fra de lokale avdelingene og andre som har eksamen bli mindre og jeg kan fokusere på noe som skal gjennomføres. Har også hatt forskjellige tråder gående rundt med lederne angående design av strategien. Dette kan bli en lang prosess. Jeg har også lagt frem strategien for ledelsen i BI og har fått gode tilbakemeldinger på det arbeidet som er lagt ned. Videre har jeg fått kontakt med påtroppende styre i SBIO ledelsen som vi skal få et tettere samarbeid med til neste år. Merker allerede at de nye er virkelig interessert i hvordan BIS jobber. Nå for tiden fokuseres det mye på VL og hvordan det neste halvåret skal legges opp. Merker at jobben blir lettere hvis datoer og arrangement blir satt i på et tidlig stadium. For BIS som helhet så går vi inn i en stiller periode den kommende måneden, mange har eksamener og tenke på og naturligvis skal man prioritere dette. Nyttåret kommer fortere enn noen aner og det braker løs med store arrangement som VL, NLD, KSD, LM. Dette er store arrangement som er svært viktig for BIS og BI på de lokale skolene. Økonomi: Siden styremøte i Trondheim har mesteparten av gjøremålene mine gått i daglig drift som refusjon av reiseregninger fra BISNISS- gutta og SL. Har prøvd å få inn så mange reiseregninger som mulig denne perioden så det ikke hoper seg opp like før jul. Kan trygt si at det fikk jeg, noe som resulterte i en god del bokføring av regnskap for oktober.

3 I skrivende stund er avstemming for oktober ferdig og sendt til KVK for godkjenning. Har gjort avtale med dem om å ta med bilagspermen til neste styremøte i Drammen så vi kan gå gjennom en bilagssjekk. Har også vært på dialogmøte med BI- administrasjonen, noe som var svært hyggelig! Bestandig like moro å høre hva de har å si, og samtidig få en liten motivasjonsboost av å høre hvor mye de setter pris på arbeidet vi gjør. I tillegg har det vært en del økonomiske spørsmål fra LA og noen henvendelser angående LNU- midler. Kan også melde om at Vinterlekene har kommet godt i gang, noe som de fleste sikkert har fått med seg av den fellesmailen TI sendte ut. Har bistått og rådført ØA i VL angående budsjettet og gjort avtale om å ta opplæring med han i regnskapssystemet etter eksamen i midten av desember. Må bare skyte inn at Trygve har foreslått meg som økonomiansvarlig for NKSD, blir spennende å se hva utfallet av det blir! Kan underskrive på at det er noe jeg har svært lyst til, ble veldig gira når jeg så budsjettet og hørte litt om planene rundt det. Mer konkret om økonomisk status rundt inntekter- og kostnader kommer i egen sak. Prosjektkoordinator: Siden sist har jeg gjort endringer på stillingsinstruksen med innspill, hatt denne ute på høring slik at endelig utkast kan oversendes til Styringsgruppemøte. Bestilt billetter og overnatting til styremøte i Drammen og dialogmøte i Nydalen. Hatt dialog med BIS Drammen om styremøtehelg. Vært i møte med Skistar og Go Hemsedal. I forhold til promotering av VL har alle lokalavdelingene mottatt eget materiell her som de kan benytte. Skal avholde et informasjonsmøte i Kristiansand. Det har blitt satt dato for Landsmøtet, april. Har sammen med leder undersøkt muligheter og kostnader forbundet med Styremøte i Hemsedal i januar med SBIO. Deltok på markedsdagen i Kristiansand 10. november. Vært med på styremøte i BIS Kristiansand.

4 Fag: Siden sist så har jeg vært i Oslo 4-5 ganger i møte med Undervisningsutvalget, Kollegiet og i dialogmøte. Har ikke noe nevneverdig å komme med her, men følte dialogmøtet var veldig nyttig, og det blir spennende å se om de sakene som ble tatt opp blir tatt videre. I forkant av hvert møte så er det jo alltid en del forberedelser som ligger bak, iform av å sette seg inn i sakspapirene og merke seg evt. kommentarer. Jeg har deltatt på styremøte til BIS Kr.sand og synes det er interessant å se hva som foregår der. Jeg har skrevet nytt innlegg på fagbloggen om studentenes rettigheter. Videre så er det sesong for temakvelder/motivasjonskveld og har i den anledning fulgt opp og vært en støttespiller for fagansvarlige på lokalavdelingene. Deltok på Kristiansands temakveld som gikk veldig fint. Stavanger og Tr.heim har også gjennomført sine med stor suksess. Ellers så har det vært litt klagesaker fra klagenemda og annen mailskriving. Stille og rolig for fagansvarlig denne måneden :) Kommunikasjon: Siden forrige styremøte har jeg opprettet en facebookgruppe for alle lederne i Studentaksjonen. Holdt en rekrutteringspresentasjon for å få satt siste leder i Stavanger. Dette funket og endelig forslag foreligger mandag 14. november Har skrevet retningslinjer for hvordan vi skal gjennomføre årets Studentaksjon dette for å unngå uheldige situasjoner (fjoråret). Har så å si fastsatt dato for bøsseinnsamlingsaksjonen som blir siste uken i mars, dersom ingen av lederne sier seg sterkt uenig. Fått månedsmail fra alle KA blir utrolig motivert av å lese om alt de gjør! Hadde i tillegg et skypemøte med dem i dag, søndag. Her fikk vi snakket om løst og fast, samt diskutert hvilket innhold vi vil ha på kommunikasjonsseminaret som vi vil ha januar. Så langt er planen: Mediehåndteringskurs, foredrag av Cecilie Staude, foredrag (introduksjon) fra Rikke (nye informasjonsansvarlige i SBIO) og en briefing på bis.no tenker her da spesielt på å samkjøre alle sidene.

