Indirekte kostnader i eksternt finansierte forskningsprosjekter under EUs 7. rammeprogram (7RP)

Transkript

1 Indirekte kostnader i eksternt finansierte forskningsprosjekter under EUs 7. rammeprogram (7RP) Redigeringen av rapporten er avsluttet 19. april 2010.

2 Innholdsfortegnelse 1 Utgangspunkt, mandat og arbeidsgruppe Sammendrag Modell/prinsipper Direkte kostnader Kostnader som ikke fordeles som indirekte kostnader Indirekte kostnader Indirekte kostnader sentralt ved universitetet Indirekte kostnader på avdelings-/fakultetsnivå Indirekte kostnader på instituttnivå Spesielle hensyn ift. EU Avsluttende merknader til bruk av modellen Vedlegg... 13

3 1 Utgangspunkt, mandat og arbeidsgruppe Fullstendighet i redegjørelsen for kostnadene i eksternt finansierte forskningsprosjekter er et reglementsfestet krav for norske universiteter og høyskoler. Med lanseringen av EUs 7. rammeprogram (7RP) ble likeledes universitetene omfattet av en full cost -modell til erstatning for den tidligere additional cost -modellen. Forskjellen er først og fremst knyttet til følgende to forhold: 1. Bidraget fra fast ansatte føres på prosjektene iht. til medgått tid. Det er altså ikke bare midlertidig prosjektansattes tid som dekkes. 2. Indirekte kostnader føres fullt ut på prosjektene uavhengig av hvem som dekker dem. EUs norm og prioriterte prinsipp for indirekte kostnader innebærer at en standardsats definert av EU skal erstattes av konkrete beregninger av faktiske kostnader hos den enkelte organisasjon. En redegjørelse for fullstendige kostnader gir: i. riktigere informasjon om det økonomiske omfanget av hvert enkelt prosjekt ii. grunnlag for interne prioriteringer gitt at prosjektgjennomføringen krever egenandeler av de utførende organisasjonene iii. grunnlag for økte inntekter der hvor inntektene fastsettes som et finansieringsbidrag helt eller delvis av totale kostnader. Hovedprinsippet i EUs 7RP handler om at deltakerne skal benytte faktiske direkte og indirekte kostnader ved beregning av finansieringsbidrag. De universiteter som ikke er i stand til å identifisere de faktiske indirekte kostnadene på en fyldestgjørende måte, kan benytte en standardsats på 60 % av direkte kostnader. I de fleste forskningsprosjektene settes finansieringsbidraget til 75 % av totale kostnader, med unntak av visse typer kostnader. Dette nye finansieringsprinsippet for universitetene ledet til et initiativ fra Norges forskningsråd (NFR) høsten 2008 med opprettelse av ei arbeidsgruppe for å utvikle en modell for beregning av faktiske indirekte kostnader. Følgende beskrivelse lå til grunn for arbeidet (se også vedlegg): Fra universitetssektoren er det fremkommet ønske om at Forskningsrådet fasiliterer universitetenes utvikling av en forenklet modell for beregning av samlede støtteberettigede indirekte kostnader, basert på faktiske indirekte kostnader. Det foreslås derfor opprettelse av en arbeidsgruppe for utvikling av en felles modell. Fasiliteringen innebærer praktisk tilrettelegging av arbeidsgruppens arbeid, herunder møtelokaler og bevertning, og deltagelse i arbeidsgruppen som observatør. Bakgrunn: I samsvar med Rules of Participation i 7RP artikkel 32.2, er hovedregelen at støttemottakere (beneficiaries) skal benytte støtteberettigede indirekte kostnader (eligible indirect costs) ved innberetning av bidragsberettigede kostnader. Beregningen av de støtteberettigede indirekte kostnader kan følge en forenklet modell. Side 1

4 Flere universiteter rundt i Europa er gått over til eller forbereder overgang til en modell hvor disse universitetene benytter faktiske indirekte kostnader, ofte basert på en forenklet metode. Enkelte norske universiteter forbereder også overgang til føring av faktiske indirekte kostnader. Arbeidsgruppa har vært ledet av Per Heitmann fra Universitetet i Oslo og har ellers bestått av Per Inge Andresen fra NTNU, Søren Kragholm og Harry Aas fra UiA, Celie Tveit fra UiB, Lars Øen fra UiO, Anne Marie Brask Eilertsen fra UiS, Marianne Winter Riise fra UiT og Valborg Lippestad fra UMB. NFR v/yngve Foss har deltatt i arbeidet som observatør. EUs regler vedr. indirekte kostnader handler i hovedsak om to tilnærminger: 1. Hovedregelen er real indirect costs som innebærer at man kan identifisere de faktiske indirekte kostnadene og fordele dem på prosjekter. Dette kan evt. skje på en forenklet ( simplified ) måte ved at man lager én sats for hele universitetet og ikke mange, avhengig av fagmiljø/organisasjonsinndeling. Arbeidsgruppa har lagt til grunn at alle norske universiteter etter hvert vil være i stand til å identifisere sine indirekte kostnader slik at disse kostnadene varierer med organisasjonsinndelingen ved universitetet. Vi bruker derfor, med EUs terminologi, ingen simplified method, men real indirect costs i vårt arbeid. 2. EU forutsetter også at den valgte metoden representerer standard tilnærming for alle prosjekter, uavhengig av finansieringskilde, ved universitetet. Arbeidsgruppa har derfor lagt til grunn for arbeidet at modellen for beregning av indirekte kostnader bør være generell. Modellen fungerer like godt i ordinær virksomhet som i eksternt finansiert virksomhet (eller benevnelsen som følger av Kunnskapsdepartementets reglement for såkalt bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet BOA). Arbeidsgruppas rapport inngår i en sammenheng hvor det både nasjonalt og på europeisk nivå legges vekt på fullstendighet i redegjørelsen for prosjektkostnader som grunnlag for prioriteringsvurderinger og finansieringsberegninger hvert enkelt prosjekt. Finansieringsordningen i EUs 7RP er et uttrykk for dette. Den grunnleggende dokumentasjonen vedr. EUs 7RP gis i vedlegg med lenker til internettsider. Vi gir også lenker til andre europeiske initiativer, også nordiske. Arbeidsgruppas rapport gir uttrykk for oppfatningene til arbeidsgruppas medlemmer og inneholder en samstemt oppfatning om at den valgte tilnærmingen gir et fornuftig utgangspunkt for beregning av indirekte kostnader. Arbeidsgruppas medlemmer mener også at det er viktig at prinsipper og metoder rundt dette spørsmålet er mest mulig lik ved universiteter og høyskoler. Rapporten oversendes hvert universitet og Norges forskningsråd. Videre implementering finner sted ved den enkelte institusjon, der man hver for seg må avgjøre om og når man er klar for EUs real indirect cost -modell for indirekte kostnader. Med sikte på en nasjonal samordning av praksis, ba det nasjonale rektormøtet i april 2009 om at Universitetet i Oslo tar ansvaret for å legge rapporten fram for det nasjonale universitetsrektormøtet når den foreligger. Side 2

