Forenkling og forankring i Skihyttevegen

Transkript

1 Skihyttevegen Hytteeierforening Nordseter, 13. mars 2014 Forenkling og forankring i Skihyttevegen N Skihyttevegen Ikke inkludert i definisjonen av Skihyttevegen; Oppsittere i Evangveien vurderer Oppsittere i ESHVA-veien er ikke interesserte Jørgen Erik Galtestad Saksdokument for Årsmøte Metode: Analytisk problemløsing etter Knut Holt, professor (emeritus) ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse, NTNU. Post: c/o Jørgen Galtestad, Postboks 140, 2832 Biri NO E-post: jorgen@galtestad.no Jørgen Galtestad (leder) Tove Røysted Aker Stein Erik Haavi Trond Fidje Per J. Eitzen Åge Langsethagen Varamedlemmer: Alf Øivind Tveter Bjørn R. Bakkum Tiltredende vdr bom: (grunneierrep) Kåre Vang Styret Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig)

2 Dokumentversjoner: Til styremøte 17. august Beslutning i styremøte 17. august 2013 (pkt 2, 3 og 4) til høring i Referansegruppen frem til og med 7. september Til styremøte 14. september Etter styremøte 14. september 2013 til høring i Referansegruppen frem til og med 2. november Til styremøte 9. november 2013 (der saken ikke ble behandlet) Til høring i Referansegruppen frem til og med 18. januar Til orientering for styret før møte den 1. februar Til høring i styret i perioden 25/2 5/ Denne (endelig). Innholdsfortegnelse 0. FORORD BAKGRUNN OPPDRAGET ORGANISERING PLAN MULIGE TILTAK/ENDRINGER/FORENKLINGER ORGANISATORISKE TILTAK Alle blir medlemmer med de samme rettigheter og plikter tilpasset bruken av foreningens tjenester TILTAK SOM MEDFØRER FYSISK ENDRING AV INFRASTRUKTUREN Skaffe hele ESHVA-området vinterveg Planfritt kryss mellom Skogsløypa og Skihyttevegen/ESHVA-vegen Nordlien og/eller Grønlien løses fra rettigheter og plikter i Skihyttevegen TILTAK VEDRØRENDE EIERSKAP TIL INFRASTRUKTUR LK overtar Skihyttevegen LK overtar VA-anlegget ADMINISTRATIVE ENDRINGER Kollektiv betaling til Nordseter Utvikling/Vel (etter flertallsbeslutning) Kreve inn og videresende årsavgift og årskontingent til hhv Nordseter Utvikling BA og Nordseter Vel MINDRE JUSTERINGER VDR DAGENS ØKONOMISYSTEM OG ADMINISTRASJON Felles og forenklet styring av bommene Én spesifisert faktura årlig Den oppsitter som initierer ekstraarbeid/-kostnader skal betale for det (ikke belaste fellesskapet) Oppsitter betaler kontingenter og avgifter fra det tidspunkt kommunale tillatelser vdr bygging og tilkoblinger foreligger Engasjere forretningsfører KONKLUSJON OG ANBEFALING Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 2 av 33

3 6.1 TILTAK SOM STYRET MENER KAN VEDTAS UNDER ÅRSMØTE TILTAK SOM IKKE LETT KAN REALISERES UMIDDELBART MEN SOM BØR BEHOLDES SOM UTVIKLINGSMÅL ANNEKS TILTAK SOM ER VURDERT OG LAGT TIL SIDE ORGANISATORISKE TILTAK Stor sammenslutning Stor sammenslutning vei og VA hver for seg Stenge Skihyttevegen ved Søndre Pumpestasjon og skille ut Nedre Skihyttevegen i egen forening Samler vegen ovenfor Skogsløypa og Hvei + samler VA Nedre Skihyttevegen er skilt ut Skille ut Skihyttevegen Veilag (forslag fra Christian Nødtvedt) MINDRE JUSTERINGER VDR DAGENS ØKONOMISYSTEM OG ADMINISTRASJON; AVTALEGIRO SETTE ULIKHETSTEGN MELLOM LIKT OG RETTFERDIG? Leserveiledning: Lesere som ikke er interesserte i prosess, foruten tiltak som er lagt til side, kan lese punktene 5 og FORORD Styret har arbeidet samvittighetsfullt for å inkludere alle oppsittere langs Skihyttevegen på en åpen og tillitsfull måte slik at vi kan videreutvikle et fellesskap som er godt for oss alle. Dette dokumentet representerer ingen endring i så måte. Dagens ordning med stor grad av frivillighet vedrørende utnyttelse av fellesskapets tjenester og betaling for disse skal også beholdes. Basert på seks års erfaring fra foreningsdriften er det indikasjoner på at noen få oppsittere ønsker endringer i foreningens virksomhet og/eller begrense egen deltakelse. Styret ønsker å fange opp og vurdere slike ønsker også, samtidig som vi har forsøkt å være konstruktive i utvikling av tiltak 2 (endringer, forenklinger, osv) som vi tror kan slå an blant oppsitterne. Men altså; styret ønsker alle aktivt med og ser gjerne at alle etter hvert nyttiggjør seg av alle foreningens tjenestetilbud. Når det gjelder fordeling av arbeidsoppgaver internt i styret i denne sammenheng har Tove Røysted Aker håndtert to av tiltakene, Per J. Eitzen og Trond Fidje har håndtert hvert sitt alle innenfor deres respektive ansvarsområder i styret. Undertegnede, som styremedlem i perioden og styreleder i perioden , har naturlig nok størst innsikt i problemstillingene og har derfor tatt hånd om alle øvrige tiltak, foruten redaktørrollen vedrørende dette dokumentet. 2 Dette dokumentet bruker litt forskjellige ord som er tilpasset den konteksten de er brukt i (tiltak, endring, forenkling, osv) de har alle en positiv retning for vårt fellesskap Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 3 av 33

