Leka kommune. Administrasjonsutvalg. Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Lekatun Dato: Tidspunkt: 10:30

Transkript

1 Leka kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Lekatun Dato: Tidspunkt: 10:30 Administrasjonsutvalg Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Leka, Per Helge Johansen ordfører Solveig Slyngstad rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/16 Bemanningsøkning i Leka barnehage 2016/305 PS 11/16 Godkjenning av lederavtale 2016/295 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 Leka kommune Oppvekst Arkiv: Arkivsaksnr: 2016/305-1 Saksbehandler: Linda Hansen Ekrem Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalg 10/ Formannskap 132/ Kommunestyret Bemanningsøkning i Leka barnehage Rådmannens forslag til vedtak: Bemanningen i Leka barnehage økes med 80 % assistent/ barne- og ungdomsarbeider fra 1.februar og ut barnehageåret (14.juli 2017). Kostnader på økt bemanning på kr ,- inkl. feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift dekkes ved bruk av disposisjonsfond

4 Hjemmel for vedtak: Saksutredning: Leka barnehage har en bemanning på 420 %. Bemanningsnorm er 6 barn pr.1 voksen, barn under 3 år teller for 2 barn. Pr.i dag har vi 6 barn på småbarnsavdelingen og 12 barn på storbarnsavdelingen, hvor et av barna er under tre år. Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Storbarn: 12 (et barn under 3 år) 12 (et barn under 3 år) 4 12 (et barn under 3 år) 11 ( et barn under 3 år) Småbarn: Til sammen: Ant. ansatte: I november mottok vi søknad fra en familie som kommer flyttende til Leka i januar, de har søkt om 100 % plass for sitt barn på tre år fra 1.februar Pr.i dag har vi kun mulighet for å gi en 20 % plass som er en dag i uka (onsdag). Utfra bemanningsnorm kan vi ikke ta inn flere barn uten å øke bemanningen. Etter jul har vi også andre mulige søkere. Med en bemanningsøkning på 80 % har vi da mulighet for å ta inn flere barn. Vurdering: Leka kommune ønsker og trenger flere innbyggere, det at kommunen kan gi alle småbarnsfamilier et barnehagetilbud er med på å skape bolyst. Tilflyttede familier ønsker et barnehagetilbud, og bør slippe å vente til neste barnehageår. Dette har sammenheng med foreldre i jobb, og barns behov for å sosialiseres og bli kjent med andre barn. Barnehagen får tilført kr ,- i økt foreldrebetaling for 1 barn, dette går til fratrekk for reelt kostandsbehov ved stillingsøkning. Dersom det kommer søknad fra flere barn vil foreldrebetalingen øke. Kostnader til økt bemanning dekkes ved bruk av disposisjonsfond Fondets saldo pr er kr ,-. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Solveig Slyngstad rådmann -4-

5 -5-

6 Leka kommune Stab/støtte Arkiv: Arkivsaksnr: 2016/295-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalg 11/ Godkjenning av lederavtale Vedlegg: 1 Lederavtale mellom Leka kommune og X Rådmannens forslag til vedtak: Vedlagt mal for lederavtaler godkjennes og tas i bruk i Leka kommune med virkning fra

7 Hjemmel for vedtak: Delegasjonsreglementet kap IV - A Saksutredning: Det har vært igangsatt en arbeidsprosess i administrasjonen for å utarbeide mal for lederavtaler. Samtidig som KS anbefaler at slike avtaler benyttes, er det et nødvendig verktøy for arbeidsgiver i lederoppfølgingen i forhold til den enkelte leders oppgaver og ansvar i stillingen. Avtalens innhold tar utgangspunkt i gjeldende rettigheter og plikter mellom arbeidstaker og arbeidsgiver etter lov- og avtaleverket, men inneholder også punkter om gjensidige forventninger, forpliktelser og resultatoppnåelser i lederstillingen. Utkast til lederavtale er tilpasset lokale forhold og organisering. Utkast til lederavtale sendes ut til lederne og tillitsvalgte i før møtet. Lederne inviteres til møtet i ADU for gjennomgang av utkastet. Vurdering Leka kommune har ikke hatt slike lederavtaler tidligere. Innføring og godkjenning av malen for lederavtaler forankres i administrasjonsutvalget, gjennom behandling og godkjenning. Det legges opp til at avtalene tas i bruk fra , og skal gjelde ledere som følger hovedtariffavtalens kap. 3 (dvs. ledergruppa, mellomledere/avdelingsledere/rektorer m.flere). Rådmannen benytter malen som utgangspunkt ved inngåelse av lederavtaler med sine underordnede, og tilpasses individuelt som gjennomgås i fremtidige oppfølgings- og medarbeidersamtaler. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Solveig Slyngstad rådmann -7-

8 LEDERAVTALE mellom Leka kommune og X Dette er en avtale mellom Leka kommune og mellomleder. Avtalen er delt opp i en personlig del og en generell del. I tillegg til denne avtalen reguleres arbeidsforholdet av bestemmelser i kommunens personalhåndbok, samt sentralt lov- og avtaleverk. I tillegg til denne lederavtalen skal det til enhver tid finnes en resultat- og utviklingsavtale som revideres årlig. Lederavtale Del 1: Personlig avtaledel 1. Avtalens parter - Avtalen er inngått mellom Leka kommune som arbeidsgiver og X som arbeidstaker. 2. Tiltredelse arbeidssted prøvetid a. X er tilsatt/tilsettes i fast stilling som X med tiltredelsesdato X b. For stillingen gjelder en prøvetid på 6 måneder jfr. AML Dersom arbeidstakeren har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden, kan arbeidsgiver forlenge den avtalte prøvetiden tilsvarende fraværets lengde. Arbeidsgiver må skriftlig orientere om eventuell forlengelse innen utløpet av prøvetiden. c. X har kontorsted ved X. Det må påregnes reisevirksomhet. Arbeidssted/ kontorsted kan endres ved behov. 3. Stillingens innplassering - Stillingen som X er en mellomlederstilling direkte underlagt rådmannen. Organisasjonen har to ledernivåer; rådmann og mellomledere. 4. Feriebestemmelser Ferie og feriepenger i henhold til Ferieloven og Hovedtariffavtalens bestemmelser. 5. Arbeidstid a. For stillingen gjelder normalarbeidstid med 37,5 timer per uke, fortrinnsvis med daglig arbeidstid mellom kl.0800 og Stillingen omfattes/omfattes ikke av kommunens fleksitidsreglement for forskyvning av arbeidstid innen kjernetid og ytre arbeidstid. Stillingen omfattes/omfattes ikke av kommunens fleksitidsreglement for avspasering og opparbeiding av plusstid. b. Det utbetales ikke tillegg for overtid og ubekvem arbeidstid, jfr. Hovedtariffavtalen kap 1.punkt 6.3, siste avsnitt. (Imidlertid gis det xx dager ekstra fridager jfr. samme pkt. i HTA.) 6. Lønn og annen godtgjøring a. X avlønnes med kr.x per år (dagens dato) b. Lønn utbetales den 12. i hver måned. Ved feil utbetaling skal feilen rettes opp umiddelbart, og ved for mye utbetalt kan kommunen foreta trekk i lønn. c. Lønn er gjenstand for årlige forhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 3, punkt 3.4.1, første gang ved utløpet av prøvetiden. d. Pensjonsordning i KLP med 2 % trekk av lønn som arbeidstakers andel av innskudd. e. Bruk av egen bil i arbeids medfør dekkes i henhold til statens reiseregulativ. f. Telefon? g. PC? h. Annet -8-

9 7. Taushetsplikt: X skal bevare taushet om det han/hun får kjennskap til av taushetsbelagte opplysninger i forbindelse med tjenesten/arbeidet, jfr Forvaltningsloven Næringsvirksomhet, verv og bistillinger. X skal ikke drive næringsvirksomhet, inneha verv eller andre stillinger som kan trekke X sin habilitet i tvil, eller som kan få negativ innvirkning på arbeidsforhold og/eller arbeidsytelse. Her inngår at X ikke kan drive næringsvirksomhet med salg eller videreformidling av varer/tjenester til Leka kommune. 9. Mellomleder skal så snart det er kjent, informere rådmannen før lengre fravær. Lederavtale Del 2: Generell avtaledel 1. Rådmannens krav og forventninger til mellomleder a. Forventninger til god ledelse i. Mellomleder skal ha fokus på tjenesteproduksjon til innbyggerne, og sine medarbeidere. Effektivitet, service og kvalitet er grunnlag for måloppnåelse. ii. Mellomleder skal utvikle samarbeid basert på åpenhet, tillit og medvirkning i alle ledd. iii. Mellomleder skal opptre synlig og troverdig i samsvar med Leka kommunes politiske og administrative prioriteringer, vedta, planer og langsiktige strategier. b. Ansvar for resultat i. Mellomleder er administrativt og faglig ansvarlig for drift og tjenesteproduksjon i enheten. ii. Mellomleder skal årlig utarbeide resultatmål for enheten, og disse skal inngå i en resultat- og utviklingsavtale med rådmannen. Mellomleder er resultatansvarlig for vedtatte mål i økonomiplan hvert år. iii. Resultat- og utviklingsavtale skal danne grunnlag for årlig medarbeidersamtale med rådmannen. c. Personalansvar i. Mellomleder representerer rådmannen og er arbeidsgiver overfor arbeidstakerne i sin enhet: 1. har rådmannens myndighet etter gjeldende tariffavtaler og kommunale reglement 2. skal bidra til at kommunens arbeidsgiverpolitikk blir gjort kjent og praktisert i organisasjonen 3. skal involvere medarbeiderne sine i arbeidet med å utarbeide resultatmål for enheten 4. skal involvere tillitsvalgte så tidlig som mulig i aktuelle prosesser 5. skal motivere medarbeiderne til å nå mål som er fastsatt for enheten 6. skal stille krav til sine medarbeidere og vurdere innsats, prestasjoner og utviklingsbehov 7. skal utvikle en attraktiv arbeidsplass der trivsel og trygghet blir ivaretatt 8. skal ta initiativ til og gjennomføre omstillings- og utviklingstiltak innenfor egen enhet -9-

10 9. skal gjennomføre medarbeidersamtaler hvert år d. Økonomiansvar i. Mellomleder skal sørge for at de økonomiske ressursene blir utnyttet og styrt effektivt i samsvar med tildelt budsjett ii. Mellomleder skal ha fortløpende kontroll med bruken av tildelte midler. e. Forvaltningsmyndighet Myndighet til å fatte enkeltvedtak er videredelegert fra rådmannen se eget delegasjonsvedtak. 2. Forholdet mellom rådmann og mellomleder a. Mellomleder i. Rapporterer direkte til rådmannen ii. Skal melde fra om alvorlige hendelser og avvik i enheten iii. Skal delta aktivt i budsjettarbeid iv. Kan etter avtale med rådmannen tildeles oppgaver ut over eget ansvarsområde v. Akseptere at rådmannen i sitt arbeid gjør vurderinger ut fra et helhetsperspektiv vi. Akseptere at rådmannen alene står ansvarlig overfor kommunens forlkevalgte organ vii. Kan, i samråd med rådmannen, offentlig gi administrative og faglige uttalelser innen sitt ansvarsområde. b. Rådmannen sitt ansvar overfor mellomleder i. Skal gi mellomleder personlig og faglig støtte, råd og veiledning ii. Skal legge forholdene til rette for nødvendig kompetanse- og ledelsesutvikling iii. Skal holde enhetsleder orientert om viktige saker som er under utvikling iv. Kan omgjøre eller fatte nye vedtak/utøve myndighet innenfor mellomleders ansvarsområde. Inngrep skal drøftes med mellomleder på forhånd. v. Mellomleder skal lønnes ut fra ansvar, kompetanse, innsats og prestasjoner/måloppnåelse i henhold til resultatplan, og i henhold til Hovedtariffavtalen og kommunens lønnspolitiske handlingsplan 3. Vurdering av innsats og prestasjoner a. Rådmannens krav og forventninger skal utformes i samarbeid med mellomleder, og komme til uttrykk i medarbeidersamtaler. b. Ressurs- og bemanningssituasjonen i enheten må spille inn ved vurdering av resultat. Det må også i rimelig grad tas hensyn til uforutsette hendelser i løpet av året. 4. Prosedyre ved manglende samsvar mellom krav/forventninger og prestasjoner. Eventuelt manglende samsvar skal drøftes i to faser: a. Fase 1: Mellomleder blir gjort oppmerksom på rådmannens vurderinger og får anledning til å forklare seg. Det blir avtalt en konkret plan for utvikling/forbedring, og det blir holdt oppfølgingssamtaler. b. Fase 2: Dersom fase 1 går ut over 6-12 måneder uten å gi tilfredsstillende resultat, aktiveres punkt 5 i denne avtalen. 5. Avvikling av arbeidsforhold som mellomleder kan skje på to måter a. Avvikling av arbeidsforholdet i. Skal skje innenfor en periode på 6-12 måneder -10-

11 ii. Det skal i denne perioden vurderes å sette inn konstituert mellomleder, og lyse ut stillingen eksternt. iii. Mellomleder har normalt arbeidsplikt i denne perioden. b. Omplassering til annen egnet stilling i. Arbeidsforholdet til Leka kommune opprettholdes, og mellomleder blir tilbudt annen egnet stilling. ii. Lønn ved eventuell omplassering blir fastsatt etter avtale mellom partene og skal avspeile arbeids- og ansvarsområdet i den nye stillingen. Ellers gjelder reglene i Hovedtariffavtalen kapittel 1, Retrettstilling a. Uavhengig av punkt 5 i denne avtalen, kan mellomleder be om å bli løst fra stillingen for å gå over i annen ledig stilling i kommunen som vedkommende er kvalifisert for. b. Lønnsfastsetting i retrettstillingen skal ta utgangspunkt i tidligere avtalt grunnlønn og lønnsnivå i den nye stillingen. 7. Annet a. Lederavtalen finnes i to identiske eksemplarer signert av begge parter, og hver av partene beholder ett eksemplar. b. Avtalen kan reforhandles når en av partene krever det, men ikke oftere enn to ganger per år. c. Lederavtalen er en personlig avtale mellom Leka kommune og mellomleder, og underlagt taushetsplikt og ikke offentlig, jfr. Forvaltningsloven 13 og 13.e, samt Offentleglova 5.a. 8. Underskrifter Sted, dato arbeidsgiver Sted, dato arbeidstaker -11-

12 Resultat- og utviklingsavtale for X Det skal fastsettes resultatmål for mellomleder som evalueres jevnlig i faste medarbeidersamtaler mellom rådmannen og vedkommende. Resultatmålene justeres etter behov og i samsvar med vedtatte mål- og strategiendringr. Resultatmålene skal avspeile kommuneplan, handlingsplaner, budsjett og økonomiplan. Ansvarsområde Tjenesteproduksjon Økonomi Arbeidsgiverrollen Offentlighet Forvaltning Samarbeid HMS Egenutvikling Omfang Kvalitet faglig nivå Effektivitet Service Budsjettdisiplin Økonomiplan- etterlevelse Rapportering Budsjettarbeid Arbeidsmiljø Kompetanseutvikling Medarbeidersamtaler Sykefravær Rekruttering Vikarbruk Ansatte inkludert i planarbeid og målsettinger Omdømme Synlighet Tilsyn Avvik Øverste ledelse Økonomiområdet Tillitsvalgte Verneombud Ansatte Folkevalgte Fokusområder Tiltak Kompetanseheving Mål for perioden behov for utvikling/bedring Midler for måloppnåelse (Vedlegg: ) Sted, dato arbeidsgiver Sted, dato arbeidstaker -12-