Sluttrapport Forprosjekt

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Sluttrapport Forprosjekt"

Transkript

1 Sluttrapport Forprosjekt Regionalt sak-/arkiv samarbeid KONGSBERGREGIONEN Ann Kristin Marumsrud (PL)

2 Innhold 1 Innledning Organisering Rammer og ressursbruk Beskrivelse av nåsituasjon Overordnet mål med forprosjektet Handlingsmål 1 - Beskrive og vurdere hvilke samarbeidsgevinster etablering av felles sak-/arkivløsning kan gi Handlingsmål 2 - Beskrive og vurdere eventuelle særskilte utfordringer ved etablering av felles sak-/arkivløsning Handlingsmål 3 - Utarbeide oversikt over forventede kostnader ved lokale oppgradering i 2015/ Handlingsmål 4 - Implementere løsning for digital utsendelse av post (SvarUt) til innbyggere og virksomheter Handlingsmål 5 - Vurdere løsning for sikker digital kommunikasjon mellom offentlige instanser Handlingsmål 6 - Utrede behov for felles arkivkjerne på sikker sone på regional IKTplattform Handlingsmål 7 - Utrede mulighet og behov for digitalisering av kommunenes eiendomsarkiver Handlingsmål 8 Utarbeide forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt og beskrive budsjettbehov for Resultater Oppsummering og anbefalinger videre Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 2

3 1 Innledning Rådmannsutvalget vedtok , sak 008/13 et prosjektmandat for en regional forstudie som skulle kartlegge hvilke muligheter som lå i å etablere og ta i bruk ett felles sak/arkivsystem for kommunene i Kongsbergregionen. Konkret var det overordnede målet todelt og kan beskrives slik: På lang sikt (2015/2016): Kartlegge hvilke muligheter som ligger i å etablere og ta i bruk felles sak- /arkivløsning for kommunene i Kongsbergregionen. På kortere sikt (2013/2014): Kartlegge hva man kan samarbeide om generelt innenfor arkivområdet i regionen. Forstudien ble gjennomført i henhold til vedtatt mandat og sluttrapport med anbefalinger ble presentert i rådmannsutvalget , sak 066/13. I samme møte ble det vedtatt å starte et forprosjekt der vi skulle utføre kost/nytteberegninger knyttet til eventuell etablering av felles sak-/arkivløsning for kommunene i Kongsbergregionen. Vi skulle etablere løsning for digital utsending av post og videre følge opp enkelte punkter fra forstudien. 2 Organisering Prosjektet har vært organisert og gjennomført i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet har ligget hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet har vært ivaretatt slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Regional koordinator for Kongsbergregionen Styringsgruppe: Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Kommunearkivar i Tinn, Ann Kristin Marumsrud Prosjektgruppe: o Arkivleder Tove Huneide Kongsberg kommune o Arkivleder Margit J. Frømyr Notodden kommune o Arkivansvarlig Bengt H. Odden Hjartdal kommune Sluttet o Organisasjonssjef Torleif Nordskog Hjartdal kommune Tiltrådte o Arkivleder Vidar Skreprud Nore og Uvdal kommune o Arkivansvarlig Else Berit Grette Rollag kommune o Arkivansvarlig Ingunn Garaas Flesberg kommune o Koordinator SuksIT Britt Inger Kolset Kongsbergregionen Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 3

4 3 Rammer og ressursbruk Forprosjektet er gjennomført i tidsperioden Prosjektleder har vært frikjøpt i 30 % stilling. Det er gjennomført sju heldagsmøter og to webex møter. Prosjektleder har brukt tiden på å forberede møter, være kontaktpunkt mot PA Consulting, leverandører, dokumentere aktiviteter, og skrive sluttrapport. Prosjektdeltakere har svart på kartlegginger og bidratt på workshoper med PA Consulting, kommet med innspill til og lest korrektur av sluttrapporten for forprosjektet. Ut over dette har alle kommunene bidratt med prosjektgruppedeltagere. Arkivansvarlig i Hjartdal sluttet i jobben underveis i forprosjektet, det har vært kontakt mellom prosjektleder og rådmann i Hjartdal ved behov. Til utredning av en kost-/nytteanalyse valgte prosjektet å kjøpe tjenester fra PA Consulting AS, da dette arbeidet viste seg å være en utfordrende og kompleks oppgave. 4 Beskrivelse av nåsituasjon Gjennom 2014 har de fleste kommunene oppgradert sine sak-/arkivsystemer til Noark 5. Hjartdal planlegger oppgradering i høst. Oppgradering av eksisterende system har vært nødvendig av ulike årsaker. Noen kommuner hadde så gammel versjon at den ikke ville bli støttet lenger av leverandør, andre hadde alvorlige tekniske problemer som bare kunne løses ved oppgradering til Noark 5. I tillegg skulle vi etablere løsning for digital utsendelse av post og det viste seg at ingen av de versjonene vi hadde i regionen hadde støtte for dette. 5 Overordnet mål med forprosjektet Utrede kost/nytte for eventuell anskaffelse av felles sak-/arkivløsning for kommunene i Kongsbergregionen slik at kommunene på bakgrunn av utredningen kan beslutte om man skal anskaffe en felles løsning. Sluttrapporten er bygget opp rundt følgende åtte handlingsmål definert i mandatet til forprosjektet. Vi har i tillegg fulgt opp enkelte punkter fra forstudien. 1. Beskrive og vurdere hvilke samarbeidsgevinster etablering av en felles sak-/ Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 4

5 arkivløsning kan gi 2. Beskrive og vurdere eventuelle særskilte utfordringer ved etablering av felles sak-/arkivløsning 3. Utarbeide kostnadsoversikt over forventede kostnader ved lokale oppgradering i 2015/ Implementere felles løsning for utsendelse av digital post fra dagens sak-/ arkivløsninger 5. Vurdere løsning for sikker digital kommunikasjon mellom offentlige instanser (EDU) 6. Utrede nærmere eventuelt behov for etablering av felles arkivkjerne(r) på sikker sone på regional IKT-plattform 7. Utrede mulighet og behov for digitalisering av kommunenes eiendomsarkiver 8. Utarbeide forslag til prosjektmandat for mulig hovedprosjekt og beskrive eventuelt budsjettbehov for 2015 Nedenfor følger en nærmere beskrivelse av hvert handlingsmål med anbefaling/kommentar fra prosjektgruppa. 5.1 Handlingsmål 1 - Beskrive og vurdere hvilke samarbeidsgevinster etablering av felles sak-/arkivløsning kan gi Prosjektgruppa besluttet å benytte PA Consulting AS til å bistå i arbeidet med å utarbeide estimat på kostnad for innføring av felles sak-/arkivløsning, samt gevinstanalyse knyttet til IT drift og tjenesteproduksjon på tvers av de syv kommunene. PA Consulting har tilgang til erfaringsestimater og kostnader fra en rekke kommuner basert på IKT-kostnadsbenchmark gjennomført for nesten 40 kommuner, samt informasjon om sak-/arkivkostnader fra ytterligere kommuner. De har også erfaring med å beregne kostnader og gevinster knyttet til fellesløsninger på tvers av kommuner. PA Consulting har tilgang til en estimeringsmodell for innføring av felles sak-/ arkivsystem og var kjent med de viktigste kostnadsdriverne i slike prosjekter. Kostnadsestimat og gevinstanalyse ble utarbeidet av PA Consulting i samarbeid med deltakerne i prosjektgruppa. Det er gjennomført to arbeidsmøter med workshop og diskusjoner med justering og kvalitetssikring av tall mellom hvert møte. Bildene viser hvordan vi arbeidet på en workshop med PA Consulting her kartlegger vi tre mulige scenarier med endringer og gevinster Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 5