4 Skrivingen m/ høringer har ikke vært uten belastning i form av mishagsytringer og sprikende oppfatninger. De øvrige styremedlemmene har ikke vært involvert i alle forhold, blant annet fordi mange av forholdene stammer fra tiden før deres inntreden i styret. Imidlertid: der hvor anbefalte endringer medfører endringer i vedtektene har alle styremedlemmene vært involvert. 1. BAKGRUNN Det er gode utsikter for videreutvikling av virksomheten til Skihyttevegen Hytteeierforening. Majoriteten av hytteeierne er positive til det foreningen holder på med og betaler punktlig for det det koster å drifte foreningen. Hyttene ligger gunstig til i solhellinga og felleskapet sørger for nødvendig infrastruktur både i egen forenings område og bidrar til det samme på Nordseter generelt. Fellesskap har vi på to nivåer; Vår forening som blant annet sørger for infrastruktur i vårt område Det store fellesskapet 3 på Nordseter som blant annet sørger for felles infrastruktur for friluftsliv i fjellområdet. Det er en ganske omfattende variasjon vedrørende medlemmenes deltakelse i det foreningen holder på med. Dette er forsøkt illustrert til høyre. Noen har altså valgt å være med på det ene men ikke det andre. Også på tidsaksen skjer det mye; stadig nye Skihyttevegen Hytteierforening Hvem som er med på hva Fremstilt som mengdediagram Nordseter Vel I. Alle som sokner til Skihyttevegen Alle nyter godt av annen infrastruktur på Nordseter II. Alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og som har vegrett gjennom Høgfjellia 47 59* ESHVA* 1 5 NHHF** Foreningens medlemmer III. Alle som er tilknyttet vannog avløpssystemet 44 II. Alle som har vinterveg nedenfor 21 Skogsløypa Alle som sokner til Høgfjellia + 10* 93 V a n n A v l ø p 24. november mai juni juli September 2013 Jørgen Galtestad * 12 Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men er ikke er del av feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad. ** 5 eiendommer i Nedre Høgfjellia HytteeierForening (NHHF): Nødtvedt, Bjerke, Bjerke, Amundsen og Schmidt; ref Morten Bjerke. e-post-adresser, eierskifter, nye oppsittere, osv. 3 Oss hytteeiere organisert i Nordseter Vel, Nordseter Utvikling (vedrørende felles infrastruktur for friluftsliv), næringslivet, grunneiere, rettighetshavere, Lillehammer kommune, osv Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 4 av 33

5 Styret har delt budsjett og regnskaper (både vdr resultat og balanse) i ulike kategorier. Vedrørende vann- og avløpsfondet 4 holder vi orden på hvem som eier eksakt hva. Styret arbeider selvsagt strengt i samsvar med vedtektene. Skihyttevegen (årskontingent) Annen infrastruktur Nordseter Brøyting (avgift) Skihyttevegen Hytteeierforening Skihyttevegen Hytteierforening - Budsjett og regnskap 24. november februar 2013 Bankkonto Drift 1 Fellesmidler 2 Brøytefond 3 1. Eies av alle som har adresse Skihyttevegen (som har veirett der). 2. Eies av alle som betaler for vinterveg ovenfor Skogsløypa og har veirett i Høgfjellia. Senere kan de som betaler for vinterveg nedenfor Skogsløypa komme til. 3. Eies av alle som betaler for vann og avløp (også i Høgfjellia). 4. Eies av alle i Skihyttevegen som betaler midler til fondet (individuell bokføring). Kat I Kat II Kat III Konsolidert driftsregnskap Konsolidert balanse 4 Vann og avløp (avgift) Bankkonto VA-drift VA-driftsfond VARR-fond Bankkonto VARR VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvestering Jørgen Galtestad Styret utarbeidet økonomisystem og implementerte dette slik at det i dag er meget nøyaktig samsvar mellom de ulike brukergruppenes interesser og deres kostnader. Like fullt er noen få oppsittere opptatt av at de ikke skal betale for noe de ikke er interesserte i og genererer arbeid for styret i å forklare og forsvare det som gjøres. Under sak 5.c i Årsmøte 2013 vdr nye vedtekter husker vi at Christian Nødtvedt, Skihyttevegen 37 fikk med en merknad i protokollen; Det ble bemerket at det fortsatt er behov for å forenkle den grunnleggende strukturen som orientert om under sak 2. Styret er av den oppfatning at det bør søkes etter forenklinger i de grunnleggende komplekse strukturene i Skihyttevegen - med påfølgende forbedring av vedtektene. Vedtak skal fattes under Årsmøte Grunneierne/eierne av Nordseter Panorama AS, som har gitt utgangsposisjonen for hver av oss oppsittere langs Skihyttevegen med hensyn til rettigheter, plikter, frivillighet, osv må være representert under en slik utredning. Det samme må aktører med særinteresser blant oss, samt naboforeningen i sør (Høgfjellia). Alle kan trolig som utgangsposisjon være enige om at både bruks-, trivsels- og salgsverdi på en hytteeiendom er avhengig av (blant annet); Infrastruktur og aktivitetstilbud i nærområdet og i hele fjellområdet Velfungerende organisasjoner som ivaretar hytteeiernes interesser lokalt (f.eks langs Skihyttevegen) og i hele området (i dette tilfellet Nordseter). Hensikten med dette prosjektet er å «snu alle steiner» i mulighetsrommet slik at vi på kort og lengre sikt kan oppnå det alle gjerne vil; et godt hytteliv i harmoni med alt og alle rundt oss. 4 Vann og avløp forkortes til VA Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 5 av 33

6 2. OPPDRAGET Fra Årsmøte 2013: Det ble bemerket at det fortsatt er behov for å forenkle den grunnleggende strukturen som orientert om under sak 2 (styreleders innledende orientering og styrets beretning). Styret har operasjonalisert oppdraget slik; 1. Utarbeid en liste med mulige forenklinger som (helst) er innbyrdes uavhengige og som (helst) til sammen dekker mulighetsrommet 5. Selv om styret mener at «det er gjort som gjøres kan» vdr økonomi- og administrative systemer og rutiner skal dette utfordres for mulige forenklinger på dette området. 2. Utred og anbefal mulige organisatoriske og administrative forenklinger i Skihyttevegen under forutsetning om at endringene også medfører samme eller helst mindre kostnader for medlemmene. Forenklinger som berører Høgfjellia skal inkluderes, og da skal de avklares med representanter fra foreningene i Høgfjellia. 3. Forenklinger (som forankres i vedtektene) kan innebære flertallsbeslutninger i foreningen som vil kunne oppfattes av enkeltoppsittere som omfattende både praktisk og økonomisk. Dersom styret føler at juridisk bistand er nødvendig så skal det besluttes separat. 4. Anbefal; En eller flere endringer/forenklinger for beslutning under Årsmøte(ne 6 ) i 2014 med forslag til vedtektsendringer (om nødvendig). En eller flere forenklinger som utviklingsmål for implementering innen 5-10 år. 3. ORGANISERING Det har vist seg vanskelig å få med medlemmer i en arbeidsgruppe som kunne utrede dette delvis utenom styret dette var vår første tanke. Styret har derfor kommet til at det vil foreta en «regulær» behandling av saken, men at det utpekes en referansegruppe. Styret må jo uansett sluttbehandle og ta ansvar i saken. Rapport skal avgis til Årsmøte SINTEF + Powerful Problem Solving: A central tenet of analytical problem solving is your considering all the possible solutions to your problem exactly once; that is, your approach must be mutually exclusive and collectively exhaustive (sometimes written as mutually exclusive and completely exhaustive ) - or MECE (pronounced me see ). 6 Evt også Høgfjellia Vel og/eller Høgfjellia Veilag Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 6 av 33

