KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

Transkript

1 Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 120/10 Tid: 12. oktober 2010 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen M Ø T E I N N K A L L I N G NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf Til behandling: Sak 26/10 Protokoll fra møtet 9. juni 2010 Sak 27/10 Sak 23/10 Sak 28/10 Kontrollutvalgets handlingsplan Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet (utsatt sak fra forrige møte) Revisors egenvurdering av uavhengighet Sak 29/10 Revisjonsplan 2010 Sak 30/10 Sak 31/10 Sak 32/10 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Selskapskontrollen Kommunens rutiner for journalføring og etterlevelse av svarfrister Sak 33/10 Budsjett for kontroll og tilsyn 2011 Sak 34/10 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren 5. oktober 2010 Tore Hem /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører Rådmann BDO AS

2 Sak 26/10 Protokoll fra møtet 9. juni 2010 Saksutredning: Sekretæren sendte et forslag til protokoll til utvalgets medlemmer via e-post for event. merknader. Deretter ble protokollen signert av leder og nestleder. Vi har sendt særutskrift av sak 21/10 Vestby havns årsregnskap og årsberetning for 2009 til kommunestyret. Særutskrift av Sak 22/10 Revisjonens rapport for revisjonsåret 2009 ble sendt til rådmannen. Ordføreren var adressat for Eventuelt-sak om kontrollutvalgets rett til å være til stede i lukkede møter. Denne saken ble lagt fram på formannskapets møte den 30.8, men ble trukket. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 9. juni 2010 godkjennes. Ås, den 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 9. juni KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL

3 Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 9. juni 2010 kl kl Til stede: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Paal Jargel Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO AS: Hovedrevisor Stein Jøraandstad Oppdragsansvarlig revisor Kjetil Rivelsrud Fra Østfold kommunerevisjon IKS: Konst. Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Linda Asp Forvaltningsrevisor Anders Svarholt (begge til sak 19/10 og 20/10) Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 19/10 og 20/10 ble behandlet før de andre sakene. Sak 19/10 Protokoll fra møtet 19. mai 2010 Vedtak: Sak 20/10 Behandling: Vedtak: Sak 20/10 Behandling: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 19. mai 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av anskaffelser i Vestby kommune Kontrollutvalget godkjenner Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Anskaffelser datert 28. mai Representantene for Østfold kommunerevisjon orienterte om prosjektet og svarte på spørsmål. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kvaliteten i Sykehjemstilbudet Kontrollutvalget godkjenner Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Kvalitet i sykehjemstilbudet datert 28. mai Representantene for Østfold kommunerevisjon orienterte om prosjektet og

4 svarte på spørsmål. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 21/10 Vestby havns årsregnskap og årsberetning for 2009 Kontrollutvalget har i møtet 9. juni 2010 behandlet Vestby havns årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmeldingen, årsberetningen og revisjonsberetningen datert 28. mai Kontrollutvalget merker seg at regnskapet er avlagt med en presisering. Utover det som fremgår av revisjonsberetningen av 28. mai 2010, har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby havns årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Vestby havn for Behandling: Utvalgets medlemmer bemerket at det på forsiden av regnskapet står at det ikke var revidert - à jour pr. 19/ Revisor kunne bekrefte at det var dette regnskapet som det var avgitt revisjonsberetning på grunnlag av. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 22/10 Revisjonens rapport for revisjonsåret 2009 Behandling: Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar BDOs årsrapport for revisjonsåret 2009 til orientering. 2. I tråd med offentleglova 16, jf. 3 og 4, mener kontrollutvalget alle dokumenter som sendes fra eller til kommunens revisjonsorgan åpnes for offentlig innsyn. Revisjonen mente den også kunne drøfte revisjonsspørsmål i møter med administrasjonen. Da vil en ikke på samme måten komme i konflikt med offentleglova som gjelder dokumenter. Det ble foreslått at dette vedtaket oversendes rådmannen. 1. Kontrollutvalget tar BDOs årsrapport for revisjonsåret 2009 til orientering. 2. I tråd med offentleglova 16, jf. 3 og 4, mener kontrollutvalget alle dokumenter som sendes fra eller til kommunens revisjonsorgan åpnes for offentlig innsyn. 3. Vedtaket oversendes rådmannen

