SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Innkalling Utvalg: Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtetid: 11:00 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Ved forfall til kommunestyremøter, skal forfall meldes til gruppeleder, som er ansvarlig for å innkalle vara. Kirkenes, Rafaelsen, Rune Gjertin

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 001/16 DATAUTSTYR TIL FOLKEVALGTE /2340 FORTOLKNING Saksordfører: Cecilie Hansen STATUS FOR KOMMUNENS OMSTILLINSGARBEID ETTER KONKURSEN VED SYDVARANGER GRUVE AS 15/3691 Saksordfører: Lena N. Bergeng 2

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Wollmann, Siv Merete Enhetsleder: Haugseth, Marit Hiim, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Hansen, Cecilie Dato: Utvalg Saksnummer Dato Formannskapet 001/ DATAUTSTYR TIL FOLKEVALGTE FORTOLKNING Dokumenter i saken: DATAUTSTYR TIL FOLKEVALGTE - KOMMUNESTYRETS VEDTAK VEDTAK I KOMMUNESTYRET REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE FORSLAG FRA SP - KOMMUNESTYRESAK 056/15 - REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE SAK 056/15 KOMMUNESTYREMØTE REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE HØRING FØR BEHANDLING REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE INNKALLING TIL MØTE REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE INNKALLING TIL MØTE REGLEMENT FOR GODTGJØRING AV FOLKEVALGTE FORBEREDENDE ARBEID Kort sammendrag: Saken var til behandling i formannskapets møte , der formannskapet vedtok å sende den tilbake for nærmere utredning mtp. hvor mange representanter dette omfatter.

4 Faktiske opplysninger: Formannskapet er fortolkningsmyndighet for godtgjøringsreglementet, og må derfor ta stilling til hvem som skal tilkomme både godtgjøringer og i dette tilfellet, utlånt datautstyr fra Sør- Varanger kommune i forhold til bestemmelsen «oppnevnte utvalg som har særskilte behov får kommunal pc eller nettbrett». Denne bestemmelsen fantes ikke i reglementet for forrige periode, og det er derfor behov for fortolkning av hva dette innebærer. Kommunestyrets vedtak av : Kommunestyret vedtok i møte , under behandling av reglement for godtgjøring til folkevalgte for perioden , følgende: «Datautstyr: Ordfører og varaordfører har kommunalt nettbrett og pc Formannskapets medlemmer har kommunalt nettbrett eller pc Kommunestyrets medlemmer har kommunalt nettbrett eller pc Oppnevnte utvalg som har særskilte behov får kommunal pc eller nettbrett» Vedtaket innebærer derfor at representanter som ikke er faste medlemmer av kommunestyret, ikke tilkommer kommunalt utstyr, men foreløpig må løse sitt behov på andre måter. Antall representanter i styrer, råd og utvalg utenom kommunestyrets 27: I Sør-Varanger kommune har vi denne perioden utvalg som har følgende antall medlemmer ikke representert i kommunestyret: Arbeidsmiljøutvalget (ansatte og tillitsvalgte) 8 Eldrerådet (brukerrepresentanter) 6 Rådet for likestilling av funksjonshemmede (brukerrepresentanter) 3 Fondsstyret (brukerrepresentanter) 2 Primærnæringsfondet (brukerrepresentanter) 2 Administrasjonsutvalget (tillitsvalgte) 2 Havnestyret (nestleder) 1 Kontrollutvalget (1 medlem ikke i kommunestyret) 1 Klagenemnda (3 medlemmer ikke i kommunestyret) 3 Eiendomsskattenemnda (3 medlemmer, ikke valgt)*? Sakkyndig klagenemnd for eiendomsskatt (5 medlemmer, ikke valgt)*? Vilt- og innlandsfiskenemnda (5 medlemmer, ikke valgt)*? Ungdomsrådet (brukerrepresentanter) 14 * Eiendomsskattenemnda bestod foregående periode av 3 medlemmer som ikke var

5 representert i kommunestyret. * Sakkyndig klagenemnda hadde 5 medlemmer som ikke var representert i kommunestyret. * Vilt- og innlandsfiskenemnda hadde 5 medlemmer, hvorav 3 ikke var representert i kommunestyret. Det har ikke vært møter i nemnda foregående periode. Oversikten viser totalt 55 representanter. Definisjoner og avgrensninger: Til grunn for saken ligger reglementet for godtgjøring av folkevalgte perioden , vedtatt av kommunestyret Reglementet gjelder altså folkevalgte. Formannskapet må ta stilling til om begrepet kun omfatter kommunestyrerepresentanter, eller om det også gjelder de som er valgt som medlemmer av kommunalt folkevalgt organ eller som representerer kommunen i eksternt organ etter å ha blitt valgt av kommunestyret eller formannskapet (indirekte «valgt av folket»). Heller ingen varamedlemmer verken til kommunestyret eller andre utvalg er nevnt i reglement for godtgjøring, og tilkommer dermed ikke kommunalt utstyr. Det samme gjelder representanter fra partiene som blir oppnevnt til ulike styreverv osv. Av de nevnte utvalg, kommer følgende ikke inn under begrepet «folkevalgt» (d.v.s. valgt av kommunestyre eller formannskap): Arbeidsmiljøutvalget Ungdomsrådet Administrasjonsutvalgets 2 tillitsvalgte (utpekes av de tillitsvalgte selv) Næringsfondets og primærnæringsfondets 4 brukerrepresentanter (utpekes av organisasjonene selv) Eldrerådets 6 brukerrepresentanter (utpekes av organisasjonene selv) Rådet for likestilling av funksjonshemmedes 3 brukerrepresentanter (utpekes av organisasjonene selv). Gjenstående folkevalgte er da: Havnestyret (nestleder) 1 Kontrollutvalget (1 medlem ikke i kommunestyret) 1 Klagenemnda (3 medlemmer ikke i kommunestyret) 3 Eiendomsskattenemnda (3 medlemmer, ikke valgt)*? Sakkyndig klagenemnd for eiendomsskatt (5 medlemmer, ikke valgt)*? Vilt- og innlandsfiskenemnda (5 medlemmer, ikke valgt)*?

6 Økonomiske rammebetingelser: Kommunestyret har vedtatt økt partistøtte til partier representert i kommunestyret, til kr ,- samt at det gis kr 3.000,- i representantstøtte pr. representant. Slik støtte kan benyttes til å avhjelpe behov for datautstyr til folkevalgte som er valgt som faste representanter i andre utvalg, men som ikke er representert i kommunestyret. Brukerrepresentanter, tillitsvalgte osv. kan likeledes ha en mulighet for å få dekket datautstyr gjennom sin egen organisasjon. Det samme gjelder de representanter som blir valgt inn i styrer, representantskap osv., der organisasjonen stiller utstyr til rådighet. Dette er ikke vurdert eller utredet i denne saken. Rådmannen vurderer det slik at utgangspunktet er at kommunestyrets faste representanter tilkommer kommunalt utstyr, slik reglementet tilsier. I forbindelse med at det foregående periode har vært gjennomgående representasjon, har medlemmene i de 3 utvalgene, samt havnestyret, som er vurdert likestilt med disse, hatt kommunalt utstyr. Rådmannen foreslår derfor at dette videreføres, men at øvrige utvalg ikke anses å komme inn under «særskilte behov». Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi:

7 Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger: Forslag til innstilling: Formannskapet opprettholder kommunestyrets vedtak av , slik: «Datautstyr: Ordfører og varaordfører har kommunalt nettbrett og pc Formannskapets medlemmer har kommunalt nettbrett eller pc Kommunestyrets medlemmer har kommunalt nettbrett eller pc Oppnevnte utvalg som har særskilte behov får kommunal pc eller nettbrett» Oppnevnte utvalg som har særskilte behov: Utvalg for miljø og næring Utvalg for plan og samferdsel Utvalg for levekår Havnestyret Medlemmer i øvrige styrer, råd og utvalg, folkevalgte som blir valgt til å representere Sør- Varanger kommune i ulike eksterne verv, samt varamedlemmer, tilkommer ikke kommunalt utstyr. Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

8 SØR-VARANGER KOMMUNE PLAN- OG UTVIKLING Vår ref.: Saksnr.: 15/3691/11 Saksbehandler: Stig Ulvang Dato: Telefonnr.: Epostadresse saksbehandler: NOTAT TIL ORIENTERING: STATUS FOR KOMMUNENS OMSTILLINSGARBEID ETTER KONKURSEN VED SYDVARANGER GRUVE AS Omstillingsarbeid generelt Når en stor andel av arbeidsplassene i en kommune går tapt på kort tid, oppstår det et ekstra stort behov for omstilling. Staten ved Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har derfor utviklet faste ordninger og rutiner når slike situasjoner oppstår (se regionalomstilling). Omstillingsarbeidet har et langsiktig perspektiv, og innvilgede omstillingsprosjekter har gjerne en tidshorisont på 6 år. I tillegg arbeides det i en slik situasjon også på en rekke andre områder for å utløse ekstra midler til ulike tiltak også mot andre departementer og finansieringskilder, men denne omstillingsprosessen beskrevet her avgrenser seg til å omhandle omstilling med utgangspunkt i de ressurser KMD setter av til formålet. I utgangspunktet er det fylkeskommunene som har ansvar for omstillingsarbeid i eget fylke. Det settes hvert år av midler til regional omstilling på statsbudsjettet (KMD), og det er normalt fylkeskommunen som avgjør hvilke kommuner eller områder som skal få midler til omstillingsarbeid og hvor mye midler disse eventuelt skal få. Dersom en kommune kommer ut for en situasjon med raskt tap av betydelig arbeidsplasser, må den ta det opp med fylkeskommunen. Det er liten tvil om at Sør-Varanger vil kvalifisere til «ordinær» omstillingsstatus. I helt spesielle oppstår det situasjoner hvor størrelsen på de endringer som utløser omstillingsbehovet øker og/eller hvor flere faktorer spiller inn samtidig. Dette kan føre til at ordinær ramme til regional omstilling ikke er tilstrekkelig. I slike situasjoner kan det være nødvendig med en ekstrainnsats fra staten. Kriteriene for en slik statlig ekstrainnsats er: Reduksjonen i den direkte sysselsettingen i hjørnesteinsbedriften/næringen bør være meget betydelig over en 3-års periode - Reduksjonen bør som hovedregel utgjøre minst 15 prosent av den totale sysselsettingen i kommunen - I absolutte tall bør nedleggelsen som et minimum ligge på 150 personer - I helt særskilte tilfeller bør det imidlertid vurderes om en kan gå noe lavere på små og isolerte steder

9 I en totalvurdering av situasjonen i området skal det imidlertid også legges vekt på reduksjonen i den indirekte sysselsettingen, den generelle arbeidsledigheten og mulighetene for pendling innenfor den aktuelle bo- og arbeidsmarkedsregionen. I tillegg kan det også være aktuelt å ta i betraktning trygdebudsjettets størrelse, andel yrkesaktive i kommunen og kommuneøkonomi for å få et mest mulig komplett bilde av tilstanden i lokalsamfunnet. Dersom det viser seg at Sør-Varanger kvalifiserer til statlige tilskudd, vil det åpne for tiltak i en helt annen størrelsesorden enn om kommunen blir henvist til regionale midler alene. Fase 1 - avklaringsfase Første fase i omstillingsarbeidet er derfor en avklaringsfase. I avklaringsfasen utarbeider fylkeskommunen en samfunnsmessig konsekvensanalyse som skal dokumentere situasjonen for næringslivet og sysselsettingen i det aktuelle området. Konsekvensanalysen skal dokumentere omstillingsområdets nærings- og sysselsettingsutvikling siste 10 år, og gi en prognose for utviklingen de kommende 10 år. Det er viktig at analysen også beskriver forutsetningene som ligger til grunn for prognosene, og vurderer hvor sikre de er. Dokumentasjonen må også omfatte relevante demografiske forhold: fraflytting, tilflytting, utdanning, pendling, alders- og kjønnsfordeling i området. I tillegg skal det utarbeides en fremskrivning av kommunens økonomi. Fase 2 strategi- og omstillingsfase Etter avklaringsfasen går omstillingsarbeidet over i en strategi- og forankringsfase. Den er kommunens ansvar. Normalt oppnevner kommunen en prosjektansvarlig, og det er ikke uvanlig å engasjere en ekstern prosjektleder. Prosjektorganisasjonen skal utarbeide forslag til omstillingsplan og handlingsplan for første gjennomføringsår. Som grunnlag for omstillingsplanen, skal det først utarbeides en utviklingsanalyse som identifiserer områdets konkurransefortrinn og utviklingsmuligheter. Analysen minner om det mange vil kjenne som en SWOT-analyse (styrker, svakheter, muligheter og trusler). Omstillingsplanen lages med utgangspunkt i utviklingsanalysen. Omstillingsplanen er det sentrale styringsdokumentet i omstillingsarbeidet, og som definerer - Visjon og mål for omstillingsarbeidet. Målene skal være målbare og periodiserte - Områdets prioriterte innsatsområder (normalt 3 4 stk.) - Mål og økonomiske rammer for hvert innsatsområde - Aktuelle tiltak og prosjekter innenfor hvert innsatsområde - Organisering av omstillingsarbeidet Omstillingsplanen skal dekke hele omstillingsperioden, vanligvis 6 år. Det skal også lages årlige handlingsplaner med budsjett som definerer konkrete aktiviteter eller prosjekter under hvert innsatsområde. Ved oppstart av gjennomføringsfasen (fase 3), skal handlingsplanen for første år være vedtatt. Fase 3 gjennomføringsfasen I overgangen til gjennomføringsfasen skal kommunen etablere en omstillingsorganisasjon slik den er beskrevet i omstillingsplanen. Lederen og styret for omstillingsarbeidet utgjør omstillingsledelsen. De vanligste modellene er egen avdeling i kommunen, egen prosjektorganisasjon, aksjeselskap (AS) eller kommunalt foretak (KF) Foreløpig status for omstillingsprosessen i Sør-Varanger kommune Avklaringsfasen er fylkeskommunens ansvar, men kommunen må bidra i arbeidet med lokalkunnskap og dokumentasjon. Sydvaranger Gruve AS gikk konkurs 18. november Da konkursen var et faktum, satte rådmannen ned ei administrativ omstillingsgruppe med deltagere fra plan- og utvikling, forvaltning, drift og vedlikehold, havnevesen og økonomi, som ba om et møte med Finnmark fylkeskommune (FFK). Første møte mellom kommunen ved omstillingsgruppa og FFK ved næringsavdelinga ble gjennomført 25. november, og det

10 er seinere gjennomført ytterligere to møter til. Fylkeskommunen er i sluttfasen med hensyn til valg av analyseleverandør, og det forventes at konsekvensanalysen ferdigstilles i løpet av februar. Det er resultatene fra konsekvensanalysen og søknaden fra kommunen som er grunnlaget for fylkeskommunens eventuelle søknad til KMD om omstillingsmidler for området. Uten at det formelt er tatt stilling om kommunen får formell status som statlig omstillingskommune, bevilget regjeringen 17. desember 5 millioner til omstillingsarbeid i kommunen for Så langt foreligger det ikke anna informasjon om dette enn ei kort pressemelding. Endelige føringer for midlene kan brukes vil bli avklart i departementets tildelingsbrev til fylkeskommunen som normalt kommer i løpet av januar, men det er kommet signaler om at midlene i hvert fall kan brukes til konsekvensanalysen og utviklingsanalysen. Ekstern forankring Selv om strategifasen- og involveringsfasen (fase 2) formelt ikke er startet opp, er kommunen svært opptatt av at omstillingsprosessen får en bred og god forankring. Allerede fredag 20. november hadde ordføreren innkalt Finnmark fylkeskommune, Innovasjon Norge Finnmark, Kirkenes næringshage, LO Finnmark, NAV Finnmark og NHO Finnmark til møte. På møtet var det enighet om at gruppa, som på møtet ble omtalt som ei arbeidsgruppe, skulle videreføres som del av omstillingsarbeidet. I etterkant er også Universitetet i Tromsø ved Campus Kirkenes invitert til å være med i gruppa. Rådmannen legger opp til å involvere gruppa tett i det videre arbeidet med å forberede kommunens omstillingssøknad. Institusjonene og organisasjonene er derfor bedt om å oppnevne faste representanter til gruppa for oppfølging og koordinering av det videre omstillingsarbeidet i, og pr dato er følgende deltagere registrert: Navn Organisasjon Stilling Rune Rafaelsen Sør-Varanger kommune Ordfører Mariann Magga Sør-Varanger kommune Utvalgsleder for miljø og næring Ikke valgt Sør-Varanger kommune Representant for opposisjonen Håvard Lund Sør-Varanger kommune Plan- og utviklingssjef Guro Brandshaug Kirkenes næringshage Daglig leder Frode Stålseth Kirkenes næringshage Prosjektleder Målfrid Baik NHO Finnmark Regiondirektør Nina Haugen NAV Finnmark Direktør Eva-Lill J Margit NAV Finnmark Avdelingsdirektør markedsavdeling Bjørn Johansen LO Finnmark Distriktssekretær Finnmark Hilde CJ Mietinen Finnmark fylkeskommune Næringssjef Lisbet Sandtrøen Finnmark fylkeskommune Opplæringssjef Rolf Berg Innovasjon Norge Spesialrådgiver Ikke oppnevnt UiT/Campus Kirkenes Stig Ulvang Sør-Varanger kommune Jordbrukssjef/sekretær for gruppa Som det fremgår av lista, legges det opp til at opposisjonen oppnevner en representant til gruppa. Strategi- og forankringsfasen Strategi- og forankringsfasen er kommunens ansvar og oppgave, og det er som tidligere beskrevet opp til kommunen å bestemme hvordan den velger å organisere arbeidet i de ulike fasene. Når det gjelder strategifasen, legger rådmannen opp til at den gjennomføres som eget prosjekt med formannskapet som styringsgruppe, den interne omstillingsgruppa som

11 prosjektgruppe, egen prosjektleder og den tidligere omtalte arbeidsgruppa som ressursgruppe. Rådmannen vil komme tilbake med forslag til endelig prosjektbeskrivelse til møtet slik at formannskapet kan behandle forslaget før det fremmes for kommunestyret. Rådmannen vil i forslag til prosjektbeskrivelse konkretisere ansvar og oppgaver for de ulike deltagerne, og også utrede eventuelt behov for kjøp av eksterne tjenester. Rådmannens foreløpige vurdering er at ressursgruppa bør får følgende mandat/oppgaver: - Sikre aksept for og medvirkning til omstillingen og planene for den hos alle aktører i området - Sikre god informasjonsflyt om omstillingsarbeidet og sikre god koordinering av de ulike aktørenes omstillingsplaner og aktiviteter - Gi innspill til kommunen mht prosjektorganisering, omstillingsplan og handlingsplan Med hensyn til forslag til mandat, kan det bli gjort endringer basert på erfaringene fra møtet 19. januar, der det legges opp til følgende agenda: - Statusoppdatering for kommunens omstillingsarbeid og mandat for gruppa (ordfører og plan- og utviklingssjef) - Statusoppdatering foreløpige erfaringene etter konkursen (alle) - Presentasjon av Innovasjon Norges «mal» for omstillingsarbeidet med fokus på fase 2 - Erfaringer fra omstillingsarbeid andre steder (prosjektleder Glomfjord?) - Status samfunnsmessig konsekvensanalyse for Sør-Varanger (FFK) - Innspill til utviklingsanalyse (alle) - Innspill til videre organisering av arbeidet i strategi- og forankringsfasen (alle) Stig Ulvang Jordbrukssjef Stig Ulvang Jordbrukssjef