7 Styreleder Jørgen Galtestad Grunneierforhold Åge Langsethagen Skihyttevegen m/bom Per J. Eitzen Vann- og avløpsanlegget Trond Fidje Annen infrastruktur på Nordseter Stein Erik Haavi Økonomi Tove Røysted Aker Tiltredende fra Høgfjellia Øyvind Holmeide, styreleder Vellet Lars R. Kristiansen, styreleder Veglaget Styresak i Skihyttevegen Hytteeierforening Prosjekt Forenkling og forankring Jørgen Galtestad Referansegruppe Skihyttevegen Lars Bergseng, # 27, ESHVA-området* Ole Marius Grønlien, # 53, ESHVA-området Nils Erik Nordlien, # 55, ESHVA-området Morten Bjerke, # 33+35, NHHF** Christian Nødtvedt, # 37, NHHF Inger Marie Josten, # 42, kat I Erik Sandlie, # 117, kat I og II Hans Thomas Holbye, # 98, kat I, II og III * 12 Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men er ikke er del av Høgfjellia-feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad. ** NHHF = 5 eiendommer i Nedre Høgfjellia HytteierForening (del av ESHVA-området), ref Morten Bjerke Tiltredende: Når Høgfjellia blir berørt av mulig forenklinger blir Øyvind Holmeide og Lars Kristiansen invitert til å delta under behandlingen av disse. De har begge sagt seg villige til det. Referansegruppen: Det er i hovedsak fra ESHVA 7 -området styret blir utfordret og det er der styret må forklare og forsvare det som gjøres. Derfor er det naturlig at det området av Skihyttevegen er tungt representert i en referansegruppe slik at deres syn på saker kan komme godt frem. I tillegg er det plukket ut tilfeldig tre medlemmer ellers langs Skihytteveggen som nyter godt av ulike kategorier tjenester henholdsvis I, I og II, og I, II og III. Medlemmene inviteres til å komme med forslag til forenklinger og medlemmene blir invitert til å kommentere styrets forslag til forenklinger før styret fatter sine beslutninger. Medlemmene ble den 14. juli 2013 invitert eksklusivt til arbeidet med en forklaring på hvorfor akkurat de er plukket ut. Alle invitasjonene ble avsluttet slik; Hva vi venter av deg; Før 15. august: Forslag til forenklinger Etter foreløpige resultater fra styret ifm styremøtene 14. september og 9 november: Kommentere styrets foreløpige resultater og fremme eventuelle nye forslag til forenklinger. Den 18. august 2013 fikk medlemmene i referansegruppen (med kopi til tiltredende medlemmer) tilsendt v.2 av dette dokumentet. E-brevet avsluttet slik; Hva vi håper du vil bidra med; Forslag til forenklinger Etter styremøtene 17. august, 14. september og 9 november: Kommentere styrets foreløpige resultater og fremme eventuelle nye forslag til forenklinger Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men som ikke er del av Høgfjellia-feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 7 av 33

8 Den 19. september 2013 fikk medlemmene i referansegruppen (med kopi til tiltredende medlemmer) e-brev som avsluttet slik; Vedlagt dokumentet «Forenkling og forankring i Skihyttevegen» v.4. Det bærer preg av at styret er inne i en søkende og vurderende periode. Det er videre svært omfangsrikt noe vi vil gjøre noe med etter hvert. Nå er noe av poenget at dere i Referansegruppen skal få innsikt og mulighet til å påvirke styrets arbeid før konklusjoner er trukket. Derfor sender vi arbeidsdokumentet til dere i åpenhet og i full tillit til at dere vil bidra til et bra resultat for oss alle i Skihyttevegen. Hører gjerne fra dere innen 2. november. Ikke svar oppfatter vi som «ingen kommentar». Den 17. november 2013 fikk medlemmene i referansegruppen (med kopi til tiltredende medlemmer) e-brev som avsluttet slik; Vedlagt dokumentet «Forenkling og forankring i Skihyttevegen » v.6. Styret har gått grundig til verket både i bredde og dybde der hensikten med prosjektet er å «snu alle steiner» i mulighetsrommet slik at vi på kort og lengre sikt kan oppnå det alle gjerne vil; et godt hytteliv i harmoni med alt og alle rundt oss. Alle kan trolig som utgangsposisjon være enige om at både bruks-, trivsels- og salgsverdi på en hytteeiendom er avhengig av (blant annet); Infrastruktur og aktivitetstilbud i nærområdet og i hele fjellområdet Velfungerende organisasjoner som ivaretar hytteeiernes interesser lokalt (f.eks langs Skihyttevegen) og i hele området (i dette tilfellet Nordseter). Vedlagte foreløpige rapport bærer preg av at vi har innsett at mange av de tiltakene som har vært drøftet ikke er realistiske å gjennomføre. De er nå samlet i kap 7; Anneks. Dette skal ikke overraske noen fordi vi gjennomførte en kraftig strukturering og rydding i styreperioden , slik at så mye mer kan det ikke være å ta tak i året etter. Vi takker for innspill som vi fikk primo november. Nå er fortsatt poenget at dere i Referansegruppen skal få innsikt og mulighet til å påvirke styrets arbeid før konklusjoner trekkes endelig. Derfor sender vi arbeidsdokumentet til dere i åpenhet og i full tillit til at dere vil bidra til et bra resultat for oss alle i Skihyttevegen. Hører gjerne fra dere innen 18. januar Ikke svar oppfatter vi som «ingen kommentar». Når det gjelder Høgfjellia takker vi for samarbeidet i denne sammenheng. Vedlegget er kun til orientering for dere. Det har i løpet av prosjektperioden kommet svar fra; Hans Thomas Holbye, 25/7-13 (med forslag til tiltak) Morten Bjerke, 6/8-13 Kaja og Ole Marius Grønlien, 8/8-13 Nils Erik Nordlien, 8/8-13 Øyvind Holmeide, Høgfjellia Vel, 20/9-13 (med kommentarer til våre mulige tiltak) Morten Bjerke, i møte på Nordseter, 19/10-13 (med forslag til tiltak (muntlig)) Nils Erik Nordlien, 3/11-13 (med forslag til tiltak) Nils Erik Nordlien, 3/11-13 (med ønske om lavere årskontingent) Nils Erik Nordlien, 4/11-13 (med utdyping av søknaden fra 3/11-13) Kaja og Ole Marius Grønlien, 4/11-13 (som stiller seg bak Nordliens tilnærming av 3/11) Kaja og Ole Marius Grønlien, 7/11-13 (med ønske om lavere årskontingent) Christian Nødtvedt, 17/11-13 (med eget forslag til tiltak) Christian Nødtvedt, 20/11-13 (med utdyping av forslaget (etter spørsmål fra undertegnede)) Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 8 av 33

9 Trond Bjarne Johannessen 8, 5/12-13 (med kommentarer til pkt 5.1 (som forespurt)) Morten Bjerke, 20/11-13 (med verdifulle kommentarer) Kaja og Ole Marius Grønlien, 18/1-14 (med kommentarer samt understreking av at de ikke vil avgi grunn til evt flytting av Skogsløypa og/eller ESHVA-veien). 4. PLAN Skihyttevegen Hytteeierforening - Prosjekt Forenkling og forankring Handlinger/beslutninger aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 Behandling i styremøte /2 + 25/2-5/3 Beslutning i Årsmøte 17 Behandling i Høgfjellia Behandling i Referansegruppen 18/8-7/9 + 15/9-2/11 18/8-7/9 + 15/9-2/ /11-18/1 5. MULIGE TILTAK/ENDRINGER/FORENKLINGER Under har vi inkludert en kartskisse som referansegrunnlag og en liste over mulige endringer/forenklinger som er behandlet i denne vurderingen. 8 Invitert spesielt (og sent i prosessen) til å kommentere pkt 5.1 etter forutgående dialog mellom ham og styret vdr fellesskapet i Skihyttevegen Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 9 av 33

10 # Forenkling og forankring i Skihyttevegen februar 2014 Involverer Saksbeh LK Hvel Hvei Organisatoriske forenklinger/tiltak Alle blir medlemmer med de samme rettigheter og plikter, tilpasset bruken av foreningens tjenster Jørgen Alle blir medlemmer med de samme rettigheter og plikter Jørgen Stor sammenslutning Jørgen X X 2 Stor sammenslutning - vei og VA hver for seg Jørgen X X 3 Stenge Skihyttevegen ved Søndre Pumpestasjon og skille ut Nedre Skihyttevegen i egen forening Jørgen 4 Samler vegen ovenfor Skogsløypa og Hvei + samler VA Nedre Skihyttevegen er skilt ut Jørgen X X 5 Skille ut Skihyttevegen Veilag (Christian Nødtvedt) Jørgen 5.2 Tiltak som medfører fysisk endring av infrastrukturen 1 Skaffe hele ESHVA-området vinterveg Jørgen 2 Planfritt kryss mellom Skogsløypa og Skihyttevegen/ESHVA-vegen Jørgen 3 Nordlien og Grønlien løses fra rettigheter og plikter i Skihyttevegen (dersom de ønsker det) Jørgen 5.3 Forenklinger vedrørende eierskap og/eller drift og vedlikehold 1 Lillehammer kommune overtar veiene (Skihyttevegen og Høfjellia) Per X X 2 Lillehammer kommune overtar VA-anlegget Trond X X 5.4 Administrative endringer 1 Kollektiv betaling til Nordseter Utvikling BA og Nordseter Vel (etter flertallsbeslutning) Jørgen 2 Kreve inn og videresende årsvgift og årskontingent til hhv Nordseter Utvikling og Nordseter Vel Jørgen 5.5 Mindre justeringer vdr dagens økonomisystem og administrasjon 1 Felles og forenklet styring av bommene i Skihyttevegen og i Høgfjellia Jørgen X 2 Én spesifisert faktura årlig Tove 3 Den oppsitter som initierer ekstraarbeid/-kostnader skal betale for det (ikke belaste fellesskapet) Jørgen 4 Oppsitter betaler kontingenter og avgifter fra det tidspunkt kommunale tillatelser foreligger. Mens oppsitter bare har tomt har vedkommende observatørstatus i foreningen. Jørgen 5 Engasjere forretningsfører Jørgen 7.2 Avtalegiro Tove Likt og rettferdig? 7.3 Differensiering av satsene for sommerveg, vinterveg og vann/avløp Jørgen Forkortelser LK Lillehammer kommune SkiHytt Skihyttevegen Hytteeierforening VA Vann og avløp ESHVA 12 Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men som er ikke er del av Høgfjellia-feltet, ref Lars Skjeggestad NHHF 5 eiendommer i Nedre Høgfjellia HytteeierForening: Nødtvedt, Bjerke, Bjerke, Amundsen og Schmidt; ref Morten Bjerke. Hvel Høgfjellia Vel Hvei Høgfjellia veilag Merknad vdr noen av forenklingene/tiltakene; Styret kan etter søknad fra oppsitter; - Helt eller delvis frafalle krav om kontingenter og avgifter i tilfeller der disse fremstår som helt urimelige for en oppsitter. - Løse oppsitter fra alle krav dersom vedkommende frafaller alle rettigheter til Skihyttevegen og foreningen. Avkjørsel skal i slike tilfeller av oppsitter på egen tomt sperres for motorkjøretøyer med stein- og/eller betongblokker som ikke kan fjernes med handmakt. Vurderingen av hvert tiltak innleder med en beskrivelse av tiltaket med forutsetninger og konsekvenser. Som minimum skal disse faktorene benyttes under vurderingen av tiltaket; Forenkling (selvforklarende) Kostnader (selvforklarende) Gjennomføringsmulighet (selvforklarende). Vurderingen avsluttes med en konklusjon som reflekteres under dokumentets hovedkonklusjon og anbefaling Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 10 av 33

11 5.1 ORGANISATORISKE TILTAK Under Årsmøte 2013 oppfattet undertegnede det slik at Christian Nødtvedt, Skihyttevegen 37 varslet forslag til Årsmøte 2014 om å; Organisere vei og VA hver for seg og/eller Skille ut et eget veilag for Skihyttevegen nedenfor Skogsløypa. Undertegnede har vurdert disse mulige tiltakene men kan ikke anbefale noen av dem. Vurderingene er inkludert under punktene 7.1.2, og Den 17. november 2013 kom Christian Nødtvedt med sitt faktiske forslag; å skille ut Skihyttevegen Veilag som egen forening. Heller ikke dette kan anbefales som en kan lese under punkt Alle blir medlemmer med de samme rettigheter og plikter tilpasset bruken av foreningens tjenester 9 Beskrivelse I dag er de «ferskeste» oppsitterne langs Skihyttevegen pålagt (av grunneier i forbindelse med tomtekjøp/-leie) å være medlem av foreningen med de rettigheter og plikter det innebærer. Medlemmer er sikret rett til å delta i foreningens valg av styre, samt delta i foreningens beslutningsprosesser etter demokratiske spilleregler og som spesifisert i foreningens vedtekter. Lovlige vedtak i foreningen forplikter medlemmene. «Veteranene» blant oppsitterne kan velge å stå utenfor foreningen de er ikke pålagt medlemskap av grunneier. Noen av disse er dessverre usikre på om de er velkomne i foreningen det er en feil oppfatning. Andre velger å definere seg inn og ut av foreningen etter et mønster som er vanskelig å forstå. Vi kan vel anta at de som nekter å betale «årskontingenten» men betaler gjerne «drift og vedlikehold av Skihyttevegen» egentlig definerer seg ut av foreningen? Dagens ordning er uheldig for alle. Styret har på tross av denne uklare og uheldige ordningen konsekvent valgt å behandle alle likt med hensyn til grunnleggende inkludering i fellesskapet og har for eksempel fordelt samme informasjon til alle. Tiden har kommet for å snu forholdene fra usikkerhet og tilfeldig tilhørighet til foreningen til forpliktende medlemskap med fulle rettigheter. Årsmøte 2014 bør vedta at alle oppsittere langs Skihyttevegen er medlemmer av Skihyttevegen Hytteeierforening med de samme rettigheter og plikter (tilpasset de tjenestene det enkelte medlem benytter seg av). Et vedtak om dette forutsetter at «veteranene» som ikke er pålagt medlemskap av grunneier ved kjøp/leie av tomt aksepterer et flertallsvedtak om dette. 9 Styremedlem Per J Eitzen stiller seg ikke bak dette tiltaket Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 11 av 33

