Sammenligning for utvikling - Driftsavdelingens erfaringer med forskjellige BM-program. Jørn-Wiggo Bergquist Driftssjef, NTNU

Transkript

1 Sammenligning for utvikling - Driftsavdelingens erfaringer med forskjellige BM-program Jørn-Wiggo Bergquist Driftssjef, NTNU

2 Driftsavdelingen Driftsavdelingen Jørn-Wiggo Bergquist Jens Petter Nygård Sidsel Kristiansen Renate Borsheim Seksjon for drift og logistikk Elin Sølberg Seksjon for håndverkstjenester og byggsikring Irene Dragvik Bente Vold Kari Ingebrigtsen Anne Reitan Brit Fjærli Ella Sandvik Cecilie Holen Per Gjengår Siv Westergaard Gløs Nord Johnny Hansen Gløs Midtre Stig Pallesen Gløs Syd John-Erik Ustad Dragvoll Freddy Bekken Ytre Områder Roger Arnesen Park Transport Post Ragnar Helland NTNU Trykk Leif Lambine Fagomr. Bygg Jon Harry Nilsen Fagansvarlige Tor Steinar Johansen Morten Mogseth Ivar Hovdahl Fagomr. VVS Trond Haugen Fagansvarlige Svein Utne Fagomr. Elektro Frode Dahl Fagansvarlige H.P. Jensen Bygg- Sikring Marit Grønning-Moe

3 Ernst &Youngs program Bakgrunn for programmet Prosjektet hadde som formål å kontinuerlig forbedre Driftsavdelingens tjenester Vi valgte bevisst å kalle dette Sammenligning for utvikling Skepsis blant ansatte og tillitsvalgte Det ble foretatt sammenligning av kostnader, servicenivåer, brukertilfredshet og hele prosessopplegg Resultater Tjenestenes KPI er lå mellom «beste praksis» og «gjennomsnittlig» For noen prosesser var det imidlertid stor variasjon mellom lokasjonene og enkelte lokasjoner skilte seg vesentlig ut Det var generelt høy brukertilfredshet på de målte prosessene Kostnader var ikke knyttet til lokasjon Nøkkeltall eksisterte ikke, eller var vanskelig tilgjengelig Manglende kontroll på tidsfordeling internt Arbeid i etterkant Klart definere og kostnadsføre hvor våre tjenester defineres innen FDVUS Fordeling av kostnadene per lokasjon timeføring og byggregnskap Reduksjon av lager og mer effektiv lagerstyring Jobbe videre med å kartlegge og analysere Driftsavdelingens resterende tjenester Utvikling av et helhetlig leveransekonsept Kompetanseutvikling og medarbeiderskap Erfaringer med programmet Alle blir «tvunget» til vurdere funnene på hvert av sine områder, og får eierskap til tiltakene som settes i gang Konkurranse mellom områdene Rapportene gir en god start, men ingen fasit. For å lykkes må man ha en organisasjon med et ønske om forbedring Programmet, arbeidsmetodikken og undersøkelsene er bygget på kontorbygg, og vi måtte derfor tilpasse/begrense vår info og tall til kontordelen av vår bygningsmasse, og altså ekskludere lab/undervisningsareal 3

4 Norsk Best Practice-rangering Sammenlignet med mange store aktører innenfor flere bransjer, både med renhold «in-house» og «out-house» NTNU er deltaker G, og viser gode resultater på kostnad, men må jobbe med servicenivå og BTI Alt i alt ble NTNU «best practice» At scoren er tredelt gir oss mulighet til å jobbe med de rette tingene Godt egnet i markedsføring både for kunder og egne ansatte Gir oss mulighet til å levere riktig kvalitet; har i etterkant av dette fått godkjent eksterne kontroller på renhold ift INSTA

5 Sammenligning for utvikling Deloitte Mål for arbeidet i Utvikle helhetlig leveransekonsept og SLA`er Analysere og gjennomgå dagens prosesser, samt en sammenligning med interne og eksterne aktører Avklare grenser mellom avdelinger, der dette er nødvendig Forbedre og utvikle Driftsavdelingenes og også Eiendomsforvaltningens tjenester Lage en standard for alle prosesser, slik at dette lett kan kommuniseres ut i egne organisasjoner, samt til våre kunder Danne grunnlag for kontinuerlig organisasjonsutvikling, og skape prosessforståelse og eierskap i egen organisasjon Metode Kostnadsanalyse og sammenligning - gjennomføre analyser basert på kostnadsdata og annen tilgjengelig informasjon Intervjuer med nøkkelpersoner og interessenter 5

6 Universitetssamarbeid innen sammenligning av tjenester Veldig interessant og lærerikt å bli sammenlignet med andre universiteter, da bygningsmassene er mer sammenlignbare enn i eksterne sammenligninger Driver fram diskusjoner, og bidrar til at vi tør å vise oss frem - både der vi er gode og der vi har utfordringer Driver oss til å jobbe mye med bl.a. tallmateriale, som gir god innsikt i egen virksomhet Samarbeidspartene, og hvor langt alle har kommet med sitt arbeid, legger føringer for hvordan prosessen blir Evner å vise våre eiere at vi ønsker forbedring og utvikling Kan man gjøre dette arbeidet uten eksterne konsulenter? Ja! Dette gjøres nå innenfor renhold Utfordringen er å lede prosjektet, da alle har sine driftsoppgaver som i tillegg må prioriteres. Det beste vil være å ha en dedikert prosjektleder, enten ekstern eller intern. Prosessen er like viktig som resultatet gevinsten er fokus i egen organisasjon