5 Har sendt mail til Tove angående dato og kurs. Håper dette går i orden. Har også inkludert Rikke i månedsmailene mellom alle KA. Hun er super engasjert og jeg gleder meg til å samarbeide mer med henne på nyåret. Dialogmøte. Utrolig spennende!! Her fikk jeg også mulighet til å snakke med Rikke en god stund. Har stor tro på et godt samarbeid fremover. Bis.no samme som forrige måned i grunn. Prøver å avvente ting litt til alt er på plass. MEN kom på en ny idé. Dedikere én uke til hver lokalavdeling altså hjelpe lokalavdelingene med promoteringen de driver med den aktuelle uken. Matias (KA Bergen) skal lage vinterheader for alle. Ellers som alltid mye småting mail. Blest viser seg å være treige. Jeg skjønner ikke hvordan det er mulig å være så treige. Jeg har sendt mail og ringt uten svar! De skulle ha alt klart for en måned siden. Skal prøve på igjen på mandag. Marked: Hei alle mine venner. Nå er vi endelig samlet i Drammen, og om ikke lenge sitter vi med en kald Aass i hånda! Den siste tiden har det vært mye skole og jobb i fokus som kanskje har tatt oppmerksomheten litt bort fra BIS. Det som er blitt gjort fra markedssiden siden vi møttes i Trondheim er: Etter BISniss i Trondheim laget Trygve og jeg et evalueringsskjema for BISniss deltakerne. Eva har vært så snill at hun har tatt på seg ansvaret for tilbakemeldingene der. Jeg regner med at de fleste har klart å sende inn de nå. Vi venter spent på hva marked og NLD synes om opplegget og helgen. Dialogmøte i Nydalen 03.11: Veldig hyggelig å se igjen mange av dere i Oslo. Denne gangen i forbindelse med et dialogmøte med Tom Colbjørnsen med flere og SBIO. Utrolig moro å høre hvordan ting foregår i Nydalen kontra våre BI skoler. Veldig hyggelig å bli litt kjent med SBIO ledelsen og utveksle litt historier og erfaringer.

6 KSD - møte med NU: Etter dialogmøtet møttes Trygve og jeg for å diskutere litt rundt KSD i forkant av møtet med NU. Vi diskuterte litt mer rundt det økonomiske samt ansvarsområder. Trygve hadde et nytt møte med KSD gjengen i forrige uke på mandag. Jeg skulle også delta med måtte holde meg hjemme pga sykdom. Der ble det bestemt ansvarsområder hvor: Trygve Tellefsen - Prosjektleder Robert Lorentzen Nestleder/ Styrerepresentant. Thea Jessen - Bankett og markedsføring Ida Setervang Bedrift. Magnus Moland Styrerepresentant. Akkurat som vi håpet på, så dette virker lovende J Jeg var også tilstede på markedsdagen i Drammen som var en kjempesuksess. PR kåte Lorentzen fikk vist seg frem på catwalken også, så dagen var komplett:! All honnør til Martine Kasta (MA Drammen) for kjempe innsatts. Samarbeidsavtaler: Jeg ble kontaktet av den BIS kjente Drammensgutten Martin Johnstad for ikke lenge siden. Han var interessert i et samarbeid med BIS. Dette omhandler bredbånd, telefoni etc. Vi har avtalt et møte på nyåret. dette blir spennende Ellers har jeg snart fått inn alle arrangementsplanene fra SA fra LA. Slik at Dolly Dimples kan kikke litt på dette i forhold til samarbeidet. Dette går veldig tregt, det vet jeg absolutt, men vil bruke litt mer tid på det nå! Som sagt er også samarbeidsavtaler noe jeg vil legge vekt på etter jul. Ønsker alle en magisk helg i Drømmen By! Næringslivsansvarlig:

7 Siden sist styremøte har jeg hatt mange forskjellige oppgaver innenfor alle ansvarsområdene mine. Det har vært en hektisk men dog effektiv periode når det gjelder BIS, skole og jobb. Det jeg har merket er at folk veldig positive og engasjerte noe som gjør min jobb lettere og mer interessant. For å gjøre denne redegjørelsen mer oversiktelig setter jeg opp bisniss, nld og ksd som egne punkter. BISniss: BISniss startet jo mens styremøte holdt på, og dere vet jo hva dagene gikk ut på. Det var en spennende helg som gav meg og forhåpentligvis alle engasjerte i LA mange nye impulser og spille på. Det kom fram mange gode ideer under helgen som jeg har jobbet med i etterkant. (SE NLD) Etter helgen var over lagde meg og Robert et evalueringsskjema som ble sendt ut til alle som deltok. Svarene ble sendt til KVK i sentralstyret og jeg venter i skrivende stund på å se disse. Målet med evalueringsskjemaet var å få innspill på hvordan BISniss kan bli enda bedre i fremtiden. NLD: Utenom den vanlige oppfølgingen på mail og facebook med lederne har jeg hovedsakelig jobbet med to ideer som kom opp under BISniss arrangementet. Dette er en mobilapplikasjon og PR. Når det gjelder mobilapplikasjonen: På BISniss kom det opp forslag fra BI stavanger om en egen NLD app. Denne appen skal gjøre det lettere å markedsføre nld ut mot studenter og næringsliv, samt holde oversikt over ting som skjer før og under dagen. Vi har fått et tilbud fra mobilapplikasjon.no, men dette medfører store kostnader, selv med en stor rabatt. Det er kommet forslag om å dekke disse kostnadene sentralt og gjøre dette til en nasjonal app. Etter å ha undersøkt forslaget til mobilapplikasjon med flere instanser, ser jeg flere utfordringer både når det gjelder tidsperspektivet for utviklingen og de ulike kostnadene. Jeg venter nå på svar fra andre aktører i håp om at de har kommet opp med en bedre og løsning enn den som ligger på bordet per dags dato. Forslaget går ut på å lage en egen BIS app hvor NLD kun blir et av underpunktene. Skal redegjøre nærmere for dette på styremøte da jeg vil ha flere svar og mer informasjon. Når det gjelder PR bestemte vi oss på BISniss for å ha et hårete mål når det gjelder PR og mediedekning av årets NLD så jeg har nå begynt å samle informasjon fra ulike kanaler når det gjelder aktuelle saker for årets tema og vil be LA lederne bearbeide disse fremover.

