DENTAL Dokumentasjon 2008 SPINE AS

Transkript

1 DENTAL Dokumentasjon

2 2 DENTAL Dokumentasjon Innholdsfortegnelse Kap. I Innledning 5 Kap. II Installasjon 7 Kap. III Programbeskrivelse 9 1 Ordre/fakturering Kvalitetssikring Kap. IV Daglig bruk av programmet 1 Lag ordre... med arbeid/materialer 14 2 Registrer... data i arbeidskort 18 3 Skriv ut nota Månedsfakturering Innbetalinger Kap. V Referanse ordre/fakturering 1 Ordre Faktura Arbeidskort Tekstsøk Meny Diverse Meny Lager Meny Utskrifter Meny System OCR innbetalinger Sikkerhetskopiering MVA versjon Prisgrupper... Utenlandsvaluta... Flere adressefelt DYMO Etikettutskrift Kap. VI Referanse kvalitetssikring 1 Arbeidskort Avviksbehandling Utskrifter Meny Kvalitetssikring... 80

3 Innholdsfortegnelse Kap. VII Referanse tilleggsmodul Eksport til... Excel 91 2 Profil OCR filer... 96

4 Kapittel I

5 Innledning 1 5 Innledning Vi har i samarbeid med et utvalg tannteknikere utviklet et Windows-program til bruk for denne yrkesgruppen. Dental 2000 er felles betegnelsen på en løsning som skal samordne ordre og fakturering med kvalitetssikring for dental laboratorier. Dental 2000 betyr et system som integrerer rasjonell registrering med kravet til sporbarhet og dokumentasjon av kvalitetskriterier. Systemet utvikles som to selvstendige moduler: Ordre og fakturering Kvalitetssikring Ordre og faktureringsmodulen kan brukes alene uten kvalitetssikring. Men modul kvalitetssikring må benyttes sammen med ordre/faktureringsmodulen. Vi har lagt stor vekt på at alle nødvendige registreringer skal kunne skje så rasjonelt som mulig, slik at laboratoriets ressurser i størst mulig grad fortsatt kan brukes til produksjon. Dental 2000 er utviklet i nær kontakt med bransjen. For å tilby ekstra funksjonalitet for enkelte av våre kunder har vi også utviklet en DENTAL2000 Tilleggsmodul. Dette programmet er utviklet med en nyere versjon av vårt utviklingsverktøy enn hva som benyttes for DENTAL2000 basis programmene. Dermed har vi mulighet til å lage mer funksjonalitet for våre kunder. Vi har laget et eget kapittel som beskriver tilleggsmodulen. Tilleggsmodulen 91

6 Kapittel II

7 Installasjon 2 7 Installasjon Installasjonsprogrammet blir enten levert på CD eller du kan selv laste ned installasjonsprogrammet fra internett. Installasjonsprogrammet for DENTAL2000 eksisterer i to versjoner: en versjon for standard DENTAL2000 uten funksjonalitet for mva en versjon for DENTAL2000[MVA] med funksjonalitet for mva For nedlasting av installasjonsfiler fra internett av respektive versjoner klikk på aktuell lenke under: (standard versjon) (mva versjon) Det blir sendt e-post til våre brukere med installasjonsveiledning og passord. Det er små forskjeller på de to programversjonene utover selve mva funksjonaliteten. Det er derfor utarbeidet felles brukermanual for versjonene. I de tilfeller funksjonalitet kun gjelder den ene versjonen, vil dette være anmerket.

8 Kapittel III

9 Programbeskrivelse 3 Programbeskrivelse Funksjoner og muligheter i programmet Skjematisk framstilling av Dental 2000 Systemet sikrer: At alle arbeid (referanser) kan spores til riktig versjon av arbeidsdokumenter. At alle arbeid kan spores til riktig materialbatcher. At alle arbeid med avvik blir registrert med avvikskort. Sporing kan skje begge veier: Fra en gitt arbeidsdokumentasjon til riktig referanse Fra et gitt batchnummer til riktig referanse Fra et gitt avvikskort til riktig referanse 9

10 DENTAL Dokumentasjon Ordre/fakturering Modul I: Ordre og fakturering Vi beskriver her kort funksjonalitet i ordre og faktureringsmodulen: Tilgangskontroll. Du kan gi de ansatte tilgang til ulike rutiner i programmet. I denne modulen finner du faste register for kunder, arbeidstyper, arbeidsarter, materialer, kombinasjonsarbeid, fakturatekster, samt data for eget foretak og rabattkriterier. Ved lagring av data i disse registrene kan du tilpasse programmet til din egen virksomhet. Du kan blant annet registrere de arbeidstypene, arbeidsartene og materialene du selv bruker med tilhørende prisliste. Materialer og tanntyper registreres med ulike typer. "Gull", "Porselen", "Akryl", "Composit" og "Tann". Du kan velge en rekke ulike opsjoner som gjelder ditt foretak. Du kan velge mellom flere måter å registrere ordre med tilhørende arbeid og materialer. Det er enkelt å registrere nye, endre og slette arbeidsarter og materialer tilhørende en ordre. Begrepet "Kombinasjonsarbeider". Her kan du registrere bestemte arbeidstyper med tilhørende materialer under et eget navn. Du får da muligheten til å hente inn dette kombinasjonsarbeidet i en ordre ved hjelp av et eneste tastetrykk. Dette letter arbeidet ved registrering av nye ordre dersom du jobber mye med spesielle kombinasjoner av arbeid. Hver ordre har en av disse statusene: "Påbegynt", "Under arbeid", "Klar til fakturering", "Fakturert", "Fakturert og "Skrevet ut". Denne statusen forteller hvilken tilstand ordren befinner seg i. En ordre låses først når den er fakturert og fakturaen er skrevet ut. Du kan se på en faktura for å se om den er riktig før du skriver ut. Først når fakturaen er skrevet ut vil den bli låst for endringer. Rutiner for purring av ubetalte faktura. Rutiner for generering av kreditnota for en hel faktura. En kreditnota løser opp de låste ordrene som inngår i den fakturaen du lager en kreditnota for. Hver faktura har en av disse statusene: "Fakturert", "Skrevet ut", "Purring", "Delvis betalt", "Ferdig betalt" "Kreditnota". Denne statusen forteller hvilken tilstand fakturaen befinner seg i. Du kan se på både ordreregisteret og fakturaregisteret utlagt som en trestruktur (tilsvarende med utforsker i Windows). Lett å finne ut hvilke ordre og faktura hver enkelt av kundene har. Rutiner for lagerstyring av gull.

11 Programbeskrivelse 11 Utskrift av adresseetiketter for dine kunder. En side pr.kunde eller en etikett pr. kunde. En rekke periodevise utskrifter med fordeling på ulike kriterier. 3.2 Kvalitetssikring Modul II: Kvalitetssikring Vi beskriver her kort funksjonalitet i kvalitetssikringsmodulen: Tilgangskontroll. Du kan gi de ansatte tilgang til ulike rutiner i programmet. I denne modulen finner du faste register for arbeidsstasjoner, arbeidsdokumenter med versjonsidentifikasjon, batchnummer tilknyttet et material og generelle data for kvalitetssikringen. Ved lagring av data i disse registrene kan du tilpasse programmet til din egen virksomhet. Hjelpemiddel for å ta hånd om arbeidsdokumentene. Du kan definere dine egne arbeidskort. Dette betyr at du selv definerer hvilke arbeidsstasjoner en bestemt arbeidstype skal gjennom, og hvilke arbeidsdokumenter som skal følges på de ulike arbeidsstasjonene. På grunnlag av de definerte arbeidskortene, kan det automatisk opprettes et arbeidskort for hver ordre som registreres i modul I. Det genereres elektroniske arbeidskort av ordre, hvor hver enkelt ansatt direkte kan registrere hvilke materialer, materialmengder og hvilke batchnummer de har brukt. Arbeidskortet kan også skrives ut, slik at registreringene også kan gjøres på papir. Arbeidskortene er et sentralt begrep. Alle deler av et arbeidskort må godkjennes av en ansatt før arbeidskortet kan føres tilbake til modul I. Dette sikrer kvalitetssikring av det arbeidet som er gjort. Avviksregistrering for de arbeider som er gjort. En rekke utskrifter som sikrer sporbarhet for de arbeider som er gjort når det gjelder bl.a materialbatcher og arbeidsdokumenter.

12 Kapittel IV

13 Daglig bruk av programmet 4 13 Daglig bruk av programmet Generelt Hjelpe knappen (F1) Programmet er et Windows program med de muligheter Windows har. Programmet har en utfyllende "On-line" hjelp. Det betyr at du får hjelp på hvert enkelt av skjermbildene ved å trykke på F1-knappen eller klikke på knappen "Hjelp". Bruk dette aktivt dersom du står fast! Flytte mellom felter Ved registrering av data går det raskest dersom du bruker tastaturet til å flytte mellom feltene (ikke mus). Bruk tabulatortasten for å flytte et felt fram og shift+tabulator for å flytte et felt tilbake. Alle menyvalg og knapper som har en bokstav understreket blir aktivert når du trykker alt+understreket bokstav. Åpne rullegardin felt For å få fram oppslagslister i felter som har denne knappen trykker du alt+pil ned. Du kan også begynne å skrive inn den teksten du skal ha i feltet. Programmet vil da automatisk slå opp i listen etter hvert som du skriver, og gi deg det beste alternativet. Les Windows brukerhåndbok for å lære mer om bruk av tastaturet i Windows program. Åpne meny i tabeller I en rekke tabeller kan du klikke HØYRE MUSETAST for å få fram menyvalg for bl.a å legge inn ny post, endre post og slette post. Eksempel på registrering av data i programmet I de neste kapittel vil vi vise hele prosessen fra en ordre kommer til laboratoriet, og til faktureringen er gjort i slutten av måneden. Vi forutsetter at alle data som skal inn i de ulike registrene er lagt inn. Som F.eks kunder, arbeidsarter, materialer, arbeidsstasjoner og definisjon av arbeidskort. Gå gjennom eksempelet trinn for trinn for å fullt utbytte av det.

14 DENTAL Dokumentasjon Lag ordre med arbeid/materialer Vi gjennomgår under prosessen med å registrere en ordre. Klikke på [Ordre] knappen for å åpne ordreregisteret. Skjermbildet som da kommer fram inneholder en oversikt over alle aktive ordre. Dvs ordre som er påbegynt eller klar til fakturering. I de tre listene ser du henholdsvis ordrenummer, de tilhørende arbeidene og arbeidenes materialer. Registrere basis ordredata Første gang du kommer inn i dette bildet, vil alle listene være tomme. For å registrere bestillingen fra tannlege Atle Gundersen, klikker du på knappen [Ny ordre] og registreringsskjemaet for den nye ordren kommer fram.

15 Daglig bruk av programmet 15 Her registrerer du opplysningene for selve ordren. Begynn å skriv inn navnet på kunden, og programmet slår automatisk opp på riktig kunde. Dette gjelder også for fakturalinjen og alle andre felter som har en knapp med pil på. Flytt mellom feltene ved å bruke tabulatortasten. Fakturalinjen er den teksten som vil beskrive akkurat denne ordren på fakturaen til kunden. Du kan skrive inn en valgfri fakturatekst. Dersom du skal bruke denne senere, kan du lagre den ved å klikke på disketten bak feltet. Klikk [OK] for å lagre ordren. Du vil da komme tilbake til ordreregisteret med aktiv ordre. Registrer ett arbeid Nå må du registrere de arbeidene som skal gjøres på denne ordren, dvs en PG m/ modell. Velg den ordren du nettopp registrerte og klikk på knappen "Ett nytt arbeid".

16 16 DENTAL Dokumentasjon I dette bildet skal du registrere arbeidet. Begynn å skrive inn navnet på arbeidsarten eller slå opp i listen ved å klikke på pilen til høyre for feltet. Når du har valgt riktig arbeidsart, vil programmet automatisk slå opp i prislisten og registrere prisen på arbeidet og hvilken arbeidstype dette er. Registrer antall enheter av denne arbeidsarten, og om det skal registreres fast pris på arbeidet eller om du skal bruke prisen i prislisten. Dersom du velger fast pris, vil denne overstyre den opprinnelige prisen. Dersom du har modulen for kvalitetssikring trenger du ikke å registrere hvem som har utført arbeidet. Dette skal da gjøres på en mer utfyllende måte i arbeidskortet. Klikk på [OK] for å lagre arbeidet du har registrert. Du kommer da tilbake til ordreregisteret. Registrer ett material Dersom det skal brukes materialer på det arbeidet du nettopp registrere, velger du dette arbeidet og klikke på knappen [Ett nytt material] og registreringsskjemaet for materialer kommer fram.

17 Daglig bruk av programmet 17 Begynn å skriv inn navnet på materialet, og programmet slår automatisk opp. Dersom du vet materialmengden, kan du registrere denne nå. Dersom du har kvalitetssikrings modulen, skal materialmengden i utgangspunktet registreres i arbeidskortet. Den kan også registreres her senere. Klikk [OK] for å lagre materialet. Du vil nok en gang komme tilbake til ordreregister med aktive ordre. Du har nå fullført registrering av en ordre med et arbeid og et material. Du kan registrere et ubegrenset antall arbeid for hver ordre. På samme måte kan du registrere et ubegrenset antall materialer på ett arbeid. Husk å velge riktig ordre og arbeid i listene før du gjør en ny registrering av et material. Utføre ordre på laboratoriet med modul for kvalitetssikring Nå har vi kommet fram til at ordren skal utføres på laboratoriet. For deg som har modulen for kvalitetssikring, skal det nå genereres et arbeidskort av den ordren du har registrert. Dersom du ikke har modulen for kvalitetssikring, kan du gå direkte til kapittel " Skriv ut nota 20 " Vi forutsetter at arbeidskort definisjonen for hver enkelt arbeidstype (Bro Krone, Protese, osv) er definert på forhånd. Se eget kapittel for dette under modulen for kvalitetssikring. Velg den ordren du nettopp registrerte, merk deg ordrenummeret og klikk på knappen [Lag arbeidskort]. Det vil bli generert et arbeidskort for denne ordren med utgangspunkt i de definisjoner som er gjort for den aktuelle arbeidstypen og hvilke materialbatcher som er registrert som åpnet for det aktuelle materialet. Arbeidskortet finner vi igjen under modulen for kvalitetssikring.

18 DENTAL Dokumentasjon Registrer data i arbeidskort Nå må du velge modulen for kvalitetssikring. Vi skal nå finne det arbeidskortet som nylig ble generert for ordren. Velg menyvalget "Kvalitetssikring - Arbeidskort under produksjon". Bildet Ett arbeidskort - under arbeid vil da komme fram. Her skal du først velge det arbeidskortet du ønsker å jobbe med. Vi skal nå jobbe med arbeidskortet for den ordren som nettopp ble registrert. (I dette eksempelet ordre nummer 16). Skriv inn ordrenummeret eller velg i listen ved å klikke på pila til høyre for feltet. Nå vil hele arbeidskortet komme til syne i listen under. Vi ser at arbeidskortet er delt opp i flere linjer. Hver av disse linjene skal godkjennes av en ansatt før arbeidskortet kan føres tilbake til ordreregisteret i modul I. Arbeidskortet forteller hvilke arbeidsstasjoner en PG skal gjennom og hvilke dokumenter som skal følges på hver enkelt stasjon. Det er en linje i arbeidskortet pr.dokument pr. stasjon. Det kan være forskjellige personer som utfører de enkelte linjene eller det kan være samme person.

19 Daglig bruk av programmet 19 Klikk med høyre musetast i listen. Det vil da komme fram en meny som forteller deg hvilke muligheter du har i dette skjermbildet. Når en linje i arbeidskortet er utført, skal denne godkjennes av den personen som har gjort arbeidet. Han skal også registrere den materialmengden og de batchnummerene som er brukt. Dette gjør du ved å klikke på knappen [Registrer data]. Registreringsskjema for registrering av materialer og mengde kommer for den valgte stasjonen og arbeidsdokumentet Dersom det er lagt inn materialer på arbeidet når ordren ble registrert, vil materialene vises i den øverste listen i dette skjermbildet. I listen nederst til venstre på skjermbildet vises alle åpne materialbatchene for materialet som er valgt. I listen til høyre vises de batchene som er koblet opp mot dette arbeidet. Legg inn den material mengden du har bruk. For å registrere nye materialer eller slette et material, klikker du med høyre musetast i listen for materialer. Det vil da komme fram en meny der du kan velge hva du vil gjøre. For å koble en ny materialbatch til arbeidet, tar du tak i den batchen du ønsker i listen til venstre og drar den over til den høyre listen. For å slette en koblet materialbatch, drar du denne fra listen til høyre over til søppelkassen. Klikk høyre musetast i listen til høyre for å registrere eventuelle avvik. Godkjenn arbeidet du har gjort med ditt personlige nummer. Registrer eventuelt antall av det arbeidet du har gjort her. Klikk på [OK] for å lagre. Du kommer da tilbake til bildet Aktive arbeidskort. Alle linjene i arbeidskortet skal godkjennes før arbeidskortet kan føres tilbake til ordreregisteret. Når arbeidet er ferdig og alle linjene er godkjent overfører du arbeidskortet tilbake til ordreregisteret ved å klikke [Overfør til ordre].

20 20 DENTAL Dokumentasjon Klikk på knappen [Lukk] for å lukke vinduet. Gå tilbake til ordreregisteret for å skrive ut nota for den ferdige ordren. 4.3 Skriv ut nota Vi gjennomgår under prosessen med å skrive ut nota på en ordre. Klikke på [Ordre] knappen for å åpne ordreregisteret. Dersom du benytter kvalitesmodulen og har registrert data på arbeidskortet og overført arbeidskortet tilbake til ordren, må du klikke på fane "Klar" som viser ordre påbegynt og klar for fakturering. Lokaliser aktuell ordre og klikk på [Ordreseddel - Nota]. Dersom du ikke benytter kvalitetsmodulen, vil du finne din ordre under fanen "Ny". Lokaliser aktuell ordre og klikk på [Ordreseddel - Nota]. En ordre flyttes fra fanen "Ny" til fanen "Klar" etter utskrift av Nota eller produksjon av arbeidskort. Når nota er skrevet ut er ordren ferdig og klar til fakturering. Vanlig rutine er å fakturere sine kunder i en samlefaktura på slutten av måneden. Ordren vil da ligge i ordreregisteret til fakturering skal skje.

21 Daglig bruk av programmet 21 Jobb videre på tilsvarende måte inntil fakturering skal skje 4.4 Månedsfakturering Forberedelser til månedsfakturering. Nå har vi kommet til siste dato denne måned, og det er tid for å fakturere sine kunder. Pass på at du har registrert de nødvendige data under menyvalget "Diverse register Data for eget foretak".

22 22 DENTAL Dokumentasjon Før faktureringen skjer vil vi anbefale at du skriver ut rapporten "Ordre pr.kunde levert i perioden " I denne rapporten får du en oversikt over alle ordre for hver enkelt kunde, slik at du kan se om faktureringen blir riktig. Denne rapporten finner du som vist på bildet under. Legg merke til at kun ordre som har status "Ordre ferdig" (klar til fakturering) vil bli med i månedsfaktureringen. På bildet under ser du at kunden tannlege Atle Gundersen i tillegg til ordre nummer 16 har to ordre til denne måneden som er ferdig til fakturering. Det betyr at fakturaen vil inneholde disse tre ordrene.

23 Daglig bruk av programmet 23 I tillegg anbefaler vi ta du tar en sikkerhetskopi før du starter faktureringen. Dersom det skulle skje noe under faktureringen, kan du få tilbake alle dataene slik de så ut før faktureringen startet. Neste steg nå er å foreta fakturering! Utføre månedsfakturering Når du skal utføre månedsfakturering må du forsikre deg om at alle ordre som skal være med på månedsfaktureringen har status "Klar til fakturering" og at leveringsdatoen er i det datointervallet du skal fakturere for. Når dette er korrekt er du klar for å utføre månedsfakturering. Klikk på på knappen [Faktura]. Du åpner da fakturaregister med tilgang til alle faktureringsrutiner og alle tidligere faktura vil komme fram.

24 24 DENTAL Dokumentasjon Dersom du ikke har fakturert noe tidligere vil denne listen være tom. Klikk på knappen [Fakturer ordre] for å utføre månedsfaktureringen. Det vil da komme fram et nytt skjermbilde der du kan velge periode for faktureringen og hvilke kunder du skal fakturere. Velg tidsperiode for siste måned. Det er viktig at faktureringsdatoen blir satt riktig, slik at forfallsdatoen på fakturaene blir som ønsket.

25 Daglig bruk av programmet 25 Velg å fakturere for alle kundene. Det vil da bli generert en samlefaktura for hver av kundene. Klikk på knappen "Fakturer" for å starte faktureringen. Når faktureringen er ferdig ligger alle fakturaene i denne listen som vist på bildet under. Nå har du mulighet til å se på en faktura før denne skrives ut og låses for endringer. Velg den fakturaen du ønsker å se på, og klikk på knappen [Se på faktura]. Når alt er OK klikker du på knappen [Skriv ut faktura]. Alle faktura som ikke er skrevet ut tidligere vil bli skrevet ut og låst for endring. Under denne prosessen får hver faktura et unikt fakturanummer. Nå kan fakturaene sendes til de respektive kundene, og du kan vente på at innbetalingene kommer. 4.5 Innbetalinger I DENTAL2000 har du to metoder for registering av innbetalinger: manuell innlegging av innbetalinger basert på utskrift fra banken automatisk innlegging av innbetalinger basert på OCR fil fra BBS Manuell innlegging av innbetaling I fakturaregister merk aktuell faktura og klikk på knappen [Registrer innbetaling].

26 26 DENTAL Dokumentasjon Det vil komme opp et registreringsskjema for innbetalinger. Dersom hele fakturabeløpet er innbetalt, klikker du på knappen [Betal hele beløpet] og beløpet settes automatisk tilsvarende fakturert beløp. Klikk [OK] for å lagre innbetalingen. Dersom kunden kun har delbetalt, skriv inn innbetalt beløp og klikk [OK] for å lagre. For delinnbetaling må betalingsstatus stå til "Utestående". Automatisk innlegging av innbetalinger Rutiner for automatisk innlegging av innbetalinger finner du i et gratis tilleggsprogram som følger med DENTAL2000. Dette programmet starter du fra snarvei på skrivebordet dersom du har programmet installert. Selve rutinen foregår fra skjermbildet vist under.

27 Daglig bruk av programmet 27 Innbetalinger i mottatt OCR-fil blir lest inn i tabellen vist på bildet ovenfor. Dernest klikker du på knappen [Kopier innbetalinger til fakturaregister] og samtlige innbetalinger blir automatisk overført til fakturaregister tilsvarende som om hver innbetaling hadde blitt registrert manuelt. Se kapittel om OCR innbetalinger 57

28 Kapittel V

29 Referanse ordre/fakturering 5 Referanse ordre/fakturering 5.1 Ordre 29 "Arbeidsbenken" Når du klikker på knappen [Ordre] åpner du "arbeidsbenken" i programmet. Her har du mye informasjon på ett bilde og mange muligheter når det gjelder registrering knyttet til ordre. Du kan også klikke på menyen "Ordre" for å åpne menyvalg knyttet til alternative presentasjoner av ordreregister. Basis ordreregister kan du betrakte som "arbeidsbenken" din. Her har du kun tilgang til de ordrene som ikke er fakturert. Du kan velge mellom ordre med statusen «påbegynt» og «klar til fakturering» ved å klikke på kortene over ordrelisten. I de to andre listene vises alle arbeid tilhørende valgt ordre, og alle materialer tilhørende valgt arbeid. Fra dette skjermbildet kan du registrere nye ordre med tilhørende arbeid og materialer.

30 30 DENTAL Dokumentasjon Ved å registrere et kombinasjonsarbeid, vil både arbeid og materialer registreres med et enkelt tastetrykk. Dette forutsetter at du har registrert kombinasjonen på forhånd. Du kan skrive ut en nota og fakturere en enkelt ordre. Ved utskrift av en nota, vil ordren automatisk få statusen «Klar til fakturering» Dersom du har modulen for kvalitetssikring skal du generere arbeidskort her. Velg riktig ordre og klikk på knappen [Lag arbeidskort]. Du kan velge om du vil endre på et arbeid eller et materiale direkte i listen eller om du ønsker å endre i et skjema. Dette gjør du ved å krysse av for det alternativet du ønsker i feltet «Skjema» eller «Tabell» For å endre en ordre velger du ordren i listen til venstre og klikker med høyre musetast. Du får da muligheten til å endre eller slette ordren. Registrer en ordre Når du mottar en ordre fra en kunde, registrerer du ordren i programmet. Dette gjør du ved å velge menyvalg «Aktive ordre, arbeid og materialer». Klikk på knappen [Ny ordre] og du er i gang. Det vil komme fram et registreringsskjema som du skal fylle ut. Fyll ut alle data om selve ordren. En ordre består av et valgfritt antall arbeid, og i hvert arbeid kan det være brukt ett eller flere materialer. Disse arbeidene og materialene skal også registreres. Dette kan du gjøre direkte fra skjemaet for ordreregistrering ved å velge kartotekkortet for arbeid, eller du kan lagre selve ordren og gjøre det fra skjermbildet Ordre arbeid og materialer. Når du skal registrere arbeid tilhørende en ordre, flytter du markøren til den aktuelle ordren og klikker på knappen [Ett nytt arbeid] eller [Nye arbeid]. Velg det, eller de arbeidene som skal være med på ordren. Når du har registrert de aktuelle arbeidene, skal du registrere de materialene som brukes i hvert arbeid. Dette gjør du ved å klikke på både ordren og arbeidet du skal registrere materialer for. Klikk på knappen [Ett nytt material] eller [Nye materialer]. Velg det, eller de materialene som skal inngå i det aktuelle arbeidet. Det er enkelt å endre på data angående ordre, arbeid eller materialer. For å endre ordredata flytter du til den ordren ønsker å endre på, klikk høyre musetast og velg deretter [Endre] fra menyen. Klikk, på henholdsvis [Endre arbeid] eller [Endre materiale] for å endre arbeid eller materialer. Dersom det er krysset av for skjema, vil endringen foregå i registreringsskjema for den aktuelle posten. Dersom det er krysset av for tabell, kan du endre data for arbeid og materialer direkte i tabellene. Du kan da fortløpende endre alle materialmengdene for ett arbeid slik: Flytt markøren til aktuelt arbeid og klikk på knappen [Endre material]. Bruk tabulatortasten til å flytte horisontalt og pil opp/pil ned til å flytte vertikalt i tabellen. Fullstendig ordreregister Fra menyen "Ordre" kan du velge "Fullstendig ordreregister" dersom du ønsker å se de ordrene som ikke lenger er aktive, altså ordre som er fakturert. I dette menyvalget kan

31 Referanse ordre/fakturering 31 du se alle ordrene som er registrert siden du tok i bruk programmet. Her har du ulike sorteringsmuligheter for ordreregisteret, slik at du kan søke både på ordrenummer og referanse. Du kan også skrive ut nota for både aktive ordre og ordre som er fakturert. Hver ordre har sin status og disse har ulike symboler: Påbegynt. Ordren er påbegynt, men ikke klar til fakturering Klar til fakturering. Arbeidet med ordren er ferdig og ordren kan faktureres. Ordren er under arbeid i kvalitetssikringsprogrammet. Fakturert. Ordren er fakturert, men fakturaen er ikke skrevet ut. Fakturert og skrevet ut. Faktura som inneholder ordren er skrevet ut. Kan ikke endres Fullstendig ordreregister - trestruktur Under dette menyvalget finner du alle ordre som er registrert. Registeret er utlagt som trestruktur på samme måte som filbehandleren/utforskeren under Windows. Registeret er kun sortert på ordrenummer. Du kan skrive ut ordreseddel/nota både for aktive ordre og ordre som er fakturert. For å ekspandere en ordre, klikker du på pluss (+) foran ordren. Du vil da få se de underliggende arbeidene til ordren. For å kollapse en ordre klikker du på minus (-) foran ordren. Det samme gjelder for arbeid og materialer. Du kan registrere så mange arbeid og materialer du ønsker for hver ordre. Når du skal registrere en ny ordre, et arbeid eller et material, må du alltid stå på nivået over det du skal registrere: Registrer en ny ordre: Flytt til «Ordrer med arbeid...» og klikk [Ny]

32 32 DENTAL Dokumentasjon Registrer et nytt arbeid Flytt til ordren og klikk [Ny] Registrer et nytt material Flytt til arbeidet materialet brukes i og klikk [Ny] Ordre og faktura pr.kunde I dette skjermbildet har du oversikt over alle kundene med tilhørende ordre og faktura. Bla i listen til venstre for å finne den kunden du ønsker å se på. Kundene er sortert alfabetisk og du kan skrive første bokstav i kundenavnet, slik at programmet automatisk søker seg fram til riktig kunde. Du vil da se kundens ordre i den øverste listen og kundens faktura i den nederste listen. Du kan skrive ut en ordreseddel/nota ved å klikke på den aktuelle ordren og deretter klikke på knappen [Ordreseddel].

33 Referanse ordre/fakturering Faktura I fakturaregister finner du alle funksjoner for fakturering: Generering av nye faktura Utskrift av faktura Generering av kreditnota Purring av ubetalte faktura Faktureringsrutiner Du kan velge mellom flere måter å vise fakturaregisteret på. Vi har valgt å vise «Alle faktura». Her får du tilgang til samtlige faktura uavhengig av status. Ikonene til venstre kolonne i tabellen viser hvilken status hver av fakturaene har. Fakturert. Fakturaen er ikke skrevet ut

34 34 DENTAL Dokumentasjon Fakturert og skrevet ut. Fakturaen er skrevet ut men ikke innbetalt. Purring Delvis innbetalt Ferdig betalt Kreditnota Månedsfakturering og annen fakturering Beskriver under standard rutine for gjennomføring av månedsfakturering: 1. Registrer data for fakturering under menyvalget «Diverse register - Data for eget foretak» dersom du ikke har gjort dette tidligere. 2. Skriv ut rapporten «Ordre pr.kunde levert i perioden» og se etter at faktureringsgrunnlaget er riktig. 3. Klikk på knappen [Fakturer ordre]. Det vil komme fram et skjermbildet der du velger tidsrom for fakturering og hvilke kunder du skal fakturere for. Du kan også skrive en tekst som kommer nederst på hver av fakturaene. Når du har gjort dine valg, klikker du på knappen [Fakturer]. Faktureringen starter og alle fakturaene legges i fakturaregisteret. På dette stadiet mangler faktura fakturanummer og det er fremdeles mulig å slette en faktura (uten fakturanummer). Fakturanummer blir lagt på faktura under utskrift som forklart under neste punkt. 4. Merk de fakturaene du ønsker å skrive ut.(dobbeltklikk på fakturaen eller bruk mellomromtasten). Dersom du ikke merker noen faktura vil alle faktura som ikke er skrevet ut tidligere automatisk bli merket. Lokalisert under fanen "Nye faktura". 5. Dersom du er sikker på at fakturaene er riktige, klikker du på knappen [Skriv ut faktura]. Fakturaene skrives ut og status settes lik «fakturert og skrevet ut». Husk at en faktura som er skrevet ut blir låst og kan ikke slettes.

35 Referanse ordre/fakturering 35 Kreditnota Du kan automatisk generere en kreditnota for en faktura. Vær oppmerksom på at kreditnotaen vil gjelde hele fakturabeløpet. Fakturaen du lager kreditnota for, vil automatisk få status «ferdig betalt» og kreditnotaen får et eget fakturanummer og status «kreditnota». Fakturaen og kreditnotaen opphever hverandre i regnskapet. En kreditnota vil automatisk «låse opp» de ordrene som den opprinnelige fakturaen inneholdt. 1. Flytt markøren til den fakturaen du skal lage en kreditnota for. 2. Klikk på knappen «Lag kreditnota for faktura». Du får spørsmål om du ønsker å skrive ut kreditnotaen med det samme. 3. Både fakturaen og kreditnotaen vil forsvinne fra listen over aktive faktura. Du finner dem i listen over alle faktura. I dagens MVA versjonen er det noe redusert krediteringsfunksjonalitet. For å kreditere en kunde må man først legge inn tilsvarende ordre med negativt fortegn, dernest ved neste fakturering vil beløp komme kunden til fratrekk. Ordinære krediteringsrutiner vil også bli implementert i MVA versjonen. Purrerutiner Under dette menyvalget finner du alle rutiner for purring av ubetalte faktura.

36 36 DENTAL Dokumentasjon Purring av alle faktura hvor innbetalingsfristen er utløpt 1. Det finnes automatiske rutiner for purring av ubetalte faktura. Før purrerutinen kan startes må du registrere hvor mange dager det skal gå fra forfallsdato til purring, og eventuelle purregebyr. Dette gjør du under menyvalget «Diverse register - Data for eget foretak» dersom du ikke har gjort dette tidligere. 2. Klikk på knappen [Automatisk purring]. Alle faktura som ikke er innbetalt vil automatisk bli merket i listen og du får spørsmål om du ønsker å skrive ut purringene. Dersom du svarer ja, vil alle merkede faktura bli purret. 3. Fakturaene får statusen «purring» og eventuelle purregebyr kommer i tillegg på fakturaen. Fakturaene blir låst og kan ikke endres. Purring av enkelt faktura Dersom du ønsker å purre en enkelt faktura, merker du denne og klikker på knappen [Skriv ut purringer]. Du kan også merke flere faktura ved å dobbeltklikke i listen eller bruke mellomromtasten for å merke de fakturaene du skal purre. Klikk deretter på knappen [Skriv ut purringer].

37 Referanse ordre/fakturering 37 Fakturaregister - trestruktur Under dette menyvalget finner du fakturaregisteret lagt ut som en trestruktur (tilsvarende med filbehandler/utforsker i Windows). Listen er sortert på fakturanummer og viser hvilke ordre som tilhører hver enkelt faktura. For å ekspandere en faktura, klikker du på pluss (+) foran fakturaen. Du vil da få se de underliggende ordrene til fakturaen. For å kollapse en faktura klikker du på minus (-) foran fakturaen.

38 DENTAL Dokumentasjon Arbeidskort Arbeidskort (kvalitetssikring) Når du klikker på knappen [Arbeidskort] åpnes "arbeidsbenken" for kvalitetssikring. Om du klikker i meny på "Kvalitetssikring -> Alle arbeidskort" åpner du samme register. Knappen [Arbeidskort] og menyen "Kvalitetssikring" er kun synlig for brukere som har lisens for dette. Se kapittel om arbeidskort 73 for mer informasjon om kvalitetssikring.

39 Referanse ordre/fakturering Tekstsøk Tekstsøk i ordreregisteret gir en lett mulighet og finne de ordrene du søker etter. Søkebildet åpner du ved å klikke på knappen [Tekstsøk i ordrereg.] vist nedenfor lokalisert på verktøylinjen. Spesifiser søk Vi har opprettet et eget søkebilde for spesifikasjon og visning av søkeresultat som vist under. Vi beskriver her funksjonaliteten i søkebildet ovenfor. Første gang du åpner søkebildet vil du få like mange "treff" som du har ordre i ordreregisteret. Ved å angi søkeord og deretter klikke på "Start søk", reduseres

40 40 DENTAL Dokumentasjon antall treff og resultatet vises i listeboksen nederst på bildet. I tillegg til søkeordene kan du også angi operator og hvilket tekstfelt som skal benyttes. I søkebildet ovenfor kan du ikke direkte utføre andre operasjoner på ordrene fremkommet i resultatlisteboksen. Vi har derfor utviklet en enkel funksjonalitet i "Ordreregisteret" som kan bruke resultatene funnet her. Dette er forklart nærmere under. I tillegg kan du klikke på knappen "Ordrenr. til utklippstavle" som kopierer aktivt ordrenummer til utklippstavlen. Du kan dermed lime inn dette i søkefelt på andre skjermbilder. Til orientering vil enkelte søk kunne ta noe tid. Tidsaspektet vil være avhengig av antall ordre i ordreregisteret, maskinvare og evt. installasjon i nettverk. Søkeord Du kan skrive inn inntil tre ulike søkeord. Et søkeord kan gjerne bestå av flere ord som f.eks. "PG Krone". For å få treff på dette søkeordet må søkeordet eksistere i sin helhet innenfor ett av de valgte tekstfeltene. Plassering av søkeord innenfor tekstfeltet har ingen betydning. Store eller små bokstaver har ingen betydning i søket. Operator Du kan velge mellom to ulike søkeoperatorer. "OG" (AND på eng.) - er den mest restriktive operator. For å få et treff må samtlige søkeord eksistere i valgte tekstfelt. "ELLER" (OR på eng.) - er den "snilleste" operator. For å få et treff trenger kun ett av søkeordene å eksistere i valgte ekstfelt. Som standard benyttes "ELLER" operatoren. Når du skriver inn kun ett søkeord, vil valg av operator være uten betydning. Søke i tekstfelt Du kan velge hvilke tekstfelt det skal utføres søk i. Fakturalinje - fakturalinje lagt inn på ordre. Referanse - referansefeltet lagt inn på ordre.

41 Referanse ordre/fakturering 41 Kundenavn - kundenavn/tannlege lagt inn på ordre. Omgjøring - beskrivelse når omgjøring er gjennomført. Som standard blir det søkt i samtlige fire søkefelter beskrevet ovenfor. Til orientering, noen brukere velger i gitte tilfeller å endre navn på kunde (tannlege) i kunderegisteret i stedet for å opprette en ny kunde. Når dette gjøres vil kundenavnet lagret på tidligere ordre knyttet til kunden ikke bli automatisk oppdatert med det nye navnet. Det vil derfor kunne inntreffe resultat av søk på kundenavn i ordreregisteret hvor navnet ikke lenger eksisterer i kunderegisteret. Bruke søkeresultat i ordreregisteret Når du har utført et søk og funnet aktuelle ordre, har du mulighet til å aktivere dette utvalget i ordreregisteret. Dette er forklart under: Klikk på knappen [Ordreregister] for å åpne ordreregisteret. Når ordreregisteret er åpnet, klikk på avkrysningsfeltet "Aktiver utvalget i ordreregisteret" i søkebildet. Klikk deretter på ordreregisteret for å aktivere vinduet. Ordreregisteret vil nå bruke resultatet fra aktivt søk og vise de samme ordrene. Det vil kunne ta noe tid før ordrene vises i ordreregisteret. Med vårt eksempel ovenfor vil nå ordreregisteret bli som vist under. Funksjonsknappene i ordreregisteret fungerer for øvrig som vanlig.

42 42 DENTAL Dokumentasjon Utvalget er aktivert for samtlige sorteringsmuligheter i ordreregisteret. Deaktiver utvalget i ordreregisteret ved å klikke på avkrysningsfeltet "Aktiver utvalget i ordreregisteret" i søkebildet eller ved å lukke søkebildet. 5.5 Meny Diverse Når du tar i bruk programmet bør du starte med å registrere data i alle registrene under menyvalget «Diverse register». Se bildet over. Disse bør fylles ut før du begynner å registrere ordre. Du finner register for kunder, leverandører, arbeidstyper, arbeidsarter, materialer og kombinasjonsarbeider. I tillegg må du registrere data for eget foretak og eventuelle rabattkriterier. Under fakturatekster skal du registrere standardtekster som beskriver en ordre på fakturaen. Vi forklarer her de ulike registrene og hva de inneholder.

43 Referanse ordre/fakturering 43 Kunderegister Her registrerer du alle kundene dine. Registrer navnet med etternavnet først slik at du kan sortere listene dine på dette, fullt navn og adresse, telefon, faks, mobiltelefon og personlig rabatt for hver kunde. Klikk på knappen [Ny] for å registrere ny post i dette skjemaet:

44 44 DENTAL Dokumentasjon Leverandørregister Her registrerer du leverandører. Det kan være materialleverandører eller andre tannteknikere som du tar «halvfabrikata» fra. Registrer navnet med etternavnet først slik at du kan sortere listene dine på dette, fullt navn og adresse, telefon, faks, mobiltelefon og leverandørtype for hver leverandør. Klikk på knappen [Ny] for å registrere ny post i dette skjemaet:

45 Referanse ordre/fakturering 45 Arbeidsarter Her registrerer du de arbeidsartene du bruker. Hver arbeidsart er knyttet mot en arbeidstype (Bro-Krone, Protese osv.). Registrer kode, beskrivelse og pris for hver arbeidsart. Når prisen endres på en arbeidsart, legger du inn den nye prisen i tillegg til den gamle. Programmet finner selv den riktige prisen i en ordre ved å sammenligne datoen i prislisten og registreringsdatoen til ordren. Klikk på knappen [Ny] for å registrere en ny post i dette skjemaet:

46 46 DENTAL Dokumentasjon Material- og tanntyper Her registrerer du materialer og tanntyper. Registrer kode, beskrivelse, materialtype (gull, porselen, akryl, composit, tann) og pris for hver materialtype/tanntype. Når prisen endres på et materiale, legger du inn den nye prisen i tillegg til den gamle. Programmet finner selv den prisen den skal bruke ut i fra en datospesifikasjon. Klikk på knappen [Ny] for å registrere ny post i dette skjemaet: Kombinasjonsarbeid Her kan du registrere kombinasjoner av arbeid og materialer som du bruker ofte. Dersom du har spesialisert deg på et bestemt arbeid, letter dette arbeidet med registrering av nye ordre betraktelig. Registreringen av kombinasjonsarbeider er bygd opp på samme måte som Filbehandler/Utforsker i Windows. Du registrerer først en beskrivelse ved å klikke på [Ny] når du står på linjen «Kombinasjonsarbeider». Klikk OK for å lagre denne beskrivelsen.

47 Referanse ordre/fakturering 47 Flytt deretter du til den overskriften du nettopp laget og klikk [Ny] for å registrere de arbeidsartene som skal være med i kombinasjonen. Flytt deretter til den arbeidsarten du nettopp registrerte for å legge inn materialer som brukes i tilknytning til arbeidsarten. Du kan registrere så mange arbeidsarter og materialer du ønsker for hvert kombinasjonsarbeid. Når du skal registrere en ny kombinasjon, en arbeidsart eller et material må du alltid stå på nivået over det du skal registrere: Registrer en ny kombinasjon: Flytt til «Kombinasjonsarbeider» og klikk [Ny] Registrer en ny arbeidsart Flytt til beskrivelsen av kombinasjonen og klikk [Ny] Registrer et nytt material Flytt til arbeidsarten materialet brukes i og klikk [Ny]

48 48 DENTAL Dokumentasjon Arbeidstyper Her kan du registrere dine egne arbeidstyper i tillegg til bro-krone, porselen, diverse og annet. Arbeidstypene må være registrert før du skal registrere en arbeidsart med en av disse arbeidstypene. Klikk på knappen [Ny] for å registrere ny post i dette skjemaet:

49 Referanse ordre/fakturering 49 Fakturatekster Her kan du registrere fakturatekster du bruker ofte, slik at du kan slå opp på disse senere. Den teksten du registrerer her vil bli brukt som beskrivelse av en ordre på en faktura. Klikk på knappen [Ny] for å registrere ny post i dette skjemaet: Data for egen virksomhet Her registrerer du data om din egen virksomhet. Adresse, foretaksnummer og bank/ postgironummer. Kryss av for hva du ønsker å ha med på notaen, registrer tekst for kvalitetssikring som kommer nederst på notaen, velg girotype og fakturablankett for fakturering, antall dager til forfall, faktureringsgebyr, antall dager til purring, purretekst og purregebyr. Du kan også registrere en melding som skal komme på alle fakturaene. Data for egen virksomhet registreres på et skjema som består av flere sider (faner). Eksempel fra hver side er vist under.

50 50 DENTAL Dokumentasjon

51 Referanse ordre/fakturering 51

52 52 DENTAL Dokumentasjon

53 Referanse ordre/fakturering 53 Rabattkriterier Dersom du bruker kvantumsrabatt eller rabatt for rask innbetaling kan du registrere dette her. Du kan velge mellom kvantumsrabatt pr.faktura eller kvantumsrabatt for leveranse hittil i år. Dessuten kan du registrere rabattkriterier for rask innbetaling. Disse rabbattordningene er globale og gjelder alle kundene og alle faktureringer. Dersom en kunde har sin personlige rabatt, registrerer du dette i kunderegisteret. Rabatt funksjonaliteten kan ikke benyttes i MVA versjonen av programmet.

54 DENTAL Dokumentasjon Meny Lager Lagerstyring Her kan du registrere diverse data om lagerbeholdningen din. Du bør registrere inngående balanse (IB) først i perioden, og lagerbeholdning sist i perioden. IB og lagerbeholdning bør registreres for alle gulltyper du ønsker oversikt over, og for hver periode. Hvor mye gull som blir brukt i perioden finner programmet ut automatisk ved å gå gjennom de ordrene som er registrert. Ved å skrive ut en rapport for en valgt periode, kan du se forbruket av gull, og eventuelt svinn i perioden. 5.7 Meny Utskrifter Utskrifter Her finner du mange forskjellige utskrifter. Alle menyvalgene med tre prikker(...) bak er periodevise utskrifter. Du får velge hvilket tidsrom du ønsker å skrive ut for. Utskriftene gjelder «fra og med dato» - «til og med dato». Når du skriver ut en rapport, vil den alltid bli vist på skjerm først. Fra denne forhåndsvisningen kan du velge om du ønske å sende rapporten til skriver eller avbryte uten å skrive ut. Prøv ut de ulike utskriftene!

55 Referanse ordre/fakturering Meny System Systemrutiner Under system menyen vil du finne et par system relatert rutiner som: Ansatteregister med tilgangskontroll Register med definisjon av leverandør typer Rutine for å velge neste fakturanummer Systemrutiner for hhv faktura og ordreregister Ansattregister og tilgangskontroll Her skal du registrere alle brukerne dine. Hver enkelt bruker registreres med et eget brukernavn og et eget passord. Du kan gi de ulike brukerne ulik tilgang til rutiner i programmet. For hver enkelt bruker som legges inn merker du av for de rutinene han skal ha tilgang til. Pass på at minst EN bruker har tilgang til «Systemrutiner». Kun

56 56 DENTAL Dokumentasjon brukere med tilgang til «Systemrutiner» kan legge inn nye brukere i systemet. Definisjon av brukere og tilgang er felles for ordre - fakturering og kvalitetssikring. Leverandør typer Her er det forhåndsdefinert 2 leverandørtyper - Tannteknikere og materialleverandører. Disse kodene brukes internt i programmet, og bør ikke endres uten at dere har fått beskjed om dette. Velg neste fakturanummer Her kan du manuelt registrere neste fakturanummer. Pass på at du velger et nummer som er høyere enn siste brukte nummer. Dersom du bruker årstallet i fakturanummeret, kan du gå inn å endre fakturanummeret til før første fakturering i Med tanke på tusenårsskiftet er det lurt å bruke firesifret årstall. Fakturanummeret har 10 siffer.

57 Referanse ordre/fakturering OCR innbetalinger Modul for innlesning av OCR-filer Skjermbildet nedenfor er lokalisert i tilleggsprogrammet og åpnes fra kommandoknappen [OCR-fil] på verktøylinjen. Fra dette skjermbildet har du tilgang til følgende rutiner: starte browser (webleser) med fast adresse for nedlasting av OCR-filer lese inn OCR-fil i midlertidig register som vist ovenfor sjekke kontrollsum mot summert beløp skrive ut kontrolliste med samtlige innbetalinger i OCR-fil overstyre status på enkelt faktura starte overføring av innbetalinger til fakturaregister Prosedyre for opprettelse av OCR Giro Vi forklarer her hva du må gjøre for å få OCR Giro integrert i DENTAL2000. Hovedhensikten med å bruke OCR Giro i DENTAL2000 er å muliggjøre automatisk

58 58 DENTAL Dokumentasjon innlesning av innbetalinger. (1) Inngå OCR Giro avtale med banken Først og fremst må du inngå en avtale med din bank om bruk av OCR Giro: Opprette OCR Giro avtale med din bank. Ta kontakt med din bank og be om hjelp til å opprette en OCR Giro avtale. Informere banken om hvilken KID som benyttes i DENTAL2000. Informasjon om KID benyttet i DENTAL2000 er gitt under. Dette er informasjon som din kontakt i banken vil forstå umiddelbart i tilknytning til OCR Giro avtale: - KID som er MOD 10 - KID som totalt består av 17 tegn inklusiv kontrollsiffer (2) Installer OCR-B skrifttype på maskin hvorfra faktura skrives ut Last ned skrifttypen OCR-B fra våre internettsider. ( Installer denne på maskinen du skal benytte til utskrift av faktura. (3) Sende 10 testblanketter til BBS Når du har fått på plass avtalen og installert skrifttypen OCR-B, må du sende inn ca. 10 test blanketter til Bankenes BetalingsSentral. Disse blankettene kan du skrive ut som ordinære test utskrifter i DENTAL2000. Før du skriver ut test blankettene må du gjøre følgende: Start DENTAL2000 og gå til skjermbildet Data for egen virksomhet og klikk på kortet Faktura opsjoner. Sett et kryss for feltet Kidnummer på faktura. Se utsnitt av skjermbildet under.

59 Referanse ordre/fakturering 59 Gå til fakturaregisteret og skriv ut (test utskrift) 10 faktura på standard fakturablanketter. Send disse til BBS for kontroll. Når du får tilbakemelding fra BBS om at blanketten er OK har du integrert OCR Giro rutiner i programmet. Det betyr i praksis at du kan automatisk lese inn og oppdatere fakturaregister med registrerte innbetalinger Sikkerhetskopiering Hver gang du avslutter DENTAL2000 blir du spurt om du ønsker å ta sikkerhetskopi av datafiler. Om du svarer [Ja] vil du starte rutine for dette som vist på bildet under.

60 60 DENTAL Dokumentasjon Sikkerhetskopiering Dette menyvalget bør du bruke ofte dersom du ikke tar sikkerhetskopi på annen måte. Denne rutinen kopierer datafilene dine (dvs alt du har registrert i programmet) til EN diskett. Dersom du skulle få problemer med PC n er det kjekt å ha sikkerhetskopi. Sikkerhetskopi bør du ta ofte, gjerne hver dag. Jo oftere du tar sikkerhetskopi, jo mindre blir det å registrere på nytt dersom uhellet er ute. Du bør operere med flere generasjoner sikkerhetskopier. Vi foreslår at du har tre sett med disketter som du bruker rullerende. Dag1:diskett1, Dag2:diskett2, Dag3:diskett3, Dag4:diskett1, osv... I tillegg kan du ta en sikkerhetskopi som du tar vare på ved spesielle anledninger, f.eks årsavslutning. Dersom du har datamengder som overstiger EN diskett må du ta sikkerhetskopi på annen måte, eller du kan kjøpe vår tilleggsmodul som kopierer data over flere disketter. Som vist på bildet ovenfor er det også mulig å ta sikkerhetskopi til en valgfri mappe på f.eks. server. Tilbakekopiering av datafiler fra diskett Dette menyvalget skal du kun bruke dersom du har mistet dataene dine. Når du velger å tilbakekopiere dataene fra en sikkerhetskopi, vil du miste alt du har gjort mellom du tok sikkerhetskopien og tilbakekopieringen skjer.

61 Referanse ordre/fakturering MVA versjon Begrensninger i MVA versjon Vi gjør oppmerksom på enkelte begrensninger i funksjonalitet i MVA versjonen. Dette skyldes kort og godt tid og ressurser. Pr. i dag har vi kun en bruker av MVA versjonen og det legger føringer på ressursbruk. Utgangspunktet for MVA versjonen har vært å tilpasse standard versjon til å også støtte fakturering med MVA for en gitt kunde. Dette er et arbeid som fremdeles pågår, men på bakgrunn av denne prosessen vil det være begrensninger på rutiner og utskrifter som fullt ut støtter MVA funksjonalitet. Vi dokumenterer her en del begrensninger som eksisterer i dagens MVA versjon: bruk av rabattkriterier 53 Løsning: ingen løsning implementert produksjon av kreditnota 35 Løsning: lag en "negativ" ordre på kunden som vil komme til fratrekk på neste fakturering bruk av kvalitetssikringsmodulen 73 Løsning: ingen løsning implementert i tillegg vil en god del rapporter ikke spesifikt vise mva andel av beløp Har du ønsker og behov i forhold til MVA versjon er det bar å ta kontakt med oss så vil vi se hva vi kan få til. Aktivere merverdiavgift i programmet I MVA versjonen er det implementert rutiner og strukturer for håndtering av merverdiavgift. Det er nå mulig å spesifisere mva.plikt med prosentsats (12% eller 24%) for arbeidsarter, materialer, tillegg og pakker. På en og samme ordre er det mulig å ha elementer med og uten mva. Du må aktivere MVA funksjonalitet under "Data for egen virksomhet".

62 62 DENTAL Dokumentasjon gå til "Data for egen virksomhet" lokalisert i menyen "Diverse" klikk på fanen "Faktura opsjoner II" Som vist på bildet ovenfor finner du her diverse globale parametre knyttet til merverdiavgift. klikk på avkrysningsfeltet "Aktiver mva. funksjonalitet i programmet" for å aktivere merverdiavgifts funksjonalitet angi standard mva. prosentsatser Om du ønsker å begynne å bruke mva funksjonalitet i programmet, må du opprette nye varer som er mva. pliktig. Mao. du bør ikke "over natten" endre samtlige varer fra å være uten mva. til å bli mva. pliktig. Dette gjelder dere som oppgraderer fra standard versjon til MVA versjon med data. Spesifisere arbeidsarter, materialer, tillegg og pakker med

63 Referanse ordre/fakturering 63 merverdiavgift Når merverdiavgift er aktivert i programmet vil du få anledning til å spesifisere på arbeidsarten hvorvidt varen er mva.pliktig eller ikke. Som vist på bildet ovenfor er arbeidsarten mva.pliktig og det vil bli beregnet 24% mva. i tillegg når denne legges på en ordre. Denne informasjonen vil også komme med på notaen. Du registrerer tilsvarende mva.plikt for materialer, tillegg og pakker som vist ovenfor. Utskrift av ordrenota med merverdiavgift På nota vises: hvilke varer som er mva.pliktig prisen pr.vare vises inklusiv mva sum mva. for alle varene vises til slutt

64 64 DENTAL Dokumentasjon Prisgrupper Funksjonalitet med prisgrupper er kun tilgjengelig i MVA versjon. I MVA versjonen er det opprettet funksjonalitet knyttet til prisgrupper som gir mulighet å ha mange priser på en enkelt arbeidsart. Konseptet er forklart under. Definisjon og aktivering av prisgrupper Funksjonalitet med prisgrupper må først aktiveres i programmet under "Data for egen virksomhet". I tillegg må det legges inn tittel på inntil 10 prisgrupper som vist på bildet under. Registrere ulike priser på arbeidsart Åpne arbeidsart register og legg inn pris på ordinær måte. Skjermbildene er nå utvidet med mulighet for innlegging av ulike priser knyttet til inntil 10 prisgrupper som vist på bildet under.

65 Referanse ordre/fakturering 65 Legg kun inn priser på de aktuelle prisgruppene, det er mao. ikke nødvendig å legge pris på alle definerte grupper. I de tilfeller hvor prisen er kr.0 på en prisgruppe vil ordinær pris bli benyttet istedet. Definere prisgruppe for tannlege Åpne kunderegister og klikk på [Endre] for aktuell tannlege. På skjermbildet som vist under, klikk på aktuell prisgruppe for tannlegen. Som standard tilhører tannlegen ingen prisgruppe.

66 66 DENTAL Dokumentasjon Registrere ordre på kunder med prisgruppe Under opprettelse av ny ordre på kunder med definert prisgruppe, vil nå prisen på arbeidsart bli hentet fra kundens prisgruppe og ikke fra den ordinære prisen. En ordre med identisk arbeid vil dermed få forskjellig pris for kunder i ulike prisgrupper. Produserte faktura vil som vanlig være basert på pris angitt på ordrenota. Merknader: prisgruppe kan kun defineres for arbeidsart, ingen prisgrupper er definert for materialkostnad prisgruppe fungerer kun for hovedvaluta for arbeidsarten priser angitt på prisgruppene for en vare må justeres manuelt Utenlandsvaluta Funksjonalitet med utenlandsvaluta er kun tilgjengelig i MVA versjon. Det er implementert rutiner og strukturer for håndtering av utenlands valuta i DENTAL2000. Vi forklarer her kort hvordan rutinene fungerer. Valutaregister klikk på menyen "Diverse" klikk på menyvalget "Valutaregister" Du vil nå åpne valutaregisteret som vist ovenfor. Det er ingen begrensning i antall valuta og kurser du kan registrere.

67 Referanse ordre/fakturering 67 Registrere ny valuta klikk på [Ny] for å registrere ny valuta skriv inn 3 tegnskoden for valuta (f.eks. SEK) skriv inn kurs og dato, kurs som blir innlagt må gjelde for en stk. valuta Når "SEK" valutaen ovenfor blir registrert, legges automatisk angitte kurs og dato inn i kurshistorikken. Ved beregning av norske kroner benyttes alltid "gjeldende kurs" som er spesifisert på bildet ovenfor.

68 68 DENTAL Dokumentasjon Legg inn dagens kurs klikk på [Legg inn dagens kurs] for å registrere dagens kurs du vil nå kommer inn på valutabildet som vist ovenfor hvor kurs er satt til 0 og dato er satt til i dag skriv inn ny kurs og klikk på [OK] Oppdater varepriser klikk på [Oppdater varepriser] for å oppdatere samtlige priser på arbeidsarter, materialer og pakker som er spesifisert med utenlandsvaluta angi om du ønsker å avrunde prisene til hele kroner

69 Referanse ordre/fakturering 69 klikk deretter på [Start oppdatering] for å starte selve oppdatering med beregning av nye priser Oppdateringsrutinen løper gjennom samtlige valutaer og finner arbeidsarter, materialer og pakker med aktuell valuta. Ny pris i NOK blir deretter beregnet og lagt inn som ny pris på arbeidsart eller material. Gjeldende kursdato for aktuell valuta blir benyttet som dato for den nye prisen. Dersom det tidligere er registrert en pris på samme dato, vil denne bli overskrevet. For pakker med fastpris og spesifisert valuta, blir gjeldende pris oppdatert. Det eksisterer ikke et system for priser med dato knyttet til fastpris på pakker. Spesifisere valuta på arbeidsart, material og fastpris pakke Du velger valuta for arbeidsart, material og pakke på de ordinære skjermbildene som vist ovenfor. Valuta spesifiseres med en pris og aktuell valuta. Listen over valgbare valuta er produsert utfra de du har registrert i valutaregisteret. Det er kun rutinen "Oppdater varepriser" lokalisert i valutaregisteret som utfører kursberegninger. Så dersom du har lagt inn en ny vare med valuta og pris, vil denne først få en norsk pris når rutinen er kjørt Flere adressefelt Funksjonalitet med flere adressefelt er kun tilgjengelig i MVA versjon. I tillegg til standard adressefelt på kunde, er det nå opprettet tre nye adresse felter som vist på bildet under.

70 70 DENTAL Dokumentasjon Ved utskrift til DYMO etikett fungerer adressene på følgende måte: fra kunderegister vises en meny med registrerte adresser, klikk på aktuell adresse som ønskes utskrevet fra ordre dersom feltet Bud er avkrysset, skrives automatisk Bud adressen etter samme konsept som tidligere, om ingen bud adresse er angitt vises meny for valg fra ordre dersom feltet Bud er blankt, vises meny på samme som i kunderegister beskrevet ovenfor Under produksjon av faktura fungerer adressene på følgende måte i angitte rekkefølge: med alternativ faktura adresse angitt benyttes denne på faktura dernest med postboks adresse angitt benyttes denne på faktura til slutt om ingen av foregående adresser angitt, benyttes standard adresse (som tidligere) Det er lagt inn et nytt merknadsfelt på kunden. Her kan det skrives spesielle/individuelle

71 Referanse ordre/fakturering 71 krav/avtaler med kunden. Informasjon innlagt på kunden i merknadsfeltet vises nå under registrering av ordre DYMO Etikettutskrift Utskrift til DYMO etikettskriver Etter forespørsel fra kunde har vi implementert utskriftsmulighet for DYMO etikettskriver. Det er altså mulig å skrive ut adresseetiketter til DYMO etikettskriver direkte fra DENTAL2000. For å bruke DYMO etikettskriver må du selvfølgelig ha skriver installert men du må også ha installert programvaren (DLS) som følger med. Instruksjon for bruk av DYMO etikettskriver i DENTAL2000: oppsett for bruk av Dymo lokalisert på "Diverse -> Data for egen virksomhet", klikk på fanen [Etikett utskrift] oppsett lagres lokalt på klient PC i "dent2000.ini" lokalisert i Windows mappe som medfører at aktivering av rutine må kjøres på hver klient PC hvor det er aktuelt klikk på knapp i "kunderegister" for utskrift av etikett felt "Aktiver rutiner for utskrift... " må være avkrysset felt "Standard navn på adressefelt..." angir navn på adresse feltet definert på etikett i DLS programmet, normalt "Address" eller "Adresse" felt "Programinstruksjon som sendes DYMO..." her kan eventuelle DDE kommandoer legges inn som da blir sendt Dymo før utskrift, brukes f.eks. til å velge hvilken template/label som skal brukes ved utskrift, eksempel: "SelectTemplate(Address (99010)),Copies(2)" - velger template med navn "Address (99010)" og etikett blir utskrevet i 2 eksemplarer. dersom bruk av rutiner for DYMO er aktivert men programmet DLS ikke er startet, vises knapp for Dymo utskrift deaktivert/dimmet dersom bruk av rutiner for DYMO ikke er aktivert vil utskriftsknapp være skjult

72 Kapittel VI

73 Referanse kvalitetssikring 6 Referanse kvalitetssikring 6.1 Arbeidskort 73 Når du klikker på knappen [Arbeidskort] åpnes "arbeidsbenken" for kvalitetssikring. Om du klikker i meny på "Kvalitetssikring -> Alle arbeidskort" åpner du samme register. Et arbeidskort blir altså produsert på bakgrunn av en innlagt ordre med arbeidsarter. Basert på alle arbeidsartene innlagt på ordre blir det produsert et arbeidskort som dokumenterer hvordan ordren skal gjennomføres på laboratoriet. I dette kapittel beskriver vi den daglige bruken av arbeidskort dermed også hvordan kvalitetssikring utføres i programmet. Under kapittel "Meny Kvalitetssikring 80 " beskrives basisregister og funksjonalitet som danner grunnlag for kvalitetssikring. Ett arbeidskort under produksjon Fra "arbeidsbenken" med arbeidskort har du lett tilgang til å endre data på arbeidskort og legge inn signatur og dato på utført arbeid osv. Arbeidskortene er nummerert med samme nummer som ordren. Arbeidskortene vist her blir normalt produsert i forbindelse med innlegging av ordre.

74 74 DENTAL Dokumentasjon Programmet har generert et arbeidskort ut i fra de definisjonene du har gjort når du definerte arbeidskortet. Det vil si at det blir automatisk opprettet en linje for hver stasjon, arbeid og dokument. Hver av disse linjene skal godkjennes av den personen som har utført de enkelte arbeidene. Med godkjenningen bekrefter personen at riktig materialer, materialbatcher og dokumenter er fulgt. Eventuelle avvik i en del av produksjonen skal også registreres her. Fra "arbeidsbenken" klikk på knappen [Registrer Data] for å åpne arbeidskortet. Du kommer da inn på en tabell som viser de ulike stasjonene definert for arbeidet. Registrere data på en stasjon For å legge inn materialmengder, batchnummer og evt. avvik merk aktuell stasjon og klikk på knappen [Registrer data] som åpner tilsvarende skjermbilde som vist under. På dette skjermbilde vil du kunne se øverst til høyre informasjon om valgte arbeidskort, arbeid, stasjon og dokument. Vi beskriver her feltene på skjermbildet over: Betydning av feltet antall: Feltet antall kan brukes f.eks til å registrere antall ledd som er gjort her. Betydning av godkjent av: Når du har registrert alle data for en stasjon, kan du samtidig godkjenne du denne stasjonen i arbeidskortet ved å signere med din personlige ID. Denne ID n skal være lagt inn i registeret over ansatte, og hver ansatt skal ha sin entydige ID. Klikk også i avkrysningsfeltet som en digital signering. Materialer: Klikk med høyre musetast i listen for materialer. Du vil få fram en meny som du

75 Referanse kvalitetssikring 75 velger fra. Velg Endre for å legge inn materialmengde. Batchnummer: I listen nederst til venstre vises alle åpne batcher registrert på det materialet du har merket. I listen nederst til høyre vises de batchene som er koblet til arbeidskortet for det aktuelle materialet. Disse er koblet til materialet slik du har angitt i batchboken din. Det er disse batchene som skal være identiske med de som er brukt på dette arbeidet, på denne stasjonen, og i tilknytning til det valgte dokumentet. Dersom dette ikke stemmer, sletter du batcher ved å ta tak i batchen og drar den til søppelkassen. Du legger til nye batcher ved å ta tak i batchen i den venstre listen og drar den over til den høyre. Avvik: Dersom du har gjort noen avvik, registrerer du disse ved å klikke med høyre musetast i listen for avvik. Her finner du også muligheter for å endre og slette avvik, samt å skrive ut avvikskort. Godkjenn linjene i arbeidskortet. Når vi kommer tilbake til arbeidskortet ser vi fort om hele arbeidskortet er godkjent. For at hele arbeidskortet skal være godkjent, må dato og signatur være utfylt for alle linjene. Dersom samme person skal godkjenne flere linjer, kan man klikk på knappen [Signatur og dato] på den første stasjonen på arbeidskortet. Skriv deretter inn korrekte verdier for de tre kolonnene, når du fremdeles er i redigeringmodus i tabellen trykk pil ned og hver stasjon vil få samme signatur og dato. Skriv ut arbeidskort Arbeidskortet kan skrives ut både uten og med data. Klikk på knappen [Skriv arbeidskort] for å skrive ut arbeidskort med data. Typisk utskrift av arbeidskort er vist under. Eventuelle avvik vil også være spesifisert på arbeidskortet.

76 76 DENTAL Dokumentasjon Under generelle data for kvalitetssikring velger du om arbeidskortet skal skrives ut i A5eller A4-format. Overfør arbeidskort til ordreregisteret Når alle linjene i arbeidskortet er godkjent, overføres arbeidskortet tilbake til ordreregisteret ved at du klikke på knappen [Overfør til ordre]. Arbeidskortet vil deretter forsvinne fra listen med "Aktive arbeidskort". Ordren vil oppdateres med de materialmengder som er registrert i arbeidskortet (dersom du har valgt dette under registrering av generelle data for kvalitetssikringen)

77 Referanse kvalitetssikring 77 Arbeidskort tilbakeført til ordreregister Når et arbeidskort er overført tilbake til ordreregisteret skal det normalt ikke endres. Dersom dette likevel skulle være nødvendig, finner du alle arbeidskort i systemet fra "arbeidsbenken" ved å klikke på sorteringsfanen som vist på bildet under. Her får du fram en liste over alle arbeidskortene som er registrert med tilhørende avvik. Velg det arbeidskortet du skal endre, skrive ut, se på eller av andre grunner ønsker tilgang til og klikk knappen [Registrer data] for å åpne arbeidskortet. Vær oppmerksom på at endringer i arbeidskortet får konsekvenser for ordre og faktura. Dataene i arbeidskortet vil ikke lenger tilsvare ordren og den eventuelle fakturaen. Du bør ikke endre arbeidskort basert på ordre som er fakturert. 6.2 Avviksbehandling Her finner du alle avvik som er registrert. Du kan enten se etter alle avvik for et bestemt avvikskort, eller du kan se alle avvik. Fra skjembildet kan du skrive ut avvik. Typisk utskrift av avvik vist på bildet under.

78 78 DENTAL Dokumentasjon Fra skjermbildet kan du også velge sorteringsfane som vist under. Du kan da velge et spesifikt arbeidskort og utføre endring/utskrift. Når arbeidet er sendt til en kunde, kan det hende at kunden kommer med en reklamasjon, eller at det er et avvik på arbeidet. Dette skal registreres her. Velg arbeidskortet for den aktuelle ordren og klikk på knappen [Ny]. Registreringsskjemaet for avvik, fravik og reklamasjoner kommer fram.

79 Referanse kvalitetssikring 79 Registrer de nødvendige data. Husk å fyll ut alle tre kortene, mao. feltene under de to andre fanene på skjermbildet som beskriver avviket og evt. tiltak. 6.3 Utskrifter Her finner du mange forskjellige utskrifter knyttet til kvalitetssikring. Alle menyvalgene med tre prikker (...), er utskrifter hvor du angir aktuelt utvalg for rapport. Når du skriver ut en rapport, vil den alltid bli vist på skjerm først. Fra denne forhåndsvisningen kan du velge om du ønske å sende rapporten til skriver eller avbryte

80 80 DENTAL Dokumentasjon uten å skrive ut. Prøv ut de ulike utskriftene! 6.4 Meny Kvalitetssikring Når du tar i bruk programmet bør du starte med å registrere basis data i alle registrene under menyvalget "Kvalitetssikring", se bildet over. Her finner du register for arbeidsstasjoner, arbeidsdokumenter, batchnummer, definisjon av arbeidskort, avvik typer og beskrivelser, samt generelle data for kvalitetssikringen. Vi forklarer under enkelte basisregistre som er lokalisert i "Kvalitetssikring" menyen. Arbeidsstasjoner/avdelinger

81 Referanse kvalitetssikring 81 Her skal du registrere de arbeidsstasjonene du har på ditt laboratorium. Du må selv definere dine egne navn på stasjonene dine. Du skal også nummerere arbeidsstasjonene i den rekkefølgen de står på laboratoriet. Bruk gjerne sprang på 10 i nummereringen, slik at du kan legge inn nye arbeidsstasjoner senere. Legg på den fargen du ønsker slik at stasjonene blir enkle å skille på arbeidskortet. Bruk lyse, rene farger. Arbeidsbeskrivelse med versjoner Her skal du legge inn beskrivelse og referanser til dine arbeidsdokumenter. Du må legge inn en beskrivelse av hver enkelt dokumentgruppe. En dokumentgruppe skal bestå av alle versjonene av et spesifikt arbeidsdokument. Kvalitetssikringen krever at alle tidligere versjoner av et dokument lagres. Dette betyr at hver gang det skal gjøres en innholdsmessig endring i et dokument (alle endringer bortsett fra retting av skrive- og formateringsfeil) skal det opprettes en ny versjon av dokumentet. Du starter med å opprette en ny dokumentgruppe. Klikk på knappen [Ny] og skriv inn beskrivelse av dokumentgruppen og en forkortelse på max 5 tegn. Disse fem tegnene blir begynnelsen av filnavnet i denne dokumentgruppen. I tillegg kommer 3 siffer for versjonsnummer på dokumentet. (F.eks pak001.doc, pak002.doc.osv.) Når du klikker OK for å lagre dokumentgruppen, vil det automatisk bli opprettet en versjon i listen til høyre. For å lage det fysiske dokumentet i Word, velger du den versjonen som ble opprettet i listen til venstre, og klikker på knappen [Endre versjon] og programmet starter automatisk Word (forutsatt at du har Word på maskinen din) med et dokument med det registrerte filnavnet. (F.eks PAK001.DOC) Dersom du har skrevet arbeidsdokumentene dine tidligere, er det viktig at du kopierer

82 82 DENTAL Dokumentasjon disse til katalogen dokument under programkatalogen til Dental2000. (normalt: c:\dent2000\dokument). Det er også viktig at filnavnene på dokumentene dine samsvarer med de filnavnene du har angitt i programmet. Dersom dette ikke er tilfelle, bør du lagre dokumentene dine med riktige filnavn. NB: Max 8 tegn inklusive versjonsnummer. Når du senere skal lage en ny versjon av et dokument, velger du den dokumentversjonen du skal kopiere til en ny versjon, og klikker [Lag ny versjon]. Det gamle dokumentet vil automatisk bli kopiert til et nytt dokument med et nytt filnavn. Det nye filnavnet vil automatisk få neste ledige versjonsnummer. (F.eks PAK002.DOC kopieres til PAK003.DOC) Et arbeidsdokument beskriver en aktuell prosess skjematisk og skal følges under produksjon. Et typisk arbeidsdokument skrevet i Word kan se ut tilsvarende som utsnitt under:

83 Referanse kvalitetssikring 83 Batchbok Her skal du fortløpende registrere batchnummer på de materialene som blir kjøpt inn. Du velger selv hvilke materialer du ønsker å registrere batchnummer på, men det er mulig å registrere mange batchnummer for hvert material. Velg det materialet du skal registrere batchnummer på, og klikk på knappen [Ny batch]. Skriv inn de opplysningene som skal registreres. Et batchnummer må være entydig. Du må registrere status "På lager", "Åpnet" eller "Tom" og tilhørende dato for de ulike batchene. Alle batchnummer med status "Åpnet", vil automatisk komme med på arbeidskortet dersom du ikke velger å fjerne noen. Dersom du velger et material i listen og klikker på knappen «Automatisk kobling av batchnummer» vil dette skjermbildet komme fram. Her kan du velge hvordan batchene skal kobles mot et arbeidskort, avhengig av hvilke materialer som er registrert på et bestemt arbeid.

84 84 DENTAL Dokumentasjon Dersom det ikke er valgt noe her, vil ALLE ÅPNE batcher kobles til arbeidskortet når aktuelt material er i bruk. Du må manuelt registrere batchene som "Åpnet" eller "Tom" etter hvert som du tar i bruk en ny batch, eller når en batch er tom. Definisjon av arbeidskort Du må registrere arbeidsstasjoner og dokumenter før du kan definere arbeidskort. Her skal du definere dine egne arbeidskort ut i fra hvilke stasjoner og dokumenter som skal legges til grunn for en bestemt arbeidstype. Velg den arbeidstypen du skal definere arbeidskort for, og klikk på knappen [Lag definisjon for arbeidskort]. I det skjermbildet som nå kommer fram, skal du velge de arbeidsstasjonene som denne arbeidstypen skal gjennom. I tillegg skal du velge ut de dokumentene som skal følges på de ulike stasjonene for denne arbeidstypen.

85 Referanse kvalitetssikring 85 Et eksempel: I eksempelet under viser vi hvordan du lager et arbeidskort på arbeidstype «Bro Krone». Jeg velger da Bro Krone i listen og klikker på knappen [Lag definisjon for arbeidskort]. I det skjermbildet som nå kommer opp velger vi: en aktuell stasjon som skal være med på arbeidskortet (f.eks. Sluttkontroll) merker et eller flere dokumenter knyttet til sluttkontroll og klikker på [Velg stasjon og dokument for arbeidsart] gjentar prosessen inntil alle stasjoner som skal være med på arbeidskortet er definert klikker på [OK] knappen for å lagre nytt arbeidskort Denne definisjonen vil bli brukt til å opprette arbeidskort for et arbeid av typen «Bro Krone».

86 86 DENTAL Dokumentasjon Typer (avvik-fravik-reklamasjon) Her skal du registrere de ulike avvikstypene dine. Disse avvikstypene kan være f.eks avvik, fravik, reklamasjon osv. Disse typene er ment for å fordele de ulike avviksregistreringene, slik at du kan se hvilken avvikstype som gjentar seg, og hvilke rutiner som bør igangsettes. En avvikstype skal registreres med en entydig kode og en beskrivelse. Du bør tenke gjennom hvilke avvikstyper du skal bruke. Det er ikke anbefalt å endre eller slette avvikstyper etter at du har begynt å registrere avvik.

87 Referanse kvalitetssikring 87 Beskrivelse (avvik-fravik-reklamasjon) I dette registeret kan du legge inn avviksbeskrivelser som brukes ofte. Dette letter arbeidet med å registrere avvik, da du kan starte med å skrive inn beskrivelsen, og programmet selv slår opp i dette registeret. Disse beskrivelsene kan også registreres under avviksregistreringen (tilsvarende som for fakturatekster).

88 88 DENTAL Dokumentasjon Generelle data for kvalitetssikring Her kan du registrere noen opsjoner som gjelder kvalitetssikringen. Dette gjelder blant annet om du ønsker at det skal brukes tilgangskontroll i programmet, hvilket format du ønsker på arbeidskortet og noen opsjoner i forbindelse med overføring av arbeidskort tilbake til en nota. Tilgangskontroll i programmet: Kryss av for å bruke tilgangskontroll. Hver bruker får tilgang til spesifiserte deler av programmet. Brukere må defineres i menyvalget «Systemrutiner Ansattregister og tilgangskontroll» Format på arbeidskort: Velg mellom A4- og A5-format. Bruk antatt mengde registrert i ordreregisteret: Ved tilbakeføring av arbeidskortet vil ingen materialmengder overføres. De mengdene som er registrert i notaen vil gjelde videre. Bruk virkelig materialmengde registrert i arbeidskort: Dette vi overskrive de eventuelle materialmengder som er registrert i notaen med de materialmengdene som er registrert i arbeidskortet. Legg til materialer som er registrert i arbeidskort, men ikke på ordren: Dersom du krysser av for dette alternativet, vil alle materialer registrert på et arbeidskort overføres til notaen, med den mengden som er registrert i arbeidskortet. Systemrutiner under "Kvalitetssikring" meny

89 Referanse kvalitetssikring Definer fargeskalaer Her ligger fargeskalaen for materialtypene Vita, Biodent og Chromasit. Definer koblingsmåter for batchnummer Her ligger grunnlaget for de ulike måtene å koble batcher opp mot materialer i et arbeidskort. Disse må IKKE endres. Definer statustyper 89

90 Kapittel VII

91 Referanse tilleggsmodul 7 91 Referanse tilleggsmodul Tilleggsmodul blir installert samtidig med DENTAL2000 og vil fysisk være lokalisert i samme målmappe som DENTAL2000 programmet. Det blir opprettet et eget ikon på skrivebordet for å starte tilleggsmodulen tilsvarende som vist under. 7.1 Eksport til Excel For eksport av ordredata til Excel klikk på knappen [Ordre]. Hver rad i Excel arket vil representere en ordre. Spesifiser ditt utvalg og klikk [OK]. Merk følgende: ønsket utvalg skriver du direkte inn i aktuelt felt verdier kan angis fra-til som f.eks. ordre fra 300 til 310 ønskes, angis dette som " "

92 92 DENTAL Dokumentasjon dato felt angis på formen "ddmmåå" dato felt kan også angis fra-til som f.eks. ordre i måned april ønskes, angis dette som " " For eksport av arbeidsarter klikk på knappen [Arbeid]. Hver rad i Excel arket vil representere en arbeidsart på en ordre. Det vil mao. kunne være flere rader pr.ordre. Spesifiser ditt utvalg og klikk [OK] 7.2 Profil Etter forespørsel fra bruker har vi for tiden et nytt konsept kalt "Profil" til uttesting. Hensikten med profil er å enkelt kunne se omsetning fordelt på ansatte og profilelementer. Profil er et valgfritt opplegg som er frittstående og ligger "utenpå" ordrene. Hensikten med profilene er på en enkel måte å få ut mer informasjon av hver ordre som kan benyttes administrativt av ledelsen. Eksempelet under er laget i Excel basert på informasjon produsert av profilmodulen.

93 Referanse tilleggsmodul 93 Kommentarer til eksempelet ovenfor: Tallene i regnearket over er summert på bakgrunn av tall fra et antall ordre hvor de fleste ordrene enten er koblet til profilen "MK Krone" eller "P.G.BRO". En profil definerer en fordelingsnøkkel for hvordan ordrens totalbeløp skal splittes opp i noen elementer og ansatte (f.eks. Gull 60%, Gips 25% og Annet 15%). Tallene er summert pr.profil, pr.profilelement(rad) og pr.ansatt(kolonne). Nederste rad viser sum omsetning pr.ansatt (f.eks. har ansatt nr.1 produsert arbeid for kr ) Statistikken kan også produseres uten informasjon om ansatte, dette vil da bli en fordeling på profilelementene som gull, gips, porselen osv. Kort innføring i bruk av profil Som nevnt i innledningen er profilmodulen under uttesting og funksjonalitet og dokumentasjon vil bli endret underveis. Vi gir her en kort innføring i bruken av profil. Hovedrutinene for profil ligger i tilleggsmodulen som vist på bildet under. klikk på [Profil] for å åpne profilmenyen klikk på aktuelt menyvalg Statusrapport basert på profil - starter rutine for overføring av spesifisert utvalg til et Excel regneark Koble profiler til eksisterende ordre - starter rutine for å knyttet eksisterende ordre til definerte profiler (NB! Profil blir normalt knyttet til ordre under opprettelse av ordre.) Profilregister - åpner register for innlegging og endring av profiler Definisjon av profilelementer - åpner register for innlegging av definisjon av faste profilelementer Profilregister I profilregisteret registrerer du profiler med fordelingsnøkler som vist under på bildet.

94 94 DENTAL Dokumentasjon Profilen består av følgende: et profilnavn med en totalpris, totalprisen legges inn for å automatisk kunne beregne korrekt prosentfordeling for profilelementene ett eller flere profilelementer som definerer en fordelingsnøkkel for ordrepris ett profilelement består av et navn som f.eks. "Gull", ansatt nummer og en fordelingsnøkkel som kronebeløp eller prosentandel i sum vil alle 3 profilelementenes prosentandel bli 100% det er ingen begrensning for antall profilelementer pr.idag må det lages en profil pr.ansatt dersom det f.eks. er flere som utfører "MK Krone"

95 Referanse tilleggsmodul 95 Når en profil som vist ovenfor blir koblet til en ordre, blir det mulig å produsere tall som vist på bildet under. En ordre på kr.5560,- blir splittet opp i profilelementene og beløpene blir fordelt som: kr.2597,- på gull utført av ansatt 1 kr.1112,- på gips utført av ansatt 3 kr.1851,- på annet utført av ansatt 2 Med et stort antall ordre gir det en god oversikt på hvilke ansatte som produserer inntjening og et godt tallmateriale for ledelse. Koble profil til eksisterende ordre Vi har laget et enkelt skjermbilde for kobling av profil til eksisterende ordre. Dette med tanke på uttesting nå i utviklingsperioden og for de som ønsker utprøve profiler mot tidligere år. På skjermbildet under ser du samtlige ordrer registrert i systemet ditt med ordrenummer, fakturalinje, dato og ordrepris. Den gule kolonnen viser navn på profil som allerede er koblet til en ordre. Vi forklarer her hvordan du kobler profil til flere ordre: velg profil i det gule feltet øverst på skjermbildet, denne profilen ønsker du nå å legge på flere ordre

96 96 DENTAL Dokumentasjon merk de aktuelle ordre som skal kobles til valgte profil (klikk på knapp [Tag] eller trykk ALT-T) på de aktuelle ordre klikk nå på knappen [Koble merket ordre til valgte profil] (på bildet ovenfor har vi valgt profilen "Empress" som vil bli koblet til 2 ordre som er merket) resultatet blir som vist under Merk følgende: normalt vil profil kobles til ordre under registrering av ny ordre endringer utført i tilknytning til profil er helt separert fra standard ordre og faktureringsrutiner, mao. informasjon innlagt her har ingen konsekvens for opprinnelige ordre og faktura 7.3 OCR filer Modul for innlesning av OCR-filer Skjermbildet nedenfor er lokalisert i tilleggsprogrammet og åpnes fra kommandoknappen [OCR-fil] på verktøylinjen. Fra dette skjermbildet har du tilgang til følgende rutiner: starte browser (webleser) med fast adresse for nedlasting av OCR-filer lese inn OCR-fil i midlertidig register som vist ovenfor sjekke kontrollsum mot summert beløp skrive ut kontrolliste med samtlige innbetalinger i OCR-fil overstyre status på enkelt faktura starte overføring av innbetalinger til fakturaregister

97 Referanse tilleggsmodul 97 Prosedyre for opprettelse av OCR Giro Vi forklarer her hva du må gjøre for å få OCR Giro integrert i DENTAL2000. Hovedhensikten med å bruke OCR Giro i DENTAL2000 er å muliggjøre automatisk innlesning av innbetalinger. (1) Inngå OCR Giro avtale med banken Først og fremst må du inngå en avtale med din bank om bruk av OCR Giro: Opprette OCR Giro avtale med din bank. Ta kontakt med din bank og be om hjelp til å opprette en OCR Giro avtale. Informere banken om hvilken KID som benyttes i DENTAL2000. Informasjon om KID benyttet i DENTAL2000 er gitt under. Dette er informasjon som din kontakt i banken vil forstå umiddelbart i tilknytning til OCR Giro avtale: - KID som er MOD 10 - KID som totalt består av 17 tegn inklusiv kontrollsiffer (2) Installer OCR-B skrifttype på maskin hvorfra faktura skrives ut Last ned skrifttypen OCR-B fra våre internettsider. ( Installer denne på maskinen du skal benytte til utskrift av faktura.

98 98 DENTAL Dokumentasjon (3) Sende 10 testblanketter til BBS Når du har fått på plass avtalen og installert skrifttypen OCR-B, må du sende inn ca. 10 test blanketter til Bankenes BetalingsSentral. Disse blankettene kan du skrive ut som ordinære test utskrifter i DENTAL2000. Før du skriver ut test blankettene må du gjøre følgende: Start DENTAL2000 og gå til skjermbildet Data for egen virksomhet og klikk på kortet Faktura opsjoner. Sett et kryss for feltet Kidnummer på faktura. Se utsnitt av skjermbildet under. Gå til fakturaregisteret og skriv ut (test utskrift) 10 faktura på standard fakturablanketter. Send disse til BBS for kontroll. Når du får tilbakemelding fra BBS om at blanketten er OK har du integrert OCR Giro rutiner i programmet. Det betyr i praksis at du kan automatisk lese inn og oppdatere fakturaregister med registrerte innbetalinger.