PROSJEKT RAPPORT Oppegård kommune RINGER I VANN. Et prosjekt for å fremme en bedre arbeidshverdag i virksomhet Renhold

Transkript

1 PROSJEKT RAPPORT Oppegård kommune RINGER I VANN Et prosjekt for å fremme en bedre arbeidshverdag i virksomhet Renhold

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Hensikten med prosjektet Presentasjon av Oppegård Kommune, virksomhet Renhold Planlegging av prosjektet Mål for prosjektet Prosjektorganisering Prosjektet ble inndelt i fokusområder Prosjektets arbeidsgrupper Idébank Hva er blitt gjennomført? Informasjon Medarbeiderundersøkelsen Helsefrembringende tiltak Arbeidsmiljøundersøkelse Arbeidshverdag bli bedre sett Øke nærvær og redusere fravær Opplæring Arbeidsgruppene Oversikt fravær og nærvær Evaluering av prosjektet Oppsummering Litteratur Kontaktpersoner Vedlegg Tiltak i virksomhet Renhold som ble gjort for et bedre arbeidsmiljø før prosjektet startet opp Beskrivelse av nå situasjonen i det første møte med IA den Informasjonsbrev om prosjektet Informasjonsbrev ved nyansettelse eller endringer Oversikt sykefravær Evalueringen av prosjektet Årshjul

3 1 Innledning Det ble i virksomhet Renhold registrert en fraværsprosent på 18,6 % den Dette var svært høyt og vi ønsket derfor å se på tiltak som kunne redusere fraværet. Det ble derfor umiddelbart satt i gang et prosjekt for å se om det var mulig å redusere fraværet og å øke nærværet. Da prosjektet ble avsluttet hadde fraværet blitt redusert fra 18,6 % til 11,0 % noe som tilsvarer en reduksjon i sykefraværet på 40,3 %. 1.1 Hensikten med prosjektet Hensikten med prosjektet var å redusere sykefraværet, øke nærværet og se på forskjellige tiltak som kan bidra til en bedre arbeidshverdag for renholderne. 1.2 Presentasjon av Oppegård Kommune, virksomhet Renhold Målgruppen for prosjektet var virksomhet Renhold i Oppegård Kommune. Oppegård kommune ligger i Akershus fylke og grenser mot Oslo i nord, Østmarka i øst og Bunnefjorden i vest. Kommunen har innbyggere og er med sine 37 km² den minste kommunen i fylket. Oppegård Kommune er organisert som en to-nivå ledelsesmodell. Ledelsen består av rådmann og 4 kommunalsjefer i rådmannsgruppen og ca. 50 selvstendige virksomheter/seksjoner. Oppegård Kommune har vært IA-bedrift (Inkluderende arbeidsliv) siden , og fra den dagen har vi jobbet systematisk med tiltak for å redusere sykefravær og tilrettelegge for arbeidstagere med redusert arbeidsevne. I virksomhet Renhold var det ved prosjektstart totalt 80 ansatte, 84 % fremmedspråklige, 26 nasjonaliteter og gjennomsnittsalder på 45 år. Det er lite gjennomtrekk. Renhold Figur 1 Oversikt over de nasjonalitetene våre renholdere representerer. Alle ansatte i virksomhet Renhold ble samlet inn under en seksjon i Eiendom i De som jobbet om kvelden endret sin arbeidstid til dagen. Dette ble gjort som et tiltak for å øke nærværet. 3

4 Tidligere var alle renholderne tilknyttet hver enkelt skole, barnehage eller annen virksomhet. Som sin nærmeste leder hadde renholderne rektor, barnehagestyrer eller daglig leder. Da renhold ble til en seksjon var det en leder og to renholdsinspektører. I 2006 ble vi til en egen virksomhet. Fra juni 2010 har det vært fire inspektører og en virksomhetsleder. Vi har valgt å øke antall mellomledere for å bidra til en bedre og tettere oppfølging, og dermed øke nærværet. Det er en utfordring for virksomheten at alle renholderne jobber rundt om i kommunen, og derfor ikke har daglig kontakt med ledelsen. 1.3 Planlegging av prosjektet Virksomhet Renhold har gjennom prosjektperioden samarbeidet med: Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som har bidratt med veiledning og et tilskudd på ,- kroner. Fylkesmannen i Akershus har bidratt med ,- kroner. Bedriftshelsetjenesten Medica AS hadde to arbeidsmiljøundersøkelser. Fagforbundet v/kristine Thomsen deltok i en arbeidsgruppe og holdt foredrag på temalunsj. Tårnåsen aktivitetssenter i Oppegård Kommune lånte oss lokaler, holdt foredrag på temalunsj og holdt et kurs for oss om mat og helse. Virksomhet Renhold har i alle år hatt fokus på både fravær og nærværsarbeid. (Se vedlegg 11.1). Til tross for at man har lagt ned mye arbeid har vi ikke oppnådde det ønskede resultatet. For å komme i gang med prosjektet tok vi kontakt med NAV Arbeidslivssenter i Akershus ved Aud Jorun Hovland. Vi ønsket å få råd og veiledning om hvordan vi skulle jobbe. Vi hadde et møte allerede sammen med arbeidslivssenteret hvor vi så på nå situasjonen (se vedlegg 11.2). Vi ble enig om at dette var en prosess som det var viktig at renholderne skulle delta i og få et eierskap til. Det var også viktig at prosjektet fikk nok tid, slik at tidsperspektivet ble satt til Vi kom fram til at ønsket situasjon var et felles mål for nærvær i renhold, få flere til å ta fagbrev som renholdsoperatør, og å redusere fraværet fra 18,6 % til 12 % pr Mål for prosjektet Prosjektet Ringer i vann har hatt som hovedmål å prøve ut forskjellige tiltak som kan bidra til økt trivsel, raskere tilbake på jobb, redusere sykefravær og fremme nærvær i arbeidshverdagen, samt at flere skulle ta fagbrev som renholdsoperatør. 4

5 3 Prosjektorganisering For å gjennomføre prosjektet ble vi enige om følgende fokusområder og arbeidsgrupper. Tiltakene i områdene/gruppene var viktige for å oppnå målene våre. 3.1 Prosjektet ble inndelt i fokusområder Se deg og meg. Følelsen av å bli sett og verdsatt er viktig for alle. Selv om virksomhet Renhold tar ansvar for seminar og sosiale treff, er det allikevel trivsel i hverdagen som er viktigst - å føle seg sett og hørt. Å føle seg sett og hørt i arbeidshverdagen er en utfordring for virksomhet Renhold. De fleste jobber i andre virksomheter og vi er derfor helt avhengig av hjelp fra de andre virksomhetene som renholderne jobber ved. Hva kan gjøres for å få en bedre arbeidshverdag, og et bedre arbeidsmiljø der hvor renholderen jobber? Temalunsj. Vi ønsket å samle alle til en felles lunsj med forskjellige forelesere som tar for seg ulike tema. Vi ønsket tema som kunne bidra til et bedre arbeidsmiljø, opplæring og informasjon etter vårt behov. I tilegg til seminar og sosiale arrangement ble behovet for temalunsj vurdert til ca. 4-6 treff per år. Varighet bør være 1,5-2 timer slik at man også får tid til å spise sammen, og ta en prat med kollegaer og lederne Øke nærvær og redusere fravær. Vi var kjent med Langtidsfriskmetoden, men visste ikke nok om dette. Vi ønsket derfor å se på hva dette var og om dette kunne være noe for oss. For å unngå misforståelser og usikkerhet for renholder var det viktig med god informasjon. Vi vet at når man er godt kjent med gjeldene rutiner og regler, vil dette kunne skape trygghet for arbeidstageren. Vi så derfor et behov for å få en bedre oversikt over våre rutiner og regler, og valgte ut følgende punkter som vi ønsket å samle i et eget hefte. Organisering Opplæring Ansvarsfordeling mellom arbeidstager og arbeidsgiver Helse, miljø og sikkerhet.(hms) Vi bør også se på hva vi kan gjøre for å få et bedre felleskap. Vi ser at det er mange renholdere som jobber forskjellige steder i kommunen og følelsen av tilhørighet er viktig. Språk er også viktig for en god kommunikasjon. Vi må se på tiltak for å heve norskkunnskapen til flere av renholderne. Det er mange som har svært liten forståelse av det norske språk. 5

6 3.1.4 Tilby fagopplæring med fagnorsk. Virksomhet Renhold ønsket å samarbeide med Ås videregående skole om å tilby fagbrev til de som ønsket det. Det ble tilbudt gratis opplæring for søkere i Oppegård Kommune med voksenrett i samarbeid med Ås videregående skole. Opplæringen hadde en varighet på 1 1,5 år. Voksenrett har man når man ikke har fullført videregående skole fra før, er over 25 år eller mer, har fullført grunnskole eller tilsvarende. For minoritetsspråklige søkere tilbys også fagnorsk parallelt med undervisningen. Krav for å ta fagbrev er at man har tverrfaglig eksamen, og 5 års relevant praksis som renholder. Søkere uten rett til dette får tilsvarende tilbud. Kurset avsluttes med tverrfaglig eksamen. 3.2 Prosjektets arbeidsgrupper Prosjektet ønsket også å sette ned arbeidsgrupper som kunne se på andre muligheter for å få en bedre arbeidshverdag. Etter en runde med dette kom man frem til at man ønsket å kartlegge og vurdere muligheten for følgende tiltak: Turnusordning. I en reportasje i Renholdsnytt leste vi om noen renholdere som selv kom frem til en turnusordning. Det gjorde de i stedet for å være på jobb hver dag, og de kunne derfor få fri en dag i uka. Det medførte at de måtte jobbe lengre de dagene de var på jobb. Renholderne der var selv svært fornøyd med denne ordningen. Nå fikk de mulighet til å ta det med ro en dag i uka og følte de fikk en bedre arbeidshverdag. Vi ønsket å se på om dette kunne la seg gjennomføre hos oss, og om noen ønsket å delta på et slikt forsøk Teamarbeid. Som renholder kan jobben være ganske ensom. Veldig mange renholdere i virksomhet Renhold jobber helt alene, fra kl til kl , før personalet på arbeidsplassen kommer på jobb. Vi ønsket å sette ned en gruppe som så på muligheten til å jobbe i team, og dermed få en mer sosial arbeidshverdag. Dette kunne prøves ut på de større stedene, som sykehjemmene, men også organiseres slik at flere renholdere kunne jobbe sammen andre steder Tung søppel, redusere tunge løft. Virksomhet Renhold har kjøpt inn traller til å kjøre avfall der hvor det var mulig. Dette ble gjort for å redusere tunge løft, Det kan være mange tunge løft fra tralle over til container. Container (rommer 660 liter) er ofte høy og har lokk, jobben med å løfte sekken blir derfor tung. Noen avfallsrom ligger langt unna. Noen skoler har også egne avfalls boder som er plassert utendørs. Vi hadde en gjennomgang for å se på mulige tiltak for å redusere flest mulig tunge løft. 6

7 3.3 Idébank En idébank ble satt opp og tilført nye ideer underveis i prosessen. Dette gjorde det enklere for oss å planlegge. 7

8 4 Hva er blitt gjennomført? Etter at prosjektet startet har følgende blitt gjennomført: 4.1 Informasjon På personalmøte ble renholderne informert om prosjektet Ringer i vann. Det ble også informert om de forskjellige fokusområdene og arbeidsgruppene som skulle nedsettes. De som ønsket å delta i en av gruppene, fikk anledning til det. Det meldte seg totalt 23 personer som, etter eget ønske, ble plassert i en av gruppene. 4.2 Medarbeiderundersøkelsen Oktober 2009 ble det gjennomført en medarbeiderundersøkelse for alle ansatte i Oppegård Kommune. Medarbeiderundersøkelsen gir oss viktig informasjon, om blant annet arbeidsmiljø, ledelse og utviklingsmuligheter, sett fra medarbeidernes ståsted. Fordi 84 % er fremmedspråklig hadde Renhold et eget særmøte for å ivareta at alle forstod spørsmålene i undersøkelsen. Sammen gikk vi igjennom alle spørsmålene, og de som trengte en kollega som kunne tolke fikk det. Resultatet av denne undersøkelsen ble svært god. Skala fra 0 6, hvor 6 er best. Resultat for virksomhet Renhold: Resultat Oppegård Kommune som arbeidsgiver for medarbeidere i ulike livsfaser 5,3 5,0 Arbeidsmiljø samspill 5,2 5,0 Utvikling av medarbeidere 5,4 5,0 Påvirkningsmuligheter 5,5 5,0 Nytenkning 5,2 5,0 Renhold fikk kake av Rådmann for høy deltagelse med en svarprosent på 98,3. Oktober 2011 ble det gjennomført en tilsvarende medarbeiderundersøkelse for alle ansatte i Oppegård Kommune. Resultat for virksomhet Renhold: Resultat Oppegård Kommune som arbeidsgiver for medarbeidere i ulike livsfaser 5,3 5,0 Arbeidsmiljø samspill 5,1 5,0 Utvikling av medarbeidere 5,2 5,0 Påvirkningsmuligheter 5,2 5,0 Nytenkning 4,9 5,0 Renhold fikk en svarprosent på 100. Resultatene fra 2009 og 2011 viste en liten nedgang. Dette til tross for at det har vært høy aktivitet og mange spennende tiltak. Selv om resultatet nesten var uendret var utgangspunktet Mål Mål 8

9 svært godt, og man så at arbeidsmiljøet var meget bra. Det lave nærværstallet i 2009 kan man derfor anta, uti fra medarbeiderundersøkelsen, ikke var på grunn av liten trivsel på jobb. 4.3 Helsefrembringende tiltak Svømmekort Det ble søkt om midler til KLP om helsefrembringende tiltak. Vi kunne derfor tilby 40 renholdere gratis klippekort til svømmehallen i Oppegård Kommune. Dette for å bidra til en aktiv fritid og økt overskudd Fotpleie Ikke alle kan svømme eller har mulighet til dette, og vi ønsket derfor også å komme med et tilbud til disse. Våre føtter er svært viktig i vår jobb, og vi kunne tilby fotpleie til 40 personer OK-bil (Oppegård Kommune bedriftsidrettslag) Tilbud om gratis medlemskap i OK-bil i 2010, videre tilbudt ut I OK-bil er det mange gratis aktiviteter som Follo-trimmen, Friskis og svettis, halv pris til Sofiemyr svømmehall med mer Røykeslutt Det ble innvilget midler til røykesluttkurs gjennom Fylkesmannen i Akershus. Det var fire renholdere som ønsket å delta på kurset. Kurset startet og varte til 25.3 samme år. Andre ansatte i forskjellige virksomheter i Oppegård Kommune fikk også tilbud så lenge vi hadde ledige plasser. Kurset inneholdt temaer som: Bevisstgjøring av røykevanen. Forholdet mellom mat og røyk. Helsemessige gevinster du kan forvente deg når du slutter å røyke. Hvordan du kan holde kontroll på vekten når du slutter å røyke. Adskillelsesprosessen Ergonomisk riktige arbeidssko Den hadde vi temalunsj for de ansatte med et tilbud om å kjøpe ergonomisk riktige arbeidssko. I forkant hadde vi forhandlet oss frem til redusert pris på utvalgte sko. Det ble informert om hvor viktig det er å bruke riktige sko når man er på jobb, for å forhindre unødvendig belastninger på rygg/fot Bassengtilbud for ansatte i Oppegård Kommune Tiltaket er et tilbud til de som aktivt ønsker å gjøre noe med sine plager. Det varme vannet, kombinert med trening og sosialt fellesskap kan være et viktig bidrag for å bedre egen helsetilstand, både fysisk og psykisk. Bassengtilbudet blir ledet av fysioterapeut og øvelsene er godt tilrettelagt for alle. Det er en deltageravgift på kr 300,- per semester. Det er trening én gang i uka i arbeidstiden. Våren 2010 ble tilbudet gitt til 12 personer i virksomhet Renhold, hvorav tre av dem ønsket å delta. På høsten 2010 ble det gitt samme tilbud, og seks personer fra renhold ønsket å delta. 9

10 Dette er et godt tilbud fra kommunen med to kurs hvert år til alle ansatte som sliter med plager som dårlig rygg, slitasje i skuldre, armer og ben. Dette er et svært godt nærværstiltak som vi ønsker at flest mulig kan delta på Latteryoga Vi startet med latteryoga den som ble avsluttet Kurset var 18 ganger, hver på 30 minutter, en gang i uka og innenfor arbeidstiden. I følge instruktør for kurset vil latteryoga kombinerer pusteøvelser med latter fordi pusten vår ofte blir kort og oppstykket av mentale spenninger. En skikkelig gapskratt gir både hjertet, lungene og tarmene en god massasje, og sørger for at mer oksygen tas opp i blodet. Bevegelsene vi gjør når vi ler er rett og slett trim til innvollene våre - en slags indre jogging. I tillegg ler man lungene nesten tomme, og dermed får man rensket opp i den gamle luften som ligger i bunnen og vi kvitter oss med slaggstoffer. Latteryoga er med på å øke menneskers livsglede. Oppmøte var fra 8 15 personer hver gang. De som deltok gjennom hele kurset var svært fornøyd. Dette var slitsomt, men gøy. God helse for hele kroppen. Svært godt samhold i gruppen, og dette bidro til økt nærvær i denne gruppen der og da. Men på langsikt tror vi ikke at dette bidro til økt nærvær Rygg yoga Tiltak for høsten 2011 var et ryggprogram som ble tilbudt fra Oslo Yoga. Vi hadde en kursrekke på 8 ganger, hver på 60 minutter. Noe avspenning var også som en del av timen. Oslo Yoga forteller i en e-post: Vi hadde et prosjekt på et sykehjem i fjor vinter med veldig gode resultater. Yogaen var for de ansatte som bare etter fire uker rapporterte om mer trivsel og bedre søvn, bedre evne til å takle stress, og bedre rygg. I tillegg til at yogaen har mange gode teknikker som er lette å lære, tror jeg en viktig faktor som kom i tillegg til yogaen var at de ansatte opplevde å "bli tatt hånd om" siden bedriften ga dem tilbud om yogakurs. Dette var et kurs for 15 deltagere. Vi kjøpte inn en yoga matte til alle som deltok. Tretten personer deltok på kurset. Allerede etter 3. gang merket en person bedring i nakke/skulder. Vi forlenget avtalen med Oslo yoga med fem ganger. Vi fikk låne svært gode lokaler av Tårnåsen aktivitetssenter. Dette var et flott tiltak, og god trening for mange. Vi fikk svært gode tilbakemeldinger fra de som deltok. 10

11 4.3.9 Bra mat for bedre helse I samarbeid med Tårnåsen aktivitetssenter hadde vi en temalunsj om riktig kosthold. Vi ønsket også å tilby et eget kurs om dette. Vi avtalte et kurs på fem dager, to timer per dag i arbeidstiden. Kurset kunne ta maks 15 personer og ble holdt av Trude Backer Mortensen fra Tårnåsen aktivitetssenter, hvor kurset også ble avholdt. Kurset inneholdt følgende tema: 1) Motivasjon for vaneendring/ små skritt - store forbedringer, praktisk rundt fem om dagen (veie opp grønnsaker/ frukt anbefales daglig). 2) "Må det søte liv smake søtt?", karbohydrater generelt, praktisk rundt fiber (smake på ulike typer brød). 3) Fettkvalitet og varedeklarasjon, praktisk rundt varedeklarasjon og fettinnhold (for eksempel dipp). 4) Salt - hjemmelaget kontra industrifremstilt, lage varmmat sammen (gjerne en rett med belgvekster). 5) Veien videre - videreføring av tiltak - oppsummering, praktisk rundt visse mikronæringsstoffer (vitamin D, kalsium, jern). På dette kurset deltok kun 3 5 personer, men de som møtte var svært begeistret for hva de lærte. Deltagelsen var lav, selv om det i evalueringen kom frem at 21 personer ønsket å delta. Ut fra dette kan man anta at det er lett å si ja på papiret, men når vi krever at de skal møte opp og selv bidra, trekker de seg. Her er det holdninger som må endres, og vi må kunne forvente at de svarer ut fra hva som er realistisk. Tilbudet var innenfor arbeidstiden, slik at alle hadde den samme muligheten til å delta. 4.4 Arbeidsmiljøundersøkelse Arbeidsmiljøundersøkelse 1 Bedriftshelsetjenesten har gjennomført en frivillig helseundersøkelse blant medarbeiderne i virksomheten. Helseundersøkelsene 2009 ble utført av Medica bedriftshelsetjeneste (BHT). Dette var en sammensatt undersøkelse med hovedvekt på arbeidsmiljøet. Den besto av et strukturert intervju om personlig bakgrunn med tanke på tidligere arbeid, tidligere helserisiko og tidligere eksponering for belastninger. Videre ble det fokusert på de viktigste faktorene i arbeidsmiljøet ved nåværende arbeidsplass, og utført vanlig helseundersøkelse med anledning til å ta opp spørsmål om egen helse. Ved kartlegging av nåværende arbeidsmiljø fylte bedriftslegen ut et kartleggingsskjema på bakgrunn av samtale med de ansatte. I ettertid er alle utfylte skjemaer sammenfattet i en oppsummering til kommunen. Gjennomføring av helseundersøkelsene. De ansatte ble innkalt enkeltvis. Det ble gjennomført en innledende samtale av virksomhetsleder eller renholdsinspektør der det ble orientert om formen og formålet med undersøkelsen. Det ble også samtidig gjort en egen oppfølgingssamtale/kartlegging hvor et enkelt spørreskjema ble presentert, og gjennomgått i forbindelse med fokusområde Se deg og meg. 11

12 Legeundersøkelsen ble gjennomført slik at det ble gitt rom for den enkelte til å ta opp egne spørsmål og problemstillinger. Her ble det ikke lagt noen føringer. I den grad man kunne etterkomme ønskene ble det avtalt nytt møte, eller vedkommende ble henvist til oppfølging hos spesialist mv. Denne delen av kontakten ble av bedriftshelsetjenesten oppfattet som viktig av to grunner. På en side skaper det en trygghet og tillit til å ta opp saker som er arbeidsrelatert. På den andre siden gir det rom for å ta opp problemstillinger som den enkelte i utgangspunktet mener ikke er arbeidsrelatert, men som likevel direkte eller indirekte har med arbeid å gjøre. Det ble gjennomgått en sosial kartlegging med vekt på familiesituasjon, omsorgsbelastning, fritid, mosjon og røykevaner. Arbeidsmiljøkartleggingen inneholdt de viktigste aspektene hos denne yrkesgruppen så som arbeidsmengde, arbeidsbelastning, ergonomiske utfordringer, inneklima, støy og kjemiske eksponeringer. Videre ble det tatt helseundersøkelse med hovedvekt på muskel- og skjelettrelaterte problemstillinger. Rapport fra Medica BHT ble fremlagt den og hadde følgende konklusjon: Ut fra undersøkelsen kan man ikke finne noen belastning i arbeidssammenheng som kan forklare det høye sykefraværet. Organisering, tilrettelegging, primærforebyggende tiltak og oppfølging av de sykemeldte synes å være ivaretatt på en meget god måte Arbeidsmiljøundersøkelse 2 Så man nøyere på korttidsfraværet så man at dette var preget av gjengangere. Med høyt korttidsfravær menes her mer enn 20 dager i løp av ett år, fordelt på 5 8 ganger, bruk av egenmelding og sykemelding. Vi tok derfor kontakt med Medica BHT igjen for oppfølging av ni personer som har hatt stort korttidsfravær siden Vi krevde legeerklæring hvis de ikke kunne møte, og det var to personer som fikk erklæring fra lege. Det var derfor sju personer som møtte. Rapport fra Medica BHT: Oppfølgingssamtale av personal med høyt sykefravær Intensjonen med samtalen var å kartlegge om det er faktorer i arbeidsmiljøet som kan være medvirkende ansvarlig for sykefraværet, og om det er mulig å tilrettelegge for å forebygge sykdom og skader som kan føre til fravær i fremtiden. Likeledes var intensjonen å finne ut om man kunne tilby tilrettelegging for å få den sykemeldte tilbake helt, eller delvis. Samtalen med legen var fortrolig. Det ble påpekt at alt som vedrørte opplysninger om personlig helse var underlagt taushetsplikt. Kun informasjon om arbeid, og tilrettelegging skulle bli formidlet videre. Legen gjennomgikk årsaken til arbeidsuførhet, i hvilken grad de var under aktiv behandling og hvordan utsikten var til å komme tilbake. Det ble snakket om hvilke tiltak den sykemeldte kunne gjøre for å komme tilbake til arbeid, og hvilke tanker han selv hadde om hva som kunne gjøres for å tilrettelegge. I seks av tilfellene dreide det seg om sykdommer i muskel og skjelettsystemet. Den siste var plaget med astma. De fleste var under aktiv behandling. En person ble henvist til oppfølging hos spesialist for å utrede om det var mulig å gi en mer optimal behandling. Etter samtalene ble lederen innkalt til en oppsummering der eventuelle tiltak på arbeidsplassen ble gjennomgått. En viktig del av oppfølgingen var å bidra til å styrke kommunikasjonen mellom arbeidstager og leder. Det ble påpekt at det påla alle parter en plikt til å samarbeide om tiltak. 12

13 4.4.3 Arbeidsmiljøundersøkelse 3 Vi ønsket å følge opp muligheten av å redusere korttidsfraværet, og innkalte derfor 20 personer som i løpet av hele 2011 hadde høyt fravær. Selv om prosjektet ble avsluttet i 2011 velger vi å ta med dette tiltaket fordi det var tenkt utført i desember 2011, men det lot seg ikke gjennomføre før januar Det var tre personer som ikke ønsket samtalen, derfor var det 17 personer som møtte. Rapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste as. I henhold til avtale har Follo Bedriftshelsetjeneste gjennomført nærværssamtaler med ansatte ved Renhold i Oppegård Kommune. Før nærværssamtalene hadde arbeidsgiver nylig gjennomført en medarbeiderundersøkelse. Samtalene var et tiltak i arbeidet overfor ansatte med et høyt korttidsfravær i 2011, samt et oppfølgingstiltak etter medarbeiderundersøkelsen. Formålet var å være i tett dialog med de ansatte, for å fremme trivsel og forebygge fravær. Bedriftshelsetjenesten har taushetsplikt i forhold til helserelaterte opplysninger den får kjennskap til. Der vi så det var behov for videre oppfølging, oppfordret vi den enkelte til aktivt å ta tak i sin situasjon. Både når det gjaldt egen helse, og dersom det var forhold på arbeidsplassen det burde jobbes med. Vi henviste til fastlege og/eller spesialisthelsetjenesten der det var nødvendig. Vi ga tilbakemelding om funn som arbeidsgiver har krav på å få kjennskap til, og funn vi mente det var viktig at arbeidsgiver eventuelt jobbet videre med. Fokus for samtalene. Årsaker til fraværet og hvorvidt det var arbeidsrelatert eller privat, om det var fysiske eller psykososiale forhold ved arbeidsplassen som lå til grunn. Hvilke tilretteleggingstiltak som var gjort, og mulige nærværstiltak som kunne gjøres. Medvirkningsplikten og felles ansvar til å finne og gjennomføre tiltak for å øke nærværet. Samtykke til å gi opplysninger til arbeidsgiver i henhold til lov om helsepersonell 22 der det er behov. Oppsummering. Etter at samtalene var gjennomført ble det gitt en muntlig oppsummering til arbeidsgiver med forslag til individuelle tiltak for hver og en av de ansatte. Kommentar Under flere av samtalene kom det frem at arbeidsgiver og arbeidstaker hadde forskjellig opplevelse av hvorvidt fraværet var høyt eller ikke. Noen ble overrasket over at ledelsen mente de hadde et høyt fravær, og var tvilende til de tallene vi presenterte. Noen påstod bestem at dette ikke stemte. Vi mener at en slik usikkerhet var med på å stjele noe av fokuset på samtalen, og foreslår at fremtidige nærværssamtaler deles i to, der leder er til stede de første 15 minutter. Leder redegjør her konkret for den ansattes antall fraværsdager, hva som er intern policy og arbeidsgivers syn på normalt fravær. Med normalt fravær mener arbeidsgiver at det skal være mindre enn 20 dager i løpet av ett år, fordelt på 5 8 ganger, bruk av egenmelding og sykemelding. De neste 30 minutter blir en samtale mellom bedriftshelsetjenesten og den ansatte alene. 13

14 Follo Bedriftshelsetjeneste kommenterte at det under samtalen ble usikkerhet rundt hvorvidt det var høyt fravær eller ikke. Arbeidsgiver innkalte til ny samtale med de samme personene. Mange ble overrasket da de fikk en oversikt som viste det faktiske fraværet. Arbeidsgiver tror at dette var en nyttig avklaring og et bra nærværstiltak. Vi kommer til å ha slik samtaler en gang i året. 4.5 Arbeidshverdag bli bedre sett Navneskilt Det ble kjøpt inn navnskilt til alle renholdere som ble utdelt , for at det skulle være lettere for andre kollegaer, brukere og personalet på tjenestestedet å se hva de heter. Figur 2 Eksempel på navnskilt som ble kjøpt inn Vi ser at få bruker navnskiltene, men vi kjøper fortsatt inn til nyansatte. Virksomhet Renhold har lite gjennomtrekk, og derfor har alle våre ansatte vært her i mange år. Mange bruker ikke navnskiltene sine fordi de føler at de er godt kjent på sin arbeidsplass, og at andre vet hva de heter Informasjonsbrev Fokusgruppen Se deg og meg hadde en runde i alle ledernettverk i Oppegård kommune i april Vi fikk svært god tilbakemelding fra de andre virksomhetene på dette tiltaket. De syntes at måten det ble gjort på ved at det kom tre renholdere, sammen med leder, som selv sa noe om sin arbeidshverdag, gjorde et mye mer inntrykk enn om det kun hadde kommet et notat. Nytt brev ble sendt ut høsten 2011 med en påminnelse om tiltaket, og en stor takk til alle som hadde hjulpet oss med å se renholder og dermed bidro til at nærværet økte. I brevet fikk man informasjon om den renholderen som jobbet i sin virksomhet, hans/hennes fulle navn, kalle navn, en setning om renholderen som forteller litt mer om personen, og vedkommendes bursdag. (Se vedlegg 11.3) Tilbakemeldingene fra renholderne var svært gode. Flere har fått oppmerksomhet på sin bursdag, blitt invitert på flere avslutninger, blitt mer inkludert i virksomheten, og flere opplever at andre har stoppet og pratet med dem. Følelsen av å bli sett er viktig for alle, og vi så at disse tiltakene bidro til økt nærvær. Vi ønsker å fortsette med denne informasjonen slik at når det ved endringer av personell blir det sendt et brev til virksomheten med denne informasjonen. (Se vedlegg 11.4) Et eksempel på at vi har lykkes i å formidle Ringer i vann til alle i Oppegård Kommune, og at de har tatt utfordringen er denne e-posten fra Kjersti Barca. 14

15 Vår renholder hadde fødselsdag i dag. Først fikk han kake av en av lærerne på morgenkvisten, så stilte han med kake selv til alle i midttimen. Han har nå fått beskjed fra lærerne at han skal spise lunch med oss på personalrommet hver dag og ikke nede på renholdsrommet. Snakk om å bli integrert, men det har like mye med han som person å gjøre. Med vennlig hilsen Kjersti Barca rektor Ingieråsen skole Bursdagshilsen og julekort Fra den har vi sendt en bursdagshilsen til alle i virksomhet Renhold. Siden julen 2010 har vi også sendt personlige julekort sammen med en liten gave. Det første året var gaven et nummer av Renholdsnytt (6-2010) hvor det var to reportasjer om oss. Det andre året fikk de et hefte med sunne matoppskrifter i tråd med temalunsjen om mat og helse. Alle som får bursdagshilsen og julekort opplever dette som positivt, og ønsker at vi fortsetter med dette. 4.6 Øke nærvær og redusere fravær Langtidsfriskmetoden Langtidsfriskmetoden ble grunnlagt av den svenske bedriftslegen Johnny Johnsson som innførte begrepet Langtidsfrisk. Denne metoden må kjøpes via Langtidsfrisk. Langtidsfrisk sprer og utdyper kunnskap om hvordan man arbeider praktisk for å oppnå langtidsfriske mennesker, bedrifter og organisasjoner. Langtidsfriskmetoden er en oppskrift på å skape: helse, effektivitet og lønnsomhet i en organisasjon. Den forutsetter at hensynet til mennesker er grunnlaget for lederstilen, arbeidsmiljøet skal være trygt og bygget på nære relasjoner. Langtidsfrisk fokuserer på nærvær i stedet for fravær, og mener at både ledere og medarbeider skal ha de riktige forutsetningene for å klare sine oppgaver. Metoden går ut på å involvere hele organisasjonen for å komme frem til den ideelle situasjonen ved å spørre: Hvordan skal det være når det er som best? Hvordan ser det ut i dag? Hva skal vi dermed gjøre? Denne metoden fokuserer på de friske, og kjennetegnes av fire helsefaktorer: Bevisst organisasjon med klare mål. Kreativt miljø. Rådgivende lederskap. Åpent arbeidsklima. 15

16 Det ble avholdt et dagskurs i Oslo den som het Langtidsfrisk Slik skapes helse, effektivitet og god virksomhet v/johnny Johnsson. Det var også innlegg om Norges første langtidsfrisk sykehus, Sykehuset Innlandet HF i Kongsvinger. De av våre renholdere som var med i ett fokusområde deltok på dette kurset, totalt 18 personer. (Betalt av KLP.) Dette var ment som en oppstart av prosjektet for å få inspirasjon. Sykehus Innlandet HF i Kongsvinger begynte med langtidsfrisk metoden i 2008 og deres representanter fortalte om deres erfaringer. Blant dem var det en renholder som også var verneombud. Hun fortalte om hvordan hun hadde engasjert seg i prosessen om å forvandle sykehuset til en helsefremmende arbeidsplass. Hun hadde tatt flere kurs i forbindelse med sitt verv, og hun holdt på med videre utdanning. Kursets innhold var meget inspirerende, da særlig for ledere. Kursholderen Johnny Johnsson var svensk, og dermed var det få av våre deltakere som forstod det som ble sagt. Det var også aktuelt å tro at renholdere kunne bli inspirert av verneombudet fra sykehuset som jobbet som renholder, men ingen kommenterte hennes valg. En svært positiv opplevelse, som de derimot kom hjem med, var at de syntes at vi allerede gjorde mye av det som ble foreslått som gode tiltak. Vi så også at vi var i en god prosess, og vi ønsket derfor ikke å delta i dette konsept som Langtidsfriskmetoden er Gode rutiner Et godt samarbeid er viktig for å lykkes med å øke nærværet og redusere fraværet. Gode rutiner er viktig for et godt samarbeid, og alle rutiner må være godt kjent for de ansatte og tillitsvalgte. Virksomheten har gode rutiner, men vi ønsker en ny gjennomgang slik at rutinene kan være samlet på et sted. Vi ønsker derfor å lage et eget informasjons- og opplæringshefte. I dette hefte samler vi alle rutiner i forhold til det å være ansatt i Oppegård Kommune Fellesskap Arbeidsgruppen så at behovet for bedre bedriftskultur var tilstede. Vi følelsen blant renholderne var svak, og bør styrkes. Renholdere som trives på jobb er ofte mindre syke. For å styrke vi følelsen var det viktig med god tilhørighet, og et godt fellesskap. Vi må også være gode støttespillere for hverandre. Oppfølging og tilbakemeldinger fra mellomleder er viktig. Fokus på dette ansvaret må tas opp jevnlig på ledermøtene Ansvar Renholder må få mulighet til å utvikle sine evner og det de er god på. Ledelsen bør være støttende, og ikke komme med løsninger, men la renholder selv komme med egne forslag. Der det er mulighet og ønsker, tilpasser arbeidsgiver det slik at renholder kan få mer varierte oppgaver. Arbeidstaker samarbeider/bidrar sammen med renholdsinspektør i henhold til hvilke oppgaver som skal utføres, og får utfordringer og ansvar i forhold til sine oppgaver. 16

17 4.7 Opplæring Fagbrev Det ble avholdt to informasjonsmøter om fagbrev. Vi hadde innkalt 35 renholdere, som tidligere hadde sagt de var interessert i å ta fagutdanning, 12 renholdere møtte opp. De fikk informasjon om hvilke krav som ble stilt for å kunne starte med fagopplæring. Mange av renholderne hadde for liten ansiennitet, og var derfor ikke aktuelle for fagopplæring. Alle fikk hjelp til å fylle ut påmeldingsskjema. Den var de som var påmeldte innkalt til informasjonsmøte i Ski. Der møtte fire av våre renholdere. Grethe Mørch fra voksenopplæringen Ås videregående skole, informerte om krav og datoer for oppstart. Etter det ble de kalt inn til en samtale på Drømtorp videregående skole, hvor språk og annen kompetanse ble kartlagt. Alle som trengte det ville få opplæring i fagnorsk 4 ganger før sommerferien. De ble oppfordret til å møte første gang Etter den første samlingen og kartleggingen takket alle fire nei til tilbudet, grunnet for dårlige norsk kunnskaper, selv med tilrettelagt norsk. En av de som var påmeldt begynte på kurset 6 måneder senere. De andre som hadde meldt seg på, valgte av forskjellige grunner, ikke å starte på fagopplæringen. De fleste var på informasjonsmøte og til samtale med en rådgiver i forhold til kartlegging av kompetanse og norskkunnskaper. Etter dette møtet var det flere som fikk tilbakemeling på at de ikke var gode nok, særlig i forhold til det norske språk. Vi er kjent med at mange ønsker å ta fagbrev for å få høyere lønn og bedre status. Mange er for dårlige i norsk, at de mener det er for tidkrevende og at det stilles for høye krav til egeninnsats. De som ønsker det kan fortsatt ta fagbrev. Vi har tilbudt fagbrev siden 2002 og det er til sammen 6 renholdere som har bestått. Selv om få har meldt seg og det er lav interesse vil vi fortsatt tilby gratis fagbrev for alle renholderne. I 2012 vil tre renholdere ta fagbrev Lesesirkel For å øke trivsel på arbeidsplassen ønsket vi at flere skulle kunne delta i daglig kommunikasjon. Vi så derfor et behov for å styrke norsk kunnskapene. Det var 14 personer som ønsket å delta i en Lesesirkel, disse ble delt inn i tre grupper, hvor det var to grupper med lavt nivå og en gruppe med litt høyere nivå. Vi fikk litteratur og god hjelp fra Oppegård bibliotek. Oppstart av lesesirkel var den med ledelsen i Renhold som lærere. I gruppene med lavest nivå var det ikke flere enn fire deltagere, og vi opplevde flere ganger at ikke hele gruppen møtte. Det ble vanskelig å planlegge når man aldri visste hvem som kom, og det ble dårlig kontinuitet. Når de først kom kunne de ikke få fullrost tilbudet, og var svært takknemlige for undervisningen. Gruppene fungerte svært forskjellig, men i den gruppen som var best ville de gjerne ha enda oftere undervisning. 17

18 Vi slo sammen de to gruppene med lavest nivå i norsk til en gruppe for å få flere deltagere i gruppen. Det var også vanskelig å få flere deltagere fordi flere av dem anså seg som gode nok i norsk, selv om dette ikke alltid var tilfelle. I forhold til å holde avtaler er det mange som ikke føler et ansvar, og dermed unnlater å møte opp uten å gi beskjed Kommunikasjon Det er viktig at man kommuniserer med hverandre på en god måte. Det dannes mye frustrasjon når man ikke forstår det som blir sagt, som for eksempel ved formidling av beskjeder. Det er like frustrerende for den som ikke kan uttrykke seg forståelig som det å ikke bli forstått. Vi søker midler fra VOX for å kunne gjennomføre norsk undervisning, og dermed øke norsk forståelse for de av våre ansatte som trenger det. Virksomhet Renhold har hatt lesesirkel for de som ønsket det, men så at det var behov for ytterlige å styrke norskkunnskapen. Vi vil også sette større krav til nye vikarer i forhold til norskkunnskap. I 2012 vil det bli gjennomført en omfattende opplæring i norsk i samarbeid med Oppegård kvalifiseringssenter. Vi har fått ,- kroner fra VOX som er et nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk, og som tildeler midler til BKA kurs. BKA er et program for basiskompetanse i arbeidslivet som gir tilskudd til opplæring i blant annet lesing. Vårt mål er å styrke de som er svakest slik at vi får en større gruppe som er god nok, og dermed en bedre kommunikasjon Reteaming for ledergruppen Virksomhetsleder så at behovet for en bedre fungerende ledergruppen var nødvendig slik at vi fikk en felles forståelse og et bedre samarbeid. Vi fikk et tilbud fra KLP om et prosjekt som kalles Reteaming som består av 12 steg. Prosjektet var motivasjonsbyggende og forsterkende for samarbeidet. Det handlet om å utvikle noe, eller forandre noe til det bedre. 1. Beskriv idealtilstanden 2. Valg av utviklingsmål 3. Skaffe deg støttespiller 4. Fordeler/nytte 5. Hva har dere allerede oppnådd? 6. Progresjon 7. Komplikasjoner 8. Troen på å lykkes 9. Løfter 10. Oppfølging av fremgang 11. Motgang 12. Del gleden av fremgang 18

19 Våre utviklingsmål ble: Bedre samarbeid i lederteamet Respekt for hverandre Mer kunnskap om hverandres jobber/fag Bedre flyt Første møte var den hvor Mette Jørgensen fra KLP var kursleder. Reteaming var spennende og utfordrende. Mellom møtene jobbet vi med å se på bedre rutiner, og vi fortalte hverandre hva vi hadde samarbeidet godt med i uken som hadde gått. Vi repeterte også løftene våre for hverandre. Vi så også her at det var vanskelig å få til at alle møtte opp grunnet fravær, og dermed ble det vanskelig for oss å få en god prosess. Dette er noe som vi ønsker å jobbe videre med nå som vi har fått innføring i dette systemet. Figur 3 Reteaming består av 12 trinn, hvor man tar ett steg om gangen Temalunsj og Kick-off I 2010 begynte vi med temalunsj for alle renholderne. Før dette hadde vi seminar to ganger i året. Temalunsj er planlagt 4 6 ganger i året. Dette gjør vi for å øke nærværet. Det er møteplikt på alle temalunsjene. I 2009 ble det også for første gang gjennomførte et Kick-off for renholdere fra seks kommuner i Follo. (Ski, Ås, Vestby, Nesodden, Frogn og Oppegård.). Vi hadde en samling for nærmere 200 renholdere i kulturhuset Kolben i Oppegård kommune. Dette var så vellykket at vi ønsket å gjennomføre dette fast hver 1,5 år. Det har derfor blitt gjennomført Kick-off i 2010 (vår) og 2011 (høst). Kick-off 2010, et samarbeid med seks Follo kommuner. Det du tenker mange nok ganger blir din virkelighet v/torleif Lundqvist Stafett mellom kommunene. Temalunsjene 2010 Riktig dosering av renholdsmidler med renholdsleverandør. Å komme på jobb med den delen av kroppen som er frisk med Oppegård Kommune ved Ann-Irene Sandbekk og Anette Garsrud. 19

20 Ergonomi, hvordan få en lettere arbeidshverdag ved å jobbe riktig? Medica BHT Inspirasjon og motivasjon med Pepp ved Finn Enersen. Våre plikter i arbeidslivet og hva IA-avtalen betyr for oss med Fagforbundet i Oppegård ved Kristine Thomsen. Temalunsj 2011 Ny innkjøpsavtale for renhold, gjennomgang av nye produkter ved leverandør. Bruk av glansemaskin, få en bedre/lettere arbeidshverdag ved leverandør. Oppegård Kommunens holdninger og mål ved Oppegård Kommune ved Espen Hallan. Riktig kosthold ved Oppegård Kommune ved Siri S. Bakkeli og Trude B. Mortensen. Innføring av Voks som et nytt gulvpleiesystem ved leverandør. Medarbeiderundersøkelsen med Oppegård Kommune ved Anette Garsrud. Evaluering av Ringer i vann med Oppegård Kommune ved Anette Garsrud. Vi opplever temalunsjen som svært vellykket, og som et svært godt nærværstiltak. I evalueringen gir alle en god tilbakemelding på temalunsj, og de fleste ønsker temalunsj seks ganger i året. Vi ser at seks møter per år kan bli for mye. Vi ønsker derfor å holde temalunsjene fire ganger hvert år. I tillegg til temalunsj vil det også være Kick-off og andre samlinger i løpet av året. Vi laget et årshjul for å få til en god flyt i forhold til planleggingen av temalunsjer. Se vedlegg 11.7 Figur 4 Oppegård kommune vant stafetten i 2010 på Kick-off. 20

21 4.8 Arbeidsgruppene Turnusordning Bakgrunnen for forslag om å arbeide i turnus var en artikkel i Renholds Nytt Tre renholdere som jobbet ved Haukedalen skole i Bergen hadde organiserte seg slik at de kunne jobbe i turnus. Ved å jobbe i turnus fikk de fri en dag i uka, men måtte jobbe lengre de andre dagene de var på jobb. Fagforbundet i Oppegård Kommune gikk ikke med på at renholdere som jobbet i 100 % stillinger skulle ha arbeidsdager på 9 timer for å få en dag fri. Fagforbundet mente at måten de jobbet tydet på at de fulgte en spesiell arbeidsplan og ikke en turnusplan, der helgene og helligdager var beregnet. En slik ordning hadde derfor vært vanskelig å få til, spesielt fordi når noen har fri må de som er på jobben dekke opp området deres. I en barnehage der det bare jobber en hadde det vært nødvendig å dekke opp med vikar. Arbeidsgruppen tror at denne ordningen ikke hadde hjulpet å redusere sykefravær og øke nærvær. Tvert i mot mener arbeidsgruppen at lange arbeidsdager virker mot sin hensikt hos de som jobber 100 % stillinger. Svært mange ansatte hos oss har store stillinger, mange av dem er 100 %. Det sto ikke noe om hvor store stillingshjemler renholderne ved Haukedal skole hadde, men vi antar at det var mindre stillinger. Det er også mange renholdere i kommunen som er ansatt på skoleåret, dvs. at de har fri når skolen har stengt. De som jobber på skoleåret har derfor ikke behov for å få fri en dag i uka. Arbeidsgruppen er derfor enig om at dette ikke prøves ut i Oppegård Kommune Teamarbeid Å jobbe i team vil si at man jobber sammen i mindre grupper og deler på arbeidsoppgavene. Teamarbeid er positivt for det sosiale og man ser fordelen ved å jobbe flere sammen når det er fravær. Det vil være lettere å kunne dekke opp for hverandre. En renholder i arbeidsgruppen har tidligere jobbet i team på et sykehjem i en annen kommune, og hadde god erfaring med dette. Teamet kjente hverandre godt og gikk godt overens. Alle hadde like store stillinger. Hun opplevde det ikke som et problem at de arbeidet i forskjellig tempo. To andre renholdere i arbeidsgruppen som også har jobbet i team på en skole har en litt annen erfaring. Irritasjon kan oppstå når ikke alle holder samme tempo, og ikke får vasket det samme arealet som den andre. Områder som er tyngre å vaske, bør gå på rundgang. En annen renholder mente at den største gevinsten ved teamarbeid var det sosiale, og at det var hyggelig å ha noen å prate med. Uoverensstemmelser som kan oppstå, må tas opp med en gang, så det ikke utvikler seg til konflikter. Alle i arbeidsgruppen er enige om at alle må gå godt sammen i teamet. Man må selv ville jobbe i team, ha en åpen tone og kunne snakke godt sammen. Skal man jobbe i team bør alle ha samme arbeidstid og stillingsprosent. Teamet bør gå godt sammen, og kunne ta opp problemer som oppstår. En stor gevinst ved teamarbeid er det sosiale, og at man kan dekke opp for hverandre ved korte fravær. Det er mye positivt å jobbe 21

22 sammen i et team, og man ønsket å se på om det var noen som hadde lyst til å prøve. Som arbeidsgruppen presiserer er det svært viktig at man selv har lyst, og at ingen bestemmer det for deg. Det ble derfor laget et spørreskjema som ble sendt hjem til renholderne, og alle måtte gi en begrunnelse på om de ønsket å delta eller ikke. Alle måtte skrive på hvorfor/hvorfor ikke de ønsket å delta. De måtte se bort fra hvordan arbeidet var organisert i dag, arbeidsgiver ønsket å tilrettelegge slik at dette kunne bli mulig. Det kom inn 54 svar, hvor 19 ønsket å jobbe i team. Når vi så nærmere på hvem som ønsket teamarbeid var det tre personer som allerede jobbet i team, og en hadde sluttet som renholder. En person hadde flere forbehold som vanskeliggjorde at det kunne bli gjennomført, og en hadde for liten stilling. Fem var ansatt ved sykehjem. Vi har fire ansatte ved det samme sykehjemmet som ønsker å prøve teamarbeid der. De resterende ni personene som ønsket teamarbeid vil vi prøve å få til en ordning for etter at vi har prøvd ut den første gruppa Tung søppel, redusere tunge løft Skoler Alle skolene i Oppegård Kommune har søppeldunker i søppel bod ute i skolegården. Disse søppeldunkene er høye og har lokk. Når man skal kaste en søppelsekk opp i dunken er det ikke mulig og holde lokket oppe, og kaste sekken samtidig. På Flåtestad skole er det laget en trapp slik at man kan komme lettere til. Dessverre var ikke dette mulig å få til på alle skoler, fordi noen søppelboder var for små. En annen mulighet kunne være at det ble laget en festeanordning til lokkene. Barnehager Barnehager har søppeldunker på utsiden av gjerde. Ved snøfall i vinterhalvåret, må vi be Byggadministrasjon om å måke godt foran dunkene, fordi det er tungt å dra søppelsekker over snøfonner. Vi ser at det er viktig at tilgjengligheten er god. Renholderne/brukerne må ikke fylle søppelsekkene så fulle at det blir for tungt å løfte. Dette vil øke forbruket av sekker, men det er bedre enn å få belastningsskader/fravær. Det ble bygget en trapp i en søppel bod ved en skole og vi ser at få bruker den, fordi det er raskere å kaste sekken oppi selv om dette er tyngre. Her er det viktig å ansvarliggjøre den enkelte arbeidstaker. Selv om løsningen er noe mer tidkrevende vil dette redusere tunge løft, og dermed kunne redusere belastningsskader på sikt. Figur 5 Trapp i søppel bod ved Flåtestad skole 22

23 5 Oversikt fravær og nærvær Da vi fikk fire renholdsinspektører i 2010 økte nærværet. Vi mener at nærværet økte fordi vi fikk en tettere oppføling, og vi kunne se hver enkelt medarbeider bedre. Vi har også hatt en opprydding i forhold til registrering. Det ble tatt tak i langtidssykefraværet i prosjekt perioden, og det har ført til at flere har kommet raskere tilbake på jobb. Vi har også sett at når vi går inn i en dialog med fast legen blir de ofte raskere friskmeldt. Oppegård Kommune har et enkelt datasystem slik at det er enkelt å følge med på nærværstallene fra måned til måned. Det er langtidsfraværet som er blitt redusert, mens korttidsfraværet ikke har endret seg betydelig. Skal vi kunne klare å øke nærværet ytterligere er det her vi må jobbe. Vi begynte derfor å kalle inn de med størst korttidsfravær til samtale en gang i året. Det er viktig å bevisstgjøre renholder om at han har høyt fravær. Noen tror ikke at de har høyt fravær. Arbeidsgiver må også se på tiltak i forhold til bedre tilrettelegging. Vi har tro på at samtalene vil gi et høyere nærvær på lang sikt. (Se vedlegg 11.5) 6 Evaluering av prosjektet På temalunsj den hadde vi evaluering av prosjektet Ringer i vann. Det ble laget et enkelt spørreskjema. De fleste spørsmålene var formulert slik at man kunne sette ring rundt ja/nei. Det var spørsmål som krevde enkle svar. Renholder fikk møteinnkalling med noen stikkord, slik at de kunne tenke over temaet før de skulle svare på evalueringsskjemaet. Det kom inn totalt 50 besvarelser som ga oss viktig informasjon om prosjektet, sett fra medarbeidernes ståsted. Vi så at flere ikke svarte på alle spørsmålene, og grunnen til dette kan være at mange ikke har gode nok norskkunnskaper. I prosjektperioden har det vært økt aktivitet. Det har vært temalunsj, bedre informasjon og tilbud om mange forskjellige kurs. Selv om kursene tilbys i arbeidstiden var det ikke så mange som deltok. Vi så også at det var mange av de samme personene som deltok. Når de fikk tilbud om forskjellige tiltak i etterkant av evalueringen var det flere som ikke husket at de hadde svart dette på evalueringsskjemaet. Flere av disse personene var etnisk norske slik at det ikke var misforståelse grunnet språk, men kanskje det ikke var et godt nok gjennomtenkt svar? En annen grunn kan være at mange ønsket å være positive og ut ifra sin kultur svarte de ja for å være høflig, selv om de ikke ønsket å delta. Vi fortsetter med å sende ut bursdagshilsen da dette bidrar til følelsen av å bli sett. Informasjonsbrevet var svært vellykket og vi fikk mange gode tilbakemeldinger fra andre virksomhetsledere. Når det er nye personer eller endringer av arbeidssted har vi laget et eget informasjonsskriv til arbeidsplassen. Temalunsjene er kommet for å bli, vi ser at dette er noe mange setter pris på. Dette øker også nærheten, bidrar til et bedre fellesskap og bedre samarbeid. 23

24 For å få et lavere sykefravær vet de fleste hva de kan gjøre, og de vet veldig godt hva de andre renholderne burde gjøre. Det å komme på jobb med den delen av kroppen som er frisk nevnes av de fleste, og denne holdningen har vi også jobbet mye med. Som en person skrev har arbeidsgiver gjort nok, og det er opp til hver enkelt å følge opp og føle et ansvar. Her er det viktig for arbeidsgiver å være tydelig i sine forventninger, og sette inn raske tiltak hvis det er hyppig fravær hos enkelte personer. Gruppeoppgaver Alle ble delt inn i grupper med 5 8 personer. Vi prøvde å sette sammen gruppene slik at flere skulle få mest mulig ut av det i forhold til norskkunnskap eller felles arbeid/område. De fikk 30 minutter til å diskutere og svare på fem spørsmål. Ikke alle gruppene svarte på alle spørsmålene. Det er viktig å føle at man har det bra på jobben og at noen trenger deg. Å føle et ansvar for jobben og sine kollegaer er også viktig, slik at de velger å gå på jobb selv om de er litt syke, eller i dårlig form den dagen. Flere er redd for ikke å bli trodd på at de er syke, og får derfor sykemelding isteden for egenmelding. Noen er også redde for å bruke for mange egenmeldinger. De ønsker å spare på dem, og får heller en sykemelding. Når de får sykemelding svarer noen at de kanskje håper å få en lengre sykemelding enn om man brukte egenmelding. Noen er også usikre og redde, og ønsket av den grunn en samtale med lege. Mange sier at noen har planlagt å være syk, og at man ønsker å bli hjemme litt lenger når man først er syk. De fleste er enig om at man ikke kan vite hvor lenge man blir borte ved lettere sykdom. Man må derfor ringe arbeidsgiver hver dag de dagene man er hjemme. En gruppe sier: Arbeidsgiver må stole på oss og vite at vi tar ansvar for jobben, og da føler vi at vi har et ansvar. En annen gruppe skriver: Det er bedre å komme på jobb å gjøre så godt man kan, istedenfor å sitte hjemme å kanskje føle seg enda dårligere. Når man er blant folk tenker man ikke på at det er så vondt. Har man god tilknytning til arbeidsplassen og respekt for brukerne og kollegaene føler man et større ansvar. Hele evalueringen ligger som vedlegg

25 7 Oppsummering Da prosjektet ble avsluttet i 2011 var det viktig å etablere gode nok rutiner som fører til et langsiktig og realistisk mål, nemlig å øke nærværet til 88 %, eller mer, og at de ansatte i virksomhet Renhold opplever at de har en god arbeidshverdag. Hensikten med prosjektet var å redusere sykefraværet, øke nærværet og se på forskjellige tiltak som kan bidra til en bedre arbeidshverdag for renholderne. Vi ønsket at flere skulle ta fagbrev. Fagopplæring med fagnorsk tilbyr vi fortløpende, men i dette prosjektet var det ingen som ønsket å delta. Ved å øke fokus på nærvær så vi at nærværet økte betydelig og vi fikk redusert sykefravær. For å gjennomføre prosjektet satte vi opp følgende fokusområder: Se deg og meg, temalunsj, øke nærvær og redusere fravær og å tilby fagopplæring med fagnorsk. Disse tiltakene så vi som viktige for å oppnå målet vårt. Se deg og meg var et viktig og riktig fokus, fordi dette har ført til at renholder har blitt mer synlig i arbeidshverdagen. Har man god tilknytning til arbeidsplassen og respekt for brukerne og kollegaene, føler man også et større ansvar for jobben. Vi hadde også et dagskurs for å engasjere og motivere i begynnelsen av prosjektet. Dette var for de renholdere som meldte seg til å delta i en av arbeidsgruppene. Vi ser at temalunsj er noe mange setter pris på. Dette øker også nærheten, og bidrar til et bedre fellesskap og samarbeid. Temaene i lunsjen varierer fra å være opplæring, informasjon og motivasjon. Vi så ut fra svarene i evalueringen at temaene vi valgte traff for de aller fleste. Tiltak for å øke nærvær og redusere fravær så vi var viktig, og for å klare dette må vi ha en god og tydelig ledelse, opplevelse av å ha innflytelse over egen hverdag, gode rutiner og god kommunikasjon. Dette er tiltak som er viktige. Ved å samle alle rutinene i et informasjons- og opplæringshefte får man en enkel og god oversikt om hvilke forventninger arbeidstaker og arbeidsgiver har, og dermed også en bedre kommunikasjon. Det ble foretatt arbeidsmiljø- og helseundersøkelser som viste at det ikke var behov for noen spesielle tiltak. Arbeidsmiljøet er bra og det kan vi blant annet se fordi vi har lite gjennomtrekk. Når vi avsluttet prosjektet hadde fraværet stabilisert seg og vi lå på et gjennomsnitt på 11,04 % i 2011 og 11,0 % per

26 Figur 6 Vi feirer nedgang i sykefraværet etter ett år med kake. 26

27 8 Virksomhet Renhold var av den oppfatning at vi hadde et godt nærværsarbeid, men ser i etterkant at ved å øke fokus på nærvær ytterligere ble resultatet raskt mye bedre. Dette var et arbeid som det var viktig å prioritere selv om det var tidkrevende. Arbeidet til renholder kan være preget av at den enkelte jobber mye alene, og hvor arbeidet blir utført uavhengig av andre, og dermed kan det oppleves som at man selv bestemmer over sin arbeidssituasjon. Samtidig er arbeidsoppgavene styrt av annet personells arbeidsrutiner. Renholder kan føle at de formelt er satt litt utenfor, og at det arbeidet de gjør gjerne oppleves som usynlig. På denne måten kan deres arbeid oppleves som verdiløst. Tilbud om kurs har vært mange, og vi ser at det ikke har vært avgjørende for vårt resultat. Dette kan vi se fordi det ikke var mange som deltok på kursene, og av dem igjen var det mange gjengangere. Årsaken til den lave deltagelse er det vanskelig å si noe om. Alle kurs ble tilbudt i arbeidstiden, men mange ønsket allikevel å være på sine arbeidsplasser og ikke bruke tiden på kurs. I forhold til det å være en arbeidsplass med 80 % fremmedspråklige har det i prosjektet blitt avdekket nye behov for å styrke norskkunnskapene. Vi vil derfor prøve å heve de som er dårligst i norsk slik at det kan bli en større gruppe som er god nok. Vi opplevde også at dette var en gruppe som var vanskelig å engasjere i forhold til deltagelse, og at dette kan ha sammenheng med norskkunnskapene. En suksessfaktor var også å få informasjon om prosjektet ut i hele kommunen, vi var helt avhengig av å få hjelp fra de andre virksomhetene, særlig i forhold til tilhørighet. Her fikk vi muligheten til å informere direkte i alle ledergruppene, informasjonsbrev til alle virksomhetene og fremlegg på et lederseminar for alle ledere, også rådmannsgruppen. Det beste tiltaket i perioden var det å bli sett, og å ha en god tilknytning til sin arbeidsplass. Det var mange på renhold som ikke hadde følelsen av tilhørighet og at de bare var innom. Nå er det langt flere som hilser, tar en liten prat med renholder og renholder blir invitert med på pauserommet. Når man får denne tilhørigheten vil renholder få et større ansvar og derfor komme på jobb selv om man ikke er helt i form, fordi man vet at man vil bli savnet. Etter ett år i prosjektet fikk vi muligheten til å øke antall mellomledere fra tre til fire. Dermed fikk vi en bedre og tetter oppfølging. Dette ser vi også på som et godt tiltak i forhold til nærvær. Temalunsjene har vært svært vellykket. Dette øker også nærheten, bidrar til et bedre fellesskap og bedre samarbeid. Det har i temalunsjer blitt tatt opp temaer som arbeidsmoral og holdninger til fravær, og det er blitt fokusert på den friske delen av kroppen. Det er nå blitt akseptert å komme på arbeid med den friske delen av kroppen. Det er også greit å ta en kortere dag, dersom det er behov for det, isteden for å være hjemme hele dagen. Det er viktig at renholderne har lyst til å gå på jobben og at de trives, at de får utfordringer og følelsen av at det er bruk for dem. Dette gjør vi ved å gi gode tilbakemeldinger, gi tillit og ansvarliggjøre den enkelte. 27

28 Det totale fraværet er redusert fra hele 18,6 % til 11,0 %. Rutinene er blitt bedre, og det er nærliggende å tro at arbeidet som er blitt gjort skal gi gode resultater på lang sikt. I prosjektperioden har det vært mye mer aktivitet. Det har vært temalunsj, bedre informasjon og tilbud om forskjellige kurs. Dette har ført til at vi er blitt bedre kjent med hverandre. Når vi har blitt bedre kjent med hverandre blir det også bedre samarbeid, fordi det er lettere å be om, eller få hjelp fra en kollega som man kjenner. Mange opplever at vi er blitt mer synlig, og vi føler at vi blir mer sett nå enn tidligere. Ved bedre opplæring og mer informasjon får vi også flere tilbakemeldinger. Ut fra svarene i evalueringen kan vi se at det har skjedd en liten endring i holdninger i forhold til å komme på jobb med den delen av kroppen som er frisk. Med andre ord Ringer i vann. Oppegård Kommune, Anette Garsrud Renholdssjef Eiendom 28

29 9 Litteratur Raskt tilbake etter sykefravær Idébanken IA. Randi Wågø Aas Prosjektrapport Et friskere liv på jobb Sarpsborg kommune. Langtidsfrisk. Slik skapes helse, effektivitet og lønnsomhet Johnny Johnsson, Anders Lugn og Birger Rexed. Genesis. Skift- og turnusarbeid hva skjer med oss Magnar Kleiven. Idébanken IA temahefte. Den flerkulturelle arbeidsplassen. En veiviser til flerkulturelt samspill. Arild Lillebø. Virkemidler for et mer inkluderende arbeidsliv Brosjyre utgitt av Arbeids- og velferdsdirektoratet. Under overflaten Torleif Lundqvist 29

30 10 Kontaktpersoner Kontaktpersoner til diverse kurs og foredrag som vi har brukt i prosjektperioden. Latteryoga Annhild Brit Gustavsen (info@annhild.no) Ryggyoga Francesca Amriati (francesca.amriati@gmail.com) Motivasjon Finn Enersen fra PEPPTALK (finn@pepp.no) Riktig kosthold Trude Backer Mortensen (trude.backer.mortensen@oppegard.kommune.no) Reateming Mette Jørgensen (mette.jorgensen@klp.no) Røykesluttkurs Fylkesmannen i Akershus (fmoapostmottak@fylkesmannen.no) Fagbrev renholdsoperatør Grethe Mørch ved voksenopplæringen i Ås vgs (grete.morch@aas.vgs.no) Kick off 2010 Det du tenker mange nok ganger blir din virkelighet. v/torleif Lundquist. Ringer i vann Anette Garsrud (anette.garsrud@oppegard.kommune.no) 30

31 11 Vedlegg 11.1 Tiltak i virksomhet Renhold som ble gjort for et bedre arbeidsmiljø før prosjektet startet opp Informasjonsbrev 3 6 ganger i året til alle renholderne fra virksomheten. Julekaffe med marsipankake. Sommer avslutning med is og jordbær. Seminar to ganger i året, alle med servering. Alltid skriftlig referat fra seminarene for å ivareta at alle har muligheten for å forstå det som blir sagt. Utdeling av gull kluten i vår seminaret til en eller flere renholdere som hadde utmerket seg på en positiv måte i forhold til arbeidsmiljø. Tilrettelegge renholdet, fjernet søppel bøtter i administrasjons bygg fra alle kontorene. Tilrettelegge for hele stillinger. Diverse kurs og opplæring. Tilbud om fagbrev hvor Oppegård kommune bekoster alt dd Kurs om samarbeid og kommunikasjon Smittekurs for de ansatte ved sykehjemmene Renholdsmesse i Lillestrøm for alle renholdere. Internasjonal fest arrangert av ansatte Tema dag, glansemaskin Tilbud om fagbrev med integrert fagnorsk. 2005/2006 Marja teater i Kolben kulturhus Jeg er ikke her et spill om fravær og nærvær for mer eller mindre syke og friske Avtalt med et firma som selger gode arbeidssko til å komme på Rådhuset slik at det ble enklere for renholder å kjøpe riktige sko Egen brosjyre: Hva skjer når jeg blir syk? for renhold Brosjyre på tamil Hva skjer når jeg blir syk? for renhold Inspirasjonsdag med Karin Fevaag Larsen Endelig mandag Alle ble innmeldt i OKbil samt utfordret til å gå Follo trimmen sammen med virksomhetsleder Prosjekt i norsk leses/skrive i samarbeid med Kvalifiseringssenteret. Tildelt midler fra VOX ,- Kartlagt hele virksomheten til sammen 76 personer hvor totalt 36 personer deltok i undervisning 3 timer x 12 ganger Fortsettelse av prosjekt i norsk for 11 person som trengte ekstra tid. Tildelt midler fra VOX , Kick-off med alle Follo kommunene Katrine Janson foredrag om hvordan bli et ja menneske kontra et ja, men menneske Miniseminar Latter-yoga Kortfilmen Fish om samarbeid på et fiskemarked Informasjon om fagopplæringen Hygiene Magedans Leverandører har stand for alle med utdeling av vareprøver. Kjøpt inn massasje stol hvor alle på renhold får tilbud om bruk av denne. Tildelt midler fra KLP (30.000,- kroner) og fagforbundet (8.000,- kroner)

32 Tilbud om fagbrev med tilrettelagt norsk, samarbeid med Ås vgs Fått utdelt i forskjellige seminar og arrangement Drikkeflasker med logo Oppegård kommune utdelt til alle T-Shorter med kommunens mål på ryggen utdelt til alle. 10 personer ble trukket ut og vant gratis billetter til cruise på danskebåten. 6 personer ble trukket ut til gratis fotpleie Ved julekaffe blir det trukket ut to som får hver sin bøtte med renholdsmidler til å ha med hjem. 32

33 11.2 Beskrivelse av nå situasjonen i det første møte med IA den Virksomhet Renhold tror at sykefraværet ikke er jobbrelatert. Virksomhet Renhold har gode rutiner for oppfølging og er kreative i forhold til innhold for seminarene. Virksomheten er fleksibel og tilpasser/tilrettelegger ved behov for enkelte renholdere. Gjennomsnittet er ansatt i 80 % stilling (skoleår/arbeidsår). Eget hovedrenholdsteam som består av to personer. Eget sykevikarteam som består av fire personer. Kan være tungt å komme tilbake etter sykefravær fordi man ikke har satt inn vikarer eller har hatt redusert renhold i fraværsperioden. Arbeidsutstyret er veldig bra. Dette er noe som virksomheten har prioritert svært høyt. Menn ca. 45 %, kvinner 55 %. Alder 25 60, med et gjennomsnitt på 45 år. Geografisk spredning i jobben. Jobber alene eller to fire personer i samme hus. Jobber under 54 forskjellige tak. Forskjellig kultur/holdning. Bosatt i Oslo og Oppegård. De kjenner hverandre i virksomheten pga alle sosiale tiltak. Tilbud om fagbrev, men det er lav interesse for dette. Noen virksomheter bruker blå sokker til elever/besøkende for å lette renholdet. Dette bekoster virksomhet Renhold. Tungt søppel som medfører tunge løft, særlig når det er skolefrukt. 33

34 11.3 Informasjonsbrev om prosjektet Ringer i vann prosjekt i virksomhet Renhold, Oppegård Kommune Virksomhet Renhold har svært høyt sykefravær, og vi ønsker å se på forskjellige tiltak som kan bidra til å redusere dette. MÅL FOR PROSJEKTET Prosjektet Ringer i vann har hatt som hovedmål å prøve ut forskjellige tiltak som kan bidra til økt trivsel, raskere tilbake på jobb, redusere sykefravær og fremme nærvær i arbeidshverdagen. Prosjektet er inndelt i flere fokusområde hvor det ene fokusområde blir kalt for SE, deg og meg. Gruppen har hatt presentasjon i de fleste ledernettverk og for alle på renhold. Vi har fokus på enkle tiltak for at renholder kan få en bedre arbeidshverdag. : Det å si HEI til hverandre Vi er alle kollegaer Føle seg inkludert på arbeidsplassen Føle at man blir SETT. Det er dette vi mener handler om RESPEKT. Gjensidig respekt! Vi sa også at det ville komme et brev til alle virksomheter med litt informasjon om din renholder. Det vil også stå fødselsdato. Virksomhet: Hellerasten skole Renholder: XXyyZ, kalle navn Xy Visste du at han er glad i å sykle og sykler til jobben hver dag? Fødselsdag

35 11.4 Informasjonsbrev ved nyansettelse eller endringer Din virksomhet har fått en ny medarbeider som kommer fra virksomhet eiendom renhold. For å få til et godt samarbeid med dere ønsker vi å presentere renholder. Renholder: XXyyZ, kalle navn Xy Virksomhet: Brannstasjon, Kolbotn skole og Nordåsveien barnehage Visste du at hun er glad i musikk og hun synger mye til arbeidet? Fødselsdag Vi ønsker også å minne på enkle tiltak for at dere og renholder kan få en bedre arbeidshverdag. Si HEI til hverandre Vi er alle kollegaer Alle skal føle seg inkludert på arbeidsplassen Alle skal føle at man blir SETT. Dette mener vi handler om RESPEKT. Gjensidig respekt! Renhold ønsker å takke din virksomhet for at dere tar vel i mot en ny medarbeider, inkluderer renholder når det er mulighet for det og at dere planlegger og gjør gode avtaler med renholder ved behov. Din renholdsinspektør er XX tlf som kontaktes ved behov eller send avviksmelding via Plania til renhold. 35

36 11.5 Oversikt sykefravær Renhold Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 19 X X X 18 X X X 17 X 16 X 15 X 14 X X 11 X X X X 10 X X Fravær 18,6 19,0 18,6 18,5 17,6 17,9 17,1 15,8 14,7 13,7 12,0 11,2 11,0 10,6 10,3 10,3 10,8 Nærvær 81,4 81,0 81,4 81,5 82,4 82,1 82,9 84,2 85,3 86,3 88,0 88,8 89,0 89,4 89,7 89,7 89, Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des gjsnitt 17, gjsnitt 12, gjsnitt 11, X X 11 X X X X X X X X X X Fravær 10,7 10,7 10,8 11,1 11,6 11,6 11,4 10,6 10,8 10,9 11,3 11,0 Nærvær 89,3 89,3 89,2 88,9 88,4 88,4 88,6 89,4 89,2 89,1 88,7 89,0 36

37 11.6 Evalueringen av prosjektet Evaluering av prosjektet RINGER I VANN Et prosjekt for å fremme en bedre arbeidshverdag i virksomhet Renhold På temalunsj den hadde vi evaluering av prosjektet Ringer i vann. Det ble laget et enkelt spørreskjema med mange spørsmål. De fleste spørsmålene var formulert slik at man kunne sette ring rundt JA/NEI. Det var også noen spørsmål som krevde enkle svar. Når de fikk møteinnkallingen ble det gitt noen stikkord slik at de kunne tenke over temaene før de skulle svare på skjemaet. Det kom inn totalt 50 besvarelser som ga oss viktig informasjon om prosjektet, sett fra medarbeidernes ståsted. Vi så at flere ikke svarte på alle spørsmålene, og at grunnen til dette kan være at mange ikke har gode nok norskkunnskaper til å forstå spørsmålene godt nok. Bolk 1 Hva har betydd mye for deg i prosjekt perioden? Her svarer mange at de i perioden har lært mye og at de har blitt bedre kjent med hverandre på tvers av arbeidssteder. Mange syntes at de samarbeider bedre, det har vært mer sosialt, fått mer informasjon og som en person skrev nå vet jeg at kommunen er opptatt av å gjøre vår hverdag lettere!. Hvordan har du merket at vi har hatt prosjektet Ringer i vann? Noen (5 personer) sier at de ikke har merket så stor forskjell, mens andre syntes at de har blitt bedre kjent med hverandre, fått bedre opplæring og selv vært med på å drøfte flere ting. En person opplever at jobben går bedre, og en annen skriver at jeg har bedre arbeidsvelvære! 37

38 Fikk du god nok informasjon, og er du godt kjent med prosjektet? 40 svarer JA, de har fått god nok informasjon, mens 4 ikke har fått det. De som svarer nei på dette er medarbeidere som er nyansatte, og derfor ikke vært i kommunen i hele prosjektperioden. Hva var målet for prosjektet? Stikkord som ble nevnt var: Redusere sykefraværet Bedre samarbeid Trivsel på jobb Bli kjent med hverandre. En renholder skriver at han føler seg viktig/inkludert i de daglige arbeidsstedene våre han har lært om alle muligheter, og ulike tilbud kommunen har. Hva gjorde du for å nå målet? En skriver at han har gått på røykesluttkurs, flere har deltatt på møter og flere skriver at de har samarbeidet bedre. Flere skriver også at de kommer på jobb selv om de er litt syke, holder seg i bedre form og gjør sitt beste på jobben. To personer skriver at de har gjort som de alltid har gjort, at de hilser og er hyggelig mot de som er på arbeidsplassen. Hva er viktig for at du skal få det bra og trives på jobben? Flere svarer at for å trives på jobben er det viktig med godt arbeidsmiljø, bra forhold til kollegaer og andre rundt oss, også leder. Flere av de spurte sier at det er viktig at man viser hverandre respekt, få gode tilbakemeldinger, anerkjennelse av kollegaer og å bli sett av andre. Flere sier at man må ha godt arbeidsutstyr og en trygg jobb. Det er viktig å hilse på hverandre når man møtes, være hyggelig mot hverandre og at man kan jobbe selvstedig. I prosjektperioden har det vært mye mer aktivitet enn tidligere. Det har vært temalunsj, bedre informasjon og tilbud om forskjellige kurs. Dette har ført til at vi har blitt bedre kjent med hverandre. Når vi har blitt bedre kjent med hverandre blir det også bedre samarbeid, fordi det er lettere å be om/få hjelp fra en kollega som man kjenner. Mange opplever også at de er blitt mer synlig, og vi føler at vi blir mer sett nå enn tidligere. Ved bedre opplæring og mer informasjon får vi også flere tilbakemeldinger. Ut fra svarene kan vi se at det har skjedd en liten endring i holdninger hos renholderne i forhold til å komme på jobb med den delen av kroppen som er frisk. Bolk 2 Det ble tilbudt en rekke kurs i prosjektperioden. Vi ser at oppmøte har vært varierende og som kursleder for Bra mat for bedre helse skriver; Interesserte og aktive deltagere på kurs. Mange spørsmål og kommentarer, både i forhold til teori og praktisk. Utfordringen har vel vært at det er varierende og noen ganger dårlig oppmøte. Ved spørsmål om de ønsker å delta på nye kurs hvis det kommer flere tilbud, lik de som har vært, er interessen fortsatt stor. 38

39 Svært mange satt pris på samtale med lege og 24 personer ønsker ny samtale med BHT/lege hvis det skulle bli en mulighet for dette. Tilbud om fagbrev har vært tilbudt hvert år siden 2002, og forsøkt gjennomført flere ganger uten å få deltagere. Når de får spørsmål om dette tilbudet nå var det 15 personer som var interessert! Ved spørsmål om de ønsket å bli bedre i norsk var det 26 personer som ønsket det. Det var også interesse for datakurs, i alt 12 personer ønsket å delta. Vi så at behovet for å heve norskkunnskapene er stor, og vi ønsket derfor å tilby dette til de som ønsket det. Vi søkte derfor, i samarbeid med Oppegård kvalifiseringssenter, om midler til dette til VOX. VOX er et nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk som tildeler midler til BKA kurs. BKA er et program for basiskompetanse i arbeidslivet, og som gir tilskudd til opplæring i blant annet lesing. Renhold fikk innvilget ,- kroner i 2012/2013 til datakurs og skrivning. Målet er å styrke de som er svakest i norsk til et nivå som er godt nok. Tilbud om kurs har vært mange og forskjellige, men vi ser at selv om det er i arbeidstiden, møter de allikevel ikke opp. Eksempel på dette er kurset Bra mat for bedre helse som hadde maks 4 6 deltagere og som ble avsluttet i november. Når vi i desember spør om de ønsket nytt kurs om Bra mat for bedre helse ønsket hele 24 personer å delta på dette. Ved spørsmål om noen ønsket samtale med BHT/lege var det mange som ønsket dette, og vi kalte inn 20 personer til en samtale. Flere av personene forstod ikke hvorfor de var kalt inn. Vi informerte dem om at de hadde svart at de ønsket en samtale på evalueringsskjemaet. Mange av dem husket ikke at de hadde svart at de ønsket denne samtalen. Flere av disse personene var etnisk norske, slik at det ikke kan være en missforståelse grunnet språk, men kanskje det var et svar som ikke var godt nok gjennomtenkt. Vi så også at mange ønsket å ta fagbrev, men når det kom til stykke hvor de måtte bidra selv ønsket de allikevel ikke å delta. En grunn kan være at mange ønsket å være positive når vi spør, og at de ut fra forskjellige kulturer ønsket å svare høflig selv om de ikke hadde tenkt å delta. Bolk 3 I prosjektet hadde vi nedsatt en gruppe som skulle se på hvordan man kunne bli sett bedre. Vi sendte derfor ut et informasjonsbrev om hver enkelt renholder til alle virksomhetene. Det ble informert om navn, kalle navn, hobby og bursdag. 31 personer svarte at de fikk god tilbakemelding på informasjonsbrevet fra virksomhetene, som ble sent ut i begynnelsen av prosjektet, mens 9 personer ikke merket noe. Tilbakemeldingen fra mange var at de fikk en hilsen fra virksomheten, der hvor de jobbet, på bursdagen sin med blomster og klemmer. En person sa at flere var blitt mer bevisst på å hilse, og smile til renholderne. 39

40 Alle fikk også utdelt navneskilt, men vi så at ikke mange brukte dette til daglig. Når vi spurte hvorfor de ikke brukte det svarte de at de ofte var alene, at de brukte det i begynnelsen, at de fleste vet hvem jeg er og noen har glemt å bruke navnskiltet. Alle har fra 2010 fått bursdagshilsen fra renhold. Bortsett fra 3 personer svarte alle at dette var et hyggelig tiltak, og noe de satte pris på. På spørsmål om de følte seg sett svarte hele 41 personer at de ble sett på arbeidsplassen. Noen svarte at for å bli sett kan man hilse, være blid hyggelig, være seg selv og gjøre en god jobb. Vi må snakke med hverandre, og få tillit i forhold til daglige arbeidsoppgaver. Det er viktig at alle bidrar slik at alle opplever at de blir sett og er en del av et fellesskap. Vi har i prosjektperioden tatt opp dette for å bevisst gjøre renholderne at de også må hilse og være imøtekomme, og ikke bare vente på at dette er noe andre skal gjøre. Vi fortsetter også med å sende ut bursdagshilsen da dette bidrar til følelsen av å bli sett. Informasjonsbrevet var svært vellykket, og vi fikk også gode tilbakemeldinger fra andre virksomhetsledere. Når det er endringer på arbeidssted, eller når det blir ansatt nye personer har vi laget et eget informasjonsskriv som vi sender til virksomheten. Bolk 4 Temalunsj 33 personer syntes at temalunsj var nyttig. Når vi spør om de lærte noe nytt, treffe andre kollegaer, og få informasjon fra leder var 43 personer enig i dette. På spørsmål om det også var hyggelig er 45 personer enig i dette. 28 personer ønsket temalunsj 6 ganger pr år, mens 13 personer ønsket 4 ganger i året. 13 personer svarte at temalunsj er bortkastet tid, men disse personene svarte samtidig ar de var kjempe fornøyd med temalunsj. Temaene i lunsjen varierte fra å være opplæring, informasjon og motivasjon. Vi så ut fra svarene at temaene vi hadde valgt traff for de aller fleste. Ved spørsmål om de har fått noe ut av prosjektet svarer 32 personer ja, mens 2 svarer nei. 2 personer svarer både og. På spørsmål om hvilke andre tiltak som kan gjøres svarer kun 2 personer at det er bra, og en sier nei takk! Mange satt pris på temalunsjene. Dette økte også nærheten og bidro til et bedre fellesskap og samarbeid. Selv om 13 personer følte at dette var bortkastet tid kunne vi tolke de andre svarene til de samme personene at de var positive og svært godt fornøyd med tema lunsjen. At de ønsket temalunsj 6 ganger i året samtidig som de sa at det var bortkastet tid kan ikke være riktig. Vi tolket derfor svaret med at de ikke har forstått det riktig. Arbeidsgruppene. Vi så at arbeidsgruppene ikke har vært så aktive som ønsket. Dette er fordi mange møter er blitt utsatt pga sykefravær, manglende interesse og lav tilbakemelding fra de andre renholdere til deltakerne i arbeidsgruppene. Når vi så på gruppen som jobbet med team ble det sendt ut informasjon og spørsmål om hvem som var interessert i å delta. Det måtte utallige purringer 40

41 for å få inn alle svarene og når vi på evalueringen spurte om de hadde fått god nok informasjon svarte 13 personer at de ikke hadde fått nok informasjon. Vi så at det ikke har vært så mage møter i arbeidsgruppene. Det ble i arbeidsgruppen for team gitt god informasjon, og allikevel var det så mange som ikke var godt nok kjent med dette. Kunne vi nok en gang vurdere ut fra svarene de gir at de ikke har gode nok norskkunnskaper? Mange møter var også blitt utsatt pga fravær og manglende interesse. Bolk 5 Hva er ditt bidrag til å redusere og hva kan du gjøre for å få et lavere sykefravær? Her svarte de fleste at det var viktig å holde seg i form, trene litt, spise god og fersk mat. Vi så også at de fleste var godt kjent med at det var greit å komme litt senere, eller gå hjem litt før arbeidstiden var slutt, hvis man hadde en dårlig dag. En person svarte også at man ikke trengte å gå til lege for å få en sykemelding når man var forkjølet, fordi man blir frisk etter 3 4 dager. Hva kan andre gjøre for å få et lavere sykefravær? Her nevnes det at man må tenke langsiktig, ha bedre arbeidsmoral, være positiv og ta vare på seg selv. Videre nevnes det at man bør bruke papir når man hoster eller nyser og smile oftere. Det var også mulig å komme på jobb å prøve et par timer. De ville kanskje kunne gjøre lettere arbeidsoppgaver, og at man hjalp hverandre på jobben hvis det var tunge løft eller andre behov. Hva kan arbeidsgiver gjøre for et lavere sykefravær? En skrev at jeg tror at arbeidsgiver har gjort nok og at det er opp til hver enkelt person å ta ansvar. En skriver også: Hør på meg. For å få et lavere sykefravær vet de fleste nå hva de kan gjøre, og de visste veldig godt hva de andre renholderne burde gjøre. Det å komme på jobb med den delen av kroppen som var frisk nevnes av de fleste og denne holdningen har vi også jobbet mye med. Som en person skrev har arbeidsgiver gjort nok, og det er opp til hver enkelt å følge opp og føle et ansvar. Her var det viktig at arbeidsgiver var tydelig i sine forventninger, og se på tiltak - hvis det var hyppig fravær for enkelte personer. Gruppeoppgaver. Alle ble delt inn i grupper med 5 8 personer i hver gruppe, totalt 10 grupper. Vi prøvde å sette sammen gruppene slik at flest mulig skulle få mest mulig ut av det. De fikk 30 minutter til å diskutere og svare på 5 spørsmål. Ikke alle gruppene svarte på alle spørsmålene. 1 Blir man hjemme selv om man kun klarer å jobbe noen timer? - Man går på jobben og prøver. - Nei. - Det er bedre å komme på jobb å gjøre så godt man kan, isteden å sitte hjemme å være kanskje enda dårligere. Når man er blant folk tenker man ikke at det er vondt. - Nei. - Nei, men prøver å gå på jobb. 41

42 - Hvis vi orker å jobbe litt så kan vi avtale med inspektør at vi kommer å gjøre det viktigste. - Ja. - Jeg prøver å gå på jobb. - Avhengig hvor man jobber (barnehage, skole, sykehjem) kan jobbe litt og hvilken sykdom man har (diare, influensa, hoste). Alle forsto at det var mulig å komme på jobb selv om man ikke følte seg helt i form, og at man kan avtale en kortere dag med renholdsinspektør. En gruppe skrev: Det er bedre å komme på jobb å gjøre så godt man kan, isteden for å sitte hjemme å være kanskje enda dårligere. Når man er blant folk tenker man ikke at det er vondt. 2 Hva skal til for at man velger å gå på jobb istedenfor å bli hjemme? - At man har det bra på jobb. - Hvis du ikke er i form kan du ta jobben lettere. - Man skal tenke på de andre. - Trives på jobb. - Trives og føler ansvaret for å gå på jobb. - Vi velger at vi skal jobbe mindre. - Ingen vikarer blir tatt inn, de jobber ikke så nøye. - Trenger meg på jobben. - Ansvar for jobben og kollegaer. Det er viktig å føle at man har det bra på jobben og at noen trenger meg. Å føle et ansvar for jobben og sine kollegaer var også viktig, slik at de velger å gå på jobb selv om de litt syke/dårlig form denne dagen. 3 Hvorfor bruker noen sykemelding når man kun er borte noen dager? - For at arbeidsgiver skal tro på oss. - For å slippe å bruke egenmelding. - De håper kanskje at de får lengre sykemelding. - Man er usikker og redd og vil snakke med lege. - Hvis man har brukt egenmelding så må man bruke sykemelding. - Man bruker sykemelding når vi har vært til lege eller er veldig dårlig. - Vet ikke. - Tull. - Kulturforskjeller og for å spare på egenmeldinger. Flere var redde for ikke å bli trodd på at de er syke, og får derfor sykemelding fra lege. Noen var også redde for å bruke for mange egenmeldinger og ønsket å spare på dem, og fikk heller en sykemelding. Når de fikk sykemelding svarte noen at de kanskje håper å få en lengre sykemelding enn om man brukte egenmelding. Noen var også usikker og redd, og ønsker av den grunn samtale med lege. 4 Hvorfor vet noen at de blir borte i mange dager når de er forkjølet og har feber? - Når man har sykemelding blir man hjemme hele syke perioden. 42

43 - Kanskje noen tror de er mye sykere enn de er. - Da har de planlagt på forhand å bli syk for mange dager. - Man kan ikke vite. - For å få mest mulig fri. - Man kan ikke vite at vi skal bli borte flere dager. - Vanskelig å vite, vi vet ikke hva som skjer i morgen. - Fått sykemelding på flere dager? Flere av gruppene svarte at noen har planlagt å være syk, og at man ønsket å bli hjemme litt lenger når man først var syk. De fleste var enig om at man ikke kunne vite hvor lenge man ble borte ved lettere sykdom, slik at man måtte ringe arbeidsgiver hver dag de dagene man var hjemme. 5 Hva skal til for at du skal føle ansvar? - For da slipper de å sette inn vikar. - Man skal ha god samvittighet og arbeidsmoral også tenke på de andre medarbeiderne. - Respekt for kollegaene. - Arbeidsgiver må stole på meg og vite at jeg tar ansvar for jobben og da føler jeg at jeg har et ansvar. - Vi har ansvar på jobb. Inspektør stoler på oss, viktig med bra kommunikasjon med alle. - Vi syntes at de spørsmålene var vanskelige. - Bedre tilknytning til arbeidsplassen og større respekt for de andre, omtanke til kollegaer på jobben. For at renholder skulle føle et ansvaret måtte arbeidsgiver ha respekt for oss, og vite at man kunne stole på oss. En gruppe skrev: Arbeidsgiver må stole på oss og vite at vi tar ansvar for jobben, og da føler vi at vi har et ansvar. Har man god tilknytning til arbeidsplassen, og respekt for brukerne og kollegaene føler man et større ansvar. 43

44 11.7 Årshjul 4. temalunsj + juleavslutning. Inspirasjon og motivasjon 1. temalunsj Faglig innhold, hygiene og kjemi. 3. temalunsj Diverse temaer om pensjon, holdninger mm 2. temalunsj + sommeravslutning Arbeidshverdag og ergonomi. Figur 7 Årshjul over temalunsjer 44