SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Prioritering av oppgaver for Intro FELLESMØTE /Kari Frodesen

Transkript

1 SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Prioritering av oppgaver for 2017 Intro FELLESMØTE /Kari Frodesen

2 Plan for dagen Kaffe avec Plenumssesjon SAMDOK i kontekst v/ Kari Status 2016 og tanker om videre arbeid v/ellen, Anna og Synne Innspill og diskusjon v/alle LUNCH (stående buffet) Videre oppfølging i delprosjektgruppene Oppsummering og avslutning

3 SAMDOK 2016 i kontekst EFORV KOMM PRIV Arkivdanning Innhenting, test og bevaring Innsyn og tilgjengeliggjøring 3_Tjenestegrensesnitt Noark5 sluttføring/implementering 5_Kommunereform veiledning 6_Kommunereform opplæring 11_Arkivdanning og bevaring av privatarkiv veiledning 1_Løpende overføring av digitale arkiv til kommunale depot kartlegging (KAI) 9_Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystemer 10_Metodikk for høsting og langtidslagring av privatarkiv 14_Magasinkapasitet for privatarkiv (papir) i Oslo-området kartlegging 7_Forprosjekt: Nasjonal publiseringsplattform for skanna arkivdokumenter 13_(ref 7) Forprosjekt: Nasjonal publiseringsplattform 2_Kompetansemiljø elektroniske arkiv 4_Standardisering av virksomhets-/sektorspesifikke metadata 8_Forprosjekt_ Utvikling av standard utvekslingsformater for kommunal sektor 12_Finansieringsmodeller privatarkiv AV2020: L5_160-10: Noark 5 versjon 4 og 5 L9: Arkivfaglig premissleverandør i kommunereformen Annet: KS: FOU-arbeid om digitale konsekvenser av kommunereformen KDRS: Generell kravspek for kommunale systemanskaffelser. AV: Utvikling av en automatisk test-klient (N5). AV2020: L7_160-03: Nytt nasjonalt testverktøy for uttrekk; «Arkade 5» A6.2: Forprosjekt: Bestandsforvaltning av privatarkiv i Arkivverket Annet: AV: Strategier for magasinforvaltning AV: Digitalisering for destruksjon AV: «Produksjonsløype» for mottak og forvaltning av uttrekk AV2020: L2: Innsyns- og selvbetjeningsløsninger i Arkivverket A10_160-08: Etablering av DIAS forvaltningsforum Annet: AV: Utviklingsprosjekt Digitalarkivet KDRS: Prototype produksjonslinje for bevaring og tilgjengeliggjøring (kommune)

4 Mandat for SAMDOK-prosjektet L8.2 endelig pr Mål Hovedleveranser Prosess Kritiske suksessfaktorer Være arena for gjensidig og likeverdig dialog mellom Arkivverket og aktører som representerer arkivarbeidet i samfunnet Styrke arbeidet med helhetlig samfunnsdokumentasjon gjennom å sikre helhet, koordinering og informasjonsflyt på tvers av sektorer og forvaltnings-nivåer Bidra til Arkivverkets strategier og satsinger i tråd med behovene i samfunnet Sikre leveranser innenfor vedtatte prioriterte områder Synliggjøre arkivenes og dokumentasjons-forvaltningens rolle i samfunnet Prioriterte oppgaver 2016: [Avventer endelig beslutning i AVs ledergruppe ut fra en samlet ressursvurdering i AV2020] 1_Løpende overføring av digitale arkiv til depot kommunal sektor kartlegging 2_Kompetansemiljø el.arkiv 3_Tjenestegrensesnitt mot Noark5 / veiledning/ mal kravspesifikasjon anskaffelser 4_Standardisering av virksomhets- /sektorspesifikke metadata 5_Kommunereform veiledning 6_Kommunereform opplæring 7_Forprosjekt: Nasjonal publiseringsplattform for skanna dokumenter 8_Forprosjekt: Standard utvekslingsformater kommunal sektor 9_Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystemer 10_Metodikk for høsting og langtidslagring privatarkiv 11_Arkivdanning og bevaring av privatarkiv veiledning 12_Finansieringsmodeller privatarkiv 13_[fellesoppgave KOMM/PRIV ref 7] 14_Magasinkapasitet for privatarkiv (papir) i Oslo-området Prosesser skal kjennetegnes ved åpenhet, samarbeid og likeverdig dialog. Delprosjektgruppenes funksjon er å drøfte/spille inn forslag på oppgaver, samt sikre fremdrift og leveranse i vedtatte oppgaver. Styringsgruppen drøfter forslag til nye oppgaver fra delprosjektene, i lys av et omforent målbilde for SAMDOK. Oppgaver vedtas endelig av Arkivverkets ledergruppe. Arbeidsgrupper nedsettes av delprosjektene for å levere på vedtatte oppgaver. Avgrensning Relevante grenseområder i BETI: earkiv Noark Tiltaksplan kommunereform Metodikk mottak av privatarkiv Metodikk mottak av ikke-noarkmateriale Metodikk dokumentfangst e-post Standardisering av lagringsformater Produksjonsløype uttrekk Relevante områder andre enheter: Innsynsløsning (DT) Relevante mål og tiltak AV2020: L2, L6, L7, L8, L9 A4, A6, A10 (U2) Konkrete mål og god resultatoppfølging Implementering av resultater Forpliktende partnersamarbeid Klar rolle- og ansvarsdeling God informasjonsflyt Koordinering med øvrige utviklingsaktiviteter i offentlig og privat sektor Forankring i ledelsen hos Arkivverket og øvrige partnere Kompetanse- og ressursbehov Prosjekteier: Inga Bolstad Prosjektledelse: Kari Frodesen (ca 75%) Anna Malmø-Lund (ca 50%) Ellen Røsjø (ca 50%) Synne Stavheim (ca 15%) Fagressurser delprosjekt: Bjørn Bering (ca 10%) Sigrun Rasmussen (ca 5%) Hans Fredrik Berg (ca 10%) BETI-bidrag arbeidsgrupper (oppgaver): Hans Fredrik Berg (3 og 4) Arne-Kristian Groven (4, 9 og 10) Siri V Faye-Lund (8) Per Kristian Ottersland (10) Olav Sataslåtten (11) Kristin Brattelid (11) Ellen Røsjø (12) + stor deltakelse fra eksterne SAMDOK-partnere (ca 75%)