5 2 Sammendrag Arbeidsgruppas tilnærming til spørsmålet om indirekte kostnader i forskningsprosjekter kan oppsummeres i følgende punkter: 1. Tidsbruk i vitenskapelige stillinger er primær kostnadsdriver for indirekte kostnader. 2. Indirekte kostnader a. er alle kostnader som ikke er direkte (eller på annen måte ikke inngår i beregningsgrunnlaget) b. oppstår på ulike organisasjonsnivåer (sentralt, fakultet, institutt) c. gjelder enten forskning eller utdanning 1, og fordelingen mellom disse kjerneaktivitetene skjer iht. et brukerperspektiv der studentenes bruk gjelder utdanning og ansattes bruk fordeles mellom forskning og utdanning iht. effektiv forskningsprosent (se kap. 3). 3. Indirekte kostnader oppgis som årsverkkostnad 2 på laveste organisasjonsnivå og oppdateres hvert år på grunnlag av nye regnskapstall. Tabellen under gir en oversikt over hva de indirekte kostnadene vil utgjøre for det enkelte universitet basert på den foreslåtte modellen med grunnlagsdata for De indirekte kostnadene er gitt både som årsverkkostnad (i kroner) og i prosent av gjennomsnittlig vitenskapelig personalkostnad. Cellene med gul farge representerer verdier iht. mandatet, mens øvrige verdier synliggjøres som konsekvens av den helhetlige tilnærmingen til beregningen av indirekte kostnader. Indirekte kostnader Gyldige indirekte kostnader overfor EUs 7RP Forskning Utdanning Gj.snitt Forskning Utdanning Gj.snitt NTNU 570 / 94 % 815 / 135 % 669 / 111 % 507 / 84 % 730 / 121 % 597 / 99 % UiA 387 / 64 % 845 / 140 % 710 / 118 % 359 / 60 % 772 / 128 % 650 / 108 % UiB 482 / 83 % 712 / 124 % 589 / 102 % 439 / 76 % 654 / 113 % 539 / 94 % UiO 544 / 90 % 831 / 138 % 661 / 110 % 493 / 82 % 753 / 125 % 599 / 99 % UiS 457 / 76 % 614 / 102 % 571 / 95 % 407 / 68 % 548 / 91 % 509 / 85 % UiT 513 / 85 % 664 / 110 % 578 / 96 % 483 / 80 % 623 / 103 % 543 / 90 % UMB 442 / 73 % 695 / 115 % 547 / 91 % 403 / 67 % 636 / 106 % 500 / 83 % Alle beløp i 1000 kroner. Gjelder enheter som er lokalisert i universitetets egne lokaler. I vedlegg gir vi i tillegg oversikt over en del sentrale regnskapstall og andre grunnlagstall for hvert enkelt universitet. 1 Den tredje kjerneaktiviteten formidling inngår i de to øvrige. 2 Mange er vant til å oppgi indirekte kostnader som et prosentpåslag av lønn. Modellen som her beskrives, er ikke til hinder for dette. 3 Universitetet i Tromsø fusjonerte med Høgskolen i Tromsø fra 1/1/2009. Det vil kunne gi andre tall for indirekte kostnader i etterfølgende år. Side 3

6 3 Modell/prinsipper Modellen for beregning av indirekte kostnader bygger på følgende hovedprinsipp: Tidsbruk i vitenskapelige stillinger er primær kostnadsdriver for både direkte 4 og indirekte kostnader i et forskningsprosjekt: T (vit) D + I De indirekte kostnadene fordeles på ulike brukergrupper (som sekundære kostnadsdrivere): Noen ganger alle ansatte, andre ganger bare vitenskapelig ansatte, eller studenter. For arealkostnader kan arealbruk benyttes som sekundær kostnadsdriver, i de tilfeller hvor data for dette er tilgjengelig. De indirekte kostnadene tilordnes kjerneaktivitetene forskning eller utdanning ut fra følgende utgangspunkt: 1. studentenes andel av kostnadene gjelder alltid utdanning 2. de vitenskapelig ansattes del gjelder både forskning og utdanning Den sistnevnte fordelingen skjer ved bruk av det vi definerer som effektiv forskningsprosent. Den effektive forskningsprosenten beregnes i hvert organisasjonsledd ved at vitenskapelige ansatte innenfor grunnbevilgningen og BOA fordeler sin tid mellom de to kjerneoppgavene. Fordelingen kan så aggregeres opp fra grunnivået. I mangel av presise, konkrete tidsanslag foreslår arbeidsgruppa en 50/50-fordeling innenfor grunnbevilgningen og en 90/10-fordeling innenfor BOA (forskning nevnt først), alternativt kan fordelingen i BOA beregnes mer nøyaktig på grunnlag av konkret prosjektklassifikasjon. Hvert universitet velger sin tilnærming. For øvrig legger modellen følgende begrepsdefinisjoner til grunn: Indirekte kostnader defineres som totale kostnader minus direkte kostnader 5. Med vitenskapelige stillinger forstår vi det som i Database for høyere utdanning (DBH) benevnes undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger. Stipendiater og andre rekrutteringsstillinger inngår i tallet. I tillegg kommer time- og hjelpelærer (årsverk fra DBH). Lov om universiteter og høyskoler definerer tre kjerneaktiviteter forskning, utdanning og formidling. Arbeidsgruppa legger til grunn at formidling inngår i de to øvrige aktivitetene siden det er en vanskelig økonomisk målbar aktivitet 6. Grunnbevilgning er bevilgninger til den enkelte institusjon over statsbudsjettet (post 50). BOA er akronym for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og omfatter det som ikke er grunnbevilgning. 4 De direkte kostnadene inneholder også andre elementer enn kostnader for tid (= lønn), se kapittel 4. 5 I tillegg til de direkte kostnadene, opererer vi med kostnader som av andre årsaker ikke tas med i beregningen av de totale indirekte kostnadene dette gjør vi rede for i kapittel 4. 6 Kostnader til museer inngår uansett ikke i de indirekte kostnadene for forskning og utdanning. Side 4

7 Vi får på dette grunnlaget en systematisk deling av de indirekte kostnadene mellom hhv. forskning og utdanning i hovedsak basert på tidsbruk i vitenskapelige stillinger: IK (totalt) = IK (forskning) + IK (utdanning) Indirekte kostnader følger organisasjonsstruktur 7 : Noen kostnader finnes sentralt ved universitetet og gjelder likt for alle vitenskapelig ansatte. Noen kostnader gjelder på avdelingsnivå (fakultet) og gjelder alle vitenskapelig ansatte ved avdelingen. Indirekte kostnader på instituttnivå kostnader som gjelder de vitenskapelig ansatte ved hvert enkelt institutt. Vi får en sum av indirekte kostnader pr. vitenskapelig ansatt på laveste organisasjonsnivå som en sum av indirekte kostnader pr. vitenskapelig ansatt på alle tre nivåer: IK (totalt) = IK (sentralt) + IK (fakultet) + IK (institutt) Nivået på de indirekte kostnadene blir på denne måten avhengig av (i) medgått tidsbruk og (ii) det fagmiljøet der aktiviteten skjer. Vi tegner etter dette opp følgende overordnede modell for forholdet mellom kostnadsdrivere og kostnadselementer 8 : Kostnadselementer Kostnadsdrivere Vit. tid (forskning) Vit. tid (utdanning) Studenter (utdanning) Direkte kostnader Lønnskostnad og andre direkte kostnader, herunder direkte førte prosjektkostnader Indirekte kostnader Sentralt Fakultet Institutt Areal for disse Bibliotek Sentral IT-avd. Sentral administrasjon Fakultetsadministrasjon Andre fellesfunksjoner på avd.nivå Areal for disse Instituttadministrasjon Laboratoriedrift Areal for disse I modellen beregnes gjennomsnittstall for indirekte kostnader og vi anlegger ikke et marginalperspektiv. En marginalbetraktning vil først være aktuell i en beslutningssituasjon der det er spørsmål om man har kapasitet til å gjennomføre et prosjekt innenfor eksisterende infrastruktur. Modellen er konstruert slik at de indirekte kostnadene gjelder uavhengig av finansieringskilde. Den egner seg derfor like godt til prosjektplanlegging i ordinær virksomhet som i bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter. EU har særskilte regler mht. hvilke kostnader som ikke kan godkjennes (bl.a. 7 Her er det beskrevet en tre-delt organisasjonsstruktur. Det gjelder ikke på alle universiteter. Beskrivelsen for disse blir derfor noe enklere. Hovedpoenget er uansett at indirekte kostnader blir en årsverkkostnad pr. vitenskapelig ansatt beregnet på laveste organisasjonsnivå og at den inneholder elementer fra nivået/nivåene over. 8 Denne modellen er en videreutvikling av den såkalte PEDAT-modellen som ble etablert som et felles referansepunkt ifm. det arbeidet som universitetsrektorene igangsatte i 2006 og som ledet til en rapport om indirekte kostnader i forskningsprosjekter i mars Se Nasjonal%20gruppe%20Indir%20kostnader.pdf. Side 5

8 mva.). Dette medfører at de indirekte kostnadene som kan oppgis som finansieringsgrunnlag i EUfinansierte prosjekter blir noe lavere. Organiseringen av tjenester og dermed også hvor i organisasjonen de indirekte kostnadene oppstår, varierer i noen grad mellom universitetene. Modellen som her er presentert, er generell og tar utgangspunkt i et universitet med tre organisasjonsnivåer. Noen universiteter har imidlertid bare to organisasjonsnivåer eller har bare nødvendig datagrunnlag for to nivåer. I enkelte universitetsmiljøer har man valgt å beregne timepriser for visse typer infrastruktur som laboratorietjenester, større vitenskapelig utstyr, etc. Disse kostnadene regnes da som direkte, på lik linje med personalkostnader som regnskapsføres på prosjekter basert på medgått tid. Dette er konsistent med hovedprinsippene som ligger til grunn for denne rapporten, med den modifikasjon at brukstid for den aktuelle infrastrukturen erstatter vitenskapelig ansattes tid som kostnadsdriver for disse kostnadene. Arbeidsgruppa tar i denne rapporten utgangspunkt i en modellbeskrivelse der disse kostnadene er behandlet som indirekte. Denne rapportens tilnærming er ikke til hinder for at praksisen med timepriser etc. fortsetter/utvides. 4 Direkte kostnader Direkte kostnader defineres som kostnader med ekstern motpart som i sin helhet kan henføres til en gitt aktivitet og regnskapsføres direkte på denne, og kostnader som, basert på måling av bruk av en ressurs (f.eks. timeføring, annen loggføring, arealbruk, e.l.) kan entydig fordeles på flere aktiviteter (f.eks. prosjekter) og regnskapsføres på disse gjennom interne transaksjoner Internhandel regnes ikke inn i grunnlaget for de indirekte kostnadene med unntak for de institusjoner som har etablert et system for internhusleie. For disse vil arealkostnaden tas med der den oppstår selv om den bokføres sentralt 9. Det vi i modellen regner som direkte kostnader, er alle kostnader som regnskapsføres i BOA gjennom direkte tilordning alle lønnskostnader i grunnbevilgningsfinansierte, vitenskapelige stillinger kostnader til time-/hjelpelærere, sensur og kjøp av undervisnings- og forskningstjenester en sjablonsats for et minimum av driftsmidler knyttet til den personlige utøvelsen av arbeidet som vitenskapelig ansatt innenfor den del av virksomheten som er finansiert av grunnbevilgningen 10 Arbeidsgruppa legger til grunn at direkte prosjektkostnader (all BOA-aktivitet) enkelt lar seg lese ut av regnskapene. De direkte lønnskostnadene gjelder både midlertidig prosjektansatte og fast ansatte 9 Den sentrale kostnaden reduseres da med verdien av internhusleia. 10 Begrunnelsen for sjablonsatsen reflekterer et mål om konsistent behandling av direkte kostnader i de to virksomhetsområdene grunnbevilgning og BOA. Sjablonsatsen omfatter typisk kostnader til reiser og litteratur kostnader som regnskapsføres som direkte i BOA. Tilsvarende bør da gjelde i grunnbevilgningen. Side 6

9 som deltar i prosjektgjennomføringen 11. For prosjektansatte baseres lønnskostnaden enten på direkte belastet lønn og sosiale kostnader, personalkostnader som er omfordelt på grunnlag av timeføring eller annen dokumentasjon av medgått tid, eller som et gjennomsnitt pr. stillingskategori hvert universitet velger selv sin tilnærming. I tillegg kommer de drifts- og investeringskostnader som det er gjort avtale om i prosjektet. Lønn i vitenskapelige stillinger innenfor grunnbevilgningen kan leses ut av regnskapene for noen institusjoner. For andre er det mer aktuelt med en beregning basert på årsverktall og gjennomsnittslønn i ulike stillingskategorier. Tilsvarende gjelder også for time- og hjelpelærere og sensur. Kjøp av undervisnings- og forskningstjenester gjelder spesifikke artskoder i regnskapet. Sjablonsatsen for direkte driftsmidler knyttet til den personlige utøvelsen av arbeidet som vitenskapelig ansatt i virksomhet finansiert av grunnbevilgningen (f.eks. reiser og bøker) må fastsettes skjønnsmessig. Arbeidsgruppa anbefaler at den fastsettes i tråd med Universitets- og høyskolerådets (UHR) innspill til den påtenkte rekrutteringsmeldingen våren 2008, dvs. kroner pr. årsverk i vitenskapelig stilling (fratrukket verdien av et eventuelt frikjøp fra grunnbevilgningen til BOA). Alternativt kan hvert enkelt universitet selv beregne sin sjablonsats. 4.1 Kostnader som ikke fordeles som indirekte kostnader Selv når vi har trukket fra direkte kostnader, er det fortsatt enkelte kostnader som ikke er relevant å ta med ved beregningen av de indirekte kostnadene. Det dreier seg om kostnader som har preg av å være en allmenn tjeneste uten at de direkte har med forskning eller utdanning å gjøre. Publikumssørvis, studentvelferd/fristasjon og kostnader til enheter som ikke formelt er en del av universitetets organisasjon er typiske eksempler på denne typen kostnader. Hvert universitet må selv gjøre rede for omfanget av disse kostnadene og gi en eksplisitt begrunnelse for hvorfor de ikke hører med i beregningen av de indirekte kostnadene. Alle universitetene fører fra og med 2010 avskrivninger i sine regnskaper, men det er ulik praksis m.h.t. på hvilke nivå avskrivninger synliggjøres i regnskapet. De fastlagte regnskapsprinsippene gjør at avskrivningene ikke påvirker institusjonenes resultater. I 2008, som er regnskapstallene arbeidsgruppen har benyttet, var avskrivningspraksisen ulik ved universitetene. Arbeidsgruppen har derfor i denne rapporten valgt å benytte kostnadsføring på kjøpstidspunktet for investeringer. For etterfølgende år bør man imidlertid undersøke nærmere om og på hvilken måte avskrivningene kan/bør benyttes. 11 Antall effektive arbeidstimer pr. år inngår ikke i den foreslåtte modellen. I vedlegg presenterer arbeidsgruppa likevel en modell for utregning av effektiv arbeidstid som grunnlag for timeprising for EUs 7RP. Selve timelisteføringen bør ta utgangspunkt i finansiørens krav der det i skrivende stund bare er EU som krever føring time for time. For andre finansiører kan forenklede metoder anvendes. Side 7

10 5 Indirekte kostnader I valget mellom to prinsipper for hvordan man kategoriserer de indirekte kostnadene enten (i) basert på kostnadstype slik at man grupperer kostnader uavhengig av hvor i organisasjonen de oppstår eller (ii) basert på organisasjonsstruktur/-hierarki har arbeidsgruppa valgt den siste tilnærmingen. Vi opererer med indirekte kostnader på (a) sentralt nivå, (b) avdelings-/fakultetsnivå og (c) instituttnivå. For de universiteter som bare har to nivåer, slås kategoriene (b) og (c) sammen. Kapittel 3 om modell og kapittel 4 om direkte kostnader inneholder vesentlig informasjon omkring størrelsen på de indirekte kostnadene og hvordan disse fordeles mellom ulike brukergrupper og dermed kjerneaktivitetene forskning og utdanning. Nedenfor gjør vi derfor ikke rede for prinsippene, bare for den konkrete tillempingen av dem. Vi peker også på hvor det er aktuelt å anvende et skjønn i fastsettelsen av kostnadene. Skjønnsutøvelsen vil kunne variere mellom universitetene og må eksplisitt begrunnes. Arbeidsgruppas rapport gir ikke disse begrunnelsene. Universitetene har i varierende grad inntekter som i realiteten er refusjoner av kostnader (f.eks. kopiog papirpenger fra studenter). Denne typen inntekter bør redusere de indirekte kostnadene. Det kan enten skje ved en nøyaktig gjennomgang av regnskapet eller som en sjablonsats som reduserer de indirekte kostnadene med en gitt prosentsats (typisk i området 0,5 1,5). Hvert universitet velger selv sin tilnærming. 5.1 Indirekte kostnader sentralt ved universitetet. Ved mange universiteter vil de indirekte kostnadene på sentralt nivå bestå av følgende fire kategorier: (i) Arealkostnader (ii) Bibliotekkostnader (iii) Kostnader til IT/telefoni (iv) Sentraladministrasjon og fellestjenester Kostnadene fordeles dels på studentene, dels på de vitenskapelig ansatte ved institusjonen (ulikt for hhv. forskning og utdanning). Arealkostnader Alle arealkostnader tas med. For de universiteter som har en internhusleieordning, vil arealkostnadene tas med der de hører hjemme, dvs. på alle organisatoriske nivåer, og ikke bare sentralt. De arealene som gjelder fristasjon for studentsamskipnaden og andre enheter (studentutvalg og - foreninger, barnehager, etc.) samt merkantile enheter (post/bank/mv) inngår ikke i beregningsgrunnlaget for de indirekte kostnadene. Side 8

11 Alle ansatte og studenter 12 er brukere av arealer. Det må derfor etableres et forholdstall for antall studenter pr. ansatt se vedlegg. Studentbruken gjelder utdanning, ansattes bruk fordeles mellom forskning og utdanning iht. effektiv forskningsprosent. Universitetene har ulikt eierskap til sine arealer. Det har betydning for hvordan man forstår de indirekte kostnadene. Gjennomsnittlige arealkostnader pr. kvm. varierer noe fra institusjon til institusjon som følge av ulike priser i det lokale eiendomsmarkedet. Disse variasjonene er reelle, uproblematiske og små, og de skal i henhold til modellen påvirke de indirekte kostnadene. Variasjonene som følge av ulik eierstruktur er imidlertid problematiske. Noen universiteter eier i all hovedsak sine lokaler, mens andre leier tilsvarende andel, og da først og fremst av Statsbygg: Regnskapene til de universiteter som eier sine egne lokaler har tidligere ikke vist de reelle arealkostnadene fordi avskrivninger og et eventuelt krav til avkastning på investert kapital ikke har vært synliggjort. Imidlertid er det nylig innført avskrivninger i universitetssektoren, også ift. bygningsmassen, men disse avskrivningene er utelatt ved beregningen av de indirekte kostnadene (jf. omtale side 7). For de institusjonene som leier sine lokaler av Statsbygg representerer den rene husleia nettopp disse avskrivningene og i tillegg en avkastning på den kapitalen som er investert. Dette gir inntekter som Statsbygg bruker til investeringer i bygningsmassen, dvs. større bygningsmessig rehabilitering (løpende vedlikehold er derimot en driftskostnad). Måten vi i denne rapporten beregner de indirekte kostnadene på, fører derfor til at de universiteter som eier sine egne lokaler, får lavere arealkostnader. Forskjellene reduseres imidlertid ved at disse universitetene leier 15 % (i gjennomsnitt) av sine arealer av eksterne bygningseiere. Husleia for disse arealene inneholder både avskrivninger og avkastningskrav. I tillegg er disse universitetene også pålagt å bruke av egen rammebevilgning til større bygningsmessig rehabilitering av de egne lokalene midler som ellers er en del av avskrivningene (husleia). Nivået på disse rehabiliteringskostnadene er imidlertid lavere enn husleiebetaling til Statsbygg ville vært. Noen av forskjellene i indirekte kostnader skyldes derfor ulikt eierforhold til bygningene. Bibliotekkostnader Universitetsbiblioteket betjener først og fremst forskere og studenter, men også publikum generelt har anledning til å benytte det, og de gjør det. Ved noen universiteter betjener også biblioteket andre organisasjoner (universitetssykehus). Hvert universitet må beregne hvor mye dette utgjør og trekke denne kostnaden fra før de indirekte kostnadene kan beregnes. Når biblioteket betjener forskere og studenter, teller studenter mindre enn vitenskapelig ansatte hvert universitet må beregne sitt forholdstall (se vedlegg). Ansattes bruk av biblioteket vektes mellom forskning og utdanning i henhold til effektiv forskningsprosent, mens studentenes bruk regnes som utdanningsformål i sin helhet. 12 Både her og seinere menes med studenter antall avlagte 60-studiepoengenheter hentet fra DBH. Side 9

12 IT- og telefonikostnader Med kostnader til IT forstås her kostnadene ved den sentrale IT-avdelingen. IT gjelder alle ansatte og studenter (hvert universitet beregner sitt forholdstall mellom studentenes og ansattes IT-bruk se vedlegg). Telefoni gjelder bare ansatte 13. Ansattes bruk av IT/telefoni fordeles i henhold til effektiv forskningsprosent mellom forskning og utdanning, studentenes bruk (kun IT) gjelder utdanning i sin helhet. Sentraladministrasjon og fellestjenester Denne kategorien omfatter sentrale, administrative tjenester innen forskning, utdanning, personal, økonomi, etc. I tillegg kommer en hel rekke fellestjenester som det er hensiktsmessig å håndtere under ett på sentralt hold i stedet for lokalt ved alle enheter. Typiske eksempler på slike fellestjenester er universitetsledelsen, Kopinor-avgift for ansatte, medlemskontingenter i internasjonale organisasjoner for forsknings- og utdanningsinstitusjoner, opplæringstiltak for ansatte, lønn til tillitsvalgte, etc. Hvert universitet må selv beregne/begrunne hvor stor andel av disse fellestjenestene som verken skal regnes til forskning eller utdanning. Kostnadene til den sentrale studieadministrasjonen fordeles i sin helhet til utdanning, kostnadene til den sentrale forskningsadministrasjonen til forskning. De resterende kostnadene gjelder alle ansatte og studenter (hvert universitet beregner sitt forholdstall mellom studentenes og ansattes bruk av fellestjenester se vedlegg). Ansattes bruk fordeles i henhold til effektiv forskningsprosent mellom forskning og utdanning, studentenes bruk gjelder utdanning i sin helhet Indirekte kostnader på avdelings-/fakultetsnivå Dette er kostnader til avdelings-/fakultetsledelse og sekretariat med tillegg av driftskostnader (kontorhold, ev. arealer) og andre fellestjenester som er organisert på dette nivået. Direkte kostnader i tråd med kapittel 4 trekkes fra, og de resterende indirekte kostnadene fordeles mellom forskning og utdanning i henhold til effektiv forskningsprosent for hvert fakultet. Disse kostnadene fordeles så likt mellom alle vitenskapelig ansatte ved angjeldende fakultet. Arealkostnader, og kostnader til bibliotektjenester, IKT og telefoni, i den grad de regnskapsføres på dette organisasjonsnivået, fordeles på forskning og utdanning via en fordeling mellom studenter og vitenskapelig ansatte i tråd med de prinsipper som er beskrevet for det sentrale nivået. I den grad det foreligger data om bruksmønstre for disse ressursene på dette nivået, kan kostnadsfordelingen ta hensyn til dette. 13 Ikke alle universiteter behandler telefoni som en sentral kostnad. I så fall kommer disse kostnadene inn på det nivået der de registreres. 14 Vi er klar over at det går an å regne mer nøyaktig på dette. Man kan f.eks. vurdere om lønnsutbetaling og regnskapsførsel i større grad bør handle om forskning enn om utdanning siden de eksternt finansierte prosjektene, som jo i det alt vesentlige er forskning, er noe mer arbeidskrevende enn den ordinære virksomheten. Vi velger å ikke legge for mye arbeid i en slik detaljert gjennomgang da vi ikke tror at den vil ha noen vesentlig betydning for hvordan de samlede indirekte kostnadene fordeles mellom forskning og utdanning. Side 10

13 Universiteter med to organisasjonsledd, enheter ved universiteter med tre organisasjonsledd på generell basis, men der enkelte avdelinger/fakulteter ikke har en underliggende instituttstruktur, eller der det ikke finnes nødvendige grunnlagsdata på instituttnivå, behandler disse kostnadene samtidig med kostnadene nedenfor. 5.3 Indirekte kostnader på instituttnivå Instituttnivået er det nivået der den akademiske (hoved)virksomheten er organisert. Det store flertallet av vitenskapelig ansatte er tilsatt på dette nivået. De nyter godt av en administrasjon som også betjener andre ansatte og studenter. Avhengig av fag er det laboratorier med driftspersonell på instituttnivå. For universiteter med internhusleie er det på instituttnivå at de største arealene (summert) befinner seg. Alle kostnader på instituttnivå (jf. imidlertid kapittel 4) tas med i beregningen av indirekte kostnader pr. vitenskapelig ansatt. Arealkostnader, og kostnader til bibliotektjenester, IKT og telefoni, i den grad de regnskapsføres på dette organisasjonsnivået, fordeles på forskning og utdanning via en fordeling mellom studenter og vitenskapelig ansatte i tråd med de prinsipper som er beskrevet for det sentrale nivået. I den grad det foreligger data om bruksmønstre for disse ressursene på dette nivået, kan kostnadsfordelingen ta hensyn til dette. Modellen legger opp til at det etableres én sats for indirekte kostnader pr. institutt. Det kan tenkes at prosjekter innenfor ett og samme institutt gjør varierende bruk av teknisk infrastruktur og at de indirekte kostnadene dermed varierer fra prosjekt til prosjekt. Vi velger i modellen som presenteres her å se bort fra dette og anlegger det perspektivet at de vitenskapelig ansatte innenfor et fagmiljø, dvs. institutt, bærer et solidarisk ansvar for hele fagmiljøet/instituttet og de samlede kostnadene. Det gjøres oppmerksom på at en løsning med timeprising og timeføring for visse typer infrastruktur som laboratorietjenester, større vitenskapelig utstyr, etc. vil gi en fordeling av disse kostnadene som samsvarer med de enkelte prosjekters dokumenterte bruk av denne infrastrukturen. 6 Spesielle hensyn ift. EU EU har særskilte regler omkring støtteberettige ( eligible ) kostnader som i korte trekk innebærer at merverdiavgift ikke godkjennes. Alle universiteter har da også rutiner som sikrer at mva. trekkes ut fra direkte kostnader før kostnadsrapportering til EU. De indirekte kostnadene inneholder også mva. uten at den lar seg identifisere direkte i regnskapene. Vi har derfor gjort følgende tilnærming: På sentralt nivå trekker vi ut 25 % mva. fra samlede kostnader fratrukket lønnskostnader og andre kostnader der det ikke beregnes mva. (f.eks. bøker og husleie). På fakultets- og instituttnivå trekker vi ut 25 % mva. på samlede kostnader fratrukket lønnskostnadene som skjønnsmessig settes til 50 %. Samlede kostnader fratrukket mva. blir da på 90 % av de fulle indirekte kostnadene (100 % av lønnskostnadene og 80 % for resten). Arbeidsgruppa er klar over at dette representerer en forenklet tilnærming. Det finnes flere satser for merverdiavgift enn den ene på 25 % som vi opererer med (de andre er lavere) og lønnsandelen i mange fagmiljøer er høyere enn 50 %. Fordi det vil være krevende å etablere en helt korrekt sats, velger vi ovenstående tilnærming som på begge punkter anvender et forsiktighetsperspektiv og som Side 11

14 derfor minimerer risikoen for å ta med for høye kostnader. Sannsynligheten er større for at de blir lavere enn reelt. 7 Avsluttende merknader til bruk av modellen Nedenfor lister vi opp (i uprioritert rekkefølge) punkter som har vært diskutert i arbeidsgruppa: a) Hvert universitet må selv etablere og begrunne de indirekte kostnadene for vitenskapelig ansatte som sitter i andre lokaler enn universitetets egne. Det dreier seg bl.a. om ansatte med forskningsopphold i utlandet, ansatte med kontorer i universitetssykehusenes arealer og ansatte som driver utgravninger i medhold av kulturminneloven. b) Noen prosjekter preges ikke av tid i vitenskapelige stillinger som kostnadsdriver, f.eks. prosjekter for innkjøp av tungt vitenskapelig utstyr. Normal praksis ved norske universiteter er et prosentpåslag på 5-10 % av totale kostnader til dekning av de indirekte kostnadene i slike tilfeller. Vi viser til kapittel 2 Sammendrag for en oppsummering av arbeidet. Side 12

15 Vedlegg Den grunnleggende dokumentasjonen vedr. EUs 7RP finnes her: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf FP7 Guidance Notes for Beneficiaries and Auditors: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf Certificates Issued by External Auditors, Frequently Asked Question: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/faq-certification_en.pdf FP7 Grant Agreement Annex VII Form D: TERMS OF REFERENCE FOR THE CERTIFICATE OF FINANCIAL STATEMENTS: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex7d-v3_en.pdf FP7 Grant Agreement Annex VII Form E: TERMS OF REFERENCE FOR THE CERTIFICATE ON THE METHODOLOGY: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex7e-v3_en.pdf EC Rules of Participation: Kilde for andre offisielle dokumenter er: Når det gjelder andre europeiske initiativer, vil vi peke på det svenske arbeidet med å etablere og implementere (fra 2009) en helhetlig modell for indirekte kostnader, se f.eks. den danske enigheten om at de danske forskningsrådene skal ta et større finansieringsansvar for hvert enkelt prosjekt, jf. følgende pressemelding kpid]=626&tx_ttnews[ps]= &tx_ttnews[tt_news]=4072&chash=56aae3527d det politisk initierte, langvarige arbeidet med å etablere felles prinsipper og metoder for fullkostnadsføring for alle aktiviteter ved britiske universiteter, under betegnelsen Transparent Approach to costing (TRAC). Det bl.a. blitt publisert en veileder for tilpasning av TRAC til EUs 7RP, se FP7%20Guidance%2010%20November% doc samarbeidet blant nederlandske universiteter i regi av Association of Universities in the Netherlands (VSNU) for å etablere full kostnadsføring for EUs 7RP og forskningsprosjekter generelt. Se bl.a.: o o 5%26file%3Dfileadmin%252Fuser_upload%252Ffiles%252FExperts_Conference_Brussels%25 2FPieter_Jan_Aartsen Compatibility_Mode_.pdf&rct=j&q=Pieter-Jan+Aartsen&ei=Vc- TS_3TJcTt-Qank5ybBg&usg=AFQjCNGw9CYrcHGRDMP3ehay-hnrG5YqMQ Side 13

16 o AahwZmbBg&usg=AFQjCNEtuiAvDpvT4bJsJ5wC_X5co9YR5Q Rapport utgitt av European University Association (EUA), om betingelser for langsiktig økonomisk levedyktighet for europeiske universiteter: Financially Sustainable Universities: Towards Full Costing In European Universities, se load%2ffiles%2fpublications%2ffinancially_sustainable_universities.pdf EUs ekspertgruppe om hvordan ekstern finansiering av universitetsbasert forskning påvirker økonomistyringen ved universitetene. Ekspertgruppens rapport fra november 2008 heter: Diversified Funding streams for University-based research: Impact of external project-based research funding on financial management in universities, se I regi av CREST EUs rådgivende komité for vitenskap og teknologi - er det igangsatt såkalte Peer Learning Activities, hvor medlemslandene skal lære av hverandres erfaringer. En egen Peer Learning Activity er igangsatt på Overhead and costing of research projects. Norge deltar i gruppen. Endelig rapport fra arbeidet ventes å foreligge i løpet av Side 14

17 Oppsummering av noen nøkkeltall (forskning + utdanning) fra 2008-regnskapet: NTNU UiA UiB UiO UiS UiT UMB A Direkte kostnader, grunnbevilgning B Kostnader som ikke tas med (grunnbev.) *) C Direkte kostnader, BOA D Sum direkte kostnader mv. (A + B + C) E Indir. kostnader, sentralt nivå F Indir. kostnader, fakulteter/institutter G Sum indirekte kostnader (E + F) H Totale kostnader (D + G) Alle beløp i mill. kroner. *) Tallet inkluderer nytt studentsenter som ble overlevert fra Statsbygg til UiB i 2008 og ført inn i regnskapet til UiB samme år, totalt 369 mill. Andre tall (2008): NTNU UiA UiB UiO UiS UiT UMB i Forskningsandel grunnbevilgning 50 % 25 % 50 % 50 % 25 % 50% 50 % ii Forskningsandel BOA 90 % 60 % 90 % 90 % 76 % 90% 90 % iii Brukernære driftsmidler iv Studenter (60-STP-enheter) v Studenter pr. vit.ansatt (biblioteket) vi Studenter pr. ansatt (IT) vii Studenter pr. ansatt (sentrale fellestjen.) viii Studenter pr. ansatt (fak/inst/areal) ix Totalt antall kvm x Lokalt kostnadsnivå uten mva. 90 % 90 % 90 % 90 % 90 % 90% 90% xi Alle årsverk / all finansiering xii Alle vit.årsverk / all finansiering xiii Alle vit.årsverk / grunnbevilgning xiv Time- og hjelpelærerårsverk ,5 32,4 5 xv Effektiv forskningsprosent 63,5 % 30,4 % 56,15 % 59,8 % 30,3 % 58,4% 59,1 % xvi Kostnadsrefusjoner (% red. av tot.indir.kost.) 0 % 1,0 % Datagrunnlaget for tallene er enten skjønnsmessig fastsatt (gjelder punktene i, ii, iii, v, vi, vii, viii, x, xv, xvi), basert på faktiske oversikter (gjelder ix), eller hentet fra DBH (gjelder iv, xi, xii, xiii, xiv). Side 15

18 Om effektiv arbeidstid En modell for beregning av antall effektive arbeidstimer kan se slik ut: A Antall dager i året 365 B Antall dager helg 104 C Antall bevegelige helligdager 8,76 Se nedenfor D Antall feriedager fom. 60 år 30 E Antall feriedager tom. 59 år 25 F Gj.snittlig sykefravær (%) 4,4 % Eksempel G Intern tid (dager) 10 Eksempel H Arbeidstimer pr. dag 7,5 Årsgj.snitt uavhengig av vinter-/sommertid I Andel vit.årsverk fom. 60 år 14,6 % Eksempel J Arbeidsdager fom. 60 år J = (A (B + C)) *(1 F) (D + G) K Årstimetall fom. 60 år K = J * H L Arbeidsdager tom. 59 år L = (A (B + C)) *(1 F) (E + G) M Årstimetall tom. 59 år M = L * H N Gjennomsnittlig årstimetall N = K * I + M * (1 I) Gule/oransje celler er inputverdier tre av dem er institusjonsavhengige: F, G og I (oransje). Eksemplene som her er gitt, stammer fra UiO. Sykefravær og andel arbeidstakere over 60 år er gjennomsnitt for siste fem år, mens intern tid er fastsatt skjønnsmessig som 1 dag/måned utenom sommer- og juleferie. Lysegrå celler er beregninger (beregningsmåte i ytterste høyre kolonne). Med de verdiene som er gitt i tabellen ovenfor, blir gjennomsnittlig årstimetall De institusjonsavhengige inputverdiene kan gis som et gjennomsnitt basert på relativt lange tidsserier. Da blir behovet for årlig oppdatering mindre kanskje kan en oppdatering hvert fjerde eller femte år aksepteres. Spesielt om bevegelige helligdager Totalt er det 10 bevegelige helligdager i løpet av et kalenderår. Sammenfall med helg gjør imidlertid det reelle antallet fridager lavere, f.eks. er det bare 7 fridager i Vi har lagt til grunn følgende oversikt for tallet på 8,76: Bevegelige helligdager: Alltid fri Mulig fri Snitt 1. januar 1 0,71 Påske 3 3,00 1. mai / 17. mai 1 1 1,71 Kr.himmelfartsdag / Pinse 1 1 1,90 Jul 2 1, ,76 Side 16

19 Brev fra Norges forskningsråd som utgangspunkt for arbeidet Forskningssamarbeid med EU Fra universitetssektoren er det fremkommet ønske om at Forskningsrådet fasiliterer universitetenes utvikling av en forenklet modell for beregning av samlede støtteberettigede indirekte kostnader, basert på faktiske indirekte kostnader. Det foreslås derfor opprettelse av en arbeidsgruppe for utvikling av en felles modell. Fasiliteringen innebærer praktisk tilrettelegging av arbeidsgruppens arbeid, herunder møtelokaler og bevertning, og deltagelse i arbeidsgruppen som observatør. Bakgrunn: I samsvar med Rules of Participation i 7RP artikkel 32.2, er hovedregelen at støttemottakere (beneficiaries) skal benytte støtteberettigede indirekte kostnader (eligible indirect costs) ved innberetning av bidragsberettigede kostnader. Beregningen av de støtteberettigede indirekte kostnader kan følge en forenklet modell. Flere universiteter rundt i Europa er gått over til eller forbereder overgang til en modell hvor disse universitetene benytter faktiske indirekte kostnader, ofte basert på en forenklet metode. Enkelte norske universiteter forbereder også overgang til føring av faktiske indirekte kostnader. Innkalling til arbeidsgruppens konstituerende møte På denne bakgrunn kaller Forskningsrådet inn til konstituerende møte i universitetenes arbeidsgruppe for utarbeidelse av forenklet modell. Møtet finner sted hos Forskningsrådet mandag kl , møterom Hassel. Arbeidsgruppen vil i sitt første møte konstituere seg selv og fastsette nærmere arbeidsplan. Arbeidsgruppens mål er, innen utgangen av 2008, å utvikle en felles modell for beregning av samlede støtteberettigede indirekte kostnader. Arbeidsgruppens mandat omfatter ikke de enkelte universiteters satser for indirekte kostnader. Forskningsrådet vil gi arbeidsgruppen nødvendig bistand under arbeidet, og vil ved behov kunne stille budsjettmidler til disposisjon. Side 17

20 Hvert av universitetene bes oppnevne to representanter til arbeidsgruppen. Representantene bør være personer som arbeider med spørsmål knyttet til føring av indirekte kostnader i EU-prosjekter og som også vil være med i implementeringen av ny modell. Både EU-kontor (tilsvarende) og økonomiavdeling bør stille med representant. Navnene på universitetenes representanter bes så snart som mulig meldt til Norges forskningsråd v/ Yngve Foss (yf@forskningsradet.no, telefon ). Vennlig hilsen Simen Ensby Yngve Foss Side 18