Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken

Transkript

1 Rapport Gjennomgang av roller og ansvar for de avgivende prosjekter i Aker, Ullevål og Rikshospitalet for etablering av Felles tjenesteleverandør (FTL) i Helse Sør-Øst Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd Oslo og Vestre Viken, 2. september 2009

2 Rapport nr. Nr 4/2009 Revisjonsperiode Juni august 2009 Virksomhet Rapportmottaker Kopi (av endelig rapport) Rapportavsender Oppdragsgiver Revisor Oslo universitetssykehus HF Administrerende direktør for Oslo universitetssykehus HF Styreleder for Oslo universitetssykehus HF Administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Tove Kolbeinsen Heidi Sitara Fjeldvig Karl-Helge Storhaug Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING BAKGRUNN OG FORMÅL FOR GJENNOMGANGEN BESKRIVELSER AV PROSJEKTENE FOR ETABLERING AV FTL HOVEDPROSJEKTET (RHF) Hvorfor ble Hovedprosjektet opprettet og hva er prosjektets formål? Hva skal Hovedprosjektet levere og til hvilke frister? MOTTAKSPROSJEKTET (SYKEHUSPARTNER) Hvorfor ble Mottaksprosjektet opprettet og hva er prosjektets formål? Hva skal Mottaksprosjektet levere og til hvilke frister? AVGIVENDE PROSJEKTER FOR OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS Premissgivers føringer og formål med avgivende prosjekter Hva skal avgivende prosjekt levere og til hvilke frister? VURDERINGER ARBEIDSPROSESSEN FØR OMSTILLINGSPROGRAMMET FTL Vurdering av ansvar og roller i omstillingsprogrammet FTL OUS før Spesielle forhold i omstillingsarbeidet for OUS Omstillingsprogrammet etter Kritiske områder knyttet til roller og ansvar etter VEDLEGG INFORMASJONSGRUNNLAG INTERVJUER SAKSGANG OG RAPPORTBEHANDLING Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 2 av17

3 1 Innledning Denne rapporten omhandler gjennomgang av ansvar og oppgaver for de avgivende prosjekter i Aker, Ullevål og Rikshospitalet for etablering av Felles tjenesteleverandør (FTL) i Helse Sør-Øst Formålet er å belyse rolle-, ansvars- og oppgavefordeling som gjelder for aktørene som er involvert i prosjektene. Rapporten må leses i sammenheng med følgende revisjonsrapporter fra konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd Oslo og Vestre Viken: Gjennomgang av integrasjonsprogrammet i OUS for 1. halvår 2009 Gjennomgang av roller og ansvar i prosjektene Samordning av IKT i Oslo universitetssykehus HF (SIO) og Etablering av felles klinisk informasjonsgrunnlag (FKI). Rapportene er lagt frem for behandling i styret for OUS i styremøte De fremlagte revisjonsrapportene er en oppsummering av revisjoner gjennomført i 1. halvår, og hvor rapportering er gitt løpende til styret og kst. administrerende direktør. Med ny ledelse på plass har konsernrevisjonen sett det som viktig å fremlegge rapportene samlet for å gi et bilde av revisjonsaktivitetene inn mot foretaket i perioden 1.1 Bakgrunn og formål for gjennomgangen I sak 109/2008 den vedtok styret i Helse Sør Øst RHF å gjennomføre en samlet virksomhetsoverdragelse av IKT driftstjenester for den resterende del av foretakene i Helse Sør- Øst i tråd med lov og avtaleverk, til en felles tjenesteleverandør, Sykehuspartner. Sykehuspartner blir etter etableringen den største IKT driftsorganisasjonen innen helse i Norge. Tilsvarende organisasjoner er etablert i Helse Vest, Helse Midt og Helse Nord. Prosjektene skal gå frem til og er organiser i tre deler: Hovedprosjekt for etablering av felles tjenesteleverandør (FTL) Mottaksprosjektet (eies av Sykehuspartner) for etablering av FTL Avgivende prosjekter for tidligere Helse øst foretak, inkl. i Aker, Ullevål og Rikshospitalet for etablering av FTL I OUS- styresak er det bl.a. pekt på roller og ansvarsforhold i etablering av felles tjenesteleverandør og etablering av nødvendige IKT-løsninger for Oslo universitetssykehus HF. Et spørsmål som har meldt seg er om roller og ansvarsforhold har vært tilstrekkelig avklart mellom partene og om dette har virket inn på fremdriften i integrasjonsarbeidet. I forhold til prosessen med integrasjonen av de 3 sykehusene i OUS, noe som i seg selv er en stor endring, vil etablering av FTL for IKT-området være en spesielt krevende prosess for OUS som i hele perioden vil kreve god risikohåndtering. Med dette som bakgrunn, og fordi det er en klar iboende risiko for at det ikke er tilstrekkelig klarhet i roller, ansvar og oppgaver, har konsernrevisjonen gjennomgått roller, ansvar og oppgaver i tilknytning til etableringen av FTL. Gjennomgangen ligger innenfor revisjonsplan , som er godkjent av revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF. Formålet er å belyse rolle-, ansvars- og oppgavefordeling som gjelder for aktørene som er involvert i prosjektene. For å oppnå dette har konsernrevisjonen bl.a. vurdert: 1. Risikoer avdekket i arbeidet med å etablere felles tjenesteleverandør før Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 3 av17

4 2. Risikoer som er kommet frem gjennom prosessen før og som konsernrevisjon mener kan ha innvirkning på integrasjonsprosessen etter Det ligger også til formålet at de avklaringer og råd som gis innenfor rammen av konsernrevisjonens gjennomgang, kan bidra til fremdrift i arbeidet med å gjennomføre integrasjonen av OUS. 2 Beskrivelser av prosjektene for etablering av FTL Prosjektet for Felles Tjenesteleverandør (FTL) har bestått av følgende prosjekter: Hovedprosjektet: Representerer RHF-et og er representerer premissgiver for gjennomføring av FTL- prosjektet Mottaksprosjektet Sykehuspartners mottaksprosjekt HF-enes avgivende prosjekter OUS (Aker, Ullevål, Rikshospitalet) Avgivelsesprosjektene er organisert som egne prosjekter i de ulike HFene i Helse Sør-Øst med rapportering til ADene. I OUS er arbeidet organisert i 3 avgivende prosjekter for henholdsvis Ullevål, Aker og Rikshospitalet med rapportert til de fungerende AD ene i hvert sykehus og videre samlet til ny ledelse OUS. Videre i dette kapittelet er de ovennevnte prosjektene nærmere beskrevet. 2.1 Hovedprosjektet (RHF) Hvorfor ble Hovedprosjektet opprettet og hva er prosjektets formål? Formålet med dette prosjektet er overordnet prosjektledelse og koordinering av prosjektene, som skal føre frem til etablering av felles tjenesteleverandør for IKT og operasjonalisering av ny IKT funksjon i helseforetakene og i RHF et. Prosjektet skal avslutte igangsatt kartleggingsarbeid og overlevere kartleggingspakkene til mottaksprosjektet for videre forvaltning og oppdatering. Hovedprosjektet skal koordinere og følge opp lokale prosjekter som kan deles inn i to områder: Reorganisere intern IKT Forberede og gjennomføre virksomhetsoverdragelse Hovedprosjektet skal koordinere og følge opp mottaksprosjektet hos tjenesteleverandøren Sykehuspartner IKT (SP IKT), som skal klargjøre virksomhetsoverdragelsen med bl.a. etablering av ledelseskapasitet til oppbygging av den nye organisasjonen. Hovedprosjektet skal også koordinere og følge opp prosjektet for operasjonalisering av premissgiverrollen i forbindelse med etablering av felles organisering og styring av IKT i regionen. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 4 av17

5 Prosjektet skal sikre samordnet styring av disse prosjektene slik at det blir mest mulig likt grensesnitt mellom helseforetak og felles tjenesteleverandør og mellom HF ene og RHF et for derigjennom å sikre best mulig utnyttelse av de samlede IKT- ressurser i regionen. Hvert av de andre omtalte prosjektene har utarbeidet egne respektive prosjektmandater i henhold til Retningslinjer for mandat for lokalt prosjekt i hvert helseforetak, utgitt at Hovedprosjektet Hva skal Hovedprosjektet levere og til hvilke frister? Hovedprosjektets leveranser er: Dato Leveranser Resultat av kartleggingsprosessen og overføring til mottaksprosjekt Overordnet plan for gjennomføring inkludert risiko og sårbarhetsanalyse Overordnet plan for kommunikasjon og forankring (endringsledelse) Regionale retningslinjer for oppgavefordeling mellom HF og Sykehuspartner IKT Retningslinjer til og modell for framtidig IKT- organisering i helseforetakene i forhold til etablering av felles tjenesteleverandør Retningslinjer/prinsipper for ansvar, roller, rutiner, avtaler og prosesser for grensenittet mellom helseforetakene og Sykehuspartner IKT Overordnet plan for gjennomføring av virksomhetsoverdragelser inkludert plan for kompetanseoverføring Virksomhetsoverdragelser fra HF ene til Sykehuspartner IKT Oppsummering og evaluering Tabell 1 Leveranser fra Hovedprosjektet 2.2 Mottaksprosjektet (Sykehuspartner) Hvorfor ble Mottaksprosjektet opprettet og hva er prosjektets formål? Formål med Mottaksprosjektet er å etablere en felles tjenesteleverandør (FTL) for IKT og eies av direktør i Sykehuspartner, Arild Gjerdseth. Inkludert i dette vil være å sikre at nødvendige ressurser samles gjennom etablering av en felles tjenesteleverandør for IKT- tjenester som en forretningsenhet i Sykehuspartner. Ressursene i Sykehusparters nåværende IKT- enhet vil inngå i FTL på lik linje med nåværende IKT- ressurser i tidligere Helse Øst og Rikshospitalet. Prosjektet skal planlegge, og på vegne av Helse Sør-Øst, lede gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen av ansatte og produksjonsmidler fra helseforetakene til 1 Databehandlingsansvaret ligger hos administrerende direktør i HF Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 5 av17

6 Sykehuspartner (Avgivelsesprosjektene) og Sykehuspartner er mottakene part i virksomhetsoverdragelsen. Formålet er å etablere en felles tjenesteleverandør for IKT drift og forvaltning for hele Helse Sør-Øst. Etableringen skal ikke forårsake driftsavbrudd eller andre uønskede hendelse som kan påvirke foretakenes kjernevirksomhet. IKT- tjenester som overføres til ny felles tjenesteleverandør skal som hovedprinsipp i 2009 baseres på samme servicenivå, kostnadsnivå og risiko som ved overtakelsen. Mottaksprosjektet vil ha en egen oppfølging og rapportering i Sykehuspartner, men vil koordineres via og rapportere til viseadministrerende direktør gjennom hovedprosjektet. Helseforetakene har personalansvar for alle IKT ansatte inntil virksomhetsoverdragelsen er gjennomført. All kontakt med den enkelte ansatte må gå via de lokale, avgivende prosjekter i HF ene. Sykehuspartner må i god tid før oppstartsdato 1. september 2009 ha laget en ny organisasjonsplan og gjennomført innplassering av ansatte. Gjennom kartlegging av den enkelte og gjennomføring av individuelle samtaler med de medarbeiderne som ønsker det, må prosjektet klarlegge om Sykehuspartner har tilstrekkelig kompetanse for å løse de pålagte oppgavene, eller må forsterke kompetanse med eksterne utlysninger Hva skal Mottaksprosjektet levere og til hvilke frister? Tabellen under gjenspeiler viktige milepæler for prosjektet: KF = Delprosjekt Kommunikasjon og Forankring PO = Delprosjekt Prosess og Organisering ØK = Delprosjekt Økonomi og Avtaler X = Leveranse internt i prosjektet HR = Personal og Praktisk gjennomføring Dato Milepæler Leveranse Når Mottaksprosjekt er etablert Når prosjektmandat og overordnet prosjektplan inkludert ROSanalyse er godkjent av oppdragsgiver Når AS-IS kartlegging er ferdigstilt og overført til Mottaksprosjektet Når overordnet kommunikasjonsstrategi og forankring (endringsledelse) er ferdigstilt Når Mottaksprosjektet har mottatt regionale retningslinjer for ansvarsdeling mellom HF og Sykehuspartner IKT KF: Når WEB side og kommunikasjonsmaler er etablert X PO: Når tidspunkt og omfang for virksomhetsoverdragelse av telefoni til FTL er behandlet i direktørmøtet Når beskrivelse av ansvar, roller, rutiner, avtaler og prosesser for grensesnitt mellom HF ene og FTL er mottatt fra Hovedprosjektet ØK: Når alle HF har signert på at innsamlede data er korrekte og at de kan benyttes som grunnlag for utarbeidelse av 0-linje Leveranse til hovedprosjektet Leveranse fra Hovedprosjektet Leveranse til hovedprosjektet Leveranse fra hovedprosjektet Besluttes etter direktørmøte Leveranse fra hovedprosjektet Leveranse fra HF Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 6 av17

7 HR: Når alle HF har signert på at personalkartleggingen er Leveranse fra HF korrekt ØK: Når utkast til nullinje er sendt til foretakene Utkast sendes HF ene KF: Når allmøter med alle IT avdelingene inkl Sykehuspartner IKT er gjennomført HR: Når oversikt over medarbeidere som skal virksomhetsoverføres er utarbeidet PO: Når organisasjonsmodell basert på innspill om unntak fra HF inklusiv rollebeskrivelser er besluttet av prosjekteier PO: Når konsekvensen av ikke vedtatte unntak er innarbeidet i organisasjonsmodellen og besluttet av prosjekteier ØK: Når oversikt over eiendeler og avtaler som skal overføres med tilhørende foreløpig åpningsbalanse er sendt til foretakene HR: Når overføringsbrev med informasjon om reservasjonsrett er oversendt nye medarbeidere Når plan for gjennomføring av virksomhetsoverdragelse er godkjent av oppdragsgiver ØK: Når eiendeler og avtaler som skal overføres med tilhørende åpningsbalanse er bekreftet av foretakene ØK/PO: Når styringsmodell for Sykehuspartner IKT er etablert (rutiner for rapportering, budsjettering, timeføring, fakturering, ansvarssteder, bestillingsfullmakter, prosess og organisasjon etc) ØK: Når oversikt over lønn og andre goder som skal overføres sammen med personell er sendt til foretakene HR: Når alle nye medarbeidere som ønsker det har gjennomført individuell samtale med ny leder og endelig innplassering foretatt Når virksomhetsoverdragelse fra HF ene til Sykehuspartner IKT er gjennomført Koordineres med Hovedprosjektet Leveranse i samarbeid med avgivende prosjekt X X Dokument sendt ut til HF ene Leveranse i samarbeid med avgivende prosjekt Leveranse til hovedprosjektet Bekreftelse fra HF ene X Leveranse til HF ØK: Når SLA er inngått og signert av alle HF Leveranse fra HF Når oppsummering av evalueringsrapport er ferdigstilt Leveranse til Hovedprosjektet Når prosjektet er overlevert til linjen i nye FTL i Sykehuspartner X ØK: Når verdier er overført til Sykehuspartner med korrekt åpningsbalanse Tabell 2 Mottaksprosjektets leveranser Leveranse fra HF Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 7 av17

8 2.3 Avgivende prosjekter for Oslo Universitetssykehus Avgivende prosjekt for OUS er organisert under de opprinnelige sykehusene: Aker, Ullevål og Rikshospitalet. Hvert av sykehusene har gjennomført hvert sitt avgivende prosjekt, med egne prosjektmandater og egen prosjektorganisasjon og underlagt rapportering til AD Premissgivers føringer og formål med avgivende prosjekter Hvorfor ble avgivende prosjekter opprettet og hva er prosjektenes formål? I Retningslinjer for mandatet for lokalt prosjekt i hvert helseforetak som er gitt fra Hovedprosjektet er det redegjort for prosjektenes mandat og formål. I tillegg har hvert avgivende prosjekt mulighet til å legge inn lokale formål og føringer. Retningslinjene henviser til sak : Etablering av ny felles tjenesteleverandør for IKT: Sak : Etablering av ny felles tjenesteleverandør for IKT 1. Styret viser til tidligere vedtak (sak nr og nr. 3) samt gjennomført risiko- og konsekvensanalyse og intern høring, og ber administrerende direktør realisere ny felles tjenesteleverandør for IKT som en del av Sykehuspartner ved å gjennomføre en samlet virksomhetsoverdragelse for den resterende del av foretakene i Helse Sør- Øst i tråd med lov og avtaleverk. 2. Styret understreker at god involvering skal sikres og at den regionale omstillingsavtalen og de 12 prinsippene for medvirkning i omstilling legges til grunn for det videre arbeidet. 3. IKT- tjenester som overføres til ny felles tjenesteleverandør skal som hovedprinsipp i 2009 baseres på samme servicenivå, kostnadsnivå og risiko som ved overtakelsen. Videre strategi og handlingsplan skal behandles av styret i annet halvår Behov for investeringer knyttet til gjennomføring av denne strategien vurderes i tilknytning til arbeidet med budsjett Styret understreker at det for sykehusområder som består av flere helseforetak skal gjennomføres samordning av systemløsninger og etablering av felles informasjonsgrunnlag for å sikre standardisering og effektiv drift. Regionale fellesløsninger skal benyttes når ikke særlige hensyn krever andre løsninger. 5. Styret slutter seg til fremlagte fremdriftsplan for å etablere og integrere felles tjenesteleverandør som en del av Sykehuspartner. Dette innebærer å gjennomføre samling av driftsressursene innen IKT, utvikle organisasjonen og gjennomføre nødvendige oppgraderinger av infrastruktur slik at alle helseforetakene kan benytte regionale fellesløsninger. Det etableres et rapporteringssystem i tilknytning til den ordinære virksomhetsrapporteringen. Mandatet inneholder noen presiseringer: Noen presiseringer: Lokal IKT-funksjon omstruktureres slik at lokale oppgaver ivaretas i tråd med styrevedtak og føringer gitt i forhold til hvilke funksjoner og kompetanse som skal være ivaretatt av det enkelte HF. For de av helseforetakene som tidligere har overdratt sine IKT- funksjoner til Sykehuspartner må dagens IKT- organisasjon vurderes på nytt ut fra de forutsetninger og krav til kapasitet og kompetanse lokalt som er lagt til grunn for framtidig organisering og styring på IKT- området. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 8 av17

9 Det ansees ikke som aktuelt å virksomhetsoverdra personell fra dagens Sykehuspartner til HF, også i forhold til de funksjoner og den kompetanse Sykehuspartner i dag besitter i forhold til de oppgaver HF skal forvalte. Lokale prosjekt skal legge forholdene til rette slik at ny tjenesteleverandør v/ mottaksprosjektet kan gjennomføre samtaler med de ansatte som måtte ønske det før virksomhetsoverdragelsen, samt legge forholdene til rette for tilgang til vurdering av lokaler og utstyr som skal overføres. Evt. omkostninger knyttet til å organisere ny IKT-funksjon i HF et ligger i det lokale HF. Andre tilstøtende prosjekter De lokale HF prosjektene er en del av flere prosjekter som skal leveres som ledd i omstilling av IKT i HSØ. I tillegg til HF-prosjektene er det etablert et mottaksprosjekt i Sykehuspartner IKT, et OU-prosjekt i RHF et med fokus på operasjonalisering av premissgiverrollen for å sikre felles samordning og styring, og det er etablert et hovedprosjekt som skal koordinere og følge opp alle de nevnte prosjektene. Hvert av disse prosjektene vil ha egne mandater. Mandater basert på ovennevnte malverk fra Hovedprosjektet er utarbeidet med ulike innhold i de 3 sykehusene. Dokumentet Retningslinjer for mandat for lokalt prosjekt i hvert helseforetak gir rom for enkelte lokale tilpasninger i det lokale prosjektmandatet, dersom de ikke bryter med de sentrale føringene Hva skal avgivende prosjekt levere og til hvilke frister? Dato Leveranser Felles Lokal prosjektorganisasjon etablert Lokalt prosjektmandat godkjent i HF og rapportert til hovedprosjekt Mar 09 Informasjon/kommunikasjonsplan vedtatt Gjennomført samtale med alle ansatte som er berørt* Løpende Løpende Loggføring av endringer av kartlagte data (baseline) frem til virksomhetsoverdragelsen* Informasjon til egne ansatte i henhold til kommunikasjonsplan og behov A) IKT-organisering Modell for organisering av IKT funksjon i HF er beskrevet i forhold til roller, ansvar og prosesser for grensesnittet mot Sykehuspartner IKT Organisasjonskart for organisering av IKT funksjon i HF i forhold til etablering av felles tjenesteleverandør er beskrevet Roller, ansvar og prosesser for grensesnittet mot Sykehuspartner IKT godkjent i HF Ny IKT organisering i forhold til etablering av felles tjenesteleverandør vedtatt i HF Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 9 av17

10 Ny IKT-organisasjon etablert B) Virksomhetsoverdragelse* Hvilke tjenester som skal virksomhetsoverdras og hvilke som ikke skal virksomhetsoverdras er beskrevet Baseline/nullsituasjon for overdragelse til Sykehuspartner IKT avtalt med Sykehuspartner IKT Detaljert plan for virksomhetsoverdragelse beskrevet Virksomhetsoverdragelse er gjennomført Tjenesteavtaler etablert mellom HF og Sykehuspartner IKT C) Andre lokale forhold D) Kommunikasjon E) ROS analyse Tabell 3 Obligatoriske leveranser/milepæler avgivende prosjekt med grå utfylling 3 Vurderinger Kapittel 3 omfatter vurderinger av de observasjonene og risikoområder revisjonen av helseforetaket OUS (Aker, Rikshospitalet og Ullevål) som er knyttet til forståelse av roller og ansvar og kan deles i følgende: 1. Risikoer avdekket i arbeidet med å etablere felles tjenesteleverandør før Risikoer som er kommet frem gjennom prosessen før og som konsernrevisjon mener kan ha innvirkning på integrasjonsprosessen etter Prosjektarbeidet frem til i omstillingsprogrammet er gjennomført og revidert som 5 prosjekter: - Hovedprosjektet (medio april medio mai, rapportering ) - Mottaksprosjektet (tidlig april medio mai, rapportering ) - Avgivende sykehus Aker (rapport ) - Avgivende sykehus Rikshospitalet (rapport ) - Avgivende sykehus Ullevål (rapport ) 3.1 Arbeidsprosessen før Omstillingsprogrammet FTL Den delen av revisjonen, som har vært gjennomført i Omstillingsprogrammet FTL frem til nå, har hatt fokus på prosjektetablering og gjennomføring av de tre prosjektene: Hovedprosjektet, Mottaksprosjektet og avgivende prosjekt for helseforetaket i tidligere helse øst. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 10 av17

11 Revisjonen har fokusert på følgende områder: - Prosjektorganisering: roller, ansvar og myndighet i prosjektgjennomføringen. - Prosjektplanlegging: Mandater, tidsplaner, kvalitetsplan, prosjektavhengigheter, planer for risikostyring, ressurshåndtering, beslutningsstyring, informasjon/kommunikasjon og endringshåndtering. - Prosjektgjennomføring: Etterlevelse av prosjektdirektiv og mandat: rapportering, kommunikasjon, prosjektavhengigheter, risikostyring, ressurshåndtering, håndtering av åpne saker, beslutningsstyring. - Leveranser i prosjektet: Sikring av leveransekvalitet, interaksjon med leveranser mellom Mottaksprosjektet og avgivende prosjekt, prosesskarlegginger. - Samspill: kommunikasjon og samspill fra/til Hovedprosjektet og avgivende prosjekt og kommunikasjon og samspill internt i Mottaksprosjektet. Områdene prosjektorganisering og prosjektgjennomføring har fokusert på ansvars- og rollefordeling i omstillingsprogrammet, om den har vært tilstrekkelig tydelig og forstått av alle parter og om den i praksis har vært etterlevd. De øvrige områdene prosjektplanlegging, leveranser og samspill har fokusert på den tekniske prosjektplanleggingen og tilretteleggingen for en vellykket gjennomføring. Leveranser har fokusert på forståelse av hva som skal leveres og til hvilken kvalitet, mens samspill har vært opptatt av kommunikasjon og samarbeidsklima innad i prosjektene og mellom de tre prosjektene, som en faktor for vellykket gjennomføring Vurdering av ansvar og roller i omstillingsprogrammet FTL OUS før Formål, ansvar, rolle og leveranser for Hovedprosjektet, Mottaksprosjektet og avgivende prosjekter: Aker, Rikshospitalet og Ullevål er beskrevet i kap 2 i denne rapporten. Revisjonen har ikke gjort noen observasjoner i sin gjennomgang av Hovedprosjektet, Mottaksprosjektet og de tre avgivende prosjektene (Aker, Rikshospitalet og Ullevål) som viser manglende forståelse av eller etterlevelse av de roller og ansvarsbeskrivelser som er angitt i mandatene i prosjektperioden. Alle prosjektene har utarbeidet sine mandater i henhold til retningslinjene som er gitt fra hovedprosjektet. Verken Hovedprosjektet eller Mottaksprosjektene har laget egne ansvars- og rollebeskrivelse internt i prosjektene for selve prosjektarbeidet og gjennomføringen av prosjektene, men dette har vært kompensert gjennom at leveransene for de ulike prosjektene har vært entydig etablert allerede i mandatene, noe som er med på å tydeliggjøre ansvarsforholdene. Mottaksprosjektet og Hovedprosjektet tilkjennegir at de hadde en prosess tidlig i prosjektfasen, der ansvar og roller har vært gjenstand for avklaringer og presiseringer, slik at på tidspunkt for vår revisjon var dette avklart i forholdet mellom Mottaksprosjektet og Hovedprosjektet, men begge parter var åpen for at roller og ansvar mellom disse to fortsatt kunne være uklart for avgivende prosjekter. Revisjonens observasjoner i de avgivende prosjektene var at uklarhet i roller og ansvar mellom Hovedprosjektet og Mottaksprosjektet i en tidlig fase var noe til stede, men at dette ikke utgjorde noen reell risiko i prosjektene. For de 3 sykehusene i OUS er dette ikke vurdert som risiko i prosjektgjennomføringen. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 11 av17

12 3.1.2 Spesielle forhold i omstillingsarbeidet for OUS De 3 tidligere sykehusene i Oslo universitetssykehus HF har organisert og gjennomført arbeidet som 3 prosjekter. De har hver for seg kartlagt, dokumentert og arbeidet med operasjonalisering av de føringer og krav til roller og ansvar, som er kommet gjennom Hovedprosjektet og Mottaksprosjektet, og det som er kritisk er ivaretatt for det enkelte sykehus etter 1.9. Den pågående sammenslåingen av de tre helseforetakene Aker, Ullevål og Rikshospitalet til ett helseforetak, Oslo Universitetssykehus HF, har krevd mye ressurser fra sykehusene og hatt stor fokus fra ledelsen i sykehusene. I konsernrevisjonens gjennomgang er det kommet frem at dette har hatt en viss effekt for omstillingsarbeidet for de avgivende sykehusene og gjort arbeidet noe tyngre og mer belastende enn tilfellet har vært for de øvrige helseforetakene i Helse Sør Øst. Dette gjelder spesielt i forhold til å ha tilstrekkelig med ressurser til avgivelsesprosjektene og også øvrige IKT prosjekter, som gjelder dannelsen av OUS og hva som faktisk skal prioriteres i denne forbindelse. Det har også vært tyngre å få nok fokus og oppmerksomhet fra ledelsen i gjennomføringen. Konsernrevisjonens vurdering etter revisjonene er at de 3 sykehusene til tross for dette har gjennomført de kritiske leveranser som er forventet inn mot Hovedprosjektet i forhold til overgang pr Det er enkeltleveranser som ikke er ferdigstilt på Aker, men prosjektleders vurdering er at dette er mindre forhold, som skal være på plass før Konsernrevisjonen har i sin vurdering konkludert med at de 3 sykehusene har god styring og kontroll med sine prosjekter, dvs at det ikke var avdekket forhold som på revisjonstidspunktet skulle tilsi at man ikke skulle gjennomføre virksomhetsoverdragelsen pr som planlagt. Det er viktig å presisere at det i perioden etter vår revisjon og fram mot 1.9. er startet opp og planlegges en del kritiske aktiviteter, bl.a. knyttet til å etablere SLA avtaler som regulerer bl.a. kvalitet og type tjenester etter Risikoer og utfordringer knyttet til dette er beskrevet i rapporten videre Omstillingsprogrammet etter Selve arbeidet i prosjektperioden har, i tillegg til kartlegging av prosesser, personell og utstyr, også vært å gi føringer for operasjonalisering av roller og ansvar i gjenværende IKTorganisasjon (OUS) og Sykehuspartner i perioden etter Når det gjelder vurderinger av mulige risikopunkter for tiden etter vil sykehusene Aker, Rikshospitalet og Ullevål bli omtalt som ett helseforetak Oslo Universitetssykehus, og de utfordringene som drøftes i dette avsnittet representerer derfor sykehusene generelt.. Vurdering av roller og ansvar i OUS etter har ikke vært gjenstand for vår primær fokus i revisjon av avgivelsesprosjektene. I samtaler med ledelsen i de ulike sykehusene ble bekymringsområder som ledelsen mente var kritiske ivaretatt både i forhold til tidspunktet fram mot 1.9. og etter overgangen tatt med som spesielle observasjoner i revisjonsrapportene. Dette gjelder både forhold i gjenværende IKT- organisasjon og overførte IKT- områder til FTL. Områder knyttet til roller og ansvar i forhold til dette er beskrevet videre i denne rapporten for forhold etter , som det vil være viktig for ledelsen å ivareta i det videre arbeidet med å etablere en felles IKT organisasjon i OUS Kritiske områder knyttet til roller og ansvar etter For å redusere risiko i forhold til overføring av IKT- organisasjonene til FTL, er det planlagt at det fra skal være en periode som betegnes som AS IS. Dette innebærer at HF- ene Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 12 av17

13 skal kunne forvente samme nivå og kvalitet på IKT- tjenestene sine fra Sykehuspartner som de har i dag. Spesielt viktig her vil være å sikre stabil drift av de kritiske IT-systemene. I forhold til sykehusene i OUS innebærer dette at de tre sykehusenes IKT- organisasjoner i perioden etter skal være i stand til å operere slik som før Avtalemessig blir dette løst for perioden til ved at det skal inngås én felles SLA-avtale (Service Level Agreement) mellom OUS og Sykehuspartner, der servicenivå med mer, for å opprettholde et AS IS nivå på hvert av de 3 sykehusene, skal beskrives i 3 vedlegg og skal gjelde i perioden fram til Det er planlagt at man i perioden fra til skal etablere en felles IKT- organisasjon for de lokale IKT- forhold i OUS for å få etablert en ny omforent SLA avtale for et samlet OUS. OUS sin IKT- organisasjon vil etter bestå av ca 70 ressurser der den vesentlige delen opprinnelig er fra RH. Det er konstituert en ny IKT- leder som har startet på dette arbeidet. De tre sykehusene må sammen tilpasse rolle- og ansvarsbeskrivelsene til en ny IKT- funksjon i OUS. For å lykkes med den planlagte fusjonsprosessen i OUS vil det være kritisk å ha god risikostyring på hele IKT-området i hele perioden. Kritiske områder som er beskrevet under er ikke satt i prioritert rekkefølge: 1. Sikre gode SLA- er mot Sykehuspartner. Ikke alle SLA- avtalene for sykehusene i OUS er ferdigstilt pr. dags dato. For at AS IS perioden skal kunne forløpe etter sykehusenes forventninger, må sykehusene gjennom SLAene også sikres tilgang på fagressurser til planlagte og pågående prosjekter. Avtalene må i tillegg til å inneholde tjenester i tjenestekatalogene også inkludere: a. Tilgang på konkret fagpersonell ved behov b. Styring av prioritet, hvem prioriterer hva? c. Tilgang på ressurser for pågående lokale prosjekt. Tilgang til ressurser og gjennomføringskapasitet fra Sykehuspartner til å iverksette pågående og planlagte prosjekter. Dette er prosjekter som tidligere har lagt hos sykehusene, men der ressursene nå er flyttet over til Sykehuspartner. Det forventes og forutsettes fra sykehusene at disse prosjektene vil bli gjennomført som planlagt, samtidig som det fryktes at så ikke vil være tilfelle. Gjennomgangen viste at det var en klar forventning om at alle slike forhold i SLA- avtalen måtte være på plass for at denne skulle underskrives og være gjeldende fra Risiko Erfaringer fra etablering av Sykehuspartner IKT 2006 viser at SLA- avtalene må være inngått for overdragelsen. Manglende avtaler vil kunne gi uenighet om tjeneste omfang- og nivå og føre til diskusjoner om hva som skal leveres. Dette tar fokus bort fra leveranser og kundebehandling. Planlagte eller pågående prosjekter som er vedtatt på sykehusene og der ressurser er overført til FTL kan bli utsatt, terminert eller nedprioritert av FTL, noe som kan være kritisk for sykehusene. OUS vil være helt avhengig av tilgang til ressurser for å kunne gjennomføre nødvendige aktiviteter i arbeidet med sammenslåing av OUS. Anbefaling Det bør være et sterkt fokus på å få SLA- avtalene på plass før Ansvar i forhold til avgivelse av prosjekt- og fagressurser må legges inn i SLA- avtalene. Servicenivåavtalen må dekke de områdene der det i dag er forventninger i helseforetaket om ressurstilgang fra FTL. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 13 av17 Versjon Endelig

14 2. Forståelse av roller og ansvar i endringsperioden fra I perioden frem til skal sykehusene omstille seg til den nye situasjonen med å operasjonalisere SLA- avtalene med Sykehuspartner samtidig som sykehusene skal gjennomføre en konsolidering av de 3 IKT- organisasjonene. Dette vil være en krevende prosess både i forhold til å sikre gode IKT- tjenester i hele perioden for de 3 sykehusene, samtidig som man skal tilrettelegge for endringer som måtte komme ved en sammenslåing til en IKT- organisering lokalt. Det forutsettes at SLA- avtalen som til enhver tid er gjeldende faktisk skal avspeile de roller og ansvar og tjenester som leveres, og at dette er forstått av alle de involverte ressursene i hele perioden. Dette vil være en krevende prosess med operasjonalisering av ansvar og roller i forhold til Sykehuspartner i perioden. Sykehusene opererer som 3 sykehus fram mot en ny IKTorganisasjon i OUS. Dette vil kreve spesiell fokus og risikohåndtering både av ressurser i OUS og i Sykehuspartner slik at helheten sikres og opprettholdes. Risiko Flere samtidige endringsprosesser og prosjekter, som alle har risikoelementer i seg. Dersom disse ikke gjennomføres på en god måte, kan pasientbehandlingen bli påvirket. Anbefaling Det bør legges stor vekt på å sikre at det bygges opp ny IKT- organisasjon i OUS snarest, slik at roller og ansvar i etablering av ny SLA- avtale med Sykehuspartner blir iverksatt og operasjonalisert i god tid før Det bør etableres gode relasjoner inn mot Sykehuspartner, som sikrer at roller og ansvar i hele endringsperioden blir ivaretatt. Det bør etableres løpende dialog/samhandling fra både Sykehuspartner og IT-organisasjonen i OUS som sikrer dette. Som en del av dette vil gode prosesser for å handtere risiko være kritisk. 3. Bestillerkompetanse i gjenværende IKT- virksomhet: God bestillerkompetanse i OUS IKT er kritisk for å få gode SLA- avtalene med tydelige ansvar og roller for IKT-drift. Dette gjelder både i AS IS perioden der sykehusene skal forvalte bestillerrollen hver for seg, og etter da den skal forvaltes samlet gjennom den konsoliderte IKT- funksjonen i OUS. Operasjonalisering av bestillerollen vil være utfordrende både fordi konseptet med felles tjenesteleverandør er nytt, fordi sykehusene ikke har god nok bestillerkompetanse fra før og fordi selve konsolideringsprosessen i seg selv vil være krevende. Risiko Gjennomgangen har vist at det er risiko for at SLA- avtalene med Sykehuspartner kan bli vanskelig å følge opp dersom det ikke fokuseres på å bygge opp denne kompetansen snarest. Kvalifisert bestillerkompetanse er kritisk for å operasjonalisere SLA- avtalene optimalt. Sykehusene har i noen grad påbegynt et samarbeid om dette, der det delvis bygges opp noe på det enkelte sykehus, og delvis noe felles. Manglende eller dårlig bestillerkompetanse vil gi dårlig oppfølging av leveranser og tjenester Relasjoner mellom bestiller og leverandør kan bli problematisk. Det vil være umodne roller på begge side av bordet. Uenighet om knappe ressurser vil kunne oppstå og uenighet om prioritering vil kunne bli et problem for sikker og stabil drift. Dette gjelder også i forhold til å gjennomføre andre IKT-prosjekter, som OUS har planlagt gjennomført i perioden framover Anbefaling Det bør legges stor vekt på å sikre at det bygges opp tilstrekkelig/god bestillerkompetanse i OUS, slik at foretaket samlet sett har god nok kompetanse til å ivareta de behov OUS IKT vil ha også etter Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 14 av17 Versjon Endelig

15 Det må gjøres en streng prioritering av hvilke oppgaver som IKT- funksjonen i OUS skal gjennomføre både i forhold til FTL og andre mer lokale IKT områder i OUS. Det forutsettes at områder som man velger ikke å prioritere konsekvensvurderes. 4. Forståelse og operasjonalisering av Y modellen Hovedprosjektet har representert RHF-et i omstillingsarbeidet og kanalisert beslutninger om føringer for ansvar og roller for IKT i helseforetakene. Styringsmodellen for realisering av Y- modellen er ikke ferdig konkretisert og gjennomført for perioden etter , noe som kan komplisere omstillingsarbeidet. Y-modellen skal være styringsmodellen for IKT i hele HSØ og det er kritisk at den er forankret og enhetlig forstått av alle. Det pågår arbeid med å konkretisere og operasjonalisere denne. I tillegg til at IKT- ressursene skal ha en klar forståelse for eget ansvar og roller skal også den kliniske virksomheten og ledelsen på det enkelte sykehus og AD på OUS kjenne til og forstå de nye styringsstrukturene. Spørsmål som stilles er: a. Hvem skal ta hvilke beslutninger? b. Hvilke fora skal være etablert og hvem skal sitte der? Risiko IKT vil ikke støtte opp om de forretningsprosesser som de er tiltenkt og kritiske hendelser blir ikke ivaretatt på en god måte. For å lykkes med dannelsen av OUS er IKT en kritisk faktor og ansvars- og rolleforhold, som er ett av elementene i Y-modellen, må i hele perioden være avklart og forstått. Anbefaling Det bør sikres at Y-modellen som styringsmodell blir konkretisert internt i OUS slik at alle parter har en felles forståelse av hvordan styringsmodellen skal fungere. I tillegg må den operasjonaliseres for alle involverte partner slik at bl.a. ansvar og roller er tydelig og enhetlig forstått av alle. 5. Beredskap ved kritiske hendelser innen IKT: Ansvar og eskaleringsløp i forbindelse med beredskap ved større driftsproblemer er et kritisk område som må være på plass for de 3 sykehusene fra På tidspunktet for vår revisjon var dette arbeidet ikke ferdigstilt. Hovedprosjektet har utarbeidet retningslinjer for håndtering av kritiske hendelse innen IKT, som skal gjelde fra , og det er igangsatt arbeid som en del av prosjektet for å sikre at alle sykehusene har en tilstrekkelig plan gjeldende fra Med to ansvarlige parter, FTL som ansvarlig for driftsmiljøet på den ene siden og sykehusets AD som ansvarlig for pasientenes sikkerhet på den andre siden, vil det kunne oppstå situasjoner motstridende prioriteringer kan oppstå. Det forutsettes at helseforetaket tilpasser seg denne modellen innen Risiko Sykehusledelsen og FTL kan ha ulik forståelse av eget ansvar i kritiske situasjoner. I tillegg kan ulik vurdering og ulik prioritering av kritiske hendelser oppstå, noe som kan føre til vanskelige samarbeidsforhold og hindre gode beredskapsrutiner. Anbefaling Det bør sikres at hver driftsenhet (sykehus) faktisk har en plan som er god nok fra og optimalt gjennomfører beredskapsøvelser etter nye retningslinjer eller gjennomføre felles gjennomgang av Retningslinjer for håndtering og varsling av kritiske hendelser innen IKT for å innarbeide endringene. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 15 av17 Versjon Endelig

16 4 Vedlegg 4.1 Informasjonsgrunnlag Dokumentasjon Retningslinjer for mandat for lokalt prosjekt i hvert helseforetak, Omstillingsprogrammet Etablering av ny felles tjenesteleverandør Retningslinjer for håndtering og varsling av kritiske hendelser innen IKT, Omstillingsprogrammet Etablering av ny felles tjenesteleverandør Prinsipper for utarbeidelse av tjenesteavtaler mellom Sykehuspartne IKT og helseforetak i tidligere Helse Øst + Rikshospitalet. Retningslinjer for roller for IKT i helseforetaket, Omstillingsprogrammet Etablering av ny felles tjenesteleverandør Prosjektdirektiv, Hovedprosjektet for Etablering av felles tjenesteleverandør Sykehuspartner IKT (versjon 1.1) Mandat for avgivelsesprosjekter Aker, Rikshospitalet, Ullevål Notat: Ansvarsdeling mellom helseforetakene og Sykehuspartner, datert 5.mars 2009 Prosjektdirektiv: Operasjonalisering av felles styring av IKT Premissgiverrollen Revisjonsrapporter for omstillingsprogrammet Etablering av ny felles tjenesteleverandør, for Hovedprosjektet, Mottaksprosjektet og avgivende prosjekter Aker, Riskhospitalet og ullevål. 4.2 Intervjuer Følgende personer er intervjuet som ledd i gjennomgangen av Etablering av ny felles tjenesteleverandør : Navn Tove Strand Heidi Thorsteinsen Thor Lunde Frode Finne Elisabet Barmann Hågå Leif Egil Buen, Bjørg Karin Buttedahl Baste Amble Christian Nygård Line Espedal Eli Rondeel Morten Henriksen Terje Lindstad Tarjei Bråtvedt Kenneth Solstrand Stilling Adm direktør Oslo universitetssykehus HF Ullevål Leder for IT-sikkerhet Ullevål IT-sjef, Ullevål Prosjektleder Mottaksprosjektet Delprosjekt Økonomi & Avtaler, Mottaksprosjektet Delprosjekt analyse og kartlegging, Mottaksprosjektet Delprosjekt Kommunikasjon, Mottaksprosjektet Prosjektleder, Hovedprosjektet Koordinering HF -virksomhetsoverdragelse, Hovedprosjektet Prosjektadministrasjon, Hovedprosjektet IKT-organisering i HF, Hovedprosjektet Prosesser, Hovedprosjektet IKT-direktør Aker Sykehus Rådgiver Aker Sykehus Konst IKT-direktør Oslo universitetssykehus Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 16 av17

17 4.3 Saksgang og rapportbehandling Saksgang Deltakere/Mottakere Dato Adm direktører for Oslo universitetssykehus HF (Aker, Ullevål, Rikshospitalet) Oversendelse av mandat for gjennomgangen Verifikasjon av observasjoner fra gjennomgangene Utsendelse av rapportutkast for kommentarer Kommentarer fra Oslo universitetssykehus HF på rapportutkast Utsendelse av endelig revisjonsrapport for besvarelse og styrebehandling Behandling av rapport og svar i revisjonskomiteen Orientering til styret Helse Sør-Øst RHF Kopi til: Styreleder for Oslo universitetssykehus HF Administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF IKT-direktører ved Aker, Ullevål og Rikshospitalet Adm direktør for Oslo universitetssykehus HF Kopi til: Styreleder for Oslo universitetssykehus HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd Oslo og Vestre Viken Adm direktør for Oslo universitetssykehus HF Kopi til: Styreleder for Oslo universitetssykehus Administrerende direktør for Helse Sør-Øst Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Styret Helse Sør-Øst RHF 29. mai juni august august september 2009 (for behandling i OUSstyremøte ) 22. september 2009 Ikke fastsatt Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, avd. Oslo og Vestre Viken Side 17 av17