5 Økonomi Læring og utvikling Arkivverket 2020 Arbeidsprosesser Styringskart * Leveranser og brukere Kvalitet i tjenester og effektiv drift I front for fremtidsrettet arkivutvikling Synlig og tydelig samfunnsaktør Våre brukere opplever... Offentlige og private Arkivsektoren opplever... arkivskapere opplever... Samfunnet opplever... L1 Én brukervennlig inngang til digital målgruppetilpasse t informasjon og ØØ veiledning L2 Brukervennlige selvbetjeningsløsninger og etterspurt digitalt arkivinnhold ØØ A1 Enhetlig og koordinert betjening i tråd med definert tjenestenivå og i egnede ØØ kanaler A2 IT-systemer videreutviklet og integrert OI A11 Effektivisert våre kjerneprosesser gjennom automatisering og kontinuerlig forbedring GL L4 Tilgang til historisk pasientinformasj on fra Norsk helsearkiv TK A3 Etablert digitalisering s-senter for Arkivverket OG A5 Etablert digitaliseringssenter, helsearkivdepo t og Helsearkivregisteret TK L10 Velfungerende løsning for mottak og bevaring av arkiver i OG Arkivverket A7 Etablert fellesdepot innen 2020 OG A12 Forbedret virksomhetsstyring med tydelig prioritering, koordinering og oppfølging GL L3 Effektiv og mer relevant digital dokumentfangst og forbedret dokumentasjon s-forvaltning VR L5 Moderne regelverk og standarder VR A9 Proaktiv og tydelig veiledning, konstruktivt tilsyn og dialog for å sikre erfaringsdeling og god arkivpraksis LW L6 Effektiv forvaltning og deling av arkiver gjennom earkiv OI L7 Landsdekkende løsninger for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av digitaliserte og digitalt skapte arkiver OG A4 Etablert felles mål og veikart med arkivsektoren for løsninger for langtidsbevarin g av digitalt skapt materiale OG A10 Leveranser blir realisert gjennom allianser og samarbeidspartnere VR L8 Arkivverket er pådriver for å sikre autentisk, relevant og helhetlig samfunnsdokumentasjon fra statlig, kommunal og privat virksomhet LW L9 Arkivverket er anerkjent for å synliggjøre arkivenes betydning A6 Felles strategier for bevaring av privatarkiv er implementert i Arkivverket og arkivsektoren VR TM A8 Delta i høringer og være aktivt til stede i samfunnsfora TM U1 Tydelig ledelse og medarbeiderskap som skaper resultater, i en organisasjonskultur hvor ønskede GL kjennetegn etterleves U2 Styrket kompetanse innen IT og digitalisering, dokumentasjonsforvaltning og prosjektstyring IM * Ø1 Frigjort ressurser og budjettmidler til strategisk prioriterte områder på tvers av organisasjonen Initialer målansvarlig leder IM Ø2 Enhetlige kost-/nytteanalyser med vekt på effekter forut for alle utviklingsprosjekter OI Ø3 Sikret rette rammebetingelser og finansiering GL Målene er utdypet i egen målbeskrivelse Oppdatert: av TRB Ferdigstillelsesgrad: Kart: 100% Tiltak: 100%

6 Tiltaks-ID (målansvarlig i parentes) Strategiske tiltak (sortert etter perspektiv) Tiltaksansvarlig L1.1/L9 (ØØ/TM) Etablere ny nettside for Arkivverket Trine L1.2/L7 (ØØ/OG) Utforme digitalstrategi for Arkivverket Odd L2.1 (ØØ) Utvikle felles brukertjenester for digitaliserte og digitalt skapte arkiver Ole L10.1 (OG) Nytt regime for avlevering av arkiver fra statsforvaltningen Ole A1.1 (ØØ) Effektivisering av forespørsler om slekt og eiendom Øyvind A1.2 (ØØ) Etablere 1. linjetjeneste for all direkte kontakt med omverden Øyvind A2.1 (OI) Forprosjekt: Strategisk samarbeid om it-systemer for depot- og publikumstjenester i arkivsektoren Ole A3.1 (OG) Gjennomføre en pilot for digitalisering for kassasjon Ole A3.2 (OG) Etablere digitaliseringssenter for Arkivverket Ole A5.1 (TK) Etablere digitaliseringssenter, Helsearkivregister, arkivdepot og mottaksplan for NHA Tom A12.1 (GL) Etablere en IT styringsmodell Odd A12.2 (GL) Etablere styrings- og oppfølgingsprosess (Virksomhetsstyring) Guri L5.1 (VR) Utrede arkivmessige konsekvenser for skylagring av arkiv i offentlig sektor og foreslå regelverk Vilde L5.2 (VR) Bidrag til revisjon av arkivforskriften i tråd med teknologi og moderne dokumentasjonsforvaltning Vilde L6.1 (OI) earkiv forprosjekt (MAVOD) Vilde A10.1 (VR) SKATE-medlemskapet Vilde L8.1 (LW) SAMDOK-prosjektet Vilde L8.2 (LW) Forvaltning av prosjekt- og utviklingsmidler Vilde L8.3/L9 (LW/TM) Arkivfaglig premissleverandør i kommunereformen Vilde L9.1 (TM) Utvikle en kommunikasjonsstrategi Trine A6.1 (VR) Implementere Privatarkivstrategien Vilde A6.2 (VR) Forprosjekt: Bestandsforvaltning av privatarkiv i Arkivverket Vilde U1.1 (GL) Utvikling av ledelse, medarbeiderskap og organisasjonskultur i Arkivverket Guri U2.1 (IM) Etablering av Prosjektkontor Odd Ø1.1 (IM) Sentral eiendomsforvaltning Inger

7 Tildelte utviklingsmidler 2016 Bergen Byarkiv: Standardisering av arkivbeskrivelse (KAISA), fase 3 Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek: KDRS: Eidsberg kommune / 6Kkommunene i Indre Østfold: Arkivplansamarbeidet v. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane: Telemarksarkivet: IKA Kongsberg: Haugesund kommune: Sandefjord kommune: IKA Kongsberg: Farvel DBS (Utredning av metoder for datahøsting fra private databasesystemer) Noark-5 innsynsløsning Kartlegging av nåværende arbeidsmetoder og fagsystem (sikring og videreføring av data/informasjon etter sammenslåing) Snøklokkeprosjektet handtering av dokumentasjon i samband med kommunereforma Regional bevaringsplan utvikling av ei wiki-basert tilnærming IKA-kjernen (finansiering av forprosjekt) Bevaring av privatarkivet til rederiet Knut Knutsen OAS Samle, sikre og digitalisere prosjektdokumentasjon fra sammenslåingsprosessen Innhenting og sikring av digitalt arkivmateriale (prosjekt for innhenting og bevaring av databaserepresentasjoner) Sandefjord kommune: Utvikling av metode for kartlegging av fagsystemer utenfor Noark 5 Norsk Arkivråd: Aust-Agder Museum og arkiv IKS: Sjekkliste for kartlegging og oppfølging av fagsystemer Privatarkiv Rett på nett (metadataberiking og massepublisering av institusjonens privatarkivsamling på arkivportalen.no)

8 SAMDOK 2017 forslag til prioriterte oppgaver Arkivdanning: Innhenting, test og bevaring: Innsyn og tilgjengeliggjøring:

9 Utkast SAMDOK 2017 i kontekst EFORV KOMM PRIV Arkivdanning/dokumentforv. Innhenting, test og bevaring Innsyn og tilgjengeliggjøring RELATERTE PROSJEKTER: RELATERTE PROSJEKTER: RELATERTE PROSJEKTER: