DOFFIN Database for Offentlige innkjøp. Brukerveiledning for leverandører Mars 2014

Transkript

1 DOFFIN Database for Offentlige innkjøp Brukerveiledning for leverandører Mars 2014

2 Innholdsfortegnelse 1 Informasjon om Doffin Kompabilitetsvisning Logg inn Hvorfor logge inn som leverandør? Hvordan logge inn som leverandør? Har du glemt passordet? Registrer leverandørvirksomheten Bli bruker på en allerede registrert leverandørvirksomhet Gjør deg kjent med din konto For administratorer Opprett ekstra brukere Endre din virksomhetsinformasjon Søk etter kunngjøringer Velg sorteringsrekkefølge Filtrer søk Bruk fritekst søk Lagre din søkerprofil Meldt interesse for å motta oppdateringer Vis eller last ned dokumenter Doffin support... 20

3 1 Informasjon om Doffin Den nasjonale publiseringstjenesten www. Doffin.no er databasen hvor oppdragsgivere publiserer innkjøp. Alle innkjøp over den norske terskelverdi, pålydende NOK skal publiserest på Doffin. For innkjøp under NOK er publisering på Doffin frivillig. Formålet med Doffin er: Sikre kunnskap om markedet i forhold til offentlige kunngjøringer. Sikre gjennomsiktighet i beslutningsprosessen og konkurranseprosedyren. Sikre at anbud over EUs terskelverdi ( er publisert på TED (Tenders Electronic Daily) som er online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the European Union', reservert for Europeiske offentligee Innkjøp. Sikre at krav om publisering følger loven. Innhente statistikk om offentlig sektor (ifølge anbudsdokumenter). Operatør av Doffin er Eu-supply Holding Ttd. (EU-supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) adminstrerer Doffin på vegne av Nærings og fiskeridepartmentet (NFD).

4 2 Kompabilitetsvisning I kompabilitetsvisnings-funksjonen, vil nettsider bli fremvist som om du viste dem i en tidligere verson av internet Explorer. Noe som ofte gir visningsproblemer, men som også kan gi problemer dersom nettleseren din er for gammel. Dersom du har klikket på Kompabilitesvisning for Doffinn tidligere, vil kompabilitetsvisningsknappen øverst i høyre hjørne bli blå Dersom du ønsker å stoppe kompabilitetsvisning, velg kompabilitetsvisningsknappen på nytt og den vil bli markert i grått. Vi anbefaler at du slår av kompabliltetsvisning-funksjonen for Doffin!

5 3 Logg inn 3.1 Hvorfor logge inn som leverandør? Når du er pålogget så kan du melde interesse i publiserte kunngjøringer på Doffin og motta dokumenter som oppdragsgivere har gjort tilgjengelig for kun påloggede brukere. Du vil også få muligheten til å lage din egen personlige søkerprofil 3.2 Hvordan logge inn som leverandør? Gå til Skriv brukernavn og passord i logginn- feltet til høyre og velg Logg-inn knappen 3.3 Har du glemt passordet? Klikk på linken for glemt passord. Den kan bli funnet i logg -inn feltet til høyre og på Leverandør siden

6 Oppgi e-post addressen og trykk på send-knappen Brukernavn og midlertidig passord blir sendt til din e-post addresse fra Lukk alle nettlesere Klikk på linken i eposten med din logg-inn informasjon Skriv logg-inn informasjon. Vennligst legg merke til at passorrdet er versalsensitiv og dersom du velger klipp og lim, vær sikker på at det ikke er ekstra mellomrom i begynnelsen eller slutten av feltet. Systemet vil oppfatte dette som ekstra tegn og du vil ikke kunne logge inn. Der som du går tilbake til siden hvor du først oppga e-post addressen for å få ny logg -inn informasjon, vil det bety at du har oppgitt feil brukernavn eller passord. Vennligst oppgi ikke e-post addressen på nytt. Lukk siden og start på nytt ved å klikke på den nye linken som er i e-posten og velg logg-inn informasjon på nytt.

7 4 Registrer leverandørvirksomheten Ved å registere virksomheten vil du bli gitt tillatelse til å logge inn og melde interesse i kunngjøringer. Dersom du melder interesse, vil oppdragsgivere få mulighet til å varsle deg via e-post når endringskunngjøring/tillegg er gjort eller når nye dokumenter er opplastet. For registering: Velg leverandører øverst på siden Velg leverandørvirksomhetregistrering og fyll ut skjema. Alle obligatoriske felt er merket med en stjerne (*). Husk å lagre nederst på siden. Virksomhetsregistrering gratis. Første bruker som registerer leverandørvirksomhet vil automatisk bli registrert som Firmaadministrator for virksomheten. Den første bruker (virksomhetsadministrator) vil også bli i stand til å endre administrator eller opprette flere virksomhets-administratorer. Det er ingen begrensning i tallet på brukere eller administratorer, men vær helt sikker på at alle tilføyde brukere tilhører samme organisasjonsnummer. Dersom brukere tilhører andre organisasjonsnummmer, ny virksomhetsregistrering må bli opprettet for dette nummeret. Dersom din virksomhet er allerede registrert med samme organisasjonsnummer, varsel vil bli sendt. Vennligst kontakt Doffin Support via e-post. Du vil da motta informasjon om virksomhetens administrartorer. Dersom ønskelig, kan du da kontakte dem for å få egen brukerkonto. Videre registrering med identisk registreringsnummer er tillatt, men vil da bli registert som flerbruks registreringer på Doffin. Det er ikke mulig å integrere disse registeringene i etterkant.

8 5 Bli bruker på en allerede registrert leverandørvirksomhet Kontakt virksomhetsadministrator eller en av dem, dersom det er flere, og be om å få opprettet brukerkonto. Dersom du er usikker på hvem din virksomhetsadministrator er, vennligst kontakt Doffin support som kan finne dette ut for deg. Du må sende denne anmodning med e-post til Ettersom support ikke kan svare på slike spørsmål over telefon må du også sende e-post fra virksomhetens e-post addresse. Support kan kun gi informasjon om administratorer i virksomheter som er registrert på samme e-post domain som ditt.

9 6 Gjør deg kjent med din konto Etter at du er logget inn vil følgende meny fremstå øverst på sida: 1. Velg for å gå til startside 2. Velg for å lese andre sendte system beskjeder vedrørende kunngjøringer du har meldt interesse for. 3. Velg for å se liste over linker sider som kan gi nyttig hjelp eller informasjon. 4. Valg av Administrasjon åpner en drop down meny med Brukerprofiler, og dersom du er administrator Virksomhetsadministrajon vil også fremkomme. Herfra kan du administrere virksomhetsadministrajon eller brukerkonto tilknyttet virksomhetsregistrering. Brukere tilhørende virksomheten vil kun se brukerprofiler og informasjon om tilgjengelig brukere og adminstratorer. De kan ikke redigere denne informasjon. 5. Ved å klikke på ditt navn så kan du se og redigere din personlige brukerkonto. F.eks. endre passord, e-post addresse eller brukernavn. Til venstre, under menyen, vil du finne våre tilgjengelige tjenester. Dersom du velger Søk kunngjøringer så vil du bli omdirigert til søk etter kunngjøringer. Du vil fremdeles være pålogget og kan gå tilbake til forutgående side ved å klikke på tilbake-knappen (pilen) øverst til venstre i nettleseren. Dersom du allerede har meldt interesse i kunngjøringer så vil du finne informasjon under Min interesseliste. Klikk på Pågående for finne kunngjøringer som du allerede har meldt interesse i og som fremdeles er aktiv. Dersom du klikker på Totalt så vil du finne alle gamle kunngøringer som du har meldt interesse i. Fra den pågående liste vil du finne kunngjørings-id: Navn og oppdragsgivers interne referanse, som du kan velge for å få kunngjøringsinformasjon, f.eks. vedlagte dokumenter, publiserte endringskunngjøringer, osv. Du vil også finne en snarvei til kunngjøringslinken, publiserings og forfallsdato.

10 Du vil finne all tilgjengelig informasjon om kunngjøringen dersom du f.eks. velger Oppdragsgivers f. interne referanse.

11 7 For administratorer 7.1 Opprett ekstra brukere Klikk på adminstrasjon øverst på siden og velg brukerprofil. Du vil nå se en liste over aktive brukere meldt på virksomhetsregistering. 1. Bruker som du er logget inn som, er vist som uthevet. Klikk på navnet for å vise og redigere personlig informasjon. F.eks. brukernavn, passord, e-post adresse. 2. Tilleggsbrukere er også synbar her. Klikk på brukernavn for redigering av brukers personlige informasjon, f.eks. brukernavn, e-post adresse. 3. Brukerens funksjon er presentert. Virksomhetens adminstrator har full tilgang til all informasjon gitt i kontoen. Virksomhetsbrukere har kun tilgang til personlig informasjon og kunngjøringer. 4. Siste logg-inn bruker er representert. 5. Klikk på Ny bruker for å tilføye tilleggsbrukere til din virksomhetskonto. 6. Velg boksen ved siden av brukernavn og klikk deretter på Slett dersom du ønsker å fjerne en bruker fra din brukerkonto. 7. Opprett forskjellige brukergrupper og legg til brukere i gruppene. Du kan da gi tilgang til en kunngjøring for en hel brukergruppe samtidig, eller velge brukere individuelt. 8. Klikk Ferdig når du ønsker å forlate siden. 7.2 Endre din virksomhetsinformasjon Klikk på Administrasjon øverst på siden og velg Virksomhetsadministrasjon

12 Klikk på Endre nederst på siden for å endre virksomhetens kontaktinformasjon. Du kan ikke endre organisasjonsnummer. Det kan kun bli endret av Doffin support team som vil sammenligne detaljene med informasjon i Brønnøysundregistrene, før endringene blir utført. Doffin support vil kreve en e-post fra virksomhetens-post adresse for å endre denne informasjonen. Dersom ønskelig kan du også registrere en ny leverandørkonto med et nytt organisasjonnummer. Velg Endre på Virksomhetens profil for å oppdatere detaljert virksomhetsinformasjon.

13 8 Søk etter kunngjøringer Gå til for å søke etter kunngjøringer i Doffin. Du kan bruke filter til venstre eller skrive nøkkelord eller frase i nøkkelordfeltet, eller en kombinasjon av disse. Begge søkknappene, en like ved nøkkleordfeltet og en under filteret (nederst til høyre) kan bli brukt for både søkeord, søk og filtersøk. 8.1 Velg sorteringsrekkefølge. Du kan velge hvordan du vil sortere søkresultatene. Velg ved å sortere rekkefølge i drop down til venstre. 8.2 Filtrer søk. Det er flere tilgjengelige søkerfilter. Det er mulig å bruke kun en eller alle samtidig. Etter at alle filtre er etablert, klikk på søk-knappen ved siden av fritekst boksen med eller uten nøkkelord. Fylker og kommuner Velg fylke eller kommune fra drop down lista. Dersom du skriver første bokstav og velger enter så kan du gå gjennom lista alfabetisk.

14 Kunngjøringstype Velg hvilken kunngjøringstype du er interessert i. Kunngj Velg hviken kunngjøringsform du er interssert i: Inkluder utgåtte kunngjøringer Dersom du velger inkluder utgåtte kunngjøringer i utfyllingsboksen, så vil dette gjøre det mulig å søke etter at kontrakten er utgått. Kategorier For å filtrere kategorier, benytter Doffin CPV (commom procurement vocabulary) kode system for å kategorisere virksomhets-sektorer. CPV kode systemet er bygd opp som hovedgrupper og undergrupper. CPV etablerer et enkelt klassifikasjonssytem for offentlige kunngjøringer hvor formålet er å standardisere referanser brukt av oppdragsgivere og enheter for å beskrive gjenstand i innkjøpskontrakter. Klikk på kategorifelt og et pop-up vindu vil komme til syne.

15 Skriv et nøkkelord (1) og klikk Søk (2) for å søke i kategorier, eller velg en kategori i lista. Velg avkryssingsboksen ved siden av koden. Du kan finne underkoder dersom du velger pilen ved siden av koden. Velg avkryssingsbokser ved siden av de ønskede koder (3) og klikk på Velg (4) nederst på siden. Søket ditt vil nå inkludere alle kunngjøringer med alle koder inkludert i det samme kodesysteme du har valgt. Doffin referanse Skriv nøyaktig referanse for å søke etter en kunngjøring. Doffin referanser har følgende format yyyy Du kan kun bruke dette feltet for å søke etter opprinnelig kunngjøring, ingen endringskunngjøringer. Du kan allikevel finne alle endringkunnjøringer som tilhørere kunngjøringen, når du åpner originalkunngjøringen. Tidsfrist Du kan filtrere dine søk ved hjelp av tidsfrist. Søket ditt vil kun inkludere kunngjøringer innenfor følgende tidsperiode: Klikk på tidsfrist fra feltet og velg den ønskede tidsfristsdato fra kalenderen. Du kan også skrive dato direkte inn i feltet som format dd.mm.yyyy. Klikk på tidsfrist til feltet og velg ønsket tidsfristsdato fra kalenderen. Du kan også skrive dato direkte i feltet som format dd.mm.yyyy.

16 Kunngjøringsdato Du kan filtrere kunngjøringssøket ditt basert på kunngjøringsdato. Søket vil da kun inkludere kunngjøringer innen denne tidsperioden. Klikk på Kunngjøringdato fra feltet og velg den ønskede kunngjøringsdato fra kalenderen. Du kan også velge dato direkte fra feltet i format dd.mm.yyyy. Klikk på Kunngjøringdato til feltet og velg den ønskede kunngjøringsdato fra kalenderen. Du kan også velge en dato direkte i til feltet i format dd.mm.yyyy. 8.3 Bruk fritekst søk Du kan søke etter uansett nøkkelord brukt av oppdragsgiver i deres kunngøringer. Du kan også søke etter formuleringer ved å bruke anførsesltegn (... ). For å ekskludere ord fra søket, bruk minus tegn (-) foran ord som skal ekskluderes. For å unngå for mange treff i Doffin, ignorer vanlige ord slik som og, eller, http, osv. Dersom du vil være sikker på at du søker på kunngjøringer som inneholder et ord som du tror er et stop-ord, vær vennlig å sett pluss tegnet (+) foran ordet. 8.4 Lagre din søkerprofil Velg alle ønskede filtre og/eller nøkkelord og klikk søk. Lagre søket ditt som et bokmerke. Den raskeste måten er å velge ctrl+d i nettleseren. Eller du kan følge instruksjoner gitt av din nettleser

17 Internet Explorer Klikk på stjernen øverst i venstre hjørne Bokmerket er automatisk tilføyd nært stjernen. Google Chrome Klikk på stjernen øverst i høyre hjørne. Stjernen vil bli gul. Klikk på ferdig Mozilla Firefox Klikk på stjernen til høyre på siden. Stjernen vil bli gul. Klikk på ferdig

18 9 Meldt interesse for å motta oppdateringer Fra kunngjøringenes søkeside kan du velge tittel på den relevante kunngjøring for å få mer informasjon. Klikk på knappen for å meldt interesse. Du må være pålogget før du kan melde interesse. Denne knappen vil omdirigere deg til en av de følgende sider, hvor du kan melde interesse: 1. Meldt interesseside hos Doffin - dersom kunngjøringen er opprettet i Doffin. 2. Login siden - dersom kunngjøringen er opprettet i Doffin og du var ikke innlogget før du utførte søket 3. Et eksternt anbudssystem - dersom anbudet er behandlet i et elektronisk system utenom Doffin og sendt elektronisk fra dette systemet. Du vil da motta e-post varsler når oppdragsgiver publiserer ny informasjon. Du kan trekke tilbake interessen dersom du logger inn, åpner kunngjøringen og deretter klikke på Trekke interesse.

19 10 Vis eller last ned dokumenter Dersom oppdragsgiver har gjort dokumentet offentlig tilgjengelig, kan du laste ned dokumentene ved å klikke på dokumentetmappeikonet til høyre. Du vil se dokumentene opplistet og vise eller nedlaste dem ved å klikke på dokumentnavnet. Dersom det ikke er mulig å klikke på dokumentene, må du melde interesse før du kan åpne eller nedlaste dem. Status øye vil da bli gråttt for å vise at oppdragsgiver har valgt begrenset offentlig innsyn i dokumentene.

20 11 Doffin support For ytterligere veiledning og tekinsk support, vennligst kontakt Doffin support på: Telefon: E-post: