Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Styret i Dyrøyseminarsenteret KF. Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 14:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Styret i Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.

2

3 Saksliste Utvalgssaksnr ST 15/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsak RS 15/14 Tidsbegrenset arbeidsavtale i DSS 2007/188 RS 16/14 RS 17/14 RS 18/14 Søknad om støtte til Dyrøyseminaret Nasjonal arena for lokalsamfunnsutvikling Tilsagn om tilskudd over innovasjonsinfrastruktur til Dyrøyseminarsenter 2014 Tjenestekjøpsavtale mellom Dyrøy kommune og Dyrøyseminarsenteret KF Saker til behandling 2014/ / /236 ST 16/14 Årsoppgjør Dyrøyseminarsenteret KF 2014/82 ST 17/14 Budsjettregulering 1/ Dyrøyseminarsenteret KF 2014/82 ST 18/14 Muntlige orienteringer Randi Lillegård styreleder

4 Sakertilbehandling

5 ST15/14Referatsak

6 Dyrøy kommune Den kerende kommune Karl Johan Olsen BRØSTADBOTN Deres ref : Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2007/188 Elin Meleng Blomseth, tlf.: /Karl Johan Olsen Tidsbegrenset arbeidsavtale i DSS Arbeidstaker navn: Karl Johan Olsen. Adresse: 9311 Brøstadbotn. Fødselsnummer: Arbeidsgiver og arbeidssted: Dyrøyseminarsenteret KF. Arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted kan endres ved behov. Vedtak om ansettelse: Ans.utv. DSS Stilling: Prosjektleder i Dyrøyseminarsenteret KF. Stillingsstørrelse: 80% tilknyttet flere regionale og nasjonale prosjekter innen helse og SO1BK. I tidsrommet: med mulighet for forlengelse. Arbeidstid: Dagtid. Arbeidsforholdet opphører uten forutgående oppsigelse fra noen av partene Så lenge ansettelsesforholdet består, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned regnet fra oppsigelsestidspunktet. Stillingen lønnes i SKO 7451 med årslønn tilsvarende kr i 100% stilling, jf. HTA pr Årslønnen er inkludert overtid. Lønn utbetales slik: Den 12. i hver måned. Ferie og feriepenger i h.h.t. ferieloven og tariffavtale for kommunalt ansatte. Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som går fram av gjeldende lovverk, reglement og tariffavtale. Arbeidsgiver forbeholder seg retten til å foreta trekk i lønn ved evt. feilutbetaling av lønn. Skriftlig melding om du tar stillingen bes sendt innen 10 dager. Vitnemål og attester er levert. Arbeidsavtalen sendes i to eksemplarer hvor det ene returneres daglig leder i foretaket, i undertegnet stand. Postadresse Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottaviidyroy.kommune.no

7 Underskrift arbeidsgiver: jell Sverre Myrvoll Daglig leder i foretaket Underskrift arbeidstaker: Jeg bekrefter at jeg tar stillingen på de ovennevnte betingelser, og kan tiltre etter nærmere avtale,f A _ Å e`k Dato Underskrift

8 Dyrøy kommune Randi Lillegård Dyrøytunet BRØSTADBOTN Deres ref Vår ref Dato 14/ Søknad om støtte til Dyrøyseminaret Nasjonal arena for lokalsamfunnsutvikling Vi viser til deres brev, datert , med søknad om støtte til Dyrøyseminaret Daværende Kommunal- og regionaldepartementet har gjennom mange år støttet seminarene i Vågå og Dyrøy, etter at de to kommunene deltok i Utkantkommuneprogrammet, som i sin tid gikk i regi av Kommunal- og regionaldepartementet. Med virkning fra og med 2014 er det gjort endringer i vårt budsjett, som fører til at det ikke er tilgjengelige midler som kan brukes til denne typen arrangementer lenger. Fram til 2013 var det, som dere er klar over, satt av egne midler på statsbudsjettet til disse arrangementene. Det var en praksis vi ikke ønsket å videreføre. Årsaken er at dette har innebåret en mulig forskjellsbehandling i forhold til andre arrangører av liknende tilbud. En medvirkende årsak har også vært at Kompetansesenteret for distriktsutvikling, vår underliggende etat, etter hvert har bygget opp et tilbud av møteplasser og seminar på tema som til dels retter seg inn mot den samme målgruppen. Departementet har derfor ikke frie midler som kan brukes til denne typen formål, og må avslå søknaden deres. Departementet takker for godt samarbeid gjennom mange år, og ønsker lykke til med det videre arbeidet med Dyrøyseminaret Postadresse Kontoradresse Telefon* Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Judith Kortgård NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

9 Vår statsråd har takket ja til å delta på seminaret, som også i år har funnet et tidsaktuelt og interessant tema. Med hilsen Lise Hauge (e.f.) avdelingsdirektør Judith Kortgård fagdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2

10 file://\\aspfil001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\66729_fix.html Page 1 of Se vedlagte saksdokumenter.

11 TROMS fylkeskommune ROMSSA fylkkasuohkan Næringsetaten Dyrøyseminarsenteret KF v/ Randi Lillegård Dyrøytunet BRØSTADBOTN 11c -11/S ;,/!, ;! 701i 4 71/4/7/4 Vår ref.: Saksbehandler: Arkiv: 14/ Kristine Østrem Nordal 243 SAKSARKIV Lopenr.: Tlf. dir.innvalg: Deres ref.: Dato: 18371/ TILSAGN OM TILSKUDD OVER INNOVASJONSINFRASTRUKTUR TIL DYRØYSEMINARSENTERET 2014 V/ DYRØYSEMINARSENTERET KF V/RANDI LILLEGÅRD Tilsagnsnummer TFK KMDs hovedkategori 0150-Nettverk-, bransje- og klyngeutvikling Tilskuddsbeløp ,- Geografisk nedslagsfelt Troms Kontakimrson Randi Lillegård Programområde frlkesplan kompetansepolitikk Prosjekg,eriode Tilsagnet er gyldig til Vedtak: Vi viser til Deres søknad innsendt Fylkesrådssak 95/14 av Fylkesrådet har i vedtak 95/14 av vedtatt å støtte Dyrøyseminarsenteret KF's prosjekt Driftsstøtte Dyrøyseminarsenteret 2014 med inntil kr ,- over Innovasjonsinfrastruktur Støtten gis som bagatellmessig støtte. Dyrøyseminarsenteret har etterlys ny avtale mellom senteret og Troms fylkeskommune. Det bes om at senteret så snart som mulig sender inn forslag til innhold til en slik avtale. Bagatellmessig støtte om støtten og særlige vilkår Dyrøyseminarsenteret KF tildeles kr som bagatellmessig støtte for budsjettåret Støtteintensitet innenfor bagatellstøtteregelverket er inntil innenfor et tidsrom av tre regnskapsår. Tidsrommet for støtte er flytende, slik at hver ny tildeling av bagatellmessig støtte er nødvendig å fastsette samlet bagatellmessig støtte tildelt i det aktuelle regnskapsåret samt de to foregående regnskapsårene. Treårsperioden begynner å løpe fra det tidspunkt hvor støttemottaker oppnår rett til å motta støtte, dvs, ikke fra faktisk utbetaling. Besøksadresse Telefon Telefaks Bankgiro Org.nr. Strandveien NO Postadresse Epost mottak Internettadresse Postboks 6600, 9296 TROMSØ postmottak@tromsfylke.no

12 Den bagatellmessige støtten er knyttet til en bedrift og ikke prosjekt. Dette betyr at slik støtte gitt til et prosjekt i en bedrift, vil begrense bedriftens mulighet til bagatellmessig støtte til et hvilket som helst nytt prosjekt i inneværende pluss de to etterfølgende regnskapsår. Ved anmodning om utbetaling må støttemottaker sende inn oversikt over samlet mottatt bagatellmessig støte siste år og de to foregående år. Dette vilkåret kommer i tillegg til øvrige vilkår. Støttegivere har en aktiv kontrollplikt, og kan ikke utbetale den bagatellmessige støtten før støttegiver har kontrollert at dette ikke vil føre til at den samlede mottatte bagatellmessige støtten siste år samt at de to foregående år overskrider beløpsgrensene for bagatellmessig støtte. Jf forskrift om unntak fra notifikasjonsplikt for offentlig støtte 2, Kommisjonsforordning (EF) nr. 1998/2006 av 15. desember 2006 (EUT 2006 L 379, s 5). Prosjektmål: Videreutvikling og gjennomføring av Dyrøyseminaret som nasjonal arena for lokalsamfunnsutvikling. Årets tema tar for seg aktuelle tema som engasjerer og påvirker utviklingen av landsdelen. Aktivt dele kunnskap, erfaringer og inspirasjon med andre kommuner og prosjekt i Troms, gjennom offensiv utadrettet virksomhet - initiert av fylkeskommunen og ihht. samarbeidsavtalen Aktiviteter: Dyrøyseminaret 2014 Innovasjonsprosjekter med regionalt nedslagsfelt - pågående og under utvikling "Stedsuavhengige arbeidsplasser" - bidrag i etablering av mange nye kontorhotell i Troms Fylke "Sammen om en bedre kommune" - tre-parts-samarbeid med fokus på økt digital kompetanse. Utviklingsprogram i Dyrøy kommune, for ledere, ansatte, politikere og tillitsvalgte Utarbeidelse av kommuneplan -"Beiteprosjektet" - I samarbeid med landbruk pågår ei satsing for å begrense tap av sau. Videreføring av "Fårikålfestivalen" til et større, regionalt arrangement for kompetanseheving i landbruket. Prosjektleder i «Beitebruk i utmark», leder arbeidsgruppen «beitebruksplan i kommunene», med Fylkesmannen i Troms (landbruk og miljø), rovviltprosjektet, Troms sau og geit og Troms landbruksfaglige senter som samarbeidspartnere. Prosjektet er delt inn i tre arbeidsområder, der Dyrøy kommune har ansvar for å få beitebruk inn i kommunalt planverk i kommuner i Troms. Målet er å dokumentere beitebruk, bidra til å synliggjøre verdiskapingen av denne og øke forståelse for beitenæring hos politikere, forvaltning og samfunnet omkring. Foredrag / prosessledelse / nasjonale referansegrupper / kompetansenettverk, både i Troms og i resten av landet Deltakelse i "Lærende nettverk" med norske og svenske kommuner Bidrag i forskning innenfor lokalsamfunnsutvikling med artikler Tidsplan: Prosjektperiode: Budsjett Kostnader 2014 SUM Dyrøyseminaret Lønn ansatt, Dyrøyseminarsenteret Sum

13 3 Finansieringskilde 2014 SUM Egenandel, Dyrøy kommune Innovasjonsinfrastruktur (TFK) Kommunal og moderniseringsdepartementet Seminaravgift Sum Fylkeskommunens stotteandel 43,5 % VILKÅR FOR TILSAGN GITT OVER INNOVASJONSINFRASTRUKTUR 1. Tilskuddsmottaker må innen 3 uker bekrefte, på vedlagt akseptskjema, at vilkår er forstått og akseptert. Dersom akseptskjema ikke mottas innen fristen faller tilbud om finansiering bort. 2. Prosjektet må gjennomføres i tråd med tilskuddsbrevet. 3. Det skal føres eget regnskap for prosjektet, som er satt opp slik at det kan sammenlignes med budsjettpostene i tilskuddsbrevet. Verdi av eget arbeid må føres inn i prosjektregnskapet, og egeninnsats skal dokumenteres med timelister. 4. Tilskuddsmottaker må søke dersom det gjøres prosjektendringer i forhold til tilskuddsbrevet. Endringer skal ikke iverksettes for Troms fylkeskommune har samtykket skriftlig. Dersom arbeidet ikke blir utført i forutsatt omfang, eller til oppgitt kostnad, vil tilskuddet bli tilsvarende redusert. 5. Profilering: Ved omtale av prosjektet skal det opplyses om at Troms fylkeskommune har støttet prosjektet. Fylkeskommunens logo skal synliggjøres i prosjektets presentasjonsmateriell mv. Grafisk datafil med logo finnes på tromsfylke.no - logoer. 6. Dersom anmodning om sluttutbetaling ikke er mottatt innen , vil tilskuddet bli trukket tilbake. Troms fylkeskommune kan etter søknad forlenge tilsagnets gyldighet med inntil 1 år. 7. Det tas forbehold om adgang for Troms fylkeskommune, Riksrevisjonen og Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å iverksette kontroll med at midlene nyttes etter forutsetningen, jfr. forskrift for distrikts og regionalpolitiske virkemidler (FSDRV) 14 og Stortingets bevilgningsreglement 10. Utbetalin o ra orterin : 8. Tilskuddet forvaltes gjennom regionalforvaltning.no (RF). 9. Delutbetaling skal inneholde skriftlig rapport og regnskap som registreres i RF. Utbetaling beregnes på bakgrunn av finansieringsandel (%) og medgåtte prosjektkostnader. Inntil 75 % av tilskuddet kan delutbetales. Forskuddsbetaling av fremtidige kostnader må omsøkes særskilt. 10. Sluttutbetaling skal inneholde skriftlig rapport og regnskap som registreres i RF. Utbetaling beregnes på bakgrunn av finansieringsandel (%) og medgåtte prosjektkostnader. Revidert og revisorbekreftet prosjektregnskap kreves for tilskudd over kr, unntatt fra dette er: Ikke revisjonspliktige tilskuddsmottakere, kan fa regnskapet bekreftet av autorisert regnskapsfører. Institusjoner underlagt Riksrevisjon er unntatt revisjonsplikt. Regnskapsattestasjon skal inneholde følgende kontrollhandlinger: Kontroll av at det er ført timer for egeninnsats i prosjektet, og at oppgitte kostnader tilhører prosjektet. Kontroll av at kostnader er påløpt innenfor prosjektperioden angitt i tilsagnet, totalbeløp oppgis. Eventuelle avvik fra budsjetterte hovedposter godkjent av Troms ftlkeskommune skal kommenteres. Reduks'on av tilskudd o krav om tilbakebetalin av midler: 11. Tilskuddet kan bli redusert eller krevd tilbakebetalt, helt eller delvis, ved brudd på tilskuddsvilkår pkt eller om tilskuddsmottaker ikke rapporterer i henhold til andre særvilkår som fremgår av tilskuddsbrevet.

14 4 Jfr. FSDRV 16, kan følgende forhold også medføre reduksjon av tilskudd eller krav om tilbakebetaling: Dersom prosjektkostnader som tilskuddet er ment å dekke er påbegynt før tilsagnet er innvilget. Dersom prosjektet har endret seg slik at forutsetning for innvilgelse ikke lengre er til stede, eller at tilskuddet helt eller delvis ikke er brukt etter forutsetningene. Dersom tildelingen bygger på uriktige opplysninger fra søker eller om tilskuddsmottaker ikke leverer pliktig rapportering Dersom departementet, fylkeskommunen eller andre tilskuddsforvaltere finner at tilskuddet er i strid med EØS-avtalen. Tilskuddsmottaker har kontrollansvar i forhold til utbetalt beløp og plikter å betale tilbake tilsagnsbeløpet helt eller delvis dersom det er utbetalt for mye eller på feil grunnlag. Henvendelser angående tilskuddet rettes til rådgiver Kristine Østrem Nordal i næringsetaten. Telefon: E-post: kristine.nordal@tromsfylke.no Med vennlig hilsen Anne Hjortdahl Ass. næringssjef Kristine Østrem Nordal Rådgiver Dette dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur./. Vedlegg: - "Bekreftelse på aksept av vilkår", som skal returneres underskrevet til næringsetaten innen 3 uker.

15 6 4 15:*: Q,krralER KEs* '...S.. BEKREFTELSE PÅ AKSEPT AV VILKÅR FOR TILSAGN Tilsagn: TFK Prosjekt: Driftsstøtte Dyrøyseminarsenteret 2014 Prosjekteier: Dyrøyseminarsenteret KF Organisasjonsnummer: Beløp: Inntil ,- Arkivsak: 14/2354 Fmansieringskilde 2014 SUM Egenandel, Dyrøy kommune Innovasjonsinfrastruktur (TFK) Kommunal og moderniseringsdepartementet Seminaravgift Fylkeskommunens støtteandel 43,5 % Jeg bekrefter på vegne av Dyrøyseminarsenteret KF at det fortsatt er aktuelt å gjennomføre prosjektet, og at tilskuddet mottas på de vilkår som er satt. Sted og dato Signatur

16

17 Sakertilbehandling

18 Sakertilbehandling

19 Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 210 Saksmappe: 2014/82 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: Saksframlegg Årsoppgjør Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 16/ Kommunestyret Vedlegg 1 Melding om vedtak i kontrollutvalget sak 06/14 Regnskap Dyrøyseminarsenteret KF Årsregnskap Dyrøyseminarsenteret KF 3 Årsmelding Dyrøyseminarsenteret KF 4 Signert Saksopplysninger Dyrøyseminarsenteret KF er et kommunalt foretak som i sin helhet er eid av Dyrøy kommune. Vedlagt foreligger forslag til årsmelding og årsregnskap m/noter for 2013 for foretaket til behandling i styret til Dyrøyseminarsenteret KF. Revisjonsrapport fra Sør-Troms Kommunerevisjon IKS og melding om vedtak i Dyrøy Kontrollutvalg vedlagt. Årsberetningen for foretaket har vært forelagt både revisjon og kontrollutvalget til deres behandling. Styret i Dyrøyseminarsenteret har hatt årsmeldingen og regnskap for 2014 til 1.gangs behandling i Foretakets vurdering Daglig leders forslag til vedtak: 1. Fremlagte forslag til årsmelding for 2013 for Dyrøyseminarsenteret KF vedtas 2. Årsregnskap for 2013 vedtas. Styreleders innstilling:

20 Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder

21 Dyrøy kontrollutvalg Dyrøy kommunestyre Melding om vedtak i kontrollutvalget den 19. mai Sak 06/14 Regnskap Dyrøyseminarsenteret KF 2013 Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget anbefaler at årsregnskapet for 2013 for Dyrøyseminarsenteret KF godkjermes. Vi forutsetter at styrets beretning blir utarbeidd og følger regnskapet til kommunestyret. Brøstadbotn, 19. m 14 Odd Olav Pedersen Sekretariat Gjenpart til: Sør-Troms kommunerevisjon IKS Dyrøy formannskap

22 Ser-Troms kommunerevisjon IKS I av 2 Skånland/Gratangen/lbestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dyrøy Vår dato Vår referanse KontorstedEvenskjer /14/0094 Saksbehandler Deres dato Deres referanse Hulda B. Strokkenes Til Kopi til Kontrollutvalget Kommunestyret i Dyrøy kommune Formannskapet Rådmannen Styret REVISORS BERETNING Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Dyrøyseminarsenteret KF, som viser et netto driftsresultat på kr ,44 og et regnskapsrnessig mindreforbruk på kr ,44. Sæn-egnskapet består av balanse per 31. desember 2013 og driftsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvar fbr særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særregnskapet ikke inneholder vesentlig fellinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene. men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Dyrøyseminarsenteret KF per 31. desember 2013, og av resultatet for regnskapsj.retsom ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. l'ostadresse Besnksadresse Teiefon Telefaks Foretaksregisteret Sor-Troms kommunerevisjon 1KS Rådhuset Lvenskjer 77 OS Postboks 139 E-postadresse Nlobil Bankkonto Kontoradresse Sjovegan vensk1er Ikt12@,skanland.kommone.no l'o.boks Sjuvcgan

23 Sor-Troms kommunerevisjoniks 2av Skånland/Gratangen/i bestad/lavangen/salangen/bardu/dyrøy Vår dato Vår referanse Kontorsted Evenskjer /14/0094 Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om særbudsjettet Kap 2 iforskrift om særhudsjett, særregnskap og årsberetning Jår kommunale ogffikeskommunale foretak onthandler budsjettet. 4 skal budsjettet endres når dette n2å anses påkrevet. Det er avvik mellom avlagt regnskap og budsjett. Det vises til kommentarer i årsheretningen Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi med unntak av forholdet som er omtalt i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som liager til grunn for særregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsheretningen Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særreanskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 "Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon", mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlia registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsooplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge...q),(Tm-s---- Finn Roar Sørensen revisjonssjef

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Dyrøy kommune Den lærende kommune DYRØYSEMINARSENTERET KF ÅRSMELDING 2013 DYRØYSEMINARSENTERET KF Arkiv: 2014/82

43 ÅRSMELDING FOR DYRØYSEMINARSENTERET KF I 2013 Generelt om foretaket Dyrøyseminarsenteret er et kommunalt foretak i Dyrøy kommune, etablert i Etableringen av foretaket er forankret i Dyrøy «den lærende kommune» og værebegrepene som er retningsgivende for arbeidet. Styret for Dyrøyseminarsenteret er formannskapet med ordfører Randi Lillegård som styreleder. Hovedmålet for Dyrøyseminarsenteret KF er å bidra til utvikling i Dyrøy. Foretaket er et internt utviklingsredskap og et eksternt samarbeidsverktøy. Vi er intern pådriver for samhandling og læring i Dyrøy, og bruker prosjektmetodikk i utviklingsarbeidet. Samtidig er senteret en pådriver for økt kontakt og utviklingsrettet samarbeid mellom Dyrøysamfunnet og omgivelsene, for eksempel stat, fylkeskommune, FoU-miljøer og næringsliv. Organisasjon Foretaket har i 2013 hatt 1,5 fast stilling, samt flere ansatte på prosjektbasis i ulike stillingsprosenter. Foretaket har et godt arbeidsmiljø og har hatt svært lite sykefravær. Daglig leder har hatt svangerskapspermisjon fra slutten av april, og vikar har fungert i hennes stilling. Arbeidsmiljø Arbeidsmiljøet i bedriften er etter vår oppfatning veldig god. Det har i rapporteringsperioden vært et sykefravær på 1,93 %. Vi anser dette tilfredsstillende, og det er derfor ikke satt i verk spesielle tiltak på dette området. Selskapet har ikke hatt noen skader eller ulykker i Ytre miljø Foretaket har en bevist holdning til bruk av papir og ressurser i hverdagen, og velger så lang det er mulig å bruke kollektivtransport når selskapet er på reiser. Vi bruker videokonferanse som erstatning for mange jobbreiser. Vi vil derfor mene at Foretaket ikke forurenser det ytre miljø. Likestilling Gjennomsnittlig antall ansatte i 2013 har vært 5 ansatte, og styret har hatt 5 styremedlemmer. Fordelingen blant de ansatte har vært 2 kvinner og 3 menn, mens styret i foretaket består av 3 menn og 2 kvinner. Styret er av den oppfatning at foretaket har en god kjønnsmessig balanse. Aktivitet Aktiviteten i senteret er i hovedsak knyttet til løpende prosjekter med intern og ekstern finansiering. De fleste satsingene har sitt utspring i interne behov i Dyrøy kommune, samtidig kan de ha et regionalt/nasjonalt fokus eller koblinger mot eksterne nettverk. Prosjekter og satsinger med ekstern medfinansiering i 2013 (finansieringskilde i parentes): Stedsuavhengige arbeidsplasser, fase III (Troms fylkeskommune/krd) Driftstilskudd og oppfølging av samarbeidsavtale med Troms fylkeskommune (Innovasjonsinfrastruktur, Troms fylkeskommune) «Sammen om en bedre kommune», SO1BK (KRD) HMS-prosjekt i PLO, kalt «på bedringens vei» (KLP). Fokus på bl.a. turnusarbeid, drives av enheten selv med Dyrøyseminarsenteret som prosessveileder. Interkommunalt landbrukssamarbeid, utredning som gjøres for Administrativt råd i Midt- Troms (etter søknad til Fylkesmannen i Troms) Side 2 av 5

44 Beitebruksprosjekt, prosjektledelse av delplan «Organisert beitebruk. (Fylkesmannen i Troms eier prosjektet). Eksempler på øvrige satsinger og aktivitet: Kafédialoger tilrettelegging og gjennomføring av møteplasser mellom innbyggere, politikere og administrasjon. Tema i 2013: Boligbygging og boligpolitikk. Deltatt på regional fagdag i Midt-Troms og på nasjonal konferanse med Husbanken i Bodø. Søknader og prosjektutvikling på vegne av enhetene/administrasjonen, bl.a. velferdsteknologi (deltok på søkerkonferanse i Tromsø). Utadrettet foredragsvirksomhet, publisering og omdømmebygging. Ansatte i foretaket har også eksterne roller; styreleder i Fagrådet for distriktssenteret (KDU), deltakelse i ulike nettverket «Lærende kommuner» (besøk i Rennesøy mai 2013), «Barents Women without boarders» m.m. Igangsetting av forskning og samarbeid med FoU-miljø, egen doktorgrad på temaet stedsuavhengig arbeid, samhandling med masterstudenter i og utenfor Norge. Diverse søknader med siktemål å videreutvikle Fårikålfestivalen, bl.a. til fylket og LMD om Bygdeutviklingsmidler (midler til rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket) og til Innovasjon Norge der vi skrev inn Fårikålfestivalen som arena til faglig utvikling av lokalmatkultur. Vil lyktes ikke med det, men Fårikålfestival ble det, om enn i litt annen form, der egenfinansiering fra foretaket og brukerbetalinger ble brukt som finansieringskilde. Dyrøyseminarsenteret KF ble innleid av Troms landbruksfaglige Senter/Senja videregående skole til å lage prosjektsøknad for å øke rekrutteringen til landbruksutdanningen ved Senja videregående skole spesielt, og landbruksnæringen generelt. Dyrøyseminarsenteret er inne i et utviklingsarbeid for digitale nye undervisningsmodeller i videregående opplæring et samarbeid mellom Nordreisa, Nordkjosbotn og Sjøvegan vgs. Bidratt strategisk med arbeid for å få oppslag i media om saker som er viktige for Dyrøy, samt egen publisering av arbeid, resultater og dokumentasjon Bidratt med ressurser til utvikling av lederutviklingsprogram i Dyrøy, samt diverse strategiske diskusjoner og utredninger for rådmann, deriblant «Nye Nordavindshagen» og «Forslag til opplegg for registrering - bolig/gårdskartlegging i Dyrøy». Dyrøyseminarsenteret sto for Dyrøy kommunes bidrag til Forskningsdagene; et seminar om alger som potensiell ny næring. Kommentarer til regnskapet 2013 Foretaket legger fram et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,- Det er daglig leders vurdering at styret bør se resultatet opp mot prosjektregnskapene som føres ved siden av, for på den måten å få et bedre bilde av inntekter, utgifter og korreksjonsposter (for eksempel egeninnsats). Dette framkommer ikke i det totale regnskapet. Dyrøyseminarsenteret KF bruker gjennom året prosjektregnskapet som styringsverktøy, da det er dette som er grunnlag for tilsagn og rapporteringer. Tilsagnene er våre kontrakter med de eksterne finansørene. Prosjektregnskapet føres i samarbeid med rådgiver plan og næring i Dyrøy kommune. Side 3 av 5

45 Når drift av senteret og prosjekter med ulik varighet slås sammen til nettotall i et samlet årsregnskap, er det svært utfordrende å se hvor over- og underforbruk stammer fra. Ikke alle prosjekt skal - etter kontrakten med den som yter tilsagnet - ha en formell regnskapsavslutning og rapportering ved årsskiftet 2013/2014, prosjektregnskaper er likevel jobbet fram for å kunne gi en bedre analyse av status. Daglig leder knytter derfor kommentarer til hvert enkelt prosjekt, og legger dem ved årsmeldingen. For uten om prosjektregnskapene, består regnskapet av kostnader til drift (lønn, husleie, reiser m.m.) som ikke knyttes spesifikt til noe prosjekt, men som i sin helhet løftes ut av kommuneregnskapet ved årsavslutning. Foretaket har også noen inntekter knyttet til foredragsvirksomhet, salg av tjenester m.m. Mye av aktiviteten knyttet til dette, finnes igjen under overskriften Eksempler på øvrige prosjekter og aktivitet. Det er her mye av utviklingsarbeidet foregår, og det er daglig leders vurdering at foretaket burde hatt bredere finansiering av sin grunndrift. Det ble ikke foretatt revidering av budsjettet i 2013, så opprinnelig budsjett er å regne som revidert budsjett. Det ble ikke tatt budsjettreguleringer siden prognoser pr juni 2013 viste at man regnet med å komme ut tilnærmet budsjett. Jmfr prosjektregnskapene på dette tidspunktet. Forklaringen på avviket mellom budsjettet og regnskapet kommer i hovedsak på prosjektet Stedsuavhengige arbeidsplasser Fase III, der man på grunn av at man har brukt mer tid på å følge opp studenter og enkeltpersoner høsten 2013 har brukt mindre på publiserering, rapportering og dokumentasjon. Disse avvikene tilsvarer i hovedsak det regnskapsmessige mindreforbruket. Prosjektet «Stedsuavhengige arbeidsplasser» (fase III) «Stedsuavhengige arbeidsplasser» har i 2013 jobbet med alle prosjektmålene. Én av hovedsatsingene har likevel vært etablering av et studentmiljø i Kontorhotellet, for grunnutdanning, videre- og etterutdanning. Det er uhyre verdifullt for Dyrøy kommune at innbyggere kan studere fra der de bor, og at flere kan bygge kompetanse som lokalsamfunnet har bruk for i framtida. Slik arbeid krever mye personlig kontakt/oppfølging og vi har da også brukt noe mer ressurser på lønn enn budsjettert, men tilsvarende mindre på andre budsjettposter. Videreutvikling og kommersialisering av bookingløsninga har også vært prioritert, det bærer nå frukter ved at Studiesenteret Finnsnes betaler for å være en del av vår løsning. Om prosjektregnskapet, vedlegg 1: Prosjektet strekker seg over tre år og har lagt opp til ulike nivå av forbruk i år 1, 2 og 3. Formelt skal vi rapportere til KRD i april hvert år. Uavhengig av dette må vi ha en årsavslutning for kommuneregnskapet pr hvert år. Prosjektregnskapet for 2013 viser et forbruk , mot budsjettert ,-. Vi har i året som gikk brukt 1,332 mill på utgifter, inkl. lønn til prosjektledelse og på korreksjonsposter og egeninnsats. Troms fylkeskommune har ordnet opp i tilsagnsbrev og vi anmoder om utbetalinger etter hver rapportering. Prosjektet «Sammen om en bedre kommune» Programmet er Kommunal- og regional (moderniserings)departementets satsing på kommunalt utviklingsarbeid med lokalt partssamarbeid som grunnleggende metode. Enhetene har hatt mer Side 4 av 5