Mårvik - Avfallsanlegg (Toppdekke)

Transkript

1 Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS PA- BOK Tinn kommune Mårvik - Avfallsanlegg (Toppdekke) Utført Tekst Dato Rev. EIGIL RØE PA bok 3.utgave EIGIL RØE PA - bok 2.utgave EIGIL RØE PA bok 1.utgave EIGIL RØE PA - bok 0.utgave

2 Mårvik - Toppdekke Side : 1 Innholdsfortegnelse Generelt Distribusjon Definisjoner Rådgiver Byggeledelse Kontraktsmessige forhold Organisasjon Prosjektorganisasjon Rutiner Generelt Beslutnings- og informasjonsrutiner Korrespondanse Møter Generelt Prosjekteringsmøter Byggemøter Brukermøter Møter med offentlige myndigheter Framdriftsmøter Vernemøter/vernerunder Særmøter Referater Distribusjon av referat, notater med mer Tegninger Revisjoner Endringer Fremdriftsplan Fakturering Faktura- a konto Endringer og regningsarbeider Omfang av ytelser Oppdraget består av følgende aktiviteter Prosjekteringsforutsetninger Fremdriftsplan (samordnet) Kvalitetssikring/kvalitetskontroll Adresseliste... 13

3 Mårvik - Toppdekke Side : Generelt PA- boken er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok. Hensikten er ment å skulle være en dokumentasjon over de rutiner som skal gjelde i prosjektet. Denne PA- boken er en oversikt rutiner og et styringsdokument som gjelder i prosjektet. Dette innbefatter også krav til hvordan prosjektet skal dokumenteres. Boka er inndelt i 7 kapitler: 0. Generelt 1. Organisasjon 2. Rutiner 3. Fremdrift 4. Intern fakturering 5. Omfang av ytelser 6. Kvalitetssikring / Kvalitetskontroll 7. Adresseliste Boka må sees i sammenheng med utarbeidet overordnet kvalitetsplan med rev. 0/2015 av Boka er et supplement til øvrige avtaler som inngås med administrative medarbeidere, prosjekterende og entreprenører. Prosjektleder har det overordnete ansvar ved utarbeidelsen og revisjon av PA- boka. 0.2 Distribusjon PA- boken distribueres til følgende i prosjektorganisasjonen: Funksjon Firma Saksbehandler TH Tiltakshaver Tinn kommune Geir Foseid PL Prosjektleder Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS Eigil Røe Rådgiver Prosjektering Sweco Norge AS Gunnar Sandvik KP KU Koordinator i prosjekteringsfasen Koordinator i anleggsfasen Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS Eigil Røe Eigil Røe 0.3 Definisjoner TH Tiltakshaver PL Prosjektleder Rådgiver Prosjektering 0.4 Rådgiver Rådgiver skal til enhver tid følge de planer, forutsetninger, rammer og krav som blir stilt fra PL.

4 Mårvik - Toppdekke Side : 3 Prosjekterende har ingen bestillingsrett. All bestilling skal skje gjennom prosjektleder eller etter avtale med vedkommende. Enhver avtale som har økonomisk, framdriftsmessig og evt. endringer som trenger TH- beslutning skal uten opphold meldes til PL før avklaring med TH. Prosjekterende skal aktivt bidra med at budsjettet for deres fag ikke overskrides. PL skal varsles straks det er mistanke om forhold som kan føre til budsjettsprekk. Prosjekterende skal varsle PL/TH om evt. tilleggsarbeid i forbindelse med prosjekteringen. Evt. tilleggsarbeid for prosjekterende skal avtales på forhånd med PL og TH før arbeidet igangsettes. 0.5 Byggeledelse Byggeledelsen leder og koordinerer byggeplassadministrasjonen. Ansvarlig for etablering og oppfølging av rutiner på byggeplassen. Framdrifts- og økonomistyring, herunder føring av disposisjonsregnskap, inkl. fakturabehandling. Følger de enkelte fagfelts entrepriser, teknisk, økonomisk og framdriftsmessig. BL har rapporteringsplikt til PL /TH 0.6 Kontraktsmessige forhold Det er mellom Tinn kommune og Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS inngått kontrakt på oppdraget basert på NS Det er mellom Tinn kommune og Sweco Norge AS inngått kontrakt på oppdraget basert på NS 8401.

5 Mårvik - Toppdekke Side : 4 1. Organisasjon 1.1 Prosjektorganisasjon Prosjektets organisasjon er som vist i figur 1.1. TILTAKSHAVER Tinn kommune PROSJEKTLEDER - PL Prosjektleder: Sweco Norge AS Ans.pr.: Gunnar Sandvik Byggeleder Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS Entreprenør Ikke valgt

6 Mårvik - Toppdekke Side : 5 2. Rutiner 2.0 Generelt Informasjon bør gis skriftlig. Informasjon som har betydning for valg av løsninger eller berører flere parter skal gis skriftlig eller protokolleres i møtereferater. Informasjon mellom prosjekterende og brukere, myndigheter etc. skal formidles via prosjekterings- og prosjektleder. 2.1 Beslutnings- og informasjonsrutiner Byggherrens beslutninger fattes av byggherren ved Tiltakshaver (TH) evt. av PL i samråd med øvrige organer i kommunen. Byggherrebeslutninger informeres til prosjektorganisasjonen gjennom faste prosjektmøter eller i e-post til PL. All informasjon skal gå gjennom organisasjonens linjer (se organisasjonsplan). 2.2 Korrespondanse All korrespondanse vedr. prosjektet skal merkes med prosjektnavn: Prosjekt: Mårvik Avfallsanlegg / Toppdekke Hvert brev/mail skal så langt det er mulig omhandle kun 1 sak. Det skal fremgå i overskriften hva brevet / e-poten omhandler. Brev stilles til firma og merkes med saksbehandlers navn. Det skal angis hvor kopi er sendt. All korrespondanse, brev, mail og faks til tiltakshaver - Tinn kommune - skal sendes til PL med kopi til kommunen. 2.3 Møter Generelt Formål med møter er å gi gjensidig informasjon, registrere problemer og arbeidsoppgaver og fatte beslutninger. prosjektering skal ikke forekomme på prosjektmøter. Møtedeltakerne begrenses til de personer som direkte er involvert i byggsaken, øvrige får informasjon gjennom møtereferat Prosjekteringsmøter Prosjekteringsmøter avholdes iht utarbeidet møteplan. PL innkaller, leder og skriver referat fra prosjekteringsmøtene. Rådgivere og kommunen innkalles. Bruker representanter/ vernombud ved institusjonen deltar etter behov. Referat fra byggemøter sendes ut via e-post.

7 Mårvik - Toppdekke Side : Byggemøter Byggemøter avholdes primært hver 2. uke. BL innkaller, leder og skriver referat fra byggemøter, se egen møteplan. Faste deltakere: Entreprenørene og PL/BL. Arkitekt og rådgivere innkalles etter behov. Byggherre- og brukerrepresentanter/vernombud ved institusjonen deltar etter behov. Referat fra byggemøter sendes ut på . Saker til behandling: HMS Framdrift Generelle forhold (massekontroll, offentlige myndigheter, kontrakter o.l) Saker fra tidligere møter Nye saker På første møte vil PL/BL kortfattet orientere om planene. ARK skal også gi en kort orientering om kunstprosjektet Brukermøter Avholdes etter behov og etter avtale med PL Møter med offentlige myndigheter Møter for å klarlegge forhold mellom offentlige myndigheter og prosjektet for å sikre at alle myndighetskrav blir ivaretatt. Møtene må avholdes så tidlig som mulig i prosjektet. Ansvarlig er i første rekke PL. Deltakerne vurderes av initiativtaker, men prosjektleder skal varsles. Referent er initiativtaker. Referat sendes deltakerne og PL. Referat anses som godkjent dersom det ikke kommer innsigelser innen neste møte/angitt frist Fremdriftsmøter Avholdes hver 14 dager, eventuelt sammen med byggemøtene. Entr. innkaller, leder og skriver referat fra framdriftsmøter. Faste deltagere: Entr. og BL. TH og rådgiver møter ved behov Referat skal sendes til kommunen, rådgiver og PL/BL. Saker til behandling: HMS Status framdrift Framdrift for de neste 3 uker Diverse I hovedframdriftsplan skal det settes detaljert og målbare milepæler. Det utarbeides detaljert plan for avslutningsfasen, der hver aktivitet må synliggjøres. Befaringsperiode innarbeides som en aktivitet på hovedfremdriftsplan Vernemøter/vernerunder Det skal gjennomføres vernerunde en gang pr. 14 dag i forkant av byggemøtene. Faste deltagere: Entr. og BL. Referent: Verneleder hos entr. Referatet skal sendes til alle deltakere Faste møte saker vil være:

8 Mårvik - Toppdekke Side : 7 Oppfølging av SHA- aktiviteter fra forrige møte og gjennomgang av rapport fra vernerunde. Påse at Sikker jobb analyse blir vurdert/foretatt før farlige/risikofylte arbeider utføres. Fremdriftskonsekvenser. Oppfølging av SHA- planens kapittel 24 vedr. kritiske SHA -aktiviteter. Befaring på byggeplassen Særmøter Særmøter avholdes etter behov. Innkalles skriftlig til aktuelle deltakere. Referatet sendes møtedeltakere og andre etter behov. 2.4 Referater Det skal skrives referat fra alle møter. Møteleder er ansvarlig for at dette blir gjort. Referater fra faste møter skal nummereres. For særmøter/befaringer skal det fremgå i overskriften hva temaet for møtet/befaringen var. Det skal fremgå av referatet hvem som var tilstede, og hvem som får referatet. Det skal komme klart frem av referatet hvem som har ansvar for handling dersom slike bestemmelser er gjort. Referater skal skrives og utsendes uten opphold. Referat anses som godkjent dersom det ikke kommer innsigelser innen neste møte/angitt frist. 2.5 Distribusjon av referat, notater med mer. Distribusjon av referater skal skje som vist i tabellen nedenfor. Referat fra prosjekterings møter Referat fra møte med offentlige myndigheter Særmøter Notater Andre møter Tiltakshaver X X (X) (X) (x) Prosjektleder -/ byggeleder X X X X X Rådgivere. (Sweco) X X (X) (X) Entreprenør X X (X) (X) 2.6 Tegninger Tegningsproduksjonen skal følge godkjent og omforent framdriftsplan/ tegningsleveranseplan. Arbeidstegninger skal foreligge minst 7 dager før produksjon starter. Entreprenøren er ansvarlig for å at tegningene er tilfredsstillende til fortsatt bruk. Sjekk av tegningene må gjøres i godt tid før utførelsen, slik at de prosjekterende har rimelig mulighet til å justere tegningene uten at dette forsinker fremdriften.

