Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Til: Sted: Styremedlemmer Herlof Nilssen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Meetali Kakad, Torbjørg Vanvik, Jan Eirik Thoresen, Trine Magnus, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Christine Bergland (Hdir), Håkon Grimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Radisson Blu, Gardermoen Tid: 11. februar 2015 kl Agenda Saksnr. Sak Presenteres av Tid Underlag ÅPNE SAKER 01/15 B Godkjenning av innkalling Herlof Nilsen 09:30-09:35 Vedlagt 02/15 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. desember Herlof Nilsen 09:35-09:40 Vedlagt /15 O Orientering fra administrerende direktør Gisle Fauskanger 09:40-09:45 Vedlagt 04/15 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF Jan Eirik Olsen 09:45-09:55 Vedlagt 05/15 B IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Gisle Fauskanger 09:55-10:25 Vedlagt 06/15 O Nasjonal porteføljestyring Gisle Fauskanger 10:25-10:35 Vedlagt 07/15 O Årlig melding 2014 Gisle Fauskanger 10:35-10:55 Vedlagt 08/15 O Oppdragsdokument 2015 Gisle Fauskanger 10:55-11:30 Vedlagt

2 Lunsj 11:30-12:00 09/15 O Status EPJ-anskaffelse Helse Midt Torbjørg Vanvik 12:00-12:10 Vedlagt 10/15 O Orientering om neste generasjons helsenett Håkon Grimstad 12:10-12:30 Vedlagt 11/15 O Oppdrag fra HOD om utredning IKT i helsesektoren Christine Bergland 12:30-12:40 Vedlagt 12/15 O Oppdrag fra HOD om utredning av styrket Christine Bergland 12:40-12:50 Vedlagt gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgstjenesten 13/15 O Felles infrastruktur i helsesektoren på mellomlang sikt Christine Bergland 12:50-12:55 Vedlagt (3-5 år) samordning av prioriterte tiltak i NUIT 14/15 O Samordning av DIPS utviklingsaktiviteter Gisle Fauskanger 12:55-13:10 Vedlagt 15/15 B DIS godkjenning av prosjektmandat og rammer Nina Ulstein 13:10-13:40 Vedlagt 16/15 B Automatisk tildeling av fødselsnummer, nasjonal totalkostnad Jan Eirik Olsen 13:40-13:50 Vedlagt 17/15 B Tentativ agenda, Styremøte 10. april 2015 Gisle Fauskanger 13:50-13:55 Vedlagt Eventuelt 13:55-14:00 Evaluering av møtet

3 Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: kl Møtested: Radisson Blu, Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Erik M. Hansen Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Forfall fra styret Bjørn Nilsen og Torbjørg Vanvik hadde meldt forfall. Deltakere fra administrasjonen Gisle Fauskanger, adm. dir. Dagfinn Hallseth (Programkontoret) Fredrik C. Birkenfeldt (Programkontoret) Observatører Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør Håkon Grimstad, Norsk Helsenett SF sin observatør Øistein Winje, representant for brukerutvalgene 1

4 Sakliste ÅPNE SAKER 101/14 B Godkjenning av innkalling 102/14 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 15. oktober /14 O Orientering fra administrerende direktør 104/14 O Tilstandsrapporter for IKT i helse- og omsorgssektoren 105/14 O Prosjektdirektiv for Strategi Nasjonal IKT HF for perioden /14 O Status og milepælsplan EPJ anskaffelse Midt-Norge 107/14 B Sluttrapport Tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging 108/14 B Forprosjekt "Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten" (DIS) 109/14 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF 110/14 O Regnskap og prognose /14 B 112/14 B 113/14 B 114/14 O Budsjett 2015 Utvidelse av prosjekt: Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel Utvidelse av prosjekt: Mønstergjenkjenning Tiltak 45.1 Tentativ agenda styremøte 11. februar /14 O Møteplan for styret i Nasjonal IKT HF

5 LUKKEDE SAKER 116/14 D Fordeling av vedlikeholdskostnader 117/14 O Status forhandlinger Max Manus Eventuelt Evaluering av møtet Sak 101/14 B Godkjenning av innkalling Vedtak: 1. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Sak 102/14 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 15. oktober 2014 Styret ba om at følgende på Sak 85/14 O Status rekrutteringsprosess ble omformulert: "Det har imidlertid vært få søkere med helsebakgrunn. Styret var samstemte i at de respektive regionene må være villige til å avgi flinke folk til Nasjonal IKT HF. Styrets arbeidsutvalg og adm. dir. vil diskutere målrettet rekruttering av personer i sektoren." Dette er endret til: "Det har imidlertid vært få søkere med helsebakgrunn. Styret var samstemte i at de respektive regionene må være villige til å avgi flinke folk til Nasjonal IKT HF, så sant disse selv ønsker å jobbe for foretaket. Styrets arbeidsutvalg og adm. dir. vil diskutere målrettet rekruttering av personer i sektoren." Vedtak: 1. Det var ingen øvrige merknader til protokollen. Sak 103/14 O Orientering fra administrerende direktør Oppsummering: Adm. dir orienterte om følgende saker; (1) Status for lokaler for Nasjonal IKT HF, (2) Status rekruttering, (3) Tiltak 47 'Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H- resept'. Vedtak: 1. Styret tok sakene til orientering. 3

6 Sak 104/14 O Tilstandsrapporter for IKT i helse- og omsorgssektoren Oppsummering: Christine Bergland, Helsedirektoratet, innledet. Presentasjonen er vedlagt. Bergland presiserte at av de tre omtalte rapportene er det 'IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren' som hører med i det videre løpet for 'Én innbygger - én journal'. Kommentarer fra regionene: Helse Sør- Øst RHF v / Thomas Bagley Rapportene har avstedkommet indignerte innspill fra regionens enheter, og det er spesielt stilt spørsmål ved timingen for offentliggjøring av rapportene. Gartner-rapporten er tidvis tynn men adresserer noen reelle ting, og eksempelvis er DIPS en aktør man gjerne skulle sette hadde hatt større utviklingsmuskler, spesielt understøttelse av klinikernes behov. Utviklingen bør gå raskere, og Helse Sør-Øst tar dette på alvorlig. Den komparative analysen gir en grei oversikten over tilstanden, men ordlyden som er brukt ("10 år bak") er noe krevende. Rapporten knyttet til IKT- utfordringsbildet er den mest interessante og relevante. Mange av utfordringene som pekes på er høyst reelle. Tre refleksjoner: Mange av utfordringene er knyttet til at rammene for videreutvikling aldri har vært til stede, er blant annet en konsekvens av gjeldende lovverk. Dette poenget har vært litt borte i debatten. Sektoren sliter med en aldrende og underinvestert infrastruktur. Komponentene i grunnmuren må tydeliggjøres. Terminologibruk, kodeverk og lignende må på plass; dette er avgjørende for å kunne bevege seg videre. Det er også påpekt at rapportene må ses i en faglig kontekst med tidvis umodne virksomheter. Helse Vest RHF v / Erik M. Hansen Arbeidet som er gjort gjennom utarbeidingen av de tre rapportene er veldig verdifullt. Det er imidlertid et krevende bilde som blir presentert; distansen mellom ideell tilstand og utfordringsbildet er stor. Sektoren er i dag stort sett kommet dit at man har "satt strøm på papir". Løfter man imidlertid blikket noe fra det som omhandler samhandling er det mye som er bra i dag; det er mye avansert teknologibruk i enkeltvirksomhetene. Mye av ansvaret for utfordringer knyttet til samhandling ligger på politisk nivå. Utfordringene nå er blant annet knyttet til teknologi, leverandørindustrien, organisering og synliggjøring av gevinstsiden. Disse elementene forsterker hverandre. Man må sannsynligvis påregne å bruke de neste årene på å få frem gode løsninger på de ti hovedutfordringene som er nevnt i utfordringsbildet. Det vil være viktig å få analysert problemstillingene skikkelig før man konkluderer. I sum stiller de tre rapportene svært store og krevende spørsmål. Helse Midt-Norge RHF v / Jan Eirik Thoresen 4

7 Helse Midt-Norge deler Helse Vest og Helse Sør-Øst sine vurderinger. Rapportene gir et godt grunnlag for videre arbeid hver for seg, og sammen. Gartner- rapporten gir verdifulle innspill, gitt den situasjonen Helse Midt-Norge befinner seg i. Trine Magnus (Bjørn Nilsen fra Helse Nord RHF hadde meldt forfall til møtet, og Magnus understreket at hun ikke kunne uttale seg på vegne av Helse Nord) Rapporten knyttet til IKT- utfordringsbildet oppsummerer godt frustrasjon og utfordringer man har møtt på i lang tid. Det er sjelden man leser et dokument som samlet sett oppsummerer utfordringene så godt. Det er stor diskrepans mellom dagens tilstand og den offentlige forventningen om ganske snart å kunne tilby ulike tjenester, for eksempel knyttet til helhetlige pasientforløp. Oppsummering av diskusjon Styret kommenterte at Gartner- rapporten er veldig overordnet og mangler presisjon. Den peker imidlertid på at det globalt eksisterer systemer med beslutningsstøtte og strukturerte data. Dette har ikke Norge i dag. Generelt sett må det gjøres noe med lovverket, og nasjonale, regulatoriske krav dersom sektoren skal kunne settes i stand til å forenkle og effektivisere. Man må kommunisere til politisk ledelse at lovgrunnlaget og regulatoriske krav er en av de største utfordringene. Det er også viktig å kommunisere at man ikke kan organisere seg rundt dette eller løse dette ved raske organisatoriske endringer, uten å ta tak i de fundamentale problemstillingene. Rapportene gir, samlet sett, et godt grunnlag for videre arbeid. I den situasjonen sektoren er i nå handler mye om at ny strategi for Nasjonal IKT og målbildet i "Én innbygger - én journal" må svare opp mange av problemstillingene som reises. Det kan stilles spørsmål ved om andre aktører er komfortable med å ha en tidshorisont på år. Det blir fremover viktig at sektoren har en offensiv tilnærming. Det fremstår nå som, litt tydeligere enn tidligere, at det er forventning om at man angriper problemstillinger nasjonalt. Gitt denne forventningen, om i større grad å løse utfordringer i fellesskap, er behovet for denne typen dialoger i styret i Nasjonal IKT HF kraftig forsterket. Det ble også poengtert at man sannsynligvis ikke får fullgode løsninger i denne sektoren før organiseringen mot fastleger og kommunehelsetjenesten er ryddet i. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 105/14 O Prosjektdirektiv for prosjekt 'Strategi Nasjonal IKT for perioden ' Oppsummering: Prosjektleder Willy Eidissen presenterte. Presentasjonen er vedlagt protokollen. Styret mener at arbeidet med ny IKT- strategi (heretter kalt "strategi") må ses i tett sammenheng med arbeidet som utføres med målbildet i "Én innbygger - én journal". Det er viktig at dette blir parallelle prosesser, med minst mulig dobbeltarbeid. Sammenhengen mellom disse to prosessene vil medføre noe tidsforskyvning for strategiarbeidet i regi av Nasjonal IKT i forhold til opprinnelig planlagt. Det må også være egne regionale IKT-strategier, men med full samordning mellom de regionale IKTstrategiene, denne strategien og målbildet i "Én innbygger - én journal". Dette målbildet vil påvirke blant systemvalg, arkitektur, infrastruktur, styringsstruktur, finansieringsmodeller etc. Det vil følgelig påvirke aktørenes IKT-strategier og legge føringer for dem for øvrig. Strategien som arbeides frem i regi av Nasjonal IKT vil avgrenses til de fire regionale helseforetakene. Den må imidlertid omtale aktuelle grenseflater mot andre aktører, som for eksempel kommunesektoren. 5

8 Helsedirektoratet sin observatør uttrykte at strategiprosjektet er for ambisiøst; tilsynelatende er kompleksiteten undervurdert. Spørsmålet er hvordan man best kan benytte Nasjonal IKT HF som selskap fremover. Helsedirektoratet vil i sitt arbeid med "Én innbygger - én journal" vil se behov for å få utredet noen spesielle områder som kan fungere som delområder av det som skal presenteres i slutten av 2015, herunder styringsmodeller, kodeverk og terminologi og lignende. Det var enighet om at kompleksiteten er høy, og at man derfor må jobbe langs 2 akser: 1) Man må på et tidlig tidspunkt kunne si noe om budsjettet for 2016 (til sommeren 2015), og arbeidet med finansieringsmodeller må derfor prioriteres. 2) Hvordan best mulig støtte opp under målbildet for "Én innbygger - én journal". Denne todelingen må inn i prosjektdirektivet. Som en del av sistnevnte bør arbeidsutvalget utarbeide et kort notat som adresserer hvordan man skal jobbe inn mot "Én innbygger - én journal", og hva som skje i regi av prosjektet. Viktige stikkord videre vil være: Målbilde Styringsstruktur Finansieringsmodeller Arketyper, kodeverk og terminologi Budsjett 2016 Strategien må også adressere virkemidler som finnes i sektoren, herunder infrastruktur. I så måte er Norsk Helsenett viktig, og styret ønsker derfor at administrerende direktør i Norsk Helsenett sitter i arbeidsutvalget for strategiprosessen. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar presentasjonen av prosjektdirektivet til orientering og ber administrerende direktør ta styrets synspunkt og innspill med i det videre arbeidet. 2. Styret i Nasjonal IKT HF ber om at det videre arbeidet gjøres langs to akser: a. På kort sikt for å legge til rette for budsjettprosessen for b. På lengre sikt for å støtte opp under målbildet for "Én innbygger - én journal". 3. Styret i Nasjonal IKT HF gir sin tilslutning til at det opprettes et arbeidsutvalg som skissert i direktivet. I tillegg inviteres administrerende direktør i Norsk Helsenett SF til å delta i arbeidsutvalget. Sak 106/14 O Status og milepælsplan EPJ anskaffelse Midt-Norge Oppsummering: Jan Erik Thoresen, Helse Midt orienterte. Helse Midt hadde ikke noe nytt å formidle siden saken ble presentert på styremøtet 15. oktober Tidsplanen er i utgangspunktet uendret. Hovedplanen for prosjektet vil i utgangspunktet fremlegges for styret i Helse Midt RHF i mars Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 107/14 B Sluttrapport tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasientplanlegging' Oppsummering: Prosjektleder Ida Iren Eriksen, Accenture, presenterte. Presentasjonen er vedlagt protokollen. Styret uttrykte enighet om målet å få kunnskapsbasert praksis realisert, men stilte spørsmål om hvilke tiltak som bør igangsettes på kort sikt for å komme videre. Dette må også ses i lys av den kommende innføringen av DIPS Arena. 6

9 Tiltaket påpeker at dagens systemer er kilde til problematikk; manuelle ryddejobber gjøres på mange sykehus i dag. I det lange løp må man ha en mer gjennomgående strukturendring, og det må bygges opp en forvaltning slik at man vet hvordan ting skal vedlikeholdes Styret mente at et utfall av arbeid på dette feltet bør være en vurdering av hva som kan tas nå, og hva som må tas nå. Det må ryddes på flere nivåer, og det bør vurderes om man skal ha ambisjoner om å rydde nasjonalt, i tillegg til regionalt og lokalt. Det er behov for å se dette i handlingsplaner lokalt, regionalt og nasjonalt. Styret oppsummerte at det er for tidlig for styret å operasjonalisere dette nå, og ba administrasjonen ta ansvar for å ta dette videre. Resultatene fra tiltaket må også formidles til RHFene. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF godkjenner sluttrapporten fra tiltak 50 og ber administrerende direktør komme tilbake med forslag til oppfølging av rapporten. Sak 108/14 B Forprosjekt 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsethenesten' (DIS) Oppsummering: Prosjektleder Nina Ulstein, Helsedirektoratet, presenterte. Presentasjonen er vedlagt protokollen. Forprosjektet ønsket styrets tilslutning til overordnet målbilde for digitale innbyggertjenester for utvikling i perioden Styret uttrykte støtte til det fremlagte målbildet. Målbildet må revideres og evalueres årlig; dette må være et levende dokument. Forprosjektet har hatt tett dialog med prosjekter som arbeider med tilstøtende oppgaver i de respektive regionene. Arbeidet som er påbegynt nå kommer til å åpne en ny verden for samhandling med pasientene. Løftet er så stort at det her er viktig å jobbe sammen, og å være tålmodige. Forprosjektet ønsker styrets tilslutning til oppstart av prosjekt for realisering av målbilde for Digitale Innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Styret sa at det er viktig med tydelighet på hvordan aktørene jobber med tanke på utveksling av funksjonalitet og gjenbruk av løsninger. Det vil være viktig at Nasjonal IKT HF tar en rolle i dette. Styret presiserte at rammen for 2015 fra Nasjonal IKT HF til videre arbeid (15 MNOK), også inkluderer arbeid som løper frem til neste styremøte i februar. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF bifaller målbilde som anbefalt i forprosjekt DIS. 2. Styret i Nasjonal IKT HF bifaller prosjektets anbefaling til oppstart Prosjekt DIS-2015, med forutsetning om at prosjektmandat og endelig ramme for prosjektet behandles og besluttes i første styringsgruppemøte for prosjektet i Sak 109/14 B Status portefølje Nasjonal IKT HF Oppsummering: Leder for Programkontoret, Dagfinn Hallseth, orienterte. 7

10 Følgende ble kommentert spesielt: Flere av de omtalte tiltakene behandles som egne saker i styremøtet. Som tidligere er ressurssituasjonen krevende i flere av tiltakene. Administrasjonen ønsker, delvis som en følge av dette, å diskutere porteføljestyring på neste styremøte. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Sak 110/14 O Regnskap per og prognose for 2014 Oppsummering: Fredrik C. Birkenfeldt, Programkontoret, orienterte. Styret stilte spørsmål ved hvor trygge man er på de fremlagte prognosene, siden det forventede positive resultatet er relativt knapt. Administrasjonens vurdering er at det er størst sannsynlighet for et bedre resultat enn prognostisert, basert på den kunnskapen man besitter i dag. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar regnskapet per til etterretning. 2. Styret i Nasjonal IKT HF tar prognosen for 2014 til orientering. Sak 111/14 B Budsjett 2015 Oppsummering: Fredrik C. Birkenfeldt, Programkontoret, orienterte. Det ble stilt spørsmål ved om all inntektsproblemtikk er avklart. Styret forutsetter at dette, etter et halvt års prosess, er i rute i regionene. Midler til prosjekt knyttet til Pasientreiser ANS ligger ikke i Nasjonal IKT HFs budsjett. Helsedirektoratets observatør uttrykte at Helsedirektoratet er innstilte på å fremskaffe finansiering til dette. Styret ba om å bli orientert om hvordan denne finansieringen håndteres i styremøtet i februar Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF vedtar det foreslåtte budsjettet for Sak 112/14 B Utvidelse av prosjekt: Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel Oppsummering: Dagfinn Hallseth, Programkontoret, orienterte. Styret diskuterte først hvorfor de opprinnelige estimatene og planene slo feil. Tildeling av fødselsnummer er et komplekst problemfelt med mange aktører som spesialisthelsetjenesten har forsøkt å finne løsninger på i 10 år. Dette henger blant annet sammen med gammel teknologi i folkeregisteret. Det er foreløpig ikke bevilget nødvendige midler til modernisering av folkeregisteret. I helseforetakene er det et komplekst systemlandskap, selv om det er færre løsninger i dag enn tidligere. Alle helseforetak er interesserte i å få løst det grunnleggende problemet. I forhold til opprinnelige estimater er prosjektet utvidet for å sikre at den løsning som breddes har tilstrekkelig kvalitet. Styret kommenterte også at kostnadene presentert i saksfremlegget ikke gir oversikt over totalkostnadene ved en nasjonal utrulling. Styret ba som en følge av dette om at saken blir sendt til hver region, slik at de kan synliggjøre sin kostnadsside og, på bakgrunn av dette, evne til å sette i 8

11 produksjon. Som et resultat av dette må administrasjonen, sammen med prosjektet, vurdere hva som er felleskomponenten kostnadsmessig. Styret ba også om at det tydeliggjøres at vedtatte prinsipper for blant annet arkitektur og finansiering følges. Vedtak: 1. Saken utsettes til styremøtet 11. februar Styret i Nasjonal IKT HF ber administrasjonen utarbeide en oversikt over de totale kostnadene ved å implementere løsningen nasjonalt. Sak 113/14 B Utvidelse av prosjekt Etablering av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlings-rettede helseregistre med analyse av oppslagslogger fra DIPS Dagfinn Hallseth, leder Programkontoret, orienterte. Utvidelsen av prosjektet er relatert til å utvide den etablerte løsningen til også å omfatte DIPS. Styret hadde ikke kommentarer til saksfremlegget. Vedtak: 1. Styret for Nasjonal IKT HF støtter forslaget til utvidelse og stiller til rådighet ressurser som fremlagt behov for (NOK inkludert moms, hvorav dekker lisens som benyttes). Sak 114/14 O Tentativ agenda til styremøtet 11. februar 2015 Styret ba om at følgende saker blir lagt til agendaen til styremøtet 11. februar 2015: Status anskaffelse ny EPJ i Helse Midt Orientering om neste generasjon kjernenett v / Norsk helsenett Oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet om utredning av IKT i helsesektoren v / Helsedirektoratet Oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet om utredning av styrings- og finansieringsmodeller v / Helsedirektoratet Vedtak: 1. Styret tok saken forøvrig til orientering. Sak 115/14 B Møteplan for styret i Nasjonal IKT HF for 2015 Vedtak: 1. Styret vedtok den foreslåtte møteplanen 9

12 LUKKEDE SAKER Sak 116/14 D Fordeling av kostnader for vedlikeholdsavtaler Vedtak: Sak 117/14 O Status ny nasjonal avtale med Max Manus om talegjenkjenning Oppsummering: Unntatt offentlighet Vedtak: Eventuelt Oppsummering: Det var ingen saker til eventuelt Evaluering av møtet Det var ingen kommentarer til gjennomføringen av møtet 10

13 Ref. Fredrik C. Birkenfeldt / Gisle Fauskanger Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Meetali Kakad Medlem Torbjørg Vanvik (sett) Medlem Jan Eirik Thoresen Medlem Trine Magnus Medlem Bjørn Nilsen (sett) Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem 11

14 Vedlegg 03 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Adm. dir Dato: Saksnr: 03 /15 O Orientering fra administrerende direktør 1. Status rekrutteringsprosess Nasjonal IKT HF vil per 1. mars 2015 ha 9 ansatte. 7 av disse er lokalisert i Bergen, 1 i Stavanger og 1 i Oslo. I den årlige meldingen er rekrutteringsbehovet beskrevet som følger: Sektorspesifikk kompetanse, herunder klinisk IKT og prosjektledere og øvrige med erfaring fra spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT HF vil arbeide målrettet mot de regionale helseforetakene for bistand til slik rekruttering. Rekruttering til andre lokasjoner enn Bergen. Foretakets hovedkontor ligger i Bergen, men da Nasjonal IKT HF er et nasjonalt foretak, med nasjonal arbeidsflate er det ønskelig med ansatte med annen geografisk tilhørighet. Det er spesielt ønskelig å få flere ansatte til kontoret i Oslo, som per 1. februar 2015 har 1 ansatt. 2. Kick-off i Nasjonal IKT HF Det arrangeres samling for de ansatte på Geilo 12. og 13. februar. Programmet dag 1 består av innlegg fra styremedlemmer og eksterne aktører (leverandører og prosjektledere). Dag 2 er internt orientert mot arbeidsoppgaver, interne rutiner, strategiprosess og prosjektportefølje. 3. Status talegjenkjenning ifm leverandør Max Manus Adm. dir. vil gi en muntlig orientering. 4. Status prosjekt anskaffelse AMK Prosjektet er startet og det er etablert en styringsgruppe med linjeledere, fagpersonell, beslutningstakere, brukerutvalg og tillitsvalgte. Fokus på kort sikt er å få besluttet prosjektdirektiv, bemanne prosjektorganisasjon, beslutte målbilde og å avklare anskaffelsesform. Prosjektmålet er å få på plass robuste løsninger som sikrer at alle AMK-sentraler henger sammen i ett og samme system som sikrer kontinuitet og kapasitet, slik at de ulike sentralene kan avlaste hverandre eller ta over for hverandre. Prosjektet skal anskaffe teknologi som: Gjør AMK i stand til effektivt å kunne håndtere nødsamtaler i henhold til samfunnets forventninger, samt lover og forskrifter. Gir riktig utnyttelse av ressurser og tilordning av beste respons gjennom bedre beslutningsstøtte. Gjør helseforetakene bedre i stand til å håndtere pasientflyt i forhold til akuttmedisinske hendelser. Gjør helseforetakene i stand til å kunne samhandle med primærhelsetjenesten om akutte hendelser. Legger til rette for overordnet virksomhetsstyring og forskning. 1

15 Vedlegg Status H-resept Opprinnelig mandat og løsningsbeskrivelse omfattet kun forbedring av oppgjørsdelen av H-reseptkjeden. Prosjektet skulle etablere elektronisk oversendelse av oppgjørskrav fra apotekene (FarmaPro) til Helfos oppgjørssystem for kontroll av krav, med påfølgende utbetaling av godkjente krav til apotekene og fakturering av HF ene for utlegg til apotekene. Kontrolldelen er utviklet og klar til testing, mens løsning for utbetaling og rapportering/fakturering mot HF ene er ikke endelig avklart og må utvikles. Det virker vanskelig og lite hensiktsmessig å realisere en ny oppgjørsløsning uten at øvrige deler av H-reseptkjeden også forbedres. I tillegg er det ønskelig også å sikre bedre kontroll av forskrivning og utlevering av medikamenter. Det er etablert kontakt og gjennomført møter med aktuelle aktører, og det er gitt signaler om at utvikling kan gjennomføres slik at det vil være mulig med pilot for ny oppgjørsløsning høsten Det skal legges frem overordnet beskrivelse av løsning, oppdatert fremdriftsplan og prosjektbudsjett til godkjenning på neste styremøte. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar sakene til orientering. 2

16 Statusrapport Nasjonal IKT HF Vedlegg 4 Styremøte Nasjonal IKT HF

17 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 37.1 Implementering FDV- system for MTU / BHM Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk.: G Y Y G G Felles integrasjoner (autentisering, brreg, folkeregisteret, mm) Testing Installasjonsdag Alle HF har nå blitt kontaktet av prosjektleder i forhold til planer for innføring av systemet. Mange er i en beslutningsprosess, mens noen ønsker å se at pilotene lykkes før de legger konkrete planer. Prosjektleder følger opp alle HF kontinuerlig fremover. Helse Midt er på plan i forhold til pilot, mens UNN ligger noe etter på grunn av utfordringer med å få ut data fra eksisterende system i første runde. Dette er nå ordnet og vi ser på hvordan vi kan ta igjen det tapte. Testing vil etter planen begynne medio januar, hovedsakelig med deltakelse fra pilotene og OUS. Alle regioner deltok på referansesbesøk til Rigshospitalet i november Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk.: G Y G G G M6-2 - Når løsningen for utprøving av logger fra DIPS er klar ved OUS M6-3 - Når utprøving av logger fra DIPS er gjennomført ved OUS Prosjektet har fått godkjent utvidelse for å utprøve metoden med loggdata fra DIPS, som nå er innført på OUS. Utvidelsen fanger opp forsinkelsene i fremdriften Prosjektet mangler fortsatt driftskompetanse for å utarbeide kravspesifikasjon og utrede / anbefale driftsmodell for realisering av metoden. Dette er rapportert i siste styringsgruppemøte

18 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk.: Y G Y Y Y Forankring av revidert prosjektplan i styringsgruppen ultimo januar. Innhold: Revidert prosjektplan vil utarbeides i løpet av januar. Gitt positive signaler fra relevante aktører med tanke på muligheter til realisering. Ressurssituasjonen: Er tilfredsstillende med bidrag fra relevante parter for avklaringer. Prosjektgruppe involveres utover 2015 for testing/pilotering. Fremdrift: Planer vil fremgå av revidert prosjektplan. Forventning/ambisjon er pilot høsten 2015 og det er gitt positive signaler til dette fra relevante aktører. Avhengigheter: Må vurderes i forhold til revidert prosjektplan. Systemleveranser antas å være mest kritisk. Økonomi. Avsatt ramme i budsjett. Antas tilstrekkelig, men må vurderes opp mot revidert prosjektplan.

19 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten Henvisning mellom HF Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk: Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk: G G Y G G G G Y Y Milepæler iht revidert plan : M7&M8: Løsnings- og transisjonsarkitektur, løsningsbeskrivelser M12: Prosjektforslag M8 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS M9 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ M10 Henvisning mellom HF pilotert på tvers av RHF Framdrift: Prosjektet har fått verdifulle innspill fra nasjonale og regionale fora, og har på bakgrunn av disse utarbeidet et revidert utkast til forprosjektrapport. Utkastet er tilgjengeliggjort på NIKT sine netttsider Løsningsbeskrivelser (M8) er sendt til vurdering og innspill fra regionale og nasjonale fora. Det er ønskelig å bruke noe mer tid en først antatt på drøfting og forankring av løsningsvalg. Det er derfor ønskelig å ferdigstille løsningsbeskrivelser i februar. Nasjonal arbeidsgruppe etablert, og arbeidsmøte med DIPS gjennomført for å avklare scope på det som må implementeres for å støtte videresending av elektronisk revidert henvisningsmelding. Liten arbeidsgruppe (leger/merkantile ressurser fra VVHF samt repr. fra OUSHF) har første arbeidsmøte om design 8.1. Testmiljø ser ut til å kunne etableres i VVHF, for bruk til utprøving av ny funksjonalitet gjennom Q1-Q2 og potensielt frem mot planlagt pilotering høsten Ytterligere revidering av meldingsstandarden planlegges gjennomført i Q1. Sak meldt inn til Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg (NUFA) for behandling Prosjektet ønsker anbefaling fra NUFA knyttet til hvorvidt revidert henvisningsmelding v2.x bør bres ut også i resten av sektoren i 2016, sett opp mot tidspunkt for ibruktakelse av fremtidige sentrale løsninger.

20 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR EKHO Avg.: Ress.: Frem.: G Y R Alternative løsningsforslag etablert med påbegynt vurdering. Tilgang til virksomhetsarkitekt fra NIKT er sikret Forskrift for å styre innføring av ny sykmelding er avklart med ASD og sendt på høring. Arbeidet med utredning av løsningsforslag er igangsatt. Eks.av.: Y Øk: G 1005 Automatisk melding om fødsel Avg.: Y Ress.: Y Frem.: R Eks.av.: Y Øk: R Prosjektet har fremlagt forslag til ny, revidert plan. Denne rapporten tar utgangspunkt i gammel plan. Prosjektet er forsinket i forhold til opprinnelig plan. Behov- og kravanalyse har avdekket behov for en utvidelse av omfang i forhold til opprinnelig plan. Utvidelse av prosjektet ble diskutert i PEF , som tok fremlagte reviderte planer til etterretning. Reviderte planer ble fremlagt i Styret for Nasjonal IKT den , men behandling av saken er utsatt til Hver region skal innen fremskaffe oversikt over egne kostnader i forbindelse med utrulling av automatisk tildeling av fødselsnummer. Revidert plan med oversikt over totalkostnader ved nasjonal utrulling legges frem for styret i Nasjonal IKT den M3: Det er opprettet avtale mellom SKD og Helse på nasjonalt nivå. ( Se kommentarer) M4: Nasjonal standard er utarbeidet ( Se kommentarer). M5: Piloter er opprettet. (Se kommentarer). M6: Løsning er ferdig til nasjonal utbredelse. M7: Utrullingsplan er utarbeidet. M8: Sluttrapport er levert. Prosjektet er fryst frem til avgjørelse i Nasjonal IKT s styre den , og kjøres nå med et minimum av ressurser. Arbeidet med en intensjonsavtale mellom Helse og SKD pågår, da dette samarbeidet er av stor betydning for videre løp.

21 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR Dialogmelding Avg.: Vedlegg Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk: Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk: G G Y Y G Y Y G Ferdigstille pilot Evaluere erfaringer Oppdatere løsningsbeskrivelse Prosjekt IHR i Helse Vest har dessverre har flere forsinkelser grunnet manglende leveringsevne fra leverandører. Prosjektet er lovet ny produksjonsplan fra DIPS 9. jan Funksjonalitet på legekontorsiden for å håndtere vedlegg til henvisninger er dessverre også forsinket, Piloten har startet med ett legekontor. Svar på dialogmeldinger på legekontor gjøres ikke optimalt og videre utrulling til flere legekontor må sees i sammenheng med bedre funksjonalitet for dette Leger på sykehus og fastleger er ellers veldig fornøyde med løsningen, vi har hatt felles samlinger for å se på meldingsutvekslingen fra ende til ende, for å sikre helhetlig og felles forståelse. Pilotering av vedlegg ligger i delleveransen for kliniske henvisninger i prosjekt I(Interaktiv Henvisning og rekvisisjon (IHR) i Helse Vest Leverandøren DIPS har levert en ny plan for sine leveranser, der også denne leveranser er forsinket i forhold til opprinnelig planer IHR prosjektet holder på å se på ny leveranseplan og konsekvenser dette vil få.

22 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE STATUS 37.1 Implementering FDVsystem for MTU/BHM 1.Innhold - Kliniske informasjonsprosesser PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Børge Godhavn Faveo Prosjektledelse KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE G Y G NÅ G Y Y Alle HF har nå blitt kontaktet av prosjektleder i forhold til planer for innføring av systemet. Mange er i en beslutningsprosess, mens noen ønsker å se at pilotene lykkes før de legger konkrete planer. Prosjektleder følger opp alle HF kontinuerlig fremover. Helse Midt er på plan i forhold til pilot, mens UNN ligger noe etter på grunn av utfordringer med å få ut data fra eksisterende system i første runde. Dette er nå ordnet og vi ser på hvordan vi kan ta igjen det tapte. EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI G G G G Testing vil etter planen begynne medio januar, hovedsakelig med deltakelse fra pilotene og OUS. Alle regioner deltok på referansesbesøk til Rigshospitalet i november. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Lite tilgjengelige IT-ressurser Forankring Integrasjoner Konvertering RISIKOREDUSERENDE GREP Bred deltakelse Prosjektleder i dialog med hvert enkelt HF Nasjonal integrasjonsoversikt utarbeides Utarbeide «oppskrift» for konvertering Ferdigstille arbeidet i arbeidsgruppene Oppstart lokale prosjekt i Midt og UNN Felles integrasjoner (autentisering, brreg, folkeregisteret, mm) Testing Installasjonsdag

23 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK 45.1 Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE PROSJEKTLEDER Trond Ericson, Devoteam STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE G Y G NÅ G Y G Prosjektet har fått godkjent utvidelse for å utprøve metoden med loggdata fra DIPS, som nå er innført på OUS. Utvidelsen fanger opp forsinkelsene i fremdriften Prosjektet mangler fortsatt driftskompetanse for å utarbeide kravspesifikasjon og utrede / anbefale driftsmodell for realisering av metoden. Dette er rapportert i siste styringsgruppemøte EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektet mangler driftskompetanse for å utarbeide kravspesifikasjon og utrede / anbefale realiseringsmodell for metoden. RISIKOREDUSERENDE GREP Tilleggsressurser med driftskompetanse må tilføres prosjektet M3 - Prosjekt bemannet, kick-off gjennomført M4 - Utkast til opplegg foreligger M5 Løsning klar for utprøving M6-1 - Test og implementering av Doculive-data gjennomført M6-2 - Når løsningen for utprøving av logger fra DIPS er klar ved OUS M6-3 - Når utprøving av logger fra DIPS er gjennomført ved OUS

24 Styremøte VEDLEGG 4 STATUSRAPPORT TILTAK 45.1 Statistisk analyse av logger i behandlingsrettede helseregistre PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE PROSJEKTLEDER Trond Ericson, Devoteam ANDRE KOMMENTARER - Styringsgruppemøte gjennomført Utvidelse av prosjektet til å omfatte test av metoden mot DIPS-logg på OUS er godkjent - Budsjettutvidelse for å dekke prosjektledelse, konsulentbistand og lisenskostnader er godkjent - Prosjektet er presentert på ehelse-forum for Vestre Viken - Prosjektgruppemøte gjennomføres Prosjektplan i prosjektdirektivet er justert i forhold til utvidelse - M6 og M8 er delt opp - Datoer er justert - Sluttdato er flyttet fra til DIPS-aktivitetene tilsvarer Doculiveutprøving

25 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK 45.1 Statistisk analyse av logger i behandlingsrettede helseregistre PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE PROSJEKTLEDER Trond Ericson, Devoteam ANDRE KOMMENTARER - Oppgave4: Utprøving av metoden med loggdata fra Doculive er sluttført. - Oppgaven er utvidet med utprøving av loggdata fra DIPS og vil gå til Funn som skal sendes klinikk er dokumentert, men blir ikke sendt før det er presentert for OUS ledergruppe. Dette er utsatt flere ganger, men skal skje i januar. Tilbakemeldinger fra klinikk vil dermed ikke mottas før tidligst i februar/mars. Justert prosjektplan fanger opp denne forsinkelsen - Scenariobibliotek er revidert, men vil ikke ferdigstilles før DIPS-utprøving er gjennomført. - Oppgave5: Dokument som beskriver etablering av metode og prosedyrer for kontrollarbeidet og informasjonsopplæringsmateriell gjennomgås med prosjektgruppen før det ferdigstilles og oversendes NIKT for godkjenning - Følger opprinnelig prosjektplan - Oppgave6: Arbeidet med spesifikasjon av IKT-løsning er igangsatt, litt senere enn planlagt pga. arbeidsmengde i gruppen og manglende deltagelse fra andre HF i prosjektgruppen. - Oppgaven sees i sammenheng med oppgave 7 - Forsinkelsen fanges opp av utvidelsen av prosjektet - Mangler fortsatt driftsressurser som kan bidra i arbeidet - Oppgave7: Ulike driftsalternativ for realisering av metoden er diskutert i sammenheng med oppgave 6. - Oppgaven sees i sammenheng med oppgave 6 - Forsinkelsen fanges opp av utvidelsen av prosjektet - Mangler fortsatt driftsressurser som kan bidra i arbeidet - Diskuteres på prosjektgruppemøtet

26 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO R G R Y Y NÅ Y G Y Y Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Innhold: Revidert prosjektplan vil utarbeides i løpet av januar. Gitt positive signaler fra relevante aktører med tanke på muligheter til realisering. Ressurssituasjonen: Er tilfredsstillende med bidrag fra relevante parter for avklaringer. Prosjektgruppe involveres utover 2015 for testing/pilotering. Fremdrift: Planer vil fremgå av revidert prosjektplan. Forventning/ambisjon er pilot høsten 2015 og det er gitt positive signaler til dette fra relevante aktører. Avhengigheter: Må vurderes i forhold til revidert prosjektplan. Systemleveranser antas å være mest kritisk. Økonomi. Avsatt ramme i budsjett. Antas tilstrekkelig, men må vurderes opp mot revidert prosjektplan. FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Pågår arbeide med å sondere / avklare muligheter for mer helhetlig kvalitetsforbedring av hele H-resept forløpet. RISIKOREDUSERENDE GREP Forankring av revidert prosjektplan i styringsgruppen ultimo januar.

27 Styremøte Vedlegg 4 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: Øk: G G Y G G Milepæler iht revidert plan : M7&M8: Løsnings- og transisjonsarkitektur, løsningsbeskrivelser M12: Prosjektforslag Framdrift: Prosjektet har fått verdifulle innspill fra nasjonale og regionale fora, og har på bakgrunn av disse utarbeidet et revidert utkast til forprosjektrapport. Utkastet er tilgjengeliggjort på NIKT sine netttsider Løsningsbeskrivelser (M8) er sendt til vurdering og innspill fra regionale og nasjonale fora. Det er ønskelig å bruke noe mer tid en først antatt på drøfting og forankring av løsningsvalg. Det er derfor ønskelig å ferdigstille løsningsbeskrivelser i februar.

28 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Nina Ulstein, Helsedirektoratet / Avd Digitale innbyggertjenester STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE G Y Y G NÅ G G Y G Framdrift: Prosjektet har fått verdifulle innspill fra nasjonale og regionale fora, og har på bakgrunn av disse utarbeidet et revidert utkast til forprosjektrapport. Utkastet er tilgjengeliggjort på NIKT sine netttsider Løsningsbeskrivelser (M8) er sendt til vurdering og innspill fra regionale og nasjonale fora. Det er ønskelig å bruke noe mer tid en først antatt på drøfting og forankring av løsningsvalg. Det er derfor ønskelig å ferdigstille løsningsbeskrivelser i februar. ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Viktig å arbeide for at hver av RHFene bidrar til utvikling/innføring av digitale innbyggertjenester. RISIKOREDUSERENDE GREP Forprosjektet har betydelig fokus på aktiviteter for å kommunisere og arbeide sammen med RHFene om målbildet og muligheter for å bidra til utvikling og innføring av digitale innbyggertjenester. Milepæler iht revidert plan (foil 3): M1: Bemanning M2: Arbeidsgruppe M3: Prosjektplan M4: Kartlegging, nå-situasjon & behov M5: Målbilde & veikart M9: Prosjektvurdering M10: Fremtidig forretningsmodell M11: Forprosjektrapport M13: Plan Milepæler iht revidert plan (foil 3): M7&M8: Løsnings- og transisjonsarkitektur, løsningsbeskrivelser M12: Prosjektforslag

29 Forprosjekt Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten Prosjekteier: Nasjonal IKT Forprosjektets formål: Utrede og beskrive målbilde med veikart, en felles arkitektur, funksjonell og teknisk løsning for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten< Planlegge og forberede implementering av tjenestene Samarbeid med relaterte prosjekter: Behov for et felles målbilde for nasjonale digitale tjenester som skal sikre at regionale/lokale strategier og prosjekter beveger seg i samme retning Hensiktsmessig å samarbeide om oppgaver og investeringer for å redusere totalkostnad og øke innføringstakten Innbyggertjenester Skalering av piloterte tjenester Utvikling av nye tjenester Prosjektmetodikk Involverende planlegging & prioritering Analyse Tjenesteutforming 2015 : regionsvis implementering April 2014 Juni Des 2014 Fase 1 Fase 2 Fase 3

30 Overordnet prosjektplan Område Mobilisere prosjekt Analyse April Mai Juni Juli Aug Sep Bemanne prosjekt Etablere arb.gruppe Planlegge prosjektgjennomføring Nå-situasjonsanalyse (føringer, eksisterende tjenester, m.m.) Behovsanalyse; herunder gjennomføre besøk til helseforetakene Vurdere kost-nytte per tjenesteområde Prioritere tjenester og utrede konseptalternativer Okt Nov Des Jan 15. mai 6. juni 11. sept 15. okt 20. nov 17. des Milepæler M1: Bemanning M2: Arbeidsgruppe M3: Prosjektplan M4: Kartlegging, nåsituasjon & behov M5: Kost-nytte analyse M6: Målbilde og veikart Tjenesteutforming Detaljere tjenesteområder som skal realiseres første halvdel 2015 M7: Løsnings- og transisjonsarkitektur M8: Løsningsbeskrivelse Merkantile vurderinger Vurdere modell for fremtidig prosjektsamarbeid Vurdere fremtidig styrings- og forvaltningsmodell M9: Prosjektsamarbeid M10: Fremtidig forretningsmodell Planlegging Utarbeide sluttleveranser M11: Forprosjektrapport M12: Prosjektforslag M13: Plan NIKT SG møte NIKT Prosjekteierforum

31 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G G Y Y NÅ G G Y Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Nasjonal arbeidsgruppe etablert, og arbeidsmøte med DIPS gjennomført for å avklare scope på det som må implementeres for å støtte videresending av elektronisk revidert henvisningsmelding. Liten arbeidsgruppe (leger/merkantile ressurser fra VVHF samt repr. fra OUSHF) har første arbeidsmøte om design 8.1. Testmiljø ser ut til å kunne etableres i VVHF, for bruk til utprøving av ny funksjonalitet gjennom Q1-Q2 og potensielt frem mot planlagt pilotering høsten Ytterligere revidering av meldingsstandarden planlegges gjennomført i Q1. Sak meldt inn til Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg (NUFA) for behandling Prosjektet ønsker anbefaling fra NUFA knyttet til hvorvidt revidert henvisningsmelding v2.x bør bres ut også i resten av sektoren i 2016, sett opp mot tidspunkt for ibruktakelse av fremtidige sentrale løsninger. FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Forsinket fullføring av design-, utviklings- og testprosessen kan føre til at pilotering av revidert henvisningsmelding ikke kan fullføres innen RISIKOREDUSERENDE GREP Klar avgrensing av scope for det som skal implementeres i sykehussystemene på kortest sikt M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M4 Revidert meldingsstandard for henvisning mellom HF definert og godkjent for implementering M3, M5, M6 og M7 er RHFinterne og rapporteres ikke på nasjonalt M8 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS M9 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ M10 Henvisning mellom HF pilotert på tvers av RHF

32 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK EKHO PROSJEKTEIER NAV Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Yngve H. Olsen, NAV STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Tilgang til virksomhetsarkitekt fra NIKT er sikret Forskrift for å styre innføring av ny sykmelding er avklart med ASD og sendt på høring. Arbeidet med utredning av løsningsforslag er igangsatt. RESSURSER R Y FREMDRIFT R R EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Usikkerhet knyttet til mulig bruk av forskrift for å sikre rask overgang fra gammel til Ekho sykmelding Usikkerhet knyttet til oppstart og utbredelse utenfor RHF RISIKOREDUSERENDE GREP Påvirke forskriftsprosessen for å gi handlefrihet i gjennomføring av løsningen for HF Tett samarbeid med hovedprosjektet, og avvente konsekvensutredning mot RHF Prosjektgruppe etablert Aktivitet og møteplan etablert. Alternative løsningsforslag etablert med påbegynt vurdering.

33 To help protect your privacy, PowerPoint has blocked automatic download of this picture. Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI BESKRIVELSE At nødvendig budsjett ikke stilles til rådighet, noe som vil kunne bidra til; At fremdrift forsinkes ytterligere. At nødvendig testing ikke kan utføres med tilfredsstillende kvalitet gitt områdets sårbarhet. At Helses troverdighet i forbindelse med gjennomføring ikke fremstår som tilfredsstillende for SKD. STATUS RISIKO 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIGE Y Y Y R NÅ RISIKOREDUSERENDE GREP Utarbeide nødvendig kostnadsoversikt og revidere plan for å skape større tydelighet. Omarbeide prosjektbudsjett med større vekt på testing og kostnader i forbindelse med dette. Sikre en intensjonsavtale mellom de regionale helseforetakene og SKD. Y Y R Y R PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H.Thuestad, Sykehuspartner KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Prosjektet har fremlagt forslag til ny, revidert plan. Denne rapporten tar utgangspunkt i gammel plan. Prosjektet er forsinket i forhold til opprinnelig plan. Behov- og kravanalyse har avdekket behov for en utvidelse av omfang i forhold til opprinnelig plan. Utvidelse av prosjektet ble diskutert i PEF , som tok fremlagte reviderte planer til etterretning. Reviderte planer ble fremlagt i Styret for Nasjonal IKT den , men behandling av saken er utsatt til Hver region skal innen fremskaffe oversikt over egne kostnader i forbindelse med utrulling av automatisk tildeling av fødselsnummer. Revidert plan med oversikt over totalkostnader ved nasjonal utrulling legges frem for styret i Nasjonal IKT den Prosjektet er fryst frem til avgjørelse i Nasjonal IKT s styre den , og kjøres nå med et minimum av ressurser. Arbeidet med en intensjonsavtale mellom Helse og SKD pågår, da dette samarbeidet er av stor betydning for videre løp. FERDIGSTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Kravdokument er opprettet for alle RHF NESTE MILEPÆLER M3: Det er opprettet avtale mellom SKD og Helse på nasjonalt nivå. ( Se kommentarer) M4: Nasjonal standard er utarbeidet ( Se kommentarer). M5: Piloter er opprettet. (Se kommentarer). M6: Løsning er ferdig til nasjonal utbredelse. M7: Utrullingsplan er utarbeidet. M8: Sluttrapport er levert.

34 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK Automatisk melding om fødsel PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak PROSJEKTLEDER Anne Britt Thuestad, Sykehuspartner ANDRE KOMMENTARER Kommentarer til fremdrift M3: Det er opprettet avtale mellom Helse og SKD på nasjonalt nivå. Arbeidet er ikke ferdigstilt, men det pågår et arbeid med å få på plass en intensjonsavtale mellom de fire regionale helseforetakene og SKD. Det er laget utkast til mal, og prosjektlederne for henholdsvis Helse og SKD arbeider internt i egne organisasjoner for å klargjøre innhold og videre løp. Målet er at en intensjonsavtale skal foreligge til M4: Nasjonal standard er utarbeidet. Gjennom utarbeidelse av arkitekturdokument er det laget forslag til nasjonal løsning med beskrivelse av overordnede prosesser, arkitektur og meldingsflyt. M5: Piloter er opprettet Det arbeides med å avklare hvilket helseforetak som skal være første pilot. Følgende avhengigheter må avklares: Om helseforetaket har nødvendig kapasitet gitt andre pågående tiltak. Om helseforetaket har implementert de nødvendige regionale systemene for å kunne ta i bruk nasjonal løsning for automatisk tildeling av fødselsnummer. De umiddelbare gevinstene må vurderes i forhold til helseforetakenes kompleksitet og nåsituasjon. Overordnet, ny revidert milepælsplan utarbeidet i samarbeid mellom prosjektleder NIKT og prosjektleder SKD: M3: Intensjonsavtale underskrevet: M4: Nasjonal standard ( for prosesser, løsning, arkitektur, meldingsflyt) er opprettet: M5: Piloter er opprettet: M6: Løsning ferdig til nasjonal utbredelse: M7: Utrullingsplaner er utarbeidet: M8: Sluttrapport er levert: Usikkerhet i forbindelse med ny, revidert plan: Forslag til revidert plan er ikke forankret med leverandørene med unntak av SKD. (Forankringen skal utføres før den ) Det gjenstår å avklare avhengigheter i forbindelse med pilot. Det er uavklart om prosjektet får nødvendige bevilgninger til å fortsette i henhold til revidert plan.

35 Styremøte VEDLEGG 4 STATUSRAPPORT TILTAK dialogmeldinger PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT STATUS Dialogmeldinger mellom fastleger og sykehus FORRIGE Y NÅ Y PROSJEKTLEDER Anne Bjørlykke Programleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Piloten har startet med ett legekontor. Svar på dialogmeldinger på legekontor gjøres ikke optimalt og videre utrulling til flere legekontor må sees i sammenheng med bedre funksjonalitet for dette i Infodoc-løsningen (planlagt levert ila. januar). Utover dette fungerer meldingsforsendelsen godt teknisk.. Både leger på sykehussiden og fastleger er ellers veldig fornøyd med løsningen. Rutiner for oppfølgning av meldingene er på plass. EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI BESKRIVELSE Ressursmangel hos leverandører for legekontor, venter på oppdatering som gir mindre manuelt arbeid og mindre mulighet for å sende feil når legekontor skal svare på dialogmelding. RISIKO RISIKOREDUSERENDE GREP Tett oppfølgning av leverandør God info til pilotprosjektdeltakere FERDIGSTILTE MILEPÆLER Løsn. beskr. sendt H-dir Pilot prosjektleder og deltakere klare Detaljere leveranser Definere faseinndeling Planlegge i tid Teknisk oppsett Oppstart pilot NESTE MILEPÆLER Evaluere erfaringer Oppdatere løsningsbeskrivelse

36 Styremøte Vedlegg 4 STATUSRAPPORT TILTAK Vedlegg til meldinger PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Anne Bjørlykke, programleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE Y NÅ Y Pilotering av vedlegg ligger i delleveransen for kliniske henvisninger i prosjekt I(Interaktiv Henvisning og rekvisisjon (IHR) i Helse Vest Leverandøren DIPS har levert en ny plan for sine leveranser, der også denne leveranser er forsinket i forhold til opprinnelig planer IHR prosjektet holder på å se på ny leveranseplan og konsekvenser dette vil få. Venter på dato for når Infodoc får implementert vedlegg til henvisninger. EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Flere leveranser er forsinket fra leverandører Manglende forutsigbarhet på leveranser gjør det vanskelig å planlegge for innføring RISIKOREDUSERENDE GREP Vurdere forsinkede leveranser opp mot kontrakt Eskalere bekymring for leverandørens forsinkelser nasjonalt Flere workshops avholdt med fastleger og leverandører for å bli enige om funksjonalitet og implementering av beslutningsstøtte (med vedlegg). Legene er veldig fornøyde med løsningene som det jobbes videre med. Ny plan vil bli utarbeidet nå som vi har fått ny leveranseplan fra DIPS. Venter på at Infodoc får implementert vedlegg til henvisninger.

37 Vedlegg 05 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Gisle Fauskanger Dato: Saksnr: 05 /15 B PROSJEKTDIREKTIV FOR Prosjektet «Strategi Nasjonal IKT for perioden » Nasjonal IKT HF har startet arbeidet med utarbeidelse av en ny felles overordnet IKT-strategi for de fire regionale helseforetakene. Strategien vil beskrive hvordan Nasjonal IKT og de regionale helseforetakene skal bidra til å realisere det langsiktige målbildet for utvikling av IKT for helse og omsorgssektoren beskrevet i «Én innbygger én journal». Strategien vil inneholde en beskrivelse av hvilke tiltak som er påkrevet fra de regionale helseforetakene i fellesskap for å realisere spesialisthelsetjenesten sin del av dette målbildet, andre felles IKToppgaver på tvers av de regionale helseforetakene og eventuelle IKT-tiltak mellom de regionale helseforetakene og andre parter/interessenter som det er fornuftig å samhandle med. Arbeidet med utvikling av strategien er organisert som et prosjekt bestående av en styringsgruppe (styret i Nasjonal IKT HF), et arbeidsutvalg (Jan Eirik Thoresen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Bjørn Nilsen, Christine Bergland og Håkon Grimstad) og en prosjektgruppe (ledet av administrasjonen i Nasjonal IKT HF støttet av EY). Prosjektets rammer og målsettinger vil kort beskrives i prosjektets prosjektdirektiv. Prosjektdirektivet legges frem til beslutning i Nasjonal IKT HFs styre den Prosjektgruppen har i samarbeid med arbeidsutvalget utarbeidet prosjektdirektivet. Prosjektdirektivet er også gjennomgått med og oppdatert etter endringer fra styreleder i forkant av styremøtet. Prosjektgruppen har også utarbeidet et notat som kort beskriver hvordan dette arbeidet skal koordineres mot pågående strategiarbeid i regi av Helsedirektoratet, «Én innbygger én journal». Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF vedtar forslått prosjektdirektiv, evt. med forslag om justeringer presisert i møtet. 2. Styret i Nasjonal IKT HF tar innholdet i notatet om koordinering mot «Én innbygger én journal» til orientering. 1

38 PROSJEKTDIREKTIV FOR Utarbeidelse av de regionale helseforetakenes felles IKT-strategi for perioden fra 2016 og med 2019 Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Styringsgruppeleder Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 1 av 10

39 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET EIERSKAP OG ORGANISERING BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE MÅL OPPGAVER OG AVGRENSNINGER HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE AVGRENSNINGER FORANKRING I RHF/HF RESSURSBEHOV BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING... 9 Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 2 av 10

40 1. MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET Gi en kort og konkret oversikt over hva prosjektet skal: Fakta Beskriv Kommentar Hva skal prosjektet oppnå? Prosjektet skal utarbeide en ny felles IKT strategi for de regionale helseforetakene for perioden Felles IKT-strategi for de regionale helseforetakene: I henhold til formålsparagrafen til Nasjonal IKT skal helseforetaket gi retningslinjer for IKT-utvikling i helseregionene gjennom felles strategi, samarbeid og samordning. IKT-strategien som utarbeides i dette prosjektet vil således være en felles IKT-strategi for hvordan helseregionene skal bidra til å realisere nasjonale føringer om samordning og samarbeid, herunder det langsiktige målbildet for IKT for helseog omsorgssektoren som utarbeides av prosjektet «Én innbygger én journal». Strategien skal ikke erstatte IKT-strategiene i det enkelte regionale helseforetak, men vedtak av ny felles IKT strategi kan innebære at de regionale helseforetakene må utarbeide egne handlingsplaner for hvordan hver region skal bidra til å realisere den overordnede strategien. Strategien må vedtas av styrene i de regionale helseforetakene. Strategien må bygge på allerede vedtatte felles strategier og initiativer for spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT sin rolle i arbeidet med å realisere felles målbilde for IKT for helse- og omsorgssektoren: Nasjonal IKT skal bidra til å realisere det langsiktige målbildet for IKT i helse- og omsorgssektoren gjennom å: 1. Lede arbeidet med å operasjonalisere helseforetakenes felles IKT strategi 2. Bidra til å identifisere og realisere felles IKT-initiativer på tvers av regionale helseforetak (to eller flere). 3. Være de regionale helseforetakenes koordinerende aktør mot E-helse divisjonen i Helsedirektoratet. Når er forventet oppstart? Årsskiftet 2014/2015 Når er forventet Høst 2015 sluttleveranse? Hvor stort er Se kapittel 10 ressursbehovet? Foreløpige resultater fra prosjektet legges frem til orientering i styremøtet den Se også kapittel 7 for nærmere beskrivelse av mål i prosjektet Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 3 av 10

41 2. EIERSKAP OG ORGANISERING Eierskap Initiativtaker - Styret i Nasjonal IKT HF Prosjekteier - Styret i Nasjonal IKT HF Prosjektorganisering Arbeidet organiseres som et prosjekt bestående av en styringsgruppe, prosjektgruppe og evt. arbeidsgrupper. Styret for Nasjonal IKT vil være styringsgruppe for prosjektet. For å muliggjøre tett løpende arbeid med styret, foreslås det at det opprettes et mindre arbeidsutvalg bestående av utvalgte styredeltakere. For å sikre involvering og forankring av arbeidet vil arbeidsgrupper opprettes ved behov. Deltakere Rolle Navn Enhet Telefon E-post Styringsgruppe Leder av Herlof Nilssen Helse Vest RHF herlof.nilssen@helse-vest.no styringsgruppen (styrets leder) Styringsgruppe medl. Thomas Bagley Helse Sør- Øst RHF thomas.bagley@helse-sorost.no Styringsgruppe medl. Erik M. Hansen Helse Vest RHF erik.m.hansen@helse-vest-ikt.no Styringsgruppe medl. Meetali Kakad Helse Sør- Øst RHF meetali.kakad@helse-sorost.no Styringsgruppe medl. Torbjørg Vanvik Helse Midt-Norge torbjorg.vanvik@helse-midt.no RHF Styringsgruppe medl. Jan Eirik Thoresen Helse Midt-Norge RHF jan.eirik.thoresen@helsemidt.no Styringsgruppe medl. Bjørn Nilsen Helse Nord RHF bjorn.nilsen@helse-nord.no Styringsgruppe medl. Trine Magnus Helse Nord RHF trine.magnus@skde.no Styringsgruppe medl. Lise Karin Strømme (KTV) Helse Vest RHF lise.karin.stromme@helsebergen.no Styringsgruppe medl. Lasse B. Sølvberg (KTV) Helse Sør-Øst RHF Lasse.Solvberg@helse-sorost.no Styringsgruppe medl. Styringsgruppe medl. Styringsgruppe medl. Christine Bergland (observatør) Håkon Grimstad (Observatør) Øistein Winje (observatør) Helsedirektoratet Christine.Bergland@helsedir.no Norsk Helsenett SF hakon.grimstad@nhn.no Repr. for brukerutvalgene Styrets arbeidsutvalg Arbeidsutvalg medl. Jan Eirik Thoresen Helse Midt-Norge RHF oeiwin@me.com jan.eirik.thoresen@helsemidt.no Arbeidsutvalg medl. Thomas Bagley Helse Sør- Øst RHF thomas.bagley@helse-sorost.no Arbeidsutvalg medl. Erik M. Hansen Helse Vest RHF erik.m.hansen@helse-vest-ikt.no Arbeidsutvalg medl. Bjørn Nilsen Helse Nord RHF bjorn.nilsen@helse-nord.no Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 4 av 10

42 Arbeidsutvalg medl. Christine Bergland Helsedirektoratet Arbeidsutvalg medl. Håkon Grimstad Norsk Helsenett SF Prosjektgruppe Prosjektansvarlig Gisle Fauskanger NIKT Prosessleder Anja Undrum Enge EY anja.undrum.engeo.ey.com Medl. prosjektgr. Willy Eidissen EY willy.eidisseno.ey.com Medl. prosjektgr. Fredrik Birkenfeldt NIKT no Medl. prosjektgr. Dagfinn Hallseth PWC Medl. prosjektgr. Ansatte Nasjonal IKT Navn avklares på et senere tidspunkt 3. BAKGRUNN I dette kapittelet er bakgrunnen for prosjektet kort skissert. Satsingen på IKT i helsesektoren og e-helse i regi av myndighetene stiller tydeligere krav til spesialisthelsetjenesten. Dette kommer blant annet til utrykk i St.meld.nr. 47 Samhandlingsreformen, St. meld. nr. 16 Nasjonal helse- og omsorgsplan og Helsedirektoratets Handlingsplan for e-helse ( ). IKT skal understøtte helsesektorens behov, det være seg pasienter og pårørende, kliniske, administrative eller ledelsesmessige funksjoner. IKT har blitt en stadig mer integrert del av alle aspekter ved helsetjenester, og alle deler av dagens helsetjeneste utnytter og blir påvirket av ulike IKT- løsninger og -systemer. Denne utviklingen vil bare akselerere i tiden som kommer og fremtidens helsevesen vil i langt sterkere grad tilpasse behandling og pleie til hver enkelt pasient enn tidligere som følge av ny teknologi. Bruk av IKT innad i spesialisthelsetjenesten er relativt velutviklet, men det er en tydelig forventning om at systemene i større grad understøtter kliniske behov for prosess-støtte og sekundær bruk av helseopplysninger som rapportering og forskning og utvikling. Et sentralt utfordringsområde er samhandlingen på tvers av tradisjonelle organisatoriske grenser i helse- og omsorgssektoren. Samhandlingen og informasjonsflyten rundt det enkelte pasientforløp er i dag langt fra tilfredsstillende. Et annet sentralt utfordringsområde er digital samhandling med pasient og pårørende. Pasienten er i dag svært lite involvert gjennom elektroniske løsninger og man har ikke tatt ut potensialet for involvering, kvalitetssikring, innsyn og samhandling som kan skapes gjennom elektroniske løsninger for pasient og pårørende. Dagens utfordringsbilde er beskrevet i rapportene «IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren» og «Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området» av september 2014 utarbeidet av Helsedirektoratet på oppdrag av Helse- og omsorgsdepartementet. Rapportene legges til grunn for strategiarbeidet. 4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Dette kapittelet beskriver prosjektets forhold / avhengigheter til andre prosjekter i Nasjonal IKTs prosjektportefølje. Strategiarbeidet vil i hovedsak ikke påvirke NIKTs og helseregionenes prosjektportefølje underveis i prosjektperioden. Strategiarbeidet kan imidlertid lede til konkrete nye felles initiativer som raskt bør settes i gang før strategiarbeidet er ferdigstilt. Resultatet av strategiarbeidet, ny vedtatt strategi, vil sette føringer for prioriteringer og retning for pågående og fremtidige prosjekter i spesialisthelsetjenesten. Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 5 av 10

43 5. INNOVASJON Dette kapittelet beskriver kort prosjektets relasjon til innovasjon. Utarbeidelse av ny strategi med utgangspunkt i et fremtidig målbilde skal bidra til og legge til rette for innovasjon. 6. INTERESSENTANALYSE Tabellen under viser hvilke interessenter som aktivt må involveres eller orienteres gjennom strategiarbeidet. Interessent Metode for forankring Ansvar De regionale helseforetakene Dekkes gjennom representant i styringsgruppen. Regionens representanter i arbeidsutvalget sammen med deres ledere, samt prosjektansvarlig Helseforetak i hver region Orienteres gjennom direktørmøtet i hver region Arbeidsutvalgets representant fra regionen og administrerende direktør i Regionale styrer (alle fire regioner) Forbund for tillitsvalgte interesseorganisasjoner, herunder Legeforeningen og Sykepleierforbundet Hdir NHN E-helsegruppen (Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet, Helsedirektoratet, Nasjonalt folkehelseinstitutt, Direktoratet for forvaltning og IKT, de fire regionale helseforetakene, Norsk Helsenett SF, Nasjonal IKT, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin og KS. ) Brukerorganisasjoner Dekkes gjennom prosjektets styringsstruktur. Strategien skal vedtas i de fire regionale styrene. Dekkes gjennom representant i styringsgruppen. Styrets representanter fra hver region vurderer om det er behov for egne møter utover dette. Dekkes gjennom representant i styret og arbeidsutvalg Dekkes gjennom representant i styret og arbeidsutvalg De som ikke er dekket på andre måter iht dette direktivet dekkes gjennom orientering i forumet Dekkes gjennom representant i styringsgruppen. Styrets representanter fra hver region vurderer om det er behov for egne møter utover dette. NIKT Arkitekturforum Dekkes gjennom orientering og diskusjon i eksisterende forum NIKT Klinisk-IKT fagforum Dekkes gjennom orientering og diskusjon i eksisterende forum Nasjonal IKT HF Involvering i strategiarbeidet gjennom deltagelse i arbeidsgrupper Andre felleseide HF Dekkes gjennom orientering og diskusjon i Nettverksmøtet KS/KOMMIT Invitere til eget orienteringsmøte etter E- helsemøtet Sykehuspartner, Helse Vest Orienteres og involveres gjennom presentasjon IKT, Helse Nord IKT, og diskusjon i prosjektforum HEMIT RHF Arbeidsutvalgets representant fra regionen og administrerende direktør i RHF Tillitsvalgtes representanter i styret Helsedirektoratets observatør i styret og deltager i arbeidsutvalget Norsk Helsenetts observatør i styret og deltager i arbeidsutvalget Prosjektansvarlig Brukerrepresentanter i styret Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 6 av 10

44 Utover aktivitetene skissert i tabellen over vurderer de enkelte aktørene involvert i arbeidet behovet for ytterligere forankringsaktiviteter. 7. MÅL I dette kapitlet er prosjektets hovedmål, delmål og leveranser beskrevet. Effektmål Ny vedtatt strategi skal gi retningslinjer for IKTutvikling i helseregionene, herunder standardisering, samarbeid og samordning. Strategien skal bidra til å realisere nasjonale innsatsområder der IKT skal gi positive effekter for pasienter, pårørende og helsepersonell, og bidra til bedre ledelse og styring. Resultatmål 1 Prosjektet skal resultere i vedtak om ny felles IKT strategi for de regionale helseforetakene for perioden Resultatmål 2 Prosjektet skal beskrive en IKT-styringsmodell og IKT- finansieringsmodell. Resultatmål 3 Prosjektet skal utarbeide konkrete innspill til IKTprioriteringer for budsjettprosessen OPPGAVER OG AVGRENSNINGER I dette kapitlet beskrives kort de hovedoppgaver som skal gjennomføres i prosjektet Hovedoppgave 1 Prosjektet skal planlegge strategiprosessen og mobilisere prosjektdeltakere og interessenter, herunder utarbeide og sikre styrets godkjennelse av prosjektdirektiv Hovedoppgave 2 Utarbeide strategi, styringsmodell og finansieringsmodell, samt identifisere og utrede øvrige relevante strategiske tema Hovedoppgave 3 Utarbeide konkrete innspill til IKT-prioriteringer for budsjettprosessen Hovedoppgave 4 Løpende å koordinere arbeidet i forhold til arbeidet med «Én innbygger, én journal» Hovedoppgave 5 Sikre god prosess mot styret og interessentene Avgrensninger Strategien skal ikke gjelde for primærhelsetjenesten, men grenseflaten mot denne må vurderes som en del av arbeidet. Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 7 av 10

45 9. FORANKRING I RHF/HF Strategien vil være en overordnet felles IKT strategi for de regionale helseforetakene og skal beskrive hvordan Nasjonal IKT og de regionale helseforetakene skal bidra til å realisere det langsiktige målbildet for utvikling av IKT for helse og omsorgssektoren beskrevet i «Én innbygger én journal». Strategien vil inneholde en beskrivelse av hvilke tiltak som er påkrevet fra de regionale helseforetakene i fellesskap for å realisere spesialisthelsetjenesten sin del av dette målbildet, andre felles IKT- oppgaver på tvers av de regionale helseforetakene og eventuelle IKT-tiltak mellom de regionale helseforetakene og andre parter/interessenter som det er fornuftig å samhandle med. Strategien vedtas av styret i Nasjonal IKT HF etter forutgående fremlegging for det interregionale ADmøtet. Deretter legges den felles strategien frem for beslutning i RHF-styrene. Vedtak av ny felles IKT strategi for de regionale helseforetakene kan innebære at regionale IKT-strategier må tilpasses for å understøtte denne, samt at de regionale helseforetakene må utarbeide egne handlingsplaner for hvordan hver region skal bidra til å realisere den overordnede strategien. For å lykkes med å skape enighet rundt én felles IKT strategi for helseregionene, vil tett involvering av helseregionenes representanter være avgjørende under alle trinn i prosessen. Organiseringen av prosjektet er valgt for å bidra til nasjonal forankring av sluttproduktet. Styrerepresentantene fra helseregionene vil ha et særskilt ansvar for å forankre strategien i egne regioner og bringe innspill tilbake fra regionene til prosjektet. Videre vil prosessen i prosjektet måtte legges opp på en måte som muliggjør forankring i helseregionene før beslutninger fattes i styret. Det interregionale AD-møtet orienteres jevnlig om arbeidet med strategien. 10. RESSURSBEHOV Prosjektets styringsgruppe vil være det sentrale beslutningsforumet i prosjektet. Det er viktig at alle styringsgruppens representanter prioriterer deltagelse i styringsgruppemøter, samt tid til nødvendig forberedelse og forankringsarbeid tilknyttet disse. Det nedsettes et arbeidsutvalg med utvalgte styringsgruppemedlemmer (se ovenfor) som skal jobbe tett med prosjektgruppen i alle prosjektets faser. Arbeidsutvalget må avsette tilstrekkelig tid til arbeidsmøter inklusive for- og etterarbeid og til å orientere om, innhente innspill, og forankre arbeidet i egen region. Prosjektgruppen vil først og fremst bestå av representanter fra Nasjonal IKT HF, samt innleid støtte. Styringsgruppens medlemmer må bidra til at prosjektet får prioritet og til at øvrige personer som vil kunne bidra inn i prosjektet setter av tid til å bidra underveis. 11. BUDSJETTRAMMER Prosjektets budsjettrammer er beskrevet i følgende tabell: Aktivitet Sum Finansiering Kostnad til prosessbistand Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Møter, reiser, annen bistand Sum Helseregionene dekker egne kostnader relatert til prosjektarbeidet. Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 8 av 10

46 12. KOST-NYTTE VURDERING Prosjektet skal resultere i vedtak om en ny felles IKT-strategi for de regionale helseforetakene. Det er således ikke forventet at gevinster realiseres som en direkte konsekvens av vedtak om ny strategi. Ny strategi er imidlertid forventet å bidra til positive effekter for pasienter, pårørende og helsepersonell, og bidra til bedre ledelse og styring gjennom å gi retningslinjer for samarbeid, standardisering og samordning av IKT initiativer på tvers av sektoren. Vedtatt strategi vil gi grunnlag for prioritering av ulike initiativer i strategiperioden, og den vil således bidra til mer effektiv bruk av sektorens midler til IKT prosjekter. 13. RISIKOVURDERING Prosjektgruppen har gjennomført en risikovurdering for prosjektet. Denne er vedlagt i eget dokument. 14. PROSJEKTPLAN I dette kapitlet presenteres overordnede milepæler som er kjent ved prosjektoppstart. Milepæler Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig M Når prosjektdirektivet er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen. M Når strategiske tema er identifisert, foreløpig beskrevet og arbeidsform for ferdigstillelse er avklart. M Når skisse til IKT-styringsmodell og IKT - finansieringsmodell er fremlagt for styringsgruppen M Når foreløpige forslag til budsjettmessige konsekvenser for 2016 er fremlagt for styringsgruppen M Når første utkast til strategi er lagt frem til orientering for styringsgruppen. M (??) Når felles IKT-strategi for de regionale helseforetakene ( ) er vedtatt i styringsgruppen. M Når felles IKT-strategi for de regionale helseforetakene ( ) er vedtatt i de regionale styrene. I tillegg beskrives kort prosjektets totale varighet. Prosjektet startes opp ved årsskifte 2014/2015 og forventes fullført i løpet av høst Styringsgruppen Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig Styringsgruppen Styringsgruppen 15. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. 16. GODKJENNING Prosjektdirektivet legges frem til beslutning i Nasjonal IKT HFs styre den Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 9 av 10

47 Tiltak: Prosjekt: Nasjonal IKT Versjon nr. Dato: Side 10 av 10

48 NOTAT KOORDINERING MOT «ÉN INNBYGGER - ÉN JOURNAL» Prosjekt Utarbeidelse av de regionale helseforetakenes felles IKT-strategi for perioden fra 2016 og med 2019 Navn på dokument Koordinering mot «Én innbygger én journal» Mottaker Herlof Nilssen Avsender Gisle Fauskanger Dato DETTE DOKUMENTET I styremøtet i Nasjonal IKT gjennomført den ble prosjektet «Utarbeidelse av de regionale helseforetakenes felles IKT-strategi for perioden fra 2016 og med 2019» bedt om å sikre god koordinering mot pågående arbeid i prosjektet «En innbygger, én journal», og beskrive hvordan denne koordineringen skal utføres i et eget notat. Dette dokumentet er svar på den sistnevnte forespørselen. BAKGRUNN I henhold til formålsparagrafen til Nasjonal IKT skal helseforetaket gi retningslinjer for IKT-utvikling i helseregionene gjennom felles strategi, samarbeid og samordning. IKT-strategien som utarbeides i dette prosjektet vil således være en felles IKT-strategi for hvordan helseregionene skal bidra til å realisere nasjonale føringer om samordning og samarbeid, herunder det langsiktige målbildet for IKT for helse- og omsorgssektoren som utarbeides av prosjektet «Én innbygger én journal». Strategien skal ikke erstatte IKT-strategiene i det enkelte regionale helseforetak, men vedtak av ny felles IKT strategi kan innebære at de regionale helseforetakene må utarbeide egne handlingsplaner for hvordan hver region skal bidra til å realisere den overordnede strategien. Strategien må vedtas av styrene i de regionale helseforetakene. Strategien må bygge på allerede vedtatte felles strategier og initiativer for spesialisthelsetjenesten. Parallelt med dette arbeidet pågår det et prosjekt i regi av Helsedirektoratet, «Én innbygger én journal» med viktige sammenhenger til strategiarbeidet i Nasjonal IKT. Helse- og omsorgsdepartementet har gitt Helsedirektoratet i oppdrag å utrede hvordan mål i stortingsmelding 9 ( ), Én innbygger én journal, kan realiseres. Utredningen skal levere forstudierapport høsten Sentrale aktiviteter i utredningen inkluderer vurdering av pasientenes, brukernes, sektorens og samfunnets behov, vurdering av internasjonal og nasjonal erfaring, utarbeidelse av strategi, mål og krav og evaluering av konseptalternativer. Utredningen har foreløpig ferdigstilt utfordringsbilde og behovsanalysen og arbeidet er nå innrettet mot utvikling av mål og krav, samt identifisering og vurdering av ulike konseptalternativer for realisering av ambisjonen om «én innbygger én journal». Styret i Nasjonal IKT har påpekt viktigheten av at strategiarbeidet i Nasjonal IKT koordineres mot prosjektløpet i «Én innbygger én journal». Hensikten med koordineringen er å 1) Hindre unødvendig dobbeltarbeid, for eksempel gjennom at kartlegging av behov, utviklingstrender og dagens status utføres to steder; og 2) Sikre at målsettinger og strategier beskrevet i den felles IKT-strategi for helseregionene underbygger de langsiktige målsettingene og strategiene beskrevet i «Én innbygger én journal» FREMGANGSMÅTER FOR KOORDINERING Prosjektet «Utarbeidelse av de regionale helseforetakenes felles IKT-strategi» vil koordinere arbeidet mot «Én innbygger én journal» gjennom fem fremgangsmåter: Side 1 av 3

49 1) Gjenbruk av underlag fra forstudierapporten: Strategiarbeidet i Nasjonal IKT vil legge til grunn behovsanalysen og vurderinger av nasjonale og internasjonal erfaringer, samt rapportene «RHF IKT komparativ analyse» og «Sammenstilt IKT utfordringsbilde» for eget arbeid. Det meste av dette materialet er offentliggjort. Der underlag eller resultater ikke er offentlig tilgjengelig vil dette etterspørres direkte fra prosjektgruppen i «Én innbygger én journal». Eventuelle ytterligere kartlegginger eller informasjonsinnhenting vil begrenses til å omfatte informasjonsbehov knyttet til spesifikke strategiske tema som behandles i mer detalj gjennom strategiarbeidet. 2) Samme begrepsbruk og terminologi: For å gjøre det enkelt for leseren å forstå sammenheng mellom strategiarbeidene vil prosjektet i Nasjonal IKT tilstrebe å bruke tilsvarende begreper og terminologi som «Én innbygger én journal». 3) Avstemme retningsvalg mellom prosjektene: Strategiarbeidet i Nasjonal IKT vil søke å innhente foreløpige resultater fra «Én innbygger én journal» som kan gi retningsvalg for målsettinger og strategier på kort til mellomlang sikt for de regionale helseforetakene. Dette gjøres gjennom å få tilgang til delleveranser fra forstudierapporten og gjennom at prosjektansvarlig i Nasjonal IKT deltar i samordningsforum for helseregionene knyttet til «Én innbygger én journal». I tillegg vil helsedirektoratets observatør i styret til Nasjonal IKT involveres tett i strategiarbeidet gjennom deltagelse i styrets arbeidsutvalg. Videre er regiondirektør i Helse Vest leder for styringsgruppene i begge prosjekter. Strategiarbeidet i Nasjonal IKT vil ikke levere et detaljert langsiktig målbilde for IKT-utvikling i helseregionene, da dette oppfattes å være dekket gjennom «Én innbygger én journal». Strategiarbeidet vil skissere en langsiktig målsetning som vil revideres når arbeidet fra «Én innbygger én journal» foreligger, dersom det viser seg å være nødvendig. 4) Avstemme prosjektenes tidslinje Strategiarbeidet i Nasjonal IKT har forsøkt å hensynta planlagt leveranseløp for forstudien i «Én innbygger én journal» i planlegging av egen fremdriftsplan. Bildet under gjengir overordnet tidsplan for forstudien i Bildet viser at selv om flere sentrale leveranser vil ferdigstilles ila våren 2015, vil ikke resultatene fra alternativanalysen foreligge før etter sommeren 2015 og arbeidet i sin helhet være ferdigstilt før ved årsskiftet Figur: Overordnet tidslinje forstudie «Én innbygger én journal» Strategiarbeidet i Nasjonal IKT skal, som en delleveranse, gi konkrete innspill til regionenes budsjettprosesser for Dette forutsetter at arbeidet er kommet langt innen juni Hovedtyngden av arbeidet i dette prosjektet må derfor utføres ila våren Endelig vedtak av strategien skjer imidlertid i fjerde kvartal 2015 for å kunne ta høyde for føringer fra «Én innbygger én journal»- Side 2 av 3

50 arbeidet. 5) Årlig revidering av ny Strategi i Nasjonal IKT: Eventuelle nye/justerte føringer fra det endelige resultatet i «Én innbygger én journal».-arbeidet vil bli fanget opp i 2016-revideringen av Nasjonal IKT-strategien. Side 3 av 3

51 Vedlegg 06 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Gisle Fauskanger Dato: Saksnr: 06 /15 O Orientering om arbeid med porteføljestyring av prosjekter Bakgrunn Viser til tidligere styresaker: Sak 109/14 O Status portefølje Nasjonal IKT HF fra hvor styret kommenterte at de ønsket å diskutere porteføljestyring på neste møte. Sak 89/14 O Status portefølje Nasjonal IKT HF fra hvor styret kommenterte at utvikling av metodikk gjøres sammen med andre aktører. Utfordring Administrasjonen erfarer gjennom styring og oppfølging av prosjektporteføljen at noen prosjekter får forsinket fremdrift grunnet ressursmangel eller prioriteringskonflikter for allokerte ressurser. Informasjon om tiltak Administrasjonen vil gjennom ny felles IKT strategi for de regionale helseforetakene gjennomføre tiltak for å adressere utfordringene. Strategien skal vedtas av styrene i de regionale helseforetakene og vil beskrive en IKT-styringsmodell og IKTfinansieringsmodell. Et strategisk tema innunder dette vil være porteføljestyring, og dette vil bistå til å redusere prioriteringskonflikter og sikre omforent prioritering og allokering av ressurser. I tillegg vil det i løpet av 2015 arbeides med å samordne relevante deler av metode og maler med RHFene og Helsedirektoratet. Dette for å legge til rette for samordnet gjennomføring av tiltak og prosjekter i porteføljen, samt god styring og rapportering. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

52 Vedlegg 07 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 07 /15 O Årlig melding 2014 Nasjonal IKT HF fikk sitt første oppdragsdokument i februar Den årlige meldingen er foretakets rapportering til eierne på dette oppdragsdokumentet. Meldingen ble oversendt til eierstyringsgruppen 2. februar. Den vil, sammen med årsregnskap og årsrapport, behandles på foretaksmøtet 27. april Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar den årlige meldingen til etterretning. 1

53 NASJONAL IKT HF Årlig melding 2014 Bergen, 1. februar 2015

54 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG Innledning Om Nasjonal IKT HF oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Nasjonal IKT HFs mål for Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte Sammendrag Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering... 3 DEL II: RAPPORTERINGER Rapportering i forhold til oppdragsdokument Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Beredskap og sikkerhet Økonomisk langtidsplan Utarbeidelse av foreløpig regnskap Krav til aktivitet i Finansiering - eiernes bevilgning for DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT Utviklingstrender og rammebetingelser Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Selskapets planer for utviklingen For pasient/pårørende: For helsepersonell: For ledelse og styring:...15

55 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Innledning 1.1. Om Nasjonal IKT HF oppgaver og organisering Nasjonal IKT HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver å: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal være en pådriver for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Nasjonal IKT HF hadde ved utløpet av 2014 to ansatte, i tillegg til ytterligere syv som har signert arbeidsavtale og vil begynne sitt ansettelsesforhold i Det antas at foretaket vil ha inntil 20 ansatte ved utløpet av Nasjonal IKT HFs hovedkontor er i Bergen, men da foretaket skal jobbe nasjonalt vil det tilstrebes å rekruttere personell også fra andre steder i landet Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Nasjonal IKT-samarbeidet ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Arbeidet ble da organisert som et strategisk samarbeid uten egne ansatte. Bakgrunnen for initiativet var at Nasjonal IKT skulle være en arena for strategisk koordinering, prioritering og forankring av en felles tilnærming til viktige IKT-spørsmål. Nasjonal IKT skal bidra til større grad av samordning, arbeidsdeling og erfaringsdeling på tvers av regionene. I henhold til den vedtatte strategien for inneværende strategiperiode skal Nasjonal IKT i perioden være en premissgiver og møteplass på faglig og administrativt ledelsesnivå for IKT-faglige spørsmål, samt arbeide med å spre kunnskap og bygge konsensus på viktige områder. Fokus for aktiviteten skal være utvikling av omforente og langsiktige målbilder og strategier for IKT-arbeidet i spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT eier prioriterte prosjekter som understøtter Nasjonal IKTs mål. Nasjonal IKT har ulike roller i ulike sammenhenger, de mest relevante er: Gi retning og premisser: Strategien og styringsdokumentene tegner et målbilde og legger premisser for videre utvikling av IKT-området i spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT forvalter og videreutvikler for eksempel nasjonal arkitektur for spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT er innstillende og rådgivende overfor RHF AD-møtet som behandler og vedtar styringsdokumentene i egen organisasjon. 1

56 Samordning og samarbeid: Gjennom sine faste møteplasser, prosjektdeltakelse og den daglige drift skal Nasjonal IKT være en plattform og pådriver for samordning og samarbeid. Fra og med 2014 er Nasjonal IKT etablert som eget helseforetak. I følge stiftelsesprotokollen er Nasjonal IKT HFs formål følgende: «Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid og samordning» 1.3. Nasjonal IKT HFs mål for 2014 Nasjonal IKT HF er inne i en strategiperiode som gjelder for perioden Denne strategien har fem hovedmålsettinger: 1. Utforme og forvalte felles beskrivelser av kunnskapsbaserte, prosesstøttende kliniske systemer. 2. Etablere virksomhetsarkitektur som et strategisk middel i spesialisthelsetjenesten. 3. Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak. 4. Koordinere felles IKT-tiltak i RHFene ovenfor øvrige deler av helse- og omsorgssektoren. 5. Ha en felles prioritering og oppfølgning av relevante leverandører. Foretaket er nå i en pågående prosess med å utarbeide en ny strategi, og målene vil bli revidert i forbindelse med dette Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Styrets hovedfokus i inneværende periode har vært å etablere selskapet og starte oppbyggingen av selskapet gjennom ansettelser og etablering av styringsstruktur. Parallelt med dette har Nasjonal IKT HF overtatt og videreutviklet en prosjektportefølje. Personellressursene til prosjektgjennomføring av disse prosjektene har hatt sitt organisatoriske og juridiske tilholdssted i andre organisasjoner. Internkontroll og risikostyring i prosjektene ivaretas først og fremst av god prosjekt- og programstyringsmetodikk. Nasjonal IKT har en egen prosjekthåndbok, med tilhørende malverk, beslutningsstruktur, struktur for styring og oppfølging, samt rapportering. Øvrige systemer for internkontroll og risikostyring er under etablering. Nasjonal IKTs systemer vil basere seg på tilsvarende systemer i spesialisthelsetjenesten, men tilpasses virksomhetens særlige behov. Nasjonal IKT HF vil fortsatt være en prosjektorientert organisasjon, og dette vil hensyntas. Videre vil den pågående strategiprosessen gi føringer for hvordan styringsmodell og systemer skal legges opp Medvirkning fra brukere og ansatte Nasjonal IKT HF har to tillitsvalgtrepresentanter fra sektoren i styret. Ansatte i Nasjonal IKT HF gis anledning til å oppnevne styremedlem jf foretakets vedtekter 7 og Helseforetaksloven 23. Dette har ikke vært aktuelt i Brukerutvalget er representert med en observatør i Nasjonal IKT HFs styre. Både tillitsvalgte og brukerrepresentanter inviteres til å delta i styrings- og/eller referansegrupper for prosjekter der dette er naturlig, og ønskelig fra deres side. 2

57 2. Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Gjennom selskapsetableringen har NIKT HF tydeliggjort sin posisjon som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonalt IKT er en samordningsarena for IKT innad i spesialisthelsetjenesten, men ambisjonene er å øke graden av samordning i tiden som kommer. Nasjonal IKT HF har også blitt et naturlig kontaktpunkt for aktører utenfor sektoren. Samarbeidet og samordning med Helsedirektoratet har økt betydelig i omfang. Gjennom arbeider i fagforum, utvikler Nasjonal IKT retningsgivende dokumenter og målbilder. Fagforumene har i tillegg blitt en viktig arena for faglig samordning, standardisering, kompetansedeling og opplæring. EPJ-systemeierforum har videreutviklet sin organisasjon med flere nasjonale forvaltningsgrupper. En viktig ny dimensjon i NIKT HFs arbeid er inkluderingen av et nytt strategisk område knyttet til utvikling og utrulling av digitale tjenester til innbyggerne. En betydelig andel av budsjettet har gått til dette satsningsområdet. NIKT HF mener at potensialet ved IKT samordning i sektoren fortsatt er stort. Dette er hovedfokuset i strategiprosessen som nå er i gang og som vil levere sin innstilling i løpet av Evaluering av egen virksomhet og organisering Nasjonal IKT HFs administrerende direktør startet i sin stilling 1. oktober 2014, og administrasjons- og økonomisjef startet 15. desember Foretaket jobbet intensivt med rekruttering høsten 2014, og vil innen 1. mars 2015 ha ni ansatte. Foretaket er fortsatt i en oppbyggingsfase, og ventes å ha inntil 20 ansatte ved utgangen av Det fokuseres på å fylle roller slik at Nasjonal IKT HF får de nødvendige forutsetningene for å bidra til økt nasjonal samordning, blant annet gjennom å fasilitere prosjekter og samarbeidsfora på nasjonalt/interregionalt nivå. Organisasjonen vil inntil videre ha en flat struktur. Dette bildet kan endre seg etter hvert som organisasjonen vokser, eller ved endrete strategiske premisser. Nasjonal IKT HF vil ha en slankest mulig administrasjon for å kunne fokusere på sine kjerneoppgaver. Dette søkes løst ved tjenestekjøp og bruk av eksisterende kompetanse og kapasitet, primært fra aktører i spesialisthelsetjenesten. Eksempelvis kjøper foretaket lønns- og regnskapstjenester fra Helse Vest, og infrastruktur og utstyr fra Helse Vest IKT, og prosjektene gjennomføres med ressurser fra sektoren der det er mulig. DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering i forhold til oppdragsdokument Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Nasjonal IKT HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 13 ( ) Aktivt eierskap norsk statlig eierskap i en global økonomi). Nasjonal IKT HF skal føre en ansvarlig 3

58 arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på personell i framtida og forsikre seg om at ansatte hos leverandører - også i andre land - har forsvarlige vilkår. Nasjonal IKT HF vil følge arbeidsgiverpolitikken til sektoren for øvrig, og sørge for at arbeidsforhold og betingelser er harmonisert med denne. Foretaket vil, på grunn av arbeidets natur, i liten grad benytte innleid personell / vikarer. I den grad leverandører benyttes vil foretaket benytte spesialisthelsetjenestens rutiner for anskaffelser, og følge leverandørene opp i henhold til disse Beredskap og sikkerhet Nasjonal IKT HF er omfattet av Lov om helsemessig og sosial beredskap. Nasjonal IKT HF skal ha oppdaterte beredskapsplaner som omfatter systemer for å forebygge, oppdage og varsle hendelser, og systemer for effektiv, koordinert ressursdisponering ved kriser. Planene og systemene skal være koordinert mellom berørte parter og skal øves regelmessig. Det forutsetter at Nasjonal IKT HF har: etablert beredskap for kritisk infrastruktur etablert sikringstiltak i tråd med sikkerhetsloven, bl.a. objektsikkerhetsforskriften ferdigstilt aktuelle oppfølgingstiltak for spesialisthelsetjenesten etter 22. juli 2011 innen 31. desember Nasjonal IKT HF benytter Helse Vest RHF og Helse Vest IKT som totalleverandør av infrastruktur og støtter seg på deres rutiner for beredskap og sikringstiltak på foretakets egne systemer. Foretaket har som vedtektsfestet oppgave blant annet å være spesialisthelsetjenestens hovedarena for samordning på IKT- feltet innenfor spesialisthelsetjenesten. Sett i lys av dette vil det i den pågående strategiprosessen vurderes om beredskap og sikkerhet er et område det er aktuelt, og ønskelig, at Nasjonal IKT HF involverer seg i Økonomisk langtidsplan Nasjonal IKT HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2014, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. De regionale helseforetakene er i foretaksmøte 7. januar 2014 forelagt at Regjeringen har til hensikt å innføre nøytral moms for helseforetakene i løpet av stortingsperioden. Nasjonal IKT HF må ta hensyn til dette i planlegging og beslutninger om investeringer og innkjøp. Nasjonal IKT HF er i en pågående strategiprosess som forventes ferdigstilt høsten Strategien planlegges fremlagt for styrene i de regionale helseforetakene i perioden oktober desember I denne prosessen tas det sikte på å utarbeide et langsiktig målbilde i tråd med nasjonale føringer. Samtidig er det en tydelig bestilling fra styret at strategien skal være konkret på leveranser frem mot Blant hovedområdene strategien skal belyse er styrings- og finansieringsmodell for IKT i spesialisthelsetjenesten. Grunnet dette er det Nasjonal IKT HFs vurdering at det er prematurt å detaljere ut et langtidsbudsjett før disse prosessene er gjennomførte og forankret hos foretakets eiere og øvrige interessenter i sektoren. Med bakgrunn i de tydelige forventningene fra politisk hold om økt samordning på IKT- feltet er det imidlertid Nasjonal IKT HFs vurdering at behovet for ressurser styrt i nasjonal regi vil være økende i perioden frem mot Nasjonal IKT HF vil gi innspill til budsjettene for 2016 til de regionale helseforetakene i juni 2015, og vil utarbeide et langtidsbudsjett når strategiprosessen er ferdigstilt Utarbeidelse av foreløpig regnskap Nasjonal IKT HF skal levere foreløpig regnskap for 2014 sammen med årlig melding for 2014 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak så langt det passer. 4

59 Inntekter Budsjett 2014 Foreløpig regnskap Differanse 2014 Finansiering fra RHF Ekstraordinær finansiering 'Digitale innbyggertjenester' Inntektsført ikke opptjent inntekt per Sum inntekter Driftskostnader Resultat Nasjonal IKT HF hadde en grunnfinansiering på 30 MNOK for Foretaket hadde imidlertid et akkumulert underforbruk primært grunnet forsinkelser i prosjekter hvilket medførte at foretaket startet 2014 med en inngående saldo på 9,4 MNOK. Styret vedtok derfor at det kunne styres mot et underskudd tilsvarende dette beløpet. Denne summen, som senere ble korrigert til 11,5 MNOK ble besluttet inntektsført (posten Inntektsført ikke opptjent inntekt per ). Beslutningen ble fattet av styret i Nasjonal IKT HF basert på grunnlag kvalitetssikret av foretakets revisor. Nasjonal IKT HF hadde også mulighet for å be om ekstraordinær bevilgning dersom spesielle prosjekter ble initiert. RHF AD- møtet bevilget 10,8 MNOK til å gjennomføre et forprosjekt for Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS). Foretaket har hatt noe lavere kostnader enn budsjettert. Dette skyldes primært: Lavere kostnad til drift av fagfora. Skyldes lavere grad av frikjøp enn forutsatt i budsjettet. Lavere kostnad i prosjektene. Dette skyldes primært at enkelte prosjekter er skjøvet i tid og fortsetter i Ansettelser skjedde senere på året enn opprinnelig forutsatt. Nasjonal IKT HF jobber nå med å kvalitetssikre regnskapstallene. Det gjenstår fortsatt noen avklaringer mot helseforetak og regionale helseforetak knyttet til frikjøp. Det ventes derfor at resultatet i det endelige regnskapet vil gå noe ned Krav til aktivitet i 2014 Det forventes at Nasjonal IKT HF gjennomfører planlagt prosjektaktivitet i tråd med strategi for Nasjonal IKT vedtatt av de 4 RHF-ene, samt følger opp prioriteringer gjort av NUIT. Nasjonal IKT utøver porteføljestyring av prosjekter og er prosjekteier og tiltakskoordinator for prioriterte prosjekter og tiltak som understøtter Nasjonal IKTs mål. Porteføljen består av strategiske, behovsdrevne og pålagte tiltak. Porteføljen er primært orientert mot tidlig fase i et generisk IKT- prosjektforløp. 5

60 Figur 1: Fokusområdet til Nasjonal IKT sin portefølje av prosjekter og tiltak Under følger en beskrivelse av de prosjekter og tiltak som Nasjonal IKT har arbeidet med i Tiltak 29.3: Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten (SAFEST) Bakgrunn Tiltak «29.2 Nasjonal-sykehus-FEST (Forskrivnings- og ekspedisjonsstøtte)» anbefalte høsten 2012 å gjennomføre et prosjekt med en nærmere utredning og anbefaling av et utvidet og foredlet FEST-register. Det ble påpekt at det er av stor betydning for helseforetakene at det etableres en god løsning for informasjon om LIS-varer (legemiddelinnkjøpssamarbeidet) inklusive varelogistikk. Fra prosjektet lå en anbefaling om å utvide FEST til et system for formidling av logistikk og avtaleinformasjon for spesialisthelsetjenesten. Prosjektet påpekte behovet for å gjøre informasjon om sortimentet tilgjengelig fra lokalt sykehusapotek samt eventuelt sortiment i helseforetakets legemiddellager for den aktuelle sykehusposten. SAFEST-prosjektet (Sykehus Apotek FEST) ble etablert som det tredje i rekken av NIKT-prosjekter som skulle se på utvidelse og forbedring av FEST-registeret fra Statens Legemiddelverk. Prosjektet har tatt utgangspunkt i arbeidsprosessene ordinering, istandgjøring og utdeling, for å få frem informasjonsbehovet. Det er i arbeidsmøter identifisert ca. 50 informasjonselementer som prosjektet har kategorisert i tre kategorier; legemiddelregisterdata, beslutningstøtte og logistikkinformasjon. Prosjektet har laget et målbilde med anbefalinger for hver av kategoriene og skissert en retning for løsningsarkitektur. Etablering av nasjonale løsninger med en kilde til oppdaterte legemiddelregisterdata og strukturert legemiddelrelatert beslutningsstøtte, åpner for å bruke denne informasjonen fremfor lokale løsninger og dermed å oppnå økt kvalitet i pasientbehandlingen, økt pasientsikkerhet og god sykehusøkonomi. Videre vil tilgang til relevant logistikkinformasjon gir grunnlag for beslutninger som gir økt pasientsikkerhet og god sykehusøkonomi. En realisering av anbefalingene fra SAFEST-prosjektet er viktig for å tilrettelegge strukturert og kvalitetssikret legemiddelrelatert informasjon for kurve og andre beslutningsstøttesystemer i sykehusene. Tilrettelegging av informasjonen vil gi et bedre beslutningsgrunnlag for behandlerne og effektivisere behandlingssituasjonen (arbeidsprosessene ordinering, istandgjøring og utdeling). Prosjektet arbeider med tilrettelegging av realisering av anbefalingene for legemiddelregisterdata, beslutningsstøtte, logistikkinformasjon og løsningsarkitektur. Tiltak 37.1: Implementering av nasjonalt FDV-system for MTU og BHM til spesialisthelsetjenesten i Norge Bakgrunn: 6

61 Tiltaket er en videreføring av «Tiltak 37 - Anskaffelse av MTU og BHM» og har som hovedmål å få implementert det kontraherte systemet sentralt og lokalt i de enkelte helseforetakene på en koordinert måte, samt å sørge for felles arbeidsprosesser og igangsetting av drift og forvaltning. Systemet vil være hovedverktøyet for alle som jobber med disse fagområdene i norske sykehus. I systemet vil de Medisinsk Tekniske Avdelingene oppfylle kravene som stilles i Lov og Forskrift om Medisinsk Teknisk Utstyr med å registrere alt utstyr som anskaffes, legge inn dokumentasjon, holde oversikt over plassering og eierskap, planlegge og dokumentere vedlikehold, dokumentere feilsituasjoner, bestille deler og holde oversikt over reservedeler. En sentral ny funksjon vil være muligheten til å søke informasjon på tvers av regioner og helseforetak for erfaringsdeling og for å skaffe bedre beslutningsunderlag. Planlagte leveranser: Etablere sentral installasjon hos driftsleverandør. Etablere felles nasjonale arbeidsprosesser for systemet. Etablere og verifisere systemet i drift hos pilothelseforetakene. Etablering av en felles organisering for de driftsoppgavene som bør utføres sentralt. Etablering av en nasjonal forvaltningsorganisering. En konsekvens vil være større muligheter for samordning av anskaffelser av MTU og BHM mer effektivt i samarbeid med HINAS. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av 2015, men det vil være mulig for de som ikke kobler seg til i 2015 å gjøre dette senere. Tiltak 39.1: Utvikling og klinisk validering av symboler for legemiddelhåndtering og termer og symboler for bruk av Medisinsk-teknisk utstyr Bakgrunn Tiltaket er en videreføring av tiltak 39 «Termer og symboler i brukergrensesnitt i kurvesystemer». Prosjektgruppen har lagt vekt på å kunne vise kurvens symboler uttrykt i tid, og har vurdert ulike forslag til symboler og farger som kan benyttes i kurven for vitale variabler. Anbefalinger Det har vært et viktig kriterium for prosjektgruppen at symboler skal være lette å forstå og gjenkjenne. Ved hjelp av visuelle komposisjonsprinsipper som farge- og formkontraster, helhetlig design og harmoni, har resultatet blitt et utvalg av symboler som gruppen mener oppfyller disse kriteriene. Virkemiddelet formkontrast er anbefalt benyttet i tillegg til fargekontrast for å ta høyde for fargeblindhet og varierte fargevisninger på skjerm. Gruppen har også fokusert på at symbolene skal ha en god lesbarhet og en tilstrekkelig kontrast til hverandre ved ulike oppløsninger på skjermer og monitorer, og som ved visning i nattmodus. For tiltak som legemidler og utstyr er det anvendt enkle og intuitive symboler basert på samme komposisjonsprinsipper som nevnt ovenfor. Prosjektgruppen påregner at fremtidige kurveløsninger vil være konfigurerbare slik at man kan anvende like symboler nasjonalt, uavhengig av hvilke løsninger som anvendes. Sluttrapport: Tiltak 45.1: Statistisk analyse av logger i behandlingsrettede helseregistre Bakgrunn: Helseforetakene er pålagt å gjøre jevnlig og systematisk gjennomgang av oppslagslogger fra behandlingsrettede helseregistre. Dette er også tydeliggjort i ny pasientjournallov og tilhørende forskrift. Dette krever verktøy og metode som hittil ikke har vært tilgjengelig på en effektiv måte. Gjennomgang av oppslagslogger har dermed blitt basert på mer sporadiske stikkprøver. Riksrevisjonens kontroll i alle fire regioner av tilgang til journal inkludert oppfølging av logger i første del av 2014 viste at dette ikke gjøres dekkende, og det forutsettes at dette prosjektet vil gi verktøy og metode som kan sette slik gjennomgang i nødvendig system. 7

62 Tiltakets effektmål er å styrke informasjonssikkerheten knyttet til uautorisert innsyn i behandlingsrettede helseregistre, og gjennom dette å bidra til at tillit mellom pasient og helsevesen opprettholdes og styrkes. Planlagte leveranser: Etablere en nasjonal standard og begrunnet anbefaling for realisering for gjennomgang, kontroll og oppfølging av logger i behandlingsrettede helseregistre. Etablere et nasjonalt scenariobibliotek for å identifisere uforklarlige oppslag som må ettergås for å verifisere eventuelt uautoriserte oppslag. Utforme prosedyrer og rutiner for oppfølging av resultater fra mønstergjenkjenning/statistisk gjennomgang av logger. Etablere grunnlag for teknisk spesifikasjon for realisering av tjeneste/løsning. Gi en anbefaling av nasjonal tjeneste eller lokal/regional løsning. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av Tiltak 47.1: Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter Bakgrunn: Målet med prosjektet er å innføre en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter. En elektronisk oppgjørsordning skal erstatte dagens manuelle prosesser, forbedre kontroller og å gi HFene et bedre og mer korrekt faktura- og kontrollgrunnlag for oppfølging av ordningen. Prosjektet skal tilrettelegge for en helhetlig forbedring av H-reseptkjeden, og i størst mulig grad sikre automatisert støtte for og kontroll av forskrivning, utlevering og oppgjør for medikamenter som omfattes av ordningen. Målsettingen er at oppgjørsprosessen for H-resepter i fremtiden skal holde høyere kvalitet, være mindre ressurskrevende og gi bedre kontroll enn i dag. Planlagte leveranser: Prosjektets hovedmål er å spesifisere, utvikle og innføre løsning for elektronisk oppgjørsordning for H- resepter. Løsningen skal også i størst mulig grad omfatte helhetlige kvalitetsforbedringer i hele H- reseptkjeden. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av Tiltak 48: Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring Tiltak har tatt utgangspunkt i Nasjonal IKTs arkitekturstrategi. Tiltaket handler om strukturert dokumentasjon som beskrivelse og representasjon av kunnskapsbasert helsehjelp, om pasientjournalsystemer og helseregistre som destinasjon for slike opplysninger samt om de mange ulike anvendelser av strukturert dokumentasjon, såkalt primær og sekundær bruk av helseopplysninger. Utredningen presenterer en virksomhetsarkitektur for området, peker på nødvendig framtidig funksjonalitet i EPJ- system og helseregistre og viser hvordan visualiseringstjenester kan fasilitere sentrale steg i de prosessene som virksomhetsarkitekturen beskriver. Rapporten er å betrakte som en tilnærming, analyse og beskrivelse av nødvendige steg for å realisere visjonene i «En innbygger en journal», samt en visjon om sykehus som kunnskaps-brukende så vel som etterprøvende og kunnskaps-utviklende institusjon. Rapporten må ses i sammenheng med rapporten fra «Tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging». Tiltakets beskrivelse og analyse av nåsituasjonen og den ønskede framtidige situasjonen har avdekket et behov for å gjøre betydelige endringer i eksisterende arkitektur, IT-systemlandskap og IT-tjenester Den overordnede prosessmodellen som er utviklet gjennom tiltak 48 bygger på generiske komponenter fremkommet gjennom arbeidet med analyse av prosess og informasjonsflyt for 2 ulike pasientgrupper. Basert på presentasjoner og formidling, blant annet til tiltak 50 er det tydelig at den overordnede prosessmodellen kan danne et godt utgangspunkt for realisering av funksjonalitet i fremtidige Pasientjournalsystemer og andre kliniske dokumentasjonssystemer. Det påregnes at Nasjonal IKT gjør den overordnede prosessmodellen og tiltakets øvrige arkitekturskisser tilgjengelig for ulike fora og arenaer. 8

63 Sluttrapport: Tiltak 50: Kunnskapsbasert pasientplanlegging Bakgrunn Det er allment akseptert at offentlig finansierte helsetjenester skal bygge på mest mulig oppdatert kunnskap, metoder og teknologi. I rapporten diskuteres og beskrives hvordan kunnskap i form av kliniske anbefalinger utvikles, publiseres, tilgjengeliggjøres for klinikere og brukes i klinisk praksis. Rapporten er å betrakte som en tilnærming, analyse og beskrivelse av nødvendige steg for å realisere visjonen om sykehus som kunnskaps-brukende så vel som etterprøvende og kunnskaps-utviklende institusjon. Rapporten må ses i sammenheng med rapporten fra «Tiltak 48 Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring». Anbefalinger: Tiltakets beskrivelse og analyse av nåsituasjonen og den ønskede framtidige situasjonen har avdekket et behov for å gjøre betydelige endringer i eksisterende arkitektur, IT-systemlandskap og IT-tjenester. Den overordnede prosessmodellen som er utviklet gjennom tiltak 50 bygger på generiske komponenter fremkommet gjennom arbeidet med analyse av prosess og informasjonsflyt for å utvikle, publisere, bruke og revidere/forvalte kliniske anbefalinger. Basert på presentasjoner og formidling, og samarbeid med tiltak 48 er det tydelig at den overordnede prosessmodellen kan danne et godt utgangspunkt for realisering av funksjonalitet i fremtidige Pasientjournalsystemer og andre kliniske dokumentasjonssystemer. Sluttrapport: Kunnskapsbasertpasientplanlegging-sluttrapportdraft.pdf Tiltak 53: Ny teknologi AMK Bakgrunn: Det er et mål å få på plass robuste løsninger som sikrer at alle AMK-sentraler henger sammen i ett og samme system som sikrer kontinuitet og kapasitet, slik at de ulike sentralene kan avlaste hverandre eller ta over for hverandre. Regionale AMKer må gis muligheten til å få tilstrekkelig oversikt og få en reell mulighet til å ivareta en koordinerende funksjon. De regionale helseforetakene må sikre at det etableres systemer som gjør det mulig å holde oversikt over ambulanse- og luftambulanseressurser på tvers av AMK, foretaks- og regionale nivå. Overordnete mål for prosjektet er å gi innbyggerne en best mulig medisinsk nødmeldetjeneste gjennom å anskaffe teknologi som: Gjør AMK i stand til effektivt å kunne håndtere nødsamtaler i henhold til samfunnets forventninger, samt lover og forskrifter. Gir riktig utnyttelse av ressurser og tilordning av beste respons gjennom bedre beslutningsstøtte. Gjør helseforetakene bedre i stand til å håndtere pasientflyt i forhold til akuttmedisinske hendelser. Gjør helseforetakene i stand til å kunne samhandle med primærhelsetjenesten om akutte hendelser. Legger til rette for overordnet virksomhetsstyring og forskning. Prosjektet er under initiering og vil starte opp i primo Tiltak 2001: Forprosjekt for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. 9

64 Bakgrunn: Det er et mål at hver pasient skal kunne involveres i prosesser og beslutninger om egen helse. Enkle og sikre digitale tjenester gjennom helsenorge.no skal gjøre kontakten med helse- og omsorgstjenesten enklere og bidra til at innbyggerne opplever tjenesten som tilgjengelig og helhetlig. Tjenestene blir tilgjengelig på nett tilpasset ulike formater; PC, nettbrett og mobil. Slike tjenester kan også gi økt mestring for pasienten, bedret behandlingskvalitet og tids- og kostnadsmessige gevinster for helseforetak. I dag er det kun et mindretall digitale tjenester som er tilgjengelige innbyggere, så en realisering av målbildet vil gi et betydelig økt tjenestetilbud. Planlagte leveranser: Behovsanalyse og anbefaling til konsept, målbilde og veikart for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten på kort og mellomlang sikt. Planer for nytt prosjekt i 2015 for realisering av målbilde for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av I 2013 tildelte NUIT (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren) Nasjonal IKT rollen som tiltakskoordinator for følgende fire meldingsrelaterte tiltak: Navn på tiltak Henvisning mellom HF Dialogmelding Vedlegg til meldinger Automatisk tildeling av fødselsnummer Mål med tiltaket Endring av standard henvisningsmelding slik at nødvendige data overføres strukturert og kan benyttes av mottakende EPJ-system for automatisert registrering. Spesifisere og pilotere løsninger for å utveksle dialogmeldinger mellom fastlege og sykehus. Pilotere henvisninger med vedlegg, vurdere og eventuelt anbefale håndtering av vedlegg til andre meldingstyper. Tildeling og bruk av entydig identifiserende fødselsnummer så fort som mulig etter fødsel. Som tiltakskoordinator er NIKT ansvarlig for å igangsette tiltak for å imøtekomme NUIT sin beslutning. Videre innebærer rollen å samordne fremdriften i aktiviteter mellom de ulike tiltakseierne innenfor ett tiltak. Dette innebærer blant annet konsekvensutredning, sikring av en bredt sammensatt interessentgruppe til å understøtte standardiseringsarbeidet, samt pilotering. I tillegg til å være tiltakskoordinator, er Nasjonal IKT også tiltakseier (alene eller sammen med andre aktører) for disse fire tiltakene. Arbeidet med tiltakene ble påbegynt i 2014 og status er som følger. Tiltak 1001: Henvisning mellom HF Bakgrunn: Virksomhetene må ha egne rutiner for å sikre at henvisninger fra annet sykehus blir fulgt opp i henhold til pasientenes rett til helsehjelp. Ventetid, rettigheter og frister etter prioriteringsforskriften skal følge henvisningsperioden på tvers av helseforetak. Innføring av elektronisk henvisningsmelding bidrar til raskere overføring av komplett informasjon mellom HF. På mottakssiden er det viktig å få all informasjon via en kanal, blant annet for å imøtekomme kortere vurderingsfrist sammen med at krav om innhenting av supplerende opplysninger bortfaller. Ibruktakelse av revidert henvisningsmelding mellom helseforetak medfører at helseforetakene vil motta ulike versjoner av henvisningsmeldingen fra primær- og spesialisthelsetjenesten. Bruk av samme versjon av henvisningsmeldingsstandarden hos alle aktører i sektoren som sender og/eller mottar henvisninger har lenge vært et mål. Med bruk av revidert henvisningsmelding i hele sektoren vil aktørene få en løsning som 10

65 understøtter ny henvisningsveileder samt vedtatte lovendringer på en så god måte som mulig innenfor dagens elektroniske samhandlingsstruktur. Planlagte leveranser: Revidert elektronisk henvisningsmelding hvor nødvendige data overføres strukturert og kan benyttes av mottakende EPJ-system for automatisert registrering. Tiltak 1002: Dialogmeldinger Bakgrunn: Samhandlingsreformen har færre innleggelser og raskere utskrivning som mål. Bedre informasjon om pasientforløpet gjennom å høyne kvalitet på henvisninger og epikriser er et viktig virkemiddel for å støtte dette. Fastleger trenger ofte mer informasjon knyttet til behandling av en pasient på sykehuset som kan være knyttet til epikriser for en pasient som har vært behandlet, i forkant av en mulig henvisning, og status på en henvisning. Tilsvarende kan sykehuset ønske mer informasjon fra fastlegene relatert til mottatt henvisning for å kunne gi riktig vurdering og prioritet, og spørsmål om inneliggende pasient. Planlagte leveranser: Prosjektet omfatter gjennomgang og pilotering av felles løsningsforslag for dialogmelding mellom foretak og fastleger, utprøving av rutiner, og gi eventuelle innspill til omarbeidelse av løsningsforslaget basert på erfaringene i piloten. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av Tiltak 1003: Vedlegg til meldinger Bakgrunn: Tiltaket bakgrunn er tilsvarende som tiltak 1002: Dialogmeldinger. Tiltaket gjennomføres som en delleveranse av Helse Vest sitt prosjekt "Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon (IHR). Løsningen skal basere seg på nasjonal standard for utveksling av vedlegg, men utprøves for kliniske henvisninger og skal samtidig være så generisk at det kan tas videre til andre typer meldinger. Planlagte leveranser: Forslag til format og størrelse på vedlegg som innspill til standarden. Erfaringene fra tiltaket skal spilles tilbake til Helsedirektoratet, og også eventuelle behov for endring av standarden. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av Tiltak 1005: Automatisk tildeling av fødselsnummer Bakgrunn: Helsesektoren ønsker en mer effektiv tildeling av fødselsnummer til nyfødte. Dette skal skje ved at det sendes en elektronisk melding til Folkeregisteret, og at det kommer svar senest innen 24 timer. I dag sendes fødselsnummeret pr post. Utfordringen ved dagens situasjon er manglende pasientsikkerhet, siden et barn kan ha flere hjelpenummer eller flere barn kan ha samme hjelpenummer. I tillegg utføres det manuell oppgaver og rutiner. Dette skjer fordi ulike kliniske systemer oppretter egne hjelpenummer for samme barn, og dette rettes manuelt når fødselsnummer mottas. Ved overføring mellom helseforetak kan flere barn ha samme hjelpenummer, og dette må håndteres manuelt. Tildeling av fødselsnummer i løpet av 1 virkedag og etter hvert i realtid, vil forbedre pasientsikkerheten for nyfødte. I tillegg vil automatisering av tildelingen medføre mindre manuelle oppgaver og rutiner. Planlagte leveranser: 11

66 Kvalitetssikret nasjonal løsning og standardisering med en nasjonal plan for utbredelse. Prosjektet er planlagt fullført i løpet av Finansiering - eiernes bevilgning for 2014 Hovedfinansieringen av Nasjonal IKT HF skjer etter vedtatt finansieringsmodell der hver av eierne bidrar med 25 % av årlig finansieringsbehov. For 2014 er grunnfinansieringen satt til 30 MNOK. Ved behov for ytterligere midler (til for eksempel større prosjekter som ikke var forutsatt på budsjetteringstidspunktet) vil Nasjonal IKT HF be om særskilt finansiering til dette. Nasjonal IKT HF fikk en grunnfinansiering på 30 MNOK for Videre bevilget RHF AD- møtet 10,8 MNOK i tillegg for å gjennomføre forprosjektet for Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten DIS i Det vises for øvrig til kapittel Utarbeidelse av foreløpig regnskap. 12

67 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 4. Utviklingstrender og rammebetingelser 4.1. Faglig utvikling Selskapet er under oppbygging, skal jobbe strategisk på overordnet nivå. NIKT HF vil være av nasjonal betydning for faglig utvikling innen strategisk IKT-styring. Den pågående strategiprosessen vil klargjøre behovet for faglig utvikling ytterligere Forventet økonomisk utvikling Det vises her til kapittel Økonomisk langtidsplan. Frem til strategiprosessen er ferdigstilt høsten 2015 vil det være krevende å så noe om finansieringsbehov i et lengre perspektiv. Budsjettet for 2015 er på 112,7 MNOK. Foretaket har en oversiktlig økonomi, og er fortrolig med at gode rutiner for styring, oppfølging og rapportering vil gjøre at man holder seg innenfor disse budsjettrammene Personell- og kompetansebehov Nasjonal IKT HF har frem til nå primært rekruttert på bakgrunn av fagkompetanse, spesielt innenfor strategisk IKT, virksomhetsarkitektur og prosjekt- og porteføljestyring. På kort sikt vil foretaket nå fokusere på rekruttering langs to akser: Sektorspesifikk kompetanse, herunder klinisk IKT og prosjektledere og øvrige med erfaring fra spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT HF vil arbeide målrettet mot de regionale helseforetakene for bistand til slik rekruttering. Rekruttering til andre lokasjoner enn Bergen. Foretakets hovedkontor ligger i Bergen, men da Nasjonal IKT HF er et nasjonalt foretak, med nasjonal arbeidsflate er det ønskelig med ansatte med annen geografisk tilhørighet. Det er spesielt ønskelig å få flere ansatte til kontoret i Oslo, som per 1. februar 2015 har 1 ansatt. Foretaket vil per 1. mars 2015 ha 9 ansatte. Fremtid rekrutteringsstrategi vil avhenge av resultatene av den pågående strategiprosessen. Siden selskapets formål er, på overordnet og strategisk nivå, å bidra til samhandling og samordning, vil kandidatene måtte passe inn i en slik profil, uavhengig av fagområde Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Nasjonal IKT HF har foreløpig ingen investeringsportefølje, og vil med stor grad av sannsynlighet ikke ha dette, hverken på kort eller mellomlang sikt. 13

68 5. Selskapets planer for utviklingen Satsingen på IKT i helsesektoren og e-helse i regi av myndighetene, herunder oppdragsdokumentene til de regionale helseforetakene, stiller tydelige krav til spesialisthelsetjenesten, herunder Nasjonal IKT HF. Det følgende beskriver status, intensjoner og målsettinger under gjeldende strategi. Endringer kan komme som følge av den pågående strategiprosessen. IKT skal understøtte helsesektorens behov det være seg pasienter og pårørende samt kliniske, administrative og ledelsesmessige funksjoner. IKT har blitt en stadig mer integrert del av alle aspekter ved helsetjenester, og alle deler av dagens helsetjeneste utnytter og blir påvirket av ulike IKT- løsninger og - systemer. Denne utviklingen vil bare akselerere i tiden som kommer og fremtidens helsevesen vil i langt sterkere grad tilpasse behandling og pleie til hver enkelt pasient enn tidligere som følge av ny teknologi. Bruk av IKT innad i spesialisthelsetjenesten er relativt velutviklet, men det er en tydelig forventning om at systemene i større grad understøtter kliniske behov for prosesstøtte og sekundær bruk av helseopplysninger som rapportering, forskning og utvikling Et sentralt utfordingsområde er samhandlingen på tvers av tradisjonelle organisatoriske grenser i helse- og omsorgssektoren. Samhandlingen og informasjonsflyten rundt det enkelte pasientforløp er i dag langt fra tilfredsstillende. Et annet område er digital samhandling med pasient og pårørende. Pasienten er i dag svært lite involvert gjennom elektroniske løsninger og man har ikke tatt ut potensialet for involvering, kvalitetssikring, innsyn og samhandling som kan skapes gjennom elektroniske løsninger for pasient og pårørende. To virkemidler er sentrale i den videre utviklingen; standardisering og samordning. En standard er et dokument utarbeidet gjennom en konsensusprosess og godkjent av et anerkjent organ som beskriver felles regler, retningslinjer og/eller egenskaper ved produkter og arbeidsprosesser. Nasjonal IKT HF er positiv til standardisering, og ønsker å videreføre fokuset på økt strukturering av klinisk informasjon og semantisk interoperabilitet. Samtidig ser vi at for å løse dagens store utfordringer må i tillegg samordning brukes som virkemiddel. Nasjonal IKT HF mener at arbeid med å samordne prosesser, løsninger, system og organisasjoner vil gi bedre resultater. Selv om det er ønskelig å bevege seg mot nasjonal samordning, er dette ikke alltid realistisk på nåværende tidspunkt. Nasjonal IKT HF ønsker å understøtte en utvikling som går i retning av følgende målbilde: For pasient/pårørende: Pasientjournalen følger pasienten, men er lagret nasjonalt og logisk inndelt i virksomhetenes helseregistre. Den pasientsentriske journalen er tilgjengelig gjennom sikre løsninger for bruker/pasient. Pasienten har innblikk i egen journal og lett tilgjengelig kvalitetssikret informasjon. Større fokus på velferdsteknologi, og sensorteknologi og elektronisk kommunikasjon er tatt i bruk i stor skala for pasienten og pårørende. Pasienten og pårørende samhandler effektivt med helsevesenet og tar større ansvar for egen helse og behandling gjennom mer aktiv medvirking. 14

69 For helsepersonell: Klinisk IKT omhandler dokumentasjon (hva man har gjort), monitorering (hva som skjer) og planlegging (hva som skal skje). Arkitekturen for klinisk IKT understøtter krav til kvalitetsmåling, -rapportering og - forbedring, samt opplæring og forskning. Det er innført prosesstøttende løsninger som understøtter standardiserte og helhetlige pasientforløp. Manuelle rutiner er i større grad automatiserte. Kompetansestyringssystemer er innført. Det eksisterer enhetlige kodeverk og terminologier. Samhandling støttes av tilgang til informasjon og tjenester uavhengig av juridiske grenser. Pasienter har reservasjonsrett for innsyn og har tilgang til innsynsloggene. Informasjon er tilgjengelig gjennom enhetlige løsninger. Brukerinteraksjonen tilpasses den aktuelle situasjon og den enkeltes rolle. Dokumentasjonen er i større grad strukturert For ledelse og styring: Ledelsen har tilgang til relevant og oppdatert styringsinformasjon uten at dette betyr tilleggsrapportering eller dobbeltføring for medarbeiderne. Systemene understøtter faktabaserte beslutningsprosesser. 15

70 Vedlegg 08 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 08 /15 O Oppdragsdokument 2015 Nasjonal IKT HF har ved styreleder og administrerende direktør fått oversendt oppdragsdokumentet for 2015 fra eierstyringsgruppen. Det avholdes selskapsmøter, generalforsamling og foretaksmøte i etterkant av AD-møtet , der denne skal behandles. Overordnede styringsbudskap og styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Det overordnede styringsbudskapet er i stor grad uendret fra oppdragsdokumentet for Følgende er imidlertid lagt til: «Nasjonal IKT HF skal følge opp vedtatte strategiplan for Nasjonal IKT. Det er viktig at spesialisthelsetjenesten søker å samordne sin innsats for bedre IKTløsninger i fremtiden, både i spesialisthelsetjenesten, i samhandlingen med øvrig helsetjeneste og i løsningene for digital kommunikasjon med borgerne.» Overnevnte peker også mot styringsbudskapene fra de regionale helseforetakene. Disse er for 2015 tydeligere spisset mot Nasjonal IKTs virksomhet og formål, og blant annet er følgende punkter lagt til: Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) Strategi for Nasjonal IKT HF Utvikling av porteføljestyring Samordning på tvers av regionene Digital kommunikasjon Det er i tillegg lagt til noen mer generelle krav knyttet til, blant annet, innføring av nøytral merverdiavgift, brukermedvirkning og miljø- og klimaarbeid. Ad punktet Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e- helse) er det her pekt spesielt på de regionale helseforetakenes oppdrag, og Nasjonal IKT HF sin oppgave med å bidra til realiseringen av disse. Oppdragsdokumentet for 2015 vil legges til grunn for det pågående strategiarbeidet som utføres av Nasjonal IKT HF. Forslag til vedtak 1. Styret tar oppdragsdokumentet for Nasjonal IKT HF for 2014 til etterretning. 1

71 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 TIL NASJONAL IKT HF Foretaksmøte 23. februar 2015

72 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

73 1. INNLEDNING Nasjonal IKT HF skal gi retningslinjer for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi (vedtatt av styrene i de regionale helseforetakene), samarbeid og samordning. Gjeldende strategi skal understøtte et målbilde der IKT skal gi positive effekter for pasienter, påførende og helsepersonell, og bidra til bedre ledelse og styring. I tillegg skal Nasjonal IKT HF bidra til spesialisthelsetjenestens gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med relevante interessenter (for eksempel den kommunale helse- og omsorgstjenesten). Nasjonal IKT HF skal videreutvikles som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett og Norsk Helsenett. Det skal avholdes to ordinære foretaksmøter årlig hvorav det ene skal avholdes innen utgangen av juni måned hvert år for behandling av årsregnskap, årsberetning og årlig melding, jf. helseforetaksloven 34 og 43 annet ledd. Ytterligere foretaksmøter avholdes etter særskilte behov og innkalles etter beslutning av styret i ett eller flere av de regionale helseforetakene. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Nasjonal IKT HF for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Nasjonal IKT HF. Det forutsettes at Nasjonal IKT HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Nasjonal IKT HF skal følge opp vedtatte strategiplan for Nasjonal IKT. Det er viktig at spesialisthelsetjenesten søker å samordne sin innsats for bedre IKT-løsninger i fremtiden, både i spesialisthelsetjenesten, i samhandlingen med øvrig helsetjeneste og i løsningene for digital kommunikasjon med borgerne. Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene: Sørge for at Nasjonal IKT HF bidrar til samarbeid og samordning innfor IKT-området i spesialisthelsetjenesten. I tillegg skal Nasjonal IKT HF sørge for koordinering av 3

74 spesialisthelsetjenestens bidrag til gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med den kommunale helse- og omsorgstjenesten i tråd med målbildet i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Lokalisere Nasjonal IKT HF i Bergen. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er ytterligere konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale. I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver å: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal være en pådriver for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett og Norsk Helsenett. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene. a) Internkontroll og risikostyrring Styret for Nasjonal IKT HFs ansvar og oppgaver er forankret i Helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensninger som følger av helseforetaksloven 37, 3. ledd. Styret skal sikre at Nasjonal IKT HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. 4

75 Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i nødmeldetjenesten. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Nasjonal IKT HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Nasjonal IKT HF følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av helseforetakets interne styrings- og kontrollsystemer. Nasjonal IKT HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) De regionale helseforetakene skal videreutvikle sine IKT-systemer i tråd med målene i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. De regionale helseforetakene skal bidra i utvikling og innføring av nasjonale IKT-løsninger og støtte Helsedirektoratets myndighetsrolle på feltet. De regionale helseforetakene skal: 1 5

76 - bidra i Helsedirektoratets arbeid med organisering og styrket virkemiddelbruk for å øke gjennomføringsevnen på IKT-området - etablere digitale tjenester for kommunikasjon med pasienter og innbyggere, herunder samordne helseforetakenes nettsider og legge dem på samme plattform som - sørge for at det er etablert løsninger for elektronisk kommunikasjon mellom sykehus og med andre aktører i helse- og omsorgstjenesten - sørge for effektiv overvåkning og forvaltning av IKT-systemer og nødvendig infrastruktur - samordne det strategiske arbeidet på IKT-området innenfor spesialisthelsetjenesten slik at IKTtiltak i størst mulig grad realiseres på nasjonalt nivå, herunder sørge for at Nasjonal IKT HF tar en aktiv rolle i utvikling og gjennomføring av nasjonale IKT-tiltak - sikre at det gjennomføres felles anskaffelse i forbindelse med nye IKT-løsninger ved AMKsentralene - implementere elektronisk oppgjørsløsning for h-resepter i løpet av 2015 Nasjonal IKT skal bistå de regionale helseforetakene i dette arbeidet. d) Strategi for Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF skal operasjonalisere vedtatt strategi og forankre denne i de regionale helseforetak og Helsedirektoratet. Videre skal Nasjonal IKT HF utarbeide forslag til ny felles overordnet IKTstrategi for de regionale helseforetakene for perioden Mandat for dette arbeidet skal forelegges AD-møtet. e) Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT skal utvikle porteføljestyring i spesialisthelsetjenesten, i samarbeid med Helsedirektoratet, basert på felles prioriteringer og avhengigheter. Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar skal være avklart i budsjett 2016 for Nasjonal IKT HF. f) Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Nasjonal IKT HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Nasjonal IKT HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. g) Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Nasjonal IKT HF bør løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. h) Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Nasjonal IKT HF følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. 6

77 For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene. i) Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar Det legges til grunn at Nasjonal IKT HF ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. j) Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Nasjonal IKT HF skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. k) Digital kommunikasjon Nasjonal IKT HF skal etablere digitale tjenester for kommunikasjon med samarbeidspartnere, pasienter og innbyggere, herunder legge grunnlag for samordning av sine nettsider på samme plattform som Det forutsettes at Nasjonal IKT HF forholder seg til nasjonalt profilprogram. l) Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Nasjonal IKT HF skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Nasjonal IKT HF skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. m) Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Nasjonal IKT HF vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. 7

78 n) Innføring av krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at Nasjonal IKT HF anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. o) Økonomisk langtidsplan Nasjonal IKT HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. p) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Nasjonal IKT HF skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2015 Det forventes at Nasjonal IKT HF gjennomfører planlagt prosjektaktivitet i tråd med vedtektene og vedtatt strategi. 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2015 Det vises til vedtatt finansieringsmodellen for 2015, ref. AD-møtesak , 17. november Inntekter Budsjett 2015 Fordeling mellom RHFene Driftskostnader Nasjonal IKT Fordeles etter eierbrøk Prosjekter i regi av Nasjonal IKT Fordeles etter eierbrøk Tiltak i regi av helsedirektoratet Fordeles etter basisfinansiering Sum inntekter finansiering fra RHF RAPPORTERING TIL EIERNE Nasjonal IKT HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent

79 Vedlegg 09 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Torbjørg Vanvik, Helse Midt Dato: Saksnr: 09 /15 O Status EPJ-anskaffelse i Helse Midt Bakgrunn Det gis en orientering om status på arbeidet vedrørende EPJ-anskaffelse i Helse Midt. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

80 Vedlegg 10 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Norsk Helsenett Dato: Saksnr: 10 /15 O Orientering om neste generasjons helsenett Bakgrunn Den kanskje største utfordringen innen IKT generelt og e-helse spesielt i årene som kommer er å sikre at brukerne enten det er helseaktører eller befolkningen for øvrig kan nå de ulike tjenestene bestandig, 24/7. Sentralt i å levere så høytilgjengelige løsninger ligger et sikkert, kostnadseffektivt og tilstrekkelig distribuert kommunikasjonsnett hvor vi har innsyn i og kontroll med trafikken. Neste generasjon kjernenett (NGK) er en forutsetning for at vi skal løse denne oppgaven og den foreliggende "Avtale om kjøp av kjernenett mellom Norsk Helsenett SF og Broadnet AS" er et svært godt fundament for å realisere NGK. Vi legger nå grunnen for en nettinfrastruktur som kan skalere i takt med sektorens behov, og muliggjøre høytilgjengelige tjenester, i et 15-års perspektiv. NHN har passert tre store milepæler i arbeidet med "Neste Generasjon Kjernenett" (NGK) i januar 2015: Torsdag 8. januar gikk tilbudsfristen for siste revidert tilbud i konkurransen ut. Vi mottok tilbud fra de resterende tilbyderne, det vil si Broadnet og Eidsiva Bredbånd. Tirsdag 13. januar sendte vi ut tildelingsbrev der vi tildelte kontrakten til Broadnet. Broadnet vant klart på tildelingskriteriene "Teknisk løsning" og "Pris på kommunikasjonsløsningen, realisering og drift", mens Eidsiva og Broadnet ble gitt lik score på tildelingskriteriet "Samarbeidsmodell". Kontrakten med Broadnet vil bli signert med forbehold om styrets endelige godkjenning 13. februar i år. NHN har orientert sektoren om arbeidet med NGK løpende, blant annet gjennom en referansegruppe bestående av representanter fra Helsedirektoratet, de fire helseregionene og KS. Det siste møtet i referansegruppen var 21. januar 2015 med det vi oppfatter som svært gode tilbakemeldinger. Problemstilling NGK avtalen er todelt: 1. Hovedleveransen. Dette er et høyhastighetsnett som knytter Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø sammen med 3 separate føringsveier på strekningene Oslo-Bergen, Oslo-Trondheim, Bergen-Trondheim og Trondheim-Tromsø. I hver føringsvei leier vi rettighet til 3 optiske kanaler som i første omgang blir aktivert som 10 Gbit/s kanaler. Det vil si totalt 36 kanaler (tre kanaler i 12 strekk). Dette nettet trenger vi for å drifte høytilgjengelige tjenester og for å realisere høytilgjengelig samtrafikk mellom de ulike delene av helse- og 1

81 Vedlegg 10 omsorgssektoren og internett. 2. Opsjoner. Den andre delen av avtalen består av opsjoner for å utvide hovedleveransen langs tre akser: a. nye strekk/føringsveier b. flere aksessnoder ("add/drop noder") c. flere optiske kanaler. Det vil også være mulig for oss å øke kapasiteten/båndbredden til 100Gb/s når det er kommersielt forsvarlig, og slik at gevinsten ved teknologiskiftet tilfaller sektoren og ikke leverandøren. Opsjonene vil brukes i takt med behovet for kapasitet og redundans, og i takt med spesialisthelsetjenestens og øvrige kundegruppers ønsker og behov for å bruke NGK til å dekke regionale og lokale kapasitetsbehov. Avtalen vurderes som svært gunstig i et økonomisk perspektiv. I tillegg gir den oss nødvendig innsyn i underliggende infrastruktur slik at vi kan ha kontroll med trafikken på dag-til-dag basis og samtidig gjøre reelle risikovurderinger som grunnlag for tiltak for kontinuerlig forbedring av tilgjengelighet og ytelse for tjenestene i helsenettet Det vil bli gitt en muntlig orientering i møtet om gevinstpotensialet knyttet til avtalen, og viktigheten av godt samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og Norsk Helsenett når disse gevinstene skal tas ut. Det vil også bli gitt noen økonomiske betraktninger og regneeksempler. Forslag til vedtak Styret i Nasjonal IKT tar saken til orientering 2

82 Vedlegg 11 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Helsedirektoratet v/christine Bergland Dato: Saksnr: 11 /15 O Oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet om utredning av organisering på IKT-feltet Bakgrunn Helse- og omsorgsdepartementet ønsker bedre organisering, styring og ressursbruk på IKT-området i helse- og omsorgssektoren. Meld. St. 9 ( ). Helse- og omsorgsdepartementet har gjennomført en utredning av dagens organisering av roller og ansvar for IKT i helse- og omsorgssektoren på nasjonalt nivå. Utredningen konkluderte med at dagens situasjon er utilfredsstillende. Det er nødvendig å gjøre endringer i organisering og ansvarsfordeling for å sikre effektiv styring og ressursutnyttelse. Helsesektoren har behov for en robust organisering som kan forvalte nasjonal utvikling og nasjonalt ansvar for IKT, samt utvikle og forvalte relevante styringsvirkemidler som lovverk og finansieringsordninger. Styringen på IKT-feltet må koordineres med øvrig styring i helse- og omsorgstjenesten. Departementet sin gjennomgang konkluderte med en tilrådning om videre utdyping av to modeller: 1. Etablering av IKT-direktorat på helseområdet: E-helsedivisjonen i Helsedirektoratet organisert som et eget forvaltningsorgan, med videreføring av Norsk Helsenett SF som i dag 2. Bygge videre på dagens organisering, eventuelt med tilpasset ansvarsfordeling mellom aktørene Problemstilling Helse- og omsorgsdepartementet har som del av oppfølgingen av tilrådningen, gitt Helsedirektoratet i oppdrag å beskrive konsekvenser av to de alternative modellene. Konsekvensvurderingen skal inneholde følgende temaer: 1. Vurdering av hvilke deler av dagens divisjon for e-helse og IKT som bør inngå som del av et nytt direktorat i modell 1. Dette inkluderer identifisering av gråsoner og prosjekter på tvers av divisjonene i dagens direktorat. 2. Anbefaling om rolle- og ansvarsfordeling mellom Helsedirektoratet (ved ev. utskillelse) og nytt direktorat for forvaltning og videreutvikling av nasjonale tjenester (som helsenorge.no, kjernejournal og e-resept), og administrative systemer og registre som i dag forvaltes av Helsedirektoratet. 3. Vurdering av avtaler som må endres, 4. Beskrivelse av behovet for eventuelle lov- og forskriftsendringer. 1

83 Vedlegg 11 Som del av beslutningsunderlaget for modell 1 bes det om utkast til beskrivelse av oppgaver og roller for et nytt direktorat. Dette inkluderer: Faglig rådgivning på vegne av helse- og omsorgssektoren på IKT-feltet Myndighetsoppgaver med forvaltning av lover og forskrifter som regulerer IKT i sektoren og forvaltning av IKT-standarder Gjennomføring og forvaltning av nasjonale IKT-prosjekter Styring og koordinering av IKT-tiltak i sektoren Rapport skal leveres innen Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering. 2

84 Vedlegg 12 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Helsedirektoratet v/christine Bergland Dato: Saksnr: 12 /15 O Oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet om utredning av styrket gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgstjenesten Bakgrunn Helse- og omsorgsdepartementet ønsker bedre organisering, styring og ressursbruk på IKT-området i helse- og omsorgssektoren. Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal, Prop 1 S ( ), Helsedirektoratets rapport om IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren, og Riksrevisjonen har alle pekt på behov for sterkere styring av IKT-utviklingen i sektoren. Problemstilling Helse- og omsorgsdepartementet har gitt Helsedirektoratet i oppdrag å etablere et samarbeid med kommunene (via KS), regionale helseforetak og Norsk Helsenett SF for vurdering av ny, eventuelt endret statlig virkemiddelbruk for å styrke gjennomføringsevnen på IKT-feltet. Oppdraget skal vurdere og foreslå: Nye modeller for finansiering av IKT-utviklingen på tvers av aktørene i sektoren, herunder både forslag til nye statlige bevilgninger og delfinansiering fra kommuner og RHF. Felles beslutningsprosesser for IKT-utvikling som omfatter hele sektoren, inkludert samarbeidsavtaler og samarbeidsorganer som e- helsegruppen/nuit/nufa. Nye og/eller endrede lov- og forskriftshjemler for å kunne iverksette statlige føringer for IKT-utvikling og regulering av aktørenes plikter til å følge opp. Helsedirektoratet vil også vurdere og foreslå nye organisasjonsmodeller for IKT i sektoren som følge av nye beslutningsprosesser og finansieringsmodeller. Oppdraget skal ta høyde for tverrsektorielle behov i kommunene, og økt bruk av, og eventuelle tilpasninger i, statlige og sektorielle felleskomponenter skal inngå i vurderingene. Det samme skal virkemidler som ivaretar private virksomheter som har avtale med det offentlige. Helsedirektoratet vil gjennomføre arbeidet i samarbeid med KS, samt de regionale helseforetakene og Norsk Helsenett SF, og det legges opp til jevnlig drøfting med to strategiske arbeidsgrupper for å ivareta dette. Den ene arbeidsgruppen består av representanter fra de regionale helseforetakene og Norsk Helsenett, og den andre består av representanter fra kommunene og KS. Det planlegges arbeidsmøter med disse gruppene omtrent hver tredje/fjerde uke i tillegg til to fellesmøter. 1

85 Vedlegg 12 Deltagere i den strategiske arbeidsgruppen fra RHFene er: Hilde Erlandsen (HN), Oddbjørn Schei (HN), Torbjørg Vanvik (HMN), Jan Eirik Thoresen (HMN), Erik Hansen (HV), Thomas Bagley (HSØ), Håkon Grimstad (NHN). Styringsgruppen til Én innbygger én journal vil orienteres om fremdrift i mars og om utkast til rapport i juni. Kjernegruppen ledes av Roar Olsen som holder løpende dialog med Helse- og omsorgsdepartementet, som igjen vil ta initiativ til dialog med Kommunal- og Moderniseringsdepartementet ved behov. Foreløpig rapport skal leveres innen og endelig rapport skal leveres innen Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering. 2

86 Vedlegg 13 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Helsedirektoratet Dato: Saksnr: 13 /15 O Felles infrastruktur i helsesektoren på mellomlang sikt (3-5 år) samordning av prioriterte tiltak i NUIT Bakgrunn Riksrevisjonens undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren viser at meldingsutbredelsen har gått betydelig saktere enn opprinnelig antatt. Utredningen av én innbygger, én journal ser på et langsiktig målbilde for helsesektoren, men det er ønskelig å iverksette tiltak som bedrer samhandling på mellomlang sikt. Det er viktig at dette koordineres slik at tiltak på mellomlang sikt blir naturlige steg mot det langsiktige målbildet. I Helsedirektoratet samles nå tre initiativ som alle vil bedre informasjonsdelingen i sektoren på mellomlang sikt; Nasjonal meldingsforvaltning, sikkerhetsinfrastruktur og administrative registre. Dette er tiltak under innsatsområde 8 i Nasjonal handlingsplan for e-helse. Planleggingen av disse er gjennomført i samarbeid med NHN. NUIT har prioritert ovennevnte områder og det er bevilget penger i statsbudsjettet. Totalt utgjør budsjettet ca 60 mill kr, hvorav ca 20 mill fra RHF ene. Problemstilling I 2014 gjennomførte Helsedirektoratet en idéfase for å se på tiltak som vil bedre meldingsutveksling. Her ble det blant annet foreslått å vurdere en nasjonal meldingsforvaltning og meldingsplattform (BBS for helsetjenesten). Prosjektet for Nasjonal Sikkerhetsinfrastruktur utredet samtidig den sikkerhetsarkitektur som skal ligge til grunn for trygg samhandling. Administrative registre med bl.a. adresseregisteret inneholder nøkkelopplysninger for samhandling. Opplysninger om helsepersonell, innbygger og virksomheter er nødvendig for god tilgangsstyring, noe e-resept og kjernejournal allerede benytter. Det er gjennomført mange endringer i flere administrative registre og utarbeidet et målbilde for disse. I 2015 skal større tiltak gjennomføres. Disse prosjektene vil fremover bli organisert som et program for felles infrastruktur (se figur). Programmet deles i tre prosjekter med ulike temaløp og hvert temaløp vil typisk ha følgende generelle plan. 1

87 Vedlegg 13 Forprosjektet vil vare 6-8 mnd. og levere en prosjektplan for gjennomføring av etablering, innføring, drift og forvaltning. Planen vil inneholde mål og effekter, organisering, hovedaktiviteter, kostnader og risiko. I tillegg må forprosjektet utrede de største og viktigste føringene for gjennomføringsprosjektet, som f.eks. overordnet løsningsvalg og ansvarsplassering. Hvert temaløp vil bestå av en dedikert temagruppe på 3-4 personer, typisk en prosjektleder, en arkitekt, en organisasjonsrådgiver og en spesialist på temaet. Arbeidsgruppen skal drive prosessen, dokumentere og foreslå løsninger som diskuteres i arbeidsmøter med sentrale ressurser fra sektoren. Når arbeidsgruppen har konkludert på en anbefaling løftes dette til nasjonale fora som NUFA og NUIT før styringsgruppen tar beslutning om gjennomføring. Helsedirektoratet har begrenset med ansatte som kan delta i dette arbeidet på kort sikt, så initielt må programmet bemannes med konsulenter. Helsedirektoratet anser det som akseptabelt da forprosjektene er tidsbegrenset og løsningsvalg avklares i tett dialog med sektoren. Programleder og prosjektledere i 2015 vil koste rundt 7 MNOK og hvert forprosjekt vil koste mellom 5 og 7 MNOK. Prosjekt Samhandlingsplattform (vi ønsker å finne et bedre navn) har følgende temaløp: AppRec Spesifisere og bestille en endring i samtlige EPJ er for å sikre riktig, lik og brukervennlig håndtering av AppRec. 2

88 Vedlegg 13 Meldingsplattform Etablere en sentral meldingsforvaltning og meldingsplattform, slik at virksomhetene i større grad kan forholde seg til én samhandlingspartner Felles drift av EPJ Etablere én installasjon av dagens EPJ er hos Norsk Helsenett Universalmelding Spesifisere og bestille sikker e-post i samtlige EPJ er, slik at det kan benyttes når alternativet er faks, drosje eller feil bruk av eksisterende strukturerte meldinger Felles legemiddelliste Helsesektoren trenger samhandling rundt en felles legemiddelliste, men dette bør trolig etableres som et eget program Klinisk dokumentasjonsdeling Etablere en sentral dokumentasjonsoversikt og mekanismene for å automatisk utlevere disse mellom virksomhetene Forløpskomponent Etablere en sentral komponent som følger med hvor pasienten er i behandlingsforløpet Det er sikkert flere tema som kan utredes Prosjekt Nasjonal Sikkerhetsinfrastruktur har følgende temaløp: PKI-leverandørmodell Avklare hvilken leveransemodell sektoren bør ha på PKI fremover. eid Avklare om fødselsnummer/d-nummer er mest hensiktsmessige identifikasjon av helsepersonell fremover Autentiseringstjenester etablere en felles autentiseringstjeneste i helsesektoren Autoriseringskilder etablere pålitelige autoriseringskilder og retningslinjer for automatisk tilgang på tvers Personverntjenester etablere felles personverntjenester for innbygger, slik som felles reservasjonsregister, samtykkeregister m.m. Loggtjenester etablere felles loggtjenester for helsetjenesten Administrative registre dekker følgende registre: Helsepersonellregisteret (HPR) Legestillingsregisteret (LSR) Fastlegeregisteret Folkeregisteret (kopi) (PREG) Adresseregisteret RESH Bedriftsregisteret (BRREG) Prosjekt Administrative Registre dekker registre har følgende temaløp: Strakstiltak for adresseregisteret allerede igangsatte tiltak for å forbedre bruken av adresseregisteret Robust forvaltning Oppskalere forvaltningen av adresseregisteret Innføring fortsette nasjonal innføring av administrative registre Datakvalitet Tiltak for å heve datakvaliteten på de administrative registrene Nye tjenester Flere initiativ etterspør nye tjenester på de administrative registrene til prosjekter som fritt behandlingsvalg, pakkeforløp kreft m.m. 3

89 Vedlegg 13 Modernisering av teknisk plattform Utrede om plattformen til administrative registre må moderniseres. Noen av disse temaløpene vil legges over i felles utviklingsløp for digitale helsepersonelltjenester. Vi ønsker å etablere en styringsgruppe bestående av: Erik Hansen, HV Thomas Bagley, HSØ Per Olav Skjesol, HM Helse Nord Christine Bergland, Helsedir NHN To representanter fra kommunesektoren Styringsgruppen skal prioritere tiltakene i programmet og vurdere risiko og fremdrift i prosjektene, herunder kapasitet i sektoren til implementering. Forslag til vedtak Styret i NIKT tar saken til orientering. 4

90 Vedlegg 14 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Adm. dir Dato: Saksnr: 14 /15 O Status for samordning av DIPS utvikling og forslag til styrking av interregionalt arbeid Bakgrunn Samordnet og strategisk utvikling av kjernesystemene er et av de viktigste virkemiddelene sektoren har for å nå målsettingene om bedre IKT-understøttelse på kort og mellomlang sikt. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF har med det bakteppet bedt om en beskrivelse av status for dagens samordning rundt DIPS-aktiviteter, og om et forslag til hvordan arbeidet kan styrkes. I tillegg til aktiviteter i NIKT HF regi, pågår det aktiviteter mellom de tre IT-lederne i regionene for å sikre et sterkere samarbeid rundt leveranser fra DIPS. A. Status samordning av «DIPS aktiviteter» Aktiviteten hos Nasjonal IKT er organisert nøytralt og uavhengig av produktleverandører, og kan inndeles i 3 områder: 1. NIKT Tiltaksportefølje 2. NIKT SEFs samordning av forvaltningsaktiviteter 3. NIKT SEFs gjennomføring av møter med leverandørarena I tillegg til dette kommer: 4. DIPS ASAs aktiviteter Nedenfor oppsummeres status for hvert av de fire områdene. 1. Prosjekttiltak for videreutvikling av IKT-løsninger De følgende aktive prosjekttiltak vil være direkte styrende for utvikling hos leverandøren DIPS ASA: Område Felles datagrunnlag for legemiddelhåndtering i spesialisthelsetjenesten Utvikling og validering av symboler for legemiddelhåndtering og termer og symboler for bruk av medisinsk-teknisk utstyr Videreutvikling av NIKTs praksis knyttet til virksomhetsarkitektur Utvikle metode for å avdekke misbruk av tilgang til den elektroniske pasientjournalen på en systematisk måte Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsordning for H-resepter Lenke til direktiv Direktiv for tiltak SAFEST Direktiv for tiltak Videreføring termer og symboler Direktiv for tiltak Utredning praksis for virksomhetsarkitektur Direktiv for tiltak Etablering av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre Direktiv for tiltak 47 - Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H- 1

91 Vedlegg 14 Utvikle en modell og et veikart for en ny funksjonalitet i kliniske dokumentasjonssystemer som skal bidra til å forenkle prosesser som innebærer sekundær bruk av helseopplysninger Utvikle en prosessmodell og beskrivelse av tjenester å tilgjengeliggjøre helsefaglige retningslinjer i IKT-systemer. Revidere elektronisk meldinger slik at de kan brukes på tvers av virksomheter (henvisning) Utvikling av digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Resepter Direktiv for tiltak 48 - Dokumentasjon for oversikt og læring Direktiv for tiltak 50 - Kunnskapsbasert pasientplanlegging Direktiv for tiltak Henvisning mellom HF Direktiv for tiltak Forprosjekt: Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Tidligere avsluttede tiltak er også styrende for DIPS ASA, både for hva de skal prioritere og hvordan løsningene skal lages. Følgende er kanskje særlig relevante: Tiltak 10: Prosesstøttende EPJ systemer- bakgrunn, definisjon og målsetninger Tiltak 12: Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten (hovedrapport, kortfattet versjon) Tiltak 15.5: Folkeregisteret i Norsk Helsenett Tiltak 15.6: Felles hjelpenummer Tiltak 27: Definisjonskatalog Tiltak 31.2: IKT- støtte i akuttmottak- Kartlegging og analyse Tiltak 33.2: HL7 Implementeringsguide Tiltak 38: Forprosjekt Pasientrettede IT-tjenester Tiltak 39: Termer og symboler i brukergrensesnitt i kurvesystemer Tiltak 39.1: Utvikling og klinisk validering av symboler for legemiddelhåndtering og termer og symboler for bruk av Medisinsk-teknisk utstyr Tiltak 41: Terminologbinding av arketyper med eksisterende terminologier og SNOMED CT Tiltak 45: Foranalyse klinisk logganalyse Tiltak 48: Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring - Appendix Tiltak 50: Kunnskapsbasert pasientplanlegging (NB! Foreløpig versjon - ikke styrebehandlet) - Vedlegg 1 (Personas) - Vedlegg 2 (Prosessmodell) 2. Samordning av forvaltningsaktiviteter: I tillegg til gjennomføringen av tiltakene over, vil Nasjonal IKT EPJ Systemeierforums samordning av forvaltning styre utvikling hos DIPS ASA ved at leverandøren kan forholde seg til mulighetsrommet som ligger i nasjonal samordnet forvaltning av informasjonsstrukturer og arbeidsprosesser. Det er derfor etablert ulike undergrupper av EPJ Systemeierforum for å ivareta enkeltområder særskilt (se organisasjonskart). Det er også etablert et eget samordningsråd for DIPS ARENA med hovedoppgave å «Sikre forankret samordning av utvikling, implementering og framdrift for overgang til DIPS Arena mellom RHF» (Mandat 1.0 i vedlegg 2). 2

92 Vedlegg Gjennomføring av møter med en utvidet Leverandørarena EPJ Systemeierforum har også direkte dialog med DIPS gjennom leverandørarenaen som NIKT har etablert. De siste 3 årene har forumet organisert en leverandørarena bestående av Helsedirektoratets avdelinger for E-helse, Standardisering (EISI) og NPR, Norsk Helsenett (NHN) og produktleverandørene DIPS ASA, Tieto og Siemens. Siden Tieto og Siemens sine PAS/EPJ-løsninger i Helse Midt-Norge er på vei ut, er leverandørarenaen dominert av behovet for å samordne produktdesign i DIPS opp mot teknisk og organisatorisk mulighetsbilde i sektoren: 4. Samordning av DIPS-aktiviteter i regi av DIPS ASA DIPS har tre egne aktiviteter knyttet til dialog med kundene. 1. DIPS kundepanel DIPS ASA har et etablert kundepanel med halvårlige møter der representanter for alle kunder blir invitert. Agendaen settes av DIPS ASA, og kan variere fra møte til møte ut fra deres behov for å gi informasjon og få tilbakemeldinger. Oppmøtet fra de ulike regioner varierer. Helse Vest har stilt med regional representasjon fra Felles EPJ siden De andre regionene viser også en utvikling fra mange deltakere fra de enkelte sykehus til færre og mer samlet regional representasjon. 2. DIPS workshops DIPS ASA har i alle år invitert kundene med på workshops, fagråd, ressurssamlinger og lignende. Dette kan være kontroversielt, tilsynelatende uavhengig av tema. Det oppstår med jevne mellomrom diskusjoner om kostnader ved slike workshopsamlinger, og uheldige bindinger til en enkeltleverandør. Praksis er at deltakerne bærer sine kostnader, og resultatet blir derfor at lokaliseringen av samlingen er styrende for antall representanter fra hver region. Presentasjoner av planer og løsninger gjøres nå stadig oftere via Lync nettmøter til redusert kost. 3. DIPS Forum DIPS ASA arrangerer årlig Norges største konferanse på produktområdet helseinformatikk. På den DIPS-spesifikke del av konferansen gjenbrukes ofte tema og innspill fra kundepanel og workshops, og DIPS presenterer bredt sine planer for produktutvikling. B. Vurdering av mulighet for styrking av interregionalt arbeid Hver for seg vil denne samordnende aktiviteten fremstå som ganske utilstrekkelig, men EPJ Systemeierforum antar at disse 4 formene for samordning samlet utgjør betydelig forskjell. Likevel kan de mange arenaene være en utfordring i seg selv, da det ikke er klart hvor overordnede prioriteringer og beslutninger gjøres. DIPS ASAs satsing på samordningsarbeid ved å invitere alle kunder til sine 3 ulike arenaer har 3

93 Vedlegg 14 vært omfattende og har trolig tidligere fungert godt ut fra leverandørens perspektiv. Det er likevel klart at beslutninger i leverandørens ulike forum har begrenset forankring i regionene. Tilsvarende forankringsutfordring har EPJ Systemeierforum. NIKT SEF aktivitet er avhengig av representantenes forankring i egen region fra sak til sak, da de formelle beslutninger tas i regionene. Dagens situasjon er derfor et samordningsarbeid basert på «det muliges kunst»: Regionene har ikke alltid felles interesser, og samordningen bør foregå på de områdene det er mulig å oppnå konsensus. Ulike regionale prosjekter og beslutninger om strategi og leverandørvalg har ført til ulik innstilling til hvordan DIPS skal utvikles. De tre helseregionene som har valgt DIPS som hovedsystem og en annen leverandør av kurve-system har imidlertid et godt utgangspunkt for samordning. Utfordringen blir å enes om hvordan overgang til strukturert journal skal gjøres med felles DIPS og de ulike kurve-systemene (inkl. medikasjon). Felles innstilling til hvordan DIPS skal fungere opp mot ulike kurve-løsninger er ingen liten utfordring. Begrepet «Elektronisk kurve» er klart en del av begrepet «EPJ», men det finnes ingen felles definisjon på «kurvesystem». Grensene mellom kurve og hovedsystemet for PAS/EPJ er uklar. Enkel overgang til DIPS ARENA som del av en sømløs strukturert journal er en umulighet dersom RHF-ene hver på sin kant arbeider for å lykkes med sin egen oppfatning av hvordan «kurvesystemet» skal fungere. Interregionalt arbeid for felles minimumskrav til arbeidsprosesser og grensesnitt mellom DIPS Classic, DIPS ARENA og Baxter-Meona/Metavision er derfor avgjørende for å lykkes med samordning av DIPS. Det etablerte samarbeidet gjennom NIKTs samordningsråd for DIPS ARENA må styrkes. C. Anbefaling om neste steg Nasjonal IKT gis mandat til å utarbeide et programdirektiv for strukturert journal, i samråd med de tre aktuelle regionene som bruker DIPS. Programmets hovedoppgave blir å legge frem beslutningsunderlag for felles nasjonale føringer for følgende områder: 1. Felles minimumskrav til infrastrukturplattform og drift 2. Felles integrasjonsplattform (inklusive felles integrasjonsgrensesnitt mellom DIPS ARENA og kurve-, medikasjon-, laboratorie-, bilde- og andre fagsystem) 3. Felles implementering og oppsett av DIPS ARENA 4. Felles arbeidsprosesser og overordnede rutiner i strukturert journal 5. Felles krav til forvaltning og opplæring «Felles nasjonale føringer» skal utgjøre et ytre rammeverk for regionenes og de databehandlingsansvarlige egne løsninger. De aktuelle leverandørene og Helsedirektoratet må delta i arbeidet sammen med regionene. Programmet bør ha et langsiktig perspektiv og gå over flere år, men levere sekvensielle beslutningsunderlag for de ulike områder løpende i perioden. Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering og understreker viktigheten av en koordinert, helhetlig og proaktiv felles oppfølgning innen dette området Styret ber administrasjonen komme tilbake med et forslag til innretning på det videre arbeidet med overgangen til strukturert journal. Styret ber de berørte regioner bidra i arbeidet. 4

94 EPJ Systemeierforum Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Mandat Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal IKT og Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum RHF Fagdirektørforum, Nasjonal IKTs fagfora, Nasjonal IKT Prosjekteierforum Styringsgruppen Nasjonal IKT Revisjon 2.0 av Adm.dir/Styret Endringslogg Versjon Dato Endring basert på Første versjon fra Programkontoret Første møte i EPJ Systemeierforum Møte i EPJ Systemeierforum Møte i EPJ Systemeierforum Leserunde i EPJ Systemeierforum og Programkontor Leserunde i Arkitekturforum og Klinisk IKT fagforum Fagforaenes fellesmøte 7. mars og EPJ Systemeierforums møte 22. mars. Oppdatering/rydding i samråd med Programkontoret Leserunde i NIKT Prosjekteierforum og Strategiutvalg Gjennomgang i RHF Fagdirektørforum og NIKT Prosjekteierforum Godkjent i Styringsgruppen Nasjonal IKT Revisjonsutkast fra programkontor og Systemeierforum Forslag fra EPJ Systemeierforum til NIKTHF programkontor Forslag til Prosjektforum Godkjent av konst.adm.dir for styret Nasjonal IKT HF Mandat Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Dato: Versjon nr. 2.0 Side 1 av 5

95 EPJ Systemeierforum INNHOLD: 1. BAKGRUNN NAVN OG DEFINISJON MANDAT, MÅL OG OPPGAVER ORGANISERING OG SAMMENSETNING RESSURSER OG ØKONOMI... 5 Mandat Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Dato: Versjon nr. 2.0 Side 2 av 5

96 EPJ Systemeierforum 1. BAKGRUNN Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum ble etablert i 2011 og har som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ, samt å samordne løsning for og implementering av myndighetskrav. EPJ Systemeierforums skal utfylle Klinisk IKT Fagforum (tidl. EPJ Fagforum) som særlig arbeider med fremtidige behov innenfor EPJ-området. 2. Navn og definisjon «EPJ»: Når Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum bruker begrepet «EPJ», menes både helseopplysninger lagret på elektronisk format, og det sosiotekniske system som er knyttet til opplysningene. I systemeiernes perspektiv, er «EPJ-system» summen av informasjonssystemer og -tjenester som understøtter spesialisthelsetjenestens formål (om forebygging, behandling, undervisning og forskning), både for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av tiltak». «Systemeierforum»: Deltakerne i Nasjonal IKT Systemeierforum representerer de regionale helseforetakene. Det er derfor naturlig at forumet samarbeider om de regionale helseforetakenes «sørge for ansvar» etter spesialisthelsetjenesteloven, og derigjennom støtter opp under og tilrettelegger for å utøve databehandlingsansvaret i helseforetak og -institusjoner og databehandleransvaret i de regionale IKT-enhetene. Dette gir en operasjonell definisjon av «systemeierskap» på regionalt og nasjonalt nivå. 3. Mandat, mål og oppgaver EPJ Systemeierforums mandat er innenfor rammen av Nasjonal IKTs strategi. Representantene i forumet rapporterer hver for seg til eget RHFs fagdirektør. Systemeierforums leder rapporterer til Programkontoret Nasjonal IKT, som igjen rapporterer til Prosjekteierforum og Styringsgruppen Nasjonal IKT. Forumets hovedoppgave er å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ med det formål å bidra til å forbedre dagens EPJ systemer i bruk, implementering, forvaltning og videreutvikling. Forumet har to fokusområder med bl.a følgende oppgaver: 1. Samhandling med leverandører og interessentgrupper: a. Sørge for en arena for forankret samhandling med leverandører. b. Peke på felles behov, foreslå endringer, og samordne krav til løsning som kan hjelpe RHF ved bestilling til leverandør. c. Der det er ønskelig kan forumet på vegne av RHF- ene presentere tilbakemelding/holdninger vedrørende myndighetsbelagte krav og offentlig rapportering. Skriftlige svar på høring og utredninger sendes til NIKT for samordning. d. Bidra til tidlig intervensjon ved nye behov basert på endring i offentlige krav e. Bidra til mer effektiv applikasjonsforvaltning og generelt ryddigere prosesser 2. Erfaringsdeling og samordning mellom regionene: a. Medvirke til kunnskapsutveksling og erfaringsutveksling omkring systemeierskapet for EPJ i RHFene Mandat Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Dato: Versjon nr. 2.0 Side 3 av 5

97 EPJ Systemeierforum i. Innhente informasjon vedrørende arbeid i regionale EPJ systemeierforum. Representant fra hvert RHF presenterer status i forumets møter. ii. Arbeide for klargjøring og harmonisering av begrepsbruk i RHFene, herunder roller og ansvarsområde for systemeier, systemansvarlig og forvalter. Eventuelt foreslå minimumskrav til kompetanse. iii. Vurdere/foreslå muligheter for mer effektive forvaltningsprosesser, identifisere forskjeller/likheter i regionene. b. Synliggjøre områder hvor en felles nasjonal tilnærming, eventuelt nasjonale føringer, kan være hensiktsmessig c. Samordne arbeid som er relatert til systemeierskap på regionalt plan og løfte problemstillinger som best behandles nasjonalt. Fokuset vil være på funksjoner og ikke på spesifikke system d. Arbeide for å samordne effektiv elektronisk samhandling mellom virksomhetene, med pasienten, og med kommuner og andre eksterne aktører. e. Bistå i vurderinger og prioriteringer knyttet til utviklingsoppgaver, oppgraderinger og utrulling, samt gi innspill til mest hensiktsmessig systemutnyttelse og drift f. Innstille på nasjonale føringer vedrørende punkt 2.a-e til interregionalt fagdirektørmøte Forumet kan nedsette undergrupper etter behov og med den sammensetning som den anser nødvendig, og invitere ressurspersoner inn i arbeidet etter behov. Det kan nedsettes to ulike former for undergrupper: Ad-hoc arbeidsgrupper. Disse skal løse et avgrenset problem innenfor en begrenset tidsperiode. Faste forvaltningsgrupper. Disse gruppene skal ivareta nasjonal forvaltning innenfor et spesifikt kompetanseområde som ligger under EPJ Systemeierforums ansvarsområde. 4. Organisering og sammensetning Systemeierforumet er sammensatt basert på følgende kriterier: Deltakerne skal representere regionale systemeiere Deltakerne skal ha kunnskap om klinisk IKT i helsesektoren, samt helsefaglig kompetanse Deltakerne skal ha organisatorisk kompetanse på både lokalt og regionalt plan Geografisk og organisatorisk representasjon RHF Fagdirektør utpeker representanter i EPJ Systemeierforum. Før øvrig sørger Nasjonal IKT HF for å bemanne undergrupper etter punkt 3. Mandat Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Dato: Versjon nr. 2.0 Side 4 av 5

98 EPJ Systemeierforum EPJ-systemeierforum koordinerer ulike grupper og nettverk som arbeider med bruk og forvaltning av dagens EPJ på tvers av RHFene. Følgende forvaltningsgrupper rapporterer til EPJ Systemeierforum og bemannes med leder/sekretær finansiert av Nasjonal IKT HF: 1. «Journalstruktur og tilgangsstyring» 2. «Arketypeforvaltning» 3. «EPJ-Systemsvikt» 4. «Samordningsforum for DIPS Arena» 5. «Samordning av rapporteringskodeverk» Undergruppenes mandat og budsjett skal holdes innenfor EPJ-systemeierforums mandat og budsjett, og aktiviten inngår i EPJ Systemeierforums rapportering i Prosjektforum og Interregionalt fagdirektørmøte. 5. Ressurser og økonomi Følgende er utgangspunkt for bemanning og frikjøp i forumet under Nasjonal IKT HF: Nasjonal IKT HF besørger bemanning og tilhørende finansiering av forumets ledelse- og sekretariatsfunksjon. Nasjonal IKT HF finansierer ved behov frikjøp av nødvendige ressurser til de faste forvaltningsgruppene, basert på godkjenning i henhold til Nasjonal IKT HFs fullmaktsmatrise. Nasjonal IKT HF finansierer ved behov frikjøp av ressurser til prosjektorienterte arbeidsgrupper, basert på godkjenning i henhold til Nasjonal IKT HFs fullmaktsmatrise. Medlemmer i EPJ systemeierforumforpliktes til å avgi 2 dagsverk i måneden. Disse finansieres av de respektive RHF. Mandat Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Dato: Versjon nr. 2.0 Side 5 av 5

99 EPJ Systemeierforum MANDAT FOR Nasjonal IKTs SEF samordningsforum for DIPS Arena Endringslogg Versjon Dato Endring Utkast forbehandling i SEF møte Utkast til behandling i SEF møte Revideringer i SEF møte Revidering etter møte med DIPS ASA Revidert til møte i SEF Oppdatert etter SEF-møte og oversendt NIKT HF Sendt på siste leserunde før godkjenning i SEF Godkjent i EPJ Systemeierforum Tiltak: Samordningsforum DIPS ARENA Prosjekt: Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum Versjon nr. 1.0 Dato: Side 1 av 7

100 EPJ Systemeierforum INNHOLDSFORTEGNELSE 1. EIERSKAP OG ORGANISERING BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE MÅL OPPGAVER BUDSJETTRAMMER REPRESENTASJON OG RAPPORTERING ARBEIDSPLAN GODKJENNING... 7 Tiltak: Samordningsforum DIPS ARENA Prosjekt: Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum Versjon nr. 1.0 Dato: Side 2 av 7

101 EPJ Systemeierforum 1. EIERSKAP OG ORGANISERING Initiativtaker til gruppen er Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum og organiseringen følger organiseringen i Nasjonal IKT HF etter følgende modell: Tabellen nedenfor gir en oversikt over leder og regionale koordinatorer i gruppen ved etablering. Rolle Navn Enhet Telefon E-post Leder (NIKT) Susann Bäckström HN Susann@unn.no Koordinator HN Anne Anderssen HN Anne.Pauline.Andessen@fiks.helsenord.no Koordinator HSØ Kirsti Jangaard Loe HSØ Kirsti.Loe@helse-sorost.no Koordinator HV Bjørg Aven HVIKT / Bjorg.Aven@helse-vest-ikt.no Koordinator DIPS ASA 2. BAKGRUNN Eirill Pettersen Buvik DIPS ASA epb@dips.no DIPS ASA har som leverandør 3 ulike RHF å forholde seg til, og må ta hensyn til RHFenes ulikt prioriterte utviklingsønsker. EPJ systemeierforum forventes å kunne samordne prioriteringsprosessene og sørge for generelt ryddigere prioritering av endring i felles applikasjoner. Tiltak: Samordningsforum DIPS ARENA Prosjekt: Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum Versjon nr. 1.0 Dato: Side 3 av 7

102 EPJ Systemeierforum Overgang til DIPS Arena er ukjent terreng for både kunden og leverandøren og et mandat for et samordningsforum må ta høyde for dette. Hovedmål og delmål beskrevet i mandatet er forventinger til hva regionene bør samordnes rundt om når alle regioner har gått over på DIPS Arena i Det må derfor forventes måloppnåelse først i og handlingsplan for 2014 er beskjeden og ambisjon økes fra 2015 og utover. Forandringen med overgang til DIPS Arena består i at DIPS nå går over til å bruke en 2 lags modell (foretningslag) der kunden får et økt ansvar for modellering av løsningen både for innregistrering og intern og nasjonal rapportering. Det er derfor naturlig å fordele modelleringsoppgaver mellom regionene for å ivareta nasjonal rapportering. Utviklingsønsker knyttet til DIPS Arena vil i økende grad kunne løses av kundene selv siden mye av funksjonalitet brukerne ønsker vil være knyttet til modellering av arbeidsprosser med prosess- og beslutningsstøtte, skjemamaler og behandlingsplaner. Det vil være en fordel at dette modelleringsarbeidet samkjøres og fordeles mellom RHF-ene i den grad det er hensiktsmessig. Ved overgang til 2 lags modell oppstår et behov for en ny rolle/funksjon i den funksjonelle forvaltningen av DIPS Arena, domeneeksperten eller den kliniske modellerer. Dette er en rolle som ikke er formalisert i norsk helsevesenet i dag, og det vil være en fordel at regionene koordinerer sitt arbeid på dette forvaltningsområdet. DIPS ASA har valgt OpenEHR arketyper ( som basis for å strukturere sin journal med klinisk beslutningsstøtte. Sigurd From, DIPS ASA DIPS ASA benytter smidig utviklingsmetodikk og ønsker et tett samarbeid med kundene og Tiltak: Samordningsforum DIPS ARENA Prosjekt: Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum Versjon nr. 1.0 Dato: Side 4 av 7