Revisjon av innkjøpsområdet Sykehuset Innlandet HF

Transkript

1 Rapport Revisjon av innkjøpsområdet Sykehuset Innlandet HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst, 27. mai 2009 Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 1 av 26 Versjon Endelig rapport

2 Rapport nr. 3/2009 Revisjonsperiode September 2008-januar 2009 Virksomhet Rapportmottaker Kopi (av endelig rapport) Rapportavsender Oppdragsgiver Revisor Sykehuset Innlandet HF Administrerende direktør Sykehuset Innlandet HF Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Styreleder Sykehuset Innlandet HF Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Styret i Helse Sør-Øst RHF Marte Vestengen, konsernrevisjonen Liv Todnem, konsernrevisjonen Kristin Hansstein, KPMG Anton Olaussen, KPMG Innhold 1 Innledning Bakgrunn, formål og målsettinger Metode og omfang Begrepsavklaringer Oppsummering av revisjonen Revisjon av området i er tiltak satt i verk og har de virket som forutsatt Fakta om revisjonen Kartlegging av tiltak som er satt i verk Testing har tiltakene resultert i bedre lovetterlevelse og måloppnåelse? Konklusjon testing Internkontroll i innkjøpsvirksomheten... 9 er det svakheter som kan hindre god styring og kontroll? Vurderingskriterier Internt miljø Etablering av mål og styring av risiko Tiltak for å ha styring og kontroll Oppfølging Anbefalinger Vedlegg Informasjonsgrunnlag Gjennomførte intervjuer Saksgang og rapportbehandling Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 2 av 26

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn, formål og målsettinger Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst har i tråd med revisjonsplan for 2008 revidert innkjøpsvirksomheten ved Sykehuset Innlandet HF (SIHF). Formålet med revisjonen har vært å se etter om SIHF har etablert og gjennomfører en tilfredsstillende internkontroll for innkjøps- og fakturabehandlingsområdet (herunder bl.a. avtaleforvaltning og arkiv) som bidrar til målrettet og effektiv drift, etterlevelse av lov- og regelverk og pålitelig styringsinformasjon. Målsettingene er fastsatt på bakgrunn av en overordnet risikovurdering av innkjøpsområdet: 1. Å bekrefte om tiltak som ble anbefalt etter revisjonen i 2006 er iverksatt og om de virker som forutsatt. 2. Å bekrefte om SIHF har etablert tilfredsstillende internkontroll på innkjøpsområdet i hele helseforetaket som bidrar til å sikre måloppnåelse i forhold til etterlevelse av lover, forskrifter og interne retningslinjer og fullmakter, samt gevinstrealisering. Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst har også som mål at revisjonen skal bidra til læring og forbedring om internkontroll i foretaket. 1.2 Metode og omfang Revisjonen har omfattet: Kartlegging og vurdering av SIHFs overordnede organisering, styring og oppfølging av innkjøpsområdet. Den har også omfattet kartlegging og vurdering av måten SIHF planlegger, gjennomfører, dokumenterer og følger opp anskaffelsesprosesser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA). Kartlegging og vurdering av dokumentasjon og oppbevaring av anskaffelsesdokumentasjon og avtaler, og måten SIHF gjennomfører og dokumenterer avrop på avtaler/rammeavtaler. Kartlegging og vurdering av de deler av fakturabehandlingsprosessen som gjelder attestasjons- og anvisningsrutiner, samt manuelle kontroller som gjøres i regnskapsseksjonen før bokføring og utbetaling av fakturaer. Gjennomgang av grensesnittene mellom de elektroniske systemene som benyttes innenfor e-handel, fakturering og regnskap (E-32, Basware og Oracle) etter ønske fra foretaket. Relevante observasjoner som har vesentlig betydning for å kunne besvare revisjonsmålsettingene, er gjennomgått i møter sammen med berørte ledere og nøkkelpersoner. 1.3 Begrepsavklaringer Systembegrepet Innkjøpssystemet benyttes i denne revisjonen som et samlet begrep for de styringsdokumenter, fullmaktsdirektiv, systemer, rutiner og andre tiltak som er iverksatt for å sikre god internkontroll på innkjøpsområdet for hele helseforetaket. En beskrivelse av innkjøpssystemet i tråd med rutiner og strukturer ved SIHF beskrives nedenfor. Rolle og ansvar Helseforetakets ledelse (ledere på nivå1 og 2) har det overordnede ansvar for at de ansatte som er gitt økonomisk fullmakt, settes i stand til å gjennomføre tilfredsstillende internkontroll innenfor innkjøpsområdet som alle andre områder i foretaket. Dette innebærer å sikre en organisering av Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 3 av 26

4 funksjonen som kan bidra til måloppnåelse, kommunisere mål og krav i forhold til styrende dokumenter og følge opp at det etablerte system med rimelig sikkerhet fungerer som forutsatt. Helseforetakets ledere (ledere på nivå 2,3 og 4) er hver og en ansvarlig innenfor sitt område å sikre bruk av innkjøpssystemet og gjennom sin løpende oppfølging sikre etterlevelse som kan bidra til oppfyllelse av mål. Innkjøps- og kontraktsavdelingen er ansvarlig for etablering og implementering av systemet, samt et overordnet oppfølgingsansvar, men har ingen myndighet i forhold til å i verksette tiltak lokalt. Det påhviler den enkelte leder (på nivå 1 og 2 i første rekke) i forhold til sin divisjon eller avdeling. Alle ansatte har ansvar for å sette seg inn i og bruke det etablerte innkjøpssystem og etterleve de fullmakter som er gitt. Innkjøpssystemet Innkjøpssystemet er sammensatt av: Overordnede styrende dokumenter og kommunikasjon av mål for området Fullmakter Fullmaktsdirektiv Fullmaktsbrev Retningslinjer og rutiner i EK-systemet Elektroniske system Avtaler o Doculive for arkivering av anskaffelsesprosesser og avtaler o Intranett benyttes til å legge ut avtaleinformasjon o Arkivering i Basware: under utarbeidelse - sammenkobling av avtale mot faktura Bestilling: Elektronisk bestillingssystem E-32 Fakturering: Elektronisk fakturabehandlingssystem - Basware Opplæring Interne revisjoner Løpende oppfølging og rapportering Informasjon og kommunikasjon Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 4 av 26

5 2 Oppsummering av revisjonen Revisjonen har hatt et systemperspektiv i forhold til den overordnede organisering av innkjøpsvirksomheten og innkjøps- og kontraktsavdelingens rolle, ansvar og oppgaver som støttefunksjon for linjen og brukerne av innkjøpssystemet (alle divisjonene). I revisjonen har vi sett etter om foretaket har styring og kontroll med innkjøpsvirksomheten i forhold til å sikre oppnåelse av mål for innkjøpsområdet, etterlevelse av eksternt og intern regelverk samt korrekt rapportering. For å undersøke dette har vi tatt utgangspunkt i krav i foretaksprotokollen om internkontroll og risikostyring og undersøkt om de elementer som kjennetegner god internkontroll var på plass. Resultatet av revisjonen viser at foretaket har iverksatt tiltak på bakgrunn av anbefalinger fra revisjonen i 2006, hovedsakelig i regi av innkjøps- og logistikkavdelingen. Imidlertid viser de gjennomførte testene av anskaffelser at tiltakene ikke i stor nok grad har bidratt til å sikre en tilfredsstillende internkontroll som bidrar til måloppnåelse og regeletterlevelse. Revisjonen viser at det er behov for forbedringstiltak jfr. pkt 4 Anbefalinger, for å styrke internkontrollen innenfor følgende områder: Økt bevissthet knyttet til fullmakter til å anskaffe varer og tjenester og etterlevelse av det regelverk som er lagt til grunn for fullmaktsbruken. Økt fokus på mål innenfor innkjøpsområdet og gjennomgående handlingsplaner innenfor alle deler av foretaket. Bruk av risikostyring som verktøy for å sikre bedre internkontroll og fokus på måloppnåelse. Sikre koordinering av planer med foretaksgruppens planer, tilpasset foretakets rammebetingelser. Videreutvikle foretakets innkjøpssystem slik at behovet for kjøp av varer og tjenester i størst mulig grad kan dekkes. Stille strengere krav til bruk av foretakets innkjøpssystem, og sterkere oppfølging av brukernes lojalitet når det gjelder bruk av innkjøpssystemet. Økt fokus på avtaledekning og sammensetning av avtaleporteføljen i forhold til behov. Sikre samlet forvaltning av porteføljen. Iverksette tiltak for økt fokus på den enkelte leders internkontrollansvar, og sikre oppfølging innenfor området hos den enkelte budsjettansvarlige. I tillegg forutsettes det at konkrete funn fra testingen som vedrører brudd på anskaffelsesregelverket rettes opp i den grad det er mulig i ettertid. Handlingsplanen som utarbeides forventes å sammenfalle med tilsvarende punkter i handlingsplan basert på Strategi innkjøp og logistikk fra Helse Sør-Øst (jfr. foretaksprotokoll). Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 5 av 26

6 3 Revisjon av området i 2006 er tiltak satt i verk og har de virket som forutsatt 3.1 Fakta om revisjonen Revisjonen i 2006 var en oppfølging av revisjon gjennomført i Konklusjonen fra revisjonen i 2006 var at handlingsplan fra 2004 var delvis oppfylt. Det var iverksatt mange tiltak, men tiltakene hadde ikke i tilstrekkelige grad bidratt til å sikre etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Årsaken til dette ble vurdert å være noen svakheter/mangler ved internkontrollen. Anbefalingene var i korte trekk relatert til: Definere innkjøpsfunksjonens faglige og kontrollmessige rolle, ansvar og myndighet, og dokumentere det skriftlig. Oppdatere fullmaktsdirektivet. Presisering av at ansvar for internkontroll i innkjøpsarbeidet er et linjeansvar hvor det må presiseres hvilket oppfølgingsansvar lederne har i forhold til etterlevelse av lover og forskrifter. Sikre ajourhold/vedlikehold av eksisterende rutiner. Sikre system i forvaltningen av avtalene. Etablere avtaleregister. Fremskaffe avtaler som ikke var på plass under revisjonen og foreta opprydding gamle avtaleforhold. Gjennomgå avtaleporteføljen for å identifisere evigvarende avtaler og vurdere videre forløp. Sikre sporbarhet mellom innkjøp og avtale ved hjelp av påføring av avtalereferanse. Oppfølging av at det benyttes korrekte anskaffelsesrutiner ved innkjøp. Uavhengig gjennomgang av alle utbetalinger til leverandører omfattet av revisjonen. Sikre journalføring og oppbevaring av anbudsdokumentasjon. Revisjonsrapporten med anbefalinger ble behandlet av styret i sak Revidert handlingsplan for innkjøpsfunksjonen i SIHF ble behandlet i styret i sak Styret ble orientert om status for arbeidet med strakstiltak i styresak Siste rapportering på interne tiltak i forhold til revisjonen i 2006 var i sak hvor handlingsplan for anskaffelser i SI ble lagt frem. Handlingsplanen omfatter en rekke tiltak og mål fra foretaksprotokoll av med frister for gjennomføring. 3.2 Kartlegging av tiltak som er satt i verk SIHF har fulgt opp og iverksatt tiltak for anbefalingene etter 2006-revisjonen. Foretakets ledelse har hatt høyt fokus på å skape gode holdninger til bruk av innkjøpssystemet, sikre rolle og ansvarsforståelse ved å være tildelt fullmakter. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har hatt økt fokus på avtaleinngåelse, avtaleforvaltning, videreutviklet rutiner, iverksatt opplæring, utviklet elektronisk handel, bruk av sentralt lager samt etablering av bedre styringsinformasjon. Brukerne uttrykte at de opplever innkjøps- og kontraktsavdelingen som en profesjonell enhet og vurderte de tiltak som er iverksatt etter revisjonen å være et bidrag i forhold til bedre innkjøpsprosesser. Vurderingen av om de gjennomførte tiltakene sikrer tilfredsstillende internkontroll i forhold til å sikre måloppnåelse er foretatt gjennom testing, intervju og spørreundersøkelsen i denne revisjonen og fremkommer i pkt og pkt 4. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 6 av 26

7 3.3 Testing har tiltakene resultert i bedre lovetterlevelse og måloppnåelse? For å kunne bekrefte tilstanden for internkontrollen i systemer og rutiner, har konsernrevisjonen gjennomført en testing av SIHF sin etterlevelse av: Regelverk for offentlige anskaffelser Bruk av rammeavtaler (avropsbestemmelser)/avtaler Fullmakter Interne retningslinjer og rutiner De grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser er at en anskaffelse skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i intern saksbehandling og sikre at det ikke er forskjellsbehandling av leverandørene gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Det skal i tillegg under planleggingen av anskaffelsen tas hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen, og prosessene skal være etterprøvbare. Konsernrevisjonen har i testingen lagt vekt på følgende krav i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser: Er det valgt riktig anskaffelsesprosess Direkte kjøp over kr er begrunnet Protokollføring for anskaffelser over kr Gjennomføring av konkurranser, hovedsakelig anskaffelser over kr (konkurransegrunnlag, kunngjøring, tilbud, protokoll, miljøhensyn) Rammeavtaler Inngåelse Avrop Varighet Fullmakter Avtaleinngåelse i henhold til fullmakter Videre er det testet i forhold til SIHFs interne rutiner for innkjøp: Kjøp under kr skal i hovedsak skje i henhold til inngåtte rammeavtaler Ved kjøp mellom kr og kr skal tre tilbydere forespørres Arkivverdig dokumentasjon knyttet til anskaffelser og avtaler skal arkiveres i Doculive Det skal registreres referanse til skriftlig bestilling eller avtale i Basware Avtale er signert av ansatt med fullmakt Fakturert pris/produkt er i henhold til avtale Fakturagrunnlag i revisjonen Totalt volum for testperioden var i henhold til leverandørreskontro 2, 643 mrd. kr fordelt på aktive leverandører i 2007 og aktive leverandører pr juni Av disse var det for 855 leverandører i 2007 omsatt for mer enn kr Pr juni 2008 var det tilsvarende omsatt for mer enn kr for 591 leverandører. SIHF har en fakturaflyt på ca fakturaer i året, og ca fakturaer i testperioden. SIHF benytter elektronisk fakturabehandling og elektronisk bestillingssystem. Pr november var det lagt inn ca artikler i bestillingssystemet. Det var ifølge innkjøps- og kontraktsavdelingen, mulig å gjennomføre ca bestillinger elektronisk. Det var ved utgangen av året ca bestillinger som gikk gjennom det elektroniske bestillingssystemet. Dette omfattet både kjøp fra varesortiment basert på Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 7 av 26

8 inngåtte avtaler og fra leverandører som var lagt inn med artikkelregister. Det benyttes også fritekstkjøp hvor det kan være avtale med leverandøren og på artikler som ikke er tilgjengelig i artikkelregisteret. Testingen ble gjennomført ved at det først ble valgt ut 50 leverandører med en total omsetning på 479 mill. kroner. Utvalget bestod av 13 leverandører som ble testet i 2006 og 37 andre leverandører. Det var ikke omsetning for en av leverandørene fra Det ble valgt ut ett eller flere bilag pr. leverandør, totalt 95 bilag, som grunnlag for dokumentasjon som skulle fremlegges. Testene har primært omfattet kostnadsarter innenfor eiendom, IKT, transport, implantater og proteser, laboratorierekvisita, andre medisinske forbruksvarer, MTU, innleie av legevikarer/helsepersonell og kontorrekvisita. Generell statistikk Beløpsintervall Antall leverandører med Omsetning i testperioden Herav antall testet omsetning i perioden > 1,7 mill 244 2,2 mrd 35 > ,8 mill. 8 > ,6 mill. 3 < ,6 mill. 4 For det testede utvalget av anskaffelser hvor LOA/FOA kommer til anvendelse og hvor konsernrevisjonen har mottatt dokumentasjon, ble det for 54 av 93 bilag (58 %) ikke funnet brudd på LOA/FOA. For 42 bilag av 93 (hvor dokumentasjon er mottatt) (45 %) er det ikke funnet avvik i forhold til interne retningslinjer Oversikt over bilag som ikke er vurdert: For 2 bilag ble det ikke mottatt tilbakemelding/dokumentasjon, disse er ikke vurdert i forhold til etterlevelse og interne rutiner. For 4 bilag ble det ikke mottatt tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne vurdere anbudsprosess. Bilag med ansvarskode 0 Det var 27 av bilagene som ikke var knyttet til divisjoner, dvs. var registrert med ansvarskode 0 i regnskapet. Kjøpene var investeringer, kjøp til lager og regnskapsført på balansekonti. Det var funn relatert til 20 av disse bilagene. 3.4 Konklusjon testing Testingen i denne revisjonen er utvidet sammenlignet med Resultatet av testen viser at det har skjedd forbedringer selv om det i denne testen er funn som viser at det fortsatt gjenstår en del forbedringsarbeid for å sikre måle om etterlevelse av gjeldende regelverk. Brudd ble funnet innenfor følgende deler av det testede utvalget; leverandører med stor omsetning uten gjennomført anskaffelsesprosess spesielle enkeltkjøp uten anskaffelsesprosess gjennomført prosess for anskaffelse, men ikke dokumentert i henhold til LOA/FOA, mindre leverandører som er benyttet jevnlig uten at det er gjennomført konkurranse eller innhentet tilbud i tråd med grunnprinsippene i lovverket. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 8 av 26

9 4 Internkontroll i innkjøpsvirksomheten er det svakheter som kan hindre god styring og kontroll? I kapittel 4 følger beskrivelse og vurdering av internkontrollen knyttet til innkjøpsområdet i hele helseforetaket Vurderingskriterier Følgende forhold er sentrale for å lykkes med realisering av mål på innkjøpsområdet: 1. Innkjøpssystemet er bygd opp på en hensiktsmessig og effektiv måte. 2. Brukerne opplever innkjøpssystemet som hensiktsmessig og effektivt. 3. Brukerne er lojale og etterlever det etablerte system i sine innkjøp. Revisjonen belyser de ovennevnte forhold som ledd i vurderingen av internkontrollen i innkjøpsvirksomheten. Kriteriene som benyttes bygger på anerkjente rammeverk for internkontroll i forhold til de krav som stilles i foretaksprotokollen for 2008 pkt Risikostyring og internkontroll. Kriteriene er ikke uttømmende, men beskriver spesielt hva revisjonen har hatt fokus på. Et godt internkontrollsystem forutsetter at helseforetaket sørger for: Internt miljø Et effektivt internt miljø kjennetegnes ved at ledere og ansatte har risikobevissthet i forhold til at innkjøp skjer på en kostnadseffektiv og hensiktsmessig måte innenfor gjeldende regelverk. Det er fastsatt og kommunisert etiske retningslinjer som beskriver krav/forventninger til atferd hos ansatte med fullmakter til å forhandle frem avtaler og foreta innkjøp. Det kjennetegnes ved at ledelsen kommuniserer krav om å være en miljøvennlig innkjøper til de som er involvert i innkjøpsprosessen. Videre kjennetegnes det ved at organiseringen av oppgavene, i forhold til å etablere systemstøtte og det å bruke innkjøpssystemet, er hensiktsmessig, og at ansvars- og myndighetsfordeling innenfor innkjøpsområdet er tydelig definert og kommunisert. Mål og risikostyring Risikostyring innebærer at det er fastsatt tydelige mål for innkjøpsvirksomheten på alle nivå, som er i samsvar med eiers mål på området. Videre innebærer det at det gjennomføres prosesser for å kartlegge, vurdere og håndtere risikoforhold som kan hindre foretaket å nå målene. Måloppnåelsen ses i forhold til tre kategorier; - om SIHF oppnår overordnede og interne mål og resultatkrav (gevinstrealisering) for innkjøp av varer og tjenester, herunder bl.a. økt avtaledekning og bruk av elektroniske bestillingssystemer, - om SIHF etterlever lov- og regelverk, styrevedtak, interne retningslinjer og rutiner for innkjøpsområdet, - om SIHF utarbeider og benytter pålitelig styringsdata i styring/oppfølging av arbeidet. Tilstrekkelige og hensiktmessige tiltak for å ha styring og kontroll Tiltak for å ha styring og kontroll innebærer at det er utformet og iverksatt tilstrekkelige tiltak som på en hensiktsmessig og effektiv måte bidrar til å forebygge, forhindre og avdekke situasjoner/hendelser som truer målene som er satt for innkjøpsområdet. Tiltakene må fastsettes ut fra risiko og vesentlighet. Forhold som anses viktige er bl.a.:. - Fullmaktssystem og klare ansvarsforhold i forhold til anskaffelsesprosesser - Retningslinjer og prosedyrer for å sikre etterlevelse av lover og regelverk og korrekt bruk av systemer i anskaffelsesprosessene - Avtaledekning og avtaleforvaltning Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 9 av 26

10 - Systemer som sikrer effektive prosesser for innkjøp herunder bl.a. saks/-arkivsystem - Opplæring av ansatte i forhold anskaffelser og bruk av innkjøpssystemet Systematisk og løpende oppfølging Systematisk og løpende oppfølging innebærer at det er foretatt en klar avgrensning i forhold til hva innkjøps- og kontraktsavdelingen og hva den enkelte leder/divisjon har ansvar for å følge opp i forhold til etterlevelse av det innkjøpssystem som SIHF har etablert. Oppfølging skal videre sikre at eventuell uønsket praksis avdekkes og korrigeres. Oppfølging kan være løpene oppfølging i stabsmøter av handlingsplan, måloppnåelse og statistikker, oppfølging av avvik i gjennomførte interne revisjoner og oppfølging av andre avdekkede avvik. Informasjon og kommunikasjon Informasjon om mål og virkemidler må løpende kommuniseres på tvers av foretaket slik at ledere og nøkkelpersoner til enhver tid har grunnlag for å kunne utføre de arbeidsoppgavene de har ansvar for innenfor innkjøpsområdet. Foretaket må ha systemer som sikrer at pålitelig styringsinformasjon kan hentes ut og nyttes som del av styring og oppfølging av området. 4.2 Internt miljø Risikobevissthet Styret har hatt høyt fokus på økonomisk balanse i tråd med eiers krav. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har uoppfordret fremlagt status handlingsplan for innkjøpsområdet periodisk for styret. Ledelsen i foretaket gjennomfører periodiske risikovurderinger som presenteres for styret i referat fra ledelsens gjennomgåelse (LGG) Innkjøpsområdet ble i styresak om LGG, fremlagt i januar 2008 kategorisert med risiko i gul sone, dvs. at det fortsatt kreves tiltak. I styresak om LGG av 21. oktober fremlagt i styresak fremgår ikke innkjøpsområdet av risikovurderingene, uten at det i saken fremgår hvorfor status er endret for dette området. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har gjennomført LGG for avdelingen og utarbeidet sin egen handlingsplan på bakgrunn av risikovurderinger. Handlingsplanen var godkjent av ledelsen og avdelingen har vært involvert i utarbeidelse av LGG for divisjon Intern Service Kartlegging av ledernes risikobevissthet i forhold til innkjøpsområdet med hensyn til måloppnåelse (avtaledekning, bruk av elektronisk bestillingssystem, etterlevelse LOA/FOA og gevinstrealisering) viste at risikobevisstheten på de ulike ledernivåene varierte. Tilsvarende viste spørreundersøkelse og intervjuer at forståelsen hos brukerne, for at svak eller manglende bruk av innkjøpsystemet gir risiko for manglende måloppnåelse, var relativt lav. Etiske retningslinjer, varslingsrutiner og miljø Etiske retningslinjer for innkjøp i Helse Sør-Øst og praktisering av disse var tilgjengelig på intranett. SIHF skal ha løpende fokus på etikk i innkjøpsarbeidet for å sikre tillit til den ressursforvaltning som utøves i Helse Sør-Øst. Gjennomføring betyr at etiske retningslinjer legges til grunn for utvikling og vedlikehold av malverk. Kompetanseutvikling ved felles regionale aktiviteter for å sikre kompetanseoverføring. Kartlegging og intervjuer viste at SIHF ikke har hatt fokus på etikk som begrep i forhold til innkjøpsområdet. Manglende fokus på etikk ble bekreftet av respondentene i spørreundersøkelsen som mente at ledelsen ikke har kommunisert de etiske retningslinjene. Ca. 30 % av respondentene i Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 10 av 26

11 spørreundersøkelsen svarte at de kjente lite til de etiske retningslinjene. Imidlertid var mye av innholdet i retningslinjene innarbeidet i rutinene for innkjøpsområdet som inngikk i innkjøpsopplæringen ute i divisjonene. SIHF hadde innarbeidet rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i henhold til arbeidsmiljøloven i elektronisk kvalitetshåndbok. Personalavdelingen har det overordnede ansvar for å sikre tilfredsstillende kunnskap og ivaretakelse av etikk i helseforetaket. Det var ikke iverksatt sentrale tiltak for å gjøre innholdet i de etiske retningslinjene og varslingsrutinene kjent i foretaket. Mål fastsatt i Handlingsplan Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser er tatt inn i handlingsplan for anskaffelser. Det er nedsatt en miljøkomité i SIHF hvor innkjøps- og kontraktssjef deltar. SIHF har innarbeidet i protokollene at ansvarlig for anskaffelsen må svare på om det er tatt hensyn til miljøkonsekvenser i anskaffelsesprosessen. Miljøkrav er også innarbeidet i tildelingskriterier og avtalevilkår innenfor energi-/utstyrsavtaler. Testingen viste at det stort sett var krysset av i protokollen for at det var tatt hensyn til miljøkrav i anskaffelsen. Organisering, ansvars- og myndighetsfordeling Innkjøps- og kontraktsavdelingen var organisert under virksomhetsområde for Intern service. Innkjøpsog kontraktsavdelingen var en stabsfunksjon og ledes av innkjøps- og kontraktssjef som rapporterer til viseadministrerende direktør Intern service. Lager og logistikk ble etter revisjonen i 2006 organisert som egen enhet. Avdelingssjef Fagsjef Lokale innkjøp Fagsjef Prosjekt- og investeringskjøp Fagsjef Rammeavtaler Fagsjef Kvalitet og system Innkjøpsleder Prehospitale tjenester Innkjøpsleder Medisinsk service Intern service Innkjøpsleder Psykisk helsevern Hab/rehab Innkjøpsleder Elverum/Hamar Innkjøpsleder Gjøvik Kvalitet Internkontroll Systemforvaltning Brukerstøtte Analyse Innkjøpsleder Lillehammer Innkjøpleder Kongsvinger Innkjøpsleder Tynset Figur 1: Organisasjonskart innkjøps- og kontraktsavdelingen Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 11 av 26

12 Innkjøpslederne var administrativt og faglig underlagt innkjøps- og kontraktssjef (med unntak av Kongsvinger og Tynset) som kun var faglig underlagt innkjøps- og kontraktsavdelingen. I saksfremstillingen til handlingsplan for anskaffelser , styresak , fremgikk det at samarbeidet med divisjonene og avdelingene er klargjort gjennom prosedyrer som definerer roller og ansvar. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har ansvaret for at prosessen skjer forretnings- og forskriftsmessig, mens fagavdelingene har ansvar for at behovene dekkes og budsjettrammene holdes. I denne revisjonen er det ikke foretatt vurdering av om organiseringen av innkjøpsvirksomheten er hensiktsmessig. Det vil bli en del av anbefalingene å vurdere dette i lys av de samlede observasjoner som formidles og videre arbeid med anbefalinger til tiltak for å sikre bedre styring og kontroll med området. Ansvars og myndighetsforhold I foretakets rutiner og presentasjon fra innkjøps- og kontraktsavdelingen fremkom følgende beløpsgrenser: innkjøp over kr skal ivaretas prosessmessig av innkjøps- og kontraktsavdelingen, anskaffelser mellom kr og skal ivaretas av innkjøpslederne tilknyttet de enkelte divisjonene. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har ansvar for protokollføring av anskaffelser over kr Ansvars- og myndighetsfordelingen til de enkelte fullmaktsinnehaverne var tydelig definert i årlig styresak om anvisnings- og attestasjonsfullmakter for det enkelte regnskapsåret. Denne fordelingen fremgikk også av fullmaktsdirektivet og fullmaktsbrev som den enkelte fullmaktsinnehaver må signere for at de har forstått hvilke roller og ansvar som ligger i fullmakten. Det fremgikk av fullmaktsdirektivet at innkjøps- og kontraktsavdelingen er ansvarlig for internrevisjon av direktivets gjennomføring. Den enkelte fullmaktsinnehaver er ansvarlig for etterlevelse av direktivet og det stadfestes i fullmaktsbrevet. Her fremgikk det også at innkjøps- og kontraktsavdelingen er ansvarlig for protokollføring av anskaffelser > 100. I prinsippet innebærer det at innkjøps- og kontraktsavdelingen skal ha oversikt over alle anskaffelser og protokoller på kjøp > Gjennomført test av dokumentasjon knyttet til innkjøp viste at det ikke var dokumentasjon i form av protokoller på 17 kjøp > hos innkjøps- og kontraktsavdelingen. Årsaken forklares av avdelingen å være at avdelingen ikke var blitt varslet om innkjøpet og derved ikke kunne ivareta sitt ansvar. For øvrig har foretaket organisert avtaleforvaltningen slik at innkjøps- og kontraktsavdelingen kun har ansvar for rammeavtalene, og ikke forvaltning av alle avtaler. Det fremgikk av fullmaktsbrevets del om oppfølging at innkjøps- og kontraktsavdelingen er ansvarlige for foretakets internrevisjon av etterlevelse av de ovennevnte rutiner. De avvik som rapporteres i revisjonene blir lagt inn i avvikssystemet og det er den enkelte leders ansvar å lukke disse. Det varierte for øvrig hvor mye ansvar den lokale innkjøpsleder påtok seg i forhold til anskaffelsesprosesser ute i divisjonene. Ved en divisjon bidro innkjøpsleder i mange tilfeller med å effektuere bestilling på vegne av andre. Denne praksis var ikke understøttet av fullmaktsdirektivet eller fullmaktsbrev men når dette utføres kan det knyttes til skriftlig oppdrag fra personer med fullmakt. Det er den enkelte leders ansvar for å sikre god internkontroll gjennom etterlevelse av gjeldende direktiv og prosedyrer. Imidlertid viste revisjonen spesielt gjennom dokumentstudie og testing, at ledelsesmessig oppfølging av etterlevelse i hovedsak var fraværende hos ledere på 2. og 3. nivå, og fullt og helt ble overlatt innkjøps- og kontraktsavdelingen. Dette var også tilfelle ved divisjon hvor innkjøpsleder kun faglig rapporterte til innkjøps- og kontraktsavdelingen. Den eneste form for oppfølging var lukking av avvik i avvikssystemet, men dersom avviksrapporteringen ikke benyttes aktivt i forbedringsarbeidet vil denne form for oppfølging etter vår vurdering ikke bidra til bedre etterlevelse av gjeldende regelverk (eksternt og internt) og derved ikke understøtte måloppnåelse. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 12 av 26

13 Oppsummering internt miljø Overvåkning Tiltak Risikostyring Internt miljø + Fullmaktsinnehavere må signere på at de har forstått roller og ansvar knyttet til fullmakten Styrets og ledelsens risikobevissthet knyttet til måloppnåelse i forhold til innkjøp varierer måloppnåelse og effekt blir ikke tilstrekkelig fulgt opp. Etiske retningsliner, varslingsrutiner og miljøkrav er lite kjent i virksomheten Rolle-, ansvars- og myndighetsfordeling er definert. Fordelingen er imidlertid slik at det ledelsesmessige ansvaret for internkontroll på dette området blir utydelig 4.2 Etablering av mål og styring av risiko I denne delen av vurderingen av internkontrollen knyttet til innkjøpsvirksomheten har vi sett etter om det er satt mål for området fra overordnet nivå i styrende dokumenter og hvorvidt disse er gjort gjennomgående i foretaket. Vi har videre sett på om det løpende og periodisk dokumenteres at det foretas risikovurderinger i forhold til måloppnåelse, på alle nivå i foretaket. Dersom disse vurderingene peker på utfordringer i forhold til målbildet, har vi sett etter om det er synliggjort i referat fra ledelsens gjennomgåelse og at det iverksettes tiltak for å sikre måloppnåelse. Måldokumenter og beskrivelse av målene Strategiplan for innkjøp og forsyning Handlingsplan for innkjøp og logistikk HSØ Foretaksprotokoll mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuset Innlandet HF Handlingsplan for anskaffelser i Sykehuset Innlandet Resultat- og investeringsbudsjett 2008 Overordnet i de nevnte styrende dokumentene gjelder krav om etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser(loa/foa). Målene som var satt for innkjøpsområdet i denne perioden var: Strategiplan Avtaledekning 80 % av totalt volum for foretaket Gevinstrealisering Handlingsplan for innkjøp og logistikk HSØ Ta i bruk av elektronisk bestillingssystemer for samtlige innkjøp innen Starte bestilling av varer fra felles forsyningssenter innen Basert på helseforetakets bruk av felles forsyningssenter, utarbeide og vedta en plan for omlegging av internlogistikken i helseforetaket innen Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 13 av 26

14 I foretaksprotokoll presiseres kravene i handlingsplanen Oppfølging av handlingsplan miljø og samfunnsansvar og oppfølging av ILO-konvensjon nr. 94 (arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter). Handlingsplanen for anskaffelser i Sykehuset Innlandet er vedlegg til sak som ble behandlet i styret ved foretaket Styresaken er levert av innkjøps- og kontraktsavdelingen og beskriver det arbeidet som er utført av avdelingen og status for innkjøpsvirksomheten i foretaket. Sakens konklusjon var: Gjennom dagens anskaffelser og avtaler mener administrasjonen at SI oppfyller myndighetskravene til offentlige innkjøp og at leveransene sørger for kostnadseffektiv behovsdekning. Handlingsplanen som vi nå legger fram for styret med til sammen 14 tiltak viser imidlertid at det er mange områder som kan forbedres og optimaliseres. I tillegg er det stor utvikling på de aller fleste produkt- og tjenesteområder. Dette krever et kontinuerlig og fokusert arbeid for å imøtekomme brukernes krav og behov gjennom de beste avtalene. Handlingsplan for anskaffelser er ifølge innkjøps- og kontraktsavdelingen utarbeidet på bakgrunn av risikovurderinger. Planen beskriver tiltak som innkjøps- og kontraktsavdelingen skal gjennomføre i perioden, som nevnt ovenfor. Den er en handlingsplan for innkjøps- og kontraktsavdelingen, og beskriver ikke tiltak som divisjonene skal iverksette for å sikre måloppnåelse. Innkjøps- og kontraktsavdelingen gjennomførte risikovurderinger i juni 2008 i forkant av LGG på overordnet nivå. Innkjøp var i januar kategorisert i gul sone. Innkjøp- og kontraktsavdelingens gjennomgang viste det samme. I oktober var innkjøp ikke med i overordnet LGG. Endringene i risikovurderingene var ikke dokumentert. I styresak oppsummerer ledelsen saken Handlingsplan for innkjøp og logistikk, status i Sykehuset Innlandet HF som omhandler oppfølging av foretaksprotokollen s krav til dette området med at foretaket imøtekommer kravene i foretaksprotokollen, og at styret derfor ikke forelegges tiltaksplan for oppfølging av avvik. Måloppnåelse Innkjøps- og kontraktsavdelingen har imidlertid fastsatt tre kvalitetsmål for avdelingen knyttet til avviksbehandling, brudd på LOA/FOA henvendelser KOFA og avtaledekning med prosessdeltagelse fra avdelingen. Disse målene følges opp av innkjøps- og kontraktsavdelingen internt. I den videre beskrivelsen i rapporten, drøftes følgende mål for innkjøpsområdet som gjelder for hele foretaket: etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, gevinstrealisering, avtaledekning og bruk av elektroniske bestillingssystem. Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser Innkjøps- og kontraktsavdelingen har ansvar for å tilrettelegge for etterlevelse av regelverket og rutiner. Innkjøps- og kontraktsavdelingen gjennomfører interne revisjoner av etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Avvik som avdekkes under revisjonene blir presentert for divisjonsledelse og legges inn i avvikssystemet for oppfølging og lukking. Vår test av etterlevelse av LOA/FOA viser at 58 % av utvalget er i tråd med gjeldende regelverk. Etter vår vurdering viste dette resultatet at det ikke var tilstrekkelig fokus på etterlevelse og at ledelsesmessig oppfølging var fraværende. Dette bidrar til et internkontrollnivå som ikke er tilstrekkelig til å sikre måloppnåelse på dette området.. Gevinstrealisering Helseforetaket skal ifølge strategiplan for innkjøp og forsyning rapportere gevinstrealisering i forbindelse med tertialrapportering og årlig melding. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har ikke prioritert dette Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 14 av 26

15 arbeidet særlig i tertialrapporteringene da det ikke har vært etterspurt verken fra ledelsen eller regionen siden Det ble imidlertid rapportert på gevinstrealisering i styresak om rapportering av status i forhold til handlingsplan innkjøp og logistikk på gevinster der det foreligger regionale Business Case. Mål i handlingsplan for anskaffelser HSØ, er ifølge rapportering på handlingsplan, jf. styresak , 48 mill. kroner, SIHF representerer 12 % av volum i HSØ. Rapporteringen til styret beskriver i hovedsak tiltak som skal gjennomføres i tillegg til overordnede mål fra foretaksprotokoll. Innsparingsmålet for foretaket var i utgangspunktet 12 %, beregnet til 400 millioner kroner for foretaksgruppen og det fremgår av styresaken at måloppnåelsen hittil var i underkant av 3 %, til sammen 1,7 millioner kroner for SIHF. Det fremgikk ett mål knyttet til innkjøp på overordnet nivå i resultat- og investeringsbudsjett for 2008 som gjaldt innsparingskrav ved å gjennomføre bedre innkjøp. Enkelte divisjonsdirektører kjente til at de hadde innsparingsbeløp, men ikke alle oppga beløp som var i samsvar med resultat- og investeringsbudsjett for 2008 i spørreundersøkelsen. Controllerne har hatt ansvar for å beregne innsparingskrav i divisjonene. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har ikke vært med på dette, og var ikke kjent med innsparingsbeløp for sin avdeling. Avtaledekning I følge strategiplan innkjøp og forsyning er det mål om 80 % avtaledekning av totalt innkjøpt volum for helseforetaket. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har mål om 60 % rammeavtaler og 22 % innkjøpsavtaler i prosesser hvor avdelingen har vært involvert. Kartlegging og testing viste at innkjøps- og kontraktsavdelingen ikke hadde ansvar for forvaltning av alle avtaler, noen fagområder følges opp av andre divisjoner, eksempelvis IKT og MTU. Innkjøps- og kontraktsavdelingen hadde derfor ikke kunnskap om forvaltning av disse avtalene og ev. anskaffelsesprosesser som var gjennomført. I innkjøpssystemet er alle aktive leverandører lagt inn, uavhengig om det er etablert avtaler eller om det foreligger utgåtte avtaler. Statistikken som SIHF benytter som mål på avtaledekning er omsetning hos disse leverandørene og vil i realiteten ikke være det som ligger i begrepet avtaledekning, men en statistikk som viser om bestiller utbetaler til avtaleleverandør. På den måten kan en måle lojalitet i forhold til å bruk av avtaleleverandører men det er noe misvisende som mål på avtaledekning. I oppsummering i sak fremkommer det at foretaket anser at de oppfyller kravene i foretaksprotokollen, og at styret derfor ikke blir forelagt tiltaksplan for oppfølging av avvik. Det har da ikke vært fremmet overfor styret eller etterspurt om andre mål i dette tilfelle om mål om avtaledekning er oppfylt og hvorvidt det var iverksatt tiltak for å øke lojalitet og etterlevelse. Bruk av elektronisk bestillingssystem Mål i foretaksprotokollen er at foretaket skal ta i bruk elektroniske bestillingssystemer for samtlige innkjøp innen Dette er videre nedfelt i handlingsplan for anskaffelser i SIHF Ca bestillinger gikk pr. november elektronisk i foretakets innkjøpssystem. Innkjøps- og kontraktsavdelingen anslo at det er mulig å foreta ca bestillinger. I styresak ble det rapportert at det var bestillinger som ble foretatt elektronisk og at man mener å ha tatt i bruk elektronisk bestilling på nesten alle relevante innkjøpsområder. Det var imidlertid slik at ikke alle enheter benyttet det elektroniske innkjøpssystemet som er bygget opp i SIHF. Et annet forhold som kan hindre måloppnåelse er at kravet, i henhold til interne rutiner, er at det skal foreligge skriftlig bestilling, ikke eksplisitt bruk av elektronisk bestillingssystem. Det er også gitt aksept for bestilling via leverandørens nettsider eller at bestillinger gjennomføres via ... Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 15 av 26

16 Oppsummering Etablering av mål og styring av risiko Overvåkning Tiltak Risikostyring Internt miljø + Det er satt overordnede mål for området og etablert handlingsplaner for måloppnåelse innenfor innkjøps- og kontraktsavdelingen + Det er foretatt risikovurdering i innkjøps- og kontraktsavdelingen Mål for innkjøpsområdet fremgikk av styrende dokumenter, men kun innkjøps- og kontraktsavdelingen hadde handlingsplaner for å realisere målene med unntak av resultat- og investeringsbudsjett 2008 Beregning av innsparingskrav for divisjonene foretas lokalt uten deltakelse av innkjøp- og kontraktsavdelingen 4.3 Tiltak for å ha styring og kontroll Innkjøpssystemet kan deles inn i følgende faser: Behovsvurdering Velge anskaffelsesform Gjennomføre anskaffelse Varemottak Fakturabehandling For å sikre tilfredsstillende styring og kontroll i innkjøpsprosessen er det nødvendig at helseforetaket har iverksatt tiltak som kan bidra til måloppnåelse. I revisjonen er følgende internkontrollelementer vurdert:. - Fullmaktssystem og klare ansvarsforhold i forhold til anskaffelsesprosesser - Retningslinjer og prosedyrer for å sikre etterlevelse av lover og regelverk og korrekt bruk av systemer i anskaffelsesprosessene - Avtaledekning og avtaleforvaltning - Systemer som sikrer effektive prosesser for innkjøp herunder bl.a. saks/-arkivsystem - Opplæring av ansatte i forhold anskaffelser og bruk av innkjøpssystemet Fullmakter og ansvarsforhold Det er utarbeidet fullmaktsdirektiv for SIHF, sist revidert Direktivet er godkjent av administrerende direktør. Styret godkjenner hvert år anvisnings- og attestasjonsfullmakter for regnskapsåret. Fullmaktsinnehaver må i tillegg signere et brev, hvor roller, ansvar og myndighet er beskrevet, som en bekreftelse på at de har forstått hva fullmakten de har fått innebærer. Det var ifølge oversikt over fullmakter som er oversendt i forbindelse med spørreundersøkelsen 1050 ansatte hvorav 547 med innkjøpsfullmakt (bestillingsfullmakt) Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 16 av 26

17 Alle med fullmakt til å foreta bestilling (547 personer) er gitt rett til inngå forpliktende avtaler med leverandører innenfor sin beløpsfullmakt. I fullmaktsdirektiv eller brev er det ikke begrensninger i forhold til antall kjøp hos en leverandør men begrensninger i forhold til gitt beløpsgrense. Det påhviler også fullmaktshaver å sikre at kjøpet er innenfor budsjett. Det er imidlertid ikke alltid slik at fullmaktsinnehaver har budsjettansvar. I prinsippet innebærer det at 547 personer kan forplikte foretaket overfor en leverandør gjennom innhenting av tilbud og inngåelse av avtaler innenfor sin beløpsgrense ved hvert kjøp.. Ved en divisjon som foreløpig ikke hadde implementert elektronisk bestillingssystem, var overholdelse av fullmaktens beløpsgrense ikke mulig å kontrollere Ved de øvrige avdelingene var det lagt inn beløpsgrenser i det elektroniske systemet (E-32) som skal sikre at man ikke overskrider fullmaktene. Regnskapsavdelingen har ansvar for etablering og vedlikehold av fullmaktene i faktureringssystemet på basis av skjemaene. Faktureringssystemet er ikke integrert med bestillingssystemet når det gjelder fullmakter slik at dette må oppdateres manuelt. Regnskap sender et uttrekk fra Basware over fullmaktene til innkjøps- og kontraktsavdelingen slik at de kan oppdatere det elektroniske bestillingssystemet. Controllerne i divisjonene får et par ganger i året eller på forespørsel en oversikt over alle med fullmakter for å vurdere om det er ansatte som har sluttet/endret ansvarsområde og ikke lenger skal ha fullmakt. Utsendelse av spørreundersøkelsen til de 1050 ansatte med fullmakter viste at fullmaktsregistrene i systemene ikke var oppdatert. Tilfeldig test av en tidligere ansatt i innkjøps- og kontraktsavdelingen viste det samme. Ajourhold av registrene ble også nevnt som en utfordring, da divisjonene ikke er flinke nok til å gi beskjed om endringer. De fleste respondentene i undersøkelsen svarte at de kjenner til fullmaktsdirektivet, ca. 13 % av respondentene i spørreundersøkelsen svarte at de ikke kjenner til innholdet i fullmaktsdirektivet og i underkant av 10 % svarte negativt på at de forstår hvilken rolle, ansvar og myndighet de har i forhold til fullmaktsdirektivet. Fullmaktsbrevet som den enkelte fullmaktsinnehaver signerer beskriver at dersom det avdekkes brudd på rutinene vil det medføre vurdering av inndragning av fullmakter. Revisjonen viste at en ansatt hadde signert en avtale utover gitt beløpsgrense uten at dette var avdekket internt. Konsernrevisjonen har fått bekreftet at det ble gitt muntlig fullmakt til divisjonsdirektør av administrerende direktør. Det ble ikke fremlagt skriftlig fullmakt som dokumentasjon på at dette var tilfelle og hvorvidt styreleder hadde tildelt denne. Prosedyrer og rutiner SIHF har utarbeidet retningslinjer (omfatter også direktiv, handlingsplaner) og rutiner (omfatter også prosedyrer) for å sikre enhetlig og korrekt håndtering av de ulike deler av en anskaffelse. Retningslinjene og rutiner inngår i den elektroniske kvalitetshåndboken som er tilgjengelig for alle ansatte på intranett. Retningslinjene og rutinene var også en del av den grunnleggende opplæringen for de som var involvert i innkjøp ved SIHF, og var derfor godt kjent for de som gjennomfører innkjøp. Spørreundersøkelsen viste at fullmaktsinnehaverne var kjent med retningslinjene og rutinene, og at de brukte disse aktivt i sine innkjøp. Ca. 85 % av respondentene svarte at rutinene var lett tilgjengelig, og med noen unntak, at rutinene ble etterlevd. De tester som er foretatt viser imidlertid at deler av dette ikke etterleves. Anskaffelser i henhold til LOA/FOA: Innkjøps- og kontraktsavdelingen har etablert rutiner for anskaffelser i helseforetaket. Rutinene skal bidra til å sikre etterlevelse av Lov og forskrift om offentlig anskaffelser (LOA\FOA). Det var definert hvilke beløpsgrenser som gjelder for når den enkelte enhet selv kan stå for anskaffelsesprosessen og at innkjøps- Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 17 av 26

18 og kontraktsavdelingen skal håndtere alle innkjøp over kr samt være ansvarlig for protokollføring av alle innkjøp > Testingen viste at det ikke var gjennomført konkurranse/inngått avtaler for flere leverandører med stor omsetning i testperioden. Enkelte av disse leverandørene ble også testet i Flere av protokollene på kjøp over kr som ble fremlagt var ikke signert, og dokumentasjonen var ikke alltid arkivert i Doculive. Avtaledekning I gjennomgangen er det bl.a. sett på overordnet krav til avtaledekning som i prinsippet er 100 % for alle varer og tjenester som faller inn under lov og forskrift om offentlig anskaffelser. I HSØ er dette definert som 80 % av total omsetning. Ifølge strategiplan for innkjøp og forsyning i Helse Øst er det et mål om at helseforetakene skal ha en avtaledekning på 80 % av totalt innkjøpt volum. Innkjøps- og kontraktsavdelingens interne mål, i innkjøp hvor innkjøps- og kontraktsavdelingen er involvert, er at 60 % av totale kjøp skal være rammeavtaler og 22 % innkjøpsavtaler. Måltallene er satt ut fra den metode for kartlegging av avtaledekning som innkjøps- og kontraktsavdelingen benytter og hvor de innser at den ikke er nøyaktig nok, men at dette er en måte å følge opp og måle utvikling på. Definert ansvar og tiltak Ifølge handlingsplan for anskaffelser i SIHF skal innkjøps- og kontraktsavdelingen foreta en halvårlig gjennomgang av leverandører for å se om det er leverandører de bør inngå avtaler med. Dette innebærer ifølge handlingsplanens pkt 11 og 12 at det skal gjennomføres halvårlige evaluering av foretakets utbetalinger til leverandører med over kr i årlig omsetning. Dessuten skal det tilrettelegges produktstatistikker annenhver måned sammen med divisjons- og avdelingsledelsen. Begge tiltakene skal bidra til innsparing. Oversikt utarbeides ved at de knytter leverandører til kategoriene rammeavtale, driftsavtale, investering og avtale. Oversikten brukes til å vurdere om det er områder som bør følges opp i forhold til LOA/FOA. Vurderinger foretas på leverandørnivå ut fra oversikt i avtalebasen og kunnskap om avtaler, da SIHF ikke har mulighet til å knytte den enkelte utbetaling til konkrete inngåtte avtaler. Avtaleoversikten viste at SIHF bruker leverandører hvor avtalene er utgått. Årsaken til dette kan bl.a. være at man avventer regionale avtaler og derfor ikke går ut i ny prosess. Resultatet og kommunikasjon Oppfølging av handlingsplanen i innkjøps- og kontraktsavdelingen viste at rammeavtale-dekningen har gått ned fra 59 %, jf. styresak , til 53 %, ved at SIHF har omkategorisert avtaleporteføljen. Oversikten viste videre at avtaler utgjorde 13 % og investeringer 14 %. Målingen av avtaledekningen er gjort ut fra halvårs/årsstatistikk og den klassifiseringen som ligger der. Målingen viser prosentvis omsetning med leverandører som ligger i innkjøpssystemet og som man har eller har hatt avtale med. I innkjøpssystemet ligger også leverandører uten avtale og kodingen av dette i systemet er ikke ajourholdt. Om anskaffelsen er innenfor avtale eller om avtalen er forfalt, eventuelt at det heller ikke har funnets avtale tidligere, hensyntas ikke i denne statistikken. Statistikken viser derfor ikke avtaledekning, men bruk av innkjøpssystemet og er et hjelpemiddel i forhold til å utarbeide anskaffelsesplaner. Spørreundersøkelsen viste at 78 % av respondentene mente at avtaledekningen var delvis eller helt tilfredsstillende. Avtaleforvaltning Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 18 av 26

19 Ifølge handlingsplan for skal SIHF utvikle bedre rutiner og verktøy for avtaler ved bl.a. at: nye driftsavtaler skal forvaltes i samme avtalebasen innen ansvars- og rolleavklaring i oppfølging og forvaltning av avtaler innen følge opp innkjøp og avtaler gjennom nøkkeltall månedlig. Innkjøps- og kontraktsavdelingen registrerer rammeavtaleopplysninger i Access. Målet var at SIHF skulle utarbeide bedre rutiner og verktøy for avtaler ved å legge inn driftsavtaler i avtalebasen fra Ansvars- og rolle avklaring for oppfølging av avtaler skulle være avklart innen Rutiner for arkivering av avtaler i Doculive var utarbeidet. Divisjonsdirektør oppfordrer i fullmaktsbrevet, som fullmaktsinnehaverne må signere, at ansatte skal sende inn ev. avtaler som ikke var arkivert for å sikre fullstendig oversikt over avtaler og en mulighet for å forvalte avtalene bedre. Access-databasen viser start- og sluttdato for avtalen i tillegg til hva det er avtale på. Innkjøps- og kontraktsavdelingen bruker databasen til å følge opp avtaler i forbindelse med opsjoner etter at avtalen er gått ut eller om de må gjennomføre nye konkurranser. Revisjonen viste at SIHF ikke har fullstendig oversikt over avtaler med leverandører da forespørsel om dokumentasjon i forbindelse med revisjonen ble sendt til anviser dersom dokumentasjon ikke forelå elektronisk i Doculive. Halvparten av respondentene i spørreundersøkelsen svarte at de ikke arkiverte avtaler i Doculive i henhold til interne rutiner, og i underkant av 15 % svarte at de ikke arkiverte dokumentasjon i henhold til rutinen ved bruk av Doculive i anskaffelser. Testingen viste også at enkelte avtaler vedrørende bl.a. IKT, som ble testet i revisjonen i 2006, ikke var fulgt opp. Innkjøps- og kontraktsavdelingen kunne ikke gi nærmere forklaring på hvorfor, da det var andre enheter som har forvaltning av disse avtalene. Arkiv Gjennomgang av testingen med innkjøps- og kontraktsavdelingen viste at de enkelte divisjonene hadde ansvar for forvaltning av avtaler. Innkjøps- og kontraktsavdelingen kunne derfor ikke redegjøre for enkelte avtaler. Innkjøps- og kontraktsavdelingen har utarbeidet egne rutiner for bruk av Doculive i anskaffelsesprosesser for å sikre at dokumentasjonen arkiveres forsvarlig og at den er tilgjengelig. Rutinene for arkivering i Doculive gjelder utlyste konkurranser, kjøp over kr og avtaler og kjøp under kr Saksbehandler har selv ansvar for å arkivere arkivverdig dokumentasjon i Doculive. SIHF har også i fullmaktsbrevet oppfordret fullmaktsinnehaver til å sende eventuelle eldre avtaler som ikke er lagt inn i Doculive til sentralt arkiv for arkivering. Gjennomgangen viste at i tillegg til Doculive, legges også informasjon om avtalene på intranett (informasjon for brukerne ute) og kontraktsmodulen i Basware. Det er den som er ansvarlig for anskaffelsesprosessen som også har ansvar for å arkivere dokumentasjonen i tråd med prosedyrene. Det er ikke etablert sentral arkivløsning for anskaffelsesdokumentasjon og avtaler. Innhenting av dokumentasjon på utvalg leverandører for testing og forespørsel om dokumentasjon viste at fullmaktsinnehaver som har gjennomført anskaffelsene i varierende grad har ivaretatt arkivering av dokumentasjonen i tråd med prosedyrene. Forespørslene fra revisjonen ble videresendt til anviser der det varierte hvorvidt dokumentasjon var arkivert elektronisk og/eller mulig å fremskaffe. Spørreundersøkelse, test og intervju viste at disse rutinene i liten grad følges. Det var lav kunnskap i bruk av Doculive og brukerne svarte at de ikke arkiverer dokumentasjon i henhold til interne rutiner. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 19 av 26