6 Her definerer og analyserer vi en saksbehandlingsprosess. Leveransen fra PA Consulting AS består i et kostnadsestimat fordelt på prosjektfase, gjennomføring og drift av felles sak-/arkivløsning. Estimatet er på et relativt detaljert nivå. I tillegg har vi fått en excel-modell som gruppa selv har arbeidet mye videre med selv. Vi har også fått et grovestimat på gevinster med hensyn til administrative ressurser og IKT-drift. KS KommITs gevinstkokebok er benyttet i analysen. Alt er dokumentert i ppt-presentasjoner. Både kostnads- og gevinstestimatene kan bygges videre på senere av Kongsbergregionen. PA Consulting har vært tilgjengelig under og etter hele prosessen for spørsmål, råd og veiledning. Det er viktig å understreke at alle tall som er oppgitt er med utgangspunkt i konservative beregninger. Det kan derfor tenkes at gevinstene blir større. Med nytt og felles sak-/arkivsystem, viser estimatene at man får direkte budsjettmessige gevinster knyttet til effektivisering av IKT-drift og forhandling av mer gunstige lisensavtaler. Det vil i tillegg bli lavere kostnader for oppgraderinger av systemet fremover. Kostnadene knyttet til systemet er beregnet å bli i størrelsesorden 0,5-1,0 mill. lavere per år. Ca 2,2 mill. av av investeringen vil kompenseres for gjennom direkte budsjettmessige gevinster knyttet til lavere forbruk av arkivmateriell, papir og porto og emøter. I tillegg vil man kunne oppnå indirekte budsjettmessige gevinster tilsvarende ni årsverk, dette kan for eksempel benyttes til å løse nye oppgaver og eller til å ha fokus på kvalitet/heve kvaliteten. Investeringsbehovet for ny felles løsing er beregnet til ca. 9,1mill, basert på innhenting av priser i markedet. De største gevinstene ligger imidlertid i muligheten for mer effektive og enklere arbeidsprosesser for saksbehandlerne. Det vil legges til rette for bedre tjenester for våre innbyggere i form av mer digital kommunikasjon, det vil bli bedre kvalitet på arkivene, økt dokumentfangst, spart tid på fram finning av saker, økt Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 6

7 dokumentsikkerhet, redusert saksbehandlingstid, full tilgang til arkivene 24/7 og økt datakvalitet. Prosjektgruppa mener at dette må ses på som en strategisk og fremtidsrettet investering som er nødvendig for å møte fremtidens krav til blant annet digitalt førstevalg og økte oppgaver som blir lagt til kommunene. Anbefaling: Leveransen fra PA Consulting gir detaljert informasjon om samarbeidsgevinster og kostnadsoversikt. Prosjektgruppa mener at dette er et godt beslutningsgrunnlag for den videre prosessen og vil anbefale et samarbeid om felles anskaffelse av nytt sak-/ arkivsystem. 5.2 Handlingsmål 2 - Beskrive og vurdere eventuelle særskilte utfordringer ved etablering av felles sak-/arkivløsning Prosjektgruppa har identifisert fem utfordringer. Alle utfordringene er utredet nærmere i punkt Beskrivelse av tre ulike scenarier, det vil si grader av samarbeid Mulige endringer i kommunestrukturen sett i lys av et arkivperspektiv To ulike arkivdepot i regionen Vurdering av overgang til fullelektroniske arkiver i dagens løsninger Oppfølging av utfordringer belyst i forstudien Beskrivelse av tre ulike scenarier av mulig samarbeid Vi har i prosjektet vurdert tre ulike scenarier for mulig samarbeid og sett på endringer og gevinster ved de ulike gradene av samarbeid. Felles for alle scenariene er at endringer/gevinster vil variere på tvers av kommunene fordi utgangspunktet i hver kommune er forskjellig. Uansett scenarie, må det etableres syv selvstendige databaser da en kommune er et selvstendig rettssubjekt og arkivene fra ulike arkivskapere (kommuner) ikke kan blandes sammen jf. proveniensprinsippet 1. Prosjektets anbefaling av scenarie må ses i sammenheng med usikkerhet knyttet til fremtidig kommunestruktur. Se nærmere beskrivelse av dette i punkt Proveniens: Kommer av det latinske ordet proveniere, oppstå, bli til. Beskriver hvordan og i hvilke omgivelser arkivmateriale blir til. Ytre proveniens; Hvert enkelt arkiv skal holdes for seg, og ikke blandes sammen med andre arkiv Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 7

8 Scenarie 1 Konservativ løsning Innebærer ett felles sak-/arkivsystem som driftes i Kongsbergregionen. Syv arkiv/postmottak som i dag med hver sin database. Felles rutiner på overordnet nivå i alle kommunene. Tabellen nedenfor beskriver de endringene som blir i forhold til dagens løsninger med gevinster: Tabell 5: Oversikt over endringer og gevinster ved valg av scenarie 1 Scenarie 2 Mellomløsning Innebærer felles anskaffelse og drift av nytt sak-/arkivsystem. Fire arkiv/postmottak, det vil si samordning i Numedalskommunene. Det betyr likevel syv databaser og felles rutiner på overordnet nivå i alle kommunene. Dette scenariet vil innebære stor grad av samkjøring og felles rutiner for Numedalskommunene. Her vil det være samme endringer og gevinster som i scenarie 1, men Numedalskommunene vil få ytterligere endring og gevinster beskrevet i tabellen nedenfor. Tabell 6: Oversikt over endringer og gevinster ved valg av scenarie 2 Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 8

9 Scenarie 3 Fullskala løsning Innebærer felles anskaffelse og drift av nytt sak-/arkivsystem, full samordning og ett felles postmottak/arkiv men med syv databaser. Stor grad av samkjøring og felles rutiner. Her vil det være samme endringer og gevinster som i scenarie 1, men man vil få ytterligere endringer og gevinster beskrevet i tabellen nedenfor i alle kommuner. Tabell 7: Oversikt over endringer og gevinster ved valg av scenarie 3 Særskilte utfordringer ved de tre alternativene: Scenarie 1 vil kunne gjennomføres uten særskilte utfordringer. Det er denne løsningen de fleste kommunesamarbeid har valgt. Det vil være både budsjettmessige og kvalitative gevinster knyttet til en slik løsning. Med scenarie 1, legger man til rette for et eventuelt fremtidig samarbeide. Scenarie 2 vil bare berøre Numedalskommunene. Teknisk legges det til rette for at man kan organisere kommunene med en felles arkivtjeneste. Valg av en slik løsning må vurderes i forhold til endring i kommunestrukturen. Det vil være opp til berørte rådmenn å vurdere om en slik organisering og samarbeid er hensiktsmessig i forhold til usikkerhet om fremtidig kommunestruktur. Scenarie 3 vil by på utfordringer i forhold til mulige endringer i kommunestrukturen. En sammenslåing av alle arkivtjenestene til èn felles arkivtjeneste må forberedes godt og vil være ressurskrevende. Vi har ikke gått nærmere inn på hva en slik løsning innebærer i forhold til organisering og ressursbehov. Man må vurdere om en slik løsning er hensiktsmessig sett ut fra at vi står overfor store endringer i kommunestrukturen de nærmeste årene. Anbefaling Prosjektgruppa anbefaler å gå for scenarie 1. Videre må det bli opp til rådmennene i Numedalskommunene om de vil etablere en felles arkivtjeneste for sine tre kommuner, altså scenarie 2. Ved å velge scenarie 1 og eller 2, legger man til rette for et eventuelt fremtidig samarbeid med mulighet for utvidelse til scenarie 3. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 9

10 5.2.2 Endring i kommunestrukturen sett i et arkivperspektiv En kommunesammenslåing har store konsekvenser for arkivforholdene. En slik prosess innebærer at de tidligere kommunene nedlegges og opphører som arkivskapere, mens nye arkivskapere oppstår innenfor rammen av sammenslåingskommunen. Sammenslåing og andre organisasjonsendringer blir regulert av bestemmelser flere steder i lovverket. Det er viktig at disse bestemmelsene følges for å legge til rette for forskriftsmessige arkivforhold i den nye kommunen og dens virksomheter. Samtidig tar reglene sikte på å skape en mest mulig ryddig og praktisk arbeidssituasjon både under selve sammenslåingsprosessen og i virksomheten etterpå. Ved en kommunesammenslåing skal arkivene avsluttes og det skal gjennomføres skarpt periodeskille. Dette innebærer at alle løpende arkiv-/ saksbehandlingsprosesser stanses, og ny arkivdanning skal igangsettes fra grunnen av. Saker som er under behandling ved periodeskillet blir dermed avbrutt. Disse sakene må formelt avsluttes og gjenopprettes som helt nye saker i den nye sammenslåtte kommunen, med henvisning til aktuell sak i den tidligere kommunen. Den avsluttede arkivperioden skal videre behandles som bortsettingsarkiv eller avleveres. I et fullelektronisk arkivsystem skal saker som tilhører den avsluttede perioden skilles ut som en historisk database, enten som en separat database eller som en egen logisk enhet i den aktive basen. En elektronisk kopi av den avsluttede databasen skal klargjøres for avlevering eller deponering i depot på en måte som tilfredsstiller kravene til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. I praksis betyr dette at man etter skarpt periodeskille starter opp med en ny, tom database. Dette er en ressurskrevende jobb som krever både kompetanse og grundige forberedelser. Fremdriftsplan og milepæler for kommunereformen viser at det høsten 2014 skal startes prosesser ledet av fylkesmennene. Disse prosessene avsluttes ved utgangen av Videre legges det opp til to ulike løp i reformperioden. 1. Kommuner som vedtar sammenslåing senest høsten Disse sammenslåingene vil kunne tre i kraft fra 1. januar Proposisjon om en helhetlig kommunestruktur til Stortinget våren Departementet legger til grunn at sammenslåingene som et utgangspunkt vil iverksettes senest fra 1. januar Årsaken til at vi belyser fremtidig kommunestruktur som en utfordring i forbindelse med et eventuelt regionalt sak-/arkivsamarbeid, er at dette har sammenheng med hvilke scenarie prosjektgruppa anbefaler. Som beskrevet i punkt har vi vurdert tre ulike scenarier/grader av samarbeid i regionen. Med bakgrunn i usikkerhet om fremtidig kommunestruktur vil prosjektgruppa ikke anbefale scenarie 3 i denne omgangen. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 10

11 5.2.3 To ulike arkivdepot i Kongbergregionen Kommunene i Kongsbergregionen er tilknyttet to ulike arkivdepot, IKA Kongsberg og ForvaltningSenteret AS. På nåværende tidspunkt ser vi ingen utfordringer ved å ha to ulike arkivdepot. Bakgrunnen for at dette ble definert som en mulig utfordring var at dersom prosjektet IKA Kjernen, som er nærmere beskrevet i punkt 6, skulle bli realisert er vi usikre på om det kan det by på utfordringer når vi skal deponere elektronisk materiale til to ulike arkivdepot. Det er på nåværende tidspunkt umulig å si noe om dette vil bli et problem Mulighet for overgang til fullelektroniske arkiver før nytt felles system Hjartdal og Tinn kommune har fullelektronisk saksbehandling og arkivering. Øvrige fem kommuner har papirbaserte arkiver. Det vil si at det er papirversjonen som er den ekte, gyldige og autentiske arkivversjonen. Prosjektgruppa har vurdert om det er aktuelt å gå over til fullelektronisk saksbehandling og arkivering i dagens løsninger for disse fem kommunene. Av erfaring vet man at de som har papirarkiver ikke har fullstendige elektroniske arkiver. Fullelektroniske arkiver krever en helt annen rutineoppfølging enn man har i papirarkivene og saksbehandlerne må ha en annen skolering og forståelse for hva elektronisk arkiv innebærer. Det er viktig å gjøre en overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv til en litt større sak i organisasjonen. Da vil saksbehandlerne ta dette mer innover seg og sjansen for å lykkes med overgangen er større. Overgang fra papirarkivet til fullelektroniske arkiver regulert i Arkivforskriften kap IX, Elektronisk arkivering av saksdokumenter. Forskriften har bestemmelser om krav til systemer, formater og lagringsmedier, organisering og rutiner, oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet, interne ansvarsforhold og rutiner som må oppfylles før man går over til full elektronisk arkiv. Det er også krav i arkivforskriften at man ved overgang fra papirarkiv til full elektronisk arkiv skal gjennomføre skarpt periodeskille 2. Skarpt periodeskille er delvis beskrevet i punkt med de ulemper dette medfører at alle løpende arkiv- og saksbehandlingsprosesser stanses og at saker under behandling må opprettes på nytt med referanse til den gamle saken i papirarkivet. Overgang fra papirarkiver til fullelektroniske arkiver er med andre ord en krevende prosess for alle i organisasjonen. I tillegg har Kongsberg kommune gjort en risikovurdering i forhold til om dagens system oppfyller krav til informasjonssikkerhet. Kongsberg kommune har kommet fram til at det ikke er aktuelt å innføre fullelektronisk arkiv i dagens system. Notodden kommune hadde i 2009 tilsyn fra Datatilsynet og her ble det påpekt at dokumenter med sensitiv informasjon måtte arkiveres på papir, det er derfor ikke aktuelt å innføre fullelektronisk arkivering i Notodden før ESA 8 har funksjonalitet for å oppfylle krav om sikker behandling av slik type informasjon i systemet. 2 Arkivforskriften 3-13 Skarpt periodeskille eller overlappingsperiode Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 11

12 Øvrige kommuner mener det er naturlig å gå over til fullelektroniske arkiver ved anskaffelse av nytt system. Anbefaling: På grunn av arbeidsmengden som en overgang fra papirarkiver til fullelektroniske arkiver genererer, samt at dagens rutiner og system ikke er tilfredsstillende i forhold til informasjonssikkerhet, anbefaler prosjektgruppa å avvente overgang til fullelektroniske arkiver inntil det blir gjort en felles anskaffelse i regionen. Da kan man jobbe med nye rutiner, ny opplæring og ny arkivplan i felleskap. Dette arbeidet vil være enklere å samkjøre når vi har likt system og lik oppstart av fullelektronisk arkivering og saksbehandling i hele regionen Oppfølging av utfordringer belyst i forstudien I forstudien skrev vi at følgende punkter skulle utredes nærmere i forprosjektet: Utfordringer knyttet til at det i regionen benyttes to ulike e-postløsninger og to ulike tekstbehandlere/kontorstøttesystemer Man er kjent med at det i kommunene nå pågår prosesser som innebærer at alle kommunene snart vil benytte samme løsninger på disse områdene. Dette synes derfor å ikke være en relevant problemstilling lenger. Publisering av fulltekstdokumenter på kommunens hjemmeside Notodden kommune publiserer fulltekstdokumenter på sine hjemmesider i dag og har gjort det siden Vi har ikke hatt tid til å diskutere dette noe mer etter forstudien. Generelt kan vi si at publisering av fulltekstdokumenter på internett forutsetter svært gode rutiner, skolerte saksbehandlere og ressurser i arkivet til å kvalitetssikre journalen. Dette vil være naturlig å vurdere dette i øvrige kommuner i forbindelse med overgang til nytt felles sak-/arkivsystem. 5.3 Handlingsmål 3 - Utarbeide oversikt over forventede kostnader ved lokale oppgradering i 2015/2016 I løpet av kort tid vil alle kommunene i regionen ha oppgradert til Noark 5-versjon av sine sak-/ arkivsystemer. Vi har fått bekreftet fra leverandøren av ESA og ephorte at de versjonene vi nå har, kan benyttes til 2017 og sannsynligvis ennå lenger. Når det gjelder Hjartdal har man ikke informasjon om behov for oppgradering i 2015/2016, men man antar at når Hjartdal får Noark 5- versjon av sitt system så kan de også leve godt med det til Man utelukker selvfølgelig ikke vanlig vedlikeholds oppgraderinger, men det skal ikke være nødvendig med store investeringer de nærmeste årene. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 12

13 5.4 Handlingsmål 4 - Implementere løsning for digital utsendelse av post (SvarUt) til innbyggere og virksomheter Bakgrunnen for implementering av løsning for digital utsending av post er hovedsakelig oppfyllelse av nye lovkrav i forvaltningsloven og eforvaltningsforskriften, som ble endret med virkning fra Regjeringen har i sitt digitaliseringsprogram en målsetting om at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Prosjektgruppa har valgt å implementere KS sin meldingsutveksler «SvarUt» i kommunens digitale kommunikasjon med innbyggere og virksomheter. Det ble avsatt midler til anskaffelse av nødvendig komponent i Kongsbergregionens budsjett for 2014 for alle kommunene. Tinn kommune ble utfordret på å være pilot i Kongsbergregionen. Tinn kommune er representert i brukerforum for «SvarUt» og har bidratt til videre utvikling av løsningen i form av testing og innmelding av forbedringsønsker. Tinn erfarte at dette var «nybrottsarbeid», men arbeidet som måtte gjøres er dokumentert og kommer de andre kommunene i regionen til gode. Her kan nevnes beskrivelse steg for steg for hvordan man kommer i gang med SvarUt, nye saksbehandlings- og arkivrutiner, har bidratt til utarbeidelse av veileder for hvordan daglig leder (rådmann) kan gi nødvendige roller og rettigheter til betrodde medarbeidere for å åpne post til kommunen i Altinn, dokumentasjon på informasjon som kan publiseres på kommunens hjemmesider, presentasjoner/opplæring av saksbehandlere/ledere m.m Tinn har foreløpig tatt i bruk SvarUt på «Enhet for plan og landbruk». Det har vært nyttig å starte med èn enhet for å teste løsningen og skaffe erfaringer. Veien har blitt til mens vi har gått og kort oppsummert er tilbakemeldingene fra saksbehandlere og ledere at de er svært fornøyde. Tinn har kjempet noen kamper mot store statlige virksomheter som Statens kartverk og Fylkesmann. Disse har ikke ønsket å motta posten digitalt via Altinn. Tinn har vært tydelig på at dette er kommunens nye kanal for utsending av post og KommIT har vært orientert og har støttet denne holdningen. Disse diskusjonene har roet seg etter hvert. For å oppnå effekt av digital utsending må to forutsetninger være oppfylt. Mottaker må lese posten digitalt og avsender (saksbehandler) må registrere fødselsnummer eller organisasjonsnummer på mottakerne. Vi har hatt noen utfordringer med å få tilgang til fødselsnummer gjennom folkeregisteret. Nå jobber jurister i Difi med å se på hvordan man skal tolke regelverket slik at kommunene får nødvendig tilgang til folkeregisteret. Tinn har erfart at webmatrikkelen kan brukes som alternativ for oppslag av fødselsnummer. Fra administratorgrensesnittet i SvarUt kan kommunen enkelt ta ut ulike rapporter. På neste side vises noen utvalgte rapporter fra Tinn kommune for brev sendt ut fra Enhet for plan og landbruk de første tre månedene i drift. Det er sendt totalt 637 forsendelser fordelt på 10 saksbehandlere. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 13

14 Sendt print 0 % Varslet (tom) 3 % 0 % Printet 67 % Avvist 8 % Lest 22 % Radetiketter Antall av status Avvist 49 Lest 141 Printet 425 Sendt print 1 Varslet 21 Totalsum 637 Diagram 1: Viser prosentvis fordeling på status på forsendelsene, brev som er printet, lest digitalt, avvist, er varslet og sendt til print. Årsaken til at brev er avvist kan være mangelfull adresse, feil i fødselsnummer eller organisasjonsnummer. PRIVATP ERSON 48 % ORGANIS ASJON 52 % Radetiketter Antall av mottakertype ORGANISASJON 334 PRIVATPERSON 303 Totalsum 637 Diagram 2: Viser prosentvis fordeling av post sendt til private og organisasjoner Totalt Diagram 3: Viser hvor mange mottakere som har lest brevet fra kommunen digitalt en gang, to ganger osv. Null ganger betyr at det er 423 personer som ikke har lest brevet fra kommunen digitalt i Altinn, men ventet på utskriftene. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 14

15 SENDT MANUELT 11 % Totalt 7 % EPHORTE 82 % Radetiketter Antall av avgivendesystem 48 EPHORTE 521 SENDT MANUELT 68 Totalsum 637 Diagram 4: Viser at 82 % av forsendelsene gjennom SvarUt går fra sak-/arkivsystemet. Saksbehandlerne bruker også Svarut til å sende manuelle forsendelser. Konkret laster de opp faktura for oppmålings- og byggesaksgebyr og sender det digitalt til mottaker via Altinn. 7 % viser avviste forsendelser. Pr. i dag sendes all post via «SvarUt» til Altinn. Når sikker digital postkasse er klar, vil «SvarUt» implementere både kontakt- og reservasjonsregisteret og løsning for «Sikker digital postkasse» slik at post som sendes fra kommunen kommer til den digitale postkassen som våre innbyggere faktisk har valgt. Hverken kontakt- og reservasjonsregisteret eller sikker digital postkasse er klar ennå. KommIT jobber også med løsning for «SvarInn» men det er teknisk mye mer komplisert enn «SvarUt». Gevinster med «SvarUt»: Forenkling av utsending (sparer tid til print, signatur, konvoluttering, frankering, postlegging) Raskere svar (opplevd saksbehandlingstid blir kortere) Bedre service Redusert porto Sparer miljø Rekorden for hvor raskt et brev er lest digitalt er på 14 sekunder og var et brev sendt fra kemneren i Oslo kommune nå i september. Status pr. 16. september 2014 for implementering av SvarUt i øvrige kommuner i regionen er som følger: Kommune Kongsberg Notodden Status/plan Avtale med KS er signert, modul er installert i sak-/arkivsystemet, SvarUt administrator er konfigurert og testing er i gang. Avtale med KS er signert, modul installeres Planlegger å starte med testing i oktober. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 15

16 Nore og Uvdal Flesberg Rollag Hjartdal Avtale med KS er signert, ny ephorte løsning med modul for digital forsendelse skal være klar Test starter så snart ny ephorte versjon er testet og godkjent. Avtale med KS er signert, ny ephorte løsning med modul for digital forsendelse skal være klar Test starter så snart ny ephorte versjon er testet og godkjent Avtale med KS er signert, ny ephorte løsning med modul for digital forsendelse skal være klar Test starter så snart ny ephorte versjon er testet og godkjent. Hjartdal må først ha en stor oppgradering av sitt saksbehandlingssystem før de kan implementere SvarUt. Det vil kreve store ressurser ifm. opplæring da det er vesentlige endringer i systemet etter oppgradering. Derfor litt usikkert når SvarUt kan være klart. 5.5 Handlingsmål 5 - Vurdere løsning for sikker digital kommunikasjon mellom offentlige instanser I forstudien ble det besluttet å anskaffe modulen EDU (elektronisk dokumentutveksling) i forbindelse med en evt. felles anskaffelse av nytt sak-/ arkivsystem. Poenget med EDU er at man får en direkte dokumentutveksling av dokumenter mellom Noark-systemene hos avsender og mottakerorganet. Det vil si elektronisk forsendelse fra offentlig virksomhet A som sender dokumentet direkte inn i sak-/arkivsystemet til offentlig virksomhet B. Dokumentene blir automatisk journalført og kvittering sendes avsender. KS KommIT jobber nå med å videreutvikle meldingsutveksleren SvarUt. KommIT er i dialog med sak-/arkivleverandørene angående funksjonalitet. De har ingen ambisjoner om å konkurrere med EDU, men de utvikler SvarUt-løsningen slik at man kan utveksle informasjon mellom Noark-systemer ved bruk av denne. Anbefaling Prosjektgruppa anbefaler å avvente anskaffelse av EDU til vi ser hva SvarUt kan levere. 5.6 Handlingsmål 6 - Utrede behov for felles arkivkjerne på sikker sone på regional IKT-plattform Det har ikke vært kapasitet i arkivprosjektet til å utrede behov for felles arkivkjerne på sikker sone på regional IKT-plattform. Det betyr at andre fagsystemer ikke kan bli fullelektroniske ennå. Dette må vi komme tilbake til senere. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 16

17 5.7 Handlingsmål 7 - Utrede mulighet og behov for digitalisering av kommunenes eiendomsarkiver I forstudien ble det anbefalt å vurdere digitalisering av kommunenes eiendomsarkiver nærmere i et forprosjekt. I tillegg kom det en konkret henvendelse fra Kongsberg kommune til arkivnettverket høsten Geomatikk gjennomførte i 2006 et forprosjekt i Kongsberg og ville gjerne komme på et nytt besøk da mye var endret siden sist. Digitalisering av kommunenes eiendomsarkiver hadde sammenheng med forprosjektet vårt og vi ble derfor enige om å arrangere en temadag om dette for berørte saksbehandlere i regionen. Arkivnettverket inviterte tre leverandører i markedet for å høre hvordan deres løsninger kunne hjelpe oss på veien videre. Hver kommune fikk mulighet til å ta med seg 1-2 saksbehandlere fra plan/teknisk i tillegg til arkivansvarlig. Representanter fra kommunenes arkivdepot, IKA Kongsberg og ForvaltningSentret AS på Notodden, deltok også på temadagen. Fordeler med å digitalisere eiendomsarkivene: I KS sin digitaliseringsstrategi for for kommuner og fylkeskommuner, løftes plan, bygg og geodata fram som områder kommunene skal prioritere å utvikle i forhold til økte digitale tjenester Med digitale arkiver vil man kunne behandle sakene raskere Det kan være snakk om plassmangel i kommunene, da dette er svært arealkrevende arkiver å lagre/oppbevare Digitale eiendomsarkiver vil gi bedre tilgjengelighet for brukerne i motsetning til papirarkiver som er skapt for 1-bruker Det vil være enklere å distribuere arkivdokumenter Det kan gi mulighet for økt inntjening (meglerpakke/infoland) Det unike og originale arkivmateriale som befinner seg på papir kan deponeres og slik spares for ytterligere slitasje/tap av dokumenter osv. Det er viktig å se på bruken av arkivene i etterkant dersom de blir digitale, man kan få tilgang til arkivene når man jobber ute i felt og man kan fange data mens man jobber i felt Status i kommunene: Kongsberg kommune har valgt å legge prosjektet Digitalisering av kommunens eiendomsarkiv på is for en periode grunnet ressursmangel. Kongsberg ønsker å gjennomgå det manuelle eiendomsarkivet selv før de eventuelt sender det til skanning. De er i ferd med å innføre Innsyn byggesak som er en egen modul fra Sem & Stenersen. Her kan innbyggeren selv søke opp sin egen eiendom og alle tilhørende dokumenter med mindre de er skjermet. Installasjon skjer i uke 38/14. Notodden kommune: Prosjektet er igangsatt. Tilbud har kommet inn og Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 17

18 leverandør skal velges etter forhandlinger i nær framtid. Tinn kommune har ingen konkret plan, men har store utfordringer knyttet til oppbevaringsplass og det haster med å digitaliser eiendomsarkivene. Øvrige kommuner har ingen konkrete planer, men var interessert i prosjektet. Anbefaling videre etter temadagen: Det var enighet om at det er behov for å etablere et nettverk sammensatt av fagfolk innenfor plan, teknisk og landbruk som skal se på utfordringer framover og legge planer for videre framdrift når det gjelder digitalisering av eiendomsarkivene. Sekretariatet i Kongsbergregionen skulle ta initiativ til etablering av et slikt nettverk. Tilbakemeldingen fra sekretariatet er at dette ikke har vært prioritert i forhold til dagens bemanning i sekretariatet. Må komme tilbake til dette senere. 5.8 Handlingsmål 8 Utarbeide forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt og beskrive budsjettbehov for 2015 Forslag til prosjektmandat vil bli utarbeidet og oversendt rådmannsutvalget senere i høst. Når det gjelder budsjettbehov for 2015, har vi tatt utgangspunkt i estimerte tall fra PA Consulting som vist nedenfor: Tabell 8: Viser kostnader for konsept- og planleggingsfasen Anbefaling: Prosjektgruppa anbefaler at det settes av ,- i budsjett for 2015 til nødvendige forberedelser for anskaffelse av felles sak-/arkivløsning. 6 Resultater Det er arkivnettverket i Kongsbergregionen som utgjør prosjektgruppen i dette forprosjektet. Arkivnettverket har håndtert andre saker i tillegg til prosjektarbeidet, her kan nevnes: Nytt fagsystem i sosialtjenesten og avslutning av gamle system I forbindelse med implementering av nytt fagsystem for sosialtjenesten i regionen, har Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 18

19 vi hatt fokus på bevaring av data fra de gamle fagsystemene ute i kommunene. Vi har gjennomgått prosedyren Utfasing av gamle fagsystem. Hver arkivleder må følge opp den praktiske jobben i egen kommune med å ta arkivuttrekk. Arbeidet med å ta arkivuttrekk kan ikke påbegynnes før rapportering til SSB er utført og det skjer i januar IKA-kjernen synkron overføring av kommunalt arkivmateriale til arkivdepot Vi ønsket å se nærmere på et nytt prosjekt initiert av IKA Kongsberg - IKA Kjernen. Vi har fått presentert rapporten fra forstudien. Dette går kort fortalt ut på at man tenker seg etablering av en sentral, kommunal Noark 5-kjerne i arkivdepot med synkron overføring av kommunalt arkivmateriale til arkivdepot i samme øyeblikk som dokumentene journalføres i kommunen. Man ser for seg etablering av en Noark 5-kjerne basert på fri programvare/åpen kildekode som er installert i arkivdepot. Høsten 2014 skal det etableres et forprosjekt der Kongsbergregionen er med, representert ved kommunearkivar i Tinn. Man tenker å installere en Noark 5-kjerne i arkivdepot og videre lage en implementasjon av for eksempel saksbehandling for håndtering av barnehagesøknader basert på KS Resulat XML. Erfaringer fra prosjektet IKA-kjernen synkron overføring av kommunalt arkivmateriale til arkivdepot ser vi at kan ha en sammenheng med anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem i regionen i og med at nytt system må kunne levere data til Noark 5- kjernen i arkivdepot 3. Håndtering av arkiv i interkommunale samarbeidsordninger IKA har gjennomført et prosjekt med fokus på håndtering av arkiv i interkommunale samarbeidsordninger. To av medlemmene i arkivnettverket deltok i prosjektet. Som en oppfølging i etterkant, arrangerte IKA kurs med tema Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger har du kontroll på arkivene dine. I januar 2014 deltok flere representanter fra arkivnettverket på dette kurset. Leder i arkivnettverket ønsker å komme i rådmannsutvalget for å belyse dette tema i og med at flere og flere oppgaver etterhvert løses gjennom ulike interkommunale samarbeidsordninger. Vi må sikre at arkivforskriften og offentlighetsloven blir ivaretatt i eksisterende og nye samarbeidsordninger. På grunn av mye arbeid med forprosjektet har det ikke vært tid til dette ennå. Leder i arkivnettverket kommer tilbake til dette senere. 3 Dette er et prosjekt som bare vil berøre medeiere i IKA Kongsberg og er ikke aktuelt for Notodden kommune Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 19

20 7 Oppsummering og anbefalinger videre Prosjektgruppa anbefaler at det iverksettes et prosjekt i 2015 for å forberede anskaffelse av felles sak-/arkivløsning i 2016 Prosjektgruppa har ved hjelp av PA Consulting AS dokumentert at det er mye å hente for kommunene med felles anskaffelse og drift av nytt sak-/arkivsystem. Denne anskaffelsen bør ses på som en strategisk investering for å møte fremtidens krav om blant annet digitalt førstevalg, men vi ser også at det frigis tid tilsvarende ni årsverk som kan brukes til å møte nye oppgaver og heve kvaliteten på de oppgavene som utføres i dag. Med ett felles system kan man samarbeide om opplæring og det vil være enklere å bistå med saksbehandling i nabokommunen dersom det skulle være behov for det. På grunn av usikkerhet knyttet til fremtidig kommunestruktur anbefaler prosjektgruppa rådmennene å gå for scenarie 1, som innebærerett felles sak-/ arkivsystem som driftes i Kongsbergregionen. Syv arkivtjenester som i dag med hver sin database, felles rutiner på overordnet nivå i alle kommunene. Det er fullt mulig for kommunene i Numedal om de ønsker ytterligere samarbeid, det vil si scenarie 2 med en felles arkivtjeneste for disse. Dersom Numedalskommunene velger scenarie 2, må samarbeidet om og organiseringen av en felles arkivtjeneste for disse kommunene kjøres som et eget prosjekt parallelt med anskaffelsesprosjektet. Det vil være uproblematisk for anskaffelsesprosjektet om Numedalskommunene går for scenarie 2. Det er viktig å merke seg at både overgang til fullelektroniske arkiver og store omorganiseringer som for eksempel endring i kommunestrukturen krever skarpt periodeskille i arkivene. Skarpe periodeskiller er krevende for hele organisasjonen, det blir brudd i kontinuitet i saksbehandlingen og gjenfinning av saker for saksbehandlerne kan oppleves som ekstra utfordrende fordi man starter med ny, tom database for hver periodisering. Prosjektgruppa mener derfor at man løpende må vurdere om overgang til fullelektroniske arkiver kan/skal samkjøres med evt. endringer i kommunestrukturen. Det er for tidlig å komme med anbefaling om det ene eller det andre nå. Prosjektgruppa ønsker også å vurdere om denne anskaffelsen kan gjennomføres som en innovativ anskaffelse i henholdt til NHO s leverandørutviklingsprogram.. Sluttrapport Forprosjekt regionalt sak-/arkivsamarbeid i Kongsbergregionen Side 20

Prosjektmandat Hovedprosjekt

Prosjektmandat Hovedprosjekt Prosjektmandat Hovedprosjekt Implementering regional sak/arkivløsning og etablering av digitale arkiver 01.04.16 Side 2 av 5 1 Innledning/bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen har tidligere gjennomført

Detaljer

Innkalling til møte i SuksIT

Innkalling til møte i SuksIT 1 Innkalling til møte i SuksIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: 09.11.16 Tidsramme: 0900 1400 Deltagere: Merknad Kongsberg Tore Sand-Hanssen Forfall Tinn Finn-Arild Bystrøm Notodden Vigdis

Detaljer

Rådmannsutvalget 26. september 2014

Rådmannsutvalget 26. september 2014 MØTEREFERAT Rådmannsutvalget 26. september 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:15 Møteleder: Rune Engehult Kongsbergregionen 26.09.14 Håvard Fossbakken Daglig leder

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Informasjonssikkerhet

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Informasjonssikkerhet Prosjektmandat Hovedprosjekt Informasjonssikkerhet Side 2 av 6 Innhold 1 Innledning...3 2 Mål og rammer...3 2.1 Mål... 3 2.2 Rammer... 4 3 Omfang og avgrensning...4 4 Organisering...4 5 Beslutningspunkter

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Vil kommunereformen medføre utilsiktet arkivtap? 2 KS interessepolitiske posisjoner for arkiv og dokumentbehandling KS mener

Detaljer

KS TROMS HØSTKONFERANSE oktober 2017

KS TROMS HØSTKONFERANSE oktober 2017 KS TROMS HØSTKONFERANSE - 13. oktober 2017 Astrid Øksenvåg Digitaliseringsavdelingen «En selvstendig og nyskapende kommunesektor» Digitaliseringsarbeidet i KS innrettes etter: Overordnede mål i digitaliseringsstrategien

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Arkitektur og standardisering

Arkitektur og standardisering Prosjektmandat Hovedprosjekt Arkitektur og standardisering 2016-2018 Vedtatt i rådmannsutvalget 30.10.15 (Satsningsområde 6 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018) Prosjektmandat Hovedprosjekt

Detaljer

Prosjekt Kompetanseregionen Sluttrapport. Prosjektmandat. Digitale løsninger i oppvekstsektoren

Prosjekt Kompetanseregionen Sluttrapport. Prosjektmandat. Digitale løsninger i oppvekstsektoren Prosjekt Kompetanseregionen Sluttrapport Prosjektmandat Digitale løsninger i oppvekstsektoren 01.11.2016 0 1 Innledning/bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen vedtok våren 2015 regional digitaliseringsstrategi

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i (3) Synkron avlevering (KOMM) /IKA Kongsberg Utarbeidet av Gunnar Urtegaard/Kari Frodesen Rapportdato 12.01.2015 1 av 7 OPPGAVE

Detaljer

KS-FIKS-plattformen. Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland Bodø

KS-FIKS-plattformen. Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland Bodø KS-FIKS-plattformen Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland Bodø 12.04.18 Innhold Hva har vi gjort i Bodø kommune hvorfor digitalisere hvor kan vi få effekt mål og tiltak utfordringer og frustrasjoner Hva

Detaljer

Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene. Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg

Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene. Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg Hva er synkron overføring? «forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor»

Detaljer

Referat møte i SUKSIT

Referat møte i SUKSIT Referat møte i SUKSIT 17.02.16 kl. 09.00 15.00 Møterom «Styggemann» i Krona (Hasbergsvei 36 Kongsberg) 6. etasje Tilstede: Vigdis Bergestig (Notodden) Torleif Nordskog (Hjartdal), Anne Rudi (Nore og Uvdal),

Detaljer

Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt

Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet Rune Sandland, Sjefsarkitekt Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 Skal i første omgang gå ut

Detaljer

REFERAT MØTE I SUKSIT

REFERAT MØTE I SUKSIT 1 REFERAT MØTE I SUKSIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: 18.08.17 Tidsramme: 0900 1500 Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Tinn Finn-Arild Bystrøm Via Skype fram til kl. 11.30 Notodden

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse

Detaljer

Målbildet for digitalisering arkitektur

Målbildet for digitalisering arkitektur Målbildet for digitalisering arkitektur KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Innholdsfortegnelse 1. Hva målbildet betyr for kommunene... 3 1.1 Digital

Detaljer

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet «ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet Prosjekt: Nytt sak og arkivsystem Et tilbakeblikk: Samarbeidet i Grenland startet i 2008 nytt sak og arkivsystem. Prosjekt etablert og anskaffelsesprosess igangsatt

Detaljer

SUKSIT digitalisering

SUKSIT digitalisering REFERAT 14.09.18 SUKSIT digitalisering Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Ann Kristin Marumsrud Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Meldt forfall

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.

Detaljer

Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen

Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen v/nina Fossbakken - 27.mai 2014 Digital forsendelse SvarUt Tekniske forutsetninger Riktig

Detaljer

Rådmannsutvalget 26. februar 2016

Rådmannsutvalget 26. februar 2016 Møtereferat Rådmannsutvalget 26. februar 2016 Sted: Krona, Kongsberg Tid: 10:00 12:30 Kongsbergregionen 26.02.16 Håvard Fossbakken Daglig leder mob: 97 15 43 31 1 Sakliste Sak 007/16: Godkjenning av møtereferat...

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

SUKSIT digitalisering

SUKSIT digitalisering Møtereferat 09.03.18 SUKSIT digitalisering Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Ann-Kristin Marumsrud Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Meldt forfall

Detaljer

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digital kompetanse (Satsningsområde 2 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digital kompetanse (Satsningsområde 2 i Regional Digitaliseringsstrategi for ) Prosjektmandat Hovedprosjekt Digital kompetanse 2016-2018 (Satsningsområde 2 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018) Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse 2016 2018» side 2 av 6 Innhold

Detaljer

REFERAT MØTE I SUKSIT

REFERAT MØTE I SUKSIT 1 REFERAT MØTE I SUKSIT Sted: SKYPE-møte Dato: 20.09.17 Tidsramme: 0900 1200 Deltagere: Merknad Kongsberg Tinn Notodden Rollag Flesberg Hjartdal Nore og Uvdal K-IKT Kongsbergregionen Finn-Arild Bystrøm

Detaljer

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

SvarUt Offentlig digital post

SvarUt Offentlig digital post SvarUt Offentlig digital post eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no Hva er SvarUt? En løsning for å kunne sende digital utgående post fra kommunen i et elektronisk

Detaljer

KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?

KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den

Detaljer

SvarUt. Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune

SvarUt. Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune SvarUt Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune SvarUt Brev Hva er SvarUt? Sak/Arkiv En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og Fagsystem

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune Oppfølging/Tilbakemelding 2 Innhold Innhold... 1 Innhold... 2 Bakgrunn... 2 Funn i forvaltningsrevisjonsrapporten... 3 Innledning

Detaljer

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digitale plan- og byggesaksprosesser (Satsningsområde 9 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digitale plan- og byggesaksprosesser (Satsningsområde 9 i Regional Digitaliseringsstrategi for ) Prosjektmandat Hovedprosjekt Digitale plan- og byggesaksprosesser 2016-2018 (Satsningsområde 9 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018) Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser

Detaljer

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven

Detaljer

KS SvarUt. DDT 8. april 2014. Astrid Øksenvåg - KommIT. KommIT

KS SvarUt. DDT 8. april 2014. Astrid Øksenvåg - KommIT. KommIT KS SvarUt DDT 8. april 2014 Astrid Øksenvåg - Satsingsområder Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern og informasjons-sikkerhet Arkitektur og standardisering

Detaljer

Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem

Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem Vedtatt i styringsgruppa 08.03.17 Innhold 1. Mål og rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Overordnet mål for Nordre Land kommune... 4 1.3 Mål for prosjektet... 5 1.4 Rammer...

Detaljer

for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen

for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen Prosjektbegrunnelse for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen Denne fylles ut ved behandling Prosjektnummer: Saksnummer: Versjon 1.0 11.11.2015 Behandlet

Detaljer

Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne

Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Av ei som er fra Ålesund: Karin Gjelsten Fagsjef for moderne arkiv Bergen Byarkiv DIGITAL KOMMUNIKASJON

Detaljer

Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS

Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS Tre elementer i digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Digitaliseringsstrategi

Detaljer

Kommunereform og andre ting. Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo

Kommunereform og andre ting. Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo Kommunereform og andre ting Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo Arkiv kan gå tapt i kommunereformen Rådmennenes skjulte milliongjeld Fra to kronikker i Kommunal Rapport 2014 og 2015 Arkivstatistikken

Detaljer

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digital Dialog (Satsningsområde 1 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digital Dialog (Satsningsområde 1 i Regional Digitaliseringsstrategi for ) Prosjektmandat Hovedprosjekt Digital Dialog 2016-2018 (Satsningsområde 1 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018) Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 2 av 6 Innhold 1

Detaljer

Styremøtesaker. Styremøte IKA Opplandene 2014-09-25 Odd Gunnar Ludvigsen

Styremøtesaker. Styremøte IKA Opplandene 2014-09-25 Odd Gunnar Ludvigsen Styremøtesaker Styremøte IKA Opplandene 2014-09-25 Odd Gunnar Ludvigsen Saker Digitalisering pilotprosjekt Status Prosjektorganisering Styrets rolle Byggeprosjekt Plan 2 med dobbeltdekker i magasin 5 Digipost,

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Implementering Kvalitetslosen

Implementering Kvalitetslosen Implementering Kvalitetslosen Detaljert prosjektplan 15.02.2013 1 Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål og rammer... 3 2.1 Mål... 3 2.2 Rammer... 3 2.3 Omfang og avgrensinger... 3 3. Organisering... 4 4. Risikoanalyse

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Periodisering ESA og ephorte

Periodisering ESA og ephorte Periodisering ESA og ephorte Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian

Detaljer

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn

Detaljer

Referat fra møte i SuksIT

Referat fra møte i SuksIT 1 Referat fra møte i SuksIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: 12.05.17 Tidsramme: 0900 1500 Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Tinn Finn-Arild Bystrøm Notodden Vigdis Bergestig Rollag

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

360 Ekspedering og eformidling

360 Ekspedering og eformidling 360 Ekspedering og eformidling -Hvordan utnytte mulighetene for automatisk ekspedering Sigurd Germundson 360 Sales Norway Customer Manager Sigurd.germundson@tieto.com Agenda Nasjonale fellesløsninger Sømløs

Detaljer

Rådmannsutvalget 28. januar 2011

Rådmannsutvalget 28. januar 2011 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. januar 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:00 Møteleder: Jon Gjæver Pedersen referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig

Detaljer

Hva er SvarUt? Forsendelsene adresseres på vanlig måte. I tillegg påføres fødselsnummer eller organisasjonsnummer for å oppnå digital forsendelse.

Hva er SvarUt? Forsendelsene adresseres på vanlig måte. I tillegg påføres fødselsnummer eller organisasjonsnummer for å oppnå digital forsendelse. 1 Hva er SvarUt? SvarUt er en løsning KS KommIT har etablert for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og for å innføre sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost.

Detaljer

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen?

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen? Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Digital forsendelse i praktisk bruk

Digital forsendelse i praktisk bruk Digital forsendelse i praktisk bruk eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no SvarUt Når det piper i telefonen Som en sjøsyk fiolin Er det kommun som ringer

Detaljer

Nordland. en arkivversting?

Nordland. en arkivversting? Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av

Detaljer

3 = 1 KOMMUNEREFORMEN I PRAKSIS UTFORDRINGER OG OPPDAGELSER. Mette Wiik, Sekretariatsleder Sandefjord kommune

3 = 1 KOMMUNEREFORMEN I PRAKSIS UTFORDRINGER OG OPPDAGELSER. Mette Wiik, Sekretariatsleder Sandefjord kommune 3 = 1 KOMMUNEREFORMEN I PRAKSIS UTFORDRINGER OG OPPDAGELSER Mette Wiik, Sekretariatsleder Sandefjord kommune VÅRT GAMLE ARKIV Riksarkivaren fører tilsyn med arkiver i offentlige organer jfr arkivloven.

Detaljer

Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet

Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet v/eirin Farmen Ass.rådmann Andebu kommune Påtroppende leder av enhet «strategi og samfunn» i Nye Sandefjord kommune Litt bakgrunn Samtaler

Detaljer

Tiltaksplan digitalisering 2019

Tiltaksplan digitalisering 2019 Tiltaksplan digitalisering 2019 Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden 2015 2018. SuksIT som er kommunenes felles digitaliseringsorgan

Detaljer

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS

Detaljer

IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen

IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen Hvorfor fokus på IKT? Kommunene skal produsere stadig flere tjenester med samme eller mindre ressurser IKT spiller en kjernerolle Digitalt førstevalg en utfordring!

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift

Reviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar

Detaljer

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på neste nederst på siden. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe

Detaljer

Prosjektplan Samordning av arkiv delprosjekt felles arkivdepot

Prosjektplan Samordning av arkiv delprosjekt felles arkivdepot Prosjektplan Samordning av arkiv delprosjekt felles arkivdepot Programleder: Ulla Nordgarden Prosjektleder: Kari Helene Kristiansen Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017

Detaljer

Fagforbundets fagdager 3.september 2014 Anne Lund

Fagforbundets fagdager 3.september 2014 Anne Lund SvarUt spørsmål inn? Endringer for offentlig avsender og privat mottaker Fagforbundets fagdager 3.september 2014 Anne Lund Oslo kommunes program for utvikling av digitale tjenester 2014-2017 Mål Kommunen

Detaljer

Digitalisering og deling i kommunal sektor

Digitalisering og deling i kommunal sektor Digitalisering og deling i kommunal sektor 31.oktober 2013 Kirsti Kierulf Programleder KommIT Trude Andresen Områdedirektør KS forskning, innovasjon og digitalisering KS visjon En selvstendig og nyskapende

Detaljer

Digitaliser din kommunikasjon med elektronisk signatur

Digitaliser din kommunikasjon med elektronisk signatur Digitaliser din kommunikasjon med elektronisk signatur Nasjonal fellesløsning for elektronisk signering av dokument Olav Skarsbø Regjeringen slår sammen Altinn og Difi Digitaliseringsminister Nikolai

Detaljer

Sammen om digitalisering - Digitaliseringsstrategi i kommunal sektor

Sammen om digitalisering - Digitaliseringsstrategi i kommunal sektor Sammen om digitalisering - Digitaliseringsstrategi i kommunal sektor Line Richardsen Avdelingsdirektør Digitalisering Line.Richardsen@ks.no Tlf. nr. 917 61 877 «En selvstendig og nyskapende kommunesektor»

Detaljer

Kommunesammenslåingen

Kommunesammenslåingen Kommunesammenslåingen Stokke Andebu Sandefjord IKA Kongsbergs rolle i prosjektarbeidet Veien til dokumentsenteret Jahn Pettersen Seksjonsleder i assisterende rådmanns stab Dokumentsenterleder Kommunesammenslåing

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS

Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS Tingvold Park Hotel, Steinkjer onsdag 25. april 2018 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

KommITs lederkurs i gevinstrealisering

KommITs lederkurs i gevinstrealisering KommITs lederkurs i gevinstrealisering Økonomiforum i Skien 4. juni 2015 Grete Kvernland-Berg, PA Consulting Group Liza Nienova, PA Consulting Group Plan for dagen 13:30 Introduksjon 13:50 14:20 14:30

Detaljer

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret

Detaljer

DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING. Grete Kvernland-Berg 25. April 2017

DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING. Grete Kvernland-Berg 25. April 2017 DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING Grete Kvernland-Berg 25. April 2017 1 Innlegget er basert på FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing 2 FoU-rapporten inneholder en detaljert

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:

Detaljer

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Torill Tørlen Norsk arkivråds Høstseminar Smarte arkiver? 01.11.16 Bakgrunn for arbeidet i departementsfellesskapet Politiske føringer Pressemelding

Detaljer

Ny ERP løsning for 4 kommuner. Detaljert prosjektplan

Ny ERP løsning for 4 kommuner. Detaljert prosjektplan Ny ERP løsning for 4 kommuner Detaljert prosjektplan 1 Innhold 1. Innledning... 2 2. Organisering... 3 3. Risikoanalyse og kvalitetssikring... 4 4. Detaljert prosjektplan - oversikt over alle aktiviteter

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation

ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation Knut-erik.gudim@tieto.com Dagenssituasjon i mange kommuner Dagens byggesaksystemer er Arkiv-

Detaljer