5 Sak 23/10 Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar administrasjonens tilbakemelding, jf. brev av 9. april 2010, om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Behandling: Vedtak: Sak 24/10 Behandling: Vedtak: Sak 25/10 Fordi en side av saksutredningen ikke fulgte med i innkallingen, ble det foreslått å utsette saken til neste møte. Saken utsettes til neste møte. Oppfølging av barn i fosterhjem tilsynssak Kontrollutvalget tar Helse- og barnevernsjefens brev av 19. april d.å. vedr. oppfølging av barn i fosterhjem til orientering. Paal Jargel foreslo en tilføyelse til vedtaket: Vi forventer at administrasjonen følger opp sine forpliktelser i forhold til barn i fosterhjem. Kontrollutvalget tar Helse- og barnevernsjefens brev av 19. april d.å. vedr. oppfølging av barn i fosterhjem til orientering. Vi forventer at administrasjonen følger opp sine forpliktelser i forhold til barn i fosterhjem. Møteplan for høsten Kontrollutvalget har møte på følgende dager høsten 2010: 25. august (faglig forum i Oppegård rådhus, kommunestyresalen) 15. september 27. oktober 8. desember Alle dager fra kl Behandling: Enkelte kunne ikke møte den 27. oktober og det var enighet om et møte den 3. november isteden. Vedtak: Kontrollutvalget har møte på følgende dager høsten 2010:

6 25. august (faglig forum i Oppegård rådhus, kommunestyresalen) 15. september 3. november 8. desember Alle dager fra kl Sak 17/10 Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering. Behandling: Sekretæren omdelte i møtet årsregnskapet og årsberetningen for 2009 for henholdsvis Vestby Næringsselskap AS og Vestby Fjernvarme AS. Fra utvalget ble det bemerket at det også bør få revisjonsberetningene for de to selskapene, så snart disse foreligger. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt 1. Paal Jargel viste til Kommunal- og regionaldepartementets brev av 15. februar 2010 antar at kommuneloven 77 gir kontrollutvalget rett til å være til stede i lukkede møter i så vel kommunestyret som underordnede folkevalgte organer. Han mente hvert kontrollutvalgsmedlem etter dette bør kunne gå på de møter de måtte ønske. Jargel ba om at ordføreren tilskrives med anmoding om å gjøre departementets brev kjent i kommunestyret og i underliggende organer. Vedtak: Kontrollutvalget viser til Kommunal- og regionaldepartementets brev av 15. februar 2010 vedr. Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for åpne dører. Utvalget ber ordføreren gjøre departementets brev kjent i kommunestyret og i underliggende organer. 2. Kjetil Rivelsrud minnet om kontrollutvalgets vedtak i sak 24/09 om at det bør innhentes anbud om revisjon av Vestby næringsselskap AS og Vestby fjernvarme AS fra BDO. BDO vi nå reise denne saken overfor rådmannen. Vestby, den 10. juni 2010 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad

7 Sak 27/10 Kontrollutvalgets handlingsplan Saksutredning: Kontrollutvalgets handlingsplan ble siste gang revidert den 14. mai I henhold til planens 4 skal den fornyes en gang hver år. I tillegg gjør situasjonen med nyvalgt leder det naturig å gå igjennom planen. Gjennomgangen av utvalgets handlingsplan tas til orientering. Ås, den 5. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Kontrollutvalgets handlingsplan av 14. mai 2008

8 RETNINGSLINJER FOR KONTROLLUTVALGET I VESTBY 14. mai Mål og oppgaver Kontrollutvalgets hovedmål er å bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver blir ivaretatt på best mulig måte. Kommuneloven ( 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsynet med forvaltningen. Utvalget skal påse at regnskapene blir ført på en betryggende måte, at økonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomføres god forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til å kreve enhver opplysning, redegjørelse eller dokument som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jf. F 5. Valg og sammensetning Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgår av F 2. Vestby kommune har vedtatt at lederen av kontrollutvalget skal være medlem av kommunestyret. Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvåker og saksbehandlingen skal kun foregå ut fra et kontrollperspektiv. Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin dobbeltrolle som politikere og nøytrale kontrollører. Hovedoppgaver: 1. Regnskapsrevisjon Utvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte og i samsvar med de bestemmelser som følger av lov, forskrift, god kommunal revisjonsskikk m.m. Strategi: 1. Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter 2. Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og økonomiforvaltning forelegges utvalget. 3. Utvalget skal påse at revisjonens merknader blir fulgt opp 2. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak. Strategi:

9 1. Sørge for å få utarbeidet en overordnet analyse om mulige områder med risiko for avvik fra oppsatte mål i kommunen. 2. Foreslå en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for kommunen 3. Innstille om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret 4. Påse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen 3. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres selskapskontroll i henhold til kommuneloven 80. Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Strategi: 1. Foreslå handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret 2. Sørge for iverksetting av kontrollen 4. Annet tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal forestå et løpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de opplysninger som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget vil gjøre kjent på kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til å legge fram saker for kontrollutvalget. Det er imidlertid opp til utvalget å vurdere om en sak hører under utvalgets kontrollfunksjon. Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltsaker. Strategi: 1. Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen 2. Vurdere omrykter eller presseoppslag kan gi grunnlag for tiltak 3. Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret, iverksette undersøkelser Organisering av arbeidet generelt: 1. Bistand fra revisjonen og eget sekretariat Utvalget kan kreve enhver opplysning det har behov for hos kommunen. Revisjonen utfører de oppgaver som de er pålagt som følge av lov eller avtale med kontrollutvalget og kan, innenfor de grenser som budsjettet setter, pålegges andre oppgaver. Sekretariatet forbereder og følger opp de sakene som utvalget behandler. Utvalget har vedtatt foreløpige rammer for sekretariatets/sekretærens arbeid. Strategi:

10 1. Utvalget skal vite å utnytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i arbeidet. 2. Samarbeid Kontrollutvalget opptrer på kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon med oppdragsgiver. Det samme gjelder med rådmannen og hans administrasjon og revisjonen. Strategi: 1. Ordfører og rådmann får kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra utvalgets møter 2. Rådmannen og enhetslederne bør med jevne mellom inviteres til å orientere og samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker 3. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret 4. Kontrollutvalget avgir årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet 3. Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmål er det viktig at kommunens innbyggere, politikerne i alle styrer og utvalg, administrasjonen og media kjenner til utvalgets arbeid. I den forbindelse er det også viktig at det skal være lett å finne informasjon om utvalget og lett å ta kontakt med utvalget. Offentlighetsloven pålegger kommunen å gi andre størst mulig innsyn i sitt arbeid. En del saker er unntatt som følge av lov eller i medhold av lov. Kontrollutvalgets møter er åpne for publikum, med mindre utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt (vedtak i kontrollutvalget , jf. sak 50/07). Strategi: 1. Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på kommunens Internett-sider. 2. Utvalgets dokumenter, som ikke er unntatt fra offentlighet, legges ut for offentlig innsyn på kommunens Internettsider 3. Utvalgets møter er åpne for publikum 4. Anonyme henvendelser skal sikres anonymitet. 5. Tips fra varslere skal alltid følges opp 6. Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares. 7. Kontrollutvalgets leder besvarer spørsmål fra media. 4. Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

11 Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsområdene ovenfor kommunestyret og utvalget skal sørge for at disse blir fulgt opp. Den rullerende aktivitetsplanen som utvalget utarbeider, gir oversikt over alle pågående aktiviteter og vedtatte planer og andre tiltak. Strategi: 1. Handlingsplanen fornyes en gang pr. år. 2. Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram på hvert møte i kontrollutvalget. F = Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner

12 Sak 23/10 Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet (utsatt fra møtet 9. juni 2010) Saksutredning: Kommunestyret sluttet seg i sak 2/10 den 1. februar d.å. til kontrollutvalgets innstilling vedr. forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet. Rådmannen ble bedt om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Forvaltningsrevisjonsrapporten kan leses på FIKS sine internettsider: Tilbakemeldingen, signert helse- og barnevernsjefen, forelå i brev av 9. april I brevet blir det også vist til administrasjonens høringsuttalelse av 20.oktober 2009 til et utkast til forvaltningsrevisjonsrapport. Det vil være en fordel om administrasjonen for framtida ga en samlet rapport om oppfølgingen av anbefalingene etter at kommunestyret har fattet sitt vedtak i slike rapporter. Anbefaling 1. Det bør vurderes tiltak som kan bedre rapporteringspraksisen fra barnehagene i tråd med den nasjonale satsingen på dette området. Adminstrasjonens tilbakemelding: I brevet av vises det blant annet til et nytt, årlig seminar for barnehagens ansatte. Brevet av viser til at antallet rapporterte saker fra barnehagene steg fra 3 i 2008 til 10 i Så langt i år 4 saker rapportert. Sekretariatet antar etter dette at antallet rapporterte saker er kommet opp på et høyere nivå enn da anbefalingen ovenfor ble formulert. Anbefaling 2. Barneverntjenesten bør følger opp at den halvårlige innrapporteringen til Fylkesmannen er korrekt. Administrasjonen melder at rapporteringen nå, pga. nytt fagprogram, er korrekt. Anbefaling 3. Saksbehandlingen av meldinger, undersøkelser og tiltaksplaner bør dokumenteres ved å la sjekklistene som barneverntjenesten benytter, inngå som et dokument i den enkelte saksmappe. Administrasjonens tilbakemeldinger peker på at undersøkelsesplanen som lages som et dokument i saken, ivaretar formålet med sjekklistene. Anbefaling 4. Kommunen bør sikre at alle barn har gyldig tiltaksplan. Administrasjonen melder om en forbedring på dette området. Pr hadde 6 av 81 barn ikke gyldig tiltaksplan. Dette skyldes at en avventer møte med familiene og dels tjenestens arbeidspress. Anbefaling 5. Barneverntjenesten bør sikre at tiltaksplaner blir utformet i henhold til tjenestens egne retningslinjer, herunder også legge vekt på gode målformuleringer.

13 Administrasjonen svarer at det aktivt med å få gode mål og en nyttig operasjonalisering av disse. Anbefaling 6. Barneverntjenesten bør følge opp den gjennomførte brukerundersøkelsen. Dette gjelder spesielt i forhold til tilbakemeldingene om manglende bedring av barnets situasjon i saker hvor tiltak er avsluttet eller saken henlagt Administrasjonen pekte i sin uttalelse på at det, pga kompleksiteten i sakene, kan være utfordrende med brukerundersøkelser. I det siste brevet vises det bl.a. til at det enkelte ganger kan være ulik forståelse av hvilken type hjelp som er hensiktsmessig for familien, men at det arbeides aktivt med mål som kan bidra til en felles forståelse om barnets situasjon. Sekretariatets konklusjon: Administrasjonens brev av 9. april d.å. viser at den arbeider aktivt med å følge opp rapportens anbefalinger. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Ås, den 27. mai 2010 Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar administrasjonens tilbakemelding, jf. brev av 9. april 2010, om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Helse- og barnevernsjefens brev av 9. april 2010

14 Sak 28/10 Revisors egenvurdering av uavhengighet Saksutredning: I henhold Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v, 15, 1. ledd, skal oppdragsansvarlig (skal) revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Se også Kommunaldepartementets rundskriv H-15/04 med departementets merknader til denne bestemmelsen. I tråd med denne bestemmelsen følger egenvurdering fra oppdragsansvarlig revisor i BDO, Ketil Rivelsrud, sin egenvurdering av uavhengighet datert 22. september 2010 som vedlegg. Vi forutsetter at oppdragsansvarlig revisor har innhentet tilsvarende egenvurderinger fra sine revisorer. Egenvurderingen fra oppdragsansvarlig revisor av 22. september 2010 tas til orientering. 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i brev datert 22. september 2010 Utdrag av rundskriv H-15/04 fra KRD

15 Sak 29/10 Revisjonsplan 2010 Saksutredning: Kontrollutvalgsforskriften 6 Regnskapsrevisjon bestemmer: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Foruten revisjonsplanen ivaretas denne bestemmelsen bl.a. ved at revisjonen gir fortløpende orientering i møtene. Revisjonen legger fram hel- og halvårsrapporter om arbeidet i revisjonsåret. Brev fra revisor vedr. regnskapsrevisjonen og kommunens svar legges fram for kontrollutvalget til orientering. Kontrollutvalget behandler revisjonsberetningen for kommunen og forvaltningsrevisjonsrapporter (jf. F 9) m.v. Strategien for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er forankret i egne planer, jf. kontrollutvalgets vedtak. Vedlagt følger et notat fra BDO med revisjonsplan for Planen følger revisjonsåret som går fra til Planen bærer preg av å være generell og vi kan ikke se at den har noen vurderinger av spesielle risikoområder i Vestby som grunnlag for prioriteringer/fokusområder i revisjonsarbeidet Notatet gir grunnlag for en dialog mellom revisjonen og utvalget om regnskapsrevisjonen, men den endelige prioritering er revisjonens eget ansvar. Kontrollutvalget tar BDOs revisjonsplan 2010 til orientering. 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: BDOs revisjonsplan 2010 mottatt

16 Sak 30/10 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Saksutredning: De 85 tilrådingane er tidligere lagt fram for utvalget som orienteringssak (27. januar d.å.). Rapporten var også hovedtema på faglig forum i høst. Sekretariatet har laget en oversikt med alle tilrådingane /anbefalingene og forslag til oppfølging, jf. vedlegg. Mange av anbefalingene for å styrke kontrollarbeidet i kommunene, kan settes ut i livet uten endringer av sentrale lover etc. Kontrollutvalget i Vestby har allerede satt ut i livet flesteparten av anbefalingene som gjelder kontrollutvalgets eget arbeid: - Utvalget har åpne møter (Anbefaling 8) - Forvaltningsrevisjonsrapportene legges ut på internett (FIKS) så snart de er behandlet i kontrollutvalget (55) - Revisjonen rapportere om utført arbeid og planer for revisjonsarbeidet (58) - Kontrollarbeidet, og ikke partipolitikken, preger møtene (74) - Utvalgene sender kopi av møteinnkallingene til rådmannen (77) - Rådmannen ble trukket med i en dialog om overordnede analysene for forvaltningsrevisjon (78). Arbeidsgruppa skriver et annet sted at kontrollutvalget bør evaluere seg selv og få fram hva de kan gjøre bedre. Kontrollutvalget gjennomførte en slik evaluering i fjor høst, jf. sak 45/09. Utvalget mente de gjorde så godt de kan. Evalueringen førte til et initiativ fra utvalget vedr. administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak. Andre anbefalinger vedr. kontrollutvalget som bør vurderes: Sekretariatet mener medlemmene gjennom perioden har fått både veiledning og opplæring ( Tilråding/Anbefaling 2 og 3), men det er klart at enda mer kan gjøres på dette feltet. Etter valget av nye kontrollutvalg neste høst har styret for FIKS foreslått å arrangere en samling over to dager for kontrollutvalgene Follo. Sekretariatet vil komme tilbake med forslag om midler til dette i budsjettet for kontroll og tilsyn i Flere av anbefalingene angår kommunestyrets valg av kontrollutvalg: 1. KU bør velges på det konstituerende møtet. 4. Hver kommune bør drøfte slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning etc. en bør få med i kontrollutvalget. 5. Hver kommune bør drøfte hvor mange medlemmer det bør være i kontrollutvalget 7. Leder og styremedlemmer i kommunalt eide selskap bør ikke sitte i kontrollutvalget.

17 I rapporten drøftes også behovet for at flertallet i kontrollutvalget skal komme fra opposisjonen (s. 41), om mindretallet i utvalget skal ha spesielle rettigheter (s. 42) til blant annet å få undersøkt en sak nærmere. Disse drøftingene munner ikke ut i noen konkrete anbefalinger. Flertallet i arbeidsgruppa går imot at det skal være spesielle kompetansekrav til medlemmene. I Vestby ble kontrollutvalget valgt på det konstituerende møtet den Anbefaling nr. 1 er derfor ivaretatt. Vedr. Anbefaling 7: Bakgrunnen for anbefalingen er at et tilsynsansvar via kontrollutvalget vanskelig kan kombineres med å forsvare et selskaps interesser som styremedlem. Denne anbefalingen vil kunne ha virkning for sammensetningen av styret for FIKS som i dag skal bestå av kontrollutvalgenes ledere. Sekretariatet viser til at FIKS er kontrollutvalgets eget sekretariat og det er da naturlig at kontrollutvalgets leder er medlem av styret for FIKS. Vi går ut fra at kommunestyret/valgkomiteen uansett vurderer flere av de temaene som anbefalingene overfor reiser. Kontrollutvalget kan event. avgi en uttalelse til ko mmunestyret om disse anbefalingene. Anbefalinger vedr. Sekretariatet Anbefaling 9. Ordningen med egne sekretariat bør evalueres. Kommentar: Denne anbefalingen gjelder en nasjonal evaluering. FIKS er tidligere blitt evaluert av utvalgene (2007) og styret for FIKS kan event. ta initiativ til å få gjort dette igjen. Anbefaling 10. Kompetanse og ressurstilgang bør kartlegges nasjonalt. Kommentar: Lokalt gjøres dette av FIKS styret og årlige budsjett. Anbefaling 11. Verken kontrollutvalgsmedlemmer eller kommunestyremedlemmer bør være sekretær for utvalget. Fra før er det forbud mot at kommuneadm. og revisor har denne oppgaven. Kommentar: Sekretariatet viser til at FIKS sikrer at dette er ikke er en problemstilling i Follo. Anbefalinger vedr. Inte rnkontrollen. Internkontrollen er en sentral del av rapporten og 26 av anbefalingene gjelder dette området. Det er rådmannen som generelt har ansvaret for internkontrollen i administrasjonen. Vi foreslår at kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig rapport om internkontrollsystemet i kommunen og hvordan event. anbefalingene i rapporten er/vil bli fulgt opp i kommunen.

18 Samtidig bør kontrollutvalget be om en skriftlig redegjørelse fra distriktsrevisjonen om deres kontroll av internkontrollen i kommunen. Jf. anbefaling 50 om at revisjonen bør definere sine oppgaver i forhold til internrevisjonen nærmere. Det bør også etter hvert vurderes om kommunens internkontrollsystem kan bli gjenstand for en forvaltningsrevisjon, jf. anbefaling 49. Anbefalinger vedr. regnskapsrevisjon: Anbefaling 39. Kontrollutvalget bør veiledes om hva revisor gjør i regnskapsrevisjonen. Sekretariatets kommentar: Utvalget får rapporter og planer, men sekretariatet mener det også vil være nyttig om revisjonen mer i detalj redegjør for metodikken i sitt arbeid. Anbefaling 40. KU bør veiledes om sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Kommentar: Det er kommet rundskriv og annen info om dette temaet fra NKRF o.a. Sekretariatet foreslår at dette settes opp som egen sak i utvalget og at sekretariatet forbereder saken. Anbefaling 41, 42, 46, 47 og 50 forutsetter oppfølging på nasjonalt plan. Sekretariatet har ikke kommentert forslagene, men det er selvsagt ingen ting i veien for at utvalget kan avgi uttalelser om disse anbefalingene. Anbefaling 43 og 44. Revisor må sørge for tilstrekkelig faglig kompetanse og eierne bør vurdere størrelsen på revisjonsenheten, bl.a. ut fra behovet for et sterkt fagmiljø Kommentar: Kompetansekravene er gitt i forskriften, men ajourholdet av ko mpetansen bør for eksempel revisor kunne orientere om i rapporten for revisjonsåret. Anbefaling 45. Kontrollutvalget bør be revisor orientere om sitt interne kvalitetsarbeid. Kommentar: Bør dette bli en årlig foreteelse for eksempel. i årsrapporter/planer? Anbefaling 48: Kommunene bør vurdere å skifte oppdragsansvarlig revisor senest hvert 7. år. Kommentar: Revisjonen velger oppdragsansvarlig revisor for det enkelte oppdrag. Distriktsrevisjonen bør gi en tilbakemelding om hvordan dette eventuelt kan gjøres. Anbefalinger vedr. forvaltningsrevisjon Sekretariatets kommentar: Flesteparten av de anbefalingene som gjelder lokale tiltak er iverksatt i Follo: Rapportene skal være lett å lese (52), risikoanalyse skal ligge til grunn (53), veiledning til kontrollutvalget om overordnet analyse ble gjort svært grundig fra FDRs side (54), rapportene legges ut på internett (55), gode bestillinger har vært tema på kurs og konf. i NKRF regi (56), revisjonen legger fram prosjektplaner (58), revisjonen har stått for de overordnede analysene (59). Vi merker oss at rapporten har ikke anbefalinger vedrørende omfanget av forvaltningsrevisjonen.

19 I anbefaling 57 foreslås det at revisjonen bør orientere kontrollutvalget hvordan arbeidet med forvaltningsrevisjon er organisert med tanke på høyest mulig kvalitet. Kommentar: Her kunne en også føye til og til riktig/lavest mulig pris. Anbefalinger vedr. selskapskontroll: Anbefaling 61, 64, 66, 67, 68, 69, 70 er rettet mot departementet. Det er likevel ikke noe i veien for at kommunene kan iverksette flere av tiltakene på frivillig basis. Sekretariatet har ikke vurdert disse anbefalingene. Anbefaling 62 Adm. sjefen bør sørge for at folkevalgte og innbyggerne lett kan finne info. om selskap hvor kommunen har eierinteresser. Kommentar: Sekretariatet viser til egen sak om Seleskapskontrollen 2010 og dette spørsmålet kan bli drøftet nærmere i den forbindelse. Anbefaling 63: Selskapskontrollen bør samordnes. Kommentar: FIKS er tillagt selskapskontrollen i Follo. Anbefalinger vedr. de kirkelige fellesråd. Dette faller utenfor kontrollutvalgets arbeidsområde. Anbefalinger vedrørende samspillet mellom kontrollutvalget og kommunestyret Anbefaling 73. Kommunestyret må sette av tilstrekkelig med ressurser til kontrollutvalgets arbeid, bla. til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kommentar: Sak i forbindelse med budsjettet. Anbefaling 75 behov for veiledning om rollen. Kommentar: Gjelder vel også kommunestyret Anbefaling 76 Kommunestyret må ta ansvaret for en velfungerende egenkontroll og tilstrekkelige bevilgninger. Kommentar: Veldig generell oppfordring! Anbefaling om samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonen Anbefaling 77 og 78 er begge ivaretatt i Frogn, jf. første del av denne saksutredningen. Anbefalinger om samspillet mellom revisjonen og adm. sjefen. Anbefaling 79 Veiledning til kontrollutvalget om revisors arbeid etc. Kommentar: Mye er ivaretatt allerede, men kan sikkert settes bedre i system.

20 Anbefaling 80 og 81 gjelder offentliggjøring av dok. Forutsetter nasjonale tiltak Anbefalinger om samspillet mellom egenkontrollen og fylkesmannen Kommentar: Det er en prosess i gang mellom fylkesmannen, revisjonen og kontrollsekretariata om hvordan bla. kontrollutvalgene kan bli holdt bedre informert om Tilsynsrapporter fra fylkesmannen. 1. Kontrollutvalget tar rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. 3. Revisjonen bes gi utvalget en orientering om: - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid 4. Sekretariatet bes - forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. - foreslå midler til opplæring av det nye kontrollutvalget høsten Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en egenevaluering hvert andre år, neste gang våren 2011 og ber sekretariatet forberede en sak om dette Ås, den 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunene. (Kun til medlemmene). Rapporten kan også leses på Kommunal- og regionaldept. Internettsider. Oversikt over alle tilrådingane og forslag til oppfølging

21 Sak 31/10 Selskapskontrollen Saksutredning: FIKS er tillagt selskapskontrollen for deltakerkommunene. I 2007/2008 gjennomførte vi den første selskapskontrollen avgrenset til fire selskap. Samtidig så vi på oppfølgingen av de kommunale selskapene i alle deltakerkommunene. I 2009 gjennomført vi en kontroll av samtlige, aktuelle selskap i regionen. Den siste kontrollen baserte seg på en handlingsplan for selskapskontroll for perioden I kommunestyrets vedtak (sak 105/08) om handlingsplanen ble kontrollutvalget gitt i fullmakt å foreta endringer i planperioden. I forbindelse med den første selskapskontrollen i 2007/2008 sluttet kommunestyrene seg til rapportenes anbefalinger om bl.a. å videreutvikle sine eierstrategier for selskapene. Sekretariatet har sett at blant annet denne rapporten ga støtet til en omfattende prosess i mange Follo-kommuner og i Follorådet i forhold til de kommunale selskapene. I henhold til planen skal kontrollen i 2010 avgrenses til fire selskap og disse skal undergis en generell kontroll. Med bakgrunn i den omfattende kontrollen som ble gjennomført i 2009 foreslår vi at man for 2010 heller fokuserer på i hvilken grad kommunen har fulgt opp sine vedtak blant annet i forbindelse med rapportene om selskapskontroll og andre vedtak de har gjort vedr. sine selskaper i de siste årene. Neste år kan man igjen kontrollere selskapene mer direkte. Aktuelle problemstillinger for årets kontroll: 1. Hva slags kontroll fører kommunen med sine eierinteresser? a. Hva slags rutiner har kommunen etablert for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? b. Blir rutinene fulgt og gjøres evalueringer regelmessig om de er gode nok 2. Skjer en oppfølging av selskapene utover deltakelse på generalforsamling/representantskap? 3. Hva slags rolle spiller rådmannen ved oppfølgingen av selskapene? 4. Hvem er eierrepresentant i selskapene? 5. Hvordan blir kommunestyret holdt orientert om selskapene? 6. Er kommunen tilfreds med selskapenes rapportering til sine eiere? Beskriv hva slags rutiner som er etablert og forskjeller mellom selskapenes rapportering. 7. Arkiveres dokumenter fra selskapet i kommunens arkiv? Hvilke dokumenter arkiveres?

22 8. Har kommunen vedtatt en ordning med eiermelding for sine selskaper. I tilfelle nei, hvorfor ikke? 9. Gis eierrepresentantene opplæring? Regelmessig? 10. Hvordan behandles selskapenes budsjetter i kommunen? Sekretariatet vil gjerne ha innspill fra kontrollutvalgets medlemmer om aktuelle spørsmål i denne saken. Vi foreslår at spørsmålene besvares ved at sekretariatet blant annet intervjuer henholdsvis ordfører og rådmann. Denne saken ble også drøftet i styremøtet for FIKS den 8. september d.å. Opplegget for selskapskontrollen 2010 godkjennes. Ås, den 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Handlingsplan for selskapskontroll

23 Sak 32/10 Kommunens rutiner for journalføring og etterlevelse av svarfrister Saksutredning: Paal Jargel tok i møtet den 19. mai d.å. opp spørsmål vedr. journalføring og svar på spørsmål vedr. vann- og kloakkavgiftene. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Sekretariatet ber om en skriftlig orientering om kommunens rutiner for journalføring av innkomne brev og e-post og etterlevelsen av event. svarfrister blant annet innen vann- og kloakk-sektoren. I tillegg bes om en orientering om status for de brevene som ifølge henvendelsen i denne saken ikke kan gjenfinnes. Administrasjonens brev forelå i brev av 23. juni. I følge administrasjonen er det ikke riktig at innkomne brev og e-poster fra Janos Lübeck ikke kan gjenfinnes. Mht. etterlevelse av svarfrister vises det i svaret til at kommunen forholder seg til forvaltningslovens bestemmelser. Sekretariatet vil peke på at saksbehandlingstider og forløpige svar er behandlet i forvaltningslovens 11 a. Her heter det at organet skal forberede og avgjøre en sak uten ugrunnet opphold. Dersom det ventes at det vil ta lang tid å svare, skal det gis et foreløpig svar. I saker om enkeltvedtak skal det gis et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned. I tillegg kan særlovene, for eksempel plan- og bygningsloven, ha egne frister for kommunens behandling av saker. Sentraladministrasjonens brev av 23. juni 2010 tas til orientering. Ås, den 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Vestby kommunes brav av 23. juni 2010 Svar spørsmål om kommunens rutiner for journalsføring og etterlevelse av svarfrister.

24 Sak 33/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Medlemmer av kontrollutvalget pr 13. september Kopi av brev fra BDO til kommunen av 14. juni d.å. med revisjonsrapporter for Vestby kommune og Vestby havn kommunen og havna. Rådmannen har ikke besvart brevene ennå. 3. BDOS brev av 23. juni d.å. vedr. BDO blir ett selskap i Norge 4. Kopi av BDOs brev av 2. juli d.å. til Vestby overformynderi vedr. Revisjonsnotat år ( Overformynderiet er ikke en del av kontrollutvalgets ansvarsområde, sekretariatets merknad) 5. Kopi av FIKS brev av 3. juni d.å. til kommunestyret med årsberetning og regnskap Kopi av FIKS brev av 20. september d.å. til kommunestyret vedr. Opptak av Nesodden i FIKS 7. Utvalgets aktivitetsplan Diverse: Tre av kontrollutvalgets medlemmer deltok i faglig forum 25. august (Lars Johan Rustad, Gunvor Vedvik og Bjørg Sellevoll). Vi oppfordrer de som deltok til å gi en muntlig oppsummering i kontrollutvalgsmøtet. Ås, den 4. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær