KONTRAKT. Trondheim kommune (Oppdragsgiver) Postadresse: Org.nr.: Telefonnr: E-post: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Kontaktperson:

Transkript

1 KONTRAKT Trondheim kommune (Oppdragsgiver) Postadresse Postnr.: Poststed: Kontaktperson: 7004 TRONDHEIM og Org.nr.: Telefonnr: E-post: Navn på leverandør (Leverandør) Postadresse: Postnr.: Poststed: Kontaktperson: Org.nr.: Telefonnr.: E-post: Avtaleområdet: Kjøp renholdstjenester Avtaleperiode: (1+1) Dokumentrangering: 1. Kontrakt 2. Konkurransegrunnlag m/vedlegg 3. Leverandørens tilbud av Vedlegg til avtalen: Vedlegg 2: Prisskjema Avtale undertegnet: Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. For Trondheim kommune: Sted: Dato: Underskrift: For (leverandørens navn): Sted: Dato: Underskrift: Antall vedlegg: 1 Antall sider: 8

2 Innhold 1 GENERELT OM AVTALEN DEFINISJONER AVTALEPERIODE SPRÅK AVTALEN OMFANG OG INNHOLD PARALLELLE RAMMEAVTALER/FORDELING ORGANISATORISKE BESTEMMELSER ENDRINGER LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR LEVERANDØRS FORPLIKTELSER TIDSPUNKT FOR LEVERING LEVERINGSGARANTI TJENESTELEVERANSENS KVALITET UNDERLEVERANDØRER OG ANDRE MEDHJELPERE Leverandørens rett til å benytte underleverandører Identifikasjon FORSIKRINGER MILJØ LEVERANDØRENS SIDEFORPLIKTELSER Service Levering Responstid Kompensasjon MØTER OG SEMINARER I KONTRAKTSPERIODEN STATISTIKK OG INFORMASJON FEIL LEVERING SANKSJON VED MANGLENDE LEVERING PRIS OG BETALING PRIS REGULERING AV PRISEN FAKTURERING E-FAKTURA KONSEKVENSER VED FEIL/MANGLER SAMARBEID OG OPPFØLGING I AVTALEPERIODEN GENERELT STATUSMØTER AVVIK KOMMUNIKASJON TAUSHETSPLIKT KONTRAKTSBETINGELSER TRANSPORT AV AVTALEN HEVING TVISTER ENDRINGER I LEVERANDØRS ORGANISASJON MV Side 1

3 1 Generelt om avtalen På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (leverandørens navn) som leverandør på kjøp av renholdstjenester. Avtalen mellom kommunen og leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 16. juli nr. 69 ( LOA), med tilhørende forskrifter fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA). 2 Definisjoner I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med er nevnt som Leverandør. 3 Avtaleperiode Innkjøpsavtalen med leverandøren gjelder fra med opsjon på års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår. 4 Språk All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk. 5 Avtalen 5.1 Omfang og innhold Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av renholdstjenester hos Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter. Bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle endringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge å ikke benytte seg av avtalen. 5.2 Parallelle rammeavtaler/fordeling Fordelingsnøkkel/prosentvis mellom leverandører. - Fylles eventuelt ut før kontraktsignering ut fra tildelt oppdrag 5.3 Organisatoriske bestemmelser Hver av partene skal utpeke en person (representant) som representerer dem. Navn på representantene skal inntas i kontrakten. Utskiftning av representanten skal varsles skriftlig. Partene kan ikke forplikte hverandre overfor tredjemann uten særskilt fullmakt. Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes til partenes representanter eller til avtalte adresser for varsling. Varsel skal gis skriftlig med mindre det kan godtgjøres å være gitt på annen måte. Varsel som er innført i referat eller protokoll fra møte mellom partene, regnes som skriftlig varsel. Side 2

4 5.4 Endringer Innenfor det som partene med rimelighet kunne forvente da kontrakten ble inngått, har Oppdragsgiver rett til å kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i Leverandørens leveranse eller endret leveringstidspunkt. Krav om slike endringer skal fremsettes skriftlig. Leverandøren skal godskrives for det merarbeid han har ved iverksettelsen av slike endringer, samt for andre direkte kostnader han påføres, i samsvar med det kostnads- og fortjenestenivå som det opprinnelige vederlaget er basert på. Dersom endringer medfører besparelser for Leverandøren, skal disse trekkes fra vederlaget på tilsvarende måte. Hvis partene er uenige om det beløp som skal godskrives eller fratrekkes vederlaget som følge av slike endringer, skal Leverandøren likevel iverksette endringen uten å avvente den endelige løsningen av tvisten. 6 Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av allmenngyldig tariffavtale. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Det vises til renholdsoverenskomsten som trådde i kraft fra 1. september Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontrakt summen, tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom oppdragsgiver på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønnsog arbeidsvilkår, se pkt. 12.2, heving av kontrakt. Side 3

5 7 Leverandørs forpliktelser 7.1 Tidspunkt for levering Levering av tjenesten skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for den enkelte bestilling. For leveringssteder som ønsker det skal det avtales faste leveringstidspunkter. Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Oppdragsgiver fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør. 7.2 Leveringsgaranti Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for vil disse bestilles fra leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. 7.3 Tjenesteleveransens kvalitet Leverandøren innestår for at tjenesteleveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Leverandørens tjeneste skal være av en slik art og kvalitet som fremgår av konkurransegrunnlaget og tilbudet. Tjenesten skal ellers være i samsvar med alminnelig god tjeneste i den aktuelle bransje, og i samsvar med de krav som i alminnelighet kan stilles til ytelsen. 7.4 Underleverandører og andre medhjelpere Leverandørens rett til å benytte underleverandører Leverandøren plikter å opplyse om, og eventuelt hvilke underleverandører han vil benytte til oppfyllelse av kontrakten. Oppdragsgiver har rett til å underkjenne valg av underleverandør dersom saklig grunn foreligger Identifikasjon Leverandøren svarer for sine ansatte og andre medhjelpere som han benytter for å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 7.5 Forsikringer Dersom det er avtalt at Leverandøren skal tegne forsikring for leveransen, skal han på Oppdragsgivers anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende. 7.6 Miljø Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter. Leverandøren skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Oppdragsgiver rett til å heve avtalen. Side 4

6 7.7 Leverandørens sideforpliktelser Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser: - Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag Service Levering Responstid Kompensasjon 7.8 Møter og seminarer i kontraktsperioden Dersom Leverandøren på eget initiativ ønsker å invitere Oppdragsgiver/ bestillere til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver. Leverandøren skal dekke alle kostnader til slike aktiviteter. 7.9 Statistikk og informasjon Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og ev. andre enheter pr. e- post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver. 8 Feil levering Oppdragsgiver skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved tjenesteleveransen. 9 Sanksjon ved manglende levering Ved manglende oppfyllelse av leveringsgrad kan Oppdragsgiver pålegge leverandør økonomisk sanksjon. Dette kommer utenom kompensasjonen som er gitt i tilbudet jfr. punkt Dersom Oppdragsgiver får en del merkostnader som følge av tapte husleieinntekter, merutgifter som følge av innleie av et annet firma etc. må dette dekkes fullt ut av Leverandør. 10 Pris og betaling 10.1 Pris Prisene inkluderer alle kostnader herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til leverandørs tilbud datert jfr. vedlagte prisskjema Regulering av prisen Påslagsfaktorer er faste første avtaleår. Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene Fakturering Kommunens betalingsvilkår er netto pr.30 dager. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer frem senest 4 dager etter fakturadato og at tjenesten er mottatt og leveransen godkjent av bestillende enhet. Ved feil eller manglende utfylling av faktura vil den bli returnert og ny betalingsfrist vil bli beregnet etter ny faktura. Kun korrekte og godkjente fakturaer utløser betaling. Tillegg til beløpet i form av fakturagebyr e.l. vil også medføre retur av faktura. Delfakturering godtas ikke med mindre dette er skriftlig godkjent av bestiller. Side 5

7 Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldene morarente iht. Lov om renter ved forsinket betaling mv E-faktura Oppdragsgivere i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008 fra sine leverandører. For leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende offentlige standard meldingsformat for offentlige virksomheter. Løsningen skal være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester. Dette er et viktig bidrag i arbeidet med digital fornying i kommunen, og en vinn - vinn situasjon både for Oppdragsgiver leverandør Konsekvenser ved feil/mangler Ved gjentatt påpekte feil og mangler i faktureringsrutinene, kan Oppdragsgiver forlange kopier av enhver faktura med underlag for å danne seg et bilde av problemet. Oppdragsgiver fastsetter selv perioden for et slikt tiltak (ikke tilbakevirkende) og kopiering skjer kostnadsfritt for Oppdragsgiver. Eventuelle feil eller mangler som avdekkes i forhold til merking, priser, kredittid og lignende vil resultere i et kompensasjonskrav. Kompensasjonen vil være det høyeste beløp av kr. 300,- pr. faktura med feil/mangler eller 2 % av fakturaverdien. I tillegg skal hele differansen krediteres kunden. 11 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 11.1 Generelt Leverandøren og Oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale Statusmøter Det skal avholdes opptil 2 statusmøte(r) pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov Avvik Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen Kommunikasjon Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant Taushetsplikt Partene har taushetsplikt om opplysninger som fremkommer om den annens forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Det samme gjelder opplysninger som er nødvendige for senere drift og vedlikehold. Side 6

8 12 Kontraktsbetingelser På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge Kontrakt Konkurransegrunnlag m/vedlegg Leverandørens tilbud 12.1 Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning Heving Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer, skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet. For uopprettelige vesentlig mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning, uten at leverandøren gis anledning til å rette på forholdet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet, jf. pkt. 6. Selv om avtalen heves, kan Oppdragsgiver kreve at hele eller deler av påbegynt oppdrag fullføres. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelle sanksjoner for lav leveringsgrad kommer ikke til fradrag i erstatningen. Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet/erklæringen Tvister Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Ved voldgift oppnevner hver av partene en voldgiftsmann og de partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av justitiarius i Trondheim tingrett. For voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling gjelder ellers bestemmelsene i lov av 13. august 1915 nr. 6 om rettergangsmåten for tvistemål, kapittel 32. I tilfelle søksmål er Trondheim verneting for partene i kontrakten og garantistene, og varsel skal gis som for innenbysboende bestemt. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn. Side 7

9 13 Endringer i leverandørs organisasjon mv. Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest. Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser. Side 8

10 Vedlegg 1 Prisskjema Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva og er faste første avtaleår. Alle kostnader med oppdraget skal være inklusiv i kvadratmeterpris og timepris (materiell, transport etc.). 1. Renhold etter inn og utflytting av kommunale leiligheter Pris pr. kvadratmeter normalt renhold kr.. Pris pr. kvadratmeter ekstremt renhold kr Pris ved større avfallshåndtering og bortkjøring som for eksempel møbler, innbo etc. Pris pr. time kr 2. Renhold for Boligstiftelsens trygdeboliger 20 eiendommer Her henvises det til egne tegninger for hver bolig/adresse hvor frekvens på renhold er oppgitt. Det må oppgis en totalpris eks. mva. pr. adresse ut i fra renholdt areal og frekvens. Adresse Totalt renholdt -areal Sum pr. måned Elgesetergate ,20 Gamle Oslovei ,40 Klostergata ,50 Klæbuveien ,90 Koefodgeilan 7 192,10 Lade alle ,00 Mellomveien ,40 Persauneveien ,60 Persauneveien 54B 107,00 Rønningen ,30 Saupstadringen ,00 Saupstadringen ,30 Stabelsvei ,50 Tonstadgrenda ,00 Tonstadgrenda ,90 Tordenskjoldsgate ,80 Valøyveien 9 577,30 Yrkesskoleveien ,40 Østre Ila 1 474,70 Øvre Møllenberg ,10 SUM AREAL ,40 Side 1

11 3. Renhold ved vedlikehold/bygge prosjekter Alle kostnader er inklusiv befaring, materiell og transport. Det skal gis en timepris eks. mva. for dette renholdet hvor materiell, befaring og transport er medregnet i prisen. Priseksempel Støvsanering Klargjøring til bruk Oppsett av gulv Timepris Side 2