Forslag til vedtak: Styret ber senterleder spille forslag som kom frem på møtet inn til Innstillingsutvalget

Transkript

1 SAKSLISTE SAKER TIL BEHANDLING PÅ STYREMØTET 2. SEPTEMBER 2014 Sak 13/14 Innkalling, saksliste og møtebok Vedlegg: - Møtebok fra forrige møte - Innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes 2. Møteboken fra forrige møte godkjennes Sak 14/14 Plan for senterets kommunikasjon og formidling Vedlegg: - Saksfremlegg: Forslag til plan for kommunikasjon og formidling Styret vedtar senterets forslag til plan for kommunikasjon og formidling. Planen er å betrakte som en utdyping og konkretisering av dette området i senterets strategiplan som ble vedtatt av styret februar Sak 15/14 Fremtidig organisering ved senteret - diskusjonssak Vedlegg: - Saksfremlegg: Arbeidsprosessen så langt og prosessnotat med mulige organiseringsformer og forklarende tekst Styrets innspill meldes tilbake til ansatte i arbeidsprosessen og styret imøteser et forslag til fremtidig organisering i novembermøtet. Sak 16/14 Utlysningstekst senterlederstilling Vedlegg: - Saksfremlegg - Utlysningstekst Senterleder Lesesenteret - Ansattes ønsker og senterleders oppgaver i dag Styret ber senterleder spille forslag som kom frem på møtet inn til Innstillingsutvalget Sak 17/14 Orienteringer og evt. Læringsmiljøsenteret Side 1

2 SAK 14/14 Plan for senterets kommunikasjon og formidling I forbindelse med strategiplaner for senteret, ba styret senterleder i sak 2/14 om å få lagt frem et forslag til plan for senterets kommunikasjon og formidlingsarbeid i septembermøtet inneværende år. Det fremlagte forslaget er en konkretisering og utdyping av strategiplanen som styret vedtok i februarmøtet (2/14), der kommunikasjon ikke ble grundig presentert. Senterleder mener senterets kommunikasjon er svært viktig for omdømmebygging og for at vi skal nå frem med våre tjenester. Det er derfor nødvendig med en plan over arbeidet som er forankret i målene styret har vedtatt og med konkrete tiltak for arbeidet. Fire av senterets ansatte har faglige kvalifikasjoner innen kommunikasjon og faglig formidling. Det blir viktig for senteret å bruke denne kompetansen på en integrert måte med det fagpedagogiske arbeidet, slik at denne kompetansen blir et pre for vårt senter. Ansatte har vært involvert i arbeidet med planen, både i grupper og i plenumsdrøfting. Faglig strategisk forum ga sin tilslutning til planen25. august. Styret slutter seg til fremlagte forslag til plan for kommunikasjon og formidling. Vedlegg: Forslag til plan for kommunikasjon og formidling

3 Vedlegg sak Forslag til plan for kommunikasjon og formidling Læringsmiljøsenterets plan for kommunikasjon og formidling Innledning Planens mål er å gjøre senteret kjent for målgruppen og formidle kunnskap om godt læringsmiljø i en form, og i kanaler som er tilrettelagt for målgruppen. Planen har betydning for alle ansattes kommunikasjon med omverdenen. Konkretisering og utforming av tiltak skjer i samarbeid mellom ansatte med fagkompetanse i kommunikasjon og formidling, og ansatte med ansvar for ulike fagområder. Planen for kommunikasjon og formidling er forankret i senterets mandat og overordnede mål og prinsippene for kommunikasjonsvirksomhet ved UiS. Senterets mandat Læringsmiljøsenteret skal: 1. Bidra til å realisere statens satsinger innenfor ansvarsområdet 2. Bistå nasjonale utdanningsmyndigheter med råd og tjenester 3. Bidra i kompetanseutvikling og kvalitet i læringsmiljøet for barnehagebarn, elever, lærlinger og voksne 4. Senteret skal arbeide innenfor og formidle et bredt kunnskapsgrunnlag Målgrupper og interessenter I mandatet heter det at senterets målgrupper er: Skoleeiere, ledere og ansatte i barnehager og skoler PP-tjenesten Studenter og lærerutdannere ved universiteter og høyskoler med lærerutdanning. Målgruppene er senterets mottakere av relevant kunnskap om hva som skaper godt læringsmiljø. Interessenter er andre aktører vi har behov for å kommunisere godt med for å nå målgruppene, for eks. andre forskere, media, andre nasjonale senter og mobbeombud. Senterets mål Overordnede mål fra senterets strategiplan ( ): Vi skal være det fremste og foretrukne miljøet Arbeidet skal være forskningsbasert og kjennetegnet av kvalitet i alle ledd Kunnskapen utviklet av senteret skal være relevant og nyttig for praksisfeltet 1

4 Fagkunnskapen skal formidles i et tydelig, troverdig og tilgjengelig språk med nettstedet som viktig formidlingskanal Et godt og inspirerende arbeidsmiljø Prinsipper for kommunikasjonsvirksomhet ved UiS Som del av Universitetet i Stavanger har Læringsmiljøsenteret følgende verdier og prinsipper for kommunikasjon med omgivelsene: Åpenhet og debatt (internt og eksternt) Tilgjengelighet og service (håndtering av henvendelser) Troverdighet (ærlig, tillitvekkende, etterrettelig, saklig) Aktiv og offensiv informasjon (internt og eksternt) Målrettet og relevant kommunikasjon Helhet og enhet (grafisk profil) Profesjonalitet (kanaler, form, virkemidler, analyse etc) Informasjonsansvar (ledere, enkeltmedarbeidere internt og eksternt) Samarbeid mellom Læringsmiljøsenteret og Utdanningsdirektoratet (Udir) I samarbeid med Udir har en blitt enige om å ha regelmessige møter om nettressurser slik at de nasjonale nettressursene på fagområdet «læringsmiljø», utfyller hverandre på en måte som er hensiktsmessig for målgruppene. Senterets overordnede mål relatert til tiltak innen kommunikasjon og formidling. Senterets fem strategiske mål ( ) 1. Senteret skal være det fremste og foretrukne miljøet innen feltet læringsmiljø og atferdsforskning Senteret skal være et fagmiljø media naturlig henvender seg til for å få informasjon innen senterets tematiske kjerne: Barn og unges forutsetninger og utfordringer, inkludering/marginalisering, klasseledelse, mobbing, motivasjon og organisasjonsutvikling. Senteret skal være kjent og etterspurt blant aktuelle målgrupper og mulige samarbeidspartnere. Tiltak: Løfte frem intern og ekstern kunnskap fra forskere og fagpersoner innenfor senterets fagfelt Oppdaterte og relevante nettsider Bygge opp kvalitetssikret, nyttig og tilgjengelig kunnskap som bygger senterets omdømme Sosiale medier som Facebook og Twitter vil bli brukt for å gjøre senterets kunnskap kjent, bygge omdømme og lede leserne inn på senterets nettsider Medieoppmerksomhet. Egeninitiert og som svar på henvendelser fra pressen Nyhetsbrev 2. Senterets arbeid skal være forskningsbasert og kjennetegnet av kvalitet i alle ledd 2

5 Senteret har utarbeidet prosedyrer på følgende områder: Fra idé til forsknings- eller utviklingsprosjekt, publisering av artikler og rapporter uten fagfelle, nettsted og profileringsmateriell, mediehenvendelser, samt eksterne henvendelser. Prosedyrene er ment å være en kvalitetssikring av senterets virksomhet. Tiltak: Innarbeide gode rutiner knyttet til de utarbeidede prosedyrene som er nevnt ovenfor Tekster som publiseres for målgruppen skal være kvalitetssikret i innhold og form ved at både fagpersonen som er ansvarlig for teksten og ansatte med kompetanse på kommunikasjon og formidling er involvert Forskning som formidles i fagfellevurderte tidsskrift og fagbøker for publiseringspoeng, følger egne regler for publisering 3. Kunnskapen som utvikles av senteret skal være relevant og nyttig for praksisfeltet, skape lærelyst og forbedret praksis Ansatte med særskilt kompetanse i kommunikasjon og formidling skal være pådrivere for at senterets formidling er kreativ og nyskapende, og at ansatte formidler fagkunnskap i et språk som er tydelig, levende og tilgjengelig for målgruppen. Digital formidling utover bruk av tekst skal være et utviklingsområde. Tiltak: Alle ansatte er både mottakere og formidlere av informasjon fra målgruppene. Signaler som fanges opp skal brukes til å videreutvikle kommunikasjonen med målgrupper og interessenter Bygge struktur for god intern kommunikasjon slik at de ansatte har god kjennskap til hverandres arbeidsområder. Nettstedet skal være relevant, faglig spennende og oppdatert Det settes i gang prosjekter med tanke på utvikling av formidling basert på digitale tjenester, basert på annet enn tekst. 4. Senterets fagkunnskap skal formidles i et språk som er tydelig, troverdig, tilgjengelig og tilrettelagt for målgruppen Senteret har en målgruppe som krever at senteret må formidle fagkunnskap på en allsidig måte for å treffe den til enhver tid aktuelle mottaker. Senteret vil også til enhver tid ha et personale med ulik kompetanse når det gjelder kommunikasjon og formidling. Det er derfor viktig at det etableres gode synergier internt når det gjelder kommunikasjon og formidling slik at all formidling tilpasses målgruppen. Tiltak: Tydelig: Diskutere innad, være tydelig utad Troverdig: Praksisnært, gjenkjennbart for målgruppen, forskningsbasert Tilgjengelig og tilrettelagt: Forklare faguttrykk, tilgjengelig form i trykte og digitale kanaler. Balansere det å skrive bøker som gir publiseringspoeng, samtidig som det skal nå frem til 3

6 målgruppen. Være i stadig utvikling for å fornye fagspråket vårt. Gjøre bruk av digitale uttrykksformer. 5. Senteret skal ha et godt og inspirerende arbeidsmiljø, kjennetegnet av respekt, læringsutfordringer og støtte Senteret har i form av sitt mandat store muligheter for å holde ved like, samt videreutvikle et godt og inspirerende arbeidsmiljø. Samtidig er man avhengig av at senterledelsen legger til rette for et slikt godt miljø ved å etablere hensiktsmessige strukturer. Videre er det et individuelt ansvar for alle ansatte å bidra til en slik positiv utvikling. Tiltak: Skape gode synergier mellom de ansatte som har kommunikasjon og formidling som fagområde, samt benytte fagfeltets egenart til å skape og et godt faglig samarbeid og god internkommunikasjon ved senteret. Knytte ansatte med kommunikasjons- og fagformidling som fagområde til prosjekter for å støtte opp under det fagpedagogiske arbeidet som gjøres. Generelle grunnleggende tiltak som understøtter de øvrige Senteret har ulike kanaler som blir benyttet som arena for kommunikasjon og formidling. De fleste av disse har god funksjonalitet både eksternt og internt. Herunder kan nevnes: Nettsider, fagblogg, Facebook, Twitter, nyhetsbrev, årlige temahefter, brosjyrer, bøker, vitenskapelige tidsskrift, mail. Samtidig skal man heller ikke undervurdere effekten av å arrangere møter hvor man møtes fysisk for meningsutveksling m. m. Med dette som bakteppe nevnes ytterligere tiltak innen kommunikasjon og formidling: Gjøre senteret kjent: Alltid vise til senterets nettsider (presentasjoner, trykt materiell, samlinger osv.) Utvikle informasjonsmateriell i henhold til visuell profil Årlig temahefte Bidra til å skape møteplasser for fagfolk og forskere innen temaet læringsmiljø i skoler og barnehager Læringsmiljøkonferansen (annen hvert år), samt tilstedeværelse på konferanser hvor man møter målgrupper Nettsted: Mer bruk av film Bruke Facebook og Twitter for å spre innhold på nettsidene og kartlegge målgruppens behov Utarbeide brukerundersøkelse for nettsidene Formidle forskning på fagfeltet ved å vise god forskningsbasert praksis, fagbøker og artikler. Her er kanaler som fagblogg, fagsamtaler i tekst og film, nettstedet generelt og temahefte hensiktsmessige 4

7 SAK 15/14 Fremtidig organisering ved senteret diskusjonssak I sak 3/14 vedtok styret en plan for arbeidet med å utvikle senterets fremtidige organisering. Sak om fremtidig organisering skal behandles av styret i november 2014, men styret ønsket å komme med innspill i prosessen og derfor er dette en diskusjonssak nå på septembermøtet. Prosessen til nå En prosjektgruppe bestående av lederteamet + to ansatte fra Porsgrunn og to ansatte fra Stavanger leder arbeidet. Gruppen startet sitt arbeid 10. mars. De ansatte ble først invitert til å spille inn sine meninger om: Optimal organisering ut fra oppgaver og målgrupper og ledelse på ulike nivå. Dette ble drøftet i allerede etablerte prosjektgrupper på tvers av lokasjonene. Med disse innspillene som utgangspunkt, ble det første personalseminaret gjennomført i mai. Her ble sentrale prinsipp for organisering drøftet: målgruppeorganisering, tematisk organisering, oppgavebasert organisering. I tillegg ble prinsipper for ledelsesstruktur drøftet. Basert på innspillene fra dette seminaret og drøftinger i prosjektgruppen, ble det laget to ulike forslag til organisasjonskart, med tilhørende kart for den faglige virksomheten. I tillegg ble dagens situasjon tegnet opp, slik at en kunne se hva endringene utgjorde. På personalseminar i juni ble de ulike modellene drøftet. Ingen av modellene fikk full tilslutning, men noen prinsipper fremstår som ønsket av de ansatte: 1. Likeverdighet mellom lokasjonene, ved at det blir en avdelingsleder ved hver lokasjon og senterleder på toppen. Det vil gi senterleder mer mulighet for å tenke strategisk og langsiktig. 2. Temainndeling heller enn oppgave eller målgruppeinndeling. Begrunnelsen er at det er det tematiske senteret skal jobbe med, det er det senteret skal være kjent for. Vi må sikre faglig utvikling gjennom måten vi organiserer på. 3. Forskningsleder med et særlig ansvar for forskning, for å sikre høy kvalitet og strategisk tenkning. 4. Fordi vi anser kommunikasjon som et særlig sentralt område, trenger vi å sikre dette området med en som har ansvaret for dette. Med dette bakteppe, har vi nå videreutviklet organisasjonskartet og forklarende tekst til det som her presenteres for styret, og vi imøteser innspill fra styret til den videre prosessen.

8 Sak 16/14 Utlysningstekst Senterlederstilling Prosessen I februarmøtet (sak 4/14), vedtok styret at senterleder skulle ta initiativ til arbeidet med igangsetting av tilsettingsprosess og arbeidet med utlysningstekst oktober På styrets junimøte ba styret senterleder om å lage en liste over senterleders oppgaver i dag, og de ønsket i tillegg tilsendt ansattes ønske om kvalifikasjoner hos ny senterleder før styreseminaret. Styreleder sendte i etterkant av møtet ut utlysningsteksten for senterleder ved Lesesenteret. Rent formelt skal innstillingsutvalget som opprettes for ansettelsen, bestående av dekan, to prodekaner, to representanter for de ansatte og en student, fremme forslag til utlysningstekst og stillingsbeskrivelse overfor senterstyret. Senterstyret kan på møtet 2. september drøfte og spille inn forslag til innstillingsutvalget. Styret ber senterleder spille inn forslag som kom frem på møtet til Innstillingsutvalget Vedlegg: Utlysningsteksten for Senterlederstillingen ved Lesesenteret De ansattes kvalifikasjonsønsker for ny senterleder og senterleders oversikt over oppgavene senterleder har i dag

9 Vedlegg sak kvalifikasjoner og oppgaver Til Styret: På styremøtet 19. juni ble jeg bedt om å sende dere oppsummeringen av hva de ansatte ønsker av en ny senterleder. Dette ble tatt opp i begge avdelinger januar Kvalifikasjoner de ansatte mener en senterleder bør ha - Forståelse av senterets bredde av fagfelt og ansvarsområde - Doktorgrad, samt relativt omfattende erfaring med forskning - Ledererfaring med vekt på gode strategiske evner (gjerne erfaring med fusjonsprosesser eller ledelse av organisasjoner som er i endring) - Høy legitimitet i fagfeltet og blant andre institusjoner hvor det er fordel med et godt navn og rykte. - Ha stor kontaktflate og nettverk - Lydhør og sterk og tydelig utad - Kjennskap til overordnet forvaltning Jeg ble også bedt om å skrive ned hva som er senterleders oppgaver i dag. Det har jeg her prøvd å gjøre etter beste evne Senterleders oppgaver i dag: 1. Være sekretær for styret som har det øverste faglige ansvaret for virksomheten. - forberede saker til styremøtene i samarbeid med styreleder - ansvar for saksutredning og oppfølging av vedtak gjort av styret 2. Ha det daglige faglige og administrative ansvaret for virksomheten (i samarbeid med Einar i omstillingsperioden). Det innebærer følgende: A. Arbeid mot Utdanningsdirektoratet: Ha dialog og oppfølgingsmøter med direktoratet om årlige oppdragsbrev og tilleggsoppdrag. Sørge for at oppdrag blir utført med god kvalitet. Sørge for at årsplaner, årsrapporter, budsjett og regnskap blir sendt Udir innen oppsatt frist. 1

10 Møte på sentereledermøter for nasjonale sentre og ha samarbeide med disse der det er naturlig. Ha kontakt med Statped og andre aktuelle fora Udir ønsker å trekke senteret med i. B. Arbeid mot UiS: Delta på fakultetets ledermøter og andre fora som er naturlige for en enhetsleder ved fakultetet og ellers ved UiS, som for eksempel kvalitetsutvalg og lederforum. Bidra i utvikling og realisering av fakultetets strategiplan, på områder som er naturlig for senteret. Ta initiativ til og legge til rette for at senterets faglige arbeid og samarbeid med andre enheter ved fakultetet og UiS, kan bidra til synergieffekter for begge parter. For eksempel: søke om programområder for forskning, søke om stipendiater og post doc stillinger, undervisnings- og veiledningssamarbeid, etablere forskningssamarbeid og undervisningssamarbeid med sterke internasjonale partnere, stimulere til forskningsproduksjon av høy kvalitet, søke forskningsprosjekter i NFR og EU og utviklingsprosjekter gjennom Norgesuniversitetet. Administrativt arbeid i tråd med delegasjon fra UiS. For eksempel: økonomi, bemanningsplaner, ansettelsesprosedyrer C. Arbeid mot eksterne parter: D. Internt: Opprette kontakt med aktuelle samarbeidsparter i inn og utland. Det kan være innen våre målgrupper eller det kan være samarbeidsparter som bidrar inn mot våre målgrupper. Senterets mediekontakt i saker som omhandler hele senteret eller er av vital interesse for senteret. For øvrig mener jeg at senterets omdømme som et faglig sterkt senter blir bedre dersom de enkelte fagpersonene kan uttale seg om de fagområdene de er eksperter på. Lede lederteamet som skal ta de faglige og administrative beslutningene. Strategisk og langsiktig planlegging innen forskning, utadrettet arbeid og undervisning. Faglig strategisk forum og referansegrupper for forskning og undervisning er opprettet for å sikre ansattes involvering. Senterleder leder disse. 2

11 Sørge for at arbeid med strategiske planer blir gjennomført på en god og involverende måte, samtidig som den nødvendige fremdriften holdes. Personaloppfølging og faglig oppfølging av alle vitenskapelig ansatte i Stavanger. (Einar har denne oppfølgingen i Porsgrunn i omstillingsperioden). Det innebærer blant annet medarbeidersamtaler og avtale om årlige arbeidsplaner for den enkelte vitenskapelige ansatte. Etablere og følge opp strukturer for intern organisering for god utnyttelse av faglige og økonomiske ressurser, som følger opp vedtatte planer. Ta initiativ til, være med på og følge opp igangsetting av nye prosjekter innen forskning og utadrettet arbeid. Stimulere ansattes kreativitet og faglighet til beste for senteret og dem selv som fagpersoner. Bidra til samarbeid og arbeidsdeling mellom senterets to lokasjoner slik at opplevelsen av likeverd er til stede. Være fysisk til stede både i Stavanger og Porsgrunn. Ha et overblikk, slik at helheten ivaretas og styres i ønsket retning, i en travel tid med mange aktiviteter. E. Faglig arbeid Jeg har valgt å delta selv i det faglige arbeidet, i den grad det lar seg kombinere med å lede virksomheten. Jeg har glede av det og mener det bidrar til min legitimitet som leder for det faglige arbeidet. Noen tanker om utfordringer for ny leder: Vi jobber nå med en ny organisasjonsplan. Hvordan den blir seende ut, har betydning for senterleders oppgaver. Et sentralt punkt er hvor mange senterleder skal ha personaloppfølging av. Et annet punkt er forholdet mellom å sikre den faglige utviklingen og gjennomføring av de ulike oppgavene (forskning, senterinitiert utadrettet arbeid, oppdrag fra Udir og undervisning ved UiS). I tillegg må en ny senterleder forholde seg til at det er to lokasjoner, og de ansatte ønsker senterleder mer tilstede i Porsgrunn enn en gang i måneden, som er det jeg har klart det siste året. Unni 3