9 Mårvik - Toppdekke Side : Revisjoner Ved retting eller komplettering av en tegning skal: område for de siste utførte revisjoner merkes med indeks og sky rundt disse. Sky rundt tidligere utførte revisjoner fjernes. I referanseliste på tegning angis hva revisjon gjelder, revisjonsdato og indeks samt signatur. Det skal i tillegg angis referanse til endringsliste, dersom tegningsrevisjon gjelder endring av løsning med økonomiske eller andre konsekvenser. 2.7 Endringer Hensikten med denne rutinen er å holde oversikt over endringer, kartlegge priskonsekvenser der tillegg eller fradrag tas med inn i regnskapet. Endringer skal alltid følges opp med endringslister som utarbeides av rådgiver eller LARK, eller sendes som endringsmelding av entreprenører. Fremgangsmåte for oppfølging og behandling av endringer: Alle (både prosjekterende og entreprenør) skal benytte samme skjema for endringsliste/ endringsmeldinger, (Evt. tillegg eller endringer som oppdages av entreprenører meldes til byggeleder med kopi til rådgiver. Endringslisten sendes til byggeleder med kopi til rådgiver. Er endringen vanskelig å prise endelig, skal entreprenøren alltid angi et kostnadsoverslag som håndteres i hht. NS ( Det skal ikke settes i gang med regningsarbeider før dette er avklart med PL/BL i en endringsmelding. Evt. ukentlige timelister vil ikke bli attestert med mindre disse har vært behandlet/godkjent som regningsarbeider i en tidligere endringsliste). Rådgiver vurderer innholdet i endringslisten(meldingen) og om nødvendig reviderer meldingen i samarbeid med entreprenøren. Endringsmeldingen skal utarbeides i samsvar med anbudsmaterialet ved bruk av enhetspriser. Rådgiver skriver sin innstilling med kommentarer på endringslisten og sender denne til BL/PL. Kommentarene skal gi opplysninger om hvorfor endringen er besluttet, og gi bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og riktig iht. avtalen og kan anbefales. BL/PL gjennomgår endringsmeldingen og utarbeider innstilling til TH. TH godkjenner endringen og sender endring i retur til entreprenør. Den som utarbeider endringslister kan sende denne på e-post i pdf format eller tilsvarende underskrevet av saksbehandler og stemplet av firmaet. Endringsliste skal nummereres og påføres dato.

10 Mårvik - Toppdekke Side : 9 3. Fremdriftsplan Hovedtidene i planen er følgende: (Foreløpig plan) Oppgaver Frister Oppstar av prosjektet August 2015 Detaljprosjektering, kartgrunnlag og utarbeidelse av underlag for anbudskonkurranse August 2015 / desember 2015 Politisk behandling Desember 2015 Anbudsperiode / kontrahering Januar 2016 / april 2016 Anleggsstart Foreløpig tid: uke 18 Anleggsperiode Foreløpig periode: uke 18 uke 38 Ferdigstillelse / overtakelse Uke Reklamasjonsfrist 3 år Fremdriftsplanen vil bli løpende oppdatert etter hvert som prosjektet går fremover. 4. Fakturering All fakturering stilles til: Tinn kommune Postboks Rjukan Faktura merkes: Mårvik Toppdekk. Prosjektnummer Kopi sendes PL på e-post. Faktura gjennomgås av PL før utbetaling. Fakturering skal skje en gang hver måned med mindre annet er avtalt. Faktura skal merkes med prosjektnavn og skal skje særskilt for En faktura pr. mnd. (a-konto) Egen faktura for oppmøtekostnader Egen faktura for tilleggsarbeider/endringer. Forfallsdato for faktura er 01 i hver måned. 4.1 Faktura- a konto Med mindre annet er avtalt skal A-konto fakturering være iht. utført arbeid eller godkjent betalingsplan. Sammen med faktura skal entreprenører levere et vedlegg med spesifisering av hva som det faktureres for. Faktura som oversendes uten vedlegg/spesifisering av utført arbeid m.m. vil bli sendt i retur. Det presiseres at ved returnering av faktura vil det bli regnet ny forfallsdato fra riktig faktura er i hende hos byggeleder.

11 Mårvik - Toppdekke Side : Endringer og regningsarbeider Når byggherren forlanger tilleggs- eller endringsarbeider utført som regningsarbeid, skal dette avregnes iht. anbudets enhetspriser og andre forutsetninger. Arbeidene skal drives rasjonelt og forsvarlig. Før endrings- eller regningsarbeider påbegynnes, skal skriftlig avtale om slik i form av godkjent endringsliste foreligge. Avtalen skal inneholde et kostnadsoverslag som entreprenøren har tatt stilling til. Dersom det er grunn til å anta at kostnadsoverslaget vil sprekke, skal entreprenøren straks varsle byggherren. Entreprenøren skal sende BL spesifiserte oppgaver (målbrev, time- og materialliste mv.) over arbeidstid og materialer som er medgått i forbindelse med endringer og regningsarbeider. Disse skal sendes senest i slutten av hver uke. Timelister som ikke er levert rettidig vil ikke bli godkjent. BL har rett til å få dokumentert de bilag som er nødvendige for kontroll. Fakturering for tilleggs-/endringsarbeider skal skje på følgende måte hvis ikke annet er avtalt: Når en endringsliste er godkjent og bestilt av TH/PL og endringen er utført, skal entreprenøren kunne fakturere for endringen. Det skal ikke sendes a-konto for utført andel av endringer uten i spesielle tilfeller. 5. Omfang av ytelser 5.1 Oppdraget består av følgende aktiviteter Følgende aktiviteter inngår fra rådgiver: Det faglige opplegget baseres på at prinsippene for de tekniske løsninger blir slik de er skissert i godkjente plan for toppdekke Mårvik og de avslutningskravene som er gitt av Fylkesmannen i Telemark. Selv om legging av toppdekke er en relativ enkel operasjon skal det også utarbeides plan for hvordan sigevann skal håndteres og hvordan overvann skal avskjæres. Det vil derfor kreves en viss konkretisering av de planene som foreligger. Dette gjelder også sammenheng med kalkulering av massebehov og eventuelle andre materialer og tjenester som inngår i tilbudsgrunnlaget. Det skal også sess på utlegging av toppdekket opp mot dagens gjenvinningsstasjon. Om kommunen ønsker det vil eventuell utvidelse av gjenvinningsstasjon gjøres etter avtalt timepris. Tidsplanen legger opp til at konkurransegrunnlaget skal være ferdig i tide til at arbeidet kan gjennomføres våren Dersom planleggingsarbeidet skulle avdekke uforutsette krav, opplysninger eller om det skulle komme tilleggskrav fra Fylkesmann kan det bli vanskelig å holdes tidsrammen. Om uventa utfordringer skulle oppstå vil vi snarest råd ta dette opp med oppdragsgiver med tanke på å finne en løsning som begge parter er tjent med.

12 Mårvik - Toppdekke Side : Prosjekteringsforutsetninger. Nødvendige tekniske grunnlagsmateriale inkl. digitale kartmateriale skaffes av oppdragsgiver og forutsettes levert når detaljprosjekteringen starter opp. Spesielt må det gjøres nye innmålinger av deponiet sin utstrekning og høydeprofil. Oppdragsgiver stiller til disposisjon lisens for bruk av digitale kartdata, eller stiller egne kartdata til disposisjon. Dersom det skjer endringer i de tekniske planene underveis, som krever nye undersøkelser, synfaring eller ekstra utgreiingsarbeid, vil dette komme i tillegg i prisen. Rapporter levres elektronisk i Word eller pdf format (visualiseringer i pdf). Utgifter til utskrift og kopiering av prosjektdokument er ikke inkludert. Vi tar forbehold om retten til å bytte personell. Dersom det blir nødvendig vi det gjøres i samråd med oppdragsgiver. Møte med oppdragsgiver og andre utover det som er beskrevet i tilbudet, faktureres etter medgått tid og opplyste timepriser. Reise utover det som er beskrevet i tilbudet, faktureres etter medgått tid, opplyste timepriser og statens km. satser. 5.3 Fremdriftsplan (samordnet) Entreprenøren skal utarbeide en samordnet fremdriftsplan, basert på oppdragsgiver sin hovedfremdriftsplan for sine egne og underentreprenørers arbeider og foreta fortløpende kontroll med at hovedfremdriftsplanene overholdes. Det er entreprenøren sitt ansvar å sørge for at alle underentreprenører overholder planlagt fremdrift på lik linje med sine egne arbeider. Om behov skal det utarbeides oppdatert 3 ukers fremdriftsplan minst hver 14.dag som skal gjennomgås på fremdriftsmøte. Fremdriftsplan gjennomgås og påtegnes statuslinje på fremdriftsmøte. 3 ukers planen skal oppdateres for kommende periode. Fremdriftsplanen skal utarbeides så detaljert at evt. forsinkelser skal kunne oppdages i tide. Evt. avvik skal varsles så snart det blir oppdaget. Det skal umiddelbart iverksettes tiltak for å bringe fremdriften i rute.

13 Mårvik - Toppdekke Side : Kvalitetssikring/kvalitetskontroll Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS har utarbeidet egen kvalitetsplan for prosjektet, datert første gang som sammen med denne PA boken er prosjektets overordete kvalitetsplaner. Hver rådgiver og entreprenør har egne kvalitetsplaner som med den overordete planen utgjør det totale kvalitetssikringssystemet for prosjektet. Innholdet i dette kapitlet har videre til hensikt å sikre at krav til kvalitet på arbeidene blir ivaretatt ved at entreprenørene tar de nødvendige forholdsregler og har de nødvendige kvalitetssikringssystemer som skal til for å oppnå tilfredsstillende kvalitet på arbeidene. Byggelederes stikkprøvekontroll skal i tillegg sørge for at ev. avvik i byggesaken avdekkes og får en entydig behandling, slik at beslutninger kan fattes og korrigerende tiltak iverksettes. Entreprenørene skal ved oppstart av arbeidene oversende en detaljert oversikt som viser hvordan kvalitetssikring i prosjektet er tenkt ivaretatt og hvilke kontroller som skal utføres til en hver tid. Entreprenørene skal kontinuerlig kontrollere sine arbeider. Kopi av dokumentasjon for utførte kontroller og sjekklister skal oppbevares på byggeplassen og vil bli kontrollert av BL. Det oversendes 1 sett av sjekklister til BL hver uke. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for gjennomsyn for fag rådgivere. Entreprenørene skal opprette en kontrollperm der kopi av samtlige utførte kontroller for alle fag fortløpende settes inn. Det skal klart fremgå hvem som har utført kontrollen, hva som er kontrollert og evt. hvilke avvik som er avdekket. Alle avvik skal rapporteres skriftlig til byggeleder med kopi til ansvarlig rådgiver. Entreprenørenes egne avviksskjema kan benyttes for rapportering av avvik og avklaring av konsekvenser samt forslag til tiltak. Avvik som registreres av BL evt. rådgiver, meldes til entreprenøren i form av avviks meldinger som skal resultere i en løsning før den avsluttes. Entreprenøren skal i sitt kvalitetssikringssystem vise rutiner for kontroll på byggeplassen med egne ansatte og sine underleverandører. Forøvrig gjelder de krav som er innarbeidet i beskrivelsene. Kvalitetsplaner som gjelder for entreprenørene gjelder også for engasjert underentreprenører. Det er entreprenøren ansvar å utarbeide/fremskaffe disse kvalitetsplaner også for sine underentreprenører. Det skal utarbeides en organisasjonsplan for de ansvarlige som deltar i byggeprosessen. Organisasjonsplanen skal være med på å sikre ansvarslinjer/ansvarsforhold internt hos entreprenør og underentreprenører.

14 Mårvik - Toppdekke Side : Adresseliste Tiltakshaver (TH) Adresse Tinn kommune Jan Arvid Gravklev Tinn Kommune Telefon Postboks 14 Mobil Rjukan E-post jan.arvid.gravklev@tinn.kommune.no Tinn kommune Geir Foseid Telefon Mobil E-post geir.foseid@tinn.kommune.no Tinn kommune Gjermund Torberg Telefon Mobil E-post gjermund.torberg@tinn.kommune.no Prosjektleder (PL) Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS. Eigil Røe Adresse Eigil Røe Bygg- og Prosjektledelse AS Mobil Lyngbakkveien 5 E-post eigil.roe@bygg-prosjekt.no 3736 Skien Rådgiver Adresse Sweco AS Gunnar Sandvik Sweco Norge AS Telefon Vekanvegen 10 Mobil Box 120 E-post gunnar.sandvik@sweco.no 3835 Seljord Sweco AS Vidar Follegg Telefon Mobil E-post vidar.follegg@sweco.no