12 En annen forutsetning er på den ene siden at vedtaket ikke medfører nye forpliktelser for oppsittere som kun benytter seg at deler av tjenestetilbudet. På den annen side forutsettes det at de oppsitterne som ikke er kunder innenfor et tjenesteområde er tilbakeholdne når f.eks avgifter for vedkommende tjeneste skal fastsettes under årsmøtet. Konsekvensen for alle medlemmene er en inkluderende og på alle måter åpen forening for alle hvilket av styret er vurdert som udelt positivt. Forenkling Styret kan behandle alle likt, for eksempel når det gjelder teksten i fakturaen vdr årskontingenten som går til drift og vedlikehold av Skihyttevegen. Forenklingen er reell, hvilket betyr mindre arbeid for styret og forretningsfører men viktigst; den bidrar til større tilhørighet til fellesskapet for alle oppsittere langs Skihyttevegen. Kostnader Forenklingen medfører mindre kostnader (tid) for styremedlemmene fordi «alt» blir enklere. Når nå forretningsfører er engasjert betyr forenklingen reelle kostnadsbesparelser. Gjennomføringsmulighet Da denne forenklingen ikke medfører nye forpliktelser eller kostnader for medlemmene forutsetter vi at den kan innføres med 2/3-flertall på Årsmøte. Dette på tross av at «veteranene» ikke er pålagt medlemskap av grunneier ved kjøp/leie av tomt. Årsmøte 2014 kan vedta forenklingen - gjennomføringsmuligheten er stor. Konklusjon: Etter Årsmøte 2014 er alle oppsittere langs Skihyttevegen fullverdige medlemmer av Skihyttevegen Hytteeierforening med samme rettigheter og plikter (tilpasset de tjenestene det enkelte medlem benytter seg av). Dersom noen av veteranene skulle motsette seg flertallsvedtak i denne sammenheng 10 kan de ved skriftlig henvendelse til styret be om å bli strøket av medlemslisten, men det må klart frem at de godtar beslutninger i foreningen vedrørende Skihyttevegen, inkludert størrelsen på kontingenten/driften og vedlikeholdet. Deres eneste kontakt med foreningen vil i så fall kun bli faktura vdr årskontingent/drift og vedlikehold av Skihyttevegen. Her forutsettes det imidlertid at alle som er kunder til VA-tjenesten og/eller har vinterbrøytet veg skal være medlemmer slik at de kan ivareta egne interesser i foreningen. Under vurderingen av dette tiltaket var styret innom å inkludere alle oppsittere med fulle rettigheter og fulle/alle forpliktelser, det vil si å benytte seg av tjenestene vinterveg og vann/avløp i tillegg til sommerveg. Samtidig måtte det etableres unntakslister som over tid ville minke til null etter hvert som nye generasjoner tar over hyttene. Dette beholdes som utviklingsmål. 10 Hvilket de trolig kan gjøre rent juridisk Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 12 av 33

13 5.2 TILTAK SOM MEDFØRER FYSISK ENDRING AV INFRASTRUKTUREN Skaffe hele ESHVA-området vinterveg Tiltaket går ut på å skaffe 9 11 av 12 oppsittere i ESHVA-området vinterveg. Det kan skje ved at Skogsløypa flyttes østover og/eller ved at deler av ESHVA-vegen flyttes vestover. ESHVA-vegen knyttes lettest til Skihyttevegen, eventuelt med noe større innsats til Høgfjellia (planfritt kryss se tiltaket under). Dette er noe som oppsitterne i ESHVA-området selv må ta initiativet til og finansiere - se tabell under. Eitzen Gulli Bergseng Schmidt Amundsen Grønlien Bjerke = vann og avløp Nordlien Bjerke Nødtvedt Mikkelsen 12 Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men er ikke er del av Høgfjellia-feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad. Veger 5 eiendommer i Nedre Høgfjellia HytteeierForening (NHH): ref Morten Bjerke. NHHF-området ESHVA-området Styret vil stille seg positivt til vinterveg i ESHVA-området og tilknytning til Skihyttevegen. Grønliens (40/21) har meddelt at de ikke er interesserte i å avgi grunn for dette. Ole Petter Gulli, Skihyttevegen 25 Lars Bergseng, Skihyttevegen 27 Ole Gunnar Schmidt, Skihyttevegen 29 Eva K Amundsen, Skihyttevegen 31 Morten Bjerke, Skihyttevegen 33 Vei Skiløype Morten Bjerke, Skihyttevegen 35 Gro Welle-Watne og Christian Nødtvedt, Skihyttevegen 37 Thor K. Veger, Skihyttevegen 43 Eva Mikkelsen, Skihyttevegen Dette angår ikke Eitzen (SHV23), Grønlien (SHV53) og Nordlien (SHV55) som alle har direkte adkomst til Skihyttevegen, de to sistnevnte også til Høgfjellia. Grønlien har for øvrig ikke benyttet seg av veimulighet til Skihyttevegen Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 13 av 33

14 Konklusjon: Etter Årsmøte 2014 er alle berørte oppsittere i ESHVA-området velkomne til å planlegge og eventuelt gjennomføre tiltak som gir dem helårsveg helt frem til hyttene Planfritt kryss mellom Skogsløypa og Skihyttevegen/ESHVA-vegen Det synes å være mulighet for to alternative planfrie kryss mellom Skogsløypa og vei. a) Mellom Skogsløypa og Skihyttevegen b) Mellom Skogsløypa og øvre arm av ESHVA-vegen. Et planfritt kryss vil medføre et betydelig investeringsbeløp (ca kroner?). Planfritt kryss mellom Skogsløypa og Skihyttevegen Vei Planfritt kryss mellom Skogsløypa og ESHVA-vegen Skiløype Grønliens (40/21) har meddelt at de ikke er interesserte i å avgi grunn for dette i tilfelle det skulle være aktuelt. Kryssing a), kombinert med vinterveg til ESHVA-området ut til Skihyttevegen vil gi oppsittere i Skihyttevegen mellom Skogsløypa og Skihytta god vinterveg de slipper hårnålssvingen ovenfor Skihytta. De som ikke allerede har veirett i Høgfjellia vil måtte kjøpe seg det. Investeringen bør bæres av dem som har mest nytte av krysset 9 oppsittere i ESHVA-området og noen til mellom Skogsløypa og Skihytta. Alle medlemmer vil oppnå helårsvei i hele Skihyttevegen, hvilket bør kunne vurderes som en tilleggsverdi også for SkiHytt 12. Dette er noe som de berørte oppsitterne i området selv må ta initiativet til. Kryssing b) er en sak for oppsitterne i ESHVA-området pluss evt andre som ønsker tilgang til Høgfjellia gjennom ESHVA-området. Styret vil ikke motsette seg at de berørte oppsitterne planlegger og evt gjennomfører etablering av planfritt kryss med Skogsløypa ut til Høgfjellia. Det vil imidlertid medføre at flere oppsittere blir uavhengige av Skihyttevegen på helårsbasis og de vil trolig da ønske å bli løst fra rettigheter og plikter i Skihyttevegen. Det beklager styret fordi det blir færre til å ta hånd om Skihyttevegen. 12 Skihyttevegen Hytteeierforening forkortes til SkiHytt Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 14 av 33

15 Konklusjon: Etter Årsmøte 2014 er alle berørte oppsittere velkomne til å planlegge og eventuelt gjennomføre planfrie kryss med Skogsløypa Nordlien og/eller Grønlien løses fra rettigheter og plikter i Skihyttevegen 13 Nordlien og Grønlien har ved flere anledninger ytret ønske om å bli fritatt fra rettigheter og forpliktelser i Skihyttevegen helt eller delvis. Begge har jo helårsvei gjennom Høgfjellia inn på egen tomt så ønskene er forståelige. Dette vil ikke styret motsette seg. Tiltaket innebærer at Nordlien sperrer sin avkjørsel mot Skihyttevegen. Grønlien har ikke bilveg mot Skihyttevegen. Konklusjon: I samsvar med vedtektene kan styret, etter eventuelt ønske fra Nordlien og/eller Grønlien løse dem fra rettigheter og forpliktelser i Skihyttevegen. Dette til Årsmøtets orientering. 5.3 TILTAK VEDRØRENDE EIERSKAP TIL INFRASTRUKTUR LK overtar Skihyttevegen, vegen i Høgfjellia 14 og VA-anlegget. Foreningene i Skihyttevegen og i Høgfjellia kan oppløses, eventuelt begrense seg til «myke» saker som f.eks sosiale tilstelninger, osv LK overtar Skihyttevegen Per J. Eitzen (og Trond Fidje) hadde møte med Lillehammer kommune den 4. oktober 2013 og konkluderte slik: P.t. ingen mulighet i kommunen for overtagelse av vei, brøyting eller vedlikehold. Kan evt ligge noen synergier i å formidle kontakt med avtaleentreprenører slik at de får en større kontrakt. Statens Vegvesen, Veikontoret på Lillehammer har ansvar for fylkesveien. Tiltaket beholdes under tvil som utviklingsmål (selv om det nok er lenge til dette eventuelt kan gå i oppfyllelse) LK overtar VA-anlegget LK overtar VA-anlegget, helt eller delvis. «Delvis» = søndre pumpestasjon og hovedledningen mellom LKs ledninger ved krysset til Lande og opp til søndre pumpestasjon. Trond Fidje (og Per J. Eitzen) hadde møte med Lillehammer kommune den 4. oktober 2013 og konkluderte slik: Kommunen ser det som lite tenkbart å ta over ledningsnett og pumpestasjoner innenfor gjeldende kommunale politikk. Men - dersom vi mener anlegget 13 Styremedlem Per J Eitzen med meddelt inhabilitet ifm dette tiltaket. 14 LK overtar neppe skigarden i Høgfjellia så den må håndteres på et eller annet vis. Behandles ikke videre her Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 15 av 33

16 oppfyller kravene på sjekklista, og er villige til på overdra anlegget vederlagsfritt er de åpne for å se på saken. Trond Fidje (på vegne av styret) har «plassert» saken i Lillehammer kommune med et formelt brev og tiltaket beholdes som utviklingsmål. 5.4 ADMINISTRATIVE ENDRINGER Kollektiv betaling til Nordseter Utvikling/Vel (etter flertallsbeslutning) Mange av de ca 20 lokalforeningene på Nordseter betaler årsavgiften kollektivt til Nordseter Utvikling BA som for 2014 er 400 kroner slik: 400 kr x antall medlemmer. Dette gjelder for eksempel Høgfjellia, Nordseterlia, Nordseter Fjellgrend, Nordseter Sportell, Roverud Sameie, osv. De bidrar på den måten solidarisk til infrastrukturen på Nordseter. I Skihyttevegen bidrar mindre enn 50 % av medlemmene til infrastrukturen (gjennom medlemskap i Nordseter Vel). Dette er pinlig! Imidlertid, med erfaring fra andre saker i foreningen synes det «umulig» å foreslå en slik ordning også i Skihyttevegen. Dersom alle de snaut hyttene/leilighetene på Nordseter bidrar går avgiften ned til ca 250 kr/år. I løpet av vinteren kom det tilsvarende henvendelse fra Nordseter Vel, der er tallene 100 kr og ca 30 kr dersom alle blir med. Én forening (Lillehammer Seter med 22 medlemmer) går foran på sin vei og sier at vi betaler hele summen til Nordseter Vel som sender Nordseter Utviklings andel videre. De har flertallsbeslutning på å gjøre det slik. Konklusjon: En kollektiv betaling til Nordseter Utvikling og Nordseter Vel, slik at Skihyttevegen bidrar til fellesskapet på Nordseter på linje med de andre foreningene/hytteeierne, beholdes som utviklingsmål. Stor oppslutning vil senke den årlige kostnaden for alle Kreve inn og videresende årsavgift og årskontingent til hhv Nordseter Utvikling BA og Nordseter Vel Alle kontaktede foreninger på Nordseter (som ikke betaler kollektivt til Nordseter Utvikling) har sakt OK til å sende innbetalingsanmodning til egne medlemmer for deretter å overføre pengene til Nordseter Utvikling. Nesten alle kontaktede foreninger på Nordseter (som ikke betaler kollektivt til Nordseter Vel) har sakt OK til å sende innbetalingsanmodning til egne medlemmer for deretter å overføre pengene til Nordseter Vel. De øvrige vil sende informasjon til egne medlemmer og anmode dem å betale direkte til Nordseter Vel. Styret har på linje med majoriteten av de øvrige foreningene på Nordseter sagt OK til dette. 5.5 MINDRE JUSTERINGER VDR DAGENS ØKONOMISYSTEM OG ADMINISTRASJON Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 16 av 33

17 5.5.1 Felles og forenklet styring av bommene Dette dreier seg om styring av bommene i Skihyttevegen og Høgfjellia. Til daglig innebærer dette endringer i kundeporteføljen; Blant hytteeiere i Høgfjellia og i Skihyttevegen Midlertidige brukere for eksempel i forbindelse med at håndverkere behøver å passere bommene. Bommen i Skihyttevegen benyttes i dag kun av oppsittere i Skihyttevegen mens bommen i Høgfjellia benyttes av oppsittere i Høgfjellia og av oppsittere i Øvres Skihyttevegen som har veirett i Høgfjellia. I dag har SkiHytt «GSM-key», det vil si at all styring gjøres over GSM-nettet for til lav kostnad. Vi har programvare som gjør at en reserveoperatør kan overta for hovedoperatøren i perioder. Høgfjellia har WEB-basert løsning med egen fast IP-adresse som i tillegg til tjenestene vi har i Skihyttevegen kan programmere tider da bommen skal stå åpen og «RX-adgangskontroll» (brikke som holdes inn til bommen slik at den åpner). Dette er en meget dyr løsning. Oppsitterne i Skihyttevegen betaler mye for en tjeneste de ikke ønsker bommen i Høgfjellia er forutsatt å være lukket unntatt når autoriserte kjører gjennom. Dette forholdet gjelder trolig også for oppsitterne i Høgfjellia, mens det kanskje er Høgfjellia AS som ønsker WEB-basert løsning? At begge bommene styres med GSM-key av én person (hovedoperatør) m/reserve er en betydelig forenkling for både SkiHytt og Hvei 15. Høgfjellia mister riktignok muligheten for WEB-løsning, men det bør være akseptabelt for brukerne og for Høgfjellia AS. Et eksempel på forenkling i praksis: Dersom en oppsitter i Øvre Skihyttevegen som har veirett i Høgfjellia ikke betaler for seg vil «veisjefen» i SkiHytt-styret be bom-operatøren om å stenge vedkommendes bruk av begge bommene. Dersom vedkommende begynner å betale gjelder samme prosedyre for gjenåpning for oppsitteren. Enkelt og greit. Ordningen medfører reduserte kostnader for både SkiHytt og for Hvei - betydelig reduksjon for sistnevnte: 15 Høgfjellia Veilag forkortes til Hvei Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 17 av 33

18 Årlige kostnader knyttet til bommene i Høgfjellia og Skihyttevegen (NOK) Driftskostnader nå: Kostnad (kroner, avrundet) Høgfjellia* Skihyttevegen Sum Telematikk Elektrisitet Vedlikehold, etc** Honorar til bom-operatør Sum I tillegg regnskapsføres kapitalkostnnnader: Avskriving? Renter? 0 0 Driftskostnader etter endring: Kostnad (kroner, avrundet) Høgfjellia* Skihyttevegen Sum Telematikk Elektrisitet Vedlikehold, etc Honorar til bom-operatør*** Sum * Veilaget der oppsittere i Øvre Skihyttevegen med veirett i Høgfjellia er med. ** Høgfjellia leier mens Skihyttevegen gjør mer selv (dugnad) *** Avgift for hver endring i kundeporteføljen faktureres til de som ber om det. Reduksjon i driftskostnader, kr: Reduksjon i driftskostnader, %: Det forutsettes altså at hovedoperatør m/reserve finnes og honoreres for arbeidet, for eksempel et fast beløp for hver endring og etter timepris for annet arbeid ifm bommene. En oppsitter i Høgfjellia eller Skihyttevegen m/reserve eller eventuelt at forretningsfører tar oppgaven. Avgift for hver endring i kundeporteføljen faktureres til de som ber om det. Dersom Høgfjellia AS fortsatt trenger WEB-basert løsning i forbindelse med «faste åpningstider» for bommen i Høgfjellia for en periode så må de bære ekstrakostnadene Hvel 16 er negativ til dette men det er håp i Hvei der denne saken hører hjemme. Konklusjon : En ordning der bommene i Skihyttevegen og i Høgfjellia styres under ett med GSM-key beholdes som utviklingsmål Én spesifisert faktura årlig Praksis har vært å sende ut én faktura for hver kontingent eller avgift fordi innbetalingene skal til forskjellige konti. Unntaket har vært årskontingent og brøyting som har gått til samme konto. Å sende ut én spesifisert faktura årlig innebærer en forenkling fordi det sannsynligvis gir bedre oversikt for oppsitter, det blir færre fakturaer å skrive ut, færre purringer og færre bilag å føre. 16 Høgfjellia Vel forkortes til Hvel Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 18 av 33

19 For 2014 vil spesifikasjonen bli slik 17 ; a) Årskontingent (driften og vedlikeholdet av Skihyttevegen) kr b) Brøyteavgift Øvre Skihyttevegen til dem det angår kr c) VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget) til dem det angår kr 600 d) Midler til VARR-fondet (Vann- og Avløpsfond for større Reparasjoner og Reinvesteringer) - kun til de som ikke er ferdige med innbetalingen på kr kr 500 e) Årsavgift til felles infrastruktur på Nordseter (frivillig) 19 kr 400 f) Årskontingent til Nordseter Vel 20 (frivillig) kr 100. Eneste ulempe vil være at økonomiansvarlig i etterkant må overføre beløp til VA-konto, VARR-konto, Nordseter Utvikling (felles infrastruktur) og Nordseter Vel. Uansett vil imidlertid denne løsningen medføre mindre jobb for økonomiansvarlig og for forretningsføreren. Kostnader Kostnadene vil reduseres noe i form av mindre papir til bilag og fakturaer og noe mindre kostnader til porto. Det er fortsatt noen som ikke har e-post-adresse eller som foretrekker papirfaktura. Ved bruk av forretningsfører antas det at denne løsningen vil være tidsbesparende og dermed gi lavere kostnader for foreningen. Gjennomføringsmulighet Enkelt å gjennomføre. Konklusjon Foreningen bør gå over til én (evt to) spesifisert(e) årlig(e) faktura(er) til medlemmene Den oppsitter som initierer ekstraarbeid/-kostnader skal betale for det (ikke belaste fellesskapet) Økonomisystemet forutsetter dette allerede gjennom oppdeling i kategorier mht «normale» inntekter og utgifter. Praksis må endres slik at dette gjelder på individnivå i tillegg. Styret har allerede vedtatt å innføre purregebyr på kr 50 fra og med Når det gjelder å belaste oppsittere som tar opp saker som medfører arbeid/kostnader for foreningen har styret vedtatt at dette skal vurderes fra gang til gang. 17 Økonomiansvarlig kan etter egen vurdering fakturere postene e og f separat dersom dette er mest praktisk (vdr frivillige innbetalinger fra medlemmene). 18 Kr 800 for å komme i driftsbalanse (underskudd de senere år) og for å beholde det høye kvalitetsnivået i økonomiforvaltningen engasjeres forretningsfører fra og med driftsåret Teksten i vedtektene er: «Årskontingent for felles infrastruktur på Nordseter». Bør endres til «årsavgift». 20 Krever inkludering i vedtektene men styret tillater seg å forskuttere at det skjer for å unngå forsinkelser Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 19 av 33

20 Konklusjon: Dersom en oppsitter påfører fellesskapet arbeid/kostnader så skal vedkommende betale for dette. Når forretningsfører er på plass er dette spesielt aktuelt (styremedlemmene jobber som kjent gratis). Dette til Årsmøtets orientering Oppsitter betaler kontingenter og avgifter fra det tidspunkt kommunale tillatelser vdr bygging og tilkoblinger foreligger. Det har vært uklarheter og noe misnøye med vedtektene og praksis på dette området derfor ønsker styret å klargjøre og justere dette 21. Slik det er nå skal oppsitter (også grunneier til hovedbøl) med fradelt tomt (selv om den er ubebygd) betale årskontingent. Konklusjon: Oppsitter betaler kontingenter og avgifter fra det tidspunkt kommunale tillatelser vdr bygging og tilkoblinger foreligger Engasjere forretningsfører Fra styreprotokoll 2/ , 14. september 2013: Styret drøftet saken og kom til denne foreløpige konklusjonen; Ingen i sittende styre ønsker å overta etter Tove som økonomiansvarlig og forretningsfører og det er ikke forventet at andre fremtidige medlemmer av styret ønsker å ta denne rollen. Derfor er spørsmålet når vi skal engasjere forretningsfører ikke om. En forretningsfører ønsker normalt å overta fra 1. januar i praksis for vår forening betyr det at Tove utfører fakturering etc i begynnelsen av året og legger frem årsregnskapet for Årsmøtet. En ny forretningsfører følger med for innføring i oppgaven og tar over derfra. Dette kan skje i 2014 eller senere dersom Tove velger å fortsette. En ny forretningsfører kan finnes blant egne medlemmer eller eksternt. Saken sluttbehandles under neste styremøte. Fra styreprotokoll 3/ , 17. november 2013: Det er ingen i foreningen som ønsket å ta betalt oppdrag som forretningsfører. I samsvar med Toves anbefaling besluttet styret å engasjere forretningsfører fra og med budsjettog regnskapsåret Se prosedyre for innfasing over. Tove utarbeider konkurransegrunnlag og gjennomfører en konkurranse med forhandling. Relevante regnskapskontorer inviteres til konkurransen. Fra styreprotokoll 4/ , 4. januar 2013: Det var sendt ut saksdokumenter før møtet med en anbefaling fra Tove. Styret besluttet å engasjere Aktiv Økonomistyring AS som forretningsfører fra og med regnskapsåret 2014, med noe overlapping med foreningens økonomiansvarlige (Tove) i Avtalen baseres på medgått tid med et definert tak på årlige kostnader. Beslutningen om å engasjere forretningsfører er tuftet på; Fullmakt fra Årsmøte At vi må beholde høy kvalitet på foreningens regnskapsførsel og innkreving av kontingenter/avgifter. 21 Dette medfører vedtektsendring Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 20 av 33

21 At det er ingen i foreningen som ønsker å ta på seg oppdraget selv om det er betalt. Dette medfører økte kostnader for foreningen, men styret ser ingen annen mulighet enn å engasjere forretningsfører. Gjennom sin innsats som økonomiansvarlig i styret i perioden har Tove Røysted Aker lagt ned betydelig innsats gjennom opprydding, strukturering og daglig arbeid med økonomien vår. Dersom dette skulle ha vært kjøpt av utenforstående ville vi nok ha måttet betale tusen kroner for jobben. 6. KONKLUSJON OG ANBEFALING 6.1 TILTAK SOM STYRET MENER KAN VEDTAS UNDER ÅRSMØTE 2014 Flere av tiltakene under ligger innenfor styrets fullmaktsområde å avgjøre men de er likevel inkludert her for helhetens skyld Etter Årsmøte 2014 er alle oppsittere langs Skihyttevegen fullverdige medlemmer av Skihyttevegen Hytteeierforening med samme rettigheter og plikter (tilpasset de tjenestene det enkelte medlem benytter seg av) Etter Årsmøte 2014 er alle berørte oppsittere i ESHVA-området velkomne til å planlegge og eventuelt gjennomføre tiltak som gir dem helårsveg helt frem til hyttene Etter Årsmøte 2014 er alle berørte oppsittere velkomne til å planlegge og eventuelt gjennomføre planfrie kryss med Skogsløypa I samsvar med vedtektene kan styret, etter eventuelt ønske fra Nordlien og/eller Grønlien løse dem fra rettigheter og forpliktelser i Skihyttevegen. Dette til Årsmøtets orientering Medlemmene vil for 2014 få anmodning om å bidra til Nordseter Utvikling BA og Nordseter Vel. Innsamlede midler sendes videre til disse fellesorganene på Nordseter. Dette til Årsmøtets orientering vdr Nordseter Utvikling. Vdr Nordseter Vel så forskutterer styret en vedtektsendring Én eventuelt to spesifisert(e) årlig(e) faktura(er) til medlemmene. Dette til Årsmøtets orientering. 22 Styremedlem Per J Eitzen stiller seg ikke bak dette tiltaket. 23 Styremedlem Per J Eitzen med meddelt inhabilitet ifm dette tiltaket Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 21 av 33

22 5.5.3 Dersom en oppsitter påfører fellesskapet arbeid/kostnader så skal vedkommende betale for dette. Når forretningsfører er på plass er dette spesielt aktuelt (styremedlemmene jobber som kjent gratis). Purregebyr er allerede innført. Dette til Årsmøtets orientering Etter Årsmøte 2014 betaler oppsitter kontingenter og avgifter fra det tidspunkt kommunale tillatelser vdr bygging og tilkoblinger foreligger. Krever vedtektsendring Forretningsfører er engasjert fra og med Dette til Årsmøtets orientering. Avslutningsvis: Under arbeidet med denne saken har det blitt nødvendig for styret å tenke nøye gjennom noen forhold der vi har funnet det hensiktsmessig å dokumentere resultatet. Vi kaller dokumentasjonen for policydokumenter: Dokumentene ligger på vår nettside: TILTAK SOM IKKE LETT KAN REALISERES UMIDDELBART MEN SOM BØR BEHOLDES SOM UTVIKLINGSMÅL Alle oppsittere med fulle rettigheter og fulle/alle forpliktelser, det vil si å benytte seg av tjenestene vinterveg og vann/avløp i tillegg til sommerveg. Samtidig måtte det etableres unntakslister som over tid ville minke til null etter hvert som nye generasjoner tar over hyttene Lillehammer kommune overtar Skihyttevegen beholdes som utviklingsmål Lillehammer kommune overtar VA-anlegget beholdes som utviklingsmål En kollektiv betaling til Nordseter Utvikling og Nordseter Vel, slik at Skihyttevegen bidrar til fellesskapet på Nordseter på linje med de andre foreningene/hytteeierne beholdes som utviklingsmål. Stor oppslutning senker den årlige kostnaden for alle En ordning der bommene i Skihyttevegen og i Høgfjellia styres under ett med GSM-key beholdes som utviklingsmål. Nordseter, 13. mars 2014 Jørgen Erik Galtestad Styreleder Forenkling og forankring i Skihyttevegen v9 (endelig) Side 22 av 33