Anbefalte krav og kriterier for miljøvennlige og sosialt ansvarlige anskaffelser av. mat og drikkevarer. i offentlig sektor.

Transkript

1 Anbefalte krav og kriterier for miljøvennlige og sosialt ansvarlige anskaffelser av mat og drikkevarer i offentlig sektor Versjon

2 Innhold 1 Innledning Produktgruppen mat og drikkevarer Kontraktens gjenstand CPV koder Krav og kriterier til miljø og sosiale hensyn for anskaffelser av mat og drikkevarer Kravspesifikasjon (teknisk spesifikasjon) kjernekrav... 5 Økologiske mat og drikkevarer... 5 Produkter fra bærekraftig fiske... 5 Emballasje Tildelingskriterier... 6 Økologiske mat og drikkevarer... 6 Produkter fra bærekraftig fiske Kontraktskrav kjernekrav... 7 Økologiske mat og drikkevarer... 7 Produkter fra bærekraftig fiske... 7 Emballasje... 8 Sosiale forhold Veiledning Miljøpåvirkning Forslag til anskaffelsesprosess Typer krav og kriterier Slik anvender du kravene og kriteriene Dokumentasjonskrav egenerklæring Mer om de enkelte kravene og kriteriene Kravspesifikasjon (teknisk spesifikasjon) Tildelingskriterier Kontraktskrav Sosiale forhold/ilos kjernekonvensjoner

3 1 Innledning Denne veiledningen er ment som et verktøy for offentlige innkjøpere for at miljø og sosiale hensyn skal bli ivaretatt ved innkjøp av mat og drikkevarer. I tillegg er formålet å bidra til forutsigbarhet for leverandørmarkedet ved at offentlige virksomheter harmoniserer sin måte å etterspørre mat og drikkevarer på. Dokumentet er ikke et bilag som i sin helhet kan vedlegges konkurransegrunnlaget, men de ulike kravene og kriteriene kan kopieres inn i konkurransegrunnlaget. Veiledningen gjelder bare krav og kriterier om miljø og sosiale forhold. Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 6 stiller krav til at offentlige innkjøpere under planleggingen av en anskaffelse skal ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Ifølge forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) skal det, så langt det er mulig, stilles konkrete miljøkrav til ytelsen. Det er også mulig å stille krav til miljø som et særlig kontraktsvilkår, og som tildelingskriterium i tildelingsfasen. Difi har utarbeidet bakgrunnsrapporten Økologisk mat og tilhørende miljøhensyn ved offentlige anskaffelser av mat og serveringstjenester. Bakgrunnsrapporten danner grunnlaget for de kravene og kriteriene som presenteres i denne veiledningen. De foreslåtte kravene og kriteriene er ikke uttømmende, men gir oversikt over viktige områder hvor det bør stilles krav og kriterier om miljø og sosiale forhold. Difi anbefaler at det alltid stilles krav og/eller kriterier om en andel økologisk mat, for å sikre at miljøhensyn ivaretas i anskaffelsen. Det anbefales at innkjøperen setter seg inn i veiledningen til krav og kriterier, som er angitt i kapittel 4. Blant annet forklares hva som menes med kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon, tildelingskriterier og kontraktskrav, samt forskjellene mellom disse. I denne veiledningen er det ikke tatt med noe krav eller kriterium som gjelder kortreist mat. Bakgrunnen for dette er at det i FOA ledd står at oppdragsgiver ikke skal diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Det er heller ikke tatt med noe kvalifikasjonskrav angående relevante miljøledelsestiltak, der miljøledelsessystem for eksempel av typen Miljøfyrtårn kan være bevis på de relevante miljøledelsestiltakene. Begrunnelsen for dette er at hva som anses som relevante miljøledelsestiltak, kan være forskjellig for de ulike oppdragsgiverne. Regjeringens målsetting er at 15 prosent av matforbruket skal være økologisk i Produktgruppen mat og drikkevarer Definisjon av mat og drikkevarer i denne veiledningen: næringsmidler som blir spist eller drukket av mennesker. Hvis det skal anskaffes mat og drikkevarer som den offentlige virksomheten selv skal servere, skal denne veiledningen benyttes (eksempler er innkjøp av kaffe, te, fruktkurv og mat til kantine som driftes internt). Skal det kjøpes serveringstjenester eller ferdig tilberedt mat (catering), skal Difis 1 Fra «Soria Moria II» (regjeringserklæringen av 7. oktober 2009) 3

