SANDEFJORD IDRETTSRÅD

Transkript

1 SIDE 1 AV 19 SANDEFJORD IDRETTSRÅD Årsrapport 2014 Behandles på Årsmøtet IDRETTENS HUS Onsdag 25. mars 2015 kl. 1900

2 SIDE 2 AV 19 SAKSLISTE: 1. Godkjenne fremmøtte representanter 2. Godkjenne innkalling, dagsorden og to representanter til å underskrive protokollen 3. Velge møteleder og referent 4. Behandle årsmeldingen 5. Behandle revidert regnskap for Behandle innkomne forslag 7. Vedta budsjett for Valg Svært enkel bevertning Vedlegg: Årsmelding inkl. Regnskap, forslag og budsjett På årsmøtet møter med stemmerett: a) Idrettsrådets styre b) Hvert enkelt idrettslag kan møte med 1 representant for hver påbegynte 400 medlem, begrenset til maksimum 3 representanter. c) Bedriftsidretten representeres etter følgende skala: Inntil 5 lag i kommunen; 1 representant, deretter 1 representant for hvert påbegynte 5. lag, maksimum 12 representanter. Stemmerett: Vi minner om at delegater til årsmøtet skal være valgt på klubbens årsmøte eller oppnevnt av styret etter fullmakt. Ref. Basis lovnorm for Idrettsråd 13. Like viktig er det å legge merke til at ansatte i klubb ikke har stemmerett på Idrettsrådets årsmøte.

3 SIDE 3 AV 19 Årsrapport 2014 Sandefjord Idrettsråd IR har gjennom året 2014 avholdt 10 styremøter og hatt 101 saker på kartet. I tillegg har det vært avholdt møter med klubber, med Vestfold Idrettskrets, med administrasjonen i kommunen, med politikere og kontakt mellom rådets medlemmer utenom møtene. I tillegg har det vært en del kontakt med andre idrettsråd. Styret i Idrettsrådet har vært: Leder: Thor Henning Nilsen Sandar IL Nestleder Johny Sandbæk Sfj. Bueskyttere Sekretær Rune Broks Sandefjord Fotball Styremedlem Line Hallin Lorentzen Larvik og Sandefjord Rytterklubb Styremedlem Merete Hauge STIF Varamedl. 1: Geir Ustgård I.L. Runar Varamedl. 2: Torhild M. Johannessen Sfj. Badmintonklubb. Revisorer: Dag Elvestad, SaBK Harald Holtan, Sandefjord Seilforening Valgkomitè: Medlem Jan Helge Marum, Sandefjord Svømmeklubb Medlem Merete Sand, Sandefjord Ballklubb Medlem Helge Krossøy, Sandar I.L. Oppfølging av Idrettsmeldingens plan for investeringer og rehabilitering av anlegg krever kontinuerlig arbeid. Idrettsrådet har behandlet og gitt innstilling til Sandefjord Kommune i forbindelse med søknader om prosjekttilskudd. (Retningslinjer er tatt med som vedlegg til denne årsrapporten). IR oppfordrer på det sterkeste om at klubber søker om tilskudd både til prosjekter, arrangementer og i forbindelse med deltagelse internasjonalt. Idrettsrådet har dessuten behandlet en rekke saker som viser at klubbene har behov for et organ som ser helheten og kan yte assistanse til klubber. I løpet av 2014 har Sandefjord Kommune vedtatt store investeringer i anlegg for idrett og aktivitet. Det skal kommunen har ros for og det viser at langsiktig arbeid med å synlliggjøre idrettens behov og berettigelse er viktig. Idrettsrådet har som mål å arbeide for at investeringene for idrettsanlegg opprettholdes. Det er flere idrettsgrener som fortsatt lever under vanskelige forhold. Små idrettslag har ikke like lett for å få sine ønsker gjennom som de større idrettene. I 2014 opplevde vi at ordningen med momskompensasjon for idrettsanlegg fikk sterkt reduserte rammer. Det ville medført at flere idrettslag som hadde finansiert sine anlegg helt eller delvis ville fått store økonomiske utfordringer. Sandefjord Idrettsråd fikk flere av idrettsrådene i Norge med på en aksjon der vi belyste problematikken og påpekte effekten av de reduserte rammene i forslaget til statsbudsjett. NIF jobbet også for å endre rammebetingelsene. Heldigvis ble budsjettet endret og idrettslagene unngikk å havne i økonomiske vanskeligheter. Dessverre viser det seg at man for 2015 ikke har tatt hensyn til situasjonen og at det forsatt er nædvendig å arbeide for økte rammer.

4 SIDE 4 AV 19 Av Idrettsrådets virksomhet ellers i året nevner vi: Flere av Rådets medlemmer deltok på møter i regi av Vestfold Idrettskrets. Thor Henning: Årsmøte Vestfold Idrettskrets. Thor Henning: Deltagelse i KF-utvalgets møter. Mange møter med klubber og kommunens administrasjon. Samarbeidet med klubbene kan fortsatt bli bedre. En god del klubber bør innse at de står stekere om Idrettsrådet innvolveres i spesielt anleggssker og idretten generelt styrkes om alle følger spillereglene. Dialogen og samarbeidet med idrettsadministrasjonen i kommunen og politikerne bør fremdeles både utvides og styrkes. Tildeling av Aktivitetsmidler for 2014 Vi har fordelt aktivitetsmidlene fra Kulturdepartementet (LAM), og de fleste klubber i Sandefjord har mottatt vel fortjent støtte til aktiviteten blant barn og unge. Idrettsrådets årsmøte vedtok kriterier for tildelingen, basert på retningslinjer fra NIF/NOK og Kirke- og Kultur-Departementet. Tidspunkt for utdeling fra Idrettsrådet er avhengig av retningslinjene fra departementet og Idrettsforbundet. En forutsetning for å motta penger, er at klubben har aktivitet for barn og unge, samt at vi har valgt å gi ekstra tilskudd til de som har barneidrettsskole som fast aktivitet og til klubber med aktivitet for funksjonshemmede. Samtidig vil vi med dette oppfordre klubbene til å ta aktiv del i utformingen av retningslinjene for inneværende år. Dette kommer opp som egen sak. (Se også sak 6, forslag 1). Selve tilskuddet til den enkelte klubb: Se eget vedlegg, Vedlegg B. Søknadsskjema for 2015 er vedlagt. Se vedlegg D. ØKONOMI. Idrettrådet har ikke hatt lønnet administrasjon i Idrettsrådet har overskudd for 2014 på kr ,- FORHOLDET TIL KLUBBENE: Idrettsrådet har en stor oppgave i å synliggjøre sin virksomhet for klubbene. Samtidig må klubbene bli stadig flinkere til å benytte Idrettsrådet i å fremme sine saker overfor både krets, kommune og i forhold til andre klubber. Spesielt for Sandefjord er at Idrettsrådet har talerett i utvalget som behandler idrettssaker politisk i kommunen. Denne rettighet må vi ta vare på og forvalte godt. Idrettsrådet opplever det som både problematisk at enkelte klubber velger å se bort fra vedtatte prioriteringer og gjennomfører prosesser mot kommunen (både politisk og administrativt) på egen hånd, uten at Idrettsrådet er informert. I tillegg vil vi be om at klubbene sender Idrettsrådet kopi av både årsrapporter og protokoll fra årsmøtet til Idrettsrådet. Vi vil sette pris på å motta disse elektronisk, men dette er intet krav.

5 SIDE 5 AV 19 FORHOLDET TIL KOMMUNEN: Både klubber og kommune kan fremdeles inkludere IR sterkere i saker som vedrørte de nevnte aktører, bl.a. ved å sende kopi til IR av alle brev og henvendelser. At Idrettsrådet er løpende orientert bidrar til et felles beste for det lokale idrettslivet. FORHOLDET TIL IDRETTSKRETSEN: Vi benytter kretsen i noen grad som en støttespiller i idrettspolitiske saker og som administrativ hjelp. Idrettskretsen er en naturlig arrangør for alle kurs som ikke er spesifikke for særidrettene. I 2014 har det vært arrangert en rekke kurs i regi av VIK og programmet for 2014 er like omfattende. Her er det mulighet for god skolering for klubbledere som alle bør benytte. SPORTSLIG: Idrettsrådet vil nok en gang berømme alle de klubbene som står i spissen for flotte arrangementer. Samtidig vil vi gratulere alle de som oppnår gode resultater, de som ikke gir opp selv om de gode resultatene uteblir, og alle de som legger til rette for all den aktiviteten som gjennomføres i Sandefjordsidretten. KLUBBENES ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE PRIORITERINGER: Vi ønsker å gjenta vår presisering av hvor viktig det er å ha orden i både administrative rutiner, medlemsoversikter og å ha økonomisk styring i klubbene. Klubbene drives i stor grad av frivillig innsats, men det betyr ikke at man kan ta lett på de oppgavene som ligger i det å forvalte ressursene på en god og forsvarlig måte. Skulle man være i tvil om hvordan man løser daglige utfordringer er både Idrettsrådet og Idrettskretsen en støttespiller mange kan benytte oftere og tidligere. POLITIATTEST. Etter at kravet om politiattester ble innført for et par år siden har nok mange klubber glemt at dette er et krav som klubbene må forholde seg til kontinuerlig. Ansvarlige i klubbene må oppnevnes og det må gjøres kjent i klubbene og på klubbenes nettsider om hvilke personer som er ansvarlige for politiattester. MEDLEMSTALL/KLUBBER Nedlagt i løpet av året: Ingen Nye klubber: Ingen Totalt 52 klubber Vi har sett på utviklingen i medlemstall og tall for aktive i idretten i Sandefjord og kan med glede konstatere at det gror godt i Sandefjord over tid, spesielt blant barn og unge.

6 SIDE 6 AV 19 Ant. Klubber MEDLEMMER AKTIVE 2002: : : : : : For tallene for 2014 ser vi at det er variasjoner der klubber helt klart feilfører. Dette er delvis rettet opp i statistikken, men når en klubb ikke rapporterer rett, får dette konsekvenser bl.a. for tildeling av LAM. Trenden viser uansett at Sandefjordidretten har hatt en markant økning både blant antall medlemmer og ikke minst aktive medlemmer over tid. Dette er svært positivt, men gir også fortsatt store utfordringer på anleggssiden. Oversikt over medlemstall for den enkelte klubb er vedlagt denne årsrapport. Se vedlegg A.

7 SIDE 7 AV 19 Sak 5: Regnskap for 2014 Regnskap med revisors underskrift vil bli lagt fram på årsmøtet. RESULTATREGNSKAP SANDEFJORD IDRETTSRÅD 2014 Note Regnskap 2014 Budsjett 2014 INNTEKTER Tilskudd Sfj. Kommune , ,00 Tilskudd VIK , ,00 Moms-ref , ,00 Sum DRIFTSINNTEKTER , ,00 KOSTNADER Lønnskost./ Godtgjør. 1 0, ,00 Leie lokaler 2 725, ,00 Rekvisita 0, ,00 Kopiering 0,00 0,00 Møter 4 807, ,00 Kurs & Konf. 0,00 Telefon 0,00 0,00 Porto & postboks 3 040, ,00 Nettsider og Info 5 148, ,00 Kjøregodt-gjørelse 0, ,00 Annonser 0, ,00 Gaver 2 061, ,00 Bankgebyr 0,00 0,00 Diverse kostn. (avgift Friv.reg.) 135,00 135,00 Diverse kostn. (støtte til klubber) , ,00 Regnskap- honorar 0,00 0,00 Sum DRIFTSKOSTNADER , ,00 Renteinntekter av bankinnskudd 277,16 400,00 ÅRSRESULTAT (Overskudd) 7 672, ,00 Note 1: Det er ikke utbetalt lønn eller andre godtgjørelser i 2014.

8 SIDE 8 AV 19 BALANSE: Balanse EIENDELER Bank DNB Sum Eiendeler GJELD OG EGENKAPITAL: EGENKAPITAL KORTSIKTIG GJELD 0 0 SUM KORTSIKTIG GJELD 0 0 SUM GJELD 0 0 SUM GJELD OG EGENKAPITAL UDISPONERT OVERSKUDD/UNDERSKUDD

9 SIDE 9 AV 19 Regnskap er revidert og godkjent av Dag Elvestad og Harald Holtan. Revisjonsrapport Fremlegges på Årsmøtet.

10 SIDE 10 AV 19 Sak 6: Behandle innkomne forslag Det foreligger to forslag til behandling ved fristens utløp. Styret i Sandefjord IR foreslår: Forslag 1: Kriterier for fordeling av lokale aktivitetsmidler til klubbene. Aktivitetsmidlene er ment som styrking av idrettslagenes aktivitet for barn og unge og Idrettrådet forutsetter at klubbene benytter midlene på denne gruppen. Styret foreslår at Sandefjord Idrettsråds årsmøte 25. mars 2015 vedtar følgende retningslinjer for 2015: 1. Idrettslaget skal ha fast aktivitet for barn og unge i aldersgruppen 6-19 år. 2. Idrettslaget skal ikke ha aktivitet som ekskluderer enkelte aldersgrupper eller som ekskluderer jenter eller gutter. 3. Søknader til Sandefjord Kommune om tilskudd til aktivitet kan benyttes av Idrettsrådet i vurderingen av de enkelte klubber. 4. Idrettslaget må ha rapportert aktivitet og medlemstall til NIF og denne innrapporteringen benyttes av Idrettsrådet i vurdering av støtte. 5. Aldersgruppen år prioriteres ved å tildele dobbelt enhetsbeløp til medlemmer i denne aldersgruppen. 6. Klubber som møter på Idrettsrådets årsmøte der kriteriene for tildeling vedtas, får i utgangspunktet tildelt et grunnbeløp på kr ,- under forutsetning av at de organiserer aktivitet for barn og unge (ref. pkt 1). Resterende beløp fordeles mellom klubbene etter kriterier som angitt i punkt Klubber som ikke møter på årsmøtet mottar maksimum 90 % av det beløp de skulle hatt etter reglene. 8. Søknadsskjema for tildeling av midler deles ut på årsmøtet. 9. Klubber som ikke søker om midler vil få kun få 50 % av det beløp de ville fått hvis de hadde søkt. Ikke utdelte midler fordeles på de som har søkt. 10. I de tilfeller der Idrettsrådet finner at klubber har ført opp flere aktive enn det som er reelt vil IR justere tilskuddet deretter. Begrunnelse: Retningslinjene følger tidligere praksis med tillegg som vist i pkt. 5, 6 og 7. Idrettslagene viste tidligere en sviktende interesse for Idrettsrådets viktigste fora, årsmøtet, og punkt 6, 7 og 8 er foreslått i år igjen på bakgrunn av det positive engasjement på de seneste årsmøter.

11 SIDE 11 AV 19 Sak 7: Vedta budsjett for 2015 Budsjett og årsplan henger så nøye sammen at styret foreslår å behandle disse under ett. Budsjettet gjenspeiler aktivitetene satt opp i handlingsplanen. ÅRSPLAN FOR SANDEFJORD IDRETTSRÅD 2015 Årsplanen skal være et hjelpemiddel for Idrettsrådet i Sandefjord i det daglige arbeid, samtidig som det gir Rådet et verktøy i planleggingen av aktivitetene gjennom året. Tiltak Bakgrunn Aksjon/status Frist Handlingsplan for idrettsanlegg Ishockeyhall Intern organisering og skolering i Idrettsrådet Info om IR til klubbene Kontakt med klubbene Deltagelse på møter og konferanser Sammenslåing av Kommuner/Idrettsråd Planen er et tillegg til Idrettsmeldingen. Det er vedtatt at det skal gjennomføres en anbudsrunde for ishockey-hall i Bugården. Kompetanseheving er viktig for alle styrer. NIF gjennomfører i samarbeid med kretsene et kompetansehevings-program. Samtidig ønsker IR å gjennomføre interne samlinger som bedrer det indre liv i IR Det er altfor få tillitsvalgte i klubbene som vet hva IR er og kjenner rådets funksjon. Samtidig er det enkelte klubber som ikke ønsker å følge de vedtatte retningslinjer og prioriteringer. Dette krever ekstra innsats fra Idrettsrådet. Ta kontakt med klubbene jevnlig for å få oversikt over hva som skjer Det arrangeres hvert år en rekke samlinger for de ulike ledd i norsk idrett og Idrettsrådet får faglig påfyll gjennom aktiv deltagelse på relevante samlinger Beslutningen om å slå sammen Sandefjord, Andebu og Stokke medfører at Idrettsrådene også må slås sammen. Vedtatt i KFutvalget. Følges opp. IR følge opp anbudsarbeidet og innholdet i hallen. Jobbe med intern organisering. Jevnlige møte med klubber Ta kontakt med alle klubber 1 til 2 ganger i året. Idrettsrådet får faglig påfyll gjennom aktiv deltagelse på relevante samlinger og ønsker å delta på de arrangementer som er faglig relevante. Starte arbeidet med å forberede sammenslåing Hele 2015 Pågående Kontinuerlig Hele 2015 Hele 2015 Hele 2015 Hele året

12 SIDE 12 AV 19 BUDSJETTFORSLAG FOR 2015 INNTEKTER Budsjett 2015 Regnskap 2014 Budsjett 2014 Tilskudd Sfj. Kommune ,00 Tilskudd VIK ,00 Moms-ref Renter 0,00 0,00 Sum DRIFTSINNTEKTER , ,00 KOSTNADER Lønnskost./ Godtgjør , ,00 Leie lokaler , ,00 Rekvisita 0 0, ,00 Kopiering 0 0,00 0,00 Møter , ,00 Kurs & Konf , ,00 Telefon ,00 0,00 Porto & postboks , ,00 Nettsider og Info , ,00 Kjøregodt-gjørelse , ,00 Annonser , ,00 Gaver , ,00 Bankgebyr 0 0,00 0,00 Diverse kostn. (avgift Friv.reg.) ,00 135,00 Diverse kostn. (støtte til klubber) , ,00 Regnskap- honorar 0 0,00 0,00 Sum DRIFTSKOSTNADER , ,00 Renteinntekter av bankinnskudd 250, ,00 ÅRSRESULTAT (Underskudd) , ,00

13 SIDE 13 AV 19 Sak 8: Valg Sak 8: Valg Valgkomiteens innstilling til Styre for Sandefjord Idrettsråd Leder: Thor Henning Nilsen Sandar IL På valg Gjenvalg 2015 Nestleder Johnny Sandbæk Sfj. Bueskyttere På valg Gjenvalg 2015/2016 Sekretær Rune Broks Sandefjord Fotball På valg Gjenvalg 2015/2016 Styremedlem Line Hallin Lorentzen Larvik & Sandefjord Rytteklubb På valg Gjenvalg 2015/2016 Styremedlem Merete Hauge STIF Ikke på valg Valgt for 2014/2015 Styremedlem Bedriftsidrettens representant Varamedl. 1: Geir Ustgård I.L. Runar På Valg Gjenvalg 2015/2016 Varamedl. 2: Torhild M. Johannessen Sandefjord Badmintonklubb Valgt for 2014/2015 Ikke på Valg Revisorer: Dag Elvestad, SaBK Ikke på valg Valgt for 2014/2015 Harald Holtan, Seilforeningen Valgt for 2014/2015 Ikke på valg Valgkomitè: Medlem Jan Helge Marum Sandefjord Svømmeklubb Medlem Merete Sand Sandefjord Ballklubb Varamedlem Helge Krossøy Sandar IL ===================================================================

14 SIDE 14 AV 19

15 SIDE 15 AV 19 VEDLEGG: A. MEDLEMSTALL PR MENN KVINNER Orgleddnavn Sandefjord Idrettsråd M Sum K Sum Total Fevang FK Gjekstad & Østerøya IF Helgerød IL Mosserød Turn Og IF NMK Sandefjord Runar IL Sandar IL Larvik og Sandefjord Rytterklubb Sandefjord Lerdueskyttere Sandefjord og Sandar Miniatyrskytterlag Sandefjord Badmintonklubb Sandefjord BK Sandefjord Bueskyttere Sandefjord Dykkerklubb Sandefjord Seilflyklubb Sandefjord Hundekjørerklubb Sandefjord Judoklubb Sandefjord Pistolklubb Sandefjord Roklubb Sandefjord Seilforening Sandefjord Skøiteklub Sandefjord Svømmeklubb Sandefjord Sykleklubb Sandefjord Tennisklubb Sandefjord TIF Sandefjordstuperne Store Bergan IL Sandefjord Nanbudoklubb Sandefjord Ishockeyklubb Sandefjord OK Sandefjord Brettseilerklubb Gokstad Bowlingklubb Sandefjord Golfklubb Skogan Rideklubb Sandefjord "Vikings" Baseballklubb

16 Orgleddnavn MENN KVINNER SIDE 16 AV 19 Sandefjord Fotball Sandefjord Flyklubb Sandefjord kunstløp klubb Holtan Døves sportsklubb Dans Aktiv Sandefjord Swingklubb Sandefjord Tradisjonelle Karateklubb- STKK Sandefjord Innebandy Sandefjord Handikapidrettslag Sandefjord Futsal Sandefjord Taekwon-Do klubb HG Gokstad Håndballklubb Sandefjord Håndball Sandefjord Frisbee Klubb Sandefjord Cricketklubb Sandefjord Fekteklubb Breidablikk IL M Sum K Sum Total

17 B. TILDELTE MIDLER: LAM (Lokale AktivitetsMidler) SIDE 17 AV 19 KLUBB KR KLUBB KR Breidablikk IL 1598 Sandefjord Hundekjørerklubb 0 Dans Aktiv Sandefjord Håndball Fevang FK Sandefjord Innebandy Gjekstad & Østerøya IF Sandefjord Ishockeyklubb 4598 Gokstad Bowlingklubb Sandefjord Judoklubb Helgerød IL Sandefjord kunstløp klubb 0 HG Gokstad Håndballklubb Sandefjord Lerdueskyttere 3872 Holtan Døves sportsklubb Sandefjord Motorflyklubb 0 Larvik Og Sandefjord Rytterkl Sandefjord Nanbudoklubb Mosserød Turn Og IF 0 Sandefjord og Sandar Min. Sky 0 NMK Sandefjord 0 Sandefjord OK Runar IL Sandefjord Pistolklubb 0 Sandar IL Sandefjord Roklubb Sandefjord "Vikings" Baseballklubb 0 Sandefjord Seilflyklubb 0 Sandefjord Badmintonklubb Sandefjord Seilforening Sandefjord Ballklubb Sandefjord Skøiteklub Sandefjord Brettseilerklubb 3297 Sandefjord Svømmeklubb Sandefjord Bueskyttere Sandefjord Swingklubb 0 Sandefjord Cricketklubb 1598 Sandefjord Sykleklubb Sandefjord Dykkerklubb Sandefjord Taekwon-Do klubb 7504 Sandefjord Fekteklubb 4327 Sandefjord Tennisklubb Sandefjord Fotball Sandefjord TIF Sandefjord Frisbee Klubb 0 Sandefjord Trad. Karateklubb Sandefjord Futsal 0 Sandefjordstuperne Sandefjord Golfklubb Skogan Rideklubb 0 Sandefjord Handikap IL Store Bergan IL

18 C. RETNINGSLINJER FOR PROSJEKTTILSKUDD IDRETT. SIDE 18 AV 19

19 D. SØKNADSSKJEMA LAM. SIDE 19 AV 19 KLUBBENS NAVN ADRESSE SØKNADSSKJEMA FOR LOKALE AKTIVITETSMIDLER 2015 KLUBBENS TELEFON NR. KLUBBENS HJEMMESIDE WWW. KLUBBENS ADR.: BANK-KONTONR. LEDER S NAVN LEDERS TELEFON PRIV. LEDERS TELEFON ARB. LEDERS MOBIL: LEDERS ADR.: SKRIV TYDELIG Har klubben fast aktivitet for barn under 12 år? Har klubben fast aktivitet for ungdom år? Har klubben barneidrettsskole? Har klubben aktivitet for funksjonshemmede? JA NEI Spørsmål rettes til Thor Henning Nilsen: eller på Utfylt skjema sendes på mail til: thn@woodgroup.no eller til: Sandefjord Idrettsråd, Postboks 1615, 3206 Sandefjord Skjemaet må være sendt Idrettsrådet innen 1. juni 2015.