8 KSD: Når det gjelder NKSD har vi kommet ganske godt i gang. Vi fikk satt et styre for to uker siden og utarbeidet en fremdriftsplan som vi ble enige om å følge. Jeg har utarbeidet et budsjett som ligger til godkjenning hos SBIO og Kristoffer. Det har store kostnader involvert, men også gode inntekter. (Mer om dette på styremøte) Vi har hatt to styremøter til hvor vi har funnet ut hvilke bedrifter og studenter vi ønsker å satse på samt hvilke arbeidsoppgaver de forskjellige i styret har. Vi skal denne uken utarbeide en liste med bedriftsalternativer og allerede neste uke skal vi kontakte de første bedriftene. Hjemmesiden er under stadig oppdatering, og mye rundt markedsføring vil komme ila de nærmeste dagene. Jeg skal jobbe mye med KSD denne uken og presentere alt for dere under styremøtet. Ellers har jeg deltatt på markedsdagen til BI Kristiansand og holdt en lengre presentasjon for NLD styret i Kristiansand. Markedsdagen ble veldig bra og man kunne se dette var noe de hadde arbeidet mye med. Styret hadde skaffet mange produkter fra samarbeidspartnere og flere bedrifter samt mange av BIS undergruppene hadde stand. Dagen var godt besøkt av studenter, så jeg synes dagen var kjempe vellykket. Under mitt møte med NLD snakket vi om hvordan man kunne selge BIS mot næringslivet igjennom tlf, mail og møter. Vi diskuterte flere ideer og jeg snakket en del om presentasjonsteknikk. Synes gjengen i Kristiansand virket veldig engasjerte og jeg håper de fikk mye ut av vårt møte. KVK: Eva: Siden forrige styremøte har jeg laget vedtektene for Vinterlekene som er satt inn i de lokale vedtektene i Bergen. I tillegg har jeg begynt på det som skal inn i de sentrale vedtektene. Jeg har sendt ut evalueringer av internevalueringen. Jeg har sett igjennom dem og laget en oppdatert versjon av det. Jeg har også mottatt evalueringer av BISSniss, skrevet om disse og sendt det til Robert og Trygve. Jeg har deltatt på GF i Bergen, hvor vi hadde i overkant av 30 oppmøtte. Det var veldig skuffende. Her fikk vi valgt inn et nytt medlem av KVK, André Skoog, og et i VK, Veslemøy Senstad. Vi skulle egentlig valgt inn 3 medlemmer av VK, men pga for få søkere fikk vi bare valgt inn en. Dette er kjedelig.

9 Ellers har jeg hatt diverse mail og telefonkontakt med sentralledelsen og KVK på LA. Det har vært en del BIS den siste tiden, og det er kjempegøy. Eksamen nærmer seg med stormskritt, så i kommende periode blir det litt mer fokus på skolen enn det jeg har hatt i det siste. Men selvfølgelig litt BIS ogsåj Eirin: Sidan førige styremøte har eg blant anna jobba med dei sentrale vedtektene i forhold til strategien, hadde ein god samtale med Anders om ditta som gjorde jobben vidare litt lettare. I etterkant møtet har eg vert i dialog med Camilla om eit punkt som vi ønskte å trekke inn i stillingsinstruksen til PK samt sendt mailar med Cathrine og Trude om moglege endringar i stillingsinstruksane til Fag og SP. Eg vil under styremøte helga i Drammen ta en samtale med både Trude og Cathrine der vi saman skal kome fram til eit mogleg utkast av stillingsinstruksane til Fag og SP. Om nokon lurar kvifor eg veljar å gjer ditta saman med Cathrine og Trude er det av den enkle grunn at dei har god innsikt i vervet og veit sjølve kva som kan forbetrast og kva som er utdatert. Vidare har eg gjeve tilbakemeldingar på månedsmailane i frå LA og det har vert en del mailar og telefonsamtalar med både engasjerte på LA og SL. Akkurat no held eg på å jobbe med å oppdatere dei standardiserte lokale vedtektene, men eg har stagnert litt i påvente av tilbakemeldingar i frå LA. Eg har bedt om å få tilsendt referat i frå GF en til alle lokalavdelingane slik eg veit for sikkerhet om alle behandlingssaker som blei gjennomført på haustens GF før eg offentliggjer dei oppdaterte lokale vedtektene. Det som eg skal jobbe med framover no er å få ferdig dei oppdaterte lokale vedtektene, få skrevet 2-3 behandlingssaker til styringsgruppemøtet som skal vere i slutten av november samt forsette arbeidet med vedtekter i forhold til strategien. Eksamen nærma jo seg med stormskritt så i perioden fram til juleferien vil det vere hovudfokus på prosjektoppgåver og eksamenslesing, slik eg ser det for meg kjem eg til å benytte store delar av juleferien til å jobbe med vedtektene og strategien. Håpar alle har forståelse for at vedtektene og strategiarbeidet blir litt nedprioritert no fram til eksamen er ferdig og prosjektoppgåvene levert. VK: Siden siste styremøte i Trondheim så har Silje vært i Bergen og gjennomført intervjurunder til VK og KVK der da den eneste personen i VK Bergen valgte å stille til

10 gjenvalg. Christina hadde dessverre ikke mulighet til å være med pga jobb, men leder i Bergen, Kjetil Storebø ble med på intervjuene og det gikk veldig bra. Innstillingene ble fulgt, eneste var at det var et veldig dårlig oppmøte på GF. Christina har jobbet litt videre på VK- mal, Silje har tatt kontakt med Ida som er grafisk i Trondheim og vi skal ta opp kontakten på nyåret. Det er for mye som skjer nå, EKSAMEN. Ser ut som vi også får satt dato til seminaret også, i dag mandag er det litt usikkert men regner med at den blir satt før uken her er omme. Ellers så har også begge to vært med på temakveld på BI- Trondheim, den var fantastisk! Web: Siden forrige styremøte har jeg jobbet med følgende: Jeg har gjort en siste innsats på å finne flere til å ulønnet bidra med programmering. Dette er et prosjektet har jeg nå lagt helt dødt. Jeg har i stedet lagt fokuset mot å gjøre praktiske ting slik at jeg føler at jeg får noe gjort. Jeg har bistått lokalavdelingene med teknisk kompetanse, (bilder/innlegg/utfordringer av ulik art) også har det blitt en hel del arbeid med å få NKSD.no opdatert. Det var først vanskelig å få tak i den innloggingsinformasjonen jeg trengte, Deretter måtte jeg gjøre noen endringer og kode noe HTML (Ikke min sterkeste side), så det tok litt tid det også. Jeg ser i retrospekt at det meste av det arbeidet jeg har gjort siden forrige møte kanskje ikke ville vært definert som mine hovedoppgaver om prosjektstillingen hadde hatt en stillingsinnstruks. Personlig så føltes det godt å få noe gjort. Det har vært mye motgang, så fint å smake litt på mestring. Vil i neste periode legge fokus mer tilbake på de overordnede og funksjonelle arbeidsoppgavene. Det ble i internevalueringen etterspurt mer informasjon om mine faktiske arbeidsoppgaver. Jeg vil derfor veldig gjerne dele mer av dette med dere enten som en evt. på styremøtet om det blir tid, om ikke, så kan jeg ta det med dere i løpet av helgen. Studentpolitisk:

11 Siden forrige styremøte har noen av høydepunktene vært LEF i Trondheim og dialogmøte i Oslo. Det var veldig gøy å være med på LEF, og dialogmøtet var svært spennende og lærerikt. På dialogmøtet fikk vi presentert BIS og det som var nytt, og ikke minst fikk vi innsikt i hva som skjedde i SBIO og i BI- ledelsen. Mens vi var i Oslo fikk jeg også møte den nye politisk ansvarlig i SBIO. Det var veldig hyggelig, og jeg tror vi kommer til å få et godt samarbeid framover, virker lovende. Ellers har jeg skrevet om en typisk dag som studentpolitisk ansvarlig til bis.no, samt mediauttalelse på vegne av BIS. Ellers har det vært litt småplukk med strategien og generelle henvendelser og mye mailskriving. Har omsider også fått sett litt på studentundersøkelsen, og jeg kommer til å diskutere det med resten av SL når vi er i Drammen. Ellers har det vært en relativt rolig periode, og jeg forventer at det kommer til å bli enda roligere frem mot eksamen. Alltid noe ting og tang som skjer, men tror det blir bra både for meg og andre med fokus på skole fremover. Sak Til orientering: Økonomisk status / Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig redegjør for økonomisk status per dags dato, samt en oppsummering av året Overskudd på rundt Lite som skjer. ØA har opprettet kontakt med revisor. Ryddet opp i regnskapet. Utfordringen er å gå gjennom bilag for bilag, mye er feilført. Dette tar tid, må finpusses før resultatet skal legges frem. Redegjørelse for Drammen på konto. Temakveld, samarbeidsprosjekt på HIBU. Teambuildingstur i begynnelsen av måneden. Sak Diskusjonssak: Stillingsinstruks Prosjektkoordinator Bakgrunn: Endelig forslag til endring i stillingsinstruks skal være klart til behandling på Styringsgruppemøte i november.

12 Denne stillingsinstruksen er sett i hensyn til den nye strategien. Bra at PK er et støtteorgan fremfor et kontrollorgan mot SA LA. Alle er enige i endringene som ble gjort. Sak Til orientering/diskusjon: Studentundersøkelsen Bakgrunn: Det har tidligere vært tradisjon for å gjennomføre en studentundersøkelse i regi av BIS. Dette ble av forskjellige årsaker ikke gjennomført i fjor, men jeg ønsker at vi får det til i år. Dette kan også være fordelaktig i forhold til å kartlegge noen relevante forhold i forbindelse med strategien etc. Tidligere har spørsmålene i hovedsak gått på studentenes forhold til BIS, arrangementer og hva de ønsker av organisasjonen. Ønsker en diskusjon rundt spørsmål, gjennomføring og tidspunkt for gjennomføring etc. SP: Bakgrunn for at BIS skal gjennomføre dette er pga bekymringer fra LA. LA sitter med ulike oppfatninger av hva BIS skal gjøre for studentene. Undersøkelsen skal kartlegge hva studentene ønsker for maks utbytte av studiehverdagen. Tvil om hva som skal måles? Noen spørsmål må revideres. BI sin markedsavdeling vil være behjelpelig med distribusjon samt med analysen. Finne riktige spørsmål, hva vil vi vite? Svar vi vil ha bruk for. Tidspunkt som ikke kommer i veien for noe annet. Forslag til hva vi vil spørre om rettet mot LA. NA: Hvilke faktor fikk deg til å begynne på BI? Lite om synligheten til BIS. Bortsett fra arrangementene. SP: Vi må tenke BIS ikke BI. ØA: Analyseavdelingen på BI stilte seg kritisk og ville ikke hjelpe til i fjor. Dette dokumentet ble behandlet tre ganger i fjor. Leder: Hva bør vi ha med i en sånn undersøkelse? PK: Arrangementer, alkohol/ ikke alkohol, hva er bra og hva som ikke er bra. Web: Hvordan de brukes bis.no. Kommunikasjon gjennom facebook ØA: Profesjonaliteten, hvor seriøst de virker. Ikke opptreden, hvordan hver enkelt LA skiller seg ut. KA: Viktigheten av arrangementene. Fag: Denne undersøkelsen kan brukes til å fange opp forbedringspotensialet. Finne ut

13 hva vi kan jobbe videre med. Hva er ikke bra? MA: Helhetsinntrykk av BIS som organisasjon. Vet de om at det er BIS på de andre BI skolene? NA: I forhold til arrangementene, gå dypere inn på de største arrangementene. Forskjeller fra skole til skole. Leder: Hvorfor svarer ikke elevene på evalueringene av fag. Ressursbruk innad i BIS. MA: NKSD? Vet de hva dette er. Knyttepunkt mellom NU, SBIO og BIS. Markedsrelaterte arrangement generelt. Leder: Presisere arbeidet vi faktisk gjør. Finne en måte å for å se om de vet dette. Fag: Motivasjonskveld/temakveld. Web: Ressursbruk tror ikke at studenter som ikke er engasjert har peiling her. Legge mer vekt på aktivitet. Leder Drammen: Hvordan kan vi få studentmassen til å delta i høyere grad på arrangementer. Hva må til? PK: Hva har studentene lyst til at vi skal jobbe mot spesielt oppover Fag: Før vi går ut med undersøkelsen, sendt den ut til alle lederne for å få et helhetlig bilde fra alle LA. Web: Hvordan kan vi få studenter til å engasjere seg i BIS? SP: Når er det hensiktsmessig å sende ut denne spørreundersøkelsen? Ikke samtidig som kursevalueringene eller i eksamenstiden. Leder: Begynnelsen februar? PK: Heller i slutten siden de da har - NLD, Vinterlekene. KA: Online? SP: BI vil være behjelpelig. Papir på punches inn? Tungvint. KA: Mener det burde være i papirform, da det er større sjans for å få inn flest svar. Fag: SBIO ta kontakt, gode kontakter med forelesere. ØA: Papir beste måten, hvor mange svarer på kursevalueringene på mail? Tviler på at studenter gidder å svarer på dette. SP: Hvem skal plotte dette inn? Logistikk? FAG: Lite sjans at de svarer på undersøkelsen. SP, du bør bruke LA til å hjelpe med å plotte inn. Leder: SP kan legge frem forslag. Få BI til å komme med tips. Send ut forslag til styret. Sak Til behandling: Tildeling av LNU- midler (Leder og ØA)

14 Bakgrunn: Det legges herved frem et forslag for tildeling av LNU- midler for Leder og ØA vil ta en kjapp gjennomgang av hver enkelt søknad og åpner for diskusjon og innspill på eventuelle endringer. Forslag til vedtak: SS godkjenner tildeling av LNU- midler for 2011 Økonomiansvarlig orienterer. Kristiansand: kr Stavanger: kr Bergen: kr Trondheim: kr Drammen: kr Enstemmig vedtatt. Sak Til behandling: Retningslinjer for KSD Bakgrunn: Vi må fastsette dato for KSD, samt godkjenne fremtidsplan og budsjett. NA informerer. I redegjørelsen står det om planlegging. Første møte for tre uker siden med styre. Første møte var det kun NA og to fra SBIO. NA foreslo og de sa ja til alt. Webansvarlig Espen Vedlog. Økonomiansvarlig Kristoffer Sandvik. Etter møtet lagde jeg budsjett. Budsjett i vedlegg. Tatt bort kostnader som var unødvendig. All inntekt fra bedrifter totalt Veiledende pris på per bedrift. Begynner å kontakte bedrifter nå. Kostnader: mat og drikke på dagen. 120 personer. ØA: Mat og drikke + hotell etter fakturering. Likviditet til dette. NA: Transport alt inkludert. Fra sin dør til vårt bord + overnatting. Nettsiden 1000 kr. Fått avtale med en grafisk designer. Diverse kostnader er for en buffer. Ikke sikkert vi vil

15 ha en bankett på kvelden. Satser kanskje for stort? Ikke snakke om banketten, planlegge dette når vi ser responsen fra bedriftene. Hatt to møte. Prosjektbeskrivelse på bis.no, hva vi ønsker. Handlingsplan. Dette ligger på nksd.no. mye positive tilbakemeldinger. Fremdriftsplan. SBIO vil kun dekke kostnader til studenter ved BI Nydalen = dette tilsvarer også risikoprosenten til SBIO. Vi kommer til å gå i overskudd. Har ikke masse kostnadsposter. Litt nytt for Espen mtp koding. Får innspill fra alle parter. På tirsdag torsdag har vi 100 bedrifter vi skal ringe. Arrangeres på SHNAS. Dato forslag: 23. Mars. NA: Grunnen til så sen dato, hensyn til NLD. I desember er ikke studenter klare for markedsføring. Alt skal ligge klart til januar. Karriereservice skal bistå med hjelp til å skrive søkand og CV. Skal snakke på vegne av KSD angående dette. WOM vil være viktig for å få oppmerksomhet rundt arrangementet. Januar kommer til å være promoteringsmåneden. I løpet av januar skal alle bedrifter være klar. Hard markedsføring. Avhengig av alle på LA og rundt om. Få forelesere til å bli med vise film. Stenger påmelding 31.januar. Trenger ambisiøse studenter. VK2: Mye snakk på tredje- årsstudenter. Hva med de som skal på utveksling? IM kan også søke? NA: Kan ikke søke dersom du har begynt på master. KUN bachelor!! MA: Engasjerte kan også søke om deltakelse på KSD. NA: All planlegging skal være ferdig i februar. Fortløpende fakturering. Lage en CV mal. Sendes ut til alle bedrifter. Mars: detaljer. Vi trenger funksjonærer. Det vi lurer på er, bør vi ha bankett eller kun et profesjonelt arrangement på dagtid? Internett side, tips? Markedsføringsmateriell? VK2: Bankett risiko med budsjett. Nettverksbygging kan økes ved en bankett. Festmiddag eksempelvis. MA: Den ene i styret har vært bankettansvarlig og kan å arrangere dette. Leder: er det økonomisk ansvarlig kan vi gjøre det. Viss ikke skal vi droppe det. Best med en grundig arrangement. Vær realistisk PK: kommentarer på budsjettet, ØA? ØA: Overnattingen bør økes litt. Bør legges til 1500 per person.. ØA: Transporten må nok økes. Forslag om bufferpost = diverse og det er OK. Likviditeten

16 er bra så sant vi får fakturert bedriftene tidlig og får inn betaling innen februar. NA: Kveldskostandene er høyere enn dagen forsvinner om vi ikke har banketten. Totalt på dag transport. Dagen kommer til å starte rundt 10. Da kan alle komme samme dag. Kun hotell fredag til lørdag dersom det blir bankett. MA: Hartmark er veldig positive! NA: Det blir også et opplegg for de som ikke har intervjuer. CV- kurs etc. Dato: fredag 23.mars? Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjett og dato av KSD. Enstemmig vedtatt Sak Til behandling: NLD Mobilapplikasjon Bakgrunn: På BISniss kom det opp forslag fra BI Stavanger om en egen NLD- app. Denne appen skal gjøre det lettere å markedsføre nld ut mot studenter og næringsliv, samt holde oversikt over ting som skjer før og under dagen. Vi har fått et tilbud fra mobilapplikasjon.no, men dette medfører store kostnader selv med en stor rabatt. Det er kommet forslag om å dekke disse kostnadene sentralt og gjøre dette til en nasjonal app. Det bes derfor om en avstemning fra styret. Leder i Stavanger fremmet forslaget. NA ringte og kartla dette med selskapet. Se prisantydning. Får 60% rabatt kr med rabatt. 399 timers arbeidstid. Kritisk til all timebruken. Mye frem og tilbake. Ønsker å komme inn på markedet. Ringte Tor Ivar, syns dette var helt bak mål. Pixel garden nytt forslag: Felles BIS app, kan ligne på facebook møter VG. Undergrupper og nyhetsaker. RSS feed koding. Oversiktlig og ryddig. Kostnad: (uten rabatt kan få dette ned til halv pris) Leder: Vi kan ikke godkjenne noe i dag Web: Den nye ønsker virkelig dette ØA: Setter tak på kr. Kostnadsramme. Trenger ikke godkjenne selve appen, før vi får et konkret app. Leder: Setter han ned et konkret tilbud. NA: Vil få dette godkjent før vi går videre. MA: Mer en BIS app enn en NLD app.

17 PK: Må være retningslinjer på hvilken app dette skal være. Nettsiden som utgangspunkt. Som VG sin, får nettsiden der. Veldig konkret. NA: Appen skal forespeile bis.no under de spesifikke arrangementene direkte videre. Strengere retningslinjer for å lage app. Må ha tilleggsverdi og verdiskapende. NA: Gratis app. VK2: Både iphone og Android? NA: Alle tre. Web: Utfordringer er på sikt endringene i appen. Skrive avtale med han som lager appen oppfølging. Struktur innenfor bis.no også på appen? Leder: Han legger frem et konkret forslag. Vi behandler ikke dette nå. Vi har foreslått et makstak på kr. Leder: Vi stryker behandlingen. NA kommer frem med et konkret forslag. Saken strykes som behandlingssak og NA legger frem et konkret forslag. Sak Til behandling: Retningslinjer angående kontinuasjonseksamen Bakgrunn: Styremedlemmer i BIS har tidligere fått refundert eksamensavgift på kontinuasjonseksamen av administrasjonen på sin lokalavdeling. Dette er et gode som har frafalt ved noen avdelinger. Spørsmålet er således om dette er et gode som skal videreføres og driftes av SL. I så måte har ØA utarbeidet felles retningslinjer for refusjon av eksamensavgift på kontinuasjonseksamen som forslag på en mulig videreutvikling av ordningen. Dette blir tatt høyde for i neste års budsjett hvis forslaget stemmes gjennom. Økonomiansvarlig legger frem forslag til retningslinjer og orienterer rundt saken. MA: Regler for kostnad på eksamen? ØA: Nei, 7,5 studiepoeng. VK2: Skiftelige retningslinjer? Leder: Sender ut retningslinjer til LA. KVK2: Bør ikke være en motivasjonsfaktor. Det bør legges vekt på erfaring fra å være i BIS. VK2: Det er mye arbeid, burde ikke være hemmelig.

18 MA: Enig med Christina. Syns studentene kan få vite det. Å få to kontinuasjonseksamener burde være ok. Web: Bakgrunn for dette krever mye tid. Behov for å ta opp fag. ØA: Kun retningslinjer for de som er engasjert. Kun informasjonssak. På generalforsamling eksempelvis. Fag: Synlig i vedtektene, og stiller seg negativ. Får den enkelte heller søke selv. Leder: dette skal opp til styringsgruppemøte. Vi er enige i retningslinjene som er gjort. ØA: Endring i 2 a. KA: Hva med internasjonalmarkedsføring? Leder: tilrettelegge for internasjonal markedsføring. De kan bruke året de kommer tilbake på å ta kontinuasjonseksamenene dersom det er behov. VK: Hva med de som tar et semester utenlands? ØA: Er i mot dette, å ta hensyn til internasjonal markedsføring. Fremhever et gode, vi trenger ikke å ha dette godet. Erfaringsmessig er det få som konter. Leder: Uenigheter, vi må stemmer over dette. Forslag til vedtak: SL godkjenner forslaget på retningslinjer vedrørende kontinuasjonseksamen med endringer i punkt 2a, bak semester skal det stå 7,5 studiepoeng. Og i punkt 5 behandlingstiden skal være 2 uker og refundert beløp skal være refundert innen hensiktsmessig tid etter dette. Det vil i tillegg bli innlagt en dispensasjon for internasjonal markedsføringsstudenter, som kan ta eksamen etter endt utveksling. Saken meldes opp til behandling ved neste styringsgruppemøte. To stemmer i mot. Forslag blir vedtatt med flertall av styret. Sak Til orientering: Leders dag i Bergen Bakgrunn: BIS Bergen arrangerer leders dag ved BI Bergen med foredragsholdere etc. Det er ytret ønske om deltakelse fra sentralt hold. Leder orienterer videre Skal bygge seg litt på LEF. Bygge på folk i lederposisjoner. Med tilknytning til BI. LEF senere på kvelden. Initiativ fra leder BIS Bergen. Torsdag 2. Februar. Være delaktig, før vi drar til Hemsedal. Tur på fire timer. Starter helgen med dette. Hovedbase i Bergen, alle flyr dit og drar videre derifra. Skal alle eller kun styret skal være med? Diskusjon

19 rundt dette, er dette interessant? Dersom vi ikke blir med møtes vi alle i Oslo og kjører videre til Hemsedal. Total kostnad kr. (kun styret). ØA: Skal alle være med havner vi på kr. PK: Det finnes mange muligheter til hvordan komme til Hemsedal. Koordinering med SA. ØA: Skikostnad betaler vi selv. Web: Sentralleddet burde være representert, er det økonomisk ansvarlig alle. Viss ikke kun styret. ØA: Det er grunnen for at forslaget er lagt frem. Det er på grensen til forsvarlig. Det enkleste er å koordinere det som PK sier. Leder: Vi trenger ikke å dra alle sammen. Se hvor det er plass VK: Det er viktig at vi viser at vi er der. Viktig at alle er der med tanke på landsmøtet. Leder: Alternativet er at de som er i kontakt med VL er til stede; PK, ØA og Leder. Billigst mulig. Web: Leder bør hvertfall være med. ØA: Koordinering med plasser i Hemsedal, antall biler osv. Vi må kartlegge alt av transport, og ta dette videre når dette er gjort. Sak Til behandling: Totteskogen/Hemsedal Bakgrunn: Leder vil legge frem forslag for tur med SBIO første helgen i januar. Styret eller ledelsen? Vi må tenke på hvilke verv som speiler SBIO. Tettere samarbeid. Mange har fått god kontakt med det nye styret allerede. Dette blir en relasjonsbyggende tur og muligens et styremøte. Planleggingsmøte eventuelt. Bakgrunn; strategien, videre arbeidet. BI ønsker at det er et tettere samarbeid mellom studentforeningene. Vi stiller sterkere sammen. NA: Skal NU være med bør jeg være med siden vi akkurat har fått et godt samarbeid. KVK2: Veldig for at alle skal være med, men at det er for høye kostnader. Web: Syns vi skal dra. Bedre tilknytning og videreføre godt samarbeid til neste styret. Fag: Vi har mye kompetanse og det har SBIO og, de har annen struktur (følger året). ØA: Ikke alle får like god nytte ut av dette. Hva får LA ut av dette?

20 Fag: Det vil gagne studentene uansett, i form av at vi får bredere erfaring vi kan bruke for studentene. SP: Vi må få tid til styremøte når vi er i Hemsedal med SBIO. VK: Dersom det ikke blir styremøte er det viktigere at de andre i ledelsen drar rundt på LA. NA: Jeg får uansett relasjoner med NU på styremøter for KSD. VK2: Andre muligheter for å skape relasjoner til SBIO? Web: Vet vi hvilke verv som skal oppover? Leder: Styrevervene våre. VK: Det vil bedre forholdet og få et tettere samarbeid til SBIO selv om utbytte til hvert enkelt verv ikke blir like nyttig. Vi burde dra. KA: Vi kan eventuelt ha styremøte i Hemsedal, siden styret er representert. Leder: Ha med de vervene som er gjenspeilet i SBIO + NA (KSD). Effekten ved at vi står sammen med SBIO vil gjøre oss mer slagkraftig i studentenes sak. Se bare på kronikken denne uken. SBIO vil dra rundt på LA for å se hvordan de jobber. Vi lærer av hverandre hele tiden og dette er viktig. MA: Gjennom å møte dem tidlig har vi mye å lære dem. VK2: Ønskelig at dere ikke har styremøte dersom alle ikke er med. Fag: Mener alle vil få nytte av å være med. VK får erfaringer de også. VK: Viktigere at vi fokuserer på VK seminar og fokus mot Landsmøte. KA: Vi kan jo ha styremøte med resten på skype. ØA: Det er ikke økonomisk ansvarlig. Heller mot at det ikke skal være styremøte, men sender opp de vervene som får mest ut av å knytte tettere relasjoner. Bytte ut ØA med NA. Kostandene vil bli lavere. ØA: Det kan bli sett på som en sosial tur. Hva syns leder Drammen? Leder Drammen: Litt vanskelig å forsvare, men det er viktig at det bygges relasjoner. Leder: Strategien er vesentlig! Det er god grunn til at vi burde dra. PK: Vi må avgjøre dette nå, prisene stiger! Fag: Skjønner skepsisen. Det handler om å prøve og feile i BIS. Dette kan gagne BIS mye. Det er gull verdt å hvertfall prøve. SP: Enig med Fag, vi er nok subjektive siden våre verv kommer til å få mye ut av dette. MA: SBIO og BIS jobber for samme mål. Ser det bare som positivt at vi tar denne turen her. To bedrifter i en bedrift.

21 VK: Ganger ikke mitt verv på noen måte, viktig å se helheten. Jobber for at det blir bra for BIS. Vi må prøve. Web: Hva med andre alternativer? Holde det til de mest relevante vervene men kanskje ikke i Hemsedal. Ta det i Oslo isteden? VK2: Enig med Web. ØA: Vi sender opp noen. Alle får gjort noe i januar som gagner studentene og alle. Fag: Mener at alle får utbytte av å dra. Leder: Foreslår at følgende verv drar til Hemsedal: Leder, SP, PK, Fag, NA, KA og MA. Forslag til vedtak: SL vedtar at følgende verv; leder, SP, PK, Fag, NA, KA, KVK og MA drar på en relasjonsbyggende tur sammen med SBIO hvor planlegging, overlapping og strategi vil være agenda. Dette forutsetter at de gjenværende vervene gjør en aktivitet på de andre avdelingene. Enstemmig vedtatt. Sak 64-11: Til behandling: Bakgrunn: Etter å ha brukt mye tid på å finne noen som kan bistå ulønnet med programmering på BIS.no uten at arbeidet har båret frukter har jeg kommet frem til at det ikke er verdt å bruke lengre tid på. Det gjenstår fortsatt implementering av en god del funksjonalitet for at nettsidene skal ferdigstilles helt. Tor Ivar Våge har gjort en enorm jobb så langt og jeg mener det er på tide at han får litt avlastning. Jeg ønsker å lufte tanken om å tilføre nettløsningsprosjektet noe midler for å få leie inn en kompetent person som kan gjøre ferdig deler av den manglende funksjonaliteten. Dette vil både føre dato for ferdigstillelse nærmere og avlaste Tor Ivar som kommer til å ha mer en nok å gjøre frem mot Vinterlekene. Nettsidene er en veldig viktig kommunikasjons og profileringskanal for BIS. Jeg anser investeringen som relativt liten og mener at å tilby et bedre produkt for både brukere (studentmassen) og administratorer (engasjerte) er viktig. Web: Bruke samme person som eventuelt skal lage appen? Det kan være en mulighet. Leder: Hvor dypt har du gått for å finne en person? Web: Fått det gamle styret til å spørre rundt på LA. Hadde en person i Stavanger, men dette ble ikke noe av. Fortsatte videre å se etter for i Trondheim. Hørte rundt om på de

22 andre LA (innad i BIS). Siste tre månedene lett utenfor BIS. Ut mot små webutviklingsselskap få de med for porteføljebygging. Hovedsakelig bedrifter i Trondheim, noen i Tromsø. Mener at prosjektet er for stort. Ingen vil gjøre det uten betaling. NKF få studenter til å bidra. Ingen muligheter der heller. Sendt mailer med Tor Ivar, og ting går sakte her. Har poengtert en del som burde bli gjort. Forrige uke snakket jeg med Tor Ivar, angående implementering av en del ting. Har ikke fått svar. Leder: Det må finnes en dyktig person til blant 4000 studenter. Web: Mer uoffisiell søk i år enn i fjor. Det har blitt foretatt interne søk, uten resultat. SP: Det har ikke vært utlyst, det burde være muligheter for å finne noen. Leder: Hvor mye arbeid er det? Web: Det er mye arbeid, totalt sett. Målet er å avlaste, ikke ta hele biten. ØA: Syns vi skal avlaste Tor Ivar helt. Skjønner ikke hvorfor alt ansvaret har blitt lagt på han. Leder: Vil ikke bruke penger på dette, finne noen internt. VK: Prøve å lyse ut stillingen frist til januar. Skape oppmerksomhet rundt dette. Web: Assistentstilling får noe igjen. Attest for jobben. ØA: En koder vil få portefølje tilbake. Ikke en stilling. KA søker hjelp til å kode nettsiden. Porteføljebygging. Attest. PK: Bare få det gjort! VK2: Er det ikke mulighet for å gi noen kroner for å få fortgang på dette? Leder: Det ligger ikke penger til dette. PK: Det er ikke noe behov for å gi penger, da vi ikke vet om det er noen som faktisk kan gjøre det gratis. NA: Er nettsiden per i dag RSS kompatibel? Web: Må legge inn kode for det. ØA: Hvis vi må innhente noen eksterne må dette tas opp på LM. Web: Ting koster penger i denne bransjer. Og koster store ressurser. Burde ha utlyst stillingen tidligere. Har trodd at ting kom til å skje fortere enn det har. Forslag til vedtak: SL bevilger ikke penger til prosjektet. Vil innhente intern kompetanse. Enstemmig vedtatt. Sak Konfidensiell sak Styret har diskutert saken og kommet frem til en løsning.

23 Eventuelt saker: KA: Kommunikasjonsseminar - Foredrag av Cecilie Staude, mediehåndtering, kommunikasjonsseminar. NA: Mediehåndtering for NLD også VK: Kostnadssparing KA burde ha innblikk i Studentaksjonen og kunne svare på vegne av SA. Leder: Videreformidle mediehåndteringen fra KA til leder SA. ØA: Totalt på seminar (Sosialt seminar, KA- seminar, VK- seminar,). Kostnadsrammene må behandles. NA: KA må trene opp NLD. KA legger frem budsjett på ekstraordinært styremøte så fort som mulig. MA: Evaluering fra BISniss. Takk til Eva. Folk er godt i gang, man har mer å diskutere, litt dårlig opplegg på søndag. Ellers bra opplegg. Stort sett fornøyd. Forbedringer: Strammere tidsrammer, holde planen. Litt mer eksterne foredragsholdere. MA sender denne ut på mail til alle i SL. PK: Dato for landsmøte Dato for landsmøte April. PK og ØA ser på dette. Leder: Landsmøte kommer fort. Saker til LM skal tas opp i styret opp først, før det meldes opp. KVK: Oppfølgingssaker Ingen oppfølgingssaker. Møtet avsluttet