4 veiledning Anbefalte krav og kriterier for miljø og sosialt ansvarlige anskaffelser av serveringstjenester i offentlig sektor brukes. Bakgrunnen for inndeling i to veiledninger, én for mat og drikkevarer og én for serveringstjenester, er at regelverket om offentlige anskaffelser skiller klart mellom varer og tjenester. 2.1 Kontraktens gjenstand Kontraktens gjenstand: mat og drikkevarer (eller bestemte matproduktgrupper) med en andel (X prosent) økologisk opprinnelse. 2.2 CPV koder CPV (Common Procurement Vocabulary), er et system av koder opprettet av EU kommisjonen for å klassifisere anbud ut fra hva som skal anskaffes innenfor kategoriene varer, bygg og anlegg eller tjenester. Hensikten med dette er å forenkle strukturering og søk i databaser samt handel over grensene. Aktuelle CPV koder vil som regel være under hovedkategori Næringsmidler, drikkevarer, tobakk og relaterte produkter. Kategoriene nedenfor har flere undernivåer, hvor de fleste av CPVkodene er relevante for innkjøp av mat og drikkevarer. Her følger en ikke uttømmende liste: Dyreprodukter, kjøtt og kjøttprodukter Tilberedt og konservert fisk Frukt, grønnsaker og lignende produkter Animalske og vegetabilske oljer og fettstoffer Meieriprodukter Kornprodukter, stivelser og stivelsesprodukter Diverse ernæringsmidler Drikkevarer, tobakk og relaterte produkter 4

5 3 Krav og kriterier til miljø og sosiale hensyn for anskaffelser av mat og drikkevarer I dette kapitlet er det gitt forslag til tekst som kan tas inn i konkurransegrunnlaget. Merk at henvisninger merket med * og ** må tas inn i konkurransegrunnlaget. Videre anbefales det at kravene og kriteriene tilpasses den enkelte anskaffelse, i tråd med veiledningen i kapittel Kravspesifikasjon (teknisk spesifikasjon) kjernekrav Kravspesifikasjon (teknisk spesifikasjon) kjernekrav Økologiske mat og drikkevarer Minst X prosent av mat og drikkevarene som leveres gjennom avtalen, skal være økologisk produsert (i henhold til økologiforskriften*(produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007** (produkter produsert i andre land)), beregnet av {sett inn alternativ, 1, 2 eller 3 ut i fra hva som ønskes}: 1. Den totale leveransen 2. Definert(e) produktgruppe(r), f.eks. melkeprodukter, kjøtt og grønnsaker 3. Liste over spesifikke produkt(er), f.eks. tomater, poteter, oksekjøtt og egg Prosentandelen beregnes av kroneverdien av leverandørens leveranse og gjelder mat og drikkevarer som finnes både som konvensjonelle og økologiske produkter (gjelder stort sett alt av mat og drikkevarer, med unntak av villfisk og vilt). Dokumentasjonskrav Egenerklæring inkludert en beskrivelse av hvordan kravet og prosentandelen vil bli oppfylt. *Forskrift om økologisk produksjon og merking av økologiske landbruksprodukter og næringsmidler av 28.oktober 2005 nr **Rådsforordning (EF) 834/2007 av 28.juni 2007 om økologisk produksjon og merkning av økologiske produkter og om opphevelse av forordning (EØF) nr. 2092/91 Produkter fra bærekraftig fiske Minst X prosent av marine produkter som leveres gjennom avtalen, skal være produkter fra bærekraftig fiske, beregnet av {sett inn alternativ, 1, 2 eller 3 ut i fra hva som ønskes}: 1. Den totale leveransen 2. Definert(e) produktgruppe(r), f.eks. fisk, skalldyr 3. Liste over spesifikke produkt(er), f.eks. kaviar, laks Egenerklæring inkludert en beskrivelse av hvordan kravet og prosentandelen vil bli oppfylt. Prosentandelen beregnes av kroneverdi av leverandørens leveranse av marine produkter. Merknad til innkjøper: Vær oppmerksom på at det ikke finnes en standard produksjons /fiskemetode som definerer 5

6 begrepet "bærekraftig fiske". Innkjøper må derfor ta med detaljerte spesifikasjoner på "bærekraftig fiske", for eksempel de underliggende spesifikasjonene til en eksisterende merkeordning. Emballasje Matemballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. Egenerklæring, alternativt lisens fra Svanemerket eller tilsvarende miljømerkeordninger som dokumenterer at kravet er oppfylt. 3.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Økologiske mat og drikkevarer Det vil bli tildelt poeng etter prosentandelen av den totale leveransen/produktgruppen/produkter [stryk det som ikke passer], produsert økologisk (i henhold til økologiforskriften*(produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007** (produkter produsert i andre land)), hvor prosentandelen overstiger det minimum som er fastsatt som teknisk spesifikasjon. Prosentandelen beregnes av kroneverdi av leverandørens leveranse, og gjelder mat og drikkevarer som finnes både som konvensjonelle og økologiske produkter (gjelder stort sett alt av mat og drikkevarer, med unntak av villfisk og vilt). Dokumentasjonskrav Egenerklæring inkludert en beskrivelse av hvordan kriteriet og prosentandelen vil bli oppfylt. *Forskrift om økologisk produksjon og merking av økologiske landbruksprodukter og næringsmidler av 28.oktober 2005 nr **Rådsforordning (EF) 834/2007 av 28.juni 2007 om økologisk produksjon og merkning av økologiske produkter og om opphevelse av forordning (EØF) nr. 2092/91 Produkter fra bærekraftig fiske Det vil bli tildelt poeng etter prosentandelen av den totale leveransen/produktgruppen/produkter [stryk det som ikke passer] fra bærekraftig fiske hvor prosentandelen overstiger det minimum som er fastsatt som teknisk spesifikasjon. Prosentandelen beregnes av kroneverdi av leverandørens leveranse av marine produkter. Egenerklæring inkludert en beskrivelse av hvordan kriteriet og prosentandelen vil bli oppfylt. Merknad til innkjøper: Vær oppmerksom på at det ikke finnes en standard produksjons /fiskemetode som definerer begrepet "bærekraftig fiske". Innkjøper må derfor ta med detaljerte spesifikasjoner på "bærekraftig fiske", for eksempel de underliggende spesifikasjonene til en eksisterende merkeordning. 6

7 3.3 Kontraktskrav kjernekrav Kontraktskrav kjernekrav Økologiske mat og drikkevarer Innen X måneder/år av kontraktsperioden skal leverandøren levere minst Y prosent økologisk produserte (i henhold til økologiforskriften*(produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007** (produkter produsert i andre land)), mat og drikkevarer, beregnet av {sett inn alternativ, 1, 2 eller 3 ut i fra hva som ønskes}: 1. Den totale leveransen 2. Definert(e) produktgruppe(r), f.eks. melkeprodukter, kjøtt og grønnsaker 3. Liste over spesifikke produkt(er), f.eks. tomater, poteter, oksekjøtt og egg Dokumentasjonskrav Leverandøren skal senest ved kontraktsstart fremlegge en plan for hvordan kontraktskravet vil bli oppfylt. Prosentandelen beregnes av kroneverdi av leverandørens leveranse, og gjelder mat og drikkevarer som finnes både som konvensjonelle og økologiske produkter. Dette gjelder stort sett alt av mat og drikkevarer, med unntak av villfisk og vilt. *Forskrift om økologisk produksjon og merking av økologiske landbruksprodukter og næringsmidler av 28.oktober 2005 nr **Rådsforordning (EF) 834/2007 av 28.juni 2007 om økologisk produksjon og merkning av økologiske produkter og om opphevelse av forordning (EØF) nr. 2092/91 Produkter fra bærekraftig fiske Innen X måneder/år av kontraktsperioden skal leverandøren levere minst Y prosent produkter fra bærekraftig fiske, beregnet av {sett inn alternativ, 1, 2 eller 3 ut i fra hva som ønskes}: Leverandøren skal senest ved kontraktsstart fremlegge en plan for hvordan kontraktskravet vil bli oppfylt. 1. Den totale leveransen 2. Definert(e) produktgruppe(r), f.eks. fisk, skalldyr 3. Liste over spesifikke produkt(er), f.eks. kaviar, laks Prosentandelen beregnes av kroneverdi av leverandørens leveranse av marine produkter. Merknad til innkjøper: Vær oppmerksom på at det ikke finnes en standard produksjons /fiskemetode som definerer begrepet "bærekraftig fiske". Innkjøper må derfor ta med detaljerte spesifikasjoner på "bærekraftig fiske", for eksempel de underliggende spesifikasjonene til en eksisterende merkeordning. 7

8 Emballasje Hvis en norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling der emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Oppfølging: Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å etterspørre dokumentasjon på at krav og kriterier som gjelder produkt og leverandør, er oppfylt i kontraktsperioden. Sosiale forhold Leverandøren er forpliktet til, gjennom å bruke det vedlagte egenrapporteringsskjemaet, å rapportere om status og progresjon av sosialt ansvarlig produksjon ved produksjonsenhetene. Oppdragsgiver vil stille krav til at de varer som anskaffes ved denne kontrakten er produsert på en etisk og lovlig måte. Leverandøren plikter å påse at produksjon av ytelser regulert til denne kontrakten skjer i henhold til de sosiale kontraktsvilkårene. Ved de produksjonsenhetene der varene i denne kontrakten produseres, forplikter leverandøren til å kontrollere og hvis mangel påvises følge opp og medvirke til kontinuerlig forbedring der mangel er påvist. Dersom produksjonsenhetene, grunnet for eksempel kapasitetsmangel, legger ut produksjon til andre produksjonsenheter for å oppfylle denne varekontrakt, er leverandør forpliktet til å påse at alle de involverte produksjonsenhetene etterlever de sosiale kontraktsvilkårene. (1) Forbud mot barnearbeid i strid med nasjonal og internasjonal lovgivning (ILOs kjernekonvensjoner 138 og 182) a) Barn under 15 år (14 eller 16 år i visse land) skal ikke utføre noen typer arbeid som er til hindring eller skade for deres utdannelse og/eller utvikling. b) Barn under 18 år skal ikke arbeide nattskift, eller utføre noen type arbeid som vil sette deres sikkerhet, fysiske og/eller mentale helse i fare. c) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid. (2) Forbud mot tvangsarbeid (ILOs kjernekonvensjoner 29 og 105) a) Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid skal ikke forekomme i noen form, herunder som et middel for opplæring, straff eller for å fremme arbeidsdisiplin. b) Arbeidstakere må ikke levere depositum eller identifikasjonspapirer til arbeidsgiver. c) Arbeidstakere er fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. (3) Forbud mot diskriminering (ILOs kjernekonvensjoner 100 og 111) a) Arbeidstakere skal ikke forskjellsbehandles på grunnlag av kjønn, rase, farge, religion, politisk oppfatning, nasjonal opprinnelse, sosial status eller personlige forhold i arbeidssituasjoner eller i tilgang til arbeid. b) Lønnen skal være lik for likt arbeid, uavhengig av kjønn. (4) Forbud mot manglende respekt for fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILOs kjernekonvensjoner 87 og 98) a) Arbeidstakere og arbeidsgivere har rett til å danne eller slutte seg til, de organisasjoner de selv måtte ønske, og til å dele og drive kollektive forhandlinger. 8

9 b) All aktivitet i forhold til denne organiseringen skal skje helt uten represalier eller andre former for forulemping for deltagerne. c) Arbeidsgiver skal på ingen måte hindre arenaer for møter og kollektive forhandlinger. (5) Leverandøren plikter å påse at produksjon av ytelser regulert til denne kontrakten skjer i henhold til produksjonslands nasjonale lovgivning Nasjonal lovgivning der produksjon finner sted skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves: d) lønns og arbeidstidsbestemmelser; e) helse, miljø og sikkerhet; f) regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter; samt g) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger. 9

10 4 Veiledning Det henvises til websiden hvis det ønskes ytterligere informasjon om offentlige anskaffelser og tilhørende prosesser enn hva som fremkommer i dette kapittelet. 4.1 Miljøpåvirkning Viktige miljøpåvirkninger Gjødsling, forsuring og gift som virker inn på menneskers helse og på miljøet (planter og dyr) gjennom bioakkumulering og biomagnifikasjon 2 i vann, luft, jord og mat som følge av bruk av kjemiske plantevernmidler og kunstgjødsel Jorderosjon, hogst av skog og tap av biologisk mangfold som skyldes intensivt jordbruk, fiske og intensiv akvakultur Høyt energiforbruk i råvareproduksjon og foredling Høyt vannforbruk og forurensning i produksjonsprosessen. Emballasjeavfall Matavfall Negativ påvirkning på helsen til bønder som følge av håndtering og bruk av visse kjemiske plantevernmidler og gjødsel Høyt forbruk av rengjøringsmidler som kan ha negativ innvirkning på helsen til kantinepersonell og på miljøet gjennom avløpsvann Høyt vann- og energiforbruk fra kjøkkenapparater Forurensning fra transporten av matproduktene Tilnærminger Anskaffe økologiske mat- og drikkevarer Anskaffe akvakultur- og marine produkter som er produsert eller fanget på bærekraftig vis Anskaffe produkter der emballasjen ikke inneholder halogenholdig plast Bruke gjenbrukbart bestikk, glass og servise Optimalisere matemballasjen Minimere matavfallet Ved behov for engangsartikler som tallerkener, kopper, glass og bestikk, bør det benyttes materiale som er biologisk nedbrytbart eller resirkulerbart Anskaffe miljøvennlige serveringstjenester Anskaffe miljøvennlige rengjøringsmidler 2 Bioakkumulering oppstår når en organisme absorberer et giftig stoff med en hastighet høyere enn stoffet skilles ut eller brytes ned biologisk. Miljøgifter kan finnes i enda høyere konsentrasjoner i dyr på toppen av næringskjeden enn i dyr som er lavere i næringskjeden. En slik oppkonsentrering i næringskjeden kalles biomagnifikasjon. 10

11 4.2 Forslag til anskaffelsesprosess Det offentlige kjøper store volum av mat og drikkevarer. For eksempel omfatter dette all mat som blir kjøpt inn til kantine eller storkjøkken som virksomheten driver selv, kaffe til kaffemaskinen og frukt til fruktkurven på kontoret. Ved å starte planleggingen i god tid har man bedre forutsetning for å anskaffe det som best oppfyller virksomhetens behov, og større mulighet for å kunne stille miljøog sosiale krav og kriterier med et visst ambisjonsnivå. Hvis anskaffelsen er av et visst volum, bør det nedsettes et tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT). Dette teamet kan for eksempel bestå av en innkjøpsansvarlig, en jurist, en representant for daglig bruker, samt en økonomiansvarlig. TAT bør som et minimum ta stilling til følgende spørsmål: 1. Hva er virksomhetens egentlig behov? 2. Hvem er de faktiske brukerne? Er det pasienter, ansatte, besøkende, publikum, beboere eller andre? 3. Hvor mange brukere skal benytte seg av anskaffelsen? 4. Hvor stort har behovet vært tidligere? For eksempel hvor mye mat og drikkevarer blir konsumert? Hva slags mat og hva slags drikke blir konsumert? 5. Hvor ofte har virksomheten behov for mat? Daglig? Hver helg? Til lunsj? Overtidsmat? Frokost, middag, kvelds, nattmat, fruktkurv, te og kaffe eller mineralvann? 6. Hvilke endringer har skjedd i forhold til tidligere forbruk? 7. Hvilke endringer i behovet ser man fremover? Vil det øke? Vil det reduseres? Vil det komme endringer i bruksmønsteret? 8. Er det spesielle matpreferanser som det bør tas hensyn til, for eksempel i forbindelse med allergier, matintoleranse, religion, sykdom og livsstil? 9. Bør kontrakten deles opp i delkontrakter for å sikre best mulig tilbud og konkurranse? 10. Hvordan er markedet for denne type anskaffelse? 11. Hvordan kan man best sikre miljøhensyn under planleggingen av anskaffelsen? 12. Gjelder spesielt for økologisk mat Har virksomheten en policy, føringer eller målsettinger for andelen økologisk mat? Tilgjengelighet hvilke utfordringer eller muligheter finnes i markedet? Sesongvariasjoner? Prisspørsmål: Skal det åpnes for at leverandøren kan sette sammen den produktmiksen som best ivaretar kravet om økologisk mat uten at kostnadene går vesentlig opp, eller skal virksomheten bestemme hvilke produkter som skal være økologiske? 13. Hva slags miljøkrav og kriterier ønsker vi å stille? 14. Hvor ofte bør vi ha leveranser? Det gjelder å minimere leveringsforurensningen, og jo oftere leverandøren leverer, desto mer forurenser antagelig transporten. Finnes det alternative måter å dekke behovet på? 15. Bør det tas hensyn til at andre virksomheter kan ha sammenfallende eller lignende behov, og bør disse behovene i så fall koordineres? 16. Hvordan skal tilbudene evalueres i forhold til hverandre? Gevinstene i en god avtale hentes ved riktig oppfølging og avrop. Hvis det ikke settes av ressurser til dette, er det ikke sikkert man får det man har kjøpt. 11

12 4.3 Typer krav og kriterier I offentlige anskaffelser skiller man mellom flere typer krav og kriterier. Nedenfor følger en oversikt over typer av krav og kriterier med en forklaring og eksempler på hvordan dette kan være formulert i en konkurranse. OBS! Dette er kun eksempler. Type krav/ kriterier Forklaring Eksempler Kvalifikasjonskrav (krav til leverandøren) Krav som stilles til leverandører som ønsker å delta i konkurransen. Dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, skal leverandøren avvises fra konkurransen. Skatte og avgiftsforhold Leverandøren skal ha erfaring fra liknende oppdrag. Kravspesifikasjonen (teknisk spesifikasjon) Krav til varen eller tjenesten som ønskes kjøpt. Disse kravene er grunnlaget for leverandørens tilbud og vil inngå i den kontrakten som blir inngått. Tilbud fra oppdragsgiver som ikke oppfyller kravene, skal avvises. Minst 60 prosent av gulrøttene som leveres gjennom avtalen, skal være produsert økologisk (i henhold til økologiforskriften (produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007 (produkter produsert i andre land)). Tildelingskriterier Kriterier for å velge det beste tilbudet. Blir derfor bestemmende for hvilken leverandør det inngås kontrakt med. Det er to varianter: Lavest pris Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Når man har andre kriterier i tillegg til pris, skal det økonomisk mest fordelaktige tilbudet evalueres. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet trenger ikke være av ren økonomisk verdi, men kan også for eksempel bestå av underkriterier som kvalitet, pris og miljøegenskaper. På det økonomisk mest fordelaktige tilbudet: Det vil bli tildelt poeng hvis andelen av gulrøttene med økologisk produksjon (i henhold til økologiforskriften (produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007 (produkter produsert i andre land)), overstiger det minimum som er fastsatt som teknisk spesifikasjon. 12

13 Kontraktskrav Kontraktskrav brukes der du ønsker en endring i løpet av kontraktsperioden. Det er krav som kan brukes der leverandørmarkedet ikke er modent nok, slik at det ikke vil bli tilstrekkelig konkurranse dersom du stiller det som et krav i kravspesifikasjonen (teknisk spesifikasjon). Når leverandøren leverer inn et tilbud, er kontraktskravene akseptert, med mindre man har tatt forbehold og da skal leverandøren avvises. Kontraktskrav er ikke med i evalueringen av tilbudene. Innen seks måneder av kontraktsperioden må leverandøren levere gulrøtter hvor minst 30 prosent er økologisk produsert (i henhold til økologiforskriften (produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007 (produkter produsert i andre land)). 4.4 Slik anvender du kravene og kriteriene Kravene og kriteriene er delt inn i «kjernekrav» og «omfattende krav»: Kjernekrav kan anvendes av alle offentlige innkjøpere, og tar hensyn til de viktigste miljøpåvirkningene av det aktuelle produktet. De er utformet slik at det bare kreves et minimum av dokumentasjonskrav, og kostnadsøkningen blir minimal. De omfattende kravene er ment for virksomheter som ønsker å være mer proaktive, og som ønsker å anskaffe de mest miljøvennlige produktene og tjenestene på markedet. Disse kravene kan innebære at det kreves ytterligere dokumentasjon. Regelverket har visse grunnleggende krav. Etter FOA ledd er et av de grunnleggende kravene forholdsmessighetsprinsippet. Forholdsmessighetsprinsippet innebærer at oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. Det vil for eksempel si at for en anskaffelse som har høye kostnader eller er kompleks, vil forholdsmessighetsprinsippet tillate strengere krav og kriterier enn ved anskaffelser med lavere kostnader eller mindre kompleksitet. I offentlige anskaffelser skal miljøkrav og kriterier som stilles, tas inn i konkurransegrunnlaget for å ivareta det grunnleggende kravet til forutberegnelighet. Dette vil være en del av konkurransegrunnlaget sammen med de andre kravene og kriteriene du som oppdragsgiver velger å stille. Dette medfører at du som oppdragsgiver må tilpasse kravene og kriteriene til miljø og sosiale forhold til den konkrete anskaffelsen. 4.5 Dokumentasjonskrav egenerklæring I forbindelse med flere av kravene og kriteriene er det forslag om at dokumentasjonskravet skal være en egenerklæring, gjerne med beskrivelse. Det er ikke slik at man må ha én egenerklæring for hvert punkt. Hvis oppdragsgiver ønsker det, kan det lages et egenerklæringsskjema som omfatter alle egenerklæringer som stilles som dokumentasjonskrav. 13

14 4.6 Mer om de enkelte kravene og kriteriene Kravspesifikasjon (teknisk spesifikasjon) Økologiske mat og drikkevarer «Soria Moria II» (regjeringserklæringen av 7. oktober 2009) har som mål at 15 prosent av matproduksjonen og matforbruket skal være økologisk i I sin handlingsplan for Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser har Regjeringen vedtatt en egen miljøpolitikk for statlige innkjøp. Der står det at den enkelte statlige virksomhet må sørge for å følge opp at 15 prosent av matforbruket skal være økologisk i Det er en forutsetning at dette ikke medfører vesentlig økte totalkostnader (livsløpskostnader) knyttet til anskaffelsen. Det kan derfor utvises skjønn i det enkelte tilfellet når særlige hensyn tilsier det. Verken Soria Moria II eller Handlingsplanen inneholder krav til hvilke mat og drikkevarer som skal være økologiske. Difi har derfor flere ulike alternativer til teknisk spesifikasjon. Grønnsaker er ofte sesongbaserte råvarer, noe som er et moment som taler for å la leverandøren bestemme prosentandelen økologiske og konvensjonelle grønnsaker i løpet av året. Det antas imidlertid at det er lettere å måle, altså kontraktsoppfølge, når du som oppdragsgiver selv har definert hvilke grønnsaker som skal være økologiske Tildelingskriterier I tillegg til å stille minstekrav til prosentandel økologiske mat og drikkevarer kan det gis poeng hvis leverandøren klarer å tilby en høyere andel økologiske mat og drikkevarer. Oppdragsgiver kan angi den relative vektingen av alle tildelingskriterier i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget og bør angi hvor mange tilleggspoeng som vil bli tildelt for hvert tildelingskriterium. De miljørelaterte tildelingskriteriene bør til sammen utgjøre minst 25 til 30 prosent av de totalt tilgjengelige poengene, hvis miljø som tildelingskriterium skal få noen betydning når det vurderes for eksempel opp mot pris Kontraktskrav Ved mislighold av kontraktskrav kan det kontraktsfestes ulike misligholdsbeføyelser, for eksempel fastholdelse av kravet, prisavslag og erstatning ved kjøp av erstatningsvare Sosiale forhold/ilos kjernekonvensjoner All råvareproduksjon innebærer sosial risiko, det vil si fare for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Derfor vil også produksjon av mat og drikkevarer, for eksempel ris, frukt, kaffe, mais og kakao, innebære høy sosial risiko. For å kunne bidra til å minske slik risiko bør oppdragsgiver stille krav om overholdelse av ILOs kjernekonvensjoner og FNs menneskerettigheter og følge opp disse. Du finner veiledning og verktøy om dette på 14